Thông tư liên tịch 11/2008/TTLT-BTP-BNG đăng ký và quản lý hộ tịch tại các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài

• Số hiệu: 11/2008/TTLT-BTP-BNG
• Loại văn bản: Thông tư liên tịch
• Nơi ban hành: Bộ Ngoại giao, Bộ Tư pháp
• Người ký: Hoàng Thế Liên, Nguyễn Thanh Sơn
• Ngày ban hành: 31/12/2008

BỘ TƯ PHÁP - BỘ NGOẠI GIAO -------	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------
Số: 11/2008/TTLT-BTP-BNG	Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2008

THÔNG TƯ LIÊN TỊCH

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN QUY ĐỊNH CỦA NGHỊ ĐỊNH SỐ 158/2005/NĐ-CP NGÀY 27/12/2005 CỦA CHÍNH PHỦ VỀ ĐĂNG KÝ VÀ QUẢN LÝ HỘ TỊCH TẠI CÁC CƠ QUAN ĐẠI DIỆN NGOẠI GIAO, CƠ QUAN LÃNH SỰ CỦA VIỆT NAM Ở NƯỚC NGOÀI

Căn cứ Nghị định số 93/2008/NĐ-CP ngày 22 tháng 8 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;

Căn cứ Nghị định số 15/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Ngoại giao;

Căn cứ Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch;

Bộ Tư pháp và Bộ Ngoại giao thống nhất hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch tại các Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài như sau:

I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

a) Thông tư liên tịch này hướng dẫn thực hiện Điều 80 của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch (sau đây gọi là Nghị định số 158/2005/NĐ-CP) tại các Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện Việt Nam), bao gồm:

- Đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra ở nước ngoài và có quốc tịch Việt Nam theo quy định của Luật quốc tịch Việt Nam;

- Đăng ký kết hôn giữa hai bên nam nữ là công dân Việt Nam tạm trú ở nước ngoài;

- Đăng ký khai tử cho công dân Việt Nam chết ở nước ngoài;

- Đăng ký việc nhận nuôi con nuôi giữa người nhận nuôi là công dân Việt Nam tạm trú ở nước ngoài với trẻ em được nhận làm con nuôi là công dân Việt Nam tạm trú ở nước ngoài;

- Đăng ký việc giám hộ giữa công dân Việt Nam với nhau cư trú ở nước ngoài, hoặc giữa công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài với người nước ngoài;

- Đăng ký việc nhận cha, mẹ, con giữa người nhận và người được nhận là công dân Việt Nam tạm trú ở nước ngoài;

- Đăng ký việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch cho công dân Việt Nam đã đăng ký tại Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài và đã ghi chú vào sổ hộ tịch tại Cơ quan đại diện Việt Nam;

- Thực hiện việc ghi vào sổ các thay đổi hộ tịch khác của công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài, bao gồm: xác định cha, mẹ, con; thay đổi quốc tịch; ly hôn; hủy việc kết hôn trái pháp luật; chấm dứt việc nuôi con nuôi;

- Đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn cho công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài;

- Đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi cho công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài, mà những việc hộ tịch đó trước đây đã được đăng ký tại Cơ quan đại diện Việt Nam;

- Thực hiện ghi vào sổ các việc: khai sinh; kết hôn; nhận cha, mẹ, con; nuôi con nuôi của công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài;

- Cấp lại bản chính Giấy khai sinh; cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch cho công dân Việt Nam đã đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện Việt Nam, mà sổ đăng ký các sự kiện hộ tịch đó đang lưu tại Cơ quan đại diện Việt Nam;

- Cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân Việt Nam trong thời gian cư trú ở nước ngoài.

b) Những việc hộ tịch sau đây được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 68/2002/NĐ-CP ngày 10 tháng 7 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hôn nhân và gia đình về quan hệ hôn nhân và gia đình có yếu tố nước ngoài (sau đây gọi là Nghị định số 68/2002/NĐ-CP) và Nghị định số 69/2006/NĐ-CP ngày 21 tháng 7 năm 2006 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 68/2002/NĐ-CP:

- Đăng ký kết hôn giữa công dân Việt Nam với nhau mà một bên hoặc cả hai bên định cư ở nước ngoài; hoặc đăng ký việc kết hôn giữa công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài với người nước ngoài;

- Đăng ký việc nhận cha, mẹ, con giữa công dân Việt Nam với nhau mà một bên hoặc cả hai bên định cư ở nước ngoài; hoặc đăng ký việc nhận cha, mẹ, con giữa công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài với người nước ngoài;

- Đăng ký việc nuôi con nuôi giữa công dân Việt Nam với nhau mà một bên hoặc cả hai bên định cư ở nước ngoài; hoặc đăng ký việc nuôi con nuôi giữa người nước ngoài thường trú tại nước tiếp nhận xin nhận trẻ em Việt Nam cư trú tại nước đó làm con nuôi.

2. Xác định thẩm quyền đăng ký hộ tịch

a) Đối với những nước mà Việt Nam đã đặt Cơ quan đại diện, thì việc đăng ký hộ tịch theo hướng dẫn tại Thông tư liên tịch này được thực hiện tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở khu vực lãnh sự mà đương sự cư trú.

b) Đối với những nước chưa có quan hệ ngoại giao với Việt Nam hoặc Việt Nam chưa đặt Cơ quan đại diện, thì việc đăng ký hộ tịch theo hướng dẫn tại Thông tư liên tịch này được thực hiện tại một trong các cơ quan sau đây:

- Cơ quan đại diện Việt Nam gần nhất;

- Cơ quan đại diện Việt Nam tại nước kiêm nhiệm;

- Cơ quan khác được Bộ Ngoại giao ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự.

3. Giải thích từ ngữ

Trong Thông tư liên tịch này, các khái niệm dưới đây được hiểu như sau:

a) “Công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài” là những công dân Việt Nam thường trú hoặc tạm trú ở nước ngoài.

b) “Công dân Việt Nam thường trú ở nước ngoài” là người đang có quốc tịch Việt Nam cư trú, làm ăn, sinh sống ở nước ngoài và được nước sở tại cấp giấy tờ cho phép cư trú có thời hạn ở nước ngoài.

c) “Công dân Việt Nam tạm trú ở nước ngoài” là những người đang có quốc tịch Việt Nam công tác, học tập, lao động có thời hạn ở nước ngoài và được nước sở tại cấp giấy tờ cho phép tạm trú có thời hạn ở nước ngoài.

4. Các giấy tờ cá nhân nộp khi đăng ký hộ tịch

Khi đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện Việt Nam, đương sự phải nộp bản chụp các giấy tờ sau đây để chứng minh về nhân thân và nơi cư trú:

- Hộ chiếu hoặc các giấy tờ có giá trị thay thế Hộ chiếu (như Hộ chiếu thuyền viên; Giấy thông hành biên giới; Giấy thông hành nhập, xuất cảnh; Giấy thông hành hồi hương; Giấy thông hành); trường hợp không có Hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế Hộ chiếu, thì có thể xuất trình giấy tờ khác có giá trị chứng minh về nhân thân (như Giấy chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu, giấy xác nhận đăng ký công dân, thẻ cử tri mới nhất...).

- Giấy tờ chứng minh về tình trạng cư trú của người đó tại nước sở tại.

Khi nộp bản chụp các giấy tờ nêu trên, đương sự phải xuất trình bản chính để đối chiếu.

5. Sử dụng biểu mẫu hộ tịch

Khi đăng ký các sự kiện hộ tịch theo hướng dẫn tại Mục II Thông tư liên tịch này, Cơ quan đại diện Việt Nam sử dụng các biểu mẫu hộ tịch ban hành kèm theo Quyết định số 04/2007/QĐ-BTP ngày 13 tháng 6 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành sổ đăng ký hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch sử dụng tại Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài (sau đây goi là Quyết định số 04/2007/QĐ-BTP).

II. ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH

1. Đăng ký khai sinh

a) Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước mà trẻ em sinh ra hoặc ở nước mà cha, mẹ của trẻ em là công dân Việt Nam cư trú, thực hiện việc đăng ký khai sinh.

Cơ quan đại diện Việt Nam chỉ đăng ký khai sinh cho trẻ em nếu cha mẹ nhất trí lựa chọn quốc tịch Việt Nam cho trẻ em đó theo quy định của Luật Quốc tịch Việt Nam.

b) Trình tự, thủ tục đăng ký khai sinh cho trẻ em được thực hiện tương tự như quy định tại Điều 15 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

c) Trong trường hợp đăng ký khai sinh cho trẻ em có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam, còn người kia là người nước ngoài, thì việc xác định quốc tịch cho trẻ em được thực hiện theo quy định của Luật Quốc tịch Việt Nam.

d) Xác định họ và quê quán

Khi đăng ký khai sinh, họ và quê quán của con được xác định theo họ và quê quán của người cha hoặc họ và quê quán của người mẹ theo tập quán hoặc theo thỏa thuận của cha, mẹ.

Trong trường hợp đăng ký khai sinh cho con ngoài giá thú, nếu không có quyết định công nhận việc nhận cha cho con, thì họ và quê quán của con được xác định theo họ và quê quán của người mẹ.

đ) Ghi về nơi sinh

Trường hợp trẻ em được sinh ra ở nước ngoài, mục nơi sinh được ghi theo tên thành phố, tên nước, nơi trẻ em đó được sinh ra (Ví dụ: Luân Đôn, Liên hiệp vương quốc Anh và Bắc Ai-len; Bec-lin, Cộng hòa liên bang Đức).

e) Trong trường hợp đăng ký khai sinh cho con ngoài giá thú mà vào thời điểm đăng ký khai sinh có người nhận là cha của trẻ, thì Cơ quan đại diện Việt Nam kết hợp giải quyết việc nhận con và đăng ký khai sinh. Trường hợp người nhận con là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài, thì việc đăng ký nhận con được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 68/2002/NĐ-CP ; nếu người nhận con là công dân Việt Nam tạm trú ở nước ngoài, thì việc đăng ký nhận con được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và Thông tư liên tịch này.

