|
ỦY BAN NHÂN
DÂN
TỈNH TÂY NINH
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
59/2014/QĐ-UBND
|
Tây Ninh, ngày
22 tháng 10 năm 2014
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ
QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ (EOFFICE) LIÊN THÔNG
TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TÂY NINH
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng Nhân dân và Ủy
ban Nhân dân ngày 26/11/2003;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29/11/2005;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày
29/6/2006;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP, ngày
10/4/2007 của Chính phủ ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ
quan nhà nước;
Theo đề nghị của Sở Thông tin và Truyền thông
tại Tờ trình số 06/TTr-STTTT, ngày 24/6/2014,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm
theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Văn phòng điện
tử (eOffice) liên thông trên địa bàn tỉnh Tây Ninh.
Điều 2. Giao Sở Thông
tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với các sở, ngành liên quan hướng dẫn thi
hành Quyết định này.
Điều 3. Quyết định này
có hiệu lực thi hành sau 10 ngày, kể từ ngày ký.
Điều 4. Chánh Văn phòng Ủy
ban Nhân dân tỉnh; Giám đốc các sở, Thủ trưởng các ban, ngành thuộc Ủy ban Nhân
dân tỉnh; Chủ tịch Ủy ban Nhân dân các huyện, thành phố; Chủ tịch Ủy ban Nhân
dân các xã, phường, thị trấn và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách
nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. ỦY BAN
NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Trần Lưu Quang
|
QUY CHẾ
QUẢN
LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ (EOFFICE) LIÊN THÔNG TRÊN ĐỊA
BÀN TỈNH TÂY NINH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 59/2014/QĐ-UBND, ngày 22 tháng 10 năm 2014
của Ủy ban Nhân dân tỉnh)
Chương 1
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng
áp dụng
1. Quy chế này quy định việc quản
lý, vận hành và sử dụng hệ thống Văn phòng điện tử liên thông trong hoạt động của
các cơ quan, đơn vị trong tỉnh.
2. Quy chế này áp dụng đối với
các sở, ban, ngành thuộc Ủy ban Nhân dân tỉnh; Ủy ban Nhân dân huyện, thành phố;
Ủy ban Nhân dân xã, phường, thị trấn và các cơ quan, tổ chức khác tham gia vào
hệ thống (sau đây gọi tắt là các cơ quan, đơn vị) để vận hành, sử dụng hệ thống
Văn phòng điện tử (eOfffice) liên thông.
Điều 2. Hệ thống Văn
phòng điện tử liên thông tỉnh Tây Ninh
Hệ thống Văn phòng điện tử
(eOffice) liên thông tỉnh Tây Ninh (sau đây gọi tắt là mạng Văn phòng điện tử
liên thông) là phần mềm tin học hoạt động trên mạng máy tính được sử dụng trong
các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Tây Ninh để quản lý văn bản và tạo lập hồ
sơ công việc, tạo ra cơ sở dữ liệu điện tử về trao đổi và xử lý văn bản liên
thông qua môi trường mạng bao gồm: Quản lý văn bản đến; tiến trình xử lý, phát
hành văn bản đi; quản lý hồ sơ công việc để phục vụ công tác trao đổi thông tin,
nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác điều hành tác nghiệp của lãnh đạo, các
hoạt động tác nghiệp của cán bộ, công chức, viên chức trên môi trường mạng.
Điều 3. Nguyên tắc quản lý,
vận hành và sử dụng
1. Việc sử dụng hệ thống phải
thực hiện đầy đủ các quy định về an toàn an ninh thông tin như: Bảo đảm các yêu
cầu kỹ thuật về an toàn sử dụng điện, phòng chống cháy nổ, thiên tai; ngăn chặn,
phòng chống virus xâm nhập vào hệ thống.
2. Các dữ liệu, thông tin truyền
tải trên hệ thống mạng Văn phòng điện tử liên thông được định kỳ sao chép, lưu
trữ theo các quy định hiện hành.
