|
BỘ
NỘI VỤ
********
|
CỘNG
HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
********
|
|
Số:
14/2005/QĐ-BNV
|
Hà
Nội, ngày 06 tháng 1 năm 2005
|
QUYẾT ĐỊNH
CỦA
BỘ TRƯỞNG BỘ NỘI VỤ SỐ 14/2005/QĐ-BNV NGÀY 06 THÁNG 01 NĂM 2005 VỀ VIỆC BAN
HÀNH CHẾ ĐỘ BÁO CÁO THỐNG KÊ TỔNG HỢP CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
BỘ TRƯỞNG BỘ NỘI VỤ
Căn cứ Luật Thống kê ngày 17
tháng 6 năm 2003;
Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001;
Căn cứ Nghị định số 45/2003/NĐ-CP ngày 09 tháng 5 năm 2003 của Chính phủ về
việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ
Nội vụ;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
quy định chi tiết một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;
Sau khi có ý kiến thẩm định của Tổng cục Thống kê tại Văn bản số
910/TCTK-PPCĐ ngày 20 tháng 12 năm 2004;
Theo đề
nghị của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ áp dụng đối
với các cơ quan tổng hợp số liệu từ báo cáo thống kê cơ sở, biểu mẫu và bản hướng
dẫn đính kèm.
Điều 2.
Nội dung báo cáo thống kê tổng hợp
Nội dung báo cáo thống kê tổng hợp
thực hiện theo
biểu mẫu và bản hướng dẫn kèm theo Quyết định này.
Điều 3. Đối
tượng thực hiện chế độ báo cáo thống kê tổng hợp
Đối tượng thực hiện chế độ báo
cáo thống kê tổng hợp bao gồm:
1. Phòng Lưu trữ các Bộ,
cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ (Sau đây gọi chung là Bộ);
2. Lưu trữ các Tổng cục, Cục,
Trung tâm, Viện.... thuộc Bộ;
3. Trung tâm Lưu trữ các tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương (Sau đây gọi chung là tỉnh);
4. Lưu trữ UBND các huyện, quận,
thị xã, thành phố thuộc tỉnh (Sau đây gọi chung là huyện);
Điều 4. Kỳ
hạn báo cáo, ngày báo cáo và chế độ gửi báo cáo;
- Kỳ hạn báo cáo: NĂM.
- Ngày gửi báo cáo và chế độ gửi
báo cáo:
1. Lưu trữ các Tổng cục, Cục,
Trung tâm, Viện... thuộc Bộ tổng hợp số liệu và gửi báo cáo về Phòng Lưu trữ Bộ
vào ngày 31 tháng 01 năm sau;
2. Phòng Lưu trữ các Bộ tổng hợp
số liệu và gửi báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
vào ngày 15 tháng 02 năm sau;
3. Lưu trữ UBND các huyện tổng hợp
số liệu và gửi báo cáo về Trung tâm Lưu trữ tỉnh vào ngày 31 tháng 01 năm sau;
4. Trung tâm Lưu trữ các tỉnh tổng
hợp số liệu và gửi báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước vào ngày 15 tháng
02 năm sau.
Điều 5. Tổ
chức thực hiện
1. Cục trưởng Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện chế độ báo cáo thống kê tổng
hợp quy định tại Điều 1. In ấn, phát hành tài liệu, biểu mẫu đến các Bộ, các
doanh nghiệp Nhà nước và UBND các tỉnh.
Điều 6.
Quyết định này thay thế Quyết định Liên Bộ số 149/QĐ-CLT-TCTK ngày 23 tháng 10
năm 1987 của Cục Lưu trữ Nhà nước - Tổng cục Thống kê về việc ban hành biểu mẫu
báo cáo thống kê định kỳ hàng năm về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Quyết định này
có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo.
Điều 7.
Bộ trưởng; Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ; cơ quan thuộc Chính
phủ; Chủ tịch UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm
thi hành Quyết định này.
Biểu số: 01/TH
|
Ban
hành kèm theo Quyết định
số 14/2005/QĐ-BNV
ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ
|
BÁO CÁO THỐNG KÊ
TỔNG HỢP CÔNG TÁC
VĂN THƯ
Kỳ
báo cáo: Năm...............
|
Đơn vị báo cáo:
..................................
