Khai nhận thừa kế khi có một người thừa kế đang ở nước ngoài

Thủ tục thông báo khai nhận di sản như bạn nói được quy định tại Nghị định 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực và Thông tư số 03/2001/TP-CC ngày 14/3/2001 của Bộ Tư pháp hướng dẫn Nghị định số 75/2000/NĐ-CP. Cụ thể như sau:

Việc thoả thuận phân chia di sản, việc khai nhận di sản phải được niêm yết. Việc niêm yết do cơ quan công chứng thực hiện tại trụ sở Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn, nơi thường trú trước đây của người để lại di sản; trong trường hợp không có nơi thường trú, thì niêm yết tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi tạm trú có thời hạn của người đó. Trong trường hợp di sản gồm cả bất động sản và động sản hoặc di sản chỉ là bất động sản, thì việc niêm yết được thực hiện theo hướng dẫn nêu trên; nếu không xác định được cả hai nơi này, thì niêm yết tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi có bất động sản của người để lại di sản. Cơ quan công chứng phải cử người trực tiếp niêm yết, có sự chứng kiến của đại diện Uỷ ban nhân dân cấp xã.

Trong trường hợp di sản chỉ là động sản, nếu cơ quan công chứng và nơi thường trú hoặc tạm trú của người để lại di sản không ở cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, thì cơ quan công chứng có thể uỷ thác cho Uỷ ban nhân dân cấp xã thực hiện việc niêm yết theo hướng dẫn nêu trên.

Nội dung niêm yết nêu rõ: họ, tên người để lại di sản; họ, tên của những người thoả thuận hoặc người khai nhận và quan hệ với người để lại di sản; danh mục di sản được thoả thuận phân chia hoặc được khai nhận; cuối bản niêm yết phải ghi rõ nếu có khiếu nại, tố cáo về việc bỏ sót người được hưởng di sản, bỏ sót di sản, di sản không thuộc quyền sở hữu, quyền sử dụng của người để lại di sản, thì khiếu nại, tố cáo đó được gửi cho cơ quan thực hiện công chứng.

Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi niêm yết có trách nhiệm bảo quản việc niêm yết, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày niêm yết.

Hiện nay, luật công chứng không quy định cụ thể về vấn đề này nhưng việc công chứng văn bản khai nhận di sản thừa kế và văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế vẫn được thực hiện theo quy định trên.

Trường hợp bạn nêu ra vẫn niêm yết thông báo trong ba mươi ngày nhưng do điều kiện có người đang nước ngoài không về nước trong thời gian dài được nên có thể tiến hành theo hai cách sau:

Cách thứ nhất:

Một trong những người đồng thừa kế đến tổ chức công chứng để yêu cầu công chứng và cung cấp trước một bộ hồ sơ liên quan đến việc khai nhận di sản thừa kế, gồm: Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch theo mẫu; Dự thảo văn bản thừa kế (nếu có); Bản sao giấy tờ tuỳ thân; Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng; Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có (như giấy chứng tử của người để lại di sản; giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn chứng minh quan hệ của người thừa kế với người để lại di sản).

Người đang ở nước ngoài có thể gửi hồ sơ (như: giấy tờ tùy thân như chứng minh nhân dân, hộ chiếu; giấy tờ chứng minh quan hệ với người để lại di sản …) về nước trước để người ở nhà làm thủ tục yêu cầu công chứng (có thể gửi bản sao).

Sau khi đầy đủ hồ sơ, tổ chức công chứng tiến hành thủ tục công chứng như thông thường. Sau 30 ngày niêm yết thông báo nếu không có khiếu nại, tố cáo gì thì tiến hành khai nhận di sản thừa kế. Lúc này, người đang ở nước ngoài có thể về nước, cùng các đồng thừa kế đến tổ chức công chứng để lập và ký văn bản khai nhận di sản thừa kế. Khi lập và ký văn bản trước sự chứng kiến của công chứng thì người đó xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân và giấy tờ liên quan đến việc khai nhận di sản thừa kế của mình.

Cách thứ hai:

Nếu người đang ở nước ngoài không thể về nước được thì có thể ủy quyền để người trong nước thay mặt mình tiến hành thủ tục khai nhận di sản theo quy định của pháp luật.

Việc ủy quyền được thực hiện tại cơ quan đại diện ngoại giao của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam tại nước mà người đó đang sinh sống, như Đại sứ quán, Lãnh sự quán.

Trong Giấy ủy quyền ghi rõ các thông tin: thông tin về người ủy quyền và người được ủy quyền; căn cứ ủy quyền (là thông tin về việc thừa kế, về tài sản được thừa kế …). Đồng thời ghi rõ nội dung ủy quyền như: “Người được ủy quyền được thay mặt và nhân danh tôi tiến hành thủ tục khai nhận di sản thừa kế theo quy định của pháp luật.”

Sau khi có Giấy ủy quyền của người đang ở nước ngoài gửi về thì người được ủy quyền có thể cùng với những đồng thừa kế khác của người để lại di sản đến tổ chức công chứng để yêu cầu tiến hành thủ tục khai nhận di sản thừa kế theo quy định của pháp luật. Người được ủy quyền chỉ thực hiện các công việc trong phạm vi được ủy quyền.