Thông tư 11/2025/TT-BNG hướng dẫn về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

• Số hiệu: 11/2025/TT-BNG
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Ngoại giao
• Người ký: Lê Thị Thu Hằng
• Ngày ban hành: 31/07/2025

BỘ NGOẠI GIAO -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 11/2025/TT-BNG	Hà Nội, ngày 31 tháng 7 năm 2025

THÔNG TƯ

VỀ BIỂU MẪU GIẤY TỜ VÀ HƯỚNG DẪN CHI TIẾT MỘT SỐ QUY ĐỊNH VỀ CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ, HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ

Căn cứ Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05 tháng 12 năm 2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự;

Căn cứ Nghị định số 196/2025/NĐ-CP ngày 04 tháng 7 năm 2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05 tháng 12 năm 2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự;

Căn cứ Nghị định số 28/2025/NĐ-CP ngày 24 tháng 02 năm 2025 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Ngoại giao;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Lãnh sự;

Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành Thông tư về biểu mẫu giấy tờ và hướng dẫn chi tiết một số quy định về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định chi tiết điểm g khoản 2 Điều 18 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05 tháng 12 năm 2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 196/2025/NĐ-CP ngày 04 tháng 7 năm 2025 của Chính phủ (sau đây gọi tắt là Nghị định) và hướng dẫn chi tiết một số biện pháp để tổ chức thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 18 Nghị định.

Điều 2. Cơ quan được phân cấp thực hiện thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước

Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và cơ quan được phân cấp thẩm quyền theo quy định của pháp luật là cơ quan được phân cấp thực hiện thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước.

Điều 3. Giấy tờ, tài liệu có thể được chứng nhận lãnh sự

Các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan, tổ chức của Đảng, Nhà nước có thẩm quyền và các tổ chức khác được phân cấp, ủy quyền thực hiện dịch vụ công cấp, công chứng, chứng thực, chứng nhận bao gồm:

1. Văn bản, quyết định hành chính do cơ quan hành chính nhà nước, cơ quan, tổ chức được giao thực hiện quản lý hành chính nhà nước ban hành hoặc người có thẩm quyền trong cơ quan, tổ chức đó ban hành.

2. Giấy tờ hộ tịch, quốc tịch do cơ quan có thẩm quyền cấp theo quy định pháp luật về hộ tịch, quốc tịch.

3. Phiếu lý lịch tư pháp, quyết định thi hành án, bản án, quyết định của Tòa án nhân dân, vi bằng và các loại văn bản tố tụng khác.

4. Giấy tờ, văn bản đã được công chứng, chứng thực theo quy định pháp luật về công chứng, chứng thực.

5. Văn bằng, chứng chỉ, giấy tờ, tài liệu xác nhận quá trình, kết quả học tập, nghiên cứu do các cơ sở giáo dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân cấp theo quy định của pháp luật.

6. Giấy khám sức khỏe, giấy chứng nhận y tế, kết luận giám định y khoa và các giấy tờ y tế khác do cơ sở y tế hoặc cơ quan y tế có thẩm quyền của Việt Nam cấp theo quy định của pháp luật.

7. Giấy tờ, chứng từ thương mại được cơ quan nhà nước hoặc tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp, chứng nhận theo quy định của pháp luật.

8. Các giấy tờ, tài liệu khác nếu được lập, cấp, chứng nhận bởi các cơ quan, tổ chức của Đảng, Nhà nước có thẩm quyền và các tổ chức khác được phân cấp, ủy quyền thực hiện dịch vụ công.

Điều 4. Giấy tờ, tài liệu có con dấu, chữ ký và chức danh không thể xác định được

Giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm a khoản 2 Điều 12 Nghị định bao gồm:

1. Giấy tờ, tài liệu có con dấu, chữ ký và chức danh chưa được giới thiệu chính thức.

2. Giấy tờ, tài liệu có con dấu, chữ ký và chức danh không thể xác định được trên cơ sở đối chiếu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh được giới thiệu chính thức hoặc trên cơ sở kết quả xác minh.

