|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH ĐỒNG THÁP
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 28/2020/QĐ-UBND
|
Đồng Tháp, ngày 08
tháng 12 năm 2020
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG THÁP
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương
ngày 19 tháng 6 năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính
quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp
luật ngày 22 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm
2011;
Căn
cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn
cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;
Căn cứ Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng
7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
Căn
cứ Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định
chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp
luật;
Căn
cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ
thông tin trong hoạt động cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03
ngày 01 năm 2013 của Chính phủ về việc quy định chi tiết một số điều của Luật
Lưu trữ;
Căn cứ Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20
tháng 11 năm 2014 hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các
cấp;
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05
tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16
tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu
trữ của các cơ quan, tổ chức;
Căn cứ Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19
tháng 12 năm 2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số
cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban
hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh
Đồng Tháp.
Điều 2. Quyết
định này có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2021 và thay thế Quyết định số
985/QĐ-UBND ngày 02 tháng 10 năm 2013 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Tháp về
việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp.
Điều 3. Chánh
Văn phòng Uỷ ban nhân dân Tỉnh; Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các cơ quan
chuyên môn, cơ quan thuộc Uỷ ban nhân dân Tỉnh; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các
huyện, thành phố; Chủ tịch Uỷ ban nhân các xã, phường, thị trấn chịu trách
nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
-
Như Điều 3;
- Chính phủ;
- Bộ Nội vụ;
- Cục VTLT NN;
- Cục Kiểm tra VBQPPL thuộc Bộ Tư pháp;
- TT.HĐND Tỉnh;
- Chủ tịch, các PCT UBND Tỉnh;
- Sở Tư pháp;
- Cổng Thông tin điện tử Tỉnh;
- Công báo Tỉnh;
- Lưu: VT, SNV, NC/TCD-NC (V).
|
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Đoàn Tấn Bửu
|
QUY CHẾ
CÔNG
TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG THÁP
(Ban
hành kèm theo Quyết định số: 28/2020/QĐ-UBND ngày 08/12/2020 của Uỷ ban
nhân dân tỉnh Đồng Tháp)
Chương I
NHỮNG
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm
vi và đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định các hoạt động về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh
Đồng Tháp.
2. Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan,
đơn vị, tổ chức thuộc Uỷ ban nhân dân Tỉnh; Uỷ ban nhân dân huyện, thành phố;
Uỷ ban nhân các xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và các tổ chức, cá
nhân khác có liên quan.
3. Công tác văn thư bao gồm: soạn thảo, ký
ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công
tác văn thư.
4. Công tác lưu trữ bao gồm các công việc
về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu
lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Điều 2. Giải
thích từ ngữ
1. Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của
cơ quan, tổ chức bao gồm tất cả những quy định về hoạt động văn thư, lưu trữ
trong quá trình quản lý, chỉ
đạo, điều hành của cơ
quan, tổ chức để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
2. “Văn bản” là thông tin thành văn được
truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.
3. “Văn bản chuyên ngành” là văn bản hình
thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành,
lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
4. “Văn bản hành chính” là văn bản hình thành
trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ
chức.
5. “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng
thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày
đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.
6. “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do
cơ quan, tổ chức ban hành.
7. “Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản
do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến.
8. “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc
đánh máy hoặc tạo lập bằng phương tiện điện tử hình thành trong quá trình soạn
thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức.
9. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội
dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy
hoặc ký số trên văn bản điện tử.
10. “Bản chính văn bản giấy” là bản hoàn
chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của
người có thẩm quyền.
11. “Bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác
nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ
thuật quy định.
12. “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính
xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
13. “Bản trích sao” là bản sao chính xác phần
nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao,
được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
14. “Danh mục hồ sơ” là bảng kê có hệ thống
những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan, tổ chức.
15. “Hồ sơ” là tập hợp các văn bản, tài liệu
có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có
đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc
phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
16. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp, sắp xếp văn
bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ
quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
17. “Hệ thống quản lý tài liệu điện tử” là Hệ
thống thông tin được xây dựng với chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa
công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng (sau đây gọi chung là Hệ
thống).
