|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH CAO BẰNG
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 34/2020/QĐ-UBND
|
Cao
Bằng, ngày 11 tháng 12 năm 2020
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ TỈNH CAO BẰNG
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH CAO BẰNG
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa
phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Nghị định số 34/2016/NĐ-CP
ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện
pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật;
Căn cứ Nghị định số 99/2016/NĐ-CP
ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Nghị định số 26/2020/NĐ-CP
ngày 28 tháng 02 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật
bảo vệ bí mật nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Thông tư số 15/2014/TT-BNV
ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố
trực thuộc trung ương; Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã,
thành phố thuộc tỉnh;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công
tác văn thư tỉnh Cao Bằng.
Điều 2. Quyết định có hiệu lực kể từ ngày 21 tháng 12
năm 2020.
Quyết định số 10/2016/QĐ-UBND ngày 20
tháng 5 năm 2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng ban hành Quy chế công tác
văn thư, lưu trữ tỉnh Cao Bằng; Quyết định số 49/2019/QĐ-UBND ngày 22 tháng 11
năm 2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng về sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 11
Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Cao Bằng ban hành kèm theo Quyết định số
10/2016/QĐ-UBND ngày 20 tháng 5 năm 2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng hết
hiệu lực kể từ ngày Quyết định này có hiệu lực thi hành.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở
Nội vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành
phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn và tổ chức, cá nhân có liên
quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Bộ Nội vụ;
- Cục Kiểm tra VBQPPL, Bộ Tư pháp;
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
- TT. Tỉnh ủy;
- TT. HĐND tỉnh;
- Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh;
- VP UBND tỉnh: LĐVP, CV;
- Các tổ chức chính trị - xã hội tỉnh;
- Trung tâm Thông tin, VPUBND tỉnh;
- Lưu: VT, NC.
|
TM.
ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Hoàng Xuân Ánh
|
QUY CHẾ
CÔNG TÁC VĂN THƯ TỈNH CAO BẰNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 34/2020/QĐ-UBND ngày 11 tháng 12 năm 2020 của
Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
và đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định các hoạt động
về công tác văn thư trong quá trình quản lý, chỉ đạo của cơ quan, tổ chức thuộc
đối tượng áp dụng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
2. Công tác văn thư bao gồm: Soạn thảo,
ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong
công tác văn thư.
3. Quy chế này áp dụng đối với cơ
quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước (sau đây gọi chung là cơ quan,
tổ chức).
Điều 2. Giải
thích từ ngữ
1. “Văn bản” là thông tin thành văn được
truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.
2. “Văn bản chuyên ngành” là văn bản
hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một
ngành, lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
3. “Văn bản hành chính” là văn bản
hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ
quan, tổ chức.
4. “Văn bản điện tử” là văn bản dưới
dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình
bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.
5. “Văn bản đi” là tất cả các loại
văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
6. “Văn bản đến” là tất cả các loại văn
bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến.
7. “Bản thảo văn bản” là bản được viết
hoặc đánh máy hoặc tạo lập bằng phương tiện điện tử hình thành trong quá trình
soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức.
8. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh
về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản
giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.
9. “Bản chính văn bản giấy” là bản
hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của
người có thẩm quyền.
10. “Bản sao y” là bản sao đầy đủ,
chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể
thức và kỹ thuật quy định.
11. “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ,
chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy
định.
12. “Bản trích sao” là bản sao chính
xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần
trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
13. “Danh mục hồ sơ” là bảng kê có hệ
thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan, tổ chức.
14. “Hồ sơ” là tập hợp các văn bản,
tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể
hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
15. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp, sắp
xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
16. “Hệ thống quản lý tài liệu điện tử”
là hệ thống thông tin được xây dựng với chức năng chính để thực hiện việc tin học
hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng (sau đây gọi chung là
Hệ thống).
17. “Văn thư cơ quan” là bộ phận thực
hiện một số nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
Điều 3. Trách
nhiệm đối với công tác văn thư
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức
trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo, triển khai thực hiện
các quy định về công tác văn thư. Áp dụng các biện pháp nâng cao hiệu quả công
tác văn thư phù hợp với điều kiện thực tế tại cơ quan, tổ chức, ngành, lĩnh vực
mình quản lý. Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư;
giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư
theo thẩm quyền.
2. Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành
chính hoặc người phụ trách công tác hành chính (sau đây gọi chung là Chánh Văn
phòng): Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám
sát việc thực hiện công tác văn thư tại cơ quan, tổ chức; đồng thời tổ chức kiểm
tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc.
3. Cán bộ, công chức, viên chức trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư có
trách nhiệm thực hiện các quy định về công tác văn thư.
4. Văn thư cơ quan có trách nhiệm thực
hiện các nhiệm vụ tại khoản 3 Điều 6 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020
của Chính phủ về công tác văn thư; tham mưu công tác lập hồ sơ, tài liệu và nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Điều 4. Giá trị
pháp lý của văn bản điện tử
1 .Văn bản điện tử được ký số bởi người
có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá
trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.
2. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải
đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.
Điều 5. Vị trí ký
số trên văn bản điện tử
1. Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người
có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu
xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa
chức vụ của người ký và họ tên người ký.
2. Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ
quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản,
màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong
suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên
trái.
3. Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ
quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính
a) Văn bản kèm theo cùng tệp tin với
nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không
thực hiện ký số lên văn bản kèm theo.
b) Văn bản không cùng tệp tin với nội
dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên
văn bản kèm theo.
Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu
văn bản kèm theo.
Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức:
Không hiển thị.
Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời
gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO
8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng,
cỡ chữ 10, màu đen.
4. Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ
quan, tổ chức trên bản sao định dạng điện tử
Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu
văn bản.
Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức:
Không hiển thị.
Thông tin: Hình thức sao, tên cơ
quan, tổ chức sao văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ
Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New
Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
Điều 6. Bảo vệ bí
mật nhà nước trong công tác văn thư
Mọi hoạt động trong công tác văn thư
liên quan đến bảo vệ bí mật nhà nước trong cơ quan, tổ chức phải thực hiện theo
các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Chương II
SOẠN THẢO VÀ KÝ
BAN HÀNH VĂN BẢN
Mục 1. THỂ THỨC, KỸ
THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN
Điều 7. Hình thức
văn bản
Hình thức văn bản trong các cơ quan,
tổ chức gồm:
- Văn bản quy phạm pháp luật.
- Văn bản hành chính.
- Văn bản chuyên ngành.
- Văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ
chức hoặc cá nhân nước ngoài.
Điều 8. Thể thức
văn bản
1. Thể thức văn bản quy phạm pháp luật
thực hiện theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính
phủ Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản
quy phạm pháp luật.
2. Thể thức văn bản hành chính được
thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính
phủ về công tác văn thư.
3. Thể thức văn bản chuyên ngành thực
hiện theo quy định hiện hành của ngành, lĩnh vực cụ thể.
4. Thể thức văn bản trao đổi với các
cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài thực hiện theo quy định hiện hành của
pháp luật và theo thông lệ quốc tế.
Điều 9. Kỹ thuật
trình bày văn bản
Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm:
Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí
trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản. Kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05
tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
Mục 2. SOẠN THẢO
VÀ KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 10. Soạn thảo
văn bản
1. Căn cứ vào tính chất, nội dung văn
bản cần soạn thảo, lãnh đạo cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ
trì soạn thảo văn bản. Quá trình giao việc có thể thực hiện bằng các hình thức:
Đối với văn bản giấy thì ghi rõ tên đơn vị hoặc người nhận tại mục “Chuyển” của
dấu “ĐẾN” hoặc sử dụng phiếu chuyển; đối với văn bản điện tử thực hiện theo chức
năng của Hệ thống.
2. Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ
trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ
mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên
quan; soạn thảo đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.
3. Đối với văn bản điện tử, người được
giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung trên phải
chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật
các thông tin cần thiết, chịu trách nhiệm về tính chính xác của văn bản điện tử.
4. Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản
thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ
thống, chuyển lại bảo thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản
để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.
5. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo
văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản
thảo văn bản trong phạm vi chức trách nhiệm vụ được giao.
Điều 11. Duyệt bản
thảo; kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Bản thảo văn bản phải do người có
thẩm quyền ký văn bản duyệt. Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt
nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thì đơn vị hoặc người được giao soạn
thảo phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định.
2. Người đứng đầu đơn vị soạn thảo
văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức
và trước pháp luật về nội dung văn bản.
Nếu là văn bản giấy thì người đứng đầu
đơn vị soạn thảo phải ký tắt hoặc ký nháy vào cuối nội dung văn bản trước khi
trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức. Nếu là văn bản điện tử sẽ do người được giao
trực tiếp soạn thảo văn bản khởi tạo bằng chức năng Hệ thống; trường hợp có nhiều
cá nhân cùng tham gia soạn thảo văn bản thì việc khởi tạo văn bản điện tử sẽ do
lãnh đạo cơ quan, đơn vị quyết định.
3. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm
kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và chịu trách nhiệm trước người đứng
đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
Chánh Văn phòng ký tắt hoặc ký nháy ở vị trí cuối cùng phần “Nơi nhận” cuối văn
bản trên văn bản giấy. Nếu là văn bản điện tử, trước khi lãnh đạo ký ban hành
phải có ý kiến nhất trí của Chánh Văn phòng trên Hệ thống.
Điều 12. Ký ban
hành văn bản
1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện
theo quy định của pháp luật, Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức.
2. Việc ký ban hành các văn bản được
thực hiện theo quy định tại Điều 13 Mục 2 Chương II của Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Trong đó:
a) Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản
dùng bút có màu mực xanh, không dùng các loại mực dễ phai.
b) Đối với văn bản điện tử, người có
thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số thực hiện theo quy định
tại khoản 1 Điều 5 Quy chế này.
Điều 13. Sao văn
bản
1. Các hình thức sao văn bản gồm: Sao
y, sao lục và trích sao.
2. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản
sao văn bản thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày
05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
3. Việc sao y, sao lục và trích sao
do lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc Chánh Văn phòng cơ quan, tổ chức quyết định.
4. Bản sao y, sao lục và trích sao thực
hiện theo đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.
5. Các bản photocopy cả dấu và chữ ký
của văn bản chính không thực hiện theo các hình thức sao văn bản tại khoản 1 Điều
này thì chỉ có giá trị thông tin tham khảo.
6. Không được sao văn bản, chuyển
phát ra ngoài cơ quan, tổ chức những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp các
ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao
dịch, trao đổi công tác phải được cụ thể hóa bằng văn bản hành chính.
Chương III
QUẢN LÝ VĂN BẢN
Mục 1. QUẢN LÝ
VĂN BẢN ĐI
Điều 14. Nguyên
tắc chung trong quản lý văn bản đi
1. Tất cả các văn bản đi của cơ quan,
tổ chức phải được đăng ký, phát hành tại Văn thư cơ quan trừ những văn bản có
quy định riêng của pháp luật; đối với những văn bản đi không đăng ký tại Văn
thư cơ quan, các cá nhân, đơn vị, cơ quan, tổ chức không có trách nhiệm giải
quyết.
2. Văn bản đi thuộc ngày nào phải được
đăng ký, phát hành trong ngày. Các văn bản có mức độ khẩn phải được phát hành
ngay sau khi văn bản được ký ban hành.
3. Văn bản có nội dung mang bí mật
nhà nước (văn bản mật) phải được đăng ký, phát hành theo quy định của pháp luật
hiện hành.
Điều 15. Trình tự
giải quyết văn bản đi
1. Cấp số và thời gian ban hành văn bản.
2. Đăng ký văn bản đi.
3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức;
đóng dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ
chức (đối với văn bản điện tử).
4. Làm thủ tục phát hành và theo dõi
việc chuyển phát văn bản đi.
5. Lưu văn bản đi.
Điều 16. Cấp số
và thời gian ban hành văn bản
1. Số và thời gian ban hành văn bản
được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức
trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12
hằng năm). Số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong năm, thống
nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
2. Đối với văn bản giấy, việc cấp số,
thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm
nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản mật được cấp hệ thống sổ riêng.
3. Đối với văn bản điện tử, việc cấp
số, thời gian ban hành được thực hiện bằng các chức năng của Hệ thống, thống nhất
với các trường thông tin trên sổ quản lý văn bản giấy.
Điều 17. Đăng ký
văn bản đi
1 .Việc đăng ký văn bản đảm bảo đầy đủ,
chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi. Văn bản được đăng ký bằng sổ
hoặc bằng Hệ thống.
a) Đăng ký văn bản bằng sổ: Văn thư
cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đi. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi
theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của
Chính phủ về công tác văn thư.
b) Đăng ký văn bản điện tử bằng Hệ thống:
Sau khi hết năm, văn bản đi được đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy
đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý. Trường
hợp Văn thư cơ quan đã lấy số thống nhất với sổ quản lý văn bản giấy và thể hiện
trong sổ quản lý văn bản giấy thì không cần thiết phải in sổ quản lý các văn bản
điện tử trên Hệ thống.
