Quyết định 959/QĐ-BHXH thu bảo hiểm xã hội y tế thất nghiệp quản lý sổ bảo hiểm thẻ bảo hiểm y tế 2015

• Số hiệu: 959/QĐ-BHXH
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Bảo hiểm xã hội Việt Nam
• Người ký: Nguyễn Thị Minh
• Ngày ban hành: 09/09/2015

BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 959/QĐ-BHXH	Hà Nội, ngày 09 tháng 09 năm 2015

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ THU BẢO HIỂM XÃ HỘI, BẢO HIỂM Y TẾ, BẢO HIỂM THẤT NGHIỆP; QUẢN LÝ SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI, THẺ BẢO HIỂM Y TẾ

TỔNG GIÁM ĐỐC BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM

Căn cứ Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2014;

Căn cứ Luật Bảo hiểm y tế số 25/2008/QH12 ngày 14 tháng 11 năm 2008; Luật số 46/2014/QH13 ngày 13 tháng 6 năm 2014 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Bảo hiểm y tế;

Căn cứ Luật Việc làm số 38/2013/QH13 ngày 16 tháng 11 năm 2013;

Căn cứ Nghị định số 05/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam;

Xét đề nghị của Trưởng Ban Thu, Trưởng Ban Sổ - Thẻ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này: Quy định về quản lý thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 12 năm 2015, thay thế Quyết định số 1111/QĐ-BHXH ngày 25 tháng 10 năm 2011 ban hành Quy định về quản lý thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế. Bãi bỏ Điều 1 Quyết định số 1018/QĐ-BHXH ngày 10 tháng 10 năm 2014 sửa đổi một số nội dung tại các quyết định ban hành quy định quản lý thu, chi bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. Các văn bản quy định do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành trước đây trái với Quyết định này đều hết hiệu lực.

Điều 3. Trưởng Ban Thu, Trưởng Ban Sổ - Thẻ, Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam; Giám đốc bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Như Điều 3; - VPCP (để b/c TTg CP, các Phó TTg); - Các Bộ: LĐTB&XH, TC, YT, NV, TP, QP, CA; - UBND tỉnh, TP trực thuộc TƯ; - HĐQL - BHXHVN; - TGĐ, các phó TGĐ; - Các đơn vị trực thuộc BHXH VN; - Lưu: VT, ST, BT(20b).

TỔNG GIÁM ĐỐC Nguyễn Thị Minh

QUY ĐỊNH

QUẢN LÝ THU BẢO HIỂM XÃ HỘI, BẢO HIỂM Y TẾ, BẢO HIỂM THẤT NGHIỆP; QUẢN LÝ SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI, THẺ BẢO HIỂM Y TẾ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 959/QĐ-BHXH ngày 09 tháng 9 năm 2015 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi áp dụng

1. Văn bản này quy định, hướng dẫn về hồ sơ, quy trình nghiệp vụ, quyền và trách nhiệm của cá nhân, cơ quan, đơn vị và tổ chức bảo hiểm xã hội trong thực hiện thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; cấp, ghi, quản lý và sử dụng sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế.

2. Quy định thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; cấp, ghi, quản lý và sử dụng sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế trong lực lượng vũ trang do Bộ Quốc phòng, Bộ Công an quy định phù hợp với đặc thù của từng Bộ và đồng bộ với các quy định tại Văn bản này để thực hiện chính sách, chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp thống nhất trong toàn quốc.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Văn bản này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

- BHXH: là viết tắt của từ “bảo hiểm xã hội”.

- BHTN: là viết tắt của từ “bảo hiểm thất nghiệp”.

- BHYT: là viết tắt của từ “bảo hiểm y tế”.

- UBND: là viết tắt của từ “Ủy ban nhân dân”.

- “Thông tư số 41/2014/TTLT-BYT-BTC” là viết tắt của Thông tư liên tịch số 41/2014/TTLT-BYT-BTC ngày 24/11/2014 của Liên Bộ Y tế, Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thực hiện BHYT.

- Đơn vị: gọi chung cho cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân sử dụng lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN.

- Người tham gia: gọi chung cho người lao động tham gia BHXH bắt buộc, BHTN, BHYT; người tham gia BHXH tự nguyện, BHYT; trừ trường hợp nêu cụ thể.

- Cơ quan quản lý đối tượng: là cơ quan có thẩm quyền xác định và phê duyệt danh sách người tham gia như người thuộc hộ gia đình nghèo, thương binh, người có công với cách mạng, thân nhân người có công với cách mạng, người thuộc diện hưởng bảo trợ xã hội hàng tháng, cựu chiến binh, trẻ em ... trên cơ sở phân cấp của UBND cấp tỉnh.

- Đại lý thu: là viết tắt của từ “đại lý thu BHXH, BHYT”.

- KH-TC: là viết tắt của từ “Kế hoạch - Tài chính”.

- BHXH tỉnh: là tên chung cho Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

- BHXH huyện: là tên chung cho Bảo hiểm xã hội quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

- HĐLĐ: viết tắt của “hợp đồng lao động”.

- HĐLV: viết tắt của “hợp đồng làm việc”.

- Bộ phận một cửa: là tên gọi chung cho bộ phận một cửa của BHXH huyện hoặc bộ phận một cửa thuộc Phòng Tiếp nhận và Trả kết quả thủ tục hành chính của BHXH tỉnh.

- Bản sao: là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

Đơn vị, người tham gia BHXH, BHYT, BHTN khi nộp “bản sao” theo quy định tại Văn bản này phải kèm theo bản chính để cơ quan BHXH kiểm tra, đối chiếu và trả lại cho đơn vị, người tham gia.

- Bản chính: là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

- Văn bản chứng thực: là giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực theo quy định của pháp luật.

- Sổ BHXH: gồm Bìa sổ và các trang tờ rời, được cấp đối với từng người tham gia BHXH, để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ BHXH và là cơ sở để giải quyết các chế độ BHXH theo quy định của Luật BHXH.

- Nợ BHXH, BHYT, BHTN: là tiền phải đóng BHXH, BHYT, BHTN đối với người lao động theo đăng ký của đơn vị nhưng đơn vị chưa đóng cho cơ quan BHXH. Tiền nợ bao gồm cả tiền Iãi chậm đóng theo quy định của pháp luật nhưng đơn vị chưa đóng.

- Hoàn trả: là việc cơ quan BHXH chuyển trả lại số tiền được xác định không phải tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN hoặc đóng thừa khi ngừng giao dịch với cơ quan BHXH; đóng trùng cho cơ quan, đơn vị, cá nhân đã nộp cho cơ quan BHXH.

- Xác nhận sổ BHXH: là ghi quá trình đóng BHXH, BHTN trên sổ BHXH của người tham gia đang đóng BHXH, BHTN.

- Chốt sổ BHXH: là ghi quá trình đóng BHXH, BHTN trên sổ BHXH của người tham gia dừng đóng BHXH tại một đơn vị.

- Các Chương, Mục, Điều, Khoản, Điểm, Tiết và Mẫu biểu dẫn chiếu trong Văn bản này mà không ghi rõ nguồn thì được hiểu là của Văn bản này.

- Tên Tổ nghiệp vụ của BHXH huyện tại Văn bản này là tên Tổ nghiệp vụ hoặc để chỉ phần chức năng, nhiệm vụ của Tổ Nghiệp vụ gộp nhiều chức năng, nhiệm vụ theo quy định tại Điều 7 Quyết định số 99/QĐ-BHXH ngày 28/01/2015 của BHXH Việt Nam quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của BHXH địa phương.

Điều 3. Phân cấp quản lý

1. Thu BHXH, BHYT, BHTN

1.1. BHXH huyện:

a) Thu tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN của đơn vị đóng trụ sở trên địa bàn huyện theo phân cấp của BHXH tỉnh.

b) Giải quyết các trường hợp truy thu, hoàn trả BHXH, BHYT, BHTN; tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất đối với đơn vị, người tham gia BHXH, BHYT, BHTN do BHXH huyện trực tiếp thu.

c) Thu BHXH tự nguyện; thu BHYT đối với hộ gia đình, người tham gia BHYT cư trú trên địa bàn huyện.

d) Thu tiền hỗ trợ mức đóng BHYT, BHXH tự nguyện của ngân sách theo phân cấp quản lý ngân sách.

đ) Ghi thu tiền đóng BHYT của đối tượng do quỹ BHXH, quỹ BHTN đảm bảo theo phân cấp của BHXH tỉnh.

1.2. BHXH tỉnh:

a) Thu BHXH, BHYT, BHTN của các đơn vị chưa phân cấp cho BHXH huyện.

b) Giải quyết các trường hợp truy thu, hoàn trả BHXH, BHYT, BHTN; tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất đối với đơn vị, người tham gia BHXH, BHYT, BHTN do BHXH tỉnh trực tiếp thu.

c) Thu BHYT của đối tượng do ngân sách tỉnh đóng; ghi thu tiền đóng BHYT do quỹ BHXH, quỹ BHTN đảm bảo.

d) Thu tiền hỗ trợ mức đóng BHYT, hỗ trợ mức đóng BHXH tự nguyện của ngân sách.

1.3. BHXH Việt Nam:

a) Thu tiền của ngân sách Trung ương đóng, hỗ trợ mức đóng BHYT, BHXH tự nguyện, tiền hỗ trợ quỹ BHTN.

b) Thu tiền của ngân sách Trung ương đóng BHXH cho người có thời gian công tác trước năm 1995.

2. Cấp, ghi và xác nhận trên sổ BHXH

2.1. BHXH huyện:

a) Cấp mới, cấp lại, điều chỉnh, xác nhận, chốt sổ BHXH và ghi thời gian đóng BHTN đã được hưởng trợ cấp thất nghiệp cho người tham gia BHXH tại đơn vị do BHXH huyện trực tiếp thu, người đã hưởng BHXH hoặc đang bảo lưu thời gian đóng BHXH, BHTN.

b) Chuyển BHXH tỉnh: Hồ sơ đề nghị cộng nối thời gian không phải đóng BHXH; điều chỉnh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thời gian trước ngày 01/01/1995.

2.2. BHXH tỉnh:

a) Cấp mới, cấp lại, điều chỉnh, xác nhận, chốt sổ BHXH cho người tham gia BHXH tại đơn vị do BHXH tỉnh trực tiếp thu, người đã hưởng BHXH hoặc đang bảo lưu thời gian đóng BHXH, BHTN.

b) Thẩm định hồ sơ đề nghị cộng nối thời gian không phải đóng BHXH; điều chỉnh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thời gian trước ngày 01/01/1995.

3. Cấp thẻ BHYT

3.1. BHXH huyện:

Cấp mới, cấp lại, đổi thẻ BHYT cho người tham gia BHYT do BHXH huyện thu, các trường hợp BHXH tỉnh ủy quyền cho BHXH huyện cấp thẻ BHYT; cấp lại, đổi thẻ BHYT các trường hợp đang hưởng trợ cấp thất nghiệp tại huyện.

3.2. BHXH tỉnh:

Cấp mới, cấp lại, đổi thẻ BHYT cho người tham gia BHYT tại các đơn vị do BHXH tỉnh trực tiếp thu và người hưởng trợ cấp thất nghiệp trong tỉnh.

Chương II

ĐỐI TƯỢNG, MỨC ĐÓNG VÀ PHƯƠNG THỨC ĐÓNG

Mục 1: BẢO HIỂM XÃ HỘI BẮT BUỘC

Điều 4. Đối tượng tham gia

1. Người lao động là công dân Việt Nam thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, bao gồm:

1.1. Người làm việc theo HĐLĐ không xác định thời hạn, HĐLĐ xác định thời hạn, HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng, kể cả HĐLĐ được ký kết giữa đơn vị với người đại diện theo pháp luật của người dưới 15 tuổi theo quy định của pháp luật về lao động;

1.2. Người làm việc theo HĐLĐ có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 03 tháng (thực hiện từ 01/01/2018);

1.3. Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức và viên chức;

1.4. Công nhân quốc phòng, công nhân công an, người làm công tác khác trong tổ chức cơ yếu (trường hợp BHXH Bộ Quốc phòng, BHXH Công an nhân dân bàn giao cho BHXH các tỉnh);

1.5. Người quản lý doanh nghiệp, người quản lý điều hành hợp tác xã có hưởng tiền lương;

1.6. Người hoạt động không chuyên trách ở xã, phường, thị trấn tham gia BHXH bắt buộc vào quỹ hưu trí và tử tuất (thực hiện từ 01/01/2016);

1.7. Người đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng quy định tại Luật người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng;

1.8. Người hưởng chế độ phu nhân hoặc phu quân tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài quy định tại Khoản 4 Điều 123 Luật BHXH.

2. Người lao động là công dân nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam có giấy phép lao động hoặc chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp (thực hiện từ 01/01/2018).

3. Người sử dụng lao động tham gia BHXH bắt buộc bao gồm: cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân; tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội khác; cơ quan, tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam; doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác, tổ chức khác và cá nhân có thuê mướn, sử dụng lao động theo HĐLĐ.

Điều 5. Mức đóng và trách nhiệm đóng

1. Mức đóng và trách nhiệm đóng của người lao động

1.1. Người lao động quy định tại Điểm 1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 1.5, Khoản 1 Điều 4, hằng tháng đóng bằng 8% mức liền lương tháng vào quỹ hưu trí và tử tuất.

1.2. Người lao động quy định tại Điểm 1.6 Khoản 1 Điều 4, hằng tháng đóng bằng 8% mức lương cơ sở vào quỹ hưu trí và tử tuất.

1.3. Người lao động quy định tại Điểm 1.7 Khoản 1 Điều 4.

Mức đóng hằng tháng vào quỹ hưu trí và tử tuất bằng 22% mức tiền lương tháng đóng BHXH của người lao động trước khi đi làm việc ở nước ngoài, đối với người lao động đã có quá trình tham gia BHXH bắt buộc; bằng 22% của 02 lần mức lương cơ sở đối với người lao động chưa tham gia BHXH bắt buộc hoặc đã tham gia BHXH bắt buộc nhưng đã hưởng BHXH một lần.

1.4. Người lao động quy định tại Điểm 1.8 Khoản 1, Khoản 2 Điều 4:

Thực hiện theo Văn bản quy định của Chính phủ và hướng dẫn của BHXH Việt Nam.

1.5. Người lao động quy định tại Khoản 1 Điều 4 còn thiếu tối đa không quá 06 tháng để đủ điều kiện hưởng lương hưu hoặc trợ cấp tuất hằng tháng: mức đóng hằng tháng bằng 22% mức tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc của người lao động trước khi nghỉ việc (hoặc chết) vào quỹ hưu trí và tử tuất (thực hiện đến 31/12/2015; từ 01/01/2016, thực hiện theo Văn bản quy định của Chính phủ và hướng dẫn của BHXH Việt Nam).

2. Mức đóng và trách nhiệm đóng của đơn vị

2.1. Đơn vị hằng tháng đóng trên quỹ tiền lương đóng BHXH của người lao động quy định tại các Điểm 1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 1.5 Khoản 1 Điều 4 như sau:

a) 3% vào quỹ ốm đau và thai sản;

b) 1% vào quỹ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;

c) 14% vào quỹ hưu trí và tử tuất.

2.2. Đơn vị hằng tháng đóng 14% mức lương cơ sở vào quỹ hưu trí và tử tuất cho người lao động quy định tại Điểm 1.6 Khoản 1 Điều 4.

Điều 6. Tiền Iương tháng đóng BHXH bắt buộc

1. Tiền lương do Nhà nước quy định

1.1. Người lao động thuộc đối tượng thực hiện chế độ tiền lương do Nhà nước quy định thì tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc là tiền lương theo ngạch, bậc, cấp bậc quân hàm và các khoản phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên vượt khung, phụ cấp thâm niên nghề (nếu có). Tiền lương này tính trên mức lương cơ sở.

Tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc quy định tại Điểm này bao gồm cả hệ số chênh lệch bảo lưu theo quy định của pháp luật về tiền lương.

1.2. Người lao động quy định tại Điểm 1.6, Khoản 1 Điều 4 thì tiền lương tháng đóng BHXH là mức lương cơ sở.

2. Tiền lương do đơn vị quyết định

2.1. Người lao động thực hiện chế độ tiền lương do đơn vị quyết định thì tiền lương tháng đóng BHXH là tiền lương ghi trong HĐLĐ.

Từ 01/01/2016, tiền lương tháng đóng BHXH là mức lương và phụ cấp lương theo quy định của pháp luật lao động.

Từ ngày 01/01/2018 trở đi, tiền lương tháng đóng BHXH là mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác theo quy định của pháp luật lao động.

2.2. Mức tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc quy định tại Khoản này không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm đóng.

Người lao động đã qua học nghề (kể cả lao động do doanh nghiệp dạy nghề) thì tiền lương đóng BHXH bắt buộc phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng, nếu làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thì cộng thêm 5%.

3. Mức tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc quy định tại Điều này mà cao hơn 20 tháng lương cơ sở thì mức tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc bằng 20 tháng lương cơ sở.

Điều 7. Phương thức đóng

1. Đóng hằng tháng

Hằng tháng, chậm nhất đến ngày cuối cùng của tháng, đơn vị trích tiền đóng BHXH bắt buộc trên quỹ tiền lương tháng của những người lao động tham gia BHXH bắt buộc, đồng thời trích từ tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc của từng người lao động theo mức quy định, chuyển cùng một lúc vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH mở tại ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước.

2. Đóng 3 tháng hoặc 6 tháng một lần

Đơn vị là doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp trả lương theo sản phẩm, theo khoán thì đóng theo phương thức hằng tháng hoặc 3 tháng, 6 tháng một lần. Chậm nhất đến ngày cuối cùng của kỳ đóng, đơn vị phải chuyển đủ tiền vào quỹ BHXH.

3. Đóng theo địa bàn

3.1. Đơn vị đóng trụ sở chính ở địa bàn tỉnh nào thì đăng ký tham gia đóng BHXH tại địa bàn tỉnh đó theo phân cấp của cơ quan BHXH tỉnh.

3.2. Chi nhánh của doanh nghiệp đóng BHXH tại địa bàn nơi cấp giấy phép kinh doanh cho chi nhánh.

4. Đối với người lao động quy định tại Điểm 1.7 Khoản 1 Điều 4, phương thức đóng là 3 tháng, 6 tháng, 12 tháng một lần hoặc đóng trước một lần theo thời hạn ghi trong hợp đồng đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài. Người lao động đóng trực tiếp cho cơ quan BHXH trước khi đi làm việc ở nước ngoài hoặc đóng qua doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài.

4.1. Trường hợp đóng qua doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài thì doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp thu, nộp BHXH cho người lao động và đăng ký phương thức đóng cho cơ quan BHXH.

4.2. Trường hợp người lao động được gia hạn hợp đồng hoặc ký HĐLĐ mới ngay tại nước tiếp nhận lao động thì thực hiện đóng BHXH theo phương thức quy định tại Điều này hoặc truy nộp cho cơ quan BHXH sau khi về nước.

5. Đối với người lao động quy định tại Điểm 1.8 Khoản 1 Điều 4.

Thực hiện theo Văn bản quy định của Chính phủ và hướng dẫn của BHXH Việt Nam.

6. Đối với trường hợp đóng cho thời gian còn thiếu không quá 6 tháng quy định tại Điểm 1.5 Khoản 1 Điều 5.

6.1. Người lao động đóng một lần cho số tháng còn thiếu thông qua đơn vị trước khi nghỉ việc.

6.2. Thân nhân của người lao động chết đóng một lần cho số tháng còn thiếu cho cơ quan BHXH huyện.

Mục 2: BẢO HIỂM XÃ HỘI TỰ NGUYỆN

Điều 8. Đối tượng tham gia

Người tham gia BHXH tự nguyện là công dân Việt Nam từ đủ 15 tuổi trở lên, không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.

Điều 9. Mức đóng

1. Mức đóng hằng tháng bằng 22% mức thu nhập tháng do người tham gia BHXH tự nguyện lựa chọn.

2. Mức thu nhập tháng do người tham gia BHXH tự nguyện lựa chọn thấp nhất bằng mức chuẩn hộ nghèo của khu vực nông thôn theo quy định của Thủ tướng Chính phủ và cao nhất bằng 20 lần mức lương cơ sở tại thời điểm đóng.

Điều 10. Phương thức đóng

1. Người tham gia BHXH tự nguyện được chọn một trong các phương thức đóng sau đây để đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất:

1.1. Đóng hằng tháng;

1.2. Đóng 3 tháng một lần;

1.3. Đóng 6 tháng một lần;

1.4. Đóng 12 tháng một lần;

1.5. Đóng một lần cho nhiều năm về sau theo quy định của Chính phủ;

1.6. Đóng một lần cho những năm còn thiếu theo quy định của Chính phủ.

2. Mức đóng 3 tháng hoặc 6 tháng hoặc 12 tháng một lần được xác định bằng mức đóng hằng tháng theo quy định tại Điều 9 nhân với 3 đối với phương thức đóng 3 tháng; nhân với 6 đối với phương thức đóng 6 tháng; nhân với 12 đối với phương thức đóng 12 tháng một lần.

3. Trường hợp người tham gia BHXH tự nguyện đã đóng theo phương thức đóng 3 tháng hoặc 6 tháng hoặc 12 tháng một lần hoặc đóng một lần cho nhiều năm về sau mà trong thời gian đó Chính phủ điều chỉnh mức chuẩn hộ nghèo của khu vực nông thôn thì không phải điều chỉnh mức chênh lệch số tiền đã đóng.

4. Người tham gia BHXH tự nguyện đã đóng theo phương thức đóng 3 tháng hoặc 6 tháng hoặc 12 tháng một lần hoặc đóng một lần cho nhiều năm về sau mà trong thời gian đó thuộc một trong các trường hợp sau đây sẽ được hoàn trả một phần số tiền đã đóng trước đó:

4.1. Thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc;

4.2. Hưởng BHXH một lần;

4.3. Bị chết hoặc Tòa án tuyên bố là đã chết.

5. Người tham gia BHXH tự nguyện được thay đổi phương thức đóng hoặc mức thu nhập tháng làm căn cứ đóng BHXH tự nguyện sau khi thực hiện xong phương thức đóng đã chọn trước đó.

Điều 11. Thời điểm đóng

Thực hiện theo Văn bản quy định của Chính phủ và hướng dẫn của BHXH Việt Nam.

Điều 12. Hỗ trợ tiền đóng BHXH cho người tham gia BHXH tự nguyện

Thực hiện theo Văn bản quy định của Chính phủ và hướng dẫn của BHXH Việt Nam.

Mục 3: BẢO HIỂM THẤT NGHIỆP

Điều 13. Đối tượng tham gia

1. Người lao động

1.1. Người lao động tham gia BHTN khi làm việc theo HĐLĐ hoặc HĐLV như sau:

a) HĐLĐ hoặc HĐLV không xác định thời hạn;

b) HĐLĐ hoặc HĐLV xác định thời hạn;

c) HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 3 tháng đến dưới 12 tháng.

1.2. Người đang hưởng lương hưu, trợ cấp mất sức lao động hàng tháng; người giúp việc gia đình có giao kết HĐLĐ với đơn vị quy định tại Khoản 2 Điều này không thuộc đối tượng tham gia BHTN.

2. Đơn vị tham gia BHTN

Đơn vị tham gia BHTN là những đơn vị quy định tại Khoản 3 Điều 4.

Điều 14. Mức đóng và trách nhiệm đóng

Mức đóng và trách nhiệm đóng BHTN được quy định như sau:

1. Người lao động đóng bằng 1% tiền lương tháng;

2. Đơn vị đóng bằng 1% quỹ tiền lương tháng của những người lao động đang tham gia BHTN;

3. Nhà nước hỗ trợ tối đa 1% quỹ tiền lương tháng đóng BHTN của những người lao động đang tham gia BHTN và do ngân sách trung ương bảo đảm.

Điều 15. Tiền lương tháng đóng BHTN

1. Người lao động thuộc đối tượng thực hiện chế độ tiền lương do Nhà nước quy định thì tiền lương tháng đóng BHTN là tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc quy định tại Khoản 1 và Khoản 3 Điều 6.

2. Người lao động đóng BHTN theo chế độ tiền lương do đơn vị quyết định thì tiền lương tháng đóng BHTN là tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc quy định tại Khoản 2 Điều 6. Trường hợp mức tiền lương tháng của người lao động cao hơn hai mươi tháng lương tối thiểu vùng thì mức tiền lương tháng đóng BHTN bằng hai mươi tháng lương tối thiểu vùng (thực hiện từ ngày 01/01/2015).

Điều 16. Phương thức đóng

Phương thức đóng BHTN đối với đơn vị và người lao động; như quy định tại Khoản 1, 2 và Khoản 3 Điều 7.

Mục 4: BẢO HIỂM Y TẾ

Điều 17. Đối tượng tham gia BHYT

1. Nhóm do người lao động và đơn vị đóng, bao gồm:

1.1. Người lao động làm việc theo HĐLĐ không xác định thời hạn, HĐLĐ có thời hạn từ đủ 3 tháng trở lên, người lao động là người quản lý doanh nghiệp, quản lý điều hành Hợp tác xã hưởng tiền lương, làm việc tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức quy định tại Khoản 3 Điều 4;

1.2. Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức, viên chức;

1.3. Người hoạt động không chuyên trách ở xã, phường, thị trấn theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức.

2. Nhóm do tổ chức BHXH đóng, bao gồm:

2.1. Người hưởng lương hưu, trợ cấp mất sức lao động hằng tháng;

2.2. Người đang hưởng trợ cấp BHXH hằng tháng do bị tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp;

2.3. Người lao động nghỉ việc đang hưởng chế độ ốm đau theo quy định của pháp luật về BHXH do mắc bệnh thuộc danh mục bệnh cần chữa trị dài ngày theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế; Công nhân cao su đang hưởng trợ cấp hằng tháng theo Quyết định số 206/CP ngày 30/5/1979 của Hội đồng Chính phủ (nay là Chính phủ) về chính sách đối với công nhân mới giải phóng làm nghề nặng nhọc, có hại sức khỏe nay già yếu phải thôi việc;

2.4. Người từ đủ 80 tuổi trở lên đang hưởng trợ cấp tuất hằng tháng;

2.5. Cán bộ xã, phường, thị trấn đã nghỉ việc đang hưởng trợ cấp BHXH hằng tháng;

2.6. Người đang hưởng trợ cấp thất nghiệp;

2.7. Người lao động nghỉ việc hưởng chế độ thai sản theo quy định của pháp luật về BHXH.

3. Nhóm do ngân sách nhà nước đóng, bao gồm:

3.1. Cán bộ xã, phường, thị trấn đã nghỉ việc đang hưởng trợ cấp từ ngân sách nhà nước hằng tháng bao gồm các đối tượng theo quy định tại Quyết định số 130/CP ngày 20/6/1975 của Hội đồng Chính phủ (nay là Chính phủ) bổ sung chính sách, chế độ đối với cán bộ xã và Quyết định số 111/HĐBT ngày 13/10/1981 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) về việc sửa đổi, bổ sung một số chính sách, chế độ đối với cán bộ xã, phường;

3.2. Người đã thôi hưởng trợ cấp mất sức lao động đang hưởng trợ cấp hằng tháng từ ngân sách nhà nước theo Quyết định số 613/QĐ-TTg ngày 01/6/2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc trợ cấp hàng tháng cho những người có từ đủ 15 năm đến dưới 20 năm công tác thực tế đã hết thời hạn hưởng trợ cấp mất sức lao động; Quyết định số 91/2000/QĐ-TTg ngày 04/7/2000 của Thủ tướng Chính phủ về việc trợ cấp cho những người đã hết tuổi lao động tại thời điểm ngừng hưởng trợ cấp mất sức lao động hàng tháng;

3.3. Người có công với cách mạng, cựu chiến binh, bao gồm:

a) Người có công với cách mạng theo quy định tại Pháp lệnh Ưu đãi người có công với cách mạng;

b) Cựu chiến binh đã tham gia kháng chiến từ ngày 30/4/1975 trở về trước theo Khoản 6 Điều 5 Nghị định số 150/2006/NĐ-CP ngày 12/12/2006 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Pháp lệnh Cựu chiến binh;

c) Người trực tiếp tham gia kháng chiến chống Mỹ cứu nước nhưng chưa được hưởng chính sách của Đảng và Nhà nước theo Quyết định số 290/2005/QĐ-TTg ngày 08/11/2005 của Thủ tướng Chính phủ về chế độ, chính sách đối với một số đối tượng trực tiếp tham gia kháng chiến chống Mỹ cứu nước nhưng chưa được hưởng chính sách của Đảng và Nhà nước và Quyết định số 188/2007/QĐ-TTg ngày 06/12/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung Quyết định số 290/2005/QĐ-TTg;

d) Cán bộ, chiến sĩ Công an nhân dân tham gia kháng chiến chống Mỹ có dưới 20 năm công tác trong Công an nhân dân đã thôi việc, xuất ngũ về địa phương theo Quyết định số 53/2010/QĐ-TTg ngày 20/8/2010 của Thủ tướng Chính phủ về chế độ đối với cán bộ, chiến sĩ Công an nhân dân tham gia kháng chiến chống Mỹ có dưới 20 năm công tác trong Công an nhân dân đã thôi việc, xuất ngũ về địa phương;

đ) Quân nhân tham gia kháng chiến chống Mỹ cứu nước có dưới 20 năm công tác trong quân đội, đã phục viên, xuất ngũ về địa phương theo Quyết định số 142/2008/QĐ-TTg ngày 27/10/2008 của Thủ tướng Chính phủ về thực hiện chế độ đối với quân nhân tham gia kháng chiến chống Mỹ cứu nước có dưới 20 năm công tác trong quân đội, đã phục viên, xuất ngũ về địa phương và Quyết định số 38/2010/QĐ-TTg ngày 06/5/2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung Quyết định số 142/2008/QĐ-TTg;

e) Người tham gia chiến tranh bảo vệ Tổ quốc, làm nhiệm vụ quốc tế ở Căm-pu-chia, giúp bạn Lào sau ngày 30/4/1975 đã phục viên, xuất ngũ, thôi việc theo Quyết định số 62/2011/QĐ-TTg ngày 09/11/2011 của Thủ tướng Chính phủ về chế độ, chính sách đối với đối tượng tham gia chiến tranh bảo vệ Tổ quốc, làm nhiệm vụ quốc tế ở Căm-pu-chia, giúp bạn Lào sau ngày 30/4/1975 đã phục viên, xuất ngũ, thôi việc;

g) Thanh niên xung phong theo Quyết định số 170/2008/QĐ-TTg ngày 18/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ về chế độ BHYT và trợ cấp mai táng phí đối với thanh niên xung phong thời kỳ kháng chiến chống Pháp và Quyết định số 40/2011/QĐ-TTg ngày 27/7/2011 của Thủ tướng Chính phủ quy định về chế độ đối với thanh niên xung phong đã hoàn thành nhiệm vụ trong kháng chiến;

3.4. Đại biểu được bầu cử giữ chức vụ theo nhiệm kỳ Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp đương nhiệm;

3.5. Trẻ em dưới 6 tuổi (bao gồm toàn bộ trẻ em cư trú trên địa bàn, kể cả trẻ em là thân nhân của người trong lực lượng vũ trang theo quy định, không phân biệt hộ khẩu thường trú);

3.6. Người thuộc diện hưởng trợ cấp bảo trợ xã hội hằng tháng quy định tại Nghị định số 136/2013/NĐ-CP ngày 21/10/2013 của Chính phủ quy định chính sách trợ giúp xã hội đối với đối tượng bảo trợ xã hội, Nghị định số 06/2011/NĐ-CP ngày 14/01/2011 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật người cao tuổi và Nghị định số 28/2012/NĐ-CP ngày 10/4/2012 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật người khuyết tật;

3.7. Người thuộc hộ gia đình nghèo; người dân tộc thiểu số đang sinh sống tại vùng có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn; người đang sinh sống tại vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn; người đang sinh sống tại xã đảo, huyện đảo theo Nghị quyết của Chính phủ, Quyết định của Thủ tướng Chính phủ và Quyết định của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc;

3.8. Thân nhân của người có công với cách mạng là cha đẻ, mẹ đẻ, vợ hoặc chồng, con của liệt sỹ; người có công nuôi dưỡng liệt sỹ;

3.9. Thân nhân của người có công với cách mạng, trừ các đối tượng quy định tại Điểm 3.8 Khoản này, bao gồm:

a) Cha đẻ, mẹ đẻ, vợ hoặc chồng, con từ trên 6 tuổi đến dưới 18 tuổi hoặc từ đủ 18 tuổi trở lên nếu còn tiếp tục đi học hoặc; bị khuyết tật nặng, khuyết tật đặc biệt nặng của các đối tượng: Người hoạt động cách mạng trước ngày 01/01/1945; người hoạt động cách mạng từ ngày 01/01/1945 đến ngày khởi nghĩa tháng Tám năm 1945; Anh hùng Lực lượng vũ trang nhân dân, Anh hùng Lao động trong thời kỳ kháng chiến; thương binh, bệnh binh suy giảm khả năng lao động từ 61% trở lên; người hoạt động kháng chiến bị nhiễm chất độc hóa học suy giảm khả năng lao động từ 61% trở lên;

b) Con đẻ từ trên 6 tuổi của người hoạt động kháng chiến bị nhiễm chất độc hóa học bị dị dạng, dị tật do hậu quả của chất độc hóa học không tự lực được trong sinh hoạt hoặc suy giảm khả năng tự lực trong sinh hoạt.

