|
BỘ TÀI CHÍNH
BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 366/QĐ-BHXH
|
Hà Nội, ngày
29 tháng 4 năm 2026
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY TRÌNH THU BẢO HIỂM XÃ HỘI, BẢO HIỂM Y TẾ, BẢO HIỂM THẤT NGHIỆP; CẤP SỔ
BẢO HIỂM XÃ HỘI, THẺ BẢO HIỂM Y TẾ
GIÁM ĐỐC BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT
NAM
Căn cứ Luật
Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15;
Căn cứ Luật
Bảo hiểm y tế số 25/2008/QH12 được sửa đổi,
bổ sung bởi Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của
Luật Bảo hiểm y tế số 46/2014/QH13 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Bảo hiểm
y tế số 51/2024/QH15;
Căn cứ Luật
Việc làm số 74/2025/QH15;
Căn cứ Luật
An toàn, Vệ sinh lao động số 84/2015/QH13;
Căn cứ Nghị định số 188/2025/NĐ-CP của Chính phủ
quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Bảo hiểm y tế;
Căn cứ Nghị định số 164/2025/NĐ-CP của Chính phủ
quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội và Cơ sở
dữ liệu quốc gia về bảo hiểm;
Căn cứ Thông tư số 09/2026/TT-BTC ngày 03/02/2026 của Bộ trưởng Bộ
Tài chính quy định về việc tạo lập sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y
tế bản điện tử;
Căn cứ Quyết định số 3179/QĐ-BTC ngày 12/9/2025 của Bộ Tài chính quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam
thuộc Bộ Tài chính;
Theo đề nghị của Trưởng Ban Quản lý thu
và phát triển người tham gia.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này: Quy trình thu bảo hiểm xã
hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm
y tế.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01/5/2026, thay
thế Quyết định số 595/QD-BHXH ngày 14/4/2017 ban hành Quy trình thu bảo hiểm xã
hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề
nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế. Các Quyết định số 888/QĐ-BHXH
ngày 16/7/2018, Quyết định số 505/QĐ-BHXH ngày 27/3/2020, Quyết định số 1040/QĐ-BHXH
ngày 18/8/2020, Quyết định số 811/QĐ-BHXH ngày 16/8/2021, Quyết định số 490/QĐ-BHXH
ngày 28/3/2023, Quyết định 948/QĐ-BHXH ngày 05/6/2023 và các văn bản do Bảo hiểm
xã hội Việt Nam ban hành trước ngày Quyết định này có hiệu lực thi hành trái với
Quyết định này đều hết hiệu lực.
Điều 3. Trưởng Ban Quản lý thu và phát triển người tham gia, Chánh
Văn phòng Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bảo hiểm
xã hội Việt Nam; Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Bảo hiểm
xã hội Việt Nam chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
-
Như điều 3;
- Bộ trưởng Bộ Tài chính;
- Các Thứ trưởng Bộ Tài chính;
- VP Bộ Tài chính;
- Hội đồng quản lý BHXH;
- Giám đốc, các Phó GĐ BHXH Việt Nam;
- BHXH Quân đội, Công an nhân dân;
- Lưu: VT,
QLT.
|
KT. GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
Trần Đình Liệu
|
QUY TRÌNH
THU
BẢO HIỂM XÃ HỘI, BẢO HIỂM Y TẾ, BẢO HIỂM THẤT NGHIỆP; CẤP SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI,
THẺ BẢO HIỂM Y TẾ
(Ban
hành kèm theo Quyết định số 366/QĐ-BHXH ngày 29 tháng 4 năm 2026 của Giám đốc Bảo
hiểm xã hội Việt Nam)
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh
Quy trình này điều chỉnh việc phân cấp,
phân quyền đối với tổ chức, cá nhân thuộc hệ thống của Bảo hiểm xã hội Việt Nam
đảm bảo nguyên tắc: rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm, rõ thời gian, rõ kết quả
trong thực hiện quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất
nghiệp, cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế nhằm mục đích tạo điều kiện
thuận lợi cho tổ chức, người tham gia, trên cơ sở tổ chức, cá nhân tự kê khai,
tự chịu trách nhiệm.
