Quyết định 3161/QĐ-UBND quy chế tổ chức quản lý hội nghị hội thảo quốc tế Bà Rịa Vũng Tàu 2015

• Số hiệu: 3161/QĐ-UBND
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu
• Người ký: Lê Thanh Dũng
• Ngày ban hành: 25/12/2015

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------------
Số: 3161/QĐ-UBND	Bà Rịa - Vũng Tàu, ngày 25 tháng 12 năm 2015

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU

Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 03/6/2008;

Căn cứ Quyết định 76/2010/QĐ-TTg ngày 30 tháng 11 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam;

Căn cứ Quyết định 1402/QĐ-UBND ngày 24/6/2011 của UBND tỉnh về việc ủy quyền cho Giám đốc Sở Ngoại vụ ký Giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh; Quyết định 1510/QĐ-UBND ngày 07/8/2012 về việc công bố sửa đổi, bổ sung các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Ngoại vụ;

Xét đề nghị của Sở Ngoại vụ tại Tờ trình số: 111/TTr-SNgV ngày 19 tháng 10 năm 2015 về việc trình Quyết định ban hành Quy chế tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.

Điều 2. Giám đốc Sở Ngoại vụ có trách nhiệm triển khai, hướng dẫn thực hiện quy chế này. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Thủ trưởng các Sở, ban, ngành, đoàn thể thuộc tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố thuộc tỉnh và các tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Bộ Ngoại giao; - Ban ĐNTW; - TTr. TU, TTr. HĐND; - Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh; - Như Điều 3; - Sở Tư pháp; - TTCB, Website Văn phòng UBND tỉnh; - Lưu: VT, TH.

KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Lê Thanh Dũng

QUY CHẾ

TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU

(Ban hành kèm theo Quyết định số 3161/QĐ-UBND ngày 25 tháng 12 năm 2015 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy chế này là hoạt động hội họp có yếu tố nước ngoài, được tổ chức theo hình thức trực tiếp trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, hoặc theo hình thức trực tuyến với ít nhất là một đầu cầu thuộc địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, bao gồm:

1. Hội nghị, hội thảo do các cơ quan, tổ chức Việt Nam tổ chức, có sự tham gia hoặc tài trợ của nước ngoài trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.

2. Hội nghị, hội thảo do các cơ quan, tổ chức nước ngoài tổ chức trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.

3. Riêng hội nghị, hội thảo, có sự tham gia hoặc tài trợ của nước ngoài tổ chức trên địa bàn tỉnh mà được Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh phê duyệt và cấp kinh phí bằng văn bản thì không phải thực hiện theo quy trình cấp phép tại Quy chế này.

4. Họp báo quốc tế không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy chế này.

Điều 2. Đối tượng điều chỉnh

1. Các cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, các tổ chức chính trị - xã hội, các hội đoàn thể cấp tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi tắt là UBND cấp huyện); các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu; các doanh nghiệp và các tổ chức khác được thành lập theo quy định của pháp luật; các cơ quan, tổ chức Trung ương hoặc địa phương khác đến tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu (sau đây gọi tắt là các cơ quan, tổ chức Việt Nam).

2. Các cơ quan, tổ chức nước ngoài (sau đây gọi tắt là các tổ chức nước ngoài) đã được cấp có thẩm quyền của Việt Nam cho phép hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam.

Chương II

THẨM QUYỀN CẤP PHÉP VÀ QUY TRÌNH, THỦ TỤC HỒ SƠ XIN PHÉP TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ

Điều 3. Thẩm quyền cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu

1. Hội nghị, hội thảo quốc tế phải xin phép Thủ tướng Chính phủ theo quy định tại khoản 1, Điều 3, Quyết định 76/2010/QĐ-TTg .

2. Chủ tịch UBND tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế như sau:

a) Hội nghị, hội thảo quốc tế được tổ chức tại tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, có đại biểu tham dự là Tỉnh trưởng, Thị trưởng hoặc các chức vụ tương đương của các nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế; người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự nước ngoài tại Việt Nam.

b) Hội nghị, hội thảo quốc tế do UBND tỉnh chủ trì tổ chức và phối hợp với Bộ, ngành Trung ương tổ chức trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.

3. Giám đốc Sở Ngoại vụ quyết định việc cấp phép tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế do các cơ quan, tổ chức Việt Nam và các tổ chức nước ngoài theo ủy quyền của Chủ tịch UBND tỉnh tại Quyết định số 1402/QĐ-UBND ngày 24/6/2011, trừ các hội nghị, hội thảo quốc tế quy định tại Khoản 1, khoản 2, Điều 3 và khoản 3, khoản 4, Điều 1 của Quy chế này.

Điều 4. Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

1. Các cơ quan, tổ chức Việt Nam và các tổ chức nước ngoài có kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu gửi hồ sơ đến Sở Ngoại vụ qua đường bưu điện, nộp trực tiếp hoặc tại Văn phòng Sở Ngoại vụ hoặc trực tuyến tại website Sở Ngoại vụ.

2. Sở Ngoại vụ tiếp nhận, thẩm tra hồ sơ và giải quyết hoặc tham mưu giải quyết như sau:

a) Đối với các trường hợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND tỉnh quy định tại Khoản 2, Điều 3 của Quy chế này, Sở Ngoại vụ tiếp nhận, thẩm tra hồ sơ và làm thủ tục tham mưu trình Chủ tịch UBND tỉnh.

b) Đối với các trường hợp do Giám đốc Sở Ngoại vụ cấp phép theo ủy quyền của Chủ tịch UBND tỉnh quy định tại Khoản 3, Điều 3 của Quy chế này, Sở Ngoại vụ tiếp nhận, thẩm tra hồ sơ và làm thủ tục cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

c) Trường hợp cần lấy ý kiến của các cơ quan chức năng liên quan (đối với hồ sơ thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND tỉnh và Giám đốc Sở Ngoại vụ tỉnh), Sở Ngoại vụ làm thủ tục lấy ý kiến trước khi trình Chủ tịch UBND tỉnh cấp phép hoặc trước khi Giám đốc Sở Ngoại vụ cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

d) Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, Sở Ngoại vụ trả hồ sơ và có trách nhiệm hướng dẫn bổ sung đầy đủ, đúng theo quy định.

