ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH BÌNH THUẬN
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
Số: 1786/KH-UBND
|
Bình Thuận, ngày 26
tháng 4 năm 2025
|
KẾ
HOẠCH
TRIỂN KHAI THỰC HIỆN CHỈ THỊ SỐ 05/CT-UBND NGÀY
04/4/2025 CỦA CHỦ TỊCH UBND TỈNH VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG QUÁ
TRÌNH SẮP XẾP TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA HỆ THỐNG CHÍNH TRỊ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH
THUẬN
Thực hiện Kết luận số
127-KL/TW ngày 28/02/2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư về triển khai nghiên
cứu, đề xuất tiếp tục sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị, Công văn
số 414/BNV-VTLTNN ngày 19/3/2025 của Bộ Nội vụ về việc tăng cường quản lý công
tác quản lý văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ
thống chính trị theo Kết luận số 127- KL/TW của Bộ Chính trị, Ban Bí thư; Chỉ
thị số 05/CT-UBND ngày 04/4/2025 của Chủ tịch UBND tỉnh về thực hiện một số
biện pháp để quản lý công tác văn thư, lưu trữ của hệ thống chính trị theo
trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính
trị, Ban Bí thư, Công văn số 851/BNV-CVT<NN ngày 01/4/2025 của Bộ Nội vụ
về số hóa tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính
trị;
Để công tác văn thư,
lưu trữ được thông suốt, liên tục, bảo đảm quản lý an toàn tài liệu trước,
trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy, Ủy ban nhân dân (UBND)
tỉnh ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện Chỉ thị số 05/CT-UBND , cụ thể như
sau:
I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
1. Mục đích
a) Tổ chức triển khai
thực hiện các nhiệm vụ cấp bách tại Chỉ thị số 05/CT-UBND ngày 04/4/2025 của
Chủ tịch UBND tỉnh và các nội dung của Kế hoạch này.
b) Xác định cụ thể nội
dung công việc, thời hạn, tiến độ và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, đơn
vị và cá nhân có liên quan.
c) Nâng cao trách nhiệm
của UBND cấp huyện, UBND cấp xã, các cơ quan, tổ chức chịu ảnh hưởng của việc
sắp xếp tổ chức bộ máy trong việc chỉ đạo, triển khai thực hiện Chỉ thị; nâng
cao nhận thức, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan trong
việc bảo vệ, bảo quản an toàn, thực hiện bàn giao và tiếp nhận đầy đủ tài liệu,
cơ sở dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức,
đơn vị hành chính trước, trong và sau khi hoàn thành sắp xếp tổ chức bộ máy.
d) Đảm bảo các hoạt
động công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy diễn ra
thông suốt, liên tục, an toàn.
đ) Quản lý tập trung,
bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ trước, trong và sau khi hoàn thành sắp xếp tổ
chức bộ máy.
2. Yêu cầu
a) Người đứng đầu cơ
quan, tổ chức chịu trách nhiệm chỉ đạo tổ chức thực hiện quản lý công tác văn
thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị; cán bộ, công chức, viên chức, người lao động
chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, đơn vị hành chính trong phạm vi
nhiệm vụ, quyền hạn của mình về toàn bộ tài liệu và cơ sở dữ liệu do cá nhân
trực tiếp tham mưu và quản lý.
b) Trước và trong khi
sắp xếp tổ chức bộ máy, tài liệu và cơ sở dữ liệu phải được tiếp tục bảo quản
tại kho lưu trữ của Lưu trữ cơ quan (hoặc địa điểm đang bảo quản) của đơn vị
hành chính trước khi sắp xếp.
c) Thực hiện việc đóng
phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức kể từ ngày kết thúc hoạt động. Cơ quan, tổ
chức không ban hành văn bản hành chính theo thẩm quyền kể từ ngày quyết định
của cơ quan có thẩm quyền về việc hợp nhất hoặc kết thúc hoạt động có hiệu lực.
d) Đảm bảo an toàn tài
liệu, an toàn thông tin tài liệu lưu trữ. Nghiêm cấm việc chiếm giữ, mua bán,
phát tán (đặc biệt là trên không gian mạng), chuyển giao, hủy trái phép tài
liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu; không được làm hỏng, thất lạc tài liệu và cơ sở
dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy; không được phép mang
hoặc gửi tài liệu, cơ sở dữ liệu bằng bất cứ hình thức nào ra khỏi nơi bảo quản
tài liệu khi chưa được phép của người đứng đầu cơ quan quản lý tài liệu trong
quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.
Cá nhân, tổ chức vi
phạm các hành vi nghiêm cấm nêu trên sẽ bị xem xét, xử lý trách nhiệm theo quy
định của Luật Cán bộ, Công chức và các quy định pháp luật có liên quan.