Điều 5. Gửi hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự qua dịch vụ bưu chính

Việc gửi hồ sơ qua đường bưu điện cho Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định được thực hiện tại tất cả các bưu điện thuộc hệ thống bưu chính Việt Nam theo thỏa thuận dịch vụ giữa Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao và doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính.

Điều 6. Giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh

1. Việc giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký, chức danh và thời hạn ủy quyền (nếu có) của cơ quan, tổ chức lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận giấy tờ, tài liệu theo quy định tại khoản 4 Điều 11 Nghị định được thực hiện như sau:

a) Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giới thiệu mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, mẫu chữ ký, chức danh và thời hạn ký của cá nhân liên quan; đồng thời cung cấp đầu mối tiếp nhận và xử lý trong trường hợp cần xác minh.

b) Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm định kỳ hàng năm rà soát mẫu con dấu, mẫu chữ ký, chức danh của cơ quan, tổ chức, cá nhân và thông báo kết quả rà soát trước ngày 01 tháng 02 của năm tiếp theo.

c) Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh tiếp nhận việc giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của cơ quan, tổ chức Trung ương và cơ quan, tổ chức địa phương và các Cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam.

Cơ quan ngoại vụ địa phương tiếp nhận việc giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của cơ quan, tổ chức địa phương và cơ quan, tổ chức Trung ương đặt tại địa phương được gửi tới cơ quan ngoại vụ; chuyển bản gốc văn bản giới thiệu cho Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được giới thiệu và lưu bản chụp của văn bản này.

2. Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh có trách nhiệm giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của đơn vị mình cho các Cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam và các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài. Cơ quan được phân cấp thực hiện thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có trách nhiệm giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của đơn vị mình cho Cục Lãnh sự để thông báo, giới thiệu cho các Cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam và các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

3. Các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài có trách nhiệm giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của Cơ quan đại diện cho Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài đồng thời thông báo cho Cục Lãnh sự.

4. Trong trường hợp có sự thay đổi về mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh nêu tại khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều này thì cơ quan liên quan phải giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh mới trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày có sự thay đổi.

Điều 7. Lưu trữ mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh được giới thiệu chính thức

Cơ quan được phân cấp thực hiện thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự và cơ quan ngoại vụ địa phương có trách nhiệm bảo quản và lưu trữ vĩnh viễn, khoa học và hệ thống các mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh được giới thiệu chính thức.

Điều 8. Giấy tờ, tài liệu không cần kèm theo bản dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh

1. Giấy tờ, tài liệu không cần kèm theo bản dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh theo quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 15 và điểm b khoản 1 Điều 15a Nghị định là giấy tờ, tài liệu được lập bằng tiếng Nga, tiếng Pháp, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Trung, tiếng Đức đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện tương ứng ở Nga, Pháp, Tây Ban Nha, Trung Quốc, Đức. Quy định này cũng áp dụng đối với giấy tờ, tài liệu được lập bằng các thứ tiếng khác, đề nghị hợp pháp hóa tại các Cơ quan đại diện khác, nếu Cơ quan đại diện này có cán bộ tiếp nhận hồ sơ hiểu được thứ tiếng đó.

2. Bản dịch giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm đ khoản 1 các Điều 14, Điều 15 và điểm b khoản 1 Điều 15a Nghị định không phải chứng thực; người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch theo mẫu LS/HPH-2025/CK quy định tại Phụ lục của Thông tư này.

Điều 9. Chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ, tài liệu chỉ có con dấu hoặc chỉ có chữ ký và chức danh

1. Cơ quan được phân cấp thực hiện thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự chỉ chứng nhận con dấu hoặc chỉ chứng nhận chữ ký và chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự trong các trường hợp sau đây:

a) Giấy tờ, tài liệu chỉ có con dấu hoặc chỉ có chữ ký và chức danh.

b) Giấy tờ, tài liệu chỉ có con dấu là con dấu gốc hoặc chỉ có chữ ký là chữ ký gốc.

2. Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh cấp chứng nhận về việc giấy tờ, tài liệu đã được xuất trình tại Bộ Ngoại giao đối với giấy tờ, tài liệu thuộc diện nêu tại khoản 2 Điều 12 Nghị định.

Điều 10. Biểu mẫu sử dụng trong chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

1. Ban hành kèm theo Thông tư này Phụ lục quy định các biểu mẫu sau đây:

a) Tờ khai chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (mẫu LS/HPH-2025/TK) và biểu mẫu điện tử tương tác (mẫu LS/HPH-2025/TKĐT);

b) Tem chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (mẫu LS/HPH-2025/CN);

c) Tem chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự điện tử (mẫu LS/HPH-2025/CNĐT).

d) Tem chứng nhận giấy tờ, tài liệu được xuất trình (mẫu LS/HPH-2025/XT);

đ) Cam kết của người dịch (mẫu LS/HPH-2025/CK);

e) Văn bản giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh (mẫu LS/HPH-2025/GT);

g) Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (mẫu LS/HPH-2025/SĐK).

2. Tem chứng nhận quy định tại điểm b, c, d khoản 1 điều này là văn bản chuyên ngành phục vụ công tác hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự. Bộ Ngoại giao in, phát hành biểu mẫu Tem chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự và biểu mẫu Tem chứng nhận giấy tờ, tài liệu được xuất trình để sử dụng ở trong nước. Các Cơ quan đại diện được trực tiếp sử dụng các biểu mẫu tem ban hành kèm theo Thông tư này hoặc đặt in tem ở nước ngoài để sử dụng theo biểu mẫu quy định.

3. Các biểu mẫu Tờ khai chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, Văn bản giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh, Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Ngoại giao tại địa chỉ https://mofa.gov.vn để các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu tải xuống sử dụng.

Điều 11. Quy định chuyển tiếp

1. Hồ sơ được tiếp nhận trước ngày Thông tư này có hiệu lực mà chưa giải quyết xong thì tiếp tục được giải quyết theo quy định của Thông tư số 01/2012/TT-BNG ngày 20 tháng 3 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao về hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày ngày 05 tháng 12 năm 2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

2. Mẫu Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ban hành kèm theo Thông tư số 01/2012/TT-BNG ngày 20 tháng 3 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao về hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05 tháng 12 năm 2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2025.

3. Việc cấp tem chứng nhận theo các mẫu quy định tại điểm b, c, d khoản 1 Điều 10 và việc triển khai biểu mẫu điện tử tương tác được thực hiện từ ngày 01 tháng 01 năm 2026.

Điều 12. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 03 tháng 8 năm 2025 và thay thế Thông tư 01/2012/TT-BNG ngày 20 tháng 3 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao về hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05 tháng 12 năm 2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

2. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan kịp thời thông báo tới Bộ Ngoại giao để có hướng dẫn./.

Nơi nhận: - Thủ tướng Chính phủ; - Các Phó Thủ tướng Chính phủ; - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Văn phòng Chính phủ; - Văn phòng Trung ương Đảng và các Ban của Đảng; - Ủy ban Quốc phòng, An ninh và Đối ngoại của Quốc hội; - Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - Tòa án nhân dân tối cao; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Các cơ quan Trung ương của các tổ chức chính trị - xã hội; - Các đơn vị thuộc Bộ Ngoại giao; - Các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài; - Công báo; - Cổng thông tin điện tử Chính phủ; - Cổng thông tin điện tử Bộ Ngoại giao; - Cục Kiểm tra văn bản và Quản lý xử lý vi phạm hành chính (Bộ Tư pháp); - Lưu: HC, LS.