đ) Sau khi có văn bản cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của cấp có thẩm quyền, cơ quan chủ trì tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tiến hành hội nghị, hội thảo theo đúng nội dung, chương trình, kế hoạch, địa điểm, thành phần tham dự đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Điều 5. Hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

1. Văn bản xin phép tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế (theo mẫu 1 đính kèm), bao gồm các nội dung quy định tại khoản 2, khoản 3, Điều 4, Quyết định 76/2010/QĐ-TTg như sau:

a) Lý do, danh nghĩa tổ chức, mục đích của hội thảo, hội nghị;

b) Thời gian và địa điểm tổ chức hội thảo, hội nghị; địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có);

c) Hình thức và công nghệ tổ chức (trong trường hợp tổ chức hội thảo, hội nghị trực tuyến);

d) Nội dung, chương trình làm việc và các hoạt động bên lề hội thảo, hội nghị;

e) Thành phần tham gia tổ chức: cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có);

g) Thành phần tham dự: số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu, bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài (đại biểu nước ngoài cần cung cấp rõ quốc tịch, số hộ chiếu, ngày cấp hộ chiếu);

h) Thông tin về báo cáo viên người nước ngoài trình bày trong hội nghị, hội thảo (lý lịch trích ngang, trình độ chuyên môn);

i) Nguồn kinh phí (cơ quan chi trả, phối hợp chi trả hoặc cơ quan tài trợ).

2. Đối với các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hoặc các cơ quan, tổ chức Việt Nam khác tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy phép hoạt động theo đúng ngành nghề đăng ký hoặc chứng từ chứng minh tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật Việt Nam được nộp kèm hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

3. Đối với các tổ chức nước ngoài, hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phải đính kèm bản sao giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp phép cho tổ chức nước ngoài đó hoạt động tại Việt Nam.

Điều 6. Thời hạn nộp hồ sơ, số lượng hồ sơ, thời gian giải quyết hồ sơ

1. Thời hạn nộp hồ sơ: ít nhất là 20 ngày làm việc trước ngày dự kiến tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ hồ sơ.

3. Thời hạn giải quyết

a) Đối với hồ sơ do Giám đốc Sở Ngoại vụ cấp phép: không quá 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp phải lấy ý kiến của các cơ quan liên quan thì thời hạn trên được kéo dài thêm nhưng không quá 10 ngày làm việc.

b) Đối với hồ sơ do Chủ tịch UBND tỉnh cấp phép: Sở Ngoại vụ thẩm định hồ sơ và trình Chủ tịch UBND tỉnh trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Sở Ngoại vụ thẩm định hồ sơ, lấy ý kiến các cơ quan liên quan, tổng hợp và trình Chủ tịch UBND tỉnh trong thời hạn không quá 10 ngày làm việc. Căn cứ hồ sơ trình của Sở Ngoại vụ, Chủ tịch UBND tỉnh xem xét và cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trong vòng không quá 10 ngày làm việc, kể từ ngày Sở Ngoại vụ trình hồ sơ.

Chương III

TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ

Điều 7. Trách nhiệm của cơ quan tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

1. Nộp hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo với thành phần hồ sơ và thời hạn nộp hồ sơ quy định tại Điều 5 và Khoản 1, Điều 6 của Quy chế này.

2. Tiến hành hội nghị, hội thảo theo đúng chương trình, thời gian, địa điểm, nội dung tài liệu, thành phần tham dự đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

3. Chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, tư liệu, số liệu sử dụng tại hội nghị, hội thảo nội dung các ấn phẩm phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo.

4. Thực hiện quy định về an ninh trật tự, bảo vệ bí mật Nhà nước, các quy định hiện hành về thông tin, tuyên truyền và các quy định của pháp luật Việt Nam trước, trong và sau hội nghị, hội thảo.

5. Có văn bản thông báo cho Sở Ngoại vụ và Công an tỉnh thành phần đại biểu là người nước ngoài tham dự hội nghị, hội thảo để phối hợp quản lý đoàn vào.

6. Trường hợp có vấn đề phát sinh trong thời gian tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thì phải kịp thời thông báo cho cơ quan cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo để phối hợp giải quyết.

7. Gửi báo cáo tóm tắt kết quả hội nghị, hội thảo đến cơ quan cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo trong thời hạn không quá 15 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc hội nghị, hội thảo quốc tế (theo mẫu số 2 kèm theo).

Điều 8. Trách nhiệm quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế

1. Chủ tịch UBND tỉnh thống nhất quản lý Nhà nước trên phạm vi toàn tỉnh.

2. Sở Ngoại vụ

a) Là cơ quan đầu mối để tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh.

b) Là cơ quan đầu mối để tiếp nhận, thẩm định hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh của các cơ quan, tổ chức trước khi giải quyết hoặc trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định.

c) Có trách nhiệm lấy ý kiến của các cơ quan trung ương, địa phương có liên quan đối với hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh.

d) Thanh tra, kiểm tra hoạt động tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh; tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh có biện pháp xử lý kịp thời đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm pháp luật hoặc cố ý làm trái các quy định của Quy chế này trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

e) Yêu cầu cơ quan tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, tư liệu, số liệu tại hội nghị, hội thảo, nội dung các ấn phẩm phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo.

g) Kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo mật Nhà nước; phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông và các cơ quan liên quan kiểm tra việc thực hiện các quy định về thông tin tuyên truyền trước, trong và sau hội nghị, hội thảo.

h) Theo dõi, tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh và Bộ Ngoại giao về tình hình tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh theo quy định.

