|
ỦY BAN NHÂN
DÂN
TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
1154/QĐ-UBND
|
Bà Rịa - Vũng
Tàu, ngày 15 tháng 5 năm 2013
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRONG
HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH BÀ RỊA-VŨNG TÀU
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÀ RỊA – VŨNG TÀU
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật
của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng
11 năm 2005;
Căn cứ Luật Công nghệ Thông tin ngày 29 tháng
6 năm 2006;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10
tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động
của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15
tháng 02 năm 2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện
tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số; Nghị định 106/2011/NĐ-CP ngày
23 tháng 11 năm 2011 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 của Chính phủ;
Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03
tháng 12 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống
thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BTTTT ngày 04
tháng 01 năm 2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông công bố Danh mục tiêu chuẩn
kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và
Truyền thông tại Tờ trình số 08/TTr-STTTT ngày 04 tháng 3 năm 2013 về việc đề
nghị ban hành Quy chế quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của
cơ quan nhà nước tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu”,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, sử dụng hệ
thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu.
Quy chế gồm có 05 Chương, 19 Điều.
Điều 2. Quyết định này thay thế Quyết định 3979/QĐ-UBND ngày 24
tháng 10 năm 2005 và có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Thông tin
và Truyền thông, Thủ trưởng các sở, ban, ngành của tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân
dân các huyện, thành phố và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu
trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ
QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH BÀ RỊA-VŨNG TÀU
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1154/QĐ-UBND ngày 15 tháng 5 năm 2013 của của
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Hệ thống thư điện
tử trong các cơ quan nhà nước tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu
Hệ thống thư điện tử của cơ quan nhà nước tỉnh
Bà Rịa-Vũng Tàu là phần mềm ứng dụng phục vụ trao đổi thông tin trong các cơ
quan nhà nước, góp phần cải cách hành chính, giảm văn bản giấy, thực hiện tiết
kiệm, hiệu quả trong hoạt động quản lý hành chính trong các cơ quan nhà nước.
Cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu sử dụng hệ thống thư điện tử
trong việc gửi, nhận thông tin dưới dạng thư tín qua mạng tin học, phục vụ công
tác theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.
Điều 2. Đối tượng áp dụng
Quy chế này được áp dụng đối với các cơ quan nhà
nước, cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu tham gia khai thác, sử
dụng hệ thống thư điện tử tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu.
Điều 3. Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định chi tiết về việc quản lý và
sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu trong hoạt động giao dịch
của các cơ quan nhà nước.
Chương II
QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG
THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH BÀ RỊA-VŨNG TÀU
Điều 4. Thiết lập và vận
hành hệ thống thư điện tử
Hệ thống Thư điện tử được thiết lập và vận hành
trên hạ tầng công nghệ thông tin tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu gồm Trung tâm tích hợp dữ
liệu tỉnh, mạng nội bộ (LAN), mạng diện rộng của tỉnh (WAN) và mạng Internet.
Hệ thống Thư điện tử tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu có địa
chỉ tên miền trên mạng duy nhất là: http://mail.baria-vungtau.gov.vn. Các địa
chỉ thư điện tử trong hệ thống được chia thành 2 loại:
1. Hộp thư điện tử dành cho các cơ quan nhà nước
của tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu: là loại hộp thư đặc biệt được lập ra nhằm trao đổi
thông tin giữa các cơ quan nhà nước với nhau hoặc giữa cơ quan nhà nước với các
tổ chức, cá nhân.
Hộp thư điện tử dành cho cơ quan nhà nước được đặt
tên đăng nhập theo quy định: các cơ quan, đơn vị sử dụng từ viết tắt để đặt
tên; các địa phương cấp huyện sử dụng nguyên tên gọi (chi tiết đính kèm theo Phụ
lục).
Đối với hộp thư điện tử của các địa phương cấp
xã thì được đặt tên theo quy định: [tên của địa phương viết liền]@[tên hộp thư
của địa phương cấp huyện trực thuộc]. Ví dụ: xã Tân Phước thuộc huyện Tân Thành
có địa chỉ thư điện tử là: tanphuoc@tanthanh.baria-vungtau.gov.vn.
