|
ỦY BAN DÂN TỘC
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1406/UBDT-VP
V/v hướng dẫn
nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ năm 2015 trở về trước vào lưu trữ
UBDT
|
Hà Nội, ngày 15 tháng 12 năm 2015
|
Kính
gửi: Các Vụ, đơn vị thuộc Ủy ban
Dân tộc
Thực hiện các Quy định tại: Quyết định
số 453/QĐ-UBDT ngày 04 tháng 11 năm 2014 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban
Dân tộc về ban hành Quy chế công tác lưu trữ của Ủy ban Dân tộc, Văn phòng đề nghị các Vụ, đơn vị khẩn trương nộp lưu những hồ
sơ, tài liệu đã giải quyết xong từ năm 2015 vào kho lưu trữ của Ủy ban và cần lưu ý một số nội dung sau:
1. Quy định thời hạn hồ sơ, tài liệu
phải nộp lưu vào lưu trữ cơ quan:
- Hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá
nhân nộp lưu vào lưu trữ Ủy ban được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc.
- Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ
bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán.
2. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp
lưu vào lưu trữ Ủy ban gồm: Toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo
quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:
- Các hồ sơ
nguyên tắc được dùng căn cứ theo dõi, giải quyết công việc
thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành;
- Hồ sơ về
công việc chưa giải quyết xong;
- Hồ sơ phối hợp
giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị
chủ trì);
- Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.
Lưu ý: Trường hợp các Vụ, đơn vị và cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu
đã đến hạn nộp lưu thì phải được Lãnh đạo Ủy
ban đồng ý và phải lập danh mục hồ sơ, tài
liệu giữ lại gửi cho lưu trữ cơ quan, nhưng
thời hạn giữ lại không được quá 02 năm kể
từ ngày đến hạn
nộp lưu.
3. Quy định về giao nộp:
Các Vụ, đơn vị trong cơ quan phải lập
và giao nộp hồ sơ công việc đã giải quyết xong theo chức
năng, nhiệm vụ đã được phân công (Kèm theo Phụ lục 1: Hướng dẫn lập hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ đối với từng năm của các Vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban Dân tộc).
Văn phòng Ủy ban không nhận hồ sơ
công việc đã giải quyết xong nhưng trong tình trạng bó gói
(hoặc đóng bao) vào kho lưu trữ cơ quan Ủy ban Dân tộc.
4. Thủ tục khi giao
nộp tài liệu các Vụ, đơn vị cần thực hiện:
- Lập 02 bảng kê hồ sơ tài liệu (theo mẫu đính kèm - Phụ lục 2):
Lưu trữ cơ quan và đơn vị giao nộp mỗi bên giữ một bản.
- Lập 02 biên bản giao nhận tài liệu
(mẫu đính kèm - Phụ lục 3): Lưu trữ cơ quan và đơn vị giao nộp mỗi bên giữ một bản;
- Nộp các hồ sơ, tài liệu theo bảng
kê.
5. Thời gian giao nộp
tài liệu đã giải quyết xong: Từ ngày 30/12/2015 đến ngày 30/01/2016.
6. Địa điểm giao nộp tài liệu: Tại
kho lưu trữ Ủy ban Dân tộc, tầng 4, Phòng C404, Nhà C, 80 Phan Đình Phùng, Ba
Đình, Hà Nội (Liên hệ với đồng chí Vi Thị Thủy, SĐT: 08043073).
Văn phòng đề nghị các Vụ, đơn vị trực
thuộc quan tâm và thực hiện./.
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- TT. PCN Hà Hùng (để b/c);
- Chánh Văn phòng (để b/c);
- Website Ủy ban Dân tộc;
- Lưu: VP, VTLT.
|
TL. BỘ TRƯỞNG, CHỦ
NHIỆM
KT. CHÁNH VĂN PHÒNG
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG
Vũ Hữu Hoạt
|
Phụ lục 1
HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÌNH
THÀNH PHỔ BIẾN TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ TRONG TỪNG NĂM CỦA
CÁC VỤ, ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC ỦY BAN DÂN TỘC
|
Stt
|
Tên
hồ sơ, tài liệu
|
Thời
hạn bảo quản
|
Ghi
chú
|
|
|
Tài liệu tổng hợp
|
|
|
|
1
|
Văn bản quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Vụ, đơn vị
|
Vĩnh
viễn
|
|
|
2
|
Quy chế làm việc của Vụ, đơn vị
|
Vĩnh
viễn
|
|
3
|
Hồ sơ tổ chức hội nghị Tổng kết của Vụ, đơn vị
|
Vĩnh
viễn
|
|
4
|
Chương trình, kế hoạch công tác dài
hạn, hàng năm của Vụ, đơn vị
|
Vĩnh
viễn
|
|
5
|
Báo cáo tổng kết
công tác năm của Vụ, đơn vị
|
Vĩnh
viễn
|
|
6
|
Văn bản chỉ đạo cấp trên, các bộ, cơ
quan ngang bộ, các Vụ, cơ quan cấp
dưới gửi có nội dung liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Vụ, đơn vị để nghiên cứu, lưu, theo dõi.