Khi kết hợp giải quyết việc nhận con và đăng ký khai sinh, Thủ trưởng Cơ quan đại diện Việt Nam vẫn phải cấp cho đương sự Quyết định công nhận việc nhận con.

2. Đăng ký kết hôn

a) Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước mà một trong hai bên nam nữ hoặc cả hai bên nam nữ là công dân Việt Nam tạm trú, thực hiện việc đăng ký kết hôn.

b) Khi đăng ký kết hôn, hai bên nam nữ phải nộp Tờ khai đăng ký kết hôn (theo mẫu quy định) và xác nhận về tình trạng hôn nhân hoặc cam đoan về tình trạng hôn nhân theo hướng dẫn tại các điểm c, d, đ khoản này.

c) Trong trường hợp một trong hai bên nam nữ tạm trú trên lãnh thổ nước khác, thì khi đăng ký kết hôn, Cơ quan đại diện Việt Nam nơi tiếp nhận hồ sơ đăng ký kết hôn có trách nhiệm liên hệ với Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đương sự tạm trú tại thời điểm đăng ký kết hôn để xác minh về tình trạng hôn nhân của đương sự trong thời gian tạm trú trên lãnh thổ nước đó.

Trong thời hạn 5 ngày làm việc, Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi tiếp nhận yêu cầu xác minh phải có văn bản trả lời, nội dung văn bản phải ghi rõ về tình trạng hôn nhân của đương sự trong thời gian tạm trú ở nước đó. (Ví dụ: Anh Nguyễn Văn A, hiện đang tạm trú tại... CHLB Đức, trong thời gian tạm trú tại... CHLB Đức từ ngày... đến ngày... không đăng ký kết hôn với ai tại Đại sứ quán Việt Nam tại CHLB Đức); đối với người đã có vợ/chồng nhưng đã ly hôn hoặc người kia đã chết thì cũng phải ghi rõ điều đó. (Ví dụ: Anh Nguyễn Văn A, hiện đang tạm trú tại... CHLB Đức, trong thời gian tạm trú tại... CHLB Đức từ ngày... đến ngày... đã đăng ký kết hôn tại.., nhưng đã ly hôn theo Bản án/Quyết định ly hôn số... ngày... tháng ... năm.... của ...).

Sau 5 ngày làm việc, kể từ ngày gửi yêu cầu xác minh, nếu Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi tiếp nhận hồ sơ đăng ký kết hôn không nhận được văn bản trả lời của Cơ quan đại diện Việt Nam về tình trạng hôn nhân của đương sự, thì yêu cầu đương sự nộp bản cam đoan về tình trạng hôn nhân theo hướng dẫn tại điểm đ khoản này.

d) Trong trường hợp trước khi xuất cảnh, một trong hai bên hoặc cả hai bên nam nữ đã đủ tuổi kết hôn theo quy định của Luật Hôn nhân và gia đình Việt Nam, thì khi đăng ký kết hôn người đó phải nộp thêm Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi người đó cư trú cuối cùng trước khi xuất cảnh cấp.

Trường hợp bên nam, bên nữ chứng minh được trước khi xuất cảnh ra nước ngoài chưa đủ tuổi kết hôn hoặc đã đủ tuổi kết hôn và đã đăng ký kết hôn, nhưng sau khi ra nước ngoài đã ly hôn hoặc người vợ, người chồng kia đã chết, thì không cần phải có Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân theo hướng dẫn tại điểm này.

đ) Đối với những người đã qua nhiều nơi cư trú khác nhau (kể cả ở trong nước hay ở nước ngoài), thì khi đăng ký kết hôn, ngoài việc xác nhận tình trạng hôn nhân theo hướng dẫn tại điểm c, d khoản này, đương sự phải nộp thêm bản cam đoan về tình trạng hôn nhân của mình trong thời gian cư trú ở các nơi đó và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã cam đoan.

Nội dung cam đoan phải thể hiện rõ về tình trạng hôn nhân. (Ví dụ: Tôi tên là Nguyễn Văn A, hiện đang tạm trú tại ... cam đoan trong thời gian cư trú tại... từ ngày.... đến ngày... không đăng ký kết hôn với ai. Tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung cam đoan của mình); đối với những người đã đăng ký kết hôn, nhưng đã ly hôn hay người kia đã chết thì cũng phải ghi rõ điều đó. (Ví dụ: Tôi tên là Nguyễn Văn A, hiện đang tạm trú tại... cam đoan trong thời gian cư trú tại... từ ngày.... đến ngày... đã đăng ký kết hôn, nhưng đã ly hôn theo Bản án/Quyết định ly hôn số... ngày... tháng... năm.... của..., hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai. Tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung cam đoan của mình).

e) Thời hạn giải quyết việc đăng ký kết hôn và tổ chức đăng ký kết hôn được thực hiện tương tự như quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 18 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

g) Trong trường hợp hai bên nam nữ tạm trú tại hai nước khác nhau, thì sau khi đã đăng ký, Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đã đăng ký kết hôn phải thông báo bằng văn bản cho Cơ quan đại diện Việt Nam liên quan để biết.

3. Đăng ký khai tử

a) Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước mà công dân Việt Nam đã chết, thực hiện việc đăng ký khai tử.

b) Người đi khai tử phải nộp Giấy báo tử hoặc giấy tờ xác nhận về việc chết do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp.

c) Trong trường hợp công dân Việt Nam cư trú ở địa bàn nước khác, thì Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đã đăng ký khai tử phải thông báo bằng văn bản cho Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi công dân Việt Nam cư trú cuối cùng trước khi chết để biết.

d) Trình tự thực hiện việc đăng ký khai tử được thực hiện tương tự như quy định tại Khoản 2 Điều 21 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

4. Đăng ký việc nhận nuôi con nuôi

a) Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước mà người nhận nuôi con nuôi hoặc ở nước mà trẻ em được nhận làm con nuôi là công dân Việt Nam tạm trú, thực hiện đăng ký việc nhận nuôi con nuôi.

b) Trong trường hợp việc nuôi con nuôi đăng ký tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước mà trẻ em được nhận làm con nuôi tạm trú, không phải nơi tạm trú của người nhận nuôi con nuôi, thì phải có xác nhận của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước mà người nhận nuôi con nuôi tạm trú về việc người đó có đủ điều kiện nuôi con nuôi theo quy định của Luật Hôn nhân và gia đình.

c) Trình tự, thủ tục đăng ký việc nhận nuôi con nuôi được thực hiện tương tự như quy định tại Điều 26 và Điều 27 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

d) Trong trường hợp giữa cha, mẹ đẻ và cha, mẹ nuôi có sự thỏa thuận về việc thay đổi phần khai về cha, mẹ từ cha, mẹ đẻ sang cha, mẹ nuôi trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh của con nuôi, thì Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đã đăng ký việc nuôi con nuôi đăng ký khai sinh lại cho con nuôi theo quy định tại Khoản 2 Điều 28 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

đ) Trong trường hợp việc đăng ký khai sinh của con nuôi trước đây thực hiện tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước khác, thì Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đã đăng ký khai sinh lại cho con nuôi thông báo cho Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đã đăng ký khai sinh cho con nuôi để cơ quan này ghi chú việc đăng ký khai sinh lại; trường hợp Sổ đăng ký khai sinh đã chuyển lưu 01 quyển tại Bộ Ngoại giao, thì Cơ quan đại diện Việt Nam phải thông báo cho Bộ Ngoại giao để Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) ghi chú việc đăng ký khai sinh lại vào Sổ đăng ký khai sinh lưu tại Bộ Ngoại giao.

e) Trong trường hợp việc đăng ký khai sinh của con nuôi trước đây được thực hiện ở trong nước, thì Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đã đăng ký khai sinh lại cho con nuôi thông báo cho Bộ Ngoại giao để Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) thông báo cho Sở Tư pháp, mà trong địa hạt đó đương sự đã đăng ký khai sinh để Sở Tư pháp chỉ đạo ghi chú việc đã đăng ký khai sinh lại ở nước ngoài; trường hợp việc khai sinh trước đây được đăng ký tại Sở Tư pháp, thì Sở Tư pháp thực hiện việc ghi chú.

5. Đăng ký việc giám hộ

a) Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước mà người giám hộ và người được giám hộ là công dân Việt Nam cư trú, thực hiện đăng ký việc giám hộ.

Trình tự, thủ tục đăng ký việc giám hộ được thực hiện tương tự như quy định tại Điều 30 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

b) Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đã đăng ký việc giám hộ thực hiện đăng ký chấm dứt, thay đổi việc giám hộ.

Trình tự, thủ tục đăng ký chấm dứt, thay đổi việc giám hộ được thực hiện tương tự như quy định tại Khoản 2, Khoản 3 và Khoản 4 Điều 31 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

6. Đăng ký việc nhận cha, mẹ, con

a) Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước mà người nhận hoặc người được nhận là cha, mẹ, con là công dân Việt Nam tạm trú, thực hiện đăng ký việc nhận cha, mẹ, con.

b) Trình tự, thủ tục đăng ký việc nhận cha, mẹ, con được thực hiện tương tự như quy định tại Điều 34 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

c) Sau khi đăng ký việc nhận cha, mẹ, con, Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đã đăng ký việc nhận cha, mẹ, con ghi bổ sung phần khai về cha, mẹ trong bản chính Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh của người con, nếu phần khai về cha, mẹ trước đây để trống. Trường hợp Sổ đăng ký khai sinh đã chuyển lưu một quyển tại Bộ Ngoại giao, thì Cơ quan đại diện Việt Nam phải thông báo cho Bộ Ngoại giao để Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) ghi bổ sung việc nhận cha, mẹ, con vào Sổ đăng ký khai sinh lưu tại Bộ Ngoại giao.

d) Trong trường hợp việc đăng ký khai sinh của người con trước đây được thực hiện ở trong nước, thì Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đã đăng ký việc nhận cha, mẹ, con thông báo cho Bộ Ngoại giao để Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) thông báo cho Sở Tư pháp, mà trong địa hạt đó đương sự đã đăng ký khai sinh để Sở Tư pháp chỉ đạo ghi bổ sung việc nhận cha, mẹ, con trong Sổ đăng ký khai sinh; trường hợp việc khai sinh trước đây được đăng ký tại Sở Tư pháp, thì Sở Tư pháp thực hiện việc ghi bổ sung.

