Thông tư 05/2025/TT-BNG sửa đổi Thông tư 03/2023/TT-BNG tổ chức giải quyết công tác lãnh sự mới nhất

• Số hiệu: 05/2025/TT-BNG
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Ngoại giao
• Người ký: Bùi Thanh Sơn
• Ngày ban hành: 13/06/2025

BỘ NGOẠI GIAO -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 05/2025/TT-BNG	Hà Nội, ngày 13 tháng 6 năm 2025

THÔNG TƯ

SỬA ĐỔI, BỔ SUNG MỘT SỐ ĐIỀU CỦA THÔNG TƯ SỐ 03/2023/TT-BNG NGÀY 27 THÁNG 7 NĂM 2023 CỦA BỘ TRƯỞNG BỘ NGOẠI GIAO VỀ VIỆC TỔ CHỨC GIẢI QUYẾT CÔNG TÁC LÃNH SỰ

Căn cứ Luật Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài số 33/2009/QH12 ngày 18 tháng 6 năm 2009; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài số 19/2017/QH14 ngày 21 tháng 11 năm 2017;

Căn cứ Nghị định số 28/2025/NĐ-CP ngày 24 tháng 02 năm 2025 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Ngoại giao;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Lãnh sự;

Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành Thông tư sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 03/2023/TT-BNG ngày 27 tháng 7 năm 2023 về việc tổ chức giải quyết công tác lãnh sự.

Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 03/2023/TT-BNG ngày 27 tháng 7 năm 2023 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao về việc tổ chức giải quyết công tác lãnh sự

1. Sửa đổi, bổ sung Điều 4 như sau

“Điều 4. Duyệt, ký giấy tờ lãnh sự ở trong nước

1. Cục trưởng Cục Lãnh sự duyệt, ký các loại giấy tờ, văn bản sau:

a) Các loại hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ;

b) Công hàm gửi Cơ quan đại diện nước ngoài đề nghị cấp thị thực;

c) Thị thực, gia hạn tạm trú cho người nước ngoài thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao;

d) Hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự, chứng nhận giấy tờ, tài liệu được xuất trình tại Bộ Ngoại giao;

đ) Văn bản thông báo hoặc hướng dẫn thủ tục hành chính lãnh sự cho cơ quan ngoại vụ địa phương và Cơ quan đại diện;

e) Phép hạ cánh và cất cánh cho chuyên cơ nước ngoài chở khách mời của Đảng, Nhà nước và chuyến bay làm nhiệm vụ hộ tống hoặc tiền trạm cho chuyến bay chuyên cơ đó thực hiện hoạt động bay dân dụng tại Việt Nam;

g) Bản sao Giấy khai sinh và bản sao trích lục hộ tịch đối với sự kiện hộ tịch đã được đăng ký tại Cơ quan đại diện và các giấy tờ khác theo quy định của pháp luật.

2. Giám đốc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh duyệt, ký các giấy tờ nêu tại các điểm a và c khoản 1 Điều này cho các đối tượng từ thành phố Đà Nẵng trở vào phía Nam; duyệt, ký các giấy tờ nêu tại điểm b và d khoản 1 Điều này; trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình duyệt, ký văn bản thông báo hoặc hướng dẫn thủ tục hành chính lãnh sự cho cơ quan ngoại vụ từ thành phố Đà Nẵng trở vào phía Nam.

3. Trước khi thực hiện duyệt ký giấy tờ lãnh sự, mẫu chữ ký của cá nhân quy định tại các khoản 1 và 2 Điều này được Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh giới thiệu đến các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự nước ngoài tại Việt Nam, các cơ quan chức năng có liên quan trong nước và các Cơ quan đại diện.”

2. Sửa đổi, bổ sung Điều 5 như sau:

“Điều 5. Duyệt, ký giấy tờ lãnh sự ở ngoài nước

1. Người đứng đầu Cơ quan đại diện duyệt, ký hoặc, phù hợp với quyết định bổ nhiệm của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao và yêu cầu công tác của Cơ quan đại diện, phân công cho viên chức ngoại giao thực hiện chức năng lãnh sự hoặc viên chức lãnh sự duyệt, ký: các loại hộ chiếu; gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ; công hàm gửi cơ quan nước ngoài đề nghị cấp thị thực; các loại thị thực; giấy miễn thị thực; công chứng, chứng thực, chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu; giấy tờ về hộ tịch, quốc tịch và các công văn, giấy tờ khác liên quan đến công tác lãnh sự theo quy định của pháp luật.

