Công văn 1734/BYT-DP 2021 hướng dẫn tổ chức buổi tiêm chủng vắc xin phòng COVID19

• Số hiệu: 1734/BYT-DP
• Loại văn bản: Công văn
• Nơi ban hành: Bộ Y tế
• Người ký: Đỗ Xuân Tuyên
• Ngày ban hành: 17/03/2021

BỘ Y TẾ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 1734/BYT-DP V/v Hướng dẫn tổ chức buổi tiêm chủng vắc xin phòng COVID-19	Hà Nội, ngày 17 tháng 3 năm 2021

Kính gửi: Sở Y tế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Ngày 05/3/2021, Bộ Y tế ban hành Quyết đính số 1467/QĐ-BYT về việc phê duyệt Kế hoạch tiêm vắc xin phòng COVID-19 giai đoạn 2021-2022 và Quyết định số 1464/QĐ-BYT về việc ban hành Hướng dẫn tiếp nhận, bảo quản, phân phối và sử dụng vắc xin phòng COVID-I9.

Để tổ chức buổi tiêm chủng vắc xin phòng COVID-19 an toàn, hiệu quả; Bộ Y tế xây dựng Hướng dẫn tổ chức buổi tiêm chủng vắc xin phòng COVID-19; đề nghị Sở Y tế các tỉnh, thành phố căn cứ Hướng dẫn này chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát các cơ sở tiêm chủng thực hiện nghiêm túc việc tổ chức buổi tiêm chủng vắc xin phòng COVID-19.

Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc đề nghị liên hệ Cục Y tế dự phòng - Bộ Y tế (số điện thoại: [phone], email: [e-mail]).

Nơi nhận: - Như Điều 4; - Đ/c. Bộ trưởng (để b/c); - Các Đ/c Thứ trưởng; - UBND các tỉnh, thành phố; - Các Viện VSDT, Viện Pasteur (để thực hiện): - TTKSBT tỉnh, thành phố (để thực hiện); - Lưu: VT, DP.

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Đỗ Xuân Tuyên

HƯỚNG DẪN

TỔ CHỨC BUỔI TIÊM CHỦNG VẮC XIN PHÒNG COVID-19
(Ban hành kèm theo Công văn số 1734/BYT-DP ngày 17/3/2021 của Bộ Y tế)

Để triển khai công tác tiêm chủng an toàn và hiệu quả, Bộ Y tế hướng dẫn tổ chức buổi tiêm chủng vắc xin phòng COVID-19, bao gồm những nội dung sau:

I. THÔNG TIN CHUNG

1. Các loại vắc xin phòng COVID-19 hiện nay:

- Vắc xin bất hoạt.

- Vắc xin sử dụng véc-tơ vi-rút.

- Vắc xin protein tái tổ hợp.

- Vắc xin DNA.

- Vắc xin RNA.

- Vắc xin vỏ vi rút.

- Vắc xin sống giảm động lực.

Tính đến ngày 22/02/2021, Tổ chức Y tế thế giới đã phê duyệt 03 loại vắc xin COVID-19 được sử dụng trong tình trạng khẩn cấp: vắc xin Pfizer/BioNTech sử dụng công nghệ RNA, vắc xin AstraZeneca/SKBio và vắc xin Serum Institute of India Pvt Ltd - COVISHIELD™ sử dụng công nghệ véc-tơ vi-rút. Bộ Y tế đã ban hành Quyết định số 983/QĐ-BYT ngày 01/02/2021 về việc phê duyệt có điều kiện vắc xin cho nhu cầu cấp bách trong phòng, chống dịch bệnh COVID-19.

2. Số liều sử dụng: Hầu hết các vắc xin phòng COVID-19 hiện nay đều tiêm 2 liều (khoảng cách giữa hai liều theo hướng dẫn của nhà sản xuất).

3. Đường tiêm: Chủ yếu là tiêm bắp

4. Điều kiện bảo quản: Phần lớn các vắc xin phòng COVID-19 được bảo quản ở nhiệt độ 2-8 độ C; Một số vắc xin bảo quản ở nhiệt độ âm sâu.

5. Hạn sử dụng: Trong khoảng từ 6 - 9 tháng tùy theo khuyến cáo của nhà sản xuất đối với từng vắc xin cụ thể.

II. NỘI DUNG

1. Các cơ sở thực hiện tiêm chủng

Là các cơ sở đủ điều kiện tiêm chủng, thực hiện tiêm chủng tại các cơ sở theo Quyết định số 1464/QĐ-BYT ngày 05 tháng 03 năm 2021 của Bộ Y tế về việc ban hành hướng dẫn tiếp nhận, bảo quản, phân phối và sử dụng vắc xin phòng COVID-19.

2. Các hoạt động chuẩn bị trước khi tiêm chủng

2.1. Điều tra, lập danh sách đối tượng, lập kế hoạch tiêm chủng

- Trên cơ sở kế hoạch của Bộ Y tế, Sở Y tế tỉnh, thành phố chủ trì phối hợp với các Sở, Ban, ngành, UBND các huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh xây dựng kế hoạch sử dụng vắc xin phòng COVID-19 tại địa phương trình UBND tỉnh, thành phố phê duyệt; chỉ đạo việc lập danh sách đối tượng tiêm chủng theo các đợt tiêm chủng.

- Các thông tin về đối tượng tiêm chủng cần tổng hợp bao gồm: Họ và tên, ngày, tháng, năm sinh và địa chỉ nơi ở, số chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân, điện thoại, nghề nghiệp, số thẻ bảo hiểm y tế (Tổng hợp theo nhóm đối tượng tiêm chủng của Nghị quyết số 21/NQ-CP ngày 26/2/2021 của Chính phủ) (Thống kê theo Phụ lục 1).

- Cơ sở tiêm chủng lập kế hoạch buổi tiêm chủng: Lập danh sách đối tượng đến tiêm chủng theo các khung giờ khác nhau đảm bảo không quá 100 đối tượng/điểm tiêm chủng/buổi tiêm chủng; Xác định và thông báo thời gian tiêm chủng cho từng nhóm đối tượng hoặc từng thôn, bản, ấp hoặc đơn vị được tiêm chủng.

2.2. Cơ sở vật chất

- Bố trí khu vực chờ trước tiêm chủng, sàng lọc, tư vấn, tiêm chủng, theo dõi và xử trí tai biến sau tiêm chủng 30 phút đảm bảo thông thoáng, đủ ghế ngồi và giữ khoảng cách giữa các đối tượng được tiêm chủng, nhân viên y tế, người nhà.

- Bố trí điểm tiêm chủng theo quy tắc 1 chiều, đảm bảo khoảng cách giữa các bàn/vị trí tiêm chủng để phòng chống dịch theo thứ tự như sau: Bàn đón tiếp, hướng dẫn → Khu vực chờ trước tiêm chủng → Bàn khám sàng lọc và tư vấn trước tiêm chủng → Bàn tiêm chủng → Bàn ghi chép, vào sổ tiêm chủng → Khu vực theo dõi và xử trí tai biến sau tiêm chủng.

- Có nhà vệ sinh và thực hiện lau sạch nhà vệ sinh bằng dung dịch khử khuẩn hàng ngày.

2.3. Trang thiết bị

- Chuẩn bị đầy đủ các trang thiết bị, dụng cụ, vật tư tiêu hao cho tiêm chủng, biểu mẫu tiêm chủng.

- Chuẩn bị trang thiết bị, phương tiện xử trí cấp cứu tại chỗ và phương án cụ thể để hỗ trợ cấp cứu trong trường hợp cần thiết.

- Có bồn rửa tay, xà phòng hoặc dung dịch rửa tay ngay tại điểm tiêm chủng.

- Các bề mặt thường xuyên tiếp xúc phải được vệ sinh bằng các biện pháp thích hợp (ít nhất 1 lần/buổi khi có dịch tại cộng đồng và ít nhất 1 lần/ngày khi không có dịch tại cộng đồng).

- Chuẩn bị dung dịch sát khuẩn tay nhanh, khẩu trang ngay tại vị trí cửa ra vào và các vị trí đối tượng tiêm chủng, nhân viên y tế thường xuyên tiếp xúc (tay nắm cửa, thang máy…)

- Sắp xếp bàn tiêm chủng với nguyên tắc sắp xếp các dụng cụ thuận tiện cho cán bộ y tế khi thao tác. Trên bàn tiêm chủng gồm có các thiết bị cần thiết cho việc bảo quản, tiêm vắc xin như: phích vắc xin, bơm kim tiêm, khay đựng panh, panh, lọ đựng bông khô và lọ đựng bông có cồn, hộp chống sốc, bút. Không để thuốc hoặc dụng cụ đựng bệnh phẩm trên bàn tiêm. Hộp an toàn, túi hoặc hộp đựng vỏ lọ vắc xin, thùng rác đặt ở vị trí thích hợp.

- Các tài liệu chuyên môn theo quy định; các áp phích, tờ rơi hướng dẫn các bước thực hiện tiêm chủng, lịch tiêm chủng, theo dõi, chăm sóc, xử trí sự cố bất lợi sau tiêm chủng treo, dán trên tường tại nơi thực hiện tiêm chủng để cán bộ y tế, các đối tượng tiêm chủng và người dân có thể đọc, xem được.

2.4. Nhân lực

- Theo qui định tại Nghị định số 104/2016/NĐ-CP ngày 01/06/2016 của Chính phủ qui định về hoạt động tiêm chủng và Thông tư số 34/2018/TT-BYT ngày 12/11/2018 của Bộ Y tế.

- Nhân viên tham gia tiêm chủng phải được tập huấn về an toàn phòng chống dịch viêm đường hô hấp cấp, thực hiện theo dõi sức khỏe theo hướng dẫn của Bộ Y tế.

- Tại mỗi điểm tiêm chủng phải có bảng phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên.

2.5. Thực hành đảm bảo vệ sinh phòng chống dịch

- Nhân viên tham gia tiêm chủng và người đến tiêm chủng, người nhà phải thực hiện các biện pháp bảo hộ cá nhân như: đeo khẩu trang, rửa tay hoặc sát khuẩn tay thường xuyên.

- Hạn chế nói chuyện, tiếp xúc với người khác tại điểm tiêm chủng.

3. Các bước thực hiện tiêm chủng

Các bước thực hiện tiêm chủng vắc xin COVID-19

Bước 1: Tiếp nhận và phân loại đối tượng đến tiêm chủng tại nơi tiếp đón; Hướng dẫn, kiểm tra đối tượng tiêm chủng và người nhà đi cùng thực hiện khai báo y tế điện tử; Phát khẩu trang cho đối tượng tiêm chủng (nếu đối tượng không mang); Thực hiện đo thân nhiệt cho đối tượng tiêm chủng.

Bước 2: Cung cấp phiếu đồng ý tiêm chủng vắc xin phòng COVID-19 theo mẫu tại Phụ lục 2 ban hành kèm theo Hướng dẫn này để người được tiêm chủng đọc, điền thông tin và ký nếu đồng ý tiêm chủng.

Bước 3: Sàng lọc đối tượng trước khi tiêm chủng theo hướng dẫn của Bộ Y tế. Tư vấn cho đối tượng tiêm chủng, người giám hộ về tác dụng, lợi ích của việc sử dụng vắc xin và giải thích những phản ứng có thể gặp sau tiêm chủng. Thông báo cho đối tượng tiêm chủng, người giám hộ về tác dụng, liều lượng, đường dùng của loại vắc xin được tiêm chủng. Tư vấn các thông tin về theo dõi sau tiêm chủng vắc xin phòng COVID-19.

Bước 4: Thực hiện tiêm chủng theo đúng chỉ định, bảo đảm an toàn theo quy định tại Điều 11 Thông tư số 34/2018/TT-BYT ngày 12/11/2018 của Bộ Y tế.

Lưu ý:

- Các cơ sở tiêm chủng tại các bệnh viện đang điều trị bệnh nhân COVID-19 căn cứ tình hình và đánh giá nguy cơ, trường hợp cần thiết yêu cầu nhân viên tham gia tiêm chủng mặc trang phục bảo hộ.

- Sử dụng phích vắc xin để bảo quản vắc xin tại bàn tiêm chủng.

4. Sau khi tiêm chủng

- Theo dõi người được tiêm chủng ít nhất 30 phút sau tiêm chủng và hướng dẫn gia đình hoặc đối tượng tiêm chủng để theo dõi tại nhà trong vòng 24 giờ và tiếp tục theo dõi trong vòng 7 ngày sau tiêm chủng về các dấu hiệu: toàn trạng, tinh thần, ăn, ngủ, thở, phát ban, triệu chứng tại chỗ tiêm, thông báo cho nhân viên y tế nếu có dấu hiệu bất thường. Liên hệ với bệnh viện hoặc các cơ sở y tế nếu sau tiêm chủng có một trong các dấu hiệu như sốt cao (≥39°C), tím tái, khó thở... hoặc khi phản ứng thông thường kéo dài trên 24 giờ sau tiêm chủng.

- Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh tiếp nhận trường hợp tai biến nặng sau tiêm chủng phải tiến hành cấp cứu, điều trị và báo cáo Sở Y tế trong thời hạn 24 giờ kể từ thời điểm tiếp nhận người bị tai biến. Tổng hợp các trường hợp tai biến nặng, báo cáo theo quy định tại Điều 6 Nghị định số 104/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ và Điều 14, 15, 16 Thông tư số 34/2018/TT-BYT ngày 12/11/2018 của Bộ Y tế.

- Thu gom, lưu giữ, vận chuyển, xử lý chất thải: Thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số 58/2015/TTLT-BYT-BTNMT ngày 31/12/2015 của Bộ Y tế và Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định về quản lý chất thải y tế, công văn số 102/MT-YT ngày 04/03/2021 của Cục Quản lý môi trường y tế về việc hướng dẫn quản lý chất thải y tế trong tiêm chủng vắc xin phòng COVID-19 và các văn bản có liên quan.

5. Ghi chép và báo cáo

- Ghi đầy đủ thông tin vào phiếu hoặc sổ tiêm chủng của đối tượng tiêm chủng và trên phần mềm quản lý thông tin tiêm chủng và thông báo cho người được tiêm chủng về lịch tiêm mũi tiếp theo; Ghi ngày tiêm chủng và ghi chép các sự cố bất lợi sau tiêm chủng trên phần mềm quản lý thông tin tiêm chủng. Sau khi hoàn thành lịch tiêm phải cấp cho người được tiêm chủng phiếu xác nhận đã được tiêm chủng theo mẫu tại Phụ lục 3 ban hành kèm theo Hướng dẫn này.

- Báo cáo định kỳ, đội xuất: Chế độ, hình thức, qui trình, thời gian và nội dung báo cáo theo qui định tại Thông tư số 34/2018/TT-BYT ngày 12/11/2018 của Bộ Y tế.

- Báo cáo hàng ngày: Chế độ, hình thức, qui trình, thời gian báo cáo theo qui định tại Thông tư số 34/2018/TT-BYT ngày 12/11/2018 của Bộ Y tế. Nội dung báo cáo theo biểu mẫu báo cáo hàng ngày tại Phụ lục 4 ban hành kèm theo Hướng dẫn này.

PHỤ LỤC 1

DANH SÁCH ĐỐI TƯỢNG TIÊM VẮC XIN COVID-19 (Lập file exel)

Tỉnh/TP……………………….Huyện.....................................

Xã……………………………..Điểm tiêm chủng.....................

TT

Họ và tên*

Ngày tháng năm sinh

Tuổi

Giới

Mã nhóm đối tượng ưu tiên (Đánh số từ 1-10)

Đơn vị công tác

Số điện thoại *

Số CMT/CCCD*

Số thẻ bảo hiểm y tế *

Địa chỉ nơi ở hiện tại *

Ngày tiêm mũi 1

Ngày tiêm mũi 2

GHI CHÚ

Số nhà/Tổ

Xã/Phường

Quận/Huyện

Tỉnh/TP

1

…/../....

…/…/20…

…/…/20…

2

…/../....

…/…/20…

…/…/20…

3

…/../....

…/…/20…

…/…/20…

4

…/../....

…/…/20…

…/…/20…

5

…/../....

…/…/20…

…/…/20…

6

…/../....

…/…/20…

…/…/20…

7

…/../....

…/…/20…

…/…/20…

8

…/../....

…/…/20…

…/…/20…

9

…/../....

…/…/20…

…/…/20…

10

…/../....

…/…/20…

…/…/20…

*: BẮT BUỘC PHẢI ĐIỀN

Mã nhóm đối tượng ưu tiên: (1) Lực lượng tuyến đầu phòng chống dịch; (2) Nhân viên, cán bộ ngoại giao của Việt Nam được cử đi nước ngoài: hải quan, cán bộ làm công tác xuất nhập cảnh; (3) Người cung cấp dịch vụ thiết yếu: hàng không, vận tải, du lịch, cung cấp dịch vụ điện, nước…; (4) Giáo viên, người làm việc tại các cơ sở giáo dục, đào tạo; người làm việc tại các cơ quan, đơn vị hành chính thường xuyên tiếp xúc với nhiều người; (5) Người mắc các bệnh mạn tính, người trên 65 tuổi; (6) Người sinh sống tại các vùng có dịch; (7) Người nghèo, các đối tượng chính sách xã hội; (8) Người được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cử đi công tác, học tập, lao động ở nước ngoài; (9) Các đối tượng khác do Bộ Y tế quyết định căn cứ yêu cầu phòng chống dịch; (10) Nhóm khác, ghi rõ………..

Người lập danh sách

…………ngày    tháng    năm 202… Đơn vị thực hiện tiêm chủng (Ký tên, đóng dấu)

PHỤ LỤC 2

PHIẾU ĐỒNG Ý THAM GIA TIÊM CHỦNG VẮC XIN PHÒNG COVID-19 1. Tiêm chủng vắc xin là biện pháp phòng bệnh hiệu quả, tuy nhiên vắc xin phòng COVID-19 có thể không phòng được bệnh hoàn toàn. Người được tiêm chủng vắc xin phòng COVID-19 đủ liều có thể phòng được bệnh hoặc giảm mức độ nặng nếu mắc COVID-19. Sau khi được tiêm vắc xin phòng COVID-19 vẫn cần thực hiện đầy đủ Thông điệp 5K phòng, chống dịch COVID-19. 2. Tiêm chủng vắc xin phòng COVID-19 có thể gây ra một số biểu hiện tại chỗ tiêm hoặc toàn thân như sưng, đau chỗ tiêm, nhức đầu, buồn nôn, sốt, đau cơ....hoặc tai biến nặng sau tiêm chủng. 3. Khi có triệu chứng bất thường về sức khỏe, người được tiêm chủng cần liên hệ với cơ sở y tế gần nhất để được tư vấn, khám và điều trị kịp thời. Sau khi đã đọc các thông tin nêu trên, tôi đã hiểu về các nguy cơ và: Đồng ý tiêm chủng □ Không đồng ý tiêm chủng □ Họ tên người được tiêm chủng:…………………………………………….. Số điện thoại:…………………………….. ………..,ngày…tháng…năm 2021 (Ký, ghi rõ họ tên)

PHỤ LỤC 3

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- GIẤY XÁC NHẬN ĐÃ TIÊM VẮC XIN PHÒNG COVID-19 Họ và tên:........................................................................................................ Sinh ngày:......................... tháng............................. năm................................. Số điện thoại:.................................................................................................. Địa chỉ:............................................................................................................ Đã được tiêm vắc xin phòng COVID-19: Mũi 1: ngày…tháng…năm 202… Mũi 2: ngày…tháng…năm 202… Đơn vị tiêm chủng (Ký, đóng dấu) Đơn vị tiêm chủng (Ký, đóng dấu)

PHỤ LỤC 4

Mẫu số 1

BÁO CÁO HÀNG NGÀY KẾT QUẢ TRIỂN KHAI KẾ HOẠCH TIÊM CHỦNG VẮC XIN COVID-19

(Dành cho cơ sở thực hiện tiêm chủng báo cáo)

Tỉnh/TP………………………Quận/huyện…………………………………

Cơ sở tiêm chủng…………………….

Tổng số đối tượng đăng kí tiêm chủng: ……………..,

Ngày ……/……/………..

Số đối tượng tiêm chủng	Số vắc xin nhận	Số vắc xin sử dụng	Số vắc hủy	Số vắc xin còn lại	Số trường hợp hoãn tiêm chủng^1	Số TH phản ứng thông thường^2	Số TH tai biến nặng^3

Ghi chú: Nếu 1 cơ sở tổ chức tiêm cho nhiều đơn vị thì sử dụng bảng dưới đây:

Tên đơn vị	Số đối tượng tiêm chủng	Số vắc xin nhận	Số vắc xin sử dụng	Số vắc hủy	Số vắc xin còn lại	Số trường hợp hoãn tiêm chủng^1	Số TH phản ứng thông thường^2	Số TH tai biến nặng^3
Đơn vị đăng kí tiêm 1
Đơn vị đăng kí tiêm 2

^1 Báo cáo trường hợp hoãn tiêm chủng

Số trường hợp hoãn tiêm: ____________

Lý do khác:………………………..

^2 Báo cáo cụ thể các trường hợp phản ứng thông thường

Phản ứng thông thường
Đơn vị	Sốt ≤39 °C	Sưng, đau tại chỗ tiêm	Triệu chứng khác
Đơn vị đăng kí tiêm 1
Đơn vị đăng kí tiêm 2

^3 Báo cáo trường hợp tai biến nặng sau tiêm chủng:

Liệt kê các trường hợp và mô tả ngắn gọn từng trường hợp:

STT	Đơn vị	Họ và tên	Ngày sinh	Mô tả (triệu chứng, diễn biến, cách xử trí, kết quả...)

Từng trường hợp được báo cáo chi tiết theo phiếu điều tra tai biến nặng sau tiêm chủng tại thông tư số 34/2018/TT-BYT ngày 12 tháng 11 năm 2018.

Người tổng hợp (Ký, ghi rõ họ tên)

Ngày……tháng……năm 2021 Thủ trưởng cơ quan (Ký tên, đóng dấu)

PHỤ LỤC 4

Mẫu số 2

TỔNG HỢP BÁO CÁO HÀNG NGÀY THỰC HIỆN TRIỂN KHAI KẾ HOẠCH TIÊM CHỦNG VẮC XIN COVID-19

(Dành cho tuyến tỉnh, thành phố)

Tỉnh/TP...............................

Tổng số đối tượng đăng kí tiêm chủng: …………….,

Ngày …../…../………

Tên cơ sở y tế	Số đối tượng tiêm chủng	Số vắc xin nhận	Số vắc xin sử dụng	Số vắc hủy	Số vắc xin còn lại	Số trường hợp hoãn tiêm chủng^1	Số TH phản ứng thông thường^2	Số TH tai biến nặng^3
CSYT đăng kí tiêm 1
CSYT đăng kí tiêm 2

^1 Báo cáo trường hợp chống chỉ định

Số trường hợp hoãn tiêm: _____________

Lý do khác:…………………………………………..

^2Báo cáo cụ thể các trường hợp phản ứng thông thường

Phản ứng thông thường
Đơn vị	Sốt ≤39 °C	Sưng, đau tại chỗ tiêm	Triệu chứng khác
Đơn vị đăng kí tiêm 1
Đơn vị đăng kí tiêm 2

^3 Báo cáo trường hợp tai biến nặng sau tiêm chủng:

Liệt kê các trường hợp và mô tả ngắn gọn từng trường hợp:

STT	Đơn vị	Họ và tên	Ngày sinh	Mô tả (triệu chứng, diễn biến, cách xử trí, kết quả...)

Từng trường hợp được báo cáo chi tiết theo phiếu điều tra tai biến nặng sau tiêm chủng tại thông tư số 34/2018/TT-BYT ngày 12 tháng 11 năm 2018.

Người tổng hợp (Ký, ghi rõ họ tên)

Ngày……tháng……năm 2021 Thủ trưởng cơ quan (Ký tên, đóng dấu)

Tiếng Anh (English)

MINISTRY OF HEALTH -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No. 1734/BYT-DP Re: guidelines for organization of COVID-19 vaccination sessions	Hanoi, March 17, 2021

To: Departments of Health

On 05/3/2021, the Ministry of Health promulgated Decision No. 1467/QD-BYT approving 2021-2022 COVID-19 vaccination plan and Decision No. 1464/QD-BYT on guidelines on receiving, preserving, distributing and using COVID-19 vaccine.

In order to organize safe and efficient COVID-19 vaccination sessions, the Ministry of Health formulates the guidelines for organization of COVID-19 vaccination sessions; and requests Departments of Health to provide direction and guidance on, inspect and supervise proper organization of COVID-19 vaccination sessions by vaccination facilities based on these guidelines.

During the implementation of these guidelines, any difficulty arising should be reported to General Department of Preventive Medicine - Ministry of Health (phone number: 0243.8462364, email: [e-mail]).

P.P. THE MINISTER
THE DEPUTY MINISTER




Do Xuan Tuyen

...

...

...

ORGANIZATION OF COVID-19 VACCINATION SESSIONS

(Promulgated together with Official Dispatch No. 1734/BYT-DP dated 17/3/2021 by Ministry of Health)

For safe and efficient vaccination operations, the Ministry of Health provides the guidelines for organization of COVID-19 vaccination sessions with the following contents:

I. GENERAL INFORMATION

1. Available COVID-19 vaccines:

- Inactivated vaccines.

- Viral vector vaccines.

- Recombinant protein vaccines.

- DNA vaccines.

...

...

...

- Capsid vaccines.

- Attenuated vaccines.

As of 22/02/2021, WHO has approved the following 03 COVID-19 vaccines for emergency use: Pfizer-BioNTech COVID-19 mRNA vaccine, AstraZeneca/SKBio vaccine and Serum Institute of India Pvt Ltd - COVISHIELD™. The Ministry of Health has promulgated Decision No. 983/QD-BYT dated 01/02/2021 on conditional approval for COVID-19 vaccines for emergency use.

2. Dosage: most available COVID-19 vaccines require 2 doses (interval between 2 doses is given by the manufacturer).

3. Injection route: mostly intramuscular injection.

4. Storage conditions: most COVID-19 vaccines must be stored at 2-8 degrees Celsius; some vaccines require ultra-cold storage.

5. Expiry date: between 6 - 9 months according to each manufacturer’s recommendation.

II. CONTENT

1. Vaccination facilities

...

...

...

2. Pre-vaccination preparation

2.1. Investigation, formulation of vaccine recipient lists and formulation of vaccination plans

- Based on the Ministry of Health’s plans, Departments of Health shall take charge and cooperate with regulatory bodies and People’s Committees of districts in their provinces in formulating and proposing plans for local COVID-19 vaccine use to the People’s Committees of their provinces for approval; and directing development of vaccine recipient lists for each vaccination round.

- Information on vaccine recipients to be consolidated includes: full name, date of birth, address, ID number, phone number, occupation and health insurance card number (consolidated by recipient group according to the Government’s Resolution No. 21/NQ-CP dated 26/2/2021) (using the form in Appendix 1).

- Vaccination facilities shall formulate plans for their vaccination sessions: draw up list of vaccine recipients by time slot, ensuring that there are no more than 100 recipients per one vaccination point per one vaccination session; assign and announce the vaccination time of each recipient group or each village, hamlet or unit receiving the vaccine.

2.2. Facilities

- Provide spacious areas for pre-vaccination waiting, screening, consultation, vaccine administration, 30-minute monitoring and handling of adverse events following immunization with sufficient seating and safe distance between vaccine recipients, families thereof and healthcare workers.

- Arrange the vaccination process in one direction, and ensure safe distance between vaccination tables/ locations for disease prevention purpose, which shall be placed in the following order: welcome and instruction table → pre-vaccination waiting area → pre-vaccination screening and consultation table → vaccination table → vaccination documentation table → area for monitoring and handling of adverse events following immunization.

- Provide and clean restrooms using a disinfectant solution on a daily basis.

...

...

...

- Prepare sufficient equipment, tools and materials used for vaccination and vaccination forms.

- Prepare equipment for immediate emergency aid and detailed plans for emergency aid where necessary.

- Provide wash basins and soap or liquid hand wash for vaccination points.

- Frequently-touched surfaces must be cleaned using suitable measures (at least once every session when there is community transmission; otherwise, at least once a day).

- Provide hand sanitizer and face masks at the entrance and locations frequently touched by vaccine recipients and healthcare workers (doorknobs, elevators, etc.).

- Place tools on the vaccination table in an order convenient for healthcare workers. Each vaccination table shall have equipment necessary for vaccine storage and administration such as vaccine carriers, syringes, clamp holders, clamps, dry cotton ball and alcohol cotton ball holders, Adverse Events Following Immunization (AEFI) kit and pens. Do not place medications or sample containers on vaccination tables. Safety boxes, vaccine vial containers and garbage bins shall be placed at appropriate locations.

- Required professional documents; posters and leaflets providing instructions on vaccination steps and schedules for vaccination, monitoring, care and handling of adverse events following immunization shall be posted on the wall at vaccination locations for healthcare workers, vaccine recipients and people to read.

2.4. Workforce

- Workforce shall be provided in accordance with regulations in the Government’s Decree No. 104/2016/ND-CP dated 01/06/2016 on vaccination and Circular No. 34/2018/TT-BYT dated 12/11/2018 by the Ministry of Health.

...

...

...

- Each vaccination point must have a detailed task assignment table.

2.5. Maintaining hygiene for COVID-19 prevention

- Vaccination workforce and vaccine recipients and families thereof must take personal protective measures such as use of face masks and regular hand washing or hand disinfection.

- Avoid talking or having contact with other people at vaccination points.

3. Vaccination steps

COVID-19 vaccination steps

Step 1: Receive and classify vaccine recipients at the welcoming area; provide instructions on electronic health declaration and check that vaccine recipients and their families have declared their health conditions; provide face masks for vaccine recipients (if they are not wearing one); check temperature of vaccine recipients.

Step 2: Provide the COVID-19 vaccination consent form (which is made using the form in Appendix 2 enclosed therewith) for vaccine recipients to read, fill out and sign if they agree to receive the vaccine.

...

...

...

Step 4: Administer the vaccine according to indications and ensure safety in compliance with regulations in Article 11 of Circular No. 34/2018/TT-BYT dated 12/11/2018 by the Ministry of Health.

Note:

- Vaccination facilities in hospitals receiving COVID-19 patients may request the vaccination workforce to wear protective equipment if necessary based on the situation and risk assessment.

- Use vaccine carriers to store vaccines at vaccination tables.

4. After vaccination

- Monitor vaccine recipients for at least 30 minutes after the vaccine is administered and provide vaccine recipients or their families with instructions on how to monitor their general condition, mental condition, eating, sleeping, breathing, urticarial and symptoms at the injection site for 24 hours and 7 days after vaccination and notify healthcare workers immediately upon any abnormal sign. Vaccine recipients shall contact a hospital or healthcare facility if developing high fever (≥39°C), cyanosis, breathing difficulty, etc. after vaccination or when common reactions last for more than 24 hours after vaccination.

- Healthcare facilities receiving vaccine injury cases must provide emergency aid and treatment for these cases and report to the Department of Health within 24 hours after receiving these persons. Consolidated reports on vaccine injury cases shall be prepared and submitted according to regulations in Article 6 of the Government’s Decree No. 104/2016/ND-CP dated 01/7/2016 and Articles 14, 15 and 16 of Circular No. 34/2018/TT-BYT dated 12/11/2018 by the Ministry of Health.

- Waste shall be collected, stored, transported and treated according to regulations in Joint Circular No. 58/2015/TTLT-BYT-BTNM dated 31/12/2015 by the Ministry of Health and Ministry of Natural Resources and Environment stipulating regulations on biomedical waste management, Official Dispatch No. 102/MT-YT dated 04/03/2021 by Health Environment Management Agency on guidelines for management of biomedical waste in COVID-19 vaccination and relevant documents.

5. Recording and reporting

...

...

...

- Requirements, formats, submission procedures, deadlines and contents of periodic and ad hoc reports are provided for in Circular No. 34/2018/TT-BYT dated 12/11/2018 by the Ministry of Health.

- Requirements, formats, submission procedures and deadlines of daily reports are provided for in Circular No. 34/2018/TT-BYT dated 12/11/2018 by the Ministry of Health. These reports shall be formulated using the form in Appendix 4 enclosed therewith.

APPENDIX 1

LIST OF COVID-19 VACCINE RECIPIENTS (Excel file)

Province/City……………………….District...........................

Commune……………………………..Vaccination point.........

No.

Full name*

...

...

...

Age

Sex

Prioritized recipient group code (from 1 to 10)

Workplace

Phone number*

ID card number*

Health insurance card number*

Current address*

Date of 1st dose

...

...

...

NOTE

House no./Neighborhood

Commune/Ward

District

Province/City

1

…/../....

...

...

...

...

...

...

…/…/20…

2

…/../....

...

...

...

…/…/20…

…/…/20…

...

...

...

…/../....

...

...

...

…/…/20…

…/…/20…

4

…/../....