đ) Các cơ quan, đơn vị
tạm dừng thực hiện quy trình tiêu hủy tài liệu cho đến khi hoàn thành việc sắp
xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị.
e) Việc bàn giao tài
liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy được thực hiện đúng
quy định của pháp luật lưu trữ về thẩm quyền quản lý. Khi bàn giao phải lập
biên bản giao nhận kèm Danh mục tài liệu hoặc hồ sơ; thiết bị lưu trữ dữ liệu,
tài liệu trước sự chứng kiến của các bên có liên quan. Biên bản bàn giao tài
liệu thực hiện theo mẫu tại Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ
về công tác văn thư.
g) Nội dung công việc
phải gắn với trách nhiệm, chức năng của cơ quan, đơn vị, cá nhân được phân công
chủ trì trong việc phối hợp với các Sở, ban, ngành, UBND cấp huyện, cấp xã và
các cơ quan, tổ chức có liên quan.
h) Các đơn vị sự nghiệp
thuộc ngành giáo dục và y tế tổ chức thực hiện thống kê tài liệu, lập Danh mục
tài liệu, thực hiện nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
II. NỘI DUNG NHIỆM VỤ
1. Tổ chức tuyên truyền,
phổ biến, thực hiện nghiêm Chỉ thị số 05/CT- UBND ngày 04/4/2025 của Chủ tịch UBND
tỉnh và các văn bản khác của Bộ Nội vụ, UBND tỉnh, Sở Nội vụ trong suốt quá
trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị.
2. Xây dựng các văn bản
chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ bảo đảm quản lý an toàn tài
liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ
chức bộ máy của hệ thống chính trị.
3. Thực hiện thống kê,
đóng gói, niêm phong, xác nhận khối lượng, tình trạng tài liệu giấy, tài liệu
trên các vật mang tin khác (nếu có), tiếp nhận và phối hợp bảo quản tạm thời
tập trung tài liệu của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn, bàn giao tài liệu
theo thẩm quyền quản lý cho cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính mới sau khi sắp
xếp tổ chức bộ máy, cụ thể:
a) Thống kê riêng hồ sơ
có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh trước đó để sẵn sàng
nộp vào Lưu trữ lịch sử.
b) Thống kê, lập Danh
mục, đóng gói tài liệu tại phòng, kho lưu trữ và hướng dẫn đơn vị, cá nhân
thống kê, đóng gói hồ sơ, tài liệu chưa nộp lưu; tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của
các đơn vị, cá nhân và tập kết về phòng, kho bảo quản tập trung. Cần lưu ý, tập
hợp riêng và lập Danh mục, ghi chú rõ ràng đối với hồ sơ, tài liệu về công việc
chưa hoàn thành.
c) Đối với công việc
đang phục vụ hoạt động của người dân và doanh nghiệp, cá nhân đang trực tiếp
giải quyết tiếp tục quản lý và chủ động lập Danh mục các công việc đang xử lý
chờ bàn giao khi có chỉ đạo, bảo đảm hoạt động thông suốt, liên tục, không gián
đoạn.
d) Các Biểu mẫu thống
kê tài liệu, Danh mục công việc chưa hoàn thành thực hiện theo mẫu tại các Phụ
lục kèm theo Kế hoạch này.
đ) Tổng hợp, báo cáo
kết quả thống kê gửi về Sở Nội vụ để theo dõi, tổng hợp; phục vụ xây dựng đề án
xử lý nghiệp vụ tài liệu sau khi sắp xếp.
4. Thực hiện quy trình nộp
lưu hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh
vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.
5. Bố trí kho tàng, trang
thiết bị, nhân lực cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu cho đến khi
tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau sắp xếp
tổ chức bộ máy.
6. Bàn giao tài liệu, cơ
sở dữ liệu tài liệu về các địa điểm để bảo quản tập trung:
a) Đối với các cơ quan,
tổ chức thuộc UBND tỉnh: Tập kết toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu về
các địa điểm bảo quản do Trung tâm Lưu trữ lịch sử đề xuất, chờ bàn giao cho cơ
quan có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.
b) Đối với UBND cấp
huyện: Bố trí phòng kho để bảo quản tập trung đối với tất cả tài liệu của các
cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, tài liệu của các cơ quan, đơn vị trực
thuộc khác (nếu có), chờ bàn giao cho cơ quan có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức
bộ máy.
c) Đối với UBND cấp xã:
Bố trí lực lượng bảo quản an toàn tại chỗ, thực hiện bàn giao cho xã, phường,
đặc khu thành lập sau sắp xếp tổ chức bộ máy.
7. Chuẩn bị nhân lực và các
điều kiện khác bảo đảm để triển khai các nhiệm vụ sắp xếp, đóng gói, niêm
phong, vận chuyển, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu. Bố trí nguồn lực để bảo
đảm an toàn tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu tại các phòng, kho đã được Lưu trữ
lịch sử xác nhận, niêm phong đến khi bàn giao cho cơ quan, tổ chức có trách
nhiệm quản lý sau sắp xếp tổ chức bộ máy.
8. Đối với tài liệu điện
tử, cơ sở dữ liệu tài liệu điện tử
a) Thống kê, xác nhận
số lượng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của những công việc đã hoàn thành và
những công việc chưa hoàn thành; khoanh vùng dữ liệu trên Hệ thống quản lý văn
bản và điều hành hoặc trích xuất ra thiết bị lưu trữ và bảo đảm an toàn, toàn
vẹn tài liệu và cơ sở dữ liệu cho đến khi bàn giao cho Lưu trữ lịch sử tỉnh
hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.
b) Đăng ký mở mới hoặc
mở lại tài khoản của tổ chức, lãnh đạo, văn thư trên Hệ thống quản lý văn bản
và điều hành để bảo đảm việc phát hành và tiếp nhận văn bản; Thực hiện việc
quản lý, sử dụng, giao nộp con dấu, đăng ký cấp con dấu, đề nghị khắc dấu mới
và chứng thư chữ kí số chuyên dùng công vụ theo quy định.
c) Xây dựng phương án
bàn giao, tích hợp tài liệu, cơ sở dữ liệu, những nhiệm vụ đã giải quyết xong,
nhiệm vụ chưa giải quyết xong trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
III. NHIỆM VỤ CỤ THỂ
Nhiệm vụ triển khai cụ
thể tại Phụ lục kèm theo
IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1.
