|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
54/2026/QĐ-UBND
|
Thái Nguyên, ngày
05 tháng 6 năm 2026
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN
LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TỈNH THÁI NGUYÊN
Căn cứ Luật Tổ chức Chính
quyền địa phương số 72/2025/QH15;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử
số 20/2023/QH15;
Căn cứ Luật An ninh mạng số
116/2025/QH15;
Căn cứ Luật Chuyển đổi số số
148/2025/QH15; Căn cứ Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15;
Căn cứ Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về Công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số
68/2024/NĐ-CP ngày 25/6/2024 của Chính phủ quy định về chữ ký số chuyên dùng
công vụ;
Căn cứ Nghị định số
278/2025/NĐ-CP ngày 22/10/2025 của Chính phủ quy định về kết nối, chia sẻ dữ liệu
bắt buộc giữa các cơ quan thuộc hệ thống chính trị;
Căn cứ Quyết định số
28/2018/QĐ-TTg ngày 12/07/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản
điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;
Căn cứ Quyết định số
20/2020/QĐ-TTg ngày 22/07/2020 của Thủ tướng Chính phủ về mã định danh điện tử
của các cơ quan, tổ chức phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu với các bộ, ngành, địa
phương;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở
Khoa học và Công nghệ tại Tờ trình số 126/TTr-SKHCN ngày 29 tháng 5 năm 2026;
Ủy ban nhân dân tỉnh ban
hành Quyết định ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống quản lý
văn bản và điều hành tỉnh Thái Nguyên.
Điều 1. Ban
hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống quản
lý văn bản và điều hành tỉnh Thái Nguyên.
Điều 2. Điều
khoản thi hành
1. Quyết định này có hiệu lực
thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2026.
2. Quyết định số
28/2018/QĐ-UBND ngày 03 tháng 12 năm 2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc ban
hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều
hành liên thông trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên và Quyết định số 69/2024/QĐ-UBND
ngày 26 tháng 12 năm 2024 của UBND tỉnh thay thế một số điều của Quy chế quản
lý, vận hành và sử dụng hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành liên
thông trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên ban hành kèm theo Quyết định số
28/2018/QĐ-UBND ngày 03 tháng 12 năm 2018 hết hiệu lực kể từ ngày Quyết định
này có hiệu lực thi hành.
Điều 3. Chánh
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban
nhân dân các xã, phường; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách
nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Văn phòng Chính phủ;
- Bộ Khoa học và Công nghệ;
- Cục Kiểm tra văn bản và Tổ chức thi hành pháp luật - Bộ Tư pháp;
- Thường trực Tỉnh ủy;
- Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh;
- Ủy ban nhân dân tỉnh;
- Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh;
- Ủy ban MTTQVN tỉnh;
- Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh;
- Các sở, ban, ngành thuộc tỉnh;
- Báo và phát thanh, truyền hình Thái Nguyên;
- UBND các xã, phường;
- Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh;
- Trung tâm Thông tin tỉnh;
- Lưu: VT, KGVX, TH, NC.
Thaidh/QPPL02
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Nguyễn Thị Loan
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU
HÀNH TỈNH THÁI NGUYÊN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 54/2026/QĐ-UBND)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.
Phạm vi điều chỉnh
1. Quy chế này quy định
về việc quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành tỉnh
Thái Nguyên (sau đây gọi tắt là Hệ thống QLVBĐH).
2. Quy chế này không áp dụng
đối với các văn bản, tài liệu và hồ sơ có nội dung thuộc danh mục bí mật nhà nước
theo quy định của pháp luật hiện hành.
3. Những nội dung liên
quan đến công tác văn thư, lưu trữ và giao dịch điện tử không được quy định tại
Quy chế này thì thực hiện theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử năm 2023, Luật
Lưu trữ năm 2024, Luật Chuyển đổi số năm 2025, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và
các văn bản pháp luật hiện hành có liên quan.
Điều 2. Đối
tượng áp dụng
1. Các cơ quan nhà nước,
đơn vị sự nghiệp công lập trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên, bao gồm:
a) Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân các cấp (tỉnh, xã).
b) Các cơ quan chuyên môn thuộc
Ủy ban nhân dân tỉnh.
c) Đơn vị sự nghiệp công lập
thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc các Sở, ban, ngành
thuộc tỉnh, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã.
2. Cán bộ, công chức,
viên chức và người lao động làm việc trong các cơ quan, tổ chức quy định tại Khoản
1 Điều này đã được cấp tài khoản tham gia vận hành, sử dụng Hệ thống QLVBĐH.
3. Doanh nghiệp cung cấp
hạ tầng vận hành, phần mềm hệ thống, cơ quan, doanh nghiệp có hệ thống tích hợp
với Hệ thống QLVBĐH.
Điều 3.
Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ
dưới đây được hiểu như sau:
1. Hệ thống Quản lý
văn bản và điều hành tỉnh Thái Nguyên là hệ thống thông tin bao gồm phần mềm
ứng dụng, hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin và cơ sở dữ liệu dùng để quản lý,
gửi, nhận, lưu trữ và xử lý văn bản điện tử, hồ sơ công việc trên môi trường mạng
cho các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên.
2. Văn bản điện tử là
văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản
giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.
3. Chữ ký số chuyên
dùng công vụ là chữ ký số được sử dụng trong hoạt động công vụ và được bảo
đảm bởi chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ.
4. Tài khoản bao gồm
tên đăng nhập (username) và mật khẩu (password) hoặc các phương thức định danh
điện tử khác (như nền tảng định danh và xác thực điện tử VNeID) được cấp cho cá
nhân, cơ quan, tổ chức để truy cập và khai thác Hệ thống QLVBĐH.
5. Mã định danh điện
tử là tập hợp các ký tự dùng để định danh các cơ quan, tổ chức phục vụ việc
kết nối, chia sẻ dữ liệu và trao đổi văn bản điện tử.
6. Trợ lý ảo là phần
mềm ứng dụng tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) hỗ trợ người dùng thực hiện các tác
vụ như tóm tắt văn bản, kiểm tra lỗi thể thức, tìm kiếm thông tin và gợi ý quy
trình xử lý văn bản.
7. Dữ liệu số là
thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng
tương tự được lưu trữ, xử lý và truyền tải bằng phương tiện điện tử trên Hệ thống
QLVBĐH.
8. Tài sản số là
các nguồn tài nguyên dữ liệu, hồ sơ điện tử có giá trị được hình thành trong
quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước trên Hệ thống QLVBĐH, được bảo hộ và
quản lý theo quy định của pháp luật.
