Công văn 5217/LĐTBXH-LĐ hướng dẫn thực hiện các nội dung liên quan đến pháp luật lao động

• Số hiệu: 5217/LĐTBXH-LĐ
• Loại văn bản: Công văn
• Nơi ban hành: Sở Lao động - Thương binh và Xã hội Thành phố Hồ Chí Minh
• Người ký: Nguyễn Văn Xê
• Ngày ban hành: 09/07/2009

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH SỞ LAO ĐỘNG-THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI ---------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc -------------------
Số: 5217/LĐTBXH-LĐ V/v hướng dẫn thực hiện các nội dung liên quan đến pháp luật lao động	Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 09 tháng 07 năm 2009

Kính gửi:

- Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài; - Các văn phòng đại diện cơ quan, tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế và cá nhân người nước ngoài tại thành phố Hồ Chí Minh.

Trong quá trình thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lao động đối với các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế, văn phòng đại diện cơ quan, tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế, chi nhánh công ty nước ngoài đóng trên địa bàn thành phố (gọi chung là doanh nghiệp, tổ chức), Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nhận thấy bên cạnh những doanh nghiệp, tổ chức thực hiện đầy đủ các nội dung của Bộ luật lao động, vẫn còn một số doanh nghiệp, tổ chức có những hành vi vi phạm pháp luật lao động hoặc chưa thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến công tác về lao động.

Để giúp các doanh nghiệp, tổ chức cập nhật, thực hiện đúng và đầy đủ các thủ tục hành chính liên quan đến công tác lao động, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thông báo đến các doanh nghiệp, văn phòng đại diện về một số nội dung chủ yếu cần phải thực hiện tại cơ quan lao động trong quá trình hoạt động, cụ thể như sau:

I. VỀ CÔNG TÁC KHAI TRÌNH LAO ĐỘNG:

1. Công tác khai trình sử dụng lao động nói chung:

1.1. Khai trình sử dụng lao động:

- Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, các doanh nghiệp, chi nhánh công ty nước ngoài tiến hành khai trình tình hình sử dụng lao động tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội số 159 Pasteur, phường 6, quận 3 (Tổ tiếp nhận hồ sơ) theo mẫu số 1 đính kèm. Báo cáo khai trình tình hình sử dụng lao động được lập thành 4 bản.

1.2. Báo cáo tăng – giảm lao động:

- Trong quá trình hoạt động, các doanh nghiệp, văn phòng đại diện, chi nhánh công ty nước ngoài có biến động tăng – giảm lao động thì báo cáo mỗi tháng một lần vào cuối tháng, cụ thể:

+ Đối với biến động tăng: doanh nghiệp, tổ chức báo cáo khai trình bổ sung số lao động tăng trong tháng theo biểu số 1 đính kèm và lập thành 4 bản.

+ Đối với biến động giảm: doanh nghiệp, tổ chức báo cáo số lao động nghỉ việc trong tháng theo biểu số 2 đính kèm và lập thành 4 bản.

Các doanh nghiệp, tổ chức thực hiện báo cáo khai trình sử dụng lao động chịu trách nhiệm về các nội dung kê khai trong biểu. Các nội dung này phải phù hợp với hợp đồng lao động đã giao kết thực tế với người lao động. Ngoài ra, các doanh nghiệp, tổ chức không phải nộp bất kỳ hồ sơ nào đính kèm theo biểu khai trình sử dụng lao động.

Nơi nhận báo cáo theo nội dung nêu trên:

- Các doanh nghiệp: trực tiếp nộp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (159 Pasteur, phường 6, quận 3).

- Tổ chức: nộp tại một trong bốn Trung tâm nơi mà tổ chức đang thực hiện ký kết hợp đồng cung ứng lao động:

+ Công ty dịch vụ cơ quan nước ngoài (FOSCO) (124 Nguyễn Đình Chiểu, phường 6, quận 3).

+ Trung tâm giới thiệu việc làm thành phố (153 Xô Viết Nghệ Tĩnh, phường 17, quận Bình Thạnh).