đ) Trong trường hợp việc đăng ký khai sinh của người con trước đây thực hiện tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước khác, thì Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đã đăng ký việc nhận cha, mẹ, con thông báo cho Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đương sự đã đăng ký khai sinh để cơ quan này ghi bổ sung việc nhận cha, mẹ, con trong Sổ đăng ký khai sinh; trường hợp Sổ đăng ký khai sinh đã chuyển lưu 01 quyển tại Bộ Ngoại giao, thì Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đã nhận thông báo phải thông báo tiếp cho Bộ Ngoại giao để Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) ghi bổ sung việc nhận cha, mẹ, con vào Sổ đăng ký khai sinh lưu tại Bộ Ngoại giao.

e) Trong trường hợp phần khai về cha, mẹ trong Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh của người con đã ghi tên người khác, không phải là cha, mẹ đẻ, thì đương sự phải làm thủ tục cải chính theo quy định tại Mục 7 Chương II của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và hướng dẫn tại Khoản 7 Mục II của Thông tư liên tịch này.

g) Trong trường hợp người nhận và người được nhận là cha, mẹ, con tạm trú tại hai nước khác nhau, thì sau khi đã đăng ký, Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đã đăng ký việc nhận cha, mẹ, con phải thông báo bằng văn bản cho Cơ quan đại diện Việt Nam liên quan để biết.

7. Thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch

a) Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước mà công dân Việt Nam đã đăng ký hộ tịch trước đây thực hiện đăng ký việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch.

b) Phạm vi thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch được thực hiện theo quy định tại Điều 36 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

c) Trình tự, thủ tục đăng ký việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch được thực hiện tương tự như quy định tại Điều 38 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

d) Việc điều chỉnh những nội dung trong sổ hộ tịch và các giấy tờ hộ tịch khác, không phải Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh được thực hiện tương tự như quy định tại Điều 39 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

đ) Đối với trường hợp công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài, đã đăng ký hộ tịch tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài, đã ghi chú vào sổ hộ tịch tại Cơ quan đại diện Việt Nam mà có yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch, thì cũng được thực hiện tại Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đã ghi chú vào sổ các việc hộ tịch nêu trên.

e) Trong trường hợp sổ hộ tịch đã chuyển lưu 01 quyển tại Bộ Ngoại giao, thì sau khi đăng ký việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch, Cơ quan đại diện Việt Nam thông báo cho Bộ Ngoại giao về những nội dung thay đổi để Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) ghi chú tiếp vào sổ hộ tịch lưu tại Bộ Ngoại giao.

8. Ghi vào sổ hộ tịch các thay đổi hộ tịch khác

a) Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đã đăng ký các sự kiện hộ tịch của công dân Việt Nam, thực hiện việc ghi vào sổ các thay đổi hộ tịch có liên quan, bao gồm: xác định cha, mẹ, con; thay đổi quốc tịch; ly hôn; hủy việc kết hôn trái pháp luật; chấm dứt nuôi con nuôi.

Việc tiếp nhận các thông tin liên quan đến thay đổi hộ tịch khác có thể do các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài chuyển giao hoặc do đương sự xuất trình.

b) Cách ghi vào sổ hộ tịch các thay đổi hộ tịch khác được thực hiện tương tự như quy định tại Điều 42 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

c) Trong trường hợp sổ hộ tịch đã chuyển lưu một quyển tại Bộ Ngoại giao, thì sau khi thực hiện việc ghi vào sổ các thay đổi hộ tịch khác, Cơ quan đại diện Việt Nam thông báo những nội dung thay đổi cho Bộ Ngoại giao để Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) ghi tiếp vào sổ hộ tịch lưu tại Bộ Ngoại giao.

9. Đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn

a) Việc đăng ký khai sinh quá hạn tại Cơ quan đại diện Việt Nam chỉ được thực hiện khi công dân Việt Nam đã sinh ra ở nước ngoài mà chưa được đăng ký khai sinh (kể cả tại Cơ quan đại diện Việt Nam và tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài).

Thẩm quyền đăng ký khai sinh quá hạn được thực hiện theo hướng dẫn tại điểm a Khoản 1 Mục II Thông tư liên tịch này. Trường hợp người đã thành niên đăng ký khai sinh quá hạn cho mình, thì có thể đăng ký tại Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi cư trú của cha mẹ, hoặc tại Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi người đó cư trú.

b) Việc đăng ký khai tử quá hạn tại Cơ quan đại diện Việt Nam chỉ được thực hiện khi công dân Việt Nam đã chết ở nước ngoài mà chưa được đăng ký khai tử (kể cả tại Cơ quan đại diện Việt Nam và tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài).

Thẩm quyền, thủ tục đăng ký khai tử quá hạn được thực hiện theo hướng dẫn tại điểm a Khoản 3 Mục II Thông tư liên tịch này.

c) Trình tự đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn được thực hiện tương tự như quy định tại Điều 45 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

10. Đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi

a) Việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi của công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài được đăng ký lại trong trường hợp các việc hộ tịch đó trước đây đã được đăng ký tại Cơ quan đại diện Việt Nam, nhưng sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đã bị mất hoặc hư hỏng, không sử dụng được.

b) Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước mà công dân Việt Nam đã đăng ký việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi trước đây, thực hiện việc đăng ký lại.

Trường hợp đương sự xuất trình được bản sao giấy tờ hộ tịch do Cơ quan đại diện Việt Nam cấp hợp lệ trước đây, thì được đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước mà đương sự hiện đang cư trú.

c) Trình tự, thủ tục đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi được thực hiện tương tự như quy định tại Điều 48 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP .

III. GHI VÀO SỔ HỘ TỊCH CÁC VIỆC HỘ TỊCH ĐÃ ĐĂNG KÝ TẠI CƠ QUAN CÓ THẨM QUYỀN CỦA NƯỚC NGOÀI

1. Công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài, đã đăng ký khai sinh; kết hôn; nhận cha, mẹ, con; nuôi con nuôi tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài, mà có yêu cầu cấp các giấy tờ hộ tịch theo biểu mẫu của Việt Nam, thì phải làm thủ tục ghi vào sổ các việc hộ tịch đó tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước mà đương sự cư trú.

2. Thủ tục và cách ghi vào sổ hộ tịch được thực hiện tương tự như quy định tại Điều 56 và Điều 57 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

3. Sau khi thực hiện việc ghi vào sổ hộ tịch, Cơ quan đại diện Việt Nam cấp cho đương sự bản chính Giấy khai sinh; Giấy chứng nhận kết hôn; Quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con; Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi theo từng loại việc hộ tịch đã ghi chú. Sổ đã ghi các sự kiện hộ tịch là căn cứ để cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch sau này.

Khi cấp các giấy tờ hộ tịch nêu trên, các Cơ quan đại diện Việt Nam sử dụng mẫu bản chính giấy tờ hộ tịch theo phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư liên tịch này.

4. Trong trường hợp đương sự có yêu cầu bổ sung các nội dung còn thiếu so với biểu mẫu hộ tịch của Việt Nam, thì Cơ quan đại diện Việt Nam giải quyết việc bổ sung nội dung đó trong sổ hộ tịch; bản chính và bản sao giấy tờ hộ tịch được cấp theo nội dung đã được ghi bổ sung trong sổ hộ tịch.

Trong trường hợp đương sự có yêu cầu bổ sung quốc tịch của trẻ em trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh của Việt Nam, do Giấy khai sinh được cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp không ghi về quốc tịch hoặc không có phần ghi về quốc tịch, thì việc xác định quốc tịch cho trẻ em để ghi bổ sung được thực hiện theo quy định của Luật Quốc tịch Việt Nam.

IV. CẤP BẢN SAO GIẤY TỜ HỘ TỊCH TỪ SỔ HỘ TỊCH, CẤP LẠI BẢN CHÍNH GIẤY KHAI SINH

1. Cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch

a) Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi lưu trữ sổ hộ tịch thực hiện cấp bản sao các giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch. Trường hợp sổ hộ tịch đã chuyển lưu 01 quyển tại Bộ Ngoại giao, thì Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) cũng có thẩm quyền cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch khi đương sự có yêu cầu.

b) Nguyên tắc ghi bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch được thực hiện theo quy định tại Điều 61 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

2. Cấp lại bản chính Giấy khai sinh

a) Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi lưu trữ Sổ đăng ký khai sinh thực hiện việc cấp lại bản chính Giấy khai sinh. Trường hợp Sổ đăng ký khai sinh đã chuyển lưu 01 quyển tại Bộ Ngoại giao, thì Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) cũng có thẩm quyền cấp lại bản chính Giấy khai sinh khi đương sự có yêu cầu.

b) Trình tự, thủ tục cấp lại bản chính Giấy khai sinh được thực hiện tương tự như quy định tại Điều 63 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

3. Sử dụng biểu mẫu hộ tịch

Khi cấp lại bản chính Giấy khai sinh và cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch theo hướng dẫn tại Mục này, Cơ quan đại diện Việt Nam sử dụng các biểu mẫu hộ tịch ban hành kèm theo Quyết định số 04/2007/QĐ-BTP. Trường hợp Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) cấp lại bản chính Giấy khai sinh và cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch, thì sử dụng mẫu bản chính Giấy khai sinh và bản sao giấy tờ hộ tịch theo phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư liên tịch này.

V. CẤP GIẤY XÁC NHẬN TÌNH TRẠNG HÔN NHÂN

1. Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước mà công dân Việt Nam cư trú, thực hiện việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người đó trong thời gian cư trú ở nước sở tại, nếu đương sự có yêu cầu.

2. Thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được thực hiện theo quy định tại Điều 67 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

3. Nội dung xác nhận tình trạng hôn nhân trong Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được thực hiện theo hướng dẫn tại điểm c Khoản 2 Mục II Thông tư liên tịch này.