18. “Văn thư cơ quan” là bộ phận thực hiện
một số nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
19. Thu thập tài liệu là quá trình xác
định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu
trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
20. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định
giá trị, sắp
xếp,
thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan,
tổ chức, cá
nhân.
21. Xác định giá trị tài liệu là
việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương
pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định
những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
Điều 3. Giá trị pháp
lý của văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử được ký số bởi người có
thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị
pháp lý như bản gốc văn bản giấy.
2. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp
ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.
Điều 4. Trách
nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ
1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ
quan, tổ chức trong việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ
a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo
việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định
của pháp luật hiện hành.
b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ,
quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực
thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn
thư, lưu trữ theo thẩm quyền.
2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng,
Trưởng phòng Hành chính hoặc người phụ trách công tác hành chính (sau đây
gọi chung là Chánh Văn phòng)
Chánh Văn phòng giúp Thủ trưởng cơ quan,
tổ chức trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
tại cơ quan, tổ chức; đồng thời, tổ chức
hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho cơ quan, tổ chức và đơn vị trực thuộc (nếu có).
3. Trách nhiệm của Trưởng các đơn vị chức năng (phòng,
ban,…)
Trưởng các đơn vị chức năng,
người đứng đầu các
đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định
của cơ quan, tổ chức về văn thư, lưu trữ.
4. Trách nhiệm của mỗi cá nhân
Trong quá trình giải quyết công việc
liên quan đến công tác văn thư, lưu
trữ, mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện nghiêm túc các quy định
của cơ quan, tổ chức về
văn
thư, lưu trữ.
Điều 5. Bảo
vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
Mọi hoạt động trong
công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan,
tổ chức phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành
về bảo vệ bí mật
nhà nước.
Chương II
CÔNG
TÁC VĂN THƯ
Mục 1. SOẠN
THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
Điều 6. Các
loại văn bản hành chính
Văn bản hành chính gồm các loại
văn bản sau: nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy
định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề
án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi
nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu
gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.
Điều 7. Thể
thức văn bản
Thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định số
30/2020/NĐ-CP của Chính phủ.
Điều 8. Soạn
thảo văn bản
1. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức
hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.
2. Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn
thảo văn bản thực hiện các công việc: xác định tên loại, nội dung và độ mật,
mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.
Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao
nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải
chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật
các thông tin cần thiết.
3. Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo
văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ
thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn
bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.
4. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn
bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo
văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.
Điều 9. Duyệt
dự thảo văn bản
1. Bản thảo văn bản phải
do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
2. Trường hợp sửa
chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người có thẩm quyền ký
xem xét, quyết định.
Điều 10. Kiểm
tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Người đứng đầu
đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu
cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản.
2. Người được giao
trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và
chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về
hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
Điều 11. Ký
văn bản
Thực hiện theo Điều 13 Nghị định số
30/2020/NĐ-CP của Chính phủ.
Điều 12. Các
hình thức bản sao
Thực hiện theo Điều 25 Nghị định
30/2020/NĐ-CP của Chính phủ.
Điều 13. Giá trị pháp
lý của bản sao
Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được
thực hiện theo đúng quy định tại Quy chế này có giá trị pháp lý như bản chính.
Điều 14. Thẩm quyền
sao văn bản
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định
việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức
khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.
2. Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật
nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Mục 2. QUẢN
LÝ VĂN BẢN
Điều 15. Nguyên tắc
chung
1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ
quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt
là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng
ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại
Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào
phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong
ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng
khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và
chuyển giao ngay sau khi nhận được.
3. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật
nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của
pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn tại Thông tư
24/2020/TT-BCA ngày 10 tháng 3 năm 2020 của Bộ Công an ban hành biểu mẫu sử
dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 16. Trình tự
quản lý văn bản đến
1. Tiếp nhận văn bản đến.
2. Đăng ký văn bản đến.
