Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử

• Số hiệu: 68/2019/TT-BTC
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Tài chính
• Người ký: Trần Xuân Hà
• Ngày ban hành: 30/09/2019

BỘ TÀI CHÍNH -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 68/2019/TT-BTC	Hà Nội, ngày 30 tháng 9 năm 2019

THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN MỘT SỐ ĐIỀU CỦA NGHỊ ĐỊNH SỐ 119/2018/NĐ-CP NGÀY 12 THÁNG 9 NĂM 2018 CỦA CHÍNH PHỦ QUY ĐỊNH VỀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ KHI BÁN HÀNG HÓA, CUNG CẤP DỊCH VỤ

Căn cứ Luật tổ chức Chính phủ ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật quản lý thuế ngày 29 tháng 11 năm 2006 và các Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật quản lý thuế;

Căn cứ Luật thuế giá trị gia tăng ngày 03 tháng 6 năm 2008 và các Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế giá trị gia tăng;

Căn cứ Luật kế toán ngày 20 tháng 11 năm 2015;

Căn cứ Luật giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;

Căn cứ Luật công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;

Căn cứ Nghị định số 87/2017/NĐ-CP ngày 26 tháng 7 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;

Theo đề nghị của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế,

Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Thông tư hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ như sau:

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này hướng dẫn một số nội dung về hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (sau đây gọi là Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) bao gồm: nội dung hóa đơn điện tử, thời điểm lập hóa đơn điện tử, định dạng hóa đơn điện tử, áp dụng hóa đơn điện tử, cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, quản lý sử dụng hóa đơn điện tử, xây dựng quản lý cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử và tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Tổ chức, doanh nghiệp, hộ, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bao gồm:

a) Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Luật các tổ chức tín dụng, Luật Kinh doanh bảo hiểm, Luật Chứng khoán, Luật dầu khí và các văn bản quy phạm pháp luật khác dưới các hình thức: Công ty cổ phần; công ty trách nhiệm hữu hạn; công ty hợp danh; doanh nghiệp tư nhân;

b) Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;

c) Tổ chức được thành lập và hoạt động theo Luật hợp tác xã;

d) Tổ chức khác;

đ) Hộ, cá nhân kinh doanh.

2. Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ.

3. Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử bao gồm: Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử; tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử và các dịch vụ khác liên quan đến hóa đơn điện tử.

4. Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, đăng ký và sử dụng hóa đơn.

Điều 3. Nội dung của hóa đơn điện tử

1. Nội dung của hóa đơn điện tử:

a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn

a.1) Tên hóa đơn là tên của từng loại hóa đơn quy định tại Điều 5 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP được thể hiện trên mỗi hóa đơn, như: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG, PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN ĐIỆN TỬ, TEM, VÉ, THẺ…

a.2) Ký hiệu mẫu số hóa đơn

Ký hiệu mẫu số hóa đơn là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để phản ánh loại hóa đơn như sau:

- Số 1: Phản ánh loại Hóa đơn giá trị gia tăng.

- Số 2: Phản ánh loại Hóa đơn bán hàng.

- Số 3: Phản ánh loại Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.

- Số 4: Phản ánh các loại hóa đơn khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều này.

a.3) Ký hiệu hóa đơn

Ký hiệu hóa đơn là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:

- Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K để thể hiện hóa đơn điện tử loại có mã của cơ quan thuế hoặc loại không có mã của cơ quan thuế trong đó: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

- Hai ký tự tiếp theo là 2 chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2019 thì thể hiện là số 19; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2021 thì thể hiện là số 21.

- Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T hoặc D hoặc L hoặc M thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:

+ Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

+ Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.

+ Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.

+ Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.

- Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY.

- Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết).

- Ví dụ thể hiện các ký tự của ký hiệu mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn:

+ “1C21TAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2021 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

+ “2C21TBB” – là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2021 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh ký sử dụng với cơ quan thuế.

+ “1C22LBB” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.

+ “1K22TYY” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

+ “1K22DAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.

+ “3K22TAB” – là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử loại không có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là chứng từ điện tử có nội dung của hóa đơn điện tử do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.

a.4) Số hóa đơn

- Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.

- Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.

b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

Trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế)

c.1) Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

c.2) Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua. Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại Khoản 3 Điều này thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua. Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài.

d) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.

d.1) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ

- Tên hàng hóa, dịch vụ: Trên hóa đơn phải thể hiện tên hàng hóa, dịch vụ bằng tiếng Việt. Trường hợp bán hàng hóa có nhiều chủng loại khác nhau thì tên hàng hóa thể hiện chi tiết đến từng chủng loại (ví dụ: điện thoại Samsung, điện thoại Nokia…). Trường hợp hàng hóa phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì trên hóa đơn phải thể hiện các số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu (ví dụ: Số khung, số máy của ô tô, mô tô, địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của một ngôi nhà…). Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình, dịch vụ công nghệ thông tin, bảo hiểm được bán theo kỳ nhất định thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ.

Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dạng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Trường hợp hàng hóa, dịch vụ được giao dịch có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ thì trên hóa đơn phải ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ.

- Đơn vị tính: Người bán căn cứ vào tính chất, đặc điểm của hàng hóa để xác định tên đơn vị tính của hàng hóa thể hiện trên hóa đơn theo đơn vị tính là đơn vị đo lường (ví dụ như: tấn, tạ, yến, kg, g, mg hoặc lượng, lạng, cái, con, chiếc, hộp, can, thùng, bao, gói, tuýp, m^3, m^2, m...). Đối với dịch vụ thì đơn vị tính xác định theo từng lần cung cấp dịch vụ và nội dung dịch vụ cung cấp.

- Số lượng hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi số lượng bằng chữ số Ả-rập căn cứ theo đơn vị tính nêu trên.

- Đơn giá hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi đơn giá hàng hóa, dịch vụ theo đơn vị tính nêu trên.

d.2) Thuế suất thuế giá trị gia tăng: Thuế suất thuế giá trị gia tăng thể hiện trên hóa đơn là thuế suất thuế giá trị gia tăng tương ứng với từng loại hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

d.3) Thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng được thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả-rập, trừ trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì thể hiện theo nguyên tệ.

Tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn được thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả rập và bằng chữ tiếng Việt, trừ trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì tổng số tiền thanh toán thể hiện bằng nguyên tệ và bằng chữ tiếng nước ngoài.

Trường hợp cơ sở kinh doanh áp dụng hình thức chiết khấu thương mại dành cho khách hàng hoặc khuyến mại theo quy định của pháp luật thì phải thể hiện rõ khoản chiết khấu thương mại, khuyến mại trên hóa đơn điện tử. Việc xác định giá tính thuế giá trị gia tăng (thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng) trong trường hợp áp dụng chiết khấu thương mại dành cho khách hàng hoặc khuyến mại thực hiện theo quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng.

đ) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua

- Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

- Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì người mua ký số, ký điện tử trên hóa đơn.

- Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua thực hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều này.

e) Thời điểm lập hóa đơn điện tử

Thời điểm lập hóa đơn điện tử xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm (ví dụ: ngày 30 tháng 4 năm 2019) và phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư này.

g) Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Khoản 5 Điều 3 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

h) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) theo hướng dẫn tại điểm d.3 khoản này và các nội dung khác liên quan (nếu có).

2. Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn điện tử

a) Chữ viết hiển thị trên hóa đơn là tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dạng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn.

b) Chữ số hiển thị trên hóa đơn là chữ số Ả-rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Người bán được lựa chọn: sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.), nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị hoặc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán.

c) Đồng tiền ghi trên hóa đơn là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”.

- Trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối, thì đơn giá, thành tiền, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ. Người bán đồng thời thể hiện trên hóa đơn tỷ giá nguyên tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.

- Mã ký hiệu ngoại tệ theo tiêu chuẩn quốc tế (ví dụ: 13.800,25 USD - Mười ba nghìn tám trăm đô la Mỹ và hai mươi nhăm xu, ví dụ: 5.000 EUR- Năm nghìn euro).

- Trường hợp bán hàng hóa phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối và được nộp thuế bằng ngoại tệ thì tổng số tiền thanh toán thể hiện trên hóa đơn thể hiện theo nguyên tệ, không phải quy đổi ra đồng Việt Nam.

3. Một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung

a) Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài). Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên.

b) Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.

c) Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng. Người bán phải đảm bảo lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh theo quy định và đảm bảo có thể tra cứu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

d) Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử, chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng. Trường hợp tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

đ) Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số, chữ ký điện tử người bán.

Trường hợp tổ chức kinh doanh hoặc tổ chức không kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không thì chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho các cá nhân của tổ chức kinh doanh, cá nhân của tổ chức không kinh doanh thì không được xác định là hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải hàng không hoặc đại lý phải lập hóa đơn điện tử có đầy đủ các nội dung theo quy định giao cho tổ chức có cá nhân sử dụng dịch vụ vận tải hàng không.

e) Đối với hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

g) Đối với Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử thì trên Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử không thể hiện các tiêu thức người mua mà thể hiện tên người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa chỉ kho xuất hàng, địa chỉ kho nhập hàng; không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán.

h) Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

4. Nội dung khác trên hóa đơn điện tử

a) Ngoài nội dung khác theo hướng dẫn tại khoản 1, khoản 3 Điều này, doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh có thể tạo thêm thông tin về biểu trưng hay lo-go để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hay hình ảnh đại diện của người bán. Tùy theo đặc điểm, tính chất giao dịch và yêu cầu quản lý, trên hóa đơn có thể thể hiện thông tin về Hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và các thông tin khác.

b) Đối với Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử trên phiếu thể hiện các thông tin liên quan lệnh điều động nội bộ, người nhận hàng, người xuất hàng, địa chỉ kho xuất, địa chỉ kho nhận; phương tiện vận chuyển cụ thể:

- Tên người xuất hàng, Lệnh điều động nội bộ.

- Địa chỉ kho xuất hàng, tên người vận chuyển và phương tiện vận chuyển.

- Tên người nhận hàng.

- Địa chỉ kho nhận hàng.

5. Mẫu hiển thị của một số loại hóa đơn kèm theo Phụ lục số 1 ban hành kèm theo Thông tư này có tính chất tham khảo.

6. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế tiếp tục thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính tại Thông tư số 72/2014/TT-BTC ngày 30/5/2014 của Bộ Tài chính quy định về hoàn thuế giá trị gia tăng đối với hàng hóa của người nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài mang theo khi xuất cảnh.

Điều 4. Thời điểm lập hóa đơn điện tử

1. Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ được xác định theo quy định tại Khoản 1, Khoản 2, Khoản 3 Điều 7 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

2. Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với các trường hợp khác được hướng dẫn như sau:

a) Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với hoạt động cung cấp điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình, dịch vụ công nghệ thông tin được bán theo kỳ nhất định thực hiện chậm nhất không quá bảy (7) ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình, dịch vụ công nghệ thông tin. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình, dịch vụ công nghệ thông tin với người mua.

b) Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

c) Đối với tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng:

c.1) Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì thời điểm lập hóa đơn điện tử là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.

c.2) Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Thời điểm lập hóa đơn điện tử thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều này.

d) Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với các trường hợp mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế chậm nhất không quá năm (5) ngày kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử.

3. Đối với hoạt động tìm kiếm thăm dò, khai thác dầu thô, condensate và khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than, thời điểm lập hóa đơn bán dầu thô, condensate, khí thiên nhiên, dầu khí chế biến căn cứ quy định khoản 1, khoản 3 Điều 7 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Điều 5. Định dạng hóa đơn điện tử

1. Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).

2. Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

3. Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư này.