Các phòng, ban chức năng, đơn vị trực thuộc các
cơ quan nhà nước có nhu cầu sử dụng hộp thư điện tử thì được đặt tên theo quy định:
[tên đơn vị viết tắt]@[tên hộp thư của cơ quan, đơn vị, địa phương]. Ví dụ:
phòng Kế hoạch - Tài chính thuộc Sở Công thương sẽ được đặt tên là:
khtc@soct.baria-vungtau.gov.vn.
2. Hộp thư điện tử dành cho cá nhân (dùng cho
cán bộ, công chức, viên chức):
Hộp thư điện tử dành cho cá nhân được đặt tên
theo quy định: [tên + viết tắt của họ và tên đệm]@[tên hộp thư của cơ quan, đơn
vị, địa phương đang công tác quy định tại khoản 1, Điều 4 của Quy định này]. Ví
dụ: Nguyễn Văn Bình thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường sẽ được đặt tên là:
binhnv@sotnmt.baria-vungtau.gov.vn.
Hộp thư điện tử của các cá nhân là ủy viên Ban
chấp hành Tỉnh ủy, thành viên Đoàn đại biểu quốc hội tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu, đại
biểu Hội đồng nhân dân tỉnh, thành viên Ủy ban nhân dân tỉnh được đặt tên theo
quy định: [Họ và tên]@baria-vungtau.gov.vn.
Trong trường hợp tên hộp thư điện tử cá nhân bị
trùng thì sẽ do Sở Thông tin và Truyền thông thay đổi trên cơ sở đề nghị của Thủ
trưởng cơ quan, đơn vị, địa phương nhằm đảm bảo tính dễ nhớ, dễ hiểu của tên hộp
thư điện tử cá nhân.
Điều 5. Lưu trữ, quản lý
danh bạ thư điện tử
Danh bạ địa chỉ thư điện tử của cơ quan nhà nước,
tổ chức, cá nhân trong tỉnh được cấp phát và quản lý bởi Sở Thông tin và Truyền
thông. Đơn vị quản lý Cổng thông tin điện tử của tỉnh trực tiếp lưu trữ, quản
lý danh bạ hệ thống thư điện tử của tỉnh và chịu trách nhiệm công bố, cập nhật
danh bạ thư điện tử của các cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức lên Cổng thông
tin điện tử của tỉnh.
Điều 6. Quy trình cấp mới,
thay đổi, hủy bỏ hộp thư điện tử
Bước 1. Gửi yêu cầu
- Khi cần cấp mới địa chỉ hộp thư điện tử cho cơ
quan hoặc cho cán bộ, công chức mới tuyển (thuộc diện được cấp hộp thư điện tử),
Thủ trưởng cơ quan lập yêu cầu cấp mới hộp thư điện tử;
- Khi có thay đổi về tổ chức (sáp nhập, giải thể
một cơ quan) hoặc khi có cán bộ, công chức thôi việc, nghỉ việc, nghỉ hưu, chuyển
công tác sang địa phương khác, cơ quan được cấp lập yêu cầu thay đổi hay huỷ bỏ
hộp thư điện tử;
- Khi có nhu cầu thay đổi hộp thư điện tử như
thay đổi tên truy cập, cấp lại mật khẩu, cá nhân hoặc cơ quan được cấp hộp thư
lập yêu cầu thay đổi.
Các yêu cầu trên phải được gửi đến Sở Thông tin
và Truyền thông từ hộp thư điện tử chính thức của đơn vị hoặc gửi bằng văn bản
giấy (nếu chưa có hộp thư).
Bước 2. Thực hiện yêu cầu
Sở Thông tin và Truyền thông tiếp nhận và chuyển
yêu cầu cho cơ quan quản lý Cổng thông tin điện tử của tỉnh thực hiện dựa theo
các quy định của Quy chế này.
Trường hợp cần điều chỉnh, thay đổi khác với yêu
cầu ban đầu, cơ quan quản lý Cổng thông tin điện tử của tỉnh trực tiếp trao đổi
với người gửi yêu cầu.
