Thực hiện phân loại nợ và lập hồ sơ theo dõi người nộp thuế hàng hóa xuất nhập khẩu tại Chi cục Hải quan

Căn cứ theo Tiểu mục 1 Mục B Khoản 1 Phần II Quy trình quản lý nợ thuế và khoản thu khác đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu do Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan ban hành kèm theo Quyết định 1503/QĐ-TCHQ năm 2018 thì việc thực hiện phân loại nợ và lập hồ sơ theo dõi người nộp thuế hàng hóa xuất nhập khẩu tại Chi cục Hải quan được quy định như sau:

Bước 1. Lập danh sách nợ thuế.

Công chức hải quan được phân công quản lý nợ thuế (sau đây gọi là công chức) thực hiện khai thác Hệ thống KTTT danh sách nợ thuế theo tờ khai của từng người nộp thuế theo tiêu chí phân loại quy định tại điểm A, mục I Phần II Quy trình này.

Bước 2. Thu thập, xác minh thông tin của người nộp thuế.

Đối tượng phải xác minh thông tin: là trường hợp không đủ cơ sở để phân loại theo tiêu chí quy định tại điểm A mục I phần II Quy trình này và các khoản nợ quá hạn quá 90 ngày.

(a) Thu thập thông tin về người nộp thuế có nợ:

Công chức khai thác thông tin về người nộp thuế trên cơ sở dữ liệu của ngành hải quan và hồ sơ hải quan. Trường hợp nếu cần thu thập thêm thông tin từ các cơ quan quản lý và/hoặc từ các nguồn khác thì lập phiếu đề xuất, báo cáo Lãnh đạo Chi cục HQ và thực hiện tổ chức thu thập thông tin.

Thu thập thông tin gồm những thông tin cơ bản: Tên người nộp thuế có nợ; địa chỉ; điện thoại, fax; tên giám đốc, loại hình doanh nghiệp và/hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; chủ tịch hội đồng thành viên, thành viên hội đồng thành viên, người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; hội đồng quản trị công ty (nếu có); số chứng minh thư/số hộ chiếu của các cá nhân trên; các ngân hàng giao dịch; các số tài khoản tiền gửi; số dư tiền gửi; tình trạng hoạt động của người nộp thuế.

Thông tin về người nộp thuế có nợ phải được cập nhật thường xuyên, kịp thời nhằm đảm bảo việc phân loại nợ thuế, xử lý nợ thuế và áp dụng các biện pháp cưỡng chế thi hành quyết định hành chính thuế, đồng thời thông tin phải được chuyển cho bộ phận quản lý rủi ro cấp tương đương để tiếp tục cập nhật, bổ sung vào hồ sơ doanh nghiệp trên hệ thống quản lý rủi ro.

(b) Phương pháp xác minh thông tin:

Công chức thực hiện việc xác minh thông tin như sau:

- Nguồn thông tin: Thông tin về người nộp thuế từ: các ngân hàng và tổ chức tín dụng; thông tin từ cơ quan quản lý thuế; thông tin trên Website Sở kế hoạch và Đầu tư, Ban Quản lý các khu công nghiệp, khu chế xuất; thông tin từ các cơ quan quản lý nhà nước tại địa phương, thông tin do người nộp thuế cung cấp,...

- Phương pháp xác minh:

+ Cử cán bộ công chức xác minh trực tiếp; hoặc/và

+ Gửi văn bản đề nghị cung cấp thông tin; hoặc/và

+ Khai thác thông tin trên các trang web của các cơ quan chức năng.

Việc xác minh tài khoản của người nộp thuế tại tổ chức tín dụng được thực hiện theo mẫu quy định tại Thông tư liên tịch số 102/2010/TTLT-BTC-NHNN ngày 14/7/2010. Việc gửi và nhận văn bản xác minh thực hiện theo chế độ mật. Nếu gửi qua dịch vụ bưu chính phải thực hiện bằng hình thức bảo đảm. Để việc xác minh được nhanh chóng, hiệu quả, văn bản đề nghị xác minh cần gửi nhiều ngân hàng và các tổ chức tín dụng.

(c) Lưu trữ và bảo mật thông tin:

Công chức phải lưu trữ, theo dõi riêng những thông tin thu thập được theo từng người nộp thuế có nợ. Thông tin của người nộp thuế có nợ được lập theo mẫu quy định tại Phụ lục I Quy trình này.