Sở Nội vụ
a) Chủ trì triển khai,
thực hiện các nhiệm vụ được giao tại Chỉ thị số 05/CT-UBND và Kế hoạch này đảm
bảo kịp thời, thống nhất và đáp ứng yêu cầu quản lý chỉ đạo cụ thể:
- Tham mưu Chủ tịch
UBND tỉnh bố trí đủ nguồn lực bảo đảm an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu tài
liệu tại Lưu trữ lịch sử và các phòng, kho đã được khảo sát, Lưu trữ lịch sử đã
xác nhận, niêm phong cho đến khi bàn giao cho cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
quản lý sau sắp xếp bộ máy.
- Hướng dẫn các cơ
quan, đơn vị, địa phương thống kê, sắp xếp, đóng gói, niêm phong; xác nhận khối
lượng, tình trạng tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác (nếu có); tiếp
nhận và phối hợp bảo quản tại chỗ đối với tài liệu cho đến khi hoàn thành việc
xử lý nghiệp vụ; bố trí phòng, kho để đảm bảo an toàn tài liệu thu về sau sắp
xếp tổ chức bộ máy.
- Theo dõi, đôn đốc,
hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan triển khai thực hiện Chỉ
thị số 05/CT-UBND và Kế hoạch này; kịp thời giải đáp các khó khăn, vướng mắc
cho các cơ quan, tổ chức; tổng hợp, báo cáo, tham mưu Lãnh đạo Sở Nội vụ xem
xét cho ý kiến chỉ đạo các nội dung, nhiệm vụ phát sinh trong quá trình thực
hiện.
b) Chỉ đạo Trung tâm
Lưu trữ lịch sử tỉnh
- Chủ động các biện
pháp thu thập hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh
của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
- Căn cứ vào khả năng
đáp ứng của kho lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tham mưu Sở Nội vụ phối hợp
các cơ quan có liên quan đề xuất cải tạo, gia cố, bố trí thêm trang thiết bị về
bảo quản, phòng cháy chữa cháy để có thể tiếp nhận thêm tài liệu và bảo đảm an
toàn cho tài liệu được thu về trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.
- Phối hợp với người
đứng đầu cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh rà soát, thống kê hồ sơ,
tài liệu có thời hạn, tài liệu chưa được chỉnh lý; bố trí kho tàng và các điều
kiện cần thiết để tạm thời bảo quản tập trung, đảm bảo an toàn tài liệu và bàn
giao tài liệu theo thẩm quyền quản lý cho cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính
mới sau sắp xếp tổ chức bộ máy.
- Cử viên chức trực
tiếp hướng dẫn thống kê, sắp xếp, đóng gói, niêm phong, xác nhận khối lượng,
tình trạng tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác (nếu có), tiếp nhận
và phối hợp bảo quản tại chỗ đối với tài liệu của các cơ quan, tổ chức cho đến
khi hoàn thành việc xử lý nghiệp vụ, bố trí được phòng, kho để đảm bảo an toàn
tài liệu thu về sau sắp xếp tổ chức bộ máy.
- Thống kê toàn bộ tài
liệu, cơ sở dữ liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh; tiếp tục
bảo đảm an toàn, toàn vẹn và khả năng sử dụng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu
tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh cho đến khi tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu được
bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.
- Phối hợp với Sở Tài
chính, UBND cấp huyện khảo sát địa điểm, tận dụng trụ sở làm việc dôi dư, đề
xuất bố trí làm nơi tập kết bảo quản tập trung tài liệu của các cơ quan, đơn vị
thuộc UBND tỉnh, UBND cấp huyện, các đơn vị khác (nếu có).
- Tiếp nhận con dấu hết
giá trị sử dụng từ cơ quan đăng ký mẫu con dấu để lưu trữ, phục vụ nghiên cứu
lịch sử theo quy định tại Quyết định số 19/2019/QĐ-TTg ngày 10/ 5/2019 của Thủ
tướng Chính phủ về việc giữ lại con dấu hết giá trị sử dụng của một số cơ quan,
tổ chức, chức danh nhà nước để lưu trữ, phục vụ nghiên cứu lịch sử.
- Tổng hợp số lượng,
tình trạng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu và báo cáo Sở Nội vụ để báo cáo
UBND tỉnh, Bộ Nội vụ.
- Ngay sau khi hoàn
thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy: Tham mưu Sở Nội vụ trình UBND tỉnh chỉ đạo
xây dựng đề án xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu
đã được thống kê của cơ quan, tổ chức, địa phương trước khi sắp xếp tổ chức bộ
máy.
2.
Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố
a) Căn cứ các nhiệm vụ
cụ thể được giao tại Chỉ thị số 05/CT -UBND và Kế hoạch này, người đứng đầu các
cơ quan, tổ chức, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố chỉ đạo các đơn
vị, bộ phận, cá nhân có liên quan kịp thời, chủ động triển khai thực hiện các
nhiệm vụ đảm bảo thời gian, tiến độ, hoàn thành Kế hoạch đề ra.
b) Khẩn trương ban hành
kế hoạch cụ thể để thực hiện Chỉ thị số 05/CT-UBND và Kế hoạch này bảo đảm
thống nhất, đồng bộ, đúng tiến độ, an toàn, hiệu quả (trong đó lưu ý việc
thống kê, bàn giao tài liệu, vật mang tin có chứa bí mật nhà nước thực hiện
theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước).
c) Người đứng đầu cơ
quan, tổ chức chỉ đạo thực hiện rà soát, thống kê hồ sơ, tài liệu, lập Danh
mục, đóng gói, niêm phong; tập kết toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu về
các địa điểm do Lưu trữ lịch sử đề xuất để bảo quản tập trung, bàn giao tài
liệu cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.
d) Chủ tịch UBND các
huyện, thị xã, thành phố
- Chỉ đạo Phòng Nội vụ
thực hiện khảo sát, tham mưu bố trí phòng kho, trang thiết bị cần thiết để bảo
quản tập trung tài liệu của các cơ quan chuyên môn, đơn vị thuộc UBND cấp
huyện.
- Chỉ đạo Trưởng các
phòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND huyện, Chủ tịch UBND các xã,
phường, thị trấn thu thập, bàn giao tài liệu cho cơ quan theo thẩm quyền như
sau:
+ Tài liệu tại Lưu trữ
cơ quan của HĐND và UBND xã, phường, thị trấn bàn giao cho UBND xã, phường, đặc
khu (thành lập sau sắp xếp tổ chức bộ máy) quản lý địa bàn xã, phường, thị trấn
đó.
+ Tài liệu tại Lưu trữ
cơ quan của HĐND và UBND huyện, các phòng, ban, đơn vị trực thuộc UBND cấp
huyện sau khi tập kết về địa điểm tập trung của huyện hoặc bảo quản tại chỗ,
bàn giao cho cơ quan có thẩm quyền quản lý sau sắp xếp.
đ) UBND các huyện, thị
xã, thành phố báo cáo kết quả thực hiện trên địa bàn huyện gửi Sở Nội vụ trước
ngày 15/6/2025 để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh, Bộ Nội vụ theo quy định.
e) Chỉ đạo thực hiện,
ưu tiên bố trí kinh phí để thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ theo hướng dẫn tại
Công văn số 851/BNV-CVT<NN ngày 01/4/2025 của Bộ Nội vụ và Công văn số
1418/UBND-NCKS ngày 08/4/2025 của UBND tỉnh về số hóa tài liệu trong quá trình
sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị.
3. Văn phòng Ủy ban
nhân dân tỉnh
a) Chịu trách nhiệm bảo
đảm an toàn tài liệu, cơ sở dữ liệu trong Hệ thống quản lý văn bản và điều hành
để phục vụ nhu cầu cấp thiết của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong suốt quá trình
sắp xếp tổ chức bộ máy theo chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh tại Chỉ thị số
05/CT-UBND ngày 04/4/2025.
b) Thực hiện các biện
pháp tăng cường quản lý tài khoản người dùng, khoanh vùng, kết xuất cơ sở dữ
liệu tài liệu điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành và thực hiện
chuyển đổi, bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ
máy.
4. Sở Khoa học và Công
nghệ
a) Thực hiện biện pháp
sao lưu dữ liệu tài liệu điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành;
b) Thực hiện cấp, gia
hạn, thay đổi thông tin chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ trước, trong và
sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy.
5. Sở Tài chính
a) Tham mưu UBND tỉnh
bố trí kinh phí để bảo đảm nguồn lực thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ an
toàn, thông suốt trước, trong và sau khi hoàn thành sắp xếp tổ chức bộ máy. Thời
gian hoàn thành trước ngày 09/5/2025.
b) Trên cơ sở đề xuất
của Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh và Sở Nội vụ, phối hợp với Sở Nội vụ rà soát
trụ sở làm việc dôi dư, đề xuất UBND tỉnh xem xét, quyết định bố trí trụ sở cho
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh làm kho tạm để bảo quản tập trung tài liệu của
các cơ quan chuyên môn, đảm bảo lưu trữ tài liệu an toàn và các chi phí tiếp
nhận, vận chuyển, sắp xếp tài liệu, trang thiết bị bảo quản an toàn tài liệu.
c) Trên cơ sở đề nghị
của các cơ quan, đơn vị, Sở Tài chính tổng hợp tham mưu UBND tỉnh phân bổ và
giao dự toán để thực hiện số hóa tài liệu, các đề án xử lý nghiệp vụ đối với
tài liệu của các cơ quan, đơn vị do sắp xếp bộ máy theo đúng quy định của Luật
Ngân sách nhà nước về phân cấp ngân sách nhà nước và phù hợp với khả năng ngân
sách địa phương.