2. Văn bản mật được đăng ký riêng
theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 18. Nhân bản,
đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn
1. Nhân bản và dấu chỉ độ mật, mức độ
khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành đối với văn bản giấy
a) Văn bản đi được nhân bản theo đúng
số lượng được xác định ở phần nơi nhận của văn bản. Trường hợp văn bản gửi đến
nhiều nơi mà phần nơi nhận không liệt kê đầy đủ danh sách thì đơn vị hoặc người
được giao soạn thảo phải có danh sách nơi nhận gửi đến Văn thư cơ quan.
b) Nơi nhận phải xác định trên nguyên
tắc gửi đến các cơ quan, tổ chức có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức
thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội
dung văn bản. Không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đơn vị, không gửi
văn bản cho các đối tượng khác ngoài phần “Nơi nhận” chỉ nhằm mục đích để biết,
để tham khảo.
c) Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các
chỉ dẫn về phạm vi lưu hành được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định
số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
2. Đóng dấu, ký số cơ quan, tổ chức
a) Đóng dấu, ký số cơ quan, tổ chức
trùm lên 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái.
b) Dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng
chiều và có màu đỏ tươi.
c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo văn
bản chính: Dấu được đóng ở trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc
tên của phụ lục.
d) Đóng dấu giáp lai: Dấu được đóng
vào khoảng giữa, mép phải văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu giáp
lai không quá 05 trang văn bản.
3. Ký số của cơ quan, tổ chức đối với
văn bản điện tử: Thực hiện theo chức năng của Hệ thống và theo quy định tại khoản
2, 3 Điều 5 Quy chế này.
Điều 19. Phát
hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Văn thư cơ quan thực hiện các công
việc sau để phát hành văn bản: Lựa chọn bì; viết bì; vào bì và dán bì; đóng dấu
chỉ mức độ khẩn, dấu chỉ độ mật và các dấu khác lên bì (nếu có).
2. Chuyển phát văn bản đi
a) Những văn bản đã được làm đầy đủ
các thủ tục phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm
nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
b) Văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn phải
được phát hành ngay sau khi thực hiện đầy đủ các thủ tục phát hành.
c) Văn bản được phát hành qua bưu điện
phải có sổ gửi văn bản qua bưu điện. Khi giao bì văn bản, Văn thư cơ quan phải
yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ. Mẫu sổ gửi văn
bản đi bưu điện thực hiện theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản
giấy cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức hoặc ngoài cơ quan, tổ chức
phải được ký nhận vào sổ đăng ký văn bản đi.
đ) Đối với văn bản điện tử, việc phát
hành văn bản đi được thực hiện theo chức năng của Hệ thống.
e) Văn bản mật được chuyển phát theo
quy định hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.
3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi
a) Văn thư cơ quan có trách nhiệm
theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
b) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc
chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những
văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc người được giao soạn thảo văn bản đề
xuất, trình người ký quyết định.
c) Đối với những văn bản đi có đóng dấu
“Tài liệu thu hồi” phải được theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại phải
kiểm tra, đối chiếu để đảm bảo văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.
4. Văn bản đã phát hành nhưng có sai
sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương
đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ
tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản. Việc thay thế, đính chính văn bản phải được thực hiện ngay sau khi cơ
quan, tổ chức phát hiện hoặc nhận được phản hồi.
5. Thu hồi văn bản: Việc thực hiện
thu hồi được thực hiện ngay sau khi văn bản thông báo thu hồi được chuyển đến
cơ quan, tổ chức. Đối với văn bản điện tử khi nhận được văn bản thông báo thu hồi,
bên nhận có trách nhiệm hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng
thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết.
Điều 20. Lưu văn
bản đi
1. Lưu văn bản giấy
a) Mỗi văn bản đi được lưu thành hai
bản: Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, bản chính lưu trong hồ sơ công việc của
người được giao soạn thảo văn bản.
b) Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan phải
được đóng dấu ngay sau khi phát hành và được sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
2. Lưu văn bản điện tử
a) Bản gốc văn bản điện tử phải được
lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và trong hồ sơ công việc
của người được giao soạn thảo văn bản.
b) Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng
theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của
Chính phủ về công tác văn thư và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử
dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy.
