|
BỘ TÀI CHÍNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 4114/QĐ-BTC
|
Hà Nội, ngày 12 tháng
12 năm 2025
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA BỘ TÀI CHÍNH
BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH
Căn cứ Nghị định số 29/2025/NĐ-CP ngày 24 tháng
02 năm 2025 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Bộ Tài chính; được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 166/2025/NĐ-CP
ngày 30 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ;
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng
3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng
7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Điều 2
Nghị định số 56/2023/NĐ-CP ngày 24 tháng 7 năm 2023 của Chính phủ về sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm
2016 về quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Nghị định số 68/2024/NĐ-CP ngày 25 tháng
6 năm 2024 của Chính phủ quy định về chữ ký số chuyên dùng công vụ;
Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban
hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư của Bộ Tài chính.
Điều 2. Quyết
định này có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2026 và thay thế Quyết định số
688/QĐ-BTC ngày 29 tháng 4 năm 2020 của Bộ Tài chính ban hành Quy chế công tác
văn thư và Quyết định số 2367/QĐ-BTC ngày 04 tháng 7 năm 2025 của Bộ Tài chính
quy định Bảng chữ viết tắt ký hiệu các đơn vị thuộc Bộ Tài chính.
Điều 3. Chánh
Văn phòng Bộ, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ và các công chức, viên chức, người
lao động thuộc Bộ Tài chính chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
-
Như Điều 3;
- Bộ trưởng (để báo cáo);
- Các đồng chí Thứ trưởng;
- Cổng Thông tin điện tử Bộ Tài chính;
- Lưu: VT, VP ( b).
|
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
Nguyễn Thị Bích Ngọc
|
QUY CHẾ
CÔNG
TÁC VĂN THƯ CỦA BỘ TÀI CHÍNH
(Kèm theo Quyết định số 4114/QĐ-BTC ngày 12 tháng 12 năm 2025 của Bộ Tài
chính)
Chương I
QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều
chỉnh
Quy chế này quy định về công tác văn thư của Bộ
Tài chính và quản lý, chỉ đạo của Bộ Tài chính đối với công tác văn thư của các
đơn vị thuộc Bộ. Công tác văn thư được quy định tại Quy chế này bao gồm: Soạn
thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
trong công tác văn thư.
Điều 2. Đối tượng áp
dụng
1. Quy chế này được áp dụng thống nhất trong
các đơn vị thuộc Bộ Tài chính bao gồm các tổ chức hành chính, các tổ chức sự
nghiệp phục vụ quản lý nhà nước được quy định tại Nghị định số 29/2025/NĐ-CP
ngày 24 tháng 02 năm 2025 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính; được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số
166/2025/NĐ-CP ngày 30 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ.
2. Các tổ chức chính trị, các đơn vị sự nghiệp
công lập, các tổ chức sự nghiệp khác thuộc Bộ và các doanh nghiệp trực thuộc Bộ
căn cứ quy định tại Quy chế này và các quy định của Đảng, của pháp luật có liên
quan để áp dụng cho phù hợp.
Điều 3. Giải thích từ
ngữ
Trong Quy chế này, những từ ngữ dưới đây được
hiểu như sau:
1. “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền
đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của Bộ Tài chính và
các đơn vị thuộc Bộ; được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.
2. “Văn bản hành chính” là văn bản hình thành
trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị.
3. “Văn bản chuyên ngành” là văn bản hình thành
trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh
vực, do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định.
4. “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông
điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng
thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.
5. “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do
Bộ Tài chính và các đơn vị thuộc Bộ ban hành.
6. “Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản do
Bộ Tài chính và các đơn vị thuộc Bộ nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác
gửi đến.
7. “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc
đánh máy hoặc tạo lập bằng phương tiện điện tử hình thành trong quá trình soạn
thảo một văn bản của cơ quan, đơn vị.
8. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội
dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy
hoặc ký số trên văn bản điện tử.
9. “Bản chính văn bản giấy” là bản hoàn chỉnh
về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có
thẩm quyền.
10. “Bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác
nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ
thuật quy định.
11. “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác
nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
12. “Bản trích sao” là bản sao chính xác phần
nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao,
được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
13. “Hồ sơ” là tập hợp các văn bản, tài liệu có
liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc
điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc
phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, cá nhân.
14. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp, sắp xếp văn
bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ
quan, đơn vị, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
15. “Danh mục hồ sơ” là bảng kê có hệ thống
những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan, đơn vị.
16. “Hệ thống quản lý tài liệu điện tử” là Hệ
thống thông tin được xây dựng với chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa
công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng (sau đây gọi chung là Hệ
thống).
17. “Chữ ký số của cơ quan, đơn vị” là chữ ký
số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số được Tổ chức cung
cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng cấp cho cơ quan, đơn vị theo quy
định của pháp luật về giao dịch điện tử.
18. “Chữ ký số của người có thẩm quyền” là chữ
ký số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số được Tổ chức cung
cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng cấp cho người có thẩm quyền theo
quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
19. “Văn thư cơ quan” là bộ phận thực hiện các
nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, đơn vị, bao gồm Văn thư Bộ, Văn thư đơn
vị thuộc Bộ.
Điều 4. Nguyên tắc và
yêu cầu quản lý công tác văn thư
1. Nguyên tắc
Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo
các nội dung quy định tại Quy chế này và đảm bảo theo các quy định của pháp
luật.
2. Yêu cầu
a) Văn bản của Bộ Tài chính và các đơn vị thuộc
Bộ phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình
thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật: Đối với văn
bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản
quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn thi hành; đối với văn bản chuyên
ngành do Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Quy chế này báo cáo
Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định cho phù hợp; đối với văn bản hành chính được
thực hiện theo quy định tại Chương II Quy chế này.
b) Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Bộ Tài
chính và các đơn vị thuộc Bộ đều phải làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký để quản lý
tập trung tại Văn thư cơ quan, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo
quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư cơ
quan, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
c) Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng
thái gửi, nhận, xử lý.
d) Văn bản đến nếu là bản giấy được số hóa, đưa
vào Hệ thống. Văn bản điện tử được trình Thủ trưởng cơ quan, đơn vị và luân
chuyển xử lý trên Hệ thống. Văn bản giấy được Văn thư cơ quan chuyển trực tiếp
đến đơn vị, cá nhân được giao chủ trì giải quyết sau khi có sự phân công của
Thủ trưởng cơ quan, đơn vị.
d) Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải
được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày nhận được, chậm nhất là
trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu các mức độ khẩn (“Hỏa
tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn”) hoặc có tính chất quan trọng, cấp bách, nhạy cảm
yêu cầu thời gian xử lý gấp phải được đăng ký, trình, chuyển giao và xử lý ngay
sau khi nhận được. Văn bản đi có đóng dấu các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Thượng
khẩn”, “Khẩn”) phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau
khi văn bản được ký, đóng dấu.
Trường hợp văn bản hỏa tốc đến ngoài giờ hành
chính, người được giao nhiệm vụ tiếp nhận có trách nhiệm xử lý, sau đó chuyển
ngay cho Văn thư cơ quan để làm thủ tục đăng ký.
e) Văn bản mật được đăng ký, quản lý theo quy
định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
g) Những văn bản có ý kiến ghi bên lề hoặc
trong Phiếu trình giải quyết văn bản đến chỉ sử dụng trong nội bộ cơ quan, đơn
vị, không sao chép, chuyển phát ra bên ngoài. Trường hợp những ý kiến trên cần
thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác hay phát biểu chính thức với cơ
quan, đơn vị khác hoặc với cá nhân ngoài cơ quan, đơn vị phải được thể chế bằng
văn bản hành chính theo quyết định của người ghi ý kiến.
h) Việc quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị
lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị thực hiện theo quy định tại Nghị định số
99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Điều 2 Nghị định số 56/2023/NĐ-CP ngày 24/7/2023 của Chính phủ
về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016
về quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số 68/2024/NĐ-CP ngày 25/6/2024 của
Chính phủ quy định về chữ ký số chuyên dùng công vụ, quy định tại Quy chế này
và các quy định của pháp luật có liên quan.
i) Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại Phụ
lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư
và các quy định của pháp luật có liên quan.
Điều 5. Giá trị pháp lý
của văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm
quyền và ký số của cơ quan, tổ chức, đơn vị theo quy định của pháp luật có giá
trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.
2. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng
đầy đủ các quy định của pháp luật.
Điều 6. Trách nhiệm đối
với công tác văn thư
1. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong phạm vi
quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện đúng quy định tại Quy chế
này và các quy định của pháp luật có liên quan; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng
dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.
2. Công chức, viên chức, người lao động trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư phải
thực hiện đúng quy định tại Quy chế này và các quy định của pháp luật có liên
quan.
3. Văn thư cơ quan có nhiệm vụ:
a) Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển
phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
b) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình,
chuyển giao văn bản đến.
c) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu
bản lưu văn bản khi chưa nộp lưu trữ cơ quan.
d) Quản lý Sổ đăng ký văn bản khi chưa nộp lưu
trữ cơ quan.
đ) Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa
bí mật của cơ quan, đơn vị; các loại con dấu khác theo quy định.
Chương II
SOẠN THẢO,
KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN
Mục 1. THỂ THỨC, KỸ
THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN
Điều 7. Hình thức văn
bản
Các hình thức văn bản do Bộ Tài chính và các
đơn vị thuộc Bộ ban hành bao gồm:
1. Văn bản quy phạm pháp luật: Thông tư; Thông
tư liên tịch giữa Bộ trưởng Bộ Tài chính với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao,
Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Tổng Kiểm toán nhà nước.
2. Văn bản hành chính: Quyết định, chỉ thị, quy
chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương
án, đề án, dự án, công văn, báo cáo, tờ trình, biên bản, hợp đồng, công điện,
bản ghi nhớ, bản thoả thuận, giấy ủy quyền, giấy giới thiệu, giấy mời, giấy
nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.
3. Văn bản chuyên ngành: Các loại chứng chỉ,
các loại văn bản được tạo lập và phát hành trên các phần mềm quản lý chuyên
ngành thuế, hải quan, kho bạc, dự trữ, chứng khoán, kế toán, kiểm toán, công
sản, thống kê, bảo hiểm xã hội ... và các loại văn bản thực hiện theo quy định
của các cơ quan, tổ chức chuyên ngành khác.
4. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc
cá nhân nước ngoài: Công hàm, công thư.
Điều 8. Thể thức văn
bản
1. Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần
cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các
loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối
với một số loại văn bản nhất định.
2. Thể thức văn bản hành chính bao gồm các
thành phần chính
a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
b) Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản.
c) Số, ký hiệu của văn bản.
d) Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
e) Nội dung văn bản.
g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm
quyền.
h) Dấu, chữ ký số của cơ quan, đơn vị.
i) Nơi nhận, số lượng bản giấy phát hành.
3. Ngoài các thành phần quy định tại khoản 2 Điều
này, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác
a) Phụ lục.
b) Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về
phạm vi lưu hành.
c) Ký hiệu người soạn thảo văn bản.
d) Địa chỉ cơ quan, đơn vị; thư điện tử; trang
thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.
4. Thể thức văn bản hành chính, văn bản trao
đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo quy định
tại Phụ lục II Quy chế này. Thể thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng Bộ Tài
chính quy định. Thể thức văn bản chuyên ngành khác thực hiện theo quy định của
cơ quan, tổ chức chuyên ngành khác.
Điều 9. Kỹ thuật trình
bày văn bản
Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy,
kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày
các thành phần thể thức, số trang văn bản. Kỹ thuật trình bày văn bản được thực
hiện theo quy định tại Phụ lục I Quy chế này.
Mục 2. SOẠN THẢO VÀ KÝ
BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 10. Soạn thảo văn
bản
1. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục
đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người có thẩm quyền giao cho đơn vị
hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.
2. Đơn vị hoặc cá nhân được giao soạn thảo văn
bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung, Bộ trưởng/Thứ trưởng
để báo cáo (đối với văn bản trình Bộ trưởng/Thứ trưởng ký hoặc phê duyệt), mức
độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn
thảo văn bản đúng hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày, báo cáo đầy đủ chi
tiết danh mục các tài liệu trình kèm trên Phiếu trình giải quyết công việc theo
đúng mẫu 1.18 Phụ lục II Quy chế này; chuyển bản thảo trên Hệ thống đến Lãnh
đạo cơ quan, đơn vị xem xét, cho ý kiến.
3. Đối với bản thảo văn bản mật, ngoài các nội
dung quy định tại khoản 2 Điều này, cá nhân được giao soạn thảo văn bản đề xuất
xác định bí mật nhà nước và độ mật của bí mật nhà nước; phải ghi rõ tên viết
tắt người soạn thảo, số lượng bản phát hành, được phép hoặc không được phép
sao, chụp tại phần nơi nhận của văn bản và thực hiện chế độ bảo mật theo đúng
quy định.
4. Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn
bản, Thủ trưởng cơ quan cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống,
chuyển lại bản thảo văn bản đến Thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để
chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản tiếp tục hoàn chỉnh.
5. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản
chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản
trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.
Điều 11. Duyệt bản thảo
văn bản
1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền
ký văn bản duyệt.
2. Trường hợp bản thảo đã được phê duyệt nhưng
cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết
định.
