|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH LONG AN
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 36/2013/QĐ-UBND
|
Long An, ngày 08 tháng 08 năm 2013
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ TRAO ĐỔI, LƯU TRỮ, XỬ LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT
ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LONG AN
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LONG AN
Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND
ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày
29 tháng 11 năm 2005;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin
ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng
11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP
ngày 10/4/2007 của Chính phủ quy định về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt
động của cơ quan Nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
Theo đề nghị của Sở Thông tin và
Truyền thông tại tờ trình số 695/TTr-STTTT ngày
09/7/2013,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về
trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước
trên địa bàn tỉnh Long An.
Điều 2. Giao Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông chủ
trì, phối hợp với các cơ quan liên quan theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra việc thực
hiện Quy chế này.
Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc các Sở,
ngành thuộc tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã Kiến Tường, thành phố Tân An
chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Quyết định này có hiệu lực sau 10 (mười)
ngày kể từ ngày ký./.
|
Nơi nhận:
- Bộ
Thông tin và Truyền thông;
- Cục KTVBQPPL- Bộ Tư pháp;
- TT. TU, TT.HĐND tỉnh;
- CT, các PCT.UBND tỉnh;
- Ban Tuỵên giáo Tỉnh ủy;
- Như Điều 3;
- Công báo tỉnh;
- Phòng NC (TH, KT, VX,
NC-TCD);
- Lưu: VT, M.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
CHỦ TỊCH
Đỗ Hữu Lâm
|
QUY ĐỊNH
VỀ
TRAO ĐỔI, LƯU TRỮ, XỬ LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC
TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LONG AN
(Kèm theo Quyết định số 36/2013/QĐ-UBND
ngày 08/8/2013 của UBND tỉnh)
Chương 1.
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
và đối tượng áp dụng
1. Quy định này quy định việc gửi văn
bản điện tử đi, tiếp nhận văn bản điện tử đến, việc lưu trữ, xử lý văn bản điện
tử giữa các cơ quan và trong nội bộ cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Long An.
2. Quy định này được áp dụng cho UBND
các cấp trong tỉnh, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện; các Sở ngành tỉnh;
các đơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh Long An.
Khuyến khích các tổ chức đoàn thể
tham gia và áp dụng quy định này trong hoạt động.
Điều 2. Gửi, nhận
văn bản điện tử
1. Văn
bản điện tử: là văn bản được thể hiện dưới dạng thông
điệp dữ liệu.
2. Gửi, nhận văn bản điện tử: là việc thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử bằng phương tiện điện tử.
3. Thông điệp dữ liệu: là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng
phương tiện điện tử.
4. Chữ ký số (chữ ký điện tử):
chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các
hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ
liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận
của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.
Điều 3. Phần mềm
quản lý văn bản và điều hành
Phần mềm quản lý văn bản và điều hành
trên môi trường mạng là phần mềm tin học hoạt động trên mạng máy tính được sử dụng
để quản lý văn bản, tạo lập hồ sơ công việc và tạo ra cơ sở dữ liệu điện tử về
trao đổi và xử lý văn bản qua môi trường mạng bao gồm: tiếp nhận, quản lý văn bản
đến; tiến trình xử lý, phát hành văn bản đi; quản lý hồ sơ công việc để phục vụ
công tác trao đổi thông tin, nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều
hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, công chức trên môi trường
mạng.
Điều 4. Giá trị
pháp lý của văn bản điện tử
Thực hiện theo Điều 35 Nghị định số
64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin
trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
Điều 5. Quy định
về chữ ký số trong văn bản điện tử
Văn bản điện tử được ký bằng chữ ký số
phải được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Chương 2.
TRAO ĐỔI, XỬ LÝ
VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Điều 6. Hình thức
trao đổi các loại văn bản điện tử
1. Các loại văn bản của các cơ quan
nhà nước trao đổi qua mạng phải đảm bảo đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
theo quy định hiện hành.
2. Các loại văn bản sau đây phải gửi
hoàn toàn thông qua phần mềm quản lý văn bản và điều hành (phần mềm) hoặc hệ thống
thư điện tử, gồm:
a) Lịch làm việc, lịch công tác (tuần,
tháng, quý,...) của lãnh đạo UBND tỉnh, UBND cấp huyện, Sở ngành tỉnh,...
b) Thư mời dự họp, dự hội nghị và các
tài liệu kèm theo.
c) Các dự thảo văn bản, tài liệu phục
vụ cho các cuộc họp, hội nghị để nghiên cứu trước hoặc để góp ý.
d) Các tài liệu trao đổi phục vụ công
việc, các văn bản sao y.
