|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH BÌNH ĐỊNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1534/QĐ-UBND
|
Bình Định, ngày
06 tháng 5 năm 2025
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG
PHÒNG HỌP KHÔNG GIẤY TỈNH BÌNH ĐỊNH
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH ĐỊNH
Căn cứ Luật An ninh mạng
ngày 12 tháng 6 năm 2018;
Căn cứ Luật Bảo vệ bí mật
nhà nước ngày 15 tháng 11 năm 2018;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử
ngày 22 tháng 6 năm 2023;
Căn cứ Luật Tổ chức chính
quyền địa phương ngày 19 tháng 02 năm 2025;
Căn cứ Nghị quyết số
71/NQ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung, cập nhật
Chương trình hành động của Chính phủ thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22
tháng 12 năm 2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi
mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia;
Căn cứ Quyết định số
749/QĐ-TTg ngày 03 tháng 6 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương
trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030;
Căn cứ Quyết định số
77/QĐ-UBND ngày 09 tháng 01 năm 2025 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc phê duyệt
Kiến trúc Chính quyền điện tử tỉnh Bình Định phiên bản 3.0, hướng tới Chính quyền
số;
Căn cứ Kế hoạch số 59/KH-UBND
ngày 25 tháng 4 năm 2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh về triển khai thực hiện Nghị
quyết số 05-NQ/TU ngày 20 tháng 9 năm 2021 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy (khóa XX)
về chuyển đổi số tỉnh Bình Định đến năm 2025, định hướng đến năm 2030;
Căn cứ Kế hoạch số
37/KH-UBND ngày 26 tháng 02 năm 2025 của Ủy ban nhân dân tỉnh về thực hiện
Chương trình hành động theo Nghị quyết số 03/NQ-CP ngày 09 tháng 01 năm
2025 của Chính phủ và Chương trình hành động số 32 -CTr/TU ngày 17 tháng
02 năm 2025 của Tỉnh ủy thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22 tháng 12 năm
2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo
và chuyển đổi số quốc gia;
Theo đề nghị của Chánh Văn
Phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tại Tờ trình số 378/TTr-VPUBND ngày 29 tháng 4 năm
2025.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành, khai thác và
sử dụng Hệ thống phòng họp không giấy tỉnh Bình Định.
Điều 2.
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.
Điều 3.
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành và các cơ
quan, đơn vị, địa phương liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- CT, các PCT UBND tỉnh;
- Văn phòng Tỉnh ủy;
- UBND các huyện, thị xã, thành phố;
- LĐVP UBND tỉnh, CV;
- Trung tâm PVHCC tỉnh;
- Các Phòng: CCKS, HCQT;
- Lưu: VT, K8.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Lâm Hải Giang
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG PHÒNG HỌP
KHÔNG GIẤY TỈNH BÌNH ĐỊNH
(Kèm theo Quyết định số: 1534/QĐ-UBND ngày 06 tháng 5 năm 2025 của Ủy
ban nhân dân tỉnh)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.
Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định về việc quản
lý, vận hành, khai thác, sử dụng hệ thống phòng họp không giấy tỉnh Bình Định
(gọi chung là Hệ thống).
Điều 2. Đối
tượng áp dụng
1. Các cơ quan chuyên môn thuộc
Ủy ban nhân dân tỉnh và các đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh (sau đây gọi
chung là các cơ quan, đơn vị)
2. Cán bộ, công chức, viên chức,
người lao động (sau đây gọi tắt là công chức, viên chức) của các cơ quan, đơn vị
tham gia vận hành, khai thác và sử dụng Hệ thống.
3. Các tổ chức, doanh nghiệp,
cá nhân sử dụng Hệ thống để tham gia các cuộc họp do các cơ quan, đơn vị, địa
phương tổ chức.
Điều 3.