3. Công an tỉnh

a) Tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về những vấn đề có liên quan đến an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội trong hội nghị, hội thảo quốc tế.

b) Phối hợp với Sở Ngoại vụ và các cơ quan liên quan quản lý, hướng dẫn và kiểm tra việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

c) Phối hợp với Sở Ngoại vụ và các cơ quan chức năng tiến hành kiểm tra, xử lý theo thẩm quyền hoặc tham mưu UBND tỉnh xử lý đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm pháp luật hoặc cố ý làm trái các quy định của Quy chế này.

4. Sở Thông tin và Truyền thông

Chủ trì, phối hợp với Sở Ngoại vụ và các cơ quan liên quan hướng dẫn, quản lý nhà nước về thông tin truyền thông và các quy định của pháp luật về hoạt động thông tin, tuyên truyền, phát hành các ấn phẩm trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế.

5. Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch

Có trách nhiệm quản lý, giải quyết thủ tục treo băng rôn, phướn quảng cáo và các hình thức quảng bá sau khi đã được cơ quan có thẩm quyền cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

6. Các Sở, ban ngành, hội, đoàn thể, UBND các huyện, thành phố

a) Chịu trách nhiệm phối hợp thẩm định hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung liên quan đến các lĩnh vực do mình quản lý theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

b) Khi được lấy ý kiến, phải có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Sở Ngoại vụ. Nếu quá thời hạn trên mà không có văn bản trả lời thì được xem như đồng ý.

c) Phối hợp với Sở Ngoại vụ, Công an tỉnh và các cơ quan, địa phương liên quan quản lý hoạt động tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo lĩnh vực và địa bàn quản lý của mình; đề nghị cấp có thẩm quyền đình chỉ hội nghị, hội thảo quốc tế nếu phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật và các quy định tại Quy chế này.

d) Khi có phát sinh những vấn đề hội nghị, hội thảo quốc tế, phải kịp thời thông báo cơ quan chức năng để phối hợp giải quyết.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 9. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện Quy chế này được đề nghị xét, khen thưởng theo quy định của pháp luật về thi đua khen thưởng.

2. Nếu phát hiện việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có dấu hiệu vi phạm pháp luật và các quy định của Quy chế này, Sở Ngoại vụ có quyền đình chỉ việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế. Trong trường hợp vượt quá thẩm quyền, Sở Ngoại vụ có trách nhiệm báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh và phối hợp với các cơ quan liên quan để xử lý vi phạm. Trong các trường hợp khác, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm sẽ xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 10. Sửa đổi, bổ sung Quy chế

Trong quá trình triển khai thực hiện Quy chế này, nếu có vướng mắc phát sinh, các cơ quan, đơn vị, tổ chức phản ánh về Sở Ngoại vụ để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế./.

PHỤ LỤC

MẪU VĂN BẢN XIN PHÉP TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ VÀ MẪU BÁO CÁO KẾT QUẢ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 3161/QĐ-UBND ngày 25 tháng 12 năm 2015 của Chủ tịch UBND tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu về tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh)

Mẫu 1: Công văn xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu gửi Sở Ngoại vụ tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC XIN PHÉP TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------------
Số: …………….	(Địa điểm), ngày….. tháng …… năm……

Kính gửi: Sở Ngoại vụ tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu

(Tên cơ quan, tổ chức xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế) xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế với nội dung như sau:

1. Tên hội nghị, hội thảo

2. Lý do, danh nghĩa, mục đích hội nghị, hội thảo

3. Nội dung, chương trình của hội nghị, hội thảo (đính kèm chương trình chi tiết); Nội dung, chương trình làm việc và các hoạt động bên lề hội thảo, hội nghị;

5. Hình thức và công nghệ tổ chức (trong trường hợp tổ chức hội thảo, hội nghị trực tuyến);

5. Người chủ trì, đồng chủ trì (nếu có)

6. Các cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức (phía Việt Nam và phía nước ngoài)

7. Thông tin về báo cáo viên người nước ngoài (lý lịch trích ngang chi tiết, trình độ chuyên môn) (trường hợp nhiều hơn 05 người phải lập thành danh sách);

8. Thành phần tham dự, số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài (trường hợp nhiều hơn 05 người phải lập thành danh sách)

9. Nguồn kinh phí

Đề nghị Sở Ngoại vụ tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu và các cơ quan có thẩm quyền xem xét, chấp thuận việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế nói trên.

Nơi nhận: - Như trên; - (Các cơ quan liên quan); - Lưu: ....

THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐƯỢC CẤP PHÉP TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ (Ký tên và đóng dấu)

Mẫu 2: Báo cáo tóm tắt kết quả hội nghị, hội thảo quốc tế gửi Cơ quan cấp phép

TÊN CƠ QUAN TỔ CHỨC ĐƯỢC CẤP PHÉP TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------------
Số: …………….	(Địa điểm), ngày….. tháng …… năm……

BÁO CÁO

Tóm tắt kết quả hội nghị, hội thảo quốc tế về…..

Kính gửi: ( Tên cơ quan cấp phép )

1. Tên hội nghị, hội thảo

2. Mục đích hội nghị, hội thảo

3. Nội dung, chương trình của hội nghị, hội thảo

4. Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo

5. Người chủ trì, đồng chủ trì (nếu có)

6. Các cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức (phía Việt Nam và phía nước ngoài)

7. Thông tin về báo cáo viên người nước ngoài

8. Thành phần tham dự, số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài (đính kèm danh sách - nếu có)

9. Nguồn kinh phí

10. Đánh giá tóm tắt kết quả hội nghị, hội thảo

11. Những vướng mắc, vấn đề phát sinh trong hội nghị, hội thảo đã hoặc chưa được xử lý (nếu có)

12. Những đề xuất, kiến nghị (nếu có).

Nơi nhận: - Như trên; - (Các cơ quan liên quan); - Lưu: ....

THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐƯỢC CẤP PHÉP TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ (Ký tên và đóng dấu)

BẢNG TỔNG HỢP Ý KIẾN CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ LIÊN QUAN

Dự Thảo Quyết Định
Ban hành Quy Chế Tổ Chức, Quản lý Hội Nghị, Hội Thảo Quốc Tế tại tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu

STT	Tên cơ quan	Đồng ý		Sửa đổi	Bổ sung	Ý kiến khác/Ghi chú	Giải pháp
I	UBND huyện, thành phố thuộc tỉnh
1	Thành phố Vũng Tàu	x
2	Huyện Châu Đức	x
3	Huyện Côn Đảo	x
4	Huyện Tân Thành	x
5	Huyện Đất Đỏ			Tại dự thảo Quy chế: - Khoản 3, Điều 1, Chương 1: từ “ Riêng hội nghị, .... Đã được UBND tỉnh ... Quy chế này” thành “ Riêng hội nghị, ... đã được Ủy ban nhân dân (viết tắt UBND) tỉnh... Quy chế này” - Điểm 2, Điều 3, Chương II: từ “ Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh...” thành “ "Chủ tịch UBND tỉnh....” - Tại Khoản 2, Điều 4 và Khoản 1, Điều 5, Chương II và Khoản 2, Điều 8, Chương III: Điều chỉnh các mục theo thứ tự tiếng Việt - Tại Khoản 6, Điều 8, Chương III: điều chỉnh “Các Sở, ban, ngành, hội, đoàn thể và UBND các huyện, thành phố” - Bỏ Điều 10, Chương IV - Tại Khoản 1, Điều 11, Chương IV: điều chỉnh thành "…..theo dõi, thanh tra, ...”	Tại dự thảo Quyết định: - Căn cứ Luật ban hành văn bản quy phạm phát luật ngày 03/6/2008. - Tại điều 1, bổ sung “Quy chế này gồm 4 chương, 11 điều” Tại điều 2, bổ sung “Quyết định này có hiệu lực sau 07(bảy) ngày kể từ ngày ký và thay thế quyết định....”		Đồng thuận và chỉnh sửa theo góp ý. Riêng phần góp ý tại điều 2, dự thảo Quyết định, do trước đây tỉnh chưa có Quyết định về ban hành Quy chế tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế nên sẽ không có phần “ … thay thế Quyết định ...”
6	Thành phố Bà Rịa	x
II	Sở, Ban, ngành thuộc tỉnh
1	Sở Công thương		Tại dự thảo Quy chế: Điểm b, Khoản 3, Điều 6: “Đối với hồ sơ do Chủ tịch UBND tỉnh cấp phép: Sở Ngoại vụ thẩm định hồ sơ và trình Chủ tịch UBND tỉnh trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp phải lấy ý kiến của các cơ quan liên quan thì thời hạn trên được kéo dài thêm nhưng không quá 10 ngày làm việc. Căn cứ hồ sơ trình của Sở Ngoại vụ, Chủ tịch UBND tỉnh xem xét và cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo trong thời hạn không quá 15 ngày làm việc, kể từ ngày Sở Ngoại vụ trình hồ sơ”				Theo Quyết định 76/2010/QĐ-TTg , các cơ quan, tổ chức xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo phải trình ít nhất là 20 ngày trước ngày dự kiến tổ chức, do đó, sửa đổi như sau: "Đối với hồ sơ do Chủ tịch UBND tỉnh cấp phép: Sở Ngoại vụ thẩm định hồ sơ và trình Chủ tịch UBND tỉnh trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Truờng hợp phải lấy ý kiến của các cơ quan liên quan thì thời hạn trên được kéo dài thêm nhưng không quá 10 ngày làm việc. Căn cứ hồ sơ trình của Sở Ngoại vụ. Chủ tịch UBND tỉnh xem xét và cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo trong thời hạn không quá 10 ngày làm việc, kể từ ngày Sở Ngoại vụ trình hồ sơ"
2	Sở Giáo dục và đào tạo	x
3	Sở Giao thông vận tải				Tại dự thảo Quy chế: Tại khoản 3, Điều 1: bổ sung “hội nghị, hội thảo xúc tiến đầu tư logistics và cảng biển, do Sở Giao thông vận tải tham mưu UBND tỉnh tổ chức thì không phải thực hiện theo quy trình cấp phép tại Quy chế này.”		Đồng thuận
4	Sở Kế hoạch và đầu tư		Tại dự thảo Quy chế: Về thời gian giải quyết hồ sơ thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND tỉnh và Giám đốc Sở Ngoại vụ: rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ từ 20 ngày xuống còn 15 ngày. - Quy định rõ thời gian thực hiện của từng cơ quan, bộ phận liên quan để phân định rõ trách nhiệm trong quá trình tổ chức thực hiện.				- Theo Quyết định 76/2010/QĐ-TTg , các cơ quan, tổ chức xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo phải trình ít nhất là 20 ngày trước ngày dự kiến tổ chức. - Đã có quy định rõ thời gian thực hiện của từng cơ quan, bộ phận liên quan tại Điều 6.
5	Sở Khoa học Công nghệ	x
6	Sở Lao động, Thương binh và Xã hội	x
7	Sở Nội vụ	x
8	Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn		Tại dự thảo Quy chế: - Điều chỉnh số thứ tự các Khoản tại Điều 5.			Điểm a, Khoản 2, Điều 4: Không phù hợp	- Đã loại bỏ.
9	Sở Tài chính	x
10	Sở Tư pháp					- Xây dựng dự thảo Quyết định ban hành Quy chế và lấy ý kiến góp ý của các đối tượng chịu sự tác động trực tiếp của văn bản. - Thực hiện đánh giá tác động đối với thủ tục hành chính. - Trên cơ sở các ý kiến góp ý của các cơ quan, đơn vị vào dự thảo, Sở Ngoại vụ xem xét hoàn chỉnh dự thảo và gửi hồ sơ đến Sở Tư pháp thẩm định trước khi trình UBND tỉnh ký ban hành.
11	Sở Xây dựng	x
12	Sở Y tế	x
13	Ban quản lý các khu công nghiệp	x
14	BCH Tỉnh Đoàn	x
15	Công an tỉnh	x
16	Ban Nội Chính	x

ỦY BAN TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU SỞ NGOẠI VỤ --------

