|
BAN CHẤP HÀNH
TRUNG ƯƠNG
VĂN PHÒNG
*
|
ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
|
|
Số 351-QĐ/VPTW
|
Hà Nội, ngày 22 tháng 7 năm 2026
|
QUY ĐỊNH
VỀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ, LƯU TRỮ HIỆN HÀNH
CỦA TRUNG ƯƠNG ĐẢNG VÀ VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG
-----
- Căn
cứ Luật Lưu trữ năm 2024;
- Căn
cứ Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2025;
- Căn
cứ Quyết định số 259-QĐ/TW, ngày 24/01/2025 của Bộ Chính trị khoá XIII về chức
năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương Đảng;
- Căn
cứ Quy định số 383-QĐ/TW, ngày 19/11/2025 của Ban Bí thư về Phông Lưu trữ Đảng
Cộng sản Việt Nam.
Xét đề
nghị của Cục trưởng Cục Lưu trữ, Chánh Văn phòng Trung ương Đảng quy định về
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ hiện hành của
Trung ương Đảng và Văn phòng Trung ương Đảng như sau:
Phần I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Quy
định này quy định nguyên tắc, yêu cầu, hình thức, trách nhiệm, thẩm quyền phê duyệt
và quy trình, thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử,
Lưu trữ hiện hành của Trung ương Đảng và Văn phòng Trung ương Đảng (sau đây gọi
chung là Lưu trữ của Trung ương Đảng).
Khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước, có giá trị đặc biệt, là bảo
vật quốc gia thực hiện theo Quy định này và pháp luật hiện hành có liên quan.
Khai
thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu Tuyệt mật đóng bì thực hiện theo quy định riêng.
2. Quy
định này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ của Trung ương Đảng (sau đây gọi chung là độc giả).
Điều 2. Giải thích từ ngữ
Một số
từ ngữ trong Quy định này được hiểu như sau:
- Tài
liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá
nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng thuộc các chế độ chính trị - xã hội được lưu
trữ theo quy định của Luật Lưu trữ và pháp luật khác có liên quan.
- Tài
liệu hạn chế sử dụng là tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục tài liệu có đóng
dấu chỉ mức độ mật nhưng có nội dung thông tin nếu sử dụng rộng rãi có thể ảnh
hưởng nghiêm trọng đến lợi ích của Đảng, Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của
cơ quan, tổ chức, cá nhân; đã được giải mật theo quy định nhưng Hội đồng Giải mật
đề nghị hạn chế sử dụng; bị hư hỏng nặng hoặc nguy cơ bị hư hỏng chưa được tu bổ
phục chế; đang trong quá trình xử lý về nghiệp vụ lưu trữ.
- Bản
sao tài liệu lưu trữ là bản chụp, in, số hoá, trích xuất nguyên văn toàn bộ hoặc
một phần nội dung thông tin từ tài liệu lưu trữ.
- Tài
liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt quy định tại Điều 38 Luật Lưu
trữ năm 2024.
- Lưu
trữ hiện hành là đơn vị, bộ phận thực hiện lưu trữ tài liệu hiện hành của cơ
quan, tổ chức.
- Lưu
trữ lịch sử là cơ quan thực hiện lưu trữ tài liệu lưu trữ vĩnh viễn được tiếp
nhận từ cơ quan, tổ chức và tài liệu lưu trữ khác theo quy định của pháp luật.
Điều 3. Nguyên tắc và yêu cầu chung
1.
Nguyên tắc
- Tổ
chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo đảm giữ gìn thông tin bí mật của Đảng,
quốc gia, dân tộc; an toàn, toàn vẹn tài liệu; sử dụng đúng mục đích, yêu cầu
theo quy định của Đảng và pháp luật của Nhà nước.
- Tài
liệu lưu trữ được phục vụ khai thác, sử dụng khi Chánh Văn phòng Trung ương Đảng
hoặc người được uỷ quyền duyệt cho phép.
- Hạn
chế sử dụng bản gốc khi tài liệu lưu trữ đã số hoá, đã cập nhật trong dữ liệu
dùng chung của Đảng.
-
Nghiêm cấm hành vi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Đảng vào mục đích
xâm phạm, gây thiệt hại đến lợi ích quốc gia, dân tộc; quyền và lợi ích hợp
pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
2. Yêu
cầu
- Phục
vụ kịp thời, chính xác, đúng quy trình và thủ tục quy định.
