|
ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
1377/2013/QĐ-UBND
|
Hải Phòng, ngày
18 tháng 07 năm 2013
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC GỬI, NHẬN
VĂN BẢN QUA HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ THÀNH PHỐ
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử từ ngày 29 tháng
11 năm 2005;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6
năm 2006;
Căn cứ Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng
02 năm 2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về
chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng
4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ
quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng
02 năm 2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng
01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu
trữ;
Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03 tháng
12 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng thư điện tử
trong hoạt động của các cơ quan nhà nước;
Thực hiện Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5
năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử
trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị quyết số 06/2012/NQ-HĐND ngày 20
tháng 7 năm 2012 của Hội đồng nhân dân thành phố Khóa 14 về đẩy mạnh cải cách
hành chính nhà nước thành phố giai đoạn 2012-2015, định hướng đến năm 2020;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân
thành phố tại Tờ trình số 278/TTr-VP ngày 16 tháng 7 năm 2013 về việc thực hiện
gửi, nhận văn bản qua hệ thống thư điện tử thành phố và Báo cáo thẩm định số
33/BCTĐ-STP ngày 08 tháng 7 năm 2013 của Sở Tư pháp,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Quyết định này quy định cách thức, quy trình và
trách nhiệm trong việc gửi, nhận, lưu trữ, quản lý, khai thác, sử dụng các loại
văn bản được gửi, nhận qua hệ thống thư điện tử thành phố (gọi tắt là văn bản
điện tử) trong các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các quận, huyện, các đơn vị
sự nghiệp của thành phố trên cơ sở có xác nhận chứng thư số.
2. Các loại văn bản hành chính thuộc danh mục bí
mật nhà nước, văn bản đóng dấu mật, văn bản nội dung có tính chất mật, đơn thư
khiếu nại, tố cáo hoặc các văn bản không được phát hành qua mạng máy tính không
thuộc phạm vi điều chỉnh của Quyết định này.
Điều 2. Tần suất sử dụng hộp thư điện tử công vụ
1. Các cơ quan, đơn vị phân công cán bộ, công chức
truy cập vào hộp thư điện tử công vụ ít nhất 04 lần mỗi ngày vào thời điểm đầu
giờ, giữa giờ trong buổi sáng và buổi chiều các ngày làm việc để nhận văn bản
điện tử của Ủy ban nhân dân thành phố gửi đến.
2. Trường hợp khẩn, hỏa tốc, Văn phòng Ủy ban nhân
dân thành phố gửi văn bản điện tử qua hệ thống thư điện tử kết hợp với tin nhắn
tới các số điện thoại di động được các đơn vị đăng ký.
Điều 3. Cách thức truyền văn bản điện tử trên hệ
thống thư điện tử
Các văn bản của các đơn vị thực hiện gửi, nhận phải
được quét, lưu dưới dạng tệp tin PDF và ký số trước khi chuyển; phải sử dụng
hộp thư điện tử công vụ (thuộc hệ thống thư điện tử thành phố) của cơ quan để
gửi, nhận văn bản.
Điều 4. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử được gửi, nhận qua hệ thống thư
điện tử phải đảm bảo tích hợp chữ ký số theo đúng các quy định tại Luật Giao
dịch điện tử và các văn bản liên quan nhằm đảm bảo tính an toàn, bảo mật, tin
cậy, xác thực của dữ liệu. Văn bản điện tử đã được ký số khi phát hành có giá
trị pháp lý, được tiếp nhận và xử lý như văn bản giấy; cơ quan phát hành không
cần gửi bản in.
2. Chữ ký số sử dụng trong Hệ thống thư điện tử do
cơ quan chứng thực chữ ký số chuyên dùng của Nhà nước cung cấp.
3. Các đơn vị có tham gia gửi, nhận văn bản trên hệ
thống thư điện tử của thành phố được cấp chứng thư số.
Điều 5. Tiếp nhận, lưu trữ, quản lý khai thác,
sử dụng thông tin
1. Khi nhận được văn bản điện tử trên hệ thống thư
điện tử, bộ phận thư tại đơn vị có trách nhiệm kiểm tra chứng thư số, nếu đảm
bảo tính xác thực về nguồn gốc thì vào sổ công văn đến và xử lý như văn bản
giấy theo quy trình xử lý văn bản của đơn vị.
2. Trường hợp những văn bản điện tử đến kèm theo hồ
sơ khác (như hồ sơ các dự án,...), văn thư cập nhật văn bản đến, còn hồ sơ Ủy
ban nhân dân thành phố sẽ chuyển qua đường công văn, văn thư ký nhận, sau đó
chuyển trực tiếp cho phòng, ban, đơn vị, cá nhân trực tiếp xử lý hồ sơ.
3. Bộ phận văn thư tại đơn vị có trách nhiệm lưu
trữ các thông tin như lưu trữ các văn bản bằng giấy theo Nghị định số
01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành một số điều của Luật Lưu trữ.