Điều 12. Kiểm tra văn
bản trước khi ký ban hành (bản giấy và bản điện tử)
1. Văn bản do Bộ trưởng/Thứ trưởng ký
a) Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản
kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung
văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Bộ trưởng/Thứ trưởng ký ban hành.
b) Cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách
nhiệm kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và
phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng tại “Nơi nhận” (sau dấu “.”
tại mục “Lưu”) trước khi trình ký.
2. Văn bản do Lãnh đạo đơn vị ký
a) Lãnh đạo phòng/ban chủ trì soạn thảo văn bản
phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội
dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo đơn vị ký ban hành.
b) Cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách
nhiệm kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và
phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng tại “Nơi nhận” (sau dấu “.”
tại mục “Lưu”) trước khi trình ký.
c) Đối với các đơn vị làm việc theo chế độ chuyên
viên, cá nhân được giao soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về nội dung và thể
thức, kỹ thuật trình bày văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau
dấu ./.) và vị trí cuối cùng tại “Nơi nhận” (sau dấu “.” tại mục
“Lưu”) trước khi trình Lãnh đạo đơn vị ký ban hành.
3. Đối với bản thảo văn bản có phụ lục kèm
theo, người chịu trách nhiệm về nội dung văn bản phải ký nháy/tắt vào vị trí
cuối nội dung của từng phụ lục. Trường hợp phụ lục kèm theo là bảng biểu có số
liệu báo cáo, phải ký nháy/tắt vào từng trang của phụ lục.
Trường hợp phụ lục kèm theo cùng tệp tin với
nội dung văn bản điện tử, người chịu trách nhiệm về nội dung văn bản phải ký
nháy/tắt vào vị trí cuối nội dung tại trang cuối cùng của phụ lục.
4. Cỡ chữ ký nháy/tắt không lớn hơn độ rộng 1
dòng văn bản và không dài quá độ dài của 10 ký tự.
Điều 13. Ký ban hành
văn bản
1. Bộ trưởng có thẩm quyền ký tất cả văn bản do
Bộ Tài chính ban hành; Thủ trưởng đơn vị có thẩm quyền ký tất cả văn bản do đơn
vị ban hành. Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị có thể giao cho cấp phó ký thay các
văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm
quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì
thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
2. Thủ trưởng đơn vị ký thừa lệnh Bộ trưởng và
đóng dấu của Bộ đối với các văn bản có nội dung chưa phân cấp cho đơn vị, thuộc
thẩm quyền xử lý của Bộ trưởng sau khi được Bộ trưởng duyệt và giao Thủ trưởng
đơn vị ký ban hành văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó
ký thay.
3. Trong trường hợp đặc biệt, Bộ trưởng Bộ Tài
chính ủy quyền cho Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ ký thừa ủy quyền Bộ trưởng và
đóng dấu Bộ đối với các văn bản giải quyết những vấn đề cụ thể thuộc thẩm quyền
của Bộ trưởng. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản
(hình thức Quyết định), giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người
được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký.
4. Đối với các tổ chức làm việc theo chế độ tập
thể: Người đứng đầu tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của tổ
chức. Cấp phó của người đứng đầu tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người
đứng đầu tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn
bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
5. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước
pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị, tổ
chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, đơn
vị, tổ chức ban hành.
6. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng
bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.
7. Đối với văn bản điện tử, Lãnh đạo cơ quan,
đơn vị thực hiện ký số và chuyển Văn thư cơ quan để phát hành. Hình ảnh, vị trí
chữ ký số của Lãnh đạo cơ quan, đơn vị là hình ảnh chữ ký của Lãnh đạo cơ quan,
đơn vị trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png)
nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.
Điều 14. Chuyển giao
văn bản sau khi được người có thẩm quyền ký ban hành
1. Hồ sơ/văn bản sau khi được Lãnh đạo Bộ
duyệt, Phòng Tổng hợp - Thư ký (Thư ký giúp việc Lãnh đạo Bộ) rà soát hồ sơ, ký
xác nhận trước khi chuyển cho Phòng Hành chính làm thủ tục ban hành.
2. Hồ sơ/văn bản sau khi được Lãnh đạo Bộ phê
duyệt giao Lãnh đạo đơn vị ký Thừa lệnh/Thừa ủy quyền, Phòng Tổng hợp - Thư ký
(Thư ký giúp việc Lãnh đạo Bộ) rà soát hồ sơ, ký xác nhận trước khi chuyển về
đơn vị soạn thảo để làm thủ tục ký và ban hành.
3. Việc chuyển giao hồ sơ, văn bản phải có ký
nhận giữa các bên; đối với hồ sơ, văn bản mật thực hiện chuyển giao theo quy
định về bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 15. Kiểm tra văn
bản trước khi ban hành
1. Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản đi đã được
Lãnh đạo ký, kiểm tra lại hình thức, thể thức văn bản và thực hiện thủ tục ban
hành theo quy định.
2. Trường hợp hình thức, thể thức văn bản đi
không đạt yêu cầu, Văn thư cơ quan thực hiện từ chối cấp số, đóng dấu/ký số,
trả lại văn bản cho đơn vị soạn thảo để sửa và hoàn thiện (nêu rõ lý do từ
chối).
Chương III
QUẢN LÝ
VĂN BẢN
Mục 1. QUẢN LÝ VĂN BẢN
ĐI
Điều 16. Trình tự quản
lý văn bản đi
1. Cấp số, thời gian ban hành văn bản.
2. Đăng ký văn bản đi.
3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan, đơn vị, dấu chỉ
độ mật, mức độ khẩn (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, đơn vị (đối với
văn bản điện tử).
4. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi.
5. Lưu văn bản đi.
Điều 17. Cấp số, thời
gian ban hành văn bản
1. Số và thời gian ban hành văn bản được lấy
theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, đơn vị trong
năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31
tháng 12 hàng năm). Số và ký hiệu văn bản của cơ quan, đơn vị là duy nhất trong
một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
a) Văn bản quy phạm pháp luật được cấp hệ thống
số riêng.
b) Việc cấp số văn bản chuyên ngành do người
đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định
c) Trường hợp Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan,
đơn vị (gọi chung là tổ chức tư vấn) được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ
quan, đơn vị để ban hành văn bản và được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” thì
phải lấy hệ thống số riêng, quản lý tại Văn thư cơ quan.
2. Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian
ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền phê duyệt hồ
sơ trình và ký ban hành văn bản, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
3. Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời
gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.
Điều 18. Đăng ký văn
bản đi
1. Tùy theo số lượng văn bản đi hàng năm của Bộ
Tài chính và của từng đơn vị để lập các loại sổ đăng ký văn bản đi khác nhau
như: Sổ đăng ký công văn, sổ đăng ký quyết định, sổ đăng ký tờ trình, sổ đăng
ký báo cáo ... để việc quản lý văn bản đi của Bộ Tài chính và của từng đơn vị
được thuận tiện, hiệu quả và phù hợp theo quy định.
2. Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ
thống. Việc đăng ký văn bản đi bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần
thiết của văn bản.
a) Đăng ký văn bản bằng sổ
Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký
văn bản đi. Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi theo quy định tại Phụ lục IV Quy chế này.
b) Đăng ký văn bản bằng Hệ thống
Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải được in
ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để
quản lý.
3. Văn bản mật được đăng ký riêng theo quy định
của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
4. Cá nhân được giao soạn thảo văn bản ngay sau
khi tiếp nhận thông tin dự thảo văn bản được Lãnh đạo Bộ ký duyệt có trách
nhiệm cập nhật tất cả các thông tin của văn bản vào Hệ thống, trong đó bao gồm
cả thông tin “Bộ trưởng, Thứ trưởng để báo cáo” và chuyển Văn thư Bộ để thực
hiện cấp số, đăng ký văn bản đi.
Điều 19. Nhân bản, đóng
dấu, ký số của cơ quan, đơn vị
1. Nhân bản, đóng dấu của cơ quan, đơn vị và
dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn đối với văn bản giấy
a) Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng
bản giấy phát hành đã được xác định ở phần nơi nhận của văn bản.
b) Văn thư cơ quan thực hiện đóng dấu của cơ
quan, đơn vị và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn theo quy định tại Phụ lục I Quy chế
này.
2. Ký số của cơ quan, đơn vị đối với văn bản
điện tử
Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan,
đơn vị theo quy định tại Phụ lục I Quy chế này.
Điều 20. Phát hành và
theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Văn bản đi phải phát hành trong ngày văn bản
đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản khẩn,
Phòng Hành chính phân công cán bộ trực ngoài giờ hành chính để đóng dấu, phát
hành sau khi đã được Lãnh đạo Bộ phê duyệt, ký văn bản.
2. Phòng Hành chính thực hiện phát hành bao gồm
xác định số lượng bản giấy, nhân bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản do
Lãnh đạo Bộ Tài chính ký ban hành.
3. Các đơn vị thuộc Bộ thực hiện phát hành văn
bản do Lãnh đạo đơn vị ký Thừa lệnh/Thừa ủy quyền và văn bản của đơn vị ban
hành (bao gồm xác định số lượng bản giấy, nhân bản và theo dõi việc chuyển phát
văn bản).
4. Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm
bí mật nội dung của văn bản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà
nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận.
5. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội
dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản
đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành
phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản.
6. Thu hồi văn bản
a) Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được
văn bản thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận.
b) Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận
được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên
Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết.
7. Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số
của người có thẩm quyền: Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của
người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản
giấy và phát hành văn bản.
8. Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ
văn bản giấy: Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản giấy, ký số của cơ
quan/đơn vị và phát hành văn bản.
9. Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu
điện đều phải đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải
yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận.
10. Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài
liệu thu hồi”, cá nhân được giao xử lý văn bản phải theo dõi, thu hồi đúng hạn;
khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để đảm bảo văn bản không bị thiếu hoặc
thất lạc.
Điều 21. Lưu văn bản đi
1. Lưu văn bản giấy
a) Bản gốc văn bản phải được đóng dấu và lưu
kèm bản gốc Phiếu trình giải quyết công việc tại Văn thư cơ quan, sắp xếp theo
thứ tự đăng ký.
b) Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc
của cá nhân được giao soạn thảo văn bản.
2. Lưu văn bản điện tử
a) Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên
Hệ thống của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản.
b) Cơ quan, đơn vị có Hệ thống đáp ứng theo quy
định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có
liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn
bản giấy.
c) Cơ quan, đơn vị có Hệ thống chưa đáp ứng
theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp
luật có liên quan thì Văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy theo quy định
tại khoản 7 Điều 19 Quy chế này để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc.
3. Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng
nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải kèm
theo bản dịch chính xác nội dung bằng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu
số. Trường hợp văn bản đi bằng tiếng nước ngoài phải lưu kèm theo bản dịch
chính xác nội dung bằng tiếng Việt.
Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN
ĐẾN
Điều 22. Trình tự quản
lý văn bản đến
1. Tiếp nhận văn bản đến.
2. Đăng ký văn bản đến.
3. Trình, chuyển giao văn bản đến.
4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến.
Điều 23. Tiếp nhận và
phân loại văn bản đến
1. Đối với văn bản giấy
a) Tiếp nhận văn bản giấy
- Văn thư cơ quan hoặc người được giao nhiệm vụ
tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong
(nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn
bản trong bì. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường phải báo
ngay cho người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.
- Đối với văn bản có mức độ khẩn gửi đến ngoài
giờ hành chính, Phòng Quản trị (nhân viên trực bảo vệ) có trách nhiệm ký nhận
nguyên bì và báo ngay cho Lãnh đạo Phòng Hành chính để tiếp nhận, chuyển giao
cho Phòng Tổng hợp - Thư ký trình Lãnh đạo xử lý, đảm bảo kịp thời.
b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
- Tất cả văn bản giấy đến (bao gồm cả văn bản
có dấu chỉ độ mật) gửi cơ quan, đơn vị thuộc diện đăng ký tại Văn thư cơ quan
phải được bóc bì, đóng dấu “ĐẾN”.
- Đối với văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc tổ
chức đoàn thể trong cơ quan, đơn vị thì Văn thư cơ quan chuyển cho nơi nhận
(không bóc bì). Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên
quan đến công việc chung của cơ quan, đơn vị thì cá nhân nhận văn bản có trách
nhiệm chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký.
c) Mẫu dấu “ĐẾN” được thực hiện theo quy định
tại Phụ lục IV Quy chế này.
2. Đối với văn bản điện tử
a) Phòng Hành chính kiểm tra tính xác thực và
toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống, chuyển Phòng
Tổng hợp - Thư ký để trình Lãnh đạo Bộ hoặc chuyển thẳng đơn vị chủ trì xử lý.
b) Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các
quy định tại điểm a khoản này hoặc gửi sai nơi nhận thì Văn thư cơ quan từ chối
tiếp nhận văn bản trên Hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu
bất thường, Văn thư cơ quan phải báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và
thông báo cho nơi gửi văn bản.
Điều 24. Đăng ký văn
bản đến
1. Việc đăng ký văn bản đến phải đảm bảo đầy
đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến
hoặc theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến. Những văn bản đến
không được đăng ký tại Văn thư cơ quan thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm
giải quyết, trừ những loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của
pháp luật.
2. Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo
thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản
giấy và văn bản điện tử.
3. Đăng ký văn bản
a) Đăng ký văn bản đến bằng sổ
Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký
văn bản đến theo mẫu tại Phụ lục IV Quy chế này.
b) Đăng ký văn bản đến bằng Hệ thống
- Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản và đăng ký
vào Hệ thống, cập nhật các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản
đến theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Sau khi đăng ký, Văn
thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến và đưa lên Hệ thống.
