Thông tư 25/2025/TT-BGDĐT Quy chế quản lý việc đi công tác nước ngoài của các đơn vị thuộc Bộ Giáo dục

• Số hiệu: 25/2025/TT-BGDĐT
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Giáo dục và Đào tạo
• Người ký: Lê Quân
• Ngày ban hành: 28/11/2025

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 25/2025/TT-BGDĐT	Hà Nội, ngày 28 tháng 11 năm 2025

THÔNG TƯ

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ VIỆC ĐI CÔNG TÁC NƯỚC NGOÀI CỦA CÁC ĐƠN VỊ THUỘC VÀ TRỰC THUỘC BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Căn cứ Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam và Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam ngày 24 tháng 6 năm 2023;

Căn cứ Nghị định số 37/2025/NĐ-CP ngày 26 tháng 02 năm 2025 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Giáo dục và Đào tạo;

Xét đề nghị của Cục trưởng Cục Hợp tác quốc tế;

Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Thông tư ban hành Quy chế quản lý việc đi công tác nước ngoài của các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Điều 1. Ban hành kèm theo Thông tư này Quy chế quản lý việc đi công tác nước ngoài của các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Điều 2. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 13 tháng 01 năm 2026 và thay thế Thông tư số 17/2014/TT-BGDĐT ngày 26 tháng 5 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quy chế quản lý việc ra nước ngoài của cán bộ, công chức, viên chức và Thông tư số 23/2019/TT-BGDĐT ngày 25 tháng 12 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế quản lý việc ra nước ngoài của cán bộ, công chức và viên chức ban hành kèm theo Thông tư số 17/2014/TT-BGDĐT ngày 26 tháng 5 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Cục trưởng Cục Hợp tác quốc tế, Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo; các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này./.

Nơi nhận: - Như Điều 3; - Văn phòng Chính phủ; - Văn phòng Quốc hội; - Ban Tuyên giáo và Dân vận TW; - Các Bộ: Ngoại giao; Tư pháp; Công an; - Công báo; - Cổng thông tin điện tử của Chính phủ; - Cổng thông tin điện tử của Bộ GDĐT; - Lưu VT, HTQT.

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Lê Quân

QUY CHẾ

 QUẢN LÝ VIỆC ĐI CÔNG TÁC NƯỚC NGOÀI CỦA CÁC ĐƠN VỊ THUỘC VÀ TRỰC THUỘC BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
 (Ban hành kèm theo Thông tư số 25/2025/TT-BGDĐT ngày 28 tháng 11 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định quản lý việc đi công tác nước ngoài của các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo bao gồm: nguyên tắc, hình thức và thẩm quyền cử đoàn ra; trình tự, thủ tục, hồ sơ cử đoàn ra, quản lý tài liệu, chế độ báo cáo và tổ chức thực hiện.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Đoàn ra là việc đi công tác nước ngoài của công chức, viên chức của các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo; không bao gồm việc riêng.

Phía mời là các nước, vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế, các tổ chức phi chính phủ, các bộ, ban, ngành, tổ chức, các cơ sở giáo dục.

Điều 3. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng đối với công chức, viên chức các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo được cử đi công tác nước ngoài bao gồm:

1. Công chức và viên chức các đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo.

2. Giám đốc/Phó Giám đốc Ban quản lý các dự án, chương trình/dự án thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo.

3. Tổng giám đốc/Chủ tịch Hội đồng thành viên tại các doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo.

4. Giám đốc đại học/Hiệu trưởng các trường đại học công lập trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo.

5. Chủ tịch Hội đồng đại học/Chủ tịch Hội đồng trường các cơ sở giáo dục đại học công lập được thành lập trên cơ sở thỏa thuận hoặc điều ước quốc tế và trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo.

6. Thủ trưởng các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc và trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Điều 4. Nguyên tắc cử đoàn ra

1. Đoàn ra phải có mục đích, chương trình, nội dung thiết thực, tiết kiệm, hiệu quả, phù hợp với nhiệm vụ của đơn vị, của ngành. Việc đi công tác nước ngoài không được ảnh hưởng tới tiến độ và chất lượng công việc mà công chức, viên chức được giao thực hiện trong nước. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị khi tổ chức đoàn ra có trách nhiệm xem xét gộp các đoàn có trùng địa bàn và nội dung, tính chất làm việc tương đồng; thành phần đoàn đảm bảo gọn nhẹ, phù hợp với mục đích, yêu cầu, nội dung làm việc.

2. Việc tổ chức đoàn ra phải căn cứ vào kế hoạch đoàn ra hàng năm đã được phê duyệt hoặc trong khuôn khổ các dự án, chương trình hợp tác đã được ký kết. Trường hợp cử đoàn ra nằm ngoài kế hoạch đã được phê duyệt, các cơ quan, đơn vị tổ chức đoàn ra phải báo cáo bằng văn bản nêu rõ mục đích, nội dung, chương trình, thành phần của đoàn ra, thời gian, địa điểm, nguồn kinh phí trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Không cử đoàn đi giao lưu, khảo sát, học tập kinh nghiệm nước ngoài không thiết thực, hiệu quả bằng ngân sách nhà nước.

