Bộ Thông tin và Truyền thông sử dụng và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ như thế nào?

Việc sử dụng và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ được quy định tại Điều 19 Quy chế quản lý thống nhất hoạt động đối ngoại của Bộ Thông tin và Truyền thông kèm theo Quyết định 1191/QĐ-BTTTT năm 2018 như sau:

1. Việc sử dụng và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ được thực hiện theo Quyết định số 58/2012/QĐ-TTg ngày 24/12/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc sử dụng và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ.

2. Vụ Hợp tác quốc tế chịu trách nhiệm quản lý hộ chiếu của cán bộ, công chức của Bộ Thông tin và Truyền thông; trực tiếp lưu giữ hộ chiếu của các Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ và cán bộ, công chức của các cơ quan, đơn vị là Văn phòng, Thanh tra và các Vụ.

3. Giao Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ quản lý và tổ chức lưu giữ hộ chiếu của cán bộ, công chức của cơ quan, đơn vị mình, trừ các đối tượng, quy định tại Khoản 2 Điều này.

4. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị được giao quản lý hộ chiếu:

a) Lập sổ theo dõi việc nhận và trả hộ chiếu và đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hộ chiếu khi được lưu giữ tại cơ quan, đơn vị không để thất lạc, hư hỏng, không sử dụng được. Phân công cụ thể cán bộ, công chức thực hiện việc quản lý hộ chiếu;

Thông báo định kỳ về Vụ Hợp tác quốc tế trước ngày 30/6 và 31/12 hàng năm đối với công tác quản lý hộ chiếu bao gồm: tên và địa chỉ liên hệ của cán bộ chịu trách nhiệm quản lý hộ chiếu; danh sách cán bộ, công chức và viên chức mang hộ chiếu theo Mẫu 06; và hồ sơ theo dõi việc nhận và trả hộ chiếu theo Mẫu 07.

b) Cấp phiếu thu hồi hộ chiếu theo Mẫu 08 cho cán bộ, công chức khi đến nộp hộ chiếu và bàn giao hộ chiếu khi có quyết định cử đi công tác nước ngoài của cấp có thẩm quyền theo quy định. Việc bàn giao hộ chiếu phải có ký nhận;

Nếu hộ chiếu còn thời hạn sử dụng dưới 06 (sáu) tháng thì phải thông báo cho cán bộ, công chức biết để chủ động đề nghị gia hạn hoặc đề nghị xin cấp hộ chiếu mới theo quy định.

c) Kịp thời thu hồi hộ chiếu và thông báo bằng văn bản đến Vụ Hợp tác quốc tế trong trường hợp:

- Người được cấp hộ chiếu không nộp lại hộ chiếu sau 05 ngày nhập cảnh về nước;

- Người được cấp hộ chiếu vi phạm nguyên tắc sử dụng, quản lý hộ chiếu.

d) Thông báo ngay bằng văn bản đến Vụ Hợp tác quốc tế về việc hộ chiếu do cơ quan mình quản lý bị mất, bị hỏng;

đ) Chuyển Vụ Hợp tác quốc tế để thông báo Cục Lãnh sự của Bộ Ngoại giao hủy giá trị hộ chiếu của những người không còn thuộc diện được sử dụng hộ chiếu theo quy định, bao gồm những người đã nghỉ hưu, thôi việc, hết nhiệm kỳ công tác, ra khỏi biên chế, bị chết, bị mất tích;

e) Chuyển hộ chiếu cho cơ quan, đơn vị quản lý hộ chiếu mới khi cán bộ, công chức được điều chuyển công tác sang cơ quan, đơn vị khác; thông báo bằng văn bản đến Vụ Hợp tác quốc tế việc chuyển hộ chiếu đó để điều chỉnh hồ sơ quản lý hộ chiếu theo quy định;

g) Đôn đốc, kiểm tra cán bộ, công chức của cơ quan, đơn vị thực hiện nghiêm túc Quy định quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ tại cơ quan, đơn vị.