2. Đối tượng áp dụng
a) Quy trình này áp dụng đối với viên chức
cơ quan Bảo hiểm xã hội các cấp được phân công nhiệm vụ trong việc thực hiện quản
lý thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; cấp sổ bảo hiểm xã
hội, thẻ bảo hiểm y tế.
b) Quy trình này không áp dụng đối với tổ
chức, cá nhân không thuộc hệ thống tổ chức bộ máy của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Điều 2. Các từ
viết tắt và giải thích từ ngữ
1. Các từ viết tắt
a) BHXH, BHTN, BHYT, BHTNLĐ, BNN: là chữ
viết tắt của cụm từ “bảo hiểm xã hội,
bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp”.
b) CNTT: là chữ viết tắt của cụm từ
“công nghệ thông tin”.
c) CSDL: là chữ viết tắt của cụm từ “cơ
sở dữ liệu”.
d) KH-TC: là chữ viết tắt của cụm từ “Kế hoạch - Tài chính”.
2. Giải thích từ ngữ
Trong Văn bản này, các từ ngữ dưới đây
được hiểu như sau:
a) Quản lý thu: là quản lý người tham
gia, tiền thu BHXH, BHYT, BHTN của tổ chức, cá nhân; xác nhận số tiền đã thu, số
tiền chậm đóng, trốn đóng của tổ chức
và đôn đốc thực hiện trách nhiệm đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN.
b) Đơn vị sử dụng lao động: là tên gọi
chung cho cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, tổ chức có sử dụng lao động.
c) Cơ quan quản lý người chỉ tham gia
BHYT: là cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập danh sách tham gia BHYT theo quy định
(gồm: UBND cấp xã;
cơ quan công an; cơ quan BHXH; cơ sở giáo dục đào tạo; cơ sở nuôi dưỡng, điều
dưỡng thương binh và người có công với cách mạng; cơ sở trợ giúp xã hội,...).
d) Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng
theo quy định tại Nghị định số 233/2025/NĐ-CP,
Thông tư số 116/2025/TT-BTC gồm:
- Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng dịch
vụ: là tổ chức ký hợp đồng làm dịch vụ để thực hiện xác định, theo dõi đối tượng
tham gia BHXH bắt buộc, phát triển đối tượng tham gia BHXH tự nguyện, BHYT,
BHTNLĐ theo hình thức tự nguyện, duy trì thu các khoản đóng BHXH, BHTN, BHYT của
các cơ quan, đơn vị, tổ chức, người sử dụng lao động và trả cá nhân theo quy định
của pháp luật.
- Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng phối
hợp: là tổ chức có ký hợp đồng thu tiền đóng của người chỉ tham gia BHYT.
đ) Người tham gia: là tên gọi chung cho
người lao động tham gia BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN; người tham gia BHXH tự nguyện,
người lao động tham gia BHTNLĐ theo hình thức tự nguyện, người chỉ tham gia
BHYT; trừ trường hợp nêu cụ thể.
e) Hoàn trả: là việc cơ quan BHXH trả lại
số tiền được xác định không phải tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN hoặc đóng thừa khi
ngừng giao dịch với cơ quan BHXH; đóng trùng cho tổ chức, cá nhân đã nộp cho cơ
quan BHXH.
g) Xác nhận sổ BHXH: là việc cơ quan
BHXH xác nhận thời gian đã đóng BHXH, BHTN của người tham gia khi chấm dứt Hợp
đồng lao động, Hợp đồng làm việc, di chuyển, hưởng chế độ BHXH, BHTN.
h) BHXH tỉnh: là tên gọi chung BHXH tỉnh,
thành phố trực thuộc BHXH Việt Nam được tổ chức theo đơn vị hành chính cấp tỉnh.
i) Các biểu mẫu đã được cơ quan nhà nước
có thẩm quyền ban hành được BHXH Việt Nam dẫn chiếu, hướng dẫn tại quy trình
này. Các biểu mẫu báo cáo thống kê được BHXH Việt Nam ban hành tại quy trình
này để quản lý nội bộ.
k) Các văn bản được trích dẫn trong quy
trình này được hiểu là các văn bản đang có hiệu lực thi hành.
Điều 3. Phân cấp
quản lý
1. BHXH cơ sở
a) Hướng dẫn Đơn vị sử dụng lao động/Cơ
quan quản lý người chỉ tham gia BHYT/Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng, người tham
gia trên địa bàn được phân cấp: kê khai và nộp hồ sơ; thu tiền đóng, hoàn trả tiền đóng
BHXH, BHYT,
BHTN;
ghi thu tiền đóng BHYT của đối tượng do quỹ BHXH, quỹ BHTN đảm bảo, ngân sách
trung ương hỗ trợ học sinh, sinh viên đang theo học tại cơ sở giáo dục do Bộ,
cơ quan Trung ương quản lý; tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT, xác nhận
sổ BHXH, gộp sổ BHXH tại Đơn vị sử dụng lao động đang tham gia hoặc nơi cư trú;
điều chỉnh thông tin người tham
gia BHXH, BHYT; cấp lại, đổi thẻ BHYT không thay đổi thông tin ở cơ sở, tỉnh
khác; trả kết quả thủ tục hành chính.