..................................
Đơn vị nhận báo cáo
..................................
...................................
|
|
Nội dung báo cáo
|
Đơn
vị tính
|
Số
lượng
|
|
A
|
B
|
01
|
|
Tổng số đơn vị trực thuộc
|
Đơn
vị
|
|
|
Tổng số đơn vị báo cáo
|
Đơn
vị
|
|
|
I. Tổ chức, nhân sự làm
công tác văn thư (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
1. Tổ chức văn thư cơ quan
|
|
|
|
- Phòng văn thư
|
Phòng
|
|
|
- Tổ văn thư
|
Tổ
|
|
|
- Bộ phận văn thư
|
Bộ
phận
|
|
|
2. Nhân sự làm công tác văn
thư
|
|
|
|
- Tổng số:
|
Người
|
|
|
Trong đó: + Nữ
|
Người
|
|
|
+ Kiêm nhiệm các công tác khác
|
Người
|
|
|
- Trình độ chuyên môn - nghiệp
vụ
|
|
|
|
+ Trên đại học chuyên ngành
văn thư, lưu trữ
|
Người
|
|
|
+ Trên Đại học khác
|
Người
|
|
|
+ Đại học chuyên ngành văn
thư, lưu trữ
|
Người
|
|
|
+ Đại học khác
|
Người
|
|
|
+ Trung cấp văn thư, lưu trữ
|
Người
|
|
|
+ Trung cấp khác
|
Người
|
|
|
+ Sơ cấp
|
Người
|
|
|
- Ngạch CCVC văn thư
|
|
|
|
+ Nhân viên văn thư
|
Người
|
|
|
+ Cán sự văn thư
|
Người
|
|
|
+ Chuyên viên văn thư
|
Người
|
|
|
+ Chuyên viên chính văn thư
|
Người
|
|
|
+ Chuyên viên cao cấp văn thư
|
Người
|
|
|
- Độ tuổi
|
|
|
|
+ Dưới 25
|
Người
|
|
|
+ Từ 25 đến 35
|
Người
|
|
|
+ Từ 36 đến 45
|
Người
|
|
|
+ Từ 46 đến 55
|
Người
|
|
|
+ Trên 55
|
Người
|
|
|
II. Quản lý văn bản đi, đến
|
|
|
|
1. Tổng số văn bản đi (tính từ
0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
Văn
bản
|
|
|
Trong đó: Văn bản quy phạm
pháp luật
|
Văn
bản
|
|
|
2. Tổng số văn bản đến (tính từ
0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
Văn
bản
|
|
|
3. Hình thức quản lý văn bản
đi, đến (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Tổng số cơ quan, đơn vị quản
lý văn bản bằng sổ
|
Cơ
quan, đơn vị
|
|
|
- Tổng số cơ quan, đơn vị ứng
dụng CNTT để quản lý văn bản
|
Cơ
quan, đơn vị
|
|
|
III. Lập hồ sơ hiện hành
|
|
|
|
- Tổng số hồ sơ đã lập trong
năm (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
Hồ
sơ
|
|
|
- Tổng số cơ quan, đơn vị có
Danh mục hồ sơ (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
Cơ
quan, đơn vị
|
|
|
IV. Trang thiết bị dùng cho
văn thư cơ quan (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
1. Máy vi tính
|
Chiếc
|
|
|
2. Máy in
|
Chiếc
|
|
|
3. Máy photocopy
|
Chiếc
|
|
|
4. Máy FAX
|
Chiếc
|
|
|
Người lập biểu
(Ký,
họ và tên)
|
Ngày......tháng......năm........
Thủ trưởng cơ quan
(Ký,
họ và tên, đóng dấu)
|
Biểu số: 02/TH
|
Ban
hành kèm theo
Quyết định
số 14/2005/QĐ-BNV
ngày 06 tháng 01 năm 2005
của Bộ trưởng Bộ Nội vụ
|
BÁO CÁO THỐNG KÊ
TỔNG HỢP CÔNG TÁC
LƯU TRỮ
Kỳ
báo cáo: Năm...............
|
Đơn vị báo cáo:
...................................
...................................
Đơn vị nhận báo cáo
...................................
