Công văn 212/BHXH-QLT quản lý thu cấp sổ bảo hiểm xã hội thẻ bảo hiểm y tế Hồ Chí Minh

• Số hiệu: 212/BHXH-QLT
• Loại văn bản: Công văn
• Nơi ban hành: Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh
• Người ký: Nguyễn Thị Thu
• Ngày ban hành: 19/01/2016

BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM BẢO HIỂM XÃ HỘI TP. HỒ CHÍ MINH -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 212/BHXH-QLT V/v hướng dẫn nghiệp vụ quản lý thu và quy định cấp sổ BHXH, thẻ BHYT	TP. Hồ Chí Minh, ngày 19 tháng 01 năm 2016

Kính gửi: Các đơn vị sử dụng lao động trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.

Căn cứ Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13; Luật bảo hiểm y tế số 25/2008/QH12; Luật Bảo hiểm y tế sửa đổi bổ sung một số điều của Luật Bảo hiểm y tế số 46/2014/QH13; Luật Việc làm số 38/2013/QH13.

Căn cứ Nghị định 115/2015/NĐ-CP ngày 11/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo hiểm xã hội về bảo hiểm xã hội bắt buộc; Quyết định 60/2015/QĐ-TTg ngày 27/11/2015 của Thủ tướng Chính phủ Quyết định cơ chế quản lý tài chính về bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và chi phí quản lý BHXH, BHYT, BHTN.

Căn cứ Quyết định 959/QĐ-BHXH ngày 9/9/2015 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành Quy định về quản lý thu BHXH, BHYT, BHTN; quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT; Quyết định số 1559/QĐ-BHXH ngày 25/12/2015 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam sửa đổi bổ sung một số điều của Quy định giao dịch điện tử trong việc thực hiện thủ tục tham gia BHXH, BHYT, BHTN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT kèm theo Quyết định số 528/QĐ-BHXH ngày 14/04/2015 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn một số điểm về quản lý thu BHXH, BHYT, BHTN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT đối với các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, cá nhân có sử dụng lao động (gọi chung là đơn vị) cùng tham gia BHXH, BHYT, BHTN như sau:

I. Quản lý thu

1. Phân cấp quản lý thu

Đơn vị mới thành lập đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN lần đầu tại BHXH quận, huyện (gọi chung là BHXH quận) trên địa bàn đơn vị đóng trụ sở.

Khi đơn vị thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh thì chậm nhất 3 tháng phải thông báo với BHXH quận nơi đang tham gia, trường hợp thông báo chuyển sang địa bàn quận khác thì BHXH quận nơi đang tham gia sẽ tự động chuyển đơn vị đến BHXH quận nơi đơn vị có địa chỉ trú đóng mới để tiếp tục tham gia.

2. Mức đóng BHXH, BHYT, BHTN

- Mức đóng BHXH hằng tháng bằng 26% mức tiền lương tháng, trong đó người lao động đóng 8%; đơn vị đóng 18%.

Riêng đối tượng người hoạt động không chuyên trách phường, xã mức đóng BHXH hàng tháng vào quỹ hưu, tuất bằng 22% mức lương cơ sở trong đó người lao động đóng 8%; đơn vị đóng 14%.

- Mức đóng BHYT hằng tháng bằng 4,5% mức tiền lương tháng, trong đó người lao động đóng 1,5%; đơn vị đóng 3%.

- Mức đóng BHYT hàng tháng bằng 3% mức tiền lương tháng, trong đó người lao động đóng 1%; đơn vị đóng 1%; ngân sách nhà nước hỗ trợ 1%.

Lưu ý: Từ 01/01/2016 đơn vị không giữ lại 2% mức tiền lương tháng đóng BHXH để chi trả cho người lao động đủ điều kiện hưởng ốm đau, thai sản, dưỡng sức... sau khi đơn vị chuyển các chứng từ liên quan cơ quan BHXH sẽ chi trả trực tiếp cho người lao động.

3. Tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHXH, BHYT, BHTN

3.1. Từ ngày 01/01/2016 đến ngày 31/12/2017, tiền lương tháng đóng BHXH, BHYT, BHTN là mức lương và phụ cấp lương theo quy định tại khoản 1 và điểm a khoản 2 Điều 4 của Thông tư số 47/2015/TT-BLĐTBXH ngày 16/11/2015 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hướng dẫn thực hiện một số điều về HĐLĐ, kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất của Nghị định số 05/2015/NĐ-CP ngày 12/01/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số nội dung của Bộ luật lao động (sau đây được viết là Thông tư số 47/2015/TT-BLĐTBXH).

Phụ cấp lương theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 4 của Thông tư số 47/2015/TT-BLĐTBXH là các khoản phụ cấp lương để bù đắp yếu tố về điều kiện lao động, tính chất phức tạp công việc, điều kiện sinh hoạt, mức độ thu hút lao động mà mức lương thỏa thuận trong hợp đồng lao động chưa được tính đến hoặc tính chưa đầy đủ như: phụ cấp chức vụ, chức danh; phụ cấp trách nhiệm; phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm; phụ cấp thâm niên; phụ cấp khu vực; phụ cấp lưu động; phụ cấp thu hút và các phụ cấp có tính chất tương tự.

3.2. Từ ngày 01/01/2018 trở đi, tiền lương tháng đóng BHXH, BHYT, BHTN là mức lương, phụ cấp lương theo quy định tại khoản 1 Điều này và các khoản bổ sung khác theo quy định tại điểm a khoản 3 Điều 4 của Thông tư số 47/2015/TT-BLĐTBXH.

3.3. Tiền lương tháng đóng BHXH, BHYT, BHTN không bao gồm các khoản chế độ và phúc lợi khác, như tiền thưởng theo quy định tại Điều 103 của Bộ luật lao động, tiền thưởng sáng kiến; tiền ăn giữa ca; các khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, tiền nhà ở, tiền giữ trẻ, nuôi con nhỏ; hỗ trợ khi người lao động có thân nhân bị chết, người lao động có người thân kết hôn, sinh nhật của người lao động, trợ cấp cho người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn khi bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác ghi thành mục riêng trong HĐLĐ theo khoản 11 Điều 4 của Nghị định số 05/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 01 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số nội dung của Bộ luật lao động.

3.4. Tiền lương tháng đóng BHXH, BHYT, BHTN đối với người quản lý doanh nghiệp có hưởng tiền lương quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 2 của Nghị định số 115/2015/NĐ-CP là tiền lương do doanh nghiệp quyết định, trừ viên chức quản lý chuyên trách trong công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do nhà nước làm chủ sở hữu.

Tiền lương tháng đóng BHXH, BHYT, BHTN đối với người quản lý điều hành hợp tác xã có hưởng tiền lương quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 2 của Nghị định số 115/2015/NĐ-CP là tiền lương do đại hội thành viên quyết định.