- Văn bản đến được đăng ký vào Hệ thống phải
được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến để
ký nhận và đóng sổ để quản lý.
4. Văn bản mật đến phải được đăng ký vào sổ
riêng hoặc máy tính không có kết nối mạng theo quy định của pháp luật về bảo vệ
bí mật nhà nước.
Điều 25. Trình, chuyển
giao văn bản đến
1. Văn bản đến phải được Văn thư cơ quan trình
trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo đến người có thẩm quyền
chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý.
Trường hợp đã xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý, Văn thư cơ quan
chuyển văn bản đến đơn vị, cá nhân theo quy chế công tác văn thư của cơ quan,
đơn vị. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao
ngay sau khi nhận được. Việc trình, chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác
và giữ bí mật nội dung văn bản.
2. Văn bản đến Bộ Tài chính được phân luồng xử
lý, bao gồm các văn bản cần báo cáo Lãnh đạo Bộ và văn bản được phân cấp giao
Văn phòng chuyển thẳng đơn vị chủ trì xử lý. Đối với văn bản được phân cấp,
Phòng Hành chính (Văn phòng) chuyển đơn vị xử lý, trường hợp cần thiết báo cáo
Lãnh đạo Văn phòng để chuyển đơn vị chủ trì giải quyết.
3. Việc phân công giải quyết văn bản thực hiện
theo nguyên tắc một việc giao cho một đơn vị chủ trì xử lý. Đối với văn bản đến
có nhiều nội dung do các đơn vị khác nhau chủ trì giải quyết, Văn phòng đề xuất
cụ thể đơn vị chủ trì tổng hợp chung và các đơn vị chủ trì các nội dung khác
nhau, báo cáo Lãnh đạo Bộ để giao đơn vị chủ trì thực hiện.
4. Trình, chuyển giao văn bản giấy: Ý kiến chỉ
đạo giải quyết được ghi trên Phiếu trình giải quyết văn bản đến (theo mẫu 1.17 Phụ
lục II Quy chế này) hoặc mục “Chuyển” trong dấu “ĐẾN”. Sau khi có ý kiến chỉ
đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển cho đơn vị/cá
nhân được giao giải quyết. Khi chuyển giao văn bản phải thực hiện ký nhận giữa
các bên.
5. Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ
thống:
a) Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải
quyết văn bản đến trên Hệ thống, cập nhật vào Hệ thống các thông tin: Đơn vị
hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị
hoặc cá nhân được giao giải quyết. Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm theo văn
bản giấy thì Văn thư cơ quan thực hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thống;
đóng dấu “ĐẾN” trên bản giấy, ghi thông tin đơn vị hoặc cá nhân được người có
thẩm quyền giao chủ trì giải quyết trên Hệ thống vào mục “Chuyển” trên dấu
“ĐẾN” và chuyển trực tiếp văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân đó.
b) Phân công công việc trên Hệ thống là căn cứ
để các đơn vị tổ chức thực hiện. Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo
xử lý, giải quyết công việc khi nhận được văn bản điện tử trên Hệ thống.
6. Đối với những văn bản cần giải quyết nhưng
chưa có sự thống nhất ý kiến giữa các đơn vị
a) Lãnh đạo đơn vị chủ trì hoặc người được giao
nhiệm vụ phân công văn bản của đơn vị thực hiện gửi “yêu cầu trả lại” văn bản
trên Hệ thống hoặc bằng văn bản (nêu cụ thể lý do trả lại, đề xuất phân công
đơn vị thực hiện văn bản trả lại) để thông báo cho Văn phòng báo cáo người có
thẩm quyền xem xét, điều chỉnh. Cá nhân được giao xử lý thực hiện gửi “yêu cầu
trả lại” văn bản cho cấp trực tiếp phân công trên Hệ thống hoặc bằng văn bản.
- Đối với văn bản có mức độ khẩn (hỏa tốc,
thượng khẩn, khẩn) phải gửi “yêu cầu trả lại” ngay sau khi nhận được văn bản.
- Đối với văn bản không có mức độ khẩn, “yêu
cầu trả lại” được gửi ngay trong ngày nhận được văn bản, chậm nhất là trong
buổi sáng ngày làm việc tiếp theo.
b) Văn phòng tiếp nhận ý kiến phản hồi của đơn
vị, xác định và chuyển kịp thời văn bản đến đơn vị chủ trì để thực hiện.
7. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu
hồi”, cá nhân được giao xử lý văn bản có trách nhiệm theo dõi, thu hồi và trả
lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
Điều 26. Giải quyết và
theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ có trách
nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến và giao người có trách nhiệm theo
dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
2. Khi nhận được văn bản đến, đơn vị hoặc cá
nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn quy định
tại quy chế của cơ quan, đơn vị. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn
phải được giải quyết ngay, đảm bảo thời gian yêu cầu.
Mục 3. SAO VĂN BẢN
Điều 27. Các hình thức
sao văn bản
1. Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn
bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy
sang văn bản điện tử.
a) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được
thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.
b) Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy
được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.
c) Sao y từ bản giấy sang văn bản điện tử được
thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, đơn vị.
2. Sao lục
a) Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang
văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản
điện tử sang văn bản giấy.
b) Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ
bản sao y.
3. Trích sao
a) Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy
sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ
văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản
giấy.
b) Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo
lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.
4. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao y,
sao lục, trích sao được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Quy chế này.
Điều 28. Giá trị pháp
lý của bản sao
Bản sao y, bản sao lục và trích sao thực hiện
đúng quy định tại Quy chế này có giá trị pháp lý như bản chính.
Điều 29. Thẩm quyền sao
văn bản
1. Đối với văn bản không chứa nội dung bí mật
nhà nước
a) Trưởng phòng Hành chính Văn phòng Bộ được ký
sao các văn bản của Bộ Tài chính, văn bản của Văn phòng Bộ và văn bản do cơ
quan, tổ chức khác gửi đến Bộ Tài chính, Văn phòng Bộ.
b) Người đứng đầu các Cục, các đơn vị sự nghiệp
thuộc Bộ quyết định thẩm quyền được ký sao các văn bản của Bộ Tài chính, văn
bản của đơn vị và văn bản do cơ quan, tổ chức khác gửi đến đơn vị.
2. Đối với văn bản, tài liệu, vật chứa bí mật
nhà nước
Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà
nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Chương IV
LẬP HỒ SƠ
VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 30. Lập danh mục
hồ sơ
Danh mục hồ sơ do Thủ trưởng cơ quan, đơn vị
phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm
căn cứ để lập hồ sơ. Mẫu Danh mục hồ sơ được thực hiện theo quy định tại Phụ
lục III Quy chế này.
Điều 31. Lập hồ sơ
1. Yêu cầu
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ.
b) Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải
có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự
việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
c) Các văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có
giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
2. Mở hồ sơ
a) Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công
việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác.
b) Cập nhật những thông tin ban đầu về hồ sơ
theo Danh mục hồ sơ đã ban hành.
c) Trường hợp các hồ sơ không có trong Danh mục
hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các thông
tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ
sơ và thời gian bắt đầu.
3. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ
sơ
Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu
thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu
có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
4. Kết thúc hồ sơ
a) Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải
quyết xong.
b) Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà soát lại
toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản
nháp; xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký
hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.
c) Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực
hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục
lục văn bản với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc
đối với tất cả hồ sơ.
d) Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có
trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các thông tin còn thiếu. Việc biên mục văn
bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.
Điều 32. Nộp lưu hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan
phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định.
2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan
a) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản:
Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán.
b) Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn
01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.
3. Thủ tục nộp lưu
a) Đối với hồ sơ giấy
Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục
hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo
mẫu tại Phụ lục III Quy chế này. Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ
quan giữ mỗi loại 01 bản.
b) Đối với hồ sơ điện tử
- Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công
việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ
thống.
- Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận
hồ sơ theo Danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và
đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống.
Điều 33. Trách nhiệm
đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1. Bộ trưởng Bộ Tài chính có trách nhiệm chỉ
đạo và hướng dẫn về công tác lập hồ sơ, quyết định các biện pháp triển khai
việc thực hiện, kiểm tra, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật về công tác lập hồ sơ
và giao nộp tài liệu vào lưu trữ thuộc phạm vi quản lý theo quy định.
2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Bộ
a) Tham mưu giúp Bộ trưởng trong việc chỉ đạo,
kiểm tra, hướng dẫn công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan đối với các đơn vị thuộc Bộ.
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan của Bộ Tài chính.
3. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ có trách
nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra, đánh giá công tác lập hồ sơ và giao nộp
tài liệu vào lưu trữ thuộc phạm vi quản lý theo quy định.
4. Trách nhiệm của cá nhân trong cơ quan, đơn
vị
a) Trong quá trình theo dõi, giải quyết công
việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng,
thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ
sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
b) Đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức có
trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05
năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan.
c) Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân có nhu cầu
giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được
Thủ trưởng cơ quan, đơn vị đồng ý bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài
liệu giữ lại gửi Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị,
cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
d) Công chức, viên chức, người lao động trong
cơ quan, đơn vị trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài
ngày phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình công tác
cho đơn vị, Lưu trữ cơ quan.
5. Trách nhiệm của công chức, viên chức thực
hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ
a) Tham mưu giúp Thủ trưởng đơn vị trong việc
chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan trong phạm vi quản lý của đơn vị.
b) Hướng dẫn công chức, viên chức, người lao
động trong cơ quan, đơn vị lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan theo quy định.
Chương V
QUẢN LÝ,
SỬ DỤNG CON DẤU VÀ THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ
Điều 34. Quản lý con
dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
1. Bộ trưởng Bộ Tài chính giao trách nhiệm quản
lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của Bộ cho Văn thư Bộ quản lý, sử dụng
theo quy định. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ giao trách nhiệm quản lý con dấu,
thiết bị lưu khóa của đơn vị (nếu có) cho Văn thư đơn vị quản lý, sử dụng theo
quy định.
2. Văn thư cơ quan có trách nhiệm
a) Bảo quản con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
tại phòng làm việc của người được giao quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu
khóa bí mật. Trường hợp cần đưa con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật ra khỏi cơ
quan, đơn vị phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, đơn vị và phải
chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản
an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc.
b) Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
của cơ quan, đơn vị cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm
quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị phải
được lập biên bản.
c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản
do cơ quan, đơn vị ban hành và bản sao văn bản.
d) Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, đơn vị
vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan,
đơn vị trực tiếp thực hiện.
3. Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn
thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.
4. Trường hợp cơ quan, đơn vị có quyết định
chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động, kết thúc nhiệm vụ
của cơ quan có thẩm quyền: Cơ quan, đơn vị sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa
bí mật có trách nhiệm chủ động liên hệ cơ quan có thẩm quyền để giao nộp con
dấu cũ và thực hiện thủ tục để đăng ký con dấu mới; điều chỉnh thông tin hoặc
trả lại thiết bị lưu khóa bí mật theo quy định.
5. Khi nét dấu bị mòn hoặc bị biến dạng, người
quản lý và sử dụng con dấu phải báo cáo Thủ trưởng cơ quan, đơn vị để làm thủ
tục đổi dấu.
6. Trường hợp cơ quan, đơn vị bị mất con dấu,
trong thời hạn 02 ngày kể từ khi phát hiện mất con dấu thì phải thông báo ngay
bằng văn bản cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu và cơ quan công
an xã, phường nơi xảy ra mất con dấu.
7. Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bị mất
phải thực hiện thủ tục cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu. Trường hợp
bị hỏng phải thực hiện thủ tục đổi lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và
nộp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan
đăng ký mẫu con dấu.
8. Đối với đơn vị có từ hai (02) con dấu, thiết
bị lưu khóa bí mật: Việc quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật thứ
hai thực hiện như đối với con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật thứ nhất.
9. Thủ trưởng đơn vị và người được giao quản
lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng
và trước pháp luật về việc quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí
mật.
Điều 35. Sử dụng con
dấu và thiết bị lưu khóa bí mật
1. Sử dụng con dấu
a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều
và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm
lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính
hoặc phụ lục được đóng dấu treo: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên
cơ quan, đơn vị hoặc tiêu đề phụ lục.
d) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép
phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu
đóng tối đa 05 tờ văn bản.
đ) Dấu nổi chỉ sử dụng để đóng các văn bằng,
chứng chỉ và được đóng vào góc dưới bên phải, trùm 1/3 đường kính con dấu lên
ảnh chân dung của người được cấp văn bằng, chứng chỉ.
2. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật
Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị
được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, đơn vị ban hành và bản
sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
Chương VI
TỔ CHỨC
THỰC HIỆN
Điều 36. Kinh phí cho
công tác văn thư
1. Cơ quan, đơn vị có trách nhiệm bố trí kinh
phí cho công tác văn thư trong dự toán ngân sách nhà nước hằng năm.
2. Kinh phí cho công tác văn thư được sử dụng
vào các công việc
a) Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ
thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu hao phục vụ công tác văn thư, quản lý và vận
hành hiệu quả Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
b) Bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn
bản, số hóa văn bản.
c) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao
công nghệ trong công tác văn thư.
d) Các hoạt động khác phục vụ công tác văn thư.
Điều 37. Trách nhiệm
thực hiện
1. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ có trách
nhiệm:
a) Căn cứ vào quy định tại Nghị định
30/2020/NĐ-CP và quy định tại Quy chế này để ban hành Quy chế công tác văn thư
cho phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị.
b) Kiểm tra việc thực hiện các quy định về công
tác văn thư đối với các đơn vị, cá nhân thuộc phạm vi quản lý.
c) Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng
khoa học và công nghệ trong công tác văn thư.
d) Bố trí nhân sự, vị trí, diện tích, phương
tiện làm việc phù hợp, bảo đảm giữ gìn bí mật nhà nước, bảo quản an toàn con
dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị.