+ Công ty cổ phần cung ứng và xuất nhập khẩu lao động hàng không (2 Sông Đà, phường 2, quận Tân Bình).

+ Công ty cổ phần dịch vụ dầu khí Sài Gòn (16 Phùng Khắc Khoan, phường Đa Kao, quận 1)

1.3. Báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm và cả năm:

Trước ngày 05/01 và ngày 05/7 hàng năm, doanh nghiệp, chi nhánh công ty nước ngoài có trách nhiệm báo cáo định kỳ 6 tháng đầu năm và cả năm về Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tình hình sử dụng lao động và nhu cầu tuyển dụng lao động mới theo biểu số 3 đính kèm.

2. Riêng đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nhà hàng, cửa hàng ăn uống, vũ trường, massage, karaoke, khách sạn, nhà trọ trên địa bàn thành phố, việc khai trình sử dụng lao động được tiến hành theo các thủ tục sau:

2.1. Khai trình sử dụng lao động:

- Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày hoạt động, các doanh nghiệp tiến hành khai trình sử dụng lao động theo biểu số 4 đính kèm tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội. Hồ sơ khai trình sử dụng được lập thành 5 bản: đơn vị giữ 01 bản, 04 bản còn lại đơn vị gửi đến cơ quan bảo hiểm xã hội thành phố, Công an phường, xã nơi đơn vị hoạt động, cơ quan thuế và 01 bản Sở Lao động – Thương binh và Xã hội lưu lại. Khi tiến hành đăng ký khai trình sử dụng lao động, đề nghị doanh nghiệp đính kèm lý lịch cá nhân người lao động, hợp đồng lao động cá nhân để Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tiến hành đối chiếu kiểm tra và trả lại ngay cho đơn vị.

2.2. Báo cáo tăng – giảm lao động:

- Trong quá trình hoạt động, các doanh nghiệp có biến động lao động thì báo cáo Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thành phố 15 ngày 1 lần (vào đầu tháng và giữa tháng).

+ Đối với biến động tăng: doanh nghiệp báo cáo khai trình bổ sung số lao động tăng trong tháng theo biểu số 4 đính kèm và lập thành 05 bản gửi đến các cơ quan như nêu ở điểm 2.1.

+ Đối với biến động giảm: doanh nghiệp báo cáo số lao động nghỉ việc trong tháng theo biểu số 5 đính kèm và lập thành 5 bản gửi đến các cơ quan như nêu ở điểm 2.1.

2.3. Báo cáo tình hình sử dụng lao động hàng quý:

Các doanh nghiệp có trách nhiệm báo cáo định kỳ hàng quý về Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thành phố trước ngày 10 của tháng cuối quý về tình hình sử dụng lao động và nhu cầu tuyển dụng lao động mới theo biểu số 6 đính kèm.

II. VỀ NỘI QUY LAO ĐỘNG:

Theo quy định tại khoản 3 Điều 82 Bộ luật lao động đã sửa đổi bổ sung và khoản 7 Điều 1 Nghị định số 33/2003/NĐ-CP ngày 02/4/2003 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số Điều của Nghị định số 41/CP ngày 06/7/1995 Chính phủ thì doanh nghiệp, tổ chức có sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản và người sử dụng lao động phải đăng ký bản nội quy lao động tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có trụ sở chính của doanh nghiệp sau 6 tháng kể từ ngày bắt đầu hoạt động. Khi xây dựng nội quy lao động cần tham khảo ý kiến Ban Chấp hành công đoàn cơ sở.

III. VỀ HỆ THỐNG THANG LƯƠNG, BẢNG LƯƠNG:

Theo quy định tại Điều 57 Bộ luật Lao động đã sửa đổi, bổ sung, Nghị định số 114/2002/NĐ-CP ngày 31/12/2002 của Chính phủ, Thông tư số 14/2003/TT-BLĐTBXH ngày 30/5/2003 hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 114/NĐ-CP ngày 31/12/2002 của Chính phủ về tiền lương, Thông tư số 28/2007/TT-BLĐTBXH ngày 5/12/2007 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội sửa đổi Thông tư số 13/2003/TT-BLĐTBXH và Thông tư số 14/2003/TT-BLĐTBXH ngày 30/5/2003 hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 114/NĐ-CP ngày 31/12/2002 của Chính phủ về tiền lương thì doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống thang lương, bảng lương và đăng ký với cơ quan lao động địa phương nơi có trụ sở chính của doanh nghiệp sau 6 tháng kể từ ngày bắt đầu hoạt động để áp dụng tại doanh nghiệp.