4. Tổ chức, doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp phải đáp ứng yêu cầu sau:

a) Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 5 Mbps.

b) Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.

c) Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

5. Hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

Điều 6. Áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

1. Các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, sử dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế thực hiện theo quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4 và khoản 6 Điều 12 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

Đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế theo khoản 2 Điều 12 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP thì các lĩnh vực điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại được xác định theo ngành kinh tế cấp 4 theo Danh mục hệ thống ngành kinh tế quốc dân ban hành kèm theo Quyết định số 27/2018/QĐ-TTg ngày 7/6/2018 của Thủ tướng Chính phủ, trong đó đối với hoạt động kinh doanh thương mại điện tử được xác định theo mã ngành bán lẻ theo yêu cầu đặt hàng qua internet; kinh doanh siêu thị được xác định theo mã ngành bán lẻ trong siêu thị, trong cửa hàng tiện lợi; kinh doanh thương mại được xác định theo các mã ngành bán buôn, bán lẻ các mặt hàng.

2. Các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế gồm:

a) Doanh nghiệp, tổ chức nêu tại khoản 1 Điều này đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử kết nối từ máy tính tiền.

b) Hộ, cá nhân kinh doanh quy định tại khoản 5 Điều 12 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

3. Việc áp dụng hóa đơn điện tử đối với các trường hợp rủi ro cao về thuế được thực hiện như sau:

a) Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế quy định tại điểm b khoản này thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

b) Doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế là doanh nghiệp có vốn chủ sở hữu dưới 15 tỷ đồng và có một trong các dấu hiệu sau:

b.1) Không có quyền sở hữu, quyền sử dụng hợp pháp các cơ sở vật chất sau: nhà máy; xưởng sản xuất; kho hàng; phương tiện vận tải; cửa hàng và các cơ sở vật chất khác.

b.2) Doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực khai thác đất, đá, cát, sỏi.

b.3) Doanh nghiệp có giao dịch qua ngân hàng đáng ngờ theo quy định của pháp luật về phòng, chống rửa tiền.

b.4) Doanh nghiệp có doanh thu từ việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho các doanh nghiệp khác mà chủ các doanh nghiệp này có mối quan hệ cha mẹ, vợ chồng, anh chị em ruột hoặc quan hệ liên kết sở hữu chéo chiếm tỷ trọng trên 50% trên tổng doanh thu kinh doanh trên Tờ khai quyết toán thuế TNDN của năm quyết toán.

b.5) Doanh nghiệp không thực hiện kê khai thuế theo quy định: Không nộp hồ sơ khai thuế hoặc nộp hồ sơ khai thuế sau 90 ngày kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế hoặc kể từ ngày bắt đầu hoạt động kinh doanh theo giấy phép đăng ký kinh doanh; nghỉ kinh doanh quá thời hạn đã thông báo tạm nghỉ kinh doanh với cơ quan thuế và cơ quan thuế kiểm tra xác nhận doanh nghiệp có sản xuất kinh doanh nhưng không kê khai thuế; không còn hoạt động kinh doanh tại địa chỉ đã đăng ký kinh doanh và không khai báo với cơ quan thuế hoặc cơ quan thuế kiểm tra không xác định được nơi đăng ký thường trú, tạm trú của người đại diện theo pháp luật, chủ doanh nghiệp.

b.6) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh từ 2 lần trở lên trong vòng 12 tháng mà không khai báo theo quy định hoặc không kê khai, nộp thuế ở nơi đăng ký mới theo quy định.

b.7) Doanh nghiệp đang mua hóa đơn của cơ quan thuế (thực hiện Quyết định “về việc doanh nghiệp có rủi ro cao chuyển sang sử dụng hóa đơn của cơ quan thuế”) được cơ quan thuế Thông báo chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

b.8) Trong thời gian 01 năm tính đến thời điểm đánh giá:

- Doanh nghiệp bị cơ quan thuế ban hành Quyết định xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn liên quan đến hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, sử dụng bất hợp pháp hóa đơn dẫn đến trốn thuế, gian lận thuế, nộp chậm tiền thuế, khai thiếu nghĩa vụ thuế và bị xử phạt từ 20 triệu đồng trở lên;

- Doanh nghiệp bị cơ quan thuế ban hành Quyết định xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn 02 lần/năm với tổng số tiền phạt 8 triệu đồng trở lên;

- Doanh nghiệp bị cơ quan thuế ban hành Quyết định xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn từ 03 lần/năm.

c) Tổng cục Thuế có trách nhiệm xây dựng tiêu chí rủi ro trình cấp có thẩm quyền ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền; xây dựng quy trình nghiệp vụ và hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin áp dụng thống nhất trong toàn quốc nhằm đánh giá xác định các trường hợp có dấu hiệu rủi ro trong việc phát hành và sử dụng hóa đơn.

d) Cơ quan thuế quản lý trực tiếp (Cục thuế, Chi cục thuế) có trách nhiệm thông báo cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuộc loại rủi ro cao về thuế (thông báo theo Mẫu số 07 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

đ) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có sử dụng hóa đơn điện tử thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trong 12 tháng hoạt động liên tục. Sau thời gian 12 tháng, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuộc trường hợp rủi ro nếu được cơ quan thuế qua rà soát xác định không rủi ro, đáp ứng được điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử không mã, và có đề nghị sử dụng hóa đơn điện tử không có mã thì thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 20 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

4. Hướng dẫn việc cấp và khai xác định nghĩa vụ thuế khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh.

a) Loại hóa đơn cấp theo từng lần phát sinh

a.1) Cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh là hóa đơn bán hàng trong các trường hợp:

- Hộ, cá nhân kinh doanh theo quy định tại Khoản 6 Điều 12 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP;

- Tổ chức không kinh doanh nhưng có phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;

- Doanh nghiệp sau khi đã giải thể, phá sản, đã chấm dứt hiệu lực mã số thuế có phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua;

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc diện nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thuộc các trường hợp sau:

+ Ngừng hoạt động kinh doanh nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế có phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua;

+ Tạm ngừng hoạt động kinh doanh cần có hóa đơn giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày cơ quan thuế thông báo tạm ngừng kinh doanh;

+ Bị cơ quan thuế cưỡng chế bằng biện pháp thông báo không được sử dụng hóa đơn điện tử.

a.2) Cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh là hóa đơn giá trị gia tăng trong các trường hợp:

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc diện nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuộc các trường hợp sau:

+ Ngừng hoạt động kinh doanh nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế có phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua;

+ Tạm ngừng hoạt động kinh doanh cần có hóa đơn giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày cơ quan thuế thông báo tạm ngừng kinh doanh;

+ Bị cơ quan thuế cưỡng chế bằng biện pháp thông báo không được sử dụng hóa đơn hóa đơn điện tử;

- Tổ chức, cơ quan nhà nước không thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ có bán đấu giá tài sản, trường hợp giá trúng đấu giá là giá bán đã có thuế giá trị gia tăng được công bố rõ trong hồ sơ bán đấu giá do cơ quan có thẩm quyền phê duyệt thì được cấp hóa đơn giá trị gia tăng để giao cho người mua.

b) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp được cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh gửi đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Mẫu số 06 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP đến cơ quan thuế và truy cập vào hệ thống lập hóa đơn điện tử của cơ quan thuế để lập hóa đơn điện tử.

Sau khi doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân đã khai, nộp thuế đầy đủ theo quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng, thu nhập cá nhân, thu nhập doanh nghiệp và các loại thuế, phí khác (nếu có), cơ quan thuế cấp mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân lập.

Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh được cơ quan thuế cấp mã.

c) Xác định cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh.

c.1) Đối với tổ chức, doanh nghiệp: Cơ quan thuế quản lý địa bàn nơi tổ chức, doanh nghiệp đăng ký mã số thuế hoặc nơi tổ chức đóng trụ sở hoặc nơi được ghi trong quyết định thành lập hoặc nơi phát sinh việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

c.2) Đối với hộ, cá nhân kinh doanh:

- Đối với hộ, cá nhân kinh doanh có địa điểm kinh doanh cố định: Hộ, cá nhân kinh doanh nộp hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh tại Chi cục Thuế quản lý nơi hộ, cá nhân kinh doanh tiến hành hoạt động kinh doanh.

- Đối với hộ, cá nhân kinh doanh không có địa điểm kinh doanh cố định: Hộ, cá nhân kinh doanh nộp hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh tại Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú hoặc nơi hộ, cá nhân đăng ký kinh doanh.

5. Việc áp dụng hóa đơn điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử đối với một số trường hợp cụ thể theo yêu cầu quản lý được hướng dẫn như sau:

a) Trường hợp nhận nhập khẩu hàng hóa ủy thác, nếu cơ sở kinh doanh nhận nhập khẩu ủy thác đã nộp thuế giá trị gia tăng ở khâu nhập khẩu thì sử dụng hóa đơn điện tử khi trả hàng cho cơ sở kinh doanh ủy thác nhập khẩu. Nếu chưa nộp thuế giá trị gia tăng ở khâu nhập khẩu, khi xuất trả hàng nhập khẩu ủy thác, cơ sở nhận ủy thác lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử theo quy định làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường.

b) Trường hợp ủy thác xuất khẩu hàng hóa:

- Khi xuất hàng giao cho cơ sở nhận ủy thác, cơ sở có hàng hóa ủy thác xuất khẩu sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.

- Khi hàng hóa đã thực xuất khẩu có xác nhận của cơ quan hải quan, căn cứ vào các chứng từ đối chiếu, xác nhận về số lượng, giá trị hàng hóa thực tế xuất khẩu của cơ sở nhận ủy thác xuất khẩu, cơ sở có hàng hóa ủy thác xuất khẩu lập hóa đơn điện tử giá trị gia tăng để kê khai nộp thuế, hoàn thuế giá trị gia tăng hoặc hóa đơn điện tử bán hàng. Cơ sở nhận ủy thác xuất khẩu sử dụng hóa đơn điện tử giá trị gia tăng hoặc hóa đơn điện tử bán hàng để xuất cho khách hàng nước ngoài.

c) Cơ sở kinh có hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu (kể cả cơ sở gia công hàng hóa xuất khẩu) khi xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.

Khi xuất hàng hóa để vận chuyển đến cửa khẩu hay đến nơi làm thủ tục xuất khẩu, cơ sở sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử theo quy định làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường. Sau khi làm xong thủ tục cho hàng hóa xuất khẩu, cơ sở lập hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng cho hàng hóa xuất khẩu.

d) Tổ chức kinh doanh kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ xuất điều chuyển hàng hóa cho các cơ sở hạch toán phụ thuộc như các chi nhánh, cửa hàng ở khác địa phương (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương) để bán hoặc xuất điều chuyển giữa các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc với nhau; xuất hàng hóa cho cơ sở nhận làm đại lý bán đúng giá, hưởng hoa hồng, căn cứ vào phương thức tổ chức kinh doanh và hạch toán kế toán, cơ sở có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:

- Sử dụng hóa đơn điện tử giá trị gia tăng để làm căn cứ thanh toán và kê khai nộp thuế giá trị gia tăng ở từng đơn vị và từng khâu độc lập với nhau;

- Sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử đối với hàng hóa xuất cho cơ sở làm đại lý.

Trường hợp các đơn vị phụ thuộc của cơ sở kinh doanh nông, lâm, thủy sản đã đăng ký, thực hiện kê khai nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, có thu mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản để điều chuyển, xuất bán về trụ sở chính của cơ sở kinh doanh thì khi điều chuyển, xuất bán, đơn vị phụ thuộc sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử, không sử dụng hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.

