Kiểm soát thanh toán vốn chuẩn bị đầu tư

Kiểm soát thanh toán vốn chuẩn bị đầu tư được quy định tại Điều 6 Quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư trong nước qua hệ thống Kho bạc Nhà nước do Kho bạc nhà nước ban hành kèm theo Quyết định 5657/QĐ-KBNN năm 2016 như sau:

1. Hồ sơ làm căn cứ kiểm soát, thanh toán.

a) Hồ sơ pháp lý của dự án

Cán bộ kiểm soát chi (phòng, bộ phận Kiểm soát chi) tiếp nhận hồ sơ do Chủ đầu tư gửi đến KBNN và chỉ gửi một lần cho cả quá trình thực hiện dự án (trừ trường hợp có bổ sung, điều chỉnh), gồm:

- Quyết định phê duyệt dự toán chuẩn bị đầu tư của cấp có thẩm quyền kèm theo dự toán chi phí cho công tác chuẩn bị đầu tư;

- Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu;

- Hợp đồng giữa Chủ đầu tư và nhà thầu và các tài liệu kèm theo hợp đồng như: phụ lục hợp đồng, điều kiện riêng, điều kiện chung liên quan đến việc tạm ứng, thanh toán hợp đồng (nếu có).

Trường hợp Chủ đầu tư được phép tự thực hiện công tác chuẩn bị đầu tư, hồ sơ có văn bản của cấp có thẩm quyền cho phép tự thực hiện (nếu chưa quy định trong quyết định đầu tư dự án, …), dự toán chi phí công tác chuẩn bị đầu tư được duyệt, văn bản của Lãnh đạo đơn vị giao cho đơn vị cấp dưới trực tiếp thực hiện hoặc hợp đồng giao khoán nội bộ.

b) Hồ sơ bổ sung hàng năm:

- Đối với các dự án do Trung ương quản lý: Văn bản giao kế hoạch vốn chuẩn bị đầu tư năm của Bộ, ngành Trung ương.

- Đối với các dự án do địa phương quản lý: Văn bản giao kế hoạch vốn chuẩn bị đầu tư năm của UBND tỉnh, thành phố trực thuộc TW, UBND huyện (sau đây viết tắt là UBND tỉnh, huyện);

Việc nhập kế hoạch vốn đầu tư trên TABMIS được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 123/2014/TT-BTC ngày 27/8/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn tổ chức vận hành, khai thác Hệ thống Thông tin quản lý ngân sách và Kho bạc (sau đây viết tắt là Thông tư số 123/2014/TT-BTC ngày 27/8/2014 của Bộ Tài chính) và các văn bản hướng dẫn bổ sung, sửa đổi hoặc thay thế (nếu có).

c) Kiểm tra hồ sơ pháp lý của dự án:

Cán bộ kiểm soát chi nhận hồ sơ, tài liệu do Chủ đầu tư gửi đến và thực hiện kiểm tra sự đầy đủ, tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ, sự lô gích về thời gian giữa các hồ sơ, tài liệu.

Trường hợp phải lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu phải kiểm tra, đối chiếu giữa hợp đồng với Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của cấp có thẩm quyền đảm bảo tính phù hợp, logic về thời gian, về hình thức hợp đồng (trọn gói, theo đơn giá cố định, đơn giá điều chỉnh, đơn giá kết hợp), giá trị hợp đồng, tên nhà thầu được lựa chọn.

Sau khi hoàn thành việc kiểm tra, cán bộ kiểm soát chi lập 02 liên phiếu giao nhận hồ sơ với Chủ đầu tư (theo mẫu số 01/KSC kèm theo), có chữ ký của cán bộ kiểm soát chi và Chủ đầu tư; lưu 01 liên, gửi lại cho Chủ đầu tư 01 liên phiếu giao nhận để cùng theo dõi, phối hợp thực hiện.

2. Tạm ứng vốn:

a) Đối tượng tạm ứng, mức tạm ứng, thu hồi tạm ứng:

Đối tượng tạm ứng, mức vốn tạm ứng, thu hồi tạm ứng và thời điểm thu hồi tạm ứng được thực hiện theo quy định tại Khoản 3, 5, Điều 8 Thông tư số 08/2016/TT-BTC ngày 18/01/2016 của Bộ Tài chính và các văn bản hướng dẫn riêng cho từng đối tượng, nguồn vốn (nếu có).

b) Ngoài hồ sơ của dự án theo quy định tại Điểm a, b, Khoản 1, Điều 6, Chương II của quy trình này, cán bộ kiểm soát chi còn tiếp nhận những hồ sơ đề nghị tạm ứng sau:

- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư (tạm ứng);

- Giấy rút vốn đầu tư.

- Bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu (trừ những trường hợp không yêu cầu bảo lãnh tạm ứng theo Điểm b, Khoản 4, Điều 8, Thông tư số 08/2016/TT-BTC ngày 18/01/2016 của Bộ Tài chính); Chủ đầu tư gửi KBNN bản sao có đóng dấu sao y bản chính của Chủ đầu tư.

3. Hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành:

Ngoài tài liệu của dự án theo quy định tại Khoản 1, Điều 6, Chương II của quy trình này, cán bộ kiểm soát chi tiếp nhận các hồ sơ đề nghị thanh toán khối lượng hoàn thành sau:

a) Trường hợp thanh toán cho các công việc được thực hiện thông qua hợp đồng.

- Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng đề nghị thanh toán có ký xác nhận, đóng dấu của đại diện nhà thầu và đại diện Chủ đầu tư (Phụ lục số 03a ban hành kèm theo Thông tư số 08/2016/TT-BTC ngày 18/01/2016 của Bộ Tài chính);

- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư (Phụ lục số 05 ban hành kèm theo Thông tư số 08/2016/TT-BTC ngày 18/1/2016 của Bộ Tài chính).

- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có);

- Giấy rút vốn đầu tư.

Khi có khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng, ngoài các hồ sơ nêu trên, cán bộ kiểm soát còn tiếp nhận các hồ sơ: Dự toán phát sinh và quyết định phê duyệt dự toán của Chủ đầu tư, hoặc của cấp có thẩm quyền, phụ lục bổ sung hợp đồng; Bảng xác định giá trị khối lượng phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng đề nghị thanh toán có ký xác nhận, đóng dấu của đại diện nhà thầu và đại diện Chủ đầu tư (Phụ lục số 04 ban hành kèm theo Thông tư số 08/2016/TT-BTC ngày 18/01/2016 của Bộ Tài chính).

b) Trường hợp thanh toán cho các công việc được thực hiện không thông qua hợp đồng:

- Bảng kê giá trị khối lượng công việc hoàn thành (có chữ ký và đóng dấu của Chủ đầu tư), hoặc Bảng kê chứng từ thanh toán (Mẫu số 01 ban hành kèm theo Thông tư số 39/2016/TT-BTC ngày 1/3/2016 của Bộ Tài chính) Chủ đầu tư không phải gửi chứng từ chi, hóa đơn mua sắm đến Kho bạc Nhà nước; Chủ đầu tư chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của khối lượng và giá trị đề nghị thanh toán theo dự toán được duyệt, và phù hợp với tính chất từng loại công việc.

- Dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt cho từng công việc;

- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư;

- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có);

- Giấy rút vốn đầu tư;

4. Nội dung kiểm soát, trình tự các bước công việc và thời gian kiểm soát vốn chuẩn bị đầu tư.

4.1. Nội dung kiểm soát:

Căn cứ hồ sơ đã nhận, cán bộ kiểm soát chi thực hiện kiểm soát sự đầy đủ, tính pháp lý của hồ sơ tạm ứng, thanh toán (bao gồm cả việc kiểm tra mẫu dấu, chữ ký) phù hợp mã đơn vị sử dụng ngân sách, mục lục ngân sách, đầy đủ và thống nhất các chỉ tiêu ghi trên các hồ sơ, chứng từ đề nghị tạm ứng, thanh toán; đồng thời cần tập trung kiểm tra các nội dung sau:

a) Dự án đã được giao kế hoạch vốn năm của cấp có thẩm quyền (theo nguồn vốn, niên độ kế hoạch vốn) và đã được nhập trên TABMIS theo quy định hiện hành, phù hợp với dữ liệu trên TABMIS.

b) Kiểm tra các khoản đề nghị tạm ứng, thanh toán theo hợp đồng đảm bảo thuộc đối tượng thực hiện cam kết chi thì phải được quản lý, kiểm soát cam kết chi theo quy định hiện hành.

c) Đối với hồ sơ đề nghị tạm ứng:

- Kiểm tra, đối chiếu hạng mục, nội dung công việc đề nghị tạm ứng có phù hợp với dự toán, hoặc hợp đồng đã ký.

