|
Kính gửi:
|
- Các tỉnh ủy, thành ủy,
- Các cơ quan, tổ chức đảng ở Trung ương,
- Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương,
- Các đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng,
|
Để đáp ứng yêu cầu số hoá văn bản,
tài liệu phục vụ chuyển đổi số, Văn phòng Trung ương Đảng sửa đổi, bổ sung một
số điểm của Hướng dẫn số 40-HD/VPTW, ngày 07/11/2018 về số hoá tài liệu tại các
cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội như sau:
1. Sửa đổi
Phần I- Hướng dẫn chung
1.1. Sửa đổi Điểm b, Mục
1 như sau:
"b) Phạm vi: Thực hiện số
hoá đối với văn bản, tài liệu giấy (gọi chung là tài liệu) tại văn thư cơ quan,
lưu trữ cơ quan của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội và tại
lưu trữ lịch sử của Đảng".
1.2. Sửa đổi Điểm a, Mục
3 như sau:
"a) Nguyên tắc:
- Không số hoá tài liệu tuyệt mật.
Đối với tài liệu tối mật, tài liệu mật, hồ sơ nhân sự phải trình cấp có thẩm
quyền phê duyệt. Việc số hoá tài liệu bí mật nhà nước phải tuân thủ quy định của
Đảng, pháp luật của Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước và phải áp dụng giải
pháp mã hoá, bảo mật của Ban Cơ yếu Chính phủ.
- Khi số hoá phải bảo đảm chính
xác, giống nguyên trạng về nội dung, bố cục so với tài liệu gốc".
2. Sửa đổi,
bổ sung Phần II- Hướng dẫn cụ thể
2.1. Sửa
đổi tiêu đề Mục 1 như sau:
"1. Số hoá tài liệu tại
văn thư cơ quan, lưu trữ cơ quan".
2.2. Sửa
đổi đặt chế độ ảnh tại Điểm b, Bước 2, Mục 1 như sau:
"- Đặt chế độ ảnh trước
khi thực hiện lệnh quét:
+ Định dạng tệp tin (Format
File): Portable Document Format - PDF, PDF/A (.pdf). PDF, PDF/A: Có thể có một
trang hoặc nhiều trang tương ứng với số trang của tài liệu giấy.
+ Độ phân giải (Resolution):
300 dpi trở lên (hoặc 300 ppi), 600 dpi đối với tài liệu có khổ giấy nhỏ hơn A4
hoặc cỡ chữ văn bản dưới 8.
+ Chế độ màu sắc (Colour):
* Nếu tài liệu giấy có các
thành phần được tô màu hoặc trên nền giấy màu: Ảnh màu (Colour); độ sâu màu
(Bit-depth) tối thiểu là 24 bit (8 bit cho mỗi kênh màu); không gian màu
(Colour space) là sRGB.
* Nếu tài liệu giấy không có
các thành phần được tô màu hoặc trên nền giấy không màu: Độ sâu bit (Bit depth)
là 8 bit thang độ xám (greyscale); không gian màu (Colour space) là thang độ
xám (greyscale).
+ Độ nén (Compression): Chế độ
không nén (Uncompressed, None, Type 0) hoặc sử dụng hệ thống mã hoá lõi JPEG
2000 phần 1 nén không mất dữ liệu (LZW) với lượng nén ít nhất để chất lượng
hình ảnh tối đa.
+ Tỉ lệ quét (Scanning ratio):
100% (tức là kích thước gốc), tỉ lệ ảnh 1:1.
+ Tệp tin số định dạng (.pdf)
có khả năng tìm kiếm (Searchability): Sử dụng nhận dạng ký tự quang học (OCR) để
tìm kiếm tài liệu theo ngôn ngữ Tiếng Việt (OCR tuân thủ PDF, PDF/A)".
2.3. Sửa
đổi Điểm c, Bước 2, Mục 1 như sau:
"c) Lưu tên tệp tin số
Tên tệp tin được đặt thống nhất
theo ký hiệu, mã định danh để bảo đảm là duy nhất, có khả năng tham chiếu và nhận
diện mối liên hệ giữa tài liệu số với tài liệu giấy.
- Đối với tài liệu tại văn thư
cơ quan
Có thể đặt tên tệp tin (.pdf)
theo thông tin của tài liệu, gồm: Mã định danh của cơ quan quản lý tài liệu (thực
hiện theo quy định về mã định danh của các cơ quan đảng trên mạng máy tính[1]); ký hiệu tên cơ quan ban hành và
ký hiệu thể loại văn bản (thực hiện theo hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản của Đảng[2]); số
văn bản (nhập đủ 4 số hoặc nhiều hơn); năm văn bản (nhập đủ 4 số). Các thông
tin nếu chưa đủ số thì thêm các số 0 ở phía trước và được nối với nhau bởi dấu
gạch ngang không cách (-).
