Quyền hạn, chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày ra sao trong văn bản hành chính của ngành kiểm sát nhân dân?

Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền trong văn bản hành chính của ngành kiểm sát nhân dân được trình bày theo quy định tại Điều 13 Quyết định 393/QĐ-VKSTC năm 2016 về Quy định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính trong ngành Kiểm sát nhân dân do Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành như sau:

1. Thể thức

Quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:

TM. HỘI ĐỒNG THI ĐUA

- Ký thay: Cơ quan tổ chức làm việc theo chế độ Thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức đó. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và pháp luật. Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:

Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng;

- Ký thừa lệnh (TL): Thủ trưởng ủy nhiệm cho người dưới Thủ trưởng một cấp ký một số văn bản nhất định mà theo luật định phải do Thủ trưởng ký. Trường hợp ký thừa lệnh phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:

TL. VIỆN TRƯỞNG
VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ

- Ký thừa ủy quyền (TUQ): Khoản 6, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP quy định: Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa ủy quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức ủy quyền”. Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:

TUQ. VIỆN TRƯỞNG
CHÁNH VĂN PHÒNG

- Chức vụ của người ký:

Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như Viện trưởng, Phó Viện trưởng, Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ hợp tác quốc tế và tương trợ tư pháp hình sự v.v…; không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành, ví dụ:

TL. VIỆN TRƯỞNG
VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ

TL. VIỆN TRƯỞNG
VỤ TRƯỞNG VỤ KIỂM SÁT VIỆC GIẢI QUYẾT
CÁC VỤ ÁN HÀNH CHÍNH, VỤ VIỆC KINH DOANH, THƯƠNG MẠI,
LAO ĐỘNG VÀ NHỮNG VIỆC KHÁC THEO QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT

Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn (không thuộc cơ cấu tổ chức của cơ quan được quy định tại quyết định thành lập; quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan) ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng. Đối với những ban, hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng, không được ghi chức vụ trong cơ quan, tổ chức.

Chức vụ (chức danh) của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban của Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành mà Phó Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao làm Chủ tịch Hội đồng hoặc Trưởng ban, lãnh đạo các Cục, Vụ, Viện thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao làm Phó Chủ tịch Hội đồng hoặc Phó Trưởng ban được ghi như sau:

Trường hợp đơn vị chưa có cấp trưởng mà đã có văn bản giao quyền cấp trưởng thì ghi thể thức đề ký là Q. (quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, đơn vị, ví dụ:

Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác như: Giáo sư, Tiến sỹ, Thạc sỹ…. Đối với văn bản giao dịch; văn bản của các đơn vị sự nghiệp giáo dục, khoa học được ghi thêm học hàm, học vị, cấp hàm.

Việc giao ký thừa ủy quyền (TUQ.), thừa lệnh (TL.) các văn bản chuyên ngành theo quy định của Bộ luật tố tụng hình sự, Bộ luật tố tụng dân sự và các Luật khác thực hiện theo quy định tại Quy chế nghiệp vụ của ngành Kiểm sát.

2. Kỹ thuật trình bày

Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a (Phụ lục II); chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô số 7b (Phụ lục II); các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TUQ.” hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

Họ tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b (Phụ lục II); bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký.

Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c (Phụ lục II). Không dùng bút chì, bút mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai để ký văn bản.

Trên đây là nội dung quy định về việc trình bày quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền trong văn bản hành chính của ngành kiểm sát nhân dân. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này bạn nên tham khảo thêm tại Quyết định 393/QĐ-VKSTC năm 2016.

Trân trọng!