3. Việc cử đoàn ra trên cơ sở thư mời của phía mời phải có nội dung phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao và được Bộ trưởng hoặc Thủ trưởng cơ quan, đơn vị được Bộ trưởng phân cấp quản lý phê duyệt.

4. Các đối tượng được quy định ở Điều 3 được cử đi công tác nước ngoài phải có chuyên môn phù hợp, có trình độ ngoại ngữ theo yêu cầu và có sức khỏe tốt để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ. Đoàn ra có hai người trở lên phải có trưởng đoàn.

Điều 5. Các hình thức đoàn ra

1. Đoàn tháp tùng lãnh đạo Đảng, Nhà nước và đoàn liên ngành.

2. Đoàn do lãnh đạo Bộ làm trưởng đoàn đi thăm và làm việc chính thức với các nước; tham dự hội nghị, hội thảo, diễn đàn, đàm phán quốc tế, họp liên chính phủ trong khuôn khổ các thỏa thuận quốc tế và điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

3. Đoàn tham dự hội nghị, hội thảo, diễn đàn, đàm phán quốc tế, họp liên chính phủ trong khuôn khổ các thỏa thuận quốc tế và điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

4. Đoàn tham dự hội nghị, hội thảo, diễn đàn, đàm phán quốc tế, nghiên cứu, khảo sát, trao đổi kinh nghiệm, tập huấn, bồi dưỡng ngắn hạn, tham gia các hội chợ, triển lãm giáo dục quốc tế, các hoạt động giao lưu văn hóa, trại hè, đại hội thể thao, cuộc thi quốc tế trong khuôn khổ thỏa thuận hợp tác, dự án, chương trình hợp tác đã ký kết hoặc tham gia các hoạt động khác thuộc lĩnh vực giáo dục.

Điều 6. Quy định về số lượng, thời gian, thành phần đoàn ra

1. Đối với đoàn ra theo hình thức quy định tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 5 Quy chế này, số lượng người tham gia, thời gian công tác, mục đích, nội dung, chương trình làm việc căn cứ theo đề án đoàn ra đã được phê duyệt của cấp có thẩm quyền.

2. Đối với đoàn ra theo hình thức quy định tại Khoản 3, Khoản 4 Điều 5 của Quy chế này cần thực hiện theo nguyên tắc sau:

a) Lãnh đạo đơn vị đi công tác nước ngoài không quá 02 (hai) lần trong năm và không cử 02 (hai) lãnh đạo đơn vị trở lên của cơ quan tham gia cùng một đoàn (trừ trường hợp công việc thực sự cần thiết hoặc đột xuất, trình cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định).

b) Thành phần đoàn gọn nhẹ, gắn với nhiệm vụ của từng thành viên, bảo đảm thiết thực, hiệu quả, tiết kiệm kinh phí; không quá 05 (năm) người/đoàn đối với đoàn do cấp trưởng làm trưởng đoàn (trường hợp thực sự cần thiết phải thêm thành phần, trình cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định).

c) Thời gian làm việc ở một nước không quá 03 (ba) ngày (không tính thời gian quá cảnh, đi và về), trừ trường hợp tham dự hoặc tổ chức sự kiện quy mô lớn, quan trọng nhưng không quá 05 (năm) ngày (không tính thời gian quá cảnh, đi và về). Mỗi chuyến công tác không quá 03 (ba) nước và cần tính toán hợp lý, bố trí các nước đến làm việc gần nhau, thuận tiện, trong cùng khu vực để đảm bảo hiệu quả, tiết kiệm. Trong trường hợp thực sự cần thiết phải tổ chức chuyến đi công tác nước ngoài có số ngày, số lần hoặc số nước vượt quá quy định, đơn vị chủ trì phải báo cáo trình cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định.

d) Trong trường hợp đoàn ra trong khuôn khổ các thỏa thuận quốc tế và điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên; trong khuôn khổ các dự án, chương trình hợp tác đã ký kết hoặc tham gia các khóa tập huấn có thời gian, số lượng thành viên đoàn vượt quá thời gian, số lượng thành viên đoàn quy định tại Điều này thì đơn vị chủ trì cử đoàn ra sẽ trình cấp có thẩm quyền xem xét và quyết định.

Điều 7. Thẩm quyền cử đoàn ra

1. Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ký quyết định cử Thứ trưởng đi công tác nước ngoài; phê duyệt chủ trương cử lãnh đạo các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo đi công tác nước ngoài.

2. Bộ trưởng phân công Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực hợp tác quốc tế ký quyết định cử công chức, viên chức quy định tại Điều 3 Quy chế này đi công tác nước ngoài.

3. Thủ trưởng các đơn vị được phân cấp quản lý ký quyết định cử viên chức thuộc cơ quan, đơn vị mình đi công tác nước ngoài theo quy định hiện hành.

4. Trường hợp đặc biệt do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo xem xét, quyết định.

Chương II

HỒ SƠ, TRÌNH TỰ, THỦ TỤC CỬ ĐOÀN RA

Điều 8. Hồ sơ cử đoàn ra

01 bộ hồ sơ cử đoàn ra gồm:

1. Công văn đề nghị của đơn vị chủ trì tổ chức đoàn ra theo mẫu quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Quy chế này.