6. Công an tỉnh
a) Tiếp tục hướng dẫn
các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về bảo
vệ bí mật nhà nước trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy. Chủ trì tham mưu và
phối hợp tổ chức kiểm tra, hướng dẫn công tác bảo vệ bí mật nhà nước (có kế
hoạch riêng) để kịp thời phát hiện, chấn chỉnh sơ hở, thiếu sót hoặc kiến nghị
xử lý các tập thể, cá nhân vi phạm quy định về bảo vệ bí mật nhà nước.
b) Hướng dẫn việc bàn
giao con dấu cũ, đăng ký lại mẫu con dấu mới của các cơ quan, đơn vị, địa
phương thuộc diện sắp xếp bộ máy, thay đổi tổ chức, đổi tên; bàn giao các con
dấu hết giá trị sử dụng thuộc danh mục được giữ lại để lưu trữ, phục vụ nghiên
cứu lịch sử theo quy định tại Điều 4 và điều 5 Quyết định số 19/2019/QĐ-TTg .
c) Hướng dẫn triển khai
các biện pháp bảo đảm an toàn phòng cháy, chữa cháy và phối hợp phân công lực
lượng đảm bảo an ninh trật tự tại các khu vực tập kết, bảo quản tạm thời tài liệu,
cơ sở dữ liệu trước, trong và sau sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính
trị.
7. Các tổ chức đoàn
thể, lực lượng thanh niên tại địa phương
Phối hợp, bố trí lực
lượng hỗ trợ cơ quan, tổ chức, chính quyền tại địa phương thực hiện đóng gói,
vận chuyển, bảo vệ an toàn, bàn giao tài liệu cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử
tỉnh và các cơ quan, đơn vị, địa phương trong quá trình triển khai thực hiện
sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ
Chính trị, Ban Bí thư (khi có yêu cầu).
Trên đây là Kế hoạch
triển khai thực hiện Chỉ thị số 05/CT-UBND của Chủ tịch UBND tỉnh về quản lý
công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy trên địa bàn
tỉnh. Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có vướng mắc, phát sinh, các cơ
quan, đơn vị báo cáo UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ) để xem xét, điều chỉnh, bổ sung
Kế hoạch cho phù hợp./.
Nơi nhận:
-
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
- Thường trực Tỉnh ủy;
- Thường trực HĐND tỉnh;
- Mặt trận tổ quốc và các tổ chức chính trị xã hội tỉnh;
- Tỉnh đoàn;
- Các Sở, ban, ngành thuộc tỉnh;
- Công an tỉnh;
- UBND các huyện, thị xã, thành phố;
- Các Hội đặc thù cấp tỉnh;
- Các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;
- Các cơ quan Trung ương được tổ chức theo ngành dọc tại tỉnh;
- Các Doanh nghiệp nhà nước thuộc tỉnh;
- Trung tâm Thông tin;
- Báo Bình Thuận, Đài PTTH tỉnh;
- Trung tâm Lưu trữ lịch sử;
- Lưu: VT, HCQT, TTTT, NCKS, Thành
|
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Đỗ Hữu Huy
|
PHỤ
LỤC
CÁC NHIỆM VỤ TRIỂN KHAI THỰC HIỆN
(Kèm
theo Kế hoạch số 1786/KH-UBND ngày 26/4/2025 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình
Thuận)
Stt
|
Nội
dung thực hiện
|
Cơ
quan chủ trì
|
Cơ
quan phối hợp
|
Thời
gian hoàn thành
|
Ghi
chú
|
I
|
CÔNG
TÁC TUYÊN TRUYỀN, PHỔ BIẾN, QUÁN TRIỆT
|
1
|
Tuyên truyền trên
Cổng thông tin điện tử của UBND tỉnh
|
Văn phòng UBND tỉnh
|
Sở Nội vụ; Báo Bình
Thuận; Đài Phát thanh truyền hình tỉnh
|
Thường xuyên
|
|
2
|
Tuyên truyền, phổ
biến, quán triệt, nâng cao nhận thức, vai trò, trách nhiệm của cán bộ, công
chức, viên chức đối với công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ
chức bộ máy (Trang thông tin điện tử sở, ban, ngành; UBND các huyện, thị xã,
thành phố; UBND các xã phường, thị trấn; trên các phương tiện thông tin đại
chúng, báo, đài, mạng xã hội…)
|
Các Sở, ban, ngành;
UBND cấp huyện; UBND cấp xã
|
II
|
CÔNG
TÁC CHỈ ĐẠO, ĐIỀU HÀNH TRONG SUỐT QUÁ TRÌNH SẮP XẾP TỔ CHỨC BỘ MÁY
|
1
|
Tham mưu ban hành văn
bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ trong suốt quá trình sắp
xếp tổ chức bộ máy
|
Các sở, ban, ngành;
UBND cấp huyện; UBND cấp xã
|
|
Thường xuyên
|
|
2
|
Ban hành Kế hoạch
triển khai thực hiện Chỉ thị số 05/CT-UBND ngày 04/4/2025 của Chủ tịch UBND
tỉnh và các nội dung tại Kế hoạch
|
Các Sở, ban, ngành;
UBND cấp huyện; UBND cấp xã
|
Sở Nội vụ
|
Hoàn thành trước 30/4/2025
|
|
3
|
Lập dự toán kinh phí
và ưu tiên bố trí kinh phí để triển khai thực hiện đảm bảo các nhiệm vụ được
giao tại Kế hoạch này.