Giải thích từ ngữ
1. Hệ thống phòng họp không giấy
tỉnh Bình Định là Hệ thống thông tin có chức năng tổ chức thông tin, quản lý và
cung cấp tài liệu điện tử cho các cuộc họp, cụ thể gồm các chức năng cơ bản
sau:
a) Lập lịch họp, tổ chức cập nhật
và quản lý thông tin cuộc họp, bao gồm các thông tin như: tên, nội dung, thời
gian, địa điểm và thành phần tham dự.
b) Tổ chức cập nhật tài liệu điện
tử cho các cuộc họp, đồng thời có khả năng chia sẻ tài liệu (các tài liệu điện
tử phục vụ cuộc họp là các tập tin dạng như: *.pdf, *.docx, *.xlsx, *.jpg…).
c) Thực hiện điểm danh điện tử
các đại biểu tham gia cuộc họp, đăng ký phát biểu, biểu quyết, điều hành cuộc họp
của chủ tọa và ghi âm cuộc họp.
d) Cập nhật thông báo kết luận,
biên bản cuộc họp và các tài liệu kèm theo.
đ) Thực hiện quản lý, thống kê,
báo cáo số lượng cuộc họp, số tài liệu điện tử và số trang tài liệu điện tử của
cuộc họp, số lượng đại biểu dự họp và không dự họp… theo định kỳ và đột xuất
khi có yêu cầu.
e) Tổ chức khai báo, quản lý,
phân quyền và giám sát người dùng.
g) Thông báo sớm thông tin cuộc
họp để đại biểu có thời gian tham khảo tài liệu trước khi dự họp.
2. Thông tin cuộc họp là thông
tin liên quan để tổ chức cuộc họp như: tên cuộc họp, giấy mời, thời gian, địa
điểm, nội dung, tài liệu, thành phần tham dự họp.
3. Quản trị hệ thống cấp cao
(sau đây gọi tắt là Quản trị hệ thống) là người có thẩm quyền cao nhất trong việc
quản lý hiệu năng, thiết lập các tham số hệ thống, khắc phục sự cố, cập nhật phần
mềm, bảo đảm an toàn thông tin, tạo, sửa, xóa và phân quyền tài khoản người
dùng trên phạm vi toàn Hệ thống.
4. Quản trị hệ thống tại các cơ
quan, đơn vị (sau đây gọi tắt là Quản trị đơn vị) là người có trách nhiệm hỗ trợ
công tác vận hành, khai thác, thiết lập các tham số hệ thống, tạo, sửa, xóa,
phân quyền tài khoản người dùng và quản lý các thiết bị phần cứng phục vụ truy
cập, sử dụng Hệ thống tại cơ quan, đơn vị do mình phụ trách.
5. Đầu mối chuẩn bị cuộc họp là
công chức, viên chức được giao nhiệm vụ đăng ký lịch họp, soạn thảo giấy mời họp,
chuẩn bị cuộc họp.
6. Thành phần tham dự cuộc họp
là những cơ quan, đơn vị, địa phương và cá nhân quy định tại Điều 1 Quy chế
này.
Điều 4. Tên
miền và tài khoản sử dụng Hệ thống
1. Hệ thống phòng họp không giấy
tỉnh Bình Định được cung cấp tại địa chỉ truy cập: https://ecabinet.binhdinh.gov.vn.
2. Tài khoản truy cập cho Quản
trị đơn vị được cấp lần đầu khi triển khai Hệ thống tại cơ quan, đơn vị. Mỗi cơ
quan, đơn vị phân công công chức, viên chức quản lý và sử dụng tài khoản này để
hỗ trợ công tác quản lý Hệ thống tại cơ quan, đơn vị.
3. Tài khoản cho công chức,
viên chức sử dụng Hệ thống của từng cơ quan, đơn vị được Quản trị đơn vị quản
lý và cấp mới tại chính cơ quan, đơn vị đó, tài khoản có giá trị sử dụng trên
toàn Hệ thống:
a) Đối với trường hợp tuyển dụng,
luân chuyển, điều động, bổ nhiệm công chức, viên chức khi có quyết định của cơ
quan, đơn vị quản lý: Quản trị đơn vị thực hiện tạo lập hoặc thay đổi thông tin
tài khoản truy cập Hệ thống cho các công chức, viên chức.
b) Đối với trường hợp công chức,
viên chức nghỉ hưu, nghỉ việc hoặc không còn làm việc cho các cơ quan, đơn vị
khi có quyết định của cấp có thẩm quyền: Quản trị đơn vị có trách nhiệm thực hiện
hủy bỏ tài khoản truy cập Hệ thống của công chức, viên chức đó.
4. Công chức, viên chức sử dụng
tài khoản cá nhân được cung cấp đăng nhập vào Hệ thống để khai thác, sử dụng
các tính năng của Hệ thống.