3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng
bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định
hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Mục 2. QUẢN LÝ
VĂN BẢN ĐẾN
Điều 21. Nguyên
tắc chung trong quản lý văn bản đến
1. Tất cả các văn bản đến của cơ
quan, tổ chức phải được đăng ký và quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan, trừ
những văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến
không đăng ký tại Văn thư cơ quan, các cá nhân, đơn vị, cơ quan, tổ chức không
có trách nhiệm giải quyết.
2. Văn bản đến ngày nào phải được
đăng ký, chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
Văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn phải được đăng ký và chuyển giao ngay sau khi nhận
được văn bản.
3. Văn bản đến mật được đăng ký, quản
lý theo quy định của pháp luật hiện hành.
Điều 22. Trình tự
quản lý văn bản đến
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
2. Trình, chuyển giao văn bản đến.
3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc
giải quyết văn bản đến.
Điều 23. Tiếp nhận,
đăng ký văn bản đến
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
a) Đối với văn bản giấy: Văn thư cơ
quan tiếp nhận, đăng ký bằng sổ đăng ký văn bản đến; Mẫu sổ đăng ký văn bản đến
theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính
phủ về công tác văn thư.
b) Đối với văn bản điện tử: Văn thư
cơ quan tiếp nhận, đăng ký văn bản đến bằng chức năng của Hệ thống; trong trường
hợp cần thiết, Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến theo quy định tại
Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác
văn thư. Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin đầu vào của
dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư sau đó in ra giấy
đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ
để quản lý.
2. Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi
nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ
tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu
có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận; kiểm tra tính
xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống.
3. Văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn hoặc
văn bản có nội dung cần được giải quyết ngay đến vào ngoài giờ làm việc, ngày lễ,
ngày nghỉ thì Văn thư cơ quan hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến
có trách nhiệm ký nhận, báo cáo ngay với lãnh đạo cơ quan, tổ chức và Chánh Văn
phòng để xử lý.
4. Văn bản mật đến được đăng ký
riêng, nếu văn bản mật được đăng ký và quản lý trên máy vi tính thì không được
kết nối mạng nội bộ, không được kết nối mạng Internet.
Điều 24. Trình,
chuyển giao văn bản đến
1. Văn bản đến sau khi được đăng ký
phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có
dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
2. Đối với văn bản điện tử: Văn thư
cơ quan trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ
thống. Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên Hệ thống
và cập nhật vào Hệ thống các thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo,
trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị hoặc
cá nhân được giao giải quyết.
Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm
văn bản giấy thì Văn thư cơ quan thực hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thống
và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết để lưu Hồ
sơ công việc.
3. Việc chuyển giao văn bản phải đảm
bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản theo quy định.
Đối với văn bản giấy, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
Điều 25. Giải
quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có
trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến và giao người có trách nhiệm
theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
2. Khi nhận được văn bản đến, đơn vị
hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn
quy định tại quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ
mức độ khẩn phải được giải quyết ngay.
3. Chánh Văn phòng có trách nhiệm báo
cáo lãnh đạo cơ quan, tổ chức về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải
quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị, cá nhân liên quan.
Chương IV
LẬP HỒ SƠ VÀ
GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 26. Lập
Danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ
quan, tổ chức phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân
liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ. Mẫu danh mục hồ sơ được thực hiện theo quy định
tại Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công
tác văn thư.
Điều 27. Lập hồ
sơ
1. Yêu cầu
a) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ
của cơ quan, tổ chức hình thành hồ sơ.
b) Các văn bản, tài liệu trong một hồ
sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của
sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
2. Mở hồ sơ:
a) Cá nhân được giao nhiệm vụ giải
quyết công việc phải mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã ban hành, chuẩn bị bìa hồ
sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ, trong quá trình giải quyết công việc sẽ tiếp
tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.
b) Trường hợp các hồ sơ không có
trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định
các thông tin: Tiêu đề Hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người
lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.
3. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu
vào hồ sơ
a) Cá nhân được giao nhiệm vụ có
trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu
có liên quan đến sự việc vào hồ sơ.
b) Các văn bản trong hồ sơ phải được
sắp xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm của công việc để lựa chọn cách
sắp xếp cho phù hợp.
4. Kết thúc hồ sơ
a) Khi công việc giải quyết xong thì
hồ sơ cũng kết thúc.
b) Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà
soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng
thừa, bản nháp; xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, số và
ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.
c) Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ
sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và
viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ
kết thúc đối với tất cả hồ sơ.
d) Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ
sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các thông tin còn thiếu. Việc biên mục
văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng Hệ thống.