b) Tiếp nhận hồ sơ để chuyển BHXH tỉnh
xem xét giải quyết việc tính thời gian công tác đối với người tham gia trước
ngày 01/01/1995; cán bộ xã có thời gian đảm nhiệm chức danh theo Nghị định số 09/1998/NĐ-CP trước ngày 01/01/1998.
2. BHXH tỉnh
a) Hướng dẫn Đơn vị sử dụng lao động/Cơ
quan quản lý người chỉ tham gia BHYT/Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng, người tham
gia trên địa bàn được phân cấp: kê khai và nộp hồ sơ; thu tiền đóng, hoàn trả tiền đóng
BHXH, BHYT, BHTN; ghi thu tiền đóng BHYT của đối tượng do quỹ BHXH, quỹ BHTN đảm
bảo, ngân sách trung ương hỗ trợ học sinh, sinh viên đang theo học tại cơ sở
giáo dục do Bộ, cơ quan Trung ương quản lý; tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử
tuất; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT, xác nhận sổ BHXH, gộp sổ BHXH tại Đơn vị sử dụng
lao động đang tham gia hoặc nơi cư trú; điều chỉnh thông tin người tham gia BHXH,
BHYT; cấp lại, đổi thẻ BHYT không thay đổi thông tin ở cơ sở, tỉnh khác; trả kết
quả thủ tục hành chính.
b) Giải quyết hồ sơ, cấp sổ BHXH đối với
trường hợp tính thời gian công tác đối với người tham gia trước ngày 01/01/1995;
cán bộ xã có thời gian đảm nhiệm chức danh theo Nghị định số 09/1998/NĐ-CP trước ngày 01/01/1998.
c) Tiếp nhận, hỗ trợ xử lý các hồ sơ, dữ
liệu vướng mắc do BHXH cơ sở đề nghị; báo cáo và kiến nghị BHXH Việt Nam giải
quyết nếu quá thẩm quyền.
3. BHXH Việt Nam
a) Thu tiền của ngân sách trung ương
đóng, hỗ trợ đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ và các khoản tiền thu khác theo quy
định.
b) Giải quyết hồ sơ Đơn vị sử dụng lao động/Cơ
quan quản lý người chỉ tham gia BHYT/Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng, người tham
gia đối với trường hợp BHXH cơ sở không kịp thời giải quyết và thông báo cho
BHXH tỉnh.
Điều 4. Hướng dẫn kê
khai, nộp hồ sơ đăng ký, đóng tiền; điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT,
BHTN và cấp sổ BHXH, thẻ BHYT
1. Người tham gia
a) Đối với người tham gia BHXH bắt buộc,
BHYT, BHTN; người tham gia BHXH tự nguyện; người tham gia BHTNLĐ theo hình thức
tự nguyện: Kê khai Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) kèm theo bản sao
giấy tờ liên quan (nếu có); nộp cho Đơn vị sử dụng lao động/Tổ chức hỗ trợ phát
triển đối tượng/Cơ quan BHXH.
b) Đối với người chỉ tham gia BHYT: Kê
khai Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHYT (Mẫu số 2 ban hành
kèm theo Nghị định số 188/2025/NĐ-CP) kèm
theo bản sao giấy tờ liên quan (nếu có); nộp cho Cơ quan quản lý người chỉ tham
gia BHYT/Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng/Cơ quan BHXH.
c) Trường hợp điều chỉnh thông tin tham
gia BHXH, BHYT; cấp lại sổ BHXH, thẻ BHYT; xác nhận thời gian đóng BHXH trong
trường hợp Đơn vị sử dụng lao động không còn khả năng đóng BHXH trước ngày 01/7/2024
để làm căn cứ giải
quyết, điều chỉnh chế độ hưu trí, tử tuất; tính thời gian công tác đối với người tham
gia trước ngày 01/01/1995; tính thời gian công tác đối với cán bộ xã có thời
gian đảm nhiệm chức danh theo Nghị định số 09/1998/NĐ-CP
trước ngày 01/01/1998; điều chỉnh chức danh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc,
độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm trước năm 1995;
đóng BHXH bắt buộc cho thời gian còn thiếu không quá 06 tháng để đủ điều kiện
hưởng lương hưu hoặc trợ cấp tuất hàng tháng; gộp sổ BHXH; hoàn trả BHXH, BHTN,...:
kê khai hồ sơ kèm theo bản sao giấy tờ liên quan (nếu có) nộp cho Đơn vị sử
dụng lao động hoặc cơ quan BHXH.
d) Đóng tiền thuộc phần trách nhiệm đóng
theo quy định.