3. Trình, chuyển giao văn bản đến.
4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến.
Điều 17. Tiếp nhận
văn bản đến
1. Đối với văn bản giấy
a) Văn thư kiểm tra số lượng, tình trạng bì,
dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký
hiệu của văn bản trong bì. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất
thường, Văn thư báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi
gửi văn bản.
b) Tất cả văn bản giấy đến (bao gồm cả văn
bản có dấu chỉ độ mật) gửi cơ quan, tổ chức thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải
được bóc bì, đóng dấu “ĐẾN”. Đối với văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức
đoàn thể trong cơ quan, tổ chức thì Văn thư chuyển cho nơi nhận (không bóc bì).
Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc
chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại
cho Văn thư để đăng ký.
c) Mẫu dấu “ĐẾN” được thực hiện theo quy định
tại Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
của Chính phủ.
2. Đối với văn bản điện tử
a) Văn thư phải kiểm tra tính xác thực và
toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống.
b) Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng
các quy định tại điểm a khoản này hoặc gửi sai nơi nhận thì cơ quan, tổ chức
nhận văn bản phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống.
Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn thư báo ngay
người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.
c) Cơ quan, tổ chức nhận văn bản có trách
nhiệm thông báo ngay trong ngày cho cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn
bản bằng chức năng của Hệ thống.
Điều 18. Đăng ký văn
bản đến
1. Việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy
đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết theo mẫu sổ đăng ký văn bản đến
hoặc theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến.
2. Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo
thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn
bản giấy và văn bản điện tử.
3. Đăng ký văn bản: Văn bản được đăng ký bằng
sổ hoặc bằng Hệ thống.
a) Đăng ký văn bản đến bằng sổ
Văn thư đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn
bản đến. Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của
Chính phủ.
b) Đăng ký văn bản đến bằng Hệ thống
Văn thư tiếp nhận văn bản và đăng ký vào Hệ
thống. Trường hợp cần thiết, Văn thư thực hiện số hóa văn bản đến theo quy định
tại Phụ lục I Nghị định số
30/2020/NĐ-CP. Văn thư cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin đầu vào của
dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định tại Phụ
lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Văn bản đến được đăng ký vào Hệ thống
phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản
đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý.
4. Văn bản mật được đăng ký theo quy định của
pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 19. Trình,
chuyển giao văn bản đến
1. Văn bản phải được Văn thư trình trong
ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo đến người có thẩm quyền chỉ
đạo giải quyết và chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý. Trường
hợp đã xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý, Văn thư chuyển văn bản
đến đơn vị, cá nhân xử lý theo quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau
khi nhận được. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ bí mật
nội dung văn bản.
2. Căn cứ nội dung của văn bản đến; quy chế
làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được
giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết.
Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc cá nhân thì xác định rõ đơn vị
hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp và thời hạn giải quyết.
3. Trình, chuyển giao văn bản giấy: ý kiến
chỉ đạo giải quyết được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “ĐẾN” hoặc Phiếu giải
quyết văn bản đến theo mẫu tại Phụ lục IV
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có
thẩm quyền, văn bản đến được chuyển lại cho Văn thư để đăng ký bổ sung thông
tin, chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. Khi chuyển giao văn
bản giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn bản.
4. Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ
thống: Văn thư trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết
trên Hệ thống.
Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải
quyết văn bản đến trên Hệ thống và cập nhật vào Hệ thống các thông tin: Đơn vị
hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết;
chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. Trường hợp văn bản
điện tử gửi kèm văn bản giấy thì Văn thư thực hiện trình văn bản điện tử trên
Hệ thống và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được người có thẩm
quyền giao chủ trì giải quyết.
Điều 20. Giải quyết
và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách
nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến và giao người có trách nhiệm theo
dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
2. Khi nhận được văn bản đến, đơn vị hoặc cá
nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn quy định
tại quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức
độ khẩn phải được giải quyết ngay.