Ví dụ:
A38.31-HU-BC-0001-1998.pdf
- Đối với tài liệu tại lưu trữ
cơ quan
Có thể đặt tên tệp tin (.pdf)
theo địa chỉ bảo quản tài liệu và đặt tên tệp tin theo mã hồ sơ, cụ thể:
+ Trường hợp đặt tên tệp tin
(.pdf) theo địa chỉ bảo quản tài liệu (áp dụng cho tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh),
gồm các thông tin: Mã định danh của cơ quan quản lý tài liệu; phông số (nhập đủ
3 số); mục lục số (nhập đủ 2 số); đơn vị bảo quản số (nhập đủ 4 số và ký tự số
trùng nếu có); số thứ tự tài liệu trong đơn vị bảo quản (nhập đủ 3 số). Các
thông tin nếu chưa đủ số thì thêm các số 0 ở phía trước và được nối với nhau bởi
dấu gạch ngang không cách (-).
Ví dụ: A38-011-07-0123a-001.pdf
+ Trường hợp đặt tên tệp tin
(.pdf) theo mã hồ sơ (số và ký hiệu hồ sơ), gồm các thông tin: Mã định danh của
cơ quan quản lý tài liệu; mã hồ sơ; số thứ tự tài liệu trong đơn vị bảo quản (nhập
đủ 3 số). Trường hợp hồ sơ không tách từng tài liệu khi số hoá, đặt tên tệp tin
(.pdf) gồm các thông tin: Mã định danh của cơ quan quản lý tài liệu, mã hồ sơ.
Các thông tin nếu chưa đủ số thì thêm các số 0 ở phía trước và được nối với
nhau bởi dấu gạch ngang không cách (-)".
2.4. Sửa
đổi đặt chế độ ảnh tại Điểm b, Bước 2, Mục 2 như sau:
"- Đặt chế độ ảnh trước
khi thực hiện lệnh quét:
+ Định dạng tệp tin (Format
File): Quét đồng thời 2 định dạng Tag Image File - TIFF (.tif, phiên bản 6.0 trở
lên) và Portable Document Format - PDF hoặc PDF/A (.pdf).
* TIFF: Phải là một trang,
không chấp nhận tệp tin có nhiều trang.
* PDF, PDF/A: Tệp tin có thể có
một trang hoặc nhiều trang tương ứng với số trang của tài liệu lưu trữ giấy.
+ Độ phân giải (Resolution): 300
dpi trở lên (hoặc 300 ppi), 600 dpi đối với tài liệu có khổ giấy nhỏ hơn A4 hoặc
cỡ chữ văn bản dưới 8.
+ Chế độ màu sắc (Colour):
* Nếu tài liệu giấy có các
thành phần được tô màu hoặc trên nền giấy màu: Ảnh màu (Colour); độ sâu màu
(Bit-depth) tối thiểu là 24 bit (8 bit cho mỗi kênh màu); không gian màu
(Colour space) là sRGB.
* Nếu tài liệu giấy không có
các thành phần được tô màu hoặc trên nền giấy không màu: Độ sâu bit (Bit depth)
là 8 bit thang độ xám (greyscale); không gian màu (Colour space) là thang độ
xám (greyscale).
+ Độ nén (Compression):
* Đối với định dạng TIFF: Chế độ
không nén (Uncompressed, None, Type 0);
* Đối với định dạng PDF hoặc
PDF/A: Có thể sử dụng hệ thống mã hoá lõi JPEG 2000 phần 1 nén không mất dữ liệu
(LZW) với lượng nén ít nhất với chất lượng hình ảnh tối đa.
+ Tỉ lệ quét (Scanning ratio):
100% (tức là kích thước gốc), tỉ lệ ảnh 1:1.
+ PDF, PDF/A có khả năng tìm kiếm
(Searchability): Sử dụng nhận dạng ký tự quang học (OCR) để tìm kiếm tài liệu
theo ngôn ngữ tiếng Việt (OCR tuân thủ PDF hoặc PDF/A).
Ngoài ra, tuỳ theo tình trạng vật
lý của tài liệu để điều chỉnh độ tương phản sáng tối, độ bóng của chữ, mức độ mầu,
chất lượng hình ảnh… hoặc có thể đặt chế độ mặc định theo máy.