đ) Người tham gia truy cập ứng dụng Định
danh điện tử quốc gia (VNeID) mức độ 2 hoặc ứng dụng Bảo hiểm xã hội số (VssID)
hoặc hòm thư điện tử (Email) nhận và sử dụng sổ BHXH bản điện tử để giải quyết
các chế độ BHXH, BHTN; sử dụng thẻ BHYT bản điện tử để khám bệnh, chữa bệnh tại
các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh BHYT và thanh toán chi phí khám, chữa bệnh BHYT.
2. Đơn vị sử dụng lao động
a) Kê khai Tờ khai đơn vị đăng ký, điều
chỉnh thông tin tham gia
BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu TK3-TS); Lập
Danh sách tham gia, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT) kèm
theo hồ sơ của đơn vị, người tham gia (nếu có); nộp cho cơ quan BHXH kịp thời
theo quy định. Trường hợp chậm đóng, trốn đóng BHYT cho người lao động phải
hoàn trả toàn bộ chi phí khám bệnh, chữa bệnh trong phạm vi quyền lợi, mức hưởng
BHYT mà người lao động đã chi trả trong thời gian chưa có thẻ BHYT do chậm
đóng, trốn đóng BHYT theo
quy định tại Điều 49 Luật BHYT
b) Đóng tiền theo quy định tại Điều 33, Điều 34 Luật BHXH; Điều 13, Điều 15 Luật
BHYT.
3. Cơ quan quản lý người chỉ tham gia
BHYT
a) Kê khai Mẫu TK3-TS; Lập
Danh sách đối tượng tham gia BHYT (Mẫu số 3 ban hành kèm theo Nghị định
số 188/2025/NĐ-CP) kèm theo hồ sơ của người
tham gia (nếu có); nộp cho cơ quan BHXH. Trường hợp chậm đóng, trốn đóng BHYT
cho người lao động phải hoàn trả toàn bộ chi phí khám bệnh, chữa bệnh trong phạm
vi quyền lợi, mức hưởng BHYT mà người lao động đã chi trả trong thời gian chưa
có thẻ BHYT do chậm đóng, trốn đóng BHYT theo quy định tại Điều
49 Luật BHYT.
b) Chuyển kinh phí đóng BHYT theo quy định
cho cơ quan BHXH hoặc phối hợp với cơ quan BHXH đề nghị cơ quan quản lý, cơ
quan tài chính chuyển kinh phí đóng
BHYT theo phân cấp.
4. Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng
4.1. Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng
dịch vụ
a) Kê khai Mẫu TK3-TS; Lập Danh sách
tham gia BHXH tự nguyện (Mẫu D05-TS) đối với người tham gia BHXH tự nguyện/ Lập Danh
sách tham gia BHTNLĐ theo hình thức tự nguyện (Mẫu D06-TS) đối với người tham
gia BHTNLĐ theo hình thức tự nguyện/ Lập Mẫu số 4 ban hành kèm theo Nghị định số 188/2025/NĐ-CP đối với người tham gia BHYT
theo hộ gia đình.
b) Thu tiền đóng theo phương thức đăng
ký của người tham gia; nộp hồ sơ điện tử và tiền đóng của người tham gia cho cơ
quan BHXH. Trường hợp chậm đóng, trốn đóng BHYT cho người lao động phải hoàn trả
toàn bộ chi phí khám bệnh, chữa bệnh trong phạm vi quyền lợi, mức hưởng BHYT mà
người lao động đã chi trả trong thời gian chưa có thẻ BHYT do chậm đóng, trốn
đóng BHYT theo quy định tại Điều 49 Luật BHYT.
4.2. Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng
phối hợp
a) Kê khai Mẫu TK3-TS; Lập Danh sách đối
tượng tham gia BHYT (Mẫu số 3 ban
hành kèm theo Nghị định số 188/2025/NĐ-CP).
b) Thu tiền đóng theo phương thức đăng
ký của người tham gia; nộp hồ sơ điện tử và tiền đóng của người tham gia cho cơ
quan BHXH. Trường hợp chậm đóng, trốn đóng BHYT cho người lao động phải hoàn trả
toàn bộ chi phí khám bệnh, chữa bệnh trong phạm vi quyền lợi, mức hưởng BHYT mà
người lao động đã chi trả trong thời gian chưa có thẻ BHYT do chậm đóng, trốn đóng BHYT theo
quy định tại Điều 49 Luật BHYT.