|
Các cơ quan, đơn vị
thuộc UBND tỉnh; UBND cấp huyện, UBND cấp xã
|
|
Trước 10/5/2025
|
|
4
|
Ban hành Kế hoạch thu
nhận hồ sơ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh
của các cơ quan, đơn vị, địa phương nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử
|
Sở Nội vụ (Trung tâm Lưu
trữ lịch sử)
|
Các cơ quan thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu
|
Trước 30/4/2025
|
|
5
|
Khảo sát, hướng dẫn
thống kê, sắp xếp, đóng gói, niêm phong tài liệu của các cơ quan, đơn vị, địa
phương
|
Sở Nội vụ (Trung tâm
Lưu trữ lịch sử); Các sở, ban, ngành; UBND cấp huyện, UBND cấp xã
|
|
UBND cấp huyện, UBND
cấp xã: Trước 15/5/2025; Các sở, ban, ngành: Trước 30/5/2025
|
|
6
|
Xây dựng Thông báo
lịch tiếp nhận, bàn giao hồ sơ, tài liệu với các cơ quan, đơn vị
|
Các cơ quan, đơn vị,
địa phương
|
Sở Nội vụ
|
Trước ngày 30/5/2025
|
|
7
|
Tiếp tục hướng dẫn
các cơ quan, đơn vị, địa phương, quản lý, bàn giao tài liệu thuộc diện bí mật
nhà nước
|
Công an tỉnh
|
Các cơ quan, đơn vị,
địa phương
|
Thường xuyên
|
|
8
|
Hướng dẫn quản lý,
giao, nộp, cấp mới con dấu của các cơ quan, đơn vị, địa phương thuộc diện sắp
xếp bộ máy.
|
Công an tỉnh
|
Các cơ quan, đơn vị,
địa phương
|
Thường xuyên
|
|
9
|
Hướng dẫn thực hiện
xác định, khoanh vùng phạm vi tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trên Hệ thống
quản lý văn bản và điều hành
|
Văn phòng UBND tỉnh
|
Sở Nội vụ; Sở Khoa
học và Công nghệ; các cơ quan, đơn vị, địa phương
|
Trước 30/4/2025
|
|
10
|
Chỉ đạo thực hiện số
hóa tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn
chỉnh theo hướng dẫn tại Công văn số 851/BNV-CVT<NN
|
Các sở, ban, ngành
tỉnh; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử;
UBND cấp huyện; UBND cấp xã
|
Các cơ quan, tổ chức,
đơn vị có liên quan
|
Trong suốt quá trình
sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị cho đến khi hoàn thành
|
|
III
|
TỔ
CHỨC THỰC HIỆN CÁC NHIỆM VỤ TRƯỚC VÀ TRONG QUÁ TRÌNH SẮP XẾP TỔ CHỨC BỘ MÁY
|
1
|
Rà soát, sắp xếp,
đóng dấu bản gốc văn bản đi (nếu chưa đóng) tại tập lưu văn bản đi lưu tại
Văn thư cơ quan và tại hồ sơ công việc
|
Bộ phận Văn thư cơ quan
|
Bộ phận hành chính tổ
chức (Văn phòng); cán bộ, công chức, viên chức, người lao động
|
Trước 10/5/2025
|
|
2
|
Chỉ đạo các đơn vị,
cá nhân, rà soát lập hồ sơ công việc (giấy/điện tử) đối với những công việc
đã giải quyết xong để nộp vào Lưu trữ cơ quan
|
Các Sở, ban, ngành UBND
cấp huyện (bao gồm các phòng chuyên môn, các đơn vị sự nghiệp); UBND cấp xã;
cán bộ, công chức, viên chức, người lao động
|
Bộ phận hành chính
(Văn phòng); Lưu trữ cơ quan
|
Trước 30/4/2025
|
|
3
|
Thống kê hồ sơ, tài
liệu về các công việc đã hoàn thành và hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa
hoàn thành; Đối với công việc chưa hoàn thành, lập Danh mục của từng cá nhân,
từng đơn vị và ghi rõ: tên công việc; tên người/đơn vị được giao giải quyết
chính; thời hạn giải quyết (nếu có)
|
Công chức, viên chức,
người lao động
|
Bộ phận hành chính
(Văn phòng) của cơ quan, đơn vị
|
Trước 30/4/2025
|
|
4
|
Thống kê đầy đủ toàn
bộ hồ sơ, tài liệu hiện có của cơ quan, đơn vị, địa phương (gồm tài liệu giấy
và cơ sở dữ liệu tài liệu tại Hệ thống quản lý tài liệu điện tử), lập danh
mục tài liệu như sau:
- Khối lượng tài
liệu: quy ra mét giá, số cặp/hộp quy ra mét giá, trong đó ghi rõ: Số lượng
tài liệu vĩnh viễn; có thời hạn; công việc đang giải quyết, công việc đã giải
quyết xong. (nếu tài liệu tồn đọng, chưa chỉnh lý chỉ xác định công việc
đã hoàn thành hay chưa hoàn thành và đo, quy ra mét giá)[1]
- Tình trạng xử lý
nghiệp vụ: Chỉnh lý hoàn chỉnh; sắp xếp sơ bộ; chưa chỉnh lý.
- Tóm tắt nội dung
của khối tài liệu hiện đang bảo quản tại các cơ quan, tổ chức (tài liệu của
những đơn vị nào; lĩnh vực gì).
- Thời gian hình
thành của khối tài liệu.