- Kiểm tra mức vốn đề nghị tạm ứng phù hợp với quy định hiện hành, trong phạm vi kế hoạch vốn năm được giao.

d) Đối với hồ sơ đề nghị thanh toán khối lượng hoàn thành:

- Đối với các công việc thực hiện theo hợp đồng:

+ Kiểm tra, đối chiếu hạng mục, nội dung công việc, khối lượng hoàn thành ghi tại Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành đề nghị thanh toán, Bảng xác định giá trị khối lượng công việc phát sinh ngoài hợp đồng đề nghị thanh toán có phù hợp với tên công trình, hạng mục, nội dung công việc hoặc số lượng và danh mục thiết bị nếu có (đối với hợp đồng mua sắm thiết bị) quy định trong hợp đồng, phụ lục hợp đồng (nếu có) đã ký; giá trị khối lượng hoàn thành đề nghị thanh toán không được vượt giá trị hợp đồng kinh tế đã ký kết, hoặc dự toán được duyệt (trường hợp chỉ định thầu và thanh toán theo dự toán được duyệt hoặc trường hợp tự thực hiện hoặc phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng thanh toán theo dự toán); phù hợp với từng loại hợp đồng, giá hợp đồng và các điều kiện trong hợp đồng.

+ Đối với hợp đồng theo đơn giá: thực hiện kiểm tra, xem xét sự phù hợp giữa đơn giá đề nghị thanh toán với đơn giá ghi trong hợp đồng, hoặc dự toán được duyệt nếu hợp đồng quy định thanh toán theo đơn giá trong dự toán được duyệt. Trường hợp đơn giá trong hợp đồng, hoặc dự toán được duyệt là đơn giá chi tiết theo chi phí đầu vào của khối lượng XDCB (đơn giá nguyên vật liệu, chi phí máy móc thi công, chi phí nhân công, …) thì Chủ đầu tư chịu trách nhiệm về việc xác định đơn giá và giá trị khối lượng hoàn thành đề nghị thanh toán, KBNN không chịu tách nhiệm và không kiểm tra, xem xét sự phù hợp của đơn giá đề nghị thanh toán của Chủ đầu tư.

- Đối với các công việc thực hiện không theo hợp đồng:

Kiểm tra nội dung công việc, khối lượng hoàn thành ghi tại Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư để đảm bảo nội dung, khối lượng hoàn thành được thanh toán phù hợp với dự toán chi phí được duyệt.

4.2. Trình tự các bước công việc và thời gian kiểm soát thanh toán:

Bước 1:

Cán bộ kiểm soát chi thực hiện kiểm soát hồ sơ đề nghị tạm ứng, thanh toán kiểm tra các nội dung tại Điểm 4.1 nêu trên, đảm bảo tính lôgic về thời gian và phù hợp với quy định hiện hành về quản lý tài chính đầu tư XDCB và thực hiện các nội dung công việc sau:

- Xác định và chấp nhận số vốn tạm ứng, thanh toán, số vốn tạm ứng cần phải thu hồi; tên, tài khoản đơn vị được hưởng, ghi đầy đủ các chỉ tiêu (phần ghi của KBNN) và ký vào Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy rút vốn đầu tư, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có);

- Lập tờ trình lãnh đạo (theo mẫu số 02/KSC kèm theo quy trình này), trình Trưởng phòng/Phụ trách bộ phận kiểm soát chi toàn bộ hồ sơ tạm ứng, hoặc thanh toán khối lượng hoàn thành để xem xét, ký trình Lãnh đạo KBNN phụ trách xem xét, phê duyệt.

Trường hợp thuộc đối tượng phải thực hiện cam kết chi nhưng chưa được Chủ đầu tư thực hiện cam kết chi, cán bộ kiểm soát chi đề nghị Chủ đầu tư làm thủ tục cam kết chi trước khi tạm ứng, thanh toán (thực hiện theo quy trình về quản lý, kiểm soát cam kết chi).

Trường hợp số vốn chấp nhận thanh toán có sự chênh lệch so với số vốn đề nghị của Chủ đầu tư, cán bộ kiểm soát chi lập Thông báo kết quả kiểm soát thanh toán (Mẫu số 03/KSC kèm theo quy trình này), nêu rõ lý do và báo cáo Trưởng phòng/ Phụ trách bộ phận Kiểm soát chi.

Bước 2:

Trưởng phòng/ Phụ trách bộ phận kiểm soát chi kiểm tra hồ sơ, ký tờ trình lãnh đạo KBNN, và các chứng từ thanh toán bao gồm: Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có) Giấy rút vốn đầu tư; sau đó chuyển lại hồ sơ cho cán bộ kiểm soát chi để trình lãnh đạo KBNN phụ trách.

Trường hợp Trưởng phòng/ Phụ trách bộ phận kiểm soát chi chấp nhận thanh toán số vốn khác so với số vốn cán bộ kiểm soát chi trình; Trưởng phòng/ bộ phận kiểm soát chi ghi lại số vốn chấp nhận thanh toán trên tờ trình lãnh đạo và yêu cầu cán bộ kiểm soát chi hoàn thiện lại Thông báo kết quả (theo mẫu số 03/KSC) trình lãnh đạo KBNN ký, gửi Chủ đầu tư.