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Lê Thị Thu Hằng

PHỤ LỤC

BIỂU MẪU SỬ DỤNG TRONG CÔNG TÁC CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ, HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ
(Kèm theo Thông tư số 11/2025/TT-BNG ngày 31 tháng 7 năm 2025)

Mẫu LS/HPH-2025/TK	Tờ khai chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự
Mẫu LS/HPH-2025/TKĐT	Biểu mẫu điện tử tương tác
Mẫu LS/HPH-2025/CN	Tem chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự
LS/HPH-2025/CNĐT	Tem chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự điện tử
LS/HPH-2025/XT	Tem chứng nhận giấy tờ, tài liệu được xuất trình
LS/HPH-2025/CK	Cam kết của người dịch
LS/HPH-2025/GT	Văn bản giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh
LS/HPH-2025/SĐK	Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

Mẫu LS/HPH-2025/TK

TỜ KHAI CHỨNG NHẬN/ HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ

Application for consular authentication

1.	Họ và tên người nộp hồ sơ: ………………………………………………………………………… Full name of the applicant
2.	Số ĐDCN/Hộ chiếu/Giấy tờ thay thế hộ chiếu: ID/Passport/Travel Document No.:
3.	Địa chỉ liên lạc:………………………………………………………………………………............. Contact address
	Số điện thoại: ………………………… Telephone No.		Thư điện tử: …………...…………… Email address
4.	Giấy tờ cần chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự: Document(s) requiring consular authentication
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
		Tổng cộng: . . . . . . . văn bản   Total           document(s)
5.	Trong trường hợp giấy tờ không đủ điều kiện để được chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định pháp luật, tôi đề nghị chứng nhận giấy tờ đã được xuất trình tại Bộ Ngoại giao (Đánh dấu X vào ô vuông nếu đồng ý) □ If the document(s) fail(s) to meet conditions for consular authentication under the law, I apply for certification that the document(s) has/have been seen at the Viet Nam’s Ministry of Foreign Affairs (Mark X in the box if you agree)
6.	Giấy tờ trên sẽ sử dụng tại nước: ……………………………………………………………….. Country where the document(s) has/have to be used

Tôi xin cam đoan những lời khai trên là đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính xác thực của hồ sơ này.

I hereby certify that, to the best of my knowledge and belief, the statements provided here are true and correct. I am fully liable for the authenticity of this dossier.

Ghi chú: dành cho cơ quan tiếp nhận hồ sơ For authorized officers only ………………………………………………………………. ……………………………………………………………….

…….., ngày ……tháng …….năm …. Place and date (dd/mm/yyyy) Người nộp hồ sơ (Ký và ghi rõ họ tên) Applicant’s signature and full name

Mẫu LS/HPH-2025/TKĐT

NỘI DUNG BIỂU MẪU ĐIỆN TỬ TƯƠNG TÁC

ĐỀ NGHỊ CHỨNG NHẬN/HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ

I. Thông tin về người nộp hồ sơ

(1) Họ, chữ đệm, tên;

(2) Số định danh cá nhân/Hộ chiếu/Giấy tờ thay thế hộ chiếu;

(3) Giấy tờ tùy thân: Loại giấy tờ sử dụng (CCCD/CMND/Hộ chiếu/Giấy tờ hợp lệ thay thế); bản chụp đính kèm;

(4) Địa chỉ liên lạc;

(5) Số điện thoại;

(6) Thư điện tử;

II. Thông tin về giấy tờ, tài liệu

(7) Giấy tờ cần chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự: Tên giấy tờ; Loại giấy tờ; Tổng số bản; Số hiệu của giấy tờ; Tên người được cấp giấy tờ; Cơ quan cấp, sao chứng thực; Người ký, chức danh, ngày ký; bản điện tử của giấy tờ, tài liệu;

(8) Hồ sơ đính kèm (bản dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh trong trường hợp đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ, tài liệu không được lập bằng các thứ tiếng trên):

(9) Trong trường hợp giấy tờ không đủ điều kiện để được chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định pháp luật, tôi đề nghị chứng nhận giấy tờ đã được xuất trình tại Bộ Ngoại giao:

□ Có

□ Không

(10) Giấy tờ trên sẽ sử dụng tại nước:

(11) Mục đích sử dụng (chọn giá trị):

* Người yêu cầu cam đoan các thông tin cung cấp là đúng sự thật và chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về nội dung cam đoan của mình.