Điều 21.
Trình tự giải quyết văn bản đi
1. Cấp số, thời gian ban hành văn bản.
2. Đăng ký văn bản đi.
3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu
chỉ độ mật, mức độ khẩn (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối
với văn bản điện tử).
4. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi.
5. Lưu văn bản đi.
Điều 22. Cấp số, thời
gian ban hành văn bản
1. Số và thời gian ban hành văn bản được lấy
theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong
năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31
tháng 12 hàng năm), số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất
trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
a) Việc cấp số văn bản quy phạm pháp luật:
mỗi loại văn bản quy phạm pháp luật được cấp hệ thống số riêng.
b) Việc cấp số văn bản chuyên ngành do người
đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
c) Việc cấp số văn bản hành chính do người
đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
2. Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời
gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm
nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng.
3. Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời
gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.
Điều 23. Đăng ký văn
bản đi
1. Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính
xác các thông tin cần thiết của văn bản đi.
2. Đăng ký văn bản: văn bản được đăng ký bằng
sổ hoặc bằng Hệ thống.
a) Đăng ký văn bản bằng sổ
Văn thư đăng ký văn bản vào sổ đăng ký văn
bản đi. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của
Chính phủ.
b) Đăng ký văn bản bằng Hệ thống
Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải được
in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ
để quản lý.
3. Văn bản mật được đăng ký theo quy định của
pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 24. Nhân bản,
đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn
1. Nhân bản, đóng dấu của cơ quan, tổ chức và
dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn đối với văn bản giấy
a) Văn bản đi được nhân bản theo đúng số
lượng được xác định ở phần nơi nhận của văn bản.
b) Việc đóng dấu cơ quan, tổ chức và dấu chỉ
độ mật, mức độ khẩn, được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của
Chính phủ.
2. Ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản
điện tử
Ký số của cơ quan, tổ chức được thực hiện
theo quy định tại Phụ lục I Nghị định
số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ.
Điều 25. Phát hành và
theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn
thư và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm
việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn
bản.
2. Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm
bí mật nội dung của văn bản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà
nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận.
3. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về
nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn
bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban
hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
4. Thu hồi văn bản
a) Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được
văn bản thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận.
b) Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận
được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận huỷ bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên
Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết.
5. Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký
số của người có thẩm quyền: Văn thư thực hiện in văn bản đã được ký số của
người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn
bản giấy và phát hành văn bản.
6. Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử
từ văn bản giấy: Văn thư sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
Điều 26. Lưu văn bản
đi
1. Lưu văn bản giấy
a) Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ
quan và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
b) Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc.
2. Lưu văn bản điện tử
a) Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên
Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
b) Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo
quy định tại Phụ lục VI Nghị định
30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản
gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy.
c) Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng
theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định
30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì Văn thư tạo bản
chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 5 Điều 25 Quy chế này để lưu tại Văn
thư cơ quan và hồ sơ công việc.
Mục 3. LẬP HỒ
SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 27. Lập
Danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ
quan, tổ chức phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân
liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ. Mẫu Danh mục hồ sơ được thực hiện theo quy
định tại Phụ lục V Nghị định
30/2020/NĐ-CP
của Chính phủ.
Điều 28. Lập
hồ sơ
1. Yêu cầu
a) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ
của cơ quan, tổ chức.
b) Các văn bản, tài liệu trong một hồ
sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến
của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
2. Mở hồ sơ
a) Cá nhân được giao nhiệm vụ giải
quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch
công tác.
b) Cập nhật những thông tin ban đầu về
hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã ban hành.
c) Trường hợp các hồ sơ không có trong
Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các
thông tin về tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người
lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.