3.10. Người đã hiến bộ phận cơ thể người theo quy định của pháp luật về hiến, lấy, ghép mô, bộ phận cơ thể người và hiến, lấy xác;

3.11. Người nước ngoài đang học tập tại Việt Nam được cấp học bổng từ ngân sách của Nhà nước Việt Nam.

3.12. Người phục vụ người có công với cách mạng, bao gồm:

a) Người phục vụ Bà mẹ Việt Nam anh hùng sống ở gia đình;

b) Người phục vụ thương binh, bệnh binh suy giảm khả năng lao động từ 81% trở lên sống ở gia đình;

c) Người phục vụ người hoạt động kháng chiến bị nhiễm chất độc hóa học suy giảm khả năng lao động từ 81% trở lên sống ở gia đình.

4. Nhóm được ngân sách nhà nước hỗ trợ mức đóng, bao gồm:

4.1. Người thuộc hộ gia đình cận nghèo;

4.2. Học sinh, sinh viên đang theo học tại các cơ sở giáo dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân;

4.3. Người thuộc hộ gia đình làm nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp và diêm nghiệp có mức sống trung bình.

5. Nhóm tham gia BHYT theo hộ gia đình bao gồm:

5.1. Toàn bộ người có tên trong sổ hộ khẩu, trừ đối tượng quy định tại các Khoản 1, 2, 3 và 4 Điều này và người đã khai báo tạm vắng;

5.2. Toàn bộ những người có tên trong sổ tạm trú, trừ đối tượng quy định tại các Khoản 1, 2, 3 và Khoản 4 Điều này.

6. Trường hợp một người đồng thời thuộc nhiều đối tượng tham gia BHYT khác nhau quy định tại Điều này thì đóng BHYT theo đối tượng đầu tiên mà người đó được xác định theo thứ tự của các đối tượng quy định tại Điều này. Riêng đối tượng tại Điểm 3.5 Khoản 3 chỉ tham gia theo đối tượng trẻ em dưới 6 tuổi.

Điều 18. Mức đóng, trách nhiệm đóng BHYT của các đối tượng

1. Đối tượng tại Điểm 1.1, 1.2, Khoản 1 Điều 17: mức đóng hằng tháng bằng 4,5% mức tiền lương tháng, trong đó người sử dụng lao động đóng 3%; người lao động đóng 1,5%. Tiền lương tháng đóng BHYT là tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc quy định tại Điều 6.

2. Đối tượng tại Điểm 1.3 Khoản 1 Điều 17: mức đóng hằng tháng bằng 4,5% mức lương cơ sở, trong đó UBND xã đóng 3%; người lao động đóng 1,5%.

3. Đối tượng tại Điểm 2.1 Khoản 2 Điều 17: mức đóng hằng tháng bằng 4,5% tiền lương hưu, trợ cấp mất sức lao động, do cơ quan BHXH đóng.

4. Đối tượng tại Điểm 2.2, 2.3, 2.4, 2.5 Khoản 2 Điều 17: mức đóng hằng tháng bằng 4,5% mức lương cơ sở, do cơ quan BHXH đóng.

5. Đối tượng tại Điểm 2.6, Khoản 2 Điều 17: mức đóng hằng tháng bằng 4,5% tiền trợ cấp thất nghiệp, do cơ quan BHXH đóng.

6. Đối tượng tại Điểm 2.7 Khoản 2 Điều 17: mức đóng hằng tháng bằng 4,5% tiền lương tháng trước khi nghỉ thai sản, do cơ quan BHXH đóng.

7. Đối tượng tại Điểm 3.1, 3.3, 3.4, 3.5, 3.6, 3.7, 3.8, 3.9, 3.10, 3.12 Khoản 3 và đối tượng người thuộc hộ gia đình cận nghèo được ngân sách nhà nước hỗ trợ 100% mức đóng tại Điểm 4.1 Khoản 4 Điều 17: mức đóng hằng tháng bằng 4,5% mức lương cơ sở do ngân sách nhà nước đóng.

8. Đối tượng tại Điểm 3.11 Khoản 3 Điều 17: mức đóng hằng tháng bằng 4,5% mức lương cơ sở do cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp học bổng đóng.

9. Đối tượng tại Điểm 3.2 Khoản 3 Điều 17: mức đóng hằng tháng bằng 4,5 mức lương cơ sở do cơ quan BHXH đóng từ nguồn kinh phí chi lương hưu, trợ cấp BHXH hằng tháng do ngân sách nhà nước đảm bảo.

10. Đối tượng tại Điểm 4.1 Khoản 4 Điều 17: mức đóng hằng tháng bằng 4,5 mức lương cơ sở do đối tượng tự đóng và được ngân sách nhà nước hỗ trợ tối thiểu 70% mức đóng.

11. Đối tượng tại Điểm 4.2 Khoản 4 Điều 17: mức đóng hằng tháng bằng 4,5 mức lương cơ sở do đối tượng tự đóng và được ngân sách nhà nước hỗ trợ tối thiểu 30% mức đóng.

12. Đối tượng tại Điểm 4.3 Khoản 4 Điều 17: mức đóng hằng tháng bằng 4,5 mức lương cơ sở do đối tượng tự đóng và được ngân sách nhà nước hỗ trợ tối thiểu 30% mức đóng.

13. Đối tượng tại Khoản 5 Điều 17: Mức đóng hằng tháng bằng 4,5% mức lương cơ sở do đối tượng tự đóng và được giảm mức đóng như sau:

a) Người thứ nhất đóng bằng mức quy định;

b) Người thứ hai, thứ ba, thứ tư đóng lần lượt bằng 70%, 60%, 50% mức đóng của người thứ nhất;

c) Từ người thứ năm trở đi đóng bằng 40% mức đóng của người thứ nhất.

Điều 19. Phương thức đóng BHYT

1. Đối tượng tại Khoản 1 Điều 17: như quy định tại Khoản 1, Khoản 2 và Khoản 3 Điều 7.

2. Đối tượng tại Khoản 2, Điểm 3.2 Khoản 3 Điều 17: hằng tháng, cơ quan BHXH chuyển tiền đóng BHYT từ quỹ BHXH, quỹ BHTN sang quỹ BHYT.

3. Đối tượng tại Điểm 3.1, 3.3, 3.4, 3.5, 3.6, 3.7, 3.8, 3.9, 3.10, 3.12 Khoản 3 và đối tượng tại Điểm 4.1 được ngân sách nhà nước hỗ trợ 100% mức đóng Khoản 4 Điều 17: hằng quý, cơ quan tài chính, cơ quan quản lý đối tượng chuyển tiền đóng BHYT vào quỹ BHYT; chậm nhất đến ngày 31/12 hằng năm phải thực hiện xong việc chuyển kinh phí vào quỹ BHYT của năm đó.

Trường hợp người thuộc hộ gia đình nghèo tại Điểm 3.7 Khoản 3 và người thuộc hộ gia đình cận nghèo được ngân sách nhà nước hỗ trợ 100% mức đóng tại Điểm 4.1 Khoản 4 Điều 17 mà cơ quan BHXH nhận được danh sách đối tượng tham gia BHYT kèm theo Quyết định phê duyệt danh sách người thuộc hộ gia đình nghèo, người thuộc hộ gia đình cận nghèo của cơ quan nhà nước có thẩm quyền sau ngày 01/01 thì thực hiện thu và cấp thẻ BHYT từ ngày Quyết định có hiệu lực.

4. Đối tượng tại Điểm 3.11 Khoản 3 Điều 17: Cơ quan, đơn vị cấp học bổng chuyển tiền đóng BHYT vào quỹ BHYT hằng tháng.

5. Đối tượng tại Điểm 4.1, 4.3 Khoản 4 Điều 17: định kỳ 3 tháng, 6 tháng hoặc 12 tháng, đại diện hộ gia đình, cá nhân đóng phần thuộc trách nhiệm phải đóng cho Đại lý thu hoặc đóng tại cơ quan BHXH. Trường hợp không tham gia đúng thời hạn được hưởng chính sách theo quyết định phê duyệt của cấp có thẩm quyền, khi tham gia thì phải tham gia hết thời hạn còn lại theo quyết định được hưởng chính sách nhưng tối thiểu là 01 tháng.

6. Đối tượng tại Điểm 4.2 Khoản 4 Điều 17: định kỳ 6 tháng hoặc 12 tháng học sinh, sinh viên đóng phần thuộc trách nhiệm phải đóng cho nhà trường đang học.

7. Đối tượng tại Khoản 5 Điều 17: định kỳ 3 tháng, 6 tháng hoặc 12 tháng, người đại diện hộ gia đình trực tiếp nộp tiền đóng BHYT cho tổ chức BHXH hoặc đại lý thu BHYT tại cấp xã.

8. Xác định số tiền đóng, hỗ trợ đóng đối với một số đối tượng khi Nhà nước điều chỉnh mức đóng bảo hiểm y tế, mức lương cơ sở

8.1. Đối với nhóm đối tượng quy định tại Khoản 3 Điều 17 và đối tượng người thuộc hộ gia đình cận nghèo quy định tại Điểm 4.1 Khoản 4 Điều 17 được ngân sách nhà nước hỗ trợ 100% mức đóng:

Số tiền ngân sách nhà nước đóng, hỗ trợ 100% mức đóng được xác định theo mức đóng BHYT và mức lương cơ sở tương ứng với thời hạn sử dụng ghi trên thẻ BHYT. Khi Nhà nước điều chỉnh mức đóng BHYT, điều chỉnh mức lương cơ sở thì số tiền ngân sách nhà nước đóng, hỗ trợ được điều chỉnh kể từ ngày áp dụng mức đóng BHYT mới, mức lương cơ sở mới.

8.2. Trường hợp đối tượng tại Khoản 4, Khoản 5 Điều 17 đã đóng BHYT một lần cho 3 tháng, 6 tháng hoặc 12 tháng mà trong thời gian này Nhà nước điều chỉnh mức lương cơ sở thì không phải đóng bổ sung phần chênh lệch theo mức lương cơ sở mới.

Điều 20. Hoàn trả tiền đóng BHYT

1. Người đang tham gia BHYT theo đối tượng tại Khoản 4, Khoản 5 Điều 17 được hoàn trả tiền đóng BHYT trong các trường hợp sau:

1.1. Tham gia BHYT theo nhóm đối tượng tại Khoản 1, 2 và Khoản 3 Điều 17;

1.2. Được ngân sách nhà nước điều chỉnh tăng hỗ trợ mức đóng BHYT;

1.3. Bị chết trước khi thẻ BHYT có giá trị sử dụng.

2. Số tiền hoàn trả

Số tiền hoàn trả tính theo mức đóng BHYT và thời gian còn lại thẻ BHYT có giá trị sử dụng. Thời gian còn lại thẻ có giá trị sử dụng được tính từ thời điểm sau đây đến hết thời hạn sử dụng ghi trên thẻ BHYT:

2.1. Từ thời điểm sử dụng của thẻ BHYT được cấp theo nhóm mới đối với đối tượng tại Điểm 1.1 Khoản 1 Điều này;

2.2. Từ thời điểm quyết định của cơ quan có thẩm quyền có hiệu lực đối với đối tượng tại Điểm 1.2 Khoản 1 Điều này;

2.3. Từ thời điểm thẻ có giá trị sử dụng đối với đối tượng tại Điểm 1.3 Khoản 1 Điều này.

Chương III      

HỒ SƠ VÀ THỜI HẠN GIẢI QUYẾT

Mục 1: HỒ SƠ THAM GIA, ĐÓNG BHXH, BHYT, BHTN; CẤP SỔ BHXH, THẺ BHYT

Điều 21. Đơn vị tham gia lần đầu, đơn vị di chuyển từ địa bàn tỉnh, thành phố khác đến

1. Thành phần hồ sơ:

1.1. Người lao động:

a) Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

b) Đối với người được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: Giấy tờ chứng minh.

1.2. Đơn vị:

a) Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);

b) Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-TS);

c) Bảng kê hồ sơ làm căn cứ hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (Mục II Phụ lục 03).

2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Điều 22. Điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN hằng tháng

1. Thành phần hồ sơ:

1.1. Người lao động: như quy định tại Điểm 1.1 Khoản 1 Điều 21;

Trường hợp ngừng tham gia BHYT: thẻ BHYT còn hạn sử dụng.

1.2. Đơn vị:

a) Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-TS);

b) Bảng kê hồ sơ làm căn cứ hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (Mục II Phụ lục 03).

Trường hợp thay đổi thông tin tham gia BHXH, BHYT, BHTN của đơn vị: Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).

2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

Điều 23. Truy thu BHXH, BHYT, BHTN

1. Truy thu các trường hợp vi phạm quy định của pháp luật về đóng BHXH, BHYT, BHTN; điều chỉnh tiền lương đã đóng BHXH, BHYT, BHTN

1.1. Thành phần hồ sơ:

a) Người lao động: Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

b) Đơn vị:

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-TS);

- Bảng kê giấy tờ hồ sơ làm căn cứ truy thu (Phụ lục 02).

1.2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

2. Truy thu BHXH bắt buộc đối với người lao động có thời hạn ở nước ngoài truy nộp sau khi về nước quy định tại Điểm 4.2 Khoản 4 Điều 7

2.1. Trường hợp người lao động truy nộp thông qua đơn vị nơi đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài: hồ sơ tương tự Khoản 1 Điều này.

2.2. Trường hợp người lao động tự đăng ký truy nộp tại cơ quan BHXH:

Hồ sơ của người lao động gồm:

- Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

- HĐLĐ được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn HĐLĐ hoặc HĐLĐ được ký mới tại nước tiếp nhận lao động (bản chính hoặc bản sao có chứng thực).

3. Các trường hợp truy thu theo quy định của Chính phủ: BHXH Việt Nam hướng dẫn trong từng trường hợp cụ thể.

Điều 24. Người lao động có thời hạn ở nước ngoài tự đăng ký đóng BHXH bắt buộc

1. Thành phần hồ sơ:

1.1. Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

1.2. HĐLĐ có thời hạn ở nước ngoài (bản chính hoặc bản sao có chứng thực).

2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

Điều 25. Ghi xác nhận thời gian đóng BHXH cho người tham gia được cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH; điều chỉnh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm trước năm 1995

1. Thành phần hồ sơ:

1.1. Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

1.2. Hồ sơ kèm theo (Phụ lục 01);

1.3. Sổ BHXH đối với người lao động đã được cấp sổ BHXH.

2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

Điều 26. Đăng ký, đăng ký lại, điều chỉnh đóng BHXH tự nguyện

1. Thành phần hồ sơ:

1.1. Người tham gia: Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

1.2. Đại lý thu/Cơ quan BHXH (trường hợp người tham gia đăng ký trực tiếp tại cơ quan BHXH): Danh sách người tham gia BHXH tự nguyện (Mẫu D05-TS).

2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

Điều 27. Tham gia BHYT đối với người chỉ tham gia BHYT

1. Thành phần hồ sơ:

1.1. Người tham gia:

a) Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

b) Đối với người đã hiến bộ phận cơ thể người theo quy định của pháp luật: Giấy ra viện có ghi đã hiến bộ phận cơ thể người.

1.2. UBND xã: Danh sách tăng, giảm người tham gia BHYT (Mẫu DK05) đối với các đối tượng do UBND xã lập danh sách.

1.3. Đại lý thu/Cơ quan BHXH (trường hợp người tham gia đăng ký tham gia trực tiếp tại cơ quan BHXH): Danh sách tham gia BHYT của đối tượng tự đóng (Mẫu DK04).

Điều 28. Hoàn trả tiền đã đóng đối với người tham gia BHXH tự nguyện, người tham gia BHYT theo hộ gia đình, người tham gia BHYT được ngân sách nhà nước hỗ trợ một phần mức đóng

1. Thành phần hồ sơ:

a) Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) của người tham gia hoặc của thân nhân người tham gia trong trường hợp người tham gia chết;

b) Sổ BHXH đối với trường hợp tham gia BHXH tự nguyện; thẻ BHYT còn giá trị sử dụng đối với trường hợp tham gia BHYT (trừ trường hợp người tham gia chết);

c) Bản sao chứng thực hoặc bản chụp kèm theo bản chính Giấy chứng tử đối với trường hợp chết.

2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

Mục 2: HỒ SƠ CẤP LẠI SỔ BHXH, THẺ BHYT VÀ ĐIỀU CHỈNH NỘI DUNG ĐÃ GHI TRÊN SỔ BHXH, THẺ BHYT

Điều 29. Cấp lại sổ BHXH, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT

1. Cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng, thay đổi số sổ, gộp sổ BHXH

1.1. Thành phần hồ sơ:

a) Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

b) Sổ BHXH đã cấp.

1.2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

2. Điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH

2.1. Thành phần hồ sơ:

a) Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

b) Sổ BHXH;

c) Bảng kê giấy tờ hồ sơ làm căn cứ điều chỉnh (Mục I Phụ lục 03).

2.2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

3. Cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch

3.1. Thành phần hồ sơ:

a) Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

b) Sổ BHXH;

c) Bảng kê giấy tờ hồ sơ làm căn cứ điều chỉnh (Mục I Phụ lục 03).

3.2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

4. Cấp lại, đổi thẻ BHYT

4.1. Thành phần hồ sơ:

a) Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

b) Thẻ BHYT (trường hợp hỏng hoặc thay đổi thông tin);

c) Bảng kê giấy tờ hồ sơ làm căn cứ cấp lại, đổi thẻ BHYT (Mục II, III Phụ lục 03 đối với trường hợp thay đổi thông tin).

4.2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

Mục 3: THỜI HẠN GIẢI QUYẾT HỒ SƠ

Điều 30. Thu BHXH, BHYT, BHTN

1. Trường hợp tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất: không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

2. Truy thu

2.1. Đối với trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 23: không quá 30 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

2.2. Đối với trường hợp quy định tại Khoản 2 Điều 23: không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

3. Hoàn trả

3.1. Đối tượng tham gia BHXH tự nguyện, người tham gia BHYT theo hộ gia đình và người được ngân sách nhà nước hỗ trợ một phần mức đóng BHYT: không quá 15 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

3.2. Đối tượng cùng tham gia BHXH, BHYT: không quá 30 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Điều 31. Cấp sổ BHXH

1. Cấp mới

1.1. Đối với người tham gia BHXH bắt buộc: không quá 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

1.2. Đối với người tham gia BHXH tự nguyện: không quá 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

1.3. Đối với trường hợp cấp và ghi bổ sung thời gian đóng BHXH trên sổ BHXH cho người tham gia được cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH: không quá 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

2. Cấp lại sổ BHXH do thay đổi số sổ; họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; sổ BHXH do mất, hỏng hoặc gộp sổ: không quá 15 ngày làm việc, trường hợp phức tạp cần phải xác minh thì không quá 45 ngày làm việc nhưng phải có văn bản thông báo cho người lao động biết.

3. Điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH: không quá 10 ngày làm việc.

4. Chốt sổ BHXH: không quá 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Điều 32. Cấp thẻ BHYT

1. Cấp mới: không quá 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Riêng đối với người hưởng trợ cấp thất nghiệp: không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

2. Cấp lại, đổi thẻ BHYT: không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Chương IV

QUY TRÌNH THU; CẤP SỔ BHXH, THẺ BHYT

Điều 33. Người tham gia

1. Người tham gia BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN

1.1. Kê khai và nộp hồ sơ:

Người tham gia BHXH, BHYT, BHTN kê khai lập hồ sơ theo quy định tại Văn bản này, nộp hồ sơ như sau:

a) Tham gia lần đầu, điều chỉnh thông tin đóng BHXH, BHYT, BHTN hằng tháng: nộp hồ sơ cho đơn vị nơi đang làm việc.

b) Các trường hợp cấp lại sổ BHXH, thẻ BHYT; điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH, thẻ BHYT; cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH:

- Người đang làm việc nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH hoặc nộp thông qua đơn vị nơi đang làm việc.

- Người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH, người đã được giải quyết hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH: nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH.

c) Người đi lao động có thời hạn ở nước ngoài tự đăng ký đóng hoặc truy nộp BHXH sau khi về nước nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH. Nếu truy nộp thông qua đơn vị thì nộp cho đơn vị đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài.

1.2. Nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN:

a) Hằng tháng hoặc 3 tháng, 6 tháng theo phương thức đóng của đơn vị, đơn vị trích từ tiền lương của người lao động theo mức quy định để chuyển đóng vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH.

b) Người lao động có thời hạn ở nước ngoài đóng thông qua đơn vị: đơn vị thu tiền đóng BHXH của người lao động để nộp cho cơ quan BHXH theo phương thức đóng đã đăng ký. Trường hợp truy đóng sau khi về nước thì người lao động nộp tiền cho cơ quan BHXH hoặc đơn vị nơi nhận hồ sơ truy đóng.

c) Người lao động có thời gian đóng BHXH chưa đủ 15 năm, nếu còn thiếu tối đa không quá 6 tháng (kể cả người lao động đang bảo lưu thời gian đóng BHXH) mà bị chết, nếu có thân nhân đủ điều kiện hưởng chế độ tuất hằng tháng theo quy định tại Điểm c Mục 5 Phần D Thông tư số 03/2007/TT-BLĐTBXH ngày 30/01/2007 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội thì thân nhân người lao động lập Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS), kèm theo sổ BHXH của người lao động, để đóng tiền tại BHXH huyện nơi cư trú cho số tháng còn thiếu để được hưởng trợ cấp tuất hằng tháng (thực hiện hết 2015).

1.3. Nhận kết quả:

a) Người lao động nhận sổ BHXH, thẻ BHYT do cơ quan BHXH cấp khi đóng BHXH, BHYT, BHTN đúng quy định.

b) Hằng năm, nhận thông tin xác nhận về việc đóng BHXH do cơ quan BHXH cung cấp thông qua Cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam hoặc thông qua đơn vị nơi làm việc.

2. Người tham gia BHXH tự nguyện

2.1. Kê khai và nộp hồ sơ:

Người tham gia BHXH tự nguyện kê khai hồ sơ theo quy định tại Văn bản này nộp hồ sơ cho Đại lý thu hoặc cho cơ quan BHXH huyện.

2.2. Đóng tiền:

Người tham gia nộp tiền cho Đại lý thu hoặc cơ quan BHXH (trong trường hợp đăng ký tham gia lần đầu tại BHXH huyện) theo phương thức đăng ký.

2.3. Nhận kết quả:

a) Nhận sổ BHXH do cơ quan BHXH cấp.

b) Nhận thông tin xác nhận thời gian đóng BHXH hàng năm do cơ quan BHXH cung cấp thông qua Cổng thông tin của BHXH Việt Nam hoặc tại Đại lý thu.

3. Người tham gia BHYT

3.1. Kê khai hồ sơ theo quy định tại Văn bản này và nộp hồ sơ như sau:

a) Người tham gia BHYT do tổ chức BHXH đóng BHYT: khi thay đổi thông tin, nộp hồ sơ cho UBND xã hoặc cơ quan BHXH.

b) Người tham gia BHYT do ngân sách nhà nước đóng BHYT: nộp hồ sơ cho UBND xã.

Người đã hiến bộ phận cơ thể người: nộp Giấy ra viện cho cơ quan BHXH.

c) Người tham gia BHYT theo hộ gia đình, người được ngân sách nhà nước hỗ trợ một phần mức đóng; nộp hồ sơ cho Đại lý thu, hoặc cơ quan BHXH huyện.

Học sinh, sinh viên đóng BHYT theo nhà trường thì nộp hồ sơ cho nhà trường.

3.2. Đóng tiền: Người tham gia BHYT theo hộ gia đình, người được ngân sách hỗ trợ một phần mức đóng: nộp tiền cho Đại lý thu hoặc nộp trực tiếp cho cơ quan BHXH huyện.

3.3. Nhận kết quả: Người tham gia BHYT nhận thẻ BHYT từ UBND xã, Đại lý thu hoặc từ cơ quan BHXH nơi thu tiền của người tham gia.

Điều 34. Đơn vị sử dụng lao động, UBND xã, Đại lý thu và cơ quan quản lý đối tượng

1. Đơn vị sử dụng lao động

1.1. Tham gia lần đầu:

a) Lập hồ sơ theo quy định tại Văn bản này và nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH.

b) Nộp tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.

c) Phối hợp với cơ quan BHXH trả sổ BHXH cho người lao động.

d) Nhận thẻ BHYT từ cơ quan BHXH trả cho người lao động.

1.2. Điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN hằng tháng:

a) Kê khai, lập hồ sơ điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN; tăng, giảm lao động, mức đóng, số tiền phải đóng; truy thu, hoàn trả; thay đổi, điều chỉnh thông tin đóng BHXH, BHYT, BHTN đối với đơn vị, người lao động; nộp hồ sơ kịp thời cho cơ quan BHXH để xác định số tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN; cấp, ghi, xác nhận, chốt sổ BHXH, thẻ BHYT đối với đơn vị, người tham gia và đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ, đúng thời hạn.

b) Phối hợp với cơ quan BHXH xác nhận, chốt sổ BHXH cho người lao động khi người lao động chấm dứt HĐLĐ, HĐLV hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.

1.3. Cấp lại sổ BHXH, thẻ BHYT, điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH, thẻ BHYT của người lao động:

a) Trường hợp người lao động nộp hồ sơ thông qua đơn vị: đơn vị nhận hồ sơ và nộp kịp thời cho cơ quan BHXH.

Phối hợp với cơ quan BHXH trả sổ BHXH, thẻ BHYT cho người lao động.

b) Xác nhận Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) đối với các trường hợp điều chỉnh họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh đã ghi trên sổ BHXH của người lao động.

1.4. Thu hồi thẻ BHYT của người lao động ngừng tham gia BHYT, nộp cho cơ quan BHXH để điều chỉnh số phải thu (trừ trường hợp chết; chờ giải quyết chế độ hưu trí, trợ cấp tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp hằng tháng).

1.5. Hằng tháng, nhận thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu C12-TS) qua dịch vụ bưu chính hoặc tra cứu tại Cổng thông tin của BHXH Việt Nam; kiểm tra, đối chiếu, nếu có sai lệch, phối hợp với cơ quan BHXH để giải quyết.

1.6. Định kỳ 6 tháng, niêm yết công khai thông tin về việc đóng BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động.

1.7. Hằng năm, nhận thông tin đóng BHXH, BHYT, BHTN của người lao động (Mẫu C13-TS) do cơ quan BHXH cung cấp để niêm yết công khai tại đơn vị.

2. Đại lý thu

2.1. Hướng dẫn người tham gia lập hồ sơ theo quy định tại Văn bản này.

2.2. Thu tiền đóng BHXH của người tham gia BHXH tự nguyện; tiền đóng BHYT phần thuộc trách nhiệm đóng của người tham gia BHYT; cấp biên lai thu tiền cho người tham gia theo quy định.

2.3. Lập Mẫu D05-TS; Mẫu DK04; nộp hồ sơ và số tiền đã thu cho cơ quan BHXH trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày thu tiền của người tham gia.

2.4. Nhận và trả sổ BHXH, thẻ BHYT cho người tham gia theo quy định.

2.5. Hằng tháng:

a) Đối chiếu biên lai thu tiền và số tiền đã thu theo Mẫu C17-TS.

b) Nhận danh sách người tham gia BHXH tự nguyện và danh sách người tham gia BHYT đến hạn phải đóng (Mẫu D08a-TS) do cơ quan BHXH gửi đến để thông báo và vận động người tham gia tiếp tục tham gia theo quy định.

2.6. Đối với các trường hợp cấp lại sổ BHXH, thẻ BHYT hoặc điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH, thẻ BHYT, người tham gia đề nghị Đại lý thu nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH:

a) Nhận hồ sơ từ người tham gia, nộp hồ sơ kịp thời cho cơ quan BHXH.

b) Phối hợp với cơ quan BHXH trả sổ BHXH, thẻ BHYT cho người tham gia.

3. UBND xã

3.1. Trên cơ sở danh sách người tham gia BHYT do cơ quan quản lý đối tượng và cơ quan BHXH cung cấp, lập Mẫu DK05, gửi cơ quan BHXH.

3.2. Nhận và trả thẻ BHYT cho người tham gia theo quy định (việc trả thẻ BHYT của đối tượng do tổ chức BHXH đóng có văn bản hướng dẫn riêng).