9. Trục liên thông
văn bản là giải pháp kỹ thuật kết nối các Hệ thống QLVBĐH của các cơ quan,
đơn vị để thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử xuyên suốt từ cấp Trung ương đến
cấp tỉnh, cấp xã.
Điều 4.
Nguyên tắc chung và giá trị pháp lý của văn bản điện tử
1. Nguyên tắc quản lý và sở
hữu
a) Hệ thống QLVBĐH là công cụ
phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo và điều hành thống nhất trên phạm vi toàn tỉnh.
b) Dữ liệu, hồ sơ điện tử hình
thành trong hoạt động của cơ quan nhà nước trên Hệ thống QLVBĐH được quản lý, khai
thác và sử dụng theo quy định của pháp luật; toàn bộ dữ liệu số phát sinh trong
quá trình vận hành Hệ thống QLVBĐH thuộc quyền quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh
Thái Nguyên.
c) Sở Khoa học và Công nghệ là
cơ quan đầu mối, trực tiếp quản lý và chịu trách nhiệm tham mưu duy trì hoạt động
ổn định, an toàn, thông suốt của Hệ thống QLVBĐH.
2. Giá trị pháp lý của văn bản
a) Văn bản điện tử được ký số bởi
người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có
giá trị pháp lý như bản gốc văn bản.
b) Thông tin trên Hệ thống
QLVBĐH được thừa nhận là chứng cứ pháp lý trong việc thực hiện các thủ tục hành
chính, thanh tra, kiểm tra và các hoạt động công vụ khác.
3. Nguyên tắc sử dụng
a) Việc gửi, nhận văn bản điện
tử giữa các cơ quan, đơn vị phải được thực hiện đồng bộ, thông suốt trên Hệ thống
QLVBĐH, bảo đảm tính xác thực và toàn vẹn của dữ liệu.
b) Các cơ quan, đơn vị và cá
nhân tham gia Hệ thống QLVBĐH phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về bảo mật
tài khoản và an toàn thông tin mạng.
c) Ưu tiên sử dụng hoàn toàn
văn bản điện tử trong quy trình nghiệp vụ; chỉ sử dụng văn bản giấy trong các
trường hợp đặc biệt theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc do sự
cố kỹ thuật bất khả kháng.
4. Bảo mật thông tin
a) Mọi thông tin trao đổi, xử
lý văn bản trên Hệ thống QLVBĐH được bảo đảm bí mật theo quy định của pháp luật
về bảo vệ bí mật nhà nước và an ninh mạng.
b) Nghiêm cấm mọi hành vi can thiệp
trái phép, phá hoại hoặc làm sai lệch dữ liệu trên Hệ thống QLVBĐH.
Điều 5.
Nguyên tắc "Số hóa đầu nguồn" và "Dữ liệu chỉ cung cấp một lần"
1. Nguyên tắc “Số hóa đầu
nguồn”
a) Mọi văn bản, hồ sơ hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị phải được tạo lập dưới dạng
dữ liệu số ngay từ khi phát sinh.
b) Ưu tiên xử lý công việc hoàn
toàn trên môi trường điện tử; hạn chế tối đa việc in ấn văn bản giấy để ký tay
và quét (scan) để tải lên Hệ thống QLVBĐH; khuyến khích sử dụng các định dạng tệp
tin điện tử gốc để bảo đảm khả năng khai thác, chia sẻ và tái sử dụng dữ liệu.
2. Nguyên tắc “Dữ liệu chỉ
cung cấp một lần”
a) Thông tin, dữ liệu đã được
các cơ quan nhà nước tạo lập, xác thực và lưu trữ trên Hệ thống QLVBĐH hoặc các
cơ sở dữ liệu dùng chung của tỉnh thì không được yêu cầu cá nhân, tổ chức cung
cấp lại khi thực hiện các quy trình nghiệp vụ có liên quan.
b) Các cơ quan, đơn vị có trách
nhiệm tự khai thác, trích xuất dữ liệu từ Hệ thống QLVBĐH thông qua các cổng kết
nối API để phục vụ công tác báo cáo, thống kê và điều hành.
3. Tính chính xác và duy nhất
của dữ liệu
a) Dữ liệu trên Hệ thống QLVBĐH
phải đảm bảo các tiêu chí “đúng, đủ, sạch, sống”.
b) Mỗi văn bản, hồ sơ điện tử
được định danh bằng một mã duy nhất trên toàn hệ thống để phục vụ việc tra cứu,
kết nối và liên thông giữa các cấp chính quyền.
4. Khai thác dữ liệu số
a) Dữ liệu số trên Hệ thống
QLVBĐH được xem là tài nguyên dùng chung của tỉnh.
b) Các cơ quan, đơn vị có quyền
khai thác dữ liệu thuộc phạm vi quản lý và dữ liệu dùng chung theo phân quyền để
phục vụ công tác chuyên môn, trừ các nội dung thuộc bí mật nhà nước hoặc quy định
bảo mật riêng.
Chương II
QUẢN TRỊ HỆ THỐNG VÀ TÀI
SẢN SỐ
Điều 6. Tên
gọi, địa chỉ truy cập và quy tắc tài khoản
1. Tên gọi: Hệ thống Quản
lý văn bản và điều hành tỉnh Thái Nguyên.
2. Địa chỉ truy cập
a) Truy cập qua trình duyệt
Web: https://qlvb.thainguyen.gov.vn.
b) Truy cập qua ứng dụng thiết bị
di động (nền tảng Android và iOS). Ứng dụng di động có tên “QLVBĐH tỉnh Thái
Nguyên” trên Kho ứng dụng CH Play và App Store.
3. Quy tắc đặt tên tài khoản
cá nhân
a) Tên tài khoản được thiết lập
theo nguyên tắc. Tên đầy đủ kết hợp với họ và tên lót viết tắt, không dấu,
không khoảng trống theo định dạng <tên><họ và tên lót viết tắt>.<tên
viết tắt của đơn vị>.
b) Trường hợp cá nhân trong
cùng một cơ quan có họ và tên trùng nhau, cán bộ quản trị hệ thống tại đơn vị
chủ động thêm ký tự số hoặc ký tự phân biệt khác để đảm bảo tính duy nhất của
tài khoản.
4. Quản lý mật khẩu
a) Cá nhân sau khi được cấp tài
khoản phải thực hiện thay đổi mật khẩu ngay trong lần đăng nhập đầu tiên.
b) Mật khẩu phải có độ phức tạp
cao (tối thiểu 08 ký tự, bao gồm chữ hoa, chữ thường, chữ số và ký tự đặc biệt);
được thay đổi định kỳ ít nhất 03 tháng một lần hoặc ngay khi có dấu hiệu lộ lọt
nhằm bảo đảm an toàn thông tin.