3. Kiểm soát chặt chẽ những người
tham gia sử dụng và các mật khẩu truy nhập hệ thống; việc cài đặt các phần mềm
mới lên máy chủ của hệ thống và máy trạm của các cơ quan, đơn vị tham gia sử dụng
hệ thống.
4. Thông tin trong hệ thống phải
được thực hiện theo các quy định của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước và các
quy định về công tác bảo mật. Nghiêm cấm các hành vi: Cản trở hoặc ngăn chặn
trái phép quá trình trao đổi dữ liệu; thay đổi, hủy, sao chép, tiết lộ, di chuyển
trái phép một phần hoặc toàn bộ các thông điệp dữ liệu.
5. Thực hiện việc điện tử hóa
văn bản và ký số trên các văn bản do cơ quan, đơn vị phát hành (trừ các văn bản
thuộc loại mật, tối mật, tuyệt mật, đơn thư tranh chấp, khiếu nại, tố cáo hoặc
các văn bản đặc biệt khác) để cập nhật, lưu trữ vào mạng Văn phòng điện tử liên
thông.
6. Văn bản do cơ quan, đơn vị
phát hành khi cập nhật vào mạng Văn phòng điện tử liên thông, bên cạnh các tệp
dữ liệu được số hóa bằng phương pháp quét văn bản (scan) phải cập nhật kèm theo
cả tệp dữ liệu gốc của văn bản được tạo ra đối với các văn bản quan trọng như
văn bản quy phạm pháp luật, các chương trình, kế hoạch của tỉnh để thuận tiện
trong quá trình khai thác, sử dụng.
7. Khi nhận được văn bản điện tử
từ các nguồn khác (thư điện tử, phần mềm gửi nhận văn bản khác), bộ phận văn
thư tiếp nhận, cập nhật vào mạng Văn phòng điện tử liên thông, đề xuất ý kiến xử
lý văn bản và báo cáo thủ trưởng cơ quan, đơn vị.
8. Sử dụng bộ mã tiếng Việt
Unicode chuẩn TCVN 6909-2001 để trao đổi thông tin trong mạng Văn phòng điện tử
liên thông.
Điều 4. Cập nhật, luân chuyển
thông tin trong mạng Văn phòng điện tử liên thông
1. Cán bộ, công chức, viên chức
của các cơ quan, đơn vị được cấp tài khoản để truy cập mạng Văn phòng điện tử
liên thông có trách nhiệm xử lý văn bản và cập nhật những thông tin theo nhiệm
vụ được phân công, tuân thủ tài liệu hướng dẫn về quy trình vận hành, sử dụng
phần mềm.
2. Trong trường hợp xảy ra sự cố
kỹ thuật dẫn tới việc mạng Văn phòng điện tử liên thông ngừng hoạt động, người
có trách nhiệm cập nhật thông tin tạm thời ghi nhận việc xử lý bằng các phương
tiện khác (ghi nhận bằng giấy tờ hoặc trên tệp văn bản,...) và cập nhật các
thông tin đã xử lý vào hệ thống ngay sau khi sự cố kỹ thuật được khắc phục.
3. Nghiêm túc tuân thủ quy
trình và hướng dẫn sử dụng phần mềm, cập nhật đầy đủ các nội dung vào phần mềm
theo yêu cầu đặt ra.
Điều 5. Sử dụng chữ ký số
trên mạng Văn phòng điện tử liên thông
1. Mạng Văn phòng điện tử liên
thông được tích hợp chữ ký số để xác thực tính pháp lý của các văn bản điện tử
trao đổi giữa các cơ quan, đơn vị. Văn bản điện tử đã được ký số phải được tiếp
nhận và xử lý đúng quy trình nhằm đảm bảo tính kịp thời, an toàn, bảo mật, tin
cậy và xác thực của dữ liệu.
2. Chữ ký số sử dụng trong mạng
Văn phòng điện tử liên thông do cơ quan chứng thực chữ ký số chuyên dùng của
Nhà nước cung cấp. Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm hướng dẫn, hỗ trợ
các cơ quan, đơn vị triển khai sử dụng chữ ký số.