Khi xây dựng thang lương, bảng lương người sử dụng lao động phải tham khảo Ban chấp hành công đoàn cơ sở.

IV. VỀ THỎA ƯỚC LAO ĐỘNG TẬP THỂ:

Theo quy định tại Điều 44 Bộ luật Lao động đã sửa đổi, bổ sung, Nghị định số 196/NĐ-CP ngày 31/12/1994 của Chính phủ, Nghị định số 93/2002/NĐ-CP ngày 11/11/2002 của Chính phủ thì đại diện tập thể người lao động và người sử dụng lao động sẽ thỏa thuận về các điều kiện lao động và sử dụng lao động, quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên trong quan hệ lao động. Do đó, đối với doanh nghiệp đã thành lập tổ chức công đoàn cơ sở, sau khi tiến hành thương lượng, ký kết thỏa ước lao động tập thể thì người sử dụng lao động gửi đăng ký tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp chậm nhất là 10 ngày, kể từ ngày ký.

V. VỀ CẤP GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG CHO LAO ĐỘNG LÀ NGƯỜI NƯỚC NGOÀI:

Theo quy định tại Điều 133 Bộ luật Lao động đã sửa đổi, bổ sung, Nghị định số 34/2008/NĐ-CP ngày 25/03/2008 quy định về tuyển dụng và quản lý người nước ngoài làm việc tại Việt Nam; Thông tư số 08/2008/TT-BLĐTBXH ngày 10/6/2008 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 34/2008/NĐ-CP ngày 25/03/2008 của Chính phủ thì doanh nghiệp phải thực hiện việc cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài đang làm việc tại đơn vị từ đủ 3 tháng trở lên; đồng thời doanh nghiệp có trách nhiệm báo cáo định kỳ 6 tháng đầu năm và cả năm về tình hình sử dụng lao động nước ngoài theo mẫu số 9 ban hành kèm theo Thông tư số 08/2008/TT-BLĐTBXH.

Doanh nghiệp, tổ chức có thể vào Website của Sở: www.sldtbxh.hochiminhcity.gov.vn để truy cập các thông tin liên quan đến việc hướng dẫn thủ tục khai trình sử dụng lao động, đăng ký cấp sổ lao động, đăng ký Nội quy lao động, Thỏa ước lao động tập thể, đăng ký thang lương, bảng lương, cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài. Về báo cáo định kỳ tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm và cả năm, doanh nghiệp có thể gửi về Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (Phòng Lao động – Tiền lương – Tiền công) theo địa chỉ email: [e-mail]

Căn cứ các quy định nêu trên, đề nghị doanh nghiệp, tổ chức rà soát và tiến hành thực hiện đầy đủ các thủ tục hành chính liên quan đến công tác lao động theo quy định của Bộ luật lao động. Hướng dẫn này được thực hiện kể từ ngày ký và thay thế công văn số 629/LĐTBXH-LĐ ngày 05/02/2007 của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hướng dẫn báo cáo khai trình sử dụng lao động, tăng – giảm lao động tại các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Trong quá trình thực hiện có gì vướng mắc, đề nghị phản ánh kịp thời về Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (Phòng Lao động – Tiền lương – Tiền công) số 159 Pasteur, phường 6, quận 3, điện thoại: 38.202.634 – 38.204.240 để được hướng dẫn thêm./.

Nơi nhận: - Như trên; - UBND TP (để báo cáo); - Trung tâm GTVLTP, FOSCO, Công ty CP CUXNKLĐHK, Cty CPDVDKSG (để biết); - Lưu VP, Phòng LĐTLTC.

