Kính
gửi: Các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ
Căn cứ công văn số 06/VTLTNN-NVTW
ngày 4/1/2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về phương hướng nhiệm vụ công
tác văn thư, lưu trữ năm 2012 của các cơ quan, tổ chức trung ương, Bộ Thông tin
và Truyền thông hướng dẫn một số nhiệm vụ trọng tâm công tác văn thư, lưu trữ
năm 2012 của Bộ để các cơ quan, đơn vị có căn cứ xây dựng và tổ chức triển khai
thực hiện, như sau:
I. QUẢN LÝ, CHỈ
ĐẠO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1. Tuyên truyền phổ biến pháp luật
về công tác văn thư, lưu trữ
Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các
quy định của pháp luật hiện hành và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu
trữ: Luật Lưu trữ, Thông tư của Bộ Tư pháp Hướng dẫn về thể thức, kỹ thuật
trình bày văn bản quy phạm pháp luật ….
2. Tổ chức và cán bộ
2.1. Tiếp tục kiện toàn tổ chức và
tăng cường cán bộ được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ làm công tác văn thư,
lưu trữ.
2.2. Tổ chức tập huấn nghiệp vụ, đồng
thời tạo điều kiện cho cán bộ văn thư, lưu trữ tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng
nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ do Bộ hoặc cơ quan quản lý chuyên môn cấp trên tổ
chức ở trong và ngoài nước.
3. Ban hành văn bản quản lý, chỉ
đạo văn thư, lưu trữ
3.1. Ban hành mới hoặc sửa đổi, bổ
sung Quy chế công tác văn thư, lưu trữ;
3.2. Xây dựng và ban hành Bảng thời
hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị.
4. Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ
Tăng cường tổ chức Hội nghị hướng dẫn
nghiệp vụ lưu trữ và tiến hành kiểm tra việc thực hiện của các cơ quan, đơn vị.
4.1. Đối tượng kiểm tra, hướng dẫn
Các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ, dự kiến
trong năm 2012 sẽ kiểm tra tại các đơn vị: Cục Tần số Vô tuyến điện, Cục Báo
chí, Cục Quản lý Phát thanh truyền hình và Thông tin điện tử, Trung tâm
Internet Việt Nam, Trung tâm Ứng cứu khẩn cấp máy tính Việt Nam, Tổng Công ty
Truyền thông đa phương tiện VTC.
4.2. Nội dung kiểm tra, hướng dẫn
- Việc triển khai thực hiện các quy
định pháp luật hiện hành về văn thư, lưu trữ;
- Việc triển khai thực hiện các hướng
dẫn của Bộ về văn thư, lưu trữ.
4.3. Thời gian kiểm tra, hướng dẫn
- Dự kiến tổ chức Hội nghị tập huấn
công tác văn thư, lưu trữ: Quý II năm 2012.
- Dự kiến thời gian kiểm tra việc
thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị: Tháng 10/2012.
II. HOẠT ĐỘNG
NGHIỆP VỤ VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1. Công tác văn
thư
a) Soạn thảo và ban hành văn bản
- Văn phòng Bộ tăng cường hướng dẫn,
kiểm tra thực hiện việc soạn thảo, ban hành văn bản của Bộ, triển khai văn thư
tập trung, thực hiện việc phát hành các văn bản đi của Bộ do các đơn vị thuộc
khối cơ quan Bộ soạn thảo.
- Các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ kiểm
tra thực hiện việc soạn thảo, ban hành văn bản của cơ quan, đơn vị mình đảm bảo
theo quy định về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
b) Quản lý văn bản
- Các cơ quan, đơn vị tổ chức thực
hiện việc quản lý văn bản đi, đến theo đúng hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước tại công văn số 425/TLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 và quy định của Bộ Thông
tin và Truyền thông.
- Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ
công việc và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, đơn vị đúng hạn.
c) Quản lý và sử dụng con dấu
Quản lý an toàn, chặt chẽ, đúng quy
định của Nhà nước về việc quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư.
2. Công tác lưu
trữ
a) Lưu trữ cơ quan Bộ
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực
hiện việc thu thập hồ sơ, tài liệu của Văn phòng, Thanh tra, các Vụ thuộc Bộ từ
năm 2010 trở về trước.