* Biểu mẫu điện tử tương tác ghi nhận thời gian (giờ, phút, giây, ngày, tháng, năm) hoàn tất việc cung cấp thông tin; người yêu cầu trước đó đã đăng nhập vào hệ thống, thực hiện xác thực điện tử theo quy định.

Bản điện tử sẽ tự động gửi về địa chỉ thư điện tử/thiết bị số/điện thoại/Kho quản lý dữ liệu điện tử của người yêu cầu sau khi đã hoàn tất thủ tục tại cơ quan được phân cấp thực hiện thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

 Mẫu LS/HPH-2025/CN

Chú thích: Phần cuối tem có ghi chú các nội dung: (i) Tem này không chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu / This certificate does not certify the content or the form of the document for which it was issued; (ii) Phạm vi sử dụng của Tem, “Tem chỉ có giá trị sử dụng tại Việt Nam / This certificate is valid for use in Viet Nam only.” (nếu là Tem Hợp pháp hóa lãnh sự) hoặc “Tem chỉ có giá trị sử dụng tại nước ngoài / This certificate is valid for use abroad only.” (nếu là Tem Chứng nhận lãnh sự); (iii) Mã QR để thực hiện việc đối chiếu, kiểm tra tính xác thực.

Mẫu LS/HPH-2025/CNĐT

Chú thích: Phần cuối tem có ghi chú các nội dung: (i) Tem này không chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu / This certificate does not certify the content or the form of the document for which it was issued; (ii) Phạm vi sử dụng của Tem, “Tem chỉ có giá trị sử dụng tại Việt Nam / This certificate is valid for use in Viet Nam only.” (nếu là Tem Hợp pháp hóa lãnh sự) hoặc “Tem chỉ có giá trị sử dụng tại nước ngoài / This certificate is valid for use abroad only.” (nếu là Tem Chứng nhận lãnh sự); (iii) Mã QR để thực hiện việc đối chiếu, kiểm tra tính xác thực.

Mẫu LS/HPH-2025/XT

Chú thích: Phần cuối tem có ghi chú các nội dung: (i) Tem này không chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu / This certificate does not certify the content or the form of the document for which it was issued; (ii) Phạm vi sử dụng của Tem, “Tem chỉ có giá trị sử dụng tại Việt Nam / This certificate is valid for use in Viet Nam only.” (nếu là Tem Hợp pháp hóa lãnh sự) hoặc “Tem chỉ có giá trị sử dụng tại nước ngoài / This certificate is valid for use abroad only.” (nếu là Tem Chứng nhận lãnh sự); (iii) Mã QR để thực hiện việc đối chiếu, kiểm tra tính xác thực.

Mẫu LS/HPH-2025/CK

Cam kết của người dịch

Hôm nay, ngày…tháng…năm…, tại địa chỉ….

Tôi là……….…, địa chỉ…………, số Giấy tờ tùy thân … cấp ngày … tại …

Tôi xin cam kết:

- Đã dịch chính xác văn bản kèm theo từ tiếng …. sang tiếng Việt. Bản dịch gồm … tờ, … trang.

- Nội dung của bản dịch không bị thay đổi, chỉnh sửa so với bản gốc, không vi phạm pháp luật, không trái với đạo đức xã hội.

Người dịch (Ký và ghi rõ họ tên)

Chú thích: Người dịch phải là người tốt nghiệp đại học ngoại ngữ hoặc đại học khác mà thông thạo thứ tiếng nước ngoài đó; phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, phù hợp của nội dung bản dịch do mình thực hiện.