KT. GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Nguyễn Văn Xê

FILE ĐƯỢC ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN

Tiếng Anh (English)

HOCHIMINH CITY PEOPLE’S COMMITTEE SERVICE OF LABOUR- INVALIDS AND SOCIAL AFFAIRS ---------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No: 5217/LDTBXH-LD Concerning the guidance for implementation of contents related to labor law	HCM City, July 09, 2009

To:

- Enterprises with foreign investment capital;
- Representative offices of foreign agencies and organizations, international organizations and foreign individuals in HCM City.

In the process of performing the function of State management over labor for enterprises of all economic sectors, representative offices, foreign agencies and organizations, international organizations, foreign branches located the city area (referred to as enterprise and organization), Service of Labour - Invalids and Social Affairs has found that in addition to enterprises and organizations that have fully implemented the contents of the Labor Code, there are a number of enterprises and organizations committing acts of violation of labor law or failing to implement the administrative procedures related to the work of labor.

To help enterprises and organizations to update, properly and completely implement the administrative procedures related to the work of labor, Service of Labor - Invalids and Social Affairs announces to the enterprises and representative offices on a number of primary contents need to be done in labor agency during the process of operation as follows:

I. WORK OF LABOR DECLARATION:

1. Work of labor declaration and use:

1.1. Labor declaration and use:

...

...

...

1.2. Report on labor increase and reduction:

- In the course of operations, the enterprises and branches of foreign companies have change in labour increase and reduction, they shall make report once a month at the end of month, specifically:

+ For change in increase: enterprises and organizations shall make report on supplementation of labor increase in the month under the Form No. 01 attached and made in 04 copies

+ For change in reduction: enterprises and organizations shall make report on the number of laborers leaving work in the month under the Form No. 02 attached and made in 04 copies

The enterprises and organizations implementing the report on declaration of labor use shall take responsibility for the contents declared in the form. These contents must conform to the labor contract actually concluded with the laborers. Moreover, the enterprises and organizations shall not have to submit any dossier attached to the form of declaration of labor use.

Place of report receipt under the above contents:

- Enterprises: directly submitting at Service of Labour - Invalids and Social Affairs (No. 159 Pasteur St., Ward 6, Dist. 3)

- Organizations: submitting at one of four Centers where the enterprises are implementing the signing of labor supply contracts:

+ The Service Company to Foreign Missions (FOSCO) (124 Nguyen Dinh Chieu, ward 6, Dist.3)

...

...

...

+ Aviation Labor Supply And Import-Export Joint Stock Company (02 Song Da, Ward 2, Tan Binh dist.)

+ Saigon Petroleum Services Company (16 Phung Khac Khoan, Da Kao ward, Dist.1)

1.3. Report on the situation of labor use of the first 6 months and the entire year.

Before January 05 and July 05 annually, the enterprises and branches of foreign company shall make report of the first 6 months and the entire year to the Service of Labour - Invalids and Social Affairs on the situation of labor use and the need for new labor recruitment under Form No. 03 attached therefor

2. Particularly for enterprises operating in the area of restaurants, food shops, discotheques, massage, karaoke, hotels and boarding house in the area of the City, the declaration of the labor use shall be conducted under the following procedures

2.1. Labor declaration and use:

- Within 15 days from the date of operation, the enterprises shall conduct declaration of labor use under Form No. 4 attached at the Service of Labour - Invalids and Social Affairs. Dossier of declaration on the use is made into five copies: the unit keeps 01 copy, the remaining 04 copies sent to the city social insurance agency, public security of ward and commune where the unit is operating, the tax agency and 01 copy kept by the Service of Labour - Invalids and Social. When conducting the declaration of labor use, the enterprises shall be proposal to attach individual resume of the laborer, individual labor contract for the Service of Labour - Invalids and Social Affairs to conduct the comparison, check and return it to the unit immediately.

2.2. Report on labor increase and reduction:

- During the operation process, if the enterprises have change in labor, they must make report to the city Service of Labour - Invalids and Social Affairs once every 15 days (early month and mid month)

...

...

...