Biểu mẫu 01A/ĐG-KSTT

BIỂU ĐÁNH GIÁ TÁC ĐỘNG CỦA THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

Tên dự án, dự thảo: Quyết định ban hành Quy chế tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu

I. SỰ CẦN THIẾT CỦA QUY ĐỊNH VỀ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TẠI DỰ ÁN, DỰ THẢO
1. Nội dung cụ thể trong ngành, lĩnh vực mà Nhà nước cần quản lý?	Nội dung 1: Quy định về tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu - Lý do Nhà nước cần quản lý: quy định cụ thể về việc tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại địa phương là một trong các nội dung quản lý thống nhất các hoạt động đối ngoại trên địa bản tỉnh. - Nêu rõ điều, khoản và tên văn bản quy định (nếu nội dung này đã được quy định/ban hành): Căn cứ khoản 5, Điều 5 và Điều 15, Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 67/2011/QĐ-TTg ngày 12/12/2011 của Thủ tướng Chính phủ về quản lý thống nhất các hoạt động đối ngoại của các Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Nội dung cụ thể như sau: + Khoản 5, Điều 5: Quy định Chủ tịch UBND tỉnh quyết định và chịu trách nhiệm việc tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế; .... + Điều 15: Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện việc tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế theo Quyết định số 76/2010/QD-TTg ngày 30 tháng 11 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và các quy định của pháp luật hiện hành. Riêng đối với các hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài phát sinh đột xuất chưa kịp lấy ý kiến bằng văn bản của các Bộ, cơ quan liên quan nhưng không có tính chất phức tạp, nhạy cảm, Ủy ban nhân dân tỉnh chủ động quyết định thực hiện và báo cáo Bộ Ngoại giao sau khi kết thúc hoạt động.
2. Nội dung quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp cụ thể của cá nhân, tổ chức cần được bảo đảm?	a) Quyền: Cơ quan, tổ chức Việt Nam và cơ quan, tổ chức nước ngoài được quyền tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu khi có nhu cầu. b) Nghĩa vụ: Cơ quan, tổ chức Việt Nam và cơ quan, tổ chức nước ngoài thực hiện theo đúng quy định hướng dẫn của thủ tục hành chính và quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành.
3. Những biện pháp có thể sử dụng để thực hiện Yêu cầu quản lý nhà nước; bảo đảm quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức nêu trên?	a) Đối với Nội dung 1 tại Mục [1.1] hoặc [1.2]: - Quy định TTHC: R + Tên TTHC 1: cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu (i) TTHC được: Quy định mới  Sửa đổi, bổ sung R Thay thế TTHC khác  (ii) Có thể quy định hình thức đơn giản hơn đối với TTHC này không? Có  Không R Nếu KHÔNG, nêu rõ lý do: cho phép bằng văn bản là hình thức giản đơn, tiết kiệm chi phí.
4. Lý do lựa chọn biện pháp quy định TTHC	a) Đối với Nội dung 1 tại Mục [1.3.a] - TTHC 1: + Lý do (nếu được sửa đổi, bổ sung, thay thế TTHC khác đề nghị nêu rõ ưu điểm so với TTHC hiện hành): - Các quy định tại Quyết định 1510/QĐ-UBND và Quyết định 1402/QĐ-UBND chưa nêu cụ thể một số hội nghị, hội thảo quốc tế không thực hiện theo quy trình cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, không quy định rõ thời gian thực hiện thủ tục hành chính. - Quyết định 1402/QĐ-UBND chưa phân cấp cụ thể các hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của UBND tỉnh và Sở Ngoại vụ. - Việc quy định rõ thời gian thực hiện thủ tục hành chính tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, quy định rõ vai trò của các cơ quan quản lý nhà nước tại tỉnh v/v quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh + Lý do không lựa chọn biện pháp khác: biện pháp cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế bằng văn bản cho phép, có kèm theo mẫu đơn xin phép và mẫu báo cáo kết quả hội thảo giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cho cơ quan, tổ chức xin phép cũng như cơ quan giải quyết TTHC.
II. ĐÁNH GIÁ SỰ CẦN THIẾT, TÍNH HỢP LÝ, TÍNH HỢP PHÁP CỦA TỪNG BỘ PHẬN CẤU THÀNH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH (Cơ quan chủ trì soạn thảo sử dụng Phần II Biểu 01A/ĐG-KSTT để đánh giá đối với từng TTHC dự kiến quy định tại dự án, dự thảo)