- Tình trạng bảo
quản: phòng, kho, trang thiết bị, địa điểm bảo quản.
|
Các Sở, ban, ngành;
UBND cấp huyện (bao gồm các phòng chuyên môn, các đơn vị sự nghiệp); UBND cấp
xã; các cơ quan, đơn vị liên quan
|
Công chức, viên chức,
người lao động
|
Trước 15/5/2025
|
|
5
|
Tổng hợp kết quả
thống kê gửi về Sở Nội vụ để theo dõi, tổng hợp
|
Các cơ quan, đơn vị,
địa phương
|
Sở Nội vụ
|
Trước 30/5/2025
|
|
6
|
Thực hiện đóng gói,
niêm phong, hồ sơ, tài liệu và tập kết hồ sơ, tài liệu về phòng, kho của cơ
quan để bảo quản chờ bàn giao cho Lưu trữ lịch sử tỉnh:
- Đối với hồ sơ, công
việc đã hoàn thành, thực hiện đóng gói, niêm phong theo từng phòng từng lĩnh
vực chuyên môn.
- Đối với hồ sơ, công
việc đang giải quyết, thực hiện lập Danh mục và cập nhật từng ngày, đảm bảo
sẵn sàng cho công tác bàn giao hồ sơ, tài liệu khi cơ quan kết thúc hoạt động
|
Các sở, ban, ngành; UBND
cấp huyện; UBND cấp xã
|
Sở Nội vụ, Lực lượng
đoàn thanh niên tại địa phương
|
Trước 30/5/2025
|
Ưu tiên đóng gói bằng
thùng tôn, thùng sắt
|
7
|
Tổ chức tiếp nhận,
bàn giao, lập biên bản xác nhận khối lượng, số lượng, tình trạng tài liệu,
vận chuyển tập kết về địa điểm đã được bố trí bảo quản tập trung hoặc tạm thời
(lưu ý lập sơ đồ, biển hiệu phân khu, đánh dấu từng phòng, ban, đơn vị…).
|
Các sở, ban, ngành (bộ
phận Hành chính xác nhận số lượng); UBND cấp huyện (phòng Nội vụ xác nhận số
lượng); UBND cấp xã (Văn phòng, thống kê xác nhận số lượng)
|
Sở Nội vụ, Lực lượng
đoàn thanh niên tại địa phương
|
Trước 30/5/2025
|
Ưu tiên đóng gói bằng
thùng tôn, thùng sắt
|
8
|
Thực hiện giao nộp hồ
sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh vào
Lưu trữ lịch sử tỉnh
|
Các cơ quan thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu
|
Trung tâm Lưu trữ
lịch sử tỉnh
|
Theo Kế hoạch thu
nhận của Sở Nội vụ
|
|
9
|
Đề xuất UBND tỉnh
phương án bố trí kho tạm thời, kinh phí thực hiện cho công tác đảm bảo an
toàn tài liệu khi thực hiện tiếp nhận tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn
đã được chỉnh lý hoàn chỉnh của UBND cấp huyện; tài liệu tồn đọng của cơ quan
chuyên môn
|
Sở Nội vụ (Trung tâm Lưu
trữ lịch sử)
|
Sở Tài chính; Sở,
ban, ngành; UBND cấp huyện
|
Trước 30/4/2025
|
|
10
|
Bố trí phòng kho,
trang thiết bị cần thiết, nhân lực để tập kết, bảo quản tài liệu của cơ quan,
đơn vị thuộc UBND tỉnh, UBND cấp huyện trước khi bàn giao cho Trung tâm Lưu
trữ lịch sử tỉnh
|
Các sở, ban, ngành; UBND
cấp huyện; UBND cấp xã
|
Các cơ quan, đơn vị
liên quan
|
Trong tháng 6/2025
|
|
11
|
Trực tiếp đến các cơ
quan, đơn vị, địa phương để chứng kiến niêm phong, xác nhận số liệu tài liệu
lưu trữ
|
Sở Nội vụ (Trung tâm Lưu
trữ lịch sử)
|
Các cơ quan, đơn vị,
địa phương
|
Hoàn thành trước 25/6/2025
|
|
12
|
Bố trí nhân lực để
bảo vệ an toàn tài liệu, có biện pháp đảm bảo an toàn phòng chống cháy nổ tại
các phòng, kho tập kết, bảo quản tạm thời, tài liệu, cơ sở dữ liệu trong quá
trình sắp xếp tổ chức bộ máy
|
Công an tỉnh
|
Các cơ quan, đơn vị,
địa phương; Lực lượng thanh niên tại địa phương
|
Đến khi tài liệu được
bàn giao
|
|
13
|
Xác định, khoanh vùng
phạm vi tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trong Hệ thống theo từng tài khoản
của cơ quan, tổ chức, cá nhân; trong đó trên cơ sở danh mục công việc chưa
hoàn thành của các đơn vị, cá nhân, xác định phạm vi dữ liệu và lập danh sách
tài khoản của tổ chức, cá nhân còn công việc chưa hoàn thành; chuẩn bị phương
án bàn giao khi có chỉ đạo.
|
Các cơ quan, đơn vị,
địa phương
|
Văn phòng UBND tỉnh;
Sở Khoa học và Công nghệ
|
Theo Kế hoạch của Văn
phòng UBND tỉnh
|
|
15
|
Thống kê và báo cáo
UBND tỉnh về hệ thống mã định danh tài liệu, mã hồ sơ, kí hiệu văn bản đang
sử dụng trong Hệ thống để làm cơ sở đặt mã định danh tài liệu, mã hồ sơ và kí
hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức sau sắp xếp tổ chức bộ máy được thống nhất,
đồng bộ, tránh trùng lặp.