+ For change in reduction: enterprises shall make report on the number of laborers leaving work in the month under the Form No. 05 attached and made in 05 copies to be sent to the agencies as specified at Point 2.1.

2.3. Quarterly report on the situation of labor use:

The enterprises shall make quarterly report to the city Service of Labour - Invalids and Social Affairs before the 10^th date of the last month of the quarter concerning the situation of labor use and need for new recruitment under the Form No. 06 attached therefor.

II. LABOR RULES

As prescribed in Clause 3, Article 82 of the Labor Law amended and supplemented and Clause 7, Article 1 of Decree No. 33/2003/ND-CP dated April 02, 2003 of the Government amending and supplementing a number of articles of Decree No. 41/CP dated June 07,1995 of the Government, the enterprises and organizations that employ 10 or more laborers must register the labor rules at the state management agency of labor of the provinces and cities directly under the Central Government where the enterprise’s headquarters is located after 6 months from the date of commencement of operations. When building the labor rules, the Executive Committee of the grassroots union should be consulted.

III. SALARY SCALE AND PAYROLL

As stipulated in Article 57 of the Labor Code, as amended and supplemented, the Decree No. 114/2002/ND-CP dated December 31, 2002 of the Government, the Circular No.14/2003/TT-BLDTBXH dated May 30, 2003 of the Government on salary, the Circular No. 28/2007/TT-BLĐTBXH dated December 05, 2007 of the Ministry of Labour - Invalids and Social Affairs amending the Circular No. 13/2003/TT-BLĐTBXH and the Circular No. 4/2003/TT-BLĐTBXH n dated May 30, 2003 guiding the implementation of some articles of Decree No. 114/ND-CP dated December 31, 2002 of the Government on salary, the enterprises must build the salary scale system and payroll and register with the labor agency at localities where there are headquarters of the enterprises after 06 months from the commencement of operation for application at the enterprises

When developing salary scale and payroll, the labor employer must consult with the Executive Committee of the grassroots union.

IV. COLLECTIVE LABOR AGREEMENT:

...

...

...

V. GRANTING WORKPERMIT TO FOREIGN LABORER

As stipulated in Article 133 of the Labor Law as amended and supplemented, Decree No. 34/2008/ND-CP dated March 25, 2008 on recruitment and management of foreigners working in Vietnam; Circular No. 08/2008/TT-BLDTBXH dated June 10, 2008 of the Ministry of Labor, Invalids and Social Affairs guiding the implementation of some articles of Decree No. 34/2008/ND-CP dated March 25, 2008 of the Government, the enterprise must implement the grant of work permits to the foreigners working at the units from 03 months or more at the same time shall be responsible for making periodical report of the first 06 months and the entire year on the situation of use of foreign laborers under the Form No.09 issued together with Circular No. 08/2008/TT-BLDTBXH.

Enterprises and organizations can visit the Website of the Service:

www.sldtbxh.hochiminhcity.gov.vn to access information related to the guidelines and procedures for the declaration of labor, registration for labor book, labor rules, collective labor agreement, salary scale and payroll, issuance of work permits to foreigners. With respect to the periodic reports on the labor use of the first 6 months and the entire year, the enterprises can send them to the Service of Labor, War Invalids and Social Affairs (Division of Labor - Salary - Wage) by email: ldtltc.sld @ tphcm.gov.vn

Based on the above provisions, the enterprises and organizations shall review and carry out a full range of administrative procedures related to the work of labor under the provisions of the Labor Law. This guidance is done from the date of its signing and supersedes the official dispatch No. 629/LDTBXH-LD dated February 05, 2007 of the Service of Labor, Invalids and Social Affairs guiding the implementation of declaration of labor use, increase - reduction of abor in the foreign-invested enterprises. In the course of implementation, if any problems arise, please promptly report to the Service of Labor, Invalids and Social Affairs (Department of Labor - Salary - Wage) at 159 Pasteur, Ward 6, District 3, phone: [phone] for further instructions. /.

PP. DIRECTOR
DEPUTY DIRECTOR




Nguyen Van Xe

...

...

...