3.5. Tiền lương tháng đóng BHXH, BHYT, BHTN đối với người đại diện phần vốn nhà nước không chuyên trách tại các tập đoàn kinh tế, tổng công ty, công ty nhà nước sau cổ phần hóa; công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên (sau đây được viết là tập đoàn, tổng công ty, công ty) là tiền lương theo chế độ tiền lương của cơ quan, tổ chức đang công tác trước khi được cử làm đại diện phần vốn nhà nước.

Tiền lương tháng đóng BHXH, BHYT, BHTN đối với người đại diện phần vốn nhà nước chuyên trách tại các tập đoàn, tổng công ty, công ty là tiền lương theo chế độ tiền lương do tập đoàn, tổng công ty, công ty quyết định.

3.6. Trong thời gian người lao động ngừng việc theo quy định của pháp luật về lao động mà vẫn được hưởng tiền lương thì người lao động và người sử dụng lao động thực hiện đóng BHXH, BHYT, BHTN theo mức tiền lương người lao động được hưởng trong thời gian ngừng việc.

3.7. Mức tiền lương tháng đóng BHXH, BHYT cao hơn 20 tháng lương cơ sở thì mức tiền lương tháng đóng BHXH, BHYT bằng 20 tháng lương cơ sở. Mức tiền lương tháng đóng BHTN cao hơn 20 tháng lương tối thiểu vùng thì mức tiền lương tháng đóng BHTN bằng 20 tháng lương tối thiểu vùng.

4. Phương thức đóng

Hằng tháng, chậm nhất đến ngày cuối cùng của tháng, đơn vị trích tiền đóng BHXH bắt buộc trên quỹ tiền lương tháng của những người lao động tham gia BHXH bắt buộc, đồng thời trích từ tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc của từng người lao động theo mức quy định, chuyển cùng một lúc vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH mở tại ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước.

Lưu ý: Khi lập ủy nhiệm chi, giấy nộp tiền đơn vị phải ghi đầy đủ 3 tiêu chí: tên đơn vị, mã đơn vị tham gia BHXH, nội dung nộp tiền.

5. Tính lãi truy thu, chậm đóng

Đơn vị chậm đóng BHYT từ 30 ngày trở lên, số tiền lãi phải thu bằng 2 lần lãi suất liên ngân hàng kỳ hạn 9 tháng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại Cổng Thông tin điện tử của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam năm trước liền kề tính trên số tiền, thời gian chậm đóng. Trường hợp lãi suất liên ngân hàng không có kỳ hạn 9 tháng thì áp dụng theo mức lãi suất kỳ hạn liền kề trước 9 tháng.

Trường hợp trốn đóng, chậm đóng, chiếm dụng tiền đóng BHXH, BHTN từ 30 ngày trở lên, số tiền phải thu bằng 2 lần lãi suất đầu tư quỹ BHXH, BHTN bình quân của năm trước liền kề tính trên số tiền, thời gian chậm đóng.

Trường hợp sau 6 tháng kể từ ngày có quyết định điều chỉnh tăng tiền lương tháng đóng BHXH cho người lao động hoặc chấm dứt hợp đồng lao động về nước mới thực hiện truy đóng BHXH thì số tiền truy thu BHXH được tính bao gồm số tiền phải đóng BHXH bắt buộc theo quy định và tiền lãi truy thu tính trên số tiền phải đóng.

Công thức tính lãi quy định tại Điều 41 và Điều 42 Quyết định 959/QĐ-BHXH.

Cơ quan BHXH sẽ tự động tính lãi chậm đóng và ghi nhận vào Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN (mẫu C12-TS).

6. Quy định quản lý thời gian đóng BHXH, BHYT, BHTN:

6.1. Người lao động có đồng thời từ 2 HĐLĐ trở lên với nhiều đơn vị khác nhau thì đóng BHXH, BHTN theo HĐLĐ giao kết đầu tiên, đóng BHYT theo hợp đồng lao động có mức tiền lương cao nhất.

6.2. Người lao động không làm việc và không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc (trường hợp thực hiện chế độ làm việc 26 ngày/tháng) trở lên trong tháng thì không đóng BHXH tháng đó. Thời gian này không được tính để hưởng BHXH, trừ trường hợp nghỉ việc hưởng chế độ thai sản.

Người lao động không làm việc và không hưởng tiền lương dưới 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì tính đóng BHXH, BHYT, BHTN đối với đơn vị và người lao động cả tháng đó.

6.3. Người lao động nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau từ 14 ngày trở lên trong tháng theo quy định của pháp luật về BHXH thì không phải đóng BHXH, BHYT, BHTN nhưng vẫn được hưởng quyền lợi BHYT và không tính là thời gian tham gia BHXH, BHTN.

6.4. Thời gian nghỉ việc hưởng chế độ thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng được tính là thời gian đóng BHXH quy định tại khoản 2 Điều 39 của Luật BHXH được hướng dẫn như sau:

a) Trường hợp HĐLĐ hết thời hạn trong thời gian người lao động nghỉ việc hưởng chế độ thai sản thì thời gian hưởng chế độ thai sản từ khi nghỉ việc đến khi HĐLĐ hết thời hạn được tính là thời gian đóng BHXH, thời gian hưởng chế độ thai sản sau khi HĐLĐ hết thời hạn không được tính là thời gian đóng BHXH.

b) Thời gian hưởng chế độ thai sản của người lao động chấm dứt HĐLĐ, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc trước thời điểm sinh con hoặc nhận con nuôi dưới 06 tháng tuổi quy định tại khoản 4 Điều 31 của Luật BHXH không được tính là thời gian đã đóng BHXH.

c) Trường hợp lao động nữ đi làm trước khi hết thời hạn nghỉ sinh con theo quy định thì thời gian hưởng chế độ thai sản từ khi nghỉ việc đến khi đi làm trước thời hạn được tính là thời gian đóng BHXH, thời điểm từ khi đi làm trước đến khi hết thời hạn nghỉ sinh con thì lao động nữ vẫn được hưởng chế độ thai sản quy định tại khoản 1 hoặc khoản 3 Điều 34 của Luật BHXH nhưng người lao động và người sử dụng lao động phải đóng BHXH, BHYT.

d) Trường hợp người cha hoặc người trực tiếp nuôi dưỡng, người mẹ nhờ mang thai hộ, người cha nhờ mang thai hộ hoặc người trực tiếp nuôi dưỡng hưởng chế độ thai sản mà không nghỉ việc thì người lao động và người sử dụng lao động vẫn phải đóng BHXH, BHYT.

II. Quy định về cấp và quản lý sổ BHXH

1. Người lao động khi tham gia BHXH mà chưa được cấp sổ BHXH có trách nhiệm lập Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS), kê khai đầy đủ thông tin và chịu trách nhiệm trước pháp luật về thông tin đã kê khai để được cấp sổ BHXH.

2. Mỗi người lao động chỉ được cấp một sổ BHXH với mã số định danh duy nhất trong toàn bộ quá trình tham gia để theo dõi việc đóng và giải quyết chế độ BHXH, BHTN theo quy định của pháp luật. Trường hợp người lao động đã được cấp nhiều sổ thì phải chuyển toàn bộ sổ cho đơn vị sau cùng nơi đang tham gia lập thủ tục gộp sổ, nếu có thời gian trùng nhau cơ quan BHXH sẽ hoàn trả tiền trùng thông qua đơn vị để trả cho người lao động.