...................................
|
|
Nội
dung báo cáo
|
Đơn vị tính
|
Số
lượng
|
|
A
|
B
|
01
|
|
Tổng số đơn vị trực thuộc
|
Đơn
vị
|
|
|
Tổng số đơn vị báo cáo
|
Đơn
vị
|
|
|
I. Tổ chức, nhân sự làm
công tác lưu trữ (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
1. Tổ chức lưu trữ
|
|
|
|
- Tổng số Trung tâm lưu trữ
|
Trung
tâm
|
|
|
- Tổng số Trung tâm Thông tin
- Lưu trữ
|
Trung
tâm
|
|
|
- Tổng số Phòng lưu trữ
|
Phòng
|
|
|
- Tổng số Tổ lưu trữ
|
Tổ
|
|
|
- Tổng số Bộ phận lưu trữ
|
Bộ
phận
|
|
|
2. Nhân sự làm công tác lưu
trữ
|
|
|
|
- Tổng số:
|
Người
|
|
|
Trong đó: + Nữ
|
Người
|
|
|
+ Kiêm nhiệm các công tác khác
|
Người
|
|
|
- Trình độ chuyên môn - nghiệp
vụ
|
|
|
|
+ Trên đại học chuyên ngành
văn thư, lưu trữ
|
Người
|
|
|
+ Trên Đại học khác
|
Người
|
|
|
+ Đại học chuyên ngành văn
thư, lưu trữ
|
Người
|
|
|
+ Đại học khác
|
Người
|
|
|
+ Trung cấp văn thư, lưu trữ
|
Người
|
|
|
+ Trung cấp khác
|
Người
|
|
|
+ Sơ cấp
|
Người
|
|
|
- Ngạch CCVC lưu trữ
|
|
|
|
+ Kỹ thuật viên lưu trữ
|
Người
|
|
|
+ Lưu trữ viên trung cấp
|
Người
|
|
|
+ Lưu trữ viên
|
Người
|
|
|
+ Lưu trữ viên chính
|
Người
|
|
|
+ Lưu trữ viên cao cấp
|
Người
|
|
|
- Độ tuổi
|
|
|
|
+ Dưới 25
|
Người
|
|
|
+ Từ 25 đến 35
|
Người
|
|
|
+ Từ 36 đến 45
|
Người
|
|
|
+ Từ 46 đến 55
|
Người
|
|
|
+ Trên 55
|
Người
|
|
|
II. Tài liệu lưu trữ (tính
đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
1. Tài liệu hành chính
|
|
|
|
- Tổng số phông/sưu tập tài liệu
lưu trữ
|
Phông/sưu
tập
|
|
|
Trong đó: Phông/sưu tập đã chỉnh
lý hoàn chỉnh
|
Phông/sưu
tập
|
|
|
- Tổng số mét giá tài liệu
|
Mét
|
|
|
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn
chỉnh
|
Hồ
sơ/đvbq
|
|
|
+ Quy ra mét giá tài liệu
|
Mét
|
|
|
2. Tài liệu khoa học, kỹ
thuật
|
|
|
|
- Tổng số công trình/đề tài
|
Công
trình/đề tài
|
|
|
Trong đó: Tổng số công trình/đề
tài đã chỉnh lý hoàn chỉnh
|
Công
trình/đề tài
|
|
|
- Tổng số mét giá tài liệu
|
Mét
|
|
|
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn
chỉnh
|
Hồ
sơ/đvbq
|
|
|
+ Quy ra mét giá
|
Mét
|
|
|
3. Tài liệu chuyên môn
|
|
|
|
4. Tài liệu cá nhân, gia
đình, dòng họ
|
|
|
|
- Tổng số phông/sưu tập tài liệu
lưu trữ
|
Phông/sưu
tập
|
|
|
Trong đó: Tổng số phông/sưu tập
tài liệu lưu trữ đã chỉnh lý hoàn chỉnh
|
Phông/sưu
tập
|
|
|
- Tổng số mét giá tài liệu
|
Mét
|
|
|
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn
chỉnh
|
Hồ
sơ/đvbq
|
|
|
+ Quy ra mét giá tài liệu
|
Mét
|
|
|
5. Tài liệu nghe nhìn
|
|
|
|
a) Tài liệu ghi hình
|
|
|
|
- Tổng số bộ phim / đoạn phim
|
Bộ/đoạn
|
|
|
- Tổng số cuộn phim
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số cuộn băng Video
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số đĩa
|
Đĩa
|
|
|
- Quy ra giờ chiếu