VI. GHI CHÉP SỔ HỘ TỊCH, BIỂU MẪU HỘ TỊCH, SỬA CHỮA SAI SÓT TRONG NỘI DUNG SỔ HỘ TỊCH

1. Ghi chép sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch

Nguyên tắc ghi chép sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch được thực hiện theo quy định tại Điều 68 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

2. Sửa chữa sai sót trong sổ hộ tịch do ghi chép

a) Sổ hộ tịch là tài liệu gốc, các thông tin ghi trong sổ hộ tịch phải bảo đảm tuyệt đối chính xác. Trong trường hợp nội dung của bản chính giấy tờ hộ tịch đúng, nhưng nội dung trong sổ hộ tịch sai, thì phải sửa chữa nội dung sai sót đó trong sổ hộ tịch cho phù hợp với bản chính giấy tờ hộ tịch.

b) Việc sửa chữa sai sót do ghi chép trong sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch được thực hiện tương tự như quy định tại Điều 69 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

VII. LƯU TRỮ SỔ HỘ TỊCH, GIẤY TỜ HỘ TỊCH; CHẾ ĐỘ BÁO CÁO THỐNG KÊ HỘ TỊCH

1. Lưu trữ sổ hộ tịch, khóa sổ hộ tịch

Mỗi loại việc hộ tịch phải được đăng ký vào 02 quyển sổ (đăng ký kép). 01 quyển lưu tại Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đăng ký hộ tịch; 01 quyển chuyển lưu tại Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự). Đối với sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, thì chỉ cần lập một quyển và lưu tại Cơ quan đại diện Việt Nam.

Việc khóa sổ hộ tịch được thực hiện tương tự như quy định tại Điều 71 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

2. Lưu trữ giấy tờ hộ tịch

Việc lưu trữ giấy tờ hộ tịch được thực hiện theo quy định tại Điều 72 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

3. Thời hạn gửi báo cáo hộ tịch và số liệu thống kê hộ tịch

Các Cơ quan đại diện Việt Nam có trách nhiệm gửi báo cáo về tình hình quản lý, đăng ký hộ tịch tại các Cơ quan đại diện Việt Nam và số liệu thống kê hộ tịch cho Bộ Ngoại giao; báo cáo 6 tháng đầu năm phải gửi trước ngày 31 tháng 7 hàng năm; báo cáo 01 năm phải gửi trước ngày 31 tháng 01 của năm sau.

Sau khi nhận được báo cáo của các Cơ quan đại diện Việt Nam, Bộ Ngoại giao tổng hợp và gửi cho Bộ Tư pháp; báo cáo 6 tháng đầu năm gửi trước ngày 31 tháng 8 hàng năm; báo cáo 01 năm gửi trước ngày 01 tháng 3 của năm sau.

VIII. VIÊN CHỨC NGOẠI GIAO, LÃNH SỰ LÀM CÔNG TÁC HỘ TỊCH TẠI CÁC CƠ QUAN ĐẠI DIỆN VIỆT NAM

1. Tại mỗi Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài phải có viên chức ngoại giao, lãnh sự chuyên trách thực hiện công tác hộ tịch. Viên chức ngoại giao, lãnh sự phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của các giấy tờ hộ tịch khi cấp cho công dân Việt Nam ở nước ngoài.

2. Viên chức ngoại giao, lãnh sự làm công tác hộ tịch tại các Cơ quan đại diện Việt Nam phải được bồi dưỡng về nghiệp vụ hộ tịch. Bộ Ngoại giao có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp tổ chức bồi dưỡng về nghiệp vụ hộ tịch cho các viên chức ngoại giao, lãnh sự trước khi đảm nhận công tác hộ tịch tại các Cơ quan đại diện Việt Nam.

3. Viên chức ngoại giao, lãnh sự không được làm những việc sau đây:

a) Cửa quyền, hách dịch, sách nhiễu, gây khó khăn, phiền hà cho các cá nhân khi đăng ký hộ tịch;

b) Nhận hối lộ;

c) Thu lệ phí hộ tịch cao hơn mức quy định hoặc tự ý đặt ra các khoản thu khi đăng ký hộ tịch;

d) Tự đặt ra những thủ tục, giấy tờ trái với quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và hướng dẫn của Thông tư liên tịch này khi đăng ký hộ tịch;

đ) Làm sai lệch các nội dung đã được đăng ký trong sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch;

e) Cố ý cấp các giấy tờ hộ tịch có nội dung không chính xác.

4. Khi đăng ký hộ tịch, viên chức ngoại giao, lãnh sự phải sử dụng các loại sổ hộ tịch và biểu mẫu hộ tịch theo quy định của Bộ Tư pháp và hướng dẫn tại Thông tư liên tịch này.

IX. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thông tư liên tịch này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 3 năm 2009.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc hoặc phát sinh những việc mới, Cơ quan đại diện Việt Nam có văn bản gửi về Bộ Ngoại giao, để Bộ Ngoại giao phối hợp với Bộ Tư pháp kịp thời hướng dẫn./.

KT. BỘ TRƯỞNG BỘ NGOẠI GIAO THỨ TRƯỞNG Nguyễn Thanh Sơn

KT. BỘ TRƯỞNG BỘ TƯ PHÁP THỨ TRƯỞNG Hoàng Thế Liên

Nơi nhận: - Văn phòng Trung ương Đảng; - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Tòa án nhân dân tối cao; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ; cơ quan thuộc Chính phủ; - Website Chính phủ; - Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Các Cơ quan Ngoại giao, Cơ quan Lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài; - Cục Kiểm tra văn bản BQPPL (Bộ Tư pháp); - Các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp và Bộ Ngoại giao; - Công báo; - Cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao; - Lưu: Bộ Tư pháp (VT, Vụ HCTP), Bộ Ngoại giao (VT, Cục Lãnh sự).

PHỤ LỤC I

CÁC BẢN CHÍNH GIẤY TỜ HỘ TỊCH DO CƠ QUAN ĐẠI DIỆN VIỆT NAM DÙNG ĐỂ CẤP LẠI CHO CÔNG DÂN VIỆT NAM SAU KHI ĐÃ GHI CHÚ VÀO SỔ HỘ TỊCH CÁC VIỆC HỘ TỊCH ĐÃ ĐĂNG KÝ TẠI CƠ QUAN CÓ THẨM QUYỀN CỦA NƯỚC NGOÀI
(Kèm theo Thông tư liên tịch số 11/2008/TTLT-BTP-BNG ngày 31 tháng 12 năm 2008 của Bộ Tư pháp và Bộ Ngoại giao)

Số TT	Tên biểu mẫu	Ký hiệu
01	Giấy khai sinh (Bản chính)	Mẫu BTP-NG/HT-2008-KS.GC.I
02	Giấy chứng nhận kết hôn (Bản chính)	Mẫu BTP-NG/HT-2008-KH.GC.I
03	Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi (Bản chính)	Mẫu BTP-NG/HT-2008-CN.GC.I
04	Quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con (Bản chính)	Mẫu BTP-NG/HT-2008-CMC.GC.I

PHỤ LỤC II

BẢN CHÍNH GIẤY KHAI SINH VÀ BẢN SAO GIẤY TỜ HỘ TỊCH TỪ SỔ HỘ TỊCH DO BỘ NGOẠI GIAO (CỤC LÃNH SỰ) DÙNG ĐỂ CẤP CHO CÔNG DÂN VIỆT NAM KHI CÓ YÊU CẦU CẤP LẠI BẢN CHÍNH GIẤY KHAI SINH HOẶC BẢN SAO GIẤY TỜ HỘ TỊCH TỪ SỔ HỘ TỊCH LƯU TẠI BỘ NGOẠI GIAO
(Kèm theo Thông tư liên tịch số 11/2008/TTLT-BTP-BNG ngày 31 tháng 12 năm 2008 của Bộ Tư pháp và Bộ Ngoại giao)

Số TT	Tên biểu mẫu	Ký hiệu
01	Giấy khai sinh (Bản sao)	Mẫu BTP-NG/HT-2008-KS.1.a.II
02	Giấy khai sinh (Bản chính - cấp lại)	Mẫu BTP-NG/HT-2008-KS.2.II
03	Giấy chứng nhận kết hôn (Bản sao)	Mẫu BTP-NG/HT-2008-KH.1.a.II
04	Giấy chứng nhận kết hôn (Bản sao - đăng ký lại)	Mẫu BTP-NG/HT-2008-KH.2.a.II
05	Giấy chứng tử (Bản sao)	Mẫu BTP-NG/HT-2008-KT.1.a.II
06	Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi (Bản sao)	Mẫu BTP-NG/HT-2008-CN.2.a.II
07	Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi (Bản sao - Đăng ký lại)	Mẫu BTP-NG/HT-2008-CN.3.a.II
08	Quyết định công nhận việc giám hộ (Bản sao)	Mẫu BTP-NG/HT-2008-GH.2.a.II
09	Quyết định công nhận chấm dứt việc giám hộ (Bản sao)	Mẫu BTP-NG/HT-2008-GH.4.a.II
10	Quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con (Bản sao)	Mẫu BTP-NG/HT-2008-CMC.4.a.II
11	Quyết định thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính (Bản sao)	Mẫu BTP-NG/HT-2008-TĐCC.2.a.II

Mẫu BTP-NG/HT/2008-CMC.GC.I

CƠ QUAN ĐẠI DIỆN VIỆT NAM tại………………….. -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số:.../QĐ-CQĐDVN	Ngày…. tháng….. năm……..

QUYẾT ĐỊNH

công nhận việc nhận cha, mẹ, con

CƠ QUAN ĐẠI DIỆN VIỆT NAM

Căn cứ Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch;

Xét đề nghị của ông/bà:……………………………. về việc ghi vào sổ hộ tịch việc nhận cha, mẹ, con đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Công nhận người có tên dưới đây:

Họ và tên:………………………………………….. Giới tính: ………………………………….

Ngày, tháng, năm sinh: …………………………………………………………………………..

Nơi sinh: ……………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

Dân tộc: ………………………… Quốc tịch: ……………………………………………………

Quê quán: …………………………………………………………………………………………

Nơi thường trú/tạm trú: …………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………

Số Hộ chiếu/giấy tờ hợp lệ thay thế: …………………………………………………………..

