|
Kính gửi:
|
- Văn phòng Quốc hội;
- Văn phòng Chủ tịch nước;
- Tòa án nhân dân tối cao
- Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;
- Kiểm toán Nhà nước;
- Bộ, cơ quan ngang Bộ;
- Doanh nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập;
- Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
|
Căn cứ quy định về thời hạn nộp
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tại khoản 3 Điều 17, điểm a,
điểm b khoản 1 Điều 65 Luật Lưu trữ, quy định về quyền và trách nhiệm của
cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tại khoản
1 Điều 19 Luật Lưu trữ năm 2024, đồng thời giúp các cơ quan, tổ chức tránh
vi phạm quy định tại khoản 5 Điều 7 Nghị định số 31/2026/NĐ-CP
ngày 21/01/2026 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực
lưu trữ, Bộ Nội vụ đề nghị các cơ quan, tổ chức trung ương và Ủy ban nhân dân tỉnh,
thành phố trực thuộc trung ương thực hiện một số công việc sau:
1. Đối với
cơ quan, tổ chức trung ương
a) Chỉ đạo cơ quan, tổ chức
trong phạm vi quản lý thực hiện đúng các quy định của Luật Lưu trữ về nộp tài
liệu vào lưu trữ lịch sử, bảo đảm chất lượng hồ sơ, tài liệu nộp và đúng thời hạn
nộp theo quy định tại Luật Lưu trữ.
b) Chỉ đạo cơ quan, tổ chức
trong phạm vi quản lý thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử (gồm:
cơ quan, tổ chức thuộc và trực thuộc thực hiện chức năng quản lý nhà nước về
ngành, lĩnh vực chuyên môn; đơn vị sự nghiệp công lập do Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ quyết định thành lập; doanh nghiệp nhà nước do Bộ trưởng, Thủ trưởng
cơ quan ngang Bộ quyết định thành lập) xây dựng kế hoạch nộp tài liệu vào lưu
trữ lịch sử của cơ quan, tổ chức; thực hiện việc đăng ký nộp tài liệu vào lưu
trữ lịch sử theo mẫu tại Phụ lục I kèm theo văn bản này.
c) Chỉ đạo cơ quan, tổ chức tại
điểm b mục này cử cá nhân đại diện cơ quan, tổ chức là đầu mối thực hiện việc nộp
tài liệu vào lưu trữ lịch sử để Bộ Nội vụ tạo lập và cấp tài khoản giao dịch
trên Cổng Lưu trữ số quốc gia, đồng thời hướng dẫn quy trình thu nộp tài liệu
lưu trữ sau khi được cấp và xác nhận tài khoản. Thông tin về cá nhân đại diện
cơ quan, tổ chức tại Phụ lục II kèm theo văn bản này.
d) Tổng hợp nhu cầu đăng ký nộp
tài liệu và thông tin về cá nhân đại diện cơ quan, tổ chức nộp tài liệu gửi về
Bộ Nội vụ trước ngày 30 tháng 7 năm 2026.
2. Đối với Ủy
ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương
a) Chỉ đạo cơ quan, tổ chức
trong phạm vi quản lý thực hiện đúng các quy định của Luật Lưu trữ về thu nộp
tài liệu vào lưu trữ lịch sử, bảo đảm chất lượng hồ sơ, tài liệu nộp và đúng thời
hạn nộp theo quy định tại Luật Lưu trữ.
b) Chỉ đạo Sở Nội vụ xây dựng kế
hoạch thu nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở địa phương; chuẩn bị
kho tàng, nguồn nhân lực để thực hiện nhiệm vụ thu tài liệu; hướng dẫn cơ quan,
tổ chức theo quy định tại khoản 2 Điều 18 Luật Lưu trữ chuẩn
bị hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật.
c) Chỉ đạo cơ quan, tổ chức thuộc
trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở địa phương theo quy
định tại khoản 2 Điều 18 Luật Lưu trữ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu
đáp ứng đủ điều kiện để sẵn sàng nộp vào lưu trữ lịch sử đúng thời hạn.
