Thông tư 121/2000/TT-BTC thực hiện đấu thầu mua sắm đồ dùng, vật tư, trang thiết bị, phương tiện làm việc

• Số hiệu: 121/2000/TT-BTC
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Tài chính
• Người ký: Nguyễn Thị Kim Ngân
• Ngày ban hành: 29/12/2000

BỘ TÀI CHÍNH ********	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 121/2000/TT-BTC	Hà Nội, ngày 29 tháng 12 năm 2000

THÔNG TƯ

CỦA BỘ TÀI CHÍNH SỐ 121/2000/TT-BTC NGÀY 29 THÁNG 12 NĂM 2000 HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN ĐẤU THẦU MUA SẮM ĐỒ DÙNG, VẬT TƯ, TRANG THIẾT BỊ, PHƯƠNG TIỆN LÀM VIỆC ĐỐI VỚI CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC, LỰC LƯỢNG VŨ TRANG, ĐOÀN THỂ VÀ DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC SỬ DỤNG NGUỒN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC

Căn cứ Nghị định số 88/1999/NĐ-CP ngày 01 tháng 09 năm 1999 của Chính phủ về việc ban hành Quy chế đấu thầu; Nghị định số 14/2000/NĐ-CP ngày 5/5/2000 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế Đấu thầu ban hành kèm theo Nghị định số 88/1999/NĐ-CP ngày 01/9/1999.
Để tăng cường quản lý, sử dụng kinh phí Ngân sách nhà nước tiết kiệm, có hiệu quả, Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện đấu thầu mua sắm đồ dùng, vật tư, trang thiết bị, phương tiện làm việc đối với các cơ quan nhà nước, lực lượng vũ trang, đoàn thể và doanh nghiệp Nhà nước sử dụng nguồn Ngân sách nhà nước như sau:

I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG:

1. Đối tượng áp dụng: Các cơ quan Nhà nước, đoàn thể, lực lượng vũ trang và doanh nghiệp Nhà nước (Sau đây gọi tắt là các cơ quan, đơn vị) có sử dụng nguồn Ngân sách nhà nước và có nguồn gốc từ Ngân sách nhà nước (gọi chung là nguồn Ngân sách nhà nước) khi thực hiện mua sắm các loại hàng hoá, được qui định tại điểm 2 dưới đây, có đơn giá hoặc tổng giá trị từ 100 (một trăm) triệu đồng trở lên cho một lần mua sắm (một gói thầu) các loại hàng hoá cùng chủng loại hoặc đồng bộ, đều phải thực hiện việc mua sắm theo các quy định tại Thông tư hướng dẫn này.

Đối với việc mua sắm hàng hoá có giá trị dưới 100 triệu đồng, thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc Trung ương quyết định lựa chọn hình thức mua sắm cho phù hợp, có hiệu quả (có thể áp dụng hình thức mua sắm trực tiếp hoặc chỉ định thầu mà không yêu cầu phải đáp ứng các điều kiện nêu tại điểm 2, điểm 3 Mục III của Thông tư này) và chịu trách nhiệm về quyết định của mình. Đối với các cơ quan, đơn vị do địa phương quản lý thì việc mua sắm được thực hiện theo qui định của Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc cơ quan được uỷ quyền. Khuyến khích các cơ quan, đơn vị áp dụng các qui định tại Thông tư này.

2. Phạm vi mua sắm:

- Văn phòng phẩm, đồ gỗ, đồ vải trang bị cho bệnh viện, trang phục, đồng phục của ngành không thuộc mặt hàng đặc chủng.

- Nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu; phụ tùng thay thế; Sinh phẩm, thuốc, hoá chất và các loại nguyên liệu, vật tư khác;

- Máy móc thiết bị toàn bộ, đồng bộ hoặc thiết bị lẻ, thiết bị phòng cháy chữa cháy; Máy tính, máy phô tô, máy fax, các chương trình ứng dụng tin học (bao gồm cả lắp đặt, chạy thử, bảo hành...) và các loại thiết bị văn phòng khác;

- Phương tiện vận chuyển như: Ô tô con, ô tô tải, xuồng ghe, xe máy, xe đạp...

- Hoạt động in ấn, phát hành các ấn phẩm, văn hoá phẩm, sách, báo, tài liệu, phim ảnh... trong công tác tuyên truyền, thông tin, truyền thông, giáo dục.

- Bản quyền sở hữu công nghiệp, bản quyền sở hữu công nghệ;

- Các loại tài sản khác phục vụ công tác chuyên môn;

- Đồ dùng và phương tiện làm việc thông thường thuộc các loại như đã kể trên của lực lượng vũ trang.