Là………………………… của người có tên dưới đây:

Họ và tên: …………………………………………………… Giới tính: ……………………….

Ngày, tháng, năm sinh: ………………………………………………………………………….

Nơi sinh: …………………………………………………………………………………………..

Dân tộc: ………………………… Quốc tịch: ……………………………………………………

Quê quán: …………………………………………………………………………………………

Nơi thường trú/tạm trú: …………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………….

Số Hộ chiếu/giấy tờ hợp lệ thay thế: ……………………………………………………………

Việc nhận cha, mẹ, con đã được thực hiện tại: ……………………………………………

…………………………………………………… ngày….. tháng….. năm...... và đã ghi vào Sổ Đăng ký việc nhận cha, mẹ, con của Cơ quan đại diện Việt Nam tại………………………… ngày…. tháng… năm ….

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Ghi vào Sổ Đăng ký việc nhận cha, mẹ, con

Số: ………………… Quyển số: ……………..

CÁN BỘ LÃNH SỰ	THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN ĐẠI DIỆN VIỆT NAM
…………………………………	…………………………………

PHẦN GHI CHÚ VIỆC THAY ĐỔI, CẢI CHÍNH HỘ TỊCH, XÁC ĐỊNH LẠI DÂN TỘC, XÁC ĐỊNH LẠI GIỚI TÍNH, BỔ SUNG CÁC NỘI DUNG TRONG GIẤY KHAI SINH

STT	Ngày, tháng, năm ghi chú	Nội dung ghi chú	Căn cứ ghi chú	Họ tên, chữ ký của cán bộ lãnh sự

Mẫu BTP-NG/HT-2008-CN.GC.I

CƠ QUAN ĐẠI DIỆN VIỆT NAM tại………………….. -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số:.../QĐ-CQĐDVN	Ngày…. tháng….. năm……..

QUYẾT ĐỊNH

công nhận việc nuôi con nuôi

CƠ QUAN ĐẠI DIỆN VIỆT NAM

Căn cứ Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch;

Xét đề nghị của ông/bà: ………………………………………………………………………….. về việc ghi vào sổ hộ tịch việc nuôi con nuôi đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Công nhận:

	Ông	Bà
Họ và tên
Ngày, tháng, năm sinh
Dân tộc
Quốc tịch
Quê quán	………………………… ………………………….	………………………… ………………………….
Nơi thường trú/tạm trú	………………………… ………………………….	………………………… ………………………….
Số Hộ chiếu/giấy tờ hợp lệ thay thế

Là cha/mẹ nuôi của người có tên dưới đây:

Họ và tên: ………………………………………………….. Giới tính:………………..

Ngày, tháng, năm sinh: …………………………………………………………………

Nơi sinh: ………………………………………………………………………………….

Dân tộc: ………………………………… Quốc tịch: ..…………………………………

Quê quán: ………………………………………………………………………………..

Nơi thường trú/tạm trú: …………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………..

Việc nuôi con nuôi đã đăng ký tại: …………………………………………………

…………………………………………………………………… ngày……. tháng…….. năm ………. và đã ghi vào Sổ Đăng ký việc nhận nuôi con nuôi của Cơ quan đại diện Việt Nam tại …………………………………………………………………… ngày…. tháng…. năm ………..

Điều 2. Người nuôi và con nuôi có các quyền và nghĩa vụ giữa cha mẹ và con theo quy định của pháp luật Việt Nam về hôn nhân và gia đình.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Ghi vào Sổ Đăng ký việc nhận nuôi con nuôi

Số:……………… Quyển số: …………………

CÁN BỘ LÃNH SỰ	THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN ĐẠI DIỆN VIỆT NAM
…………………………………	…………………………………

PHẦN GHI CHÚ VIỆC THAY ĐỔI, CẢI CHÍNH HỘ TỊCH, XÁC ĐỊNH LẠI DÂN TỘC, XÁC ĐỊNH LẠI GIỚI TÍNH, BỔ SUNG CÁC NỘI DUNG TRONG GIẤY KHAI SINH

STT	Ngày, tháng, năm ghi chú	Nội dung ghi chú	Căn cứ ghi chú	Họ tên, chữ ký của cán bộ lãnh sự

Mẫu BTP-NG/HT/2008-CN.2.a.II

CƠ QUAN ĐẠI DIỆN VIỆT NAM tại………………….. -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số:.../QĐ-CQĐDVN	Ngày…. tháng….. năm……..

QUYẾT ĐỊNH

công nhận việc nuôi con nuôi

(BẢN SAO)

CƠ QUAN ĐẠI DIỆN VIỆT NAM

Căn cứ Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch;

Xét việc thỏa thuận cho và nhận con nuôi của: ………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Công nhận:

	Ông	Bà
Họ và tên
Ngày, tháng, năm sinh
Dân tộc
Quốc tịch
Nơi thường trú/tạm trú	………………………… …………………………	………………………… …………………………
Số hộ chiếu/giấy tờ hợp lệ thay thế

Là cha/mẹ nuôi của người có tên dưới đây:

Họ và tên: ………………………………………….. Giới tính: ………………………..

Ngày, tháng, năm sinh: …………………………………………………………………

Nơi sinh:…………………………………………………………………………………..

Dân tộc:…………………………………. Quốc tịch: ………………………………….

Quê quán: ……………………………………………………………………………….

Nơi thường trú/tạm trú: ………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………….

Điều 2. Người nuôi và con nuôi có các quyền và nghĩa vụ giữa cha mẹ và con theo quy định của pháp luật về hôn nhân và gia đình.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Vào Sổ đăng ký việc nuôi con nuôi

Số:…………… Quyển số: ………….

CÁN BỘ LÃNH SỰ (Đã ký)	THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN ĐẠI DIỆN VIỆT NAM (Đã ký)
………………………	………………………

Sao từ Sổ đăng ký việc nuôi con nuôi Ngày….. tháng…. năm …………. CỤC TRƯỞNG CỤC LÃNH SỰ ………………………

Mẫu BTP-NG/HT-2008-CN.3.a.II

CƠ QUAN ĐẠI DIỆN VIỆT NAM tại………………….. -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số:.../QĐ-CQĐDVN	Ngày…. tháng….. năm……..

QUYẾT ĐỊNH

công nhận việc nuôi con nuôi

(BẢN SAO - ĐĂNG KÝ LẠI)

CƠ QUAN ĐẠI DIỆN VIỆT NAM

Căn cứ Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch;

Xét việc thỏa thuận cho và nhận con nuôi của: ………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………….

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Công nhận:

	Ông	Bà
Họ và tên
Ngày, tháng, năm sinh
Dân tộc
Quốc tịch
Nơi thường trú/tạm trú	………………………….. …………………………..	………………………….. …………………………..
Số hộ chiếu/giấy tờ hợp lệ thay thế

Là cha/mẹ nuôi của người có tên dưới đây:

Họ và tên:……………………………………………… Giới tính: ………………………

Ngày, tháng, năm sinh: ……………………………………………………………………

Nơi sinh:...…………………………………………………………………………………..

Dân tộc:…………………………………. Quốc tịch:……………………………………..

Quê quán: ………………………………………………………………………………….

Nơi thường trú/tạm trú: ……………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………….

Điều 2. Người nuôi và con nuôi có các quyền và nghĩa vụ giữa cha mẹ và con theo quy định của pháp luật về hôn nhân và gia đình.

Điều 3. Quan hệ giữa cha, mẹ nuôi với con nuôi được công nhận kể từ ngày …tháng… năm …

Điều 4. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Vào Sổ đăng ký việc nuôi con nuôi

Số:……….. Quyển số: …………….

CÁN BỘ LÃNH SỰ (Đã ký)	THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN ĐẠI DIỆN VIỆT NAM (Đã ký)
………………………	………………………

Sao từ Sổ đăng ký việc nuôi con nuôi Ngày….. tháng…. năm …………. CỤC TRƯỞNG CỤC LÃNH SỰ ………………………

Mẫu BTP-NG/HT-2008-GH.2.a.II

CƠ QUAN ĐẠI DIỆN VIỆT NAM tại………………….. -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số:.../QĐ-CQĐDVN	Ngày…. tháng….. năm……..

QUYẾT ĐỊNH

Công nhận việc giám hộ

(BẢN SAO)

CƠ QUAN ĐẠI DIỆN VIỆT NAM

Căn cứ Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch;

Xét đề nghị công nhận việc giám hộ của: …………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Công nhận

	Ông	Bà
Họ và tên
Ngày, tháng, năm sinh
Dân tộc
Quốc tịch
Nơi thường trú/tạm trú	…………………………. ………………………….	…………………………. ………………………….
Số hộ chiếu/giấy tờ hợp lệ thay thế

Là người giám hộ cho người có tên dưới đây:

Họ và tên:………………………………………………… Giới tính:……………………….

Ngày, tháng, năm sinh: ……………………………………………………………………..

Nơi sinh: ………………………………………………………………………………………

Dân tộc:………………………………….. Quốc tịch:……………………………………….

Quê quán: …………………………………………………………………………………….

Nơi thường trú/tạm trú: ……………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………

Điều 2. Người giám hộ có đầy đủ các quyền và nghĩa vụ của người giám hộ đối với người được giám hộ theo quy định của pháp luật.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Vào Sổ đăng ký việc giám hộ

Số:……….. Quyển số: ……………

CÁN BỘ LÃNH SỰ (Đã ký)	THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN ĐẠI DIỆN VIỆT NAM (Đã ký)
………………………	………………………

Sao từ Sổ đăng ký giám hộ Ngày….. tháng…. năm …………. CỤC TRƯỞNG CỤC LÃNH SỰ ………………………

Mẫu BTP-NG/HT-2008-GH.4.a.II

CƠ QUAN ĐẠI DIỆN VIỆT NAM tại………………….. -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số:.../QĐ-CQĐDVN	Ngày…. tháng….. năm……..