Điều 28. Nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục
quy định. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu, cá nhân,
đơn vị có nhu cầu phải thông báo bằng văn bản đến Lưu trữ cơ quan và có ý kiến
nhất trí của lãnh đạo cơ quan, tổ chức. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu không
quá 02 năm.
2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan
a) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ
bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán.
b) Đối với hồ sơ, tài liệu khác:
Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.
3. Thủ tục nộp lưu
a) Đối với hồ sơ giấy: Khi nộp lưu
tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”, 02 bản “Biên bản
giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu quy định. Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu
và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản.
b) Đối với hồ sơ điện tử: Cá nhân được
giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử
vào Lưu trữ cơ quan theo chức năng của Hệ thống.
Điều 29. Trách
nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức
trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý văn bản, tài
liệu của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng
a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ
quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với cơ quan, tổ chức cấp dưới.
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ
và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đúng thời gian quy định.
3. Trách nhiệm của đơn vị và cá nhân
trong cơ quan, tổ chức
a) Người đứng đầu đơn vị trong cơ
quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập
hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.
b) Trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng,
thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; đảm bảo yêu cầu, chất lượng của hồ
sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
c) Đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ
chức có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản
từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan.
d) Cán bộ, công chức, viên chức và
người lao động trong cơ quan, tổ chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển
công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành
trong quá trình công tác cho đơn vị, Lưu trữ cơ quan theo quy chế của cơ quan,
tổ chức.
Chương V
QUẢN LÝ, SỬ DỤNG
CON DẤU VÀ THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ
Điều 30. Quản lý
con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
1. Chánh Văn phòng, lãnh đạo đơn vị
chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc quản lý và sử dụng
con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức.
2. Các con dấu của cơ quan, tổ chức,
con dấu đơn vị được giao cho Văn thư cơ quan quản lý và sử dụng. Văn thư cơ
quan sử dụng, bảo quản con dấu và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan, tổ
chức, lãnh đạo đơn vị; có trách nhiệm thực hiện những quy định:
a) Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật phải
được bảo quản an toàn tại phòng làm việc của Văn thư cơ quan. Trường hợp cần
đưa con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật ra khỏi cơ quan, tổ chức cần được sự đồng
ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử
dụng con dấu. Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật cần được đảm bảo an toàn trong
giờ làm việc và ngoài giờ làm việc.
b) Không giao con dấu cho người khác
khi chưa được sự cho phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
3. Cá nhân được giao nhiệm vụ có
trách nhiệm tự bảo quản an toàn con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật. Chịu trách
nhiệm trước người đứng đầu cơ quan tổ chức và chịu trách nhiệm trước pháp luật
trong việc quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật.
4. Khi nét dấu bị mòn, mờ hoặc biến dạng,
Văn thư cơ quan phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Trường hợp con dấu,
thiết bị lưu khóa bí mật bị mất, người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải báo cáo
cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản. Trường hợp thiết bị lưu
khóa bí mật bị hỏng, Văn thư cơ quan có trách nhiệm báo cáo người đứng đầu và
các cá nhân, tổ chức liên quan để xử lý theo quy định.
5. Khi có quyết định chia tách, sáp
nhập, giải thể, đổi tên cơ quan, tổ chức phải nộp con dấu, thiết bị lưu khóa bí
mật cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới, xin cấp thiết bị lưu khóa bí mật mới
theo quy định.
Điều 31. Sử dụng
con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
1. Văn thư cơ quan phải tự tay đóng dấu,
và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức; trường hợp cần thiết
Văn thư cơ quan bàn giao con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật bằng văn bản cho
cá nhân khác quản lý và sử dụng, có văn bản bàn giao và được sự nhất trí của
lãnh đạo cơ quan, tổ chức, đơn vị.
2. Chỉ đóng dấu và ký số văn bản đối
với những văn bản đã đảm bảo các yêu cầu về thể thức, kỹ thuật trình bày và có
chữ ký của người có thẩm quyền.
3. Không được đóng dấu, không được ký
số trong các trường hợp: Văn bản không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng
dấu sẵn lên giấy trắng, đóng dấu lên văn bản không có chữ ký của người có thẩm
quyền, văn bản chưa đúng về thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định.
Chương VI
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 32. Trách
nhiệm thi hành
1. Sở Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn,
theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này.
2. Trong quá trình thực hiện, nếu có
vướng mắc các cơ quan, tổ chức phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo trình
UBND tỉnh xem xét, quyết định./.