Lưu ý:
+ Việc quét tài liệu theo tệp
tin số định dạng (.tif) là cho mục đích bảo hiểm và do cơ quan quản lý tài liệu
lưu trữ quyết định.
+ Thiết bị quét có thể hỗ trợ 1
lần quét có thể xuất (lưu) đồng thời 2 tệp tin số định dạng Tag Image File -
TIFF (.tif) và định dạng Portable Document Format - PDF hoặc PDF/A (.pdf).
+ Thiết bị quét có thể chưa hỗ
trợ định dạng PDF/A, định dạng PDF sẽ được chấp nhận để số hoá với đầy đủ thông
số kỹ thuật và sau đó sử dụng các phần mềm thương mại để chuyển đổi từ định dạng
PDF sang định dạng PDF/A.
+ Trường hợp tài liệu lưu
trữ đã được số hoá theo tệp tin số định dạng Portable Document Format (.pdf) và
cập nhật dữ liệu thông qua việc thu thập (giao nộp) từ văn thư cơ quan, lưu trữ
cơ quan hoặc trong quá trình hoạt động nghiệp vụ lưu trữ thì chỉ phải quét tài
liệu theo tệp tin số định dạng Tag Image File (.tif) cho mục đích bảo hiểm".
2.5. Sửa
đổi Điểm c, Bước 2, Mục 2 như sau:
"c) Lưu tên tệp tin số
Tên tệp tin được đặt thống nhất
theo ký hiệu, mã định danh để bảo đảm là duy nhất, có khả năng tham chiếu và nhận
diện mối liên hệ giữa tài liệu lưu trữ số với tài liệu lưu trữ giấy.
- Đối với tệp tin số định dạng
(.pdf), mỗi tệp tin tương ứng với một tài liệu giấy (tài liệu một trang hoặc
nhiều trang). Có thể đặt tên tệp tin (.pdf) gồm các thông tin: Mã định danh của
cơ quan quản lý tài liệu; phông số (nhập đủ 3 số); mục lục số (nhập đủ 2 số);
đơn vị bảo quản số (nhập đủ 4 số và ký tự số trùng nếu có); số thứ tự tài liệu
trong đơn vị bảo quản (nhập đủ 3 số). Các thông tin nếu chưa đủ số thì thêm các
số 0 ở phía trước và được nối với nhau bởi dấu gạch ngang không cách (-).
Ví dụ: A38-011-07-0123a-001.pdf
Ngoài ra, tên tệp tin có thể bổ
sung các thông tin siêu dữ liệu, như: Ký hiệu tên loại văn bản; số văn bản; năm
văn bản…
Ví dụ:
A38-011-07-0123-001-BC-0001-1998.pdf
- Đối với tệp tin số định dạng
(.tif), mỗi tệp tin tương ứng với một trang tài liệu giấy. Có thể đặt tên tệp
tin (.tif) gồm các thông tin: Mã định danh của cơ quan quản lý tài liệu; phông
số (nhập đủ 3 số); mục lục số (nhập đủ 2 số); đơn vị bảo quản số (nhập đủ 4 số
và ký tự số trùng nếu có); trang số (nhập đủ 3 số). Các thông tin nếu chưa đủ số
thì thêm các số 0 ở phía trước và được nối với nhau bởi dấu gạch ngang không
cách (-).
Ví dụ: A38-011-07-0123-001.tif
A38-011-07-0123-002.tif
A38-011-07-0123-003.tif
…".
2.6. Bổ
sung mã định danh của cơ quan quản lý tài liệu khi đặt tên thư mục hồ sơ, thư mục
tài liệu tại Điểm d, Bước 2, Khoản 2 như sau:
- Bổ sung mã định danh của cơ
quan quản lý tài liệu vào tên thư mục hồ sơ. Tên thư mục hồ sơ gồm các thông
tin: Mã định danh của cơ quan quản lý tài liệu; phông số (nhập đủ 3 số); mục lục
số (nhập đủ 2 số); đơn vị bảo quản số (nhập đủ 4 số và ký tự số trùng nếu có).
Các thông tin nếu chưa đủ số thì thêm các số 0 ở phía trước và được nối với
nhau bởi dấu gạch ngang không cách (-).