THỦ TỤC HÀNH CHÍNH : cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu

1. Tên thủ tục hành chính
a) Có được quy định rõ ràng và cụ thể không?			Có R Không £ Nếu KHÔNG, nêu rõ lý do:………………………………………………………………………….
b) Có chính xác và thống nhất với các văn bản quy phạm pháp luật có quy định về thủ tục hành chính này không?			Có R Không £ Nếu KHÔNG, nêu rõ lý do:………………………………………………………………………….
2. Trình tự thực hiện
a) Có được quy định rõ ràng và cụ thể về các bước thực hiện không?			Có R Không £ Nêu rõ lý do:…………………………………………………………………………………………………. + Tạo căn cứ pháp lý để các cơ quan liên quan thực hiện nhiệm vụ. + Tạo điều kiện để cơ quan, tổ chức có nhu cầu tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thực hiện quy trình, thủ tục nhanh chóng, thuận tiện mà vẫn đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật hiện hành.
b) Có được quy định hợp lý giữa các bước thực hiện để tạo thuận lợi, tiết kiệm chi phí cho cơ quan nhà nước, cá nhân, tổ chức khi thực hiện?			Có R Không £ Nêu rõ lý do: ……………………………………………………………………………………………………
c) Có được quy định, phân định rõ trách nhiệm và nội dung công việc của cơ quan nhà nước và cá nhân, tổ chức khi thực hiện không?			Có R Không £ Nêu rõ lý do: ……………………………………………………………………………………………………
d) Có áp dụng cơ chế liên thông không?			Có R Không £ Nêu rõ lý do: ……………………………………………………………………………………………………
e) Có quy định việc kiểm tra, đánh giá, xác minh thực tế của cơ quan nhà nước không?			Có R Không £ Nếu có, nêu rõ: - Lý do quy định: + Theo quy định tại điểm a, khoản 2 và điểm a, khoản 3, Điều 4, Quyết định 76/2010/QĐ- TTg, thực hiện việc kiểm tra, đánh giá, xác minh thực tế bằng cách lấy ý kiến bằng văn bản của các cơ quan liên quan. + Nhằm đảm bảo đúng đối tượng điều chỉnh của thủ tục hành chính với đầy đủ tư cách pháp nhân và nội dung hội nghị, hội thảo quốc tế phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành. - Căn cứ quy định: + Được quy định mới tại dự án, dự thảo £ + Đã được quy định tại văn bản khác R Nêu rõ điều, khoản và tên văn bản tương ứng: điểm a, khoản 2 và điểm a, khoản 3, Điều 4, Quyết định 76/2010/QĐ-TTg . - Các biện pháp có thể thay thế: Có £ Không R Nếu CÓ, nêu rõ lý do vẫn quy định như tại dự án, dự thảo:……………………………………………..
3. Cách thức thực hiện
a) Nộp hồ sơ: Trực tiếp R Bưu điện R Mạng R b) Nhận kết quả: Trực tiếp R Bưu điện R Mạng £			- Có được quy định rõ ràng, cụ thể không? Có R Không £ Nêu rõ lý do: giảm chi phí đi lại, thời gian, bảo đảm tiện lợi cho cá nhân, tổ chức đến làm thủ tục. - Có được quy định phù hợp và tạo thuận lợi, tiết kiệm chi phí cho cơ quan nhà nước, cá nhân, tổ chức khi thực hiện không? Có R Không £ Nêu rõ lý do: giảm chi phí đi lại, thời gian, bảo đảm tiện lợi cho cá nhân, tổ chức đến làm thủ tục.
4. Hồ sơ
a) Tên thành phần hồ sơ 1: Công văn xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế			- Nêu rõ lý do quy định: + Theo quy định tại điểm b, khoản 2, và điểm a, khoản 3, Điều 4, Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg về việc tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam. + Căn cứ để xem xét việc xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu của cá nhân, tổ chức - Yêu cầu, quy cách: Văn bản (tờ trình, đề án, công văn xin phép, đơn xin phép, ...), bao gồm các nội dung sau: a. Lý do, danh nghĩa tổ chức, mục đích của hội nghị, hội thảo; b. Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo; địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có); c. Hình thức và công nghệ tổ chức (trong trường hợp tổ chức hội nghị, hội thảo trực tuyến); d. Nội dung, chương trình làm việc và các hoạt động bên lề hội nghị, hội thảo; e. Thành phần tham gia tổ chức: cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có); g. Thành phần tham dự: số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu, bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài (đại biểu nước ngoài cần cung cấp rõ quốc tịch, số hộ chiếu, ngày cấp hộ chiếu); h. Thông tin về báo cáo viên người nước ngoài trình bày trong hội nghị, hội thảo (lý lịch trích ngang, trình độ chuyên môn); i. Nguồn kinh phí (cơ quan chi trả, phối hợp chi trả hoặc cơ quan tài trợ). - Lý do quy định: + Đối với điểm a, b, c, d, e: theo quy định tại điểm b, khoản 2 và điểm a, khoản 3, Điều 4, Quyết định 76/2010/QĐ-TTg + Đối với điểm g: theo quy định tại điểm điểm b, khoản 2 và điểm a, khoản 3, Điều 4, Quyết định 76/2010/QĐ-TTg về “Thành phần tham dự: số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu, bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài”; bổ sung “...(đại biểu nước ngoài cần cung cấp rõ quốc tịch, số hộ chiếu, ngày cấp hộ chiếu)”. Lý do: căn cứ để phối hợp với Công an tỉnh để quản lý xuất, nhập cảnh của người nước ngoài, quản lý người nước ngoài trong thời gian lưu trú trên địa bàn tỉnh. + Đối với điểm h: kiểm tra sự phù hợp của người nước ngoài đối với hội nghị, hội thảo quốc tế đang xin phép tổ chức; đồng thời, tránh việc lợi dụng hội nghị, hội thảo quốc tế, dùng người nước ngoài tuyên truyền, diễn biến hòa bình, chống phá Nhà nước.
