Công tác chuẩn bị họp, hội nghị của Bộ Giao thông vận tải

Công tác chuẩn bị họp, hội nghị của Bộ Giao thông vận tải được quy định tại Điều 41 Quy chế làm việc của Bộ Giao thông vận tải ban hành kèm theo Quyết định 685/QĐ-BGTVT năm 2017 như sau:

1. Quyết định tổ chức họp, hội nghị:

a) Bộ trưởng quyết định tổ chức các hội nghị, cuộc họp sau:

- Hội nghị triển khai kế hoạch ngành giao thông vận tải (sau khi được sự đồng ý của Thủ tướng chính phủ);

- Hội nghị cán bộ, công chức cơ quan Bộ;

- Hội nghị chuyên đề, tập huấn (thuộc lĩnh vực Bộ trưởng chủ trì);

- Họp Lãnh đạo Bộ định kỳ;

- Họp giao ban Bộ;

- Họp giao ban vùng, giao ban tiến độ các công trình trọng điểm;

- Họp tập thể Lãnh đạo Bộ, các cuộc họp khác để giải quyết công việc do Bộ trưởng chủ trì;

- Lãnh đạo Bộ làm việc với Lãnh đạo các cơ quan Trung ương, các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

b) Thứ trưởng quyết định tổ chức các cuộc họp thuộc lĩnh vực Thứ trưởng được phân công phụ trách gồm:

- Giao ban khối;

- Họp, làm việc tại các đơn vị, địa phương;

- Hội nghị chuyên đề, tập huấn;

- Các cuộc họp khác để giải quyết công việc do Thứ trưởng chủ trì.

c) Thủ trưởng các đơn vị quyết định tổ chức các cuộc họp do Lãnh đạo đơn vị chủ trì để giải quyết các công việc chuyên môn và các công việc khác theo chức năng, nhiệm vụ của đơn vị.

2. Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp, hội nghị:

a) Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tổ chức các hội nghị, cuộc họp lớn, quan trọng trong năm, quý, tháng và báo cáo xin ý kiến Lãnh đạo Bộ phụ trách lĩnh vực, gửi về Văn phòng Bộ để tổng hợp, xây dựng kế hoạch chung của Bộ, thực hiện các công tác chuẩn bị.

b) Đối với các cuộc họp để xử lý công việc thường xuyên, đơn vị chủ trì báo cáo xin ý kiến Lãnh đạo Bộ phụ trách lĩnh vực, trừ các cuộc họp do Lãnh đạo Bộ yêu cầu, gửi về Văn phòng Bộ theo phiếu đăng ký tại Quy chế chi tiêu nội bộ và quản lý, sử dụng tài sản công của cơ quan Bộ.

3. Chuẩn bị nội dung họp:

a) Tài liệu, văn bản liên quan đến nội dung họp và những yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến tại cuộc họp phải được chuẩn bị trước bằng văn bản. Đơn vị chủ trì nội dung được phân công dự thảo và trình Lãnh đạo Bộ phụ trách lĩnh vực duyệt báo cáo và các tài liệu cần thiết khác. Thủ trưởng đơn vị được phân công có trách nhiệm kiểm tra kỹ về nội dung, hình thức các báo cáo, tài liệu trước khi trình Lãnh đạo Bộ duyệt.

b) Thời gian trình Lãnh đạo Bộ duyệt báo cáo:

- Báo cáo chính phải gửi Văn phòng Bộ trước ngày hội nghị ít nhất 05 (năm) ngày làm việc để kịp hoàn tất các thủ tục trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt.

- Các báo cáo chuyên đề cần Lãnh đạo Bộ phụ trách lĩnh vực duyệt phải gửi trước ngày họp ít nhất 03 (ba) ngày làm việc.

- Trường hợp tổ chức họp khẩn cấp, đơn vị chủ trì nội dung họp phải gửi báo cáo cho Lãnh đạo Bộ ít nhất 03 (ba) giờ trước khi khai mạc cuộc họp.

c) Đối với hội nghị ngành có nội dung liên quan đến nhiều đơn vị, Văn phòng Bộ có trách nhiệm đôn đốc các đơn vị dự thảo báo cáo và trình Lãnh đạo Bộ đúng thời gian quy định; kịp thời báo cáo Lãnh đạo Bộ giải quyết những vấn đề vượt quá khả năng và quyền hạn của đơn vị.

Các cuộc họp chỉ đề cập đến một nội dung theo chuyên ngành thì đơn vị chủ trì chuẩn bị nội dung theo kế hoạch.

d) Các báo cáo thông qua Lãnh đạo Bộ gồm: Báo cáo tổng kết công tác chỉ đạo điều hành sáu tháng, cả năm của Bộ; Báo cáo tổng kết thực hiện các chương trình, dự án, công việc quy định tại khoản 3 Điều 4 của Quy chế này; Báo cáo kết quả triển khai thực hiện các chương trình lớn của Bộ.

4. Chuẩn bị và gửi giấy mời họp:

a) Văn phòng Bộ có trách nhiệm chuẩn bị giấy mời họp (đối với các cuộc họp do Lãnh đạo Bộ chủ trì) căn cứ vào Phiếu đăng ký của các đơn vị và gửi giấy mời đúng danh sách thành phần mời họp. Giấy mời họp phải được gửi trước ngày họp ít nhất là 02 (hai) ngày làm việc, trừ trường hợp Lãnh đạo Bộ quyết định đột xuất.

b) Trường hợp Lãnh đạo đơn vị chủ trì họp thì Lãnh đạo đơn vị ký và gửi giấy mời họp.

5. In tài liệu và chuẩn bị các điều kiện phục vụ họp:

a) Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm in ấn các tài liệu họp do các cơ quan tham mưu giúp việc Bộ trưởng chuẩn bị. Các đơn vị thuộc Bộ có kinh phí riêng phải tự in tài liệu họp theo số lượng cần thiết.

b) Nếu tổ chức họp tại trụ sở cơ quan Bộ, Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm bố trí phòng họp trên cơ sở đăng ký của các đơn vị. Nếu tổ chức họp ở ngoài trụ sở cơ quan Bộ, Văn phòng Bộ bố trí xe đưa đón chung, nơi ăn, nghỉ cho đại biểu thuộc cơ quan Bộ. Đại biểu các đơn vị có kinh phí riêng do các đơn vị đó bảo đảm phương tiện đi lại và ăn nghỉ theo chế độ hiện hành.

c) Kinh phí cuộc họp được chi theo quy định chung của Nhà nước và kế hoạch được duyệt nhưng phải bảo đảm tiết kiệm.

d) Chương trình họp do đơn vị được phân công chủ trì dự thảo, trình Lãnh đạo Bộ duyệt.

đ) Đối với những cuộc họp, hội nghị có yếu tố nước ngoài, đơn vị chủ trì họp tự bố trí hoặc phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế bố trí người phiên dịch.

Trên đây là nội dung quy định về công tác chuẩn bị họp, hội nghị của Bộ Giao thông vận tải. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này bạn nên tham khảo thêm tại Quyết định 685/QĐ-BGTVT năm 2017.

Trân trọng!