Tất cả các loại đồ dùng, vật tư, trang thiết bị, phương tiện làm việc trong phạm vi trên sau đây gọi tắt là hàng hoá.

3. Thông tư này không áp dụng trong các trường hợp sau:

- Sửa chữa, cải tạo, mở rộng trụ sở làm việc, nhà xưởng;

- Mua sắm các loại vật tư, trang thiết bị gắn với đầu tư và xây dựng đã được qui định trong mục 14 của Nghị định 12/2000/NĐ-CP ngày 5/5/2000 sửa đổi, bổ sung Điều 43 của Nghị định 52/1999/NĐ-CP ngày 8/7/1999 của Chính phủ về quản lý đầu tư và xây dựng;

- Mua sắm trang thiết bị, vật tư, phương tiện, nguyên liệu, nhiên liệu đặc thù chuyên dùng cho quốc phòng và an ninh.

4. Các hình thức lựa chọn nhà thầu: bao gồm hình thức đấu thầu và các hình thức mua sắm không phải đấu thầu. Trên cơ sở kế hoạch mua sắm hàng hoá đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm bố trí kinh phí và áp dụng các hình thức lựa chọn nhà thầu cho phù hợp theo các qui định chi tiết tại Mục II và Mục III dưới đây. Nghiêm cấm việc chia lẻ gói thầu để thực hiện việc mua sắm theo các hình thức không phải đấu thầu.

II. NHỮNG QUY ĐỊNH KHI THỰC HIỆN ĐẤU THẦU:

Các gói thầu mua sắm hàng hoá cùng chủng loại hoặc đồng bộ có giá trị từ 200 triệu đồng trở lên, nếu không đảm bảo một trong các điều kiện để thực hiện việc mua sắm bằng hình thức Mua sắm trực tiếp và Chỉ định thầu được qui định cụ thể tại điểm 2, 3 Mục III của Thông tư này, thì phải tổ chức đấu thầu để lựa chọn nhà thầu cung cấp hàng hoá theo các qui định dưới đây:

1. Các hình thức đấu thầu:

1.1- Đấu thầu rộng rãi:

Hình thức đấu thầu rộng rãi là hình thức chủ yếu được áp dụng trong đấu thầu mua sắm hàng hoá. Số lượng nhà thầu tối thiểu là 5 nhà thầu đủ năng lực. Trong trường hợp không đủ số lượng nhà thầu theo yêu cầu thì bên mời thầu phải trình người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền quyết định.

1.2- Đấu thầu hạn chế: Là hình thức đấu thầu mà bên mời thầu mời một số nhà thầu (tối thiểu là 3) có đủ năng lực tham dự. Danh sách nhà thầu tham dự phải được người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt. Hình thức này chỉ được xem xét áp dụng khi có một trong các điều kiện:

Chỉ có một số nhà thầu đáp ứng được yêu cầu của gói thầu;

Theo yêu cầu của bên tài trợ nguồn vốn thực hiện việc mua sắm;

Do tình hình cụ thể của gói thầu mà đấu thầu hạn chế có lợi thế.

2. Điều kiện thực hiện đấu thầu mua sắm hàng hoá: Các cơ quan, đơn vị sử dụng nguồn ngân sách nhà nước chỉ được tổ chức đấu thầu mua sắm hàng hoá khi đảm bảo các điều kiện sau:

Có kế hoạch mua sắm hàng hoá (bao gồm cả kế hoạch vốn Ngân sách thực hiện việc mua sắm hàng hoá) được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

Hồ sơ mời thầu đã được người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt.

3. Điều kiện tham dự thầu: Nhà thầu tham gia dự thầu phải đảm bảo các điều kiện sau:

- Có giấy đăng ký kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp, có ngành nghề kinh doanh phù hợp với ngành hàng đấu thầu. Đối với đấu thầu mua sắm hàng hoá phức tạp được qui định trong hồ sơ mời thầu, ngoài giấy đăng ký kinh doanh, phải có giấy phép bán hàng thuộc bản quyền của nhà sản xuất.

Đối với các cơ quan nghiên cứu khoa học khi tham gia dự thầu cung cấp hàng hoá dưới dạng chương trình ứng dụng tin học..., nếu không có giấy đăng ký kinh doanh thì phải có chức năng nhiệm vụ ghi trong quyết định thành lập phù hợp với nội dung và yêu cầu của gói thầu.