2. Thư mời của phía nước ngoài hoặc văn bản mời của các bộ, ban, ngành, tổ chức, cơ sở giáo dục. Trường hợp thư mời được viết bằng ngôn ngữ nước ngoài không phải tiếng Anh, đề nghị kèm theo bản dịch sang tiếng Việt có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền.

3. Danh sách thành viên đoàn (nếu đoàn có từ 02 người trở lên).

4. Chương trình làm việc dự kiến.

5. Văn bản hoặc quyết định cử người tham gia đoàn của đơn vị chủ quản (nếu thành viên đoàn là người của các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo).

6. Văn bản có ý kiến phê duyệt về chủ trương của Bộ trưởng và Thứ trưởng phụ trách đối với lãnh đạo các Vụ/Cục/đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Điều 9. Trình tự, thủ tục cử đoàn ra

1. Đơn vị chủ trì gửi 01 bộ hồ sơ cử đoàn ra tới Cục Hợp tác quốc tế. Cục Hợp tác quốc tế chủ trì trình cấp có thẩm quyền xin phép về chủ trương cử đoàn ra; làm thủ tục cử đoàn ra đối với đoàn có lãnh đạo Bộ là trưởng đoàn hoặc tham gia đoàn.

2. Đối với các đoàn ra theo hình thức quy định tại Khoản 3, Khoản 4 tại Điều 5 của Quy chế này, đơn vị chủ trì tổ chức đoàn ra chuyển hồ sơ theo quy định tại Điều 8 của Quy chế này đến Cục Hợp tác quốc tế trước thời gian đi công tác ít nhất 20 (hai mươi) ngày làm việc để làm thủ tục cử đoàn ra. Trong thời gian 07 (bảy) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cục Hợp tác quốc tế thẩm định, trình lãnh đạo Bộ xem xét ký quyết định cử đoàn ra.

Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, trong thời gian 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cục Hợp tác quốc tế thông báo bằng văn bản cho đơn vị chủ trì tổ chức đoàn ra để sửa đổi, bổ sung và hoàn chỉnh hồ sơ. Thời gian xử lý hồ sơ được tính từ ngày Cục Hợp tác quốc tế nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.

Chương III

CHẾ ĐỘ BÁO CÁO VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU, THÔNG TIN

Điều 10. Chế độ báo cáo

1. Đoàn do lãnh đạo Bộ làm trưởng đoàn

a) Đoàn do Bộ trưởng làm trưởng đoàn: trong thời gian 15 (mười lăm) ngày làm việc sau khi kết thúc chuyến đi, Cục Hợp tác quốc tế hoặc đơn vị được lãnh đạo Bộ phân công chủ trì, phối hợp với đơn vị liên quan chuẩn bị báo cáo để Bộ trưởng xem xét, ký duyệt trình Thủ tướng Chính phủ về kết quả chuyến đi.

b) Đoàn do Thứ trưởng làm trưởng đoàn: trong thời gian 15 (mười lăm) ngày làm việc sau khi kết thúc chuyến đi, Cục Hợp tác quốc tế hoặc đơn vị được lãnh đạo Bộ phân công chủ trì, phối hợp với đơn vị liên quan chuẩn bị báo cáo về kết quả chuyến đi để Thứ trưởng xem xét, ký duyệt trình Bộ trưởng.

2. Đoàn ra khác

Trong thời gian 15 (mười lăm) ngày làm việc sau khi kết thúc chuyến đi, phải báo cáo bằng văn bản kèm theo các tài liệu của chuyến đi công tác (nếu có) về kết quả chuyến công tác gửi cấp có thẩm quyền và Cục Hợp tác quốc tế (đối với trường hợp Bộ Giáo dục và Đào tạo ra quyết định cử đi công tác) theo mẫu quy định tại Phụ lục II ban hành kèm theo Quy chế này.

Đối với công chức, viên chức không giữ chức vụ lãnh đạo đơn vị đi công tác nước ngoài không theo đoàn, đề nghị gửi báo cáo kết quả chuyến công tác cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị có trách nhiệm quản lý công chức, viên chức trong việc đi công tác nước ngoài.

3. Căn cứ tầm quan trọng của chuyến công tác và trên cơ sở đề xuất của trưởng đoàn công tác, Cục Hợp tác quốc tế có văn bản đề nghị Bộ trưởng cho phép tổ chức tọa đàm, báo cáo kết quả và trao đổi thông tin giữa các đơn vị liên quan sau khi kết thúc chuyến đi.

Điều 11. Quản lý tài liệu, thông tin

1. Đoàn ra phải chấp hành chế độ bảo mật thông tin theo đúng quy định của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước và các quy định có liên quan.

2. Các tài liệu thông tin có giá trị đối với việc phát triển ngành giáo dục thu thập được trong chuyến công tác là tài sản chung. Trưởng đoàn hoặc cá nhân có tài liệu, thông tin phải bàn giao cho cơ quan, đơn vị mình để tổ chức quản lý, sử dụng theo quy định.