Bước 3:

Lãnh đạo KBNN phụ trách kiểm soát chi xem xét, ký duyệt tờ trình lãnh đạo của phòng/ bộ phận Kiểm soát chi và Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, sau đó chuyển trả hồ sơ cho phòng/ bộ phận Kiểm soát chi.

Trường hợp lãnh đạo KBNN yêu cầu làm rõ hồ sơ thanh toán thì phòng/ bộ phận Kiểm soát chi có trách nhiệm giải trình.

Trường hợp lãnh đạo KBNN phê duyệt khác với số vốn đề nghị chấp nhận thanh toán của phòng Kiểm soát chi thì sau khi lãnh đạo trả hồ sơ, cán bộ kiểm soát chi hoàn thiện lại Thông báo (theo mẫu số 03/KSC) theo ý kiến của lãnh đạo KBNN, báo cáo Trưởng phòng/ Phụ trách bộ phận kiểm soát chi trình lãnh đạo KBNN ký gửi Chủ đầu tư về kết quả chấp nhận thanh toán.

(Thời gian thực hiện các bước 1, 2, 3 chậm nhất là 02 ngày làm việc)

Bước 4:

Cán bộ kiểm soát chi chuyển chứng từ cho phòng/ bộ phận Kế toán bao gồm: Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy rút vốn đầu tư, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có).

Kế toán viên (KTV) thực hiện kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán, hạch toán, ký trên chứng từ giấy, sau đó nhập giao dịch trên hệ thống và trình Kế toán trưởng (KTT) phê duyệt trên hệ thống TABMIS, đồng thời trình chứng từ giấy báo cáo KTT. KTT kiểm tra và ký chứng từ giấy, phê duyệt giao dịch trên TABMIS, sau đó chuyển chứng từ lại cho KTV để trình lãnh đạo đơn vị KBNN phụ trách kế toán xem xét hồ sơ, ký duyệt chứng từ giấy.

Nếu phát hiện sai sót hoặc chứng từ kế toán không hợp lệ, hợp pháp, phòng Kế toán thông báo lý do và chuyển trả hồ sơ về phòng/ bộ phận kiểm soát chi để xử lý.

Bước 5:

Lãnh đạo đơn vị KBNN phụ trách kế toán xem xét, ký duyệt Giấy rút vốn đầu tư, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có) sau đó chuyển trả hồ sơ cho KTV để làm thủ tục chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng theo quy định tại các quy trình thanh toán hiện hành. Trường hợp Lãnh đạo đơn vị KBNN phụ trách kế toán không đồng ý ký duyệt, trả lại hồ sơ, KTV nhận lại hồ sơ và có trách nhiệm báo cáo lại KTT để xử lý.

Phòng/ bộ phận kế toán lưu 01 liên Giấy rút vốn đầu tư, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có), hồ sơ còn lại chuyển lại phòng/ bộ phận kiểm soát chi để lưu hồ sơ và trả Chủ đầu tư.

Trường hợp Chủ đầu tư lĩnh tiền mặt thì phòng/ bộ phận kế toán thực hiện chi tiền mặt cho đơn vị.

Ngoài quy định về việc ký chứng từ nói trên; tùy điều kiện và tình hình thực tế tại đơn vị, Giám đốc KBNN tỉnh, huyện có thể phân công một đồng chí Lãnh đạo (Giám đốc hoặc Phó giám đốc) ký tất cả các chứng từ thanh toán vốn đầu tư (bao gồm cả giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, giấy rút vốn, ủy nhiệm chi,…).

(Thời gian thực hiện các bước 4, 5 là 01 ngày làm việc).

Tổng thời gian thực hiện kiểm soát chi và chuyển tiền trong nội bộ hệ thống KBNN chậm nhất là 03 ngày làm việc. Đối với hồ sơ, chứng từ do Chủ đầu tư gửi đến sau thời điểm 15 giờ, hoặc chứng từ do phòng, bộ phận kiểm soát chi gửi cho phòng, bộ phận kế toán nhà nước sau thời điểm 15 giờ thì được tính sang ngày hôm sau. Phòng hoặc bộ phận Kế toán Nhà nước, Kiểm soát chi thực hiện theo dõi việc giao nhận hồ sơ của các đơn vị sử dụng ngân sách, Chủ đầu tư và trả hồ sơ kiểm soát chi theo đúng thời gian quy định.

Trên đây là nội dung quy định về việc kiểm soát thanh toán vốn chuẩn bị đầu tư. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này bạn nên tham khảo thêm tại Quyết định 5657/QĐ-KBNN năm 2016.

Trân trọng!