Trách nhiệm Văn thư Bộ Y tế về việc quản lý hệ thống Quản lý và điều hành văn bản điện tử ngành Y tế

Trách nhiệm Văn thư Bộ Y tế về việc quản lý hệ thống Quản lý và điều hành văn bản điện tử ngành Y tế quy định tại Điều 10 Quyết định 5242/QĐ-BYT năm 2015 Quy chế Quản lý, cập nhật, sử dụng, khai thác Hệ thống Quản lý và điều hành văn bản điện tử tại cơ quan Bộ Y tế, cụ thể như sau:

- Đối với văn bản giấy: tiếp nhận, scan văn bản, cập nhật đầy đủ, kịp thời các thông tin của tất cả các văn bản, tài liệu được gửi đến cơ quan Bộ (bao gồm các văn bản gửi cho Bộ Y tế, Văn phòng Bộ, các Vụ/Thanh tra Bộ) ngay trong ngày nhận văn bản và trình xử lý trên Hệ thống phần mềm Quản lý và điều hành văn bản điện tử theo quy định. Không photocopy văn bản, tài liệu đã được cập nhật lên Hệ thống, chỉ chuyển bản gốc về đơn vị xử lý theo sự phân công của Lãnh đạo;

- Đối với những văn bản, tài liệu phải chuyển cả bì có ghi đích danh tên đơn vị/cá nhân, văn thư Bộ vẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản để cập nhật các trường thông tin đầu vào tương ứng với các thông tin ghi trên bì theo quy định và tích chọn vào mục □ chuyển cả bì trước khi chuyển cho đơn vị/cá nhân được ghi đích danh;

- Đối với văn bản điện tử: ngay sau khi nhận được văn bản trên hệ thống, văn thư phải vào sổ và trình xử lý trên Hệ thống Quản lý và Điều hành văn bản điện tử.

- Đối với văn bản đến từ cơ quan ngoài Bộ, có tài liệu kèm theo trên 30 trang, Văn thư chỉ scan văn bản, không scan tài liệu kèm theo, trình xử lý song song bản giấy và bản điện tử. Văn thư chịu trách nhiệm photo gửi các đơn vị có liên quan xử lý công văn này theo đúng quy định về công tác văn thư;

- Định kỳ hoặc theo yêu cầu đột xuất của Lãnh đạo Bộ hoặc Lãnh đạo Văn phòng Bộ, cán bộ văn thư Bộ sử dụng các tính năng báo cáo thống kê có trên Phần mềm để lập các báo cáo thống kê theo dõi, tổng hợp số liệu, tình hình và tiến độ xử lý văn bản của đơn vị

Ban biên tập phản hồi thông tin đến bạn.