- Bản
sao tài liệu lưu trữ phải đóng dấu xác thực/dấu bảo vệ bí mật nhà nước/dấu sao
lưu của Lưu trữ của Trung ương Đảng.
- Tài
liệu gốc mang đi trưng bày, triển lãm phải trả đủ và đúng thời hạn quy định.
Tài liệu mượn về nơi làm việc không quá 5 ngày làm việc, phải trả đúng hạn.
- Công
trình nghiên cứu, xuất bản phẩm, trưng bày, triển lãm có sử dụng tài liệu lưu
trữ tại Lưu trữ của Trung ương Đảng phải ghi rõ nguồn, địa chỉ của tài liệu, chậm
nhất sau 30 ngày kể từ ngày phát hành hoặc trưng bày, triển lãm phải nộp một bản
về Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng.
Điều 4. Thành phần tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ của Trung
ương Đảng
Tài liệu
giấy, tài liệu điện tử, tài liệu trên vật mang tin khác thuộc Phông Lưu trữ Đảng
Cộng sản Việt Nam đang bảo quản tại Lưu trữ của Trung ương Đảng.
Điều 5. Hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
- Phục
vụ độc giả đọc tài liệu lưu trữ tại phòng đọc của Cục Lưu trữ.
- Mượn
tài liệu lưu trữ (chỉ áp dụng trong trường hợp đặc biệt và cần thiết).
- Cấp
bản sao tài liệu lưu trữ.
Phần II
QUY ĐỊNH CỤ THỂ
Điều 6. Quyền hạn và trách nhiệm của độc giả
1. Quyền
hạn
Được khai
thác tài liệu lưu trữ phục vụ công tác và nhu cầu hợp pháp khác; được hướng dẫn
sử dụng công cụ tra cứu và thủ tục khai thác tài liệu lưu trữ.
2.
Trách nhiệm
- Độc
giả có nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ phải có văn bản đề nghị của cơ quan,
tổ chức nơi công tác (mẫu văn bản đề nghị khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
tại Phụ lục 1) hoặc văn bản đề nghị của cá nhân có xác nhận của chính quyền
địa phương nơi cư trú và căn cước công dân hoặc hộ chiếu; cung cấp đầy đủ,
chính xác thông tin về nội dung hồ sơ, tài liệu cần khai thác và mục đích sử dụng.
Độc giả
công tác tại Văn phòng Trung ương Đảng (bao gồm cả trợ lý, thư ký Tổng Bí thư,
Chủ tịch nước; trợ lý, thư ký đồng chí Thường trực Ban Bí thư) có nhu cầu khai
thác tài liệu lưu trữ sử dụng mẫu Phiếu đề nghị khai thác kèm theo Quy định này
(mẫu Phiếu tại Phụ lục 2).
- Lập
danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ cần khai thác.
- Sử dụng
tài liệu lưu trữ đúng mục đích được duyệt.
- Thực
hiện nội quy, quy chế phòng đọc và quy định về bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 7. Quyền hạn và trách nhiệm của bộ phận phục vụ khai
thác tài liệu lưu trữ
1. Quyền
hạn
Được từ
chối phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trái quy định.
2.
Trách nhiệm
- Tiếp
nhận yêu cầu khai thác tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ của Trung ương Đảng.
- Hướng
dẫn độc giả thực hiện thủ tục khai thác và nội quy phòng đọc.
- Kiểm
tra/lập danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ, đề xuất ý kiến và trình cấp có thẩm
quyền duyệt phục vụ yêu cầu khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
- Phục
vụ độc giả kịp thời, chính xác, chu đáo, văn minh, lịch sự.
- Quản
lý chặt chẽ, thu hồi đủ hồ sơ, tài liệu có quy định thu hồi.
- Lập
hồ sơ phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ.
Điều 8. Quyền hạn và trách nhiệm của bộ phận quản lý tài liệu
lưu trữ
1. Quyền
hạn
Được
cung cấp thông tin phiếu trình duyệt và danh mục hồ sơ, tài liệu đã được cấp có
thẩm quyền duyệt; được trả lại bộ phận phục vụ khai thác các danh mục hồ sơ,
tài liệu lưu trữ chưa bảo đảm yêu cầu.
2.