3. Sáu tháng một lần cơ quan BHXH sẽ cung cấp Thông báo kết quả đóng BHXH (mẫu C13-TS) của người lao động tại trang thông tin điện tử của BHXH thành phố http://c13.bhxhtphcm.gov.vn/. Người lao động tra cứu quá trình đóng BHXH, BHTN nếu chưa đúng, có sai sót thì thông báo cho đơn vị để kịp thời điều chỉnh với cơ quan BHXH.

4. Kể từ ngày 01/02/2016, việc cấp sổ BHXH thực hiện in tờ bìa BHXH và tờ rời BHXH theo mẫu sổ BHXH mới tại Quyết định 1035/QĐ-BHXH ngày 01/10/2015 của Tổng giám đốc BHXH Việt Nam.

5. Người lao động có trách nhiệm bảo quản sổ BHXH theo quy định của Luật BHXH (năm 2014). Sau khi cơ quan BHXH bàn giao tờ rời sổ BHXH xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN đến năm 2015 cho đơn vị sử dụng lao động thì đơn vị có trách nhiệm bàn giao sổ BHXH (bao gồm bìa sổ BHXH và tờ rời sổ BHXH hoặc sổ BHXH và tờ rời sổ BHXH) cho người lao động.

6. Đối với những trường hợp người lao động đã nghỉ việc từ 31/12/2015 trở về trước mà chưa nhận sổ BHXH thì đơn vị sử dụng lao động bàn giao lại sổ BHXH cho cơ quan BHXH để lưu trữ. Khi người lao động đề nghị nhận sổ BHXH thì cơ quan BHXH thực hiện trả sổ BHXH cho người lao động.

7. Trường hợp người lao động đã hưởng BHXH một lần nếu còn thời gian tham gia BHTN chưa hưởng thì BHXH quận, huyện nơi giải quyết BHXH một lần sẽ thực hiện cấp lại và chốt sổ BHXH thời gian tham gia BHTN chưa hưởng, số sổ BHXH lấy theo số sổ đã cấp.

8. Trường hợp người lao động đang hưởng trợ cấp thất nghiệp bị chấm dứt hưởng hoặc đã hưởng trợ cấp thất nghiệp nhưng còn những tháng lẻ chưa giải quyết thì được bảo lưu thời gian đóng bảo hiểm thất nghiệp chưa hưởng.

9. Đơn vị chuyển địa bàn, chấm dứt hoạt động, giải thể, phá sản phải đóng đủ BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động đến thời điểm di chuyển địa bàn, chấm dứt hoạt động, giải thể, phá sản để làm căn cứ chốt sổ BHXH giải quyết chế độ cho người lao động.

10. Ghi và xác nhận số trường hợp đơn vị còn nợ tiền đóng BHXH, BHTN

10.1. Đơn vị trong quá trình thực hiện thủ tục phá sản, giải thể theo quy định của pháp luật còn nợ tiền BHXH, BHYT, BHTN nếu người lao động chuyển sang nơi làm việc mới thì cơ quan BHXH chốt sổ đến thời điểm đơn vị đã đóng BHXH để người lao động tiếp tục tham gia BHXH tại đơn vị mới, sau khi thu hồi khoản nợ của đơn vị thì cơ quan BHXH sẽ chốt sổ bổ sung thời gian đóng BHXH cho người lao động.

10.2. Đơn vị thật sự gặp khó khăn trong sản xuất kinh doanh khi người lao động nghỉ việc, đơn vị phải đóng đủ tiền BHXH, BHYT, BHTN và tiền lãi chậm đóng của người lao động đến thời điểm thôi việc, đồng thời đóng bổ sung ít nhất bằng số nợ BHYT (4,5%) và nợ quỹ BHXH ngắn hạn (4%) để đảm bảo quyền lợi cho những người lao động khác còn làm việc, trên cơ sở đó cơ quan BHXH chốt sổ cho người lao động đến thời điểm thôi việc.

10.3. Trường hợp đơn vị tại điểm 10.2 khi có người lao động khởi kiện đơn vị và đã có quyết định xét xử của Tòa án yêu cầu đơn vị hoàn tất việc trích nộp các khoản tiền BHXH để chốt sổ trả cho người lao động, hoặc người lao động đủ điều kiện hưởng hưu trí cần chốt sổ để giải quyết chế độ. Đơn vị thực hiện cam kết thanh toán số nợ trong thời gian sớm nhất, truy đóng trước tiền nợ BHXH, BHYT, BHTN và tiền lãi chậm đóng của người lao động đến thời điểm nghỉ việc, thì cơ quan BHXH sẽ chốt sổ cho người lao động đến thời điểm nghỉ việc để bảo lưu sổ hoặc hưởng chế độ theo quy định.

III. Quy định về cấp và quản lý thẻ BHYT

1. Thời hạn sử dụng ghi trên thẻ BHYT

1.1. Cán bộ, công chức, viên chức hưởng lương từ ngân sách nhà nước: thời hạn sử dụng ghi trên thẻ không quá 3 năm; từ ngày đầu của tháng đóng BHYT đến 31/12 năm thứ 2 sau năm cấp thẻ.

1.2. Đối tượng còn lại: thời hạn sử dụng ghi trên thẻ không quá 1 năm; từ ngày đầu của tháng đóng BHYT đến 31/12 năm.

2. Cấp thẻ BHYT

2.1. Mỗi người chỉ được cấp một thẻ BHYT. Trường hợp một người đồng thời thuộc nhiều đối tượng tham gia BHYT khác nhau thì đóng BHYT theo đối tượng đầu tiên mà người đó được xác định theo thứ tự của các nhóm đối tượng quy định tại Điều 1 Thông tư liên tịch số 41/2014/TTLT-BYT-BTC ngày 24/11/2014 của liên Bộ Y tế - Tài chính.

2.2. Đơn vị thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng BHXH, BHYT, BHTN đến tháng liền trước tháng hết hạn sử dụng thẻ, có đề nghị thì được cơ quan BHXH gia hạn thẻ BHYT tiếp theo liên tục với thời hạn thẻ trước đó.

2.3. Trường hợp đơn vị nợ BHXH từ 2 tháng trở lên nếu có văn bản đề nghị thanh toán hết tiền nợ BHYT và số tiền đóng BHYT tương ứng thời hạn sử dụng thẻ thì cơ quan BHXH sẽ gia hạn thẻ.

2.4. Thẻ tăng mới có thời hạn sử dụng ghi trên thẻ từ ngày đầu tháng nộp hồ sơ đề nghị cấp thẻ BHYT theo quy định cho đến thời điểm hết hạn sử dụng chung của toàn đơn vị.

2.5. Khi nhận thẻ BHYT từ cơ quan BHXH đơn vị có trách nhiệm yêu cầu người lao động kiểm tra và đối chiếu thông tin trên thẻ BHYT, nếu có sai sót phải thực hiện điều chỉnh ngay.