3. Trước ngày 20 tháng 12 hằng năm, các đơn vị gửi báo cáo công tác quản lý đoàn ra theo mẫu quy định tại Phụ lục III ban hành kèm theo Quy chế này về Bộ Giáo dục và Đào tạo (qua Cục Hợp tác quốc tế).

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 12. Trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân liên quan trong việc cử đoàn ra

1. Cục Hợp tác quốc tế

Cục Hợp tác quốc tế là đơn vị đầu mối giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý đoàn đi công tác nước ngoài của các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo, bao gồm:

a) Chủ trì xây dựng kế hoạch đi công tác nước ngoài hàng năm của lãnh đạo Bộ, báo cáo Văn phòng Chính phủ và Bộ Ngoại giao.

b) Chủ trì, phối hợp với Vụ Kế hoạch - Tài chính, Văn phòng Bộ và các đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo xây dựng kế hoạch đoàn ra và dự toán kinh phí đoàn ra của Bộ Giáo dục và Đào tạo trình Bộ trưởng vào tháng 7 hằng năm.

c) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung, chương trình làm việc, liên hệ với cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và phía nước ngoài đối với các đoàn ra của lãnh đạo Bộ, đảm bảo công tác lãnh sự và lễ tân cho các đoàn ra này.

d) Chủ trì trình Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng phụ trách công tác hợp tác quốc tế duyệt ký quyết định cử các đoàn ra của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

đ) Làm đầu mối hỗ trợ các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo liên hệ với các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và phía nước ngoài trong việc tổ chức, xây dựng chương trình làm việc cho đoàn ra, hướng dẫn thủ tục lãnh sự, lễ tân cho các đoàn ra.

e) Tiếp nhận, xử lý thông tin và đề xuất với lãnh đạo Bộ phương án cử các đoàn ra không trong kế hoạch, các đoàn ra theo thư mời của phía nước ngoài hoặc đối tác trong nước.

g) Tổng hợp, báo cáo lãnh đạo Bộ về các trường hợp công chức, viên chức và người lao động đi công tác nước ngoài không đúng đối tượng, tiêu chuẩn, thời gian quy định và kiến nghị hướng xử lý.

h) Tổng hợp, báo cáo lãnh đạo Bộ về tình hình đoàn ra hàng năm của Bộ Giáo dục và Đào tạo trước ngày 31 tháng 12.

i) Chủ trì hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện Quy chế này.

2. Vụ Tổ chức cán bộ

Phối hợp với Cục Hợp tác quốc tế tham mưu giúp lãnh đạo Bộ về việc quản lý cán bộ, công chức, viên chức đi công tác nước ngoài; hướng dẫn việc thực hiện các chính sách và quy định của nhà nước về công tác cán bộ trong thời gian ở nước ngoài.

3. Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo

a) Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo xây dựng kế hoạch cử đoàn ra cho năm tiếp theo của đơn vị mình theo quy định và gửi Cục Hợp tác quốc tế trước ngày 30 tháng 9 hàng năm để tổng hợp và báo cáo lãnh đạo Bộ (theo mẫu tại Phụ lục IV ban hành kèm theo Quy chế này).

b) Chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về việc đề xuất nhân sự do mình phụ trách khi tham gia đoàn ra.

c) Quản lý tài liệu, hồ sơ, tổ chức khai thác, sử dụng các tài liệu, thông tin có giá trị do các đoàn ra thu thập được.

4. Trưởng đoàn công tác do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo cử

a) Tổ chức thực hiện nhiệm vụ của đoàn ở nước ngoài theo đúng chương trình đã duyệt và quy định của pháp luật Việt Nam, pháp luật quốc tế.

b) Trong thời gian ở nước ngoài, nếu có vấn đề phát sinh vì lý do khách quan, trưởng đoàn cần kịp thời báo cáo về Cục Hợp tác quốc tế và cơ quan, đơn vị quản lý trực tiếp công chức, viên chức đi công tác nước ngoài để thống nhất giải pháp xử lý.

c) Báo cáo kết quả chuyến công tác theo quy định tại Điều 10 Quy chế này.

d) Hoàn thành các thủ tục quyết toán tài chính (nếu sử dụng ngân sách nhà nước) chậm nhất là 15 (mười lăm) ngày làm việc sau khi kết thúc chuyến đi.

5. Công chức, viên chức được cử đi công tác ở nước ngoài

Chấp hành các quy định hiện hành về việc đi công tác nước ngoài, thực hiện các nhiệm vụ được phân công, giữ gìn danh dự, uy tín của ngành và của đất nước; báo cáo bằng văn bản tình hình và kết quả chuyến công tác với thủ trưởng cơ quan, đơn vị; phối hợp hoàn thành các thủ tục quyết toán tài chính (nếu sử dụng ngân sách nhà nước) chậm nhất là 15 (mười lăm) ngày làm việc sau khi kết thúc chuyến đi.

PHỤ LỤC I

CÔNG VĂN CỬ ĐOÀN ĐI CÔNG TÁC NƯỚC NGOÀI
(Kèm theo Thông tư số 25/2025/TT-BGDĐT ngày 28 tháng 11 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐƠN VỊ:.............. -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số:..../... V/v ......................	.................., ngày.....tháng.......năm 20...