5. Công chức, viên chức được
giao quản lý tài khoản của cá nhân, tài khoản có chức năng quản trị Hệ thống
không được chia sẻ cho người khác, mật khẩu phải định kỳ thay đổi tối thiểu 03
tháng một lần hoặc khi có chỉ đạo, yêu cầu từ cơ quan, đơn vị có thẩm quyền.
Điều 5.
Nguyên tắc quản lý, vận hành, khai thác sử dụng Hệ thống phòng họp không giấy
1. Việc quản lý, vận hành, khai
thác sử dụng Hệ thống phải tuân thủ theo các quy định của pháp luật về: công
nghệ thông tin, tiếp cận thông tin, an toàn thông tin, giao dịch điện tử, bảo vệ
bí mật Nhà nước và các quy định khác có liên quan của pháp luật, đảm bảo cho việc
tổ chức cuộc họp được thông suốt, tiết kiệm, an toàn, hiệu quả.
2. Tài liệu, văn bản cập nhật
lên Hệ thống để phục vụ khai thác phải đảm bảo:
a) Tuân theo Luật Bảo vệ bí mật
nhà nước và các quy định khác có liên quan của pháp luật bảo đảm nguyên tắc an
toàn, an ninh thông tin.
b) Sử dụng tài liệu điện tử
trên Hệ thống, không cung cấp văn bản giấy, trừ một số trường hợp đặc thù yêu cầu
phải sử dụng văn bản giấy do chủ trì cuộc họp xem xét, quyết định.
3. Việc khai thác, sử dụng
thông tin của các cơ quan, đơn vị, công chức, viên chức trên Hệ thống được thực
hiện theo đúng quy định của pháp luật về bảo vệ thông tin, dữ liệu cá nhân.
4. Hệ thống phòng họp không giấy
được sử dụng tại các cơ quan, đơn vị để hỗ trợ công tác tổ chức họp, cung cấp
thông tin, tài liệu điện tử nhằm tiết kiệm chi phí, thời gian, nâng cao hiệu quả
quản lý, chỉ đạo, điều hành.
5. Việc điều hành cuộc họp (Bắt
đầu và kết thúc cuộc họp; điểm danh thành phần tham dự; bổ sung tài liệu; tạo nội
dung biểu quyết các vấn đề cần xin ý kiến; điều hành thảo luận và kết luận cuộc
họp); đăng ký phát biểu; tham gia phát biểu; đóng góp ý kiến trực tiếp nội dung
cuộc họp; tổng hợp ý kiến đại biểu tham dự được thực hiện trên Hệ thống.
Chương II
QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ VÀ SỬ
DỤNG HỆ THỐNG PHÒNG HỌP KHÔNG GIẤY
Điều 6.
Đăng ký tổ chức họp không giấy
1. Đầu mối chuẩn bị cuộc họp phải
gửi thông tin cho bộ phận được Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị phân công nhiệm vụ
Quản trị đơn vị trước 02 ngày tổ chức cuộc họp. Trường hợp họp đột xuất, khẩn cấp
(như bão, lũ lụt, thiên tai, hoả hoạn…): Đầu mối chuẩn bị cuộc họp thông báo bằng
điện thoại cho các đơn vị liên quan ít nhất trước 03 giờ để kịp thời chuẩn bị
điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.
2. Thông tin gửi cho Quản trị
đơn vị để khởi tạo cuộc họp không giấy bao gồm: Nội dung họp, chủ trì cuộc họp,
thư ký, người phê duyệt, thời gian, phòng họp, thành phần tham dự và tài liệu
kèm theo.
3. Tài liệu cuộc họp phải được
chủ trì cuộc họp phê duyệt trước khi đăng tải trên Hệ thống thay cho tài liệu
giấy. Riêng đối với cuộc họp của Ủy ban nhân dân tỉnh, tài liệu cuộc họp phải
được Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tham dự họp phê duyệt trước khi
đăng tải.
Điều 7. Xử
lý nội dung đăng ký họp không giấy
Chậm nhất sau 01 giờ tính từ
lúc đầu mối chuẩn bị cuộc họp gửi đầy đủ thông tin tổ chức họp, Quản trị đơn vị
có trách nhiệm khởi tạo cuộc họp, đăng tải tài liệu của cuộc họp trên Hệ thống
(trừ các tài liệu mật hoặc tài liệu chứa thông tin mật). Đối với cuộc họp đột
xuất (thời gian thông báo họp dưới 03 giờ), nếu không kịp đăng tải tài liệu
trên Hệ thống, Quản trị đơn vị có trách nhiệm phối hợp với đầu mối chuẩn bị cuộc
họp in tài liệu họp và gửi trực tiếp cho đại biểu tham dự tại cuộc họp.