2.6. Người hưởng chế độ ốm đau, thai sản tiếp tục sử dụng thẻ BHYT đã cấp, không thực hiện đổi thẻ BHYT.

3. Tên cơ sở khám chữa bệnh ban đầu được ghi trên thẻ BHYT

3.1. Người tham gia BHYT thường trú, tạm trú có thời hạn hoặc làm việc trên địa bàn tỉnh, thành phố được đăng ký khám bệnh, chữa bệnh BHYT ban đầu tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh tuyến xã, tuyến huyện hoặc tương đương; một số cơ sở khám bệnh tuyến tỉnh hoặc tuyến trung ương được cơ quan BHXH thông báo hằng quý tại trang thông tin điện từ http://bhxhtphcm.gov.vn/.

3.2. Người tham gia BHYT được thay đổi cơ sở đăng ký khám bệnh, chữa bệnh ban đầu vào 10 ngày của tháng đầu mỗi quý.

4. Thu hồi thẻ BHYT

4.1. Đối với người lao động nghỉ việc, di chuyển đơn vị phải thu hồi thẻ BHYT còn hạn sử dụng của người lao động (trừ trường hợp chết; chờ giải quyết chế độ hưu trí, trợ cấp tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp hằng tháng) để chuyển trả cơ quan BHXH trước ngày 1 của tháng giảm. Quá thời hạn đơn vị phải chịu trách nhiệm thanh toán giá trị thời gian còn lại của thẻ.

4.2. Trường hợp hồ sơ gia hạn thẻ đã được tiếp nhận xử lý nhưng sau đó đơn vị đơn vị mới điều chỉnh giảm lao động thì đơn vị có trách nhiệm nộp lại thẻ đã cấp các trường hợp nói trên cho cơ quan BHXH trong thời hạn 2 ngày làm việc kể từ ngày nhận thẻ bàn giao từ Bưu điện. Quá thời hạn đơn vị phải chịu trách nhiệm thanh toán giá trị thời gian còn lại của thẻ.

4.3. Thẻ BHYT cấp lại do mất không sử dụng để trả lại thẻ cho cơ quan BHXH trong trường hợp người lao động nghỉ việc (thanh toán giá trị thời gian còn lại của thẻ).

4.4. Trong tháng khi đơn vị thực hiện giao dịch điện tử báo giảm cơ quan BHXH sẽ tạm thời điều chỉnh tăng hết giá trị thẻ, đơn vị tập hợp thẻ BHYT các trường hợp ngừng đóng trong tháng trả (1 tháng/lần hoặc theo từng đợt phát sinh) cho cơ quan BHXH qua Bưu điện, cơ quan BHXH sẽ giảm giá trị thẻ tương ứng thời gian đã tăng từ lúc báo giảm. Đơn vị phải cam kết thu hồi thẻ BHYT từ lúc người lao động ngừng tham gia và chịu trách nhiệm thanh toán chi phí khám chữa bệnh phát sinh nếu có của người lao động từ ngày đầu tháng giảm.

e) Đối với các trường hợp vì lý do khách quan không giao dịch điện tử được, đơn vị chuyển thẻ đến cơ quan BHXH để được đóng dấu [Hạn sử dụng đến ___] để làm căn cứ thu hồi thẻ.

IV. Biểu mẫu tham gia BHXH, BHYT, BHTN

1. Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (TK1-TS).

1.1. Mục đích: Người lao động kê khai các thông tin liên quan khi tham gia lần đầu hoặc khi thay đổi thông tin.

1.2. Căn cứ lập: Người lao động căn cứ CMND (hoặc giấy khai sinh, sổ hộ khẩu) và hồ sơ gốc như lý lịch, hợp đồng lao động...để kê khai. Sau khi hoàn tất việc kê khai, người tham gia ký ghi rõ họ tên.

- Trường hợp kê khai thay đổi về nhân thân (họ, tên đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh) đã ghi trên sổ BHXH, thẻ BHYT thì phải có xác nhận của đơn vị nơi người lao động đang làm việc.

2. Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT (TK3-TS).

2.1. Mục đích: kê khai các thông tin của đơn vị khi đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN và khi đơn vị có yêu cầu thay đổi thông tin.

2.2. Căn cứ lập: Đơn vị căn cứ Quyết định thành lập hoặc Giấy phép đăng ký kinh doanh, Giấy cấp mã số thuế và các hồ sơ khác có liên quan để kê khai.

- Khi thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT, BHTN thì chỉ cần ghi số định danh và chỉ tiêu [01], [11], [12];

- Đơn vị chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc lập hồ sơ; lưu trữ hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN.

- Sau khi hoàn tất việc kê khai, thủ trưởng đơn vị ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu.

3. Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-TS)

3.1. Mục đích: để đơn vị kê khai lao động, tiền lương tham gia BHXH, BHYT, BHTN; điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN và đăng ký cấp sổ BHXH, thẻ BHYT đối với người lao động thuộc đơn vị.

3.2. Căn cứ lập: đơn vị căn cứ (Mẫu TK1-TS); HĐLĐ, HĐLV, quyết định tuyển dụng, tiếp nhận; quyết định nâng lương, thuyên chuyển và các hồ sơ khác có liên quan đến lập Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-TS)

- Nếu trong tháng đơn vị lập nhiều danh sách lao động đóng BHXH, BHYT, BHTN thì đánh số các danh sách.

- Đơn vị kê khai đầy đủ, chính xác tiền lương đóng BHXH, BHYT, BHTN của từng người lao động theo quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm về việc lập hồ sơ; lưu trữ hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN.

4. Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu C12-TS)

4.1. Mục đích: để thông báo chi tiết kết quả thực hiện đóng BHXH, BHYT, BHTN đối với các đơn vị tham gia BHXH, BHYT, BHTN.

4.2. Căn cứ lập: cơ quan BHXH căn cứ số liệu Mẫu D02-TS, D02a-TS, Mẫu C12-TS tháng trước liền kề, dữ liệu trong phần mềm quản lý thu và các chứng từ nộp tiền trong tháng của đơn vị để lập Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu C12-TS)

- Xác định kết quả đơn vị đã đóng BHXH, BHTN cho người lao động tính đến hết tháng:... năm....: tương ứng với số tiền đơn vị đã đóng BHXH, BHTN cho người lao động như sau:

+ Đơn vị không nợ BHXH, BHTN thì xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN cho người lao động đến hết tháng ra thông báo.

+ Đơn vị nợ BHXH, BHTN thì xác nhận thời gian đóng BHXH cho người lao động tương ứng với số tiền đơn vị đã đóng BHXH.

(Đính kèm các biểu mẫu).

Nơi nhận: - Như trên; - Ban Giám đốc BHXHTP; - Các phòng chức năng BHXHTP; - BHXH quận, huyện; - Lưu: VT, QLT.

