|
BỘ CÔNG THƯƠNG
----------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 2226/QĐ-BCT
|
Hà Nội, ngày 02 tháng 06 năm 2016
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ
VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ BỘ CÔNG
THƯƠNG
BỘ TRƯỞNG BỘ CÔNG THƯƠNG
Căn cứ Nghị định số 95/2012/NĐ-CP ngày 12 tháng 11 năm 2012 của Chính phủ về việc quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Công
Thương;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng
dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc
tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị quyết 36a/NQ-CP ngày 14 tháng 10 năm 2015 của Chính phủ về Chính phủ điện
tử;
Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Thương mại
điện tử và Công nghệ thông tin và Chánh Văn phòng Bộ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý và sử dụng
Hệ thống văn bản điện tử Bộ Công Thương.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định
số 2208/QĐ-BCT ngày 14 tháng 3 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Công Thương về việc
ban hành Quy chế quản lý và sử dụng Hệ thống Quản lý công văn, công việc Bộ
Công Thương.
Điều 3. Cục trưởng Cục Thương mại điện tử và Công nghệ thông tin,
Chánh Văn phòng Bộ và thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ chịu trách nhiệm thi hành Quyết
định này./.
|
Nơi nhận:
-
Như Điều 3;
- Các Thứ trưởng;
- Website Bộ Công Thương;
- Lưu: VT, TMĐT.
|
BỘ TRƯỞNG
Trần Tuấn Anh
|
QUY CHẾ
QUẢN
LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ BỘ CÔNG THƯƠNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2226/QĐ-BCT ngày 02 tháng 6 năm 2016 của Bộ trưởng
Bộ Công Thương)
Chương I
NHỮNG
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định về cách thức tổ
chức, quản lý, khai thác, sử dụng Hệ thống văn bản điện tử Bộ Công Thương nhằm
phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành và hoạt động chuyên môn của Bộ.
2. Quy chế này được áp dụng đối với tất
cả các đơn vị và cán bộ,
công chức, viên chức và người lao động của các đơn vị thuộc Bộ Công Thương được
quy định tại Điều 3, Nghị định số 95/2012/NĐ-CP ngày 12
tháng 11 năm 2012 của Chính phủ về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Bộ Công Thương.
Điều 2. Giải
thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây
được hiểu như sau:
1. “Hệ thống văn bản điện tử Bộ
Công Thương”
tại địa chỉ http://i.moit.gov.vn, là phần mềm được xây dựng nhằm phục vụ công tác
quản lý, điều hành, trao đổi văn bản, dữ liệu điện tử giữa các đơn vị thông qua
những chức năng cơ bản như:
quản lý văn bản đến, văn
bản đi, xử lý văn bản và hồ sơ công việc, tờ trình Lãnh đạo Bộ, chuyển nhận văn
bản qua môi trường mạng máy tính, trao đổi nội bộ và quản lý công tác của các công
chức, viên chức thuộc Bộ Công Thương (sau đây gọi tắt là Hệ thống iMOIT).
2. “Người sử dụng” là Lãnh đạo Bộ,
Lãnh đạo đơn vị, công chức, viên chức và người lao động của các đơn vị thuộc Khoản 2, Điều 1 của Quy chế này.
3. “Sự cố kỹ thuật” là những trục
trặc xảy ra làm cho một số thành phần không hoạt động hoặc hoạt động không ổn định
trong quá trình quản lý, vận hành và khai thác sử dụng Hệ thống iMOIT.
4. “Văn bản điện tử” là văn bản được
tạo ra, được gửi đi, được nhận hoặc được lưu trữ bằng các phương tiện điện tử.
Điều 3. Mục
đích ban hành Quy chế
1. Nhằm triển khai đồng bộ, thống nhất
và sử dụng hiệu quả Hệ thống iMOIT trong Bộ Công Thương; theo dõi tiến độ
xử lý văn bản và công việc; công khai và minh bạch hoạt động của Lãnh đạo Bộ và
các đơn vị trong Bộ; xây dựng cơ sở dữ liệu tiếp nhận, xử lý và luân chuyển văn
bản liên thông qua môi trường mạng giữa các đơn vị trong Bộ và các cơ quan hành
chính Nhà nước, làm cơ sở cho việc xây dựng Chính phủ điện tử của Bộ.