3.3. Hằng tháng:

a) Nhận danh sách người tham gia BHYT do tổ chức BHXH đóng và danh sách người đã hiến bộ phận cơ thể người tham gia BHYT (Mẫu DK05), xác nhận gửi lại cơ quan BHXH.

b) Nhận danh sách tăng, giảm người tham gia BHYT do ngân sách nhà nước đóng từ cơ quan quản lý đối tượng để lập Mẫu DK05 gửi cơ quan BHXH.

3.4. Nhận Mẫu DK01, Mẫu TK1-TS (nếu có), tổng hợp và phân loại Mẫu DK02, Mẫu DK03 gửi cơ quan BHXH.

4. Cơ quan quản lý đối tượng

4.1. Kịp thời gửi danh sách tăng, giảm người được ngân sách nhà nước đóng BHYT cho UBND xã.

4.2. Nhận Danh sách người được ngân sách nhà nước đóng BHYT (Mẫu DK06) do cơ quan BHXH lập chuyển đến; rà soát, đối chiếu, xác nhận và chuyển trả cơ quan BHXH trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ danh sách của cơ quan BHXH.

4.3. Tổng hợp, chuyển kinh phí hoặc đề nghị cơ quan tài chính chuyển kinh phí vào quỹ BHYT theo quy định.

5. Trường hợp đơn vị, cơ quan quản lý đối tượng, đại lý thu giao dịch bằng hồ sơ điện tử thì thực hiện quy trình thu; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT theo quy định về giao dịch điện tử trong việc thực hiện thủ tục tham gia BHXH, BHYT, BHTN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT.

Điều 35. Cơ quan BHXH tỉnh/huyện

1. Bộ phận một cửa

1.1. Nhận hồ sơ:

a) Đối với đơn vị, UBND xã, Đại lý thu:

Nhận hồ sơ, dữ liệu điện tử (nếu có); kiểm đếm thành phần và số lượng hồ sơ, nếu đúng, đủ thì viết giấy hẹn. Trường hợp hồ sơ chưa đúng, đủ thì ghi rõ lý do và trả lại đơn vị, UBND xã, Đại lý thu.

b) Đối với người tham gia nộp hồ sơ tại BHXH huyện:

- Hướng dẫn người tham gia lập hồ sơ theo quy định; hướng dẫn người tham gia nộp tiền cho Tổ KH-TC.

- Nhận, kiểm tra hồ sơ, ghi giấy hẹn.

c) Đối với người đã hiến bộ phận cơ thể người: nhận bản chính Giấy ra viện, sao và xác nhận vào bản sao, trả bản chính cho người tham gia.

d) Sao, lưu hồ sơ các trường hợp cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc, quốc tịch; hồ sơ điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH; hồ sơ của người tham gia được cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH.

đ) Thu phí đối với các trường hợp cấp lại, đổi thẻ BHYT.

1.2. Chuyển hồ sơ:

a) Chuyển Phòng/Tổ Quản lý thu: hồ sơ đăng ký tham gia, điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN; tham gia BHXH tự nguyện, tham gia BHYT trực tiếp tại BHXH huyện; hồ sơ truy thu, hoàn trả kèm theo dữ liệu điện tử (nếu có); các trường hợp thay đổi, cải chính các yếu tố về nhân thân người tham gia; gộp sổ BHXH; đổi số sổ BHXH; điều chỉnh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thời gian từ ngày 01/01/1995 trở đi; hồ sơ cấp lại, đổi thẻ BHYT có thay đổi thông tin.

Đối với trường hợp người tham gia đã giải quyết chế độ BHXH đề nghị điều chỉnh quá trình đóng, Bộ phận một cửa BHXH tỉnh rút hồ sơ kèm Tờ khai (Mẫu TK1-TS) chuyển Phòng Quản lý thu.

b) Chuyển Tổ thẩm định BHXH tỉnh: hồ sơ cộng nối thời gian không phải đóng BHXH; điều chỉnh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thời gian trước ngày 01/01/1995.

c) Chuyển Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ các trường hợp: cấp lại sổ BHXH, thẻ BHYT do mất, hỏng.

d) Chuyển Phòng/Tổ Chế độ BHXH hồ sơ các trường hợp nghỉ việc do mắc bệnh thuộc danh mục bệnh cần chữa trị dài ngày; giải quyết trợ cấp thất nghiệp hằng tháng.

1.3. Nhận lại từ Phòng/Tổ Quản lý thu, Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ hồ sơ các trường hợp không đúng, không đủ để trả đơn vị.

1.4. Nhận hồ sơ; sổ BHXH, thẻ BHYT, Danh sách cấp sổ BHXH, Danh sách cấp thẻ BHYT từ Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ để trả cho đơn vị, người lao động:

a) Sổ BHXH, thẻ BHYT trả cho người lao động theo các phương thức sau: Phối hợp với đơn vị, trả trực tiếp hoặc trả thông qua dịch vụ bưu chính hoặc Trung tâm giới thiệu việc làm.

b) Các hồ sơ còn lại lưu tại cơ quan BHXH.

1.5. Thu hồi thẻ BHYT của các trường hợp nhận Quyết định hưởng chế độ hưu trí; người lao động ngừng việc hưởng trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp hằng tháng; hưởng trợ cấp thất nghiệp hằng tháng.

1.6. Hằng tháng, nhận Mẫu C12-TS từ Phòng/Tổ Quản lý thu để gửi cho đơn vị thông qua dịch vụ bưu chính.

1.7. Hằng năm, nhận Mẫu C13-TS từ Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ để gửi cho đơn vị thông qua dịch vụ bưu chính.

2. Phòng/Tổ Quản lý thu

2.1. Nhận hồ sơ và dữ liệu điện tử (nếu có) do Bộ phận một cửa; Tổ Thẩm định; Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ; Phòng/Tổ Chế độ BHXH:

a) Kiểm tra, đối chiếu các chỉ tiêu trên danh sách, tờ khai; đối chiếu với các chỉ tiêu trong dữ liệu điện tử của đơn vị trong chương trình quản lý thu và dữ liệu thu và sổ BHXH, thẻ BHYT của Trung tâm Công nghệ thông tin BHXH Việt Nam.

b) Lập danh sách người chỉ tham gia BHYT:

- Danh sách đối chiếu người tham gia BHYT (Mẫu DK06) để chuyển cho cơ quan quản lý đối tượng đối chiếu, xác nhận.

- Lập (sao) danh sách người chưa tham gia BHYT (Mẫu DK03) đối với người thuộc diện phải tham gia theo hộ gia đình, người thuộc hộ cận nghèo; hộ gia đình nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp và diêm nghiệp có mức sống trung bình để chuyển cho Đại lý thu.

c) Chuyển Bộ phận một cửa: Một (01) bản danh sách kèm theo hồ sơ của các trường hợp không đúng, không đủ để trả lại cho đơn vị.

- Đối với các trường hợp tham gia BHXH tự nguyện, tham gia BHYT theo hộ gia đình, tham gia BHYT được ngân sách hỗ trợ một phần mức đóng, nộp hồ sơ, đóng tiền tại BHXH huyện: Lập Mẫu D05-TS đối với người tham gia BHXH tự nguyện; Mẫu DK04 đối với người tham gia BHYT; ký, chuyển cho Tổ KH-TC kèm theo hồ sơ của người tham gia để Tổ KH-TC đối chiếu, thu tiền của người tham gia.

- Đối với người đã hiến bộ phận cơ thể người: lập mẫu DK05 chuyển Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ để cấp thẻ BHYT.

2.2. Phối hợp với Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ để giải quyết hồ sơ các trường hợp điều chỉnh các yếu tố về nhân thân; chức danh nghề; công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm có thời gian từ 01/01/1995 trở đi và các trường hợp gộp sổ BHXH, đổi số sổ BHXH kể cả cấp lại sổ do mất, hỏng không đúng với cơ sở dữ liệu: Kiểm tra, đối chiếu với cơ sở dữ liệu đang quản lý của BHXH Việt Nam. Trường hợp cơ sở dữ liệu của BHXH Việt Nam không có dữ liệu hoặc dữ liệu không trùng khớp với thông tin trên sổ, quá trình hưởng BHXH một lần, hưởng BHTN hoặc quá trình đóng BHXH, BHTN bảo lưu, trình Giám đốc BHXH tỉnh, huyện ký văn bản yêu cầu BHXH tỉnh, huyện nơi người lao động đã tham gia BHXH, BHTN hoặc đã giải quyết các chế độ BHXH, BHTN trước đó để xác minh lại quá trình đóng, hưởng các chế độ BHXH, BHTN; BHXH tỉnh huyện nhận được yêu cầu của BHXH tỉnh, huyện khác gửi đến phải thực hiện xác minh và trả lời trong thời hạn không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.

2.3. Phối hợp với các Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ; KH-TC lập hồ sơ các trường hợp hoàn trả, trình Giám đốc BHXH.

2.4. Nhập, cập nhật dữ liệu điện tử vào chương trình quản lý thu các trường hợp có hồ sơ đúng, đủ; cấp mã quản lý BHXH, BHYT; ghi thời hạn sử dụng thẻ BHYT.

2.5. Thực hiện ghi dữ liệu vào chương trình quản lý thu; in các bản tổng hợp danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT đối với mỗi đơn vị tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02a-TS, D03a-TS, D05a-TS); ký, chuyển toàn bộ hồ sơ cho Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ.

2.6. Trường hợp Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ phát hiện dữ liệu nhập vào chương trình quản lý thu và hồ sơ không khớp, trả lại hồ sơ hoặc Phòng/Tổ Quản lý thu kiểm tra lại phát hiện hồ sơ và dữ liệu không khớp, thì báo cáo Giám đốc BHXH để giải quyết theo quy định.

2.7. Hằng tháng, sau khi chốt dữ liệu trong chương trình quản lý thu, thực hiện in:

a) Hai (02) bản Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu C12-TS) chuyển Bộ phận một cửa để gửi đơn vị 01 bản trước ngày 05; lưu 01 bản hoặc chuyển dữ liệu lên Cổng thông tin điện tử BHXH để tra cứu.

b) Hai (02) bản tổng hợp số phải thu (Mẫu C69-HD ban hành kèm theo Thông tư số 178/2012/TT-BTC) gửi Phòng/Tổ KH-TC; nhận lại 01 bản có xác nhận của Phòng/Tổ KH-TC để theo dõi.

c) Hai (02) bản Báo cáo chi tiết đơn vị nợ BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu B03-TS), gửi Phòng/Tổ Khai thác và thu nợ 01 bản, lưu 01 bản.

d) Một (01) danh sách người tham gia BHYT do tổ chức BHXH đóng và danh sách người đã hiến bộ phận cơ thể người (Mẫu DK05) gửi UBND xã xác nhận.

đ) Một (01) bản danh sách đối tượng tham gia BHXH tự nguyện, BHYT trước 30 ngày đến hạn phải đóng (Mẫu D08a-TS) để gửi đại lý thu.

e) Báo cáo nghiệp vụ để gửi BHXH cấp trên (Mẫu B01-TS) theo quy định tại Điều 48.

2.8. Hằng quý, thực hiện in:

a) Đối với Phòng Quản lý thu: Bảng tổng hợp số thẻ và số phải thu theo nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu (Mẫu B05-TS), gửi Phòng KH-TC, Phòng Giám định BHYT.

b) Các báo cáo nghiệp vụ (Mẫu B02a-TS, B02b-TS, B04a-TS, B04b-TS) để gửi BHXH cấp trên và lưu tại BHXH tỉnh, huyện theo quy định tại Điều 48.

3. Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ

3.1. Nhận hồ sơ do Bộ phận một cửa, Phòng/Tổ Quản lý thu, Phòng/Tổ chế độ BHXH chuyển đến; kiểm tra, đối chiếu hồ sơ, danh sách với dữ liệu trong chương trình quản lý thu và dữ liệu của Trung tâm Công nghệ thông tin BHXH Việt Nam; rà soát dữ liệu để tránh cấp trùng thẻ BHYT.

a) Phối hợp với Phòng/Tổ Quản lý thu kiểm tra, giải quyết hồ sơ các trường hợp nêu tại Điểm 2.2 Khoản 2 Điều này.

b) Đối với các trường hợp dữ liệu chương trình và hồ sơ khớp đúng:

- In sổ BHXH, thẻ BHYT; danh sách cấp sổ BHXH (Mẫu D09a-TS), danh sách cấp thẻ BHYT (Mẫu D10a-TS).

- In 02 phiếu sử dụng phôi bìa sổ BHXH (Mẫu C06-TS), 02 phiếu sử dụng phôi thẻ BHYT (C07-TS); lưu 01 bản cùng với chứng từ cấp phát, sử dụng phôi sổ BHXH, thẻ BHYT; 01 bản để quyết toán.

- Tổ Cấp sổ, thẻ in danh sách thẻ BHYT đăng ký khám chữa bệnh ngoại tỉnh (Mẫu D60-TS) để gửi BHXH tỉnh; Phòng Cấp sổ, thẻ tổng hợp, in danh sách đăng ký khám chữa bệnh ngoại tỉnh (Mẫu D60-TS) để chuyển BHXH tỉnh nơi người tham gia đăng ký khám chữa bệnh ban đầu.

c) Trường hợp dữ liệu chương trình và hồ sơ không khớp đúng thì lập Phiếu trả hồ sơ (Mẫu C02-TS), chuyển lại cho Phòng/Tổ Quản lý thu để kiểm tra, xử lý theo quy định.

d) Đối với trường hợp cấp lại, đổi thẻ BHYT; kiểm tra, đối chiếu hồ sơ đề nghị với cơ sở dữ liệu hiện đang quản lý và cơ sở dữ liệu của BHXH Việt Nam.

đ) Đối với hồ sơ đề nghị cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng: Kiểm tra, đối chiếu với cơ sở dữ liệu đang quản lý, nếu khớp đúng thì cấp lại. Trường hợp không đúng với cơ sở dữ liệu đang quản lý thì phối hợp với Phòng/Tổ Quản lý thu thực hiện theo quy định tại Điểm 2.2 Khoản 2 Điều này.

e) Trường hợp người tham gia giải quyết chế độ BHXH một lần có thời gian đóng BHTN chưa hưởng, thì cấp lại bìa sổ kèm theo tờ rời ghi quá trình đóng BHTN chưa hưởng, số sổ BHXH lấy theo số sổ BHXH đã cấp.

g) BHXH huyện nơi chi trả cuối cùng thực hiện xác nhận lại tổng thời gian đóng BHXH, BHTN khi người lao động kết thúc đợt hưởng trợ cấp thất nghiệp.

h) Cấp Tờ rời sổ BHXH đối với trường hợp người tham gia đã giải quyết chế độ BHXH có điều chỉnh quá trình đóng BHXH.

3.2. Chuyển:

a) Hồ sơ giải quyết, điều chỉnh hưởng chế độ BHXH của người lao động cho Phòng/Tổ Chế độ BHXH.

b) Sổ BHXH, thẻ BHYT kèm theo danh sách cấp sổ BHXH, thẻ BHYT và giấy tờ bản chính cho Bộ phận một cửa để chuyển trả đơn vị, người tham gia.

3.3. Chốt sổ BHXH cho người lao động khi dừng đóng BHXH, kết thúc đợt hưởng trợ cấp thất nghiệp. Xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN khi có đề nghị của đơn vị hoặc cơ quan thanh tra, kiểm tra.

3.4. Hằng tháng:

a) Phòng Cấp sổ, thẻ in danh sách đăng ký khám chữa bệnh ngoại tỉnh để chuyển BHXH tỉnh nơi người tham gia đăng ký khám chữa bệnh ban đầu (Mẫu D60-TS).

b) Mở sổ theo dõi sử dụng phôi sổ BHXH, phôi thẻ BHYT, thời hạn sử dụng thẻ BHYT (Mẫu S04-TS, S05-TS, S06-TS, S07-TS) theo quy định tại Điều 48.

3.5. Hằng quý, Phòng Cấp sổ, thẻ in (hoặc chuyển dữ liệu) báo cáo tổng hợp danh sách cộng nối thời gian tham gia BHXH (Mẫu B04c-TS) gửi BHXH Việt Nam theo quy định tại Điều 48 và lưu tại BHXH tỉnh.

3.6. Hằng năm, in Tờ rời sổ BHXH xác nhận thời gian đã đóng BHXH, BHTN năm trước (đến 31/12) để gửi cho người tham gia BHXH bắt buộc, người tham gia BHXH tự nguyện.

3.7. Tháng 01 hằng năm, in thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu C13-TS) năm trước của người lao động, chuyển bộ phận một cửa gửi cho đơn vị thông qua dịch vụ bưu chính để đơn vị niêm yết công khai.

4. Phòng/Tổ KH-TC

4.1. Nhận chứng từ chuyển tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN của đơn vị, Đại lý thu, người tham gia.

4.2. Cập nhật dữ liệu vào chương trình quản lý thu: số tiền đã thu BHXH, BHYT, BHTN của đơn vị, ngân sách nhà nước, đại lý thu, người tham gia.

4.3. Ghi thu số tiền đóng BHYT của đối tượng tham gia BHYT do ngân sách Trung ương và quỹ BHXH, BHTN đảm bảo.

4.4. Thu tiền đóng BHXH tự nguyện, BHYT của người tham gia đóng thông qua Đại lý thu hoặc Bộ phận một cửa chuyển đến; ký, đóng dấu xác nhận đã thu tiền trên bản danh sách do đại lý thu lập, chuyển bộ phận Cấp sổ, thẻ.

4.5. Hằng tháng;

a) Nhận 02 bản tổng hợp số phải thu hằng tháng (Mẫu C69-HD) đối với mỗi đơn vị tham gia BHXH, BHYT để hạch toán, ký xác nhận và chuyển lại cho Phòng/Tổ Quản lý thu 01 bản.

b) Nhận bảng tổng hợp số tiền phải đóng và số thẻ đăng ký khám chữa bệnh ban đầu do Phòng/Tổ Quản lý thu chuyển đến (Mẫu B05-TS).

c) Đối chiếu biên lai thu tiền và số tiền đã thu (Mẫu C17-TS) với Phòng/Tổ Quản lý thu.

4.6. Định kỳ 3 tháng, 6 tháng hoặc 12 tháng, phối hợp với Phòng/Tổ Quản lý thu tổng hợp số thẻ BHYT đã phát hành, số tiền thu của đối tượng và số tiền ngân sách nhà nước đóng, hỗ trợ đóng BHYT theo quy định tại Thông tư số 41/2014/TTLT-BYT-BTC gửi cơ quan quản lý đối tượng, cơ quan tài chính chuyển kinh phí tương ứng vào quỹ BHYT theo quy định.

4.7. Trường hợp cập nhật sai số liệu thì lập chứng từ điều chỉnh theo quy định, trình Giám đốc BHXH ký duyệt, 01 bản lưu tại Phòng/Tổ KH-TC để làm căn cứ điều chỉnh, 01 bản chuyển Phòng/Tổ Quản lý thu để theo dõi và đối chiếu với đơn vị.

5. Phòng/Tổ Chế độ BHXH

5.1. Chuyển danh sách cấp thẻ BHYT (Mẫu D07-TS) do tổ chức BHXH đóng cho Phòng/Tổ Quản lý thu để xác định số thu và cấp thẻ BHYT.

5.2. Chuyển hồ sơ giải quyết chế độ BHXH một lần đối với trường hợp người tham gia có thời gian đóng BHTN chưa hưởng cho Phòng/Tổ Quản lý thu; hồ sơ người tham gia dừng hưởng trợ cấp thất nghiệp cho Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ để xác nhận lại tổng thời gian đóng BHTN chưa hưởng.

6. Phòng/Tổ Giám định BHYT

6.1. Nhận bảng tổng hợp số tiền phải đóng và số thẻ đăng ký khám chữa bệnh ban đầu do Phòng/Tổ Quản lý thu chuyển đến (Mẫu B05-TS).

6.2. Cung cấp danh sách cơ sở khám chữa bệnh có hợp đồng khám chữa bệnh ban đầu cho Phòng/Tổ Quản lý thu và Phòng/Tổ Công nghệ thông tin.

6.3. Hướng dẫn cơ sở khám chữa bệnh BHYT trên địa bàn quản lý truy cập dữ liệu thẻ BHYT để kiểm tra, đối chiếu thông tin trên thẻ BHYT khi làm thủ tục tiếp nhận khám chữa bệnh và thanh toán BHYT.

7. Phòng/Tổ Công nghệ thông tin

7.1. Quản lý dữ liệu thu; sổ BHXH, thẻ BHYT và dữ liệu giải quyết chính sách BHXH, BHYT chuyển về Trung tâm Công nghệ thông tin BHXH Việt Nam theo quy định (có văn bản hướng dẫn riêng của Trung tâm Công nghệ thông tin) để tích hợp vào cơ sở dữ liệu dùng chung.

7.2. Cập nhật danh sách cơ sở khám chữa bệnh có hợp đồng khám chữa bệnh ban đầu vào chương trình quản lý thu.

7.3. Phòng Công nghệ thông tin nhận dữ liệu thu; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT của BHXH huyện gửi về để tổng hợp toàn tỉnh và chuyển về Trung tâm Công nghệ thông tin BHXH Việt Nam để cập nhật, tổng hợp, sử dụng toàn quốc.

7.4. Trường hợp điều chỉnh dữ liệu phải có phê duyệt của Giám đốc BHXH tỉnh/huyện.

8. Trường hợp cơ quan BHXH và đơn vị giao dịch bằng hồ sơ điện tử thì thực hiện quy trình thu; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT theo quy định về giao dịch điện tử trong việc thực hiện thủ tục tham gia BHXH, BHYT, BHTN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT.

Chương V

QUẢN LÝ THU; CẤP SỔ BHXH, THẺ BHYT

Mục 1: KẾ HOẠCH THU, CẤP PHÁT PHÔI SỔ BHXH, PHÔI THẺ BHYT

Điều 36. Xây dựng, điều chỉnh và giao kế hoạch thu hằng năm

1. BHXH huyện

1.1. Xây dựng, điều chỉnh kế hoạch thu:

a) Căn cứ tình hình thực hiện năm trước, 6 tháng đầu năm và khả năng phát triển đối tượng tham gia BHXH, BHYT, BHTN trên địa bàn, rà soát và lập 02 bản kế hoạch thu BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu K01-TS) gửi 01 bản đến BHXH tỉnh theo quy định.

b) Lập 02 bản kế hoạch ngân sách địa phương đóng, hỗ trợ mức đóng BHYT, 01 bản gửi cơ quan tài chính cùng cấp theo phân cấp ngân sách địa phương để tổng hợp trình UBND huyện quyết định, 01 bản gửi BHXH tỉnh để tổng hợp toàn tỉnh.

1.2. Xây dựng, điều chỉnh kinh phí hỗ trợ thu, hoa hồng đại lý; trên cơ sở dự kiến kế hoạch, kế hoạch điều chỉnh để xây dựng điều chỉnh kinh phí hỗ trợ thu, hoa hồng đại lý gửi BHXH tỉnh theo quy định.

1.3. Thời gian: theo hướng dẫn của BHXH Việt Nam.

2. BHXH tỉnh

2.1. Xây dựng, điều chỉnh kế hoạch thu:

a) Lập 02 bản kế hoạch, 02 bản kế hoạch điều chỉnh thu BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu K01-TS) và kinh phí hỗ trợ công tác thu đối với đơn vị do tỉnh trực tiếp thu.

b) Tổng hợp toàn tỉnh, lập 02 bản kế hoạch, điều chỉnh kế hoạch thu BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu K01-TS), gửi BHXH Việt Nam.

c) Lập 02 bản kế hoạch ngân sách địa phương đóng, hỗ trợ mức đóng BHYT, gửi Sở Tài chính để tổng hợp trình UBND tỉnh quyết định.

2.2. Giao kế hoạch thu: Trên cơ sở kế hoạch thu, phân bổ kinh phí hỗ trợ công tác thu, hoa hồng đại lý được BHXH Việt Nam giao, tiến hành phân bổ kế hoạch thu BHXH, BHYT, BHTN; kế hoạch kinh phí hỗ trợ công tác thu, hoa hồng đại lý cho BHXH tỉnh và BHXH huyện.

2.3. Thời gian: theo hướng dẫn của BHXH Việt Nam.

3. BHXH Việt Nam: Tổng hợp, xây dựng và điều chỉnh kế hoạch, giao kế hoạch đảm bảo sát tình hình thực tế và khả năng thực hiện.

Điều 37. Kế hoạch sử dụng phôi sổ BHXH, thẻ BHYT

1. BHXH huyện: Căn cứ tình hình sử dụng phôi sổ BHXH, thẻ BHYT và số lượng phôi sổ BHXH, thẻ BHYT còn tồn; dự báo khả năng phát triển đối tượng tham gia BHXH, BHYT của năm sau, lập kế hoạch sử dụng phôi sổ BHXH, thẻ BHYT năm sau (Mẫu K02-TS) gửi Phòng Cấp sổ, thẻ trước ngày 15/6 hằng năm.

2. BHXH tỉnh: Phòng Cấp sổ, thẻ căn cứ nhu cầu sử dụng sổ BHXH, thẻ BHYT của các đơn vị do tỉnh trực tiếp quản lý; kế hoạch sử dụng sổ BHXH, thẻ BHYT của BHXH huyện; số lượng sổ BHXH, thẻ BHYT còn tồn, lập kế hoạch sử dụng phôi sổ BHXH, thẻ BHYT năm sau (Mẫu K02-TS) gửi Ban Sổ - Thẻ trước ngày 01/7 hằng năm.

3. Điều chỉnh kế hoạch: BHXH tỉnh, huyện căn cứ nhu cầu thực tế lập điều chỉnh kế hoạch sử dụng phôi sổ BHXH, thẻ BHYT (Mẫu K02-TS).

Mục 2: QUẢN LÝ THU

Điều 38. Quản lý đối tượng

1. Đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN

1.1. BHXH tỉnh, huyện có trách nhiệm:

a) Lập danh sách các đơn vị trên địa bàn; thông báo, hướng dẫn đơn vị kịp thời đăng ký tham gia, đóng đủ BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động theo quy định của pháp luật.

b) Định kỳ 3 tháng hoặc đột xuất, báo cáo UBND cùng cấp, cơ quan quản lý lao động địa phương tình hình chấp hành pháp luật về BHXH, BHYT, BHTN của các đơn vị trên địa bàn. Các trường hợp đơn vị vi phạm pháp luật về đóng BHXH, BHYT, BHTN: không đăng ký tham gia hoặc đăng ký đóng BHXH, BHYT, BHTN không đủ số lao động, không đúng thời hạn theo quy định của pháp luật, cơ quan BHXH lập biên bản, kiến nghị xử lý theo quy định.

1.2. Người lao động đồng thời có từ 02 HĐLĐ trở lên với nhiều đơn vị khác nhau thì đóng BHXH, BHTN theo HĐLĐ giao kết đầu tiên, đóng BHYT theo HĐLĐ có mức tiền lương cao nhất.

1.3. Người lao động làm việc theo HĐLĐ trong đơn vị sự nghiệp của Nhà nước thì đóng BHXH, BHYT, BHTN căn cứ tiền lương ghi trong HĐLĐ. Tiền lương ghi trong HĐLĐ phụ thuộc vào chế độ tiền lương mà đơn vị thực hiện đối với người lao động:

a) Nếu thực hiện chế độ tiền lương do Nhà nước quy định: Theo Khoản 1, Điều 6;

b) Nếu thực hiện chế độ tiền lương do đơn vị quyết định: Theo Khoản 2, Điều 6.

1.4. Đối với người lao động nghỉ việc, di chuyển, phải thu hồi thẻ BHYT còn hạn sử dụng của người lao động (trừ trường hợp chết; chờ giải quyết chế độ hưu trí, trợ cấp tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp hằng tháng).

1.5. Đơn vị chuyển địa bàn, chấm dứt hoạt động, giải thể, phá sản phải đóng đủ BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động đến thời điểm di chuyển, chấm dứt hoạt động, giải thể, phá sản để làm căn cứ chốt sổ BHXH giải quyết chế độ cho người lao động.

1.6. Đơn vị được tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất vẫn phải đóng vào quỹ ốm đau và thai sản, quỹ tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp, quỹ BHYT, quỹ BHTN. Hết thời hạn được tạm dừng đóng, đơn vị tiếp tục đóng BHXH, BHYT, BHTN theo phương thức đã đăng ký và đóng bù cho thời gian tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất. Tiền đóng bù không bị tính lãi chậm đóng.

Trong thời gian được tạm dừng đóng, nếu có người lao động nghỉ việc, di chuyển hoặc giải quyết chế độ BHXH thì đơn vị đóng đủ tiền BHXH, BHYT, BHTN và tiền lãi chậm đóng (nếu có) đối với người lao động đó để chốt sổ BHXH.

1.7. Người lao động không làm việc và không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì không đóng BHXH tháng đó. Thời gian này không được tính để hưởng BHXH, trừ trường hợp nghỉ việc hưởng chế độ thai sản.

Người lao động nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng theo quy định của pháp luật về BHXH thì không phải đóng BHXH, BHYT, BHTN nhưng vẫn được hưởng quyền lợi BHYT.

1.8. Người lao động nghỉ việc hưởng chế độ thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng theo quy định của pháp luật về BHXH thì đơn vị và người lao động không phải đóng BHXH, BHTN, thời gian này vẫn được tính là thời gian tham gia BHXH, không được tính là thời gian đóng BHTN; phải đóng BHYT do cơ quan BHXH đóng.

2. Đối tượng chỉ tham gia BHYT

2.1. Cơ quan BHXH tỉnh, huyện phối hợp với các cơ quan có liên quan tổ chức thống kê, lập danh sách; tổ chức thu, cấp thẻ BHYT cho đối tượng tham gia BHYT; định kỳ báo cáo với UBND cùng cấp về tình hình thực hiện BHYT cho các đối tượng theo quy định của Luật BHYT và đề xuất các biện pháp giải quyết vướng mắc.

2.2. Người tham gia BHYT do tổ chức BHXH đóng di chuyển khỏi địa bàn tỉnh: cơ quan BHXH nơi người tham gia chuyển đến thu hồi thẻ BHYT cũ, cấp thẻ BHYT mới; đồng thời thông báo cho cơ quan BHXH nơi cấp thẻ BHYT cũ để điều chỉnh giảm số phải thu (Mẫu D61-TS);

2.3. Đối với trẻ em dưới 6 tuổi di chuyển khỏi địa bàn tỉnh:

Cha (mẹ) hoặc người giám hộ nộp thẻ BHYT cho cơ quan BHXH. Cơ quan BHXH thu hồi thẻ BHYT, cấp giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số 01 ban hành kèm theo Quyết định số 999/QĐ-BHXH ngày 24/9/2015 của BHXH Việt Nam). Trường hợp người tham gia không nộp thẻ BHYT tại tỉnh nơi cấp thẻ thì cơ quan BHXH nơi cấp thẻ mới thu hồi thẻ BHYT cũ và cấp thẻ BHYT mới; đồng thời thông báo cho cơ quan BHXH nơi cấp thẻ BHYT cũ để điều chỉnh giảm số phải thu (Mẫu D61-TS).

Điều 39. Quản lý tiền thu

1. Hình thức đóng tiền

1.1. Chuyển khoản: Chuyển tiền đóng vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH mở tại ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước.