KT. GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Nguyễn Thị Thu

		Mẫu: TK1-TS (Ban hành kèm theo QĐ số 959/QĐ-BHXH ngày 09/9/2015 của BHXH Việt Nam)
BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------

TỜ KHAI CUNG CẤP VÀ THAY ĐỔI
THÔNG TIN NGƯỜI THAM GIA BẢO HIỂM XÃ HỘI, BẢO HIỂM Y TẾ

[01]  Họ và tên (viết chữ in hoa): ...................................................................................

[02]. Số định danh: ........................................................................................................

[03]. Ngày tháng năm sinh:………….. [04]. Giới tính: ……………..[05]. Quốc tịch ……

[06]. Nơi cấp giấy khai sinh: [06.1]. Xâ (phường, thị trấn) ............................................

[06.2]. Huyện (quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh) ........................................................

[06.3]. Tỉnh (thành phố) ................................................................................................

[07]. Số chứng minh thư (Hộ chiếu): ............................................................................

[08]. Địa chỉ nơi cư trú: [08.1]. Số nhà, đường phố, thôn xóm: ....................................

[08.2]. Xã (phường, thị trấn) ……………………………..[08.3] Huyện (quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh) …………………………….[08.4].Tỉnh (thành phố) ………………………

[09]. Địa chỉ liên hệ: [09.1]. Số nhà, đường phố, thôn xóm: ..........................................

[09.2]. Xã (phường, thị trấn) ……………….[09.3] Huyện (quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh) ……………………………………..[09.4].Tỉnh (thành phố) …………………..

[10]. Mức tiền đóng: ……………………….. [11]. Phương thức đóng: ............................

[12]. Nơi đăng ký khám bệnh, chữa bệnh ban đầu: .......................................................

[13]. Nội dung thay đổi, yêu cầu:  ...................................................................................

........................................................................................................................................

[14]. Tài liệu kèm theo:...................................................................................................

........................................................................................................................................

XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ (đơn vị chỉ phải xác nhận khi người tham gia thay đổi họ, tên đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh)

Tôi cam đoan những nội dung kê khai là đúng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những nội dung đã kê khai ……, ngày ……. tháng ……năm …… Người kê khai (Ký, ghi rõ họ tên)

		Mẫu: TK3-TS (Ban hành kèm theo QĐ số 959/QĐ-BHXH ngày 09/9/2015 của BHXH Việt Nam)
BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ---------------

TỜ KHAI CUNG CẤP VÀ THAY ĐỔI
THÔNG TIN ĐƠN VỊ THAM GIA BẢO HIỂM XÃ HỘI, BẢO HIỂM Y TẾ

Kính gửi: …………………………………………………………

Số định danh: ……………

[01]. Tên đơn vị bằng tiếng việt: .....................................................................................

[02]. Tên đơn vị bằng tiếng Anh (nếu có): ......................................................................

[03]. Mã số thuế: .............................................................................................................

[04]. Địa chỉ trụ sở ..........................................................................................................

[05]. Loại hình đơn vị: .....................................................................................................

[06]. Số điện thoại ……………………………[07]. Địa chỉ email .....................................

[08]. Số Quyết định thành lập/Giấy phép đăng ký kinh doanh:

[08.1]. Số:…………………………. ; [08.2]. Nơi cấp: .......................................................

[09]. Thông tin về người đại diện theo pháp luật của đơn vị:

[09.1]. Họ và tên .............................................................................................................

[09.2]. Ngày tháng năm sinh ……………………[09.3]. Giới tính ....................................

[09.4]. Quốc tịch ……………………………..[09.5]. Số CMT/hộ chiếu ............................

[10]. Phương thức đóng khác: [10.1]. Hằng quý.    □      [10.2]. 6 tháng một lần    □

[11]. Nội dung thay đổi, yêu cầu: .....................................................................................

..........................................................................................................................................

[12]. Tài liệu kèm theo:.....................................................................................................

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

….., ngày…. tháng…. năm….. Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên)

Tên đơn vị: .................................... Số định danh:……………………… Địa chỉ: ……………………………..

Mẫu: D02-TS (Ban hành kèm theo QĐ số 959/QĐ-BHXH ngày 09/9/2015 của BHXH Việt Nam)

DANH SÁCH LAO ĐỘNG THAM GIA BHXH, BHYT, BHTN

Số:…… tháng…… năm …….

STT

Họ và tên

Số định danh

Cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, nơi làm việc

Tiền lương

Từ tháng, năm

Đến tháng, năm

Ghi chú

Hệ số / Mức lương

Phụ cấp

Chức vụ

Thâm niên VK (%)

Thâm niên nghề (%)

Phụ cấp lương

Các khoản bổ sung

A

B

C

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

I

Tăng

I.1

Lao động

I.2

Tiền lương

Cộng tăng

II

Giảm

II.1

Lao động

II.2

Tiền lương

Cộng giảm

Tổng số Sổ BHXH đề nghị cấp……………..

Tổng số thẻ BHYT đề nghị cấp: …………………

Người lập biểu Ký, ghi rõ họ tên

Ngày …tháng …..năm….. Đơn vị Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu

BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM -------

Mẫu: C12-TS (Ban hành kèm theo QĐ số 959/QĐ-BHXH ngày 09/9/2015 của BHXH Việt Nam)

THÔNG BÁO KẾT QUẢ ĐÓNG BHXH, BHYT, BHTN

Tháng …………năm…………

Kính gửi: ………………………………………………………………….

Địa chỉ:..........................................................................................................................

BHXH:...........................................................................................................................

Địa chỉ:..........................................................................................................................

Điện thoại:                                            Số TK:                                Tại:

Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN của đơn vị như sau:

STT	NỘI DUNG	BHXH	BHYT	BHTN	CỘNG
A	B	1	2	3	4 = 1+2+3
A	Kỳ trước mang sang
1	Số lao động
2	Phải đóng
2.1	Thừa
2.2	Thiếu
3	Thiếu lãi
B	Phát sinh trong kỳ
1	Số lao động
1.1	Tăng
1.2	Giảm
2	Phải đóng
2.1	Tăng
2.2	Giảm
3	Điều chỉnh phải đóng kỳ trước
3.1	Tăng
	Trong đó: Năm trước
3.2	Giảm
	Trong đó: Năm trước
4	Lãi
4.1	Số tiền tính lãi
4.2	Tỷ lệ tính lãi
4.3	Tổng tiền lãi
5	2% BHXH bắt buộc để lại
C	Số tiền đã nộp trong kỳ
1	Số thực nộp
	+ UNC số...ngày …/…/….
	Trong đó lãi
	+ UNC số...ngày …/…/….
	Trong đó lãi
2	Ghi thu 2 %
D	Chuyển kỳ sau
1	Số lao động
2	Phải đóng
2.1	Thừa
2.2	Thiếu
3	Thiếu lãi

a) Kết quả đơn vị đã đóng BHXH bắt buộc cho……. lao động đến hết tháng/năm………

b) Kết quả đơn vị đã đóng BHTN cho ……….. lao động đến hết tháng/năm……………..

c) Tổng số nộp thiếu là ……………….. đồng đề nghị đơn vị nộp cho cơ quan BHXH trước ngày………….

d) Đề nghị đơn vị kiểm tra số liệu trên, nếu chưa thống nhất đề nghị đến cơ quan BHXH ……….. để kiểm tra điều chỉnh trước ngày … /…./…. . Quá thời hạn trên nếu đơn vị không đến, số liệu trên là đúng.