đ) Tổ chức, cá nhân xuất hàng hóa bán lưu động sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử theo quy định, khi bán hàng lập hóa đơn điện tử theo quy định.

e) Trường hợp góp vốn bằng tài sản của tổ chức, cá nhân kinh doanh tại Việt Nam để thành lập doanh nghiệp thì không phải lập hóa đơn mà sử dụng các chứng từ biên bản chứng nhận góp vốn, biên bản giao nhận tài sản, biên bản định giá tài sản kèm theo bộ hồ sơ về nguồn gốc tài sản.

g) Trường hợp điều chuyển tài sản giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong tổ chức; tài sản điều chuyển khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp thì tổ chức có tài sản điều chuyển phải có lệnh điều chuyển tài sản, kèm theo bộ hồ sơ nguồn gốc tài sản và không phải lập hóa đơn.

h) Trường hợp tài sản điều chuyển giữa các đơn vị hạch toán độc lập hoặc giữa các đơn vị thành viên có tư cách pháp nhân đầy đủ trong cùng một tổ chức, thì tổ chức có tài sản điều chuyển phải lập hóa đơn điện tử như bán hàng hóa.

Điều 7. Cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

1. Việc cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không thu tiền thực hiện theo quy định tại Điều 13 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

2. Đối với các trường hợp quy định tại điểm d, điểm đ khoản 1 Điều 13 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, Tổng cục Thuế báo cáo Bộ Tài chính xem xét quyết định.

Chương II

QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Mục 1. QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ MÃ CỦA CƠ QUAN THUẾ

Điều 8. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

1. Việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thực hiện theo quy định tại Điều 14 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

2. Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi các thông báo theo quy định tại Điều 14 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP tới doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh qua địa chỉ thư điện tử đã được đăng ký với cơ quan thuế.

3. Việc hủy hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) và ngừng sử dụng hóa đơn đã thông báo phát hành thực hiện theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Điều 9. Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

1. Cơ quan thuế ngừng cấp mã hóa đơn điện tử trong các trường hợp sau:

a) Các trường hợp quy định tại điểm a, b, c, d khoản 1 Điều 15 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP;

b) Các trường hợp quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 15 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP như sau:

- Trường hợp có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;

- Trường hợp có hành vi lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;

- Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật. Căn cứ kết quả thanh tra, kiểm tra, nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp được thành lập nhằm mục đích mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp hoặc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định đồng thời cơ quan thuế ban hành quyết định thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

2. Việc tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đối với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh nêu tại Khoản 1 Điều này thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 15 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

3. Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh tạm ngừng kinh doanh cần có hóa đơn điện tử giao cho người mua để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày cơ quan thuế có thông báo tạm ngừng kinh doanh thì sử dụng hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh theo hướng dẫn tại Khoản 4 Điều 6 Thông tư này.

Điều 10. Lập, cấp mã và gửi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Việc lập, cấp mã và gửi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thực hiện theo quy định tại Điều 16 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

Điều 11. Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót sau khi cấp mã

1. Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và không phải lập lại hóa đơn;

b) Trường hợp có sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót. Sau khi nhận được thông báo, cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn..., ngày... tháng... năm”. Người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới.

3. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP để người bán kiểm tra sai sót. Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập để gửi cho người mua theo hướng dẫn tại khoản 1 hoặc khoản 2 Điều này. Nếu người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót của hóa đơn đã được cấp mã để người bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.

4. Cơ quan thuế thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP cho người bán. Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu.

Điều 12. Xử lý sự cố

1. Trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố, Tổng cục Thuế thực hiện các giải pháp kỹ thuật chuyển sang hệ thống dự phòng và có trách nhiệm thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về các sự cố nêu trên.

2. Trường hợp do lỗi hệ thống hạ tầng kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có trách nhiệm thông báo cho người bán được biết, phối hợp với Tổng cục Thuế để được hỗ trợ kịp thời. Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải khắc phục nhanh nhất sự cố, có biện pháp hỗ trợ người bán lập hóa đơn điện tử để gửi cơ quan thuế cấp mã trong thời gian ngắn nhất.

3. Trường hợp người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng gặp sự cố dẫn đến không sử dụng được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì thông báo với cơ quan thuế để hỗ trợ xử lý sự cố. Trong thời gian xử lý sự cố người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì đến cơ quan thuế để sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Mục 2. QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ KHÔNG CÓ MÃ CỦA CƠ QUAN THUẾ

Điều 13. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

1. Việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thực hiện theo quy định tại Điều 20 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

2. Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi các thông báo theo quy định tại Điều 20 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP tới doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh qua địa chỉ thư điện tử đã được đăng ký với cơ quan thuế.

3. Việc hủy hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) và ngừng sử dụng hóa đơn đã thông báo phát hành thực hiện theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính.

4. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuộc trường hợp chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 14 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

Điều 14. Lập và gửi hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đến người mua

Việc lập và gửi hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đến người mua được thực hiện theo quy định tại Điều 21 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

Điều 15. Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

1. Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuộc các trường hợp nêu tại Khoản 1 Điều 9 Thông tư này không lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế để giao cho người mua.

2. Việc tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều 22 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

Điều 16. Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế

1. Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có trách nhiệm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đã lập đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (chuyển trực tiếp hoặc gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử).

2. Phương thức và thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử

a) Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (theo Phụ lục 2 ban hành kèm theo Thông tư này) cùng thời hạn nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng áp dụng đối với các trường hợp sau:

- Cung cấp dịch vụ thuộc lĩnh vực: bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không.

- Bán hàng hóa là điện, nước sạch nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng.

- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đến người tiêu dùng là cá nhân mà trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ người mua theo hướng dẫn tại khoản 3 Điều 3 Thông tư này.

- Riêng đối với trường hợp bán xăng dầu đến người tiêu dùng là cá nhân không kinh doanh thì người bán tổng hợp dữ liệu tất cả các hóa đơn bán hàng cho người tiêu dùng là cá nhân không kinh doanh trong ngày theo từng mặt hàng để thể hiện trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.

Người bán lập Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh trong tháng/quý (tính từ ngày đầu của tháng, quý đến ngày cuối cùng của tháng, quý) theo Phụ lục số 2 ban hành kèm theo Thông tư này để gửi cơ quan thuế cùng với thời gian gửi Tờ khai thuế giá trị gia tăng theo quy định của Luật quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Trường hợp phát sinh số lượng hóa đơn lớn thì người bán lập nhiều bảng tổng hợp dữ liệu, trên mỗi bảng thể hiện số thứ tự của bảng tổng hợp trong kỳ tổng hợp dữ liệu.

Sau thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn điện đến cơ quan thuế, người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung trong trường hợp gửi thiếu dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.

Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn đã gửi cơ quan thuế có sai sót thì người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.

b) Phương thức chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng đối với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không thuộc quy định tại điểm a khoản này.

Người bán sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế.

3. Người bán thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo định dạng dữ liệu theo quy định tại Điều 5 Thông tư này và hướng dẫn của Tổng cục Thuế bằng hình thức gửi trực tiếp (đối với trường hợp đáp ứng yêu cầu về chuẩn kết nối dữ liệu) hoặc gửi thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

a) Hình thức gửi trực tiếp

- Tổng cục Thuế lựa chọn các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn số lượng lớn, có hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu về định dạng chuẩn dữ liệu và quy định tại khoản 4 Điều 5 Thông tư này, có nhu cầu chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế để thông báo về việc kết nối kỹ thuật để chuyển dữ liệu hóa đơn.

- Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh có tổ chức mô hình Công ty mẹ - con, có xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu hóa đơn tập trung tại Công ty mẹ và có nhu cầu Công ty mẹ chuyển toàn bộ dữ liệu hóa đơn điện tử bao gồm cả dữ liệu của các công ty con đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế thì gửi kèm theo danh sách công ty con đến Tổng cục Thuế để thực hiện kết nối kỹ thuật.

b) Hình thức gửi thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế khác không thuộc trường hợp nêu tại điểm a khoản này thực hiện ký hợp đồng với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử làm dịch vụ chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế. Căn cứ hợp đồng được ký kết, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có trách nhiệm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để tổ chức này gửi tiếp đến cơ quan thuế.

4. Trường hợp Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gặp lỗi kỹ thuật chưa tiếp nhận được dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã, Tổng cục Thuế có trách nhiệm thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Trong thời gian này tổ chức, doanh nghiệp nêu tại điểm a khoản 3 Điều này và tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử tạm thời chưa chuyển dữ liệu hóa đơn không có mã đến cơ quan thuế.

Trong vòng 2 ngày làm việc kể từ ngày Tổng cục Thuế có thông báo Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoạt động trở lại bình thường, tổ chức, doanh nghiệp nêu tại điểm a khoản 3 Điều này và tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế. Việc gửi dữ liệu hóa đơn điện tử sau khi có thông báo Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gặp lỗi kỹ thuật không được xác định là hành vi chậm gửi dữ liệu hóa đơn điện tử.

5. Người bán chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của hóa đơn điện tử đã lập gửi cơ quan thuế, gửi tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Điều 17. Xử lý đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập

1. Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua có phát hiện sai sót thì xử lý như sau:

a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số (04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP).

b) Trường hợp có sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn..., ngày... tháng... năm”. Người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua. Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 (Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) và gửi dữ liệu hóa đơn điện tử mới theo phương thức và thời gian nêu tại Điều 16 Thông tư này.

2. Trường hợp sau khi nhận dữ liệu hóa đơn điện tử, cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 (Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) để người bán kiểm tra sai sót. Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 (Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) về việc hủy hóa đơn (nếu có). Nếu người bán thông báo hủy hóa đơn điện tử đã lập thì người bán lập hóa đơn điện tử mới để gửi người mua và gửi lại dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế. Nếu người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót của hóa đơn đã lập để người bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.

3. Cơ quan thuế thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo Mẫu số 04 (Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) cho người bán. Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu.

Chương III

XÂY DỰNG, QUẢN LÝ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Điều 18. Nguyên tắc xây dựng, thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng thông tin, dữ liệu hóa đơn điện tử

1. Hệ thống thông tin về hóa đơn điện tử phải được xây dựng và quản lý thống nhất từ Trung ương đến địa phương; tuân thủ các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về công nghệ thông tin.

2. Cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử phải bảo đảm phục vụ kịp thời cho công tác quản lý thuế, quản lý khác của nhà nước; đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội; bảo đảm tính an toàn, bảo mật và an ninh quốc gia.

3. Các thông tin, dữ liệu về hóa đơn điện tử được thu thập, cập nhật, duy trì, khai thác và sử dụng thường xuyên; đảm bảo tính chính xác, trung thực và khách quan.

4. Việc xây dựng, quản lý, khai thác sử dụng, cập nhật cơ sở dữ liệu về hóa đơn phải đảm bảo tính chính xác, khoa học, khách quan, kịp thời.

5. Cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử được xây dựng và kết nối, chia sẻ trên môi trường điện tử phục vụ quản lý, khai thác, cung cấp, sử dụng thông tin, dữ liệu thuận tiện, hiệu quả.

6. Việc khai thác, sử dụng thông tin, dữ liệu hóa đơn điện tử phải đảm bảo đúng mục đích, tuân theo các quy định của pháp luật.

7. Cơ sở dữ liệu về hóa đơn điện tử được kết nối và khai thác dựa trên quy chế phối hợp, trao đổi thông tin với hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu của các Bộ, ngành, địa phương có liên quan, giữa Trung ương với cấp tỉnh, giữa cấp tỉnh với cấp huyện (nếu đáp ứng điều kiện).

Điều 19. Xây dựng hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm phục vụ quản lý, vận hành, khai thác hệ thống thông tin hóa đơn điện tử

1. Hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin hóa đơn điện tử bao gồm tập hợp thiết bị tính toán (máy chủ, máy trạm), hệ thống đường truyền, thiết bị kết nối mạng, thiết bị (hoặc phần mềm) an ninh an toàn mạng và cơ sở dữ liệu, thiết bị lưu trữ, thiết bị ngoại vi và thiết bị phụ trợ, mạng nội bộ.

2. Hệ thống phần mềm để quản lý, vận hành, khai thác hệ thống thông tin hóa đơn điện tử gồm: hệ điều hành, hệ quản trị cơ sở dữ liệu và phần mềm ứng dụng.