2. Phát huy vai trò của ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác cải cách hành chính, thực hành tiết kiệm, chống lãng
phí, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước của Bộ Công Thương.
Điều 4. Nguyên tắc sử dụng
1. Văn bản điện tử được trao đổi trên Hệ
thống iMOIT phải sử dụng
các phông chữ của bộ mã ký tự chữ Việt (phông chữ tiếng Việt Unicode) theo Tiêu
chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 (trừ tập tin đính kèm).
2. Không được sử dụng Hệ thống iMOIT
để trao đổi các thông tin mật của cơ quan, trao đổi công việc không thuộc nhiệm
vụ của cơ quan và các nội dung khác trái với quy định.
3. Văn bản điện tử trong Hệ thống iMOIT:
văn bản quét (scan) từ bản giấy đã được ký và đóng dấu đỏ sẽ có giá trị tương
đương với bản giấy được ký, đóng dấu và gửi theo đường công văn; Văn bản được
phép đưa lên Hệ thống iMOIT thực hiện đúng nguyên tắc các văn bản được
cung cấp trên mạng theo quy định của pháp luật. Các chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ,
lãnh đạo đơn vị phân công xử lý công việc qua Hệ thống iMOIT được xem là mệnh
lệnh hành chính.
4. Tất cả các đơn vị được quy định tại Khoản 2, Điều 1 Quy chế này sử dụng chung và thống nhất Hệ thống
iMOIT. Các đơn vị sử
dụng phần mềm quản lý văn bản điện tử riêng của đơn vị mình phải đảm bảo các
yêu cầu về chức năng, tính năng kỹ thuật của Quy chế này đề ra và kết nối được
với Hệ thống iMOIT để trao đổi văn bản điện tử.
Điều 5. Giá trị pháp lý
của văn bản điện tử
Giá trị pháp lý của văn bản điện tử trên
Hệ thống iMOIT thực hiện theo
Điều 35 của Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm
2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan
nhà nước.
Điều 6. Quy định về văn
bản điện tử được gửi, luân chuyển trên Hệ thống iMOIT
1. Các loại văn bản điện tử không được gửi,
luân chuyển trên Hệ thống
iMOIT:
a) Văn bản mật, tối mật, tuyệt mật;
b) Các đơn thư tố cáo;
c) Văn bản đi của Bộ thuộc diện hạn chế
công bố theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ.
2. Tất cả các loại văn bản không thuộc
quy định tại Khoản 1, Điều 5, Quy chế này đều phải gửi, luân chuyển trên Hệ thống
iMOIT.
Chương II
QUY ĐỊNH CỤ
THỂ
Điều 7. Đơn vị quản lý
Hệ thống iMOIT
Cục Thương mại điện tử và Công nghệ
thông tin (Cục TMĐT và CNTT) chủ trì, bảo đảm Hệ thống iMOIT vận hành thông
suốt.
Cục TMĐT và CNTT cung cấp tài khoản Hệ
thống iMOIT,
phân
quyền cho người sử dụng; có trách nhiệm hỗ trợ, hướng dẫn các đơn vị, cá nhân
được cấp tài khoản cách sử dụng; kiểm tra, giám sát việc khai thác, sử dụng Hệ
thống
iMOIT.
Điều 8. Quy trình tiếp
nhận, chuyển giao xử lý văn bản điện tử đến tại Bộ
1. Quy trình tiếp nhận, chuyển giao xử
lý văn bản điện tử đến của Bộ được mô tả chi tiết tại Phụ lục kèm theo Quy
chế này.
2. Tất cả các văn bản có tài liệu, phụ lục
kèm theo đều được quét (scan) và đưa vào Hệ thống iMOIT.
Điều 9. Quy trình phát
hành văn bản đi tại các đơn vị và tại Bộ
1. Quy trình phát hành văn bản đi tại
các đơn vị và tại Bộ được mô tả chi tiết tại Phụ lục kèm theo Quy chế
này.
2. Toàn bộ quá trình phát hành văn bản
đi đều xử lý trên môi trường điện tử, trừ khâu cuối cùng trình lên Lãnh đạo Bộ
dùng hồ sơ văn bản giấy (kèm các tài liệu kèm theo).