5. Trách nhiệm của người được cấp hộ chiếu:

a) Cán bộ, công chức được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ nhận hộ chiếu tại cơ quan, đơn vị quản lý hộ chiếu sau khi có quyết định cử đi nước ngoài của cấp có thẩm quyền theo quy định;

b) Giữ gìn, bảo quản cẩn thận hộ chiếu trong thời gian được giao sử dụng để đi công tác nước ngoài; không được tẩy xóa, sửa chữa nội dung ghi trong hộ chiếu; không được cho người khác sử dụng, không được sử dụng trái với pháp luật Việt Nam;

c) Chỉ được sử dụng một loại hộ chiếu còn giá trị sử dụng cho mỗi chuyến công tác ở nước ngoài phù hợp với quyết định cử đi và tính chất công việc thực hiện ở nước ngoài, trừ trường hợp đặc biệt theo hướng dẫn của Bộ Ngoại giao;

d) Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhập cảnh Việt Nam sau khi kết thúc chuyển công tác nước ngoài, phải nộp lại hộ chiếu cho cơ quan, đơn vị được giao quản lý hộ chiếu, trừ trường hợp có lý do chính đáng bằng văn bản gửi về cơ quan, đơn vị quản lý hộ chiếu và Vụ Hợp tác quốc tế;

đ) Không được sử dụng hộ chiếu ngoại giao, công vụ để đi nước ngoài với mục đích cá nhân;

e) Trường hợp mất hộ chiếu:

- Nếu đang ở trong nước: phải khai báo ngay bằng văn bản đến Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao), Vụ Hợp tác quốc tế và cơ quan, đơn vị được giao quản lý hộ chiếu;

- Nếu đang ở nước ngoài: Phải khai báo ngay với cơ quan có thẩm quyền nước sở tại và Cơ quan Đại diện Việt Nam ở nước ngoài nơi gần nhất hoặc liên hệ với Vụ Hợp tác quốc tế, Cơ quan Quản lý hộ chiếu và Cơ quan Quản lý người được cấp hộ chiếu để được phối hợp giải quyết;

g) Giao nộp hộ chiếu cho cơ quan, đơn vị được giao quản lý hộ chiếu khi chuyển công tác về Bộ Thông tin và Truyền thông.

6. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị và cá nhân liên quan

a) Vụ Hợp tác quốc tế:

- Hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất việc tổ chức, thực hiện quản lý hộ chiếu; hướng dẫn xử lý việc sử dụng, quản lý hộ chiếu không đúng quy định của các cơ quan, đơn vị nêu tại Điều này; tổng hợp báo cáo Bộ trưởng;

- Phối hợp với Bộ Ngoại giao và các cơ quan chức năng khác xử lý vi phạm trong sử dụng và quản lý hộ chiếu.

b) Vụ Tổ chức cán bộ thông báo cho Vụ Hợp tác quốc tế về việc nghỉ hưu, thôi việc, ra khỏi biên chế, bị chết, bị mất tích của cán bộ, công chức của Bộ để thực hiện thủ tục thu hồi, hủy giá trị hộ chiếu;

c) Các cơ quan, đơn vị được giao quản lý và lưu giữ hộ chiếu phải thu xếp, đảm bảo cơ sở vật chất (bố trí phòng, mua sắm tủ tài liệu hoặc két sắt lưu giữ hộ chiếu...) cho hoạt động này được an toàn tuyệt đối tại cơ quan, đơn vị. Văn phòng Bộ bố trí và đảm bảo cơ sở vật chất cho việc quản lý và lưu giữ hộ chiếu tại cơ quan Bộ;

d) Các cơ quan, đơn vị thông báo ngay cho Vụ Hợp tác quốc tế hoặc cơ quan, đơn vị quản lý người được cấp hộ chiếu nếu phát hiện trường hợp sử dụng hộ chiếu không đúng mục đích theo quy định;

đ) Cơ quan, đơn vị được giao quản lý hộ chiếu thông báo cho Vụ Hợp tác quốc tế danh sách (họ, tên) người chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý hộ chiếu. Định kỳ hàng năm trước ngày 31 tháng 12 báo cáo Bộ Thông tin và Truyền thông qua Vụ Hợp tác quốc tế về tình hình quản lý hộ chiếu tại cơ quan mình.

Trên đây là quy định về việc sử dụng và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ của Bộ Thông tin và Truyền thông. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này bạn nên tham khảo thêm tại Quyết định 1191/QĐ-BTTTT năm 2018.

Trân trọng!