Điều 20. Xây dựng, thu thập, xử lý và quản lý hệ thống thông tin về hóa đơn

1. Xây dựng hệ thống thông tin về hóa đơn điện tử

a) Cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử là tập hợp các dữ liệu hóa đơn điện tử được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử.

b) Cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế xây dựng phù hợp với khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam và bao gồm các thành phần nội dung: đăng ký sử dụng thông tin, thông báo hủy hóa đơn, thông tin về hóa đơn điện tử người bán có trách nhiệm gửi cho cơ quan thuế; thông tin về khai thuế giá trị gia tăng liên quan đến hóa đơn điện tử.

2. Thu nhập, cập nhật thông tin về hóa đơn điện tử

Thông tin về hóa đơn được thu thập dựa trên các thông tin mà người bán có trách nhiệm gửi cho cơ quan thuế, thông tin từ các cơ quan khác gửi đến có liên quan đến hóa đơn điện tử, thông tin thu được từ công tác quản lý thuế của cơ quan thuế.

3. Xử lý thông tin về hóa đơn điện tử

Tổng cục Thuế có trách nhiệm xử lý thông tin, dữ liệu trước khi được tích hợp và lưu trữ vào cơ sở dữ liệu quốc gia để đảm bảo tính hợp lý, thống nhất. Nội dung xử lý thông tin, dữ liệu gồm:

a) Kiểm tra, đánh giá việc tuân thủ quy định, quy trình trong việc thu thập thông tin, dữ liệu;

b) Kiểm tra, đánh giá về cơ sở pháp lý, mức độ tin cậy của thông tin, dữ liệu;

c) Tổng hợp, sắp xếp, phân loại thông tin, dữ liệu phù hợp với nội dung quy định;

d) Đối với các thông tin, dữ liệu được cập nhật từ cơ sở dữ liệu chuyên ngành thì cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu chuyên ngành đó có trách nhiệm đảm bảo về tính chính xác của thông tin, dữ liệu.

4. Quản lý hệ thống thông tin về hóa đơn điện tử

Tổng cục Thuế có trách nhiệm quản lý hệ thống thông tin về hóa đơn điện tử theo quy định sau:

a) Xây dựng, quản lý, vận hành và khai thác hệ thống thông tin hóa đơn điện tử và thực hiện dịch vụ công về hóa đơn điện tử nếu cần thiết;

b) Tích hợp kết quả điều tra và các dữ liệu, thông tin có liên quan đến hóa đơn điện tử do các Bộ, ngành, cơ quan có liên quan cung cấp;

c) Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc quản lý và khai thác hệ thống thông tin hóa đơn điện tử tại cơ quan thuế địa phương;

d) Xây dựng và ban hành quy định về phân quyền truy cập vào hệ thống thông tin hóa đơn điện tử; quản lý việc kết nối, chia sẻ và cung cấp dữ liệu với cơ sở dữ liệu của các Bộ, ngành, cơ quan Trung ương và địa phương;

đ) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng các phần mềm trong hệ thống thông tin hóa đơn điện tử.

Điều 21. Trách nhiệm chia sẻ, kết nối thông tin, dữ liệu

1. Trách nhiệm chia sẻ, kết nối thông tin, dữ liệu hóa đơn điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 26 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

2. Việc cung cấp dữ liệu hóa đơn điện tử, cung cấp dữ liệu điện tử về giao dịch thanh toán qua tài khoản thực hiện theo định dạng dữ liệu chuẩn theo nguyên tắc hướng dẫn tại Điều 5 của Thông tư này.

Điều 22. Tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử

Việc tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 27, Điều 28, Điều 29 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

Chương IV

TỔ CHỨC CUNG CẤP DỊCH VỤ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Điều 23. Điều kiện của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

1. Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau:

a) Về chủ thể: Có kinh nghiệm trong việc xây dựng giải pháp công nghệ thông tin và giải pháp trao đổi dữ liệu điện tử giữa các tổ chức, cụ thể:

- Có tối thiểu 05 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin.

- Đã triển khai hệ thống, ứng dụng công nghệ thông tin cho tối thiểu 10 tổ chức.

- Đã triển khai hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử giữa các chi nhánh của doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.

b) Về tài chính: Có cam kết bảo lãnh của tổ chức tín dụng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam với giá trị trên 5 tỷ đồng để giải quyết các rủi ro và bồi thường thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ.

c) Về nhân sự:

- Có tối thiểu 20 nhân viên kỹ thuật trình độ đại học chuyên ngành về công nghệ thông tin, trong đó có nhân viên có kinh nghiệm thực tiễn về quản trị mạng, quản trị cơ sở dữ liệu.

- Có nhân viên kỹ thuật thường xuyên theo dõi, kiểm tra 24h trong ngày và 7 ngày trong tuần để duy trì hoạt động ổn định của hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử và hỗ trợ người sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.

d) Về kỹ thuật:

- Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật, quy trình sao lưu dữ liệu tại trung tâm dữ liệu chính theo quy định tại mục d, khoản 1 Điều 32 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

- Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật dự phòng đặt tại trung tâm dự phòng cách xa trung tâm dữ liệu chính tối thiểu 20km sẵn sàng hoạt động khi hệ thống chính gặp sự cố.

- Kết nối trao đổi dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế phải đáp ứng yêu cầu:

+ Kết nối với cơ quan thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 2 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 10 Mbps.

+ Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.

+ Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu

2. Hướng dẫn tại Khoản 1 Điều này áp dụng đối với tổ chức cung cấp dịch vụ truyền, nhận dữ liệu hóa đơn điện tử, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Điều 24. Lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Tổng cục Thuế căn cứ quy định tại Điều 23 Thông tư này thực hiện ký hợp đồng cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử theo trình tự quy định tại Điều 25 Thông tư này đối với các tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin đáp ứng đủ các điều kiện.

Điều 25. Trình tự ký hợp đồng cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Việc ký hợp đồng cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử giữa Tổng cục Thuế và tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều 32 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ.

Chương V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 26. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 14 tháng 11 năm 2019.

2. Từ ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, các văn bản của Bộ Tài chính ban hành sau đây vẫn có hiệu lực thi hành:

a) Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14 tháng 03 năm 2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

b) Thông tư số 191/2010/TT-BTC ngày 01 tháng 12 năm 2010 hướng dẫn việc quản lý, sử dụng hóa đơn vận tải;

c) Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2014 của Bộ Tài chính (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25 tháng 8 năm 2014, Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27 tháng 02 năm 2015 của Bộ Tài chính);

d) Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23 tháng 6 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, Quyết định số 526/QĐ-BTC ngày 16 tháng 4 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc mở rộng phạm vi thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.

đ) Quyết định số 2660/QĐ-BTC ngày 14 tháng 12 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc gia hạn thực hiện Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23 tháng 6 năm 2015;

e) Thông tư số 37/2017/TT-BTC ngày 27 tháng 4 năm 2017 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2014 của Bộ Tài chính (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25 tháng 8 năm 2014, Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27 tháng 02 năm 2015 của Bộ Tài chính).

3. Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này.

4. Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các Thông tư, Quyết định của Bộ Tài chính nêu tại Khoản 2 Điều này hết hiệu lực thi hành.

Điều 27. Xử lý chuyển tiếp

1. Việc xử lý chuyển tiếp thực hiện theo quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3, khoản 4 Điều 36 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

2. Từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, để chuẩn bị điều kiện cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin để đăng ký, sử dụng, tra cứu và chuyển dữ liệu lập hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, trong khi cơ quan thuế chưa thông báo các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi để sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và theo hướng dẫn tại Thông tư này thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh vẫn áp dụng hóa đơn theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP , Nghị định số 04/2014/NĐ-CP .

3. Kể từ thời điểm doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư này nếu phát hiện hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính mà có sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới (hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã) thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”. Người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập (theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính) có sai sót, sau đó người bán gửi cơ quan thuế để được cấp mã cho hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

4. Đối với tổ chức sự nghiệp công lập (cơ sở giáo dục công lập, cơ sở y tế công lập) đã sử dụng Phiếu thu tiền thì tiếp tục sử dụng Phiếu thu tiền đã sử dụng. Trường hợp cơ quan thuế thông báo chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nếu tổ chức sự nghiệp công lập (cơ sở giáo dục công lập, cơ sở y tế công lập) chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng Hóa đơn kiêm Phiếu thu tiền hóa đơn theo quy định tại các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng. Trường hợp đáp ứng các điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì tổ chức sự nghiệp công lập (cơ sở giáo dục công lập, cơ sở y tế công lập) đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 8, Điều 13 Thông tư này.

5. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, đề nghị các tổ chức, cá nhân phản ánh kịp thời về Bộ Tài chính để nghiên cứu giải quyết./.

Nơi nhận: - Văn phòng Trung ương và các Ban của Đảng; - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Văn phòng Tổng Bí thư; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Tòa án nhân dân tối cao; - Kiểm toán nhà nước; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, - Cơ quan Trung ương của các đoàn thể; - Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Sở Tài chính, Cục Thuế, Kho bạc nhà nước các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Công báo; - Cục Kiểm tra văn bản (Bộ Tư pháp); - Cổng thông tin điện tử Chính phủ; - Cổng thông tin điện tử Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế; - Các đơn vị thuộc Bộ Tài chính; - Lưu: VT, TCT (VT, CS).

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Trần Xuân Hà

PHỤ LỤC I

CÁC MẪU HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ HIỂN THỊ THAM KHẢO
(Ban hành kèm theo Thông tư số 68/2019/TT-BTC ngày 30 tháng 9 năm 2019 của Bộ Tài chính)

TT	Mẫu hiển thị	Tên loại hóa đơn
1	Mẫu hiển thị số 1	Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (dùng cho tổ chức, cá nhân khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ)
2	Mẫu hiển thị số 2	Hóa đơn điện tử bán hàng (dùng cho tổ chức, cá nhân khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp)
3	Mẫu hiển thị số 3	Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử
4	Mẫu hiển thị số 4	Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (dùng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù)
5	Mẫu hiển thị số 5	Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (dùng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù thu bằng ngoại tệ)

Mẫu hiển thị số 01: Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
									Ký hiệu: 1C21TAA Số: 123
Ngày 02 tháng 01 năm 2021
Tên người bán: CÔNG TY TNHH A Mã số thuế: Địa chỉ: 45 phố X, quận Y, thành phố Hà Nội Điện thoại:.......................................... Số tài khoản.....................................................................
Họ tên người mua: ……………………………………………………………………………………… Tên người mua: …………………………………………………………………………………………. Mã số thuế: ………………………………………………………………………………………………. Địa chỉ: …………………………………………………………………………………………………… Hình thức thanh toán:...............................Số tài khoản…………………Đồng tiền thanh toán: VNĐ
STT	Tên hàng hóa, dịch vụ	Đơn vị tính		Số lượng	Đơn giá		Thuế suất	Thành tiền chưa có thuế GTGT		Tiền thuế GTGT	Thành tiền có thuế GTGT
1	2	3		4	5		6	7= 4 x5		8 =7x6	9 = 7+8
Tổng tiền chưa có thuế GTGT:
Tổng tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất: ………… Số tiền viết bằng chữ:.................................................................................................
Người mua hàng (Chữ ký số (nếu có))						Người bán hàng (Chữ ký điện tử, Chữ ký số)
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, nhận hóa đơn)