- Tiếp tục tổ chức thực hiện việc
chỉnh lý tài liệu đã thu thập nhưng chưa được chỉnh lý để năm 2012 cơ bản giải
quyết xong tình trạng tài liệu chưa được lập hồ sơ của cơ quan Bộ.
- Thực hiện việc tiêu hủy tài liệu
hết giá trị theo đúng quy định của pháp luật hiện hành nhằm giải phóng diện
tích kho lưu trữ và bảo đảm an toàn công tác phòng chống cháy nổ.
- Tiến hành lựa chọn hồ sơ, tài liệu
và tổ chức giao nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia theo
đúng nội dung và thời hạn quy định.
- Bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ:
+ Sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ
một cách khoa học, phù hợp với diện tích hiện có nhằm vừa đảm bảo điều kiện về
ánh sáng, độ ẩm theo quy định vừa đảm bảo thông thoáng để bảo quản an toàn tài
liệu lưu trữ.
+ Trang bị đầy đủ các phương tiện
thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu như: phương tiện báo cháy, chữa
cháy, hộp đựng tài liệu …;
+ Thực hiện chế độ vệ sinh định kỳ
kho tàng, tài liệu lưu trữ theo quy định.
- Tổ chức phục vụ việc khai thác tài
liệu cho các đối tượng độc giả theo quy định của pháp luật hiện hành và Nội quy
khai thác tài liệu lưu trữ của cơ quan Bộ.
- Tiếp tục xây dựng và hoàn thiện
các công cụ tra cứu thiết yếu nhằm phục vụ nhanh chóng, thuận lợi cho việc khai
thác tài liệu.
b) Các Vụ, Văn phòng, Thanh tra
thuộc Bộ
Thực hiện nghiêm túc việc giao nộp
hồ sơ công việc vào Lưu trữ cơ quan theo quy định.
c) Các Cục thuộc Bộ
- Bố trí kho lưu trữ có đủ diện
tích và đảm bảo yêu cầu kỹ thuật để bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức thực hiện
các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: thu thập, chỉnh lý … đối với tài liệu hình
thành trong quá trình hoạt động của đơn vị.
- Tiến hành lựa chọn hồ sơ, tài liệu
và tổ chức giao nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia theo
đúng nội dung và thời hạn quy định.
d) Các đơn vị, tổ chức còn lại
Tổ chức thực hiện các hoạt động
nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của đơn
vị (từ thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, sử dụng tài liệu).
III. NHỮNG NHIỆM
VỤ CỤ THỂ KHÁC:
1. Hiện đại hóa công tác văn
thư, lưu trữ
Tăng cường việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào việc quản lý văn bản đi đến; đẩy mạnh việc triển khai ứng dụng phần
mềm eOffice đến tất cả các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ; tăng cường ứng dụng công
nghệ thông tin vào việc quản lý tài liệu lưu trữ.
2. Thực hiện chế độ báo cáo thống
kê tài liệu lưu trữ
Các đơn vị thực hiện chế độ báo cáo
thống kê tổng hợp, thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ theo Quyết định số
13 và 14/2005/QĐ-BNV ngày 01/02/2005 của Bộ Nội vụ và các báo cáo khác theo yêu
cầu của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và của Bộ.
3. Thực hiện chế độ đãi ngộ đối
với cán bộ văn thư, lưu trữ
Thực hiện chế độ bồi dưỡng độc hại
và chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật cho cán bộ làm công tác lưu trữ, chế độ phụ cấp
công tác cho người làm văn thư theo đúng quy định hiện hành.
Yêu cầu các cơ quan, đơn vị trực
thuộc Bộ căn cứ văn bản hướng dẫn của Bộ để xây dựng và triển khai thực hiện
nghiêm túc nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2012 của đơn vị mình.
Trong quá trình triển khai thực hiện,
nếu có vướng mắc đề nghị các cơ quan, đơn vị liên hệ theo địa chỉ: Phòng Văn
thư - Lưu trữ, Văn phòng Bộ hoặc trao đổi qua điện thoại số: 04.38263604 để
cùng phối hợp giải quyết.
Nơi nhận:
- Như trên;
- Bộ trưởng (để b/c);
- Website: mic.gov.vn;
- Lưu: VT, VT-LT.
|
KT.
BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
Đỗ Quý Doãn
|