Trước khi bắt đầu duyệt, ký giấy tờ lãnh sự, người đứng đầu Cơ quan đại diện thông báo bằng văn bản cho Cục Lãnh sự cùng 03 mẫu chữ ký của mình, nêu rõ thời điểm bắt đầu duyệt, ký giấy tờ lãnh sự để Cục Lãnh sự thông báo cho các cơ quan liên quan quy định tại điểm d khoản 3 Điều này.

2. Người đứng đầu Cơ quan đại diện phân công viên chức ngoại giao thực hiện chức năng lãnh sự hoặc viên chức lãnh sự duyệt, ký các giấy tờ nêu tại khoản 1 Điều này như sau:

a) Người đứng đầu Cơ quan đại diện có thể phân công cho viên chức ngoại giao thực hiện chức năng lãnh sự hoặc viên chức lãnh sự duyệt, ký các giấy tờ nêu tại khoản 1 Điều này; riêng việc phân công duyệt, ký cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao được thực hiện theo quy định tại điểm c khoản này.

b) Người được phân công duyệt, ký phải đáp ứng các tiêu chuẩn quy định tại Điều 17 Luật Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài và phải có Giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng về nghiệp vụ lãnh sự còn giá trị (tại thời điểm được phân công hoặc tại thời điểm được Bộ Ngoại giao duyệt đi công tác nhiệm kỳ tại Cơ quan đại diện), trừ trường hợp được miễn Giấy chứng nhận này. Căn cứ tình hình thực tế và yêu cầu của công tác lãnh sự tại địa bàn, người đứng đầu Cơ quan đại diện quyết định số lượng người được phân công ký các giấy tờ về lãnh sự, đảm bảo tổng số người được phân công duyệt, ký các giấy tờ về lãnh sự tại Cơ quan đại diện tối đa không quá ba (03) người. Đối với Cơ quan đại diện có khối lượng công việc lãnh sự lớn, Cơ quan đại diện trao đổi thống nhất bằng văn bản với Cục Lãnh sự để báo cáo Lãnh đạo Bộ Ngoại giao xem xét, quyết định số người được phân công duyệt, ký các giấy tờ về lãnh sự, đảm bảo tổng số người được phân công duyệt, ký các giấy tờ về lãnh sự tại Cơ quan đại diện tối đa không quá bốn (04) người.

c) Người đứng đầu Cơ quan đại diện có thể phân công cho một người trong số người tại điểm b khoản này thực hiện việc duyệt, ký cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao.

3. Quy trình phân công và chấm dứt phân công được thực hiện như sau:

a) Việc phân công và chấm dứt phân công duyệt, ký các giấy tờ lãnh sự phải được thông báo bằng văn bản cho Cục Lãnh sự. Nội dung văn bản thông báo phân công nêu rõ họ tên, chức vụ của người được phân công, biên chế mới hay biên chế thay thế, phạm vi phân công, thời điểm chấm dứt phân công đối với người được thay hoặc được giao nhiệm vụ khác (nếu có), thời điểm dự kiến bắt đầu duyệt, ký giấy tờ lãnh sự, thông tin về Giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng nghiệp vụ lãnh sự cùng 03 mẫu chữ ký của người được phân công.

b) Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản thông báo, căn cứ quy định tại khoản 2 Điều này, Cục Lãnh sự trả lời bằng văn bản cho Cơ quan đại diện về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận việc phân công; nêu rõ lý do đối với trường hợp không chấp nhận.

c) Người được phân công bắt đầu thực hiện duyệt, ký các giấy tờ lãnh sự từ thời điểm ghi trong văn bản thông báo chấp nhận việc phân công của Cục Lãnh sự.

d) Cục Lãnh sự có trách nhiệm thông báo mẫu chữ ký của người được phân công, phạm vi phân công, thời điểm bắt đầu phân công cũng như việc chấm dứt phân công cho Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, Cục Quản lý xuất nhập cảnh (Bộ Công an), Bộ Tư lệnh Bộ đội Biên phòng (Bộ Quốc phòng), Cục Hành chính Tư pháp (Bộ Tư pháp) và các cơ quan liên quan khác.