Mẫu hiển thị số 02: Hóa đơn điện tử bán hàng (dùng cho tổ chức, cá nhân khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp) HÓA ĐƠN BÁN HÀNG
						Ký hiệu: 2C21TBB Số: 98723
Ngày 15 tháng 10 năm 2021
Tên người bán: CÔNG TY TNHH A Mã số thuế: 010023400 Địa chỉ: 45 phố X, quận Y, thành phố Hà Nội Số tài khoản.................................................................................................................................... Điện thoại:......................................................................................................................................
Họ tên người mua hàng................................................................................................................. Tên người mua............................................................................................................................. Địa chỉ................................................................ Số tài khoản...................................................... Hình thức thanh toán:.................. MST:..............................................Đồng tiền thanh toán:VNĐ
STT	Tên hàng hóa, dịch vụ	Đơn vị tính		Số lượng	Đơn giá		Thành tiền
1	2	3		4	5		6=4x5
Tổng tiền thanh toán: ........................... Số tiền viết bằng chữ:.................................................................................................................
Người mua hàng Chữ ký số (nếu có)			Người bán hàng (Chữ ký điện tử, Chữ ký số)
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, nhận hóa đơn)

Mẫu hiển thị số 03: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử

Tên người xuất hàng: Công ty A

Theo lệnh điều động số 578 của Chi nhánh B về việc vận chuyển hàng hóa

Địa chỉ kho xuất hàng: 125 Nguyễn Văn Cừ, Long Biên, Hà Nội

Tên người vận chuyển: Trần Văn Đức

Phương tiện vận chuyển: ô tô bán tải số 30 A 410.67

Mã số thuế người xuất hàng:……………………………………………

PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN ĐIỆN TỬ

Ngày 30 tháng 9 năm 2022

Ký hiệu: 3K22TAB Số: 12347

Tên người nhận hàng: Trần Văn C

Địa chỉ kho nhận hàng: 99 Cầu Giấy, Hà Nội

Mã số thuế:……………………………………………………………

STT	Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa)	Mã số	Đơn vị tính	Số lượng		Đơn giá	Thành tiền
				Thực xuất	Thực nhập
	Tổng cộng:

Thủ trưởng đơn vị (Chữ ký điện tử, Chữ ký số)

Mẫu hiển thị số 04: Hóa đơn điện tử Giá trị gia tăng (dùng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù)

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
				Ký hiệu: 2K22DAA Số: 9852
Ngày 22 tháng 03 năm 2022
Tên người bán: CÔNG TY TNHH Bảo hiểm nhân thọ A Mã số thuế: …………………………………………………………………………………… Địa chỉ: 45 phố X, quận Y, thành phố Hà Nội Điện thoại:.................................................Số tài khoản.....................................................
Tên người mua: ............................................................................................................... Mã số thuế:………………………………………………………………………………………. Địa chỉ............................................................................................................................... Hình thức thanh toán:................................Số tài khoản……………….. Đồng tiền thanh toán:VNĐ
STT	Tên hàng hóa, dịch vụ		Thành tiền
1	2		3
Thành tiền chưa có thuế GTGT: …………....
Thuế suất giá trị gia tăng: ....…… %			Tiền thuế giá trị gia tăng…………
Tổng tiền thanh toán: Số tiền viết bằng chữ:.............................................................................................................
Người mua hàng Chữ ký số (nếu có)			Người bán hàng (Chữ ký điện tử, Chữ ký số)
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn)

Mẫu hiển thị số 5: Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (dùng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù thu bằng ngoại tệ)

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
								Ký hiệu: 1K22DAA Số: 6830
Ngày 04 tháng 10 năm 2022
Tên người bán:…………………………………………………………………………………………. Mã số thuế: ………………………………………………………………………………….………… Địa chỉ:……………………………………………………………………………………...……………. Điện thoại:................................................. Số tài khoản.............................................................
Tên người mua............................................................................................................................. Mã số thuế:………………………………………………………………………………….……………. Địa chỉ .......................................................................................................................................... Hình thức thanh toán:.................................Số tài khoản…………..… Đồng tiền thanh toán USD
STT	Tên hàng hóa, dịch vụ	Đơn vị tính	Số lượng		Đơn giá	Thuế suất	Thành tiền chưa có thuế GTGT	Tiền thuế GTGT	Thành tiền có thuế GTGT	Tỷ giá (USD/ VND)
1	2	3	4		5	6	7=4x5	8 = 6x7	9 = 7+8	10
Tổng tiền chưa có thuế GTGT: …………....
Tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất: ………
Tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT: ………...... Số tiền viết bằng chữ:.................................................................................................
Người mua hàng Chữ ký số (nếu có)						Người bán hàng (Chữ ký điện tử, Chữ ký số)
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn)

PHỤ LỤC II

MẪU BẢNG TỔNG HỢP DỮ LIỆU HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ GỬI CƠ QUAN THUẾ

[01]Kỳ dữ liệu: Tháng ...............năm…… hoặc quý………..…năm...............

[02]Lần đầu [ ] [03] Bổ sung lần thứ [ ]

[04] Tên người nộp thuế:

[05] Mã số thuế:

Số:………

STT	Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn	Số hóa đơn	Ngày tháng năm lập hóa đơn	Tên người mua	Mã số thuế người mua/mã khách hàng	Tên hàng hóa, dịch vụ	Đơn vị tính	Số lượng hàng hóa	Tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra chưa có thuế GTGT	Thuế suất thuế GTGT	Tổng số thuế GTGT	Tổng tiền thanh toán	Ghi chú
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

Tôi cam đoan tài liệu khai trên là đúng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những tài liệu đã khai./.

Ngày......tháng......năm..... NGƯỜI NỘP THUẾ hoặc ĐẠI DIỆN HỢP PHÁP CỦA NGƯỜI NỘP THUẾ <Chữ ký số của người nộp thuế>

Ghi chú:

- Trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung quy định tại khoản 3 Điều 3 Thông tư thì bỏ trống các chỉ tiêu không có trên hóa đơn.

- Các chỉ tiêu (7), (8), (9) chỉ áp dụng đối với trường hợp bán xăng dầu cho người tiêu dùng là cá nhân. Người bán tổng hợp dữ liệu của các hóa đơn bán cho người tiêu dùng là cá nhân trong ngày theo từng mặt hàng.

- Chỉ tiêu (6): người bán điền mã số thuế đối với người mua là tổ chức kinh doanh, cá nhân kinh doanh có mã số thuế, trường hợp là cá nhân tiêu dùng cuối cùng không có mã số thuế thì để trống; mã khách hàng đối với trường hợp bán điện, nước cho khách hàng không có mã số thuế.

Tiếng Anh (English)

MINISTRY OF FINANCE -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No. 68/2019/TT-BTC	Hanoi, September 30, 2019

CIRCULAR

GUIDANCE ON IMPLEMENTATION OF SOME ARTICLE OF THE GOVERNMENT'S DECREE NO. 119/2018/ND-CP DATED SEPTEMBER 12, 2018 ON ELECTRONIC INVOICES

Pursuant to the Law on Government Organization dated June 19, 2015;

Pursuant to the Law on Tax administration dated November 29, 2006 and the Law on amendments to the Law on Tax administration;

Pursuant to the Law on Value-added tax dated June 03, 2008 and the Law on amendments to the Law on Value-added tax;

Pursuant to the Law on Accounting November 20, 2015;

Pursuant to the Law on Electronic transaction November 29, 2005;

Pursuant to the Law on Information technology dated June 29, 2006;

...

...

...

Pursuant to the Government's Decree No. 87/2017/ND-CP dated July 26, 2017 defining functions, tasks, entitlements and organizational structure of the Ministry of Finance;

At the request of the Director of the General Department of Taxation,

The Minister of Finance promulgates a Circular to provide guidance on implementation of some Article of the Government's Decree No. 119/2018/ND-CP dated September 12, 2018 on electronic invoices:

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

Article 1. Scope

This Circular provides guidance on implementation of some Article of the Government's Decree No. 119/2018/ND-CP dated September 12, 2018 on electronic invoices (hereinafter referred to as “Decree No. 119/2018/ND-CP), including: contents of electronic invoices, issuance dates of electronic invoices, formats of electronic invoices, application of electronic invoices, provision of electronic invoice-related services, management of electronic invoices, development and management of electronic invoice database, providers of electronic invoice-related services.

Article 2. Regulated entities

1. Organizations, enterprises, households and individuals selling goods and/or providing services, Including:

...

...

...

b) Public service agencies having business operation;

c) Organizations established and run in accordance with the Law on Cooperatives;

d) Other organizations;

dd) Household businesses and individual businesses.

2. Buyers of goods/services.

3. Providers of electronic invoice-related services, including: providers of electronic invoice-related solutions, electronic invoice transmission and storage services, and other electronic invoice-related services.

4. Tax authorities, other organizations and individuals relevant to management, registration and use of invoices.

Article 3. Contents of electronic invoices

1. Contents of an electronic invoice include:

...

...

...

a.1) The invoice name shall comply with Article 5 of Decree No. 119/2018/ND-CP. For instance: VAT invoice, sales invoice, delivery note, stamp, ticket, card, etc.

a.2) Invoice code

Invoice code is a digit from 1 to 4 depending on the type of invoice:

- 1: VAT invoice

- 2: Sales invoice

- 3: Delivery note.

- 4. Other invoices, including electronic stamps, electronic tickets, electronic cards, electronic receipts and other electronic documents that have the contents specified in this Article.

a.3) Invoice symbol

Invoice symbol contains 6 characters indicating whether the invoice bears the tax authority’s identification code, year of issuance of the invoice. 6 characters:

...

...

...

- The next two characters are last two digits of the year in which the invoice is issued, written in Arabic numerals. Example: 19 if the invoice is issued in 2019; 21 if the invoice is issued in 2021.

- Next character is either T, D, L or M depending on the type of the invoice. To be specific:

+ T: electronic invoices registered with tax authorities by enterprises, organizations, household businesses and individual businesses.

+ D: special electronic invoices that do not have some mandatory contents of the “T” invoices.

+ L: electronic invoices issued separately by tax authorities.

+ M: electronic invoices generated by cash registers.

- The last two characters shall be decided by the seller, or YY if not specified.

- The symbol and code of the invoice shall be written on the upper right corner of the invoice or a noticeable position.

- Examples:

...

...

...

+ “2C21TBB” – an authenticated sales invoice issued in 2021 and registered with the tax authority.

+ “1C22LBB” – an authenticated VAT invoice issued in 2022 and issued separately by the tax authority.

+ “1K22TYY” – an unauthenticated VAT invoice issued in 2022 and registered with the tax authority.

+ “1K22DAA” – an unauthenticated VAT invoice issued in 2022 and does not have some mandatory content of those registered with the tax authority.

+ “3K22TAB” – an unauthenticated delivery note invoice issued in 2022 and registered with the tax authority.

a.4) Invoice number

- Invoice number is an ordinal number written on the invoice when it is issued by the seller. An invoice number consists of 8 digits, from 1 to 99 999 999, written in Arabic numerals, begins on January 01 or the first day on which the invoices are used and ends of December 31. Numbers in invoice symbols and codes shall be issued in ascending order.

- If the aforementioned rules are not followed, the electronic invoicing system shall ensure that the numbers are generated in chronological order, every invoice number is unique and has no more than 8 digits.

b) The seller’s name, address and TIN

...

...

...

c) The buyer’s name, address and TIN (if any):

c.1) If the buyer is a business organization that has a TIN, it shall be written on the invoice in accordance with the certificate of enterprise registration, certificate of branch registration, certificate of business household registration, taxpayer registration certificate, TIN notification, or investment registration certificate.

c.2) If the buyer does not have a TIN, the invoice will not have the buyer's TIN. In case of sale of special goods/services to an individual mentioned in Clause 3 of this Article, his/her name and address are not mandatory on the invoice. In case of sale of goods/services to a foreigner in Vietnam, his/her information and address may be replaced with information in his/her passport or travel document and his/her nationality.

d) The name, unit, quantity, unit price, amount payable exclusive of VAT, VAT rate, total VAT payable and total amount payable inclusive of VAT:

d.1) Name, unit, quantity, unit price

- Name: written on the invoice in Vietnamese language. If the goods fall into different categories, their names shall contain the categories e.g. Samsung phone, Nokia phone, etc. In case the right to use or ownership of the goods has to be registered, the invoice shall bear the number or symbol of the goods that is needed for registration e.g. chassis number, engine number of a vehicle; address, level, dimensions and number of stories of a house, etc. For goods/services that are periodically purchased like electricity, water, telecommunications services, television services, IT services or insurance, the invoice shall specify the purchase cycle.