|
Giờ
|
|
|
Trong đó: + Đã thống kê biên mục
|
Giờ
|
|
|
b) Tài liệu ghi âm
|
|
|
|
- Tổng số cuộn băng (gốc hoặc
sao thay gốc)
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số đĩa
|
Đĩa
|
|
|
- Quay ra giờ nghe
|
Giờ
|
|
|
Trong đó: + Đã thống kê biên mục
|
Giờ
|
|
|
c) Tài liệu ảnh
|
|
|
|
- Tổng số phim (gốc hoặc sao
thay gốc)
|
Chiếc
|
|
|
Trong đó: + Đã thống kê biên mục
|
Chiếc
|
|
|
- Tổng số ảnh (gốc hoặc sao
thay gốc)
|
Chiếc
|
|
|
Trong đó: + Đã thống kê biên mục
|
Chiếc
|
|
|
6. Tài liệu điện tử
|
|
|
|
- Dữ liệu phi cấu trúc
|
MB
|
|
|
Trong đó: + Dạng văn bản
|
MB
|
|
|
+ Dạng ảnh
|
MB
|
|
|
+ Dạng ghi âm/ghi hình
|
MB
|
|
|
- Dữ liệu có cấu trúc
|
MB
|
|
|
III. Công tác thu thập, nộp
lưu và loại hủy tài liệu
|
|
|
|
- Lưu trữ hiện hành
|
|
|
|
1. Tài liệu giấy
|
|
|
|
a) Tổng số mét giá tài liệu đã
thu thập vào Lưu trữ cơ quan (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm
báo cáo)
|
Mét
|
|
|
Trong đó: + Đã lập hồ sơ
|
Hồ
sơ
|
|
|
+ Quy ra mét giá
|
Mét
|
|
|
b) Tổng số mét giá tài liệu đã
đến hạn nhưng chưa thu thập được (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
Mét
|
|
|
c) Tổng số mét giá tài liệu đã
nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
Mét
|
|
|
Trong đó: + Đã lập hồ sơ
|
Hồ
sơ
|
|
|
+ Quy ra mét giá
|
Mét
|
|
|
d) Tổng số mét giá tài liệu đã
loại hủy (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
Mét
|
|
|
2. Tài liệu nghe, nhìn
|
|
|
|
a) Tổng số tài liệu đã thu thập
vào Lưu trữ cơ quan (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Tổng số cuộn phim
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số cuộn băng Video
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số cuộn băng ghi âm
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số đĩa ghi hình
|
Đĩa
|
|
|
- Tổng số đĩa ghi âm
|
Đĩa
|
|
|
- Tổng số phim âm bản
|
Chiếc
|
|
|
- Tổng số ảnh
|
Chiếc
|
|
|
b) Tổng số tài liệu đã đến hạn
nhưng chưa thu thập vào (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Tổng số cuộn phim
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số cuộn băng Video
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số cuộn băng ghi âm
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số đĩa ghi hình
|
Đĩa
|
|
|
- Tổng số đĩa ghi âm
|
Đĩa
|
|
|
- Tổng số phim âm bản
|
Chiếc
|
|
|
- Tổng số ảnh
|
Chiếc
|
|
|
c) Tổng số tài liệu đã nộp lưu
vào Lưu trữ lịch sử (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Tổng số cuộn phim
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số cuộn băng Video
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số cuộn băng ghi âm
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số đĩa ghi hình
|
Đĩa
|
|
|
- Tổng số đĩa ghi âm
|
Đĩa
|
|
|
- Tổng số phim âm bản
