Việc đăng ký văn bản và lưu văn bản đi đối với văn bản thuộc hệ thống Tòa án nhân dân thực hiện như thế nào?

Nội dung chính

• Đăng ký văn bản đi đối với văn bản thuộc hệ thống Tòa án nhân dân
• Lưu văn bản đi đối với văn bản thuộc hệ thống Tòa án nhân dân

Đăng ký văn bản đi đối với văn bản thuộc hệ thống Tòa án nhân dân

Căn cứ Điều 20 Quy chế công tác văn thư trong hệ thống Tòa án nhân dân ban hành kèm theo Quyết định 01/QĐ-TANDTC năm 2022 việc đăng ký văn bản đi đối với văn bản thuộc hệ thống Tòa án nhân dân được thực hiện như sau:

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên phần mềm máy vi tính và đảm bảo đầy đủ, chính xác các thông tin quy định về thể thức của văn bản.

1. Đăng ký văn bản đi bằng sổ

a) Lập sổ đăng ký văn bản đi.

- Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.

- Văn bản soạn thảo phải đảm bảo về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày mới ghi số, ngày, tháng, năm. Đóng dấu cơ quan, dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có) và đăng ký.

b) Văn bản đi được đăng ký bằng sổ theo mẫu quy định tại Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Thủ tướng Chính phủ quy định về công tác văn thư.

c) Văn bản mật đi được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước thuộc Tòa án nhân dân và lập sổ theo dõi riêng.

2. Đăng ký văn bản bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính

a) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, đơn vị cung cấp chương trình phần mềm đó.

b) Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được in ra giấy đảm bảo đầy đủ các trường thông tin theo quy định tại mẫu sổ đăng ký văn bản đi để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý.

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên phần mềm máy vi tính và đảm bảo đầy đủ, chính xác các thông tin quy định về thể thức của văn bản.

Lưu văn bản đi đối với văn bản thuộc hệ thống Tòa án nhân dân

Căn cứ Điều 23 Quy chế này việc lưu văn bản đi được quy định như sau:

1. Việc lưu văn bản được thực hiện như sau:

a) Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc (của đơn vị soạn thảo).

b) Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký số văn bản.

2. Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải lưu kèm theo bản dịch chính xác nội dung bằng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.

3. Văn bản mật lưu riêng, được bảo quản theo chế độ bảo quản và lưu trữ tài liệu mật. Thực hiện theo quy định về bảo vệ bí mật nhà nước thuộc Tòa án nhân dân.

4. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định. Mẫu sổ sử dụng bản lưu văn bản và cách ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục XI Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

Trân trọng!