1.2. Tiền mặt:

a) Đơn vị, người tham gia nộp trực tiếp tại ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước.

b) Trường hợp đơn vị, người tham gia nộp cho cơ quan BHXH thì trước 16 giờ trong ngày cơ quan BHXH phải nộp toàn bộ số tiền mặt đã thu của đơn vị, người tham gia vào tài khoản chuyên thu tại ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước.

2. Hoàn trả

2.1. Các trường hợp hoàn trả:

a) Đơn vị giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động theo quy định của pháp luật hoặc di chuyển nơi đăng ký tham gia đã đóng thừa tiền BHXH, BHYT, BHTN.

b) Các trường hợp hoàn trả BHXH tự nguyện, BHYT.

c) Đơn vị chuyển tiền vào tài khoản chuyên thu không thuộc trách nhiệm quản lý thu của cơ quan BHXH tỉnh, huyện theo phân cấp.

d) Số tiền đơn vị, cá nhân đã chuyển vào tài khoản chuyên thu không phải là tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN.

đ) Kho bạc hoặc ngân hàng hạch toán nhầm vào tài khoản chuyên thu.

2.2. Phân cấp thực hiện:

Cơ quan BHXH quản lý đơn vị, người tham gia thực hiện hoàn trả tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN từ tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH.

2.3. Trình tự hoàn trả:

a) Hồ sơ đề nghị hoàn trả:

- Trường hợp quy định tại Tiết a, b Điểm 2.1 Khoản này: đơn vị, cá nhân lập hồ sơ theo quy định.

- Các trường hợp còn lại: đơn vị hoặc ngân hàng, kho bạc có văn bản đề nghị.

b) Phòng/Tổ Quản lý thu phối hợp với Phòng/Tổ KH-TC xác định nguyên nhân, số tiền đã đóng thừa, số tiền chuyển nhầm, hạch toán nhầm vào tài khoản chuyên thu trình Giám đốc BHXH.

c) Giám đốc BHXH ra quyết định hoàn trả (Mẫu C16-TS), gửi 01 bản cho Phòng/Tổ KH-TC lưu và làm thủ tục chuyển tiền, gửi Phòng/Tổ Quản lý thu 01 bản. Trường hợp ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước hạch toán nhầm thì gửi 01 bản cho ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước đó để kiểm soát.

Điều 40. Quản lý nợ, đôn đốc thu nợ BHXH, BHYT, BHTN

1. Phân loại nợ

1.1. Nợ chậm đóng: các trường hợp nợ có thời gian nợ dưới 1 tháng.

1.2. Nợ đọng: các trường hợp có thời gian nợ từ 1 tháng đến dưới 3 tháng.

1.3. Nợ kéo dài: thời gian nợ từ 3 tháng trở lên và không bao gồm các trường hợp tại Điểm 1.4 Khoản này.

1.4. Nợ khó thu, gồm các trường hợp:

a) Đơn vị không còn tại địa điểm đăng ký kinh doanh (đơn vị mất tích).

b) Đơn vị đang trong thời gian làm thủ tục giải thể, phá sản; đơn vị có chủ là người nước ngoài bỏ trốn khỏi Việt Nam; đơn vị không hoạt động, không có người quản lý, điều hành.

c) Đơn vị chấm dứt hoạt động, giải thể, phá sản theo quy định của pháp luật;

d) Nợ khác; đơn vị nợ đang trong thời gian được tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất; đơn vị được cấp có thẩm quyền cho khoanh nợ.

2. Hồ sơ xác định nợ

2.1. Đối với nợ chậm đóng, nợ đọng, nợ kéo dài quy định tại Điểm 1.1, 1.2, 1.3 Khoản 1 Điều này:

a) Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu C12-TS);

b) Biên bản đối chiếu thu nộp BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu C05-TS).

2.2. Đối với các trường hợp nợ khó thu quy định tại Điểm 1.4 Khoản 1 Điều này:

a) Đơn vị tại Tiết a: Văn bản xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã.

b) Đơn vị tại Tiết b: Văn bản của cơ quan có thẩm quyền xác nhận tình trạng doanh nghiệp.

c) Đơn vị tại Tiết c: Văn bản của cơ quan có thẩm quyền về việc chấm dứt hoạt động, giải thể doanh nghiệp; quyết định tuyên bố phá sản của Tòa án.

d) Đơn vị tại Tiết d:

- Đang trong thời gian được tạm dừng đóng: Quyết định cho phép tạm dừng đóng của cơ quan có thẩm quyền;

- Được khoanh nợ: Văn bản của cơ quan có thẩm quyền cho phép khoanh nợ.

3. Tổ chức thu thu nợ tại BHXH huyện, BHXH tỉnh

3.1. Phòng/Tổ Quản lý thu:

a) Hằng tháng, cán bộ thu thực hiện đôn đốc đơn vị nộp tiền theo quy định.

b) Trường hợp đơn vị nợ từ 2 tháng tiền đóng, đối với phương thức đóng hằng tháng; 4 tháng, đối với phương thức đóng hằng quý; 7 tháng, đối với phương thức đóng 6 tháng một lần, cán bộ thu trực tiếp đến đơn vị để đôn đốc; gửi văn bản đôn đốc 15 ngày một lần. Sau 2 lần gửi văn bản mà đơn vị không nộp tiền, chuyển hồ sơ đơn vị đến Phòng/Tổ Khai thác và thu nợ tiếp tục xử lý.

c) Hằng tháng chuyển báo cáo chi tiết đơn vị nợ (Mẫu B03-TS) (kèm theo dữ liệu) cho Phòng/Tổ Khai thác và thu nợ để quản lý, đôn đốc thu nợ và đối chiếu.

3.2. Phòng/Tổ Khai thác và thu nợ:

Tiếp nhận hồ sơ do Phòng/Tổ Quản lý thu chuyển đến, phân tích, đối chiếu với dữ liệu trong ứng dụng quản lý nợ, lập kế hoạch thu nợ và thực hiện các biện pháp đôn đốc thu nợ đối với từng đơn vị nợ.

a) Đối với đơn vị nợ kéo dài:

- Lập Biên bản đối chiếu thu nộp BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu C05-TS); trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày lập biên bản, nếu đơn vị không nộp tiền thì phối hợp với Phòng/Tổ Kiểm tra báo cáo Giám đốc ra quyết định thanh tra đóng BHXH, BHYT, BHTN, xử lý vi phạm theo quy định.

- Kết thúc thanh tra, nếu đơn vị không nộp tiền, lập văn bản báo cáo UBND cùng cấp và cơ quan có thẩm quyền để áp dụng các biện pháp cưỡng chế theo quy định của pháp luật.

- Đối với chủ đơn vị là người nước ngoài vi phạm pháp luật có dấu hiệu bỏ trốn thì phối hợp với cơ quan có thẩm quyền để có biện pháp ngăn chặn bỏ trốn.

- Thông báo danh sách đơn vị cố tình không trả nợ trên các phương tiện thông tin đại chúng.

b) Đối với nhóm nợ khó thu:

Sau khi hoàn thiện hồ sơ xác định nợ theo quy định tại Khoản 2 Điều này và thực hiện thu nợ theo tiết a Điểm này; Phòng/Tổ khai thác và thu nợ lập danh sách đơn vị mất tích, đơn vị không còn hoạt động và đơn vị không có người quản lý, điều hành; đơn vị chấm dứt hoạt động; đơn vị giải thể, phá sản, chuyển cho Phòng/Tổ Quản lý thu để thực hiện chốt số tiền phải đóng và tiền lãi chậm đóng đến thời điểm đơn vị ngừng hoạt động; mở sổ theo dõi và xử lý nợ theo hướng dẫn riêng.

4. Đánh giá, báo cáo tình hình nợ, thu nợ

Hằng quý, Phòng/Tổ Khai thác và thu nợ lập báo cáo đánh giá tình hình thu nợ (Mẫu B03a-TS) gửi BHXH cấp trên 01 bản.

Điều 41. Tính lãi chậm đóng BHXH, BHYT, BHTN

1. Đơn vị đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN chậm quá thời hạn theo quy định từ 30 ngày trở lên thì phải đóng số tiền lãi tính trên số tiền BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN chưa đóng bao gồm cả tiền lãi của các kỳ trước chưa nộp.

2. Phương thức tính lãi: ngày đầu hằng tháng

3. Công thức tính lãi chậm đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN:

Lcdi = (Pcdi + Lcdi-1) x k (đồng)             (1)

Trong đó:

* Lcdi: tiền lãi chậm đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN tính tại tháng i (đồng).

* Pcdi: số tiền chưa đóng phải tính lãi tính tại tháng i (đồng), được xác định như sau:

Pcdi = Plki - Spsi

Trong đó:

Plki: tổng số tiền phải đóng lũy kế đến hết tháng trước liền kề tháng tính lãi i (nợ mang sang tháng tính lãi).

Spsi: số phải đóng phát sinh chưa quá hạn phải nộp, tính đến tháng trước liền kề tháng tính lãi i (số tiền phải đóng tính theo danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN của tháng trước liền kề tháng tính lãi hoặc của các tháng trước tháng liền kề tháng tính lãi trong phương thức đóng hằng quý hoặc 6 tháng một lần chưa quá hạn phải nộp).

Nếu Pcdi > 0 thì có nợ tính lãi, nếu Pcdi ≤ 0 thì không có nợ tính lãi.

* k: lãi suất tính lãi chậm đóng tại thời điểm tính lãi (%/tháng):

- Đối với BHXH bắt buộc thì k tính bằng lãi suất đầu tư quỹ BHXH bình quân năm trước liền kề do BHXH Việt Nam công bố chia cho 12.

- Đối với mức lãi suất chậm đóng BHTN, BHXH Việt Nam có hướng dẫn riêng.

- Đối với BHYT thì k tính bằng 02 lần lãi suất liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm tính lãi.

* Lcdi-1: lãi chậm đóng chưa trả hết tính đến tháng trước liền kề tháng tính lãi.

4. Nội dung tính lãi chậm đóng BHXH, BHYT, BHTN quy định tại Điều này thực hiện đến hết ngày 31/12/2015. Từ ngày 01/01/2016, thực hiện theo văn bản quy định của Chính phủ và hướng dẫn của BHXH Việt Nam.

Điều 42. Truy thu BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN

1. Truy thu cộng nối thời gian

1.1. Các trường hợp truy thu:

a) Đơn vị không đăng ký đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN đối với người lao động.

b) Người lao động quy định tại Điểm 1.7 Khoản 1 Điều 4 truy đóng BHXH bắt buộc sau khi về nước.

c) Các trường hợp khác theo quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

1.2. Điều kiện truy thu:

a) Được cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan BHXH kiểm tra, thanh tra, buộc truy thu; đơn vị có đề nghị được truy thu đối với người lao động.

b) Hồ sơ đúng đủ theo quy định.

1.3. Tiền lương làm căn cứ truy thu, tỷ lệ truy thu:

a) Tiền lương làm căn cứ truy thu là tiền lương tháng đóng BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của pháp luật tương ứng thời gian truy thu. Tiền lương này được ghi trong sổ BHXH của người lao động.

b) Tỷ lệ truy thu: tính bằng tỷ lệ % đóng BHXH, BHYT, BHTN do Nhà nước quy định tương ứng thời gian truy thu.

1.4. Số tiền truy thu:

Số tiền truy thu Stt bằng tổng số tiền phải đóng BHXH, BHYT, BHTN và tiền lãi:

 (đồng)          (2)

Trong đó:

Spd_i: Số tiền phải đóng BHXH, BHYT, BHTN tháng i của đơn vị và người lao động tính theo tiền lương và tỷ lệ truy thu quy định tại Điểm 1.3 Khoản 1 Điều này.

v: số tháng truy thu

Ltt: Tiền lãi truy thu, bằng tổng tiền lãi tính trên số tiền phải đóng BHXH, BHYT, BHTN của từng tháng, tính theo công thức sau:

(đồng)        (3)

Trong đó:

v: số tháng truy thu (ví dụ, truy thu 04 tháng: tháng 1, tháng 2 tháng 4 và tháng 5 năm 2011 thì v = 4)

Ltd_i: tiền lãi truy thu tính trên số tiền phải đóng tháng i theo nguyên tắc tính lãi gộp, theo công thức sau:

Ltt_i = Spd_i x [(1+k)^ni - 1] = Spd_i x [FVF(k,n_i) - 1] (đồng)      (4)

Trong đó:

Spd_i: số tiền phải đóng BHXH, BHYT, BHTN tháng i

k (%/tháng): Lãi suất truy thu, tính bằng lãi suất chậm đóng tại thời điểm tính tiền truy thu.

n_i: Số tháng chưa đóng khoản tiền Spd_i phải tính lãi (số lần nhập lãi), tính theo công thức sau:

n_i = T₀-T_i

Trong đó: T₀: tháng tính tiền truy thu (theo dương lịch).

T_i: tháng phát sinh số tiền phải đóng Spd_i (tính theo dương lịch).

FVF(k,n_i): Thừa số giá trị tương lai ở mức lãi suất k% với n_i kỳ hạn tính lãi.

Ví dụ: tính tiền truy thu tại tháng 11/2011 đối với số tiền chưa đóng của tháng 8/2011 thì n_i = 11/2011 - 8/2011 = 3

Ví dụ về tính lãi truy thu:

Tháng 12/2011, truy thu đơn vị A khoản tiền chưa đóng BHXH trong 4 tháng: tháng 1, tháng 2, tháng 4 và tháng 5 năm 2011, số tiền phải đóng của từng tháng theo bảng dưới.

Giả định lãi suất tính lãi chậm đóng BHXH tại thời điểm tháng 12/2011 là 1%/tháng.

Theo các công thức trên tính được tiền lãi truy thu như bảng sau:

Bảng tiền lãi truy thu BHXH:

Tháng phải truy thu	Số tiền BHXH phải đóng của từng tháng (đồng)	Tiền lãi truy thu
		Số tháng phải tính lãi (ni) (tháng)	Thừa số giá trị tương lai FVF(k, ni)	Tiền lãi truy thu (đồng)
1	2	3	4	5 = (2) x [(4) - 1]
01/2011	10.000.000	11	1,1157	1.157.000
02/2011	11.000.000	10	1,1046	1.150.600
03/2011	0,00	--	--	--
04/2011	11.000.000	8	1,0829	911.900
05/2011	12.000.000	7	1,0721	865.200
Tổng số	44.000.000	--		4.084.700

Tổng cộng: + Số tiền BHXH phải truy thu: 44.000.000 (đồng)

+ Số tiền lãi truy thu: 4.084.700 (đồng)

2. Truy thu do điều chỉnh tiền lương đã đóng BHXH bắt buộc của người lao động

Trường hợp đơn vị nộp hồ sơ điều chỉnh trong vòng 30 ngày kể từ ngày người có thẩm quyền ký quyết định hoặc HĐLĐ (phụ lục HĐLĐ) nâng bậc, nâng ngạch, điều chỉnh tiền lương, phụ cấp đóng BHXH, BHYT, BHTN của người lao động thì không thực hiện tính lãi; trường hợp nộp hồ sơ điều chỉnh tiền lương chậm từ 60 ngày trở lên thì tính lãi theo quy định.

3. Nội dung quy định tại Điều này thực hiện đến hết ngày 31/12/2015. Từ ngày 01/01/2016, thực hiện theo văn bản quy định của Chính phủ và hướng dẫn của BHXH Việt Nam.

Điều 43. Thanh tra, kiểm tra đóng BHXH, BHYT, BHTN

1. Kiểm tra

Hằng năm BHXH tỉnh, BHXH huyện tổ chức kiểm tra việc chấp hành pháp luật BHXH, BHYT, BHTN đối với các đơn vị tham gia BHXH, BHYT, BHTN trên địa bàn như sau:

1.1. Nội dung kiểm tra gồm:

a) Tình hình đóng BHXH, BHYT, BHTN: số lao động, tiền lương làm căn cứ đóng, chuyển tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN; hồ sơ đăng ký tham gia, đóng BHXH, BHYT của đơn vị, người lao động.

b) Hồ sơ làm căn cứ điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT; truy thu BHXH, BHYT, BHTN.

1.2. Phương pháp kiểm tra.

a) Căn cứ tình hình cụ thể của địa phương và kế hoạch kiểm tra do BHXH Việt Nam giao hằng năm, BHXH tỉnh, BHXH huyện lập kế hoạch kiểm tra đối với các đơn vị đang tham gia BHXH, BHYT; Báo cáo UBND cùng cấp để có kế hoạch phối hợp với các cơ quan có thẩm quyền hoặc thành lập đoàn kiểm tra để tổ chức thực hiện.

b) Các bước tiến hành:

- Căn cứ bảng kê hồ sơ đăng ký và hồ sơ điều chỉnh của đơn vị gửi cơ quan BHXH trong quá trình đóng BHXH, BHYT, BHTN, các thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT của đơn vị và người lao động do cơ quan BHXH gửi hằng tháng, hằng năm để kiểm tra, đối chiếu với hồ sơ, chứng từ đóng BHXH, BHYT, BHTN tại đơn vị như danh sách lao động trong biên chế của đơn vị, danh sách trả lương, HĐLĐ, các quyết định của đơn vị đối với người lao động; các chứng từ chuyển tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN.

- Kiểm tra các loại giấy tờ làm căn cứ truy thu BHXH, BHYT, BHTN; điều chỉnh các yếu tố về nhân thân; điều chỉnh làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm theo bảng kê (Phụ lục 02, Mục I Phụ lục 03).

- Lập biên bản kiểm tra.

- Giải thích, hướng dẫn đơn vị khắc phục các sai sót, nhầm lẫn trong quá trình đóng BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định của pháp luật. Các trường hợp đơn vị kê khai thiếu lao động hoặc kê khai nhầm mức tiền lương của người lao động thì yêu cầu đơn vị kê khai điều chỉnh và đóng theo đúng quy định.

- Đối với những trường hợp vi phạm pháp luật về BHXH, BHYT, BHTN như trốn đóng BHXH, BHYT, BHTN; đóng không đúng tiền lương của người lao động, thu tiền của người lao động nhưng không đóng, đóng không kịp thời, đóng không đủ số tiền phải đóng; khai man, giả mạo hồ sơ thì lập biên bản và kiến nghị thanh tra, xử lý theo quy định của pháp luật.

1.3. Kế hoạch kiểm tra

a) Kiểm tra định kỳ:

Hằng năm, BHXH tỉnh xây dựng kế hoạch và thực hiện kiểm tra thấp nhất đạt 25% số đơn vị, cơ quan quản lý đối tượng trên địa bàn.

b) Kiểm tra đột xuất:

Căn cứ tình hình đóng BHXH, BHYT, BHTN; truy đóng BHXH, BHYT, BHTN; số lượng đơn vị, doanh nghiệp, số người thuộc diện tham gia BHXH, BHYT, BHTN; số đơn vị, số người tham gia BHXH, BHYT, BHTN, tiền lương đóng BHXH, BHYT để lập kế hoạch và tiến hành thanh tra, kiểm tra đột xuất tại đơn vị theo quy định của pháp luật.

2. Thanh tra

2.1. Từ ngày 01/01/2016, hằng năm BHXH tỉnh, BHXH huyện tổ chức thanh tra việc đóng BHXH, BHYT, BHTN đối với đơn vị trên địa bàn như sau:

2.1. Đối tượng thanh tra:

a) Đơn vị đã được cơ quan BHXH kiểm tra phát hiện vi phạm pháp luật về BHXH, BHYT, BHTN nhưng chưa khắc phục trong thời hạn quy định.

b) Đơn vị chưa được kiểm tra nhưng có dấu hiệu vi phạm pháp luật về đóng BHXH, BHYT, BHTN.

2.2. Nội dung, kế hoạch, phương pháp thanh tra:

Thực hiện theo Văn bản quy định của Chính phủ và hướng dẫn của BHXH Việt Nam.

Mục 3: QUẢN LÝ PHÔI; CẤP PHÔI SỔ BHXH, PHÔI THẺ BHYT

Điều 44. Quy trình giao, nhận; quản lý và sử dụng phôi bìa sổ BHXH và phôi thẻ BHYT

1. Quy định về quản lý phôi bìa sổ BHXH, phôi thẻ BHYT

a) Phôi sổ BHXH, thẻ BHYT do BHXH Việt Nam tổ chức in, cấp cho BHXH tỉnh, BHXH Bộ Quốc phòng, BHXH Công an nhân dân.

b) Việc tổ chức in, nhập kho, xuất kho, kiểm kê, hủy bỏ và quyết toán phôi sổ BHXH, thẻ BHYT thực hiện theo quy định hiện hành.

c) Tổ chức, cá nhân được phân công theo dõi, quản lý phôi sổ BHXH, thẻ BHYT phải thực hiện đúng các quy định của BHXH Việt Nam. Trường hợp cố tình lạm dụng phôi sổ BHXH, thẻ BHYT, gây thất thoát ảnh hưởng đến quỹ BHXH, BHYT phải chịu kỷ luật, bồi thường thiệt hại; trong trường hợp nghiêm trọng sẽ bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

2. Quy trình giao nhận

2.1. BHXH Việt Nam:

a) Văn phòng:

- Nhận phôi bìa sổ BHXH và phôi thẻ BHYT; Thực hiện kiểm tra số lượng, chất lượng và số sêri của phôi thẻ BHYT, nếu không đảm bảo chất lượng và số lượng thì phải lập biên bản xử lý; nhập kho và quản lý theo quy định.

- Chuyển phôi sổ BHXH, phôi thẻ BHYT cho BHXH tỉnh đảm bảo đúng số lượng, thời gian, tiến độ.

- Chuyển một bản sao vận đơn gửi phôi sổ BHXH, thẻ BHYT cho Ban Sổ - Thẻ để theo dõi tiến độ thực hiện.

b) Ban Sổ - Thẻ: Theo dõi, điều tiết việc cấp phát, sử dụng phôi sổ BHXH, thẻ BHYT.

2.2. Tại BHXH tỉnh/huyện:

a) Văn phòng/Phòng/Tổ KH-TC:

- Tiếp nhận, kiểm tra, xác nhận số lượng, số sêri và chất lượng của phôi sổ BHXH, thẻ BHYT, nếu phát hiện không đảm bảo chất lượng và số lượng, lập biên bản báo cáo kèm theo số phôi sổ BHXH, thẻ BHYT về BHXH Việt Nam/BHXH tỉnh.

- Căn cứ kế hoạch cấp phôi sổ BHXH, thẻ BHYT thực hiện việc xuất kho theo quy định.

b) Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ:

- Tổng hợp số lượng, theo dõi, điều tiết việc sử dụng phôi sổ BHXH, thẻ BHYT.

- Cấp phát phôi sổ BHXH, thẻ BHYT cho từng cán bộ phụ trách công tác in sổ BHXH, thẻ BHYT để sử dụng. Khi cấp phát và sử dụng phải viết phiếu giao nhận phôi sổ BHXH, thẻ BHYT (Mẫu C08-TS).

- Cán bộ trực tiếp in sổ BHXH, thẻ BHYT có trách nhiệm quản lý phôi sổ BHXH, thẻ BHYT (kể cả số phôi sổ BHXH, thẻ BHYT bị hư hỏng trong quá trình tác nghiệp). Cuối ngày thực hiện in Phiếu sử dụng phôi bìa sổ BHXH (Mẫu C06-TS) va Phiếu sử dụng phôi thẻ BHYT (Mẫu C07-TS).

- Trước ngày 01/02 hàng năm, Phòng Cấp sổ, thẻ/BHXH huyện lập danh mục sổ BHXH, thẻ BHYT hỏng để bàn giao cho BHXH tỉnh. Sổ BHXH, thẻ BHYT hỏng phải được lưu giữ, quản lý trong thời hạn 02 năm.

3. Hủy sổ BHXH, thẻ BHYT hỏng

- Thành lập Hội đồng hủy sổ BHXH, thẻ BHYT do Lãnh đạo BHXH tỉnh làm Chủ tịch, đại diện lãnh đạo các Phòng: KH-TC; Cấp sổ, thẻ; Kiểm tra và Văn phòng làm ủy viên.

- Định kỳ trước ngày 15/02 hàng năm, thực hiện hủy sổ BHXH, thẻ BHYT sau khi Hội đồng tiến hành kiểm đếm, lập bảng kê chi tiết về số lượng, tình trạng của sổ, thẻ hỏng, không sử dụng được, lập Biên bản (Mẫu C10-TS) và trình Giám đốc BHXH tỉnh ký Quyết định hủy. Gửi 01 bộ hồ sơ về BHXH Việt Nam.

Điều 45. Kiểm kê phôi sổ BHXH, thẻ BHYT

1. Định kỳ cuối mỗi quý và cuối năm BHXH tỉnh/huyện kiểm kê phôi sổ BHXH, thẻ BHYT nhằm xác nhận số lượng, số sêri của phôi sổ, thẻ còn tồn kho thực tế và chênh lệch thừa thiếu so với sổ sách kế toán.

2. Tổ kiểm kê BHXH tỉnh, huyện gồm đại diện: lãnh đạo BHXH tỉnh, huyện; các Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ; Phòng/Tổ KH-TC; Văn phòng. Việc kiểm kê phải lập Biên bản (Mẫu C63-HD ban hành kèm theo Thông tư số 178/2012/TT-BTC); trong đó nêu rõ lý do thừa, thiếu và xác định trách nhiệm của tập thể, cá nhân cùng kiến nghị việc giải quyết.

Mục 4: CẤP VÀ QUẢN LÝ SỔ BHXH, THẺ BHYT

Điều 46. Cấp và quản lý sổ BHXH

1. Cấp sổ BHXH lần đầu: Người tham gia BHXH, BHTN được cơ quan BHXH cấp sổ BHXH.

2. Cấp lại sổ BHXH

2.1. Cấp lại sổ BHXH (bìa và tờ rời) các trường hợp: mất, hỏng; gộp; thay đổi số sổ; họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh.

2.2. Cấp lại bìa sổ BHXH các trường hợp: sai giới tính, quốc tịch; người đã hưởng BHXH một lần còn thời gian đóng BHTN chưa hưởng.

2.3. Cấp lại tờ rời sổ BHXH các trường hợp: mất, hỏng hoặc đã giải quyết chế độ BHXH có điều chỉnh quá trình đóng BHXH.

3. Ghi, xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN trong sổ BHXH

Nội dung ghi trong sổ BHXH phải đầy đủ theo từng giai đoạn tương ứng với mức đóng và điều kiện làm việc của người tham gia BHXH, BHTN (kể cả thời gian nghỉ ốm trên 14 ngày trong tháng, nghỉ thai sản, nghỉ việc không hưởng lương, tạm hoãn HĐLĐ), cụ thể:

3.1. Người lao động thực hiện chế độ tiền lương do Nhà nước quy định, mức tiền lương theo ngạch, bậc, cấp bậc quân hàm và các khoản phụ cấp chức vụ, phụ cấp bảo lưu thì ghi hệ số lương; phụ cấp thâm niên nghề, thâm niên vượt khung (nếu có) thì ghi tỷ lệ (%).

3.2. Người lao động hưởng lương do đơn vị quyết định là mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác thì ghi tiền Việt Nam đồng, kể cả người hưởng lương bằng ngoại tệ.

3.3. Ghi xác nhận sổ BHXH, BHTN của người lao động trong một số trường hợp đơn vị còn nợ tiền đóng BHXH, BHTN:

a) Doanh nghiệp trong quá trình thực hiện thủ tục phá sản, giải thể theo quy định của pháp luật còn nợ tiền BHXH, BHYT, BHTN nếu có người lao động chuyển nơi làm việc thì cơ quan BHXH xác nhận thời gian đóng BHXH trên sổ BHXH của người lao động đến thời điểm doanh nghiệp đã đóng BHXH để người lao động tiếp tục tham gia BHXH tại đơn vị mới, sau khi thu hồi được khoản nợ của doanh nghiệp thì xác nhận bổ sung thời gian đóng BHXH trên sổ BHXH của người lao động.

b) Các trường hợp khác: thực hiện theo Văn bản quy định của Chính phủ và hướng dẫn của BHXH Việt Nam.

3.4. Khi điều chỉnh giảm thời gian hoặc mức đóng BHXH đã ghi trong sổ BHXH, phải ghi cụ thể nội dung điều chỉnh, xác nhận lũy kế hoặc tổng thời gian đã đóng BHXH, BHTN.

4. Thẩm quyền ký trên sổ BHXH

4.1. Chữ ký trên bìa sổ BHXH và tờ rời sổ BHXH chốt thời gian đóng BHXH, BHTN do Giám đốc BHXH tỉnh, huyện ký hoặc ủy quyền cho phó Giám đốc BHXH tỉnh, huyện; Trưởng, Phó Phòng Cấp sổ, thẻ ký trực tiếp.

Giám đốc BHXH tỉnh, huyện chịu trách nhiệm về việc ủy quyền ký trên bìa sổ BHXH và tờ rời sổ BHXH chốt thời gian đóng BHXH, BHTN.

4.2. Chữ ký của Giám đốc BHXH tỉnh, huyện được quét trong phần mềm để in trên tờ rời sổ BHXH ghi thời gian đóng BHXH hằng năm.

5. Xử lý một số tình huống trong công tác cấp sổ BHXH

5.1. Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới. Số sổ BHXH cấp lại là số của sổ BHXH có thời gian tham gia BHXH sớm nhất.

5.2. Một số sổ BHXH được cấp cho 2 hay nhiều người thì cơ quan BHXH giữ lại số sổ BHXH đã cấp cho người có thời gian tham gia BHXH sớm nhất, các sổ BHXH còn lại thực hiện thu hồi và cấp lại theo số sổ mới. Trường hợp người tham gia BHXH sau đã giải quyết chế độ BHXH thì tất cả các sổ còn lại cấp lại theo số sổ BHXH mới.

5.3. Trường hợp người tham gia chỉ mất hoặc hỏng 01 hoặc một số tờ rời: Giám đốc BHXH quyết định việc in lại các tờ rời bị mất hoặc in lại tờ rời từng giai đoạn bị mất và phải đảm bảo đầy đủ thời gian, mức đóng BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện, BHTN chưa hưởng các chế độ của người lao động.

5.4. Người đã hưởng BHXH một lần nếu còn thời gian tham gia BHTN chưa hưởng thì cơ quan BHXH nơi giải quyết BHXH một lần thực hiện cấp lại và chốt sổ BHXH thời gian tham gia BHTN chưa hưởng.