đ) Báo cáo chuyên đề; báo cáo tuần,
tháng, quý, năm; thông báo; những văn bản gửi đến các cơ quan để biết, để báo cáo.
e) Các thông báo, thông cáo, công điện,
chỉ thị, chương trình công tác, các văn bản chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo các
cấp,...
3. Trong một số trường hợp, theo yêu
cầu, tính chất của công việc, việc trao đổi văn bản phải bằng cả hai hình thức
văn bản điện tử và văn bản giấy, gồm: thư mời họp và các tài liệu kèm theo; báo
cáo tuần, tháng, quý, năm và các báo cáo theo yêu cầu; các bản sao gửi văn bản;
các quyết định cá biệt, văn bản giải quyết các công việc cá biệt (giải quyết thủ
tục hành chính, kết luận thanh tra, hồ sơ chứng từ kế toán,...).
4. Các loại văn bản không trao đổi
qua mạng gồm:
a) Văn bản, tài liệu mang nội dung
liên quan đến bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định pháp luật về bảo vệ
bí mật nhà nước và các văn bản khác có liên quan;
b) Quyết định, công văn, thông báo
liên quan đến công tác tổ chức, cán bộ; khen thưởng, kỷ luật; công văn chuyển
đơn; các hồ sơ công việc buộc phải lưu bản chính.
Điều 7. Trao đổi
văn bản điện tử thông qua phần mềm quản lý văn bản và điều hành
1. Gửi văn bản điện tử: văn bản điện
tử phát hành (gửi đi) thông qua phần mềm sau khi hoàn tất một trong hai trường
hợp sau:
a) Đối với những
cơ quan chưa triển khai sử dụng chữ ký số: Văn thư cơ quan (Văn thư) tiến hành
đăng ký số văn bản đi theo quy định, sau đó tiến hành số hóa (scan) văn bản (bản
chính được đóng dấu) thành văn bản điện tử dưới dạng tập tin (file) *.pdf;
b) Đối với những cơ quan đã triển
khai sử dụng chữ ký số: Văn thư tiến hành đăng ký số văn bản đi theo quy định
cho văn bản điện tử đã được ký bằng chữ ký số và lưu dưới dạng file mềm (*.doc; *.odt;...).
2. Nhận văn bản điện tử: Văn thư có
trách nhiệm thường xuyên truy cập vào phần mềm để tiếp nhận, đăng ký số văn bản
điện tử đến, đưa vào phần mềm của cơ quan và thực hiện chuyển văn bản đến theo
đúng quy trình đã được quy định.
Điều 8. Trao đổi
văn bản điện tử thông qua hệ thống thư điện tử
1. Gửi văn bản điện tử: văn bản điện
tử gửi đi thông qua hệ thống thư điện tử sau khi thực hiện theo điểm a hoặc điểm
b của khoản 1 Điều 7 Quy định này.
2. Nhận văn bản điện tử: Văn thư có
trách nhiệm thường xuyên truy cập vào hộp thư điện tử của cơ quan, đơn vị để tiếp
nhận, đăng ký số văn bản điện tử đến và thực hiện chuyển văn bản đến theo đúng
quy trình đã được quy định.
Điều 9. Thời điểm
gửi, nhận văn bản điện tử
1. Thời điểm gửi một văn bản điện tử
tới cơ quan nhà nước là thời điểm văn bản điện tử đó nhập vào hệ thống thông
tin và có hồi báo văn bản gửi thành công.
2. Thời điểm nhận một văn bản điện tử
tại cơ quan nhà nước được xác định là thời điểm văn bản điện tử đó nhập vào hệ
thống thông tin cơ quan tiếp nhận, nếu thời điểm văn bản nhập vào hệ thống
ngoài giờ hành chính thì thời điểm tiếp nhận văn bản điện tử đến, được tính là
thời điểm bắt đầu giờ hành chính kế tiếp.
Điều 10. Xử lý
văn bản điện tử
Cơ quan, đơn vị có quyền sử dụng các biện
pháp kỹ thuật đối với văn bản điện tử nếu thấy cần thiết để làm cho văn bản điện
tử đó dễ đọc, dễ lưu trữ và dễ phân loại nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội
dung văn bản điện tử đó.