Bước 3. Cập nhật, phản hồi thông tin
Sau khi giải quyết yêu cầu, cơ quan quản lý Cổng
thông tin điện tử của tỉnh gửi một thông báo kết quả thực hiện (hoặc nếu không
thực hiện thì giải thích lý do) đến cơ quan, cá nhân gửi yêu cầu:
- Gửi thông báo cấp mới hộp thư điện tử dạng văn
bản giấy đến cơ quan yêu cầu cấp hộp thư hoặc cơ quan chủ quản (đối với hộp thư
cá nhân);
- Gửi thông báo thay đổi hộp thư điện tử bằng
thư điện tử đến cơ quan yêu cầu thay đổi hoặc cơ quan chủ quản (đối với hộp thư
cá nhân);
- Gửi thông báo huỷ bỏ hộp thư điện tử bằng thư
điện tử đến Sở Nội vụ (trường hợp hủy bỏ hộp thư cơ quan) hoặc gửi đến cơ quan
chủ quản.
Điều 7. Thời gian bắt buộc ứng
dụng hệ thống thư điện tử trong công việc
Hệ thống thư điện tử tỉnh được chính thức áp dụng
trong công việc kể từ khi quyết định có hiệu lực thi hành. Các cơ quan, cá nhân
được cấp hộp thư điện tử trong hệ thống thư điện tử tỉnh phải sử dụng hộp thư
này để gửi, nhận các loại văn bản được quy định tại Điều 8 của quy chế này.
Điều 8. Các loại văn bản được
trao đổi qua Hệ thống thư điện tử
1. Ngoại trừ những văn bản mật và những nơi đã
triển khai các hệ thống thông tin điện tử khác hỗ trợ, các loại văn bản sau đây
bắt buộc phải trao đổi qua thư điện tử giữa các cơ quan, đơn vị và cán bộ, công
chức trong tỉnh:
- Lịch làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban
nhân dân cấp huyện (khi gửi thay thư mời);
- Các tài liệu trao đổi phục vụ công việc, tài
liệu phục vụ các cuộc họp;
- Những văn bản gửi đến những cơ quan để biết, để
báo cáo.
2. Các loại văn bản được khuyến khích trao đổi
qua thư điện tử giữa các cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức trong tỉnh:
- Thư mời;
- Công văn;
- Báo cáo các cấp;
- Những thông tin chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo
tỉnh, cấp huyện (đối với những thông tin chưa có trên Cổng thông tin điện tử hoặc
thông tin cần gửi riêng đến người nhận);
Các thông báo, giấy mời qua hộp thư điện tử của
cơ quan có hiệu lực như văn bản giấy.
3. Văn bản được chuyển qua thư điện tử nếu đáp ứng
hai điều kiện sau đây thì có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong
giao dịch giữa các cơ quan nhà nước:
- Văn bản có chữ ký số của người gửi;
- Chữ ký số đó được tạo ra từ một chứng thư số
còn hiệu lực được cấp bởi một nhà cung cấp dịch vụ chứng thực số (CA) phù hợp
pháp luật Việt Nam.
Điều 9. Những loại thông tin
được trao đổi qua hộp thư điện tử của cơ quan
1. Đối với các cơ quan nhà nước trong tỉnh: chỉ
những thông tin phục vụ công việc mới được trao đổi qua hộp thư điện tử của cơ
quan. Mọi tổ chức, cá nhân, không được sử dụng hộp thư này để trao đổi những
thông tin quảng cáo, thông tin riêng của cá nhân hoặc những thông tin không
chính thức khác.
2. Tất cả các cơ quan nhà nước trong tỉnh phải
tiếp nhận góp ý, thắc mắc, khiếu nại do tổ chức, cá nhân gửi đến qua đường thư
điện tử. Trường hợp các thư điện tử gửi đến có nêu rõ danh tính, địa chỉ hoặc
nơi làm việc của người gửi, cơ quan có trách nhiệm trả lời trong phạm vi thẩm
quyền.