Trách nhiệm
- Phối
hợp với bộ phận phục vụ khai thác phục vụ độc giả kịp thời, chính xác.
- Sao,
chụp, in, scan tài liệu lưu trữ và gắn/đóng dấu (dấu xác thực lưu trữ/dấu bảo vệ
bí mật nhà nước/dấu sao lưu) các tài liệu đã được cấp có thẩm quyền duyệt.
- Bàn giao
kịp thời, đầy đủ, chính xác hồ sơ, tài liệu theo danh mục được duyệt; lập phiếu
xuất tài liệu/ký sổ giao, nhận tài liệu.
Điều 9. Thẩm quyền duyệt khai thác
1.
Chánh Văn phòng Trung ương Đảng duyệt khai thác
- Hồ
sơ, tài liệu lưu trữ có dấu chỉ mức độ Tuyệt mật.
- Tài
liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt, bảo vật quốc gia.
- Hồ
sơ, tài liệu lưu trữ được mang ra nước ngoài.
- Tài
liệu về lịch sử chính trị của Ủy viên Bộ Chính trị, Ủy viên Ban Bí thư đương chức,
nguyên chức để công bố, triển lãm.
2. Phó
Chánh Văn phòng Trung ương Đảng được Chánh Văn phòng Trung ương Đảng ủy quyền
duyệt khai thác
- Tài
liệu lưu trữ có dấu chỉ mức độ Tối mật.
- Hồ
sơ cán bộ do Trung ương quản lý.
- Biên
bản hội nghị Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Bộ Chính trị, Thường vụ Bộ Chính trị,
Ban Bí thư và hội nghị khác do Bộ Chính trị, Thường vụ Bộ Chính trị, Ban Bí thư
triệu tập.
3. Cục
trưởng Cục Lưu trữ được Chánh Văn phòng Trung ương Đảng uỷ quyền duyệt khai thác
- Tài
liệu lưu trữ có dấu chỉ mức độ Mật.
- Tài
liệu lưu trữ thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng.
- Hồ
sơ cán bộ tập kết.
- Hồ
sơ, tài liệu lưu trữ khác không thuộc phạm vi điều chỉnh tại Khoản 1, Khoản 2, Điều
9.
Khi Cục
trưởng đi vắng thì uỷ quyền cho một Phó Cục trưởng duyệt khai thác tài liệu lưu
trữ thuộc thẩm quyền duyệt của Cục trưởng.
4. Trưởng
Phòng Lưu trữ hiện hành được Chánh Văn phòng Trung ương Đảng uỷ quyền duyệt các
yêu cầu của độc giả công tác tại Văn phòng Trung ương Đảng khai thác tài liệu
lưu trữ thuộc lĩnh vực công tác được giao hoặc tài liệu do chính độc giả giao nộp
vào Lưu trữ hiện hành (trừ các tài liệu quy định tại Khoản 1, Khoản 2, Khoản 3,
Điều 9).
5. Người
có thẩm quyền duyệt khai thác tài liệu quyết định hình thức khai thác, sử dụng;
ký bản sao bí mật nhà nước và ký xác thực tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền duyệt
khai thác.
Điều 10. Quy trình khai thác
Quy
trình khai thác tài liệu lưu trữ (cả trực tiếp và trực tuyến) gồm:
1. Độc
giả gửi văn bản/phiếu đề nghị đến Cục Lưu trữ.
2. Bộ
phận phục vụ khai thác tiếp nhận và kiểm tra yêu cầu khai thác.
3. Bộ
phận phục vụ khai thác/độc giả lập danh mục tài liệu lưu trữ cần khai thác.
4. Bộ
phận phục vụ khai thác đề xuất ý kiến và lập phiếu trình duyệt khai thác.
5. Trưởng
phụ trách bộ phận phục vụ khai thác kiểm tra thông tin phiếu trình duyệt khai
thác.
6. Người
có thẩm quyền ký duyệt phục vụ yêu cầu khai thác theo quy định tại Điều 9.
7. Bộ
phận phục vụ khai thác tiếp nhận phiếu trình duyệt khai thác đã được duyệt và
chuyển lãnh đạo bộ phận quản lý tài liệu.
8. Lãnh
đạo bộ phận quản lý tài liệu tiếp nhận phiếu khai thác đã được duyệt, phân công
cán bộ quản lý tài liệu thực hiện chuẩn bị tài liệu, lập phiếu xuất tài liệu và
bàn giao tài liệu cho bộ phận phục vụ khai thác.
