Trình tự cấp, ghi và quản lý sổ bảo hiểm xã hội được quy định như thế nào?

Theo quy định tại Quyết định số 3636/QĐ-BHXH ngày 16 tháng 6 năm 2008 và  Công văn số 1564/BHXH-BT ngày 02 tháng 6 năm 2008 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, trình tự cấp, ghi và quản lý sổ bảo hiểm xã hội được quy định như sau:

1. Cấp sổ bảo hiểm xã hội lần đầu.

- Bảo hiểm xã hội huyện: in các nội dung trên trang 1 và trang 2 của bìa sổ bảo hiểm xã hội; ký, đóng dấu vào nơi quy định trên Tờ khai và trang 2 của bìa sổ bảo hiểm xã hội; chuyển sổ bảo hiểm xã hội và  01 Tờ khai cho người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện lưu giữ.

- Người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện: ký vào nơi quy định trên trang 2 của bìa sổ bảo hiểm xã hội. Trường hợp tàn tật hoặc không biết chữ thì điểm chỉ, thân nhân người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện ghi thay họ và tên.

2. Ghi, xác nhận trên sổ bảo hiểm xã hội.

Hằng năm cơ quan Bảo hiểm xã hội căn cứ vào phiếu thu tiền hoặc chứng từ chuyển tiền và sổ theo dõi quá trình đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện ban hành kèm theo công văn số 1564/BHXH-BT của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, để ghi quá trình đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện trên trang sổ tờ rời, kể cả những người đã được cấp sổ bảo hiểm xã hội theo mẫu sổ quy định tại Quyết định số 1443/LĐ-TBXH ngày 09 tháng 10 năm 1995 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, giao cho người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện ký vào nơi quy định và lưu giữ để làm căn cứ giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội.

Khi người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện thay đổi mức đóng hoặc tạm dừng đóng, sau đó lại tiếp tục đóng thì Bảo hiểm xã hội huyện phải nhập các nội dung thay đổi vào cơ sở dữ liệu.

Khi người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện thay đổi (họ tên, ngày, tháng, năm sinh...) theo quy định tại Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Chính phủ thì người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện phải có đơn đề nghị nêu rõ lý do kèm theo giấy khai sinh (nếu họ tên đệm, ngày, tháng, năm sinh chưa khớp với giấy khai sinh bản chính thì ghi điều chỉnh theo giấy khai sinh bản chính, nếu không còn giấy khai sinh bản chính mà cải chính lại họ tên đệm, ngày, tháng, năm sinh thì ghi theo giấy khai sinh do Uỷ ban nhân dân huyện nơi người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện sinh cấp lại hoặc cải chính theo quy định tại Nghị định số 158/2005/NĐ-CP), sổ bảo hiểm xã hội nộp cho Bảo hiểm xã hội huyện trực tiếp quản lý. Phòng sổ, thẻ thuộc Bảo hiểm xã hội tỉnh có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ của người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện do Bảo hiểm xã hội huyện chuyển đến, nhập bổ sung những nội dung điều chỉnh vào cơ sở dữ liệu, đồng thời ghi nội dung thay đổi trên trang 3 của sổ theo quy định.

Khi người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện di chuyển ngoài địa bàn tỉnh hoặc bảo lưu thời gian đóng bảo hiểm xã hội hoặc giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội: trợ cấp một lần hoặc hưu trí hoặc tử tuất thì người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện hoặc người thân (trong trường hợp tử tuất) phải chuyển sổ bảo hiểm xã hội cho cơ quan Bảo hiểm xã hội để ghi, xác nhận và chốt thời gian đã đóng bảo hiểm xã hội. Riêng trường hợp di chuyển ra khỏi địa bàn tỉnh hoặc bảo lưu thì cơ quan Bảo hiểm xã hội in thêm Bản ghi quá trình (ghi và xác nhận toàn bộ thời gian đã đóng bảo hiểm xã hội) để người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện nộp cho cơ quan Bảo hiểm xã hội mới.

Khi nhận sổ bảo hiểm xã hội và các giấy tờ liên quan của người tham gia bảo hiểm xã hội, cơ quan Bảo hiểm xã hội phải viết Giấy biên nhận để giao cho người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện.