Quyết định 7866/QĐ-BYT 2018 công bố thủ tục hành chính lĩnh vực mỹ phẩm Bộ Y tế

• Số hiệu: 7866/QĐ-BYT
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Bộ Y tế
• Người ký: Trương Quốc Cường
• Ngày ban hành: 28/12/2018

BỘ Y TẾ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 7866/QĐ-BYT	Hà Nội, ngày 28 tháng 12 năm 2018

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC CÔNG BỐ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH MỚI BAN HÀNH/ ĐƯỢC SỬA ĐỔI, BỔ SUNG TRONG LĨNH VỰC MỸ PHẨM THUỘC PHẠM VI CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CỦA BỘ Y TẾ

BỘ TRƯỞNG BỘ Y TẾ

Căn cứ Nghị định số 75/2017/NĐ-CP ngày 20 tháng 6 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế;

Căn cứ Nghị định số 63/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 6 năm 2010 của Chính phủ về kiểm soát thủ tục hành chính; Nghị định số 48/2013/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2013 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định liên quan đến kiểm soát thủ tục hành chính và Nghị định số 92/2017/NĐ-CP ngày 07 tháng 8 năm 2017 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định liên quan đến kiểm soát thủ tục hành chính;

Xét đề nghị của Cục trưởng Cục Quản lý Dược - Bộ Y tế,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Công bố kèm theo Quyết định này 04 thủ tục hành chính mới ban hành và 02 thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 155/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 11 năm 2018 của Chính phủ trong lĩnh vực mỹ phẩm thuộc phạm vi chức năng quản lý nhà nước của Bộ Y tế.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Các Ông, Bà: Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng các Tổng cục, các Vụ, Cục, Thanh tra Bộ, Sở Y tế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Thủ trưởng các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Như Điều 3; - Bộ trưởng (để b/cáo); - Các Thứ trưởng Bộ Y tế (để p/h chỉ đạo); - Cục Kiểm soát TTHC - VPCP; - Cổng TTĐT của Bộ Y tế; - Website của Cục QLD; - Lưu: VT, VPB6, QLD (02b).

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Trương Quốc Cường

THỦ TỤC HÀNH CHÍNH MỚI BAN HÀNH/ SỬA ĐỔI, BỔ SUNG TRONG LĨNH VỰC MỸ PHẨM THUỘC PHẠM VI CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CỦA BỘ Y TẾ

(Ban hành kèm theo Quyết định số 7866/QĐ-BYT ngày 28 tháng 12 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế)

PHẦN I.

DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

A. Danh mục thủ tục hành chính mới ban hành thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Y tế:

STT	Tên thủ tục hành chính	Lĩnh vực	Cơ quan thực hiện
A1. Thủ tục hành chính cấp Trung ương
1	Cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu	Mỹ phẩm	Cục Quản lý Dược
2	Cấp Giấy chứng nhận cơ sở đáp ứng các nguyên tắc, tiêu chuẩn "Thực hành tốt sản xuất mỹ phẩm" của Hiệp hội các nước Đông Nam Á (CGMP-ASEAN)	Mỹ phẩm	Cục Quản lý Dược
3	Đơn hàng nhập khẩu mỹ phẩm dùng cho nghiên cứu, kiểm nghiệm	Mỹ phẩm	Cục Quản lý Dược
A2. Thủ tục hành chính cấp tỉnh
4	Cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm sản xuất trong nước	Mỹ phẩm	Sở Y tế

B. Danh mục thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Y tế:

STT	Số hồ sơ TTHC	Tên thủ tục hành chính	Tên VBQPPL quy định nội dung sửa đổi, bổ sung	Lĩnh vực	Cơ quan thực hiện
B1. Thủ tục hành chính cấp tỉnh
1	B-BYT-286777-TT	Cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm	Nghị định số 155/2018/NĐ-CP ngày 12/11/2018 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số quy định liên quan đến điều kiện đầu tư, kinh doanh thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Y tế	Mỹ phẩm	Sở Y tế
2	B-BYT-286778-TT	Cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm	Nghị định số 155/2018/NĐ-CP ngày 12/11/2018 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số quy định liên quan đến điều kiện đầu tư, kinh doanh thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Y tế	Mỹ phẩm	Sở Y tế

PHẦN II.

NỘI DUNG CỤ THỂ CỦA TỪNG THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRONG LĨNH VỰC MỸ PHẨM THUỘC PHẠM VI QUẢN LÝ CỦA BỘ Y TẾ

A. Danh mục thủ tục hành chính ban hành mới

A1. Thủ tục hành chính cấp Trung ương:

1. Thủ tục	Cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu
Trình tự thực hiện
	Bước 1: Trước khi nhập khẩu, Tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm mỹ phẩm ra thị trường nộp hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm về Cục Quản lý Dược thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia (tại địa chỉ: http://vnsw.gov.vn). Bước 2: Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ công bố mỹ phẩm, Cục Quản lý Dược có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ và gửi Phiếu báo thu nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì gửi thông báo và nêu những nội dung chưa đầy đủ, hợp lệ tới Tổ chức, cá nhân công bố. Bước 3: Giải quyết hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm: a) Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ công bố hợp lệ và phí công bố theo quy định, Cục Quản lý Dược có trách nhiệm ban hành số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm. b) Trường hợp hồ sơ công bố chưa đáp ứng theo quy định thì trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cục Quản lý Dược thông báo bằng văn bản điện tử cho tổ chức, cá nhân công bố biết các nội dung chưa đáp ứng để sửa đổi, bổ sung hồ sơ (nêu cụ thể các nội dung chưa đáp ứng). Hồ sơ bổ sung của đơn vị gồm: - Văn bản giải trình về việc sửa đổi, bổ sung của tổ chức, cá nhân đứng tên công bố; - Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm và/hoặc các tài liệu khác được sửa đổi, bổ sung; Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ bổ sung đáp ứng theo quy định, Cục Quản lý Dược có trách nhiệm ban hành số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm. Trường hợp hồ sơ sửa đổi, bổ sung không đáp ứng theo quy định thì trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ bổ sung, Cục Quản lý Dược thông báo bằng văn bản điện tử không đồng ý cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm cho sản phẩm này. c) Trong thời gian 03 tháng kể từ ngày ban hành văn bản thông báo theo quy định tại điểm b nêu trên, nếu Cục Quản lý Dược không nhận được hồ sơ bổ sung của tổ chức, cá nhân đứng tên công bố thì hồ sơ công bố không còn giá trị. Trong trường hợp này, nếu tổ chức, cá nhân muốn tiếp tục công bố thì phải nộp hồ sơ mới và nộp phí/lệ phí mới theo quy định.
Cách thức thực hiện1
		Nộp hồ sơ trực tuyến thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia (tại địa chỉ: http://vnsw.gov.vn).
Thành phần, số lượng hồ sơ
		a. Thành phần hồ sơ bao gồm:2 - Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm; - Giấy ủy quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm ủy quyền cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường được phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam; - Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS). b. Số lượng hồ sơ: 01 (bộ)
Thời hạn giải quyết
		- 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ công bố hợp lệ và phí công bố theo quy định (đối với trường hợp cấp số tiếp nhận); - 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ công bố và phí công bố theo quy định (đối với trường hợp chưa cấp số tiếp nhận).
Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính
		Tổ chức, cá nhân
Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính
		Cục Quản lý Dược.
Kết quả thực hiện thủ tục hành chính
	Số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm.
Lệ phí (nếu có)
	500.000đ (Năm trăm nghìn đồng).
Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai (Đính kèm thủ tục này)
	Phụ lục I: Mẫu Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm (theo Phụ lục số 01-MP).
Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính (nếu có)
	- Tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra lưu thông trên thị trường phải có chức năng kinh doanh mỹ phẩm tại Việt Nam. - Việc công bố tính năng của sản phẩm mỹ phẩm (mục đích sử dụng của sản phẩm) phải đáp ứng hướng dẫn của ASEAN về công bố tính năng sản phẩm mỹ phẩm.
Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính
	- Nghị định số 155/2018/NĐ-CP ngày 12/11/2018 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số quy định liên quan đến điều kiện đầu tư, kinh doanh thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Y tế; - Quyết định số 2659/QĐ-BYT ngày 17/6/2016 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc áp dụng cơ chế hải quan một cửa quốc gia đối với thủ tục hành chính cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu; - Thông tư 277/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính về việc quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí trong lĩnh vực dược, mỹ phẩm; - Thông tư số 06/2011/TT-BYT ngày 25/01/2011 của Bộ Y tế quy định về quản lý mỹ phẩm.

PHỤ LỤC I

MẪU PHIẾU CÔNG BỐ SẢN PHẨM MỸ PHẨM

Phụ lục số 01-MP

PHẦN DÀNH CHO CƠ QUAN QUẢN LÝ (FOR OFFICIAL USE) Ngày cấp (Date acknowledged): Số công bố (Product Notification No.): Phiếu công bố có giá trị 05 năm kể từ ngày cấp.

PHIẾU CÔNG BỐ SẢN PHẨM MỸ PHẨM

TEMPLATE FOR NOTIFICATION OF COSMETIC PRODUCT

þ Đánh dấu vào ô thích hợp (Tick where applicable)

THÔNG TIN SẢN PHẨM

 PARTICULARS OF PRODUCT

1. Tên nhãn hàng và tên sản phẩm (Name of brand & product):

1.1. Nhãn hàng (Brand)

1.2. Tên sản phẩm (Product Name)

1.3. Danh sách các dạng hoặc màu (List of Variants or Shade). Tên (Names)

_______________________________________________________________________

_______________________________________________

2. Dạng sản phẩm (Product type(s))

□ Kem, nhũ tương, sữa, gel hoặc dầu dùng trên da (tay, mặt, chân, ….)

Creams, emulsions, lotions, gels and oils for skin (hands, face, feet, etc)

□ Mặt nạ (chỉ trừ sản phẩm làm bong da nguồn gốc hoá học)

Face masks (with the exception of chemical peeling products)

□ Chất phủ màu (lỏng, nhão, bột)

Tinted bases (liquids, pastes, powders)

□ Phấn trang điểm, phấn dùng sau khi tắm, bột vệ sinh,…

Make-up powders, after-bath powder, hygienic powders, etc.

□ Xà phòng tắm, xà phòng khử mùi,…

Toilet soaps, deodorant soaps, etc

□ Nước hoa, nước thơm dùng vệ sinh,….

Perfumes, toilet waters and eau de Cologne

□ Sản phẩm dùng để tắm hoặc gội (muối, xà phòng, dầu, gel,…)

Bath or shower preparations (salts, foams, oils. gels, etc)

□ Sản phẩm tẩy lông

Depilatories

□ Chất khử mùi và chống mùi.

Deodorants and anti-perspirants

□ Các sản phẩm chăm sóc tóc

Hair care products

- Nhuộm và tẩy tóc

Hair tints and bleaches

- Thuốc uốn tóc, duỗi tóc, giữ nếp tóc

Products for waving, straightening and fixing

- Các sản phẩm định dạng tóc

Setting products

- Các sản phẩm làm sạch (sữa, bột, dầu gội)

Cleansing products (lotions, powders, shampoos)

- Sản phẩm cung cấp chất dinh dưỡng cho tóc (sữa, kem, dầu)

Conditioning products (lotions, creams, oils)

- Các sản phẩm tạo kiểu tóc (sữa, keo xịt tóc, sáp)

Hairdressing products (lotions, lacquers, brilliantines)

□ Sản phẩm dùng cạo râu (kem, xà phòng, sữa,...)

Shaving product (creams, foams, lotions, etc)

□ Các sản phẩm trang điểm và tẩy trang dùng cho mặt và mắt

Products for making-up and removing make-up from the face and the eyes

□ Các sản phẩm dùng cho môi

Products intended for application to the lips

□ Các sản phẩm để chăm sóc răng và miệng

Products for care of the teeth and the mouth

□ Các sản phẩm dùng để chăm sóc và tô điểm cho móng tay, móng chân

Products for nail care and make-up

□ Các sản phẩm dùng để vệ sinh bên ngoài

Products for external intimate hygiene

□ Các sản phẩm chống nắng

Sunbathing products

□ Sản phẩm làm sạm da mà không cần tắm nắng

Products for tanning without sun

□ Sản phẩm làm trắng da

Skin whitening products

□ Sản phẩm chống nhăn da

Anti-wrinkle products

□ Sản phẩm khác (đề nghị ghi rõ)

Others (please specify)

3. Mục đích sử dụng (Intended use)

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

4. Dạng trình bày (Product presentation(s))

□ Dạng đơn lẻ (Single product)

□ Một nhóm các màu (A range of colours)

□ Bảng các màu trong một dạng sản phẩm (Palette(s) in a range of one product type)

□ Các sản phẩm phối hợp trong một bộ sản phẩm (Combination products in a single kit)

□ Các dạng khác (đề nghị ghi rõ). Others (please specify)

THÔNG TIN VỀ NHÀ SẢN XUẤT/ ĐÓNG GÓI

(Đề nghị đính kèm danh sách riêng nếu như có nhiều hơn một công ty sản xuất/ đóng gói để tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh)

PARTICULARS OF MANUFACTURER(S)/ASSEMBLER(S)

(Please attach in a separate sheet if there are more than one manufacturer/assembler)

5. Tên nhà sản xuất (Name of manufacturer):

Địa chỉ nhà sản xuất (Nước sản xuất) (Address of manufacturer (state country):

C

o

u

n

t

r

y

Tel:

Fax:

6. Tên công ty đóng gói (Đề nghị đánh dấu vào mục thích hợp. Có thể đánh dấu nhiều hơn 1 ô (Name of assembler (Please tick accordingly. May tick more than one box)):

□ Đóng gói chính Primary assembler

□ Đóng gói thứ cấp Secondary assembler

Địa chỉ của công ty đóng gói (Address of assembler (state country)):

C

o

u

n

t

r

y

Tel:

Fax:

THÔNG TIN VỀ TỔ CHỨC, CÁ NHÂN CHỊU TRÁCH NHIỆM ĐƯA SẢN PHẨM MỸ PHẨM RA THỊ TRƯỜNG

PARTICULARS OF LOCAL COMPANY RESPONSIBLE FOR PLACING THE COSMETIC PRODUCT IN THE MARKET

7. Tên công ty (Name of company):

Địa chỉ công ty (Address of company):

Tel:

Fax:

Số giấy phép kinh doanh/Số giấy phép hoạt động

Business Registration Number/License to Operate Number

THÔNG TIN VỀ NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA CÔNG TY

PARTICULARS OF PERSON REPRESENTING THE LOCAL COMPANY

8. Họ và tên (Name of person):

Tel:

Email:

Chức vụ ở công ty (Designation in the company): 

THÔNG TIN VỀ CÔNG TY NHẬP KHẨU

PARTICULARS OF IMPORTER

9. Tên công ty nhập khẩu/ Name of Importer:

Địa chỉ công ty nhập khẩu/ Address of importer:

Tel:

Fax:

DANH SÁCH THÀNH PHẦN

PRODUCT INGREDIENT LIST

10. Đề nghị kiểm tra ô sau đây (Please check the following boxes):

□  Tôi đã kiểm tra bản sửa đổi từ Phụ lục II đến Phụ lục VII của danh mục các thành phần mỹ phẩm ASEAN như được công bố trên bản sửa đổi gần đây nhất của Hiệp định mỹ phẩm ASEAN. Tôi xin xác nhận rằng sản phẩm được đề cập đến trong bản công bố này không chứa bất cứ một thành phần bị cấm nào và cũng tuân thủ với danh mục hạn chế và  các điều kiện quy định trong các phụ lục.

I have examined the latest revisions of the Annexes II to VII of the ASEAN Cosmetic Ingredient Listing as published in the latest amendment of the ASEAN Cosmetic Directive and confirmed that the product in this notification does not contain any prohibited substances and is in compliance with the restrictions and conditions stipulated in the Annexes.

□  Tôi đảm nhận trách nhiệm trả lời và hợp tác toàn diện với cơ quan có thẩm quyền về bất kỳ hoạt động kiểm soát sau khi bán hàng khi có yêu cầu bởi cơ quan có thẩm quyền.

I undertake to respond to and cooperate fully with the regulatory authority with regard to any subsequent post-marketing activity initiated by the authority.

Danh sách thành phần đầy đủ (product full ingredient list)

(Yêu cầu ghi đầy đủ danh sách tất cả các thành phần và tỉ lệ % của những chất có giới hạn về nồng độ, hàm lượng sử dụng trong mỹ phẩm - To submit ingredient list with percentages of restricted ingredients)

No	Tên đầy đủ thành phần (tên danh pháp quốc tế hoặc sử dụng tên khoa học chuẩn đã được công nhận) Full Ingredient name (use INCI or approved nomenclature in standard references)	Tỉ lệ % của những chất có giới hạn về nồng độ, hàm lượng
1
2
3
4
5
6
7
8
9
...

CAM KẾT (DECLARATION)

1. Thay mặt cho công ty, tôi xin cam kết sản phẩm được đề cập trong Phiếu công bố này đạt được tất cả các yêu cầu của Hiệp định mỹ phẩm ASEAN và các phụ lục của nó.

I hereby declare on behalf of my company that the product in the notification meets all the requirements of the ASEAN Cosmetic Directive, its Annexes and Appendices.

2. Tôi xin chịu trách nhiệm tuân thủ các điều khoản sau đây (I undertake to abide by the following conditions):

i. Đảm bảo có sẵn để cung cấp các thông tin kỹ thuật và tính an toàn khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu và có đầy đủ hồ sơ về các sản phẩm đã được phân phối để báo cáo trong trường hợp sản phẩm phải thu hồi.

Ensure that the product’s technical and safety information is made readily available to the regulatory authority concerned (“the Authority”) and to keep records of the distribution of the products for product recall purposes;

ii. Phải thông báo ngay cho cơ quan có thẩm quyền về các tác dụng phụ nghiêm trọng gây chết người hoặc đe doạ tính mạng của sản phẩm bằng điện thoại, fax, thư điện tử hoặc văn bản trước 7 ngày kể từ ngày biết thông tin.

Notify the Authority of fatal or life threatening serious adverse event1 as soon as possible by telephone, facsimile transmission, email or in writing, and in any case, no later than 7 calendar days after first knowledge;

iii. Phải hoàn thành báo cáo tác dụng phụ của sản phẩm (theo mẫu quy định) trong vòng 8 ngày làm việc kể từ ngày thông báo cho cơ quan có thẩm quyền về những tác dụng phụ nghiêm trọng như đã nêu trong mục 2 ii nói trên và cung cấp bất cứ thông tin nào theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

Complete the Adverse Cosmetic Event Report Form2 within 8 calendar days from the date of my notification to the Authority in para 2 ii. above, and to provide any other information as may be requested by the Authority;

iv. Thông báo ngay cho cơ quan có thẩm quyền về các phản ứng phụ nghiêm trọng nhưng không gây chết người hoặc đe doạ đến tính mạng của sản phẩm và trong bất cứ trường hợp nào, việc báo cáo (sử dụng mẫu báo cáo) về tác dụng phụ phải được tiến hành trước 15 ngày kể từ ngày biết về tác dụng phụ này.

Report to the Authority of all other serious adverse events that are not fatal or life threatening as soon as possible, and in any case, no later than 15 calendar days after first knowledge, using the Adverse Cosmetic Event Report Form;

v. Công bố với cơ quan có thẩm quyền khi có bất cứ sự thay đổi nào trong bản công bố này.

Notify the Authority of any change in the particulars submitted in this notification;

3. Tôi xin cam đoan rằng những thông tin được đưa ra trong bản công bố này là đúng sự thật. Tất cả các tài liệu, các thông tin liên quan đến nội dung công bố sẽ được cung cấp và các tài liệu đính kèm là bản hợp pháp hoặc sao y bản chính.

I declare that the particulars given in this notification are true, all data, and information of relevance in relation to the notification have been supplied and that the documents enclosed are authentic or true copies.

4. Tôi hiểu rằng tôi sẽ có trách nhiệm để đảm bảo tất cả các lô sản phẩm của chúng tôi đều đáp ứng các yêu cầu pháp luật, và tuân thủ tất cả tiêu chuẩn và chỉ tiêu sản phẩm đã đ­ược công bố với cơ quan có thẩm quyền.

I understand that I shall be responsible for ensuring that each consignment of my product continues to meet all the legal requirements, and conforms to all the standards and specifications of the product that I have declared to the Authority.

5. Tôi hiểu rằng trong trường hợp có tranh chấp pháp luật, tôi không được quyền sử dụng bản công bố sản phẩm mỹ phẩm đã được cơ quan có thẩm quyền chấp nhận nếu sản phẩm của chúng tôi không đạt được các yêu cầu về tiêu chuẩn, chỉ tiêu mà chúng tôi đã công bố.

I understand that I cannot place reliance on the acceptance of my product notification by the authority in any legal proceedings concerning my product, in the event that my product has failed to conform to any of the standards or specifications that I had previously declared to the Authority.

__________________________________________________________

Tên và chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty
[Name and Signature of person representing the local company]  

________________ Dấu của công ty [Company stamp]

_______________    Ngày [Date]

2. Thủ tục	Cấp Giấy chứng nhận cơ sở đáp ứng các nguyên tắc, tiêu chuẩn “Thực hành tốt sản xuất mỹ phẩm” của Hiệp hội các nước Đông Nam Á (CGMP-ASEAN)
Trình tự thực hiện
	Bước 1: Cơ sở sản xuất mỹ phẩm có nhu cầu cấp Giấy chứng nhận cơ sở đáp ứng các nguyên tắc, tiêu chuẩn CGMP-ASEAN nộp hồ sơ về Cục Quản lý Dược. Bước 2: Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ. Cục Quản lý Dược có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, đóng dấu và cho số công văn đến. Đơn vị sản xuất (gọi tắt là cơ sở đăng ký GMP) phải nộp phí thẩm định tiêu chuẩn và điều kiện sản xuất mỹ phẩm theo quy định hiện hành Bước 3: Cục Quản lý Dược - Bộ Y tế có trách nhiệm xem xét hồ sơ, lên kế hoạch và ra quyết định thành lập đoàn kiểm tra, thông báo cho cơ sở ít nhất 10 ngày trước khi tiến hành kiểm tra. Bước 4: Kiểm tra và xử lý kết quả kiểm tra: - Kiểm tra: + Thành phần đoàn kiểm tra: Do Cục Quản lý Dược Việt Nam quyết định. + Nội dung kiểm tra: Đoàn kiểm tra có trách nhiệm kiểm tra toàn bộ các hoạt động của cơ sở sản xuất mỹ phẩm theo các nguyên tắc, tiêu chuẩn CGMP-ASEAN và các quy định chuyên môn hiện hành. + Biên bản kiểm tra được làm thành 03 bản: 01 bản lưu tại cơ sở, 02 bản lưu tại Cục Quản lý Dược. Biên bản phải được người đại diện cơ sở cùng trưởng đoàn kiểm tra ký xác nhận. Biên bản kiểm tra phải chỉ rõ các tồn tại, nội dung kiến nghị và đề xuất các giải pháp khắc phục trong việc triển khai áp dụng CGMP-ASEAN tại cơ sở (nếu có). Trong trường hợp cơ sở không nhất trí với các ý kiến của đoàn kiểm tra, biên bản phải ghi rõ tất cả các ý kiến bảo lưu của cơ sở. - Xử lý kết quả kiểm tra: + Đối với các cơ sở kiểm tra đáp ứng các nguyên tắc, tiêu chuẩn CGMP-ASEAN về mỹ phẩm, Cục Quản lý Dược cấp Giấy chứng nhận đạt nguyên tắc, tiêu chuẩn CGMP-ASEAN. Giấy chứng nhận có giá trị 03 năm kể từ ngày ký. + Đối với cơ sở được kiểm tra về cơ bản đáp ứng nguyên tắc, tiêu chuẩn CGMP-ASEAN còn một số tồn tại nhưng không ảnh hưởng đến chất lượng của mỹ phẩm và có thể khắc phục được trong thời gian ngắn, Đoàn kiểm tra sẽ yêu cầu cơ sở báo cáo khắc phục, sửa chữa. Trong vòng 02 tháng kể từ ngày được kiểm tra, cơ sở phải khắc phục, sửa chữa và báo cáo kết quả khắc phục những tồn tại mà đoàn kiểm tra đã nêu ra trong biên bản gửi về Cục Quản lý Dược. Trưởng Đoàn kiểm tra tổng hợp, báo cáo Cục trưởng xem xét để cấp Giấy chứng nhận đạt nguyên tắc, tiêu chuẩn CGMP-ASEAN cho cơ sở. + Đối với cơ sở khi được kiểm tra chưa đáp ứng nguyên tắc, tiêu chuẩn CGMP-ASEAN: Cơ sở phải tiến hành khắc phục sửa chữa các tồn tại. Sau khi tự kiểm tra đánh giá đáp ứng tiêu chuẩn CGMP, cơ sở tiến hành nộp hồ sơ đăng ký như đăng ký kiểm tra lần đầu và gửi kèm các báo cáo khắc phục các tồn tại.
Cách thức thực hiện
	Qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp tại Cục Quản lý Dược.
Thành phần, số lượng hồ sơ
	a. Thành phần hồ sơ bao gồm:^1 - Phiếu đăng ký kiểm tra “Thực hành tốt sản xuất mỹ phẩm”; - Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép đầu tư; - Sơ đồ tổ chức và nhân sự của cơ sở; - Sơ đồ vị trí và thiết kế của nhà máy (bao gồm: sơ đồ mặt bằng tổng thể; sơ đồ đường đi của công nhân; sơ đồ đường đi của nguyên liệu, bao bì, bán thành phẩm, thành phẩm; sơ đồ hệ thống xử lý chất thải); - Danh mục thiết bị hiện có của nhà máy; - Biên bản tự thanh tra “Thực hành tốt sản xuất mỹ phẩm”. b. Số lượng hồ sơ: 01 (bộ)
Thời hạn giải quyết
	Không quy định.
Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính
	Tổ chức (Cơ sở sản xuất mỹ phẩm có nhu cầu đăng ký kiểm tra CGMP-ASEAN).
Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính
	Cục Quản lý Dược.
Kết quả thực hiện thủ tục hành chính
	Giấy chứng nhận đạt nguyên tắc, tiêu chuẩn “Thực hành tốt sản xuất mỹ phẩm” của Hiệp hội các nước Đông Nam Á (CGMP-ASEAN).
Lệ phí (nếu có)
	20.000.000đ (Hai mươi triệu đồng).
Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai (Đính kèm thủ tục này)
	Phụ lục I: Mẫu Phiếu đăng ký kiểm tra thực hành tốt mỹ phẩm (theo Phụ lục số 13-MP).
Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính (nếu có)
	- Cơ sở sản xuất mỹ phẩm được thành lập hợp pháp (có mã số doanh nghiệp); - Cơ sở sản xuất mỹ phẩm phải tuân thủ các nguyên tắc, tiêu chuẩn “Thực hành tốt sản xuất mỹ phẩm” của Hiệp hội các nước Đông Nam Á (CGMP-ASEAN) hoặc tương đương được Hội đồng mỹ phẩm ASEAN thừa nhận.
Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính
	- Nghị định số 155/2018/NĐ-CP ngày 12/11/2018 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số quy định liên quan đến điều kiện đầu tư, kinh doanh thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Y tế; - Quyết định 24/2006/QĐ-BYT ngày 14/8/2006 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc triển khai áp dụng và hướng dẫn thực hiện các nguyên tắc, tiêu chuẩn “Thực hành tốt sản xuất mỹ phẩm” của Hiệp hội các nước Đông Nam Á; - Thông tư 277/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính về việc quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí trong lĩnh vực dược, mỹ phẩm; - Thông tư số 06/2011/TT-BYT ngày 25/01/2011 của Bộ Y tế quy định về quản lý mỹ phẩm.

PHỤ LỤC I

MẪU PHIẾU ĐĂNG KÝ KIỂM TRA THỰC HÀNH TỐT SẢN XUẤT MỸ PHẨM

Phụ lục số 13-MP

TÊN ĐƠN VỊ ------------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------------
	... , ngày ... tháng ... năm ...

PHIẾU ĐĂNG KÝ KIỂM TRA THỰC HÀNH TỐT SẢN XUẤT MỸ PHẨM

Kính gửi: Cục Quản lý dược - Bộ Y tế
138A Giảng Võ, Ba Đình, Hà Nội

1- Tên cơ sở:

2- Địa chỉ:

3 - Điện thoại:                             Fax:                  E-Mail: 

Thực hiện Thông tư số 06/2011/TT-BYT ngày 25/01/2011 của Bộ Y tế quy định về quản lý mỹ phẩm, sau khi tiến hành tự thanh tra và đánh giá đạt tiêu chuẩn “Thực hành tốt sản xuất mỹ phẩm”, Cơ sở chúng tôi xin đăng ký với Cục Quản lý Dược được kiểm tra CGMP-ASEAN.

 Xin gửi kèm bản đăng ký này các tài liệu liên quan sau đây:^1

1. Sơ đồ tổ chức, nhân sự của cơ sở.

2. Sơ đồ vị trí và thiết kế của nhà máy, bao gồm sơ đồ mặt bằng tổng thể; sơ đồ đường đi của công nhân; sơ đồ đường đi của nguyên liệu, bao bì, bán thành phẩm, thành phẩm; sơ đồ hệ thống cung cấp nước phục vụ sản xuất; sơ đồ xử lý chất thải.

3. Danh mục thiết bị hiện có của cơ sở.

4. Biên bản tự thanh tra “Thực hành tốt sản xuất mỹ phẩm”.

GIÁM ĐỐC ĐƠN VỊ (Ký tên, đóng dấu) (Ghi rõ họ và tên người ký)

^1Bỏ đi 03 thành phần trong hồ sơ: Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép đầu tư; Chương trình tập huấn, đánh giá kết quả tập huấn “Thực hành tốt sản xuất mỹ phẩm” tại đơn vị; Danh mục các mặt hàng đang sản xuất hoặc dự kiến sản xuất, theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 12 Nghị định số 155/2018/NĐ-CP ngày 12/11/2018 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số quy định liên quan đến điều kiện đầu tư, kinh doanh thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Y tế.

3. Thủ tục	Xác nhận Đơn hàng nhập khẩu mỹ phẩm dùng cho nghiên cứu, kiểm nghiệm
Trình tự thực hiện
	Bước 1: Đơn vị có nhu cầu nhập khẩu mỹ phẩm dùng cho nghiên cứu, kiểm nghiệm nộp hồ sơ về Cục Quản lý Dược. Bước 2: Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cục Quản lý Dược có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, đóng dấu và cho số công văn đến. Bước 3: Giải quyết Đơn hàng nhập khẩu mỹ phẩm dùng cho nghiên cứu, kiểm nghiệm: - Sau khi được phê duyệt, 02 bản được lưu tại Cục Quản lý Dược, 01 bản gửi đơn vị. Bản gửi đơn vị có đóng dấu “Bản gửi doanh nghiệp” để trình cơ quan Hải quan khi làm thủ tục thông quan. - Trường hợp không được phê duyệt, Cục Quản lý Dược gửi thông báo trả lời bằng văn bản cho đơn vị biết.
Cách thức thực hiện
	Qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp tại Cục Quản lý Dược.
Thành phần, số lượng hồ sơ
	a. Thành phần hồ sơ bao gồm: Đơn hàng nhập khẩu mỹ phẩm dùng cho nghiên cứu, kiểm nghiệm. b. Số lượng hồ sơ: 03 (bộ)
Thời hạn giải quyết
	Không quy định.
Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính
	Tổ chức
Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính
	Cục Quản lý Dược.
Kết quả thực hiện thủ tục hành chính
		Đơn hàng nhập khẩu mỹ phẩm dùng cho nghiên cứu, kiểm nghiệm.
Lệ phí (nếu có)
		Không quy định.
Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai (Đính kèm thủ tục này)
		Phụ lục I: Mẫu Đơn hàng nhập khẩu mỹ phẩm dùng cho nghiên cứu, kiểm nghiệm (theo Phụ lục số 14-MP).
Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính (nếu có)
		- Tổ chức, cá nhân được thành lập hợp pháp (có mã số doanh nghiệp); - Số lượng tối đa cho mỗi sản phẩm là 10 mẫu.
Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính
		- Nghị định số 155/2018/NĐ-CP ngày 12/11/2018 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số quy định liên quan đến điều kiện đầu tư, kinh doanh thuộc phạm vi quản lý nhà nước cửa Bộ Y tế; - Thông tư số 06/2011/TT-BYT ngày 25/01/2011 của Bộ Y tế quy định về quản lý mỹ phẩm.

PHỤ LỤC I

MẪU ĐƠN HÀNG NHẬP KHẨU MỸ PHẨM DÙNG CHO NGHIÊN CỨU, KIỂM NGHIỆM

Phụ lục số 14-MP

TÊN ĐƠN VỊ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: …

ĐƠN HÀNG NHẬP KHẨU MỸ PHẨM DÙNG CHO NGHIÊN CỨU, KIỂM NGHIỆM

Kính gửi: Cục Quản lý dược - Bộ Y tế
138A Giảng Võ, Ba Đình, Hà Nội

(Đơn vị) kính đề nghị Cục Quản lý dược xét duyệt để đơn vị được nhận các mỹ phẩm dùng cho kiểm nghiệm chất lượng sau:

STT	Tên mỹ phẩm, dạng bào chế, quy cách đóng gói	Dạng sản phẩm	Thành phần	Đơn vị tính	Số lượng	Tên công ty sản xuất, tên nước	Ghi chú
1
2
3

Cục Quản lý Dược Chấp thuận đơn hàng nhập khẩu gồm … trang … khoản kèm theo công văn số …/QLD-MP ngày … tháng … năm … của Cục Quản lý Dược. Hà nội, ngày … tháng … năm … CỤC TRƯỞNG

…, ngày … tháng … năm … GIÁM ĐỐC ĐƠN VỊ (Ký tên, đóng dấu) (Ghi rõ họ và tên người ký)

A2. Thủ tục hành chính cấp tỉnh:

4. Thủ tục	Cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm sản xuất trong nước
Trình tự thực hiện
	Bước 1: Trước khi sản xuất, Tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm mỹ phẩm ra thị trường nộp hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm về Sở Y tế nơi đặt nhà máy sản xuất (Sản phẩm mỹ phẩm được sản xuất, đóng gói từ bán thành phẩm nhập khẩu được coi như sản phẩm sản xuất trong nước). Bước 2: Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ công bố mỹ phẩm, Sở Y tế có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ và gửi Phiếu báo thu nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Bước 3: Giải quyết hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm: a) Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ công bố hợp lệ và phí công bố theo quy định, Sở Y tế có trách nhiệm ban hành sổ tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm. b) Trường hợp hồ sơ công bố chưa đáp ứng theo quy định thì trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Sở Y tế thông báo bằng văn bản điện tử cho tổ chức, cá nhân công bố biết các nội dung chưa đáp ứng để sửa đổi, bổ sung hồ sơ (nêu cụ thể các nội dung chưa đáp ứng). Hồ sơ bổ sung của đơn vị gồm: - Văn bản giải trình về việc sửa đổi, bổ sung của tổ chức, cá nhân đứng tên công bố; - Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm và/hoặc các tài liệu khác được sửa đổi, bổ sung; Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ bổ sung đáp ứng theo quy định, Sở Y tế có trách nhiệm ban hành số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm. Trường hợp hồ sơ sửa đổi, bổ sung không đáp ứng theo quy định thì trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ bổ sung, Sở Y tế thông báo bằng văn bản điện tử không đồng ý cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm cho sản phẩm này. c) Trong thời gian 03 tháng kể từ ngày ban hành văn bản thông báo theo quy định tại điểm b nêu trên, nếu Sở Y tế không nhận được hồ sơ bổ sung của tổ chức, cá nhân đứng tên công bố thì hồ sơ công bố không còn giá trị. Trong trường hợp này, nếu tổ chức, cá nhân muốn tiếp tục công bố thì phải nộp hồ sơ mới và nộp phí/lệ phí mới theo quy định.
Cách thức thực hiện1
	Qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp tại Sở Y tế địa phương.
Thành phần, số lượng hồ sơ
	a. Thành phần hồ sơ bao gồm:^1 - Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm; - Giấy ủy quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm ủy quyền cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường được phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam (áp dụng đối với mỹ phẩm sản xuất trong nước mà tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường không phải là nhà sản xuất). b. Số lượng hồ sơ: 01 (bộ)
Thời hạn giải quyết
	- 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ công bố hợp lệ và phí công bố theo quy định (đối với trường hợp cấp số tiếp nhận); - 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ công bố và phí công bố theo quy định (đối với trường hợp chưa cấp số tiếp nhận).
Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính
	Tổ chức, cá nhân
Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính
	Sở Y tế địa phương.
Kết quả thực hiện thủ tục hành chính
	Số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm.
Lệ phí (nếu có)
	500.000đ (Năm trăm nghìn đồng).
Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai (Đính kèm thủ tục này)
		Phụ lục I: Mẫu Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm (theo Phụ lục số 01-MP).
Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính (nếu có)
		- Tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra lưu thông trên thị trường phải có chức năng kinh doanh mỹ phẩm tại Việt Nam. - Việc công bố tính năng của sản phẩm mỹ phẩm (mục đích sử dụng của sản phẩm) phải đáp ứng các hướng dẫn của ASEAN về công bố tính năng sản phẩm mỹ phẩm. - Cơ sở sản xuất mỹ phẩm phải có Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm do Sở Y tế nơi đặt nhà máy sản xuất cấp.
Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính
		- Nghị định số 155/2018/NĐ-CP ngày 12/11/2018 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số quy định liên quan đến điều kiện đầu tư, kinh doanh thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Y tế; - Nghị định 93/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ quy định về điều kiện sản xuất mỹ phẩm, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/7/2016; - Thông tư 277/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính về việc quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí trong lĩnh vực dược, mỹ phẩm; - Thông tư số 06/2011/TT-BYT ngày 25/01/2011 của Bộ Y tế quy định về quản lý mỹ phẩm.

^1 Bỏ đi 01 thành phần trong hồ sơ: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường, theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 12 Nghị định số 155/2018/NĐ-CP ngày 12/11/2018 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số quy định liên quan đến điều kiện đầu tư, kinh doanh thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Y tế.

PHỤ LỤC I

MẪU PHIẾU CÔNG BỐ SẢN PHẨM MỸ PHẨM

Phụ lục số 01-MP

PHẦN DÀNH CHO CƠ QUAN QUẢN LÝ (FOR OFFICIAL USE) Ngày cấp (Date acknowledged): Số công bố (Product Notification No.): Phiếu công bố có giá trị 05 năm kể từ ngày cấp.

PHIẾU CÔNG BỐ SẢN PHẨM MỸ PHẨM

TEMPLATE FOR NOTIFICATION OF COSMETIC PRODUCT

þ Đánh dấu vào ô thích hợp (Tick where applicable)

THÔNG TIN SẢN PHẨM

 PARTICULARS OF PRODUCT

1. Tên nhãn hàng và tên sản phẩm (Name of brand & product):

1.1. Nhãn hàng (Brand)

1.2. Tên sản phẩm (Product Name)

1.3. Danh sách các dạng hoặc màu (List of Variants or Shade). Tên (Names)

_____________________________________________________________________________

_______________________________________________

2. Dạng sản phẩm (Product type(s))

□ Kem, nhũ tương, sữa, gel hoặc dầu dùng trên da (tay, mặt, chân, ….)

Creams, emulsions, lotions, gels and oils for skin (hands, face, feet, etc)

□ Mặt nạ (chỉ trừ sản phẩm làm bong da nguồn gốc hoá học)

Face masks (with the exception of chemical peeling products)

□ Chất phủ màu (lỏng, nhão, bột)

Tinted bases (liquids, pastes, powders)

□ Các phấn trang điểm, phấn dùng sau khi tắm, bột vệ sinh,…

Make-up powders, after-bath powder, hygienic powders, etc.

□ Xà phòng tắm, xà phòng khử mùi,…

Toilet soaps, deodorant soaps, etc

□ Nước hoa, nước thơm dùng vệ sinh,….

Perfumes, toilet waters and eau de Cologne

□ Các sản phẩm dùng để tắm hoặc gội (muối, xà phòng, dầu, gel,…)

Bath or shower preparations (salts, foams, oils. gels, etc)

□ Sản phẩm tẩy lông

Depilatories

□ Chất khử mùi và chống mùi

Deodorants and anti-perspirants

□ Các sản phẩm chăm sóc tóc

Hair care products

- Nhuộm và tẩy tóc

Hair tints and bleaches

- Thuốc uốn tóc, duỗi tóc, giữ nếp tóc

Products for waving, straightening and fixing

- Các sản phẩm định dạng tóc

Setting products

- Các sản phẩm làm sạch (sữa, bột, dầu gội)

Cleansing products (lotions, powders, shampoos)

- Sản phẩm cung cấp chất dinh dưỡng cho tóc (sữa, kem, dầu)

Conditioning products (lotions, creams, oils)

- Các sản phẩm tạo kiểu tóc (sữa, keo xịt tóc, sáp)

Hairdressing products (lotions, lacquers, brilliantines)

□ Sản phẩm dùng cạo râu (kem, xà phòng, sữa,...)

Shaving product (creams, foams, lotions, etc)

□ Các sản phẩm trang điểm và tẩy trang dùng cho mặt và mắt

Products for making-up and removing make-up from the face and the eyes

□ Các sản phẩm dùng cho môi

Products intended for application to the lips

□ Các sản phẩm để chăm sóc răng và miệng

Products for care of the teeth and the mouth

□ Các sản phẩm dùng để chăm sóc và tô điểm cho móng tay, móng chân

Products for nail care and make-up

□ Các sản phẩm dùng để vệ sinh bên ngoài

Products for external intimate hygiene

□ Các sản phẩm chống nắng

Sunbathing products

□ Sản phẩm làm sạm da mà không cần tắm nắng

Products for tanning without sun

□ Sản phẩm làm trắng da

Skin whitening products

□ Sản phẩm chống nhăn da

Anti-wrinkle products

□ Sản phẩm khác (đề nghị ghi rõ)

Others (please specify)

3. Mục đích sử dụng (Intended use)

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

4. Dạng trình bày (Product presentation(s))

□ Dạng đơn lẻ (Single product)

□ Một nhóm các màu (A range of colours)

□ Bảng các màu trong một dạng sản phẩm (Palette(s) in a range of one product type)

□ Các sản phẩm phối hợp trong một bộ sản phẩm (Combination products in a single kit)

□ Các dạng khác (đề nghị ghi rõ). Others (please specify)

THÔNG TIN VỀ NHÀ SẢN XUẤT/ ĐÓNG GÓI

(Đề nghị đính kèm danh sách riêng nếu như có nhiều hơn một công ty tham gia sản xuất/ đóng gói để tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh)

PARTICULARS OF MANUFACTURER(S)/ASSEMBLER(S)

(Please attach in a separate sheet if there are more than one manufacturer/assembler)

5. Tên nhà sản xuất (Name of manufacturer):

Địa chỉ nhà sản xuất (Nước sản xuất) (Address of manufacturer (state country):

C

o

u

n

t

r

y

Tel:

Fax:

6. Tên công ty đóng gói (Đề nghị đánh dấu vào mục thích hợp. Có thể đánh dấu nhiều hơn 1 ô (Name of assembler (Please tick accordingly. May tick more than one box)):

o Đóng gói chính Primary assembler

o Đóng gói thứ cấp Secondary assembler

Địa chỉ của công ty đóng gói (Address of assembler (state country)):

C

o

u

n

t

r

y

Tel:

Fax:

THÔNG TIN VỀ TỔ CHỨC, CÁ NHÂN CHỊU TRÁCH NHIỆM ĐƯA SẢN PHẨM MỸ PHẨM RA THỊ TRƯỜNG

PARTICULARS OF LOCAL COMPANY RESPONSIBLE FOR PLACING THE COSMETIC PRODUCT IN THE MARKET

7. Tên công ty (Name of company):

Địa chỉ công ty (Address of company):

Tel:

Fax:

Số giấy phép kinh doanh/Số giấy phép hoạt động

Business Registration Number/License to Operate Number

THÔNG TIN VỀ NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA CÔNG TY

PARTICULARS OF PERSON REPRESENTING THE LOCAL COMPANY

8. Họ và tên (Name of person):

Tel:

Email:

Chức vụ ở công ty (Designation in the company): 

THÔNG TIN VỀ CÔNG TY NHẬP KHẨU

PARTICULARS OF IMPORTER

9. Tên công ty nhập khẩu/ Name of Importer:

Địa chỉ công ty nhập khẩu/ Address of importer:

Tel:

Fax:

DANH SÁCH THÀNH PHẦN

PRODUCT INGREDIENT LIST

10. Đề nghị kiểm tra ô sau đây (Please check the following boxes)

□  Tôi đã kiểm tra bản sửa đổi từ Phụ lục II đến Phụ lục VII của danh mục các thành phần mỹ phẩm ASEAN như được công bố trên bản sửa đổi gần đây nhất của Hiệp định mỹ phẩm ASEAN. Tôi xin xác nhận rằng sản phẩm được đề cập đến trong bản công bố này không chứa bất cứ một thành phần bị cấm nào và cũng tuân thủ với danh mục hạn chế và các điều kiện quy định trong các phụ lục.

I have examined the latest revisions of the Annexes II to VII of the ASEAN Cosmetic Ingredient Listing as published in the latest amendment of the ASEAN Cosmetic Directive and confirmed that the product in this notification does not contain any prohibited substances and is in compliance with the restrictions and conditions stipulated in the Annexes.

□  Tôi đảm nhận trách nhiệm trả lời và hợp tác toàn diện với cơ quan có thẩm quyền về bất kỳ hoạt động kiểm soát sau khi bán hàng khi có yêu cầu bởi cơ quan có thẩm quyền.

I undertake to respond to and cooperate fully with the regulatory authority with regard to any subsequent post-marketing activity initiated by the authority.

Danh sách thành phần đầy đủ (product full ingredient list)

(Yêu cầu ghi đầy đủ danh sách tất cả các thành phần và tỉ lệ % của những chất có giới hạn về nồng độ, hàm lượng sử dụng trong mỹ phẩm - To submit ingredient list with percentages of restricted ingredients)

No	Tên đầy đủ thành phần (tên danh pháp quốc tế hoặc sử dụng tên khoa học chuẩn đã được công nhận) Full Ingredient name (use INCI or approved nomenclature in standard references)	Tỉ lệ % của những chất có giới hạn về nồng độ, hàm lượng
1
2
3
4
5
6
7
8
9
...

CAM KẾT (DECLARATION)

1. Thay mặt cho công ty, tôi xin cam kết sản phẩm được đề cập trong Phiếu công bố này đạt được tất cả các yêu cầu của Hiệp định mỹ phẩm ASEAN và các phụ lục của nó.

I hereby declare on behalf of my company that the product in the notification meets all the requirements of the ASEAN Cosmetic Directive, its Annexes and Appendices.

2. Tôi xin chịu trách nhiệm tuân thủ các điều khoản sau đây (I undertake to abide by the following conditions):

i. Đảm bảo có sẵn để cung cấp các thông tin kỹ thuật và tính an toàn khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu và có đầy đủ hồ sơ về các sản phẩm đã được phân phối để báo cáo trong trường hợp sản phẩm phải thu hồi.

Ensure that the product’s technical and safety information is made readily available to the regulatory authority concerned (“the Authority”) and to keep records of the distribution of the products for product recall purposes;

ii. Phải thông báo ngay cho cơ quan có thẩm quyền về các tác dụng phụ nghiêm trọng gây chết người hoặc đe doạ tính mạng của sản phẩm bằng điện thoại, fax, thư điện tử hoặc văn bản trước 7 ngày kể từ ngày biết thông tin.

Notify the Authority of fatal or life threatening serious adverse event^3 as soon as possible by telephone, facsimile transmission, email or in writing, and in any case, no later than 7 calendar days after first knowledge;

iii. Phải hoàn thành báo cáo tác dụng phụ của sản phẩm (theo mẫu quy định) trong vòng 8 ngày làm việc kể từ ngày thông báo cho cơ quan có thẩm quyền về những tác dụng phụ nghiêm trọng như đã nêu trong mục 2 ii nói trên và cung cấp bất cứ thông tin nào theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

Complete the Adverse Cosmetic Event Report Form^4 within 8 calendar days from the date of my notification to the Authority in para 2 ii. above, and to provide any other information as may be requested by the Authority;

iv. Thông báo ngay cho cơ quan có thẩm quyền về các phản ứng phụ nghiêm trọng nhưng không gây chết người hoặc đe dọa đến tính mạng của sản phẩm và trong bất cứ trường hợp nào, việc báo cáo (sử dụng mẫu báo cáo) về tác dụng phụ phải được tiến hành trước 15 ngày kể từ ngày biết về tác dụng phụ này.

Report to the Authority of all other serious adverse events that are not fatal or life threatening as soon as possible, and in any case, no later than 15 calendar days after first knowledge, using the Adverse Cosmetic Event Report Form;

v. Công bố với cơ quan có thẩm quyền khi có bất cứ sự thay đổi nào trong bản công bố này.

Notify the Authority of any change in the particulars submitted in this notification;

3. Tôi xin cam đoan rằng những thông tin được đưa ra trong bản công bố này là đúng sự thật. Tất cả các tài liệu, các thông tin liên quan đến nội dung công bố sẽ được cung cấp và các tài liệu đính kèm là bản hợp pháp hoặc sao y bản chính.

I declare that the particulars given in this notification are true, all data, and information of relevance in relation to the notification have been supplied and that the documents enclosed are authentic or true copies.

4. Tôi hiểu rằng tôi sẽ có trách nhiệm để đảm bảo tất cả các lô sản phẩm của chúng tôi đều đáp ứng các yêu cầu pháp luật, và tuân thủ tất cả tiêu chuẩn và chỉ tiêu sản phẩm đã đ­ược công bố với cơ quan có thẩm quyền.

I understand that I shall be responsible for ensuring that each consignment of my product continues to meet all the legal requirements, and conforms to all the standards and specifications of the product that I have declared to the Authority.

5. Tôi hiểu rằng trong trường hợp có tranh chấp pháp luật, tôi không được quyền sử dụng bản công bố sản phẩm mỹ phẩm đã được cơ quan có thẩm quyền chấp nhận nếu sản phẩm của chúng tôi không đạt được các yêu cầu về tiêu chuẩn, chỉ tiêu mà chúng tôi đã công bố.

I understand that I cannot place reliance on the acceptance of my product notification by the authority in any legal proceedings concerning my product, in the event that my product has failed to conform to any of the standards or specifications that I had previously declared to the Authority.

__________________________________________________________

Tên và chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty
[Name and Signature of person representing the local company]  

_______________ Dấu của công ty [Company stamp]

______________ Ngày [Date]

^3 Như đã được định nghĩa rõ ràng trong tài liệu hướng dẫn cho các công ty về báo cáo tác dụng phụ của sản phẩm mỹ phẩm. As defined in the Guide Manual for the Industry on Adverse Event Reporting of Cosmetics Products.

^4Trình bày trong phụ lục I trong tài liệu hướng dẫn cho các công ty về báo cáo tác dụng phụ của sản phẩm mỹ phẩm. Set out in Appendex I to the Guide Manual for the Industry on Adverse Event Reporting of Cosmetics Products.

B. Danh mục thủ tục hành chính sửa đổi, bổ sung

B1. Thủ tục hành chính cấp tỉnh

1- Thủ tục	Cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm
Trình tự thực hiện
	Bước 1: Trước khi tiến hành sản xuất, cơ sở sản xuất mỹ phẩm nộp hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm tới Sở Y tế. Bước 2: Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm, Sở Y tế có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ và cấp Phiếu tiếp nhận hồ sơ theo mẫu số 05 quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 93/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ quy định về điều kiện sản xuất mỹ phẩm nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì thông báo bằng văn bản và nêu những nội dung chưa đầy đủ, hợp lệ tới cơ sở sản xuất mỹ phẩm. Bước 3: Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ và phí thẩm định theo quy định, Sở Y tế có trách nhiệm kiểm tra cơ sở sản xuất, cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm; trường hợp không cấp Giấy chứng nhận hoặc yêu cầu cơ sở thay đổi, khắc phục, phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. - Đối với trường hợp yêu cầu cơ sở thay đổi, khắc phục: + Cơ sở sản xuất mỹ phẩm tiến hành thay đổi, khắc phục và gửi báo cáo đến Sở Y tế. + Sở Y tế có trách nhiệm xem xét báo cáo, kiểm tra trên hồ sơ hoặc kiểm tra lại cơ sở sản xuất mỹ phẩm (trong trường hợp cần thiết) và phải trả lời bằng văn bản về kết quả kiểm tra trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được báo cáo khắc phục. - Đối với các cơ sở sản xuất mỹ phẩm được Bộ Y tế cấp Giấy chứng nhận “Thực hành tốt sản xuất mỹ phẩm” (CGMP-ASEAN): + Bộ Y tế có văn bản gửi Sở Y tế tỉnh nơi đặt nhà máy sản xuất mỹ phẩm về việc cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm. + Sở Y tế cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm cho các cơ sở sản xuất mỹ phẩm này.
Cách thức thực hiện
	Qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp tại Sở Y tế địa phương.
Thành phần, số lượng hồ sơ
	a. Thành phần hồ sơ bao gồm:1 - Đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm theo mẫu số 02 quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 93/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ quy định về điều kiện sản xuất mỹ phẩm; - Sơ đồ mặt bằng và thiết kế của cơ sở sản xuất; - Danh mục thiết bị hiện có của cơ sở sản xuất. b. Số lượng hồ sơ: 01 (bộ)
Thời hạn giải quyết
	30 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.
Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính
	Tổ chức (cơ sở sản xuất mỹ phẩm).
Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính
	Sở Y tế địa phương.
Kết quả thực hiện thủ tục hành chính
	Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm.
Lệ phí (nếu có)
	6.000.000đ (Sáu triệu đồng).
Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai (Đính kèm thủ tục này)
	- Phụ lục I: Đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm (theo mẫu số 02); - Phụ lục II: Phiếu tiếp nhận hồ sơ (theo mẫu số 05).
Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính (nếu có)
	Cơ sở sản xuất mỹ phẩm phải đáp ứng các điều kiện như sau: - Điều kiện về nhân sự: Người phụ trách sản xuất của cơ sở phải có kiến thức chuyên môn về một trong các chuyên ngành sau: hóa học, sinh học, dược học hoặc các chuyên ngành khác có liên quan đáp ứng yêu cầu của công việc. - Điều kiện về cơ sở vật chất: + Có địa điểm, diện tích, nhà xưởng, trang thiết bị đáp ứng với yêu cầu về dây chuyền sản xuất, loại sản phẩm mỹ phẩm mà cơ sở đó dự kiến sản xuất như đã nêu trong hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm; + Kho bảo quản nguyên liệu, vật liệu đóng gói và thành phẩm phải bảo đảm có sự tách biệt giữa nguyên liệu, vật liệu đóng gói và thành phẩm; có khu vực riêng để bảo quản các chất dễ cháy nổ, các chất độc tính cao, nguyên, vật liệu và sản phẩm bị loại, bị thu hồi và bị trả lại. - Có hệ thống quản lý chất lượng đáp ứng các yêu cầu sau:2 + Nguyên liệu, phụ liệu, bán thành phẩm dùng trong sản xuất mỹ phẩm phải đạt tiêu chuẩn chất lượng của nhà sản xuất;3 + Nước dùng trong sản xuất mỹ phẩm tối thiểu phải đạt quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về nước ăn uống do Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành; + Có quy trình sản xuất cho từng sản phẩm; + Có bộ phận kiểm tra chất lượng để kiểm tra chất lượng của nguyên liệu, bán thành phẩm, sản phẩm chờ đóng gói và thành phẩm.
Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính
		- Luật Đầu tư năm 2014; - Nghị định số 93/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ quy định về điều kiện sản xuất mỹ phẩm; - Nghị định số 155/2018/NĐ-CP ngày 12/11/2018 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số quy định liên quan đến điều kiện đầu tư, kinh doanh thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Y tế; - Thông tư 277/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính về việc quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí trong lĩnh vực dược, mỹ phẩm.

PHỤ LỤC I

MẪU ĐƠN ĐỀ NGHỊ CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN ĐỦ ĐIỀU KIỆN SẢN XUẤT MỸ PHẨM

Mẫu số 02

TÊN CƠ SỞ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
	………, ngày …… tháng …… năm ……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN ĐỦ ĐIỀU KIỆN SẢN XUẤT MỸ PHẨM

Kính gửi: ……..

Tên cơ sở:

Địa chỉ:

Số giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, ngày cấp, nơi cấp

Điện thoại: ………………………………. Fax: ……………. E-mail: …………………

Căn cứ Nghị định số …….ngày ………..tháng ………năm ……….của Chính phủ quy định về điều kiện sản xuất mỹ phẩm, cơ sở ... đề nghị Sở Y tế... cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm (dây chuyền sản xuất bao gồm: ...(*)), hồ sơ gồm các tài liệu sau đây:^1

1. Sơ đồ mặt bằng và thiết kế của nhà máy;

2. Danh mục thiết bị hiện có của nhà máy;

Cơ sở ... cam kết những nội dung nêu trong Đơn này là đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm về những nội dung đã nêu.

GIÁM ĐỐC CƠ SỞ (Ký tên, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

(*) Ghi rõ dây chuyền sản xuất là: Dây chuyền đóng gói sản phẩm; sản xuất bán thành phẩm dạng khô; sản xuất bán thành phẩm dạng ướt; sản xuất sản phẩm dạng khô hay sản xuất sản phẩm dạng ướt hoặc dạng khác.

PHỤ LỤC II

MẪU PHIẾU TIẾP NHẬN HỒ SƠ

Mẫu số 05

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH …… SỞ Y TẾ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: /PTN-	………, ngày …… tháng …… năm ……

PHIẾU TIẾP NHẬN HỒ SƠ

Họ và tên người nhận: ………………………………………………………………………………….

Chức vụ, đơn vị công tác: ………………………………………………………………………………

Đã tiếp nhận hồ sơ (*) ...... của cơ sở sản xuất mỹ phẩm: .........................................................

Hồ sơ gồm các tài liệu sau:

1..................................................

2..................................................

3..................................................

NGƯỜI TIẾP NHẬN (Ký tên và ghi rõ họ tên, đóng dấu (nếu có))

(*) Ghi rõ hồ sơ đề nghị cấp, cấp lại hoặc điều chỉnh Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm.

2-Thủ tục	Cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm
Trình tự thực hiện
	Bước 1: Cơ sở sản xuất mỹ phẩm nộp đơn đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm tới Sở Y tế. Bước 2: Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm, Sở Y tế có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ và cấp Phiếu tiếp nhận hồ sơ theo mẫu số 05 quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 93/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ quy định về điều kiện sản xuất mỹ phẩm nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì thông báo bằng văn bản và nêu những nội dung chưa đầy đủ, hợp lệ tới cơ sở sản xuất mỹ phẩm. Bước 3: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Sở Y tế cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm.
Cách thức thực hiện
	Qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp tại Sở Y tế địa phương.
Thành phần, số lượng hồ sơ
	a. Thành phần hồ sơ bao gồm:1 Đơn đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm theo mẫu số 03 quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 93/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ quy định về điều kiện sản xuất mỹ phẩm. b. Số lượng hồ sơ: 01 (bộ)
Thời hạn giải quyết
	05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.
Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính
	Tổ chức (cơ sở sản xuất mỹ phẩm)
Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính
	Sở Y tế địa phương
Kết quả thực hiện thủ tục hành chính
	Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm
Lệ phí (nếu có)
	Không quy định.
Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai (Đính kèm thủ tục này)
	- Phụ lục I: Đơn đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm (theo mẫu số 03); - Phụ lục II: Phiếu tiếp nhận hồ sơ (theo mẫu số 05).
Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính (nếu có)
	Không có
Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính
	- Luật Đầu tư năm 2014; - Nghị định số 93/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ quy định về điều kiện sản xuất mỹ phẩm; - Nghị định số 155/2018/NĐ-CP ngày 12/11/2018 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số quy định liên quan đến điều kiện đầu tư, kinh doanh thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Y tế.

PHỤ LỤC I

MẪU ĐƠN ĐỀ NGHỊ CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN ĐỦ ĐIỀU KIỆN SẢN XUẤT MỸ PHẨM

Mẫu số 03

TÊN CƠ SỞ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
	…………, ngày …… tháng …… năm ……

ĐƠN ĐỀ NGHỊ CẤP LẠI GIẤY CHỨNG NHẬN ĐỦ ĐIỀU KIỆN SẢN XUẤT MỸ PHẨM

Kính gửi: ……..

Tên cơ sở:

Địa chỉ:

Số giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, ngày cấp, nơi cấp.

Điện thoại: …………………… Fax: ………………. E-mail: ………………………

Căn cứ Nghị định số ……. ngày … tháng …năm …… của Chính phủ quy định về điều kiện sản xuất mỹ phẩm, cơ sở ... đề nghị Sở Y tế... cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm theo Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm đã được … cấp số……., ngày……

Lý do đề nghị cấp lại: …………………………………………………………………. (*)

Cơ sở ... cam kết những nội dung nêu trong Đơn này là đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm về những nội dung đã nêu.

GIÁM ĐỐC CƠ SỞ (Ký tên, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

(*) Ghi rõ lý do đề nghị cấp lại là: Mất hay hỏng.

PHỤ LỤC II

MẪU PHIẾU TIẾP NHẬN HỒ SƠ

Mẫu số 05

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH…… SỞ Y TẾ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: /PTN-	…………, ngày …… tháng …… năm ……

PHIẾU TIẾP NHẬN HỒ SƠ

Họ và tên người nhận: ……………………………………………………………………………

Chức vụ, đơn vị công tác: ………………………………………………………………………..

Đã tiếp nhận hồ sơ (*) ...... của cơ sở sản xuất mỹ phẩm: .................................................

Hồ sơ gồm các tài liệu sau:

1..................................................

2..................................................

3..................................................

NGƯỜI TIẾP NHẬN (Ký tên và ghi rõ họ tên, đóng dấu (nếu có))

(*) Ghi rõ hồ sơ đề nghị cấp, cấp lại hoặc điều chỉnh Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm.

---

1 Từ ngày 01/01/2017, triển khai Quyết định số 2659/QĐ-BYT ngày 17/6/2016 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc áp dụng cơ chế hải quan một cửa quốc gia đối với thủ tục hành chính cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu, tất cả tổ chức, cá nhân chỉ thực hiện công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu và nhận kết quả trên Cổng thông tin một cửa quốc gia (http://vnsw.gov.vn).

2 Bỏ đi 01 thành phần trong hồ sơ: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường, theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 12 Nghị định số 155/2018/NĐ-CP ngày 12/11/2018 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số quy định liên quan đến điều kiện đầu tư, kinh doanh thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Y tế.

1 Như đã được định nghĩa rõ ràng trong tài liệu hướng dẫn cho các công ty về báo cáo tác dụng phụ của sản phẩm mỹ phẩm. As defined in the Guide Manual for the industry on Adverse Event Reporting of Cosmetics Products.

2 Trình bày trong phụ lục I trong tài liệu hướng dẫn cho các công ty về báo cáo tác dụng phụ của sản phẩm mỹ phẩm. Set out in Appendex I to the Guide Manual for the Industry on Adverse Event Reporting of Cosmetics Products.

1 Bỏ đi 01 thành phần trong hồ sơ: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của tổ chức, chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường, theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều định số 155/2018/NĐ-CP ngày 12/11/2018 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số liên quan đến điều kiện đầu tư, kinh doanh thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Y tế.

1 Bỏ đi 01 thành phần trong hồ sơ: Danh mục các mặt hàng đang sản xuất hoặc dự kiến sản xuất và tiêu chuẩn chất lượng của từng mặt hàng theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 12 Nghị định số 155/2018/NĐ-CP ngày 12/11/2018 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số quy định liên quan đến điều kiện đầu tư, kinh doanh thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Y tế (sau đây viết tắt là Nghị định số 155/2018/NĐ-CP).

2 Bỏ đi điều kiện về hệ thống lưu giữ hồ sơ tài liệu theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 12 Nghị định số 155/2018/NĐ-CP .

3 Sửa đổi điều kiện này theo quy định tại Điều 13 Nghị định số 155/2018/NĐ-CP .

1 Bỏ đi 01 thành phần trong hồ sơ: Danh mục các mặt hàng đang sản xuất hoặc dự kiến sản xuất và tiêu chuẩn chất lượng của từng mặt hàng theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 12 Nghị định số 155/2018/NĐ-CP ngày 12/11/2018 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số quy định liên quan đến điều kiện đầu tư, kinh doanh thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Y tế.

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF HEALTH -------	THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No. 7866/QD-BYT	Hanoi, December 28, 2018

DECISION

ANNOUNCEMENT OF NEW ADMINISTRATIVE PROCESURES AND AMENDMENTS TO EXISTING ADMINISTRATIVE PROCEDURES RELATED TO COSMETICS UNDER THE MANAGEMENT OF THE MINISTRY OF HEALTH

THE MINISTER OF HEALTH

Pursuant to the Government’s Decree No. 75/2017/ND-CP dated June 20, 2017 defining functions, tasks, entitlements and organizational structure of the Minister of Health;

Pursuant to the Government’s Decree No. 63/2010/ND-CP dated June 08, 2010 on administrative procedure control; Government’s Decree No. 48/2013/ND-CP dated May 14, 2013 on amendments to some Articles of Decrees related to administrative procedure control and Government’s Decree No. 92/2017/ND-CP dated August 07, 2017 on amendments to some Articles of Decrees related to administrative procedure control;

At the request of the Director of the Drug Administration of Vietnam - the Ministry of Health,

HEREBY DECIDES:

Article 1. 04 new administrative procedures and amendments to 02 existing administrative procedures in the Government’s Decree No. 155/2018/ND-CP dated November 12, 2018 which are related to cosmetics under the management of the Ministry of Health are announced together with this Decision.

...

...

...

Article 3. The Chief of the Ministry Office, Directors of General Departments and Departments, Ministry Inspectorate, Departments of Health of provinces and central-affiliated cities and heads of relevant units are responsible for the implementation of this Decision./.

PP. THE MINISTER
THE DEPUTY MINISTER



Truong Quoc Cuong

NEW ADMINISTRATIVE PROCEDURES AND AMENDMENTS TO EXISTING ADMINISTRATIVE PROCEDURES RELATED TO COSMETICS UNDER THE MANAGEMENT OF THE MINISTRY OF HEALTH

(Enclosed with the Decision No. 7866/QD-BYT dated December 28, 2018 of the Minister of Health)

PART I.

LIST OF ADMINISTRATIVE PROCEDURES

...

...

...

No.

Name of administrative procedure

Field

Authority in charge

A1. Administrative procedures of central authorities

1

Issuance of receipt number of the notification of cosmetic product

Cosmetics

Drug Administration of Vietnam

...

...

...

Issuance of Cosmetics Good Manufacturing Practice (CGMP-ASEAN) Certificate (hereinafter referred to as "the ASEAN CGMP Certificate")

Cosmetics

Drug Administration of Vietnam

3

Approval for order for purchase of imported cosmetics for research and testing purposes

Cosmetics

Drug Administration of Vietnam

A2. Administrative procedures of provincial authorities

4

...

...

...

Cosmetics

Department of Health

B. List of amendments to existing administrative procedures under the management of the Ministry of Health:

No.

Administrative procedure documentation number

Name of existing administrative procedure

Name of legislative document providing for amendments

Field

Authority in charge

...

...

...

1

B-BYT-286777-TT

Issuance of Certificates of eligibility for cosmetic manufacturing

Government’s Decree No. 155/2018/ND-CP dated November 12, 2018 on amendments to some Articles related to business conditions under state management of the Ministry of Health (hereinafter referred to as the “Decree No. 155/2018/ND-CP”)

Cosmetics

Department of Health

2

B-BYT-286778-TT

Re-issuance of Certificates of eligibility for cosmetic manufacturing

...

...

...

Cosmetics

Department of Health

PART II.

SPECIFIC CONTENTS OF EACH ADMINISTRATIVE PROCEDURE RELATED TO COSMETICS UNDER THE MANAGEMENT OF THE MINISTRY OF HEALTH

A. List of new administrative procedures

A1. Administrative procedures of central authorities:

1. Procedure

Issuance of receipt number of the notification of cosmetic product

Sequence

...

...

...

Step 2: Within 01 working day from the receipt of the application, the Drug Administration of Vietnam shall examine it and issue a fee notice if the application is satisfactory.  If the application is not satisfactory, issue a notice and specify necessary additional documents therein.

Step 3: The application for registration of the cosmetic product declaration shall be processed as follows:

a) Within 03 working days from the receipt of the satisfactory application and application fees, the Drug Administration of Vietnam shall issue the receipt number of the notification of cosmetic product.

b) If the application is not satisfactory, within 05 working days from the receipt of the application, the Drug Administration of Vietnam shall issue an electronic notice and specify necessary additional documents therein.

Additional documents include:

- A written representation of amendments made by the applicant;

- A notification of cosmetic product and/or other documents to which amendments are made;

Within 05 working days from the receipt of the additional documents, the Drug Administration of Vietnam shall issue the receipt number of the notification of cosmetic product.

If the additional documents are not satisfactory, within 05 working days from the receipt of the additional documents, the Drug Administration of Vietnam shall issue an electronic notice of failure to issue the receipt number of the notification of cosmetic product.

...

...

...

Instructions1

Submit an application through the National Single-window Information Portal (at http://vnsw.gov.vn).

Composition of application and number of documents therein

a. Composition2:

- A notification of cosmetic product;

- An authorization letter by the manufacturer or product owner that authorizes the organization or individual responsible for placing the cosmetic product in the market to distribute cosmetic products in Vietnam;

- A Certificate of Free Sale (CFS).

...

...

...

Time limit for processing application

- Within 03 working days from the receipt of the satisfactory application and application fees (if the receipt number has been issued);

- Within 05 working days from the receipt of the application and application fees (if the receipt number has not yet been issued).

Entity following administrative procedures

An organization or individual

Authority in charge of handling administrative procedures

...

...

...

Result of handling of administrative procedures

Receipt number of the notification of cosmetic product.

Fees (if any)

VND 500,000 (five hundred thousand dong).

Name of template (Enclosed with this procedure)

Appendix I: Form of the notification of cosmetic product (Appendix No. 01-MP).

...

...

...

- The organization or individual responsible for placing the cosmetic product in the market must be licensed to trade in cosmetics in Vietnam.

- Safety assessment of the cosmetic product shall be made according to ASEAN Guidelines for the Safety Assessment of a Cosmetic Product.

Legal bases

- Decree No. 155/2018/ND-CP;

- Decision No. 2659/QD-BYT dated June 17, 2016 of the Minister of Health;

- Circular No. 277/2016/TT-BTC dated November 14, 2016 of the Ministry of Finance;

- Circular No. 06/2011/TT-BYT dated January 25, 2011 of the Ministry of Health.

...

...

...

TEMPLATE FOR NOTIFICATION OF COSMETIC PRODUCT

Appendix No. 01-MP

PHẦN DÀNH CHO CƠ QUAN QUẢN LÝ (FOR OFFICIAL USE)

Ngày cấp (Date acknowledged):

Số công bố (Product Notification No.):

Phiếu công bố có giá trị 05 năm kể từ ngày cấp. (This notification is valid for 05 years from the date of issue).

...

...

...

PHIẾU CÔNG BỐ SẢN PHẨM MỸ PHẨM

TEMPLATE FOR NOTIFICATION OF COSMETIC PRODUCT

þ Đánh dấu vào ô thích hợp (Tick where applicable)

THÔNG TIN SẢN PHẨM

 PARTICULARS OF PRODUCT

1. Tên nhãn hàng và tên sản phẩm (Name of brand & product):

1.1. Nhãn hàng (Brand)

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

1.3. Danh sách các dạng hoặc màu (List of Variants or Shade). Tên (Names)

_______________________________________________________________________

_______________________________________________

2. Dạng sản phẩm (Product type(s))

□ Kem, nhũ tương, sữa, gel hoặc dầu dùng trên da (tay, mặt, chân, ….)

Creams, emulsions, lotions, gels and oils for skin (hands, face, feet, etc)

□ Mặt nạ (chỉ trừ sản phẩm làm bong da nguồn gốc hoá học)

Face masks (with the exception of chemical peeling products)

...

...

...

Tinted bases (liquids, pastes, powders)

□ Phấn trang điểm, phấn dùng sau khi tắm, bột vệ sinh,…

Make-up powders, after-bath powder, hygienic powders, etc.

□ Xà phòng tắm, xà phòng khử mùi,…

Toilet soaps, deodorant soaps, etc

□ Nước hoa, nước thơm dùng vệ sinh,….

Perfumes, toilet waters and eau de Cologne

□ Sản phẩm dùng để tắm hoặc gội (muối, xà phòng, dầu, gel,…)

Bath or shower preparations (salts, foams, oils. gels, etc)

...

...

...

Depilatories

□ Chất khử mùi và chống mùi.

Deodorants and anti-perspirants

□ Các sản phẩm chăm sóc tóc

Hair care products

- Nhuộm và tẩy tóc

Hair tints and bleaches

- Thuốc uốn tóc, duỗi tóc, giữ nếp tóc

Products for waving, straightening and fixing

...

...

...

Setting products

- Các sản phẩm làm sạch (sữa, bột, dầu gội)

Cleansing products (lotions, powders, shampoos)

- Sản phẩm cung cấp chất dinh dưỡng cho tóc (sữa, kem, dầu)

Conditioning products (lotions, creams, oils)

- Các sản phẩm tạo kiểu tóc (sữa, keo xịt tóc, sáp)

Hairdressing products (lotions, lacquers, brilliantines)

□ Sản phẩm dùng cạo râu (kem, xà phòng, sữa,...)

Shaving product (creams, foams, lotions, etc)

...

...

...

Products for making-up and removing make-up from the face and the eyes

□ Các sản phẩm dùng cho môi

Products intended for application to the lips

□ Các sản phẩm để chăm sóc răng và miệng

Products for care of the teeth and the mouth

□ Các sản phẩm dùng để chăm sóc và tô điểm cho móng tay, móng chân

Products for nail care and make-up

□ Các sản phẩm dùng để vệ sinh bên ngoài

Products for external intimate hygiene

...

...

...

Sunbathing products

□ Sản phẩm làm sạm da mà không cần tắm nắng

Products for tanning without sun

□ Sản phẩm làm trắng da

Skin whitening products

□ Sản phẩm chống nhăn da

Anti-wrinkle products

□ Sản phẩm khác (đề nghị ghi rõ)

Others (please specify)

...

...

...

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

4. Dạng trình bày (Product presentation(s))

□ Dạng đơn lẻ (Single product)

□ Một nhóm các màu (A range of colours)

□ Bảng các màu trong một dạng sản phẩm (Palette(s) in a range of one product type)

□ Các sản phẩm phối hợp trong một bộ sản phẩm (Combination products in a single kit)

□ Các dạng khác (đề nghị ghi rõ). Others (please specify)

THÔNG TIN VỀ NHÀ SẢN XUẤT/ ĐÓNG GÓI

...

...

...

PARTICULARS OF MANUFACTURER(S)/ASSEMBLER(S)

(Please attach in a separate sheet if there are more than one manufacturer/assembler)

5. Tên nhà sản xuất (Name of manufacturer):

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

Địa chỉ nhà sản xuất (Nước sản xuất) (Address of manufacturer (state country):

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

C

o

u

n

t

r

y

...

...

...

...

...

...

...

...

...

Tel:

...

...

...

Fax:

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

6. Tên công ty đóng gói (Đề nghị đánh dấu vào mục thích hợp. Có thể đánh dấu nhiều hơn 1 ô (Name of assembler (Please tick accordingly. May tick more than one box)):

□ Đóng gói chính

Primary assembler

□ Đóng gói thứ cấp

Secondary assembler

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

Địa chỉ của công ty đóng gói (Address of assembler (state country)):

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

C

o

...

...

...

n

t

r

y

...

...

...

...

...

...

Tel:

...

...

...

...

...

...

Fax:

...

...

...

...

...

...

THÔNG TIN VỀ TỔ CHỨC, CÁ NHÂN CHỊU TRÁCH NHIỆM ĐƯA SẢN PHẨM MỸ PHẨM RA THỊ TRƯỜNG

PARTICULARS OF LOCAL COMPANY RESPONSIBLE FOR PLACING THE COSMETIC PRODUCT IN THE MARKET

7. Tên công ty (Name of company):

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

Địa chỉ công ty (Address of company):

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

Tel:

...

...

...

Fax:

...

...

...

...

...

...

Số giấy phép kinh doanh/Số giấy phép hoạt động

Business Registration Number/License to Operate Number

...

...

...

...

...

...

THÔNG TIN VỀ NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA CÔNG TY

PARTICULARS OF PERSON REPRESENTING THE LOCAL COMPANY

8. Họ và tên (Name of person):

...

...

...

...

...

...

...

...

...

Tel:

...

...

...

...

...

...

Email:

...

...

...

Chức vụ ở công ty (Designation in the company): 

...

...

...

...

...

...

...

...

...

THÔNG TIN VỀ CÔNG TY NHẬP KHẨU

PARTICULARS OF IMPORTER

9. Tên công ty nhập khẩu/ Name of Importer:

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

Địa chỉ công ty nhập khẩu/ Address of importer:

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

Tel:

...

...

...

Fax:

...

...

...

...

...

...

DANH SÁCH THÀNH PHẦN

PRODUCT INGREDIENT LIST

10. Đề nghị kiểm tra ô sau đây (Please check the following boxes):

□  Tôi đã kiểm tra bản sửa đổi từ Phụ lục II đến Phụ lục VII của danh mục các thành phần mỹ phẩm ASEAN như được công bố trên bản sửa đổi gần đây nhất của Hiệp định mỹ phẩm ASEAN. Tôi xin xác nhận rằng sản phẩm được đề cập đến trong bản công bố này không chứa bất cứ một thành phần bị cấm nào và cũng tuân thủ với danh mục hạn chế và  các điều kiện quy định trong các phụ lục.

I have examined the latest revisions of the Annexes II to VII of the ASEAN Cosmetic Ingredient Listing as published in the latest amendment of the ASEAN Cosmetic Directive and confirmed that the product in this notification does not contain any prohibited substances and is in compliance with the restrictions and conditions stipulated in the Annexes.

□  Tôi đảm nhận trách nhiệm trả lời và hợp tác toàn diện với cơ quan có thẩm quyền về bất kỳ hoạt động kiểm soát sau khi bán hàng khi có yêu cầu bởi cơ quan có thẩm quyền.

...

...

...

Danh sách thành phần đầy đủ (product full ingredient list)

(Yêu cầu ghi đầy đủ danh sách tất cả các thành phần và tỉ lệ % của những chất có giới hạn về nồng độ, hàm lượng sử dụng trong mỹ phẩm - To submit ingredient list with percentages of restricted ingredients)

No

Tên đầy đủ thành phần (tên danh pháp quốc tế hoặc sử dụng tên khoa học chuẩn đã được công nhận)

Full Ingredient name (use INCI or approved nomenclature in standard references)

Tỉ lệ % của những chất có giới hạn về nồng độ, hàm lượng

1

...

...

...

3

4

5

...

...

...

6

7

8

...

...

...

9

...

CAM KẾT (DECLARATION)

1. Thay mặt cho công ty, tôi xin cam kết sản phẩm được đề cập trong Phiếu công bố này đạt được tất cả các yêu cầu của Hiệp định mỹ phẩm ASEAN và các phụ lục của nó.

I hereby declare on behalf of my company that the product in the notification meets all the requirements of the ASEAN Cosmetic Directive, its Annexes and Appendices.

...

...

...

i. Đảm bảo có sẵn để cung cấp các thông tin kỹ thuật và tính an toàn khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu và có đầy đủ hồ sơ về các sản phẩm đã được phân phối để báo cáo trong trường hợp sản phẩm phải thu hồi.

Ensure that the product’s technical and safety information is made readily available to the regulatory authority concerned (“the Authority”) and to keep records of the distribution of the products for product recall purposes;

ii. Phải thông báo ngay cho cơ quan có thẩm quyền về các tác dụng phụ nghiêm trọng gây chết người hoặc đe doạ tính mạng của sản phẩm bằng điện thoại, fax, thư điện tử hoặc văn bản trước 7 ngày kể từ ngày biết thông tin.

Notify the Authority of fatal or life threatening serious adverse event^1 as soon as possible by telephone, facsimile transmission, email or in writing, and in any case, no later than 7 calendar days after first knowledge;

iii. Phải hoàn thành báo cáo tác dụng phụ của sản phẩm (theo mẫu quy định) trong vòng 8 ngày làm việc kể từ ngày thông báo cho cơ quan có thẩm quyền về những tác dụng phụ nghiêm trọng như đã nêu trong mục 2 ii nói trên và cung cấp bất cứ thông tin nào theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

Complete the Adverse Cosmetic Event Report Form^2 within 8 calendar days from the date of my notification to the Authority in para 2 ii. above, and to provide any other information as may be requested by the Authority;

iv. Thông báo ngay cho cơ quan có thẩm quyền về các phản ứng phụ nghiêm trọng nhưng không gây chết người hoặc đe doạ đến tính mạng của sản phẩm và trong bất cứ trường hợp nào, việc báo cáo (sử dụng mẫu báo cáo) về tác dụng phụ phải được tiến hành trước 15 ngày kể từ ngày biết về tác dụng phụ này.

Report to the Authority of all other serious adverse events that are not fatal or life threatening as soon as possible, and in any case, no later than 15 calendar days after first knowledge, using the Adverse Cosmetic Event Report Form;

v. Công bố với cơ quan có thẩm quyền khi có bất cứ sự thay đổi nào trong bản công bố này.

...

...

...

3. Tôi xin cam đoan rằng những thông tin được đưa ra trong bản công bố này là đúng sự thật. Tất cả các tài liệu, các thông tin liên quan đến nội dung công bố sẽ được cung cấp và các tài liệu đính kèm là bản hợp pháp hoặc sao y bản chính.

I declare that the particulars given in this notification are true, all data, and information of relevance in relation to the notification have been supplied and that the documents enclosed are authentic or true copies.

4. Tôi hiểu rằng tôi sẽ có trách nhiệm để đảm bảo tất cả các lô sản phẩm của chúng tôi đều đáp ứng các yêu cầu pháp luật, và tuân thủ tất cả tiêu chuẩn và chỉ tiêu sản phẩm đã đ­ược công bố với cơ quan có thẩm quyền.

I understand that I shall be responsible for ensuring that each consignment of my product continues to meet all the legal requirements, and conforms to all the standards and specifications of the product that I have declared to the Authority.

5. Tôi hiểu rằng trong trường hợp có tranh chấp pháp luật, tôi không được quyền sử dụng bản công bố sản phẩm mỹ phẩm đã được cơ quan có thẩm quyền chấp nhận nếu sản phẩm của chúng tôi không đạt được các yêu cầu về tiêu chuẩn, chỉ tiêu mà chúng tôi đã công bố.

I understand that I cannot place reliance on the acceptance of my product notification by the authority in any legal proceedings concerning my product, in the event that my product has failed to conform to any of the standards or specifications that I had previously declared to the Authority.

__________________________________________________________

Tên và chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty
[Name and Signature of person representing the local company]  

...

...

...

Dấu của công ty

[Company stamp]

_______________  

 Ngày [Date]

2. Procedure

Issuance of Cosmetics Good Manufacturing Practice (CGMP-ASEAN) Certificate

Sequence

...

...

...

Step 2: Within 01 working day from the receipt of the application, the Drug Administration of Vietnam shall examine it, append seals and issue an application number.  

The applicant shall pay fees for appraising standards and conditions for cosmetic manufacturing in accordance with applicable regulations.

Step 3: The Drug Administration of Vietnam - The Ministry of Health shall consider the application, make a plan, issue a decision on inspectorate establishment, and notify the applicant at least 10 days prior to the inspection.

Step 4: Carry out an inspection and process inspection results:

- Carry out the inspection:

+ Composition of an inspectorate shall be decided by the Drug Administration of Vietnam.

+ The inspectorate shall inspect entire operation of the cosmetic manufacturer according to ASEAN CGMP standards and applicable specialized regulations.

+ The inspection record shall be made into 03 copies, 01 is kept by the applicant and 02 are kept by the Drug Administration of Vietnam. The record shall be signed by the applicant’s representative and chief of the inspectorate. The record shall specify deficiencies, propositions and proposed corrective actions upon the application of ASEAN CGMP (if any).

If the applicant does not agree with comments of the inspectorate, the record shall specify all recorded comments of the applicant.

...

...

...

+ If the applicant complies with ASEAN CGMP, the Drug Administration of Vietnam shall issue the ASEAN CGMP Certificate. The certificate is valid for 03 years from the date on which it is signed.

+ If the applicant basically complies with ASEAN CGMP and some deficiencies have found but do not affect cosmetic quality and can be corrected for a short period of time, the inspectorate will request it to send a deficiency correction report. Within 02 months from the inspection, the applicant shall take corrective actions and submit a deficiency correction report to the Drug Administration of Vietnam. The inspectorate shall submit request the Director to consider issuing the ASEAN CGMP Certificate to the applicant.

+ If the applicant fails to comply with ASEAN CGMP, it shall correct deficiencies. After self-inspection of ASEAN CGMP compliance, the applicant shall submit an application for registration of inspection as if it applies for registration of inspection for the first time and enclose a deficiency correction report therewith.

Instructions

The application may be submitted by post or in person to the Drug Administration of Vietnam.

Composition of application and number of documents therein

a. Composition^1:

...

...

...

- A copy of the business registration certificate or investment license;

- An organizational chart of the applicant;

- Floor plans and design drawings of the factory (including layout drawing, a map showing workers’ pathway, flow charts of ingredients, packages, semi-finished products, and finished products; water treatment system diagram);

- A list of existing equipment in the factory;

- A record on self-inspection of ASEAN CGMP compliance.

b. Number of documents: 01 set.

Time limit for processing application

Not specified.

...

...

...

An organization (the cosmetic manufacturer that wishes to apply for registration of ASEAN CGMP inspection).

Authority in charge of handling administrative procedures

Drug Administration of Vietnam.

Result of handling of administrative procedures

ASEAN CGMP Certificate.

Fees (if any)

...

...

...

VND 20,000,000 (Twenty million dong).

Name of template (Enclosed with this procedure)

Appendix I: Template for application form for registration of ASEAN CGMP inspection (Appendix No. 13-MP).

Conditions for following administrative procedures (if any)

- The cosmetic manufacturer shall be legally established (an enterprise ID number is required);

- The cosmetic manufacturer shall comply with ASEAN CGMP standards or equivalent acknowledged by the ASEAN Cosmetic Committee.

Legal bases

...

...

...

- Decree No. 155/2018/ND-CP;

- Decision No. 24/2006/QD-BYT dated August 14, 2006 of the Minister of Health;

- Circular No. 277/2016/TT-BTC dated November 14, 2016 of the Ministry of Finance;

- Circular No. 06/2011/TT-BYT dated January 25, 2011 of the Ministry of Health.

APPENDIX I

TEMPLATE FOR APPLICATION FORM FOR REGISTRATION OF ASEAN CGMP INSPECTION

Appendix No. 13-MP

NAME OF THE APPLICANT
--------

...

...

...

... , date (dd/mm/yyyy) ….

APPLICATION FORM FOR REGISTRATION OF ASEAN CGMP INSPECTION

To: Drug Administration of Vietnam - Ministry of Health
138A Giang Vo Street, Ba Dinh District, Hanoi

1- Name of the applicant:

2- Address:

3- Telephone:                             Fax:                             E-Mail:                         

Implementing the Circular No. 06/2011/TT-BYT dated January 01, 2015 of the Ministry of Health on cosmetic management and after conducting self-inspection and self-assessment of compliance with ASEAN CGMP, we would like to apply for registration of ASEAN CGMP inspection by the Drug Administration of Vietnam.

...

...

...

1. An organizational chart.

2. Floor plans and design drawings of the factory, including layout drawing; a map showing workers’ pathway; flow charts of ingredients, packages, semi-finished products, and finished products; diagram of water supply system serving manufacturing; water treatment system diagram);

3. A list of existing equipment.

4. A record on self-inspection of ASEAN CGMP compliance.

DIRECTOR OF COSMETIC MANUFACTURER
(Signature and seal)
(Full name of the signer)

^103 documents have been removed from the application: Copy of the business registration certificate or investment license; ASEAN CGMP training and training assessment program; List of products that are being manufactured or expected to be manufactured, according to Point b Clause 2 Article 12 of the Decree No. 155/2018/ND-CP.

...

...

...

Approval for order for purchase of imported cosmetics for research and testing purposes

Sequence

Step 1: The unit that wishes to import domestics for research and testing purposes shall submit an application for approval for order for purchase of imported cosmetics for research and testing purposes to the Drug Administration of Vietnam.

Step 2: Within 01 working day from the receipt of the application, the Drug Administration of Vietnam shall examine it, append seals and issue an application number.

Step 3. Process the order for purchase of imported cosmetics for research and testing purposes:

- After obtaining approval, 02 copies are kept by the Drug Administration of Vietnam and 01 is kept by the applicant. The copy kept by the applicant shall bear a seal that reads “Copy sent to the applicant” so that it is presented to the customs authority upon following customs clearance procedures.

- If the application is rejected, the Drug Administration of Vietnam shall respond to the applicant and provide explanation in writing.

Instructions

...

...

...

The application may be submitted by post or in person to the Drug Administration of Vietnam.

Composition of application and number of documents therein

a. Composition:

An order for purchase of imported cosmetics for research and testing purposes.

b. Number of documents: 03 sets.

Time limit for processing application

Not specified.

...

...

...

An organization

Authority in charge of handling administrative procedures

Drug Administration of Vietnam.

Result of handling of administrative procedures

Order for purchase of imported cosmetics for research and testing purposes.

Fees (if any)

...

...

...

Not specified.

Name of template (Enclosed with this procedure)

Appendix I: Template for the order for purchase of imported cosmetics for research and testing purposes (Appendix No. 14-MP).

Conditions for following administrative procedures (if any)

- The applicant is legally established (an enterprise ID number is required);

- The maximum number of sample of each product is 10.

Legal bases

...

...

...

- Decree No. 155/2018/ND-CP;

- Circular No. 06/2011/TT-BYT dated January 25, 2011 of the Ministry of Health.

APPENDIX I

TEMPLATE FOR ORDER FOR PURCHASE OF IMPORTED COSMETICS FOR RESEARCH AND TESTING PURPOSES

Appendix No. 14-MP

NAME OF THE APPLICANT
-------

THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom - Happiness
---------------

No. …

...

...

...

ORDER FOR PURCHASE OF IMPORTED COSMETICS FOR RESEARCH AND TESTING PURPOSES

To: Drug Administration of Vietnam - Ministry of Health
138A Giang Vo Street, Ba Dinh District, Hanoi

(Name of the applicant) has the honour to request the Drug Administration of Vietnam to consider approving the order so that the following cosmetics used for quality testing purposes are received:

No.

Name of cosmetics, dosage form and packaging specification

Product type

Ingredient

Unit

...

...

...

Name of manufacturer, country

Notes

1

...

...

...

2

3

...

...

...

...

...

...

Drug Administration of Vietnam

hereby approves the order including … page(s) … Clause (s) enclosed with the Official Dispatch No. …/QLD-MP dated … (dated) … (month), … of the Drug Administration of Vietnam.

Hanoi, date (dd/mm/yyyy) ….
THE DIRECTOR

(Place name), date (dd/mm/yyyy) ….
APPLICANT’S DIRECTOR
(Signature and seal)
(Full name of the signer)

...

...

...

A2. Administrative procedures of provincial authorities:

4. Procedure

Issuance of receipt number of the notification of domestically manufactured cosmetic product

Sequence

Step 1: Before manufacturing, the organization/individual responsible for placing the cosmetic product in the market shall submit an application for registration of the cosmetic product declaration to the Department of Health of the area where the cosmetic manufacturer’s factory is located (the cosmetic products that are manufactured and packaged from imported semi-finished products are treated as domestically manufactured cosmetic products).

Step 2: Within 01 working day from the receipt of the application, the Department of Health shall examine it and issue a fee notice if the application is satisfactory.

Step 3: The application for registration of the cosmetic product declaration shall be processed as follows:

a) Within 03 working days from the receipt of the satisfactory application and application fees, the Department of Health shall issue the receipt number of the notification of cosmetic product.

...

...

...

Additional documents include:

- A written representation of amendments made by the applicant;

- A notification of cosmetic product and/or other documents to which amendments are made;

Within 05 working days from the receipt of the additional documents, the Department of Health shall issue the receipt number of the notification of cosmetic product.

If the additional documents are not satisfactory, within 05 working days from the receipt of the additional documents, the Department of Health shall issue an electronic notice of failure to issue the receipt number of the notification of cosmetic product.

c) Within 03 months from the date on which the abovementioned electronic notice is issued, if the Department of Health does not receive any additional document, the application for registration of the cosmetic product declaration will be invalidated. In this case, the applicant that wishes to apply for registration of the cosmetic product declaration shall submit a new application and pay fees/charges as prescribed.

Instructions1

The application may be submitted by post or in person to the Department of Health.

...

...

...

a. Composition:^1

- A notification of cosmetic product;

- An authorization letter by the manufacturer or product owner that authorizes the organization/individual responsible for placing the cosmetic product in the market to distribute cosmetic products in Vietnam (applicable to domestically manufactured cosmetic product that is not manufactured by the organization/individual responsible for placing the cosmetic product in the market).

b. Number of documents: 01 set.

Time limit for processing application

- Within 03 working days from the receipt of the satisfactory application and application fees (if the receipt number has been issued);

- Within 05 working days from the receipt of the application and application fees (if the receipt number has not yet been issued).

...

...

...

An organization or individual

Authority in charge of handling administrative procedures

Department of Health.

Result of handling of administrative procedures

Receipt number of the notification of cosmetic product.

Fees (if any)

...

...

...

VND 500,000 (five hundred thousand dong).

Name of template (Enclosed with this procedure)

Appendix I: Template for notification of cosmetic product (Appendix No. 01-MP).

Conditions for following administrative procedures (if any)

- The organization or individual responsible for placing the cosmetic product in the market must be licensed to trade in cosmetics in Vietnam.

- Safety assessment of the cosmetic product shall be made according to ASEAN Guidelines for the Safety Assessment of a Cosmetic Product.

- The cosmetic manufacturer shall obtain the certificate of eligibility for cosmetic manufacturing issued by the Department of Health of the area where its factory is located.

...

...

...

- Decree No. 155/2018/ND-CP;

- Government’s Decree No. 93/2016/ND-CP dated July 01, 2016;

- Circular No. 277/2016/TT-BTC dated November 14, 2016 of the Ministry of Finance;

- Circular No. 06/2011/TT-BYT dated January 25, 2011 of the Ministry of Health.

^1 01 document has been removed from the application: the business registration certificate of the organization or individual responsible for placing the cosmetic product in the market, according to Point a Clause 1 Article 12 of the Decree No. 155/2018/ND-CP.

APPENDIX I

TEMPLATE FOR NOTIFICATION OF COSMETIC PRODUCT

...

...

...

PHẦN DÀNH CHO CƠ QUAN QUẢN LÝ (FOR OFFICIAL USE)

Ngày cấp (Date acknowledged):

Số công bố (Product Notification No.):

Phiếu công bố có giá trị 05 năm kể từ ngày cấp. (This notification is valid for 05 years from the date of issue)

PHIẾU CÔNG BỐ SẢN PHẨM MỸ PHẨM

TEMPLATE FOR NOTIFICATION OF COSMETIC PRODUCT

...

...

...

THÔNG TIN SẢN PHẨM

 PARTICULARS OF PRODUCT

1. Tên nhãn hàng và tên sản phẩm (Name of brand & product):

1.1. Nhãn hàng (Brand)

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

1.2. Tên sản phẩm (Product Name)

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

1.3. Danh sách các dạng hoặc màu (List of Variants or Shade). Tên (Names)

_____________________________________________________________________________

...

...

...

2. Dạng sản phẩm (Product type(s))

□ Kem, nhũ tương, sữa, gel hoặc dầu dùng trên da (tay, mặt, chân, ….)

Creams, emulsions, lotions, gels and oils for skin (hands, face, feet, etc)

□ Mặt nạ (chỉ trừ sản phẩm làm bong da nguồn gốc hoá học)

Face masks (with the exception of chemical peeling products)

□ Chất phủ màu (lỏng, nhão, bột)

Tinted bases (liquids, pastes, powders)

□ Các phấn trang điểm, phấn dùng sau khi tắm, bột vệ sinh,…

Make-up powders, after-bath powder, hygienic powders, etc.

...

...

...

Toilet soaps, deodorant soaps, etc

□ Nước hoa, nước thơm dùng vệ sinh,….

Perfumes, toilet waters and eau de Cologne

□ Các sản phẩm dùng để tắm hoặc gội (muối, xà phòng, dầu, gel,…)

Bath or shower preparations (salts, foams, oils. gels, etc)

□ Sản phẩm tẩy lông

Depilatories

□ Chất khử mùi và chống mùi

Deodorants and anti-perspirants

...

...

...

Hair care products

- Nhuộm và tẩy tóc

Hair tints and bleaches

- Thuốc uốn tóc, duỗi tóc, giữ nếp tóc

Products for waving, straightening and fixing

- Các sản phẩm định dạng tóc

Setting products

- Các sản phẩm làm sạch (sữa, bột, dầu gội)

Cleansing products (lotions, powders, shampoos)

...

...

...

Conditioning products (lotions, creams, oils)

- Các sản phẩm tạo kiểu tóc (sữa, keo xịt tóc, sáp)

Hairdressing products (lotions, lacquers, brilliantines)

□ Sản phẩm dùng cạo râu (kem, xà phòng, sữa,...)

Shaving product (creams, foams, lotions, etc)

□ Các sản phẩm trang điểm và tẩy trang dùng cho mặt và mắt

Products for making-up and removing make-up from the face and the eyes

□ Các sản phẩm dùng cho môi

Products intended for application to the lips

...

...

...

Products for care of the teeth and the mouth

□ Các sản phẩm dùng để chăm sóc và tô điểm cho móng tay, móng chân

Products for nail care and make-up

□ Các sản phẩm dùng để vệ sinh bên ngoài

Products for external intimate hygiene

□ Các sản phẩm chống nắng

Sunbathing products

□ Sản phẩm làm sạm da mà không cần tắm nắng

Products for tanning without sun

...

...

...

Skin whitening products

□ Sản phẩm chống nhăn da

Anti-wrinkle products

□ Sản phẩm khác (đề nghị ghi rõ)

Others (please specify)

3. Mục đích sử dụng (Intended use)

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

4. Dạng trình bày (Product presentation(s))

...

...

...

□ Một nhóm các màu (A range of colours)

□ Bảng các màu trong một dạng sản phẩm (Palette(s) in a range of one product type)

□ Các sản phẩm phối hợp trong một bộ sản phẩm (Combination products in a single kit)

□ Các dạng khác (đề nghị ghi rõ). Others (please specify)

THÔNG TIN VỀ NHÀ SẢN XUẤT/ ĐÓNG GÓI

(Đề nghị đính kèm danh sách riêng nếu như có nhiều hơn một công ty tham gia sản xuất/ đóng gói để tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh)

PARTICULARS OF MANUFACTURER(S)/ASSEMBLER(S)

(Please attach in a separate sheet if there are more than one manufacturer/assembler)

5. Tên nhà sản xuất (Name of manufacturer):

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

Địa chỉ nhà sản xuất (Nước sản xuất) (Address of manufacturer (state country):

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

C

o

u

...

...

...

t

r

y

...

...

...

...

...

...

Tel:

...

...

...

...

...

...

Fax:

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

6. Tên công ty đóng gói (Đề nghị đánh dấu vào mục thích hợp. Có thể đánh dấu nhiều hơn 1 ô (Name of assembler (Please tick accordingly. May tick more than one box)):

o Đóng gói chính

Primary assembler

o Đóng gói thứ cấp

Secondary assembler

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

Địa chỉ của công ty đóng gói (Address of assembler (state country)):

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

C

o

u

n

t

r

...

...

...

...

...

...

...

...

...

Tel:

...

...

...

...

...

...

...

...

...

THÔNG TIN VỀ TỔ CHỨC, CÁ NHÂN CHỊU TRÁCH NHIỆM ĐƯA SẢN PHẨM MỸ PHẨM RA THỊ TRƯỜNG

PARTICULARS OF LOCAL COMPANY RESPONSIBLE FOR PLACING THE COSMETIC PRODUCT IN THE MARKET

7. Tên công ty (Name of company):

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

Địa chỉ công ty (Address of company):

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

Tel:

...

...

...

...

...

...

Fax:

...

...

...

...

...

...

Số giấy phép kinh doanh/Số giấy phép hoạt động

Business Registration Number/License to Operate Number

...

...

...

THÔNG TIN VỀ NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA CÔNG TY

...

...

...

8. Họ và tên (Name of person):

...

...

...

...

...

...

...

...

...

Tel:

...

...

...

Email:

...

...

...

...

...

...

Chức vụ ở công ty (Designation in the company): 

...

...

...

...

...

...

...

...

...

THÔNG TIN VỀ CÔNG TY NHẬP KHẨU

PARTICULARS OF IMPORTER

9. Tên công ty nhập khẩu/ Name of Importer:

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

Địa chỉ công ty nhập khẩu/ Address of importer:

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

Tel:

...

...

...

...

...

...

Fax:

...

...

...

...

...

...

PRODUCT INGREDIENT LIST

10. Đề nghị kiểm tra ô sau đây (Please check the following boxes)

□  Tôi đã kiểm tra bản sửa đổi từ Phụ lục II đến Phụ lục VII của danh mục các thành phần mỹ phẩm ASEAN như được công bố trên bản sửa đổi gần đây nhất của Hiệp định mỹ phẩm ASEAN. Tôi xin xác nhận rằng sản phẩm được đề cập đến trong bản công bố này không chứa bất cứ một thành phần bị cấm nào và cũng tuân thủ với danh mục hạn chế và các điều kiện quy định trong các phụ lục.

I have examined the latest revisions of the Annexes II to VII of the ASEAN Cosmetic Ingredient Listing as published in the latest amendment of the ASEAN Cosmetic Directive and confirmed that the product in this notification does not contain any prohibited substances and is in compliance with the restrictions and conditions stipulated in the Annexes.

□  Tôi đảm nhận trách nhiệm trả lời và hợp tác toàn diện với cơ quan có thẩm quyền về bất kỳ hoạt động kiểm soát sau khi bán hàng khi có yêu cầu bởi cơ quan có thẩm quyền.

I undertake to respond to and cooperate fully with the regulatory authority with regard to any subsequent post-marketing activity initiated by the authority.

Danh sách thành phần đầy đủ (product full ingredient list)

(Yêu cầu ghi đầy đủ danh sách tất cả các thành phần và tỉ lệ % của những chất có giới hạn về nồng độ, hàm lượng sử dụng trong mỹ phẩm - To submit ingredient list with percentages of restricted ingredients)

No

...

...

...

Full Ingredient name (use INCI or approved nomenclature in standard references)

Tỉ lệ % của những chất có giới hạn về nồng độ, hàm lượng

1

2

3

...

...

...

4

5

6

...

...

...

7

8

9

...

...

...

CAM KẾT (DECLARATION)

1. Thay mặt cho công ty, tôi xin cam kết sản phẩm được đề cập trong Phiếu công bố này đạt được tất cả các yêu cầu của Hiệp định mỹ phẩm ASEAN và các phụ lục của nó.

I hereby declare on behalf of my company that the product in the notification meets all the requirements of the ASEAN Cosmetic Directive, its Annexes and Appendices.

2. Tôi xin chịu trách nhiệm tuân thủ các điều khoản sau đây (I undertake to abide by the following conditions):

i. Đảm bảo có sẵn để cung cấp các thông tin kỹ thuật và tính an toàn khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu và có đầy đủ hồ sơ về các sản phẩm đã được phân phối để báo cáo trong trường hợp sản phẩm phải thu hồi.

Ensure that the product’s technical and safety information is made readily available to the regulatory authority concerned (“the Authority”) and to keep records of the distribution of the products for product recall purposes;

ii. Phải thông báo ngay cho cơ quan có thẩm quyền về các tác dụng phụ nghiêm trọng gây chết người hoặc đe doạ tính mạng của sản phẩm bằng điện thoại, fax, thư điện tử hoặc văn bản trước 7 ngày kể từ ngày biết thông tin.

...

...

...

iii. Phải hoàn thành báo cáo tác dụng phụ của sản phẩm (theo mẫu quy định) trong vòng 8 ngày làm việc kể từ ngày thông báo cho cơ quan có thẩm quyền về những tác dụng phụ nghiêm trọng như đã nêu trong mục 2 ii nói trên và cung cấp bất cứ thông tin nào theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

Complete the Adverse Cosmetic Event Report Form^4 within 8 calendar days from the date of my notification to the Authority in para 2 ii. above, and to provide any other information as may be requested by the Authority;

iv. Thông báo ngay cho cơ quan có thẩm quyền về các phản ứng phụ nghiêm trọng nhưng không gây chết người hoặc đe dọa đến tính mạng của sản phẩm và trong bất cứ trường hợp nào, việc báo cáo (sử dụng mẫu báo cáo) về tác dụng phụ phải được tiến hành trước 15 ngày kể từ ngày biết về tác dụng phụ này.

Report to the Authority of all other serious adverse events that are not fatal or life threatening as soon as possible, and in any case, no later than 15 calendar days after first knowledge, using the Adverse Cosmetic Event Report Form;

v. Công bố với cơ quan có thẩm quyền khi có bất cứ sự thay đổi nào trong bản công bố này.

Notify the Authority of any change in the particulars submitted in this notification;

3. Tôi xin cam đoan rằng những thông tin được đưa ra trong bản công bố này là đúng sự thật. Tất cả các tài liệu, các thông tin liên quan đến nội dung công bố sẽ được cung cấp và các tài liệu đính kèm là bản hợp pháp hoặc sao y bản chính.

I declare that the particulars given in this notification are true, all data, and information of relevance in relation to the notification have been supplied and that the documents enclosed are authentic or true copies.

4. Tôi hiểu rằng tôi sẽ có trách nhiệm để đảm bảo tất cả các lô sản phẩm của chúng tôi đều đáp ứng các yêu cầu pháp luật, và tuân thủ tất cả tiêu chuẩn và chỉ tiêu sản phẩm đã đ­ược công bố với cơ quan có thẩm quyền.

...

...

...

5. Tôi hiểu rằng trong trường hợp có tranh chấp pháp luật, tôi không được quyền sử dụng bản công bố sản phẩm mỹ phẩm đã được cơ quan có thẩm quyền chấp nhận nếu sản phẩm của chúng tôi không đạt được các yêu cầu về tiêu chuẩn, chỉ tiêu mà chúng tôi đã công bố.

I understand that I cannot place reliance on the acceptance of my product notification by the authority in any legal proceedings concerning my product, in the event that my product has failed to conform to any of the standards or specifications that I had previously declared to the Authority.

__________________________________________________________

Tên và chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty
[Name and Signature of person representing the local company]  

_______________

Dấu của công ty

[Company stamp]

______________

...

...

...

^3 Như đã được định nghĩa rõ ràng trong tài liệu hướng dẫn cho các công ty về báo cáo tác dụng phụ của sản phẩm mỹ phẩm. As defined in the Guide Manual for the Industry on Adverse Event Reporting of Cosmetics Products.

^4Trình bày trong phụ lục I trong tài liệu hướng dẫn cho các công ty về báo cáo tác dụng phụ của sản phẩm mỹ phẩm. Set out in Appendex I to the Guide Manual for the Industry on Adverse Event Reporting of Cosmetics Products.

B. List of amendments to existing administrative procedures

B1. Administrative procedures of provincial authorities

1- Procedure

Issuance of Certificate of eligibility for cosmetic manufacturing

Sequence

Step 1: Before manufacturing, the cosmetic manufacturer shall submit an application for issuance of the certificate of eligibility for cosmetic manufacturing to the Department of Health.

...

...

...

Step 3: Within 30 days from the receipt of the satisfactory application and application fees, the Department of Health shall inspect the manufacturer and issue the certificate of eligibility for cosmetic manufacturing. If the application is rejected or the manufacturer is requested to take corrective actions, the Department of Health shall respond and explain in writing.

- If the cosmetic manufacturer is requested to take corrective actions:

+ The cosmetic manufacturer shall take corrective actions and submit a correction report to the Department of Health.

+ The Department of Health shall consider the report, re-inspect the application or the manufacturer (if necessary) and provide inspection results in writing within 15 days from the receipt of the correction report.

- If the cosmetic manufacturer is eligible to be issued with the ASEAN CGMP Certificate by the Ministry of Health:

+ The Ministry of Health shall send an Official Dispatch to the Department of Health of the area where the cosmetic manufacturer's factory is located with respect to the issuance of the certificate of eligibility for cosmetic manufacturing.

+ The Department of Health shall issue the certificate of eligibility for cosmetic manufacturing to such cosmetic manufacturer.

Instructions

...

...

...

Composition of application and number of documents therein

a. Composition:1

- An application form, which is made using the Form No. 02 in the Appendix enclosed with the Government’s Decree No. 93/2016/ND-CP.

- Floor plans and design drawings of the manufacturer;

- A list of manufacturer’s existing equipment.

b. Number of documents: 01 set.

Time limit for processing application

...

...

...

Entities following administrative procedures

An organization (the cosmetic manufacturer).

Authority in charge of handling administrative procedures

Department of Health.

Result of handling of administrative procedures

Certificate of eligibility for cosmetic manufacturing

...

...

...

VND 6,000,000 (Six million dong).

Name of template (Enclosed with this procedure)

- Appendix I: Application form for issuance of Certificate of eligibility for cosmetic manufacturing (Form No. 02);

- Appendix II: Application receipt notice (Form No. 05).

Conditions for following administrative procedures (if any)

The cosmetic manufacturer shall satisfy the following requirements:

...

...

...

- Infrastructure requirement:

+ Its location, area, workshop and equipment must meet requirements on the production line and types of cosmetic products which will be produced by that manufacturer as described in the application for Certificate of eligibility for cosmetic manufacturing;

+ Raw materials, packaging materials and finished products stores must ensure the separation between raw materials, and packaging materials, and finished products, and have separate areas for storing flammable and explosive matters, highly toxic substances, discharged, recalled and returned materials or products.

- Its quality management system must satisfy the following requirements:2

+ Raw materials, auxiliary materials and semi-finished products used to manufacture cosmetic products must meet quality standards adopted by the manufacturer;3

+ The water used in the manufacturing of cosmetic products must comply with the national technical regulation on drinking water quality promulgated by Minister of Health;

+ The production process must be available for each type of cosmetic products;

+ The quality of raw materials, semi-finished products, bulk products and finished products must be monitored by quality control divisions.

Legal bases

...

...

...

- Law on Investment 2014;

- Government’s Decree No. 93/2016/ND-CP dated July 01, 2016;

- Decree No. 155/2018/ND-CP;

- Circular No. 277/2016/TT-BTC dated November 14, 2016 of the Ministry of Finance.

APPENDIX I

TEMPLATE FOR APPLICATION FORM FOR ISSUANCE OF CERTIFICATE OF ELIGIBILITY FOR COSMETIC MANUFACTURING

Form No. 02

NAME OF THE APPLICANT
-------

THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom - Happiness
---------------

...

...

...

(Place name), date (dd/mm/yyyy) ….

APPLICATION FORM FOR ISSUANCE OF CERTIFICATE OF ELIGIBILITY FOR COSMETIC MANUFACTURING

To: ……..

Name of the applicant:

Address:

Business registration certificate number, date of issue, place of issue

Telephone: ……………………………….Fax: ……………. E-mail: …………………

Pursuant to the Government’s Decree No. …….dated ………..(month) ………(date) ……….(year) providing for conditions for cosmetic manufacturing, (name of the applicant)  ... has the honour to request the Department of Health of … to issue the Certificate of eligibility for cosmetic manufacturing (our production lines consist of:  ..(*)), this application includes the following documents:

...

...

...

2. A list of existing equipment in the factory;

(Name of the applicant) …………hereby declare that all contents stated herein are true and authentic and bear responsibility for such contents.

DIRECTOR OF COSMETIC MANUFACTURER
(Signature, full name and seal)

(*) Names of production lines must be specified, consisting of: Product packaging line; production line for producing semi-finished products in dry form; production line for producing semi-finished products in wet form; production line for producing finished products in dry or wet or other form.

APPENDIX II

TEMPLATE FOR APPLICATION RECEIPT NOTICE

...

...

...

PEOPLE’S COMMITTEE OF ……PROVINCE
DEPARTMENT OF HEALTH
-------

THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom - Happiness
---------------

No.        /PTN-

(Place name), date (dd/mm/yyyy) ….

APPLICATION RECEIPT NOTICE

Full name of receiver: ………………………………………………………………………………….

Position, working place: ………………………………………………………………………………

Has received the application (*)……..submitted by the cosmetic manufacturer: .........................................................

...

...

...

1..................................................

2..................................................

3..................................................

RECEIVER
(Signature, full name or seal (if any))

(*) The application for issuance, or re-issuance, or amendment of Certificate of eligibility for cosmetic manufacturing must be specified.

2-Procedure

...

...

...

Sequence

Step 1: The cosmetic manufacturer shall submit an application for re-issuance of the certificate of eligibility for cosmetic manufacturing to the Department of Health.

Step 2: Within 02 working days from the receipt of the application, the Department of Health shall examine it and issue an application receipt notice according to the Form No. 05 in the Appendix enclosed with the Government’s Decree No. 93/2016/ND-CP if the application is satisfactory. If the application is unsatisfactory, issue a notice and specify necessary additional documents therein.

Step 3: Within 05 working days from the receipt of the satisfactory application, the Department of Health shall re-issue the certificate of eligibility for cosmetic manufacturing.

Instructions

The application may be submitted by post or in person to the Department of Health.

Composition of application and number of documents therein

...

...

...

a. Composition:1

An application form, which is made using the Form No. 03 in the Appendix enclosed with the Government’s Decree No. 93/2016/ND-CP.

b. Number of documents: 01 set.

Time limit for processing application

Within 05 working days from the receipt of the satisfactory application.

Entities following administrative procedures

An organization (the cosmetic manufacturer).

...

...

...

Department of Health.

Result of handling of administrative procedures

Certificate of eligibility for cosmetic manufacturing

Fees (if any)

Not specified.

Name of template (Enclosed with this procedure)

...

...

...

- Appendix I: Application form for re-issuance of the Certificate of eligibility for cosmetic manufacturing (Form No. 03);

- Appendix II: An application receipt notice (Form No. 05).

Conditions for following administrative procedures (if any)

Not available

Legal bases

- Law on Investment 2014;

- Government’s Decree No. 93/2016/ND-CP dated July 01, 2016;

...

...

...

APPENDIX I

TEMPLATE FOR APPLICATION FORM FOR RE-ISSUANCE OF CERTIFICATE OF ELIGIBILITY FOR COSMETIC MANUFACTURING

Form No. 03

NAME OF THE APPLICANT
-------

THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom - Happiness
---------------

(Place name), date (dd/mm/yyyy) ….

...

...

...

To: ……..

Name of the applicant:

Address:

Business registration certificate number, date of issue, place of issue.

Telephone: …………………… Fax: ……………….E-mail: ……………………… 

Pursuant to the Government’s Decree No. …….dated ………..(month) ………(date) ……….(year) providing for conditions for cosmetic manufacturing, (name of the applicant)  ... has the honour to request the Department of Health of … to re-issue the Certificate of eligibility for cosmetic manufacturing on the basis of the issued Certificate of eligibility for cosmetic manufacturing No. ……., issued on...........[date]

Reason for re-issuance: ………………………………………………………………….(*)

(Name of the applicant) …………hereby declare that all contents stated herein are true and authentic and bear responsibility for such contents.

...

...

...

DIRECTOR OF COSMETIC MANUFACTURER
(Signature, full name and seal)

(*) Reasons for re-issuance must be specified as: Loss or damage.

APPENDIX II

TEMPLATE FOR APPLICATION RECEIPT NOTICE

Form No. 05

PEOPLE’S COMMITTEE OF ……PROVINCE
DEPARTMENT OF HEALTH
-------

THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom - Happiness
---------------

No.        /PTN-

...

...

...

APPLICATION RECEIPT NOTICE

Full name of receiver: ………………………………………………………………………………….

Position, working place: ………………………………………………………………………………

Has received the application (*)……..submitted by the cosmetic manufacturer: .........................................................

The application consists of the following documents:

1..................................................

2..................................................

3..................................................

...

...

...

RECEIVER
(Signature, full name or seal (if any))

(*) The application for issuance, or re-issuance, or amendment of Certificate of eligibility for cosmetic manufacturing must be specified.

1 From January 01, 2017, the Decision No. 2659/QD-BYT dated June 17, 2016 of the Minister of Health, therefore, all organizations and individuals shall only declare their imported cosmetic products through the National Single-window Information Portal (at http://vnsw.gov.vn).

2 01 document has been removed: Business registration certificate of the organization/individual responsible for placing the cosmetic product in the market, according to Point a Clause 1 Article 12 of the Decree No. 155/2018/ND-CP.

1 Như đã được định nghĩa rõ ràng trong tài liệu hướng dẫn cho các công ty về báo cáo tác dụng phụ của sản phẩm mỹ phẩm. As defined in the Guide Manual for the industry on Adverse Event Reporting of Cosmetics Products.

2 Trình bày trong phụ lục I trong tài liệu hướng dẫn cho các công ty về báo cáo tác dụng phụ của sản phẩm mỹ phẩm. Set out in Appendex I to the Guide Manual for the Industry on Adverse Event Reporting of Cosmetics Products.

1 Bỏ đi 01 thành phần trong hồ sơ: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của tổ chức, chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường, theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều định số 155/2018/ND-CP ngày 12/11/2018 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số liên quan đến điều kiện đầu tư, kinh doanh thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Y tế.

1 01 document has been removed from the application: the business registration certificate of the organization or individual responsible for placing the cosmetic product in the market, according to Point a Clause 1 Article 12 of the Decree No. 155/2018/ND-CP.

...

...

...

3 This requirement is amended by Article 13 of the Decree No. 155/2018/ND-CP.

1 01 document has been removed: List of products that are being manufactured or expected to be manufactured, as prescribed in Point b Clause 2 Article 12 of the Decree No. 155/2018/ND-C acording to Point d Clause 1 Article 12 of the Decree No. 155/2018/ND-CP.