Điều 5. Cập nhật dữ liệu
và giải quyết hồ sơ
1. Nguyên tắc xử lý hồ sơ
1.1. Trường hợp hồ sơ tiếp nhận và dữ liệu
chưa đầy đủ, chính xác: hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ hoặc trả lại hồ sơ
kèm lý do trên phần mềm tiếp nhận hồ sơ. Thời gian thông báo trả lại hồ sơ, hướng
dẫn bổ sung, hoàn thiện không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.
1.2. Đối với hồ sơ giấy: Viên chức Bộ phận
tiếp nhận và trả kết quả cập nhật hồ sơ để thực hiện giao dịch điện tử.
1.3. Đối với hồ sơ thực hiện giao dịch
điện tử:
1.3.1. Hệ thống phần mềm
a) Xác thực toàn bộ các thông tin của Đơn vị sử dụng
lao động/Cơ quan quản lý người chỉ tham gia BHYT/Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng theo
mã số định danh điện tử (bao gồm: tên đơn vị, mã định danh đơn vị) đảm bảo khớp đúng với CSDL
quốc gia về bảo hiểm.
b) Xác thực toàn bộ các thông tin của
người tham gia kê khai theo mã số định danh điện tử (bao gồm: mã số BHXH; họ và
tên; ngày, tháng, năm sinh; số CCCD/ĐDCN/hộ chiếu) đảm bảo khớp đúng với CSDL
quốc gia dân cư, CSDL quốc gia về bảo hiểm và CSDL về cư trú.
1.3.2. Đối với các trường hợp kê khai
tăng người tham gia mà mã số BHXH đó đang tham gia ở các nhóm đối tượng khác,
như sau:
a) Đang tham gia BHXH bắt buộc tại Đơn vị
sử dụng lao động khác (trừ đối tượng chỉ tham gia BHTNLĐ, BNN) hoặc đang
hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc đang hưởng chế độ hưu trí: Hệ thống phần mềm tự
động trả lại kèm theo lý do và đề nghị liên hệ cơ quan BHXH để hoàn thiện hồ
sơ.
b) Đang tham gia BHYT theo nhóm được
ngân sách nhà nước hỗ trợ một phần mức đóng, tự đóng, tham gia BHXH tự nguyện:
hướng dẫn Đơn vị sử dụng lao động/Cơ quan quản lý người chỉ tham gia
BHYT/Tổ chức hỗ trợ
phát triển đối tượng kê khai thông tin tài khoản nhận tiền hoàn trả của
người tham gia vào (cột ghi chú) Mẫu D02-LT, Mẫu số 3 ban hành kèm theo Nghị định số
188/2025/NĐ-CP để cơ quan BHXH cập nhật báo
tăng kịp thời và hoàn trả tiền đóng cho người tham gia. Sau khi cập nhật báo
tăng, hệ thống phần mềm tự động gửi thông báo về việc hoàn trả tiền đóng cho
người tham gia trên ứng dụng VssID và dữ liệu hoàn trả đến viên chức KH-TC.
c) Đang tham gia BHYT theo nhóm tổ chức
BHXH đóng, ngân sách nhà nước đóng, hệ thống phần mềm tự động giảm số phải thu,
người tham gia và cắt giá trị sử dụng thẻ BHYT tại Cơ quan quản lý người chỉ
tham gia BHYT.
2. Cập nhật hồ sơ vào CSDL
2.1. Đối với hồ sơ đầy đủ, chính xác mà phần
mềm tự động tạo lập phát sinh: phần mềm tự động cập nhật vào CSDL.
2.2. Đối với hồ sơ đầy đủ, chính xác mà phần
mềm không tự động tạo lập phát sinh: căn cứ hồ sơ đề nghị của đơn vị, người
tham gia gửi đến, viên chức quản lý thu cập nhật vào phần mềm, trình Giám đốc
duyệt đối với các trường hợp sau:
a) Truy thu cộng nối thời gian tham gia
BHXH.
b) Đơn vị không bị coi là trốn đóng; tạm
dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất: cập nhật tình trạng pháp lý của đơn vị theo
quy định tại khoản 1 Điều 37, khoản 4 Điều 38 Luật BHXH và Khoản 3 điều 48a Luật BHYT.
c) Đơn vị không còn khả năng đóng: căn cứ
tình trạng pháp lý của đơn vị trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh
nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn); cập nhật tình trạng pháp lý theo hồ sơ
của đơn vị đính kèm bản scan hồ sơ vào phần mềm quản lý. Đối với các đơn vị ngừng
hoạt động; tạm dừng phát sinh số phải thu, xác nhận sổ BHXH cho người tham gia
tại đơn vị đến thời điểm đóng.