Điều 10. Quy định về việc gửi
văn bản điện tử kèm theo văn bản giấy
Cơ quan nhà nước khi phát hành văn bản giấy gửi
đến các cơ quan nhà nước khác (trừ những văn bản mật) ngoài việc gửi văn bản
tới nơi nhận theo cách thông thường, phải gửi văn bản điện tử (tương ứng nội
dung văn bản giấy đã được ban hành chính thức) vào địa chỉ thư điện tử
của cơ quan có tên trong phần “nơi nhận” hoặc cung cấp địa chỉ để có
thể liên lạc, nhận văn bản điện tử.
Ví dụ: khi gửi các văn bản đề nghị, tờ trình làm
cơ sở để các cơ quan liên quan xử lý trả lời thì phải vừa gửi văn bản giấy, vừa
gửi văn bản điện tử. Đối với các cơ quan tham mưu cho cơ quan cấp trên ban hành
các quyết định, chỉ thị, nội dung các bài phát biểu, tham luận… thì nhất thiết
phải gửi bản dự thảo dạng văn bản điện tử.
Điều 11. Quy định sử dụng bộ
mã các ký tự chữ Việt và định dạng văn bản gửi kèm thư điện tử
Các tổ chức, cá nhân trong tỉnh phải sử dụng bộ
mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 (Unicode) để thể hiện các
nội dung trao đổi qua thư điện tử. Các văn bản đính kèm thư điện tử phải có định
dạng phù hợp với danh mục tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ
quan nhà nước (do Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành kèm theo Thông tư
01/2011/TT-BTTTT ngày 04/01/2011) như: .txt, .rtf, .pdf, .doc, .odt, .csv,
.xls, .ods, .ppt, .odp. Khi cần thiết, có thể gửi tập tin đính kèm theo định dạng
nén: .zip, .gz. Không được đính kèm các tập tin thực thi (dạng .com, .exe, .bat
…).
Điều 12. Quy định về kiểm
tra, trả lời thư điện tử
Mỗi cơ quan, đơn vị, mỗi cán bộ, công chức phải
kiểm tra hộp thư điện tử tối thiểu hai lần trong ngày làm việc: buổi sáng từ 8
giờ đến 9 giờ, buổi chiều từ 14 giờ đến 15 giờ. Nếu để xảy ra tình trạng thiếu
thông tin do không sử dụng thư điện tử, thủ trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm.
Khi nhận được thư điện tử, người nhận phải trả lời
ngay đến địa chỉ thư điện tử của người gửi với nội dung “đã nhận được thư bao gồm
các văn bản đính kèm (nếu có)”. Trong trường hợp nội dung thư đáp ứng các yêu cầu
và được pháp luật quy định phải giải quyết thì người nhận phải thêm thông tin
“thời điểm giải quyết, trả lời chính thức”.
Chương III
TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ
QUAN, CÁ NHÂN TRONG VIỆC QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ
Điều 13. Trách nhiệm của Sở
Thông tin và Truyền thông
1. Sở Thông tin và Truyền thông giúp Uỷ ban nhân
dân tỉnh thực hiện công tác quản lý nhà nước về hoạt động của hệ thống thư điện
tử tỉnh, bao gồm các công việc:
a) Xây dựng và triển khai kế hoạch, kinh phí duy
trì, phát triển hàng năm hệ thống thư điện tử tỉnh đáp ứng nhu cầu công việc, bảo
đảm sự đồng bộ với các hệ thống thông tin điện tử khác.
b) Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo, bồi
dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng thư điện tử cho cán bộ, công chức.
c) Tham mưu Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành Quy chế,
định hướng tổ chức xây dựng hệ thống thư điện tử tỉnh.
d) Kiểm tra đánh giá hoạt động của hệ thống thư
điện tử tỉnh.