- Có đủ năng lực về chuyên môn kỹ thuật; khả năng cung cấp, bảo hành hàng hoá (đối với các loại hàng hoá cần bảo hành) và điều kiện về tài chính đáp ứng yêu cầu của gói thầu;

- Hồ sơ dự thầu phải đảm bảo theo đúng qui định của hồ sơ mời thầu.

- Chỉ được tham gia một đơn dự thầu trong một gói thầu, dù là đơn phương hay liên danh dự thầu. Trường hợp Tổng công ty đứng tên dự thầu thì các đơn vị trực thuộc (hạch toán phụ thuộc) không được phép tham dự với tư cách là nhà thầu độc lập trong cùng một gói thầu.

- Bên mời thầu không được tham gia với tư cách là nhà thầu đối với các gói thầu do mình tổ chức.

- Nhà tư vấn không được tham gia đấu thầu thực hiện các gói thầu mua sắm hàng hoá do mình làm tư vấn.

4. Chi phí tổ chức đấu thầu:

Bên mời thầu có thể bán hồ sơ mời thầu với mức giá bán do người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền quyết định. Đối với đấu thầu trong nước, giá một bộ hồ sơ mời thầu không quá 500.000 đồng. Đối với đấu thầu quốc tế, thực hiện theo thông lệ quốc tế.

Chi phí tổ chức đấu thầu và xét thầu của Bên mời thầu được sử dụng từ nguồn bán hồ sơ mời thầu và được quản lý chi tiêu theo các qui định hiện hành. Trong trường hợp thu không đủ chi thì sử dụng kinh phí của cơ quan, đơn vị để thực hiện và được tính vào giá trị hàng hoá mua sắm của gói thầu.

5. Thẩm định kết quả đấu thầu:

5.1. Trách nhiệm thẩm định:

Cơ quan có trách nhiệm thẩm định kết quả đấu thầu được qui định như sau:

- Đối với kết quả đấu thầu mua sắm hàng hoá của các cơ quan, đơn vị ở Trung ương do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, thủ trưởng cơ quan trung ương của các đoàn thể quyết định đơn vị giúp việc làm nhiệm vụ thẩm định kết quả đấu thầu.

Trong trường hợp giá trị mua sắm dưới 500 triệu đồng thì do Thủ trưởng đơn vị trực tiếp mua sắm, được uỷ quyền phê duyệt kết quả đấu thầu, tự quyết định bộ phận giúp việc làm nhiệm vụ thẩm định kết quả đấu thầu.

- Đối với những gói thầu mua sắm hàng hoá của các cơ quan, đơn vị ở địa phương do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm phê duyệt kết quả đấu thầu thì giao cho Sở Tài chính - Vật giá chịu trách nhiệm thẩm định kết quả đấu thầu.

Đối với những gói thầu mua sắm hàng hoá được Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố phân cấp, uỷ quyền cho thủ trưởng các đơn vị cấp dưới phê duyệt kết quả đấu thầu, thì do người được uỷ quyền tự quyết định bộ phận giúp việc làm nhiệm vụ thẩm định kết quả đấu thầu.

- Riêng đối với kết quả đấu thầu mua sắm hàng hoá của các doanh nghiệp Nhà nước do người có thẩm quyền của doanh nghiệp nhà nước được quyền mua sắm quyết định bộ phận giúp việc làm nhiệm vụ thẩm định kết quả đấu thầu.

5.2- Thời gian thẩm định: Không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

6. Phê duyệt kết quả đấu thầu

6.1. Trách nhiệm phê duyệt:

Bên mời thầu có trách nhiệm trình kết quả đấu thầu lên người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền để xem xét phê duyệt. Người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền có trách nhiệm phê duyệt kết quả đấu thầu bằng văn bản. Trách nhiệm phê duyệt kết quả đấu thầu qui định như sau:

- Đối với kết quả đấu thầu mua sắm hàng hoá của các cơ quan, đơn vị ở Trung ương do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, thủ trưởng cơ quan trung ương của các đoàn thể phê duyệt kết quả đấu thầu.

Trong trường hợp giá trị mua sắm dưới 500 triệu đồng thì người có trách nhiệm phê duyệt có thể uỷ quyền bằng văn bản cho Thủ trưởng đơn vị trực tiếp mua sắm phê duyệt.

- Đối với kết quả đấu thầu mua sắm hàng hoá của các cơ quan, đơn vị do địa phương quản lý thì Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm phê duyệt hoặc phân cấp, uỷ quyền cho thủ trưởng các đơn vị cấp dưới (Quận, huyện, thị xã; Sở, ban, ngành...) phê duyệt.