đ) Sơ kết, tổng kết về công tác văn thư trong
phạm vi cơ quan, đơn vị.
2. Văn phòng Bộ có trách nhiệm quản lý công tác
văn thư của Bộ Tài chính theo các quy định của Nhà nước và của Bộ Tài chính;
tiến hành kiểm tra định kỳ, đột xuất công tác văn thư của các đơn vị thuộc Bộ;
tổ chức tập huấn nghiệp vụ về công tác văn thư cho công chức, viên chức của Bộ;
báo cáo, đề xuất với Bộ trưởng về tăng cường công tác văn thư tại Bộ Tài chính.
3. Cục Công nghệ thông tin và chuyển đổi số,
đơn vị phụ trách công nghệ thông tin của đơn vị có trách nhiệm hỗ trợ người sử
dụng quản lý, khai thác các chức năng của Hệ thống; quản lý, vận hành hệ thống
hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin đảm bảo vận hành thông suốt, xử lý các
vướng mắc liên quan đến vấn đề kỹ thuật của Hệ thống; thường xuyên thực hiện
sao lưu dữ liệu toàn bộ hệ thống đảm bảo an toàn, an ninh thông tin.
4. Công chức, viên chức, người lao động trong
quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện
đúng các quy định tại Quy chế này và những quy định có liên quan về công tác
văn thư.
a) Có trách nhiệm quản lý, giữ gìn văn bản, tài
liệu và lập hồ sơ các công việc được giao.
b) Không tự ý cung cấp cho cơ quan, cá nhân
không có trách nhiệm những thông tin, tài liệu, hồ sơ công việc đã và đang xử
lý hoặc chưa có ý kiến của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Cá nhân có trách nhiệm
bảo quản và được quyền khai thác hồ sơ công việc phục vụ công tác theo quy
định.
c) Không tự ý mang tài liệu ra khỏi trụ sở cơ
quan. Trường hợp cần thiết phải mang tài liệu ra khỏi trụ sở cơ quan, đơn vị
phải được sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị.
d) Khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác
phải làm thủ tục bàn giao theo quy định.
5. Các căn cứ viện dẫn tại Quy chế này nếu được
sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế thì thực hiện theo quy định tại các văn bản sửa
đổi, bổ sung hoặc thay thế.
6. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có
vấn đề khó khăn, vướng mắc, các đơn vị phản ánh về Văn phòng để tổng hợp, trình
Bộ trưởng xem xét, sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp./.
PHỤ LỤC I
THỂ
THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ BẢN SAO VĂN BẢN, BẢNG CHỮ VIẾT
TẮT KÝ HIỆU ĐƠN VỊ
(Kèm theo Quyết định số 4114/QĐ-BTC ngày 12 tháng 12 năm 2025 của Bộ Tài
chính)
Phần
I
THỂ
THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
I. QUY ĐỊNH CHUNG
1. Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm).
2. Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4.
Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ
lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.
3. Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20
mm; cách mép trái 30 mm; cách mép phải 20 mm.
4. Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New
Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen, khoảng
cách ký tự ở chế độ Normal (100%).
5. Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho
từng yếu tố thể thức.
6. Vị trí trình bày các thành phần thể thức:
Được thực hiện theo Mục IV Phần I Phụ lục này.
7. Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng
chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang
trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.
II. CÁC THÀNH PHẦN THỂ
THỨC CHÍNH
1. Quốc hiệu và Tiêu ngữ
a) Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
NAM”: Được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía
trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản.
b) Tiêu ngữ “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”: Được
trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm và được canh giữa
dưới Quốc hiệu; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có
gạch nối (-), có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài
bằng độ dài của dòng chữ.
c) Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày tại ô
số 1 Mục IV Phần I Phụ lục này. Hai dòng chữ Quốc hiệu và
Tiêu ngữ được trình bày cách nhau dòng đơn.
2. Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản
a) Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản là tên
chính thức, đầy đủ của cơ quan, đơn vị hoặc chức danh nhà nước của người có
thẩm quyền ban hành văn bản (sử dụng thư công, thư chúc mừng…).
Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản bao gồm
tên của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản và tên của cơ quan chủ quản trực tiếp
(nếu có).
b) Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản được
trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa
dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp; phía dưới có đường kẻ ngang, nét
liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với
dòng chữ.
Tên cơ quan chủ quản trực tiếp được trình bày
bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng.
Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản và tên cơ
quan chủ quản trực tiếp được trình bày cách nhau dòng đơn. Trường hợp tên cơ
quan, đơn vị ban hành văn bản, tên cơ quan chủ quản trực tiếp dài có thể trình
bày thành nhiều dòng.
c) Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản được
trình bày tại ô số 2 Mục IV Phần I Phụ lục này.
3. Số, ký hiệu của văn bản
a) Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ
quan, đơn vị ban hành trong một năm được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy
định. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập.
b) Ký hiệu của văn bản
Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên
loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị hoặc chức danh nhà nước có
thẩm quyền ban hành văn bản. Đối với công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên
cơ quan, đơn vị hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên
đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết.
Chữ viết tắt tên các đơn vị thuộc Bộ được quy
định tại Phần III Phụ lục I Quy chế này.
Đối với văn bản được phát hành trên các ứng
dụng quản lý chuyên ngành, chữ viết tắt tên các đơn vị có thể bổ sung thêm ký
tự viết tắt của ứng dụng chuyên ngành hoặc ký tự khác tại phần đuôi của ký
hiệu, nhưng phải đảm bảo yêu cầu ngắn gọn, dễ hiểu, dễ phân biệt.
c) Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa
dưới tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với những số
nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước. Ký hiệu của văn bản được trình bày
bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu
gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối
(-) không cách chữ.
d) Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô
số 3 Mục IV Phần I Phụ lục này.
4. Địa danh và thời gian ban hành văn bản
a) Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà
nước ở trung ương ban hành là tên gọi chính thức của tỉnh, thành phố trực thuộc
trung ương nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở. Địa danh ghi trên văn bản
do cơ quan nhà nước ở địa phương ban hành là tên gọi chính thức của đơn vị hành
chính nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở.
Đối với những đơn vị hành chính được đặt theo
tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn
vị hành chính đó.
b) Thời gian ban hành văn bản
Thời gian ban hành văn bản là ngày, tháng, năm
văn bản được ban hành. Thời gian ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số
thể hiện ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ
hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước.
c) Địa danh và thời gian ban hành văn bản được
trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4 Mục
IV Phần I Phụ lục này, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ nghiêng; các
chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy (,); địa danh
và ngày, tháng, năm được đặt dưới, canh giữa so với Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
a) Tên loại văn bản là tên của từng loại văn
bản do cơ quan, đơn vị ban hành. Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn
hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
b) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản được
trình bày tại ô số 5a Mục IV Phần I Phụ lục này, đặt canh
giữa theo chiều ngang văn bản. Tên loại văn bản được trình bày bằng chữ in hoa,
cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới
tên loại văn bản, trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Bên dưới trích yếu nội dung văn bản có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng
từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
Đối với công văn, trích yếu nội dung văn bản
được trình bày tại ô số 5b Mục IV Phần I Phụ lục này, sau
chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng; đặt canh giữa dưới số
và ký hiệu văn bản, cách dòng đơn với số và ký hiệu văn bản.
6. Nội dung văn bản
a) Căn cứ ban hành văn bản
Căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy
định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản và
các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản. Căn cứ ban hành văn
bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng
năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản.
Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ
in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ 14, trình bày dưới phần tên loại và trích
yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm
phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).
b) Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan,
phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu của văn bản, thời gian ban hành văn bản,
tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản; trong các
lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.
c) Bố cục của nội dung văn bản: Tùy theo tên
loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở
đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm
hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất
định.
d) Đối với các hình thức văn bản được bố cục
theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều thì phần, chương, mục, tiểu mục, điều
phải có tiêu đề. Tiêu đề là cụm từ chỉ nội dung chính của phần, chương, mục,
tiểu mục, điều.
đ) Cách trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều,
khoản, điểm:
Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương
được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14,
kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần,
chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu
chữ đứng, đậm.
Từ “Mục”, “Tiểu mục” và số thứ tự của mục, tiểu
mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ
14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục, tiểu mục dùng chữ số Ả Rập. Tiêu đề
của mục, tiểu mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ
14, kiểu chữ đứng, đậm.
Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được
trình bày bằng chữ in thường, lùi đầu dòng 1cm hoặc 1,27cm. Số thứ tự của điều
dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.); cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần
lời văn, kiểu chữ đứng, đậm.
Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả
Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.), cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn,
kiểu chữ đứng. Nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình
bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời
văn, kiểu chữ đứng.
Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ
cái tiếng Việt theo thứ tự bằng chữ cái tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn,
bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng.
c) Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in
thường, được canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ 14; khi xuống dòng, chữ
đầu dòng lùi vào 1cm hoặc 1,27cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là
6pt; khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn; tối đa là 1,5 lines.
g) Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6 Mục IV Phần I Phụ lục này.
7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm
quyền
a) Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của
người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền
trên văn bản điện tử.
b) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực
hiện như sau:
Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ
viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.
Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải
ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, đơn vị.
Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, đơn
vị thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường
hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện như cấp phó ký
thay cấp trưởng.
Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết
tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, đơn vị.
Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ
viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, đơn vị.
c) Chức vụ, chức danh và họ tên của người ký
Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo
chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, đơn vị; không ghi những chức vụ
mà Nhà nước không quy định.
Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư
vấn ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.
Đối với những tổ chức tư vấn được phép sử dụng
con dấu của cơ quan, đơn vị thì ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ
chức tư vấn và chức vụ trong cơ quan, đơn vị. Đối với những tổ chức tư vấn
không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị thì chỉ ghi chức danh của
người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.
Chức vụ (chức danh) của người ký văn bản do Hội
đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà Lãnh đạo Bộ làm Trưởng ban hoặc
Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng thì phải ghi rõ chức vụ
(chức danh) và tên cơ quan Bộ Tài chính ở phía trên họ tên người ký.
Họ tên người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm
(nếu có) và tên của người ký văn bản. Đối với văn bản quản lý hành chính nhà
nước, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác trước họ và tên
người ký. Đối với văn bản của các đơn vị sự nghiệp giáo dục thuộc Bộ, trong các
văn bản hành chính được soạn thảo và lưu hành theo chuyên ngành trong hệ thống
giáo dục đào tạo thì được sử dụng học hàm, học vị trước họ và tên của người có
thẩm quyền ký văn bản.
d) Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình
bày tại ô số 7a Mục IV Phần I Phụ lục này; chức vụ khác của
người ký được trình bày tại ô số 7b Mục IV Phần I Phụ lục này,
phía trên họ tên của người ký văn bản; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “Q.”,
“KT.”, “TL.”, “TUQ.” và quyền hạn chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ
in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm.
Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày
tại ô số 7c Mục IV Phần I Phụ lục này.
Họ tên của người ký văn bản được trình bày tại
ô số 7b Mục IV Phần I Phụ lục này, bằng chữ in thường, cỡ
chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa quyền hạn, chức vụ của người ký.
8. Dấu, chữ ký số của cơ quan, đơn vị
a) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, đơn
vị là hình ảnh dấu của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ,
kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt,
trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.
b) Chữ ký số của cơ quan, đơn vị trên văn bản
kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tệp tin với
nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không
thực hiện ký số lên văn bản kèm theo; văn bản không cùng tệp tin với nội dung
văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, đơn vị trên văn
bản kèm theo.
Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn
bản kèm theo;
Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, đơn vị: Không
hiển thị;
Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký
(ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được
trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ
10, màu đen.
c) Dấu, chữ ký số của cơ quan, đơn vị được
trình bày tại ô số 8 Mục IV Phần I Phụ lục này.
9. Nơi nhận
a) Nơi nhận văn bản gồm: Nơi nhận để thực hiện;
nơi nhận để kiểm tra, giám sát, báo cáo, trao đổi công việc, để biết; nơi nhận
để lưu văn bản.
b) Đối với Tờ trình; Báo cáo (cơ quan, tổ chức,
đơn vị cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp trên) và Công văn, nơi nhận
bao gồm hai phần:
Phần thứ nhất bao gồm từ "Kính gửi",
sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết
công việc.
Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới
là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có
liên quan khác nhận văn bản.
c) Đối với những văn bản khác, nơi nhận bao gồm
từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn
bản.
d) Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b Mục IV Phần I Phụ lục này.
- Phần nơi nhận tại ô số 9a (áp dụng đối với Tờ
trình; Báo cáo của cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức, đơn
vị cấp trên và Công văn):
Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức, đơn
vị hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu
chữ đứng; sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm (:); nếu văn bản gửi cho một cơ
quan, tổ chức, đơn vị hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ
chức, đơn vị hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp văn bản
gửi cho hai cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng, tên
mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị,
cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng (-), cuối
dòng có dấu chấm phẩy (;), cuối dòng cuối cùng có dấu chấm (.); các gạch đầu
dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm.
- Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối
với các loại văn bản):
Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng
riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề
trái), sau có dấu hai chấm (:), bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ
nghiêng, đậm; phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản
được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan,
tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản
được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng (-) sát lề trái,
cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai
chấm (:), tiếp theo là chữ viết tắt “VT”, dấu phẩy (,), chữ viết tắt tên đơn vị
(hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản giấy phát hành, cuối cùng là
dấu chấm (.).
