|
ỦY BAN NHÂN
DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
SỞ NỘI VỤ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 600/HD-SNV
|
Thành phố Hồ
Chí Minh, ngày 25 tháng 02 năm 2016
|
HƯỚNG DẪN
MỘT
SỐ NỘI DUNG LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC THỰC HIỆN BẢN SAO VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Căn cứ Điều 2, Điều 11 Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị
định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung
một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư; Điều 16, Điều 17 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19
tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản hành chính và Điều 11 Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của
Bộ Nội vụ về hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ
quan, tổ chức, Sở Nội vụ hướng dẫn một số nội dung liên quan đến việc thực hiện
bản sao văn bản tại các cơ quan, tổ chức như sau:
I. PHẠM VI ĐIỀU CHỈNH
VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG
Văn bản này hướng dẫn một số nội dung
liên quan đến việc thực hiện bản sao văn bản; được áp dụng đối với các cơ quan
nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức
xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân trên địa bàn
Thành phố (gọi chung là các cơ quan, tổ chức).
II. VỀ THỰC HIỆN BẢN
SAO VĂN BẢN
1. Khái niệm các hình
thức bản sao
Các hình thức bản sao văn bản gồm: Bản
sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục.
a) “Bản sao y bản chính” là bản sao đầy
đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản
sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.
b) “Bản trích sao” là bản sao một phần
nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải
được thực hiện từ bản chính.
c) “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ,
chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình
bày theo thể thức quy định.
2. Các văn bản thuộc
đối tượng thực hiện bản sao văn bản
a) Các cơ quan, tổ chức đã ban hành bản
chính văn bản hoặc khi nhận được bản chính văn bản, bản sao y bản chính từ các
cơ quan, tổ chức khác gửi đến và có nhu cầu sử dụng bản sao văn bản, thì có thể
thực hiện các hình thức bản sao văn bản, cụ thể:
- Trường hợp nhận được bản chính văn bản,
có thể thực hiện bản sao y bản chính hoặc bản trích sao.
- Trường hợp nhận được bản sao y bản
chính, có thể thực hiện bản sao lục.
b) Bản sao y bản chính, bản trích sao
và bản sao lục được thực hiện theo đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý
như bản chính.
c) Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của
văn bản không được thực hiện sao văn bản theo quy định pháp luật chỉ có giá trị
thông tin, tham khảo.
3. Thẩm quyền thực hiện
bản sao văn bản
a) Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quyết định
hoặc chỉ đạo thực hiện bản sao văn bản.
b) Thẩm quyền ký bản sao văn bản thuộc
thủ trưởng cơ quan, tổ chức hoặc có thể giao cho cấp phó ký thay hoặc giao
Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính ký thừa lệnh; Phó Chánh Văn phòng, Phó
Trưởng phòng Hành chính có thể ký thay của ký thừa lệnh.
4. Các thành phần thể
thức của bản sao
Các thành phần thể thức của bản sao
văn bản bao gồm: Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa
danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận.
5. Kỹ thuật trình bày
bản sao
a) Vị trí trình bày các thành phần thể
thức bản sao
- Thực hiện trên trang giấy khổ A4
theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao như sau:
- Các thành phần thể thức bản
sao được trình bày trên cùng một tờ giấy, ngay sau phần cuối cùng của văn bản cần
sao được photocopy, dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của
vùng trình bày văn bản.
b) Kỹ thuật trình bày bản sao
- Cụm từ “SAO Y BẢN CHÍNH",
“TRÍCH SAO" hoặc “SAO LỤC” được trình bày tại ô số 1 bằng chữ in hoa, cỡ
chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
- Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản (tại
ô số 2); số, ký hiệu bản sao (tại ô số 3); địa danh và ngày, tháng, năm sao (tại
ô số 4); chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền (tại ô số 5a, 5b và
5c); dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản (tại ô số 6); nơi nhận (tại ô số 7).
- Mẫu chữ và chi tiết trình bày các
thành phần thể thức bản sao được thực hiện theo Phụ lục IV, Thông tư số 01/2011/TT-BNV .
- Mẫu bản sao y bản chính, bản trích
sao và bản sao lục (kèm theo Mẫu số 1, 2 và 3).
III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Các cơ quan, tổ chức quy định việc
sao văn bản và thẩm quyền ký bản sao văn bản trong Quy chế công tác văn thư,
lưu trữ cơ quan. Chỉ đạo, hướng dẫn việc thực hiện bản sao văn bản cho các cơ
quan trực thuộc (nếu có).
2. Chi cục Văn thư - Lưu trữ theo dõi,
kiểm tra và tổng hợp báo cáo việc thực hiện bản sao văn bản tại các cơ quan, tổ
chức theo quy định.
