Có bắt buộc chuyển khoản khi thanh toán tiền công tác phí trên 20 triệu?

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC thì doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

(1) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

(2) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

(3) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Tuy nhiên, trường hợp các khoản chi của doanh nghiệp thuộc các khoản chi quy định tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư 119/2014/TT-BTC, Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC và Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC thì không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Theo đó, Theo quy định tại Khoản 2.9 thì các khoản chi của phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động 2012 thì không được xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Tuy nhiên, khoản chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.

Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

- Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.

- Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.

- Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.

Như vậy: Căn cứ quy định được được trích dẫn trên đây thì doanh nghiệp cử người lao động đi công tác nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện được quy định tại Khoản 2.9 kể trên.

Do đó: Trường hợp công ty bạn có nhân viên đi công tác chi phí hơn 20 triệu đồng và được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của nhân viên đó thì được xác định là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ của công ty khi thanh toán lại cho nhân viên đó nếu đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại Khoản 2.9 kể trên.

Khi đó, công ty thanh toán lại tiền công tác phí cho nhân viên đó thì không bắt buộc phải chuyển khoản mà có thể thanh toán cho nhân viên đó bằng tiền mặt.

Trên đây là quan điểm tư vấn của chúng tôi đối với vấn đề mà bạn đang thắc mắc.

Trân trọng!