5. Quyền sở hữu tài khoản
Tài khoản được cấp là tài sản số
của cơ quan nhà nước giao cho cá nhân quản lý để thực thi công vụ; cá nhân có
trách nhiệm bảo mật và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động thực hiện qua tài khoản
của mình.
Điều 7. Quy
trình cấp, khóa và thu hồi quyền truy cập dữ liệu
1. Cấp mới tài khoản
a) Khi có nhân sự mới hoặc thay
đổi vị trí công tác cần sử dụng Hệ thống QLVBĐH, cơ quan, đơn vị sử dụng tài khoản
quản trị của đơn vị đã được cấp (nếu có) để khởi tạo tài khoản người dùng hoặc
gửi văn bản đăng ký nhu cầu về Sở Khoa học và Công nghệ để hỗ trợ khởi tạo tài khoản.
b) Việc tạo lập tài khoản, phân
quyền sử dụng theo đúng chức năng, nhiệm vụ và phạm vi dữ liệu của đơn vị,
thông tin về tài khoản được trao đổi theo phương thức bảo mật mật khẩu theo quy
định.
2. Thay đổi quyền truy cập
a) Khi cán bộ, công chức thay đổi
chức vụ hoặc nhiệm vụ chuyên môn, cơ quan chủ quản phải thông báo bằng văn bản
để Hệ thống QLVBĐH cập nhật lại phân quyền phù hợp với vai trò mới.
b) Việc thay đổi quyền truy cập
phải bảo đảm nguyên tắc đúng thẩm quyền và không làm lộ lọt dữ liệu của các
phòng, ban khác.
3. Khóa tài khoản tạm thời
a) Tài khoản được khóa tạm thời
đối với cá nhân nghỉ phép dài ngày, đi học tập trung, không trực tiếp thực hiện
nhiệm vụ trong thời gian dài, bị tạm đình chỉ công tác hoặc theo yêu cầu phục vụ
công tác thanh tra, kiểm tra, xác minh.
b) Hệ thống QLVBĐH tự động khóa
tài khoản nếu người dùng nhập sai mật khẩu quá số lần quy định hoặc không đăng nhập
trong thời gian 90 ngày liên tục để phòng ngừa truy cập trái phép.
4. Khóa tài khoản và tài sản
số
a) Người đứng đầu cơ quan, đơn
vị có trách nhiệm khóa tài khoản của cán bộ, công chức, viên chức luân chuyển
công tác ra khỏi cơ quan, đơn vị, nghỉ hưu hoặc thôi việc.
b) Cơ quan, đơn vị phải thông
báo bằng văn bản cho Sở Khoa học và Công nghệ để thực hiện khóa tài khoản theo
quy định ngay sau ngày làm việc cuối cùng của cán bộ, công chức, viên chức luân
chuyển công tác ra khỏi cơ quan, đơn vị, nghỉ hưu hoặc thôi việc.
c) Trước khi tài khoản bị thu hồi,
cá nhân có trách nhiệm tạo lập đầy đủ hồ sơ điện tử theo quy định trên Hệ thống
QLVBĐH.
Chương
III
NGHIỆP VỤ XỬ LÝ VĂN BẢN
TRÊN HỆ THỐNG QLVBĐH
Điều 8. Tiếp
nhận và phân phối văn bản đến điện tử
1. Tiếp nhận văn bản điện tử
a) Văn thư cơ quan có trách nhiệm
thường xuyên kiểm tra Hệ thống QLVBĐH để tiếp nhận văn bản điện tử gửi đến từ
các cơ quan, đơn vị qua Trục liên thông văn bản.
b) Đối với văn bản gửi đến qua
Hệ thống QLVBĐH, Văn thư phải kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn của văn bản
và chữ ký số trước khi tiếp nhận. Trường hợp văn bản không đúng quy định (sai địa
chỉ, chữ ký số không hợp lệ), Văn thư thực hiện trả lại ngay trên Hệ thống
QLVBĐH và nêu rõ lý do.
c) Đối với văn bản giấy gửi đến,
Văn thư thực hiện số hóa văn bản đến theo quy định tại Phụ lục I kèm theo Nghị
định số 30/2020/NĐ-CP và cập nhật vào Hệ thống QLVBĐH như đối với văn bản điện tử
để quản lý tập trung (trừ văn bản mật).
2. Đăng ký văn bản đến
a) Sau khi tiếp nhận, Văn thư
thực hiện đăng ký văn bản đến vào Hệ thống QLVBĐH, cập nhật đầy đủ các trường
thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định tại Mục II Phần
II Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
b) Hệ thống QLVBĐH tự động cấp
số đến, ngày đến và chuyển văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đến điện tử của cơ
quan.
3. Trình và phân phối văn bản
a) Văn thư trình văn bản điện tử
đến người có thẩm quyền (Lãnh đạo cơ quan hoặc người được ủy quyền) trên
Hệ thống QLVBĐH ngay trong ngày làm việc, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp
theo.
b) Lãnh đạo cơ quan xem xét,
cho ý kiến chỉ đạo, phân công đơn vị/cá nhân chủ trì, phối hợp và xác định thời
hạn xử lý ngay trên Hệ thống QLVBĐH.
4. Xử lý
đối với hồ sơ có số lượng tài liệu lớn hoặc định dạng không thể số hóa toàn bộ
Trường hợp văn bản đến dạng giấy
kèm theo hồ sơ có số lượng tài liệu lớn hoặc định dạng không thể số hóa toàn bộ,
Văn thư cập nhật văn bản chính lên Hệ thống QLVBĐH, còn hồ sơ giấy được chuyển
trực tiếp đến bộ phận hoặc cá nhân được giao xử lý.
Điều 9. Soạn
thảo, ký số và phát hành văn bản đi
1. Soạn thảo văn bản
a) Cá nhân được giao nhiệm vụ
có trách nhiệm soạn thảo văn bản đi theo đúng chức năng, nhiệm vụ và nội dung
chỉ đạo của lãnh đạo.
b) Trường hợp nội dung cần sự
phối hợp của nhiều đơn vị trong cùng cơ quan, cá nhân chủ trì gửi dự thảo qua Hệ
thống QLVBĐH để xin ý kiến đóng góp; các đơn vị phối hợp có trách nhiệm phản hồi
trực tiếp trên môi trường mạng để hoàn thiện dự thảo.
c) Trình dự thảo đã hoàn thiện
kèm theo hồ sơ công việc (các văn bản căn cứ, ý kiến phối hợp) đến lãnh đạo
phòng để kiểm tra trước khi trình lãnh đạo cơ quan.