3. Sau khi văn bản đi được người có thẩm
quyền ký, đóng dấu theo quy định, văn thư sử dụng Hệ thống iMOIT để phát hành
văn bản điện tử đến nơi nhận (đối với các cá nhân và đơn vị thuộc Bộ) và lưu văn bản giấy trong hồ sơ gốc.
Điều 10. Xử lý văn bản
đi, đến của Bộ và các đơn vị khi Hệ thống iMOIT có sự cố kỹ thuật
Trong trường hợp có sự cố kỹ thuật không
vận hành được Hệ thống iMOIT, thì việc xử lý văn bản đi, đến được thực
hiện theo Quy chế tiếp nhận, xử lý, ban hành và quản lý văn bản của cơ quan Bộ
Công Thương (Quyết định số 4267/QĐ-BCT ngày
25 tháng 6 năm 2013 của Bộ Công Thương) cho đến khi sự cố kỹ thuật được khắc phục.
Điều 11. Quy định ủy
quyền phân việc
1. Lãnh đạo Bộ, lãnh đạo đơn vị được
phép ủy quyền cho người phụ trách giải quyết chuyển luồng văn bản điện tử. Chỉ
có tài khoản được ủy quyền mới có chức năng (tương đương) chuyển văn bản
theo luồng quy trình.
2. Hệ thống iMOIT có chức năng
chuyển vai trò cho người được ủy quyền công việc, chỉ khi Lãnh đạo giao ủy quyền
công việc thì người được ủy quyền mới sử dụng giao việc.
3. Lãnh đạo sau khi ủy quyền vẫn theo
dõi được công việc theo đường điện tử.
Chương III
TRÁCH
NHIỆM TRONG QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG iMOIT
Điều 12. Trách nhiệm của
các đơn vị
1. Lập danh sách người sử dụng của đơn vị,
gửi Cục TMĐT và CNTT để đăng ký sử dụng Hệ thống iMOIT; thông báo cho Cục
TMĐT và CNTT khi có thay đổi người sử dụng để cập nhật kịp thời vào Hệ thống iMOIT.
2. Có trách nhiệm cử người sử dụng tham
dự các khóa đào tạo, hướng dẫn về quản lý và khai thác sử dụng Hệ thống iMOIT với Cục TMĐT
và CNTT; đảm bảo việc sử dụng Hệ thống iMOIT của đơn vị đúng quy định.
3. Việc nhận văn bản điện tử phải thực
hiện ngay trong ngày hoặc ngày làm việc kế tiếp kể từ thời gian văn bản điện tử
được chuyển đến. Việc gửi văn bản điện tử phải thực hiện ngay trong ngày hoặc
ngày làm việc kế tiếp kể từ ngày phát hành văn bản. Việc xử lý, trả lời văn bản
điện tử phải phù hợp với thời gian quy định của văn bản.
4. Thực hiện quét (scan) các văn bản giấy đến trực tiếp đơn vị (nếu cần) và văn bản do đơn vị
phát hành, nhập các thông tin quản lý vào Hệ thống iMOIT.
5. Kịp thời thông báo cho Cục TMĐT và
CNTT biết để hủy tài khoản của người sử dụng vi phạm quy định và chủ động xử lý
theo thẩm quyền.
Điều 13. Trách nhiệm của
Văn phòng Bộ
1. Nhập các thông tin văn bản đến, đi
vào Hệ thống iMOIT ngay trong
ngày hoặc ngày làm việc kế tiếp theo quy định.
2. Trực tiếp chịu trách nhiệm giúp Lãnh
đạo Bộ sử dụng, chỉ đạo các đơn vị thông qua Hệ thống iMOIT.
3. Đối với các văn bản điện tử đến đã
chuyển trên Hệ thống iMOIT, chỉ gửi bản gốc đến đơn vị chủ trì xử lý,
không gửi văn bản giấy đến
các đơn vị phối hợp xử lý hoặc các đơn vị liên quan.
4. Thực hiện quét (scan) các văn bản giấy
đến Bộ (trừ các văn bản được quy định tại Khoản 1, Điều 6 của Quy
chế này), thực hiện chuyển văn bản điện tử cho các đơn vị liên quan trên Hệ
thống iMOIT.
Điều 14. Trách nhiệm của
thủ trưởng các đơn vị
1. Chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Bộ về
việc sử dụng Hệ thống iMOIT; kiểm tra, giám sát, chỉ đạo đơn vị và
người sử dụng Hệ thống iMOIT trong công việc hàng ngày nhằm nâng cao hiệu quả điều
hành.
2. Chỉ đạo và phân xử lý văn bản trực tiếp
thông qua Hệ thống iMOIT. Các chỉ đạo về công việc thông qua Hệ thống iMOIT là mệnh lệnh
hành chính.
3. Phân quyền hoặc ủy quyền việc phân
quyền đọc, xử lý, chuyển xử lý các văn bản đến đơn vị cho người dùng thuộc quyền
quản lý, hồ sơ xử lý công việc trên Hệ thống iMOIT.
Điều 15. Trách nhiệm của
người sử dụng
1. Hàng ngày, thực hiện kiểm tra các văn
bản điện tử đến được thủ trưởng đơn vị phân xử lý trên Hệ thống iMOIT, đảm
bảo kịp thời tiếp nhận, xử lý các công việc được giao đúng tiến độ; kết thúc hồ
sơ công việc sau khi đã hoàn thành công việc được giao trên Hệ thống iMOIT.
2. Không truy cập vào tài khoản của người
khác và không cung cấp tài khoản cá nhân cho người khác để cập nhật văn bản, xử
lý văn bản (trừ trường hợp ủy quyền xử lý bằng văn bản hoặc ủy quyền trên Hệ thống iMOIT).
3. Trước khi chuyển công tác khác hoặc
nghỉ chế độ, phải thực hiện bàn giao quyền quản lý khai thác sử dụng Hệ thống iMOIT
cho thủ trưởng đơn vị; việc bàn giao thực hiện thông qua chức năng bàn giao điện tử
trên Hệ thống iMOIT.
4. Chịu trách nhiệm về những sự cố gây
ra do tổ chức quản lý, sử dụng không đúng theo hướng dẫn.
Điều 16. Trách nhiệm của
Cục TMĐT và CNTT
1. Chịu trách nhiệm về việc đảm bảo kỹ
thuật, an toàn, an ninh cho Hệ thống iMOIT.
2. Hướng dẫn sử dụng Hệ thống iMOIT
theo yêu cầu của các đơn vị;
cung cấp tài liệu, thực hiện việc hỗ trợ khắc phục sự cố kỹ thuật kịp thời
trong quá trình quản lý, vận hành và khai thác sử dụng Hệ thống iMOIT.
3. Thực hiện việc cấp, thu hồi quyền quản
lý khai thác sử dụng Hệ thống iMOIT.
4. Xây dựng các quy trình quản lý vận
hành Hệ thống iMOIT.
5. Thông báo qua thư điện tử hoặc bằng
văn bản đến các đơn vị để biết khi Hệ thống iMOIT gặp sự cố hoặc sau khi
khắc phục xong sự cố.
6. Chịu trách nhiệm thực hiện việc kết nối
liên thông Hệ thống iMOIT của Bộ với hệ thống của Văn phòng Chính phủ và
các Bộ, ngành khác khi có yêu cầu.
Chương IV
TỔ
CHỨC THỰC HIỆN
Điều 17. Ban hiện đại
hóa hành chính Bộ Công Thương
1. Thành lập Ban hiện đại hóa hành chính
Bộ Công Thương (gọi tắt là Ban hiện đại hóa), thành phần bao gồm các đơn vị:
Văn phòng Bộ, Cục TMĐT và CNTT, Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ Pháp chế, Vụ Kế hoạch, Vụ
Thi đua Khen thưởng. Lãnh đạo Bộ là Trưởng ban. Bộ ban hành quyết định thành lập
Ban hiện đại hóa.
2. Ban hiện đại hóa có trách nhiệm triển
khai Quy chế này; theo dõi, giám sát, kiểm tra tình hình thực hiện Quy chế này
của tất cả các đơn vị; đôn đốc, nhắc nhở kịp thời các đơn vị không tuân thủ Quy
chế.