Điều 8.
Công tác chuẩn bị trước cuộc họp không giấy
1. Chậm nhất 01 ngày trước thời
gian diễn ra cuộc họp (đối với cuộc họp đã có trong lịch công tác tuần) và sau
khi nhận thông báo họp (đối với cuộc họp đột xuất), người thuộc thành phần tham
dự họp có trách nhiệm xác nhận tham dự họp trên Hệ thống (xác nhận tham dự, ủy
quyền dự thay hoặc từ chối tham dự cuộc họp).
2. Các thành viên tham dự họp tự
chuẩn bị thiết bị và tài khoản được cấp tại cơ quan, đơn vị để tham gia cuộc họp.
Trong trường hợp thành viên tham dự họp không có thiết bị hoặc chưa được cấp
tài khoản tham dự họp, cần phải thông tin cho đơn vị chủ trì họp trước 01 ngày
để đơn vị chủ trì họp kịp thời chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho các thành
viên tham dự họp.
3. Quản trị đơn vị có trách nhiệm
kiểm tra, rà soát, đánh giá công tác chuẩn bị họp, hỗ trợ thiết bị họp, hỗ trợ
truy cập cuộc họp khi nhận được đề nghị hỗ trợ từ các thành viên tham dự họp.
Điều 9. Các
nội dung liên quan đến vận hành, khai thác dữ liệu của Hệ thống trong họp không
giấy
1. Tất cả các cuộc họp đều ghi
âm, trừ trường hợp cuộc họp có nội dung “Mật” do chủ trì cuộc họp quyết định. Đầu
mối chuẩn bị cuộc họp thực hiện ghi âm diễn biến cuộc họp trên Hệ thống. Hệ thống
có chức năng chuyển đổi giọng nói thành văn bản hỗ trợ cho việc biên tập biên bản
cuộc họp. File ghi âm, file chuyển đổi văn bản được lưu trữ trên hệ thống máy
chủ của đơn vị chủ quản hệ thống và chỉ được cung cấp khi có yêu cầu của Ủy ban
nhân dân tỉnh hoặc chủ trì cuộc họp.
2. Đầu mối chuẩn bị cuộc họp có
trách nhiệm theo dõi nội dung phiên họp, tiếp nhận các yêu cầu liên quan đến việc
khai thác, sử dụng Hệ thống. Khi xảy ra sự cố liên quan đến cuộc họp tiến hành
thông báo và phối hợp với Quản trị đơn vị để xử lý sự cố.
3. Quản trị đơn vị có trách nhiệm
phối hợp với đầu mối chuẩn bị cuộc họp hỗ trợ các yêu cầu liên quan đến việc
khai thác, sử dụng Hệ thống, kiểm tra xử lý các sự cố liên quan đến cuộc họp đảm
bảo chất lượng phục vụ họp.
Điều 10. Kết
thúc cuộc họp
1. Đầu mối chuẩn bị họp có
trách nhiệm chuyển thể các ý kiến phát biểu, thảo luận, góp ý của đại biểu và kết
luận của chủ trì cuộc họp, … thành văn bản và lưu theo nội dung cuộc họp. Tổng
hợp các thông tin liên quan đến tài liệu họp, thông tin về số lượng đại biểu dự
họp và không dự họp để lưu trữ, báo cáo theo quy định.
2. Quản trị đơn vị có trách nhiệm
cập nhật nhật ký họp theo mẫu tại Phụ lục kèm theo
và gửi về Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh khi có yêu cầu.
Chương
III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 11.
Trách nhiệm của Văn phòng UBND tỉnh
1. Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra,
đánh giá việc thực hiện Quy chế này, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh theo định kỳ
hằng năm hoặc đột xuất theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền
2. Quản trị Hệ thống phòng họp
không giấy đảm bảo hoạt động thông suốt, an toàn, ổn định. Chủ trì, phối hợp với
các cơ quan, đơn vị có liên quan nghiên cứu, đề xuất giải pháp và kinh phí duy
trì hoạt động, nâng cấp, phát triển Hệ thống, bổ sung hạ tầng kỹ thuật để đảm bảo
Hệ thống hoạt động an toàn, ổn định, hiệu quả.