(Hồ sơ nguyên tắc)
|
Tùy theo hiệu lực văn bản
|
|
7
|
Văn bản chỉ đạo của Lãnh đạo Ủy ban đến Vụ, đơn vị:
Thông báo kết luận của Lãnh đạo Ủy ban, Quyết định phân
công nhiệm vụ...
|
Vĩnh viễn
|
|
|
Tài
liệu Văn thư, lưu trữ
|
|
|
|
8
|
Tập lưu và sổ
đăng ký văn bản đi của Vụ, đơn vị
|
Vĩnh viễn
|
|
|
|
Tài liệu chuyên môn của Vụ, đơn vị (Hồ sơ công việc)
|
|
|
|
|
Đề nghị các Vụ,
đơn vị lập hồ sơ công việc căn cứ vào:
- Chức năng, nhiệm vụ của Vụ, đơn vị
theo Quyết định của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban quy định
chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Vụ, đơn vị
mình;
- Quyết định của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc về việc
giao nhiệm vụ, kế hoạch công tác cho Vụ, đơn vị theo từng năm.
(Lưu ý: Trong các năm triển khai nhiệm vụ được
Lãnh đạo Ủy ban giao cho Vụ, đơn vị mà có những công việc phát sinh ngoài kế
hoạch công tác được quy định
trong các Quyết định của Bộ trưởng, Chủ nhiệm thì
các Vụ, đơn vị tiến hành lập hồ sơ trên cơ sở nội dung công việc phát sinh đó).
|
Thời hạn bảo quản của các hồ sơ
công việc, đề nghị Vụ, đơn vị căn cứ vào Thông tư số
09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định
về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến
trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức để quy định thời hạn bảo quản đối với
từng hồ sơ công việc của Vụ, đơn vị.
|
|
VÍ DỤ VỀ SẮP XẾP CƠ
BẢN MỘT HỒ SƠ CÔNG VIỆC NỘP LƯU
Trình tự lập hồ sơ:
1. Mở
hồ sơ:
- Là lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những
thông tin ban đầu về hồ sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ
sơ, năm mở hồ sơ.
- Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc
được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về công việc đó.
2. Thu thập,
cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ:
- Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập,
cập nhật tất cả các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm.
- Cần thu thập kịp
thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo,
tham luận của các đại biểu tham dự hội nghị, hội thảo... bảo đảm sự toàn vẹn, đầy
đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
3. Kết thúc hồ sơ:
- Khi công việc giải quyết xong thì hồ
sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm:
+ Kiểm tra mức độ
đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đủ.
+ Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: Bản
trùng, bản nháp, bản thảo nếu có bản chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến của Lãnh đạo Ủy ban hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); bản chụp văn bản, tài liệu
tham khảo xét thấy không phải cần lưu giữ.
+ Sắp xếp các văn
bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản... Mỗi đơn vị bảo quản trong hồ
sơ có đặc điểm chung, đủ yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập,
(Ví dụ: Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm
pháp luật có thể phân thành các đơn vị
bảo quản như: các lần dự thảo, các lần hội thảo, các lần
trình...).
+ Xem xét lại thời
hạn bảo quản của hồ sơ (đối chiếu với
danh mục hồ sơ và thực tế tài liệu trong hồ sơ).
- Nếu hết năm mà
công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc kết
thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào danh mục hồ sơ năm sau.
VÍ DỤ: LẬP HỒ SƠ
THI ĐUA KHEN THƯỞNG HÀNG NĂM
Đơn vị lập hồ
sơ: Phòng Thi đua Khen thưởng - Văn phòng
UBDT
Tên hồ sơ: Hồ
sơ khen thưởng hàng năm của Ủy ban Dân tộc (đối với cá nhân, tập thể
của các Vụ, đơn vị thuộc Ủy ban và cơ quan công tác dân tộc cấp tỉnh) gồm có:
1. Công văn của Ủy ban Dân tộc hướng dẫn tổng kết công tác thi đua,
khen thưởng năm.