3. Hàng tuần báo cáo Lãnh đạo Bộ và công
khai tình hình sử dụng Hệ thống iMOIT của các đơn vị và người
sử dụng; số lượng văn bản đi đến, tờ trình Lãnh đạo Bộ đã xử lý của từng đơn vị,
số lượng văn bản đúng hạn, quá hạn.
Điều 18. Ban hiện đại
hóa hành chính Bộ Công Thương
1. Chất lượng sử dụng Hệ thống iMOIT
là tiêu chí để đánh giá xếp loại ứng dụng công nghệ thông tin, là một trong những
tiêu chí để bình xét khen thưởng hàng năm của các đơn vị và cá nhân.
2. Đơn vị, người sử dụng không thực hiện
đúng theo quy định tại Quy chế này sẽ bị xử lý theo quy định.
3. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng
mắc, các đơn vị, người sử dụng kịp thời phản ánh về Cục TMĐT và CNTT để tổng hợp
trình Bộ trưởng Bộ Công Thương quyết định việc sửa đổi, bổ sung Quy chế./.
PHỤ
LỤC
QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN
(Ban
hành kèm theo Quyết định số 2226/QĐ-BCT ngày 02 tháng 6 năm
2016
của
Bộ Công Thương)
I. QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN
Quy trình này được áp dụng tương tự
cho cả các đơn vị Tổng Cục, Cục, Viện
Tất cả các văn bản đến Bộ Công Thương dưới
bất kỳ hình thức nào (chuyển theo đường bưu điện, fax, qua đường liên thông của
Văn phòng Chính phủ...) đều phải được tập trung xử lý qua văn thư.
1. Sơ đồ quy trình:
2. Mô tả quy trình:
(1) Văn thư Bộ
- Nhận công văn đến bao gồm công văn giấy
và công văn qua đường liên thông của Văn phòng Chính phủ và các đơn vị khác. Đối
với văn bản giấy phải quét (scan) tạo thành văn bản điện tử.
- Vào sổ công văn (nhập các thông số như
số đến, trích yếu....)
- Chuyển xử lý tới Chánh Văn phòng (trường
hợp công văn chuyển Chánh Văn phòng), hoặc chuyển xử lý tới các đơn vị (trường
hợp công văn chuyển cho các đơn vị xử lý)
- Gửi bản giấy đến đơn vị xử lý chính
sau khi có ý kiến của Chánh văn
phòng hoặc chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ.
- Đối với những bản giấy có bút phê của
Lãnh đạo Bộ/Chánh Văn phòng chuyển trực tiếp, Văn thư tạo văn bản điện tử và
chuyển xử lý đến đơn vị xử lý và nhập ý kiến của Lãnh đạo Bộ/Chánh Văn phòng.
(2) Chánh Văn phòng
Trực tiếp nhập các ý kiến chỉ đạo
- Chuyển xử lý tới Lãnh đạo Bộ (trường hợp
công văn trình Lãnh đạo bộ); hoặc chuyển xử lý tới các đơn vị xử lý
(3) Lãnh đạo Bộ/Thư ký lãnh đạo Bộ
Trực tiếp Lãnh đạo Bộ nhập ý kiến chỉ đạo
và chuyển xử lý tới đơn vị xử lý
Trường hợp Lãnh đạo Bộ không chuyển trực tiếp thì
có bộ phận Thư ký nhập ý kiến chỉ đạo và chuyển xử lý công văn theo
chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ.