- Riêng đối với kết quả đấu thầu mua sắm hàng hoá của các doanh nghiệp Nhà nước do người có thẩm quyền của doanh nghiệp nhà nước được quyền mua sắm phê duyệt kết quả đấu thầu.

6.2. Thời gian phê duyệt: Trừ những gói thầu có vướng mắc cần xử lý, thời gian phê duyệt kết quả đấu thầu không quá 5 ngày kể từ ngày nhận được báo cáo của cơ quan thẩm định.

III. CÁC HÌNH THỨC MUA SẮM KHÔNG PHẢI ĐẤU THẦU:

Việc thực hiện mua sắm hàng hoá khi đảm bảo các điều kiện qui định dưới đây thì không bắt buộc tổ chức đấu thầu mà có thể lựa chọn các hình thức mua sắm như: Chào hàng cạnh tranh, mua sắm trực tiếp và chỉ định thầu.

1. Chào hàng cạnh tranh: Là hình thức lựa chọn nhà thầu cung cấp hàng hoá trên cơ sở chào hàng của các nhà thầu.

- Điều kiện áp dụng: các trường hợp mua sắm hàng hoá có giá trị từ 100 triệu đồng đến dưới 200 triệu đồng mà không đủ điều kiện để áp dụng hình thức chỉ định thầu theo qui định tại điểm 3 dưới đây.

- Mỗi gói thầu phải có ít nhất 3 chào hàng của 3 nhà thầu khác nhau trên cơ sở yêu cầu chào hàng cuả Bên mời thầu. Trong trường hợp không đủ số lượng nhà thầu theo yêu cầu thì Bên mời thầu phải trình người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền quyết định. Việc gửi chào hàng có thể được thực hiện bằng cách gửi trực tiếp, bằng fax, bằng đường bưu điện hoặc bằng các phương tiện khác.

2. Mua sắm trực tiếp: Là hình thức chọn trực tiếp nhà thầu cung cấp hàng hoá trên cơ sở kết quả đấu thầu đã được đơn vị tổ chức thực hiện trong năm.

Hình thức này được áp dụng đối với các trường hợp đơn vị có nhu cầu mua sắm hàng hoá thường xuyên và mua sắm hàng hoá bổ sung do nhu cầu phát sinh thêm sau đây:

2.1 - Mua sắm trực tiếp được áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị có nhu cầu mua sắm hàng hoá, vật tư phục vụ cho hoạt động thường xuyên trong năm với số lượng và chủng loại ổn định như: thuốc chữa bệnh trong các cơ sở khám chữa bệnh; đồ dùng, phương tiện giảng dạy trong các trường học; các loại phụ tùng máy phát thanh, truyền hình; nguyên nhiên vật liệu phục vụ sản xuất trong các doanh nghiệp...

Khi mua sắm những hàng hoá nêu trên, căn cứ vào kết quả đấu thầu đơn vị thực hiện đợt đầu tiên trong năm với gói thầu bao gồm các chủng loại hàng hoá được sử dụng thường xuyên, đơn vị sẽ thực hiện việc mua sắm trực tiếp vào các thời điểm cụ thể trong năm, đảm bảo đơn giá hàng hoá không được vượt đơn giá trong hợp đồng đã ký trước đó.

2.2 - Thực hiện việc mua sắm trực tiếp trong trường hợp bổ sung hợp đồng cũ đã thực hiện trong năm hoặc hợp đồng đang thực hiện với điều kiện Bên mời thầu có nhu cầu tăng thêm số lượng hàng hoá mà trước đó đã tiến hành đấu thầu, nhưng phải đảm bảo đơn giá hàng hoá không được vượt đơn giá trong hợp đồng đã ký trước đó. Trước khi ký hợp đồng, nhà thầu phải chứng minh có đủ năng lực để thực hiện gói thầu.

Khi giá cả thị trường có biến động, không đảm bảo yêu cầu về giá hoặc giá đã ký hợp đồng không còn hợp lý để mua sắm trực tiếp thì đơn vị phải tổ chức đấu thầu như một gói thầu mới.