Chương 3.
QUẢN LÝ VĂN BẢN
ĐIỆN TỬ
Điều 11. Quy định
khi lưu trữ văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử khi lưu trữ phải
đáp ứng các yêu cầu sau:
a) Phải đảm bảo độ tin cậy, tính toàn
vẹn và xác thực của thông tin chứa trong văn bản điện tử kể từ khi văn bản điện
tử được tạo lập lần đầu từ văn bản giấy.
b) Thông tin chứa trong văn bản điện
tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.
2. Văn bản điện tử hình thành trong
quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị khi lưu trữ trên phần mềm quản lý văn bản
và điều hành phải đáp ứng nghiệp vụ lưu trữ và các quy định tại khoản 3, khoản
4 Điều này.
3. Dữ liệu thông tin đầu vào phải thống
nhất, phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành về công nghệ thông tin và
giao dịch điện tử, đáp ứng tiêu chuẩn kết nối, tích hợp dữ liệu, truy cập thông
tin, an toàn thông tin và dữ liệu đặc tả nhằm bảo đảm kết nối thông suốt, đồng
bộ, an toàn, và khả năng chia sẻ thông tin thuận tiện giữa các cơ quan, tổ
chức.
4. Dữ liệu thông tin đầu vào phải đầy
đủ các thuộc tính sau:
a) Dữ liệu thông tin đầu vào của văn
bản điện tử đi gồm: số và ký hiệu văn bản; ngày tháng văn bản; tên loại văn bản;
trích yếu nội dung văn bản; mã hồ sơ (theo Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị);
độ mật (mật/ tuyệt mật/ tối mật); độ khẩn (khẩn/ thượng khẩn/ hỏa tốc); số
trang; chức vụ và họ, tên người ký văn bản; nơi nhận; số
lượng bản phát hành; file văn bản đi đính kèm; các thông tin khác (tuỳ theo đặc
thù của từng cơ quan, tổ chức);
b) Dữ liệu thông tin đầu vào của văn
bản điện tử đến gồm: số thứ tự (số đến); ngày đến; tác giả (tên cơ quan, tổ chức
ban hành); số và ký hiệu văn bản; ngày tháng văn bản; tên loại văn bản; trích yếu
nội dung văn bản; mã hồ sơ (theo Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị); mức độ mật
(mật/ tối mật/ tuyệt mật); mức độ khẩn (khẩn/ thượng khẩn/ hỏa tốc); số tờ; ý
kiến phân phối; thời hạn giải quyết; file văn bản đến đính kèm; các thông tin
khác (tuỳ theo đặc thù của từng cơ quan, tổ chức);
c) Dữ liệu thông tin đầu vào của hồ
sơ điện tử gồm: mã đơn vị; mã hồ sơ (theo Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị);
hồ sơ số; tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu; thời gian kết thúc; thời hạn bảo quản;
số lượng tờ; hạn chế sử dụng (mật/ tình trạng vật lý kém/ đang xử lý nghiệp vụ/
lý do khác); đặc điểm tài liệu có trong hồ sơ; hồ sơ đã kết thúc; không nộp lưu
vào lưu trữ cơ quan; người lập hồ sơ; các thông tin khác (tuỳ theo đặc thù của
từng cơ quan, tổ chức).
5. Khi lưu trữ văn bản điện tử thuộc
danh mục tài liệu hạn chế sử dụng thì không được kết nối và sử dụng trên môi
trường mạng (Lan, Wan, Internet).
6. Trường hợp văn bản điện tử và văn
bản giấy có nội dung trùng nhau thì lưu trữ cả hai loại.
Điều 12. Thu thập,
lưu trữ văn bản điện tử
1. Cơ quan, đơn vị khi lập danh mục hồ
sơ cơ quan cần xác định rõ các hồ sơ được lưu trữ dưới dạng điện tử.
2. Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ
quan, đơn vị, mỗi cá nhân có trách nhiệm mở hồ sơ, thu thập và cập nhật tất cả
văn bản, tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công
việc vào hồ sơ tương ứng, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm.
3. Cần thu thập kịp thời những văn bản,
tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị,
hội thảo,... đảm bảo sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
4. Khi công việc được giải quyết xong
thì hồ sơ kết thúc. Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong thì chưa thực
hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục
hồ sơ năm sau và cá nhân có trách nhiệm tiếp tục thu thập văn bản cho hồ sơ này
theo quy định.