2. Duyệt và ký số văn bản
a) Lãnh đạo phòng xem xét, cho
ý kiến và duyệt nội dung dự thảo trên Hệ thống QLVBĐH; trường hợp chưa đảm bảo
yêu cầu thì chuyển lại cho cá nhân có liên quan để chỉnh sửa, hoàn thiện.
b) Lãnh đạo cơ quan xem xét hồ
sơ trình và thực hiện ký số chuyên dùng công vụ vào văn bản chính thức và chuyển
cho văn thư đơn vị trên Hệ thống QLVBĐH. Việc ký số thực hiện theo quy định về
chữ ký số chuyên dùng công vụ tại Nghị định số 68/2024/NĐ-CP.
3. Cấp số, ngày, tháng và
đóng dấu điện tử
a) Văn thư cơ quan tiếp nhận
văn bản đã được lãnh đạo ký số, thực hiện cấp số văn bản và ngày, tháng, năm từ
Hệ thống QLVBĐH.
b) Thực hiện ký số của cơ quan,
tổ chức (lên văn bản điện tử theo quy định).
c) Đối với các văn bản có phụ lục
kèm theo, Văn thư phải đảm bảo đính kèm đầy đủ và thực hiện ký số lên các phụ lục
theo quy định.
4. Phát hành văn bản
a) Văn bản điện tử sau khi hoàn
tất ký số của cơ quan phải được phát hành ngay trong ngày trên Hệ thống QLVBĐH,
chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và
gửi ngay sau khi lãnh đạo ký duyệt văn bản.
b) Trường hợp cần phát hành văn
bản giấy (theo danh mục quy định), Văn thư thực hiện in văn bản từ bản điện tử đã
ký số, đóng dấu của cơ quan và gửi theo đường bưu chính.
c) Văn bản phát hành trên Hệ thống
QLVBĐH phải được lưu vào Sổ đăng ký văn bản đi điện tử của cơ quan.
Điều 10.
Quy định về thể thức, định dạng và kỹ thuật ký số
1. Thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản
a) Đối với văn bản quy phạm
pháp luật: Thực hiện nghiêm túc theo quy định tại Nghị định số 78/2025/NĐ-CP và
Nghị định số 187/2025/NĐ-CP của Chính phủ.
b) Đối với văn bản hành chính:
Thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
c) Tất cả văn bản điện tử phải
sử dụng bộ mã ký tự tiếng Việt Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
2. Định dạng văn bản điện tử
a) Văn bản điện tử sau khi ký số
phải đạt tiêu chuẩn văn bản số hóa của bản sao sang định dạng điện tử Portable
Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên.
b) Các văn bản dự thảo, văn bản
phối hợp ý kiến có thể sử dụng định dạng .docx hoặc các định dạng văn bản mở
khác để thuận tiện cho việc chỉnh sửa.
3. Kỹ thuật ký số
a) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của
người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy,
màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh
giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký”.
b) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của
cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn
bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền
trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về
bên trái”.
c) Vị trí ký số: Thực hiện theo
đúng quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn kỹ thuật
chuyên ngành.
4. Yêu cầu về tệp tin đính
kèm
a) Dung lượng mỗi tệp tin đính
kèm trên Hệ thống QLVBĐH không được vượt quá 50Mb.
b) Đối với Phụ lục cùng tệp tin
với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và
không thực hiện ký số lên Phụ lục. Đối với Phụ lục không cùng tệp tin với nội
dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên
từng tệp tin kèm theo. Cụ thể: Vị trí, hình ảnh chữ ký số, thông tin theo quy định
tại điểm d khoản 1 Mục III phần I Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số
30/2020/NĐ-CP.
Điều 11. Ứng
dụng Trợ lý ảo trong quản lý và xử lý văn bản
1. Hệ thống QLVBĐH tích
hợp công cụ Trợ lý ảo dựa trên công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) để hỗ trợ cán bộ,
công chức, viên chức nâng cao hiệu quả, tốc độ và độ chính xác trong xử lý công
việc trực tuyến.
2. Các chức năng hỗ trợ
chính của Trợ lý ảo trên Hệ thống QLVBĐH
a) Tóm tắt nội dung văn bản: Tự
động tổng hợp các ý chính, các mốc thời gian quan trọng và đề xuất kiến nghị xử
lý từ các văn bản đến có độ dài lớn hoặc hồ sơ chuyên ngành phức tạp.
b) Kiểm soát thể thức tự động:
Rà soát, phát hiện và cảnh báo các lỗi về thể thức trình bày, kỹ thuật soạn thảo
văn bản đi theo đúng quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các văn bản
pháp luật về thể thức hiện hành trước khi trình lãnh đạo ký số.
c) Gợi ý phân loại và điều hướng:
Dựa trên nội dung văn bản, Trợ lý ảo thực hiện gợi ý mã định danh, danh mục hồ
sơ và bộ phận tiếp nhận xử lý phù hợp để hỗ trợ Văn thư và Lãnh đạo trong việc
phân phối văn bản.
d) Hỗ trợ tra cứu và trích lục:
Tự động tìm kiếm, liên kết và hiển thị các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
chỉ đạo của Trung ương và của tỉnh có nội dung liên quan mật thiết đến văn bản
đang được xử lý để làm căn cứ tham mưu.
3. Nguyên tắc sử dụng và
trách nhiệm
a) Việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo
phải bảo đảm tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bí mật nhà nước, an
toàn thông tin mạng và các quy định pháp luật liên quan.
b) Các thông tin, kết quả do Trợ
lý ảo cung cấp chỉ có giá trị tham khảo, hỗ trợ ra quyết định và không thay thế
cho quyết định của người có thẩm quyền.
c) Cán bộ, công chức, viên chức
được giao nhiệm vụ xử lý văn bản phải chịu trách nhiệm cuối cùng về tính chính
xác, tính pháp lý của nội dung văn bản và hồ sơ trước khi trình lãnh đạo ký ban
hành.
4. Quản lý và cập nhật công
cụ
a) Sở Khoa học và Công nghệ chủ
trì phối hợp với các đơn vị sử dụng Hệ thống QLVBĐH, đơn vị cung cấp dịch vụ thực
hiện huấn luyện mô hình dữ liệu, cập nhật các quy định pháp luật mới vào thuật
toán của Trợ lý ảo để đảm bảo độ chính xác.
b) Các cơ quan, đơn vị có trách
nhiệm phản hồi về các sai sót kỹ thuật hoặc nội dung của Trợ lý ảo để cơ quan
quản lý kịp thời điều chỉnh, tối ưu hóa.