Cán bộ thu (Ký, ghi rõ họ tên)

….., ngày…. tháng… năm… Giám đốc (ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Tiếng Anh (English)

VIETNAM SOCIAL SECURITY HO CHI MINH CITY’S SOCIAL SECURITY -------	THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No. 212/BHXH-QLT Re. Providing guidance on collection management and enforcing regulations on issuance of SI booklets and HI cards	Ho Chi Minh city, January 19, 2016

To: Employers in Ho Chi Minh city.

...

...

...

Pursuant to the Government's Decree No. 115/2015/ND-CP dated November 11, 2015 elaborating on certain articles of the Law on Social Security on compulsory social insurance; the Prime Minister’s Decision No. 60/2015/QD-TTg dated November 27, 2015 on the mechanism for financial management with respect to social insurance (SI), health insurance (HI) and unemployment insurance (UI) and SI, HI and UI management costs.

Pursuant to the Decision No. 959/QD-BHXH dated September 9, 2015 of the General Director of Vietnam Social Security issuing regulations on management of collection of SI, HI and UI contributions; the Decision No. 1559/QD-BHXH dated December 25, 2015 of the General Director of Vietnam Social Security amending and supplementing certain articles of the regulations on electronic transactions for implementation of procedures for SI, HI and UI participation; issuance of SI booklets and HI cards as an attachment to the Decision No. 528/QD-BHXH dated April 14, 2015 of the General Director of Vietnam Social Security.

...

...

...

I. Collection management

1. Delegation of collection management authority

...

...

...

Where they change their business registration addresses, they must inform their change to Social Security of districts where they register their participation for a period of not later than 3 months. If they move to another district, the Social Security of the district where they are registering their participation shall automatically refer them to the Social Security of the district where their new office is located so that they can continue their participation.

2. SI, HI and UI contribution rate

...

...

...

The monthly rate of SI contribution made by persons working part-time at wards or communes to the pension and death benefit package is equal to 22% of the base pay rate, including 8% paid by the employee and 14% paid by the employer.

- The monthly HI contribution rate equals 4.5% of the monthly pay rate, including 1.5% paid by the employee and 3% by the employer.

...

...

...

Note: From January 1, 2016 entities do not retain 2% of the pay rate in the month of SI contribution to pay employees qualifying for illness, paternity and health recovery benefits, etc. After entities send relevant evidencing documents, the Social Security will pay such retained rate to employees directly.

3. The monthly pay based on which SI, HI and UI contributions are made

...

...

...

Allowance referred to in Point a Clause 2 Article 4 of the Circular No. 47/2015/TT-BLDTBXH is defined as a salary-based premium compensating for such factors as labor conditions, complicated nature of work, living conditions and level of attraction of employees that has not been taken into account or has not been fully taken into account, e.g. employment position or title allowance; responsibility allowance; allowance paid to those working in arduous and hazardous conditions; seniority allowance; region-specific allowance; movement allowance; encouragement allowance and other equivalent.

3.2. From January 1, 2018 onwards, the monthly pay rate based on which SI, HI and UI contributions are made is defined as the rate of salary, wage and allowance referred to in Clause 1 of this Article and other supplementary compensations prescribed in Point a Clause 3 Article 4 of the Circular No. 47/2015/TT-BLDTBXH.

...

...

...

3.4. The monthly pay rate based on which SI, HI and UI contributions are made by corporate managers entitled to salaries or wages referred to in Point dd Clause 1 Article 2 of the Decree No. 115/2015/ND-CP is defined as the pay decided by an enterprise, except for full-time officers working in state-owned single-member limited liability companies.

The monthly pay rate based on which SI, HI and UI contributions are made by managers of cooperatives entitled to salaries or wages referred to in Point dd Clause 1 Article 2 of the Decree No. 115/2015/ND-CP is defined as the pay decided by the members’ general meeting.

...

...

...

The monthly pay rate based on which SI, HI and UI contributions are made by state capital representatives that work full-time at economic incorporations, general companies and companies is defined as the payroll determined under the pay scheme decided by these entities.

3.6. During the period when an employee takes a leave from work under labor laws and is entitled to salaries or wages, that employee and his/her employer shall pay SI, HI and UI contributions based on the rate of pay that that employee is allowed to receive during such leave.

...

...

...

4. Social security contribution method

Not later than the end date every month, entities shall set aside funds to pay compulsory SI contribution from the monthly payroll of employees participating in the SI plan and withhold a prescribed rate of monthly pay of each employee based on which the compulsory SI contribution is made, and calculate the aggregate which is then deposited in the collection account of the Social Security opened at a bank or the State Treasury.

...

...

...

5. Interest on late and deferred payment of Social Security contributions

The amount of interest collected from an entity having a payment which is at least 30 days late shall be 2 times as much as the interbank interest rate on deposits having 9-month maturities, quoted by the State Bank of Vietnam on its website in the preceding year, which is multiplied by the amount and time of deferred payment. Where there is no interbank interest rate on deposits having 9-month term deposits, the interest rate on deposits having the preceding maturity of less than 9 months shall be applied.

...

...

...

If SI contributions are collected 6 months after the date of grant of the decision on an increasing adjustment to the monthly pay rate as the basis for SI contribution of employees, or when employees terminate their overseas employment contract, the amount of collection of SI contributions shall encompass the prescribed amount of compulsory SI contribution and the interest accrued thereon.

The interest calculation formula shall be subject to Article 41 and Article 42 of the Decision No. 959/QD-BHXH.

...

...

...

6. Regulations on management of time of SI, HI and UI contribution:

6.1. Employees having at least 2 employment contracts with different entities shall be bound to make their SI and UI contributions under the first contract and make their HI contribution under the employment contract in which the pay rate is highest amongst the others.

...

...

...

Employees who do not work and receive salaries or wages for 14 working days or less per month, the SI, HI and UI contributions shall be made by both entities and employees.

6.3. Employees taking sick leaves for at least 14 days per month in accordance with laws in force on social security, SI, HI and UI contributions shall not be required, but they may be entitled to HI covers and such leave time shall not be accepted as the time of SI and UI contributions.

...

...

...

a) If the employment contract expires within the time when employees take paternity leaves, the period from the beginning of paternity leave to the expiry date of employment contract shall be recorded as the time of SI contribution and the time of employee’s paternity leave following the expiry date of employment contract shall not be assumed as the time of SI contribution.

b) The time of entitlement to paternity leave of employees terminating their (public) employment contract or resigning from their work before childbirth or adoption of a child under 6 months of age, which is provided in Clause 4 Article 31 of the Law on Social Security, shall not be assumed as the time of SI contribution.