3. Thu thập, cập nhật văn bản, tài
liệu vào hồ sơ
a) Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách
nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi
âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
b) Trường hợp chỉ nhận hoàn toàn bằng
văn bản điện tử, thì chỉ thu thập, cập nhật văn bản điện tử có liên quan vào hồ
sơ.
c) Trường hợp chỉ nhận hoàn toàn bằng
văn bản giấy thì thu thập toàn bộ văn bản giấy có liên quan vào hồ sơ.
d) Trường hợp nhận cả văn bản giấy và
văn bản điện tử (không trùng nhau) thì sao y văn bản giấy sang văn bản điện tử
để cập nhật vào hồ sơ.
4. Kết thúc hồ sơ
a) Hồ sơ được kết thúc khi công việc
đã giải quyết xong.
b) Người lập hồ sơ có trách nhiệm: rà soát lại
toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản
nháp; xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký
hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.
c) Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ
thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và
viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng
từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ.
d) Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ
sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các thông tin còn thiếu. Việc biên mục
văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.
Điều 29.
Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức
trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý văn bản, tài
liệu của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
2. Trách nhiệm của người đứng đầu bộ
phận hành chính
a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ
quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với cơ quan, tổ chức cấp dưới.
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ tại cơ quan, tổ chức.
3. Trách nhiệm của đơn vị và cá nhân
trong cơ quan, tổ chức
a) Người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ
chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ,
bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.
b) Trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc và chịu trách nhiệm về
số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất
lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
c) Đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ
chức có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo
quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan.
d) Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân có
nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì
phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý bằng văn bản và phải lập Danh
mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài
liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
đ) Cán bộ, công chức, viên chức và
người lao động trong cơ quan, tổ chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển
công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành
trong quá trình công tác cho đơn vị, Lưu trữ cơ quan theo quy chế của cơ quan,
tổ chức.
Chương III
QUẢN
LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU VÀ THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ
Điều 30. Quản
lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có
trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu
khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định.
2. Văn thư cơ quan có trách nhiệm
a) Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu,
thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức.
b) Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa
bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người
có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ
chức phải được lập biên bản.
c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào
văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.
d) Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ
quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn
bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.
3. Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản
an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.
Điều 31. Sử
dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
1. Sử dụng con dấu
a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn,
đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng
phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
c) Các văn bản ban hành kèm theo văn
bản chính hoặc phụ lục: dấu được đóng
lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai,
đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
đ) Văn bản có từ hai tờ trở lên phải
đóng dấu giáp lai, dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản
hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ
văn bản.
2. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật
Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan,
tổ chức được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành
và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
Chương IV
CÔNG
TÁC LƯU TRỮ
Mục 1. CÔNG
TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
Điều 32: Thu
thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử
1. Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan
Hàng năm Lưu trữ cơ quan tổ chức có
nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu giấy và điện tử đã đến hạn nộp lưu
vào kho lưu trữ cơ quan, cụ thể:
a) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài
liệu.
b) Phối hợp với các đơn vị, cán bộ,
công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu
trữ cơ quan.
c) Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công
chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp
lưu”.
d) Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo
quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
đ) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu,
kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và
lập Biên bản giao nhận tài liệu.
e) Thu thập tài liệu lưu
trữ điện tử
- Trường hợp tài liệu lưu trữ điện tử
và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau thì thu thập cả hai
loại.
- Khi giao nhận
tài liệu lưu trữ điện tử, Lưu trữ cơ quan phải kiểm tra tính xác
thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ. Hồ sơ phải bảo đảm
nội dung, cấu trúc, bối cảnh
hình thành và được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại, sửa
chữa hay bị mất dữ liệu.
- Việc thu thập tài liệu lưu trữ
điện tử vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện theo quy trình sau:
+ Lưu trữ cơ quan thông báo cho đơn
vị giao nộp tài liệu Danh mục hồ sơ nộp lưu;
+ Lưu trữ cơ quan và đơn vị giao nộp
tài liệu thống nhất về yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng
chuyển;
+ Đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc
tả
kèm theo;
+ Lưu trữ cơ quan kiểm tra để bảo đảm
hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục; dạng thức và cấu trúc đã
thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm
tra virút;
+ Lưu trữ cơ quan chuyển hồ sơ vào hệ
thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan và thực hiện các biện pháp
sao lưu dự phòng;
+ Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu
lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan.