Chương IV
KẾT NỐI, TÍCH HỢP VÀ
CHIA SẺ DỮ LIỆU
Điều 12. Kết
nối liên thông Trục văn bản quốc gia và nội tỉnh
1. Nguyên tắc kết nối
a) Hệ thống QLVBĐH của tỉnh phải
được duy trì kết nối liên thông 3 cấp (Trung ương, tỉnh, xã) thông qua Trục
liên thông văn bản quốc gia và Nền tảng tích hợp và chia sẻ dữ liệu LGSP của tỉnh.
b) Việc kết nối phải bảo đảm
tính liên tục, thông suốt, an toàn và bảo mật thông tin trong quá trình gửi, nhận
văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính nhà nước.
2. Gửi, nhận văn bản liên
thông
a) Các văn bản điện tử được phát
hành trên Hệ thống QLVBĐH phải được tự động chuyển qua Trục liên thông để đến
tài khoản của cơ quan nhận dựa trên mã định danh điện tử.
b) Trạng thái xử lý văn bản (Đã
nhận, Đã chuyển xử lý, Đang xử lý, Đã hoàn thành) phải được phản hồi kịp thời
giữa các hệ thống thông qua Trục liên thông để phục vụ công tác giám sát, đôn đốc.
3. Yêu cầu kỹ thuật kết nối
a) Tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ
thuật về kết nối, tích hợp hệ thống theo quy định và hướng dẫn của các Bộ,
ngành trung ương.
b) Sử dụng giao thức kết nối an
toàn, bảo đảm dữ liệu không bị thay đổi hoặc chiếm đoạt trong quá trình truyền
tải trên mạng.
4. Trách nhiệm duy trì kết nối
a) Sở Khoa học và Công nghệ có
trách nhiệm trực tiếp quản lý, giám sát tình trạng kết nối kỹ thuật của Hệ thống
QLVBĐH với Trục liên thông văn bản quốc gia và nội tỉnh.
b) Đơn vị cung cấp dịch vụ Hệ
thống QLVBĐH có trách nhiệm phối hợp xử lý các sự cố kỹ thuật gây gián đoạn kết
nối trong thời gian nhanh nhất, bảo đảm không làm đình trệ việc gửi, nhận văn bản
của các cơ quan, đơn vị.
Điều 13.
Tích hợp với Hệ thống thông tin giải quyết TTHC
1. Nguyên tắc tích hợp
a) Hệ thống QLVBĐH được tích hợp
với Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh và các hệ thống thông tin giải
quyết TTHC tập trung của các Bộ, ngành Trung ương.
b) Việc tích hợp bảo đảm nguyên
tắc dữ liệu chỉ cung cấp một lần, hồ sơ TTHC được luân chuyển thông suốt giữa bộ
phận tiếp nhận và bộ phận chuyên môn xử lý trên môi trường điện tử.
c) Bảo đảm tính toàn vẹn và giá
trị pháp lý của các văn bản, kết quả điện tử được trao đổi giữa Hệ thống QLVBĐH
và Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.
2. Trách nhiệm phối hợp kỹ
thuật
a) Đơn vị cung cấp, vận hành hệ
thống QLVBĐH thực hiện kết nối, tích hợp hệ thống theo chỉ đạo của các cơ quan
Trung ương và theo đề nghị của Sở Khoa học và Công nghệ.
b) Sở Khoa học và Công nghệ chủ
trì, phối hợp với các Bộ, ngành, cơ quan, đơn vị liên quan và đơn vị cung cấp,
vận hành Hệ thống QLVBĐH để thực hiện đăng ký, kết nối, tích hợp hệ thống; thiết
lập đầu mối hỗ trợ kỹ thuật, kịp thời xử lý các khó khăn, vướng mắc phát sinh
trong quá trình triển khai.
Điều 14.
Chia sẻ dữ liệu bắt buộc và khai thác kho dữ liệu dùng chung
1. Nguyên tắc chia sẻ dữ liệu
bắt buộc
a) Các cơ quan, đơn vị có trách
nhiệm thực hiện kết nối, chia sẻ dữ liệu bắt buộc giữa các hệ thống thông tin thuộc
hệ thống chính trị theo quy định tại Nghị định số 278/2025/NĐ-CP.
b) Dữ liệu về văn bản đi, văn bản
đến, kết quả giải quyết TTHC và trạng thái xử lý hồ sơ công việc phải được tự động
đồng bộ về Kho dữ liệu dùng chung của tỉnh và Trung tâm điều hành thông minh
(IOC) tỉnh Thái Nguyên.
2. Khai thác Kho dữ liệu
dùng chung
a) Các cơ quan, đơn vị được quyền
khai thác, trích xuất dữ liệu từ Kho dữ liệu dùng chung của tỉnh thông qua Hệ thống
QLVBĐH để phục vụ công tác báo cáo, thống kê và phân tích dự báo mà không phải
yêu cầu đơn vị khác cung cấp lại bằng văn bản.
b) Việc khai thác dữ liệu phải
tuân thủ phân quyền, bảo đảm an toàn thông tin và mục đích sử dụng công vụ.
3. Hình thức kết nối và chia
sẻ
a) Ưu tiên thực hiện kết nối,
chia sẻ dữ liệu thông qua các giao diện lập trình ứng dụng (API) hoặc các dịch
vụ chia sẻ dữ liệu trực tuyến.
b) Trường hợp chưa có kết nối tự
động, các đơn vị có trách nhiệm đóng gói dữ liệu và chuyển giao qua môi trường
mạng an toàn theo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Ủy ban nhân dân tỉnh.
4. Sử dụng dữ liệu dùng
chung
Các danh mục dữ liệu dùng chung
(như Danh mục địa danh, Danh mục đơn vị hành chính, Danh mục mã định danh) do
cơ quan có thẩm quyền ban hành phải được áp dụng thống nhất trên Hệ thống
QLVBĐH để đảm bảo tính đồng bộ khi tích hợp với các hệ thống quốc gia.
Chương V
LẬP HỒ SƠ VÀ LƯU TRỮ ĐIỆN
TỬ
Điều 15. Tạo
lập hồ sơ điện tử trong quá trình giải quyết công việc
1. Trách nhiệm tạo lập hồ sơ
a) Cá nhân được giao nhiệm vụ
giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ điện tử trên Hệ thống QLVBĐH ngay
khi bắt đầu xử lý công việc theo Danh mục hồ sơ của cơ quan.
b) Việc tạo lập hồ sơ điện tử
phải đảm bảo các yêu cầu quy định tại Điều 29 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
2. Quy trình thực hiện trên
Hệ thống QLVBĐH
a) Mở hồ sơ: Cá nhân cập nhật các
thông tin ban đầu gồm: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản,
người lập và thời gian bắt đầu.
b) Thu thập văn bản: Trong quá
trình xử lý, cá nhân có trách nhiệm cập nhật tất cả văn bản, tài liệu liên quan
(bao gồm cả dự thảo, ý kiến phối hợp, tệp tin ghi âm, hình ảnh nếu có) vào hồ
sơ đã mở để bảo đảm sự toàn vẹn, tránh thất lạc.
c) Lập mục lục văn bản trong hồ
sơ được thực hiện tự động bằng chức năng của Hệ thống QLVBĐH.