III. CÁC THÀNH PHẦN THỂ
THỨC KHÁC
1. Phụ lục
a) Trường hợp văn bản có Phụ lục kèm theo thì
trong văn bản phải có chỉ dẫn về Phụ lục đó. Văn bản có từ hai Phụ lục trở lên
thì các Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.
b) Từ “Phụ lục” và số thứ tự của Phụ lục được
trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu
chữ đứng, đậm; tên Phụ lục (nếu có) được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa,
cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.
c) Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ
lục được ban hành bao gồm: Số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và
tên cơ quan, tổ chức, đơn vị ban hành văn bản. Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn
bản được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu
chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen.
Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ
lục (Kèm theo văn bản số .../...-... ngày .... tháng ....năm ....) được ghi đầy
đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại
các vị trí này.
d) Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội dung
văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện
ký số lên Phụ lục.
Đối với Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung
văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, đơn vị trên từng
tệp tin kèm theo, cụ thể:
Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của mỗi
tệp tin;
Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, đơn vị: Không
hiển thị.
Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký
(ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được
trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ
10, màu đen.
đ) Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo
từng Phụ lục.
e) Mẫu trình bày phụ lục văn bản thực hiện theo
quy định tại Phụ lục II Nghị định này.
2. Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về
phạm vi lưu hành.
a) Dấu chỉ độ mật
Việc xác định và đóng dấu chỉ độ mật (tuyệt
mật, tối mật hoặc mật), dấu tài liệu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật
nhà nước được thực hiện theo quy định hiện hành. Con dấu các độ mật (TUYỆT MẬT,
TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu tài liệu thu hồi được khắc sẵn theo quy định của pháp
luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Dấu chỉ độ mật được đóng vào ô số 10a Mục IV Phần I Phụ lục này; dấu tài liệu thu hồi được đóng vào
ô số 11 Mục IV Phần I Phụ lục này.
b) Dấu chỉ mức độ khẩn
Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết
định. Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn
theo các mức sau: hỏa tốc, thượng khẩn, khẩn.
Con dấu các mức độ khẩn được khắc sẵn hình chữ
nhật có kích thước 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm, trên đó các từ “HỎA
TỐC”, “THƯỢNG KHẨN” và “KHẨN”, trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times New
Roman, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật
viền đơn. Dấu chỉ mức độ khẩn được đóng vào ô số 10b Mục IV Phần
I Phụ lục này. Mực để đóng dấu chỉ mức độ khẩn dùng màu đỏ tươi.
c) Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng, sử
dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “XEM XONG TRẢ LẠI”,
“LƯU HÀNH NỘI BỘ”. Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày tại ô số 11 Mục IV Phần I Phụ lục này, trình bày cân đối trong một khung
hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 14,
kiểu chữ đứng, đậm.
3. Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng
bản giấy phát hành
Được trình bày tại ô số 12 Mục
IV Phần I Phụ lục này, ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả
Rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.
4. Địa chỉ cơ quan, đơn vị; thư điện tử; trang
thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.
Các thành phần này được trình bày tại ô số 13 Mục IV Phần I Phụ lục này ở trang thứ nhất của văn bản, bằng
chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết
chiều ngang của vùng trình bày văn bản.
IV. SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC
THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
1. Vị trí trình bày các thành phần thể thức
Ô số : Thành phần thể thức văn bản
1 : Quốc hiệu và Tiêu ngữ
2 : Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản
3 : Số, ký hiệu của văn bản
4 : Địa danh và thời gian ban hành văn bản
5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
5b : Trích yếu nội dung công văn
6 : Nội dung văn bản
7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của
người có thẩm quyền
8 : Dấu, Chữ ký số của cơ quan, tổ chức
9a, 9b : Nơi nhận
10a : Dấu chỉ độ mật
10b : Dấu chỉ mức độ khẩn
11 : Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
12 : Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số
lượng bản giấy phát hành
13 : Địa chỉ cơ quan, đơn vị; thư điện tử;
trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.
14 : Chữ ký số của cơ quan, đơn vị cho bản sao
văn bản sang định dạng điện tử
2. Sơ đồ
Phần
II
THỂ
THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY BẢN SAO VĂN BẢN
I. BẢN SAO SANG ĐỊNH
DẠNG ĐIỆN TỬ
1. Hình thức sao
“SAO Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”
2. Tiêu chuẩn của văn bản số hóa
a) Định dạng Portable Document Format (.pdf),
phiên bản 1.4 trở lên.
b) Ảnh màu.
c) Độ phân giải tối thiểu: 200dpi.
d) Tỷ lệ số hóa: 100%.
3. Hình thức chữ ký số của cơ quan, đơn vị trên
bản sao định dạng điện tử
a) Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của
văn bản, trình bày tại ô số 14 Mục IV Phần I Phụ lục này.
b) Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, đơn vị:
Không hiển thị.
c) Thông tin: Hình thức sao, tên cơ quan, đơn
vị sao văn bản, thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam
theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in
thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
II. BẢN SAO SANG ĐỊNH
DẠNG GIẤY
1. Thể thức bản sao sang định dạng giấy
a) Hình thức sao: “SAO Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc
“TRÍCH SAO”.
b) Tên cơ quan, đơn vị sao văn bản.
c) Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng
ký (được đánh chung cho các loại bản sao do cơ quan, đơn vị thực hiện) và chữ
viết tắt tên loại bản sao theo Bảng chữ viết tắt tên loại và cách ghi ký hiệu
trên văn bản tại Mục I Phụ lục II Quy chế này. Số được ghi bằng chữ số Ả Rập,
bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng
12 hằng năm.
d) Địa danh và thời gian sao văn bản.
đ) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm
quyền sao văn bản.
e) Dấu của cơ quan, đơn vị sao văn bản.
g) Nơi nhận.
2. Kỹ thuật trình bày bản sao sang định dạng
giấy
a) Các thành phần thể thức bản sao được trình
bày trên cùng một tờ giấy (khổ A4), ngay sau phần cuối cùng của văn bản cần sao
dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.
b) Các cụm từ “SAO Y”, “SAO LỤC”, ‘TRÍCH SAO”
được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm.
c) Cỡ chữ, kiểu chữ của tên cơ quan, đơn vị sao
văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và thời gian sao văn bản; chức vụ, họ
tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, đơn vị sao văn bản và
nơi nhận được trình bày theo hướng dẫn các thành phần thể thức văn bản tại khoản 2, 3, 4, 7, 8, 9 Mục II Phần I Phụ lục này.
d) Mẫu trình bày bản sao định dạng giấy được
minh họa tại Phụ lục II Quy chế này.
3. Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao
sang định dạng giấy
a) Vị trí trình bày các thành phần thể thức
Ô số: Thành phần thể thức bản sao
1: Hình thức sao: “SAO Y”, “SAO LỤC” hoặc
“TRÍCH SAO”
2: Tên cơ quan, đơn vị sao văn bản
3: Số, ký hiệu bản sao
4: Địa danh và ngày, tháng, năm sao
5a, 5b, 5c: Chức vụ, họ tên và chữ ký của người
có thẩm quyền
6: Dấu của cơ quan, đơn vị
7: Nơi nhận
b) Sơ đồ
Phần
III
BẢNG
CHỮ VIẾT TẮT KÝ HIỆU ĐƠN VỊ
|
Stt
|
Tên đầy đủ
|
Tên viết tắt (ký hiệu đơn vị)
|
|
I.
|
Tên viết tắt của các đơn vị thuộc Bộ Tài
chính
|
|
|
1.
|
Vụ Ngân sách nhà nước
|
NSNN
|
|
2.
|
Vụ Phát triển hạ tầng
|
PTHT
|
|
3.
|
Vụ Giám sát và Thẩm định đầu tư
|
TĐĐT
|
|
4.
|
Vụ Tài chính - Kinh tế ngành
|
KTN
|
|
5.
|
Vụ Quốc phòng, an ninh, đặc biệt (Vụ I)
|
VI
|
|
6.
|
Vụ Kinh tế địa phương và lãnh thổ
|
KTĐP
|
|
7.
|
Vụ Quản lý quy hoạch
|
QLQH
|
|
8.
|
Vụ Các định chế tài chính
|
ĐCTC
|
|
9.
|
Vụ Tổ chức cán bộ
|
TCCB
|
|
10.
|
Vụ Pháp chế
|
PC
|
|
11.
|
Văn phòng
|
VP
|
|
12.
|
Cục Quản lý nợ và kinh tế đối ngoại
|
QLN
|
|
13.
|
Cục Quản lý công sản
|
QLCS
|
|
14.
|
Cục Quản lý đấu thầu
|
QLĐT
|
|
15.
|
Cục Quản lý, giám sát chính sách thuế, phí và
lệ phí
|
CST
|
|
16.
|
Cục Quản lý, giám sát bảo hiểm
|
QLBH
|
|
17.
|
Cục Quản lý, giám sát kế toán, kiểm toán
|
QLKT
|
|
18.
|
Cục Quản lý giá
|
QLG
|
|
19.
|
Cục Phát triển doanh nghiệp nhà nước
|
DNNN
|
|
20.
|
Cục Phát triển doanh nghiệp tư nhân và kinh
tế tập thể
|
DNTN
|
|
21.
|
Cục Đầu tư nước ngoài
|
ĐTNN
|
|
22.
|
Cục Kế hoạch - Tài chính
|
KHTC
|
|
23.
|
Cục Công nghệ thông tin và chuyển đổi số
|
CNTT
|
|
24.
|
Cục Thuế
|
CT
|
|
25.
|
Cục Hải quan
|
CHQ
|
|
26.
|
Cục Dự trữ nhà nước
|
CDT
|
|
27.
|
Cục Thống kê
|
CTK
|
|
28.
|
Kho bạc nhà nước
|
KBNN
|
|
29.
|
Ủy ban Chứng khoán Nhà nước
|
UBCK
|
|
30.
|
Viện Chiến lược và Chính sách kinh tế - tài
chính
|
CLCS
|
|
31.
|
Báo Tài chính - Đầu tư
|
TCĐT
|
|
32.
|
Tạp chí Kinh tế - Tài chính
|
KTTC
|
|
33.
|
Trường Bồi dưỡng cán bộ kinh tế - tài chính
|
BDCB
|
|
34.
|
Bảo hiểm xã hội Việt Nam
|
BHXH
|
|
35.
|
Trung tâm Đổi mới sáng tạo Quốc gia
|
ĐMST
|
|
36.
|
Quỹ Phát triển doanh nghiệp nhỏ và vừa
|
QPT
|
|
II.
|
Tên viết tắt của Hội đồng, Ban sử dụng con
dấu Bộ Tài chính
|
|
|
1.
|
Hội đồng định giá tài sản trong tố tụng hình
sự ở trung ương
|
HĐĐGTS
|
|
2.
|
Hội đồng thi nâng ngạch kế toán, kiểm toán
|
HĐTKTKT
|
|
3.
|
Hội đồng xét tặng danh hiệu Nhà giáo Nhân
dân, Nhà giáo Ưu tú Bộ Tài chính lần thứ 15 năm 2020
|
HĐXTDH
|
|
4.
|
Hội đồng Thi đua, khen thưởng Bộ Tài chính
|
HĐTĐKT
|
|
5.
|
Ban vì sự tiến bộ phụ nữ
|
BVSTBPN
|
|
|
…
|
|
Phụ
lục II
BẢNG
CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VÀ CÁCH GHI KÝ HIỆU TRÊN VĂN BẢN, MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN, PHỤ
LỤC VÀ BẢN SAO VĂN BẢN
(Kèm theo Quyết định số 4114/QĐ-BTC ngày 12 tháng 12 năm 2025 của Bộ Tài
chính)
I. BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
TÊN LOẠI VÀ CÁCH GHI KÝ HIỆU TRÊN VĂN BẢN
1. Bảng chữ viết tắt
|
STT
|
Tên loại văn bản
|
Chữ viết tắt
|
|
I
|
Văn bản hành chính
|
|
|
1
|
Quyết định
|
QĐ
|
|
2
|
Chỉ thị
|
CT
|
|
3
|
Công điện
|
CĐ
|
|
4
|
Báo cáo
|
BC
|
|
5
|
Tờ trình
|
TTr
|
|
6
|
Thông báo
|
TB
|
|
7
|
Kết luận
|
KL
|
|
8
|
Giấy mời
|
GM
|
|
9
|
Quy chế
|
QC
|
|
10
|
Quy định
|
QyĐ
|
|
11
|
Thông cáo
|
TC
|
|
12
|
Hướng dẫn
|
HD
|
|
13
|
Chương trình
|
CTr
|
|
14
|
Kế hoạch
|
KH
|
|
15
|
Phương án
|
PA
|
|
16
|
Đề án
|
ĐA
|
|
17
|
Dự án
|
DA
|
|
18
|
Biên bản
|
BB
|
|
19
|
Hợp đồng
|
HĐ
|
|
20
|
Bản ghi nhớ
|
BGN
|
|
21
|
Bản thỏa thuận
|
BTT
|
|
22
|
Giấy giới thiệu
|
GGT
|
|
23
|
Giấy nghỉ phép
|
GNP
|
|
24
|
Phiếu gửi
|
PG
|
|
25
|
Phiếu chuyển
|
PC
|
|
26
|
Phiếu báo
|
PB
|
|
II
|
Bản sao văn bản
|
|
|
1
|
Bản sao y
|
SY
|
|
2
|
Bản trích sao
|
TrS
|
|
3
|
Bản sao lục
|
SL
|
2. Cách ghi ký hiệu trên văn bản hành chính
|
STT
|
Cấp ban hành
|
Tên văn bản
|
Ký hiệu
|
|
1
|
Bộ trưởng
|
Quyết định
|
…/QĐ-BTC
|
|
2
|
Bộ trưởng
|
Chỉ thị
|
.../CT-BTC
|
|
3
|
Bộ trưởng
|
Công điện
|
…/CĐ-BTC
|
|
4
|
Bộ trưởng
|
Văn bản hành chính có tên:
|
|
|
- Báo cáo
|
.../BC-BTC
|
|
- Thông báo
|
…/TB-BTC
|
|
- Tờ trình
|
.../TTr-BTC
|
|
- Kết luận
|
.../KL-BTC
|
|
5
|
Bộ trưởng
|
Công văn
|
.../BTC-Tên viết tắt của đơn vị chủ trì soạn
thảo
|
II. MẪU TRÌNH BÀY MỘT
SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH, PHỤ LỤC VĂN BẢN VÀ BẢN SAO VĂN BẢN
|
1. Mẫu trình bày văn bản
|
|
a) Mẫu văn bản lấy số Bộ Tài chính
|
|
Mẫu số 1.1
|
Chỉ thị
|
|
Mẫu số 1.2
|
Công điện
|
|
Mẫu số 1.3
|
Báo cáo
|
|
Mẫu số 1.4
|
Tờ trình
|
|
Mẫu số 1.5
|
Thông báo
|
|
Mẫu số 1.6
|
Kết luận
|
|
Mẫu số 1.7
|
Quyết định quy định trực tiếp
|
|
Mẫu số 1.8
|
Quyết định ban hành văn bản kèm theo (quy chế,
quy định, điều lệ, kế hoạch, chương trình ...)