- Cơ quan, tổ chức, cá nhân chỉ được
huỷ hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử sau khi việc giao nộp hồ sơ, tài liệu đó đã
thành công và được Lưu trữ cơ kiểm tra, xác nhận.
2. Trách nhiệm Lưu trữ lịch sử Tỉnh
a) Trình cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ
cùng cấp ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê
duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử;
b) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn
nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu;
c) Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị,
thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
d) Đối với tài liệu điện tử
- Việc thu thập tài liệu lưu trữ
điện tử vào Lưu trữ lịch sử được thực hiện theo quy trình sau:
+ Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ
quan thống nhất Danh mục hồ sơ nộp lưu, yêu cầu, phương tiện, cấu trúc
và định dạng chuyển;
+ Lưu trữ cơ quan giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc
tả
kèm theo;
+ Lưu trữ lịch sử kiểm tra để
bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục; dạng thức và cấu trúc
đã thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm
tra virút;
+ Lưu trữ lịch sử chuyển hồ sơ vào hệ
thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử và thực hiện các
biện pháp sao lưu dự phòng;
+ Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu
lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử.
- Cơ quan, tổ chức, cá nhân chỉ được
huỷ hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử sau khi việc giao nộp hồ sơ, tài liệu đó đã
thành công và được Lưu trữ lịch sử kiểm tra, xác nhận.
- Tiêu chuẩn kỹ thuật trong quá trình
nộp lưu và thu thập tài liệu lưu trữ điện tử giữa Lưu trữ cơ quan với Lưu trữ
lịch sử phải được thực hiện theo tiêu chuẩn về trao đổi dữ liệu theo quy định
của pháp luật.
3. Trách nhiệm giao nộp tài liệu vào Lưu trữ
lịch sử:
Cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ
chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm sau đây:
a) Chỉnh lý tài liệu trước khi giao nộp và
lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;
b) Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các
mức độ mật;
c) Giao nộp tài liệu và công cụ tra cứu vào
Lưu trữ lịch sử;
d) Các cơ quan, tổ chức thuộc danh mục cơ
quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử ngoài thực hiện
các nội dung tại điểm a, b, c khoản 3 Điều này, còn phải thực hiện các trách
nhiệm theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm
2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào lưu trữ
lịch sử các cấp.
Điều 33. Thời
gian, thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử
1. Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử phải đủ thành
phần, đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định.
2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan
a) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản:
Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán.
a) Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn
01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.
3. Thời gian nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử
a) Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc
kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu
tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu
trữ lịch sử.
b) Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch
sử của ngành công an, quốc phòng, ngoại giao và của ngành khác được thực hiện
theo Điều 14 và Điều 15 Nghị định 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ.
4. Thủ tục nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan
và Lưu trữ lịch sử
a) Thủ tục nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan
- Đối với hồ sơ giấy: Khi nộp lưu tài liệu phải
lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ
sơ, tài liệu” theo mẫu tại Phụ lục V
Nghị định 30/2020/NĐ-CP
của Chính phủ.
Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản.
- Đối với hồ sơ điện tử: Cá nhân được giao
nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu
trữ cơ quan trên Hệ thống. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ
theo Danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ
sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống.
b) Thủ tục nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử
- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu 02 bản (Mẫu số 1a);
- Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức
độ mật (Mẫu số 1b);
- Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá
trị tài liệu (Mẫu số 1c);
- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài
liệu (Mẫu số 1d);
- Công văn đề nghị giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ lịch sử (Mẫu số 1đ);
- Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu 02 bàn (Mẫu số 1e).
Sở Nội vụ có trách nhiệm thẩm định, tổ chức
tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.
Điều 34.
Chỉnh lý tài liệu
Hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức
phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.
1. Nguyên tắc chỉnh lý
a) Không phân tán phông lưu trữ;
b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa
hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu
theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);
c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản
ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt
yêu cầu
sau:
a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;
b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ
sơ, tài liệu;
c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
d) Lập công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ,
cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu
sử dụng tài liệu;
đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị.