If foreign language text is necessary, it must be placed between parentheses () or next to the Vietnamese text, in which case it must be smaller than the Vietnamese text. If the goods/services have a pLU code, both the name and the pLU code must be written on the invoice.

- Unit: determined by the seller according to the nature of the goods. It can be a unit of measurement (tonne, kg, g, mg, tael, once, piece, box, can, pack, tube, m^3, m^2, m...). The unit of services is the time of provision of the services and contents of the services.

- Quantity: written by the seller in Arabic numerals before the unit.

...

...

...

d.2) VAT rate: varies according to the type of goods/services as prescribed by VAT laws.

d.3) The amount payable exclusive of VAT, VAT payable, amount payable inclusive of VAT shall be written in Arabic numerals and expressed as VND currency, unless the goods/services are paid for in a foreign currency without having to be converted into VND.

The total amount payable on the invoice shall be written in Arabic numerals and expressed as VND currency, unless the goods/services are paid for in a foreign currency without having to be converted into VND.

In case a discount or promotion is offered by the seller, the electronic invoice must specify the discount or promotion. The price on which VAT is imposed (VAT-exclusive price) in case of discount or promotion shall be determined in accordance with VAT laws.

dd) Buyer’s and seller's digital or electronic signatures

- In case the seller is an enterprise or organization, the seller’s digital signature on the invoice is the digital signature of such enterprise or organization; in case the seller is an individual, it will be the digital signature of the individual or another person authorized by the individual.

- In case the buyer is a business establishment and both the buyer and the seller agree to use digital or electronic signatures on the electronic invoice issued by the seller, the buyer shall add the digital or electronic signature to the invoice accordingly.

- Electronic invoices do not necessarily have digital or electronic signatures of the buyer and the seller as prescribed in Clause 3 of this Article.

e) Issuance dates of electronic invoices

...

...

...

g) The tax authority’s code on authenticated invoices shall comply with Clause 5 Article 3 of Decree No. 119/2018/ND-CP.

h) Fees and charges payable to state budget, discounts and promotions (if any) shall follow instructions in Point d.3 of this Clause and other instructions (if any).

2. Text, numbers and currencies on electronic invoices

a) The text on an electronic invoice must be written in Vietnamese language. If foreign language text is necessary, it must be placed between parentheses ( ) or next to the Vietnamese text, in which case it must be smaller than the Vietnamese text. If the text has to be written in Vietnamese without diacritics, it must not cause the readers to misunderstand its content.

b) Numbers on t he invoice must be written in Arabic numerals: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. The seller may decide whether to use a period (.) as thousands separator and a comma (,) as a decimal separator, or vice versa) The currency on invoices shall be VND, expressed as “đ".

- If a foreign currency is used in accordance with foreign exchange laws, the unit price, amounts payable exclusive and inclusive of VAT shall be written in the foreign currency. The seller shall write the exchange rate of the foreign currency to VND in accordance with the Law on Tax administration and its instructional documents.

- Use international currency symbols e.g. USD, EUR.

- If the goods/services are paid for in a foreign currency in accordance with foreign exchange laws, the total amount payable shall be written in the foreign currency instead of converted into VND.

3. Exceptions

...

...

...

b) The electronic invoice issued by a supermarket or shopping mall to a non-business buyer does not necessarily bear the buyer’s name, address and TIN.

c) Electronic invoices for sale of oil and gas to non-business individuals do not necessarily bear the invoice name, code, symbol, number; the buyer’s name, address, TIN, electronic signature; the seller’s digital or electronic signature; VAT rate. The seller shall retain electronic invoices for sale of oil and gas to non-business individuals; make sure they can be accessed at the request of competent authorities.

dd) Electronic invoices in the form of stamps, tickets or cards do not necessarily contain the seller’s digital or electronic signature (except for those authenticated by tax authorities), the buyer’s information, VAT rate, VAT amount. Invoices for pre-priced stamps, tickets and cards do not need to contain the unit, quantity and unit price.

dd) Electronic air tickets issued via websites and e-commerce systems to buyers that are non-business individuals following international practice do not necessarily bear the invoice symbol, code, number, VAT rate, the buyer’s TIN, address and the seller’s digital or electronic signature.

In case a business or non-business organization buys air tickets, the electronic air tickets issued via websites or e-commerce systems to individuals of that organization following international practice are not considered electronic invoices. Airliners and their agents shall issue electronic invoices with sufficient information and provide them for their buyers.

e) Invoices for construction and installation; construction of houses for sale under instalment plans do not necessarily bear the unit, quantity and unit price.

g) Electronic deliver notes shall bear the deliverer’s name, vehicle, sending address, receiving address; do not necessarily bear the tax rate, tax amount and total amount payable.

h) Invoices for interline payment between airliners issued in accordance with regulations International Air Transport Association (IATA) do not necessarily have the invoice symbol, code, the buyer’s name, address, TIN, electronic signature, unit, quantity, unit price.

4. Other contents of electronic invoices

...

...

...

b) Electronic deliver notes shall bear the following information:

- The sender’s name; the delivery order.

- The receiving address, the deliverer’s name and vehicle.

- The recipient’s name.

- The receiving address.

5. Some invoice templates are provided in Appendix 1 hereof, for reference only.

6. Circular No. 72/2014/TT-BTC on refund of VAT on personal belongings carried by foreigners and Vietnamese people residing overseas upon their exit from Vietnam shall apply to VAT invoices used as tax refund claims.

Article 4. Issuance dates of electronic invoices

1. Issuance dates of electronic invoices for sale of goods/services, goods that are delivered multiple times or divided into multiple phases are determined in accordance with Clause 1, Clause 2 and Clause 3 Article 7 of Decree No. 119/2018/ND-CP.

...

...

...

a) The issuance date of electronic invoices for periodic supply of electricity, water, telecommunications services, television services, IT services or insurance is within the 7 days after the day on which the meter is recorded or the end of the cycle. The cycle shall be agreed upon between the service provider and the buyer.

b) The issuance date of electronic invoices for construction and installation is the date of commissioning and acceptance of the work or item, whether the payment has been collected or not.

c) For organizations trading real estate, building infrastructure, houses for sale:

c.1) Before the right ownership or use is transferred: an electronic invoice shall be issued every time an instalment is made in accordance with the agreement or contract.

c.2) In case the right ownership or use has been transferred: an electronic invoice shall be issued on the date specified in Clause 1 of this Article.

d) An electronic invoice for air tickets issued via websites or e-commerce systems shall be issued within 05 days from the day on which the ticket is issued on the website or e-commerce platform.

3. For exploration and extraction of crude oil, condensate, natural gas, associated gas and coal gas, issuance dates of electronic invoices shall comply with Clause 1 and Clause 3 of Article 7 of Decree No. 119/2018/ND-CP, whether the payment has been collected or not.

Article 5. Electronic invoice format

1. The electronic invoice format is the technical standards for type of data, length of data of information fields serving transmission, storage and display of electronic invoices. The electronic invoices shall be XML (eXtensible Markup Language) documents, which are meant to share electronic data between IT systems.

...

...

...

3. General Department of Taxation shall announce the format of transaction information, digital signatures and tools for display of electronic invoices prescribed in this Circular.

4. The following requirements must be met when sellers directly transmit data to tax authorities:

a) Connect to General Department of Taxation via a separate channel or MPLS VPN Layer 3, including 1 main channel and 1 backup channel. Each channel has a minimum bandwidth of 5 Mbps.

b) Use an encrypted Web Service or Message Queue (MQ) for connection.

c) Use Simple Object Access Protocol (SOAP) to compile, transmit and receive data.

5. Contents of electronic invoices shall be fully and accurately displayed, ensure readers can read them with electronic devices.

Article 6. Use of electronic invoices in sale of goods and services

1. The cases in which authenticated invoices and unauthenticated invoices are used are specified in Clauses 1, 2, 3, 4, 6 Article 12 of Decree No. 119/2018/ND-CP.

When unauthenticated invoices are used as prescribed in Clause 2 Article 12 of Decree No. 119/2018/ND-CP, the codes of electricity supply, oil and gas, postal and telecommunications services, air transport, road transport, rail transport, sea and waterway transport, water supply, finance, credit, insurance, health, e-commerce, supermarket business, trade shall be level-4 codes according to the List of fields and business lines in the Prime Minister’s Decision No. 27/2018/QD-TTg dated June 7, 2018. E-commerce business shall have the same code of retailing over the Internet; supermarket business shall have the same code of retailing in supermarket and convenience stores; trade in goods shall have the same codes as retailing and wholesaling of the goods.

...

...

...

a) The enterprises and organizations mentioned in Clause 1 of this Article if they register for use of electronic invoices generated by cash registers.

b) The household businesses and individual businesses specified in Clause 5 Article 12 of Decree No. 119/2018/ND-CP.

3. Use of electronic invoices in cases of high tax risk:

a) Sellers of goods/services posing high tax risk specified in Point b of this Clause shall use authenticated invoices, regardless of the value of each sale.

b) An enterprise posing high tax risk means an enterprise whose equity is below 15 billion VND and:

b.1) does not have the right to ownership or right to use of: the factory, warehouse, vehicles, stores and other facilities.

b.2) operates in the field of soil, stone, sand, gravel extraction.

b.3) has suspicious bank transactions according to anti money laundering laws.

b.4) earns revenues from selling goods/services to another enterprise whose owner is the former’s owner’s parent, spouse, sibling, or the cross ownership among which amounts for more than 50% of the total revenue written on the annual corporate income tax statement.

...

...

...

b.6) changes the address of its business location 2 times or more within 12 months without notice or fails to declare and pay tax at the new location.

b.7) has been buying invoices from the tax authority and is allowed by the tax authority to use authenticated invoices.

b.8) over the last 01 year:

- receives a decision on administrative penalties from the tax authority and a fine of at least 20 million for use of illegal invoices or illegal use of invoices that leads to tax evasion, tax fraud, late payment of tax, understatement of tax

- receives 02 decisions on administrative penalties from the tax authority and a total fine of at least 8 million VND for invoice-related offences;

- receives 03 decisions on administrative penalties from the tax authority.

c) General Department of Taxation shall establish and promulgate or request a competent authority to promulgate criteria for determination or risks; establish nation-wide procedures and systems for application of information technology in order to identify risks during issuance and use of invoices.

d) Supervisory tax authorities (Provincial Departments of Taxation and Sub-departments of taxation) shall request enterprises and business organizations posing high tax risk to use authenticated electronic invoices.

dd) An enterprise or business organization posing high tax risk shall use authenticated invoices for 12 consecutive months. After 12 months, if the enterprise or business organization wishes to use unauthenticated electronic invoice and the tax authority finds that it is eligible, it may apply for permission to use unauthenticated electronic invoices in accordance with Article 20 of Decree No. 119/2018/ND-CP.

...

...

...

a) The following types of invoices to be provided separately:

a.1) Authenticated sales invoices shall be separately provided for:

- Household businesses and individual businesses specified in Clause 6 Article 12 Decree No. 119/2018/ND-CP;

- Non-business organizations that sell goods or services on an occasional basis;

- Any enterprise that liquidates its assets after its dissolution, bankruptcy or TIN invalidation and thus needs to provide invoices for the buyers;

- Any enterprise, business organization, household business or individual business that pays VAT directly and:

+ ceases business operation without completing procedures for TIN validation, liquidates assets and thus needs to provide invoices for the buyers;

+ suspends business operation and to provide invoices for customers to execute the contracts concluded before the date on which the tax authority notifies the suspension;

+ is banned from using electronic invoices by the tax authority.