đ) Cơ quan đại diện có trách nhiệm giới thiệu mẫu chữ ký, phạm vi phân công của người được phân công duyệt, ký các giấy tờ lãnh sự cho các cơ quan liên quan của nước ngoài sau khi Cục Lãnh sự thông báo chấp nhận việc phân công.

4. Trường hợp cơ quan có thẩm quyền xác định người được phân công có sai phạm nghiêm trọng khi thực hiện duyệt, ký các giấy tờ lãnh sự, người đứng đầu Cơ quan đại diện chấm dứt việc phân công theo thẩm quyền, theo đề nghị của Cục trưởng Cục Lãnh sự hoặc chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ Ngoại giao.

5. Cục Lãnh sự và Cơ quan đại diện có trách nhiệm quản lý và lưu giữ không thời hạn văn bản thông báo phân công và chấm dứt phân công nêu tại Điều này.”

Điều 2. Trách nhiệm tổ chức thực hiện

Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Thông tư này. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc đề nghị các cơ quan kịp thời báo cáo Bộ Ngoại giao để xem xét, giải quyết.

Điều 3. Điều khoản thi hành

Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 13 tháng 7 năm 2025./.

Nơi nhận: - Thủ tướng Chính phủ; - Các Phó Thủ tướng Chính phủ; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc CP; - UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Văn phòng Chính phủ; - Các đơn vị thuộc Bộ Ngoại giao; - Các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài; - Cục Kiểm tra văn bản và Quản lý xử lý vi phạm hành chính, Bộ Tư pháp; - Công báo; - Cổng thông tin điện tử Chính phủ; - Cổng thông tin điện tử Bộ Ngoại giao; - Lưu: HC, LS.

BỘ TRƯỞNG Bùi Thanh Sơn

Tiếng Anh (English)

MINISTRY OF FOREIGN AFFAIRS OF VIETNAM -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom – Happiness ---------------
No. 05/2025/TT-BNG	Hanoi, June 13, 2025

CIRCULAR

Amendments to certain Articles of Circular No. 03/2023/TT-BNG dated July 27, 2023 of the Minister of Foreign Affairs on settlement of consular affairs

Pursuant to the Law on Overseas Representative Missions of the Socialist Republic of Vietnam No. 33/2009/QH12 dated June 18, 2009; Law on amendments to certain Articles of the Law on Overseas Representative Missions of the Socialist Republic of Vietnam No. 19/2017/QH14 dated November 21, 2017;

Pursuant to Decree No. 28/2025/ND-CP dated February 24, 2025 of the Government of Vietnam on functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Foreign Affairs of Vietnam;

At the request of the Director of the Bureau of Consular Affairs of Vietnam;

The Minister of Foreign Affairs hereby promulgates a Circular on amendments to certain Articles of Circular No. 03/2023/TT-BNG dated July 27, 2023 of the Minister of Foreign Affairs on settlement of consular affairs.

Article 1. Amendments to certain Articles of Circular No. 03/2023/TT-BNG dated July 27, 2023 of the Minister of Foreign Affairs on settlement of consular affairs

1. Amendments to Article 4:

...

...

...

1. The Director of the Bureau of Consular Affairs shall approve and sign the following documents:

a) Diplomatic passports, official passports;

b) Diplomatic notes to foreign representative missions requesting issuance of visas;

c) Visas, extension of temporary residence for foreigners under the management competence of the Ministry of Foreign Affairs;

d) Consular legalization, consular certification, certification of papers and documents submitted to the Ministry of Foreign Affairs;

dd) Written notices or guidelines on consular administrative procedures to local foreign affairs agencies and representative missions;

e) Landing and take-off permits for foreign special flights carrying guests of the Party and the State, and flights performing escort or advance tasks for such special flights conducting civil flights in Vietnam;

g) Copies of birth certificates and copies of civil status extracts for civil status events already registered at representative missions, and other documents as prescribed by law.