Trường hợp đơn vị hoạt động trở lại sau
khi ngừng hoạt động; đơn vị đóng tiền BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động: lập
đề nghị đính kèm bản scan hồ sơ trên phần mềm quản lý; xác nhận bổ sung quá
trình đóng BHXH, BHYT, BHTN; trình Giám đốc BHXH phê duyệt.
d) Điều chỉnh do thay đổi họ, tên, chữ đệm;
dân tộc; quốc tịch; ngày, tháng, năm sinh; số định danh cá nhân/hộ chiếu, hưởng
quyền lợi BHYT cao hơn theo Phiếu điều chỉnh (Mẫu C02-TS).
đ) Bảng điều chỉnh thời gian công tác
không phải đóng BHXH; điều chỉnh chức danh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc
hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm (Mẫu C09-TS); quá
trình đóng BHXH, BHTN trên sổ BHXH bảo lưu trước năm 2009 của người tham gia
(bao gồm cả trường hợp sổ BHXH do BHXH Bộ Quốc phòng, Bộ Công an quản lý).
e) Gộp sổ theo Phiếu đề nghị gộp sổ BHXH
(Mẫu C18-TS); trường hợp
có thời gian đóng trùng thực hiện hoàn trả thời gian đóng trùng.
g) Xác nhận thời gian đóng BHXH cho người
lao động khi đơn vị không còn khả năng đóng BHXH trước ngày 01/7/2024.
h) Phê duyệt dữ liệu Danh sách hoàn trả
tiền thu BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu C16-TS) chuyển viên chức KH-TC để hoàn trả cho
người tham gia và thu hồi thù lao đã chi cho tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng.
2.3. Viên chức quản lý thu Duyệt dữ liệu
Mẫu C69a-HD, Mẫu
C83a-HD, dữ liệu sổ BHXH, thẻ BHYT, xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN theo kết
quả đã đóng:
2.3.1. Phần mềm tự động cấp sổ BHXH, thẻ
BHYT, xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN đối với trường hợp đăng ký bản điện tử.
Trả sổ BHXH, thẻ BHYT bản điện tử vào kho quản lý dữ liệu điện tử, ứng dụng
VssID và Email của người tham gia. Tổng hợp Bảng chi tiết số phải trả thù lao
BHXH, BHTNLĐ, BHYT (Mẫu D11-TS) theo đợt
phát sinh, mã đơn vị.
2.3.2. In sổ BHXH, thẻ BHYT bản giấy (đối
với trường hợp đăng ký nhận bản giấy), chuyển Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết
quả để trả cho người tham gia ngay trong ngày và lưu trữ hồ sơ theo quy định.
2.3.4. Hằng tháng
a) Thực hiện duyệt: Mẫu C12-TS, Mẫu C09-TS, Mẫu 01-ĐĐ, Mẫu B10a-TS.
b) Chuyển thông tin đơn vị trốn đóng lên
cổng thông tin điện tử BHXH theo Mẫu D15-TS.
c) Nghiệm thu, đánh giá kết quả thực hiện
chỉ tiêu, nhiệm vụ được giao (Mẫu B15a/b/c-UQ và Mẫu B16a/b/c-TS).
d) Hệ thống phần mềm tự động:
- Xác định trạng thái đơn vị chậm đóng,
trốn đóng theo kết quả đóng của đơn vị tháng trước liền kề; cập nhật trạng thái
vào Mẫu B10a-TS trên phần mềm TST.
- Cung cấp thông tin cho người tham gia
trên ứng dụng VssID về kết quả đơn vị đã đóng BHXH, BHYT, BHTN, thời gian chậm
đóng theo từng đơn vị.
- Gửi Thông báo kết quả đóng (Mẫu C12-TS) kèm
theo Văn bản đôn đốc (Mẫu 01-ĐĐ) theo quy định tại Nghị định số 274/2025/NĐ-CP của Chính phủ đối với đơn vị chậm
đóng, trốn đóng theo khoản 1 Điều 38 Luật BHXH và Danh sách tham
gia (Mẫu D09-TS) vào
kho quản lý dữ liệu điện tử của đơn vị.