Việc lưu trữ và bảo mật thông tin của người nộp thuế phải thực hiện theo quy định tại Điều 73 Luật quản lý thuế số 78/2006/QH11 ngày 29/11/2006.

Bước 3. Phân loại các khoản nợ:

a. Căn cứ vào thông tin thu thập được của người nộp thuế có nợ, tiêu chí phân loại nợ nêu tại điểm A mục I nêu trên và các văn bản hướng dẫn hiện hành, công chức lập phiếu đề xuất trình Lãnh đạo phê duyệt kết quả phân loại các khoản nợ thuế.

* Đối với khoản nợ phát sinh trước ngày 01/7/2013:

Các khoản nợ không có khả năng thu hồi, cơ quan hải quan đã áp dụng các biện pháp cưỡng chế nhưng chưa thu hồi được. Vì vậy, các Cục HQ phải theo dõi cụ thể đối với từng đối tượng nợ thuế, lập và lưu hồ sơ theo dõi nợ theo điểm 2 dưới đây, đồng thời bổ sung làm rõ một số nội dung sau:

- Tên đối tượng nợ thuế, mã số thuế;

- Địa chỉ đăng ký kinh doanh;

- Số tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt còn nợ;

- Tình trạng hoạt động của đối tượng nợ thuế;

- Tổng hợp, thống kê các biện pháp thu hồi nợ mà các Cục HQ, Chi cục HQ đã thực hiện;

- Tình trạng phân loại nợ (thuộc nhóm nợ khó thu; nhóm nợ chờ xử lý hay nhóm nợ có khả năng thu);

- Thực hiện phân loại và xử lý nợ: Căn cứ tình hình thực tế và khả năng thu hồi nợ để xác định khoản nợ thuế của đối tượng nợ thuế được phân loại vào nhóm nợ nào. Cụ thể:

+ Đối với Nhóm nợ khó thu: phải chỉ rõ thuộc loại nợ nào theo tiêu chí phân loại quy định từ điểm 1.1 đến 1.6 để tiếp tục theo dõi, quản lý.

+ Đối với Nhóm nợ chờ xử lý: phải theo dõi kết quả xử lý của cơ quan có thẩm quyền để cập nhật kết quả trên Hệ thống KTTT hoặc thu hồi nợ thuế theo quy định.

+ Đối với Nhóm nợ có khả năng thu: phải xây dựng kế hoạch chi tiết và thực hiện các biện pháp cưỡng chế để thu hồi nợ thuế đúng quy định.

* Nợ thuế phát sinh từ ngày 01/7/2013 đến nay[1]:

Đối với khoản nợ phát sinh từ ngày 01/7/2013 đến nay (là thời điểm Luật số 21/2012/QH13 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật quản lý thuế có hiệu lực), ngoài việc phải đảm bảo đáp ứng các yêu cầu quản lý như khoản nợ phát sinh trước ngày 1/7/2013 nêu trên, thì:

- Đối với Nhóm nợ khó thu: lập hồ sơ xác định rõ nguyên nhân nợ thuế, các biện pháp thu hồi đã thực hiện, lý do không thu hồi được.

- Đối với Nhóm nợ chờ xử lý: Theo dõi kết quả xử lý của cơ quan có thẩm quyền để cập nhật kết quả trên Hệ thống KTTT hoặc thu hồi nợ thuế theo quy định.

- Đối với Nhóm nợ có khả năng thu: phải làm rõ nguyên nhân phát sinh nợ và các biện pháp thu hồi nợ đã thực hiện (như: đã đến làm việc trực tiếp với doanh nghiệp, phối hợp với các cơ quan liên quan để thu hồi nợ thuế, các biện pháp cưỡng chế đã áp dụng) và thực hiện các giải pháp tiếp theo để thu hồi nợ thuế.

Trường hợp phát sinh nợ do ấn định thuế đối với các lô hàng đã thông quan, giải phóng hàng thì sau khi cơ quan hải quan đã ban hành quyết định ấn định thuế, thực hiện như sau:

- Gửi Quyết định ấn định thuế và có văn bản thông báo về việc thực hiện nghĩa vụ thuế đối với NSNN đến người nợ thuế (tối đa 3 lần);

- Xác minh về tình trạng doanh nghiệp có còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký kinh doanh.