QUYẾT ĐỊNH

Công nhận chấm dứt việc giám hộ

(BẢN SAO)

CƠ QUAN ĐẠI DIỆN VIỆT NAM

Căn cứ Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch;

Xét đề nghị công nhận chấm dứt việc giám hộ của: ………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Công nhận chấm dứt việc giám hộ giữa:

Người giám hộ:

	Ông	Bà
Họ và tên
Ngày, tháng, năm sinh
Dân tộc
Quốc tịch
Nơi thường trú/tạm trú	…………………………….. ……………………………..	…………………………….. ……………………………..
Số hộ chiếu/giấy tờ hợp lệ thay thế

Người được giám hộ:

Họ và tên:………………………………………………….. Giới tính: ………………………..

Ngày, tháng, năm sinh: …………………………………………………………………………

Nơi sinh: ………………………………………………………………………………………….

Dân tộc: …………………………………… Quốc tịch: ……………………………………….

Nơi thường trú/tạm trú: …………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………...

Theo Quyết định công nhận giám hộ số: ………………………………………………………

ngày…… tháng……. năm……….. của …………………………………………………………

Lý do chấm dứt giám hộ: ………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………….

Điều 2. Mọi nghĩa vụ, quyền lợi phát sinh giữa người giám hộ và người được giám hộ do việc chấm dứt giám hộ được thực hiện theo quy định của pháp luật.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Vào Sổ đăng ký việc giám hộ

Số:………. Quyển số: ………

CÁN BỘ LÃNH SỰ (Đã ký)	THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN ĐẠI DIỆN VIỆT NAM (Đã ký)
………………………	………………………

Sao từ Sổ đăng ký giám hộ Ngày….. tháng…. năm …………. CỤC TRƯỞNG CỤC LÃNH SỰ ………………………

Mẫu BTP-NG/HT-2008-CMC.4.a.II

CƠ QUAN ĐẠI DIỆN VIỆT NAM tại………………….. -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số:.../QĐ-CQĐDVN	Ngày…. tháng….. năm……..

QUYẾT ĐỊNH

Công nhận việc nhận cha, mẹ, con

(BẢN SAO)

CƠ QUAN ĐẠI DIỆN VIỆT NAM

Căn cứ Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch;

Xét đề nghị công nhận việc nhận:………………………………. của ông/bà: ……………………….

……………………………………………………………………………………………………………….

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Công nhận người có tên dưới đây:

Họ và tên: …………………………………………………………………………………………

Ngày, tháng, năm sinh: ………………………………………………………………………….

Dân tộc: ……………………………………………… Quốc tịch: ………………………………

Quê quán: …………………………………………………………………………………………

Nơi thường trú/tạm trú: ………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………

Số hộ chiếu/giấy tờ hợp lệ thay thế: ……………………………………………………………

Là………………………………………… của người có tên dưới đây:

Họ và tên: ………………………………………………………………………………………….

Ngày, tháng, năm sinh: …………………………………………………………………………

Dân tộc: ……………………………………………… Quốc tịch: ……………………………..

Quê quán: ………………………………………………………………………………………..

Nơi thường trú/tạm trú: …………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………..

Số hộ chiếu/giấy tờ hợp lệ thay thế: …………………………………………………………..

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Vào Sổ đăng ký việc nhận cha, mẹ, con

Số:…………. Quyển số: ………………..

CÁN BỘ LÃNH SỰ (Đã ký)	THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN ĐẠI DIỆN VIỆT NAM (Đã ký)
………………………	………………………

Sao từ Sổ đăng ký việc nhận cha, mẹ, con Ngày….. tháng…. năm …………. CỤC TRƯỞNG CỤC LÃNH SỰ

Mẫu BTP-NG/HT-2008-TĐCC.2.a.II

CƠ QUAN ĐẠI DIỆN VIỆT NAM tại………………….. -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số:.../QĐ-CQĐDVN	Ngày…. tháng….. năm……..

QUYẾT ĐỊNH

thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính

(BẢN SAO)

CƠ QUAN ĐẠI DIỆN VIỆT NAM

Căn cứ Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch;

Xét đề nghị của ông/bà: …………………………………………………………………………

về việc …………………………………………………………………………………………….,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Cho phép người có tên dưới đây:

Họ và tên:…………………………………………………….. Giới tính…………………………

Ngày, tháng, năm sinh: ……………………………………………………………………………

Dân tộc: ………………………………………… Quốc tịch: ……………………………………

Số hộ chiếu/giấy tờ hợp lệ thay thế: ……………………………………………………………

Nơi thường trú/tạm trú: …………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………

Được: ………………………………………………………………………………………………

Trong giấy khai sinh số: …………….… Quyển số: ……..………do: …………………………

…………………………………………………… cấp ngày…. tháng……. năm………….

Từ: ………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………….

Thành: ……………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………….

Điều 2. Nội dung của Quyết định này phải được ghi vào mặt sau của bản chính Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh.

Bản chính Giấy khai sinh đã ghi chú là căn cứ để điều chỉnh các giấy tờ, hồ sơ cá nhân của đương sự.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Vào Sổ đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch

Số:…………… Quyển số: ………………….

CÁN BỘ LÃNH SỰ (Đã ký)	THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN ĐẠI DIỆN VIỆT NAM (Đã ký)
………………………	………………………

Sao từ Sổ đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch Ngày….. tháng…. năm …………. CỤC TRƯỞNG CỤC LÃNH SỰ ………………………

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF JUSTICE THE MINISTRY OF FOREIGN AFFAIRS ---------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom - Happiness --------------
No. 11/2008/TTLT-BTP-BNG	Hanoi, December 31, 2008

JOINT CIRCULAR

GUIDING THE IMPLEMENTATION OF THE GOVERNMENT'S DECREE NO. 158/2005/ND-CP OF DECEMBER 27, 2005 ON CIVIL STATUS REGISTRATION AND MANAGEMENT AT OVERSEAS DIPLOMATIC MISSIONS AND CONSULATES OF VIETNAM

Pursuant to the Government's Decree No. 93/ 2008/ND-CP of August 22, 2008, defining the functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Justice;
Pursuant to the Government's Decree No. 15/ 2008/ND-CP of February 4, 2008, defining the functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Foreign Affairs;
Pursuant to the Government's Decree No. 158/ 2005/ND-CP of December27, 2005, on civil status registration and management;

The Ministry of Justice and the Ministry of Foreign Affairs jointly guide the implementation of a number of provisions of the Government's Decree No. 158/2005/ND-CP of December 27, 2005, on civil status registration and management at overseas diplomatic missions and consulates of Vietnam, as follows;

I. GENERAL PROVISIONS

1. Scope and subjects of regulation

a/ This Joint Circular guides the implementation of Article 80 of the Government's Decree No. 158/2005/ND-CP of December 27, 2005, on civil status registration and management (below referred to as Decree No. 158/2005/ND-CP) at overseas diplomatic missions and consulates of Vietnam, covering:

- Birth registration for children born overseas and bearing the Vietnamese nationality under the Law on Vietnamese Nationality;

...

...

...

- Death registration for Vietnamese citizens dying overseas;

- Registration of child adoption between child adopters being Vietnamese citizens temporarily residing overseas and adopted children being Vietnamese citizens temporarily residing overseas;

- Registration of guardianship between Vietnamese citizens residing overseas or between Vietnamese citizens residing overseas and foreigners;

- Registration of recognition of fathers, mothers or children between recognizers and recognized persons being Vietnamese citizens temporarily residing overseas;

- Registration of civil status changes or correction, re-determination of ethnicity, re-determination of gender, civil status supplementation or adjustment for Vietnamese citizens, which have already been registered at Vietnamese missions or at competent foreign agencies and noted in the civil status books at Vietnamese missions;

- Recording of other civil status changes of Vietnamese citizens residing overseas, including determination of fathers, mothers or children; change of citizenship; divorce; cancellation of illegal marriage; termination of child adoption;

- Overdue birth or death registration for Vietnamese citizens residing overseas;

- Re-registration of birth, death, marriage or child adoption for Vietnamese citizens residing overseas, which were previously registered at Vietnamese missions;

- Recording of births; marriages; recognition of fathers, mothers or children; or child adoption of Vietnamese citizens residing overseas, which have been registered at competent foreign offices;

...

...

...

- Issue of marital status certificates to Vietnamese citizens during their stay overseas.

b/ The following civil status matters comply with the Government's Decree No. 68/2002/ND-CP of July 10, 2002, detailing the implementation of a number of articles of the Law on Marriage and Family, regarding marriage and family relations involving foreign elements (below referred to as Decree No. 68/2002/ND-CP) and Decree No. 69/2006/ND-CP of July 21, 2006, amending and supplementing a number of articles of Decree No. 68/2002/ND-CP:

- Registration of marriages between Vietnamese citizens with either partner or both partners residing overseas; or registration of marriages between Vietnamese citizens residing overseas and foreigners;

- Registration of recognition of fathers, mothers or children between Vietnamese citizens with either party or both parties residing overseas; or registration of recognition of fathers, mothers or children between Vietnamese citizens residing overseas and foreigners;

- Registration of child adoption between Vietnamese citizens with either party or both parties residing overseas; or registration of child adoption between foreigners residing in receiving countries and applying for adoption of Vietnamese children residing in those countries.

2. Determination of civil status registration competence

a/ For countries where Vietnam has established its missions, civil status registration guided in this Joint Circular shall be carried out at the Vietnamese missions in the consular areas where the parties concerned reside;

b/ For countries which have not yet established diplomatic ties with Vietnam or where Vietnam has not yet established its missions, civil status registration guided in this Joint Circular shall be carried out at one of the following agencies:

- Nearest Vietnamese mission;

...

...

...

- Other offices authorized by the Ministry of Foreign Affairs to perform the consular function.

3. Interpretation of terms

In this Joint Circular, the terms below are construed as follows:

a/ "Vietnamese citizen residing overseas" means a Vietnamese citizen permanently or temporarily residing overseas;

b/ "Vietnamese citizen permanently residing overseas" mean the one who bears the Vietnamese nationality, resides and earns his/ her livelihood overseas and is granted by the host country a paper permitting his/her definite residence overseas;

c/ "Vietnamese citizen temporarily residing overseas" mean the one who bears the Vietnamese nationality, works or studies for a definite time overseas and is granted by the host country a paper permitting his/her definite temporary residence overseas.