3. Văn bản do các cơ quan, đơn
vị phát hành được trao đổi trên mạng Văn phòng điện tử liên thông phải đảm bảo
tích hợp chữ ký số theo đúng các quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn
bản liên quan nhằm đảm bảo tính an toàn, bảo mật, tin cậy, xác thực của dữ liệu.
Điều 6. Các văn bản trao đổi
trong mạng Văn phòng điện tử liên thông
Các văn bản trao đổi trong mạng
Văn phòng điện tử liên thông gồm: Công văn; Báo cáo; Giấy mời; Lịch làm việc;
Văn bản gửi các cơ quan để biết, để phối hợp; Công văn xin ý kiến góp ý; Thông
báo ý kiến kết luận của lãnh đạo cơ quan, đơn vị, giới thiệu con dấu, chữ ký,
trụ sở làm việc; các chương trình, kế hoạch của cơ quan; các tài liệu cần trao
đổi trong quá trình xử lý công việc và các loại văn bản khác; trừ các văn bản
thuộc loại mật, tối mật, tuyệt mật, đơn thư tranh chấp, khiếu nại, tố cáo hoặc
các văn bản đặc biệt khác.
Chương 2
QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG
Điều 7. Quy định đối với văn
thư các cơ quan, đơn vị
1. Cập nhật văn bản đến
Sử dụng mạng Văn phòng điện tử
liên thông để tiếp nhận, số hóa, khai báo các thông số văn bản đến nhận được từ
các nguồn: Văn bản giấy (nhận qua đường bưu điện hoặc nhận trực tiếp), văn bản
điện tử nhận qua hệ thống thư điện tử, văn bản nhận được qua các nguồn khác.
2. Phát hành văn bản đi
Sử dụng mạng Văn phòng điện tử
liên thông để số hóa, khai báo các thông số văn bản do cơ quan ban hành, thực
hiện ký số chuyển các văn bản cho các cơ quan, đơn vị liên quan; thực hiện phát
hành văn bản giấy theo chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, đơn vị.
Điều 8. Quy định đối với các
cán bộ, công chức, viên chức khi xử lý văn bản
1. Văn bản đến: Cán bộ, công chức,
viên chức thực hiện tiếp nhận văn bản trên mạng Văn phòng điện tử liên thông.
Trong quá trình xử lý phải cập nhật các thông tin, báo cáo tiến độ xử lý văn bản
và hồ sơ công việc do mình thụ lý vào mạng Văn phòng điện tử liên thông để được
quản lý đầy đủ trong cơ sở dữ liệu.
2. Văn bản đi: Ngay sau khi văn
bản đi đã được ký ban hành, người soạn thảo tiến hành cập nhật bổ sung tệp tài
liệu gốc của văn bản, đồng thời phải kiểm tra, hiệu chỉnh các thông số văn bản
do văn thư cập nhật, bổ sung các thông số theo dõi tiến trình xử lý văn bản đi.
3. Trong quá trình xử lý văn bản:
Nếu các chỉ đạo, thông tin phát sinh hoặc có nhiều văn bản khác liên quan đến
văn bản đang xử lý, người xử lý phải cập nhật, kết nối vào hồ sơ xử lý của văn
bản.
Điều 9. Quy định đối với
lãnh đạo cơ quan, đơn vị; lãnh đạo phòng, ban, đơn vị trực thuộc
1. Lãnh đạo cơ quan, đơn vị và
lãnh đạo các phòng, ban, đơn vị trực thuộc phải thường xuyên theo dõi mạng Văn
phòng điện tử liên thông để nhận biết thông tin về tiến độ xử lý văn bản, kịp
thời đôn đốc xử lý, không để tồn đọng các văn bản đến.