Điều 35. Xác
định giá trị tài liệu
1. Văn thư, Lưu trữ cơ quan có nhiệm
vụ giúp lãnh đạo cơ
quan, tổ chức xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan,
tổ chức.
2. Việc xác định giá trị tài liệu phải
đạt được yêu cầu sau:
a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh
viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể;
b) Xác định tài liệu hết giá trị để
tiêu huỷ.
3. Tài liệu điện tử
a) Tài liệu lưu trữ điện tử được xác
định giá trị theo nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị nội
dung như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác và phải đáp ứng các yêu
cầu sau:
- Bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn và
xác thực của thông tin chứa trong tài liệu điện tử kể từ khi tài liệu lưu trữ
điện tử được khởi tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh;
- Thông tin chứa trong tài liệu lưu
trữ điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.
b) Tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng
các điều kiện quy định tại điểm a khoản 3 Điều này có giá trị như bản gốc.
Điều 36. Hội
đồng xác định giá trị tài liệu
Thực hiện theo quy định tại Điều 18
Luật Lưu trữ năm 2011.
Điều 37. Hồ
sơ huỷ tài liệu hết giá trị
1. Đối với tài liệu giấy
a) Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá
trị tài liệu (Mẫu 2a);
b) Danh mục tài liệu hết giá trị (Mẫu 2b);
c) Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị (Mẫu 2c);
d) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài
liệu (Mẫu 2d);
đ) Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của
cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị (Mẫu 2đ);
h) Biên bản huỷ tài liệu hết giá trị (Mẫu 2e).
e) Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị (Mẫu 2g);
2. Đối với tài liệu điện tử
a) Tài liệu lưu trữ điện tử hết giá
trị được huỷ theo thẩm quyền, thủ tục như tài liệu lưu trữ trên các vật mang
tin khác hết giá trị.
b) Việc huỷ tài liệu lưu trữ điện tử
phải được thực hiện đối với toàn bộ hồ sơ thuộc Danh mục tài liệu hết giá trị
đã được phê duyệt và phải bảo đảm thông tin đã bị huỷ không thể khôi phục lại
được.
c) Cơ quan, tổ chức, cá nhân chỉ được
huỷ hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử sau khi việc giao nộp hồ sơ, tài liệu đó đã
thành công và được Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử kiểm tra, xác nhận.
3. Cơ quan thẩm định huỷ tài liệu hết giá trị
a) Sở Nội vụ có ý
kiến thẩm tra hồ sơ, tài liệu hết giá trị đối với các cơ quan, tổ chức thuộc
Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.
b) Các cơ quan, đơn vị không thuộc nguồn nộp
lưu vào Lưu trữ lịch sử thì thủ trưởng cơ quan cấp trên trực tiếp có ý kiến,
thẩm tra hồ sơ, tài liệu hết giá trị.
Mục 2. BẢO
QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 38. Bảo
quản tài liệu lưu trữ
1. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp
lưu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức do các cán bộ, công chức, viên chức tự bảo
quản và phải bảo
đảm
an toàn cho các hồ sơ, tài liệu.
2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp
lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức và tập trung bảo quản trong
kho lưu trữ cơ quan, tổ chức. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết
bị, phương tiện cần thiết theo quy định bảo đảm an toàn cho tài liệu.
3. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có
trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí
kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy,
nổ; phòng, chống
thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang
bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì
các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.
Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ
của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm: bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ;
hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin
theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình
hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu.
4. Tài liệu điện tử
a) Tài liệu lưu trữ điện tử phải được
bảo quản an toàn và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp.
b) Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử
phải thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng
truy cập của tài liệu lưu trữ điện tử và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc
phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài
liệu.
c) Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu
trữ điện tử phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ thích hợp theo quy định
tại điểm i khoản 1 Mục II Thông tư 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ
hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.