Kính gửi: Lãnh đạo Bộ Giáo dục và Đào tạo

 Đồng kính gửi: Cục Hợp tác quốc tế

Căn cứ Thông tư số ....../2025/TT-BGDĐT ngày .../...../20...... của Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc ban hành Quy chế quản lý việc đi công tác nước ngoài của các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo;

Căn cứ Thư mời của (ghi rõ đơn vị mời), số...... ngày...tháng .... năm 20...;

[Đơn vị] báo cáo và đề nghị cử đoàn đi công tác nước ngoài như sau:

1. Tên đoàn công tác: ghi rõ tên đoàn công tác và nội dung làm việc (đi thăm chính thức/đi đàm phán/đi triển khai dự án/ tham dự hội nghị, hội thảo ...);

2. Mục đích chuyến công tác:

3. Thành phần: (ghi rõ họ tên, chức vụ, đơn vị)

- Đề nghị đơn vị ghi rõ đây là chuyến công tác nước ngoài thứ mấy của từng thành viên trong năm (nếu có).

- Trường hợp cần quyết định để làm thủ tục cấp hộ chiếu công vụ, đề nghị ghi đầy đủ chức vụ, đơn vị công tác, mã ngạch công chức/viên chức, bậc lương, nguồn lương theo quy định.

VD1. Đối với công chức: Nguyễn Văn A, Phó Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ; công chức loại A2, bậc 2/8, ngạch chuyên viên chính, mã ngạch 01.002, hưởng lương...^1

VD2. Đối với viên chức: Nguyễn Văn B, Hiệu trưởng trường C; viên chức quản lý loại A3.1, bậc 3/6, ngạch giảng viên cao cấp, mã ngạch V.07.01.01, hưởng lương...^2

4. Thời gian: từ ngày .......đến ngày ....... tháng ....năm 20... (không bao gồm thời gian đi đường hoặc bao gồm thời gian đi đường).

5. Kinh phí: Đơn vị chi trả .........../ Phía mời đài thọ................(ghi cụ thể từng đầu mục kinh phí, ví dụ: Trường A chi trả chi phí vé máy bay khứ hồi chặng quốc tế, chi phí khách sạn, các bữa ăn, lệ phí visa, hộ chiếu....)

6. Địa chỉ cơ quan:

7. Thông tin liên hệ (điện thoại, email):

8. Ý kiến của đơn vị (nếu có).

Trân trọng./.

Nơi nhận: - Như trên; - ..............; - Lưu:

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký tên, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

^_______________________________

^1 Ghi rõ hưởng lương từ ngân sách Nhà nước hoặc quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật.

^2 Ghi rõ như hướng dẫn tại mục 1 ở trên.

BÁO CÁO KẾT QUẢ CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC NƯỚC NGOÀI
(Kèm theo Thông tư số 25/2025/TT-BGDĐT ngày 28 tháng 11 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐƠN VỊ: .............. -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
	....., ngày ... tháng ... năm 20......

BÁO CÁO

Về kết quả đi công tác tại........

Kính gửi: Lãnh đạo Bộ Giáo dục và Đào tạo
Đồng kính gửi: Cục Hợp tác Quốc tế

1. Họ và tên người báo cáo: (nếu là đoàn thì nêu danh sách cả đoàn. Người báo cáo là trưởng đoàn).

2. Chức vụ:

3. Đơn vị công tác:

4. Đi công tác tại quốc gia/vùng lãnh thổ:

5. Theo Quyết định/Công văn số:

6. Nguồn kinh phí:

7. Mục đích chuyến đi:

8. Thời gian đi công tác:

9. Lộ trình chuyến đi:

10. Chương trình công tác đã thực hiện (thời gian, địa điểm, nội dung đã làm việc):

11. Đánh giá kết quả chuyến đi:

12. Đề xuất, kiến nghị:

13. Những tài liệu kèm theo (nếu có): (Đề nghị liệt kê danh mục tài liệu)

Nơi nhận: - Như trên; - ..............; - Lưu:

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký tên, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

PHỤ LỤC III

BÁO CÁO CÔNG TÁC QUẢN LÝ ĐOÀN RA NĂM......
(Kèm theo Thông tư số 25/2025/TT-BGDĐT ngày 28 tháng 11 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐƠN VỊ: .............. -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
	....., ngày ... tháng ... năm 20......

Kính gửi: Bộ Giáo dục và Đào tạo (Cục Hợp tác quốc tế)

1) Thống kê số lượng đoàn ra (Từ tháng 01/................đến tháng 12/.................)

TT	Tên đoàn ra	Trưởng đoàn	Số thành viên đoàn	Nước đến	Mục đích chuyến đi	Thời gian thực hiện	Kinh phí	Báo cáo	Đoàn trong kế hoạch	Ghi chú
	(1)	(2)	(2)	(4)	(5)	(6)	(7)	(8)	(9)	(10)

2) Đánh giá kết quả

Những kết quả đạt được: Đánh giá những kết quả thu được của các đoàn ra hàng năm (nêu minh chứng nếu có), nêu rõ những thuận lợi, khó khăn.

3) Đề xuất, kiến nghị (nếu có)

Nơi nhận: - Như trên; - .....; - Lưu: ...