- Gửi Mẫu C12-TS, Mẫu D09-TS vào kho quản
lý dữ liệu điện tử của Cơ quan quản lý người chỉ tham gia BHYT.
đ) Phối hợp với viên chức Phòng/Bộ phận KH-TC đối chiếu số
tiền phải thu của đơn vị, người tham gia; số tiền thù lao cho tổ chức hỗ trợ
phát triển đối tượng phải chi, phải thu hồi tháng trước liền kề.
2.3.5. Hằng quý:
a) Tổng hợp Bảng tổng hợp đối tượng tham
gia BHXH, BHTNLĐ tự nguyện, ngân sách nhà nước hỗ trợ (Mẫu B09a-TS); ký, gửi BHXH
tỉnh; Bảng tổng hợp đối tượng và kinh phí do ngân sách nhà nước đóng, hỗ trợ
đóng BHYT (Mẫu số 1 ban hành kèm theo Nghị định số 188/2025/NĐ-CP); Bảng tổng hợp đối tượng tham gia
BHXH, BHTNLĐ tự nguyện, ngân sách nhà nước hỗ trợ (Mẫu B09b-TS);
trình ký Giám đốc BHXH tỉnh; gửi Sở Nội Vụ, Sở Y Tế, Sở Tài Chính để chuyển
kinh phí vào quỹ BHYT, quỹ BHXH, quỹ BHTNLĐ theo quy định.
b) Hệ thống phần mềm tự động tổng hợp số
thẻ BHYT và số phải thu theo nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu (Mẫu B05-TS).
2.4. Viên chức phòng/Bộ phận KH-TC
2.4.1. Hằng ngày:
a) Cập nhật số tiền đóng của Đơn vị/Cơ
quan quản lý người chỉ tham gia BHYT/Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng vào hệ thống phần
mềm quản lý.
b) Chi thù lao và thu hồi thù lao cho tổ
chức hỗ trợ phát triển đối tượng theo Mẫu D11-TS.
c) Hoàn trả tiền đóng cho người tham gia
theo quy định theo dữ liệu Mẫu C16-TS do viên chức quản lý thu chuyển.
2.4.2. Hằng tháng: Phối hợp với viên chức
Phòng/Bộ phận Quản lý
thu và phát triển người tham gia đối chiếu theo tiết đ, điểm 2.3.4, khoản 2 Điều
này.
2.5. Viên chức phòng/Bộ phận chế độ BHXH:
a) Ngay sau khi giải quyết chế độ BHXH,
BHTN cho người tham gia, thực hiện cập nhật thông tin hưởng các chế độ BHXH, BHTN
vào dữ liệu sổ BHXH bản điện tử.
b) Lập danh sách và hồ sơ người lao động
giải quyết BHXH một lần còn thời gian BHTN chưa hưởng; chấm dứt hưởng, hủy hưởng
trợ cấp thất nghiệp (Mẫu D16-TS) gửi
Phòng/Tổ Quản lý thu và phát triển người tham gia để đối chiếu và xác nhận lại
dữ liệu tổng thời gian đóng BHTN chưa hưởng trên cơ sở dữ liệu thu toàn quốc.
3. Hệ thống biểu mẫu và thời hạn lập
3.1. Biểu mẫu được lập trên hệ thống phần
mềm liên thông để tổng hợp và báo cáo theo phụ lục 01 ban hành kèm theo quy trình
này.
3.2. Thời hạn lập báo cáo
a) Thời hạn chốt số liệu vào ngày cuối của
tháng/quý/năm.
b) Báo cáo tháng, quý: ngày 05 của tháng/quý
sau liền kề.
c) Báo cáo năm: trước ngày 10/01 năm sau
liền kề.
3.3. Trưởng phòng Quản lý thu và phát
triển người tham gia/KH-TC/Giám đốc BHXH cơ sở/Giám đốc BHXH tỉnh ký biểu mẫu
báo cáo theo quy định tại Phụ lục II ban hành kèm theo quy trình này.
Điều 6. Tổ chức thực hiện
1. Trách nhiệm của Giám đốc BHXH cơ sở
a) Phân công nhiệm vụ và phân quyền sử dụng
trong phần mềm đối với từng viên chức theo thẩm quyền quản lý bằng văn bản cụ
thể.
b) Hướng dẫn, triển khai, phân công nhiệm
vụ cho viên chức thuộc thẩm quyền quản lý; đôn đốc, kiểm tra viên chức thực hiện
quy trình này.
c) Hướng dẫn người tham gia cài đặt ứng
dụng để sử dụng sổ BHXH, thẻ BHYT bản điện tử trên các phương tiện điện tử.