b) Tên thành phần hồ sơ 2: Bản sao giấy đăng ký kinh doanh, Giấy phép hoạt động theo đúng ngành nghề đăng ký hoặc chứng từ chứng minh tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật Việt Nam (dành cho đối tượng là các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hoặc các cơ quan, tổ chức Việt Nam khác); bản sao giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp phép cho tổ chức nước ngoài đó hoạt động tại Việt Nam. (dành cho đối tượng là các tổ chức nước ngoài)			- Nêu rõ lý do quy định: xác minh tư cách pháp nhân tại thời điểm dự kiến tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế; tránh việc các cá nhân, tổ chức không có đầy đủ tư cách pháp nhân tuyên truyền, dụ dỗ, lôi kéo và xâm hại lợi ích của người tham gia hội nghị, hội thảo; tránh việc các cá nhân, tổ chức chống đối Nhà nước lợi dụng hội nghị, hội thảo quốc tế để tuyên truyền, diễn biến, đưa các thông tin sai sự thật. - Yêu cầu, quy cách: Bản sao đã được công chứng Lý do quy định: bảo đảm bản sao không bị sai lệch, chỉnh sửa so với bản gốc để làm căn cứ xem xét.
Các thành phần hồ sơ nêu trên có bao gồm đầy đủ các giấy tờ, tài liệu để chứng minh việc đáp ứng yêu cầu, điều kiện thực hiện TTHC không?			Có R Không  Nếu KHÔNG, nêu rõ lý do:……………………………………………………………………………….
Số lượng bộ hồ sơ: 01 (một) bộ			Lý do (nếu quy định từ 02 bộ hồ sơ trở lên):…………………………………………………………...
5. Thời hạn giải quyết
			- Có được quy định rõ ràng và cụ thể không? Có R Không  - Nêu rõ lý do: đảm bảo cơ quan, tổ chức được kịp thời cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế - Thời hạn: a. Thời hạn nộp hồ sơ: ít nhất là 20 ngày làm việc trước ngày dự kiến tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế b. Thời hạn giải quyết: + Đối với hồ sơ do Giám đốc Sở Ngoại vụ cấp phép: - Không quá 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. - Trường hợp phải lấy ý kiến của các cơ quan liên quan: không quá 10 ngày làm việc + Đối với hồ sơ do Chủ tịch UBND tỉnh cấp phép: không quá 15 ngày làm việc - Sở Ngoại vụ thẩm định hồ sơ và trình Chủ tịch UBND tỉnh trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. - Trường hợp lấy ý kiến của các cơ quan liên quan: Sở Ngoại vụ thẩm định hồ sơ, lấy ý kiến các cơ quan liên quan, tổng hợp và trình Chủ tịch UBND tỉnh trong thời hạn không quá 10 ngày làm việc. - Căn cứ hồ sơ trình của Sở Ngoại vụ, Chủ tịch UBND tỉnh xem xét và cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trong vòng không quá 10 ngày làm việc, kể từ ngày Sở Ngoại vụ trình hồ sơ. - Lý do: + Điểm a: theo quy định tại điểm b, khoản 2 và điểm a, khoản 3, Điều 4, Quyết định 76/2010/QĐ-TTg quy định thời hạn nộp hồ sơ ít nhất là 20 ngày trước ngày dự kiến tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế. Tuy nhiên, để tránh bị động cho tổ chức xin phép và đơn vị giải quyết hồ sơ vào những thời gian (nhất là các dịp lễ, Tết, các dịp có kỳ nghỉ dài), nên quy định thời gian là 20 ngày làm việc. + Điểm b: đảm bảo nhanh chóng, thuận tiện, phù hợp với việc giải quyết công việc cho cơ quan, tổ chức xin phép hội thảo và cơ quan thực hiện TTHC,đồng thời, phù hợp với quy định tại điểm a.
6. Cơ quan thực hiện
			- Có được quy định rõ ràng, cụ thể về cơ quan thực hiện không? Có R Không  Nêu rõ lý do:………………………………………………………………………………………………… - Có được quy định áp dụng tối đa các giải pháp phân cấp hoặc ủy quyền cho cơ quan hành chính cấp dưới hoặc địa phương giải quyết không? Có R Không  Nêu rõ lý do: Căn cứ Quyết định 1402/QD-UBND ngày 24/6/2011 của Chủ tịch UBND tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu về việc ủy quyền cho Giám đốc Sở Ngoại vụ ký Giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.
7. Đối tượng thực hiện
a) Đối tượng thực hiện: - Tổ chức: Trong nước R Nước ngoài  Mô tả rõ: các cơ quan, tổ chức thực hiện TTHC và các cơ quan, tổ chức có nhu cầu xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh, cụ thể như sau: 1. Các cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, các tổ chức chính trị - xã hội, các hội đoàn thể cấp tỉnh; Ủy ban Nhân dân các huyện, thành phố thuộc tỉnh; các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu; các doanh nghiệp và các tổ chức khác được thành lập theo quy định của pháp luật; các cơ quan, tổ chức Trung ương hoặc địa phương khác đến tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu 2. Các cơ quan, tổ chức nước ngoài đã được cấp có thẩm quyền của Việt Nam cho phép hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam. - Cá nhân: Trong nước  Nước ngoài  Mô tả rõ:………………………………………….. b) Phạm vi áp dụng: - Toàn quốc R Vùng  Địa phương R - Nông thôn  Đô thị  Miền núi  Biên giới, hải đảo  c) Dự kiến số lượng đối tượng thực hiện/1 năm: 15			- Lý do quy định: + Về đối tượng: theo quy định tại Điều 2, Quyết định 76/2010/Qđ-TTg + Về phạm vi: TTHC áp dụng cho các cơ quan, tổ chức trong phạm vi toàn quốc có nhu cầu tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu - Có thể mở rộng/ thu hẹp đối tượng, phạm vi để tăng số đối tượng thực hiện được hưởng lợi không?: Có  Không R - Nêu rõ lý do: không áp dụng cho cá nhân (trong nước và nước ngoài) do không có quy định tại Quyết định 76/2010/QĐ-TTg. Đồng thời, để bảo đảm an ninh về chính trị - tư tưởng, bảo đảm lợi ích cho người tham dự hội thảo, các cơ quan, tổ chức nước ngoài chỉ được thực hiện hội nghị, hội thảo quốc tế khi đã được cấp có thẩm quyền của Việt Nam cho phép hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam.
8. Phí, lệ phí
a) TTHC có quy định về phí, lệ phí không? - Phí:      Không R Có  - Lệ phí: Không R Có 			- Mức phí, lệ phí: + Mức phí (hoặc đính kèm biểu phí): không quy định + Mức lệ phí (hoặc đính kèm biểu lệ phí): không quy định + Mức phí, lệ phí có phù hợp không: Có R Không  Lý do: giảm thiểu chi phí tối đa cho công dân. - Mức phí, lệ phí được quy định tại: + Dự án, dự thảo R + Văn bản khác R (i) Nêu rõ điều, khoản và tên văn bản ứng:…………………………………………… (ii) Nếu chưa ban hành, nêu rõ lý do:…………………………………………………..