...

...

...

d) Where the father or the person directly taking care of a child, the mother hiring a surrogate, the father hiring a surrogate, or the person directly taking care of a child born via surrogacy, who is entitled to paternity leaves, does not take time off from work, he/she and his/her employer shall be obliged to pay SI and HI contributions.

II. Regulations on issuance of SI booklets and HI cards

...

...

...

2. Each employee shall receive only one SI booklet with an exclusive identity number during the entire process of his/her participation to keep track of SI and UI contribution and benefit payment in accordance with laws. Where an employee receives multiple booklets, he/she shall be required to hand in them at his/her current employer unit to implement procedures for booklet combination. If the time of contribution specified on these booklets is the same, the monetary amount generated from such situation shall be paid to that employee by such employer unit.

3. The Social Security shall publish the Notification of SI contribution results (Form No. C13-TS) of employees every 6 months on the website of the city's Social Security at http://c13.bhxhtphcm.gov.vn/. Employees can log in to have access to their SI and UI contributions. Should there be any mistake or inaccuracy, they shall be required to promptly inform the Social Security to have it corrected.

...

...

...

5. Employees shall have the burden of carefully keeping SI booklets in accordance with the 2014 Law on Social Security. After the Social Security hands over loose information pages containing information about the SI and UI contribution process till 2015 to employer units, these employer units shall be responsible for handing out SI booklets (including SI booklet cover page and loose pages, or SI booklet and loose SI booklet pages) to employees.

6. If employees were off from work from December 12, 2015 or earlier without taking their SI booklets back, entities shall hand in their SI booklets at the Social Security for safekeeping purposes. Upon the employee's request for taking SI booklet back, the Social Security shall return SI booklets to employees.

...

...

...

8. If employees currently entitled to unemployment benefits have their entitlement terminated, or have already been paid unemployment benefits but have some months for which UI benefit has not been paid, the time of UI contribution for which UI benefit has not been paid yet shall be retained.

9. Entities moving their offices, closing, dissolving their business or going bankrupt shall be obliged to pay SI, HI and UI contributions in full for employees till the date of relocation, business closure, dissolution and bankruptcy as the bases for closing of SI booklet for the purpose of payment of insurance benefits to employees.

...

...

...

10.1. Where entities that are filing for bankruptcy or business dissolution in accordance with laws owe SI, HI and UI contributions and their employees work for other entities, the Social Security shall close their booklet till the time of the former's payment of SI contribution so that employees can continue to participate in the SI plan at the latter. After recovering the former’s debts, the Social Security shall close the booklet in which the time of SI contribution is supplemented for employees.

10.2. If entities face extreme business difficulties due to employees’ resignation, they shall be obliged to pay SI, HI and UI contributions and late payment interest for employees in full till the date of their resignation, and pay the minimum amount of supplementary contribution equaling the amount of HI contribution debt (4.5%) and the short-term amount of debt to the SI plan (4%) to assure interests of other employees still working for them, based on which the Social Security shall close the booklet for resigned employees till the date of resignation.

...

...

...

III. Regulations on issuance and management of HI cards

1. Duration of HI card

...

...

...

1.2. Duration of HI cards held by others shall be less than 1 year, start from the first day of the HI contribution month and end on December 31 of the HI contribution year.

2. Issuance of HI cards

...

...

...

2.2. If entities fulfilling obligations to pay SI, HI and UI contributions till the month preceding the expiry month, apply for an extension, the Social Security shall award them an extension immediately following the preexisting duration.

2.3. Where entities owing SI debts for the period of at least 2 months make the written request for payment of all HI debts and HI contributions measured based on the duration of HI cards, the Social Security shall grant an extension.

...

...

...

2.5. Upon receipt of HI cards from the Social Security, entities shall be responsible for requesting their employees to check information on these cards and make any timely correction in case of finding errors or mistakes.

2.6. Persons entitled to sick and paternity leaves shall continue to use existing HI cards and shall not be allowed to replace their HI cards.

...

...

...

3.1. HI participants who permanently or temporarily reside or work in provinces or cities shall obtain registration for HI-covered healthcare services provided by commune-level, district-level or equivalent-level healthcare establishments; the Social Security shall publish certain provincial-level or central-level healthcare establishments on the website http://bhxhtphcm.gov.vn/.

3.2. HI participants may change their primary healthcare establishment within 10 days of the first month of each quarter.

...

...

...

4.1. Unexpired HI cards of employees who have resigned from work or moved to other entities shall be withdrawn by entities (except if these employees are dead or have their claims for monthly retirement, occupational accident and disease benefits processed) to return them to the Social Security before the 1^st day of the withdrawal month. After such deadline, entities shall be liable for the remaining value.

4.2. Where the application for extension is accepted and then the entity makes a decreasing adjustment to the number of their employees, that entity shall be responsible for returning cards issued to resigned employees to the Social Security within 2 working days of receipt of HI cards by post. After such deadline, entities shall be liable for the remaining value.

...

...

...

4.4. Once entities inform a reduction in the number of HI participants by electronic means within a month, the Social Security shall temporarily increase the whole value of HI cards; these entities shall hold back HI cards held by those whose HI contributions have been suspended for a month (once a month or where such suspension arises) to send them to the Social Security by post; and then the Social Security shall decrease the HI card value in proportion to the time of such increase after receipt of notification of reduction. Entities shall be committed to withdrawing HI cards from the date of employee’s suspension of participation and assuming responsibility for paying healthcare costs (if any) of employees that may be incurred from the first day of the month when a reduction is made.

e) If electronic transactions are failed for any objective reasons, entities shall transfer HI cards to the Social Security to get them stamped [Duration: ____] as the basis for withdrawal after such duration expires.

...

...

...

1. Declaration sheet for provision and modification of information of SI and HI participants (Form No. TK1-TS).

1.1. Purposes: Employees declare relevant information in case of first registration or information modification.

...

...

...

- In case of any change in civil registration information (e.g. full name, date of birth) already printed in SI booklets and HI cards, entities where employees are working must give their certification.

2. Declaration sheet for provision and modification of information of SI and HI participating entities (Form No. TK3-TS).

...

...

...

2.2. Bases: Entities shall provide information according to the Establishment Decision or the Business Registration Certificate, TIN certificate and other relevant documents.

- In case of any change made to entities participating in SI, HI and UI plans, entities shall be required to fill in data fields such as the identity number and [01], [11], [12];

...

...

...

- After completion of declaration, heads of entities shall sign, write full name and bear their seals.

3. List of employees participating in SI, HI and UI plans (Form No. D02-TS)

...

...

...

3.2. Bases: Entities shall consult the Form No. TK1-TS; (public) employment contract, recruitment decision and job offer; decision on salary promotion, secondment and other documents related to preparation of the list of employees participating in SI, HI and UI plans (Form No. D02-TS)

- Entities are required to number the lists if they compile multiple lists.

...

...

...

4. Notification of results of SI, HI and UI contributions (Form No. C12-TS)

4.1. Purposes: It is intended for informing results of SI, HI and UI contributions in detail with respect to entities participating in SI, HI and UI plans.