2. Cơ quan quản lý Cổng thông tin điện tử trực
thuộc Sở Thông tin và Truyền thông trách nhiệm:
a) Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật cho hệ thống thư điện
tử của tỉnh hoạt động.
b) Thông báo công khai và tiến hành các biện
pháp khắc phục sự cố ngay sau khi hệ thống thư điện tử tỉnh bị lỗi phải ngưng
hoạt động. Nội dung thông báo phải nêu rõ khoảng thời gian dự kiến phục hồi hệ
thống.
c) Quản lý và cập nhật thay đổi hộp thư điện tử
của cơ quan, cá nhân trong hệ thống thư điện tử của tỉnh.
d) Thông báo các thông số kỹ thuật cần thiết để
người dùng kết nối với hệ thống thư điện tử của tỉnh.
đ) Quản lý, cập nhật danh bạ thư điện tử.
3. Công chức, viên chức của Sở Thông tin và Truyền
thông và các đơn vị trực thuộc được phân công quản lý, vận hành hệ thống thư điện
tử tỉnh có trách nhiệm:
a) Quản lý hộp thư điện tử của các cơ quan, cá
nhân phù hợp với các quy định nêu tại Chương II của Quy chế này, phân phối dung
lượng sử dụng phù hợp cho từng hộp thư.
b) Bảo vệ mật khẩu các hộp thư, bí mật nội dung
của từng hộp thư; đảm bảo các vấn đề an toàn, an ninh của hệ thống thư điện tử
tỉnh.
c) Thường xuyên kiểm tra hoạt động của hệ thống
thư điện tử tỉnh đảm bảo hệ thống ở mức sẵn sàng cao; báo cáo cấp trên các trường
hợp sử dụng hộp thư điện tử sai mục đích, phát tán thư rác và đề xuất biện pháp
xử lý.
d) Tổ chức định kỳ sao chép, lưu trữ lại nội
dung các hộp thư, sẵn sàng phục hồi dữ liệu khi có sự cố.
đ) Lập báo cáo về tình hình sử dụng hệ thống thư
điện tử của tỉnh theo quy định tại Điều 17 Quy chế này hoặc khi có yêu cầu đột
xuất của cấp trên.
e) Cung cấp thông tin về hoạt động của hệ thống
thư điện tử tỉnh khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
Điều 14. Trách nhiệm của
các cơ quan liên quan khác trong việc quản lý, duy trì hoạt động của hệ thống
thư điện tử tỉnh
1. Sở Nội vụ có trách nhiệm bảo đảm nhân sự cho
việc xây dựng, duy trì hệ thống thư điện tử tỉnh; phối hợp với Sở Thông tin và
Truyền thông trong việc cập nhật danh bạ thư điện tử, rà soát hướng dẫn đưa
tiêu chí về mức độ sử dụng thư điện tử vào nội dung xét thi đua khen thưởng đối
với các cơ quan và cá nhân.
2. Sở Kế hoạch và Đầu tư có trách nhiệm cân đối
kinh phí cho các dự án nâng cấp và phát triển hệ thống thư điện tử tỉnh đảm bảo
các điều kiện kỹ thuật để vận hành.
3. Sở Tài chính có trách nhiệm đề xuất kinh phí
tổ chức triển khai sử dụng và duy trì hoạt động hệ thống thư điện tử của tỉnh.
4. Công an tỉnh phối hợp với Sở Thông tin và
Truyền thông đảm bảo an toàn thông tin hệ thống thư điện tử tỉnh.
Điều 15. Trách nhiệm chung
của các cơ quan và cá nhân sử dụng thư điện tử
1. Các cơ quan nhà nước trong tỉnh có trách nhiệm:
- Tuyên truyền đảm bảo nâng cao nhận thức trong
cán bộ, công chức về việc sử dụng thư điện tử trong công việc;
- Tổ chức đăng ký, quản lý và sử dụng hộp thư điện
tử của cơ quan và hộp thư điện tử cho từng cán bộ, công chức; thông báo về Sở
Thông tin và Truyền thông khi có thay đổi về nhân sự, tổ chức liên quan đến sử
dụng hệ thống thư điện tử tỉnh;
- Xác định danh mục các loại văn bản mật và các
văn bản khác không được gửi qua thư điện tử;
- Ban hành Quy chế sử dụng thư điện tử áp dụng
cho cơ quan mình phù hợp với các quy định của Quy chế này.