|
Chiếc
|
|
|
- Tổng số ảnh
|
Chiếc
|
|
|
d) Tổng số tài liệu đã loại hủy
(tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Tổng số cuộn phim
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số cuộn băng Video
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số cuộn băng ghi âm
|
Cuộn
|
|
|
- Tổng số đĩa ghi hình
|
Đĩa
|
|
|
- Tổng số đĩa ghi âm
|
Đĩa
|
|
|
- Tổng số phim âm bản
|
Chiếc
|
|
|
- Tổng số ảnh
|
Chiếc
|
|
|
3. Tài liệu điện tử
|
|
|
|
a) Tổng số tài liệu đã thu thập
vào Lưu trữ cơ quan (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Dữ liệu phi cấu trúc
|
MB
|
|
|
Trong đó: + Dạng văn bản
|
MB
|
|
|
+ Dạng ảnh
|
MB
|
|
|
+ Dạng ghi âm/ghi hình
|
MB
|
|
|
- Dữ liệu có cấu trúc
|
MB
|
|
|
b) Tổng số tài liệu đã đến hạn
nhưng chưa thu thập được (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Dữ liệu phi cấu trúc
|
MB
|
|
|
Trong đó: + Dạng văn bản
|
MB
|
|
|
+ Dạng ảnh
|
MB
|
|
|
+ Dạng ghi âm/ghi hình
|
MB
|
|
|
- Dữ liệu có cấu trúc
|
MB
|
|
|
c) Tổng số tài liệu đã loại hủy
(tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Dữ liệu phi cấu trúc
|
MB
|
|
|
Trong đó: + Dạng văn bản
|
MB
|
|
|
+ Dạng ảnh
|
MB
|
|
|
+ Dạng ghi âm/ghi hình
|
MB
|
|
|
- Dữ liệu có cấu trúc
|
MB
|
|
|
IV. Công tác sử dụng tài liệu
lưu trữ
|
|
|
|
1. Công tác phòng đọc (tính
từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Tổng số lượt người khai thác
sử dụng tài liệu
|
Lượt
người
|
|
|
- Tổng số tài liệu đưa ra phục
vụ khai thác sử dụng:
|
|
|
|
+ Hồ sơ/đvbq
|
Hồ
sơ/đvbq
|
|
|
+ Văn bản
|
Văn
bản
|
|
|
- Tổng số tài liệu được sao chụp
|
Trang
|
|
|
- Cấp chứng thực Lưu trữ
|
Văn
bản
|
|
|
- Tổng số yêu cầu của độc giả
trong năm
|
Yêu
cầu
|
|
|
Trong đó: Yêu cầu của độc giả
được trả lời
|
Yêu
cầu
|
|
|
2. Công bố, trưng bày, triển
lãm tài liệu lưu trữ (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Công bố, giới thiệu
|
Bài
viết
|
|
|
- Trưng bày, triển lãm
|
Lần
|
|
|
3. Công cụ tra cứu ( tính đến
24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Tổng số phông/sưu tập tài liệu
có mục lục hồ sơ
|
Phông/sưu
tập
|
|
|
- Tổng số công trình /đề tài
có mục lục hồ sơ
|
Công
trình /đề tài
|
|
|
- Tổng số giờ tài liệu nghe,
nhìn có thống kê biên mục
|
Giờ
|
|
|
- Tổng số phim âm bản có thống
kê biên mục
|
Chiếc
|
|
|
- Tổng số ảnh có thống kê biên
mục
|
Chiếc
|
|
|
- Tổng số cơ quan, đơn vị có mục
lục chuyên đề
|
Cơ
quan, đơn vị
|
|
|
- Tổng số cơ quan, đơn vị có
sách chỉ dẫn phông lưu trữ
|
cơ
quan, đơn vị
|
|
|
- Thẻ tra tìm
|
Phiếu
|
|
|
- CSDL phông
|
Phông
|
|
|
- CSDL hồ sơ
|
Hồ
sơ
|
|
|
- CSDL văn bản
|
Văn
bản
|
|
|
- CSDL tài liệu nghe, nhìn
|
Bài
phát biểu/ảnh/phim âm bản/bộ phim
|
|
|
- CSDL khác
|
|
|
|
V. Nghiên cứu khoa học
(tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Tổng số đề tài NCKH đã nghiệm
thu
|
Đề
tài
|
|
|
Trong đó: + Cấp Nhà nước
|
Đề
tài
|
|
|
+ Cấp Bộ/ngành
|
Đề
tài
|
|
|
+ Cấp cơ sở
|
Đề
tài
|
|
|
- Tổng số đề tài NCKH nghiệm
thu đã đưa vào ứng dụng
|
Đề
tài
|
|
|
Trong đó: + Cấp Nhà nước
|
Đề
tài
|
|
|
+ Cấp Bộ/ngành
|
Đề
tài
|
|
|
+ Cấp cơ sở
|
Đề
tài
|
|
|
VI. Kho bảo quản tài liệu, máy
móc, trang thiết bị dùng cho lưu trữ (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
1. Kho bảo quản tài liệu
|
|
|
|
- Diện tích kho chuyên dụng
|
m2
|
|
|
- Diện tích kho không chuyên dụng
|
m2
|
|
|
- Diện tích kho tạm
|
m2
|
|
|
2. Giá bảo quản tài liệu
|
|
|
|
- Chiều dài giá/tủ bảo quản
tài liệu
|
Mét
|
|
|
Trong đó: + Giá cố định
|
Mét
|
|
|
+ Giá di động
|
Mét
|
|
|
3. Trang thiết bị dùng cho
lưu trữ
|
|
|
|
- Tổng số cơ quan, đơn vị có hệ
thống báo đột nhập tự động
|
|
|
|
- Tổng số cơ quan, đơn vị có hệ
thống báo cháy tự động
|
Cơ
quan, đơn vị
|
|
|
- Tổng số cơ quan, đơn vị có hệ
thống điều hòa trung tâm
|
Cơ
quan, đơn vị
|
|
|
- Máy điều hòa không khí
|
Chiếc
|
|
|
- Máy vi tính
|
Chiếc
|
|
|
- Máy photocopy
|
Chiếc
|
|
|
- Máy hút ẩm
|
Chiếc
|
|
|
- Máy hút bụi
|
Chiếc
|
|
|
- Quạt thông gió
|
Chiếc
|
|
|
- Bình chữa cháy
|
Chiếc
|
|
|
Người lập biểu
(Ký, họ và tên)
|
Ngày......tháng......năm........
Thủ trưởng cơ quan
(Ký,
họ và tên, đóng dấu)
|
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG, TỔNG HỢP SỐ LIỆU
BIỂU SỐ 01/TH, 02/TH
BIỂU
SỐ 01/TH
1. Tổ chức, nhân
sự làm công tác văn thư
1.1. Tổ chức
- Tổng số Phòng, Tổ, Bộ phận văn
thư
Bao gồm: Tổng số Phòng, Tổ, Bộ
phận văn thư
đã được thành lập của các cơ quan, đơn vị thuộc quyền quản lý. Chỉ tiêu này tổng
hợp từ mục "Tên tổ chức văn thư cơ quan" tại biểu số 01/CS. Cách tính
như
sau: Mỗi tên tổ chức văn thư cơ quan ở cột "Đơn vị tính" được tính là
01 vào các mục tương ứng.
1.2 Nhân sự làm công tác văn thư
Bao gồm: Tổng số người được bố
trí làm chuyên trách văn thư
và người làm công tác văn thư kiêm nhiệm công tác khác tại cơ quan, đơn vị đã
báo cáo tại biểu số 01/CS.
2. Quản lý văn bản đi, đến
2.1. Hình thức đăng ký, quản lý
văn bản đi, đến
- Tổng số cơ quan, đơn vị đăng
ký, quản lý bằng sổ: Tổng hợp từ mục "Bằng sổ" tại biểu số 01/CS.
Cách tính như
sau: Mỗi dấu "X" ở cột "Số lượng" được tính là 01.
- Tổng số cơ quan, đơn vị ứng dụng
CNTT để đăng ký, quản lý văn bản: áp dụng đối với cơ quan, đơn vị có ứng dụng
CNTT để đăng ký, quản lý văn bản đi, đến. Chỉ tiêu này tổng hợp từ mục "Ứng
dụng CNTT" tại biểu số 01/CS. Cách tính như
sau: Mỗi dấu "X" ở cột "Số lượng" được tính là 01.
- Tổng số cơ quan, đơn vị có
Danh mục hồ sơ: Chỉ tiêu này tổng hợp từ mục "Danh mục hồ sơ" tại biểu
số 01/CS. Cách tính như
sau: Mỗi dấu "X" ở cột "Số lượng" được tính là 01.
