Phát hành văn bản, chuyển phát văn bản đi của Bộ Giao thông vận tải

Phát hành văn bản, chuyển phát văn bản đi của Bộ Giao thông vận tải quy định tại Điều 18 Quyết định 1640/QĐ-BGTVT năm 2017 Quy chế công tác văn thư, sử dụng văn bản điện tử và chữ ký số của Bộ Giao thông vận tải, cụ thể:

1. Phòng Tổng hợp tổ chức chuyển ngay văn bản đã được Lãnh đạo Bộ ký và toàn bộ Hồ sơ trình giải quyết công việc cho Phòng Hành chính để thực hiện thủ tục phát hành và chuyển phát văn bản đến nơi nhận. Tuyệt đối không gửi qua người không phải của Phòng Tổng hợp được giao nhiệm vụ.

2. Phòng Hành chính tổ chức kiểm tra lần cuối về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày, tháng, năm; nhân bản theo quy định và đóng dấu vào văn bản, đóng các dấu chỉ độ mật, độ khẩn do người ký văn bản duyệt ghi trong Phiếu trình giải quyết công việc.

3. Văn thư Bộ chỉ đóng dấu và phát hành những văn bản Lãnh đạo Bộ ký kèm theo Hồ sơ trình giải quyết công việc do Phòng Tổng hợp chuyển đến và những văn bản quy định tại Khoản 4, Khoản 5 Điều 16 của Quy chế này do văn thư đơn vị chuyển đến. Văn thư Bộ không nhận phát hành văn bản Lãnh đạo Bộ ký không do Phòng Tổng hợp trực tiếp chuyển đến Phòng Hành chính.

4. Văn thư Bộ chịu trách nhiệm phát hành các văn bản của Bộ đến địa chỉ nơi nhận ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; trường hợp văn bản có đóng dấu chỉ mức độ khẩn hoặc theo yêu cầu gấp của người ký thì phải được chuyển phát nhanh (trường hợp không gửi được văn bản điện tử); các văn bản có đóng dấu chỉ mức độ mật phải gửi theo chế độ bảo mật. Trường hợp đặc biệt, nếu cơ quan, tổ chức nơi nhận cần nhận văn bản trực tiếp tại Văn thư Bộ, phải có giấy giới thiệu hoặc công văn đề nghị và phải được sự đồng ý của Chánh Văn phòng, đồng thời phải ký nhận vào Sổ giao nhận văn bản của Văn thư Bộ.

5. Văn bản đi được chuyển cho nơi nhận qua hệ thống Quản lý văn bản, fax hoặc Email. Đối với các văn bản có đóng dấu “hỏa tốc”, “khẩn”, “thượng khẩn” thì Văn thư Bộ phải gửi ngay qua hệ thống Quản lý văn bản hoặc gửi qua thư điện tử (trừ văn bản mật).

6. Văn bản gửi đi Văn phòng Chính phủ được gửi bản điện tử qua trục kết nối liên thông văn bản, đồng thời gửi văn bản giấy đến Văn phòng Chính phủ.

7. Các loại văn bản sau đây được gửi, nhận dưới dạng văn bản điện tử (không gửi kèm theo văn bản giấy) qua phần mềm quản lý văn bản hoặc email trong nội bộ cơ quan Bộ Giao thông vận tải, giữa Bộ Giao thông vận tải với các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ và các Sở Giao thông vận tải:

a) Dự thảo văn bản quy phạm pháp luật gửi xin ý kiến;

b) Dự thảo văn bản hành chính gửi xin ý kiến.

8. Các văn bản gửi đi để lấy ý kiến góp ý của các cơ quan, đơn vị đối với các Dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, dự thảo Tờ trình,...: Các đơn vị chủ trì tham mưu trình văn bản gửi cho Cổng thông tin điện tử Bộ Giao thông vận tải để đăng nội dung các dự thảo Tờ trình, dự thảo Văn bản quy phạm pháp luật, đồng thời chỉ dẫn rõ địa chỉ lấy dự thảo văn bản trong văn bản gửi đi.

9. Trong một số trường hợp, cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản cần văn bản chính thì phải đăng ký số lượng văn bản chính hợp lý với đơn vị chủ trì soạn thảo để đưa vào Hồ sơ trình giải quyết công việc.

10. Việc phát hành giấy mời họp, hội nghị, hội thảo mà thời gian từ khi phát hành đến khi diễn ra cuộc họp, hội nghị, hội thảo không quá 07 ngày làm việc thì Phòng Tổng hợp có trách nhiệm gửi Giấy mời qua thư điện tử (email) đến các cơ quan tham mưu giúp việc Bộ trưởng (gồm các Vụ, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ, Vụ Đối tác công - tư, Văn phòng Thường trực Ban chỉ đạo Phòng chống thiên tai và tìm kiếm cứu nạn). Đối với những thành phần dự họp còn lại, Văn thư Bộ phải gửi Fax hoặc gửi thư điện tử (email), đồng thời gửi “Hỏa tốc” cho nơi nhận. Đối với các thông báo hoãn họp gấp, Phòng Tổng hợp có trách nhiệm thông báo trước cho các thành phần dự họp, Phòng Hành chính gửi Fax (hoặc gửi thư điện tử) và gửi “Hỏa tốc” cho nơi nhận.

11. Việc phát hành văn bản mật đi phải đảm bảo các yêu cầu sau:

a) Văn bản mật đi được đăng ký vào một hệ thống sổ riêng;

b) Tài liệu mật trước khi gửi đi phải vào “Sổ đăng ký tài liệu mật đi”; phải ghi đầy đủ các cột, mục sau: số, ký hiệu, ngày, tháng, năm, nơi nhận, trích yếu nội dung (trừ tài liệu có đóng dấu Tuyệt mật), số lượng bản, độ mật, độ khẩn, người nhận (ký tên, ghi rõ họ tên);

Mẫu “Sổ đăng ký văn bản mật đi” thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Đối với tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ Tuyệt mật được gửi bằng hai lớp phong bì: bì trong ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu “Tuyệt mật” ở ngoài bì. Nếu là tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”. Bì ngoài ghi như gửi tài liệu thường và đóng dấu ký hiệu độ “Tuyệt mật” ở ngoài bì. Đối với tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ “Tối mật” và “Mật” được gửi bằng một lớp phong bì, bên ngoài có đóng dấu ký hiệu độ mật tương ứng với độ mật của tài liệu bên trong bì.

c) Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước khi gửi đi phải làm bì riêng. Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được; hồ dán phải dính, khó bóc.

d) Việc đóng dấu ký hiệu các “độ mật” ngoài bì thực hiện theo quy định tại Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước. Đối với tài liệu độ “Tuyệt mật” đóng dấu chữ A, đối với tài liệu độ “Tối mật” đóng dấu chữ B, đối với tài liệu độ “Mật” đóng dấu chữ C

12. Văn bản của các đơn vị tham mưu gửi trao đổi công việc với nhau thì không được đóng dấu Bộ Giao thông vận tải. Văn thư đơn vị tham mưu có nhiệm vụ vào Sổ giao nhận văn bản của đơn vị mình và chuyển trực tiếp đến nơi nhận.

Trên đây là nội dung câu trả lời về phát hành văn bản, chuyển phát văn bản đi của Bộ Giao thông vận tải. Để hiểu  rõ và chi tiết hơn về vấn đề này bạn có thể tìm đọc và tham khảo thêm tại Quyết định 1640/QĐ-BGTVT năm 2017.

Trân trọng!