Kính
gửi: Cục thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
Ngày 14/3/2011 Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số
32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán
hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Thông tư số 32/2011/TT-BTC có hiệu lực thi hành từ
ngày 01/5/2011, quá trình triển khai thực hiện, để giúp cán bộ thuế và các
doanh nghiệp nắm bắt kịp thời những nội dung mới về hóa đơn điện tử, Tổng cục
Thuế đề nghị các Cục thuế tiếp tục phổ biến, thông báo cho cán bộ thuế và tuyên
truyền tới các doanh nghiệp trên địa bàn quản lý một số nội dung chính về hóa
đơn điện tử như sau:
1.
Khái niệm hóa đơn điện tử
- Hoá đơn điện tử
là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được
khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống
máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được
lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện
tử.
- Hóa đơn đã lập
dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử
không phải là hóa đơn điện tử.
2.
Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử
Trường hợp người
bán lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người
bán có trách nhiệm thông báo cho người mua các nội dung sau:
- Định dạng hóa
đơn điện tử;
- Cách thức truyền
nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua (nêu rõ cách thức truyền nhận
hóa đơn điện tử là truyền trực tiếp từ hệ thống của người bán sang hệ thống của
người mua; hoặc người bán thông qua hệ thống trung gian của tổ chức cung cấp giải
pháp hóa đơn điện tử để lập hóa đơn và truyền cho người mua).
Người bán, người
mua, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (trường hợp thông qua
tổ chức trung gian) và các đơn vị có liên quan phải có thoả thuận về yêu cầu kỹ
thuật và các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hoá đơn
điện tử đó.
3.
Đối tượng được khởi tạo hóa đơn điện tử
Các tổ chức sau được khởi tạo hóa đơn điện tử:
- Tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch
điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế;
- Tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động
ngân hàng.
Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng các quy định
tại điểm b đến điểm e khoản 2 Điều 4 Chương I Thông tư số
32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Trước khi khởi
tạo hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ra Quyết định
áp dụng hoá đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản
giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan
thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này. Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử
phải có các nội dung theo quy định tại Khoản 1 Điều 7 Chương
II Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính.
- Trước khi sử
dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông
báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử có thể gửi tới cơ quan
thuế bằng giấy hoặc bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ
quan thuế. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử phải có các nội dung theo
quy định tại Khoản 2 Điều 7 Chương II Thông tư số
32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính.
4. Quy định về tổ chức trung gian cung cấp giải pháp
hóa đơn điện tử
- Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử là tổ
chức cung cấp giải pháp hỗ trợ việc khởi tạo, truyền, nhận, lưu trữ, phục hồi
thông điệp dữ liệu của hóa đơn điện tử giữa người bán hàng và người mua hàng.
- Tổ chức trung gian cung
cấp giải pháp hóa đơn điện tử là:
+ Doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam có Giấy chứng nhận
đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy phép đầu tư của doanh
nghiệp đầu tư tại Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin;
+ Hoặc là ngân hàng được cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử
trong hoạt động ngân hàng.
- Tổ chức trung gian cung
cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải đáp
ứng các điều kiện quy định tại Điều 5 Chương I Thông tư số
32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính.
5. Nội dung hóa đơn điện tử
Hóa
đơn điện tử phải có chữ ký điện tử
theo quy định của pháp luật của người bán và chữ ký điện tử theo quy định
của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán. Các nội dung khác của hóa đơn điện tử được thực hiện
theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC của
Bộ Tài chính.
Một
số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực
hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.
6. Lập và gửi
hóa đơn điện tử
- Lập hóa đơn điện
tử là việc thiết lập đầy đủ nội dung của hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ trên
định dạng hóa đơn đã được xác định. Có hai hình thức lập hóa đơn điện tử:
+ Người bán hàng
hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại
hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán;
+ Người bán hàng
hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) truy cập vào chương trình hệ thống
lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để
khởi tạo và lập hóa đơn điện tử.
- Gửi hóa đơn điện
tử là việc truyền dữ liệu của hóa đơn từ người bán hàng hóa, dịch vụ đến người
mua hàng hóa, dịch vụ. Có hai hình thức gửi hóa đơn điện tử:
+ Gửi trực tiếp:
Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập
hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán, ký điện
tử trên hóa đơn và truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách thức
truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên. Trường hợp người mua
hàng hóa, dịch vụ là đơn vị kế toán thì người mua ký điện tử trên hóa đơn điện
tử nhận được và truyền hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử cả hai bên cho người
bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên.
+ Gửi thông qua tổ
chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử:
Người bán hàng
hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn) truy cập vào chương trình hệ thống lập
hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi
tạo, lập hóa đơn điện tử bằng chương trình lập hóa đơn điện tử của tổ chức
trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử hoặc người bán hàng hóa, dịch vụ
đưa dữ liệu hóa đơn điện tử đã được tạo từ hệ thống nội bộ của người bán vào hệ
thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để gửi cho người
mua hóa đơn điện tử đã có chữ ký điện tử của người bán thông qua hệ thống của tổ
chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Trường hợp người mua là đơn
vị kế toán, khi nhận được hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của người bán, người
mua thực hiện ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và gửi cho người bán
hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử của người mua và người bán thông qua hệ thống
của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
7. Lưu trữ hóa
đơn điện tử
- Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử:
Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện
tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo
thời hạn quy định của Luật Kế toán (hiện hành là 10 năm). Trường hợp hóa đơn điện
tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn
điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử
theo thời hạn nêu trên.
- Sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử:
Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung
gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa
đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và
DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến
để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.
8. Nguyên tắc
chuyển đổi hóa đơn điện tử
- Người bán hàng
hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc
xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một
(01) lần.
- Người mua, người
bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ
chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế tóan
Hóa đơn điện tử
chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa (đối với
người bán) hoặc để phục vụ lưu trữ chứng từ kế tóan (đối với người mua) đều phải
đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Chương II
Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Riêng hóa đơn điện
tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa đối với
người bán còn phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của
người bán.
9.
Ngoài các nội dung nêu trên, các nội dung khác về hóa đơn điện tử được thực hiện
theo hướng dẫn tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ,
Thông tư số 32/2011/TT-BTC và Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Trong quá trình
thực hiện nếu có vướng mắc, đề nghị các Cục thuế phản ánh về Tổng cục Thuế (Bộ
Tài chính) để được hướng dẫn giải quyết kịp thời./.
Nơi nhận:
- Như trên;
- Vụ PC, CST (BTC);
- Các Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục thuế;
- Đại diện TCT phía Nam;
- Website Tổng cục Thuế;
- Lưu: VT, CS (3).Hà
|
KT. TỔNG CỤC TRƯỞNG
PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG
Cao Anh Tuấn
|