3. Yêu cầu về chất lượng hồ
sơ
a) Hồ sơ điện tử phải phản ánh đầy
đủ, đúng trình tự diễn biến sự việc hoặc quá trình giải quyết công việc.
b) Trước khi kết thúc hồ sơ, cá
nhân phải rà soát, loại bỏ các bản trùng lặp, bản nháp không cần thiết; xác định
lại thời hạn bảo quản và hoàn thiện tiêu đề hồ sơ cho phù hợp.
4. Kết thúc hồ sơ
a) Hồ sơ được coi là kết thúc
ngay sau khi công việc được giải quyết xong hoặc văn bản cuối cùng trong sự việc
đó được phát hành/tiếp nhận.
b) Hệ thống QLVBĐH tự động đóng
dấu thời gian kết thúc và chuyển trạng thái hồ sơ sẵn sàng cho việc nộp lưu.
Điều 16.
Thu nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ hiện hành; bảo quản tài liệu điện tử
1. Thời hạn thu nộp hồ sơ,
tài liệu điện tử
a) Cá nhân được giao nhiệm vụ
giải quyết công việc có trách nhiệm nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ hiện
hành trên Hệ thống QLVBĐH trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày công việc kết thúc.
b) Đối với các hồ sơ TTHC, việc
nộp lưu được thực hiện ngay sau khi có kết quả giải quyết cuối cùng và được đồng
bộ từ Hệ thống thông tin giải quyết TTHC sang kho lưu trữ số của đơn vị.
2. Quy trình nộp lưu số
a) Người lập hồ sơ kiểm tra lại
tính toàn vẹn, đầy đủ của các thành phần tài liệu trong hồ sơ điện tử.
b) Sử dụng chức năng "Nộp
lưu" trên Hệ thống QLVBĐH để chuyển hồ sơ sang bộ phận Lưu trữ cơ quan.
c) Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm
kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ trên Hệ thống QLVBĐH và xác nhận việc tiếp nhận cho
người nộp lưu.
3. Bảo quản và duy trì tính
xác thực
a) Tài liệu điện tử phải được bảo
quản theo các tiêu chuẩn kỹ thuật về an toàn thông tin, đảm bảo không bị thay đổi
nội dung và có thể truy cập, đọc được trong suốt thời hạn bảo quản.
b) Hệ thống QLVBĐH phải duy trì
các thông tin lịch sử (metadata) về quá trình tạo lập, ký số, luân chuyển và
các chữ ký số đã hết hạn để phục vụ việc xác minh tính chính danh của tài liệu
trong tương lai.
4. Tiêu hủy tài liệu điện tử
hết giá trị
Việc tiêu hủy tài liệu điện tử hết
thời hạn bảo quản phải được thực hiện theo quy trình của pháp luật về lưu trữ,
bảo đảm dữ liệu bị xóa vĩnh viễn và không thể phục hồi được trên các thiết bị
lưu trữ của Hệ thống QLVBĐH.
Chương VI
VẬN HÀNH, BẢO ĐẢM AN
TOÀN THÔNG TIN
Điều 17. Bảo
đảm hạ tầng kỹ thuật và sao lưu dự phòng
1. Trách nhiệm bảo đảm hạ tầng
kỹ thuật
a) Các cơ quan, đơn vị có trách
nhiệm bố trí kinh phí từ ngân sách hàng năm để trang bị máy tính, thiết bị ngoại
vi và đường truyền internet tốc độ cao phục vụ việc sử dụng Hệ thống QLVBĐH
thông suốt.
b) Đơn vị cung cấp, vận hành Hệ
thống QLVBĐH chịu trách nhiệm duy trì hoạt động ổn định, an toàn của hạ tầng kỹ
thuật, máy chủ ứng dụng, máy chủ cơ sở dữ liệu, hệ thống lưu trữ và các nền tảng
kết nối, liên thông phục vụ Hệ thống QLVBĐH.
c) Sở Khoa học và Công nghệ có
trách nhiệm tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc đầu tư, duy trì hoạt động
chung và định hướng nâng cấp hạ tầng kỹ thuật toàn tỉnh.
2. Duy trì hoạt động liên tục
a) Hệ thống QLVBĐH phải được
duy trì hoạt động 24/7 để phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo các
cấp.
b) Việc bảo trì, bảo dưỡng và
nâng cấp phiên bản mới được thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều
19 quy chế này.
3. Chế độ sao lưu dữ liệu dự
phòng
a) Sở Khoa học và Công nghệ và
đơn vị cung cấp dịch vụ có trách nhiệm thực hiện sao lưu định kỳ dữ liệu văn bản,
hồ sơ điện tử và các tài sản số trên Hệ thống QLVBĐH.
b) Hình thức sao lưu. Kết hợp giữa
sao lưu trực tuyến (online) và sao lưu ngoại tuyến (offline) để bảo đảm an toàn
dữ liệu trong mọi tình huống sự cố.
c) Dữ liệu sao lưu phải được kiểm
tra tính toàn vẹn thường xuyên và sẵn sàng phục hồi kịp thời nguyên trạng Hệ thống
QLVBĐH khi có sự cố kỹ thuật xảy ra.
4. Quản lý dung lượng lưu trữ
Hệ thống QLVBĐH phải có cơ chế
cảnh báo khi dung lượng lưu trữ đạt ngưỡng giới hạn để kịp thời mở rộng tài
nguyên hạ tầng, bảo đảm không làm gián đoạn việc tiếp nhận và xử lý văn bản của
các đơn vị
Điều 18. Bảo
đảm an toàn thông tin mạng và bảo mật tài khoản
1. Trách nhiệm của cơ quan,
đơn vị
a) Phải phân công cán bộ phụ
trách công nghệ thông tin, an toàn thông tin để theo dõi và xây dựng các kịch bản
ứng phó khi có sự cố mất an toàn, an ninh thông tin xảy ra tại đơn vị.
b) Triển khai đầy đủ các phương
án bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ đối với hệ thống QLVBĐH đã được
cấp có thẩm quyền phê duyệt trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ phù hợp.
2. Trách nhiệm của cá nhân sử
dụng
a) Phải tự thực hiện các biện
pháp bảo đảm an toàn cho tài khoản cá nhân và kiểm tra mã độc cho văn bản điện
tử trước khi đính kèm lên Hệ thống QLVBĐH.
b) Tuyệt đối không được tiết lộ
tài khoản, mật khẩu hoặc cho người khác mượn tài khoản để truy cập vào Hệ thống
QLVBĐH.
c) Có trách nhiệm định kỳ thay
đổi mật khẩu và sử dụng các phương thức xác thực mạnh (nếu được tích hợp) để bảo
vệ quyền truy cập.