5.5. Trường hợp người lao động hưởng trợ cấp thất nghiệp sai quy định, thực hiện điều chỉnh và ghi, chốt lại sổ BHXH.

5.6. Trường hợp cơ quan BHXH làm mất hoặc hỏng sổ BHXH thì cơ quan BHXH có trách nhiệm cấp lại sổ BHXH.

5.7. Sổ BHXH thu hồi phải lưu cùng hồ sơ cấp lại sổ BHXH.

Điều 47. Cấp và quản lý thẻ BHYT

1. Thời hạn sử dụng ghi trên thẻ BHYT của các đối tượng tham gia BHYT tại Điều 17

1.1. Đối tượng tại Khoản 1:

a) Cán bộ, công chức, viên chức hưởng lương từ ngân sách nhà nước: thời hạn sử dụng ghi trên thẻ không quá 03 năm; từ ngày đầu của tháng đóng BHYT đến ngày 31/12 năm thứ hai sau năm cấp thẻ.

b) Các đối tượng còn lại: thời hạn sử dụng ghi trên thẻ không quá 01 năm; từ ngày đầu của tháng đóng BHYT đến ngày 31/12 trong năm.

1.2. Đối tượng tại Điểm 2.1, 2.2, 2.4, 2.5 Khoản 2 và đối tượng tại điểm 3.2 Khoản 3; Công nhân cao su đang hưởng trợ cấp hằng tháng theo Quyết định số 206/CP ngày 30/5/1979 của Hội đồng Chính phủ (nay là Chính phủ): thời hạn sử dụng ghi trên thẻ không quá 05 năm; từ ngày đăng ký cấp thẻ đến ngày 30/6 năm thứ tư sau năm cấp thẻ.

Đối tượng tại Điểm 2.3 Khoản 2: thời hạn sử dụng ghi trên thẻ không quá 01 năm; từ ngày đầu của tháng đóng BHYT đến ngày 31/12 trong năm.

1.3. Đối tượng tại Điểm 3.10 Khoản 3: thời hạn sử dụng ghi trên thẻ không quá 05 năm; từ ngày người đã hiến bộ phận cơ thể ra viện đến ngày 31/12 năm thứ tư sau năm cấp thẻ.

1.4. Đối với người hưởng trợ cấp thất nghiệp tại Điểm 2.6, Khoản 2, thời hạn sử dụng ghi trên thẻ BHYT tương ứng với thời hạn được hưởng trợ cấp thất nghiệp ghi trong quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp của cấp có thẩm quyền.

1.5. Đối với trẻ em dưới 6 tuổi, thời hạn sử dụng ghi trên thẻ BHYT kể từ ngày sinh đến ngày trẻ đủ 72 tháng tuổi. Trường hợp trẻ đủ 72 tháng tuổi mà chưa đến kỳ nhập học thì thời hạn sử dụng ghi trên thẻ BHYT đến ngày 30/9 của năm đó.

1.6. Đối tượng tại Điểm 3.4 Khoản 3: thời hạn sử dụng ghi trên thẻ theo nhiệm kỳ bầu cử, từ ngày đăng ký cấp thẻ đến ngày kết thúc nhiệm kỳ.

1.7. Đối tượng tại Điểm 3.1, 3.3, 3.8, 3.9 Khoản 3: thời hạn sử dụng ghi trên thẻ không quá 03 năm, từ ngày đăng ký cấp thẻ đến ngày 31/12 năm thứ hai sau năm cấp.

Đối tượng tại Điểm 3.12 Khoản 3: thời hạn sử dụng ghi trên thẻ không quá 01 năm; từ ngày đầu của tháng đóng BHYT đến ngày 31/12 trong năm.

1.8. Đối với người dân tộc thiểu số đang sinh sống tại vùng có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn; người đang sinh sống tại vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn; người đang sinh sống tại xã đảo, huyện đảo: Thời hạn sử dụng ghi trên thẻ BHYT từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 của năm đó hoặc ngày 31/12 của năm cuối ghi trên thẻ BHYT (trường hợp thời hạn sử dụng thẻ BHYT cấp nhiều năm).

Đối với người thuộc hộ gia đình nghèo, người thuộc hộ gia đình cận nghèo được ngân sách nhà nước hỗ trợ 100% mức đóng: thời hạn sử dụng ghi trên thẻ BHYT từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 của năm đó. Trường hợp, cơ quan BHXH nhận được danh sách đối tượng tham gia BHYT kèm theo Quyết định phê duyệt danh sách người thuộc hộ gia đình nghèo, người thuộc hộ gia đình cận nghèo của cơ quan nhà nước có thẩm quyền sau ngày 01/01 thì thời hạn sử dụng ghi trên thẻ BHYT từ ngày Quyết định này có hiệu lực.

1.9. Đối tượng tại Điểm 3.11 Khoản 3: thời hạn sử dụng thẻ BHYT theo thời hạn khóa học từ ngày đăng ký cấp thẻ BHYT đến ngày hết thời hạn khóa học.

1.10. Đối tượng tại Điểm 4.2 Khoản 4: thời hạn sử dụng thẻ BHYT từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 của năm đó; đối với học sinh vào lớp một và sinh viên năm thứ nhất thời hạn sử dụng ghi trên thẻ BHYT từ ngày nhập học hoặc ngày hết hạn của thẻ BHYT được cấp lần trước đến 31/12 năm sau; đối với học sinh lớp 12 và sinh viên năm cuối thời hạn sử dụng ghi trên thẻ BHYT từ ngày 01/01 đến ngày cuối của tháng kết thúc năm học đó.

1.11. Đối tượng tại Điểm 4.1, 4.3 Khoản 4: thời hạn sử dụng ghi trên thẻ BHYT từ ngày người tham gia nộp tiền đóng BHYT tương ứng với thời hạn được hưởng chính sách theo Quyết định phê duyệt danh sách người thuộc hộ gia đình cận nghèo và người thuộc hộ gia đình làm nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp và diêm nghiệp có mức sống trung bình của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; trường hợp tham gia BHYT lần đầu hoặc tham gia không liên tục từ 3 tháng trở lên trong năm tài chính thì thời hạn sử dụng ghi trên thẻ BHYT sau 30 ngày kể từ ngày người tham gia nộp tiền đóng BHYT.

1.12. Đối tượng tại Khoản 5: thời hạn sử dụng ghi trên thẻ BHYT không quá 12 tháng, từ ngày người tham gia nộp tiền đóng BHYT; trường hợp tham gia BHYT lần đầu hoặc tham gia không liên tục từ 3 tháng trở lên trong năm tài chính thì thời hạn sử dụng ghi trên thẻ BHYT sau 30 ngày kể từ ngày người tham gia nộp tiền đóng BHYT.

1.2. Thẻ BHYT đổi, cấp lại: ghi thời hạn sử dụng như thẻ BHYT đã thẻ phải đổi, mất.

2. Quản lý, sử dụng thẻ BHYT

2.1. Thẻ BHYT cấp cho người tham gia BHYT và làm căn cứ để người tham gia BHYT được hưởng các quyền lợi theo quy định của Luật BHYT.

Thẻ BHYT không có giá trị sử dụng trong các trường hợp:

a) Thẻ đã hết thời hạn sử dụng.

b) Thẻ bị sửa chữa, tẩy xóa.

c) Người có tên trên thẻ BHYT không tiếp tục tham gia BHYT.

2.2. Tên cơ sở khám chữa bệnh BHYT ban đầu được ghi trong thẻ BHYT:

a) Người tham gia BHYT được đăng ký khám chữa bệnh BHYT ban đầu tại cơ sở khám chữa bệnh tuyến xã, tuyến huyện hoặc tương đương; trừ trường hợp được đăng ký tại cơ sở khám chữa bệnh tuyến tỉnh hoặc tuyến trung ương theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế.

b) Người tham gia BHYT được thay đổi cơ sở đăng ký khám chữa bệnh ban đầu vào đầu mỗi quý.

2.3. Thẻ BHYT in hỏng và thẻ BHYT thu hồi phải được cắt góc. Riêng thẻ BHYT thu hồi được lưu cùng hồ sơ thu, hồ sơ đổi thẻ BHYT.

2.4. Người hưởng chế độ ốm đau, thai sản tiếp tục sử dụng thẻ BHYT đã cấp, không thực hiện đổi thẻ BHYT.

Chương VI

HỆ THỐNG CHỨNG TỪ, MẪU BIỂU VÀ CHẾ ĐỘ THÔNG TIN, BÁO CÁO

Điều 48. Hệ thống chứng từ, sổ, mẫu biểu và chế độ thông tin báo cáo

1. Hệ thống chứng từ, sổ, mẫu biểu:

(Phụ lục đính kèm)

2. Chế độ thông tin báo cáo

2.1. BHXH tỉnh, huyện: Mở sổ theo dõi và lập báo cáo về thu cấp sổ BHXH, thẻ BHYT theo Mẫu quy định tại Văn bản này.

2.2. Thời hạn nộp báo cáo.

a) BHXH huyện gửi BHXH tỉnh:

- Báo cáo tháng: trước ngày 03 của tháng sau; dữ liệu điện tử chuyển trước ngày 02.

- Báo cáo quý: trước ngày 10 tháng đầu quý sau, kèm theo dữ liệu điện tử.

- Báo cáo năm: trước ngày 10/01 năm sau, kèm theo dữ liệu điện tử.

b) BHXH tỉnh gửi BHXH Việt Nam:

- Báo cáo tháng: trước ngày 05 tháng sau, dữ liệu điện tử chuyển trước ngày 03. Riêng dữ liệu điện tử báo cáo chỉ tiêu quản lý thu, cấp sổ, thẻ (Mẫu B01-TS): đồng thời gửi Ban Thu, Ban Sổ-thẻ.

- Báo cáo quý: trước ngày 25 tháng đầu quý sau, kèm theo dữ liệu điện từ.

- Báo cáo năm: trước ngày 25/01 năm sau, kèm theo dữ liệu điện tử.

Chương VII

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 49. Trách nhiệm của người tham gia

1. Lập, kê khai đầy đủ, chính xác các thông tin tham gia BHXH, BHYT, BHTN, nộp đầy đủ hồ sơ và thực hiện đúng quy trình, quy định tại Văn bản này.

2. Khi ngừng tham gia BHYT phải nộp lại thẻ BHYT còn hạn sử dụng cho đơn vị, cơ quan quản lý đối tượng.

3. Tự bảo quản sổ BHXH (từ 01/01/2016), thẻ BHYT.

4. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung kê khai trong hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN; các hồ sơ, tài liệu cung cấp cho đơn vị và cơ quan BHXH.

Điều 50. Trách nhiệm của đơn vị, Đại lý thu

1. Đơn vị

1.1. Thực hiện lập, nộp hồ sơ; trích nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy trình, quy định tại Văn bản này và quy định của pháp luật về BHXH, BHYT, BHTN.

1.2. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc lập hồ sơ; lưu trữ hồ sơ của người tham gia và đơn vị.

1.3. Thu hồi thẻ BHYT của người lao động ngừng tham gia BHYT, nộp cho cơ quan BHXH để điều chỉnh số phải thu (trừ trường hợp chết; chờ giải quyết chế độ hưu trí, trợ cấp tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp hàng tháng).

Trường hợp gửi Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-TS) bằng hình thức trao đổi thông tin qua mạng internet thì cuối tháng chuyển thẻ BHYT cho cơ quan BHXH. Chi phí khám, chữa bệnh BHYT phát sinh (nếu có) kể từ thời điểm báo giảm đến khi cơ quan BHXH nhận được thẻ BHYT do đơn vị có trách nhiệm thanh toán.

1.4. Cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin, tài liệu liên quan đến việc đóng, hưởng BHXH theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền, cơ quan BHXH.

1.5. Phổ biến pháp luật về BHXH, BHYT, BHTN trong đơn vị.

1.6. Phối hợp với cơ quan BHXH thực hiện các quy định về pháp luật BHXH, BHYT, BHTN.

2. Đại lý thu

2.1. Thực hiện đúng quy trình, quy định tại Văn bản này; bảo quản, sử dụng biên lai thu tiền do cơ quan BHXH cấp, đối chiếu biên lai thu tiền và số tiền đã thu theo quy định.

2.2. Thực hiện tuyên truyền, vận động, hướng dẫn người tham gia về mức đóng, phương thức đóng; địa điểm đóng, quyền lợi về BHXH, BHYT theo quy định.

2.3. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về lập hồ sơ, thời hạn nộp hồ sơ và số tiền đã thu của người tham gia theo quy định.

Điều 51. Trách nhiệm của cơ quan BHXH

1. BHXH huyện

1.1. Tổ chức thực hiện thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT đối với các đối tượng được phân cấp và hướng dẫn tại Văn bản này.

1.2. Tổ chức thực hiện kiểm tra các nội dung do người tham gia, đơn vị đã kê khai, kiến nghị xử lý theo quy định của pháp luật đối với các trường hợp kê khai không đúng.

1.3. Tổng hợp, báo cáo thu BHXH, BHYT, BHTN và tiền lãi chậm đóng; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT hằng quý, năm theo quy định.

1.4. Lưu trữ hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN; hồ sơ truy thu BHXH, BHYT, BHTN theo quy định tại Văn bản này và quy định của pháp luật.

1.5. Cung cấp chính xác, đầy đủ, kịp thời thông tin, tài liệu liên quan đến việc đóng, hưởng BHXH theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

1.6. Phân công nhiệm vụ, quy định mối quan hệ phối hợp của các tổ nghiệp vụ và công chức, viên chức để thực hiện quy trình, quy định thu; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT. Không được phân công, phân cấp trái với quy định này.

2. BHXH tỉnh

2.1. Tổ chức thực hiện thu; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT đối với các đối tượng tham gia BHXH, BHYT, BHTN do BHXH tỉnh trực tiếp thu theo quy định.

2.2. Phân công nhiệm vụ, quy định mối quan hệ phối hợp của công chức, viên chức, các phòng thuộc BHXH tỉnh, tổ thuộc BHXH huyện để thực hiện quy trình, quy định thu; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT. Không được phân công, phân cấp trái với quy định này.

2.3. Thành lập Tổ thẩm định để giải quyết hồ sơ cộng nối thời gian không phải đóng BHXH và điều chỉnh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm có thời gian trước ngày 01/01/1995. Thành phần Tổ thẩm định gồm:

- Lãnh đạo BHXH tỉnh làm tổ trưởng.

- Lãnh đạo Phòng Cấp sổ, thẻ làm tổ phó.

- Đại diện Phòng Quản lý thu, Phòng Chế độ BHXH, Phòng Kiểm tra, Phòng Tiếp nhận và Trả kết quả thủ tục hành chính là thành viên. Trong đó, Phòng Tiếp nhận và Trả kết quả thủ tục hành chính có trách nhiệm tiếp nhận và quản lý hồ sơ trong thời gian giải quyết.

Khi thẩm định hồ sơ, Tổ thẩm định phải lập biên bản chi tiết cho từng hồ sơ (ghi rõ nội dung thẩm định; căn cứ thẩm định; ý kiến cụ thể, chịu trách nhiệm về nội dung thẩm định và ký xác nhận của từng thành viên).

2.3. Hướng dẫn, kiểm tra và đôn đốc công tác thu; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT đối với BHXH huyện.

2.4. Thẩm định số liệu thu BHXH, BHYT, BHTN đối với BHXH huyện theo định kỳ quý, năm, lập Biên bản (Mẫu C03-TS).

2.5. Quản lý chặt chẽ việc tiếp nhận và sử dụng phôi bìa sổ BHXH và thẻ BHYT theo quy định tại Văn bản này.

2.6. Các Phòng: KH-TC, Chế độ BHXH, Giám định BHYT, Tiếp nhận và Trả kết quả thủ tục hành chính, Công nghệ thông tin, Tổ chức cán bộ và Văn phòng phối hợp với phòng Quản lý thu, phòng Cấp sổ, thẻ lập kế hoạch thu; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT; quản lý phần mềm; xử lý các nghiệp vụ liên quan và quản lý hồ sơ.

2.7. Xây dựng quy trình khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu đúng chức năng, nhiệm vụ và quy trình thu; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT đối với BHXH tỉnh, BHXH huyện theo quy định.

3. BHXH Việt Nam

3.1. Ban Thu, Ban Sổ - thẻ:

a) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra giám sát, đôn đốc BHXH tỉnh thực hiện thu; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT theo quy định tại Văn bản này.

b) Hằng năm:

- Xây dựng kế hoạch kiểm tra BHXH tỉnh về việc chấp hành quy định tại Văn bản này và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt.

- Thẩm định số liệu thu BHXH, BHYT, BHTN; tình hình quản lý, sử dụng phôi sổ BHXH, phôi thẻ BHYT đối với BHXH tỉnh hàng quý, năm.

- Kiểm tra, khảo sát, đánh giá tình hình thực hiện quy trình thu; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT của BHXH tỉnh.

c) Phối hợp với Trung tâm Công nghệ thông tin BHXH Việt Nam sửa đổi, nâng cấp, quản lý và ứng dụng phần mềm quản lý thu, quản lý nợ, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT đồng bộ, liên thông phù hợp với điều kiện của BHXH Việt Nam, BHXH tỉnh.

3.2. Trung tâm Công nghệ thông tin:

a) Chủ trì, phối hợp với các Ban nghiệp vụ có liên quan để xây dựng, sửa đổi, nâng cấp, quản lý và chuyển giao, hướng dẫn kịp thời ứng dụng phần mềm quản lý thu; quản lý nợ; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT đồng bộ, liên thông phù hợp điều kiện của BHXH Việt Nam, BHXH tỉnh, BHXH huyện;

b) Ban hành quy định về quản lý, khai thác dữ liệu thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT trong toàn Ngành phù hợp tình hình cụ thể từng thời kỳ.

Đối với chương trình quản lý thu, phải đảm bảo sau khi ghi dữ liệu vào chương trình theo quy định tại Điểm 2.5 Khoản 2 Điều 35 thì không thể sửa, xóa dữ liệu, trừ trường hợp có ý kiến của Giám đốc BHXH bằng văn bản và do Phòng/Tổ Công nghệ thông tin thực hiện.

3.3. Các Ban: Tài chính, Kế toán, Kế hoạch và Đầu tư, Thực hiện chính sách BHXH, Thực hiện chính sách BHYT, Pháp chế, Văn phòng và Trung tâm Công nghệ thông tin BHXH Việt Nam phối hợp với Ban Thu, Ban Sổ - Thẻ:

a) Lập kế hoạch thu; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT; quản lý phần mềm và xử lý các nghiệp vụ liên quan;

b) Hướng dẫn nghiệp vụ thu; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT; xây dựng, điều chỉnh kế hoạch thu; chế độ thông tin, báo cáo đối với BHXH Bộ Quốc phòng, BHXH Công an nhân dân đảm bảo đồng bộ với Văn bản này.

3.4. Ban Đầu tư quỹ thông báo mức lãi suất đầu tư từ quỹ BHXH do BHXH Việt Nam công bố cho BHXH tỉnh.

Trong quá trình tổ chức thực hiện nếu có vướng mắc, BHXH tỉnh báo cáo BHXH Việt Nam xem xét, giải quyết./.

FILE ĐƯỢC ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN

Tiếng Anh (English)

VIETNAM SOCIAL INSURANCE -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No.: 959/QD-BHXH	Hanoi. 09 September 2015

DECISION

PROMULGATING PROVISIONS ON MANAGEMENT OF COLLECTION OF SOCIAL INSURANCE, HEALTH INSURANCE, UNEMPLOYMENT INSURANCE PREMIUM, MANAGEMENT OF SOCIAL INSURANCE BOOKS AND SOCIAL INSURANCE CARDS

GENERAL DIRECTOR OF VIETNAM SOCIAL INSURANCE

Pursuant to the Law on Social Insurance No. 58/2014/QH13 dated 20/11/2014;

Pursuant to the Law on Social Insurance No. 25/2008/QH12 dated 14/11/ 2008; the Law No. 46/2014/QH13 dated 13/6/2014 amending and adding some articles of the Law on Social Insurance;

Pursuant to the Employment Law No. 38/2013/QH13 dated 16/11/2013;

Pursuant to Decree No. 05/2014 / ND-CP dated 17/01/2014 01 of the Government regulating the functions, tasks, powers and organizational structure of the Vietnam Social Insurance;

Considering the recommendations of Director of Department for Social Insurance Books and Health Insurance Cards;

...

...

...

Article 1. Issued with this Decision: Regulation on management of collection of social insurance, health insurance, unemployment insurance, management of social insurance book and social insurance card.

Article 2. This Decision takes effect from 01/12/2015 and supersedes the Decision No. 1111/QD-BHXH dated 25/10/2011 issuing the provisions on management of collection of social insurance, health insurance, unemployment insurance premium, management of social insurance book and social insurance card; annuls Article 1of Decision No. 1018/QD-BHXH dated 10/10/2014 amending some contents in the decisions on management of revenue and expenditure of social insurance and health insurance. The documents previously issued by the Vietnam Social Insurance in contradiction with this Decision are invalidated.

Article 3. Director of Department for Social Insurance Books and Health Insurance Cards, Chief of Office, Heads of units directly under the Vietnam Social Insurance; Director of Social Insurance of provinces and centrally-run cities are liable to execute this Decision./.

GENERAL DIRECTOR




Nguyen Thi Minh

REGULATION

...

...

...

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

Article 1. Scope of application

1. This document provides for and gives instructions on dossier, professional procedures, rights and responsibilities of individuals, units and organizations of social insurance in collection of social insurance, health insurance, unemployment insurance; issue, recording, management and use of social insurance book and social insurance card.

2. The regulation on collection of social insurance, health insurance, unemployment insurance; issue, recording, management and use of social insurance book and social insurance card in the armed forces shall be provided for by the Ministry of Defense, Ministry of Public Security in accordance with the characteristics of each Ministry and in synchronization with the provisions in this Document to follow the policies and benefits of social insurance, health insurance, unemployment insurance uniformly in the country.

Article 2. Interpretation of terms

In this Document, the terms below are construed as follows:

- BHXH: is the abbreviation of “Social insurance”

- BHTN: is the abbreviation of “Unemployment insurance”

...

...

...

- UBND: is the abbreviation of “People’s Committee”.

- “Circular No. 41/2014/TTLT-BYT-BTC” is the abbreviation of Joint Circular No. 41/2014/TTLT-BYT-BTC dated 24/11/2014 of the Inter-Ministry of Health and Finance on guiding the implementation of health insurance.

- Unit: Commonly referred to the agencies, units, enterprises, organizations and individuals hiring the employees who participate in compulsory Social insurance

- Participants: Commonly referred to the employees who participate in compulsory Social insurance, health insurance and unemployment insurance.

- Participant managing agency is the agency having the authority to identify and approve the list of participants such as people in poor households, war invalids, contributors to Revolution, relatives of contributors to revolution, people entitled to monthly social welfare, veterans, children…on the basis of decentralization of provincial People’s Committee.

- Collection agent is the abbreviation of “Agent collecting the payment of Social insurance and health insurance”.

- KH-TC: là viết tắt của từ “Kế hoạch - Tài chính” is the abbreviation of “Plan – Finance”.

- Provincial social insurance is the common name for the social insurance of provinces and centrally-cities.

- District social insurance is the common name for the social insurance of districts, towns and provincial cities.

...

...

...

- HDLV:” is the abbreviation of “Work contract”.

- One-stop section is the common name of one-stop section of district social insurance or one-stop section of Department receiving and returning the administrative procedure result of provincial social insurance.

- Duplicate is the copy of the original or the typed copy with complete and correct content as in the original book.

- Original is the papers and documents which the competent agencies or organizations issue for the first time, re-issue, issue upon re-registration; the papers and documents made by individuals with certification and seal of the competent agencies or organizations;

- Certified document is papers, documents, contracts or transactions that are certified in accordance with laws.

- Social insurance book consists of the Cover page and separate pages issued to each participant of social insurance to monitor the payment and entitlement to the social insurance benefits as the basis for settlement of social insurance benefits.

- Debt of Social insurance, health insurance and unemployment insurance: is the premium paid to the Social insurance, health insurance and unemployment insurance for the employees as registered by the units but they have not yet paid to the social insurance agencies. The debt includes the interest of late payment in accordance with laws but the units have not yet paid.

- Refunding means the social insurance agency returns the amount of money defined not as the premium paid to the Social insurance, health insurance and unemployment insurance or excessive payment when stopping transaction with the social insurance agency or duplicate payment to agencies, units or individuals having made payment to the social insurance agency.

- Certification of social insurance book is the record of payment process of premium of Social insurance, health insurance and unemployment insurance in the social insurance books of participants paying the Social insurance and Unemployment insurance.

...

...

...

- The Chapters, Sections, Articles, Clauses, Points, Items and Forms referred in this Document with specified origin are meant to be of this Document.

- The name of operation Team of district social insurance specified in this Document is the name of operation Team or refers to its functions and duties including the functions and duties as stipulated in Article 7 of Decision No. 99/QD-BHXH dated 28/01/2015 of Vietnam Social Insurance defining the functions, duties, power and organizational structure of local social insurance.

Article 3. Management decentralization

1. Collection of payment of Social insurance, health insurance and unemployment insurance

1.1. District social insurance agency:

a) Collects the premium of Social insurance, health insurance and unemployment insurance from the units having their head offices in the district areas as decentralized by the provincial social insurance.

b) Settles the cases of arrears and refunding of Social insurance, health insurance and unemployment insurance; suspends the payment to the retirement and survivorship fund from the units and participants of Social insurance, health insurance and unemployment insurance to be collected directly by the district social insurance.

c) Collects the payment of voluntary social insurance and health insurance from the households and people participating in health insurance residing in district areas;

d) Collects the partly paid premium of voluntary health insurance and social insurance from the assistance of budget under the decentralized budget management.

...

...

...

1.2. Provincial social insurance agency:

a) Collects the payment of Social insurance, health insurance and unemployment insurance from the units not yet decentralized for district social insurance.

b) Settles the cases of arrears and refunding of Social insurance, health insurance and unemployment insurance; suspends the payment to the retirement and survivorship fund from the units and participants of Social insurance, health insurance and unemployment insurance to be collected directly by the provincial social insurance.

c) Collects the payment of health insurance from the participants entitled to the payment by the provincial budget; record the collection of health insurance premium guaranteed by the social insurance fund and the unemployment fund.

d) Collects the partly paid premium of voluntary health insurance and social insurance from the assistance of budget.

1.3. Vietnam Social Insurance:

a) Collects the payment from the central budget, provides the assistance of voluntary health insurance and unemployment insurance and assistance money to unemployment fund.

b) Collects the payment from the central budget paid for people having the working time before 1995.

2. Issue, record and certification in social insurance book

...

...

...

a) Newly issues, re-issues, modifies, certifies and closes the social insurance book and records the time of unemployment insurance payment entitled to the unemployment benefits for the participants of social insurance at their units directly collected by the district social insurance agency or the persons who were entitled to the social insurance or are reserving the time of payment of social insurance and unemployment insurance premium.

b) Transfer to provincial social insurance: Dossier for adding the time of not having to pay the social insurance premium;  making adjustment for performing heavy, dangerous or toxic or particularly heavy, dangerous or toxic occupations or jobs before 01/01/1995.

2.2. Provincial social insurance agency:

a) Newly issues, re-issues, adjusts, certfies or closes social insurance books of the participants of social insurance at the units directly collected by the provincial social insurance agency or the persons who were entitled to the social insurance or are reserving the time of payment of social insurance and unemployment insurance premium.

b) Verifies dossier for adding the time of not having to pay the social insurance premium;  making adjustment for performing heavy, dangerous or toxic or particularly heavy, dangerous or toxic occupations or jobs before 01/01/1995.

3. Issue of health insurance card

3.1. District social insurance agency:

Newly issues, re-issues or changes the health insurance cards for participants of health insurance directly collected by the district social insurance agency; the cases of authorization by the provincial social insurance agency to the district social insurance agency; re-issues or changes the health insurance cards for the cases entitled to the unemployment benefits in district.

3.2. Provincial social insurance agency:

...

...

...

Chapter II

PARTICIPANTS, PREMIUM RATE AND MODE OF PAYMENT

Section 1: COMPULSORY SOCIAL INSURANCE

Article 4. Participants

1. The employees as Vietnamese citizens are subject to the compulsory social insurance, including:

1.1. The persons who work under indefinite term labor contract, definite term labor contract, seasonal labor contract or labor contract for a certain job with a term of between full of 3 months and under 12 months, including the social contract signed between the unit with the leagal representative of the persons under 15 years of age in accordance with labor laws.

1.2. The persons who work under labor contract with a term of 01 to less than 03 months (implemented from 01/01/2018);

1.3. The cadres, public servants and officials in accordance with law on cadres, public servants and officials;

1.4. The national defense workers, public security workers and other workers in the cipher organizations (in case of handover by the social insurance agency of Ministry of Defense and People’s Public Security to the social insurance of provinces);

...

...

...

1.6. Part-time staff in communes, wards and towns participate in compulsory social insurance to make payment into the retirement and survivorship fund (implemented from 01/01/2016);

1.7. The persons working abroad under contract specified in the Law on Vietnamese employees working abroad under labor contract;

1.8. The persons on spouse allowance in overseas Vietnamese representative missions prescribed in Clause 4, Article 123 of the Law on social insurance.

2. Foreign guest workers working in Vietnam with work permit or practice certificate or permit issued by the Vietnamese competent authorities (implemented from 01/01/2018).

3. The employers participating in compulsory social insurance include: state agencies, non-business units, people’s armed forces, political organizations, political-social organizations, political-social-occupational organizations, social-occupational organizations and other organizations; foreign agencies, organizations and international organizations operating in the territory of Vietnam; enterprises, cooperatives, individual households, cooperative groups and other organizations and individuals hiring and employing workers under labor contract.

Article 5. Premium rate and payment responsibility

1. Premium rate and payment responsibility of the employees

1.1. The employees specified under Points 1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 1.5, Clause 1, Article 4 shall pay 8% of monthly salary to the retirement and survivorship fund.

1.2. The employees specified under Point 1.6, Clause 1 of Article 4 shall pay 8% of monthly salary to the retirement and survivorship fund.

...

...

...

The monthly premium rate to the retirement and survivorship fund is equal to 22% of the employee’s monthly salary as the basis for payment of social insurance premium before going to work abroad and employees having participated in compulsory social insurance; equal to 22% of 02 times of base salary for the employees not yet participated or already participated in the compulsory social insurance but enjoyed the social insurance one time.

1.4. The employees specified under Point 1.8, Clause 1 and 2 of Article 4:

Follow the documents provided for by the Government and instructions of Vietnam Social Insurance;

1.5. The employees specified in Clause 1 od Article 4 still lack a maximum of 06 months to enjoy their monthly pension or survivorship benefits: the monthly premium rate is equal to 22% of the employee’s monthly salary as the basis for payment of compulsory social insurance premium before leave from work (or death) into the retirement and survivorship fund (implemented until 31/12/2015; from 01/01/2016, follow the documents provided for by the Government and instructions of Vietnam Social Insurance).

 2. Premium rate and responsibility of units

2.1. The units shall pay the premium based on the salary fund for payment of social insurance premium of their employees specified under Points 1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 1.5, Clause 1 of Article 4 as follows:

a) 3% into the sickness and pregnancy fund;

b) 1% into the occupational incident or disease fund;

c) 14% into the retirement and survivorship fund;

...

...

...