...

...

...

...

...

...

…/…/20…

…/…/20…

5

…/../....

...

...

...

…/…/20…

…/…/20…

...

...

...

6

…/../....

...

...

...

…/…/20…

…/…/20…

7

...

...

...

...

...

...

…/…/20…

…/…/20…

8

…/../....

...

...

...

…/…/20…

...

...

...

9

…/../....

...

...

...

…/…/20…

…/…/20…

10

...

...

...

…/../....

...

...

...

…/…/20…

…/…/20…

*: REQUIRED FIELD

List maker

[Location and date]

...

...

...

(signature and stamp)

APPENDIX 2

COVID-19 VACCINATION CONSENT FORM

1. Vaccination is an effective preventive measure; however, COVID-19 vaccines might not offer full protection against the disease. People who are fully vaccinated against COVID-19 may be protected from the disease or have less severe illness. People who have received a COVID-19 vaccine should still follow the 5K requirements for COVID-19 prevention.

2. COVID-19 vaccination may result in some manifestations of localized injection-site or systemic reactions such as swelling or aching at injection site, headache, nausea, fever, muscle ache, etc. or vaccine injury.

3. Upon detection of any abnormal symptom, vaccine recipients should contact the nearest healthcare facility for timely advice, examination and treatment.

After reading the above information, I understand the risks and:

...

...

...

Full name of vaccine recipient:……………………………………………..

Phone number:……………………………..

 ……….., … / … / 2021

(signature and full name)

...

...

...

APPENDIX 3

SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM

Independence - Freedom - Happiness

---------------

CONFIRMATION OF COVID-19 VACCINATION

Full name:........................................................................................................

Date of birth: ..................................................................................................

...

...

...

Address:..........................................................................................................

Has received the following COVID-19 vaccine doses:

Dose 1: ... /... / 202...

Dose 2: ... /... / 202...

Vaccination unit

(signature and stamp)

...

...

...

(signature and stamp)

APPENDIX 4

Form No. 1

DAILY REPORT ON IMPLEMENTATION OF COVID-19 VACCINATION PLAN

...

...

...

Province/City………………………District…………………………………

Vaccination facility…………………….

Total number of people registering for vaccination: ……………..,

Date ……………

Number of vaccine recipients

Amount of vaccine received

Amount of vaccine used

Amount of vaccine disposed of

Amount of vaccine remaining

...

...

...

Number of cases with common reactions^2

Number of vaccine injury cases^3

...

...

...

Note: if the facility administers the vaccine to multiple units, use the following table:

Name of unit

Number of vaccine recipients

Amount of vaccine received

Amount of vaccine used

Amount of vaccine disposed of

Amount of vaccine remaining

Number of postponed vaccinations^1

Number of cases with common reactions^2

...

...

...

Unit 1

...

...

...

^1 Report on postponed vaccinations

...

...

...

Other reasons:………………………..

^2 Detailed report on cases with common reactions

Common reactions

Unit

Fever ≤ 39°C

Swelling/Aching at injection site

Other symptoms

Unit 1

...

...

...

Unit 2

^3 Report on vaccine injury cases:

Brief description of each case:

No.

Unit

...

...

...

Date of birth

Description (symptoms, developments, treatment, result, etc.)

...

...

...

Vaccine injury shall be reported on a case-by-case basis using the vaccine injury investigation sheet in Circular No. 34/2018/TT-BYT dated November 12, 2018.

Reporter

(signature and full name)

… / … / 2021

Head of facility

(signature and stamp)

...

...

...

APPENDIX 4

Form No. 2

CONSOLIDATED DAILY REPORT ON IMPLEMENTATION OF COVID-19 VACCINATION PLAN

(For provinces/central-affiliated cities)

Province/City...............................

Total number of people registering for vaccination: ……………..,

Date ……………

Name of healthcare facility

Number of vaccine recipients

...

...

...

Amount of vaccine used

Amount of vaccine disposed of

Amount of vaccine remaining

Number of postponed vaccinations^1

Number of cases with common reactions^2

Number of vaccine injury cases^3

Facility 1

...

...

...

Facility 2

...

...

...

^1 Report on contraindication cases

Number of postponed vaccinations: ____________

Other reasons:…………………………………………..

^2Detailed report on cases with common reactions

Common reactions

...

...

...

Fever ≤ 39°C

Swelling/Aching at injection site

Other symptoms

Unit 1

Unit 2

...

...

...

^3 Report on vaccine injury cases:

Brief description of each case:

No.

Unit

Full name

Date of birth

Description (symptoms, developments, treatment, result, etc.)

...

...

...

Vaccine injury shall be reported on a case-by-case basis using the vaccine injury investigation sheet in Circular No. 34/2018/TT-BYT dated November 12, 2018.

...

...

...

Reporter

(signature and full name)

… / … / 2021

Head of facility

(signature and stamp)