3. Bảo mật dữ liệu đường
truyền
a) Toàn bộ dữ liệu trao đổi giữa
máy tính người dùng và máy chủ Hệ thống QLVBĐH phải được mã hóa bằng các giao
thức bảo mật (HTTPS/SSL) để ngăn chặn việc đánh cắp thông tin trên đường truyền.
b) Thông tin tài khoản, mật khẩu
và nội dung trao đổi hợp pháp trên Hệ thống QLVBĐH được bảo đảm bí mật theo quy
định của pháp luật.
4. Kiểm tra và giám sát
Sở Khoa học và Công nghệ phối hợp
với Công an tỉnh thực hiện kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất công tác bảo mật tài khoản
của các cơ quan, đơn vị và cá nhân tham gia Hệ thống QLVBĐH.
Đơn vị cung cấp dịch vụ có
trách nhiệm triển khai các hệ thống giám sát an ninh mạng để kịp thời phát hiện
và ngăn chặn các hành vi tấn công, phá hoại Hệ thống QLVBĐH.
Điều 19.
Quy trình xử lý sự cố và bảo trì định kỳ
1. Trách nhiệm báo cáo sự cố
a) Cá nhân được cấp tài khoản
khi gặp sự cố kỹ thuật (không đăng nhập được, lỗi tính năng, lỗi hiển thị) phải
thông báo ngay cho cán bộ phụ trách CNTT tại đơn vị hoặc liên hệ trực tiếp với
bộ phận hỗ trợ của cơ quan quản lý, vận hành Hệ thống QLVBĐH.
b) Các cơ quan, đơn vị có trách
nhiệm ghi nhận và tổng hợp các lỗi phát sinh thường xuyên để báo cáo Sở Khoa học
và Công nghệ xử lý triệt để.
2. Thời gian xử lý sự cố của
đơn vị cung cấp dịch vụ
a) Đối với các sự cố gây ảnh hưởng
nghiêm trọng hoặc làm gián đoạn hoạt động của Hệ thống QLVBĐH, đơn vị cung cấp,
vận hành Hệ thống QLVBĐH phải khẩn trương tổ chức xử lý, khắc phục trong thời
gian sớm nhất, chậm nhất không quá 04 giờ kể từ thời điểm phát hiện hoặc nhận
được thông báo sự cố.
b) Đơn vị cung cấp dịch vụ phải
gửi báo cáo nguyên nhân, quá trình xử lý và kết quả khắc phục về Sở Khoa học và
Công nghệ chậm nhất trong thời hạn 02 giờ kể từ thời điểm hệ thống hoạt động trở
lại bình thường.
3. Công tác bảo trì và nâng
cấp
a) Việc bảo trì, bảo dưỡng và
nâng cấp phiên bản mới trên Hệ thống QLVBĐH phải được đơn vị cung cấp dịch vụ
thông báo bằng văn bản đến Sở Khoa học và Công nghệ trước ít nhất 02 ngày để
thông báo rộng rãi cho các đơn vị sử dụng.
b) Ưu tiên thực hiện bảo trì vào
các giờ thấp điểm hoặc ngày nghỉ để giảm thiểu ảnh hưởng đến công tác điều hành
của tỉnh.
4. Phục hồi dữ liệu sau sự cố
Sở Khoa học và Công nghệ có
trách nhiệm giám sát đơn vị cung cấp dịch vụ thực hiện các biện pháp dự phòng
và phục hồi nguyên trạng cơ sở dữ liệu ngay sau khi sự cố phần cứng hoặc phần mềm
được khắc phục.
Chương
VII
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 20.
Các cơ quan chủ trì
1. Sở Nội vụ
a) Tổ chức tập huấn, tuyên truyền
phổ biến nội dung Quy chế và các văn bản quy phạm pháp luật mới liên quan đến công
tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu điện tử.
b) Chủ trì phối hợp với các đơn
vị hàng năm tổng hợp, đánh giá kết quả thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, phát
hành văn bản điện tử; tổ chức thu thập tài liệu điện tử có giá trị bảo quản
vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.
2. Sở Khoa học và Công nghệ
a) Chủ trì triển khai, tổ chức
thực hiện, kiểm tra, hướng dẫn và đôn đốc các cơ quan, đơn vị thực hiện thống
nhất Quy chế này trên phạm vi toàn tỉnh.
b) Chủ trì tham mưu Ủy ban nhân
dân tỉnh sửa đổi, bổ sung nội dung Quy chế cho phù hợp với các quy định pháp luật
mới phát sinh.
c) Chịu trách nhiệm trực tiếp
quản lý, vận hành và bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, an toàn thông tin cho Hệ thống
QLVBĐH.
d) Chủ trì tham mưu ban hành hoặc
sửa đổi Danh mục mã định danh điện tử cho các cơ quan, đơn vị khi có sự thay đổi
về tổ chức bộ máy.
e) Thực hiện định kỳ sao lưu dữ
liệu, hồ sơ điện tử và bảo đảm kết nối liên thông ổn định với Trục liên thông
văn bản quốc gia.
g) Theo dõi, kiểm tra và chủ trì
khắc phục các sự cố kỹ thuật, lỗi phần mềm trên Hệ thống QLVBĐH.
h) Theo dõi, thống kê tình hình
gửi, nhận văn bản điện tử; định kỳ hằng quý hoặc đột xuất báo cáo UBND tỉnh, cơ
quan có thẩm quyền theo quy định.
3. Văn phòng Ủy ban nhân dân
tỉnh
a) Phối hợp với Sở Nội vụ và Sở
Khoa học và Công nghệ tổ chức kiểm tra, theo dõi, đôn đốc việc sử dụng văn bản
điện tử và tiến độ xử lý công việc của các cơ quan, đơn vị theo Quy chế này.
b) Phối hợp với Sở Khoa học và Công
nghệ tham mưu UBND tỉnh báo cáo cấp có thẩm quyền về tình hình gửi, nhận văn bản
điện tử theo quy định.
4. Công an tỉnh
a) Phối hợp Sở Khoa học và Công
nghệ và đơn vị cung cấp dịch vụ triển khai đầy đủ các phương án về bảo đảm an
toàn thông tin đã được phê duyệt.
b) Kiểm tra công tác bảo mật
tài khoản của các cơ quan, đơn vị và cá nhân tham gia khai thác, sử dụng Hệ thống
QLVBĐH của tỉnh.
Điều 21.