Điều 39. Đối
tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu
1. Tất cả cán bộ, công chức, viên chức
trong, ngoài cơ quan, tổ chức và mọi cá nhân đều được khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.
2. Cán bộ, công chức, viên chức ngoài
cơ quan, tổ chức nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới
thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được lãnh đạo cơ
quan, tổ chức đồng ý.
3. Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu
vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân
hoặc hộ chiếu và phải được lãnh đạo cơ quan, tổ chức đồng ý.
Điều 40. Các
hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của
Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.
3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên
phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.
4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu
trữ.
5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong
công trình nghiên cứu.
6. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản
chứng thực lưu trữ.
Điều 41. Thẩm
quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Thực hiện theo quy định tại Điều
31, Điều 34 Luật Lưu
trữ năm 2011.
2. Thẩm quyền cho phép đọc, sao, chứng
thực lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử được thực hiện như đối với tài
liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.
Điều 42. Quản
lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Lưu trữ cơ quan, tổ chức phải có
Nội quy khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
2. Tài liệu lưu trữ điện tử phải được
bảo quản an toàn và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp.
3. Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử
phải thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng
truy cập của tài liệu lưu trữ điện tử và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc
phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài
liệu.
4. Nội quy khai thác và sử dụng tài
liệu bao gồm các nội dung cần quy định sau:
a) Thời gian phục vụ;
b) Các giấy tờ tổ chức, cá nhân cần xuất
trình khi đến khai thác tài liệu;
c) Tổ chức, công dân không được tự ý sao,
chụp ảnh tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi
chưa được phép;
d) Ngoài các quy định trên, tổ chức, công dân
cần thực hiện nghiêm chỉnh các quy định có liên quan trong Nội quy ra, vào cơ
quan; quy định về sử dụng tài liệu; quy định về phòng, chống cháy, nổ của cơ
quan, tổ chức.
6. Công chức, viên chức lưu trữ cơ quan, tổ
chức phải lập các sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng
ký tổ chức, công dân để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu.
Điều 43. Sao tài liệu
lưu trữ, chứng thực lưu trữ
1. Việc sao tài liệu lưu trữ và chứng thực
lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử thực hiện.
Người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu
lưu trữ cho phép sao tài liệu lưu trữ.
2. Chứng thực lưu trữ là xác nhận của cơ
quan, tổ chức hoặc Lưu trữ lịch sử về nội dung thông tin hoặc bản sao tài liệu
lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử đang quản lý.
Cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử sao tài
liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ phải chịu trách nhiệm pháp lý về bản sao tài
liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.
3. Người được cấp bản sao tài liệu lưu trữ,
bản chứng thực lưu trữ phải nộp lệ phí.
4. Bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực
lưu trữ có giá trị như tài liệu lưu trữ gốc trong các quan hệ, giao dịch.
Điều
44. Thống kê tài liệu lưu trữ
1.
Các cơ quan, tổ chức đóng trên địa bàn tỉnh phải thực hiện chế độ báo cáo thống
kê định kỳ về tài liệu lưu trữ theo quy định.
2.
Ngoài báo cáo thống kê định kỳ hàng năm, các cơ quan, tổ chức phải thực hiện
các báo cáo đột xuất khác theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
Chương
V
TỔ
CHỨC THỰC HIỆN
Điều
45. Tổ chức thực hiện
1.
Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức căn cứ Quy chế này, xây dựng và chỉ đạo các cơ
quan, đơn vị trực thuộc xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ để triển
khai thực hiện đồng bộ, phù hợp với điều kiện thực tế của cơ quan, tổ chức
mình.
2.
Sở Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, tổ chức, địa phương
triển khai thực hiện Quy chế này.
Điều
46. Sửa đổi, bổ sung Quy chế
Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ
quan, tổ chức kịp thời phản ánh về Sở Nội vụ để báo cáo, đề xuất Uỷ ban nhân dân Tỉnh xem
xét, sửa đổi bổ sung Quy
chế cho phù hợp./.