Mẫu LS/HPH-2025/GT

(TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN) (TÊN CƠ QUAN) -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: ………………… V/v giới thiệu mẫu con dấu, chữ ký và chức danh	…………, ngày …… tháng …… năm 20…

VĂN BẢN GIỚI THIỆU MẪU CON DẤU, CHỮ KÝ VÀ CHỨC DANH

Kính gửi:

- Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao; - Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh.

Thực hiện Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được sửa đổi, bổ sung một số điều tại Nghị định 196/2025/NĐ-CP của Chính phủ, (Tên cơ quan) xin giới thiệu:

1. Tên cơ quan: ...........................................................................................................

2. Mẫu con dấu:

Mẫu con dấu

3. Họ tên, chức danh và mẫu chữ ký người được giới thiệu (kèm theo).

4. Trong trường hợp cần thêm thông tin, xin liên hệ đầu mối: đ/c (Họ và tên) - số điện thoại:……………...

Xin thông báo Quý Cơ quan biết để phối hợp công tác./.

Nơi nhận: -  Như trên; -  Lưu: ……

(QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ ) (Chữ ký, con dấu) Họ và tên

Họ tên, chức danh, mẫu chữ ký và thời hạn ký của những người được giới thiệu

1	Họ và tên:	……………………………………………………………………………………………….
	Chức danh:	……………………………………………………………………………………………….
	Nhiệm kỳ/Thời hạn ký:
	Mẫu chữ ký:	(1)	(2)	(3)

2	Họ và tên:	……………………………………………………………………………………………….
	Chức danh:	……………………………………………………………………………………………….
	Nhiệm kỳ/Thời hạn ký:
	Mẫu chữ ký:	(1)	(2)	(3)

3	Họ và tên:	……………………………………………………………………………………………….
	Chức danh:	……………………………………………………………………………………………….
	Nhiệm kỳ/Thời hạn ký:
	Mẫu chữ ký:	(1)	(2)	(3)

Mẫu LS/HPH-2025/SĐK

SỔ CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ, HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ

STT	Số hồ sơ	Họ tên người nộp hồ sơ	Số ĐDCN/Hộ chiếu/Giấy tờ thay thế hộ chiếu của người nộp hồ sơ	Họ tên người ký cấp giấy tờ^1	Chức danh người ký cấp giấy tờ^2	Nước nơi giấy tờ sẽ được sử dụng	Ngày cấp chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự	Số chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự	Nội dung giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự	Ghi chú^3
1
2
3
4
5
6

____________________

^1 Họ tên của người ký cấp giấy tờ có yêu cầu chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự.

^2 Chức danh của người ký cấp giấy tờ có yêu cầu chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự (ví dụ: ông Nguyễn Xuân Đoàn, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã Tân Hưng, tỉnh Hưng Yên ký cấp Giấy khai sinh).

^3 Ghi chú "từ chối" trong trường hợp từ chối chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự; "CNXT" trong trường hợp chứng nhận giấy tờ, tài liệu được xuất trình tại Bộ Ngoại giao.

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FOREIGN AFFAIRS -------	THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No. 11/2025/TT-BNG	Hanoi, July 31, 2025

CIRCULAR

FORMS OF DOCUMENTS AND DETAILED GUIDELINES ON CERTAIN REGULATIONS ON CONSULAR AUTHENTICATION AND CONSULAR LEGALIZATION

Pursuant to the Government’s Decree No. 111/2011/ND-CP dated December 05, 2011 on consular authentication and consular legalization;

Pursuant to the Government’s Decree No. 196/2025/ND-CP dated July 04, 2025 on amendments to some Articles of the Government’s Decree No. 111/2011/ND-CP dated December 05, 2011 on consular authentication and consular legalization;

Pursuant to the Government’s Decree No. 28/2025/ND-CP dated February 24, 2025 defining the functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Foreign Affairs;

At the request of the Director General of the Consular Department;

The Minister of Foreign Affairs hereby promulgates a Circular on forms of documents and detailed guidelines on certain regulations on consular authentication and consular legalization.

Article 1. Scope

...