|
|
Mẫu số 1.9
|
Mẫu văn bản (được ban hành, phê duyệt kèm
theo quyết định)
|
|
Mẫu số 1.10
|
Công văn
|
|
Mẫu số 1.11
|
Giấy mời
|
|
Mẫu số 1.12
|
Phiếu chuyển
|
|
Mẫu số 1.13
|
Công văn của Hội đồng sử dụng con dấu của Bộ
Tài chính
|
|
b) Mẫu văn bản lấy số đơn vị
|
|
Mẫu số 1.14
|
Quyết định của đơn vị thuộc Bộ
|
|
Mẫu số 1.15
|
Công văn của đơn vị thuộc Bộ xin ý kiến nội
bộ
|
|
Mẫu số 1.16
|
Giấy giới thiệu
|
|
Mẫu số 1.17
|
Phiếu trình giải quyết văn bản đến
|
|
Mẫu số 1.18
|
Phiếu trình giải quyết công việc
|
|
2. Mẫu trình bày phụ lục văn bản
|
|
Mẫu số 2
|
Mẫu Phụ lục văn bản hành chính giấy
|
|
3. Mẫu trình bày bản sao văn bản
|
|
Mẫu số 3
|
Bản sao sang định dạng giấy
|
Mẫu số 1.1: Chỉ thị
|
BỘ TÀI CHÍNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: …/CT-BTC
|
Hà Nội, ngày tháng năm
20…
|
CHỈ THỊ
…………….1…………..
…………………………..…………………………….. 2
……………………………………………
………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………/.
|
Nơi nhận:
- ……;
- ……;
- Lưu:
VT, (3) (4).
|
BỘ TRƯỞNG
(Chữ ký của người có thẩm quyền dấu/chữ ký số của cơ quan)
Họ và tên
|
____________________________
1 Trích yếu nội dung Chỉ thị
2 Nội dung Chỉ thị
3 Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo; số lượng bản
lưu (nếu cần)
4 Ký hiệu người soạn thảo văn bản (nếu cần); Số
lượng bản giấy phát hành
Mẫu số 1.2: Công điện
|
BỘ TÀI CHÍNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: …/CĐ-BTC
|
Hà Nội, ngày tháng năm
20…
|
CÔNG ĐIỆN
…………….1…………..
BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH
điện:
- …………….2…………..
- .…………….…………..
…………………………..………… 3
…………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………/.
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- ……;
- Lưu:
VT, (4) (5).
|
BỘ TRƯỞNG
(Chữ ký của người có thẩm quyền dấu/chữ ký số của cơ quan)
Họ và tên
|
_______________________
1 Trích yếu nội dung Công điện.
2 Tên cơ quan, tổ chức nhận Công điện
3 Nội dung Công điện
4 Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo; số lượng bản
lưu (nếu cần)
5 Ký hiệu người soạn thảo văn bản (nếu cần); Số
lượng bản giấy phát hành
Mẫu số 1.3: Báo cáo
|
BỘ TÀI CHÍNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: …/BC-BTC
|
Hà Nội, ngày tháng năm
20…
|
BÁO CÁO
…………….1…………..
…………………………..…………………………….. 2
……………………………………………
………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………/.
|
Nơi nhận:
-
…….;
- Bộ
trưởng (để b/c);
- Lưu: VT, (3)(4).
|
KT, BỘ TRƯỞNG5
THỨ TRƯỞNG
(Chữ
ký của người có thẩm quyền dấu/chữ ký số của cơ quan)
Họ và tên
|
_____________________
1 Trích yếu nội dung Báo cáo
2 Nội dung Báo cáo
3 Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo; số lượng bản
lưu (nếu cần)
4 Ký hiệu người soạn thảo văn bản (nếu cần); số
lượng bản giấy phát hành
5 Thẩm quyền ký là Bộ trưởng, Thứ trưởng ký thay
(KT.) hoặc Thủ trưởng đơn vị soạn thảo ký thừa lệnh (TL.)
Mẫu số 1.4: Tờ trình
|
BỘ TÀI CHÍNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: …/TTr-BTC
|
Hà Nội, ngày tháng năm
20…
|
TỜ TRÌNH
…………….1…………..
Kính gửi: …… 2……
…………………………..…………………………….. 3
……………………………………………
………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………/.
|
Nơi nhận:
-
Như trên;
- Bộ
trưởng (để b/c);
- ……;
- Lưu: VT, (4)(5).
|
KT. BỘ TRƯỞNG6
THỨ TRƯỞNG
(Chữ
ký của người có thẩm quyền dấu/chữ ký số của cơ quan)
Họ và tên
|
_____________________
1 Trích yếu nội dung Tờ trình
2 Cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận Tờ trình
3 Nội dung Tờ trình
4 Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo; số lượng bản
lưu (nếu cần)
5 Ký hiệu người soạn thảo văn bản (nếu cần); số
lượng bản giấy phát hành
6 Thẩm quyền ký là Bộ trưởng, Thứ trưởng ký thay
(KT.).
Mẫu số 1.5: Thông báo
|
BỘ TÀI CHÍNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: …/TB-BTC
|
Hà Nội, ngày tháng năm
20…
|
THÔNG BÁO
…………….1…………..
…………………………..…………………………….. 2
……………………………………………
………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………/.
|
Nơi nhận:
-
……;
- Bộ
trưởng (để b/c);
- Thứ trưởng (để b/c);
- ……;
- Lưu:
VT, VP3 (4).
|
TL. BỘ TRƯỞNG5
CHÁNH VĂN PHÒNG
(Chữ ký của người có thẩm quyền dấu/chữ ký số của cơ quan)
Họ và tên
|
___________________
1 Trích yếu nội dung Thông báo
2 Nội dung Thông báo
3 Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo (trường hợp này
là VP); số lượng bản lưu (nếu cần)
4 Ký hiệu người soạn thảo văn bản (nếu cấn); Số
lượng bản giấy phát hành
5 Thẩm quyền ký là Bộ trưởng, Thứ trưởng ký thay
(KT.) hoặc Thủ trưởng đơn vị soạn thảo ký thừa lệnh (TL.)/ thừa ủy quyền (TUQ.)
Mẫu số 1.6: Kết luận
|
BỘ TÀI CHÍNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: …/KL-BTC
|
Hà Nội, ngày tháng năm
20…
|
KẾT LUẬN
…………….1…………..
…………………………..…………………………….. 2
……………………………………………
………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………/.
|
Nơi nhận:
- ……;
- Bộ
trưởng (để b/c);
- Thứ trưởng (để b/c);
- ……;
- Lưu:
VT, PC3 (4).
|
TL. BỘ TRƯỞNG5
VỤ TRƯỞNG VỤ PHÁP CHẾ
(Chữ ký của người có thẩm quyền dấu/chữ ký số của cơ quan)
Họ và tên
|
___________________
1 Trích yếu nội dung Kết luận
2 Nội dung Kết luận
3 Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo (trường hợp này
là PC); số lượng bản lưu (nếu cần)
4 Ký hiệu người soạn thảo văn bản (nếu cần); Số
lượng bản giấy phát hành
5 Thẩm quyền ký là Bộ trưởng, Thứ trưởng ký thay
(KT.) hoặc Thủ trưởng đơn vị soạn thảo ký thừa lệnh (TL.)
Mẫu số 1.7: Quyết định
của Bộ Tài chính quy định trực tiếp
|
BỘ TÀI CHÍNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: …/QĐ-BTC
|
Hà Nội, ngày tháng năm
20…
|
QUYẾT ĐỊNH
…….………..1………………
BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH
Căn cứ Nghị định số /2025/NĐ-CP
ngày tháng năm 2025 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Bộ Tài chính;
Căn cứ …………………………………………………….;
Căn cứ …………………………………………………….;
Theo đề nghị của ……………………………………….2...
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. …………………………………….3.
Điều 2. …………………………………….
Điều 3. ………………………… chịu trách nhiệm thi hành Quyết
định này./.
|
Nơi nhận:
-
Như Điều
…;
- ……;
- Lưu: VT, (4)(5).
|
BỘ TRƯỞNG6
(Chữ
ký của người có thẩm quyền dấu/chữ ký số của cơ quan)
Họ và tên
|
_____________________
1 Trích yếu nội dung Quyết định
2 Chức danh Thủ trưởng đơn vị trình
3 Tùy theo nội dung ngắn hay dài để chia các Điều
1,2,3...Nếu Điều dài có thể chia thành các khoản 1,2,3... và các điểm a,b,c...
4 Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo; số lượng bản
lưu (nếu cần)
5 Ký hiệu người soạn thảo văn bản (nếu cần); số
lượng bản giấy phát hành
6 Thẩm quyền ký là Bộ trưởng, Thứ trưởng ký thay
(KT.) hoặc Thủ trưởng đơn vị soạn thảo ký thừa lệnh (TL.)/ thừa ủy quyền (TUQ.)
Mẫu số 1.8: Quyết định
của Bộ Tài chính ban hành văn bản kèm theo
|
BỘ TÀI CHÍNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: …/QĐ-BTC
|
Hà Nội, ngày tháng năm
20…
|
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành phê duyệt
…….…….1…………
BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH
Căn cứ Nghị định số /2025/NĐ-CP
ngày tháng năm 2025 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Bộ Tài chính;
Căn cứ …………………………………………………….;
Căn cứ …………………………………………………….;
Theo đề nghị của ……………………………………….2...
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này ………..1…………
Điều 2. ………………………………………………………………
Điều 3. ……………………………………………………………../.
|
Nơi nhận:
-
Như Điều
…;
- ……;
- Lưu: VT, (3)(4).
|
BỘ TRƯỞNG6
(Chữ
ký của người có thẩm quyền dấu/chữ ký số của cơ quan)
Họ và tên
|
____________________
1 Tên của văn bản kèm theo (quy chế, quy định, điều
lệ, kế hoạch, chương trình ...) được ban hành
2 Chức danh Thủ trưởng đơn vị trình
3 Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo; số lượng bản
lưu (nếu cần)
4 Ký hiệu người soạn thảo văn bản (nếu cần); số
lượng bản giấy phát hành
5 Thẩm quyền ký là Bộ trưởng, Thứ trưởng ký thay
(KT.) hoặc Thủ trưởng đơn vị soạn thảo ký thừa lệnh (TL.)/ thừa ủy quyền (TUQ.)
Mẫu 1.9: Mẫu văn bản
(được ban hành, phê duyệt kèm theo quyết định)1
|
BỘ TÀI CHÍNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
QUY CHẾ/QUY ĐỊNH
………….2………….
(Kèm theo Quyết định số ... /QĐ-BTC ngày tháng năm của Bộ Tài chính)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. …………………………………………………………………………………………….
…………………….
Điều 2. …………………………………………………………………………………………….
…………………….
Chương....
…………………
Điều …………………………………………………………………………………………….
…………………….
Điều …………………………………………………………………………………………….
…………………….
Chương ....
Điều …………………………………………………………………………………………….
…………………….
Điều …………………………………………………………………………………………….
……………………./.
__________________
1 Mẫu này áp dụng đối với các văn bản được ban
hành kèm theo quyết định, bố cục có thể bao gồm chương, mục, điều, khoản, điểm.