...

...

...

- Determination of results of entities’ SI and UI contributions for employees by end of (month)...., (year)..... shall be relative to the monetary amount that entities pay for employee's SI and UI contributions as follows:

+ If entities do not owe SI and UI debts, certification that SI and UI contributions for employees last till end of the notifying month shall be given

...

...

...

(Enclosing herewith forms or templates).

...

...

...

PP. THE DIRECTOR
THE DEPUTY DIRECTOR




Nguyen Thi Thu

...

...

...

Form No. TK1-TS

...

...

...

THE VIETNAM SOCIAL SECURITY
-------

THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom - Happiness
---------------

...

...

...

[01] Full name (written in block capitals): ………………………………………………………

[02]. Identity number: ………………………………………………………………………………

...

...

...

[06]. Place of issue of birth certificate: [06.1]. Commune (ward or townlet)…………………………………..

[06.2]. Urban/rural district (town, provincially-controlled city) …………………………………

...

...

...

[07]. ID card number (Passport No.):……………………………………………………………..

[08]. Residence address: [08.1]. Home, street No., village:…………………………..

...

...

...

[09]. Contact address: [09.1]. Home, street No., village:……………………………………..

[09.2]. Commune (ward, townlet).....................................[09.3] Urban/rural district (town or provincially-controlled city)……………………………..[09.4] Province (city) …………………….

...

...

...

[12]. Name of the primary healthcare establishment: …………………………………………

[13]. Modifications or recommendations: ………………………………………………………………………………..

...

...

...

[14]. Attached documents: ………………………………………………………………………

........................................................................................................................................

...

...

...

ENTITIES’ ENDORSEMENT
(entities are required to certify any change of participants in their full name and date of birth)

I undertake that provided information is correct and I am held legally liable for declared information
……….., date (dd/mm/yyyy)…….
Declarant
(Signature and full name)

...

...

...

Form No. TK3-TS

...

...

...

THE VIETNAM SOCIAL SECURITY
-------

THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom - Happiness
---------------

...

...

...

Dear………………………………………………….,

Identity number:……………..

...

...

...

[02]. English name (if any): ………………………………………………………………………..

[03]. Tax identification number:……………………………………………………………………

...

...

...

[05]. Business type: …………………………………………………………………………………

[06]. Telephone No.:……………………[07]. Email address: ……………………………….

...

...

...

[08.1]. No.:……………………….. ; [08.2]. Issue place: ………………………………………

[09]. Legal representative’s information:

...

...

...

[09.2]. Date of birth: ……………….[09.3]. Gender:…………………………….  

[09.4]. Nationality:……………………………[09.5]. ID card/Passport No.:…………………..

...

...

...

[11]. Modifications or recommendations: ………………………………………………………………………………..

..........................................................................................................................................

...

...

...

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

...

...

...

……….., date (dd/mm/yyyy)…….
Head
(Signature and full name)

...

...

...

Entity's name: …………………………..

Identity number:……………………

...

...

...

Form No. D02-TS

...

...

...

LIST OF EMPLOYEES PARTICIPATING IN SI, HI AND UI PLANS

...

...

...

No.

Full name

...

...

...

Professional rank, title and workplace

Salary

...

...

...

To (mm/yyyy)

Note

...

...

...

Pay coefficient / rate

Allowance

...

...

...

Title

...

...

...

Occupational seniority (%)

Salary-related allowance

...

...

...

...

...

...

A

...

...

...

C

1

...

...

...

3

4

...

...

...

6

7

...

...

...

9

10

...

...

...

I

Increasing

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

Employee

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

Salary

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

Aggregation

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

II

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

II.1

Employee

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

II.2

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

Aggregation

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

Total number of SI booklets to be issued:……………..

Total number of HI cards to be issued: ……………….

...

...

...

Prepared by
Signature and full name

Date (dd/mm/yyyy)…….
Entity
Signature, full name and seal

...

...

...

THE VIETNAM SOCIAL SECURITY
-------

Form No. C12-TS

...

...

...

NOTIFICATION OF RESULTS OF SI, HI AND UI CONTRIBUTIONS

...

...

...

Dear………………………………………………….,

Address: ……………………………………………………………………………………………

...

...

...

Address: ……………………………………………………………………………………………

Telephone No.:                                   Account No:                                 Opened at:

...

...

...

No.

DESCRIPTION

...

...

...

HI

UI

...

...

...

A

B

...

...

...

2

3

...

...

...

A

Carried forward from the previous period

...

...

...

...

...

...

1

Number of employees

...

...

...

...

...

...

2

Contribution payable

...

...

...

...

...

...

2.1

Surplus

...

...

...

...

...

...

2.2

Deficit

...

...

...

...

...

...

3

Interest on the deficit

...

...

...

...

...

...

B

Changes arising within the period

...

...

...

...

...

...

1

Number of employees

...

...

...

...

...

...

1.1

Increasing

...

...

...

...

...

...

1.2

Decreasing

...

...

...

...

...

...

2

Contribution payable

...

...

...

...

...

...

2.1

Increasing

...

...

...

...

...

...

2.2

Decreasing

...

...

...

...

...

...

3

Adjustment to contribution payables in the previous period

...

...

...

...

...

...

3.1

Increasing

...

...

...

...

...

...

Including: contributions paid in the previous year

...

...

...

...

...

...

3.2

Decreasing

...

...

...

...

...

...

Including: Contributions paid in the previous year

...

...

...

...

...

...

4

Interest

...

...

...

...

...

...

4.1

Amount on which interest is charged

...

...

...

...

...

...

4.2

Ratio of interest charged

...

...

...

...

...

...

4.3

Total interest

...

...

...

...

...

...

5

2% of compulsory SI contributions to be retained

...

...

...

...

...

...

C

Monetary amount paid within the period

...

...

...

...

...

...

1

Actual payment amount

...

...

...

...

...

...

+ Payment order No.../…/…

...

...

...

...

...

...

Including the interest amount

...

...

...

...

...

...

+ Payment order No.../…/…

...

...

...

...

...

...

Including the interest amount

...

...

...

...

...

...

2

2% of collection to be recorded

...

...

...

...

...

...

D

Brought over in the succeeding period

...

...

...

...

...

...

1

Number of employees

...

...

...

...

...

...

2

Contribution payable

...

...

...

...

...

...

2.1

Surplus

...

...

...

...

...

...

2.2

Deficit

...

...

...

...

...

...

3

Interest on the deficit

...

...

...

...

...

...

a) Results of the entity’s compulsory SI contribution for …..employees till the end of month/year………

b) Results of the entity’s UI contribution for …..employees till the end of month/year………

...

...

...

d) It is required that the entity should check the abovementioned data. If there is any discrepancy, the entity is advised to contact the Social Security…………to make any modification before (dd/mm/yyyy) by which, if the entity does not make any contact, such data are deemed correct.

...

...

...

……….., date (dd/mm/yyyy)…….
Director
(Signature, full name and seal)