...

...

Article 2. Agencies delegated to exercise the authority to conduct consular authentication and consular legalization within the country

The Consular Department, the Ho Chi Minh City Department of Foreign Affairs and agencies to which authority is delegated as per law are delegated to exercise the authority to conduct consular authentication and consular legalization within the country.

Article 3. Documents eligible for consular authentication

Documents issued, notarized, authenticated, or certified by agencies and organizations of the Party, the State and other organizations delegated or authorized to render public services comprise:

1. Administrative decisions and documents issued by state administrative agencies, agencies or organizations assigned to perform state administrative management or issued by competent persons in such agencies or organizations.

2. Civil status and nationality documents issued by competent agencies in accordance with the law on civil status and nationality.

3. Police records, judgment enforcement decisions, judgments and decisions of People's Courts, process server’s witness statement forms and other procedural documents.

4. Documents notarized or authenticated in accordance with the law on notarization and authentication.

5. Diplomas, certificates and documents certifying the learning and research process and results issued by educational institutions of the national education system in accordance with law.

...

...

...

7. Commercial documents issued and certified by competent state agencies or organizations of Vietnam as per law.

8. Other documents, if formulated, issued or certified by agencies and organizations of the Party, the State and other organizations delegated or authorized to render public services.

Article 4. Documents bearing unidentifiable seals, signatures and titles

Documents specified in point a clause 2 Article 12 of the Decree include:

1. Documents bearing seals, signatures and titles that have not yet been officially introduced.

2. Documents bearing seals, signatures and titles that cannot be identified by comparison with specimens of seals, signatures and titles officially introduced or by verification results.

Article 5. Sending applications for consular authentication and consular legalization via postal services

The sending of applications by post to the Consular Department or the Ho Chi Minh City Department of Foreign Affairs as specified in clause 2 Article 6 of the Decree shall be carried out at all post offices within the Vietnam post system under a service agreement between the Consular Department of the Ministry of Foreign Affairs and the postal service provider.

Article 6. Introduction of seal specimens, signature specimens and titles

...

...

...

a) Agencies and organizations shall introduce their seal specimens, signature specimens, titles and the term of office of related signatories; and at the same time, designate a conduit responsible for receiving and handling verification requests.

b) Agencies and organizations shall annually review their seal specimens, signature specimens and titles of agencies, organizations and individuals and notify the review results before February 01 of the following year.

c) The Consular Department and the Ho Chi Minh City Department of Foreign Affairs shall receive the introduced seal specimens, signature specimens and titles of central agencies and organizations, local agencies and organizations and foreign representative missions in Vietnam.

Local foreign affairs agencies shall receive the introduced seal specimens, signature specimens and titles sent to the foreign affairs agencies of local agencies and organizations and central agencies and organizations located within their jurisdiction; forward the original of the written introduction to the Consular Department and the Ho Chi Minh City Department of Foreign Affairs within 05 working days from the date of receiving the introduction and archive a photocopy of such document.

2. The Consular Department and the Ho Chi Minh City Department of Foreign Affairs shall introduce their seal specimens, signature specimens and titles to foreign representative missions in Vietnam and overseas Vietnamese representative missions. Agencies delegated to exercise the authority to conduct consular authentication and legalization shall introduce their seal specimens, signature specimens and titles to the Consular Department for notification and introduction to foreign representative missions in Vietnam and overseas Vietnamese representative missions.

3. Overseas Vietnamese representative missions shall introduce their seal specimens, signature specimens and titles of representative missions to the Ministry of Foreign Affairs or other competent foreign agencies and also notify them to the Consular Department.

4. If there is any change of seal specimens, signature specimens and the title specified in clause 1, clause 2 and clause 3 of this Article, the relevant agency shall introduce the specimens of the new seal, signature and the new title within 20 days from the date of change.

Article 7. Archiving of seal specimens, signature specimens and titles officially introduced

Agencies delegated to exercise the authority to conduct consular authentication and legalization, and local foreign affairs agencies shall permanently preserve and archive, in a scientific and systematic manner, specimens of seals, signatures and titles officially introduced.