|
Văn phòng UBND tỉnh
|
Sở Khoa học và Công
nghệ; Các cơ quan, đơn vị, địa phương
|
Trước 30/6/2025
|
|
IV
|
CÁC
NHIỆM VỤ THỰC HIỆN SAU SẮP XẾP TỔ CHỨC BỘ MÁY
|
1
|
Thực hiện gỡ bỏ niêm
phong, bàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp
xếp tổ chức bộ máy
|
Các cơ quan, đơn vị,
địa phương
|
Sở Nội vụ (Trung tâm
Lưu trữ lịch sử)
|
Sau khi hoàn thành
việc sắp xếp, tổ chức bộ máy
|
|
2
|
Tham mưu Chủ tịch
UBND tỉnh ban hành danh mục mã định danh tài liệu, hồ sơ và kí hiệu văn bản
của cơ quan, tổ chức hình thành sau sắp xếp tổ chức bộ máy thuộc phạm vi quản
lý
|
Sở Nội vụ
|
Các cơ quan, đơn vị,
địa phương
|
Sau khi có Hướng dẫn
của Trung ương
|
|
3
|
Tham mưu UBND tỉnh
xây dựng đề án, dự án quản lý và xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu của
các cơ quan, tổ chức trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy trình UBND tỉnh phê
duyệt
|
Sở Nội vụ (Trung tâm Lưu
trữ lịch sử)
|
Các cơ quan, đơn vị,
địa phương
|
Năm 2025
|
|
4
|
Xây dựng phương án và
thực hiện bàn giao, tích hợp tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong Hệ
thống
|
Văn phòng UBND tỉnh
|
Sở Khoa học và Công
nghệ; Sở Nội vụ; các cơ quan, đơn vị, địa phương
|
Sau khi hoàn thành
việc sắp xếp tổ chức bộ máy
|
|
5
|
Đóng tài khoản của tổ
chức, cá nhân đối với cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động ngay sau khi có
quyết định về sắp xếp tổ chức bộ máy. Cập nhật hệ thống mã định danh tài liệu,
mã hồ sơ, kí hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức mới, bảo đảm Hệ thống hoạt
động thông suốt
|
Các cơ quan, đơn vị,
địa phương
|
Văn phòng UBND tỉnh,
Sở Khoa học và Công nghệ; Sở Nội vụ
|
Sau khi có quyết định
của cơ quan có thẩm quyền
|
|
6
|
Mở tài khoản cho cơ
quan, tổ chức, cá nhân mới, bảo đảm kết nối với tài liệu, cơ sở dữ liệu tài
liệu liên quan trước đó để bảo đảm không gián đoạn việc giải quyết công việc
trên Hệ thống
|
Các cơ quan, đơn vị,
địa phương
|
Văn phòng UBND tỉnh,
Sở Khoa học và Công nghệ; Sở Nội vụ
|
Sau khi có quyết định
của cơ quan có thẩm quyền
|
|
7
|
Trích xuất và đóng
gói tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, tổ chức, đơn vị đã ngừng
hoạt động bàn giao cho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy
|
Các cơ quan, đơn vị,
địa phương
|
Văn phòng UBND tỉnh,
Sở Khoa học và Công nghệ; Sở Nội vụ
|
Sau khi có quyết định
của cơ quan có thẩm quyền
|
|
8
|
Rà soát, cập nhật
Danh mục tên mới của cơ quan, phòng ban, đơn vị để thống nhất trong ban hành
văn bản hành chính
|
Các cơ quan, đơn vị,
địa phương
|
Sở Nội vụ
|
Sau khi có quyết định
của cơ quan có thẩm quyền
|
|
9
|
Ban hành mới, điều
chỉnh, bổ sung Quy chế, Quy định công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với cơ cấu
tổ chức mới, đảm bảo quy trình xử lý văn bản lưu thông, liên tục.
|
Các cơ quan, đơn vị,
địa phương
|
Sở Nội vụ
|
Quý IV/2025
|
|
10
|
Thực hiện việc quản
lý, giao nộp, đề nghị cấp mới con dấu, chứng thư chữ ký số chuyên dùng công
vụ theo quy định và hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.
|
Các cơ quan, đơn vị,
địa phương
|
Công an tỉnh; Sở Khoa
học và Công nghệ
|
Sau khi có quyết định
của cơ quan có thẩm quyền
|
|
11
|
Giao nộp con dấu hết
giá trị sử dụng về cơ quan đăng ký mẫu con dấu để lưu trữ, phục vụ nghiên cứu
lịch sử theo quy định tại Quyết định số 19/2019/QĐ-TTg ngày 10/5/2019 của Thủ
tướng Chính phủ
|
Công an tỉnh
|
Trung tâm Lưu trữ
lịch sử; Các cơ quan, đơn vị liên quan
|
Sau khi có quyết định
của cơ quan có thẩm quyền
|
|
12
|
Bàn giao tài liệu
theo thẩm quyền quản lý cho cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính mới sau sắp
xếp tổ chức bộ máy
|
Các cơ quan, đơn vị,
địa phương
|
Sở Nội vụ
|
Sau khi có quyết định
của cơ quan có thẩm quyền
|
|
13
|
Bố trí Kho lưu trữ,
các trang thiết bị để tiếp nhận, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu; sắp xếp hồ
sơ, tài liệu trong Kho lưu trữ
|
Các cơ quan, đơn vị,
địa phương
|
Sở Nội vụ
|
Sau khi có quyết định
của cơ quan có thẩm quyền
|
|