5. Việc lưu trữ văn bản điện tử được
tạo lập và quản lý trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành trên môi trường mạng.
Đối với cơ quan, đơn vị chưa ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành
trên môi trường mạng thì việc tạo lập và quản lý được thực hiện trên máy tính của
đơn vị.
6. Bảo quản văn bản điện tử được thực
hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ điện tử.
Điều 13. Sử dụng,
hủy và nộp lưu hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử
1. Việc sử dụng (đọc, sao, chứng thực
lưu trữ) đối với hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử thực hiện như đối với các tài liệu
lưu trữ trên các vật mang tin khác.
2. Hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử hết
giá trị được hủy theo thẩm quyền, thủ tục như tài liệu lưu trữ trên các vật
mang tin khác hết giá trị. Việc hủy hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử phải được thực
hiện đối với toàn bộ hồ sơ thuộc Danh mục hồ sơ hết giá trị đã được phê duyệt
và phải bảo đảm thông tin đã bị hủy không thể khôi phục lại được.
3. Khi giao nhận hồ sơ lưu trữ văn bản
điện tử, Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải kiểm tra tính xác thực, tính
toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ. Hồ sơ phải đảm bảo đúng nội dung, cấu
trúc, không bị hư hỏng hay mất dữ liệu.
4. Nộp hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử
vào Lưu trữ cơ quan thực hiện quy trình:
a) Lưu trữ cơ quan thông báo cho đơn
vị giao nộp tài liệu Danh mục hồ sơ nộp lưu.
b) Lưu trữ cơ quan và đơn vị giao nộp
tài liệu thống nhất về yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển.
c) Đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ và
dữ liệu đặc tả kèm theo.
d) Lưu trữ cơ quan kiểm tra để bảo đảm
hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên
kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút.
đ) Lưu trữ cơ quan chuyển hồ sơ vào hệ
thống quản lý hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử của cơ quan và thực hiện các biện
pháp sao lưu dự phòng.
e) Lập hồ sơ về việc nộp lưu hồ sơ
lưu trữ văn bản điện tử vào Lưu trữ cơ quan.
5. Nộp hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử
vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh thực hiện theo quy trình:
a) Lưu trữ lịch sử của tỉnh và Lưu trữ
cơ quan thống nhất Danh mục hồ sơ nộp lưu, yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định
dạng chuyển.
b) Lưu trữ cơ
quan giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo.
c) Lưu trữ lịch sử của tỉnh kiểm tra
để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác dữ
liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút.
d) Lưu trữ lịch sử của tỉnh chuyển hồ
sơ vào hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử của Lưu trữ lịch sử của tỉnh
và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng.
đ) Lập hồ sơ về việc nộp lưu hồ sơ
lưu trữ văn bản điện tử vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh.
6. Cơ quan, đơn vị, cá nhân chỉ được
hủy hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử sau khi việc giao nộp đó đã thành công và được
Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử của tỉnh kiểm tra, xác nhận.
Chương 4.
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 14. Phân
công trách nhiệm
1. Chủ tịch UBND các cấp;
thủ trưởng các các Sở ngành tỉnh, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện,
các đơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh Long An
a) Triển khai ứng dụng phần mềm quản
lý văn bản và điều hành trên môi trường mạng; sử dụng hệ thống thư điện tử của
tỉnh vào xử lý công việc tại cơ quan, đơn vị mình. Tăng cường sử dụng văn bản
điện tử thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin;
b) Đảm bảo về nội dung, độ chính xác
và bảo mật các thông tin trao đổi trên phần mềm; hệ thống thư điện tử;
c) Đảm bảo các điều kiện hạ tầng phục
vụ cho việc sử dụng văn bản điện tử; triển khai các biện pháp tổ chức, quản lý,
kỹ thuật để đảm bảo an ninh, an toàn và bảo mật thông tin
trong cơ quan, đơn vị;
d) Ban hành quy chế quản lý, sử dụng
văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan, đơn vị;
đ) Chỉ đạo cán bộ, công chức trong cơ
quan, đơn vị:
- Thực hiện nghiêm các quy định trong
việc sử dụng phần mềm; hệ thống thư điện tử và chịu trách nhiệm về các nội dung
văn bản, thông tin trao đổi;
- Quản lý và lưu trữ tài liệu theo
đúng quy định.
e) Báo cáo định kỳ 06 tháng hoặc đột
xuất về tình hình triển khai sử dụng và quản lý văn bản điện tử về Sở Thông tin
và Truyền thông hoặc theo đề nghị của UBND tỉnh.