3. Chỉ định thầu: Là hình thức chọn trực tiếp nhà thầu đáp ứng yêu cầu của gói thầu. Các điều kiện để áp dụng hình thức chỉ định thầu cụ thể như sau:

3.1- Đối với những gói thầu có giá trị dưới 1 tỷ đồng được thực hiện trong những trường hợp sau:

- Trường hợp mua sắm khẩn cấp do thiên tai, địch hoạ, sự cố, dịch bệnh cần khắc phục ngay và các trường hợp mua sắm đặc biệt khác (Mua thuốc, hoá chất phục vụ công tác phòng chống dịch và thanh toán một số bệnh xã hội và bệnh dịch nguy hiểm; mua gạo, sách vở, bàn ghế... cho vùng lũ lụt; ...);

- Gói thầu theo yêu cầu của cơ quan tài trợ, do người có thẩm quyền quyết định chỉ định thầu trên cơ sở có ý kiến bằng văn bản của cơ quan tài trợ và các cơ quan có liên quan khác;

- Hàng hoá do doanh nghiệp trong nước độc quyền sản xuất và có giá bán thống nhất trong cả nước;

- Hàng hoá do hãng (công ty) nước ngoài độc quyền sản xuất, đồng thời có độc quyền phân phối tiêu thụ tại Việt nam.

- Các gói thầu có tính chất đặc biệt, là hàng hoá có liên quan chặt chẽ tới các hàng hoá khác đã được một nhà thầu cung cấp và có bằng chứng chứng minh rằng chỉ nhà thầu đó mới có thể thực hiện gói thầu với chất lượng tốt nhất và chi phí hợp lý nhất.

Khi thực hiện việc chỉ định thầu đối với những trường hợp mua sắm hàng hoá trên đây, người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền quyết định chỉ định ngay nhà thầu đủ năng lực để thực hiện công việc kịp thời, đồng thời chịu trách nhiệm về quyết định của mình.

3.2- Trường hợp đặc biệt giá trị gói thầu từ 1( một) tỷ đồng trở lên, nếu thấy cần thiết phải chỉ định thầu thì các Bộ, ngành, địa phương, các Tổng công ty có ý kiến bằng văn bản gửi Bộ Tài chính để thẩm định, báo cáo Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định.

3.3- Riêng các trường hợp sau đây được thực hiện hình thức chỉ định thầu và không khống chế về giá trị gói thầu:

Mua hàng dự trữ quốc gia được Thủ tướng Chính phủ cho phép chỉ định thầu.

Mua môtô, ôtô sản xuất, lắp ráp trong nước; thiết bị sản xuất trong nước có đăng ký bản quyền và có giá bán thống nhất trong cả nước.

3.4- Khi thực hiện mua sắm những loại hàng hoá trên đây, nếu cơ quan, đơn vị thấy không cần thiết phải chỉ định thầu thì báo cáo người có thẩm quyền cho phép tiến hành tổ chức đấu thầu.

Trong trường hợp chỉ định thầu theo các nội dung được quy định trên đây, Bên mời thầu phải xác định rõ những nội dung sau:

- Lý do chỉ định thầu;

- Kinh nghiệm và năng lực về mặt kỹ thuật, tài chính của nhà thầu được đề nghị chỉ định thầu;

- Giá trị của gói thầu mua sắm hàng hoá đã được duyệt.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1- Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày ký. Những qui định trước đây trái với Thông tư này đều bãi bỏ.

Các nội dung khác không qui định tại thông tư này thì thực hiện theo qui định tại qui chế đấu thầu ban hành theo Nghị định số 88/1999/NĐ-CP ngày 1/9/1999 về việc ban hành Quy chế đấu thầu; Nghị định số 14/2000/NĐ-CP ngày 5/5/2000 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế Đấu thầu ban hành kèm theo Nghị định số 88/1999/NĐ-CP ngày 01/9/1999;

Mẫu hướng dẫn hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hoá thực hiện theo qui định tại Phụ lục II Thông tư số 04/2000/TT-BKH ngày 26/5/2000 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư về việc hướng dẫn thực hiện qui chế đấu thầu.

2- Hàng năm, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan trung ương của các đoàn thể, Tổng Công ty Nhà nước do Thủ tướng Chính phủ thành lập, Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm tổng hợp và gửi báo cáo tình hình thực hiện công tác đấu thầu về Bộ Tài chính trước ngày 31 tháng 12 để tổng hợp báo cáo Chính phủ.

3- Trong quá trình thực hiện nếu có gì vướng mắc, đề nghị các đơn vị kịp thời phản ánh về Bộ Tài chính để xem xét, giải quyết.