Trường hợp đã 3 lần gửi văn bản thông báo và/hoặc quá 30 ngày kể từ ngày hết thời hạn nộp tiền thuế ấn định, chưa nộp tiền thuế, tiền chậm nộp thì tiến hành thông báo công khai trên Cổng thông tin điện tử của ngành hải quan. Sau 30 ngày kể từ ngày thông báo trên Cổng thông tin điện tử của ngành hải quan và qua kết quả xác minh, doanh nghiệp không có tại địa chỉ đăng ký kinh doanh thì cơ quan hải quan phối hợp với cơ quan công an để điều tra, xác minh hỗ trợ thu hồi nợ.

b. Phê duyệt:

- Lãnh đạo Đội kiểm tra hồ sơ nợ thuế và đề xuất của công chức thụ lý, duyệt ký, trình Lãnh đạo Chi cục (nếu đồng ý) hoặc ghi rõ lý do, ý kiến vào phiếu đề xuất (nếu không đồng ý) và trả lại hồ sơ để công chức thực hiện.

- Lãnh đạo Chi cục kiểm tra hồ sơ nợ thuế, đề xuất của công chức thụ lý, duyệt ký nội dung phân loại (nếu đồng ý) hoặc ghi rõ lý do, ý kiến vào phiếu đề xuất (nếu không đồng ý) và trả lại hồ sơ để công chức thực hiện.

c. Trường hợp được Lãnh đạo Đội hoặc Chi cục (nếu không có cấp Đội) phê duyệt, công chức được phân công quản lý nợ thuế cập nhật kết quả phân loại nợ vào Hệ thống KTTT và chuyển bước 4.

d. Trường hợp Lãnh đạo Đội hoặc Chi cục (nếu không có cấp Đội) không đồng ý, có ý kiến vào phiếu đề xuất, chuyển công chức thực hiện. Công chức có trách nhiệm thực hiện chỉ đạo của lãnh đạo, trường hợp có ý kiến khác thì báo cáo giải trình thêm.

Vào ngày 05 hàng tháng, Chi cục HQ tổng hợp, báo cáo kết quả phân loại nợ (cùng bảng phân tích báo cáo nợ thuế đến ngày cuối cùng của tháng trước) về Cục HQ để Cục HQ theo dõi kết quả phân loại do Chi cục HQ thực hiện.

Bước 4. Lập hồ sơ theo dõi nợ thuế

Đối với các khoản nợ thuế phát sinh, các cơ quan Hải quan nơi phát sinh nợ phải lập hồ sơ theo dõi cụ thể nhằm phân loại, quản lý và đôn đốc nợ thuế kịp thời, hiệu quả. Hồ sơ theo dõi nợ thuế gồm có:

- Người nộp thuế (Tên, giấy phép đăng ký kinh doanh, giấy phép đầu tư,...)

- Số tờ khai hải quan có nợ, ngày đăng ký tờ khai...

- Các chứng từ ghi số phải thu: Quyết định ấn định thuế, quyết định truy thu thuế, Chứng từ ghi số thuế phải thu...

- Văn bản đối chiếu công nợ, văn bản đôn đốc nợ, biên bản đòi nợ...

- Các thông tin, chứng từ khác liên quan đến hồ sơ nợ thuế...

Hồ sơ nợ thuế được lập theo người nộp thuế còn nợ, bao gồm: tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp... và đầy đủ số tờ khai liên quan đến đối tượng nợ thuế theo từng thời kỳ, nhóm, loại nợ (Chi tiết theo nội dung tại Phụ lục I).

Trường hợp thông tin được khai thác từ website của các cơ quan chức năng, công chức được phân công xác minh in màn hình kết quả tra cứu trên trang web, ký tên, đóng dấu công chức và lưu vào hồ sơ theo dõi nợ.

Hồ sơ theo dõi nợ thuế được lưu tại Chi cục HQ theo quy định về lưu trữ hồ sơ.

Trên đây là nội dung quy định về việc thực hiện phân loại nợ và lập hồ sơ theo dõi người nộp thuế hàng hóa xuất nhập khẩu tại Chi cục Hải quan. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này bạn nên tham khảo thêm tại Quyết định 1503/QĐ-TCHQ năm 2018.

Trân trọng!