2. Cán bộ, công chức trong cơ quan nhà nước của
tỉnh phải tuân thủ các quy định sử dụng thư điện tử tại Chương II Quy chế này.
Ngoài ra, mỗi cán bộ, công chức phải thực hiện các nội dung sau đây:
- Tự quản lý mật khẩu cá nhân hộp thư, không
cung cấp mật khẩu cho người khác; trường hợp bị lộ mật khẩu người sử dụng liên
hệ quản trị viên tại cơ quan, đơn vị mình để thay đổi ngay. Nếu quên mật khẩu,
phải yêu cầu thay đổi mật khẩu theo quy định tại điều 6 của Quy chế này;
- Tự quản lý và lưu trữ nội dung thư điện tử bảo
đảm an toàn, bảo mật;
- Không truy nhập trái phép thư của người khác;
- Không trao đổi thông tin trái quy định qua hộp
thư điện tử đã được cấp;
- Tuân thủ các quy định về bảo mật, an toàn an
ninh thông tin trong quá trình sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh; không được
có hành vi làm nguy hại hoặc ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống, chẳng hạn
như: phát tán virus, thư rác,…
Điều 16. Trách nhiệm của cá
nhân liên quan khác
Thủ trưởng cơ quan nhà nước các cấp trong tỉnh
có trách nhiệm:
- Đầu tư về hạ tầng kỹ thuật đảm bảo triển khai ứng
dụng thư điện tử trong công việc;
- Chỉ đạo triển khai ứng dụng thư điện tử, tích
hợp việc sử dụng thư điện tử với hệ thống quản lý văn bản và các hệ thống thông
tin khác trong quản lý điều hành;
- Chịu trách nhiệm quản lý thư điện tử của cơ
quan đơn vị mình.
- Gương mẫu sử dụng thư điện tử trong công việc;
- Thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng
thư điện tử của cán bộ, công chức và các đơn vị thuộc quyền quản lý.
Cán bộ, công chức trong tỉnh có trách nhiệm báo
cáo đến cơ quan chức năng những vấn đề bất thường trong sử dụng thư điện tử nhằm
giúp hệ thống thư điện tử của tỉnh vận hành ổn định.
Chương IV
CÔNG TÁC KIỂM TRA, BÁO
CÁO VÀ THI ĐUA KHEN THƯỞNG
Điều 17. Công tác kiểm tra,
báo cáo tình hình sử dụng thư điện tử
Hàng năm, các cơ quan nhà nước trong tỉnh lập
báo cáo tình hình sử dụng thư điện tử của cơ quan theo biểu mẫu và hướng dẫn của
Sở Thông tin và Truyền thông.
Giao Sở Thông tin và Truyền thông làm đầu mối tiếp
nhận và tổng hợp số liệu báo cáo từ các cơ quan khác gửi về Ủy ban nhân dân tỉnh,
Bộ Thông tin và Truyền thông.
Ngoài ra, Sở Thông tin và Truyền thông cũng là đầu
mối kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất tình hình hoạt động của hệ thống thư điện tử
của tỉnh và hiệu quả thực tế sử dụng thư điện tử tại các cơ quan, đơn vị.
Điều 18. Khen thưởng - Kỷ luật
Hàng năm, căn cứ tiêu chí do Sở Nội vụ đề xuất
và báo cáo kết quả thực tế của Sở Thông tin và Truyền thông, Ủy ban nhân dân tỉnh
tổ chức xét và khen thưởng cho tập thể, cá nhân có thành tích ứng dụng công nghệ
thông tin, trong đó có tiêu chí về mức độ ứng dụng hiệu quả thư điện tử trong
công việc.
Các tổ chức, cá nhân không thực hiện tốt Quy chế
này, tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xem xét kỷ luật hoặc bị xử lý theo quy định
của pháp luật.
Chương V
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 19. Tổ chức thực hiện
Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban
nhân dân các huyện, thành phố thuộc tỉnh chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực
hiện Quy chế này.
Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có những
vấn đề khó khăn, vướng mắc, các đơn vị, địa phương phản ánh về Sở Thông tin và
Truyền thông để tổng hợp, báo cáo trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét quyết định./.