3. Phối hợp các cơ quan, đơn vị
tổ chức triển khai sử dụng Hệ thống phục vụ cho các cuộc họp của cơ quan hành
chính nhà nước trên địa bàn tỉnh, đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm.
4. Đầu mối tiếp nhận các góp ý,
đề xuất, có kế hoạch khắc phục, cải tiến, nâng cấp để Hệ thống ngày càng hoàn
thiện và sử dụng hiệu quả hơn.
5. Chịu trách nhiệm giúp Ủy ban
nhân dân tỉnh quản lý, vận hành hoạt động của Hệ thống phòng họp không giấy tỉnh
Bình Định theo Quy chế này và các quy định khác có liên quan của pháp luật.
Điều 12.
Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị
1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn
vị trên địa bàn tỉnh và các đơn vị có liên quan có trách nhiệm tổ chức triển
khai thực hiện Quy chế này trong phạm vi quản lý của mình.
2. Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị
sử dụng Hệ thống có trách nhiệm:
a) Gương mẫu thực hiện sử dụng
tài liệu phục vụ cuộc họp thông qua Hệ thống.
b) Bảo mật tài khoản, thường
xuyên theo dõi thông tin cuộc họp trên Hệ thống và thông báo nội dung cuộc họp
qua Hệ thống quản lý văn bản và thư điện tử công vụ.
c) Chịu trách nhiệm với cơ quan
quản lý cấp trên về tình hình quản lý và sử dụng Hệ thống tại đơn vị mình.
d) Phân công công chức, viên chức
Quản trị hệ thống của đơn vị cập nhật đầy đủ thông tin lãnh đạo, đơn vị vào Hệ
thống kịp thời khi có thay đổi.
đ) Thường xuyên theo dõi, kiểm
tra các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân thuộc thẩm quyền quản lý trong công
tác triển khai thực hiện các nội dung quy định tại Quy chế này; nếu phát hiện
có trường hợp thực hiện thiếu nghiêm túc hoặc vi phạm Quy chế thì phải xử lý
nghiêm theo quy định.
e) Phối hợp chặt chẽ với Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh trong quá trình vận hành hoạt động của Hệ thống để đảm
bảo việc tổ chức phòng họp không giấy của cơ quan, đơn vị được diễn ra thông suốt,
an toàn, hiệu quả.
3. Công chức, viên chức được
phân công quản lý, khai thác, sử dụng Hệ thống có trách nhiệm:
a) Giúp lãnh đạo đơn vị triển
khai, thực hiện các nội dung được quy định tại Chương II của Quy chế này.
b) Chịu trách nhiệm bảo vệ tài
khoản đăng nhập, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin, tránh trường hợp bị lộ lọt,
đánh cắp, chiếm quyền truy cập vào Hệ thống; chịu trách nhiệm về tính chính xác
thông tin mà tổ chức, cá nhân cung cấp trên Hệ thống.
c) Sử dụng Hệ thống hiệu quả,
không sử dụng vào mục đích không thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ được phân công.
d) Không tự ý tháo gỡ, thay đổi
cấu hình, chức năng phần cứng phục vụ truy cập Hệ thống phòng họp không giấy;
không cài đặt phần mềm trái phép hoặc thực hiện các hành vi có thể gây rủi ro bảo
mật cho Hệ thống.
đ) Trong quá trình vận hành,
trường hợp gặp khó khăn trong việc sử dụng hoặc phát hiện sự cố thiết bị cần
báo ngay cho Quản trị đơn vị để có phương án hỗ trợ kịp thời.
Trong quá trình thực hiện, nếu
có khó khăn, vướng mắc; các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân phản ánh kịp thời
về Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem
xét, chỉ đạo thực hiện./.
PHỤ LỤC
SỔ THEO DÕI, THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG CUỘC HỌP TRÊN HỆ THỐNG
PHÒNG HỌP KHÔNG GIẤY
|
STT
|
Nội dung cuộc họp
|
Chủ trì
|
Thời gian
|
Tổng số đại biểu
tham dự
|
Ghi chú về
sự cố (nếu có)
|
Kiến nghị đề
xuất (nếu
có)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Đã cập nhật Luật Đất đai 2024 mới nhất