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký tên, đóng dấu)

Ghi chú:

- Tên đoàn ra: ghi rõ tên đoàn công tác (đi thăm chính thức/đi đàm phán/đi triển khai dự án ...);

- Trưởng đoàn: ghi rõ họ tên, chức vụ của Trưởng đoàn;

- Số thành viên đoàn: ghi rõ tổng số thành viên tham gia đoàn, bao gồm cả trưởng đoàn.

- Nước đến: ghi đầy đủ các nước đi công tác theo lộ trình.

- Thời gian thực hiện: ghi cụ thể từ ngày, tháng, năm nào tới ngày, tháng, năm nào;

- Kinh phí: ghi cụ thể phía Việt Nam chi những khoản nào, kinh phí lấy từ nguồn nào; phía đối tác chi những khoản nào;

- Báo cáo: Ghi rõ số và ngày phát hành văn bản báo cáo kết quả hoạt động của đoàn, nơi gửi báo cáo (Bỏ trống nghĩa là không có báo cáo).

- Đoàn trong kế hoạch: Đánh dấu (x) nếu là đoàn có trong kế hoạch đã được duyệt, bỏ trống nếu là đoàn ngoài kế hoạch.

PHỤ LỤC IV

KẾ HOẠCH ĐOÀN RA DỰ KIẾN NĂM....
(Kèm theo Thông tư số 25/2025/TT-BGDĐT ngày 28 tháng 11 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐƠN VỊ: .............. (Tên cơ quan, đơn vị làm kế hoạch) -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
	....................., ngày   tháng   năm 2025

KẾ HOẠCH ĐOÀN RA DỰ KIẾN NĂM ...............

ĐVT: USD

Số TT	Tên đoàn ra	Trưởng đoàn	Số người tham gia đoàn	Thời gian (ngày)	Mục đích chuyến đi	Phương tiện đi lại (*)	Tiền ăn, ở (*)	Khác (*)	Cộng (7+8+9)
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)	(8)	(9)	(10)

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký tên, đóng dấu)

(*) Cơ sở dự toán kinh phí căn cứ vào văn bản hiện hành của Bộ Tài chính quy định chế độ công tác phí cho cán bộ, công chức nhà nước đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài do ngân sách nhà nước đảm bảo kinh phí.

Tiếng Anh (English)

MINISTRY OF EDUCATION AND TRAINING OF VIETNAM --------	THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom – Happiness ---------------
No. 25/2025/TT-BGDDT	Hanoi, November 28, 2025

CIRCULAR

ON PROMULGATION OF THE REGULATION ON MANAGEMENT OF OVERSEAS BUSSINESS TRIPS OF UNITS AFFILIATED TO THE MINISTRY OF EDUCATION AND TRAINING

Pursuant to the Law on Entry and Exit of Vietnamese Citizens dated November 22, 2019;

Pursuant to the Law on amendments to some Articles of Law on Entry and Exit of Vietnamese Citizens and Law on Entry, Exit, Transit and Residence of Foreigners in Vietnam dated June 24 2023;

Pursuant to Decree No. 37/2025/ND-CP dated February 26, 2025 of the Government on functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Education and Training of Vietnam;

At the request of the Director General of the International Cooperation Department;

The Minister of Education and Training promulgates the Circular on promulgation of the Regulation on management of overseas business trips of units affiliated to the Ministry of Education and Training.

Article 1. The Regulation on management of overseas business trips of units affiliated to the Ministry of Education and Training is attached to this Circular.

...

...

...

Article 3. Chief of Office; Director General of the International Cooperation Department, heads of units affiliated to the Ministry of Education and Training; organizations and individuals are responsible for implementing this Circular./.

PP. MINISTER
DEPUTY MINISTER




Le Quan

REGULATION

 ON MANAGEMENT OF OVERSEAS BUSSINESS TRIPS OF UNITS AFFILIATED TO THE MINISTRY OF EDUCATION AND TRAINING
(Attached to Circular No. 25/2025/TT-BGDDT dated November 28, 2025 of the Minister of Education and Training)

Chapter I

...

...

...

Article 1. Scope

This Regulation regulates the management of overseas business trips of units affiliated to the Ministry of Education and Training including principles, methods and authority for dispatching delegations, management of documents, reporting regime and implementation.

Article 2. Definitions

A delegation refers to the overseas business trips of civil servants and public employees of units affiliated to the Ministry of Education and Training, excluding personal trips.

Inviting parties include countries, territories, international organizations, non-governmental organizations, ministries, departments, organizations and educational institutions.

Article 3. Regulated entities

This Regulation applies to civil servants and public employees of units affiliated to the Ministry of Education and Training that are dispatched for overseas business trips including:

1. Civil servants and public employees of units under the Ministry of Education and Training.

2. Directors/Deputy Directors of Management Boards of projects, programs/projects under the Ministry of Education and Training.

...

...

...

4. Directors/Rectors of public universities affiliated to the Ministry of Education and Training.

5. Presidents of the University Council/Presidents of the School Council of public higher education institutions established based on international agreements or treaties and under the Ministry of Education and Training.