2 Trích yếu nội dung văn bản
Mẫu số 1.10: Công văn
của Bộ Tài chính
|
BỘ TÀI CHÍNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: …/BTC- QLQH
V/v ……1……
|
Hà Nội, ngày tháng năm
20…
|
|
Kính gửi:
|
- …………2………..;
- …………………..;
|
…………………………..…………………………….. 3
……………………………………………
………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………/.
|
Nơi nhận:
-
Như trên;
- Bộ trưởng (để b/c);
- Thứ trưởng (để b/c);
- Lưu: VT, QLQH4 (5).
|
TL. BỘ TRƯỞNG6
VỤ TRƯỞNG VỤ QUẢN LÝ QUY HOẠCH
(Chữ
ký của người có thẩm quyền dấu/chữ ký số của cơ quan)
Họ và tên
|
_________________
1 Trích yếu nội dung Công văn
2 Cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận Công văn (chỉ
ghi cơ quan, đơn vị, cá nhân xử lý chính; những cơ quan, đơn vị, cá nhân có
liên quan khác ghi ở phần Nơi nhận)
3 Nội dung Công văn
4 Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo (trường hợp này
là QLQH); số lượng bản lưu (nếu cần)
5 Ký hiệu người soạn thảo văn bản (nếu cần); số
lượng bản giấy phát hành
6 Thẩm quyền ký là Bộ trưởng, Thứ trưởng ký thay
(KT.) hoặc Thứ trưởng đơn vị soạn thảo ký thừa lệnh (TL.)
Mẫu số 1.11: Giấy mời
|
BỘ TÀI CHÍNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: …/GM-BTC
|
Hà Nội, ngày tháng năm
20…
|
GIẤY MỜI
………………………..1………………………
Bộ Tài chính trân trọng kính mời:
- ………………2………………;
- ……………………………… .
Tới dự ……………………………….3………………………………………………………..
……………………………….………………………………………………………………….
Chủ trì: …………………………………………………………………………………………
Thời gian: ……………………………….………………………………………………………
Địa điểm: ……………………………….………………………………………………………
……………4………………….………………………………………………………………….
……………………………….……………………../.
|
Nơi nhận:
-
Như trên;
- Bộ trưởng (để b/c);
- Thứ trưởng (để b/c);
- Lưu: VT, VP5 (6).
|
TL. BỘ TRƯỞNG7
CHÁNH VĂN PHÒNG
(Chữ
ký của người có thẩm quyền dấu/chữ ký số của cơ quan)
Họ và tên
|
_____________________
1 Trích yếu nội dung cuộc họp
2 Tên các cơ quan, tổ chức, cá nhân được mời họp
3 Nội dung cuộc họp
4 Các vấn đề cần lưu ý
5 Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo (trường hợp này
là VP); số lượng bản lưu (nếu cần)
6 Ký hiệu người soạn thảo văn bản (nếu cần); số
lượng bản giấy phát hành
7 Thẩm quyền ký là Bộ trưởng, Thứ trưởng ký thay
(KT.) hoặc Thủ trưởng đơn vị soạn thảo ký thừa lệnh (TL.)
Mẫu số 1.12: Phiếu
chuyển
|
BỘ TÀI CHÍNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: …/PC-BTC
|
Hà Nội, ngày tháng năm
20…
|
PHIẾU CHUYỂN
……………..1………………
Kính gửi: ……………………………..
Bộ Tài chính nhận được ………………………….2………………………………………..
………………………………………………3………………………………………………….
Bộ Tài chính xin chuyển đến ……………………..4…………………….
xem xét, giải quyết theo quy định./.
|
Nơi nhận:
-
Như trên;
- Bộ trưởng (để b/c);
- Thứ trưởng (để b/c);
- ……….(5)……..;
- Lưu: VT, QLBH6 (7).
|
TL. BỘ TRƯỞNG8
CỤC TRƯỞNG CỤC QUẢN LÝ,
GIÁM SÁT BẢO HIỂM
(Chữ
ký của người có thẩm quyền dấu/chữ ký số của cơ quan, đơn vị)
Họ và tên
|
______________________
1 Trích yếu nội dung Phiếu chuyển
2 Tên văn bản, tài liệu cần chuyển
3 Lý do chuyển
4 Tên cơ quan, tổ chức nhận phiếu chuyển văn bản
5 Cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan
6 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo (trường hợp này
là QLBH); số lượng bản lưu (nếu cần)
7 Ký hiệu người soạn thảo văn bản (nếu cần); số
lượng bản giấy phát hành
8 Thẩm quyền ký là Bộ trưởng, Thứ trưởng ký thay
(KT.) hoặc Thủ trưởng đơn vị soạn thảo ký thừa lệnh (TL.)
Mẫu số 1.13: Công văn
của các Hội đồng, Ban, Tổ sử dụng con dấu của Bộ Tài chính (Ví dụ: Công văn
của Hội đồng thẩm định giá tài sản trong tố tụng hình sự ở Trung ương soạn
thảo)
|
BỘ TÀI CHÍNH
HỘI ĐỒNG ĐỊNH GIÁ TÀI SẢN TRONG TỐ TỤNG HÌNH SỰ Ở TRUNG ƯƠNG
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: …/ BTC-HĐĐGTS
V/v ……..1…………
|
Hà Nội, ngày tháng năm
20…
|
|
Kính gửi:
|
- ……………….2…………..;
- ……………….…………….
|
………………………………………………….3………………………………………………….
………………………………………………….……………………………………………………
………………………………………………….……………………………………………………
………………………………………………….………………………………………………/.
|
Nơi nhận:
-
Như trên;
- ………;
- Lưu: VT, HĐĐGTS4 (5).
|
TM. HỘI ĐỒNG
CHỦ TỊCH6
(Chữ
ký của người có thẩm quyền dấu/chữ ký số của cơ quan)
CỤC TRƯỞNG CỤC QUẢN LÝ GIÁ
Họ và tên
|
_________________________
1 Trích yếu nội dung Công văn
2 Cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận Công văn (chỉ
ghi cơ quan, đơn vị, cá nhân xử lý chính; những cơ quan, đơn vị, cá nhân có
liên quan khác ghi ở phần Nơi nhận)
3 Nội dung Công văn
4 Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo (trường hợp này
là HĐĐGTS); số lượng bản lưu (nếu cần)
5 Ký hiệu người soạn thảo văn bản (nếu cần); số
lượng bản giáy phát hành
6 Thẩm quyền ký là Chủ tịch ký thay mặt Hội đồng
(TM.), Phó Chủ tịch ký thay Chủ tịch (KT.).
Mẫu số 1.14: Quyết định
của đơn vị thuộc Bộ
|
BỘ TÀI CHÍNH
CỤC QUẢN LÝ ĐẤU THẦU
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: …/QĐ-QLĐT
|
Hà Nội, ngày tháng năm
20…
|
QUYẾT ĐỊNH
Về việc ……….1……….
CỤC TRƯỞNG CỤC QUẢN LÝ
ĐẤU THẦU
Căn cứ Quyết định số /QĐ-BTC ngày tháng
năm 2025 của Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Cục Quản lý đấu thầu;
Căn cứ …………………………;
Căn cứ …………………………;
Theo đề nghị của ……………….2 …………….
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. ……………………..3 ………………….
Điều 2. ………………………………………….
Điều 3. …………………………………. chịu trách nhiệm thi hành Quyết
định này./.
|
Nơi nhận:
-
Như Điều
…;
- ………;
- Lưu: VT, (4) (5).
|
CỤC TRƯỞNG6
(Chữ ký của người có
thẩm quyền dấu/chữ ký số của cơ quan, đơn vị)
Họ và tên
|
______________________
1 Trích yếu nội dung Quyết định
2 Chức danh Thủ trưởng đơn vị trình
3 Tùy theo nội dung ngắn hay dài để chia các Điều
1,2,3...Nếu Điều dài có thể chia thành các khoản 1,2,3... và các điểm a,b,c...
4 Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo; số lượng bản
lưu (nếu cần)
5 Ký hiệu người soạn thảo văn bản (nếu cần); số
lượng bản giấy phát hành
6 Thẩm quyền ký là Thủ trưởng đơn vị, Cấp phó ký
thay (KT.)
Mẫu số 1.15: Công văn
của đơn vị thuộc Bộ (*)
|
BỘ TÀI CHÍNH
VỤ NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /NSNN-TDT
V/v ……1……
|
Hà Nội, ngày tháng năm
20…
|
Kính gửi: Vụ Kinh tế
địa phương và lãnh thổ2
.……………………………… 3…………………………………………………………………
.……………………………….…………………………………………………………………
.……………………………….…………………………………………………………………
.…………………………………………………………………………………/.
|
Nơi nhận:
-
Như trên;
- ………;
- Lưu: VT, TDT4 (5).
|
KT. VỤ TRƯỞNG6
PHÓ VỤ TRƯỞNG
(Chữ
ký của người có thẩm quyền)
Họ và tên
|
____________________
1 Trích yếu nội dung Công văn
2 Cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận Công văn (chỉ
ghi cơ quan, đơn vị, cá nhân xử lý chính; những cơ quan, đơn vị, cá nhân có
liên quan khác ghi ở phần Nơi nhận)
3 Nội dung Công văn
4 Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo (trường hợp này
là TDT); số lượng bản lưu (nếu cần)
5 Ký hiệu người soạn thảo văn bản (nếu cần); Số
lượng bản giấy phát hành
6 Thẩm quyền ký là Thủ trưởng đơn vị, Cấp phó ký
thay (KT.)
(*) Mẫu này áp dụng tương tự đối với đơn vị có
con dấu; Văn thư đơn vị thực hiện đóng dấu/ký số của đơn vị theo quy định.
Mẫu số 1.16: Giấy giới
thiệu
|
BỘ TÀI CHÍNH
VĂN PHÒNG
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: ……/GGT-VP1
|
Hà Nội, ngày
tháng năm 20…
|
GIẤY GIỚI THIỆU
Văn phòng Bộ Tài chính2
trân trọng giới thiệu:
Ông (bà): ………………………………………….3…………………………….
Chức vụ: ………………………………………….……………………………..
Được cử đến: ………………………………………….…………………………
Về việc: ………………………………………….………………………………..
………………………………………….…………………………………………..
Đề nghị Quý cơ quan tạo điều kiện để ông (bà)
có tên ở trên hoàn thành nhiệm vụ.
Giấy này có giá trị đến hết ngày:
………………………………………………../.
|
Nơi nhận:
-
Như trên;
- Lưu: VT.
|
CHÁNH VĂN PHÒNG4
(Chữ
ký của người có thẩm quyền dấu/chữ ký số của cơ quan, đơn vị)
Họ và tên
|
____________________
1 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn
bản, trường hợp này là VP
2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3 Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của
người được giới thiệu
4 Thẩm quyền ký là Thủ trưởng đơn vị, cấp phó ký
thay (KT.)
Mẫu số 1.17: Phiếu
trình giải quyết văn bản đến (*)
|
TÊN ĐƠN VỊ
-------
|
PHIẾU TRÌNH GIẢI
QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
|
|
Số ký hiệu: …………. Nơi gửi Số
đến: ………………..
Ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo
|
|
Đơn vị chủ trì: ...…………………………….
Đơn vị phối hợp: …………………………….
………………………………………………….
………………………………………………….
………………………………………………….
………………………………………………….
|
Hà Nội, ngày tháng
năm 202
CHÁNH VĂN PHÒNG1
Họ và tên
|
_________________________
1 Thẩm quyền ký là Chánh văn phòng/Trưởng phòng
Hành chính, Cấp phó ký thay (KT.)
(*) Mẫu này trình bày trên trang giấy khổ A5,
theo chiều dọc
Mẫu 1.18: Phiếu trình
giải quyết công việc
|
BỘ TÀI CHÍNH
TÊN ĐƠN VỊ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1/PT
|
Hà Nội, ngày tháng
năm 202…
|
|
Độ mật2:
|
Độ khẩn:
|
PHIẾU TRÌNH GIẢI QUYẾT
CÔNG VIỆC
Kính gửi3:
………………………………..
Vấn đề trình:………………………………………………………………..
Ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ4:
a) Bộ trưởng
b) Thứ trưởng
c) Thứ trưởng
…
|
1. Tóm tắt nội dung công việc
- Tóm tắt vấn đề, quá trình xử lý công việc
tính đến thời điểm hiện tại (đối với công việc có tính chất lịch sử và kế
thừa)
- Vấn đề cần xử lý hiện tại của công việc
|
|
2. Ý kiến của các cơ quan, đơn vị có liên
quan (nếu có)
a) Trường hợp nội dung công việc xử lý cần
lấy ý kiến các cơ quan, đơn vị có liên quan: Nêu rõ số lượng và tên đơn vị
được lấy ý kiến; số lượng và tên đơn vị tham gia/không tham gia ý kiến; Tóm
tắt ý kiến của các đơn vị
b) Trường hợp nội dung công việc không lấy ý
kiến các đơn vị: nêu rõ không lấy ý kiến.
|
____________________
1 Số Phiếu trình do Văn thư cơ quan, đơn vị ghi
2 Đóng dấu chỉ độ mật
3 Ghi tên Lãnh đạo Bộ cần trình.
4 Ghi tên Lãnh đạo Bộ cần báo cáo, xin ý kiến
chỉ đạo. Trường hợp trình nhiều Lãnh đạo Bộ, đơn vị chủ động điều chỉnh các ô ý
kiến cho đầy đủ và phù hợp.
|
3. Ý kiến của đơn vị trình
a) Ý kiến của chuyên viên trình
- Kiến nghị về nội dung văn bản
- Căn cứ đề xuất xác định bí mật nhà nước
(BMNN) và độ mật của BMNN (Theo điểm, khoản, Điều mấy của Danh mục BMNN
nào hoặc căn cứ theo khoản 2 Điều 10 Luật Bảo vệ BMNN thì sử dụng BMNN của
văn bản nào, nêu cụ thể số ký hiệu, cơ quan ban hành, trích yếu nội dung).