4. Personal papers to be submitted for civil status registration

Upon civil status registration at a Vietnamese mission, the parties concerned shall submit copies of the following papers to prove their personal identity and residence places:

- Passports or papers of equivalent validity (such as ship crew passport, border laissez-passer; exit or entry pass, repatriation pass or passage of permit); if having no passports or papers of equivalent validity, they may produce other papers evidencing their personal identity (such as identity cards, household registration books, citizenship registration certificates, latest voter's cards...).

...

...

...

Upon submitting copies of the above-said papers, the parties concerned shall produce their originals for comparison.

5. Using civil status forms

Upon registration of civil status events as guided in Section II of this Joint Circular, Vietnamese missions shall use the civil status forms attached to Decision No. 04/2007/QD-BTPof June 13, 2007, of the Minister of Justice, promulgating household registration books and civil status forms to be used at overseas Vietnamese diplomatic missions and consulates (below referred to as Decision No. 04/2007/QD-BTP).

II. CIVIL STATUS REGISTRATION

1. Birth registration

a/ Vietnamese missions in countries where the children concerned are born or countries where the children's fathers and/or mothers being Vietnamese citizens reside shall carry out birth registration.

Vietnamese missions shall only make birth registration for children if their parents agree to select the Vietnamese nationality for their children under the Law on Vietnamese Nationality.

b/ The order or and procedures for birth registration for children are the same as those prescribed in Article 15 of Decree No. 158/2(X)5/ ND-CP.

c/ In case of birth registration for children with fathers or mothers being Vietnamese citizens while the others are foreigners, the determination of nationality for children complies with the Law on Vietnamese Nationality.

...

...

...

Upon birth registration, the infants' family names and native places will be determined according to the family names and native places of their fathers or of their mothers according to customs or agreements between their fathers and mothers.

In case of birth registration for out-of-wedlock children, if having no decisions to recognize the fathers for those children, the children's family names and native places will be determined according to the family names and native places of their mothers.

e/ Recording of birth places

For a child born overseas, the birth place column will be written with the name of the city and country where the child is born (Example: London, the United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland; Berlin, the Federal Republic of Germany).

f/ In case of birth registration for an out-of-wedlock child, if at the time of birth registration a person declares that he is father of that child, the concerned Vietnamese mission shall settle the child recognition and birth registration altogether. If the child recognizer is a foreigner or a Vietnamese residing overseas, the child recognition registration complies with Decree No. 68/2002/ND-CP; if the child recognizer is a Vietnamese national temporarily residing overseas, the child recognition registration complies with Decree No. 158/2005/ND-CP and this Joint Circular. When combining child recognition with birth registration, heads of Vietnamese missions shall also issue decisions on child recognition to the persons concerned.

2. Marriage registration

a/ Vietnamese missions in countries where either or both of the marital partners being Vietnamese citizens temporarily reside shall carry out marriage registration;

b/ Upon registration of their marriage, both marital partners shall submit the marriage registration declaration (made according to a set form) and certifications or affirmations of their marital status as guided at Points c, d and e of this Clause;

c/ If either marital partner temporarily resides in another country, the Vietnamese mission which receives the marriage registration dossier, when registering their marriage, shall contact the Vietnamese mission in the locality where the involved person temporarily resides at the time of marriage registration for verification of his/her marital status during his/her temporary residence in that country.

...

...

...

Five working days after sending its verification request, if the Vietnamese mission, which received the marriage registration dossier, has received no written reply of the concerned Vietnamese mission on the marital status of the involved person, it may request the involved person to submit his/her written commitment on his/her marital status under the guidance at Point e of this Clause;

d/ If upon their exit, either or both of the marital partners have reached the eligible ages for marriage under Vietnam's Law on Marriage and Family, when applying for their marriage registration, those persons shall additionally submit the written certifications of their marital status, issued by the commune-level People's Committees of the localities where they last reside before their exit.

Where the male or female partner can prove that before their departure overseas, they have not yet reached the eligible ages for marriage or have reached the marital ages and registered their marriage, then divorced overseas, or their spouses have died, written certification of his/ her marital status as guided at this Point is not required;

e/ For persons who have resided at different places (both at home and overseas), when applying for their marriage registration, they shall, apart from the marital status certification as guided at Points c and d of this Clause, additionally submit the written commitments on their marital status during their residence in those places and take responsibility before law for their commitments.

Such a commitment must clearly state the marital status. (Example: I, Nguyen Van A, residing at commit that during my residence at.... from date to date.... has not registered marriage with anyone. I swear to take responsibility before law for my commitment). For persons who have registered their marriages but divorced or their spouses have died, they shall also clearly so state. (Example: I. Nguyen Van A, currently residing at.... commit that during my residence at from date... to date....I have registered my marriage but have already divorced under Divorce Judgment/Decision No dated of... and have so far not yet registered marriage with anyone. I swear to take responsibility before law for my commitment);.

f/ The time limits for handling and organization of marriage registration are the same as those prescribed in Clauses 2 and 3, Article 18 of Decree No. 158/2005/ND-CP;

g/ If two marital partners temporarily reside in two different countries, the Vietnamese mission which has registered their marriage shall notify the concerned Vietnamese mission thereof in writing.

3. Death registration

a/ Vietnamese missions in the countries where Vietnamese citizens have died shall carry out death registration;

...

...

...

c/ In case Vietnamese citizens reside in other countries, the Vietnamese missions which have registered their deaths shall notify in writing this to the Vietnamese missions in the countries where the Vietnamese citizens last reside before their death;

d/ The death registration order complies with Clause 2, Article 21 of Decree No. 158/2005/ND-CP.

4. Child adoption registration

a/ Vietnamese missions in the countries where child adopters or the countries where adopted children being Vietnamese citizens temporarily reside shall register child adoption;

b/ If the child adoption is registered at a Vietnamese mission in the country where the adopted child temporarily resides, not in the temporary residence place of the child adopters, there must be certification of the Vietnamese mission in the country where the child adopter temporary resides that those persons are eligible for child adoption under the Law on Marriage and Family;

c/ The order of and procedures for registration of child adoption comply with Articles 26 and 27 of Decree No. 158/2005/ND-CP;

d/ In case the natural fathers and/or mothers and the adoptive fathers and/or mothers agree on the change from natural fathers and/or mothers to adoptive fathers and/or mothers in the parent sections of the birth certificates and registers of birth of the adopted children, the Vietnamese missions which have registered the child adoption shall re-register the adopted children's births under Clause 2. Article 28 of Decree No. 158/2005/ND-CP;

e/ If the registration of adopted children's births was previously carried out at Vietnamese missions in other countries, the Vietnamese missions which have carried out birth re-registration for the adopted children shall notify the former missions thereof for making notes on the birth re-registration; in case birth registers were transferred to the Ministry of Foreign Affairs for archive, they shall notify the Ministry of Foreign Affairs for the latter (the Consular Department) to record notes on birth re-registration in the birth registers kept at the Ministry of Foreign Affairs;

f/ In case the registration of adopted children's births was previously registered at home, the Vietnamese missions which have re-registered the births of adopted children shall notify the Ministry of Foreign Affairs for the latter (the Consular Department) to notify the provincial-level Services of Justice of the localities where the involved parties previously made the birth registration thereof for the latter to direct the recording of notes on the birth re-registration overseas; if the previous birth registration was carried out at provincial-level Services of Justice, such Services of Justice shall record the notes.

...

...

...

a/ Vietnamese missions in the countries where the guardians and the wards being Vietnamese citizens reside shall carry out the registration of guardianship.

The order of and procedures for guardianship registration comply with Article 30 of Decree No. 158/2005/ND-CP;

b/ Vietnamese missions which have registered the guardianship shall carry out the guardianship termination and change.

The order of and procedures for registration of guardianship termination and changes comply with Clauses 2, 3 and 4, Article 31 of Decree No. 158/2005/ND-CP.

6. Registration of father, mother or child recognition

a/ Vietnamese missions in the countries where the persons recognized as fathers, mothers or children being Vietnamese citizens temporarily reside shall register the father, mother or child recognition;

b/ The order of and procedures for father, mother or child recognition comply with Article 34 of Decree No. 158/2005/ND-CP;

c/ After the father, mother or child recognition registration, the Vietnamese missions which have registered the father, mother or child recognition shall additionally write in the parent declaration sections of the original birth certificates and the registers of births of the children if such parent declaration sections were previously left blank. In case the birth registers have been transferred to the Ministry of Foreign Affairs for archive, the Vietnamese mission shall notify thereof for the latter (the Consular Department) to write additional information on the father, mother or child recognition in the birth registers archived at the Ministry of Foreign Affairs;

d/ If the birth registration for a child was previously carried out at home, the Vietnamese mission which has registered the father, mother or child recognition shall notify the Ministry of Foreign Affairs thereof for the latter (the Consular Department) to further notify the provincial-level Justice Services of the localities where the involved persons made the birth registration, for the latter to direct the recording of supplementary information on the father, mother or child recognition in the birth register. If the previous birth registration was carried out at the provincial-level Justice Service, such Service shall record the supplementary information.

...

...

...

f/ If the parent declaration section in the birth register and the original birth certificates were written with the names of persons other than the natural parents, the involved persons shall carry out procedures for corrections as provided for in Section 7, Chapter II of Decree No. 158/ 2005/ND-CP and guided in Clause 7. Section II of this Joint Circular;

g/ If a person recognizing or being recognized as father, mother or child temporarily resides in two different countries, after making the registration, the Vietnamese mission which has registered the father, mother or child recognition shall notify the concerned Vietnamese mission thereof in writing.