3. Đối với
Doanh nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập
a) Thực hiện đúng các quy định
của Luật Lưu trữ về nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử bảo đảm chất lượng hồ sơ,
tài liệu nộp và đúng thời hạn nộp theo quy định tại Luật Lưu trữ.
b) Xây dựng kế hoạch nộp tài liệu
vào lưu trữ lịch sử; thực hiện việc đăng ký nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch
sử theo mẫu tại Phụ lục I; cử cá nhân đại diện doanh nghiệp thực hiện việc nộp
tài liệu vào lưu trữ lịch sử và cung cấp thông tin tại Phụ lục II kèm theo văn
bản này, gửi về Bộ Nội vụ trước ngày 30 tháng 7 năm 2026.
Mọi vướng mắc, khó khăn trong
quá trình thực hiện, đề nghị cơ quan, tổ chức phản ánh về Bộ Nội vụ (qua Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước) để được hướng dẫn[1].
Bộ Nội vụ trân trọng cảm ơn sự
phối hợp công tác của quý cơ quan, tổ chức./.
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- Bộ trưởng (để b/c);
- Thứ trưởng Cao Huy;
- Lưu: VT, CVT<NN.
|
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
Cao Huy
|
PHỤ LỤC I
ĐĂNG KÝ NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ
(Kèm theo Công văn số 5919/BNV - CVT<NN ngày 11 tháng 6 năm 2026 của Bộ
Nội vụ)
1. Tên cơ quan, tổ chức:
2. Mã định danh của cơ quan, tổ
chức:
3. Nộp vào lưu trữ lịch sử của
Nhà nước ở trung ương (các Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, III, IV, để trống nếu
chưa xác định được):
4. Loại hình tài liệu dự kiến nộp
(giấy, tài liệu số, vật mang tin khác, cả giấy và tài liệu số):
5. Tên Phông lưu trữ hoặc công
trình:
6. Thời gian tài liệu (từ năm đến
năm):
7. Tổng khối lượng/dung lượng
(mét tài liệu giấy, Megabyte tài liệu số):
8. Tổng số hồ sơ, tài liệu:
9. Cách thức nộp tài liệu số (nếu
có):
- Trực tiếp
- Trực tuyến
- Trực tiếp và trực tuyến
10. Thời gian dự kiến nộp (từ
ngày… đến ngày… năm…):
11. Lịch sử phông (nếu có - gửi
kèm theo đăng ký nộp):
12. Lịch sử đơn vị hình thành
phông (nếu có - gửi kèm theo đăng ký nộp)
13. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp
(gửi kèm theo đăng ký nộp)
- Mục lục hồ sơ, tài liệu giấy
gồm các thông tin: Hộp số; Số/ký hiệu hồ sơ; Tiêu đề hồ sơ; Thời gian tài liệu
(ghi rõ ngày tháng năm bắt đầu - kết thúc); Số tờ; Ghi chú.
- Mục lục hồ sơ số gồm các
thông tin: số thứ tự, mã hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời gian bắt đầu, thời gian kết
thúc, số trang, mức độ tiếp cận, ghi chú.
- Mục lục tài liệu số gồm các
thông tin: số thứ tự, mã gói tài liệu, tiêu đề gói tài liệu (tóm tắt nội dung
và thời gian tài liệu), nguồn gốc, tổng số tài liệu trong gói, ghi chú.
Lưu ý: Trường hợp, cơ quan,
tổ chức đã có kế hoạch nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử nhưng chưa hoàn thiện Mục
lục hồ sơ, tài liệu nộp; cơ quan, tổ chức vẫn thực hiện việc đăng ký nộp và sẽ
hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp vào thời điểm chuẩn bị nộp.
PHỤ LỤC II
THÔNG TIN NGƯỜI ĐẠI DIỆN CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐĂNG KÝ TÀI KHOẢN
ĐỂ THỰC HIỆN THỦ TỤC NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ
(Kèm theo Công văn số 5919/BNV - CVT<NN ngày 11 tháng 6 năm 2026 của Bộ
Nội vụ)
1. Tên cơ quan, tổ chức:
2. Mã định danh của cơ quan, tổ
chức:
3. Người đại diện thực hiện thủ
tục nộp hồ sơ, tài liệu:
- Họ và tên:
- Chức vụ:
- Địa chỉ thư điện tử (email
công vụ): để nhận mã xác thực từ Hệ thống.
- Số điện thoại liên hệ:
4. Ghi chú (nếu có):
[1] Bà Trịnh
Thị Hà, Chuyên viên chính, Phòng Quản lý Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ, Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước, số điện thoại 0919.358.085.