Văn bản thuộc hệ thống Tòa án nhân dân có nội dung và yêu cầu đối với việc lập hồ sơ hiện hành như thế nào?

Nội dung chính

• Nội dung và yêu cầu đối với việc lập hồ sơ hiện hành đối với tài liệu chuyên ngành (hồ sơ vụ án)
• Nội dung và yêu cầu đối với việc lập hồ sơ hiện hành đối với tài liệu hành chính

Nội dung và yêu cầu đối với việc lập hồ sơ hiện hành đối với tài liệu chuyên ngành (hồ sơ vụ án)

Căn cứ Khoản 1 Điều 28 Quy chế công tác văn thư trong hệ thống Tòa án nhân dân ban hành kèm theo Quyết định 01/QĐ-TANDTC năm 2022 có quy định về nội dung và yêu cầu đối với việc lập hồ sơ hiện hành đối với tài liệu chuyên ngành (hồ sơ vụ án) như sau:

Thực hiện theo quy định của các Bộ luật tố tụng và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.

Nội dung và yêu cầu đối với việc lập hồ sơ hiện hành là tài liệu hành chính

Căn cứ Khoản 2 Điều 28 Quy chế này có quy định về nội dung và yêu cầu đối với việc lập hồ sơ hiện hành đối với tài liệu hành chính như sau:

- Đối tượng lập hồ sơ hiện hành: Văn thư cơ quan và cán bộ, công chức, viên chức làm việc có liên quan đến công văn, giấy tờ.

- Nội dung lập hồ sơ hiện hành:

+ Mở hồ sơ:

Đầu năm, mỗi đơn vị, cá nhân căn cứ vào Danh mục hồ sơ của đơn vị mình để mở hồ sơ. Phòng Hành chính-Tư pháp (Bộ phận văn thư) có trách nhiệm cung cấp bìa hồ sơ theo dự kiến danh mục hồ sơ đã lập từ cuối năm trước cho các đơn vị, cá nhân. Đồng thời với việc mở hồ sơ thực tế, cán bộ, công chức, viên chức mở hồ sơ công việc trên máy tính. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, khi có công việc phát sinh tiếp tục mở hồ sơ để quản lý và theo dõi quá trình giải quyết công việc.

+ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ thực tế và hồ sơ trên máy tính.

Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu có liên quan đến sự việc đưa vào hồ sơ.

Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của văn bản để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến công việc).

+ Kết thúc và biên mục hồ sơ:

Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc, người lập hồ sơ kiểm tra xem xét, bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ. Sắp xếp lại các văn bản theo trình tự giải quyết công việc; đánh số thứ tự văn bản có trong hồ sơ bằng bút chì vào góc bên phải phía trên; viết tờ mục lục văn bản, chứng từ kết thúc hồ sơ và hoàn thiện tờ bìa hồ sơ.

- Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:

+ Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị.

+ Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc.

+ Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị pháp lý và giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

Trân trọng!