7. Civil status alterations, corrections, re-determination of nationality, re-determination of gender, civil status supplementation and adjustment

a/ Vietnamese missions in the countries where Vietnamese citizens previously registered their civil status shall make civil status alterations or corrections, re-determine nationality, re-determine gender, supplement and adjust civil status;

b/ The scope of civil status alterations and corrections, re-determination of nationality, re-determination of gender, civil status supplementation and adjustment complies with Article 36 of Decree No. 158/2005/ND-CP;

c/ The order of and procedures for registration of civil status alterations or corrections, re-determination of nationality, re-determination of gender and civil status supplementation comply with Article 38 of Decree No. 158/2005/ND-CP;

d/ The adjustment of contents in civil status books and other civil status papers other than birth registers and original birth certificates complies with Article 39 of Decree No. 158/2005/ND-CP;

e/ In case Vietnamese citizens who reside overseas and have registered their civil status al competent foreign bodies and the notes have been recorded in the civil status books al Vietnamese missions, request civil status alterations or corrections, re-determination of nationality, re-determination of gender, civil status supplementation or adjustment, such requests shall also be carried out at the Vietnamese missions which have recorded notes in the civil status books

f/ If civil status books have been transferred to the Ministry of Foreign Affairs for archive, after registering the civil status alterations or corrections, re-determination of nationality, re-determination of gender, civil status supplementation or adjustment, the Vietnamese missions shall notify the Ministry of Foreign Affairs of such changes for the latter (the Consular Department) to further record notes in the civil status books archived at the Ministry of Foreign Affairs.

...

...

...

a/ Vietnamese missions which have registered civil status events of Vietnamese citizens shall record relevant civil status alterations in books, including determination of father, mother or child; change of citizenship; divorce; cancellation of illegal marriage; and termination of child adoption.

Information on other civil status alterations can be transferred by competent Vietnamese or foreign bodies or presented by the involved parties.

b/ The recording of other civil status alterations in civil status books complies with Article 42 of Decree No. 158/2005/ND-CP.

c/ If civil status books have been transferred to the Ministry of Foreign Affairs for archive, the concerned Vietnamese missions, after recording other civil status alterations in books, shall notify such changes to the Ministry of Foreign Affairs for the latter (the Consular Department) to further record them in the civil status books archived at the Ministry of Foreign Affairs.

9. Overdue birth or death registration

a/ Overdue birth registration can be effected at Vietnamese missions only when Vietnamese citizens were born overseas but their births have not yet been registered (at Vietnamese missions or competent foreign offices).

The competence to effect overdue birth registration is guided at Point a. Clause I, Section II of this Joint Circular. If adults make overdue birth registration by themselves, they can do so at the Vietnamese missions in the localities where their parents reside or the Vietnamese missions in the localities where they themselves reside;

b/ Overdue death registration can be effected at Vietnamese missions only when Vietnamese citizens have died overseas and their deaths have not yet been registered (at Vietnamese missions or competent foreign offices).

The competence and procedures for overdue death registration comply with Point a. Clause 3, Section II of this Joint Circular;

...

...

...

10. Re-registration of birth, death, marriage and child adoption

a/ The birth, death, marriage and child adoption of Vietnamese citizens residing overseas shall be re-registered if such civil status matters were previously registered at Vietnamese missions but the civil status books and the original civil status papers were lost or unusably damaged;

b/ Vietnamese missions in the countries where Vietnamese citizens previously made birth, death, marriage or child adoption registration shall effect the re-registration.

If the involved parties can produce copies of civil status papers which were legally issued by Vietnamese missions, they may make birth, death, marriage or child adoption re-registration at Vietnamese missions in the countries where they are residing;

c/ The birth, death, marriage, child adoption re-registration order and procedures comply with Article 48 of Decree No. 158/2005/ND-CP.

III. RECORDING IN CIVIL STATUS BOOKS OF CIVIL STATUS MATTERS WHICH HAVE ALREADY BEEN REGISTERED AT COMPETENT FOREIGN OFFICES

1. Vietnamese citizens residing overseas who have already made birth, marriage, father, mother or child recognition or child adoption at competent bodies of foreign countries but apply for civil status papers in Vietnamese forms, shall carry out procedures for recording such civil status matters at Vietnamese missions in the countries where the persons concerned reside.

2. The procedures for, and way of recording civil status books comply with Articles 56 and 57 of Decree No. 158/ND-CP.

3. After recording civil status books, Vietnamese missions shall grant the persons concerned the original birth certificates: marriage certificates: decisions to recognize father, mother or child recognition: or decisions to recognize child adoption according to each type of noted civil status matters. The books recorded with civil status matters will serve as a basis for subsequent grant of duplicates of civil status papers from civil status books.

...

...

...

4. If the concerned persons request the addition of inadequate contents as compared to Vietnamese civil status forms. Vietnamese missions shall make such additions in the civil status books; the originals and duplicates of the granted civil status papers according to the contents added in the civil status books.

If the concerned persons request the addition of children's nationality in Vietnamese birth certificates and birth registers as the birth certificates issued by competent foreign bodies neither indicate the nationality nor contain the nationality section, the determination of children's nationality for additional recording complies with the Law on Vietnamese Nationality.

IV. GRANT OF DUPLICATES OF CIVIL STATUS PAPERS FROM CIVIL STATUS BOOKS. RE-GRANT OF ORIGINAL BIRTH CERTIFICATES

1. Grant of duplicates of civil status papers from civil status books

a/ Vietnamese missions in which civil status books are archived shall grant duplicates of civil status papers from the civil status books. If the civil status books have been transferred to the Ministry of Foreign Affairs for archive, the Ministry of Foreign Affairs (the Consular Department) also has competence to grant duplicates of civil status papers from the civil status books when so requested by persons concerned;

b/ The principles for recording of the duplicates of civil status papers from civil status books comply with Article 61 of Decree No. 158/2005/ ND-CP.

2. Re-grant of original birth certificates

a/ Vietnamese missions in which birth registers are archived shall re-grant the originals of birth certificates. If the birth registers have been transferred to the Ministry of Foreign Affairs for archive, the Ministry of Foreign Affairs (the Consular Department) also has competence to re-grant the original birth certificates when so requested by persons concerned;

b/ The order of and procedures for re-granting original birth certificates comply with Article 63 of Decree No. 158/2005/ND-CP.

...

...

...

When re-granting original birth certificates and granting duplicates of civil status papers from civil status books as guided in this Section, Vietnamese missions shall use the civil status forms attached to Decision No. 04/2007/QD-BTP. If the Ministry of Foreign Affairs (the Consular Department) re-grants original birth certificates and grants the duplicates of civil status papers from civil status books, it shall use the original form of birth certificate and the duplicate form of civil status papers in Appendix II to this Joint Circular (not printed herein).

V. GRANT OF MARITAL STATUS CERTIFICATES

1. Vietnamese missions in the countries where Vietnamese citizens reside shall grant marital status certificates to those persons during their residence in such countries, if so requested by persons concerned.

2. The procedures for grant of marital status certificates comply with Article 67 of Decree No. 158/2005/ND-CP.

3. The marital status-certifying contents in the marital status certificates comply with Point c. Clause 2, Section II of this Joint Circular.

VI. RECORDING OF CIVIL STATUS BOOKS. CIVIL STATUS FORMS, CORRECTION OF ERRORS IN CIVIL STATUS BOOK CONTENTS

1. Recording of civil status books, civil status forms

The principles for recording of civil status books and civil status forms comply with Article 68 of Decree No. 158/2005/ND-CP.

2. Correction of recording errors in civil status books

...

...

...

b/ The correction of errors in civil status books or civil status forms complies with Article 69 of Decree No. 158/2005/ND-CP.

VII. ARCHIVE OF CIVIL STATUS BOOKS CIVIL STATUS PAPERS; CIVIL STATUS REPORTING AND STATISTICAL REGIMES

1. Archive of civil status books, closure of civil status books

Each type of civil status matters must be recorded in 02 books (double registration), one of which will be archived at the Vietnamese mission which effects civil status registration and the other will be transferred to the Ministry of Foreign Affairs for archive (at the Consular Department). For marital status certificate-granting books, only one book is required and archived at the Vietnamese mission.

The closure of civil status books complies with Article 71 of Decree No. 158/2005/ND-CP.

2. Archive of civil status papers

The archive of civil status papers complies with Article 72 of Decree No. 158/2005/ND-CP.

3. Time limits for sending civil status reports and statistical data

Vietnamese missions shall send reports on the civil status management and registration at their missions and civil status statistical data to the Ministry of Foreign Affairs. The first biannual reports must be sent before July 31 every year and the annual reports must be sent before January 31 of the subsequent year.

...

...

...

VIII. DIPLOMATIC AND CONSULAR OFFICIALS PERFORMING CIVIL STATUS WORK AT VIETNAMESE MISSIONS

1. Each overseas Vietnamese mission must be staffed with diplomatic and consular officials specializing in civil status work, who are responsible for the accuracy of civil status papers granted to Vietnamese citizens overseas.

2. Diplomatic and consular officials performing civil status work at Vietnamese missions must be trained in civil status operations. The Ministry of Foreign Affairs shall coordinate with the Ministry of Justice in organizing civil status operation training for diplomatic and consular officials before they undertake civil status work at Vietnamese missions.

3. Diplomatic and consular officials are prohibited from taking the following acts:

a/ Showing authoritarianism, authoritativeness, harassing for bribes, causing troubles or inconvenience to individuals upon civil status registration;

b/ Taking bribes;

c/ Collecting civil status fees higher than the set levels or setting at their own will fees upon civil status registration;

d/ Setting by themselves procedures and papers in contravention of Decree No. 158/2005/ND-CP and this Joint Circular upon civil status registration;

e/ Falsifying contents already registered in civil status books or forms;

...

...

...

4. Upon civil status registration, diplomatic and consular officials shall use the civil status books and forms under the regulations of the Ministry of Justice and the guidance of this Joint Circular.

IX. ORGANIZATION OF IMPLEMENTATION

This Joint Circular takes effect on March 1. 2009.

If problems or new matters arise in the course of implementation, Vietnamese missions shall send written reports to the Ministry of Foreign Affairs so that the Ministry of Foreign Affairs coordinates with the Ministry of Justice for timely guidance.-

FOR THE MINISTER OF JUSTICE
VICE MINISTER




Hoang The Lien

FOR THE MINISTER OF FOREIGN AFFAIRS
VICE MINISTER




Nguyen Thanh Son