Article 6. Monthly salary paid for compulsory social insurance premium

1. The salary is provided for by the State.

1.1. The employees subject to the State-prescribed salary regime, the monthly salary paid for compulsory social insurance premium is the salary based on scale, level, rank or position allowances, extra-seniority allowances or professional seniority allowances (if any). These salaries shall be calculated on the based salary.

The monthly salary paid for compulsory social insurance premium specified under this Point includes the reserved difference coefficient in accordance with regulations of law on salary.

1.2. The employees specified under Point 1.6, Clause 1 of Article 4, the monthly salary paid for social insurance premium is the base salary;

2. The salary is decided by units

2.1. If the employees comply with the salary regime decided by their units, the monthly salary paid for social insurance premium is the salary specified in the labor contract.

From 01/01/2016, the monthly salary paid for social insurance premium is the salary rate and its allowances in accordance with labor laws.

From 01/01/2018 onwards, the monthly salary paid for social insurance premium is the salary rate and its allowances and other additional payments in accordance with labor laws.

...

...

...

The employees having learnt trade (including the employees learning trade provided by the enterprises), the salary paid for compulsory social insurance premium must be higher at least 7% compared with the regional minimum salary rate  and shall be added 5% in case of performing heavy, dangerous or toxic or particularly heavy, dangerous or toxic occupations or jobs.

3. If the monthly salary rate paid for compulsory social insurance premium specified in this Article is higher than 20 months of base salary, the monthly salary rate paid for compulsory social insurance is equal to 20 months of base salary.

Article 7. Mode of payment

1. Monthly payment

Every month, no later than the last day of month, the units shall appropriate the money paid for compulsory social insurance premium in the monthly salary fund of participants of compulsory social insurance and simultaneously make appropriation from monthly salary paid for compulsory social insurance of each employee at prescribed rate and transfer at the same time into the collection account of the social insurance agency opened at the state bank or Treasury.

2. Quarterly or biannual payment

If the unit is an enterprise, cooperative, individual household or cooperative group operating in the field of agriculture, forestry, fishery or salt production and pays salary by products made or piecework, it may pay the social insurance premium on the monthly, quarterly or biannual basis and no later than the last day of payment period, the unit must fully transfer money into the social insurance fund.

3. Payment by area

3.1. If the unit whose head office is located in any provincial area, it shall register the participation in payment of social insurance premium in such provincial area as decentralized by the provincial social insurance agency.

...

...

...

4. For the employees specified under Point 1.7, Clause 1 of Article 4, the mode of insurance payment is one time for every 03, 06 and 12 months or is paid one time in advance under the duration specified in the contract of sending employees to work abroad. The employees shall make payment to the social insurance agency before going to work abroad or make payment through enterprise or non-business organization sending employees to work abroad.

4.1. In case of payment through enterprise or non-business organization sending employees to work abroad, such enterprise or non-business organization shall collect and pay the social insurance premium on behalf of the employees and register the mode of payment to the social insurance agency.

4.2. Where the employees whose labor contracts are extended or they sign new labor contracts in the receiving country, they shall pay the social insurance premium by the mode specified in this Article or make retrospective payment to the social insurance agency upon returning home.

5. For the employees specified under Point 1.8, Clause 1 of Article 4:

Follow the documents provided for by the Government and instructions of Vietnam Social Insurance;

6. In case of payment for the missing time not exceeding 06 months specified under Point 1.5, Clause 1 of Article 5.

6.1. The employees shall make one-time payment for the missing months through their units before leave from work.

6.2. The relatives of deceased employees shall make one-time payment for the missing months to the district social insurance agencies.

Section 2: VOLUNTARY SOCIAL INSURANCE

...

...

...

The persons participating in the voluntary social insurance are Vietnamese citizens from  full 15 years of age not subject to participation in compulsory social insurance.

Article 9. Premium payment

1. The monthly premium is equal to 22% of monthly income voluntarily chosen by the participant of social insurance.

2. The lowest monthly income voluntarily chosen by the participant of social insurance is equal to the standard rate of poor households of rural areas in accordance with the regulations of the Prime Minister and the highest is equal to the 20 times of base salary at the time of payment.

Article 10. Mode of payment

1. The participants of voluntary social insurance may choose one of the following mode of payment

1.1. Monthly payment;

1.2. One time payment for every 03 months;

1.3. One time payment for every 06 months;

...

...

...

1.5. One time payment for many later years in accordance with regulations of the Government;

1.6. One time payment for missing years in accordance with regulations of the Government;

2. The payment on the basis of one time for every 03, 06 or 12 months is determined by the monthly payment rate specified in Article 9 multiplied by 3 for the one-time payment mode for every 03 months; multiplied by 6 for the one-time payment mode for every 06 months and multiplied by 12 for the one-time payment mode for every 12 months;

3. Where the participants of voluntary social insurance have applied the one-time payment mode for every 03, 06 or 12 months or one time payment for many later years but during such period of time, the Government adjusts the standard level of poor household of rural areas, the difference of paid amount shall not have to be adjusted.

4. Where the participants of voluntary social insurance have applied the one-time payment mode for every 03, 06 or 12 months or one time payment for many later years but during such period of time subject to one of the following cases, they shall be refunded one part of amount previously paid:

4.1. Participants of compulsory social insurance;

4.2. One-time entitlement to social insurance;

4.3. Dead or declared dead by the Court.

5. The participants of compulsory social insurance may change their payment mode or monthly income as a basis for payment of voluntary social insurance premium after completing the payment mode previously chosen.

...

...

...

Follow the documents provided for by the Government and instructions of Vietnam Social Insurance;

Article 12. Assistance to social insurance premium for participants of voluntary social insurance

Follow the documents provided for by the Government and instructions of Vietnam Social Insurance;

Section 3: UNEMPLOYMENT INSURANCE

Article 13. Participants

1. The employees

1.1. The employees participating in unemployment insurance work under labor contract or work contract as follows:

a) Indefinite term labor contract or work contract;

b) Definite term labor contract or work contract;

...

...

...

1.2. The persons entitled to monthly pension or benefits of loss of working capacity and the domestic workers signing labor contract with the unit specified in Clause 2 of this Article are not subject to participation in unemployment insurance

2. They units participating in unemployment insurance are the ones specified in Clause 3 of Article 4.

Article 14. Payment rate and responsibility

The payment rate and responsibility for unemployment insurance are defined as follows:

1. The employees shall pay 1% of their monthly salary;

2. The unit shall pay 1% of monthly salary fund of the employees participating in the unemployment insurance;

3. The State shall provide a maximum of 01% of monthly salary fund of the employees participating in the unemployment insurance with the assurance from the central budget.

Article 15. Monthly salary paid for unemployment insurance premium

1. The employees subject to the State-prescribed salary regime, the monthly salary paid for unemployment insurance premium is the salary as the basis for payment of compulsory social insurance premium specified in Clause 1 and 3 of Article 6.

...

...

...

Article 16. Mode of payment

The mode of payment of unemployment insurance premium for units and employees is like the provisions in Clause 1, 2 and 3 of Article 7.

Section 4. HEALTH INSURANCE

Article 17. Participants of health insurance

1. Group of units and employees making payment, including:

1.1. The employees work under indefinite term labor contract, definite term labor contract of full of 03 months or more, the employees are the salaried managers of enterprises and cooperatives or work at agencies, units or organizations specified in Clause 3 of Article 4.

1.2. The cadres, public servants and officials in accordance with regulations of law on cadres, public servants and officials;

1.3. Part-time staffs in communes, wards and district-level towns in accordance with regulations of law on cadres and public servants;

2. Group of social insurance organizations making payment, including:

...

...

...

2.2. The persons entitled to monthly benefits of social insurance due to occupational accident or disease;

2.3. The employees who take leave to enjoy the sickness benefits in accordance with regulations of law on social insurance due to suffering of disease specified in the list of diseases with required long-term treatment as stipulated by the Minister of Health; the rubber workers entitled to monthly benefits under the Decision No. 206/CP dated 30/5/1979 of the Governmental Council (now the Government) on policy to the workers after liberation who perform heavy and harmful jobs and leave their job due to old age.

2.4. The persons from full 80 years of age entitled to monthly survivorship benefits;

2.5. The cadres of communes, wards and towns left their work and are enjoying their monthly social insurance benefits;

2.6. The persons entitled to the unemployment benfits;

2.7. The employees who take their leave to enjoy the maternal benefits in accordance with regulations of law on social insurance.

3. Group paid by the state budget, including:

3.1. Cadres of communes, wards and towns who left their jobs and are enjoying monthly benefits from the state budget including the persons specified in Decision No. 130/CP dated 20/6/1975 of the Governmental Council (now the Government) on adding the policies and benefits to the communal cadres and Decision No. 111/HDBT dated 13/10/1981 of the Governmental Council (now the Government) on amending and adding some policies and benefits to the communal cadres;

3.2. The persons who have stopped the entitlement to monthly benefits of loss of working capacity from the state budget under the Decision No. 613/QD-TTg dated 01/6/2010 of the Prime Minister on monthly allowances to the persons having the full of 15 years to under 20 years of working experience upon the expiration of monthly allowance for loss of working capacity; Decision No. 91/2000/QD-TTg dated 04/7/2000 of the Prime Minister on allowances to the persons whose working age is over at the time of stop of entitlement to monthly allowances for loss of working capacity;

...

...

...

a) The contributors to the Revolution in accordance with the provisions in the Ordinance on preferential treatment to contributors to the Revolution;

b) The veterans who participated in the war resistance from 30/4/1975 and earlier under Clause 6, Article 5 of Decree No. 150/2006/ND-CP dated 12/12/2006 of the Government detailing and guiding the implementation of some articles of Ordinance on veterans;

c) The persons who were directly involved in the resistance against America but not yet received the policies of the Party and the State under Deciision No. 290/2005/QD-TTg dated 08/11/2005 of the Prime Minister on benefits and policies for some subjects directly involved in the resistance against America but not yet received the policies of the Party and the State and Decision No. 188/2007/QD-TTg dated 06/12/2007 of the Prime Minister on amending and adding Decision No. 290/2005/QD-TTg;

d) The cadres and soldiers of people’s public security who were involved in the resistance against America and had less than 20 years of working in the people’s public security and left from work, demobilized and returned to locality under Decision No. 53/2010/QD-TTg dated 20/8/2010 of the Prime Minister on benefits to the soldiers of people’s public who were involved in the resistance against America and had less than 20 years of working in the people’s public security and left from work, demobilized and returned to locality

dd) The servicemen who were involved in the resistance against America and had less than 20 years of working in the army, demobilized and return to the locality under Decision No. 142/2008/QD-TTg dated 27/10/2008 of the Prime Minister on the benefits to the servicemen who were involved in the resistance against America and had less than 20 years of working in the army, demobilized and return to the locality and Decision No. 38/2010/QD-TTg dated 06/5/2010 of the Prime Minister on amending and adding Decision No. 142/2008/QD-TTg;

e) The persons who were involved in the war for national defense, performed international missions in Cambodia and helped Laos and demobilized after 30/4/1975 under Decision No. 62/2011/QD-TTg dated 09/11/2011 of the Prime Minister on benefits and policies to the subjects who were involved in the war for national defense, performed international missions in Cambodia and helped Laos and demobilized after 30/4/1975.

g) The volunteer youth under Decision No. 170/2008/QD-TTg dated 18/12/2008 of the Prime Minister on the benfits of health insurance and burial allowance to the volunteer youth in the resistance against France and Decision No. 40/2011/QD-TTg dated 27/7/2011 of the Prime Minister on the benefits to the volunteer youth who has completed their duties in the resistance;

3.4. Deputies are elected to hold the position according to the term of the National Assembly and incumbent deputies of the People's Councils at all levels;

3.5. The children under 06 years of age (including all children residing in the areas, including the children who are the relatives of the persons in the armed forces regardless of permanent residence);

...

...

...

3.7. The persons of poor households; persons of ethnic minorities who are living in the areas with difficult or particularly difficult social-economic conditions; the persons who are living in island communes and island districts under the Resolution of the Government and Decision of the Prime Minister and Decision of the Minister and Chairman of the Committee for Ethnic Minorities;

3.8. The relatives of contributors to the Revolution who are natural parents, spouse, children of martyrs; the persons who have nurtured the martyrs;

3.9. The relatives of contributors to the Revolution, excluding the subjects specified under Point 3.8 of this Clause, including:

a) Nautural parents, spouse and children between 06 and under 18 years of age or full 18 years of age or more in case of school attendance or heavy or particularly heavy disability of the subjects such as persons involved in revolutionary acts before 01/01/1945 or from 01/01/1945 to the uprising of August 1945; the Heroes of people’s armed forces and Labor Heroes during resistance period; war invalids, sick soldiers with declined working capacity from 61% or higher; the persons involved in resistance infected with toxic chemicals with declined working capacity from 61% or higher;

b) The natural children over 06 years of age of the persons involved in resistance infected with toxic chemicals suffer from malformation or deformity as a result of infection with toxic chemicals and become helpless or are of declined self-reliance in daily life activities.

3.10. The persons who have donated their human tissues and organs in accordance with regulations of law on donation, removal and transplantation of human tissues and organs and agency donation and removal;

3.11. The foreigners who are studying in Vietnam and are granted scholarships from the budget of the State of Vietnam.

3.12. The attendants of the contributors to the Revolution, including:

a) The attendants of Vietnam heroic mothers living in the family;

...

...

...

c) The attendants of persons involved in the resistance infected with toxic chemicals with declined working capacity of 81% or more living in the family;

4. The group receiving the payment assistance from the state budget, including:

4.1. The persons of households near the poverty line;

4.2. The pupils and students are attending the educational establishments of national educational system;

4.3. The persons who belongs to the households engaged in agriculture, forestry, fishery and salt production with average living standards.  

5. Group of participants of health insurance with their family including:

5.1. All persons named in the family booklet, except the subjects specified in Clause 1, 2, 3 and 4 of this Article and the persons of declared temporary absence;

5.2. All persons named in temporary residence book, except the subjects specified in Clause 1, 2, 3 and 4 of this Article.

6. Where one person belongs to many different subjects participating in health insurance specified in this Article, this person shall pay the health insurance premium according to the first subject identified in order of subjects specified in this Article. For the subjects specified under Point 3.5 of Clause 3, they only participate in health insurance as children under 06 years of age.

...

...

...

1. The subjects specified under Points 1.1 and 1.2, Clause 1, Article 17:  the monthly payment rate rate is equal to 4.5% of monthly salary in which the employer pays 3%, the employee pays 1.5%. The monthly salary paid for health insurance premium is the monthly salary paid for compulsory social insurance premium specified un Article 6.

2. The subjects specified under Point 1.3, Clause 1 of Article 17: the monthly payment rate rate is 4.5% of base salary, in which the communal People’s Committee pays 3% and the employees pays 1.5%.

3. The subjects specified under Point 2.1, Clause 2, Article 17: the monthly payment rate rate is equal to 4.5% of pension and allowance for loss of working capacity paid by the social insurance agencies.

4. The subjects specified under Points 2.2, 2.3, 2.4, 2.5, Clause 2, Article 17: the monthly payment rate is equal to 4.5% of base salary paid by the social insurance agencies.

5. The subjects specified under Points 2.6 of Article 17: the monthly payment rate is equal to 4.5% of unemployement allowance paid by the social insurance agencies.

6. The subjects specified under Points 2.7 of Article 17: the monthly payment rate is equal to 4.5% of monthly salary before maternal leave paid by the social insurance agencies.

7. The subjects specified under Points 3.1, 3.3, 3.4, 3.5, 3.6, 3.7, 3.8, 3.9, 3.10, 3.12 of Clause 3 and the subjects who belong to the households near poverty line receiving the assistance of 100% from the state budget for payment specified under Point 4.1, Clause 4, Article 17: the monthly payment rate is equal to 4.5% of base salary paid by the state budget.

8. The subjects specified under Points 3.11, Clause 3, Article 17: the monthly payment rate is equal to 4.5% of base salary paid by the agencies, organizations and units granting the scholarship.

9. The subjects specified under Point 3.2, Clause 3, Article 17: the monthly payment rate is equal to 4.5% of base salary paid by the social insurance from the fund of monthly pension and social allowance guaranteed by the state budget.

...

...

...

11. The subjects specified under Point 4.2, Clause 4 of Article 17: the monthly payment rate is equal to 4.5% of base salary paid by these subjects with the assistance of at least 30% of payment rate by the state budget.

12. The subjects specified under Point 4.3, Clause 4 of Article 17: the monthly payment rate is equal to 4.5% of base salary paid by these subjects with the assistance of at least 30% of payment rate by the state budget.

13. The subjects specified in Clause 5 of Article 17: the monthly payment rate is equal to 4.5% of base salary paid by these subjects and the payment rate is reduced as follows:

a) The first person pays equal to the prescribed rate;

b) The second, third and fourth person shall pay by 70%, 60%, 50% respectively of the first person’s payment rate;

c) From the fifth person onwards, the payment is equal to 40% of the first person’s  payment rate;

Article 19. Mode of payment of health insurance

1. The subjects specified in Clause 1 of Article 17: as stipulated in Clause 1, 2 and 3 of Article 7.

2. The subjects specified in Clause 2, Point 3.2, Clause 3 of Article 17: every month, the social insurance agency shall transfer the health insurance premium from the social insurance fund and the unemployment insurance fund to the health insurance fund.

...

...

...

Where the persons belonging to the poor families specified under Point 3.7, Clause 3 and the persons belonging to the households near poverty line receive the state assistance of 100% from the state budget under Point 4.1, Clause 4 of Article 17 and the social insurance agency receives the list of participants of health insurance attached to the Decision on approving the list of persons belonging to poor households or to the households near the poverty line from the competent agencies after 01/01, the collection and issue of health insurance cards are done from the effective date of Decision.

4. The subjects specified under Point 3.11, Clause 3, Article 17: The agencies and units granting the scholarship shall transfer the health insurance premium to the health insurance fund each month.

5. The subjects specified under Point 4.1 and 4.3, Clause 4 of Article 17: every 3 months, 6 months or 12 months, the representatives of households and individuals shall make the responsible payment to the collection agent or at the social insurance agency. In case of failure to participate in the timely manner to enjoy the policies as approved by the competent level and must participate in all remaining term upon participation under the decision on entitement to policy but at least for 01 month.

6. The subjects specified under Point 4.2, Clause 4, Article 17: every 06 or 12 months, the pupils or students must make the responsible payment to the schools where are attending.

7. The subjects specified in Clause 5 of Article 17: every 03, 06 or 12 months, the representatives of households shall make direct payment of health insurance premium to the social insurance organization or the agent collecting the health insurance premium at communal level;

8. Define the payment amount or payment assistance amount to some subjects when the state adjusts the payment rate of health insurance premium and the base salary.

8.1. For the group of subjects specified in Clause 3, Article 17 and the subjects of households near the poverty line specified under Point 4.1 and in Clause 4 of Article 17 shall be assisted by 100% of payment rate by the state budget.

The amount assisted by the state budget or assistance by 100% of payment rate is defined according to the payment rate of health insurance premium and the base salary corresponding to the expiry date written in the health insurance card. When the State adjusts the payment rate of health insurance premium and the base salary, the amount assisted or paid by the state budget shall be adjusted from the date of application of new payment rate of health insurance premium and new base salary.

8.2. Where the subjects specified in Clause 4 and 5 of Article 17 have made one-time payment of health insurance premium for every 03, 06 or 12 months but during this period the state adjusts the base salary, such subjects shall not have to pay the difference under the new base salary.

...

...

...

1. The participants of health insurance subject to Clause 4 and 5, Article 17 shall be refunded the health insurance premium in the following cases:

1.1. Participating in health insurance by group subject to Clause 1, 2 and 3 of Article 17;

1.2. Receiving the increased assistance to payment rate of health insurance premium;

1.3. Deceased before the validity of health insurance card.

2. Refunded amount

The refunded amount is calculated by the payment rate of health insurance premium and the remaining time of validity of health insurance card. The remaining time of validity of card is calculated from the following time to the expiry date  indicated in the health insurance:

2.1. From the time of use of health insurance card issued according to new group of subjects specified under Point 1.1, Clause 1 of this Article;

2.2. From the effective time of decision of competent authorities to the subjects specified under Point 1.2, Clause 1 of this Article;

2.3. From the time of validity of card to the subjects specified under Point 1.3, Clause 1 of this Article.

...

...

...

DOSSIER AND DURATION OF SETTLEMENT

Section 1: DOSSIER FOR PARTICIPATION AND PAYMENT OF SOCIAL INSURANCE, HEALTH INSURANCE, UNEMPLOYMENT INSURANCE; ISSUE OF SOCIAL INSURANCE BOOK AND HEALTH INSURANCE CARD

Article 21. Units participating for the first time, units moved from other provinces and cities

1. Dossier component:

1.1. The employees:

a) Declaration of provision and change of information of participant of social insurance and health insurance (Form TK1-TS);

b) For the persons entitled to higher benefits of health insurance: Evidencing papers.

1.2. The units:

a) Declaration of provision and change of information of unit participating in social insurance and health insurance (Form TK3-TS);

...

...

...

c) List of documents as a basis for entitlement to higher benefits of health insurance (Section II of Appendix 03).

2. Number of dossier: 01 set Number of dossier: 01 set

Article 22. Adjustment of monthly payment of Social insurance, Health insurance and Unemployment insurance

1. Dossier component:

1.1. The employees: as stipulated under Point 1.1, Clause 1 of Article 21;

In case of stop of participation in health insurance: the health insurance card is still valid.

1.2. The units:

a) List of employees participating in Social insurance, Health insurance and Unemployment insurance (Form D02-TS);

b) List of documents as a basis for entitlement to higher benefits of health insurance (Section II of Appendix 03).

...

...

...

2. Number of dossier: 01 set. Number of dossier: 01 set

Article 23. Collecting the arrears of Social insurance, Health insurance and Unemployment insurance

1. Collection of arrears for cases of violation of regulations of law on payment of Social insurance, Health insurance and Unemployment insurance premium; adjustment of salary paid for Social insurance, Health insurance and Unemployment insurance premium.

1.1. Dossier component:

a) The employees: The declaration of provision and change of information of participants of social insurance and health insurance (Form TK1-TS);

b) The units:

- List of employees participating in Social insurance, Health insurance and Unemployment insurance (Form D02-TS);

- List of documents as a basis for collection of arrears (Appendix 02).

1.2. Number of dossier: 01 set

...

...

...

2.1. Where the employees make the retrospective payment through the unit sending the employees to work abroad: the dossier is the same as that specified in Clause of this Article.

2.2. Where the employees register their retrospective payment at the social insurance agency:

The dossier includes:

- Declaration of provision and change of information of participants of social insurance and health insurance (Form TK1-TS);

- Extended labor contract with extension document of labor contract or work contract newly signed in the receiving country (the original or certified copy).

3. The cases of arrears as stipulated by the Government: The Vietnam Social Insurance shall provide instructions for each specific case.

Article 24. The employees working with definite time abroad register their payment of compulsory social insurance premium

1. The dossier components:

1.1. Declaration of provision and change of information of participants of social insurance and health insurance (Form TK1-TS);

...

...

...

2. Number of dossier: 01 set. Number of dossier: 01 set

Article 25. Certification of time of payment of social insurance premium for the participants with added time but not having to pay the social insurance premium; adjustment of performance of heavy, toxic and dangerous or particularly heavy, toxic and dangerous before 1995

1. Dossier component:

1.1. Declaration of provision and change of information of participants of social insurance and health insurance (Form TK1-TS);

1.2. Attached documents (Appendix 01);

1.3. Social insurance book for the employees issued with the social insurance book;

2. Number of dossier: 01 set

Article 26. Registration, re-registration and adjustment of payment of compulsory social insurance premium

1. Dossier component:

...

...

...

1.2. Collection agent/Social insurance agency (where the participants register directly at the social insurance agency): The list of participants of compulsory social insurance (Form D05-TS).

2. Number of dossier: 01 set

Article 27. Participation in health insurance for persons participating in only health insurance

1. Dossier component :

1.1. The participants:

a) Declaration of provision and change of information of participants of social insurance and health insurance (Form TK1-TS);

b) For the persons who have donated human agency part in accordance with regulations of law: Discharge certificate recording the donation of human agency part.

1.2. Communal People’s Committee: List of increase and decrease of participants of health insurance (Form DK05) for the subjects listed by the communal People’s Committee.

1.3. Collection agent/social insurance agency (where the participants register their participation directly at the social insurance agency): List of participation in social insurance of participants who make self-payment (Form DK04).

...

...

...

1. Dossier component:

a) Declaration of provision and change of information of participants of social insurance and health insurance (Form TK1-TS) of the participants or participants’ relatives where the participants die.

b) Social insurance cards in case of voluntary participation in social insurance;  the valid social insurance card for case of participation in social insurance (in case of participant’s death);

c) Certified copy or copy with original Certificate of death in case of death.

2. Number of dossier: 01 set

Section 2: DOSSIER FOR RE-ISSUE OF SOCIAL INSURANCE BOOK, SOCIAL INSURANCE CARD AND MODIFICATION OF CONTENT RECORDED IN SOCIAL INSURANCE BOOK, SOCIAL INSURANCE CARD

Article 29. Re-issue of social insurance book and modification of information in social insurance book, social insurance card

1. Re-issue of social insurance book due to loss, damage, change of book number or consolidation of social insurance book.

1.1. Dossier component:

...

...

...

b) Issued social insurance book.

1.2. Number of dossier: 01 set.

2. Modification of content specified in the social insurance books.

2.1. Dossier component:

a) Declaration of provision and change of information of participants of social insurance and health insurance (Form TK1-TS);

b) Social insurance book;

c) List of papers and documents as a basis for modification (Section I, Appendix 03).

2.2. Number of dossier: 01 set.

3. Re-issue of social insurance book due to change of full name, name, middle name, date of birth, gender, ethnic group or nationality.

...

...

...

a) Declaration of provision and change of information of participants of social insurance and health insurance (Form TK1-TS);

b) Social insurance book;

c) List of papers and documents as a basis for modification (Section I, Appendix 03).

3.2. Number of dossier: 01 set.

4. Re-issue or change of health insurance card.

4.1. Dossier component:

a) Declaration of provision and change of information of participants of social insurance and health insurance (Form TK1-TS);

b) Health insurance card (in case of damage or change of information);

c) List of papers and documents as a basis for re-issue or change of health insurance card (Section II, III, Appendix 03 in case of change of information).

...

...

...

Section 3: DURATION OF SETTLEMENT

Article 30. Collection of social insurance, health insurance and unemployment insurance premium

1. In case of suspension of payment into the retirement and survivorship: Within 05 working days after fully receiving the prescribed dossier.

2. Collection of arrears

2.1. For cases specified in Clause 1 of Article 23: Within 30 working days after fully receiving the prescribed dossier.

2.2. For cases specified in Clause 2 of Article 23: Within 05 working days after fully receiving the prescribed dossier.

3. Refunding

3.1. The participants of compulsory social insurance, participants of health insurance with their families and the participants receiving a part of assistance of payment of health insurance premium: Within 15 working days after fully receiving the prescribed dossier.

3.2. The participants of social insurance and health insurance: Within 30 working days after fully receiving the prescribed dossier.

...

...

...

1. New issue

1.1. For the participants of compulsory social insurance: Within 20 working days after fully receiving the prescribed dossier.

1.2. For the participants of voluntary social insurance: Within 07 working days after fully receiving the prescribed dossier.

1.3. In case of issue and additional record of payment time of social insurance premium in the social insurance book for the participants receiving the added time but not having to pay the social insurance premium: Within 20 working days after fully receiving the prescribed dossier.

2. Re-issue of social insurance book due to change of full name, name, middle name, date of birth, gender, ethnic group or nationality, loss, damage or consolidation of book: Within 15 working days or no more than 45 working days in case of complexity requiring additional verification but there must be a written notice to the employees for information.

3. Modification of content specified in the social insurance books: Within 10 working days.

4. Closing of social insurance book: within 07 working days after fully receiving the prescribed dossier.

Article 32. Issue of health insurance card

1. New issue: Within 07 working days after fully receiving the prescribed dossier. 

...

...

...

Chapter IV

PROCEDURES FOR RECOVERY AND ISSUE OF SOCIAL INSURANCE BOOK AND HEALTH INSURANCE CARD

Article 33. Participants

1. The participants of compulsory Social insurance, Health insurance and Unemployment insurance

1.1. Declaration and submission of dossier:

The participants of Social insurance, Health insurance and Unemployment insurance shall declare and prepare their dossiers as stipulated in this Document and submit them as follows:

a) First participation, modification of information of monthly payment of Social insurance, Health insurance and Unemployment insurance premium: Submit dossier to the units where they are working.

b) The cases of re-issue of social insurance books and health insurance cards; modification of content in the social insurance books and health insurance cards; addition of time but not having to pay the social insurance premium:

- The persons who are working shall submit their dossiers to the social insurance agency or through the unit where they are working for.

...

...

...

c) The persons work abroad with definite time and register their payment or retrospective payment of social insurance after returning home shall submit their dossiers to the social insurance agency. In case of retrospective payment through their unit, the participants shall submit their dossiers to the unit sending the employees to work abroad.

1.2. Payment of Social insurance, Health insurance and Unemployment insurance premium:

a) Each month, every 03 or 06 months by the unit’s mode of payment, the unit shall make an appropriation from the employees’ salary at the prescribed rate to transfer to the collection account of the social insurance agency.

b) The employees are working with definite time and make payment of premium through their units: shall collect the employees’ social insurance premium to pay to the social insurance agency by the registered mode of payment. In case of retrospective payment after returning home, the employees shall pay the premium to the social insurance agency or the unit receiving the retrospective payment dossiers.

c) The employees have the time of payment of social insurance premium under 20 years and die if still lacking a maximum of 06 months (including the employees who are reserving the time of payment of social insurance premium) and if having relatives meeting the conditions to enjoy the monthly benefits of survivorship as stipulated under Point c, Section 5, Part D of Circular No. 03/2007/TT-BLDTBXH dated 30/01/2007 of the Ministry of Labor, Invalids and Social Affairs, their relatives shall prepare the Declaration of provision and change of information about the participants of social insurance and health insurance (Form TK1-TS) attached to the employees’ social insurance book in order to pay the premium at the district social insurance agency where they are living for a number of missing months to be entitled to the monthly survivorship benefits (implemented to the end of 2015).

1.3. Receipt of result :

a) The employees shall receive the social insurance books and the health insurance cards issued by the social insurance agency when making payment of Social insurance, Health insurance and Unemployment insurance premium in accordance with regulations.

b) Each year, the employees shall receive information certifying the payment of social insurance provided by the social insurance agency through the website of Vietnam Social Insurance or through the units where they working.

2. The participants of voluntary social insurance

...

...

...

The participants of voluntary social insurance shall declare their dossiers as stipulated by this Document and submit them to the collection Agent or to the district social insurance agency.

2.2. Payment of premium:

The participants shall make payment of premium to the collection Agent or the social insurance agency (in case of first participation registration at the district social insurance agency) by the registered mode.