- Kiến nghị người ký ban hành văn bản
Họ và tên (số điện thoại)
Ngày tháng năm
202...
|
|
b) Ý kiến Lãnh đạo các cấp của đơn vị trình1
- Ý kiến của Lãnh đạo cấp phòng/ban (nếu có)2
Họ và tên (số điện thoại)
Ngày tháng năm
202…
- Ý kiến của Thủ trưởng/Phó Thủ trưởng đơn vị3
Họ và tên (số điện thoại)
Ngày tháng năm
202..
|
|
5. Thư ký Lãnh đạo Bộ4
Họ và tên (số điện thoại)
Ngày tháng năm
202..
|
|
Tài liệu ban hành kèm theo văn bản trình ký5
(nếu có)
- Văn bản/Quyết định/Đề án/Kế hoạch gồm: ....
trang/ ...............tờ
- Phụ lục I: .... trang/ …tờ
- Phụ lục II: ...... trang/ ……tờ (tương tự
cho đến phụ lục cuối cùng).
- Đề cương/Báo cáo/....: .... trang/ …tờ
- Tài liệu gửi kèm khác được sao gửi kèm văn
đi của Bộ (ghi rõ số ký hiệu, ngày văn bản và trích yếu nội dung của từng văn
bản): .... trang/ …tờ.
|
________________________
1 Lãnh đạo các cấp của đơn vị nêu ý kiến đồng
ý/không đồng ý hoặc quan điểm khác (nếu có).
2 Ghi rõ tên Phòng/Ban xử lý công việc và ghi
đầy đủ ý kiến của các Lãnh đạo Phòng/Ban nếu trình qua nhiều Lãnh đạo. Trường
hợp đơn vị không có cấp phòng hoặc nhiều cấp ký trình hơn thì điều chỉnh các ô
ý kiến cho đầy đủ và phù hợp với thẩm quyền và cơ cấu tổ chức của đơn vị.
3 Ghi đầy đủ ý kiến của các Lãnh đạo đơn vị nếu
trình qua nhiều Lãnh đạo.
4 Thư ký Lãnh đạo Bộ rà soát hồ sơ, ký xác nhận
trước khi chuyển Phòng Hành chính hoặc đơn vị soạn thảo làm thủ tục ban hành.
5 Chuyên viên soạn thảo văn bản ghi rõ các văn
bản, tài liệu gửi kèm khi phát hành văn bản.
Mẫu số 2: Mẫu Phụ lục
văn bản hành chính giấy
Phụ lục …1…
………..2………..
(Kèm theo Văn bản số
………. ngày... tháng... năm ... của …………..)
……………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………3……………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………/.
___________________
1 Số thứ tự của Phụ lục (I, II, III...)
2 Tiêu đề của Phụ lục
3 Nội dung của Phụ lục
Mẫu 3: Bản sao sang
định dạng giấy
|
BỘ TÀI CHÍNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: ……/……
|
……, ngày … tháng …
năm …
|
TÊN LOẠI VĂN BẢN
…………………………
……………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………/.
|
Nơi nhận:
-
……;
- ……;
- Lưu:
VT, ....
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ
CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ
ký của người có thẩm quyền dấu của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản)
Nguyễn Văn A
|
|
VĂN PHÒNG1
Số …3…/ …4…-…5…
|
SAO Y2
Hà Nội, ngày
tháng năm
|
|
Nơi nhận:
-
……;
- ……;
- Lưu:
VT, ....
|
TL. CHÁNH VĂN PHÒNG6
TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH
(Chữ
ký của người có thẩm quyền dấu của cơ quan, đơn vị thực hiện sao văn bản)
Họ và tên
|
_____________________
1 Tên cơ quan, đơn vị thực hiện sao văn bản
2 Hình thức sao: “SAO Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc
“TRÍCH SAO”
3 Số bản sao
4 Ký hiệu bản sao
5 Chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị sao văn bản
6 Quyền hạn, chức vụ của người ký bản sao
Phụ
lục III
LẬP
HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
(Kèm
theo Quyết định số 4114/QĐ-BTC ngày 12 tháng 12 năm 2025 của Bộ Tài chính)
I. XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ
SƠ
Danh mục hồ sơ gồm các thành phần: Các đề mục,
số và ký hiệu của hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản của hồ sơ, người lập
hồ sơ.
1. Đề mục trong Danh mục hồ sơ được xây dựng
theo cơ cấu tổ chức (tên các đơn vị trong cơ quan, đơn vị) hoặc theo lĩnh vực
hoạt động (tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan, đơn vị). Trong từng
đề mục lớn được chia thành các đề mục nhỏ tương ứng với tên các đơn vị (theo cơ
cấu tổ chức) hoặc chia thành các mặt hoạt động (theo lĩnh vực hoạt động). Trong
các đề mục nhỏ, trật tự các hồ sơ được sắp xếp theo nguyên tắc từ chung đến
riêng, từ tổng hợp đến cụ thể.
Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ
số La Mã. Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng bằng
chữ số Ả Rập. Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ do cơ quan,
đơn vị quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu.
2. Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm: Số thứ tự
(được đánh bằng chữ số Ả Rập) và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục
lớn.
Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai
cách sau: Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số 01
hoặc số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ
số 01.
3. Tiêu đề hồ sơ: Cần viết ngắn gọn, rõ ràng
nhưng phải khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành
trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.
4. Thời hạn bảo quản của hồ sơ được xác định
theo quy định hiện hành: Vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể.
II. MẪU DANH MỤC HỒ SƠ
|
BỘ TÀI CHÍNH
TÊN ĐƠN VỊ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
DANH MỤC HỒ SƠ
Năm...
(Kèm theo Quyết định
số ngày … tháng … năm ... của ……..)
|
Số và ký hiệu hồ sơ
|
Tên đề mục và tiêu đề
hồ sơ
|
Thời hạn bảo quản1
|
Người lập hồ sơ
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
I. TÊN ĐỀ MỤC LỚN
|
|
|
|
|
|
1. Tên đề mục nhỏ
|
|
|
|
|
01.HC
|
Tiêu đề hồ sơ
|
20 năm
|
Nguyễn Văn A
|
|
Danh mục hồ sơ này có …… hồ sơ, bao gồm:
…………… hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;
…………… hồ sơ bảo quản có thời hạn.
___________________
1 Bảo quản vĩnh viễn hoặc bảo quản có thời hạn
III. MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ,
TÀI LIỆU NỘP LƯU
|
BỘ TÀI CHÍNH
TÊN ĐƠN VỊ1
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU
NỘP LƯU
Năm ...
|
Hộp/cặp số2
|
Số, ký hiệu hồ sơ
|
Tiêu đề hồ sơ
|
Thời gian tài liệu3
|
Thời hạn bảo quản4
|
Số tờ5
|
Ghi chú6
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Mục lục này gồm: ………………………………………… hồ sơ (đơn vị
bảo quản).
Viết bằng chữ: ………………………………………………. hồ sơ (đơn
vị bảo quản).
Trong đó có:
………………………….. hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản
vĩnh viễn.
………………………….. hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản
có thời hạn.
|
|
………, ngày ... tháng
... năm ...
Người
lập
(Ký
và ghi rõ họ tên, chức vụ)
|
______________________
1 Tên đơn vị nộp lưu hồ sơ, tài liệu
2 Ghi số thứ tự của hộp hoặc cặp tài liệu giao
nộp
3 Ghi thời gian sớm nhất và muộn nhất của văn
bản, tài liệu trong hồ sơ
4 Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ như trên bìa
hồ sơ
5 Ghi tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ
6 Ghi những thông tin cần chú ý về nội dung và
hình thức của văn bản có trong hồ sơ
IV.
MẪU MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ1
MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI
LIỆU
Số, ký hiệu hồ sơ ………
Năm ...
|
STT
|
Số, ký hiệu văn bản
|
Ngày tháng năm văn
bản
|
Tên loại và trích yếu
nội dung văn bản
|
Tác giả văn bản
|
Tờ số/ Trang số
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
_________________________
1 Áp dụng cho hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh
viễn
V.
MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU
|
BỘ TÀI CHÍNH
VĂN PHÒNG
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
Hà Nội, ngày
tháng năm 20 ...
|
BIÊN BẢN
Giao nhận hồ sơ, tài
liệu
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng
3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Quyết định số /QĐ-BTC ngày
tháng năm 2025 của Bộ Tài chính ban hành Quy chế công tác văn thư của Bộ Tài
chính;
Căn cứ …… (Danh mục hồ sơ năm..., Kế hoạch
thu thập tài liệu...),
Chúng tôi gồm:
BÊN GIAO: (tên cá nhân, đơn vị giao nộp hồ sơ,
tài liệu)
Ông (bà): ……………………………………………………
Chức vụ công tác: …………………………………………
BÊN NHẬN: (Lưu trữ cơ quan)
Ông (bà): ……………………………………………………
Chức vụ công tác: …………………………………………
Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với
những nội dung như sau:
1. Tên khối tài liệu giao nộp: ……………………………….
2. Thời gian của hồ sơ, tài liệu: ……………………………
3. Số lượng tài liệu:
- Tổng số hộp (cặp): ………………………………………..
- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): ……… Quy
ra mét giá: …………………. mét
4. Tình trạng tài liệu giao nộp: ………………………………
5. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo.
Biên bản này được lập thành hai bản; bên giao
giữ một bản, bên nhận giữ một bản./.
|
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO
(Ký
và ghi rõ họ tên)
|
ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN
(Ký
và ghi rõ họ tên)
|
Phụ
lục IV
MẪU
VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
(Kèm
theo Quyết định số 4114/QĐ-BTC ngày 12 tháng 12 năm 2025 của Bộ Tài chính)
I. MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN
BẢN ĐI
1. Bìa và trang đầu
|
|
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
CẤP TRÊN TRỰC TIẾP
TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm: ……
Từ ngày …… đến ngày
……
Từ số ....…… đến số
…….....
Quyển số: ....
|
|
2. Nội dung đăng ký văn bản đi
Tối thiểu gồm 10 nội dung sau:
|
Số, ký hiệu văn bản
|
Ngày tháng văn bản
|
Tên loại và trích yếu
nội dung văn bản
|
Người ký
|
Nơi nhận văn bản
|
Đơn vị, người nhận
bản lưu
|
Số lượng bàn
|
Ngày chuyển
|
Ký nhận
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
(10)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
II. MẪU BÌ VĂN BẢN
|
Biểu tượng của cơ
quan (Nếu có)
|
|
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Địa
chỉ: ………………………………….
Điện thoại: ………… Fax: ……….........
E-Mail: ……………… Website:............
Số/ký hiệu văn bản: …………………..
|
|
|
|
|
Kính gửi:
|
……………………………
……………………………
……………………………
|
|
III. MẪU SỔ GỬI VĂN BẢN
ĐI BƯU ĐIỆN
1. Bìa và trang đầu
|
|
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
CẤP TRÊN TRỰC TIẾP
TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ
SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU
ĐIỆN
Năm: ……
Từ ngày …… đến ngày
……
Từ số .....…… đến số
…….....
Quyển số: ....
|
|
2. Nội dung đăng ký gửi văn bản đi bưu điện
Tối thiểu gồm 06 nội dung sau:
|
Ngày chuyển
|
Số, ký hiệu văn bản
|
Nơi nhận văn bản
|
Số lượng bì
|
Ký nhận và dấu bưu
điện
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
|
|
|
|
|
|
|
IV. MẪU SỐ SỬ DỤNG BẢN
LƯU
1. Bìa và trang đầu
|
|
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
CẤP TRÊN TRỰC TIẾP
TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ
SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU
Năm: ……
Từ ngày …… đến ngày
……
Từ số ….....… đến số
…….....
Quyển số: ....
|
|
2. Nội dung đăng ký sử dụng bản lưu
Tối thiểu gồm 09 nội dung sau:
|
Ngày tháng
|
Họ tên người sử dụng
|
Số, ký hiệu ngày
tháng văn bản
|
Tên loại và trích yếu
nội dung văn bản
|
Số và ký hiệu HS
|
Ký nhận
|
Ngày trả
|
Người cho phép sử
dụng
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
V. MẪU DẤU “ĐẾN”: Được khắc sẵn, hình chữ
nhật, kích thước 35mm x 50mm
VI. MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN
BẢN ĐẾN
1. Bìa và trang đầu
|
|
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
CẤP TRÊN TRỰC TIẾP
TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN
ĐẾN
Năm: ……
Từ ngày …… đến ngày
……
Từ số …....… đến số
….....…
Quyển số: ....
|
|
2. Nội dung đăng ký văn bản đến
Tối thiểu gồm 10 nội dung sau:
|
Ngày đến
|
Số đến
|
Tác giả
|
Số, ký hiệu văn bản
|
Ngày tháng văn bản
|
Tên loại và trích yếu
nội dung văn bản
|
Đơn vị hoặc người
nhận
|
Ngày chuyển
|
Ký nhận
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
(10)
|
VII. MẪU SỔ THEO DÕI
GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
1. Bìa và trang đầu
|
|
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
CẤP TRÊN TRỰC TIẾP
TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ
SỔ THEO DÕI GIẢI
QUYẾT
VĂN BẢN ĐẾN
Năm: ……
Từ ngày …… đến ngày
……
Quyển số: ....
|
|
2. Nội dung đăng ký theo dõi giải quyết văn bản
đến
Tối thiểu gồm 07 nội dung sau:
|
Số đến
|
Tên loại, số, ký
hiệu, ngày tháng và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
|
Đơn vị hoặc người
nhận
|
Thời hạn giải quyết
|
Tiến độ giải quyết
|
Số, ký hiệu văn bản
trả lời
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
|
|
|
|
|
|
|
|