...

...

...

- Any enterprise, business organization, household business or individual business paying VAT following credit-invoice method and:

+ ceases business operation without completing procedures for TIN validation, liquidates assets and thus needs to provide invoices for the buyers;

+ suspends business operation and to provide invoices for customers to execute the contracts concluded before the date on which the tax authority notifies the suspension;

+ is banned from using electronic invoices by the tax authority;

- In case a state-owned organization that does not pay VAT following credit-invoice method sells its assets at auction and the selling prices are inclusive of VAT according to the auction documents approved by a competent authority, VAT invoices shall be provided for giving to the buyers.

b) Enterprises, business organizations, other organizations, household businesses and individual businesses eligible for provision of separate authenticated invoices shall submit the application for provision of authenticated invoices (form No. 06 in Appendix of Decree No. 119/2018/ND-CP) to the tax authority and enter the tax authority’s electronic invoice system to generate electronic invoices.

After the applicant has fully declared and paid VAT, personal income tax, corporate income tax, other taxes and fees (if any), the tax authority shall authenticate the electronic invoices generated by the applicant.

The applicant shall be held responsible for the accuracy of information on the invoices authenticated separately by the tax authority.

c) Tax authorities providing separate authenticated invoices.

...

...

...

c.2) For household businesses and individual businesses:

- A household business or individual business with a fixed business location shall submit the application for provision of authenticated invoices to the Sub-department of taxation of the district where the business is located.

- A household business or individual business without a fixed business location shall submit the application for provision of authenticated invoices to the Sub-department of taxation of the district where they register or reside.

5. Application of electronic invoices and electronic delivery notes in some cases:

a) For import entrustment, if the trustee has paid VAT during the import process, electronic invoices shall be used when the goods are delivered to the trustor. If VAT is not paid during the import process, the trustee shall prepare an electronic delivery note, which will be used for circulation of the goods on the market.

b) Export entrustment:

- When delivering the goods to the trustee, the trustor shall use the electronic delivery note.

- After the customs authority confirms that the goods have been exported in reality and the trustee has confirmed the quantity and value of goods exported in reality, the trustor shall issue an electronic VAT invoice, which will be used for declaring VAT and claiming VAT refund, or issue an electronic sales invoice. The trustee shall provide the electronic VAT invoice or sales invoice for the buyer.

c) Use of electronic VAT invoices or sales invoices by exporters (including export processors)

...

...

...

d) Regarding a business organization that declares and pays VAT following credit-invoice method and delivers goods to its dependent units i.e. branches or outlets in other provinces for sale or for circulation among them; delivers to retail agents for sale at fixed prices to earn commissions, it may choose to either:

- Use electronic VAT invoices as the basis for the units to make payment, declare and pay VAT;

- Use electronic delivery notes for goods delivered to retail agents.

For dependent units of a trader of agricultural, forestry, and aquaculture products that pays VAT following credit-invoice method, if they buy agricultural, forestry, and aquaculture products for delivery or sold to the trader's headquarters, they shall use electronic delivery notes instead of electronic VAT invoices.

dd) Electronic delivery notes shall be used when goods are delivered to mobile vendors; electronic invoices shall be issued when the goods are sold.

e) Invoice shall not be issued when contributing assets of a business organization or individual in Vietnam to establishment of a enterprise. Documents proving the contribution, asset transfer records and asset valuation records shall be enclosed with the documents about origin of the assets.

g) In case of transfer of assets between dependent units of a organization; transfer of assets upon division, consolidation, merger or conversion of an enterprise, the transferor shall issue an asset transfer order enclosed documents about origin of the assets. Invoices are not required.

h) In case of transfer of assets between independent units or subsidiaries that are juridical persons of the same organization, the transferor shall issue electronic invoices in the same manner as goods sale.

Article 7. Provision of electronic invoice-related services

...

...

...

2. General Department of Taxation shall report the cases specified in Point d and Point dd Clause 1 Article 13 of Decree No. 119/2018/ND-CP to the Ministry of Finance for consideration.

Chapter II

MANAGEMENT AND USE OF ELECTRONIC INVOICES

Section 1. MANAGEMENT AND USE OF AUTHENTICATED ELECTRONIC INVOICES

Article 8. Application for use of authenticated electronic invoices

1. Use of authenticated electronic invoices shall be applied for in accordance with Article 14 of Decree No. 119/2018/ND-CP.

2. General Department of Taxation shall send notices through its web portal in accordance with Article 14 of Decree No. 119/2018/ND-CP to enterprises, organizations, household businesses and individual businesses by email.

3. Destruction of unused physical invoices (if any) and termination of invoices whose issued has been announced shall comply with the Government's Decree No. 51/2010/ND-CP and Decree No. 04/2014/ND-CP and instructional documents of the Ministry of Finance.

Article 9. Suspension of use of authenticated electronic invoices

...

...

...

a) The cases specified in Points a, b, c, d Clause 1 Article 15 of Decree No. 119/2018/ND-CP;

b) The cases specified in Point dd Clause 1 Article 15 of Decree No. 119/2018/ND-CP. To be specific:

- Authenticated electronic invoices are used to sell smuggled goods, banned goods, goods violating intellectual property rights as informed by competent authorities;

- Authenticated electronic invoices are used for short selling goods or services for fraudulent purposes as informed by competent authorities;

- A business registration authority or competent authority requests the enterprise to suspend operation in a conditional business line after find that the enterprise does not fully satisfy the conditions prescribed by lawsoft. If the tax authority, through inspection, discovers that the enterprise is established for the purpose of trade and use of illegal electronic invoices or illegal use electronic invoices, the enterprise shall face administrative penalties and be suspended from use of authenticated electronic invoices.

2. Resumption of use of authenticated electronic invoices by the enterprises, organizations, household businesses and individual businesses mentioned in Clause 1 of this Article shall comply with Clause 2 Article 15 of Decree No. 119/2018/ND-CP.

3. In case an, enterprise, organization, household business or individual business that has suspended its operation needs to provide electronic invoice for buyers to fulfill the contracts concluded before the tax authority suspends the business operation, electronic invoices shall be provided separately in accordance with instructions in Clause 4 Article 6 of this Circular.

Article 10. Generation, authentication and transmission of authenticated electronic invoices

Generation, authentication and transmission of authenticated electronic invoices shall comply with Article 16 of Decree No. 119/2018/ND-CP.

...

...

...

1. The seller that discovers that an authenticated electronic invoices is erroneous before it is sent to buyers shall send a notice of electronic invoice cancellation (Form No. 04 in the Appendix to Decree No. 119/2018/ND-CP) to the tax authority for authentication of the replacing invoice. The notice shall bear the buyer's digital or electronic signature. The tax authority shall cancel the erroneous electronic invoice on its system.

2. The erroneous authenticated electronic invoice that has been sent to the buyer shall be dealt with as follows:

a) If the buyer’s name or address is wrong but the TIN and other information is correct, the seller shall inform the buyer of the errors and send a notice (Form No. 04 in Decree No. 119/2018/ND-CP) to the tax authority. In this case, it is not required to re-issue the invoice;

b) If the TIN, amount, tax rate, tax amount or goods on the invoice is wrong, the seller and the buyer shall prepare a document specifying the errors. The seller shall send a notice (Form No. 04 in Decree No. 119/2018/ND-CP) to the tax authority. After receiving the notice, the tax authority shall cancel the erroneous electronic invoice on its system. The replacing electronic invoice shall bear the text “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn..., ngày... tháng... năm” (“This replaces invoice No. … dated … ". The seller shall add the digital or electronic signature on the replacing electronic invoice, then send it to the tax authority for authentication.

3. In case the tax authority discovers that an authenticated electronic invoice is erroneous, it shall send a notice (Form No. 05 in the Appendix to Decree No. 119/2018/ND-CP) to the seller. Within 02 days from the receipt of the tax authority’s notice, the seller shall send a notice (Form No. 04 in the Appendix to Decree No. 119/2018/ND-CP) to the tax authority. The notice shall bear the seller’s digital or electronic signature. The tax authority, after receiving the notice, shall authenticate the replacing electronic invoice in accordance with instructions in Clause 1 or Clause 2 of this Article. If the seller fails to send such notice to the tax authority, the tax authority shall send another notice to the seller, requesting the seller to adjust or cancel the invoice.

4. The tax authority shall inform the seller of the receipt and the result using Form No. 04 in the Appendix to Decree No. 119/2018/ND-CP). Though a cancelled electronic invoice has no value, it may be retained for reference.

Article 12. Technical issues

1. In case of technical issues of the tax authority’s authentication system, General Department of Taxation shall utilize the backup system and make an announcement on its website.

2. In case of technical issues of the system of electronic invoice-related service provider, the provider shall inform the sellers and request General Department of Taxation for support. The service provider shall quickly repair the system and assist sellers in issuing electronic invoices and sending them to the tax authority for authentication.

...

...

...

Section 2. MANAGEMENT AND USE OF UNAUTHENTICATED ELECTRONIC INVOICES

Article 13. Application for use of unauthenticated electronic invoices

1. Use of unauthenticated electronic invoices shall be applied for in accordance with Article 20 of Decree No. 119/2018/ND-CP.

2. General Department of Taxation shall send notices through its web portal in accordance with Article 20 of Decree No. 119/2018/ND-CP to enterprises, organizations, household businesses and individual businesses by emails.

3. Destruction of unused physical invoices (if any) and termination of invoices whose issued has been announced shall comply with the Government's Decree No. 51/2010/ND-CP and Decree No. 04/2014/ND-CP and instructional documents of the Ministry of Finance.

4. Enterprises and business organizations that switch over to authenticated electronic invoices shall apply in accordance with Article 14 of Decree No. 119/2018/ND-CP.

Article 14. Issuance and transmission of unauthenticated electronic invoices to buyers

Issuance and transmission of authenticated electronic invoices shall comply with Article 21 of Decree No. 119/2018/ND-CP.

Article 15. Suspension of use of unauthenticated electronic invoices

...

...

...

2. The resumption of use of unauthenticated electronic invoices shall comply with Clause 2 Article 22 of Decree No. 119/2018/ND-CP.

Article 16. Transmission of electronic invoice data to tax authorities

1. Sellers using unauthenticated electronic invoices shall transmit data about issued electronic invoices to tax authorities via the web portal or General Department of Taxation (directly or via a provider of electronic invoice-related services).

2. Method and time for electronic invoice data transmission

a) Data transmission method is specified in Appendix 2 hereof, together with the deadlines for submission of the VAT declaration in the following cases:

- Service provision in the following fields: postal and telecommunications, insurance, finance and banking, air transport.

- Sale of electricity, clean water if customers’ codes or TINs are available.

- Sale of goods/services to individual buyers whose name and address are not required on the invoices according to Clause 3 Article 3 of this Circular.

- In case of sale of oil and gas to non-business individuals, the seller shall compile data about every sales invoice issued to non-business individuals in the day.

...

...

...

If the quantity of invoices is considerable, the seller may produce multiple datasheets which are numbered chronologically.

The seller may send additional datasheets to the tax authority after the deadline if the previous ones are inadequate.

In case a datasheet that has been sent to the tax authority is erroneous, the seller may send supplementary information.

b) Transmission of invoices for sale of goods/services not mentioned in Point a of this Clause:

The seller shall send the invoices that contain adequate information to the buyers and the tax authority.

3. The seller shall transmit electronic invoice data to the tax authority using the format specified in Article 5 of this Circular and instructions of General Department of Taxation, whether directly (if technically capable) or via a provider of electronic invoice-related services.

a) Direct transmission

- General Department of Taxation will allow enterprises using invoices in large quantities and have IT systems that satisfy the requirements specified in Clause 4 Article 5 of this Circular to directly transmit electronic invoice data to tax authorities.