2. The Director of the Ho Chi Minh City Department of Foreign Affairs shall approve and sign the documents specified in Points a and c, Clause 1 of this Article for subjects from Da Nang southwards; approve and sign the documents specified in Points b and d, Clause 1 of this Article; within his/her functions, duties and powers, approve and sign written notices or guidelines on consular administrative procedures for foreign affairs agencies from Da Nang southwards.

...

...

...

2. Amendments to Article 5:

 “Article 5. Approval and signature of consular documents abroad

1. The head of the representative mission shall approve and sign or, in accordance with the appointment decision of the Minister of Foreign Affairs and the operational requirements of the representative mission, assign a diplomatic officer performing consular functions or a consular officer to approve and sign: passports; renewal of diplomatic passports and official passports; notes to foreign authorities requesting issuance of visas; visas; visa exemption certificates; notarization, authentication, consular certification, consular legalization of papers and documents; documents on civil status, nationality, and other official letters and papers related to consular affairs as prescribed by law.

Before starting the approval and signature of consular documents, the head of the representative mission shall notify in writing the Bureau of Consular Affairs of his/her three signature specimens, specifying the starting time of the approval and signature of consular documents so that the Bureau of Consular Affairs may notify relevant agencies as provided at Point d, Clause 3 of this Article.

2. The head of the representative mission shall assign a diplomatic officer performing consular functions or a consular officer to approve and sign the documents specified in Clause 1 of this Article as follows:

a) The head of the representative mission may assign a diplomatic officer performing consular functions or a consular officer to approve and sign the documents specified in Clause 1 of this Article; the assignment of approval and signature for issuance and renewal of diplomatic passports shall comply with the provisions at Point c of this Clause.

b) The assignee must satisfy the standards specified in Article 17 of the Law on Overseas Representative Missions of the Socialist Republic of Vietnam and must hold a valid Certificate of completion of the training course on consular affairs (at the time of assignment or at the time of the Ministry of Foreign Affairs approving the assignment of term to the representative mission), except where exempted from such Certificate. Based on actual circumstances and consular requirements at the locality, the head of the representative mission shall decide on the number of persons assigned to sign consular documents, ensuring that the total number of assignees at the representative mission does not exceed three (3). For representative missions with a large volume of consular work, the representative mission shall consult in writing with the Bureau of Consular Affairs to report to the leadership of the Ministry of Foreign Affairs for consideration and decision on the number of assignees, ensuring that the total number of assignees does not exceed four (4).

c) The head of the representative mission may assign one of the persons specified at Point b of this Clause to approve and sign issuance and renewal of diplomatic passports.

3. The procedures for assignment and termination of assignment shall be carried out as follows:

...

...

...

b) Within 5 working days from the date of receipt of the notification, based on the provisions in Clause 2 of this Article, the Bureau of Consular Affairs shall reply in writing to the representative mission on acceptance or non-acceptance of the assignment; reasons shall be stated in case of non-acceptance.

c) The assignee shall start approving and signing consular documents from the time specified in the acceptance notification of the Bureau of Consular Affairs.

d) The Bureau of Consular Affairs shall notify the signature specimen of the assignee, scope of assignment, starting time of assignment, as well as termination of assignment to the Ho Chi Minh City Department of Foreign Affairs, the Immigration Department (Ministry of Public Security), the Border Guard Command (Ministry of National Defense), the Department of Judicial Administration (Ministry of Justice), and other relevant authorities.

dd) The representative mission shall be responsible for introducing the signature specimen and scope of assignment of the assignee to foreign competent authorities after the Bureau of Consular Affairs notifies acceptance of the assignment.

4. Where the competent authority determines that the assignee has committed a serious violation in the approval and signature of consular documents, the head of the representative mission shall terminate the assignment under his/her competence, at the request of the Director of the Bureau of Consular Affairs or under the instruction of the leadership of the Ministry of Foreign Affairs.

5. The Bureau of Consular Affairs and representative missions shall manage and permanently keep the written notifications of assignment and termination of assignment specified in this Article.”

Article 2. Responsibilities

The Bureau of Consular Affairs, the Ho Chi Minh City Department of Foreign Affairs and overseas Vietnamese representative missions are responsible for implementation of this Circular. Difficulties that arise during the implementation of this Circular should be reported to the Ministry of Foreign Affairs for consideration and settlement.

Article 3. Implementation clauses

...

...

...

MINISTER




Bui Thanh Son