Nguyễn Thị Kim Ngân (Đã ký)

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FINANCE -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom - Happiness ----------
No: 121/2000/TT-BTC	Hanoi, December 29, 2000

CIRCULAR

GUIDING THE IMPLEMENTATION OF BIDDING FOR PROCUREMENT OF UTENSILS, MATERIALS, EQUIPMENT AND WORKING FACILITIES FOR STATE AGENCIES, ARMED FORCES, MASS ORGANIZATIONS AND STATE ENTERPRISES USING CAPITAL FROM THE STATE BUDGET SOURCES

Pursuant to the Government’s Decree No. 88/1999/ND-CP of September 1, 1999 promulgating the Bidding Regulation; Decree No. 14/2000/ND-CP of May 5, 2000 on the amendments and supplements to a number of Articles of the Bidding Regulation issued together with the Government’s Decree No. 88/1999/ND-CP of September 1, 1999;
In order to enhance the management, and the economical and efficient use of State budget capital, the Ministry of Finance hereby guides the implementation of bidding for the procurement of utensils, materials, equipment, and working facilities, applicable to State agencies, armed forces, mass organizations and State enterprises, as follows:

I. GENERAL PROVISIONS:

1. Subjects of application: State agencies, mass organizations, armed forces and State enterprises (hereafter referred to as agencies and units for short) using State budget capital and capital originating from the State budget (called collectively the State budget sources), when procuring goods of types prescribed at Point 2 below, with the unit price or total value of VND100 (one hundred) million dong or more for each procurement (one biding package) of goods of the same type, or in complete set, shall have to conduct such procurement according to the provisions in this guiding Circular.

For the procurement of goods valued at under VND100 million, the heads of agencies and units under the central government shall decide and select the proper and efficient procurement forms (the form of direct procurement or bidder appointment may apply, without having to meet the meeting conditions stated at Points 2 and 3, Section III of this Circular) and be responsible for their decisions. For locally-run agencies and units, the procurement shall comply with the regulations of the provincial/municipal People’s Committees or the authorized bodies. Agencies and units are encouraged to apply the provisions of this Circular.

2. Scope of procurement:

- Stationery, wood and clothing for use in hospitals, costumes and uniforms of aviation branch, which are not commodities of special types;

...

...

...

- Machinery and equipment in complete sets or single items, fire prevention and fighting equipment; computers, photocopiers, fax machines, informatic application programs (including installation, test-run and warranty) and other office facilities;

- Means of transport such as: cars, trucks, boats, motorcycles, bicycles,

- Activities of printing and distribution of publications, cultural products, books, newspapers, documents, movies, etc in service of the work of propaganda, information, communication and education;

- Industrial property rights and technological copyrights;

- Other properties in service of professional operation;

- The armed forces’ ordinary working devices and means of the above-mentioned types.

All the above-mentioned utensils, supplies, equipment, devices, and working facilities shall be called goods for short.

3. This Circular shall not apply in the following cases:

- Repair, renovation and expansion of offices and workshops;

...

...

...

- Procurement of peculiar equipment, supplies, means, raw materials and fuels used exclusively for national defense and security purposes.

4. Methods for selecting bidders: including bidding and non-bidding procurement forms. On the basis of the goods procurement plans already approved by competent authorities, the heads of agencies and units shall have to allocate funding and apply appropriate forms of selecting bidders under the detailed provisions in Sections II and III below. The fractionation of bidding packages for conducting the procurement in non-bidding form is strictly prohibited.

II. PROVISIONS ON THE IMPLEMENTATION OF BIDDING:

For bidding packages for the procurement of goods of the same types or in complete set, valued at VND200 million or more, if they fail to meet one of the conditions set for the implementation of procurement in forms of direct procurement and bidder appointment as specified at Points 2 and 3, Section III of this Circular, bidding must be organized to the select goods-supplying bidders according to the following regulations:

1. Biding forms:

1.1. Unrestricted bidding:

Unrestricted bidding is the main form applied to bidding for goods procurement. The minimum number of bidders is 5 capable bidders. In cases where there are not enough bidders as required, the bid solicitors shall have to report such to competent persons or competent levels for decision.

1.2. Restricted bidding: is the bidding form in which the bid solicitors invite a number of capable bidders (at least 3) to participate therein. The list of participating bidders must be approved by competent persons or the competent levels. This form shall be considered for application only when one of following conditions is met:

- Only a number of bidders meet the requirements of the bidding package;

...

...

...

- Restricted bidding is advantageous due to specific situation of the bidding package.

2. Conditions for the implementation of bidding for goods procurement: Agencies and units using State budget sources shall be allowed to organize bidding for goods procurement only when the following conditions are fully met:

- Having their plans on goods procurements (including plans on State budget allocation for goods procurement) approved by the competent level.