2. Lãnh đạo cơ quan, đơn vị sử
dụng mạng Văn phòng điện tử liên thông để chuyển văn bản đến các cá nhân hay
phòng, ban, đơn vị trực thuộc xử lý; cho phép phát hành văn bản đi và quyết định
việc phát hành hoàn toàn bằng văn bản điện tử hay kết hợp phát hành cả văn bản
điện tử và văn bản giấy.
3. Trường hợp phát hiện văn bản,
hồ sơ xử lý quá hạn, lãnh đạo cơ quan, đơn vị phải kịp thời chỉ đạo, đôn đốc
các bộ phận liên quan xử lý khắc phục.
4. Lãnh đạo các phòng, ban, đơn
vị trực thuộc thường xuyên giao việc và đôn đốc nhắc nhở cán bộ thực hiện xử lý
văn bản đúng tiến độ, cập nhật hồ sơ công việc đúng quy định trong mạng Văn
phòng điện tử liên thông.
5. Nếu lãnh đạo các phòng, ban,
đơn vị trực thuộc trực tiếp xử lý văn bản đến, soạn thảo văn bản đi thì phải thực
hiện theo quy định tại Điều 8 Quy chế này.
Điều 10. Tổ chức, vận hành mạng
Văn phòng điện tử liên thông
1. Mạng Văn phòng điện tử liên
thông được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin bao
gồm: Mạng cục bộ của các cơ quan, đơn vị, mạng diện rộng của tỉnh và mạng
Internet; được quản trị tập trung tại Trung tâm Tích hợp dữ liệu của tỉnh.
2. Trung tâm Công nghệ thông
tin và Truyền thông thuộc Sở Thông tin và Truyền thông là đơn vị đầu mối quản
lý, quản trị kỹ thuật, quản trị cơ sở dữ liệu và hạ tầng kỹ thuật mạng Văn
phòng điện tử liên thông tại Trung tâm Tích hợp dữ liệu của tỉnh.
3. Các cơ quan, đơn vị phải quản
lý và bảo vệ an toàn hệ thống mạng máy tính và các kết nối Internet của cơ
quan, đơn vị mình; cử 01 nhân sự có chuyên môn làm đầu mối để liên hệ và phối hợp
xử lý sự cố (nếu có) với Sở Thông tin và Truyền thông trong quá trình khai
thác, sử dụng hệ thống mạng Văn phòng điện tử liên thông.
Điều 11. Kinh phí duy trì hoạt
động của hệ thống Văn phòng điện tử liên thông
Căn cứ vào yêu cầu thực tế
trong quá trình quản trị và vận hành hệ thống, Sở Thông tin và Truyền thông lập
kế hoạch trình Ủy ban Nhân dân tỉnh xem xét quyết định nguồn kinh phí phục vụ
việc nâng cấp, bảo dưỡng, sửa chữa các trang thiết bị phần cứng, phần mềm và
các hoạt động khác của hệ thống mạng Văn phòng điện tử liên thông.
Chương 3
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 12. Trách nhiệm của các
cơ quan, đơn vị
1. Sử dụng hệ thống mạng Văn
phòng điện tử liên thông để chỉ đạo, điều hành, xử lý công việc hàng ngày của
cơ quan, đơn vị.
2. Chịu trách nhiệm về nội
dung, độ chính xác và bảo mật các thông tin trao đổi trên hệ thống mạng Văn
phòng điện tử liên thông.
3. Tự trang bị hệ thống máy
tính, mạng cục bộ, đường truyền Internet đảm bảo yêu cầu thực hiện nhiệm vụ; chịu
trách nhiệm xử lý các sự cố về máy tính, mạng máy tính của cơ quan, đơn vị.
4. Tổ chức việc quản lý và sử dụng
chứng thực chữ ký số của cơ quan, đơn vị như quản lý và sử dụng con dấu; phải
ban hành quy chế sử dụng mạng Văn phòng điện tử trong nội bộ cơ quan, đơn vị và
chịu trách nhiệm về việc sử dụng mạng Văn phòng điện tử liên thông trong hệ thống
chung của tỉnh. Thường xuyên tham gia sử dụng và đôn đốc nhắc nhở cán bộ, công
chức, viên chức thực hiện đúng Quy chế này cùng các quy định khác có liên quan.
