|
BỘ
NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 44/VTLTNN-NVTW
V/v phương hướng nhiệm vụ công tác văn thư,
lưu trữ năm 2011 của các cơ quan, tổ chức trung ương
|
Hà
Nội, ngày 25 tháng 01 năm 2011
|
|
Kính
gửi:
|
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ
quan thuộc Chính phủ;
- Văn phòng Quốc hội;
- Văn phòng Chủ tịch nước;
- Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;
- Tòa án nhân dân tối cao;
- Kiểm toán nhà nước;
- Các Tập đoàn kinh tế nhà nước và Tổng công ty 91.
|
Để các Bộ, cơ
quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch
nước, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân tối cao, các Tập đoàn
kinh tế nhà nước và Tổng công ty 91 (sau đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức
trung ương) có căn cứ xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác văn thư,
lưu trữ năm 2011 và hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trực thuộc triển khai thực hiện,
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn một số nhiệm vụ trọng tâm công tác
văn thư, lưu trữ năm 2011 như sau:
I. QUẢN LÝ,
CHỈ ĐẠO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1. Tuyên truyền,
phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ
Tăng cường tổ chức
tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật hiện hành và văn bản hướng dẫn
nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ.
2. Tổ chức và
cán bộ
a) Tiếp tục kiện
toàn tổ chức và tăng cường cán bộ được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ làm
văn thư, lưu trữ.
b) Thường xuyên
tổ chức tập huấn nghiệp vụ, đồng thời tạo điều kiện cho các bộ văn thư, lưu trữ
(đặc biệt ở các cơ quan, đơn vị trực thuộc) tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng
nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ ở trong nước và nước ngoài.
3. Ban hành
văn bản quản lý, chỉ đạo văn thư, lưu trữ
Các cơ quan, tổ
chức trung ương tiếp tục cụ thể hóa các văn bản quản lý về văn thư, lưu trữ cho
phù hợp thực tế của ngành, của cơ quan, trọng tâm là:
a) Ban hành mới
hoặc sửa đổi, bổ sung Quy chế công tác văn thư, lưu trữ;
b) Hướng dẫn quản
lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng;
c) Ban hành Danh
mục hồ sơ của cơ quan và hướng dẫn lập hồ sơ công việc;
d) Ban hành Bảng
thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ của ngành;
đ) Quy định về tổ
chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
4. Kiểm tra,
hướng dẫn nghiệpvụ
Tăng cường các
hình thức kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm
vi quản lý. Nội dung kiểm tra tập trung vào việc triển khai thực hiện các quy định
pháp luật về văn thư, lưu trữ. Số lượng các đơn vị được kiểm tra trong năm 2011
phấn đấu đạt 50 – 70% trên tổng số các đơn vị.
II. HOẠT ĐỘNG
NGHIỆPVỤ VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1. Soạn thảo
và ban hành văn bản
Tổ chức hướng dẫn,
kiểm tra thực hiện việc soạn thảo, ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức đảm bảo
theo quy định về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
2. Quản lý
văn bản
a) Thực hiện quản
lý văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức theo hướng dẫn của Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 về
việc quản lý văn bản đi, văn bản đến và Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14
tháng 3 năm 2009 về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ
trong môi trường mạng.
b) Hướng dẫn, tổ
chức thực hiện việc lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
của cơ quan, tổ chức đúng thời hạn.
3. Quản lý và
sử dụng con dấu
Quản lý an toàn,
chặt chẽ, đúng quy định của Nhà nước về quản lý và sử dụng con dấu trong Văn
thư.
4. Thu thập
tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉnh lý, giao nộp tài liệu vào
Trung tâm Lưu trữ quốc gia
a) Xây dựng kế
hoạch và tổ chức thực hiện việc thu thập hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong từ
năm 2009 về trước vào Lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
b) Tiếp tục tổ
chức thực hiện việc chỉnh lý tài liệu để giải quyết tình trạng tài liệu chưa được
lập hồ sơ của cơ quan và của ngành.
c) Thực hiện việc
tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
d) Các cơ quan,
tổ chức thuộc diện nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia tiến
hành lựa chọn hồ sơ, tài liệu và tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu theo đúng nội
dung và thời gian quy định.
