Các thủ tục chung về công chứng

Theo quy định của Luật Công chứng thì công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng. Nguyên tắc hành nghề công chứng đòi hỏi phải tuân thủ Hiến pháp và pháp luật; khách quan, trung thực; chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng; tuân theo quy tắc, đạo đức hành nghề công chứng. Về giá trị pháp lý của văn bản công chứng: Văn bản công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Toà án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thoả thuận khác. Khi người yêu cầu công chứng đến văn phòng để làm thủ tục công chứng thì phải nộp bộ hồ sơ yêu cầu công chứng gồm: Các giấy tờ cần công chứng và bản sao các giấy tờ tuỳ thân, bản sao các giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng, các giấy tờ có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có. Khi nộp bản sao thì luật quy định người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản chính để đối chiếu. Nếu công chứng viên pháp hiện trong giấy tờ, hồ sơ chưa đảm bảo, chưa rõ thì yêu cầu người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì từ chối công chứng. Từ quy định của Luật Công chứng và các văn bản pháp luật hướng dẫn thi hành như đã nêu trên thì việc người yêu cầu công chứng xuất trình bản gốc các giấy tờ khi yêu cầu công chứng là điều kiện bắt buộc, để công chứng viên căn cứ vào bản gốc để đối chiếu với bản phô tô, kiểm tra tính hợp pháp của các giấy tờ nêu trên. Công chứng viên chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng. Trong trường hợp bản chính của các loại giấy tờ trên là giả mà công chứng viên không thể phát hiện được thì công chứng viên không có lỗi nhưng nếu công chứng viên biết văn bản chính đó là giả mà vẫn công chứng thì công chứng viên đó sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về hành vi sai phạm của mình. Trong văn bản luật cũng ghi rõ quyền cũng như nghĩa vụ của công chứng viên trong hoạt động công chứng.