6. Heads of public service providers affiliated to the Ministry of Education and Training.

Article 4. Principles for dispatching delegations

1. The delegation must have a clear purpose, practical program and effective content that is economical and in accordance with the tasks of the unit and the sector. Overseas business trips must not affect the progress and quality of the domestic work of civil servants and public employees. Heads of authorities and units dispatching delegations are responsible for considering the consolidation of delegations with overlapping locations and similar work content and nature. The delegation composition must be streamlined and appropriate to the purpose, requirements, and content of the work.

2. The organization of delegations must be based on the approved annual delegation plan or within the framework of signed cooperation projects and programs. In cases where a delegation is dispatched outside the approved plan, the dispatching authorities and units must submit a written report that clearly states the purpose, content, program, delegation composition, time, location, and funding source to the competent authority for approval. State-funded delegations shall not be sent abroad for impractical or ineffective exchanges, surveys or study visits.

3. The dispatch of delegations according to invitations must have content appropriate to the assigned functions and tasks; and must be approved by the Minister or the head of the authority or unit authorized by the Minister.

4. Individuals prescribed in Article 3 who are sent on overseas business trips must have appropriate expertise, foreign language proficiency and good health to ensure the completion of their tasks. Delegations consisting of more than two persons must have a leader.

Article 5. Methods for dispatching delegations

...

...

...

2. Delegations led by the Ministry leaders on official visits and working trips to other countries; conferences, seminars, forums, international negotiations and intergovernmental meetings within the framework of international agreements and treaties of which Vietnam is a member.

3. Delegations attending conferences, seminars, forums, international negotiations and intergovernmental meetings within the framework of international agreements and treaties of which Vietnam is a member.

4. Delegations attending conferences, seminars, forums, international negotiations,  researches, surveys, experience exchanges, short-term training and capacity building; participating in international educational fairs and exhibitions; engaging in cultural exchange activities, summer camps, sports events, international competitions within the framework of signed cooperation agreements, projects, programs; or participating in other activities related to the field of education.

Article 6. Regulations quantity, time and composition of a delegation

1. For delegations prescribed in clauses 1 and 2, Article 5 of this Regulation, the number of participants, duration of the trip, purpose, content and work program shall be based on the delegation plan approved by the competent authority.

2. For delegations prescribed in clauses 3 and 4, Article 5 of this Regulation, the following principles shall apply:

a) Unit leaders shall not travel abroad more than twice per year, and no more than two leaders from the same authority may participate in the same delegation (except in cases of urgent or necessary work which must be proposed to the competent authority for consideration and decision).

b) The delegation shall be enough for the tasks of each member to ensure the practicality, effectiveness and cost savings. The delegation shall not exceed 05 people when it is led by the head of the unit (in cases where additional members are truly necessary, the consideration and decision of the competent authority is required).

c) The working time in one country shall not exceed 03 days (excluding transit and travel time). If the event is large or important, the working time shall not 05 days (excluding transit and travel time). Each business trip shall not cover more than 03 countries. The visited countries shall be close to each other or within the same region to ensure efficiency and cost savings. In cases where it is truly necessary to organize overseas trips exceeding the prescribed number of days, trips or countries, the presiding unit must report to the competent authority for consideration and decision.

...

...

...

Article 7. Authority for dispatching delegations

1. The Minister of Education and Training shall sign the decision to dispatch Deputy Ministers on overseas business trips; and approve the guidelines to dispatch leaders of units affiliated to the Ministry of Education and Training on overseas business trips.

2. The Minister shall assign the Deputy Minister in charge of international cooperation to sign decisions to dispatch civil servants and public employees prescribed in Article 3 of this Regulation on overseas business trips.

3. Heads of units with delegated management authority shall sign decisions to dispatch public employees affiliated to their authorities or units on overseas business trips in accordance with applicable regulations.

4. Special cases shall be considered and decided by the Minister of Education and Training.

Chapter II

DOSSIERS AND PROCEDURES FOR DISPATCHING DELEGATIONS

Article 8. Dossier for dispatching delegations

A set of dossier on dispatching delegations includes:

...

...

...

2. An invitation letter from the foreign party or an official invitation from ministries, departments, organizations or educational institutions. If the invitation letter is written in a foreign language other than English, it must be attached with a certified Vietnamese translation from a competent authority.

3. A list of delegation members in cases where the delegation consists of two or more persons.

4. The proposed work program.

5. A document or decision on dispatch of members to participate in delegations of the managing unit (if the members are under units affiliated to the Ministry of Education and Training).

6. A document including the approval of guidelines of the Minister and presiding Deputy Minister regarding the leaders of the Departments/units affiliated to the Ministry of Education and Training.

Article 9. Procedures for dispatching delegations

1. The presiding unit shall submit one complete set of dossier on dispatching delegations to the International Cooperation Department. The International Cooperation Department shall propose the competent authority for approval of the guidelines and carry out the procedures for dispatching delegations in cases where a Ministry leader is the head or participant of the delegation.

2. For delegations prescribed in clauses 3 and 4, Article 5 of this Regulation, the dispatching unit shall submit the dossiers as prescribed in Article 8 of this Regulation to the International Cooperation Department at least 20 working days prior to the business trip for delegation dispatch procedures. Within 07 working days from the receipt of a complete and valid dossier, the International Cooperation Department shall appraise and propose the Ministry leaders for consideration and decision on the delegation dispatch.