Trên đây là hướng dẫn của Sở Nội vụ về
thực hiện bản sao văn bản tại các cơ quan, tổ chức. Trong quá trình thực hiện nếu
có vướng mắc cần trao đổi, đề nghị liên hệ Chi cục Văn thư - Lưu trữ (địa chỉ Tầng
6, Tòa nhà IPC, số 1489 Đại lộ Nguyễn Văn Linh, phường Tân Phong, Quận 7, điện
thoại số 37.760.692) để phối hợp giải quyết./.
|
Nơi nhận:
-
Các Sở, ngành TP;
- Tổng Công ty, Công ty thuộc UBND TP;
- UBND quận, huyện;
- Phòng Nội vụ quận, huyện;
- Cục Văn thư và Lưu trữ NN (để b/c);
- UBND Thành phố (để b/c);
- Giám đốc SNV (để b/c);
- Chi cục VT-LT (2b);
- Lưu: VT.
|
KT. GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC THƯỜNG TRỰC
Lê Hoài Trung
|
Mẫu
số 1 - BẢN SAO Y BẢN CHÍNH
(Kèm theo Hướng
dẫn số 600/HD-SNV ngày 25 tháng 02 năm 2016 của Sở Nội vụ)
|
ỦY BAN NHÂN
DÂN
THÀNH
PHỐ
................
----------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /QĐ-UBND
|
Thành phố……….,
ngày tháng năm 20...
|
QUYẾT ĐỊNH
Về việc
....................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
....................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
....................................
|
Nơi nhận:
-
.......;
- .......;
- Lưu: VT.
|
CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu)
Nguyễn Văn A
|
|
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
(2)
Số:
......(3)...../SY(4)- .....(5).....
|
SAO Y BẢN CHÍNH (1)
……(6)…., ngày tháng năm 20...
|
|
Nơi nhận:
-
.......;
- .......;
- Lưu: VT.
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ
NGƯỜI KÝ
(7)
(Chữ ký, dấu)
Trần Văn B
|
Ghi chú:
(1) Hình thức sao: Sao y bản chính.
(2) Tên cơ quan, tổ chức thực hiện sao
văn bản.
(3) Số bản sao.
(4) Ký hiệu bản sao.
(5) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức
sao văn bản.
(6) Địa danh.
(7) Ghi quyền hạn, chức vụ của người
ký bản sao.
Mẫu
số 2 - BẢN TRÍCH SAO
(Kèm theo Hướng
dẫn số 600/HD-SNV ngày 25 tháng 02 năm 2016 của Sở Nội vụ)
|
ỦY BAN NHÂN
DÂN
THÀNH
PHỐ
................
----------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /QĐ-UBND
|
Thành phố……….,
ngày tháng năm 20...
|
QUYẾT ĐỊNH
Về việc
....................................
“Ghi nội dung phần trích sao ................................................................................................
..............................................................................................................................................”
|
Nơi nhận:
-
.......;
- .......;
- Lưu: VT.
|
CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu)
Nguyễn Văn A
|
|
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
(2)
Số:
......(3)...../TS(4)- .....(5).....
|
TRÍCH SAO (1)
……(6)…., ngày tháng năm 20….
|
|
Nơi nhận:
-
.......;
- .......;
- Lưu: VT.
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ
NGƯỜI KÝ
(7)
(Chữ ký, dấu)
Trần Văn B
|
Ghi chú:
(1) Hình thức sao: Trích sao.
(2) Tên cơ quan, tổ chức thực hiện sao
văn bản.
(3) Số bản sao.
(4) Ký hiệu bản sao.
(5) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức
sao văn bản.
(6) Địa danh.
(7) Ghi quyền hạn, chức vụ của người
ký bản sao.
Mẫu
số 3 - BẢN SAO LỤC
(Kèm
theo Hướng dẫn số 600/HD-SNV ngày 25 tháng 02 năm 2016 của Sở Nội vụ)
|
ỦY BAN NHÂN
DÂN
THÀNH
PHỐ
................
----------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /QĐ-UBND
|
Thành phố……….,
ngày tháng năm 20....
|
QUYẾT ĐỊNH
Về việc
....................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
....................................
|
Nơi nhận:
-
.......;
- .......;
- Lưu: VT.
|
CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu)
Nguyễn Văn A
|
|
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Số: .........../SY-
.........
|
SAO Y BẢN CHÍNH
………., ngày tháng năm 20….
|
|
Nơi nhận:
-
.......;
- .......;
- Lưu: VT.
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ
NGƯỜI KÝ
(Chữ ký, dấu)
Trần Văn B
|
|
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
Số:
......(3)...../SL(4)- .....(5).....
|
SAO LỤC (1)
……(6)…., ngày tháng năm 20…...
|
|
Nơi nhận:
-
.......;
- .......;
- Lưu: VT.
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ
NGƯỜI KÝ
(7)
(Chữ ký, dấu)
Trương Văn C
|
Ghi chú:
(1) Hình thức sao: Sao lục.
(2) Tên cơ quan, tổ chức thực hiện sao
văn bản.
(3) Số bản sao.
(4) Ký hiệu bản sao.
(5) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức
sao văn bản.
(6) Địa danh.
(7) Ghi quyền hạn, chức vụ của người
ký bản sao.