9. Bộ
phận phục vụ khai thác bàn giao tài liệu lưu trữ cho độc giả theo hình thức
khai thác đã được duyệt; độc giả ký xác nhận việc khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ vào Sổ theo dõi khai thác hoặc lập biên bản bàn giao (mẫu Biên bản tại
Phụ lục 3).
10. Độc
giả bàn giao tài liệu cho bộ phận phục vụ khai thác (đối với hình thức đọc, mượn
tài liệu).
11. Bộ
phận phục vụ khai thác bàn giao tài liệu cho bộ phận quản lý tài liệu (đối với
hình thức đọc, mượn tài liệu).
12. Bộ
phận phục vụ khai thác lập hồ sơ phục vụ khai thác.
Chi tiết
Quy trình khai thác tài liệu lưu trữ trực tuyến theo Quy trình nghiệp vụ lõi.
Điều 11. Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Cục
Lưu trữ bảo đảm địa điểm, phương tiện phục vụ độc giả khai thác tài liệu lưu trữ
tại Lưu trữ của Trung ương Đảng.
Trưởng
phòng hoặc Giám đốc Trung tâm phụ trách phục vụ khai thác được Chánh Văn phòng
Trung ương Đảng uỷ nhiệm tổ chức phục vụ yêu cầu khai thác đã được cấp có thẩm
quyền duyệt.
Khi
giao, nhận tài liệu bảo đảm chặt chẽ, chính xác đến từng trang tài liệu và có
ký xác nhận của cả bên giao và bên nhận. Trường hợp bất thường thì đơn vị phụ
trách bộ phận phục vụ khai thác lập biên bản và báo cáo Cục trưởng Cục Lưu trữ
cho ý kiến giải quyết.
Đối với
yêu cầu khai thác tài liệu lưu trữ đột xuất, gấp phục vụ hội nghị Ban Chấp hành
Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, lãnh đạo chủ chốt hoặc yêu cầu của Tổng
Bí thư, đồng chí Thường trực Ban Bí thư, lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng thì
bộ phận phục vụ khai thác phối hợp với các đơn vị liên quan xin ý kiến cấp có
thẩm quyền qua điện thoại để đáp ứng kịp thời, sau đó hoàn thiện ngay hồ sơ phục
vụ khai thác theo quy định.
Phần III
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 12. Cơ quan, tổ chức,
cá nhân khai thác tài liệu lưu trữ của Trung ương Đảng; người duyệt khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ; cán bộ, công chức được giao nhiệm vụ phục vụ khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm thực hiện Quy định này.
Giao Cục
Lưu trữ hướng dẫn thực hiện Quy định này; trong quá trình thực hiện nếu có khó
khăn, vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung Quy định thì báo cáo lãnh đạo Văn phòng
Trung ương Đảng xem xét, quyết định.
Quy định
này có hiệu lực từ ngày ký và bãi bỏ Quy định số 46-QĐ/VPTW, ngày 15/12/2014 của
Văn phòng Trung ương Đảng về sử dụng và phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ Kho
Lưu trữ lịch sử Trung ương Đảng và Quy định số 54-QĐ/VPTW, ngày 25/7/2015 của
Văn phòng Trung ương Đảng về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cơ quan của
Trung ương Đảng và Văn phòng Trung ương Đảng.
|
Nơi nhận:
- Bộ Chính trị, Ban Bí thư (để báo cáo);
- Lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng;
- Văn phòng Tổng Bí thư;
- Bộ phận giúp việc đồng chí Thường trực Ban
Bí thư;
- Các đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng;
- Lưu Văn phòng Trung ương Đảng.
|
K/T CHÁNH VĂN PHÒNG
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG
Lê Khánh Toàn
|
PHỤ
LỤC 1
MẪU VĂN BẢN ĐỀ NGHỊ KHAI THÁC, SỬ
DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
dùng cho độc giả ngoài Văn phòng Trung ương Đảng
(Kèm theo Quy định số 351-QĐ/VPTW, ngày 22/7/2026 của Văn phòng Trung ương Đảng)
-----
|
..…………(1)[1]………….
…………(2)[2]……………
*
|
…….…..……(4) [4]………………..