5. Bảo vệ, bảo
quản tài liệu
a) Bố trí kho
lưu trữ có đủ diện tích và bảo đảm yêu cầu kỹ thuật để bảo quản an toàn tài liệu
lưu trữ theo hướng dẫn tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007
của Bộ Nội vụ về kho lưu trữ chuyên dụng.
b) Trang bị đầy
đủ các phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu như: phương
tiện báo cháy, chữa cháy; phương tiện bảo vệ; giá, hộp,cặp đựng tài liệu; bìa hồ
sơ…
c) Thực hiện chế
độ vệ sinh định kỳ kho tàng, tài liệu và các biện pháp khác để bảo quản tài liệu
theo quy định.
6. Tổ chức sử
dụng tài liệu
a) Tổ chức phục
vụ việc khai thác tài liệu cho các đối tượng độc giả nhằm tạo thuận lợi cho nhiều
người đến khai thác, nghiên cứu tài liệu.
b) Bố trí phòng
đọc đủ điều kiện cho độc giả khai thác, sử dụng tài liệu.
c) Tiếp tục xây
dựng và hoàn thiện các công cụ tra cứu thiết yếu như mục lục hồ sơ; cơ sở dữ liệu
quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ, sổ sách quản lý việc khai thác sử dụng tài
liệu và độc giả.
d) Chủ động công
bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ dưới mọi hình thức (thông báo, xuất bản sách,
viết bài giới thiệu, trưng bày triển lãm…) nhằm phát huy giá trị của tài liệu
lưu trữ.
III. NHỮNG
NHIỆM VỤ CỤ THỂ KHÁC
1. Hiện đại
hóa công tác văn thư, lưu trữ
a) Ứng dụng công
nghệ thông tin vào việc quản lý văn bản và quản lý tài liệu lưu trữ của cơ
quan, tổ chức.
b) Nghiên cứu áp
dụng hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 vào công tác
văn thư, lưu trữ.
2. Thống kê,
báo cáo và sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ
a) Thực hiện Quyết
định số 13/2005/QĐ-BNV và Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 01 tháng 02 năm
2005 của Bộ Nội vụ về chế độ báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê cơ sở công tác
văn thư, lưu trữ và báo cáo chuyên đề theo yêu cầu của Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước.
b) Xây dựng báo
cáo và tham dự Hội nghị tổng kết 10 năm thi hành Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia do
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức.
3. Thực hiện
chế độ đãi ngộ đối với cán bộ văn thư, lưu trữ
a) Thực hiện chế
độ bồi dưỡng độc hại và chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật cho người làm lưu trữ
theo quy định hiện hành.
b) Tổ chức ngày
Lưu trữ Việt Nam 03 tháng 01 trang trọng, tiết kiệm nhằm động viên tinh thần của
cán bộ làm văn thư, lưu trữ của ngành, của cơ quan.
Trong quá trình
thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức phản ánh bằng
văn bản về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước theo địa chỉ: Số 12 phố Đào Tấn, Ba
Đình, Hà Nội hoặc trao đổi qua điện thoại số: 04.38327008, 04.37665864 và
04.37669022 để cùng phối hợp giải quyết./.
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- Bộ Nội vụ (b/c);
- Lãnh đạo Cục (03);
- Các đơn vị : VP, KHTC, TCCB, TTr, TTKHCN, TCVTLTVN;
- Trung tâm LTQG II, III, IV;
- Website: luutruvn.gov.vn;
- Lưu: VT, NVTW (08)
|
CỤC
TRƯỞNG
Vũ Thị Minh Hương
|