2. Văn phòng UBND tỉnh
a) Kiểm tra, giám sát và đôn đốc việc
triển khai và sử dụng phần mềm; hệ thống thư điện tử trong các cơ quan.
b) Đảm bảo duy trì, vận hành thông suốt,
kịp thời khắc phục sự cố hệ thống kết nối liên thông văn bản điện tử của tỉnh,
phục vụ công tác chỉ đạo điều hành của tỉnh; định kỳ sao lưu cơ sở dữ liệu văn
bản điện tử của tỉnh để kịp thời phục hồi khi có sự cố xảy ra.
c) Đi đầu trong việc triển khai sử dụng
văn bản điện tử, làm đầu mối trung tâm trong việc sử dụng phần mềm; hệ thống
thư điện tử phục vụ cho việc gửi, nhận văn bản điện tử trong các cơ quan.
3. Sở Thông tin và Truyền
thông
a) Đảm bảo duy trì, vận hành thông suốt,
kịp thời khắc phục sự cố trong công tác gửi, nhận văn bản điện tử.
b) Đề xuất giải pháp, xây dựng các
chính sách, mô hình, quy định, nhằm đảm bảo an toàn, an ninh thông tin, đảm bảo
các hệ thống thông tin của tỉnh vận hành thông suốt, an toàn trên môi trường mạng;
tổ chức tập huấn công tác đảm bảo an toàn, an ninh thông tin, hướng dẫn công
tác triển khai gửi, nhận, lưu trữ văn bản điện tử cho các cơ quan.
c) Xây dựng kế hoạch, đề xuất giải
pháp triển khai sử dụng chữ ký số trong các cơ quan.
d) Phối hợp với Sở Tài chính đề xuất,
tham mưu UBND tỉnh quyết định kinh phí cho công tác quản
lý, sử dụng văn bản điện tử trên địa bàn tỉnh.
đ) Phối hợp với Sở Nội vụ triển khai
công tác thi đua khen thưởng ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng văn bản điện
tử trên địa bàn tỉnh.
e) Thường xuyên kiểm tra, giám sát và
đôn đốc các cơ quan, đơn vị triển khai sử dụng văn bản điện tử đúng quy định.
g) Báo cáo định kỳ 06 tháng hoặc đột
xuất về tình hình triển khai sử dụng và quản lý văn bản điện tử trên địa bàn tỉnh.
4. Sở Nội vụ
a) Nghiên cứu bổ sung tiêu chí triển
khai ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho công tác cải cách hành chính, hiện
đại hóa nền hành chính vào tiêu chuẩn xét thi đua, khen thưởng hàng năm cho các
cá nhân, cơ quan trên địa bàn tỉnh.
b) Ban hành quy định, hướng dẫn về
lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu điện tử; quy định giao nộp hồ sơ, tài liệu điện
tử vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh.
Điều 15. Chuẩn
phần mềm và kết nối liên thông với hệ thống liên thông văn bản điện tử của tỉnh
1. Đối với các cơ quan, đơn vị chưa
triển khai phần mềm quản lý văn bản và điều hành: khi đầu tư mua sắm phần mềm
Quản lý văn bản và điều hành phải tiến hành đánh giá, lựa chọn phần mềm thực hiện
được việc kết nối với hệ thống liên thông văn bản điện tử của tỉnh. Sau khi đầu
tư mua sắm phải tiến hành kết nối với hệ thống liên thông văn bản điện tử của tỉnh.
2. Đối với các cơ quan, đơn vị đã triển
khai và sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành nhưng chưa phù hợp chuẩn hệ thống liên thông văn bản điện tử của tỉnh: có trách nhiệm nâng cấp, hoàn
thiện về mặt kỹ thuật phần mềm đảm bảo kết nối với hệ thống liên thông văn bản
điện tử của tỉnh trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày Quy định này có hiệu lực.
Điều 16. Tổ chức
thực hiện
Trong quá trình thực hiện nếu có vướng
mắc hoặc cần điều chỉnh, bổ sung các cơ quan, đơn vị kịp
thời phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh
xem xét, quyết định./.