BIỂU
SỐ 02/TH
1. Tổ chức, nhân
sự làm công tác lưu trữ
1.1. Tổ chức
- Tổng số Trung tâm lưu trữ,
Trung tâm Thông tin - Lưu trữ: Chỉ tiêu này áp dụng đối với UBND tỉnh và một số
Bộ thành lập Trung tâm Lưu trữ hoặc Trung tâm Thông tin - Lưu trữ, chỉ tiêu này
được tổng hợp mục "Tên tổ chức lưu trữ" tại biểu số 02/CS .
Cách tính như
sau: Mỗi tên Trung tâm ở cột "Đơn vị tính" được tính là 01 vào các mục
tương ứng.
- Tổng số Phòng, Tổ, Bộ phận lưu
trữ
Bao gồm: Tổng số Phòng, Tổ, Bộ
phận lưu trữ
được thành lập của các cơ quan, đơn vị thuộc quyền quản lý. Chỉ
tiêu này được tổng hợp từ mục "Tên tổ chức lưu trữ" tại biểu số
02/CS. Cách tính như
sau: Mỗi tên Phòng, Tổ, Bộ phận ở "Đơn vị tính" được tính là 01 vào
các mục tương ứng.
1.2 Nhân sự làm công tác
lưu trữ
Bao gồm: Tổng số người làm
chuyên trách công tác lưu trữ và người làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm công tác
khác tại cơ quan, đơn vị đã báo cáo tại biểu số 02/CS. (Trừ những người kiêm
nhiệm công tác văn thư, nếu đã tính ở mục người làm công tác văn thư).
2. Tài liệu lưu
trữ
2.1. Tài liệu hành chính; khoa học
- kỹ thuật; tài liệu cá nhân,
gia đình, dòng họ; tài liệu nghe, nhìn; tài liệu điện tử; Tổng hợp số liệu từ
báo cáo của các cơ quan, đơn vị tại biểu số 02/CS.
2.2. Tài liệu chuyên môn: Tổng hợp
theo
báo cáo thực tế về số lượng và đơn vị tính của các cơ quan, đơn vị đã báo cáo tại
biểu số 02/CS.
3. Công tác sử dụng tài liệu
lưu trữ
3.1. Công cụ tra cứu
- Tổng số cơ quan, đơn vị có mục
lục chuyên đề: Tổng hợp từ mục "Mục lục chuyên đề" tại biểu 02/CS, mỗi
dấu "X" ở cột "Số lượng" được tính là 01.
- Tổng số cơ quan, đơn vị có
sách chỉ dẫn phông lưu trữ: Tổng hợp từ mục "Sách chỉ dẫn phông lưu trữ" tại
biểu số 02/CS, mỗi dấu "X" ở cột số lượng được tính là 01.
- Cách tổng hợp chỉ tiêu
"CSDL" như
sau:
+ CSDL phông: Bao gồm tổng số
phông lưu
trữ được quản lý bằng máy của các cơ quan, đơn vị đã báo cáo tại biểu số 02/CS.
+ CSDL hồ sơ: Bao gồm tổng số hồ
sơ lưu
trữ được quản lý bằng máy của các cơ quan, đơn vị đã báo cáo tại biểu số 02/CS.
+ CSDL văn bản: Bao gồm tổng số
văn bản lưu
trữ được quản lý bằng máy của các cơ quan, đơn vị đã báo cáo tại biểu số 02/CS.
+ CSDL tài liệu nghe, nhìn:
Bao gồm tổng số bài phát biểu, ảnh, phim âm bản, bộ phim... được quản lý bằng
máy của các cơ quan, đơn vị đã báo cáo tại biểu số 02/CS.
4. Kho bảo quản tài liệu,
trang thiết bị dùng cho lưu
trữ
- Trang thiết bị: Chỉ tiêu
"Hệ thống báo đột nhập tự động", "Hệ thống báo cháy tự động",
"Hệ thống điều hòa trung tâm" được tính như sau: Mỗi dấu
"X" ở cột "Số lượng" tại biểu số 02/CS được tính là 01 vào
các mục tương ứng.