………………….(5) [5]…………………
|
|
…(3)…[3]
về việc khai thác tài liệu lưu trữ
|
, ngày tháng năm
|
|
Kính gửi:
|
- Lãnh đạo Văn phòng
Trung ương Đảng;
- Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng;
|
Lý do,
mục đích khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Giới thiệu…
(họ và tên/chức danh, chức vụ độc giả).
Số điện
thoại của độc giả.
Nội
dung tài liệu lưu trữ cần khai thác (ghi rõ thể loại, số ký hiệu, thời gian,
tác giả và trích yếu nội dung của tài liệu lưu trữ cần khai thác).
Hình thức
khai thác, sử dụng tài liệu: (đọc/mượn/cấp bản sao tài liệu lưu trữ).
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- …
- Lưu[6].
|
(Ký và đóng dấu)[7]
|
_____________________
[1] Tên cơ quan/tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
[2] Tên đơn vị trực thuộc cơ
quan/tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
[3] Số, ký hiệu văn bản.
[4] Tiêu đề: Theo thể thức của
cơ quan/tổ chức đến khai thác như "Đảng Cộng sản Việt Nam" hoặc
"Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam"…
[5] Địa danh, ngày tháng năm
ban hành văn bản.
[6] Tên cơ quan/tổ chức ban
hành văn bản.
[7] Thể thức đề ký văn bản của
cơ quan/tổ chức ban hành văn bản.
PHỤ
LỤC 2
MẪU PHIẾU ĐỀ NGHỊ KHAI THÁC, SỬ DỤNG
TÀI LIỆU LƯU TRỮ
DÙNG CHO ĐỘC GIẢ TRONG VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG
(Kèm theo Quy định số 351-QĐ/VPTW, ngày 22/7/2026 của Văn phòng Trung ương Đảng)
-----
|
VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG
ĐƠN VỊ ………………………
*
|
ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
Hà Nội, ngày ... tháng ... năm....
|
PHIẾU ĐỀ NGHỊ
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
-----
Họ và tên:
…………………………………………………….…………………..
Chức vụ:..…....……………………...…………………………………………….
Đơn vị:..............……………………………………….…………………….........
Điện
thoại: ………….…………………………………………………………….
Nội
dung tài liệu lưu trữ:
…………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………….
Mục
đích sử dụng tài liệu lưu trữ:
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
Hình
thức sử dụng tài liệu lưu trữ: (đọc/mượn/cấp bản sao tài liệu lưu trữ).
|
Xác nhận của lãnh đạo cơ quan/đơn vị
(ký và đóng dấu)
|
Người yêu cầu
(ký và ghi rõ họ tên)
|
PHỤ
LỤC 3
MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI LIỆU
LƯU TRỮ
(Kèm theo Quy định số 351-QĐ/VPTW, ngày 22/7/2026 của Văn phòng Trung ương Đảng)
-----
|
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
CỤC LƯU TRỮ
*
|
ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
Hà Nội, ngày ... tháng ... năm 20....
|
|
Số -BB/CLT
|
|
BIÊN BẢN
bàn giao tài liệu lưu trữ
-----
- Căn
cứ văn bản (số)/phiếu đề nghị khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, ngày … tháng
… năm... của cơ quan/tổ chức/cá nhân;
- Căn
cứ Phiếu trình duyệt số…, ngày .... tháng .... năm … có ký duyệt của … (cấp có
thẩm quyền)[8];
Ngày
... tháng ... năm ... Cục Lưu trữ bàn giao cho cơ quan/cá nhân ..... các tài liệu
(có danh mục kèm theo).
Khi
sử dụng bản sao tài liệu lưu trữ trên, cần lưu ý:
- Sử
dụng tài liệu lưu trữ đúng mục đích.
-
Lưu tài liệu lưu trữ theo quy định.
Biên bản
này làm thành … bản, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng giữ … bản, đồng chí
... (độc giả) giữ …. bản.
|
Trưởng phòng/Giám đốc
Trung tâm
(ký và ghi rõ họ tên)
|
Người giao tài liệu
(ký và ghi rõ họ tên)
|
Người nhận tài liệu
(ký và ghi rõ họ tên)
|
XÁC NHẬN
CỦA LÃNH ĐẠO CỤC LƯU TRỮ
(ký và đóng dấu)
_____________________
[8] Đồng chí Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng, Cục trưởng Cục
Lưu trữ, Trưởng Phòng Lưu trữ hiện hành.