- The bidding dossiers have been approved by competent persons or competent levels.

3. Conditions for participating in the bidding: Bidders participating in bidding shall have to ensure the following conditions:

- Having the business registration certificates granted by competent authorities, with the business lines compatible to the goods lines opened for bidding. For bidding for procurement of complicated goods as prescribed in bidding dossiers, apart from business registration certificates, permits for the sale of goods under the producers’ licenses are also required.

For scientific research institutions, when participating in bidding for provision of goods in form of informatic application programs, etc, if they do not have business registration certificates, their functions and tasks inscribed in their establishment decisions must be compatible with the contents and requirements of the bidding packages.

- Having full technical and professional capabilities; being capable of goods supply and warranty (for goods which require warranty), and having financial capability to meet the requirements of bidding packages;

- Bids must strictly comply with the provisions in biding dossiers.

...

...

...

- The bid solicitors shall not be allowed to participate as bidders in the bidding packages organized by themselves.

- The consultants shall not be allowed to participate in the goods procurement bidding packages for which they act as consultants.

4. Expenses for organization of bidding:

The bid solicitors may sell the bidding dossiers at the price decided by competent persons or competent levels. For domestic bidding, the price of a set of bidding dossiers shall not exceed VND500,000. For international bidding, international practices shall apply.

Expenses organization of bidding and evaluation of bids incurred by the bid solicitors shall be covered by the proceeds from the sale of bidding dossiers and managed according to the current regulations. In cases where the collected amounts are not enough to cover expenditures, agencies and units may use their own fund and such cost shall be calculated into the value of the goods in the bidding packages.

5. Evaluation of bidding results:

5.1. Evaluation responsibility:

The agencies competent to evaluate the bidding results are stipulated as follows:

- For the results of bidding for the procurement of goods by centrally-run agencies and units, the ministers, the heads of ministerial-level agencies and agencies attached to the Government, and the heads of central committees of mass organizations shall decide the assisting bodies to perform the task of evaluating the bidding results.

...

...

...

- For the goods procurement bidding packages by local agencies and units, the presidents of the provincial/municipal People’s Committees shall have to approve the bidding results and assign the provincial/municipal Finance-Pricing Services to evaluate the bidding results.

For the bidding packages for goods procurement, for which the responsibility to approve the results has been assigned or authorized by the presidents of the provincial/municipal People’s Committees to the heads of lower-level units, the authorized persons shall decide the assisting sections to perform the task of evaluating the bidding results.

Particularly for the results of bidding for goods procurement of State enterprises, the competent persons of the enterprises shall decide the assisting sections to perform the task of evaluating the bidding results.

5.2. Evaluation time limits: The time limit for evaluation shall not exceed 10 days as from the date of receiving complete and valid dossiers.

6. Approval of bidding results:

6.1. Approval responsibility:

The bid solicitors shall have to submit the bidding results to the competent persons or the competent levels for consideration and approval. The competent persons or the competent levels shall have to approve the bidding results in writing. The responsibility for approval of bidding results is stipulated as follows:

- For the results of bidding for goods procurement by central agencies and units, the ministers, the heads of ministerial-level agencies and agencies attached to the Government, and the heads of central committees of mass organizations shall approve the bidding results.

In cases where the procurement is valued at under 500 million dong, the person competent to approve bidding results may authorize in writing the heads of the procuring units to approve them.

...

...

...

- Particularly for results of bidding for goods procurement by State enterprises, the competent persons of such State enterprises shall have the right to approve the bidding results.

6.2. Approval time limits: Except for bidding packages where exist troubles to be settled, the time limits for the approval of bidding results shall not exceed 5 days as from the date of receiving reports from the evaluating agencies.

III. NON-BIDING PROCUREMENT FORMS

When the goods procurement meets the following conditions, bidding shall not be compulsorily organized, but one of the procurement forms such as competitive sale offers, direct procurement and bidder appointment may be selected.

1. Competitive sale offers: is the form of selecting bidders for goods supply on the basis of sale offers by bidders.

- Conditions for application: for the procurement of goods valued at between VND 100 and 200 million, which fails to satisfy the conditions for the application of bidder appointment as stipulated at Point 3 below.

- Each bidding package must have at least 3 sale offers of 3 different bidders on the basis of sale offer requirements set by the bid solicitors. In cases where there are not enough bidders as required, the bid solicitors shall have to submit the cases to the competent persons or the competent levels for decision. The sale offers may be sent directly, by facsimile, postal services or other means.