Ví dụ: A38-011-07-0123
- Bổ sung mã định danh của cơ
quan quản lý tài liệu vào tên thư mục tài liệu. Tên thư mục tài liệu gồm các
thông tin: Mã định danh của cơ quan quản lý tài liệu; phông số (nhập đủ 3 số);
mục lục số (nhập đủ 2 số); đơn vị bảo quản số (nhập đủ 4 số và ký tự số trùng nếu
có); số thứ tự tài liệu trong đơn vị bảo quản (nhập đủ 3 số). Các thông tin nếu
chưa đủ số thì thêm các số 0 ở phía trước và được nối với nhau bởi dấu gạch
ngang không cách (-).
Ví dụ: A38-011-07-0123-001
Lưu ý: Khuyến khích lưu tệp tin
số định dạng PDF (.pdf) cùng thư mục với tệp tin số định dạng (tif)".
2.7. Sửa
đổi Điểm a, Bước 5, Mục 2 như sau:
"a) Xuất tệp tin số định dạng
(.tif) sang tệp tin số định dạng (.pdf)
Từ tệp tin số định dạng (.tif)
có thể tạo lập bản sao tài liệu thành tệp tin số định dạng (.pdf) bằng cách
chuyển đổi định dạng (hay di trú) mà không phải số hoá tài liệu.
+ Cách thức chuyển đổi định dạng
thực hiện như sau: Sử dụng phần mềm thương mại để chuyển đổi tệp tin số định dạng
(.tif) sang tệp tin số định dạng (.pdf). Trường hợp tài liệu có 1 trang thì
chuyển đổi 1 tệp tin số định dạng (.tif) tương ứng thành 1 tệp tin số định dạng
(.pdf). Trường hợp tài liệu có nhiều trang thì chuyển đổi mỗi tệp tin số định dạng
(.tif) tương ứng thành một tệp tin số định dạng (.pdf) và ghép (gộp) các tệp
tin số định dạng (.pdf) thành một tệp tin số định dạng (.pdf) tương ứng với tài
liệu giấy có nhiều trang.
+ Đặt tên tệp tin số: Tên tệp
tin số (file) định dạng (.pdf) gồm các thông tin: Mã định danh của cơ quan quản
lý tài liệu; phông số (nhập đủ 3 số); mục lục số (nhập đủ 2 số); đơn vị bảo quản
số (nhập đủ 4 số và ký tự số trùng nếu có); số thứ tự tài liệu trong đơn vị bảo
quản (nhập đủ 3 số). Các thông tin nếu chưa đủ số thì thêm các số 0 ở phía trước
và được nối với nhau bởi dấu gạch ngang không cách (-).
Ví dụ: A38-011-07-0123-001.pdf
Ngoài ra, tên tệp có thể bổ
sung các thông tin siêu dữ liệu mô tả tài liệu lưu trữ giấy để tra cứu, như: Ký
hiệu tên loại văn bản; số văn bản; năm văn bản…
Ví dụ: A38-011-07-0123-001-BC-0001-1998.pdf
Lưu ý:
+ Sử dụng ứng dụng phần mềm nhận
dạng ký tự quang học (OCR) để hỗ trợ tìm kiếm tài liệu (văn bản) theo ngôn ngữ
tiếng Việt (OCR tuân thủ PDF, PDF/A).
+ Có thể sử dụng các ứng dụng
phần mềm thương mại để chuyển đổi định dạng PDF sang định dạng PDF/A".
2.8. Bổ
sung Mục 4 như sau:
"4. Số hoá tài liệu bí mật
nhà nước
Việc số hoá tài liệu bí mật nhà
nước thực hiện theo Công văn số 1479/BCA-ANCTNB, ngày 17/4/2025 của Bộ Công an
về việc hướng dẫn thực hiện số hoá tài liệu bí mật nhà nước".
Trong quá trình thực hiện nếu
có vướng mắc thì đề nghị các đồng chí trao đổi với Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung
ương Đảng.
|
Nơi nhận:
- Như trên,
- Cục Lưu trữ,
- Lưu Văn phòng Trung ương Đảng.
|
K/T CHÁNH VĂN
PHÒNG
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG
Lê Khánh Toàn
|
[1] Quy định số 2222-QĐ/VPTW,
ngày 18/8/2023 của Văn phòng Trung ương Đảng về mã định danh của các cơ quan đảng
trên mạng máy tính, Quyết định số 3735-QĐ/VPTW, ngày 17/4/2025 của Văn phòng
Trung ương Đảng sửa đổi, bổ sung Quy định số 2222-QĐ/VPTW, ngày 18/8/2023 của
Văn phòng Trung ương Đảng về mã định danh của các cơ quan đảng trên mạng máy
tính.
[2] Hướng dẫn số 36-HD/VPTW, ngày
03/4/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
của Đảng.