2.3. Receipt of result:

a) Receive the social insurance books issued by the social insurance agency.

b) Receive the information certifying the time of payment of social insurance premium annually provided by the social insurance agency through the website of Vietnam Social Insurance or at the collection Agent.

3. Participants of health insurance

3.1. Make declaration of dossier as stipulated by this Document and submit their dossiers as follows:

a) The participants of health insurance whose health insurance premium is paid by the social insurance organization: When changing information, submit dossiers to the communal People’s Committee or the social insurance agency.

...

...

...

The persons donated their agency part: submit the Certificate of discharge to the social insurance agency.

c) The participants of health insurance with their families and the persons receiving a part of payment assistance from the state budget: submit their dossiers to the collection Agent or district social insurance agency.

The pupils and students making payment of health insurance premium at their school: submit the dossiers to their school.

3.2. Payment: The participants of health insurance with their families, the persons receiving a part of payment assistance from the state budget: make payment of premium to the collection Agent or directly to the district social insurance agency.

3.3. Receipt of result: The participants of health insurance shall receive the health insurance cards from the communal People’s Committee, the collection Agent or from the social insurance agency collecting the participants’ premium.

Article 34. Units hiring the employees, communal People’s Committee, collection Agent or participant managing agency

1. Unit hiring the employees

1.1. First participation:

a) Prepares dossier as stipulated by this Document and submits the dossier to the social insurance agency

...

...

...

c) Coordinates with social insurance agency to return the social insurance books to the employees.

d) Receives the health insurance cards from the social insurance agency and returns them to the employees.

1.2. Adjustment of monthly payment of Social insurance, Health insurance and Unemployment insurance premium:

a) Makes declaration, prepares dossier to adjust the payment of Social insurance, Health insurance and Unemployment insurance premium, increase and decline of employees, payment rate, premium, arrears, refunding, change or modification of information on payment of Social insurance, Health insurance and Unemployment insurance premium of unit and employees; submits dossiers in a timely manner to the social insurance agency to define the Social insurance, Health insurance and Unemployment insurance premium; issues, records, certifies and closes the social insurance books and the health insurance cards of the unit and the participants and makes payment of Social insurance, Health insurance and Unemployment insurance premium completely and in a timely manner.

b) Coordinates with the social insurance agency to certify and close the social insurance books for the employees upon their termination of labor contract, work contract or leave from work in accordance with regulations of law.

1.3. Re-issues the social insurance books and the social insurance cards and modifies the contents specified in the employees’ social insurance books and social insurance cards:

a) Where the employees submit dossiers through their units: the units receive and submit them to the social insurance agency in a timely manner.

Coordinates with the social insurance agency to return the social insurance books and the social insurance cards to the employees.

b) Certifies the Declaration of provision and change of information of participant of social insurance and health insurance (Form TK1-TS) in case of modification of full name, name, middle name, date of birth specified in the employees’ social insurance books.

...

...

...

1.5. Each month, receives the notice of payment result of Social insurance, Health insurance and Unemployment insurance premium (Form C12-TS) by post or lookup in the website of Vietnam Social Insurance; checks and makes comparison in case of difference and coordinates with the social insurance agency for settlement.

1.6. Publicly posts the information about the payment of the Social insurance, Health insurance and Unemployment insurance premium for the employees every six months.

1.7. Each year, receives the information about the employees’ payment of Social insurance, Health insurance and Unemployment insurance premium (Form C13-TS) provided by the social insurance agency to publicly post it at its unit.

2. Collection agent

2.1. Provides instructions for the participants to prepare their dossier as stipulated in this Document.

2.2. Collects the participants’ social insurance premium of voluntary social insurance; the health insurance premium of participants of health insurance and issues the receipts to the participants in accordance with regulations.

2.3. Prepares the Form D05-TS and Form DK04; submits the dossiers and collected premium to the social insurance agency within 03 working days after collecting the participants’ premium.

2.4. Receives and returns the social insurance books and health insurance cards to the participants.

2.5. Every month:

...

...

...

b) Receives the list of participants of voluntary social insurance and the list of participants of health insurance who must pay their premium (Form D08a-TS) sent by the social insurance agency to inform and encourage the participants to continue their participation.

2.6. In cases of re-issue of social insurance books, health insurance cards or modification of content specified in the social insurance books and health insurance cards, the participants request the collection Agent to submit their dossiers to the social insurance agency:

a) Receives dossiers from the participants and submit them to the social insurance in a timely manner.

b) Coordinates with the social insurance agency to return the social insurance books and health insurance cards to the participants.

3. Communal People’s Committee

3.1. Based on the list of participants of health insurance issued by the participant managing agency and the social insurance agency, prepares the Form DK05 and sends it to the social insurance agency.

3.2. Receives and returns the health insurance cards to the participants (the return of health insurance cards of the subjects paid by the social insurance agency is guided by the separate document).

3.3. Every month:

a) Receives the list of participants of health insurance whose premium is paid by the social insurance agency and the list of participants of health insurance donating their agency part (Form DK05), makes certification and sends it back to the social insurance agency.

...

...

...

3.4. Receives the Form DK01 and Form TK1-TS (if any), aggregate and classify the Form DK02 and Form DK03 and them to the social insurance agency.

4. The participant managing agency

4.1. Sends the list of increase and decline of persons whose social insurance premium is paid by the state budget to the communal People’s Committee in a timely manner.

4.2. Receives the list of persons whose social insurance premium is paid by the state budget (Form DK06) prepared and sent to by the social insurance agency; reviews, compares, certifies and returns it to the social insurance organ within 03 working days after fully receiving the list from the social insurance agency.

4.3. Aggregates and transfer the funding or requests the financial agency to transfer the funding to the health insurance fund in accordance with regulation.

5. Where the participant managing agencies or units or the collection agents carry out their transaction by electronic records, perform the procedures for recovery and issue of social insurance books and health insurance cards under the regulations on electronic transaction to perform the procedures for participation in social insurance, health insurance and unemployment insurance and issue of social insurance books and health insurance cards.

Article 35. Provincial/district social insurance agencies

1. One-stop section

1.1. Receipt of dossier:

...

...

...

Receive dossiers and electronic data (if any); check the contents and number of dossier and issue the receipt if the dossiers are complete and proper or return them to the units, communal People’s Committees and collection agents if the dossiers are not complete and proper.

b) For participants who submit their dossiers at district social insurance agency:

- Provide instructions for the participants to prepare dossiers in accordance with regulations and make payment to the planning-finance Team.

- Receive, verify dossiers and issue receipt.

c) For the persons donating their agency part: receive the original Certificate of discharge, duplicate it and make certification in the duplicated copy and return the original to the participants.

d) Duplicate and maintain dossiers in cases of re-issue of social insurance books due to change of full name, name, middle name, date of birth, gender, ethnic group, nationality; dossiers with modified contents recorded in the social insurance books; the dossiers of participants receiving the added time but not having to pay the social insurance premium.

dd) Collection of fees in case of re-issue or change of health insurance card

1.2. Dossier transfer:

a) Transfer the dossiers for participation registration, modification of payment of compulsory social insurance premium, health insurance and unemployment premium; participation in compulsory social insurance, participation in health insurance at district social insurance; dossiers for arrears or refunding attached to electronic data (if any); cases of change, correction of participants’ personal information; consolidation of social insurance books; change of social insurance book number; adjustment for performing heavy, dangerous or toxic or particularly heavy, dangerous or toxic occupations or jobs from 01/01/1995 onwards; dossiers for re-issue or change of health insurance cards with changed information to the collection management Department/Team.

...

...

...

b) Transfer the dossiers with added time of not having to pay the social insurance premium; adjustment for performing heavy, dangerous or toxic or particularly heavy, dangerous or toxic occupations or jobs before 01/01/1995 to the verification Team of provincial social insurance.

c) Transfer the cases of re-issue of social insurance book and health insurance card due to loss or damage to the Department/Team issuing the social insurance books and health insurance cards.

d) Transfer the dossiers of cases of sick leave due to suffering of disease included in the list of diseases with required long-term treatment and settlement of monthly unemployment allowances to the Department/Team of social insurance benefits.

1.3. Receive the dossiers of incomplete or improper cases to return them to the units from the collection management Department/Team or Department/Team issuing the social insurance books and health insurance cards.

1.4. Receive dossiers, social insurance books and health insurance cards, list of issue of social insurance books and list of issue of health insurance card from the Department/Team issuing the social insurance books and health insurance cards to return them to the units and the employees:

a) The social insurance books and health insurance cards are returned to the employees by the following ways: Coordinate with units to return directly or by post or job centers.

b) The remaining dossiers are maintained at the social insurance agency.

1.5. Recovery of health insurance card in cases such as the employees receive the Decision on entitlement to retirement benefits or stop the entitlement to monthly allowances of occupational accident or occupational disease or entitlement to monthly unemployment allowance.

1.6. Every month, receive the Form C12-TS from the collection management Department/Team and it to the units by post.

...

...

...

2. Collection management Department/Team

2.1. Receives dossiers and electronic data (if any) transferred by the one-stop; the verification Team, Department/Team issuing the social insurance books and health insurance cards, Department/Team of social insurance benefits:

a) Verifies and compares the indicators in the list, declaration; makes comparison with the indicators in the electronic data of the units in the collection and data management program and social insurance books and health insurance cards of the Information Technology Center of Vietnam Social Insurance.

b) Makes list of persons participating in only health insurance:

- Makes the list of comparison of participants of health insurance (Form DK06) to be transferred to the participant managing agency for comparison and certification.

- Makes (or duplicates) the list of persons not yet participated in health insurance (Form DK03) to the persons subject to participation with their families the persons of households near the poverty line; households of agriculture, forestry, fishery and salt production with average living standard and it to the collection Agent.

c) Transfer one (01) list and dossiers of incomplete and improper cases to the one-stop section for return to the unit.

- In cases of participation in voluntary social insurance, health insurance with family, health insurance with assistance to a part of payment from state budget, submission of dossier and payment of premium at district social insurance: Prepare the Form No. D05-TS for the participants of compulsory social insurance; the Form No. DK04 for the participants of health insurance; sign and transfer these forms to the planning-finance Team with the participants’ dossiers for comparison and collection of participants’ premium.

- For the persons donating their agency part: Prepare the Form DK05 and transfer it to the Department/Team issuing the social insurance books and health insurance cards for issue of health insurance cards;

...

...

...

2.3. Coordinate with the Department/Team issuing the social insurance books and health insurance cards; the Plan – Finance Team to prepare dossiers of refunding cases for submission to the Director of social insurance agency.

2.4. Enter and update the electronic data into the collection management program of cases with complete and proper dossiers; issue the management code of social insurance and health insurance; specify the expiry date of health insurance card.

2.5. Record the data in the collection management program; print the lists of participants of social insurance and health insurance for each unit participating in social insurance and health insurance (Form D02a-TS, D03a-TS, D05a-TS); sign and transfer all dossiers to the Department/Team issuing the social insurance books and health insurance cards;

2.6. Where the Department/Team issuing the social insurance books and health insurance cards detects that the data entered into the collection management program and the dossier does not match, it shall return the dossier or when the collection management Department/Team makes the re-verification and detects the dossier and data do not match, it must report to the Director of social insurance agency for prescribed resolution.

2.7. Every month, after closing data in the collection management program, the following documents shall be printed:

a) Two (02) notices of payment result of social insurance, health insurance and unemployment insurance (Form C12-TS) which are transferred to the one-stop section in order to send 01 copy to the unit before the 5^th date; retain 01 copy or post the data on the website of social insurance agency for lookup.

b) Two (02) summaries of receivables (Form C69-HD issued with Circular No. 178/2012/TT-BTC) are sent to the Plan – Finance Department/Team; receive 01 copy with certification of the Plan – Finance Department/Team for follow-up.

c) Two (02) detailed Reports on units which have not yet made payment of social insurance, health insurance and unemployment insurance (Form B03-TS), one is sent to the debt operation and Recovery Department/Team and one is retained.

d) One (01) list of participants of health insurance paid by the social insurance agency and the list of donators of human agency part (Form DK05) are sent to the communal People’s Committee for certification.

...

...

...

e) Operational report is sent to the superior social insurance agency (Form B01-TS) in accordance with the provisions in Article 48.

2.8. Every quarter, the following documents shall be printed:

a) For the collection management Department: The summary of card number and premium receivable at the initial medical treatment registration place (Form B05-TS) is sent to the Plan – Finance Department and the inspection Department of health insurance.

b) The operational reports (Forms B02a-TS, B02b-TS, B04a-TS, B04b-TS) are sent to the superior social insurance agency and retained at the district and provincial social insurance agency in accordance with the provisions in Article 48.

3. Department/Team issuing the social insurance books and health insurance cards

3.1. Receives dossiers transferred by the one-stop Section, the collection management Department/Team, the Department/Team of social insurance benefits; verifies and compares dossiers and list with data in collection and data management program of the Information Technology Center of Vietnam Social Insurance.

a) Coordinates with the collection management Department/Team to verify and settle dossiers of cases specified under Point 2.2, Clause 2 of this Article.

b) Where the data of program and dossier does match:

- Prints the social insurance books, health insurance cards, list of issue of social insurance books (Form D09a-TS) and list of issue of health insurance cards (Form D10a-TS).

...

...

...

- The Team issuing the social insurance books and the health insurance cards prints the list of health insurance cards registering examination and treatment outside province (Form D60-TS) and send it to the provincial social insurance agency; the Department issuing the social insurance books and the health insurance cards shall aggregate and print the list of examination and treatment registration outside province (Form D60-TS) in order to send it to the provincial social insurance agency where the participants have registered their initial health examination and treatment.

c) Where the data of program and dossier does not match, prepares the dossier returning Form (Form C02-TS) and sends it to the collection management Department/Team for verification and handling in accordance with regulations.

d) In case of re-issue or change of health insurance card: Verifies and compares the requesting dossier with the database under management and the database of Vietnam Social Insurance.

dd) For dossiers to request the re-issue of social insurance books due to loss or damage: Verifies and compares with the database under management and re-issue in case of matching or coordinates with the collection management Department/Team to follow the provisions under Point 2.2, Clause 2 of this Article in case of mismatching.

e) Where the participants receiving the one-time benefits of social insurance have the time of payment of unemployment insurance but not yet enjoyed its benefits, they shall be re-issued with the book cover page and a separate sheet recording the process of payment of unemployment insurance premium but not yet enjoyed its benefits, the social insurance book number is the issued one.

g) The district social insurance agency as the last payment place shall certifiy the total time of payment of  social insurance and health insurance premium when the employees complete the entitlement to unemployment benefits.

h) Issues the separate sheet of social insurance book in case the participants have received the social insurance benefits with modification of payment prpcess of social insurance premium.

3.2. Transfer:

a) The dossiers for settlement or modification of employees’ entitlement to social insurance benefits to the Department/Team of social insurance benefits.

...

...

...

3.3. Closes the social insurance books for the employees when they stop payment of social insurance premium and complete their entitlement to social insurance benefits; certify the process of payment of social insurance and unemployment insurance payment upon request of units or inspection agencies.

3.4. Every month:

a) The Department issuing the social insurance books and the health insurance cards shall print the list of examination and treatment registration outside province ) in order to send it to the provincial social insurance agency where the participants have registered their initial health examination and treatment. (Form D60-TS)

b) Monitors through books the use of rough draft of social insurance book and health insurance card and duration of use of health insurance card (Form S04-TS, S05-TS, S06-TS, S07-TS) as stipulated in Article 48.

3.5. Every quarter, the Department issuing the social insurance books and the health insurance cards shall print (or transfer data) the general report on list of time addition of participation in social insurance (Form B04c-TS) and send it to the Vietnam Social Insurance agency as stipulated in Article 48 and retained at the provincial social insurance agency.

3.6. Every year, prints the separate Sheet of social insurance book certifying the time of payment of social insurance and unemployment insurance premium of the previous year (to 31/12) and sends it to the participants of compulsory and voluntary social insurance.

3.7. In January of every year, prints the notice of employees’ payment result of social insurance, health insurance and unemployment insurance premium (Form C13-TS) of the previous year and transfer it to the one-stop section to send to the units by post for public announcement.

4. Plan – Finance Department/Team

4.1. Receives the voucher of money transfer to pay the social insurance, health insurance and unemployment insurance premium from the units, collection agents and participants.

...

...

...

4.3. Records the collection of health insurance premium from the participants of health insurance guaranteed by the central budget and the social insurance and health insurance fund.

4.4. Collects the premium of voluntary social insurance and health insurance from the participants through the collection agent or transferred by the one-stop section; affixes seal for certification of collection in the list made and transferred by the collection agent to the section issuing the social insurance books and health insurance cards.

4.5. Every month;

a) Receives 02 summaries of amount receivable every month (Form C69-HD) from each unit participating in the social insurance and health insurance for accounting, signing for certification and transferring back to the collection management Department/Team.

b) Receives the summary of amount payable and number of cards of initial examination and treatment received and transferred to by the collection management Department/Team (Form B05-TS).

c) Compares the receipt and collected amount (Form C17-TS) with the collection management Department/Team.

4.6. Every 03, 06 or 12 months, coordinates with the collection management Department/Team to aggregate the number of health insurance cards issued, the amount collected from the participants and amount paid or or the assisted amount for payment of health insurance premium by the state budget as stipulated in Circular No. 41/2014/TTLT-BYT-BTC and send it to the participant managing agency and financial agency in order to transfer the corresponding funding to the health insurance fund in accordance with regulations.

4.7. In case of updating incorrect data, make the prescribed modification document and submit it to the Director of Social insurance agency for approval and signing; retain 01 copy at the Plan – Finance Department/Team as a basis for modification, 01 copy is sent to the collection management Department/Team for follow-up and comparison with units.

5. Department/Team of social insurance benefits

...

...

...

5.2. Transfers dossiers for settlement of one-time social insurance benefits in case the participants have the time of payment of unemployment insurance premium but not yet enjoyed its benefits to the collection management Department/Team; dossiers of participants who stopped the entitlement to the unemployment allowance to the Department/Team issuing the social insurance books and health insurance cards to re-certify the total time of payment of unemployment insurance premium but not yet enjoyed.

6. Department/Team of health insurance inspection

6.1. Receives the summary of amount payable and number of cards of initial examination and treatment received and transferred to by the collection management Department/Team (Form B05-TS).

6.2. Provides the list of medical facilities with the contracts of initial health examination and treatment for the collection management Department/Team and the information technology Department/Team.

6.3. Provides instructions for the medical facilities in the management areas to access the data of health insurance card to check and compare the information in the health insurance card when going through the procedures for receiving the health examination and treatment and payment of health insurance premium.

7. The information technology Department/Team.

7.1. Manages the collection data; social insurance books, health insurance cards and data used for settlement of social insurance and health insurance policies and transfers them to the Information Technology Center of Vietnam Social Insurance (with separate guiding document of the Information Technology Center) in order to integrate into the database for general use.

7.2. Updates the list of medical facilities with contracts of initial health examination and treatment into the collection management program.

7.3. The information technology Department shall receive the data of recovery and issue of social insurance books and the health insurance cards sent from the district social insurance agency and transfer them to the Information Technology Center of Vietnam Social Insurance for updateing, aggregation and nationwide use.

...

...

...

8. Where the social insurance agency and the units do the transactions by electronic dossier, follow the procedures for recovery and issue of social insurance books and health insurance cards in accordance with regulations on electronic transaction in going through the procedures for participation in social insurance, health insurance and unemployment insurance, issue of social insurance books and the health insurance cards.

Chapter V

MANAGEMENT OF RECOVERY AND ISSUE OF SOCIAL INSURANCE BOOKS AND HEALTH INSURANCE CARDS

Section 1: PLAN FOR RECOVERY AND ISSUE OF ROUGH DRAFT OF SOCIAL INSURANCE BOOKS AND HEALTH INSURANCE CARDS

Article 36. Preparing, adjusting and assigning the annual collection plan

1. District social insurance agency

1.1. Preparing and adjusting the collection plan:

a) Based on the implementation reality of the previous year, the first 06 months of the year and ability to develop the number of participants of social insurance, health insurance and unemployment insurance in the areas, reviews and prepares 02 collection plans of social insurance, health insurance and unemployment insurance premium (Form K01-TS) and sends 01 copy to the provincial social insurance.

b) Prepares 02 plans of budget plan paid by locality, assists the payment rate of health insurance premium, 01 copy is sent to the financial agency at the same level according to the decentralized local budget to be aggregated for submission to district People’s Committee for decision and 01 copy is sent to the provincial social insurance agency for aggregation in the entire province.

...

...

...

1.3. Time: as guided by the Vietnam Social Insurance.

2. Provincial social insurance agency

2.1. Preparing and adjusting the collection plan:

a) Prepares 02 plans, 02 plans of collection adjustment of social insurance, health insurance and unemployment insurance premium (Form K01-TS) and the funding to assist the collection for the units directly collected from province.

b) Performs the aggregation of the entire province, prepares 02 plans, adjustment of collection plan of social insurance and health insurance and unemployment insurance premium (Form K01-TS) and send them to the Vietnam Social Insurance.

c) Prepares 02 payment plans of local budget, assisted payment of health insurance premium and sends them to the Department of Finance for aggregation and submission to the provincial People’s Committee.

2.2. Assigns the collection plan: Based on the collection plan, allocates the funding to assist the collection, agent commission assigned by the Vietnam Social Insurance; allocates the collection plan of social insurance and health insurance and unemployment insurance premium and the funding plan to assist the collection and agent commission for provincial/district social insurance agencies.

2.3. Time: as guided by the Vietnam Social Insurance.

3. Vietnam Social Insurance: Aggregates, prepares and adjust and assigns plan to ensure close reality and implementation capacity.

...

...

...

1. District social insurance agency: Based on the reality of use of rough draft of social insurance books and health insurance cards and the remaining number of rough draft of social insurance books and health insurance cards, estimates the possible development of participants of social insurance and health insurance of the subsequent year, makes plan on use of rough draft of social insurance books and health insurance cards for the subsequent year (Form K02-TS) and send it to the Department issuing the social insurance books and the health insurance cards before 15/6 of each year.

2. Provincial social insurance: Based on the need of use of social insurance books and the health insurance cards of the units under the direct provincial management and the plan on use of social insurance books and the health insurance cards of district insurance and the remaining number of social insurance books and the health insurance cards, the Department issuing the social insurance books and the health insurance cards shall make a plan on use of rough draft of social insurance books and health insurance cards for the subsequent year (Form K02-TS) and it to the Department for Social Insurance Books and Health Insurance Cards before 01/07 of each year.

3. Adjustment of plan: The provincial/district social insurance agency shall adjust the plan on use of rough draft of social insurance books and the health insurance cards (Form K02-TS).

Section 2: COLLECTION MANAGEMENT

Article 38. Management of participants

1. Participants of compulsory social insurance, health insurance and unemployment insurance.

1.1. The provincial/district social insurance agencies shall::

a) Make a list of units in the area; give a notice and provide instructions to units to register their timely participation and full payment of social insurance, health insurance and unemployment insurance premium for their employees in accordance with regulations of law.

b) Every 03 months or on the irregular basis, makes report to the People’s Committee at the same level and the local employee management agency on the compliance with law on social insurance, health insurance and unemployment insurance of the units in the area. For the units’ cases of violation of laws on payment of social insurance, health insurance and unemployment insurance premium: do not register their participation or register the payment of social insurance, health insurance and unemployment insurance premium with inadequate number of employees or not in a timely manner as prescribed by law, the social insurance agency shall record such cases and propose the handling in accordance with regulations of law.

...

...

...

1.3. The employees who work under the labor contract in the state non-business enterprises shall pay the social insurance, health insurance and unemployment insurance premium based on the salary specified in labor contract. The salary specified in labor contract depends on the salary regime which the units apply to their employees.

a) In case of following the salary regime prescribed by the state: Comply with the provisions in Clause 1 of Article 6;

b) In case of following the salary regime determined by the units: Comply with the provisions in Clause 2 of Article 6;

1.4. Where the employees leave from work or move away, their valid health insurance cards must be recovered (except that they die, wait for settlement of monthly retirement benefits and allowance of occupational accident – disease).

1.5. Where the units move to another area, terminate operation, dissolve or go bankrupt, they must make full payment of social insurance, health insurance or unemployment insurance for their employees by the time they move away, terminate operation, dissolve or go bankrupt as a basis for closing the social insurance books to settle the benefits for the employees.

1.6. The units are permitted to suspend the payment to the retirement and survivorship  fund shall have to make payment into the maternity and sickness fund, occupational accident – disease fund, health insurance fund, unemployment insurance. When the time limit for suspension is over, the units shall have to continue to pay the social insurance, health insurance and unemployment insurance by the registered mode and make additional payment for the time of suspende payment to the retirement and survivorship fund. The additional payment for the suspension period shall not be subject to the late payment interest.

During the suspension period, if there is any employee leaving from work or moving away or receiving the social insurance benefits, the units shall make full payment of social insurance, health insurance and unemployment insurance premium and the late payment interest (if any)for such employees to close the social insurance books.

1.7. The employees who do not work and get paid for 14 working days or more in a month shall not have to pay the social insurance premium of such month. This period is not calculated for entitlement to the social insurance benefits, except for leave to enjoy the maternity benefits.

The employees who take leave to enjoy their sickness benefits for 14 working days or more in a month in accordance with regulations of law on social insurance shall not have to pay the social insurance, health insurance and unemployment insurance premium but still enjoy the health insurance benefits.

...

...

...

2. Participants of only health insurance

2.1. The provincial/district social insurance agency shall coordinate with the relevant agencies to do the statistics, make a list, recover and issue the health insurance card to the participants of health insurance and make periodical report to the People’s Committee at the same level on the reality of implementation of health insurance for the participants in accordance with the provisions of the Law on health insurance and recommend measures to deal with the problems.

2.2. The participants of health insurance for whom the social insurance organizations pays move away from the provincial areas: the social insurance agency where the participants move to shall recover the old health insurance cards and issue new ones and simultaneously inform the social insurance agency issuing the old health insurance cards for downward adjustment of receivable (Form D61-TS);

2.3. For children under 06 years old moving away from provincial areas:

The father (mother) or guardian shall return the health insurance card to the social insurance agency. The social insurance agency recovers the health insurance card, issues the receipt for result (Form No.01 issued with Decision No. 999/QD-BHXH dated 24/9/2015 of Vietnam Social Insurance).

Where the participants do not return the social insurance cards in the province issuing the cards, the social insurance agency of the place issuing new cards shall recover the old cards and issue the new ones and inform the social insurance agency of the place issuing old cards for downward adjustment of receivable (Form D61-TS).

Article 39. Premium management

1. Mode of payment

1.1. Transfer: The premium is transferred to the collection account of the social insurance agency opened at the bank or state treasury.

...

...

...

a) The units and participants shall make payment directly at the bank or state treasury.

b) Where the units and participants make payment to the social insurance agency, before 16h00 every day, the social insurance agency shall transfer all amount collected from the units and participants to the collection account opened at the bank or state treasury.

2. Refunding

2.1. Cases of refunding:

a) The units which are dissolved, go bankrupt or terminates its operation in accordance with regulations of law or move away from the place of participation have made excessive payment of the social insurance, health insurance and unemployment insurance premium.

b) Cases of refunding of compulsory social insurance and health insurance

c) The units transfer the premium into the collection account not subject to the responsibility for collection management of provincial or district social insurance agency as decentralized.

d) The amount which the units or individuals transferred to the collection account is not the social insurance, health insurance and unemployment insurance premium.

dd) The treasury or bank does wrong recording into the collection account.

...

...

...

The social insurance agency managing the units and participants shall refund the the social insurance, health insurance and unemployment insurance premium from its collection account.

2.3. Refunding order:

a) Dossier to request the refunding:

- In cases specified under item a and b, Point 2.1 of this Clause: the units and individuals shall prepare the prescribed dossiers.

- The remaining cases: the units, bank or treasury requests in writing.

b) The collection management Department/Team shall coordinate with the Plan – Finance Department/Team to define the cause and the amount excessively paid, amount wrong transferred or recorded into the collection account for submission to the Director of social insurance agency.

c) The Director of social insurance agency shall issue the refunding decision (Form C16-TS) with one copy sent to the Plan – Finance Department/Team for retention and preparation for money transfer procedures and one copy sent to the collection management Department/Team. Where the bank or state treasury does the wrong recording, one copy is sent to the such bank or state treasury for control.

Article 40. Managing debt and urging collection of debt of the social insurance, health insurance and unemployment insurance

1. Debt classification

...

...

...

1.2. Outstanding debt: for cases where the debt duration is from 01 - 03 months.

1.3. Prolonged debt: the debt duration is from 03 months or more and excluding the cases specified under Point 1.4 of this Clause.

1.4. Doubtful debt, including cases:

a) The units have moved away from the place of business registration (missing units).

b) The units are going through the procedures for dissolution or bankruptcy; the units whose owners are foreigners who have fled Vietnam; the units are not operating or have no manager or operator.

c) The units terminates their operation, are dissolved or go bankrupt in accordance with regulations of law;

d) Other debts; the units are suspending their payment into the retirement and survivorship fund or the units are given permission for debt freezing.

2. Dossier for debt definition

2.1. For late-payment debt, outstanding debt or prolonged debt specified under Points .1, 1.2, 1.3, Clause 1 of this Article:

...

...

...

b) Record of comparison of collection and payment of social insurance, health insurance and unemployment insurance premium (Form C05-TS).

2.2. For cases of doubt ful debs specified under Point 1.4, Clause 1 of this Article:

a) The units specified in Item a: The written certification of communal-level People’s Committee.

b) The units specified in Item b: The document of competent authorities certifying the status of enterprise.

c) The units specified in Item c: The document of competent authorities on termination of operation, dissolution and the court’s decision on bankruptcy statement.

d) The units specified in Item d:

- Being in the time of suspended payment: The decision on permitted payment suspension of competent authorities;

- Permitted debt freezing: The document of competent authorities permitting the debt freezing.

3. The collection organization collects debt at district and provincial social insurance agency.

...

...

...

a) Every month, the collecting officer shall urge the units to make payment of premium in accordance with regulation.

b) Where the units have not yet made payment for 02 months for the mode of payment of each month, 04 months for the mode of payment of every quarter and 07 months for the mode of payment of every 06 months, the collecting officer shall come to the units to urge or send document to urge the payment once for every 15 days. After 02 times of sending document but the units have not made payment, the dossiers of such units shall be transferred to the debt operation and Recovery Department/Team for further handling.

c) Every month, transfers the detailed report of units in debt (Form B03-TS) (with data) to the debt operation and Recovery Department/Team for management, debt collection urge and comparison.

3.2. The debt operation and Recovery Department/Team:

Receives dossiers transferred to by the collection management Department/Team, analyses and compare with the data in the debt management application, makes plan for debt collection and takes measures to urge the debt collection to each unit in debt.

a) For units with prolonged debt:

- Makes a record of comparison of collection and payment of social insurance, health insurance and unemployment insurance premium (Form C05-TS). Within 30 days after making a record, if such units do not make payment, coordinate with the inspection Department/Team to report to the Director for issue of inspection decision over the payment of social insurance, health insurance and unemployment insurance premium and handle the violation in accordance with regulations.