2. Direct procurement: is the form of selecting bidders for goods supply on the basis of the results of bidding already organized in the year by the units

This form shall apply to cases where the units have the demand to procure goods regularly or procure goods additionally due to the following arising requirements:

...

...

...

When procuring the above-mentioned goods, based on the results of the bidding already opened in the year, which include bidding packages of goods for regular use, units shall conduct the direct procurement at specific time points in the year, ensuring that the goods unit prices shall not exceed the unit prices in the contracts signed earlier.

2.2. Direct procurement shall also apply in cases where the contracts already performed in the year or the contracts being performed are supplemented, provided that the bid solicitors have the demand to increase the goods quantity, which were previously opened to bidding, but it must be ensured that the unit prices shall not exceed the unit prices in the contracts signed earlier.

Where the market prices fluctuate, making it unable to ensure the price requirements, or the prices in the signed contracts are no longer reasonable for the direct procurement, the units shall have to organize bidding as for a new bidding package.

3. Appointment of bidders: is the form of directly selecting bidders who satisfy the requirements of the bidding packages. Conditions for the application of appointed bidding are concretely as follows:

3.1. For bidding packages valued at under VND1 billion, the bidder appointment shall be applied in the following cases:

- Urgent procurement due to natural calamities, enemy sabotage, accidents, epidemics, which need to be immediately overcome, and other cases of special procurement (purchase of medicines and chemicals in service of epidemic prevention and fight, as well as for elimination of dangerous social evils-related diseases and epidemics; purchase of rice, textbooks, furniture, etc for flood-stricken areas;

- For the bidding packages, at the donors’ requests, the bidder appointment shall be decided by the competent persons on the basis of the written opinions of the donors and other relevant agencies;

- Goods to be procured are produced solely by domestic enterprises and sold at uniform price throughout the country;

- Goods to be procured are produced solely by foreign firms (companies) and distributed by the producers’ sole agents in Vietnam.

...

...

...

When applying the bidder appointment for the above-mentioned cases of goods procurement, the competent persons or the competent levels shall decide and immediately appoint capable bidders to promptly perform the work, and at the same time, be responsible for their decisions.

3.2. In special cases where a bidding package is valued at over VND 1 (one) billion, if deeming it necessary to appoint bidders, the ministries, branches, localities and corporations shall file their written opinions to the Ministry of Finance for the latter to appraise and submit them to the Prime Minister for consideration and decision.

3.3. Particularly for the following cases, the form of bidder appointment shall apply without limitation on bidding packages’ value:

- Purchase of goods for national reserves for which the bidder shall be appointed with the Prime Minister’s permission.

- Purchase of domestically-produced or -assembled motorcycles and cars; domestically-produced equipment, with registered copyrights and uniform sale prices throughout the country.

3.4. When effecting the procurement of the above-mentioned goods, if agencies and units deem it unnecessary to appoint bidders, they shall report such to the competent persons for permission to organize bidding.

In cases of bidder appointment according to the above-prescribed contents, the bid solicitors shall have to clearly determine the following contents:

- The reasons for bidder appointment;

- The technical and financial experiences and capability of bidders recommended for the appointment;

...

...

...

IV. IMPLEMENTATION ORGANIZATION

1. This Circular takes effect 15 days after its signing. The previous regulations which are contrary to this Circular are now annulled.

Other contents not stipulated in this Circular shall comply with the provisions in the Bidding Regulation issued together with the Government’s Decree No. 88/1999/ND-CP of September 1, 1999 on the promulgation of the Bidding Regulation; Decree No. 14/2000/ND-CP of May 5, 2000 amending and supplementing a number of articles of the Bidding Regulation issued together with Decree No. 88/1999/ND-CP of September 1, 1999;

The form of bidding dossiers for goods procurement shall comply with the provisions in Appendix II to Circular No. 04/2000/TT-BKH of May 26, 2000 of the Ministry of Planning and Investment guiding the implementation of the Bidding Regulation.

2. Annually, the ministries, the ministerial-level agencies, the agencies attached to the Government, the central bodies of mass organizations, the State corporations established by the Prime Minister, and the provincial/municipal People’s Committees shall have to sum-up and send reports on bidding activities to the Ministry of Finance before December 31 for the latter to synthesize and report thereon to the Government.

3. In the course of implementation, if any problems arise, units are requested to promptly report them to the Ministry of Finance for consideration and settlement.

FOR THE MINISTER OF FINANCE
VICE MINISTER




Nguyen Thi Kim Ngan

...

...

...