- In case a parent company that has a electronic invoice database wishes to transmit the entire electronic invoice data, including those of the subsidiaries, to the tax authority via the web portal of General Department of Taxation, it shall send a list of subsidiaries to General Department of Taxation for connection.

...

...

...

Enterprises and business organizations other than those mentioned in Point a of this Clause shall sign contracts with providers of electronic invoice-related services, which will transmit their electronic invoice data to tax authorities. Enterprises and business organizations other than those mentioned in Point a of this Clause shall sign contracts with providers of electronic invoice-related services, which will transmit their electronic invoice data to tax authorities.

4. In case the web portal of General Department of Taxation is unable to receive electronic invoice data due to technical issues, General Department of Taxation shall post a notice on its web portal. The organizations and enterprises mentioned in Point a Clause 3 of this Article and providers of electronic invoice-related services shall not transmit electronic invoice data to tax authorities during this time.

Within 2 working days from the day on which General Department of Taxation posts another notice that its web portal is operational, the organizations and enterprises mentioned in Point a Clause 3 of this Article and providers of electronic invoice-related services shall transmit electronic invoice data to tax authorities. Transmission of electronic invoice data transmitted to tax authorities after a notice of technical issues is posted on the web portal of General Department of Taxation will not be considered to be late.

5. Sellers are legally responsible for the legitimacy and accuracy of electronic invoices transmitted to tax authorities or providers of electronic invoice-related services.

Article 17. Settlement of issued unauthenticated electronic invoices

1. Erroneous unauthenticated electronic invoices that have been sent to buyers shall be dealt with as follows:

a) If the buyer’s name or address is wrong but the TIN and other information is correct, the seller shall inform the buyer of the errors and is not required to re-issue the invoice. If the electronic invoice data has been transmitted to the tax authority, the seller shall send a notice )Form No. 04 in the Appendix of Decree No. 119/2018/ND-CP).

b) If the TIN, amount, tax rate, tax amount or goods on the invoice is wrong, the seller and the buyer shall prepare a document specifying the errors. The seller shall replace the erroneous electronic invoice with a new one. The replacing invoice shall bear the text “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn..., ngày... tháng... năm” (“This replaces invoice No. … dated … "). The seller shall add the digital or electronic signature on the replacing invoice, then send it to the buyer. If the erroneous electronic invoice data has been transmitted to the tax authority, the seller shall send a notice (Form No. 04 in the Appendix of Decree No. 119/2018/ND-CP) and the new electronic invoice data to the tax authority in accordance with Article 16 of this Circular.

2. In case the tax authority discovers the error, it shall send a notice (Form No. 05 in the Appendix to Decree No. 119/2018/ND-CP) to the seller. Within 02 days from the receipt of the tax authority’s notice, the seller shall send a request for electronic invoice cancellation (Form No. 04 in the Appendix to Decree No. 119/2018/ND-CP) to the tax authority. After requesting cancellation of the electronic invoice, the seller shall issue a new electronic invoice and send it to the buyer and send the new data to the tax authority. If the seller fails to send such request to the tax authority, the tax authority shall send another notice to the seller, requesting the seller to adjust or cancel the invoice.

...

...

...

Chapter III

DEVELOPMENT AND MANAGEMENT OF ELECTRONIC INVOICE DATABASE

Article 18. Rules for development, management and use of electronic invoice data and information

1. Electronic invoice information systems shall be uniformly developed and managed by central and local authorities following information technology technical regulations and standards.

2. The electronic invoice database shall facilitate tax administration and other state management tasks; facilitate socio-economic development; ensure safety, security and national security.

3. Electronic invoice information and data shall be collected, updated, maintained and used on a regular basis; be accurate and objective.

4. The development, management, use and update of the electronic invoice database shall be accurate, scientific, objective and in a timely manner.

5. The electronic invoice database shall be developed, connected and shared electronically in order to ensure convenient and effective management, provision and use of information and data.

6. Electronic invoice information and data shall be used for their intended purposes and in accordance with regulations of law.

...

...

...

Article 19. Development information technology infrastructure and software systems serving management and use of the electronic invoice information system

1. The information technology infrastructure consists of computers (servers), networking equipment, network security hardware or software, database, storage devices, peripheral devices, auxiliary devices and local networks.

2. The software system serving management and use of the electronic invoice information system consists of the operation system, database management system and software applications.

Article 20. Development, collection, processing and management of the electronic invoice information system

1. Development of the electronic invoice information system

a) The electronic invoice database is a collection of organized electronic invoice data that can be accessed via electronic devices.

b) The electronic invoice database developed by General Department of Taxation shall be compatible with the architecture of Vietnam’s Electronic Government, including the following functions: registration, invoice cancellation, information about electronic invoices to be sent to sellers to tax authorities; information about VAT declaration.

2. Collection and update of electronic invoice information

Invoice information shall be collected according to the information that the sellers have to send to tax authorities, information relevant to electronic invoices from other authorities, information collected during tax administration by tax authorities.

...

...

...

General Department of Taxation shall process information and data before they are stored in the national database; ensure rationality and uniformity. Processing tasks include:

a) Inspection and assessment of conformity to regulations and procedures during collection of information and data;

b) Inspection and assessment of legality and reliability of information and data;

c) Compilation, arrangement, classification of information and data according to regulations;

d) For information and data updated from specialized databases, their managing authorities shall be responsible for the accuracy of the information and data.

4. Management of the electronic invoice information system

General Department of Taxation shall manage the electronic invoice information system as follows:

a) Develop, manage, operate and use the electronic invoice information system and provide public electronic invoice-related services where necessary;

b) Integrate survey results, relevant data and information about electronic invoices provided by relevant Ministries and authorities;

...

...

...

d) Introduce regulations on accessibility to the electronic invoice information system; manage the connection, sharing and provision of data for databases of Ministries, local and central authorities;

dd) Take charge and cooperate with relevant units in development of software programs in the electronic invoice information system.

Article 21. Responsibility for sharing and connecting information and data

1. Responsibility for sharing and connecting information and data are specified in Article 26 of Decree No. 119/2018/ND-CP.

2. Electronic invoice data and electronic data about payments via accounts shall be provided in the formats specified in Article 5 of this Circular.

Article 22. Access, provision and use of electronic invoice information

The access, provision and use of electronic invoice information shall comply with Article 27, Article 28 and Article 29 of Decree No. 119/2018/ND-CP.

Chapter IV

PROVIDERS OF ELECTRONIC INVOICE-RELATED SERVICES

...

...

...

1. To provide electronic invoice-related services, an organization shall:

a) Has experience of IT solution development and electronic data exchange between organizations. To be specific:

- Has been operating in the IT field for at least 05 years.

- Has deployed IT applications and systems for at least 10 organizations.

- Has deployed electronic data exchange systems between branches of an enterprise or between organizations.

b) Has obtained a guarantee of over 5 billion VND from a credit institution legally operating in Vietnam to manage risks and pay damages during service provision.

c) Personnel:

- There are at least 20 technicians having bachelor’s degrees in IT, including those who are experienced in network administration and database administration.

- Technicians are employed to monitor the electronic data exchange systems and support its users 24/7.

...

...

...

- There are processes and equipment for backing up data at the main datacenter according to Clause 1d Article 32 of Decree No. 119/2018/ND-CP.

- There is a backup center which is located at least 20 km away from the main data center.

- Exchange of electronic invoice data with tax authorities:

+ Connect to tax authorities through a separate channel or through MPLS VPN Layer 3, which consists of 1 main channel and 2 backup channels. Each channel has a minimum bandwidth of 10 Mbps.

+ Use an encrypted Web Service or Message Queue (MQ) for connection.

+ Use (SOAP) to compile, transmit and receive data

2. Instructions in Clause 1 of this Article apply to providers of electronic invoice data transmission services, authenticated and unauthenticated electronic invoice-related services.

Article 24. Selection of providers of electronic invoice-related services

Pursuant to Article 23 of this Circular, General Department of Taxation shall sign contracts for provision electronic invoice-related services in accordance with the procedures specified in Article 25 of this Circular with qualified IT organizations.

...

...

...

The resumption of use of unauthenticated electronic invoices shall comply with Clause 3 Article 32 of Decree No. 119/2018/ND-CP.

Chapter V

IMPLEMENTATION CLAUSES

Article 26. Effect

1. This Circular comes into force from November 14, 2019.

2. During the period from the effective date of this Circular to October 31, 2020, the following documents promulgated by the Ministry of Finance are still effective:

a) Circular No. 32/2011/TT-BTC dated March 14, 2011 on generation, issuance and use of electronic invoices for sale of goods and services;

b) Circular No. 191/2010/TT-BTC dated December 01, 2010 on management and use of transport invoices;

c) Circular No. 39/2014/TT-BTC dated March 31, 2014 (amended by Circular No. 119/2014/TT-BTC dated August 25, 2014 and Circular No. 26/2015/TT-BTC dated February 27, 2015);

...

...

...

dd) Decision No. 2660/QD-BTC dated December 14, 2016 of the Minister of Finance on extension of Decision No. 1209/QD-BTC dated June 23, 2015;

e) Circular No. 37/2017/TT-BTC dated April 27, 2017 amending Circular No. 39/2014/TT-BTC (amended by Circular No. 119/2014/TT-BTC dated August 25, 2014 and Circular No. 26/2015/TT-BTC dated February 27, 2015);

3. From November 01, 2020, enterprises, business organizations, other organizations, household businesses and individual businesses shall apply for use of electronic invoices in accordance with this Circular.

4. From November 01, 2020, the Circulars and Decisions of the Ministry of Finance mentioned in Clause 2 of this Article shall cease to have effect.

Article 27. Transition

1. Transition shall be carried out in accordance with provisions of Clause 1, Clause 2, Clause 3, Clause 4 Article 36 of Decree No. 119/2018/ND-CP.

2. During the period from November 01, 2018 to October 31, 2020, in order to prepare for registration, use, access and transfer of data for issuance of electronic invoices in accordance with Decree No. 119/2018/ND-CP, before tax authorities request enterprises, business organizations, other organizations, household businesses and individual businesses to switch to electronic invoices in accordance with Decree No. 119/2018/ND-CP and this Circular, enterprises, business organizations, other organizations, household businesses and individual businesses shall use invoices in accordance with the Government's Decree No. 51/2010/ND-CP, Decree No. 04/2014/ND-CP and their instructional documents.

3. In case the enterprises, business organizations, other organizations, household businesses and individual businesses that use electronic invoices in accordance with this Circular discover errors in the invoices issued in accordance with the Government's Decree No. 51/2010/ND-CP, Decree No. 04/2014/ND-CP and their instructional documents, the seller and the buyer shall prepare a document specifying the errors, and the seller shall send a notice (Form No. 04 in the Appendix of Decree No. 119/2018/ND-CP) and issue a new electronic invoice (authenticated or unauthenticated) to replace the erroneous one. The replacing invoice shall bear the text “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn..., ngày... tháng... năm” (“This replaces invoice No. … dated … "). The seller shall add the digital or electronic signature on the replacing electronic invoice (in accordance with the Government's Decree No. 51/2010/ND-CP, Decree No. 04/2014/ND-CP and their instructional documents), then send it to the tax authority for authentication (if the erroneous invoice is authenticated).

4. Public service providers (public schools, public health facilities) that have been using physical receipts may keep using physical receipts. In case a public service provider does not have capable IT infrastructure to use authenticated electronic invoices as requested by the tax authority and wishes to keep using physical receipts in accordance with Decree No. 51/2010/ND-CP and Decree No. 04/2014/ND-CP, it shall send invoice data to the tax authority using Form No. 03 in the Appendix of Decree No. 119/2018/ND-CP together with submission of the VAT return. Public service providers that have capable IT infrastructure shall apply for use of authenticated electronic invoices or unauthenticated electronic invoices in accordance with Article 8 and Article 13 of this Circular.

...

...

...

PP MINISTER
DEPUTY MINISTER




Tran Xuan Ha