Điều 6. Danh mục các loại văn bản hành chính
được gửi, nhận qua hệ thống thư điện tử (dạng văn bản điện tử có chứng thư số)
1. Chỉ thị;
2. Quyết định (Không áp dụng đối với các quyết định
về: khen thưởng, tổ chức cán bộ, quy phạm pháp luật);
3. Công văn;
4. Thông báo;
5. Giấy mời;
6. Kế hoạch;
7. Chương trình;
8. Đề án;
9. Công điện;
10. Các bản sao y văn bản;
11. Báo cáo;
12. Văn bản dự thảo xin ý kiến;
13. Lịch công tác.
Điều 7. Trách nhiệm của các Sở, ban, ngành, Ủy
ban nhân dân các quận, huyện và các đơn vị đã đăng ký sử dụng hộp thư công vụ
thành phố Hải Phòng
1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm tổ
chức việc quản lý và sử dụng chứng thực chữ ký số của cơ quan như quản lý và sử
dụng con dấu.
2. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm
đảm bảo các điều kiện hạ tầng để thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử; triển
khai các biện pháp tổ chức và kỹ thuật để đảm bảo an ninh, an toàn và bảo mật
thông tin trong cơ quan mình.
3. Thực hiện nghiêm túc chế độ gửi, nhận văn bản
điện tử qua hệ thống thư điện tử theo quy định tại Quyết định này.
4. Bảo đảm an toàn và bảo mật khi gửi, nhận văn bản
điện tử trên hệ thống thư điện tử theo quy định.
Điều 8. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền
thông
1. Tiếp nhận, tổng hợp đề nghị cấp hoặc thu hồi
chứng thư số; xét duyệt và lập danh sách thuê bao đề nghị cấp hoặc thu hồi
chứng thư số, gửi cơ quan tiếp nhận yêu cầu chứng thực.
2. Phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố
hướng dẫn, hỗ trợ các cơ quan, đơn vị trong việc tổ chức đào tạo và triển khai
sử dụng chữ ký số đã tích hợp cho hệ thống thư điện tử.
Điều 9. Trách nhiệm của Văn phòng Ủy ban nhân
dân thành phố
1. Hướng dẫn các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân
các quận, huyện và các đơn vị đã đăng ký sử dụng hộp thư công vụ thành phố Hải
Phòng thực hiện việc gửi, nhận văn bản điện tử qua hệ thống thư điện tử.
2. Tổ chức tiếp nhận, sử dụng, lưu trữ - sao lưu dữ
liệu, báo cáo văn bản điện tử gửi, nhận trên hệ thống thư điện tử bảo đảm thông
suốt, kịp thời, chính xác, an toàn và bảo mật.
3. Kiểm tra, đôn đốc các Sở, ban, ngành, Ủy ban
nhân dân các quận, huyện và các đơn vị đã đăng ký sử dụng hộp thư công vụ thành
phố Hải Phòng thực hiện triệt để, nghiêm túc chế độ gửi, nhận văn bản điện tử
qua hệ thống thư điện tử.
4. Chỉ đạo Trung tâm Thông tin - Tin học đảm bảo hệ
thống thư điện tử thành phố vận hành ổn định, thông suốt 24/24 giờ; thường
xuyên kiểm tra, cập nhận hệ thống sao lưu và các chương trình phòng chống
virus, spam đảm bảo việc gửi nhận văn bản điện tử theo Quyết định; nghiên cứu,
đề xuất nâng cấp hệ thống thư điện tử thành phố đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật
phục vụ gửi nhận văn bản điện tử.
5. Tổ chức sơ kết, rút kinh nghiệm và đề xuất bổ
sung, sửa đổi các quy định về gửi, nhận văn bản điện tử.
Điều 10. Tổ chức thực hiện
1. Giao Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố hướng
dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cấp, các ngành thực hiện Quyết định này.
2. Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các cơ quan, ban,
ngành của thành phố. Chủ tịch Ủy ban nhân dân các quận, huyện và các tổ chức,
cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
3. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc cần
sửa đổi, bổ sung, các đơn vị thông báo kịp thời về Văn phòng Ủy ban nhân dân
thành phố (qua Trung tâm Thông tin - Tin học) để tổng hợp, trình Ủy ban nhân
dân thành phố xem xét, quyết định.
Điều 11. Hiệu lực thi hành
Quyết định có hiệu lực kể từ ngày 01/8/2013./.
|
Nơi nhận:
- VPCP, Bộ Tư pháp (Cục KTVB);
- TT TU, TT HĐND TP;
- CT, các PCT UBND TP;
- Đoàn ĐBQH HP;
- Văn phòng Thành Ủy;
- Văn phòng Đoàn ĐBQH-HĐND TP;
- Như Điều 10;
- CPVP UBND TP;
- Các CV VPUBND TP;
- Công báo thành phố;
- Các đơn vị trực thuộc VP UBND TP;
- Lưu: VT.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN THÀNH PHỐ
CHỦ TỊCH
Dương Anh Điền
|