- Upon the end of inspection, if the units do not make payment, makes a record to report to the People’s Committee at the same level and the competent authorities to take the coercive measures in accordance with regulations.

- For the unit owner as foreigners who commit the law and have signs of running away, coordinates with the competent authorities to prevent this.

...

...

...

b) For doubtful debt:

After completing dossier to define debts as stipulated in Clause 2 of this Article and collecting debts in accordance with Item a of this Article; the debt operation and Recovery Department/Team makes a list of units which are missing, are no longer operated, have no managers or operators, terminate operation, are dissolved or go bankrupt to send it to the collection management Department/Team to close the amount to be paid and the late-payment interest by the time such units stop operating and monitors through books and handle debts by separate instruction.

4. Assessment and report on debts and debt collection

Quarterly, the debt operation and Recovery Department/Team shall make a report on reality of debt collection (Form B03a-TS) and send a copy to the superior social insurance agency.

Article 41. Calculating of late-payment interest of the social insurance, health insurance and unemployment insurance premium

1. If the units make payment of compulsory social insurance, health insurance and unemployment insurance premium late compared with the prescribed time limit for 30 days or more, they must pay the interest of the compulsory social insurance, health insurance and unemployment insurance premium including the interest of unpaid premium of previous periods.

2. Mode of interest calculation: on the first date of month

3. Formula to calculate the late-payment interest of the compulsory social insurance, health insurance and unemployment insurance premium:

Lcdi = (Pcdi + Lcdi-1) x k (dong)             (1)

...

...

...

* Lcdi: the late-payment interest of the compulsory social insurance, health insurance and unemployment insurance premium calculated in month i (dong).

* Pcdi: The interest of unpaid amount in month i (dong) is defined as follows:

Pcdi = Plki - Spsi

In which:

Plki: Total amount of accumulated payment to the end of month preceding the month i of interest calculation (debt forwarded to the month of interest calculation).

Spsi: The incurred amount to be paid with undue payment calculated to the month preceding the month i of interest calculation (the amount to be paid is based on the list of participants of social insurance, health insurance and unemployment insurance of the month preceding the month i of interest calculation by the mode of payment for every quarter or 06 months with undue payment.

If Pcdi > 0: there is debt with interest; if Pcdi ≤ 0: there is no debt with interest

* k: late payment interest at the time of interest calculation (%/month):

- For compulsory social insurance, when k is calculated by the average investment interest of social insurance fund of the preceding year announced by Vietnam Social Insurance divided by 12.

...

...

...

- For the health insurance, k is calculated by 02 times of inter-banking interest announced by the State Bank of Vietnam at the time of interest calculation.

* Lcdi-1: late payment interest not yet paid off by the month preceding the month of interest calculation

4. The content of calculation of late payment interest of social insurance and health insurance and unemployment insurance premium specified in this Article shall be done by the end of 31/12/2015. From 01/01/2016, the regulating documents of the Government and instructions of Vietnam Social Insurance shall apply.

Article 42. Arrears of compulsory social insurance, health insurance and unemployment insurance premium

1. Arrears with added time

1.1. Cases of arrears:

a) The units do not register the payment of compulsory social insurance, health insurance and unemployment insurance premium for their employees.

b) The employees specified under Point 1.7, Clause 1 of Article 4 must make retrospective payment after they return home.

c) Other cases shall follow the regulations of competent state authorities.

...

...

...

a) Being inspected by or required to make retrospective payment by the competent authorities; the units request the arrears collection to their employees.

b) The dossiers are complete and proper in accordance with regulations.

1.3. The salary as a basis for arrears collection and arrears rate:

a) The salary as a basis for arrears collection is the monthly salary paid for social insurance, health insurance and unemployment insurance premium in accordance with regulations corresponding to the time of arrears collection. This salary is recorded in the employees’ social insurance books.

b) The arrears rate is calculated by the percentage % of payment of social insurance, health insurance and unemployment insurance premium prescribed by the state corresponding to the time of arrears collection.

1.4. Amount of arrears:

Amount of arrears Stt is equal to the total amount paid for social insurance, health insurance and unemployment insurance premium and its interest:

 (dong)          (2)

In which:

...

...

...

v: number of month of arrears

Ltt: Arrears interest equal to the total interest calculated on the amount to be paid for social insurance, health insurance and unemployment insurance premium by the following formula:

(dong)        (3)

In which:

v: Number of month of arrears (ex: collecting the arrears of 04 months: 1, 2, 3 and 4 of year 2011, then v = 4).

Ltd_i: Arrears interest calculated on the amount to be paid of month i on the principle of calculation of accumulated interest by the following formula:

Ltt_i = Spd_i x [(1+k)^ni - 1] = Spd_i x [FVF(k,n_i) - 1] (dong)      (4)

In which:

Spd_i: Amount paid for social insurance, health insurance and unemployment insurance premium of month i

...

...

...

n_i: Number of months not yet paid for Spd_i to calculate the interest (number of time of interest addition) by the following formula

n_i = T₀-T_i

In which: T₀: Month of calculation of arrears (by solar year)

T_i: Month with incurred amount paid for Spd_i (by solar year)

FVF(k,n_i): Future value factor at interest rate k% with interest term n_i

Ex: Calculating the arrears in 11/2011 of an unpaid amount of month 8/2011, then n_i = 11/2011 - 8/2011 = 3

Example for calculation of arrears interest:

In 12/2011, collecting arrears of unpaid premium of social insurance for 04 months from Unit A: month 1, 2, 4 and 5 of year 2011. The amount to paid by each month is specified in the table below.

Assuming that the late-payment interest of social insurance premium by the time of 12/2011 is 1%/month.

...

...

...

Table of arrears interest of social insurance premium:

Month of arrears

Social insurance premium to be paid of each month

(dong)

Arrears interest

Number of months with calculated interest (n_i)

(month)

Future value factor

FVF(k, n_i)

...

...

...

(dong)

1

2

3

4

5 = (2) x [(4) - 1]

01/2011

10,000,000

11

...

...

...

1,157,000

02/2011

11,000,000

10

1.1046

1,150,600

03/2011

0.00

--

...

...

...

--

04/2011

11,000,000

8

1.0829

911,900

05/2011

12,000,000

7

...

...

...

865,200

Total

44,000,000

--

4,084,700

Tổng cộng: + Số tiền BHXH phải truy thu: 44.000.000 (đồng)

Total: + amount of social insurance premium whose arrears must be collected: 44.000.000 (dong)

+ Arrears interest: 4,084,700 (dong)

...

...

...

Where the units submit the adjustment dossier within 30 days after the competent person has signed the decision or labor contract (Appendix of labor contract) to raise the level or scale, adjustment of employees’ salary and allowance paid for social insurance, health insurance and unemployment insurance premium, the calculation of interest is not required. Where the units submit the adjustment dossier late for 60 days or more, the calculation of interest is done in accordance with regulations.

3. The contents specified in this Article is done to the end of 31/12/2015. From 01/01/2016, follow the regulating documents of the Government and instructions of the Vietnam Social Insurance.

Article 43. Inspection and audit of payment of social insurance, health insurance and unemployment insurance premium

1. Audit

Each year, the district and provincial social insurance agencies shall audit the compliance with law on social insurance, health insurance and unemployment insurance of the units participating in the social insurance, health insurance and unemployment insurance in the areas as follows:

1.1. Content of audit:

a) The status of payment of social insurance, health insurance and unemployment insurance premium: number of employees and salary as a basis for payment or transfer of money to pay the social insurance, health insurance and unemployment insurance premium; dossier for registration of participation and payment of social insurance and health insurance premium of the units and employees.

b) Dossier as a basis for modification of information in the social insurance books and health insurance cards; arrears of social insurance, health insurance and unemployment insurance premium.

1.2. Method of audit

...

...

...

b) Step of implementation:

- Based on the units’ list of registered dossiers and adjusted dossiers sent to the social insurance agency during the payment of social insurance, health insurance and unemployment insurance premium, the announcements of payment result of social insurance, health insurance premium of the units and employees sent by the social insurance agency every month and year for check and comparison with the dossiers and documents of payment of social insurance, health insurance and unemployment insurance premium at the units such as the list of staff, list of employees receiving salary, labor contract, decisions of units to the employees and documents of money transfer to pay the social insurance, health insurance and unemployment insurance premium.

- Audit papers as a basis for arrears of social insurance, health insurance and unemployment insurance premium; modification of personal information or heavy, toxic, dangerous or particularly heavy, toxic, dangerous according to the list (Appendix 02, Section 1 of Appendix 03).

- Make record of audit.

- Explain and provide instructions for the units to correct errors and mistakes during the payment of social insurance, health insurance and unemployment insurance premium in accordance with regulations of law. Where the units fail to declare adequate number of employees or the employees’ right salary rate, such units are required to modify and make prescribed payment.

- For cases of violation of law on social insurance, health insurance and unemployment insurance such as evasion of payment of social insurance, health insurance and unemployment insurance premium, payment with employees’ wrong salary, collection of employees’ money but no payment, untimely payment, incomplete payment of required amount, pejury or document falsification, make a record and recommend the inspection and handlig in accordance with regulations of law.

1.3. Audit plan

a) Periodical audit:

Each year, the provincial social insurance agency shall plan to audit at least 25% number of units and participant management agency in the areas.

...

...

...

Based on the status of payment of social insurance, health insurance and unemployment insurance premium; arrears of social insurance, health insurance and unemployment insurance premium; number of units, enterprises and participants of social insurance, health insurance and unemployment insurance, salary paid for social insurance and health insurance to make plan and conduct the irregular audit and inspection at the units in accordance with regulations of law.

2. Inspection

2.1. From 01/01/2016, every year, the provincial/district social insurance agencies shall conduct the inspection of payment of social insurance, health insurance and unemployment insurance premium of the units in the areas as follows:

2.1. Subjects of inspection:

a) The units have been audited with detection of violation of law on social insurance, health insurance and unemployment insurance but not yet take remedy within the prescribed time.

b) The units have not been audited but have signs of violation of law on payment of social insurance, health insurance and unemployment insurance premium.

2.2. Content, plan and method of inspection:

Follow the documents provided for by the Government and instructions of Vietnam Social Insurance;

Section 3: MANAGEMENT OF ROUGH DRAFT; ISSUE OF ROUGH DRAFT OF SOCIAL INSURANCE BOOKS AND HEALTH INSURANCE CARDS

...

...

...

1. Regulations on management of rough draft of social insurance books and health insurance cards

a) The rough draft of social insurance books and health insurance cards are printed and issued to the social insurance agencies of provinces, of the Ministry of Defense and of People’s Public Security.

b) The printing, input, output, inventory, cancellation and finalization of rough draft of social insurance books and health insurance cards shall comply with the current regulations.

c) The organizations and individuals assigned to monitor and manage the rough draft of social insurance books and health insurance cards must comply with the regulations of Vietnam Social Insurance. In case of intentional abuse of rough draft of social insurance books and health insurance cards causing loss and affecting the social insurance and health insurance fund, such organizations and individuals must be disciplined and make compensation for damage or are prosecuted for criminal liability in case of seriousness.

2. Process and handover and receipt

2.1. Vietnam Social Insurance:

a) Office:

- Receives the rough draft of social insurance books and health insurance cards; check the quantity, quality and serial number of rough draft of health insurance cards. Where the quality and quantiy are not guaranteed, make a record for handling, input and management in accordance with regulation.

- Transfers the rough draft of social insurance books and health insurance cards to the provincial social insurance agency to ensure the proper quantity, time and progress.

...

...

...

b) The Department for Social Insurance Books and Health Insurance Cards: Monitors and regulates the issue and use of rough draft of social insurance books and health insurance cards.

2.2. At the district/provincial social insurance agency:

a) The Office/Plan – Finance Department/Team:

- Receives, checks and confirms the quantity, serial number and quality of rough draft of social insurance books and health insurance cards. If detecting that such rough drafts do not guarantee the quality and quantity, makes a record to report with the number of rough draft of social insurance books and health insurance cards to the Vietnam Social Insurance and provincial social insurance.

- Based on the plan for issue of rough draft of social insurance books and health insurance cards, carries out the prescribed output.

b)  The Department/Team issuing the social insurance books and health insurance cards:

- Summaries the quantity, monitors and regulates the use of rough draft of social insurance books and health insurance cards.

- Issues the rough draft of social insurance books and health insurance cards to each officer in charge of printing the social insurance books and health insurance cards for use. When issuing and using them, the form of handover and receipt of rough draft of social insurance books and health insurance cards must be filled out.

- The officer directly prints the social insurance books and health insurance cards must manage their rough draft (including the number of rough draft of social insurance books and health insurance cards damaged during the operation). At the end of implementation, print the Form of use of rough draft of social insurance book cover (Form C06-TS) and Form of use of rough draft of health insurance card (Form C07-TS).

...

...

...

3. Destroy the damaged social insurance books and the health insurance cards

- Sets up a Committee for destruction of damaged social insurance books and health insurance cards chaired by the leader of provincial social insurance agency with representatives of Departments: Plan – Finance, issuing the social insurance books and health insurance cards, Audit and Office as members.

- Before 15/02 annually, destroys the social insurance books and health insurance cards after the Committee checks, counts and makes the detailed list of quantity and condition of books and cards that are damaged and unusable, make a record (Form C10-TS) and request the Director of provincial social insurance agency to sign the destruction Decision; sends 01 set of dossier to the Vietnam Social Insurance.

Article 45. Inventory of rough draft of social insurance books and health insurance cards

1. At the end of each quarter and year, the provincial/district social insurance agencies shall make an inventory of social insurance books and health insurance cards confirm the amount and serial number of remaining in stock, difference of shortage and excess compared with accounting books.

2. The inventory Team of provincial/district social insurance agencies including the representatives: leadership of provincial/district social insurance agencies; Departments/Team issuing provincial/district social issuing social insurance books and health insurance cards ance agencies; Plan – Finance Department/Team; Office. The inventory must be recorded (Form C63-HD issuing with Circular No. 178/2012/TT-BTC) stating the reason for shortage and excess, defining the responsibility of collective and individuals and recommending the resolution.

Section 4: ISSUE AND MANAGEMENT OF ISSUING SOCIAL INSURANCE BOOKS AND HEALTH INSURANCE CARDS

Article 46. Issue and management of social insurance books

1. First issue of social insurance book: The participants of social insurance and unemployment shall be issued with the social insurance books by the social insurance agency.

...

...

...

2.1. Re-issue of social insurance books (the cover page and separate sheet) in cases: loss, damage, consolidation, change of book number, name, full name, middle name, date, month and year of birth.

2.2. Re-issue of cover page of social insurance books in cases: wrong gender, nationality; the participants who have enjoyed the social insurance benefits for one time but have not enjoyed the unemployment insurance.

2.3. Re-issue of separate sheet of social insurance books in cases: loss, damage or the benefits of social insurance have been settled with adjustment of payment process of social insurance premium.

3. Record and certification of time of payment of social insurance and unemployment premium in social insurance book

The contents recorded in social insurance book must be complete according to each stage corresponding to the payment rate and working conditions of participants of social insurance and unemployment insurance (including the time of sick leave over 14 days in a month, maternity leave, unpaid leave, postponement of the labor contract), particularly:

3.1. The employees comply with the salary regime regulated by the state, for the salary rate based on scale, level, rank and other position allowances and reservation allowances, specify the salary coefficient; for the seniority allowance, extra-seniority allowance (if any), specify the percentage (%).

3.2. The employees enjoying the salary decided by their units which is the salary rate, salary allowances and other additional payments, specify in Vietnam dong, including the employees enjoying their salary in foreign currency.

3.3. Certification of social insurance book and unemployment insurance book in cases where the units still owe the premium of social insurance and unemployment insurance.

a) During the enterprises’ process of implementation of bankruptcy or dissolution process in accordance with regulations of law, if they still owe the premium of social insurance and unemployment insurance and if their employees move to work at another location, the social insurance agency shall certify the payment time of social insurance premium in the employees’ social insurance books to the time they have paid the social insurance premium so that the employees continue to participate in the social insurance at their new units. After the enterprises’ debt is recovered, make additional certification of payment time of social insurance premium in the employees’ social insurance books.

...

...

...

3.4. When adjusting the reduction of time or payment rate of social insurance premium recorded in the social insurance book, specify the content of adjustment, certification of accumulation or total payment time of social insurance and unemployment insurance premium.

4. Authority to sign in social insurance book

4.1. The Director of provincial/district social insurance agency shall sign or authorize the Deputy Director, Head or Deputy Head of Department issuing the social insurance books and health insurance cards to sign directly on the cover page of social insurance book and its separate sheets to close the payment time of social insurance and unemployment insurance premium.

The Director of provincial/district social insurance agency is responsible for authorization of signature on the cover page of social insurance book and its separate sheets to close the payment time of social insurance and unemployment insurance premium.

4.2. The signature of Director of provincial/district social insurance agency is scanned in the software and printed on the separate sheet of social insurance book recording the annual payment time of social insurance premium.

5. BHXH Handling of some circumstances in issue of social insurance books

5.1. If one person has 02 social insurance books or more with different payment time of social insurance premium, the social insurance agency shall recover all social insurance books, complete the database again, print the time of payment and entitlement to social insurance and unemployment of the old social insurance books into the new book. The social insurance book re-issued is the number of social insurance book with the earliest time of participation in social insurance.

5.2. If one number of social insurance book is issued to 02 or more persons, the social insurance agency shall retain the number of social insurance book issued to the person having the earliest time of participation in social insurance, the remaining social insurance books shall be recovered and re-issued with the new book number. Where the participants of later social insurance have received the benefits of social insurance, the remaining books are re-issued with the new book number.

5.3. Where the participants lost or damaged 01 or some separate sheets: The Director of social insurance agency shall decide the re-printing of such lost separate sheets or re-printing of separate sheet of each lost stage and must ensure the complete time and payment rate of compulsory or voluntary social insurance premium or unemployment insurance whose benefits have not yet been enjoyed by the employees.

...

...

...

5.5. Where the employees enjoy the unemployment allowance improperly, correct, record and close the social insurance book.

5.6. Where the social insurance agency loses or damages the social insurance books, the social insurance agency shall re-issue such social insurance books.

5.7. The social insurance books recovered must be kept with the dossier of re-issue of social insurance books.

Article 47. Issue and management of health insurance cards

1. The duration of use recorded on the health insurance cards of participants is specified in Article 17.

1.1. The participants specified in Clause 1:

a) The cadres, public servants and officers get paid from the state budget: the expiry date  indicated on the card does not exceed 03 years from the first date of month of payment of health insurance premium to 31/12 of the second year after the year of card issue.

b) The remaining participants: the expiry date  indicated on the card does not exceed 01 year from the first date of month of payment of health insurance premium to 31/12 in a year.

1.2. The participants specified under Points 2.1, 2.2, 2.4, 2.5, Clause 2 and under Point 3.2, Clause 3; the rubber workers who are enjoying the monthly allowances under Decision No. 206/CP dated 30/5/1979 of the Government Council (now the Government): the expiry date  indicated on the card does not exceed 05 years; from the date of card issue registration to 30/6 of the fourth year after the year of card issue.

...

...

...

1.3. The participants specified under Point 3.10, Clause 3: the expiry date  indicated on the card does not exceed 05 years; from the date of discharge of the body part donator to 31/12 of the fourth year after the year of card issue.

1.4. For the persons entitled to the unemployment allowance specified under Point 2.6 of Clause 2, the expiry date  indicated on the health insurance card is corresponding to the duration of entitlement to unemployment allowance specified in unemployment entitlement decision from the competent level.

1.5. For children under 06 years, the expiry date  indicated on the health insurance card from the birthdate to the date of full 72 months of age. Where the children are full 72 months of age but not to the school admission time, the expiry date  indicated on their health insurance card is on 30/9 of such year.

1.6. The participants specified under Point 3.4, Clause 3: the expiry date  indicated on the card is based on the election term from the date of card issue registration to the end date of term.

1.7. The participants specified under Points 3.1, 3.3, 3.8, 3.9 of Clause 3: the expiry date  indicated on the card does not exceed 03 years from the date of card issue registration to 31/12 of the second year after the issue year.

The participants specified under Point 3.12 of Clause 3: the expiry date  indicated on the card does not exceed 01 year, from the first date of month of payment of health insurance premium to 31/12 in a year.

1.8. For people of ethnic minority living in areas with difficult social-economic conditions or people living in areas with particularly difficult social-economic conditions; people living in island communes or island districts: the expiry date  indicated on the health insurance card is from 01/01 to 31/12 of such year or 31/12 of the last year specified on the health insurance cards (for expiry data of health insurance card issued for many years).

For people of poor households or households near the poverty line receiving 100% of payment rate from the state budget: the expiry date  indicated on the health insurance card is from 01/01 to 31/12 of such year. Where the social insurance agency receives the list of participants of health insurance with the Decision on approval for list of people of poor households or households near the poverty line from the competent state agencies after 01/01, the expiry date  indicated on the health insurance card is from the effective date of this Decision.

1.9. The participants specified under Point 3.11 of Clause 3: the expiry date  indicated on the health insurance card is based on the course duration from the registration date for issue of health insurance cards to the end of course duration.

...

...

...

1.11. The participants specified under Points 4.1 and 4.3 of Clause 9: the expiry date  indicated on the health insurance card is from the date the participants make payment of health insurance premium corresponding to the duration of entitlement to the policies under Decision on approval for list of people of households near the poverty line or the household performing work of agriculture, forestry, fishery and salt production with average standard of living from the competent state authorities; in case of first participation in health insurance for the first time or failure to participate continuously from 03 months or more in the financial year, the expiry date is indicated on the health insurance card 30 days after the participants make payment of health insurance premium.

1.12. The participants specified in Clause 5: the expiry date is indicated not over 12 months from the date the participants make payment of health insurance premium; in case of first participation in health insurance for the first time or failure to participate continuously from 03 months or more in the financial year, the expiry date is indicated on the health insurance card 30 days after the participants make payment of health insurance premium.

1.2. The health insurance cards are changed or re-issued: the expiry date is indicated as the card is lost.

2. Management and use of health insurance card

2.1. The health insurance cards are issued to the participants of health insurance as basis for them to enjoy the interests in accordance with the provisions of the Law on Health Insurance.

The health insurance card is not valid in the following cases:

a) The card’s expiry date is over.

b) The card is corrected or erased.

c) The person named on the health insurance card does not continue his/her participation in health insurance.

...

...

...

a) The participants of health insurance can register their initial health examination and treatment with health insurance at the medical facilities at communal/district level or the equivalent, except for registration at the medical facilities at provincial/central level as regulated by the Minister of Health.

b) The participants of health insurance can change the initial medical facility at the beginning of each quarter.

2.3. The corner of health insurance cards with printing errors and the recovered health insurance cards must be cut; for the recovered cards are kept with dossier for recovery and change of health insurance cards.

2.4. The persons enjoying the sickness and maternity benefits continue using their issued health insurance cards without their change.

Chapter VI

DOCUMENTS AND FORMS SYSTEM  AND REPORTING AND INFORMATION REGIME

Article 48. Documents and forms system and reporting and information regime

1. Document, book and form system:

(Attached appendix)

...

...

...

2.1. Provincial/district social insurance agencies: Monitor through books and make report on recovery and issue of social insurance books and health insurance cards under the Form specified in this Document.

2.2. Time limit for report submission.

a) The district social insurance agency shall send the provincial social insurance agency:

- Monthly report: before the 3^rd date of the following month; the electronic data is transferred before the 02^nd date.

- Quarterly report: before the 10^th date of first month of following quarter attached to electronic data.

- Annual report: before 10/01 of the following year attached to electronic data.

b) Provincial social insurance agency shall send the Vietnam Social Insurance:

- Monthly report: Before the 5^th date of the following month and before the 3^rd date for electronic data. For the electronic data reporting the indicators of management of recovery and issue of books and cards (Form B01-TS): simultaneous sent to the recovery Committee and book-card Committee.

- Quarterly report: before the 25^th date of first month of following quarter attached to electronic data.

...

...

...

Chapter VII

IMPLEMENTATION

Article 49. Responsibility of participants

1. Completely and correctly declare all information on participation in social insurance, health insurance and unemployment insurance; fully submit dossiers and comply with the procedures and provisions in this Document.

2. Return the valid health insurance cards to the managing units or agencies.

3. Keep the social insurance books and health insurance cards (01/01/2016);

4. Take responsibility before law for the contents declared in dossiers for participation in social insurance, health insurance and unemployment insurance and the dossiers and documents provided for the social insuance units and agencies.

Article 50. Responsibility of collection agent and units

1. Units

...

...

...

1.2. Take responsibility before law for the participants and units’ dossier preparation and storage.

1.3. Recover the health insurance cards of the employees who stop their participation in health insurance and submit them to the social insuance agency to adjust the receivable (except for death, pending the settlement of monthly retirement benefits and allowances of occupational disease or accident).

In case of sending the list of employees participating in the social insurance, health insurance and unemployment insurance (Form D02-TS) in the form of information exchange via internet, at the end of month, transfer the health insurance cards to the social insuance agency. All incurred expenses of health examination and treatment with health from the time of reduction notification until the social insuance agency receives the health insurance cards shall be paid by the unit in charge.

1.4. Fully and promptly provide the information and documents related to the payment and entitlement to social insuance benefits as required by the competent state management agency and the social insuance agency.

1.5. Disseminate the law on the social insurance, health insurance and unemployment insurance in their units.

1.6. Coordinate with the social insuance agency to comply with the regulations of law on social insurance, health insurance and unemployment insurance.

2. Collection agent

2.1. Properly follow the procedures and provisions in this Document; keep and use the receipt issued by the social insuance agency; compare the receipt with the collected amount in accordance with regulations.

2.2. Propagate, mobilize and provide instructions for the participants on the payment rate, mode of payment, location of payment and interests of social insuance and health insurance in accordance with regulations.

...

...

...

Article 51. Responsibility of social insuance agency

1. District social insuance agency

1.1. Recovers and issues the social insuance books and health insurance cards to the participants decentralized and guided in this Document.

1.2. Verifies the contents declared by the participants and units and recommends the handling to the cases of incorrect declaration in accordance with regulations.

1.3. Summaries and reports the collection of social insurance, health insurance and unemployment insurance premium and late-payment interest; quarterly and annually issues the social insuance books and the health insurance cards.

1.4. Keeps the dossiers of participation in social insurance, health insurance and unemployment insurance,  dossiers of arrears of social insurance, health insurance and unemployment insurance as stipulated by this Document and regulated by laws.

1.5. Correctly, fully and promptly provides the information and documents related to the payment and entitlement to social insuance benefits as required by the competent state authorities.

1.6. Assigns the duties and provides for the cooperative relation of operational teams and public servants and officers to comply with the procedures and regulations on recovery and issue of social insuance books and health insurance cards. The assignment and decentralization in contradiction with this regulation is prohibited.

2. Provincial social insuance agency

...

...

...

2.2. Assigns the duties and provides for the cooperative relation of public servants and officers and departments of provincial social insuance and teams of district social insuance  to comply with the procedures and regulations on recovery and issue of social insuance books and health insurance cards. The assignment and decentralization in contradiction with this regulation is prohibited.

2.3. Establishes the verification Team to handle the dossiers with added time of not having to pay the social insuance premium and adjustment for performing heavy, dangerous or toxic or particularly heavy, dangerous or toxic occupations or jobs before 01/01/1995. The composition of verification Team consists of:

- Leader of provincial social insuance agency as the team leader

- Leader of Department issuing the social insuance books and health insurance cards as the deputy team leader.

- Representatives of collection management Department, social insuance benefit Department, verification Department and Department receiving and returning the result of administrative result in which the Department receiving and returning the result of administrative result is responsible for receiving and managing the dossiers during the time of settlement.

When verifying the dossiers, the verification Team must record the details of each dossier (specify the verified contents, grounds, specific ideas and take responsibility for the verified contents and each member’s confirmative signature.

2.3. Guides, inspects and urges the recovery and issue of social insuance books and health insurance cards to the district social insuance agency.

2.4. Verifies the data of collection of social insurance, health insurance and unemployment insurance premium to the district social insuance agency on a quarterly and annual basis; makes a record (Form C03-TS).

2.5. Closely manages the receipt and use of rough draft of social insuance books and health insurance cards as stipulated by this Document

...

...

...

2.7. Develops the procedures for operation and use of database in accordance with functions, duties and procedures for recovery and issue of social insuance books and health insurance cards to the provincial/district social insuance agencies.

3. Vietnam Social Insurance

3.1. Recovery Department and Department for Social Insurance Books and Health Insurance Cards:

a) Steer, guide, inspect, monitors and urges the provincial social insuance agencies to perform the recovery and issue of social insuance books and health insurance cards in accordance with the provisions of this Documents.

b) Every year:

- Make plan for inspection of provincial social insurance on compliance with the provisions in this Document and organize the implementation after approval.

- Verify the data of collection of social insurance, health insurance and unemployment insurance premium and reality of management and use of rough draft of Social insurance books and health insurance cards from the provincial social insurance agencies every quarter and year.

- Inspect, survey and assess the implementation of procedures for recovery and issue of social insurance books and health insurance cards of provincial social insurance agencies.

c) Coordinate with the Information Technology Center of Vietnam Social Insurance to modify, upgrade, manage and apply the software of collection and debt, issue of social insurance books and health insurance cards with synchronization and connection in accordance with conditions of Vietnam Social Insurance and provincial social insurance agencies.

...

...

...

a) Coordinate with the relevant operational Committees to develop, modify, upgrade, manage, transfer and provide instructions in a timely manner the application of software of collection and debt, issue of social insurance books and health insurance cards with synchronization and connection in accordance with conditions of Vietnam Social Insurance and provincial/district social insurance agencies

b) Issue regulations on management and use of data of recovery and issue of social insurance books and health insurance cards in the entire sector in accordance with specific situation of each period.

For the collection management program, it is required that after the data is recorded in the program as stipulated under Point 2.5, Clause 2, Article 35, it cannot be modified or deleted except where there is a written opinion from the Director of social insurance agency with the implementation from the information technology Department/Team.

3.3. The Departments: Finance, Accounting, Planning & Investment, Implementation of social insurance policies, Implementation of health insurance policies, Legal affairs, Office and Information Technology Center of Vietnam Social Insurance shall coordinate with the Recovery Department and Department for Social Insurance Books and Health Insurance Cards to:

a) Make plan for recovery and issue of social insurance books and health insurance cards; manage the software and handle the relevant operations.

b) Guide the techniques of recovery and issue of social insurance books and health insurance cards; develop and adjust the recovery plan, the information and reporting regime to the social insurance agency of the Ministry of Defense and of the People’s Public Security to ensure the synchronization with this Document.

3.4. The fund investment Committee shall announce the investment interest rate from the social insurance fund announced by the Vietnam Social Insurance to the provincial social insurance agencies.

Any problem arising during the implementation should be promptly reported to the Vietnam Social Insurance for consideration and settlement./.

...

...

...