Điều 13. Trách nhiệm của Sở
Thông tin và Truyền thông
1. Xây dựng và tổ chức thực hiện
kế hoạch hàng năm cho việc nâng cấp, bảo dưỡng, phát triển cơ sở hạ tầng của hệ
thống để đáp ứng nhu cầu khai thác và sử dụng.
2 Xây dựng kế hoạch, tổ chức
các lớp tập huấn hướng dẫn sử dụng phần mềm hệ thống mạng Văn phòng điện tử
liên thông khi có yêu cầu hoặc nâng cấp lên các phiên bản mới.
3. Đảm bảo duy trì, vận hành hệ thống, kịp thời
khắc phục sự cố, đảm bảo thông suốt phục vụ công tác chỉ đạo điều hành trên phần
mềm. Quản lý và cung cấp các tài khoản riêng cho từng cán bộ, công chức, viên
chức trong các cơ quan, đơn vị trên hệ thống phục vụ công tác. Sao lưu dữ liệu,
lưu trữ thông tin điện tử của hệ thống để đảm bảo an toàn, an ninh mạng, bảo mật
thông tin của hệ thống theo các quy định hiện hành.
4. Định kỳ hàng năm hoặc đột xuất
tổng hợp số liệu trong công tác quản lý, điều hành của các cơ quan, đơn vị trên
hệ thống mạng Văn phòng điện tử liên thông báo cáo Ủy ban Nhân dân tỉnh.
5. Lập đường dây nóng hỗ trợ kỹ
thuật cho người sử dụng; thường trực tiếp nhận những đề xuất, góp ý trong quá
trình vận hành, sử dụng hệ thống mạng Văn phòng điện tử liên thông.
6. Tham mưu UBND tỉnh thực hiện
trang bị, đầu tư máy tính cho các sở, ban, ngành trên địa bàn tỉnh.
Điều 14. Trách nhiệm của cán
bộ, công chức, viên chức
1. Tự quản lý tài khoản, bảo vệ
mật khẩu sử dụng của cá nhân; không truy nhập vào tài khoản của người khác và
không để người khác sử dụng địa chỉ, tài khoản của mình trên mạng Văn phòng điện
tử liên thông. Trường hợp mất mật khẩu phải báo cáo cơ quan chủ quản để thông báo
cho Sở Thông tin và Truyền thông xử lý kịp thời.
2. Thường xuyên thực hiện tiếp
nhận, báo cáo công việc và trao đổi thông tin trên mạng Văn phòng điện tử liên
thông để trả lời kịp thời, nắm bắt nội dung, xử lý công việc cụ thể được phân
công một cách nhanh nhất, hiệu quả nhất.
3. Chịu trách nhiệm về các nội
dung văn bản, thông tin trao đổi trên hệ thống mạng Văn phòng điện tử liên
thông.
4. Chấp hành nghiêm túc sự phân
công nhiệm vụ của lãnh đạo cơ quan, đơn vị và lãnh đạo phòng, ban, đơn vị trực
thuộc để kịp thời xử lý văn bản, thông tin trao đổi trên hệ thống mạng Văn
phòng điện tử liên thông.
5. Quản lý và lưu trữ tài liệu
theo đúng các quy định của Luật Lưu trữ.
6. Khi gặp sự cố trong quá
trình sử dụng hệ thống mạng Văn phòng điện tử liên thông, phải báo cáo bộ phận
kỹ thuật để kịp thời xử lý.
Điều 15. Điều khoản thi hành
1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn
vị và cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc Quy chế
này.
2. Trong quá trình thực hiện, nếu
có những vướng mắc phát sinh cần điều chỉnh, bổ sung, các cơ quan, đơn vị phản
ánh về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo Ủy ban Nhân dân tỉnh
xem xét, sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp./.