...

...

...

1. Documents not required to be enclosed with translations into Vietnamese or English as prescribed in point dd clause 1 Article 15 and point b clause 1 Article 15a of the Decree are documents made in Russian, French, Spanish, Chinese or German requesting consular legalization at the corresponding representative missions in Russia, France, Spain, China, Germany. This regulation also applies to documents made in other languages, requesting legalization at other representative missions, if such representative missions have application receiving cadres being proficient in the respective language.

2. Translations of documents specified in point dd clause 1 Articles 14 and15, and point b clause 1 Article 15a of the Decree are not required to be authenticated; the applicant shall be responsible for the accuracy of such translations according to the form LS/HPH-2025/CK specified in the Appendix to this Circular.

Article 9. Consular authentication and consular legalization of documents bearing only seals or only signatures and titles

1. Agencies delegated to exercise the authority to conduct consular authentication or legalization shall authenticate only seals, or only signatures and titles on documents requesting consular authentication or legalization in the following cases:

a) Documents bearing only seals or only signatures and titles.

b) Documents bearing only the original seal or only the original signature.

2. The Consular Department or the Ho Chi Minh City Department of Foreign Affairs shall issue a certificate confirming that documents have already been seen at the Ministry of Foreign Affairs with respect to the documents specified in clause 2 Article 12 of the Decree.

Article 10. Forms used in consular authentication and consular legalization

1. Promulgated together with this Circular is the Appendix containing the following forms:

...

...

...

b) Certificate of consular authentication and consular legalization (form LS/HPH-2025/CN);

c) Certificate of electronic consular authentication and consular legalization (form LS/HPH-2025/CNDT).

d) Certificate confirming the documents seen (form LS/HPH-2025/XT);

dd) Translator's commitment (form LS/HPH-2025/CK);

e) Document introducing the seal specimens, signature specimens and titles (form LS/HPH-2025/GT);

g) Logbook of consular authentication and legalization (form LS/HPH-2025/SDK).

2. The certificates prescribed in points b, c, d clause 1 of this Article are specialized documents in service of consular legalization and consular authentication. The Ministry of Foreign Affairs shall print and issue forms of consular authentication certificates and consular legalization certificates and forms of certificates confirming documents seen for use in the territory of Vietnam. Representative missions may directly use the certificate forms promulgated together with this Circular or place orders to print certificates in foreign countries for use according to the prescribed forms.

3. Forms of application for consular authentication or legalization, documents introducing the seal specimens, signature specimens and titles, and logbook of consular authentication and consular legalization shall be published on the web portal of the Ministry of Foreign Affairs at https://mofa.gov.vn so as for agencies, organizations and individuals to download and use them.

Article 11. Transitional clauses

...

...

...

2. Form of logbook of consular authentication and legalization promulgated together with the Circular No. 01/2012/TT-BNG dated March 20, 2012 of the Minister of Foreign Affairs providing guidelines for implementation of several regulations of the Government’s Decree No. 111/2011/ND-CP dated December 05, 2011 on consular authentication and consular legalization shall continue to be used until December 31, 2025 inclusive.

3. The issuance of certificates in the forms prescribed in points b, c, d clause 1 Article 10 and the implementation of interactive electronic forms shall commence from January 01, 2026.

Article 12. Effect

1. This Circular comes into force from August 03, 2025 and supersedes the Circular No. 01/2012/TT-BNG dated March 20, 2012 of the Minister of Foreign Affairs providing guidelines for implementation of several regulations of the Government’s Decree No. 111/2011/ND-CP dated December 05, 2011 on consular authentication and consular legalization.

2. Difficulties that arise during the implementation should be promptly reported to relevant agencies, organizations and individuals to the Ministry of Foreign Affairs for guidance./.

PP. THE MINISTER
THE DEPUTY MINISTER




Le Thi Thu Hang

...

...

...