2. Các văn bản đề
nghị xét thi đua, khen thưởng của các Vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban và cơ quan công tác dân tộc cấp tỉnh
gồm:
- Đăng ký thi
đua của cá nhân, tập thể;
- Tờ trình đề nghị
xét thi đua, khen thưởng (kèm theo danh sách);
- Biên bản họp bình xét thi đua của Hội
đồng thi đua cơ sở hoặc liên tịch;
- Báo cáo tổng kết công tác thi đua khen thưởng; các báo cáo thành
tích của tập thể, cá nhân đề nghị
khen thưởng;
3. Biên bản họp Hội đồng thi đua -
Khen thưởng của Ủy ban Dân tộc;
4. Tờ trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy
ban và các Quyết định của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban về khen thưởng đối với cá nhân, tập thể (kèm theo danh sách);
5. Các văn bản khác liên quan (nếu
có)./.
Phụ lục 2
DANH MỤC HỒ SƠ CỦA…….. (tên Vụ, đơn vị)
Năm
………
|
Số
và ký hiệu HS
|
Tên
đề mục và tiêu đề hồ sơ
|
Thời
hạn bảo quản
|
Đơn
vị/ người lập hồ sơ
|
Ghi
chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
I.
TÊN ĐỀ MỤC LỚN
|
|
|
|
|
|
1.
Tên đề mục nhỏ
|
|
|
|
|
|
Tiêu
đề hồ sơ
|
|
|
|
Bản Danh mực hồ
sơ này có …………(1) hồ sơ,
bao gồm:
……………………(2) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;
……………………(2) hồ sơ bảo quản có thời hạn.
|
|
QUYỀN
HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(chữ ký)
Họ
và tên
|
Hướng dẫn sử dụng:
Cột 1: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ (theo hướng dẫn tại Điểm d Khoản 3 Điều 13 của Thông tư
này)
Cột 2: Ghi số thứ tự và tên đề mục lớn, đề mục nhỏ; tiêu đề hồ sơ (theo hướng dẫn
tại Điểm d Khoản 3 Điều 13 của Thông tư này).
Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ: vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể;
Cột 4: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ;
Cột 5: Ghi những thông tin đặc biệt về thời hạn bảo quản, về người lập hồ sơ, hồ
sơ chuyển từ năm trước sang, hồ
sơ loại mật v.v....
(1)
Ghi tổng số hồ sơ có trong Danh mục.
(2) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số lượng hồ sơ bảo quản có thời hạn
trong Danh mục./.
Phụ lục 3
MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU
|
ỦY
BAN DÂN TỘC
VĂN PHÒNG
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
Hà Nội, ngày tháng năm
|
BIÊN
BẢN
Về việc giao nhận tài liệu
Thực hiện Quyết định số 453/QĐ-UBDT
ngày 4/11/2014 Quyết định ban hành Quy chế Lưu trữ của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc; và Căn cứ …………(Danh mục hồ sơ năm ……, Kế hoạch
thu thập tài liệu…...),
Chúng tôi gồm:
BÊN
GIAO: (tên đơn vị giao nộp tài liệu), đại diện
là:
- Ông
(bà):...........................................................................................
- Chức vụ công tác/chức danh:
..........................................................................................
BÊN NHẬN: (Lưu trữ cơ quan), đại diện là:
- Ông
(bà):...........................................................................................
- Chức vụ công tác/chức danh:
..........................................................................................
Thống nhất lập
biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung như sau:
1. Tên khối tài
liệu giao nộp:...............................................................................................
2. Thời gian của
tài liệu:......................................................................................................
3. Số lượng tài liệu:
- Tổng số hộp (cặp):...........................................................................................................
- Tổng số hồ sơ
(đơn vị bảo quản); ……………… Quy ra mét giá: ……………..mét
4. Tình trạng tài liệu giao nộp:.......................................................................................
5. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu
kèm theo.
Biên bản này được lập thành hai bản;
bên giao (đơn vị /cá nhân) giữ một bản, bên nhận (Lưu trữ cơ quan) giữ một bản./.
|
ĐẠI
DIỆN BÊN GIAO
(Ký tên và ghi rõ họ tên)
|
ĐẠI
DIỆN BÊN NHẬN
(Ký tên và ghi rõ họ tên
|