b) Ngoài phí, lệ phí cá nhân, tổ chức có các chi trả nào khác? Không R Có 			- Nội dung chi trả:………………………………………………………………………… Lý do chi trả: ……………………………………………………………………………… - Mức chi trả: ……………………………………………………………………………… Mức chi trả này có phù hợp không: Có  Không  Lý do:………………………………………………………………………………………..
c) Dự kiến chi phí tuân thủ TTHC:			Mức chi phí này có phù hợp không: Có  Không  Lý do:……………………………………………………………………………………….
9. Mẫu đơn, tờ khai
TTHC có quy định về mẫu đơn, tờ khai không?			Có R Không  - Nếu CÓ, quy định về: Mẫu đơn R Tờ khai  - Nếu KHÔNG, nêu rõ lý do:…………………………………………………………………
a) Tên mẫu đơn, tờ khai 1: Công văn xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu Có quy định việc xác nhận tại đơn, tờ khai không? Có  Không R Nếu CÓ, nêu rõ: - Lý do:…………………………………….. - Có quy định rõ cơ quan nhà nước hay người có thẩm quyền và nội dung xác nhận không? Có  Không R Nêu rõ lý do:……………………………			Những nội dung (nhóm) thông tin cần cung cấp trong mẫu đơn, tờ khai: a. Tên hội nghị, hội thảo; b. Lý do, danh nghĩa tổ chức, mục đích của hội nghị, hội thảo; b. Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo; địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có); c. Nội dung, chương trình làm việc và các hoạt động bên lề hội nghị, hội thảo (đính kèm chương trình chi tiết); d. Hình thức và công nghệ tổ chức (trong trường hợp tổ chức hội nghị, hội thảo trực tuyến); d. Người chủ trì, đồng chủ trì (nếu có); đ. Các cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức (phía Việt Nam và phía nước ngoài); e. Thông tin về báo cáo viên người nước ngoài trình bày trong hội nghị, hội thảo (lý lịch trích ngang, trình độ chuyên môn) (trường hợp nhiều hơn 05 người phải lập thành danh sách); g. Thành phần tham dự, số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài (trường hợp nhiều hơn 05 người phải lập thành danh sách); h. Nguồn kinh phí (cơ quan chi trả, phối hợp chi trả hoặc cơ quan tài trợ).
b) Tên mẫu đơn, tờ khai 2: Báo cáo tóm tắt kết quả hội nghị, hội thảo quốc tế về ...(tên hội nghị, hội thảo)			Những nội dung (nhóm) thông tin cần cung cấp trong mẫu đơn, tờ khai: 1. Tên hội nghị, hội thảo 2. Mục đích hội nghị, hội thảo 3. Nội dung, chương trình của hội nghị, hội thảo 4. Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo
			5. Người chủ trì, đồng chủ trì (nếu có) 6. Các cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức (phía Việt Nam và phía nước ngoài) 7. Thông tin về báo cáo viên người nước ngoài 8. Thành phần tham dự, số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài 9. Nguồn kinh phí 10. Đánh giá tóm tắt kết quả hội nghị, hội thảo 11. Những vướng mắc, vấn đề phát sinh trong hội nghị, hội thảo đã hoặc chưa được xử lý (nếu có) 12. Những đề xuất, kiến nghị (nếu có)
10. Yêu cầu, điều kiện
TTHC này có quy định yêu cầu, điều kiện không?			Không R có 
11. Kết quả
- Giấy phép			- Có quy định về thời hạn có giá trị hiệu lực: Có    Không  + Nếu CÓ, nêu thời hạn cụ thể:…………………………..tháng/năm + Nếu KHÔNG, nêu rõ lý do: Văn bản chấp thuận chỉ áp dụng 1 lần cho 1 hội nghị, hội thảo quốc tế đã được xin phép, hết hiệu lực khi hết thời gian tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế. - Phạm vi có giá trị hiệu lực: Toàn quốc    Địa phươngR Lý do: Văn bản chấp thuận của Sở Ngoại vụ tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu và chủ tịch UBND tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu chỉ có hiệu lực trên địa bàn tỉnh. - Có thể kéo dài thời hạn/ thay đổi phạm vi giá trị hiệu lực: Có R Không  Lý do: trong trường hợp cơ quan, tổ chức xin phép đổi thời gian tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, giữ nguyên các nội dung, thành phần tham dự thì cơ quan thực hiện TTHC thay đổi thời gian giá trị hiệu lực của văn bản chấp thuận. - Có quy định điều kiện có hiệu lực của kết quả: Có  Không R Lý do: …………………………………………………………………………………………… - Mẫu kết quả TTHC có phù hợp về nội dung, hình thức: Có R Không  Lý do: ……………………………………………………………………………………………
- Giấy chứng nhận	
- Giấy đăng ký	
- Chứng chỉ	
- Thẻ	
- Quyết định hành chính	
- Văn bản xác nhận/ chấp thuận	R
- Loại khác	
Đề nghị nêu rõ:………………………………………
12. Quy định về từng bộ phận cấu thành của TTHC có mâu thuẫn, chồng chéo hoặc không phù hợp, thống nhất với quy định tại các văn bản khác không?
a) Với văn bản của cơ quan cấp trên		- Có  Không  - Nếu CÓ, đề nghị nêu rõ: + Tên bộ phận cấu thành:…………………………………………………………………….. + Nêu rõ điều, khoản, tên văn bản tương ứng và lý do vẫn quy định như tại dự án, dự thảo:……………………………………..
b) Với văn bản của cơ quan khác		- Có  Không  - Nếu CÓ, đề nghị nêu rõ: + Tên bộ phận cấu thành:…………………………………………………………………….. + Nêu rõ điều, khoản, tên văn bản tương ứng và lý do vẫn quy định như tại dự án, dự thảo:……………………………………..
c) Với Điều ước quốc tế mà Việt Nam gia nhập, ký kết		- Có  Không  - Nếu CÓ, đề nghị nêu rõ: + Tên bộ phận cấu thành:…………………………………………………………………….. + Nêu rõ điều, khoản, tên văn bản tương ứng và lý do vẫn quy định như tại dự án, dự thảo:……………………………………..
III. THÔNG TIN LIÊN HỆ
Họ và tên người điền: Nguyễn Thị Thùy Liên - chuyên viên, Phòng Lễ tân và Hợp tác Quốc tế, Sở Ngoại vụ tỉnh BR-VT Điện thoại cố định: 064.3856 120 (ext: 104); Di động: [phone]; E-mail: [email protected]