Đơn vị cung cấp dịch vụ
1. Vận hành và hạ tầng kỹ
thuật
a) Triển khai thiết lập, cài đặt
và hướng dẫn sử dụng Hệ thống QLVBĐH khi có yêu cầu từ Sở Khoa học và Công nghệ.
b) Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật mạng,
thiết bị lưu trữ dữ liệu và các điều kiện để Hệ thống QLVBĐH hoạt động ổn định,
liên tục.
c) Chịu trách nhiệm bảo đảm an
toàn, an ninh dữ liệu và triển khai đầy đủ các phương án bảo vệ hệ thống thông
tin theo cấp độ đã được phê duyệt.
2. Kết nối và tích hợp Hệ thống
QLVBĐH
a) Phối hợp chặt chẽ với Bộ
Công an, các Bộ, ngành có hệ thống thông tin giải quyết TTHC tập trung, Sở Khoa
học và Công nghệ để thực hiện kết nối, tích hợp Hệ thống QLVBĐH với Hệ thống
thông tin giải quyết thủ tục hành chính tập trung của các Bộ, ngành và Hệ thống
thông tin giải quyết TTHC của tỉnh.
b) Bố trí nhân sự kỹ thuật hỗ
trợ các cơ quan, đơn vị, địa phương rà soát, cấu hình danh mục đơn vị, tài khoản
cơ quan, đơn vị, tài khoản cá nhân và hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình vận hành
Hệ thống QLVBĐH.
c) Thực hiện cập nhật mã định
danh điện tử của các cơ quan, đơn vị theo quy định để bảo đảm việc gửi, nhận văn
bản điện tử liên thông.
3. Hỗ trợ và xử lý sự cố
a) Kịp thời phát hiện, xử lý và
khắc phục các sự cố kỹ thuật, lỗi phần mềm; thực hiện các biện pháp dự phòng dữ
liệu để đảm bảo an toàn thông tin.
b) Đối với các sự cố nghiêm trọng
gây dừng hoạt động, phải xử lý chậm nhất trong 04 giờ và báo cáo kết quả về Sở
Khoa học và Công nghệ chậm nhất trong 02 giờ sau khi khắc phục.
c) Thông báo bằng văn bản trước
ít nhất 02 ngày khi thực hiện công tác bảo trì, nâng cấp hoặc cập nhật phiên bản
mới trên Hệ thống QLVBĐH.
4. Đào tạo và hướng dẫn
a) Cung cấp tài liệu hướng dẫn
sử dụng, video đào tạo hoặc mã QR tra cứu tài liệu cho người dùng.
b) Hướng dẫn nghiệp vụ và công
tác vận hành cho đầu mối quản trị tại các cơ quan, đơn vị, địa phương để bảo đảm
tính chủ động trong hỗ trợ người dùng.
Điều 22.
Cơ quan, đơn vị sử dụng
1. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị
a) Chịu trách nhiệm trước Ủy
ban nhân dân tỉnh về việc triển khai gửi, nhận văn bản điện tử và xử lý hồ sơ công
việc trên môi trường số tại đơn vị mình.
b) Ban hành quy chế cụ thể hoặc
quy trình nội bộ về luân chuyển, xử lý văn bản điện tử để xác định rõ trách nhiệm
của từng cá nhân về chất lượng và tiến độ.
c) Gương mẫu thực hiện ký số cá
nhân và chỉ đạo cán bộ dưới quyền ưu tiên xử lý hồ sơ trên môi trường mạng.
d) Chịu trách nhiệm trước UBND
tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh về tỷ lệ xử lý hồ sơ công việc trên môi trường điện tử;
tỷ lệ ký số; chất lượng lập hồ sơ điện tử và công tác bảo đảm an toàn thông tin
tại cơ quan, đơn vị.
2. Cán bộ, công chức, viên
chức
a) Cán bộ, công chức, viên chức
phải sử dụng thành thạo các tính năng của Hệ thống QLVBĐH và các công cụ hỗ trợ
(như Trợ lý ảo, chữ ký số) trong thực thi công vụ.
b) Thường xuyên đăng nhập Hệ thống
QLVBĐH để kiểm tra, tiếp nhận và xử lý công việc được giao đúng thời hạn quy định.
c) Tự quản lý, bảo mật tài khoản
và định kỳ thay đổi mật khẩu để bảo đảm an toàn thông tin.
d) Chịu trách nhiệm về tính chính
xác của nội dung thông tin và kết quả xử lý văn bản của mình trên Hệ thống
QLVBĐH.
đ) Thực hiện lập hồ sơ điện tử
và nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đúng quy định.
e) Tích cực tham gia các chương
trình tập huấn, bồi dưỡng kỹ năng số và ứng dụng chữ ký số do cơ quan có thẩm
quyền tổ chức.
g) Việc sử dụng thành thạo Hệ
thống QLVBĐH và tỷ lệ hồ sơ xử lý trên môi trường số là một trong những tiêu
chí để đánh giá, xếp loại chất lượng cán bộ, công chức, viên chức hằng năm.
Chương
VIII
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 23.
Khen thưởng và xử lý vi phạm
1. Chế độ khen thưởng
a) Các cơ quan, đơn vị và cá
nhân có thành tích xuất sắc trong việc ứng dụng Hệ thống QLVBĐH, có tỷ lệ xử lý
văn bản, hồ sơ công việc trên môi trường số cao và có các sáng kiến cải tiến kỹ
thuật, ứng dụng Trợ lý ảo hiệu quả sẽ được ưu tiên xem xét khen thưởng hằng
năm.
b) Kết quả thực hiện Quy chế
này là một trong những tiêu chí quan trọng để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ,
kết quả chuyển đổi số và bình xét các danh hiệu thi đua của cơ quan, đơn vị và
cá nhân.
2. Xử lý vi phạm
a) Các cơ quan, đơn vị và cá
nhân vi phạm các quy định tại Quy chế này, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm
sẽ bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm theo quy định hiện hành của pháp
luật.
b) Các hành vi vi phạm bao gồm:
Không thực hiện đúng quy trình
tiếp nhận, xử lý và phát hành văn bản điện tử dẫn đến trễ hạn, sai sót gây hậu
quả trong công vụ.
Tiết lộ tài khoản, mật khẩu hoặc
để người khác sử dụng tài khoản của mình gây mất an toàn thông tin.
Có các hành vi phá hoại Hệ thống
QLVBĐH, làm sai lệch dữ liệu, gây ảnh hưởng đến uy tín, danh dự của cơ quan,
đơn vị và cá nhân khác.
Không thực hiện lập hồ sơ điện
tử và nộp lưu tài liệu theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
3. Trách nhiệm bồi thường
Trường hợp vi phạm gây thiệt hại
về tài sản, dữ liệu, đối tượng vi phạm phải bồi thường thiệt hại theo quy định
của pháp luật./.