In cases where the dossier is incomplete or invalid, within 02 working days from the receipt, the International Cooperation Department shall notify the dispatching unit in writing to amend, supplement and complete the dossier. The processing time of the dossier shall be determined from the date on which the International Cooperation Department receives a complete and valid dossier.

...

...

...

REPORTING REGIME AND MANAGEMENT OF DOCUMENTS AND INFORMATION

Article 10. Reporting regime

1. Delegations led by Ministry leaders

a) Regarding delegations led by the Minister: within 15 working days after the trip ends, the International Cooperation Department or the unit assigned by the Ministry leaders shall preside and cooperate with relevant units in preparing a report on the trip’s results for the Minister’s review and approval to submit to the Prime Minister.

b) Regarding delegations led by the Deputy Minister: within 15 working days after the trip ends, the International Cooperation Department or the unit assigned by the Ministry leadership shall preside and cooperate with relevant units to in preparing a report on the trip’s results for the Deputy Minister’s review and approval to submit to the Minister.

2. Other delegations

Within 15 working days after the trip ends, a written report attached with any relevant documents on the business trip results must be submitted to the competent authority and the International Cooperation Department (for cases where the Ministry of Education and Training issues the dispatch decision) in accordance with the form in Appendix II attached to this Regulation.

For civil servants and public employees who are not unit leaders and travel abroad individually, they shall submit a report on the results of the business trip to the head of the authority or unit responsible for managing civil servants and public employees in overseas business trips.

3. Based on the importance of the trip and the proposal of the delegation leader, the International Cooperation Department shall submit a written request to the Minister for permission to organize a seminar to report the results and exchange information among relevant units after the trip ends.

...

...

...

1. Delegations must comply with the information confidentiality regulations in accordance with the Law on State Secrets Protection and relevant laws.

2. Information and documents valuable for the development of the education sector that are collected during the business trip are considered common property. The delegation leader or the individual who possesses such documents or information must hand them over to their authority or unit for management and use as prescribed by laws.

3. By December 20^th each year, units shall submit reports on the management of delegations in accordance with the form in Appendix III attached to this Regulation to the Ministry of Education and Training (through the International Cooperation Department).

Chapter IV

IMPLEMENTATION

Article 12. Responsibilities of relevant units and individuals in dispatching delegations

1. International Corporation Department

The International Cooperation Department is the focal unit supporting the Minister in managing overseas business trips of units affiliated to the Ministry of Education and Training including:

a) Presiding the development of the annual overseas business trip plan for Ministry leaders; reporting to the Government Office and the Ministry of Foreign Affairs.

...

...

...

c) Presiding and cooperating with relevant authorities and units in preparing the content and working programs, liaising with Vietnamese representative offices abroad and foreign parties regarding delegations of Ministry leaders to ensure consular and protocol work for these delegations.

d) Proposing the Minister or the Deputy Minister presiding international cooperation for approval and decision on delegation dispatch of the Ministry of Education and Training.

dd) Acting as the focal point to support authorities and units affiliated to the Ministry of Education and Training in liaising with Vietnamese representative offices abroad and foreign parties in organizing and developing working programs for delegations, guiding consular procedures and protocol for the delegations.

e) Receiving, processing information and proposing Ministry leaders the plans for dispatching delegations outside the approved plan including those invited by foreign parties or domestic partners.

g) Summarizing and reporting to Ministry leaders on cases where civil servants, public employees and employees travel abroad that are against the prescribed subjects, standards or duration; and recommending handling measures.

h) Summarizing and reporting to Ministry leaders on the annual situation of overseas delegations of the Ministry of Education and Training before December 31.

i) Presiding the guidelines, inspection and supervision of the implementation of this Regulation.

2. Personnel and Organization Department

Organize the execution of the delegation’s tasks abroad in accordance with the approved program and the laws of Vietnam and international law. with the International Cooperation Department in advising and supporting the Ministry leaders in managing cadres, civil servants and public employees on overseas business trips; providing guidelines on the implementation of state policies and regulations regarding personnel affairs during their time abroad

...

...

...

a) Develop the plan for dispatching delegations for the following year of their respective units in accordance with the laws and submit it to the International Cooperation Department before September 30 annually for consolidation and reporting to the Ministry leaders (in accordance with the form in Appendix IV attached to this Regulation).

b) Be accountable to the Minister for proposing personnel under their management to participate in the delegations.

c) Manage documents and records, organize the exploitation and use of valuable documents and information collected by the delegations.

4. Head of the delegation dispatched by the Minister of Education and Training

a) Organize the implementation of the delegation’s tasks abroad in accordance with the approved program, the laws of Vietnam and international laws.

b) During the time abroad promptly report to the International Cooperation Department, the authority or unit managing the civil servants and public employees on the trip for agreement on solutions if any issues arise due to objective reasons.

c) Report the results of the business trip as prescribed in Article 10 of this Regulation.

d) Complete financial statement procedures (if it is funded by the State) within 15 working days after the end of the trip.

5. Civil servants and public employees dispatched on overseas business trips

...

...

...