(4) Cấp trưởng đơn vị
Trực tiếp nhập ý kiến chỉ đạo và chuyển
xử lý công văn cho cấp phó/phòng chuyên môn/chuyên viên được phân công
(5) Cấp Phó đơn vị
- Nhập ý kiến chỉ đạo
- Chuyển xử lý công văn cho phòng chuyên
môn/chuyên viên được phân công
(6) Cấp trưởng phòng
- Nhập ý kiến chỉ đạo, xử lý
- Chuyển xử lý công văn cho phó phòng/chuyên
viên được phân công
(7) Phó phòng/chuyên viên xử lý
- Phó phòng/chuyên viên nhập ý kiến xử
lý và kết thúc công văn (nếu đã xử lý xong)
(8) Kết thúc một quy trình xử lý công văn đến tại
Bộ Công Thương
II. QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN ĐI
1. Sơ đồ Quy trình
2. Mô tả quy trình
(1) Chuyên viên
- Soạn dự thảo công văn đi
- Chuẩn bị các hồ sơ liên quan
- Dự thảo phiếu trình
Ø Chuyển Lãnh đạo đơn vị (nếu trình trực tiếp
Lãnh đạo đơn vị) hoặc chuyển Lãnh đạo Phòng/Ban/Trung tâm (nếu văn bản trình cấp
Phòng/Ban/Trung tâm)
(2) Lãnh đạo Phòng/Ban/Trung tâm
- Xem nội dung và phê duyệt văn bản
Ø Chuyển trình Lãnh đạo đơn vị trong trường hợp văn
bản được duyệt
Ø Nhập ý kiến chỉ đạo và trả lại Chuyên viên hoặc
sửa trực tiếp vào nội dung văn bản trong trường hợp phải sửa lại
(3) Lãnh đạo đơn vị (cấp trưởng và
cấp
phó)
- Xem nội dung và phê duyệt văn bản
Ø Nhập ý kiến trình Lãnh đạo Bộ và chuyển Thư ký Lãnh đạo Bộ
trong trường hợp văn bản được duyệt
Ø Nhập ý kiến chỉ đạo và trả lại Chuyên viên
trong trường hợp phải sửa lại
Ø Nếu là văn bản được phát hành nội bộ (tại Vụ)
thì chuyển Văn thư đơn vị để cấp số và ban hành văn bản.
Ø Chuyển Văn thư Bộ để cấp số và ban hành văn bản
nếu là văn bản ký thừa lệnh Bộ trưởng.
(4) Văn thư đơn vị
- Cấp sổ vào sổ văn bản của Vụ và chuyển
Văn bản đến các đơn vị khác nếu là văn bản ban hành nội bộ tại Vụ.
- Tiếp nhận văn bản và Gửi xin ý kiến
khi Văn thư Bộ ban hành văn bản tại Bộ
(5) Thư ký Lãnh đạo Bộ
- Nhập kết luận thẩm định hồ sơ và chuyển
tiếp công văn
Ø Chuyển lại đơn vị soạn thảo để chỉnh sửa -
trong trường hợp hồ sơ trình ký không đầy đủ, cần bổ sung trước khi trình Lãnh
đạo Bộ
Ø Chuyển trạng thái duyệt văn bản - trong trường
hợp văn bản đó được phê duyệt.
Ø Trình Lãnh đạo Bộ - trong trường hợp văn bản
là Tờ trình, Báo cáo
Ø Chuyển Văn thư Bộ để cấp số ban hành và chuyển
bản giấy (sau khi Lãnh đạo Bộ đã ký duyệt) ra ô để chuyên viên đơn vị phát hành
theo qui định (trong trường hợp văn bản ký và phát hành ra bên ngoài).
(6) Lãnh đạo Bộ
Tại vai trò Lãnh đạo Bộ có hai loại văn
bản:
- Đối với văn bản ký duyệt và phát hành
ra bên ngoài, Lãnh đạo Bộ sẽ xử lý theo quy trình xử lý văn bản đi truyền thống
(ghi ý kiến chỉ đạo trực tiếp vào văn bản trình hoặc ký phê duyệt văn bản và
chuyển ra cho đơn vị phát hành).
- Đối với văn bản là Tờ trình, Báo
cáo,..Lãnh đạo Bộ sẽ nhập ý kiến chỉ đạo và phê duyệt trực tiếp trên hệ thống
văn bản điện tử.
(7) Văn thư của Bộ (Phòng Hành
chính)
Cấp số (nhập các thông số như số đi,
trích yếu, nơi nhận văn bản....) và phát hành công văn đi (đối với những văn bản
chuyển nội bộ đến các đơn vị trong Bộ thì văn thư đi chọn danh sách trong Hệ thống
iMOIT mà không cần
chuyển bản giấy). Văn thư đi chỉ phát hành văn bản khi văn bản có bản ghi điện tử.