2. Trách nhiệm của BHXH tỉnh
2.1. Phòng Quản lý thu và phát triển người
tham gia
a) Thực hiện nhiệm vụ tại khoản 1 Điều
này.
b) Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về
công tác thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT; sử dụng dữ liệu quản lý thu, sổ BHXH, thẻ
BHYT cho viên chức được phân công nhiệm vụ.
c) Phối hợp với phòng Kiểm tra đôn đốc,
hướng dẫn, kiểm tra BHXH cơ sở thực hiện các giải pháp nhằm hạn chế chậm đóng,
trốn đóng.
2.2. Phòng Kiểm tra
a) Căn cứ Mẫu B03b-TS trên phần mềm TST;
tham mưu Giám đốc BHXH tỉnh tiến hành kiểm tra, xử lý vi phạm theo quy định đối
với các đơn vị trốn đóng BHXH, BHTN, BHYT. Cập nhật kết quả kiểm tra, xử lý đơn
vị vào phần mềm TST trước ngày 05 tháng sau.
b) Chịu trách nhiệm trong việc đôn đốc, kiểm tra
đơn vị trốn đóng BHXH, BHTN, BHYT và thu hồi số tiền trốn đóng, xử lý vi phạm
đối với đơn vị theo quy định.
2.3. Phòng CNTT và Chuyển đổi số: chủ
trì, phối hợp với các phòng liên quan hướng dẫn người tham gia sử dụng sổ BHXH,
thẻ BHYT bản điện tử trên các phương tiện điện tử.
2.4. Các phòng nghiệp vụ khác: căn cứ chức
năng, nhiệm vụ được giao, phối hợp với phòng Quản lý thu và phát triển người
tham gia thực hiện quy trình này.
3. Trách nhiệm của thủ trưởng các đơn vị
trực thuộc BHXH Việt Nam
3.1. Ban Quản lý thu và phát triển người
tham gia
a) Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra BHXH tỉnh
trong việc thực hiện các nội dung tại quy trình này.
b) Phân công cán bộ chuyên quản giám sát
BHXH tỉnh/cơ sở tổ chức thực hiện. Kịp thời giải quyết khó khăn, vướng mắc phát
sinh tại BHXH các địa phương.
3.2. Ban Kiểm tra
a) Căn cứ Mẫu B03C-TS trên phần mềm quản
lý TST; đôn đốc, hướng dẫn BHXH tỉnh thực hiện kiểm tra, xử lý vi phạm đối với
đơn vị chậm đóng, trốn đóng theo quy định hoặc đề xuất Giám đốc BHXH Việt Nam quyết
định kiểm tra. Cập nhật kết quả kiểm tra, xử lý đơn vị vào phần mềm TST trước
ngày 05 tháng sau.
b) Phối hợp với Ban Quản lý thu và phát
triển người tham gia đôn đốc, kiểm tra và xử lý những đơn vị chậm đóng, trốn
đóng kéo dài mà BHXH tỉnh không thực hiện.
3.3. Trung tâm CNTT và Chuyển đổi số:
xây dựng Hệ thống phần mềm, cơ sở hạ tầng CNTT đáp ứng yêu cầu tại quy trình
này. Hướng
dẫn,
triển khai và kịp thời giải quyết vướng mắc trong quá trình sử dụng phần mềm.
3.4. Ban Quản lý đầu tư quỹ: Trong thời
hạn 10 ngày đầu của tháng 01 hằng năm, công bố mức lãi suất đầu tư quỹ BHXH bình quân tháng của năm trước
liền kề theo quy định.
3.5. Các đơn vị trực thuộc BHXH Việt
Nam: căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao tại các quy trình nghiệp vụ chuyên môn
theo lĩnh vực có liên quan đến số liệu kế hoạch, thu, đối tượng tham gia BHXH,
BHTN, BHYT, BHTNLĐ, BNN, gửi mẫu biểu đề nghị Ban Quản lý thu và phát triển người
tham gia phối hợp với Trung tâm CNTT và Chuyển đổi số tích hợp lên phần mềm quản
lý để phân quyền khai thác, sử dụng.
Trong quá trình tổ chức thực hiện nếu có
vướng mắc; các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam, BHXH tỉnh báo cáo BHXH Việt Nam
xem xét, giải quyết./.