|
BỘ TÀI NGUYÊN VÀ
MÔI TRƯỜNG
------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------------------
|
Số: 24/2006/QĐ-BTNMT
|
Hà Nội, ngày 29
tháng 12 năm 2006
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY PHẠM LƯU TRỮ TƯ LIỆU KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN
BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
Căn cứ Nghị định số 91/2002/NĐ-CP ngày 11
tháng 11 năm 2002 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức bộ máy của Bộ Tài nguyên và Môi trường;
Căn cứ Nghị định số 141/HĐBT ngày 24 tháng 8
năm 1982 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành Điều lệ công tác
tiêu chuẩn hóa;
Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Khí tượng Thủy
văn, Vụ trưởng Vụ Khoa học – Công nghệ và Vụ trưởng Vụ Pháp chế,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban
hành kèm theo Quyết định này Tiêu chuẩn ngành 94 TCN 23 – 2006 Quy phạm Lưu trữ
tư liệu khí tượng thủy văn.
Điều 2. Quyết
định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 02 năm 2007. Bãi bỏ Quyết
định số 784/QĐ-TCKTTV ngày 07 tháng 10 năm 2002 của Tổng cục trưởng Tổng cục
Khí tượng Thủy văn ban hành Quy phạm Lưu trữ tư liệu khí tượng thủy văn.
Điều 3. Chánh
Văn phòng Bộ, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ trưởng Vụ Kế hoạch – Tài chính,
Vụ trưởng Vụ Khí tượng Thủy văn, Vụ trưởng Vụ Khoa học – Công nghệ, Vụ trưởng
Vụ Pháp chế, Giám đốc Trung tâm Khí tượng Thủy văn quốc gia và Thủ trưởng các
đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
Nguyễn Công Thành
|
TIÊU CHUẨN NGÀNH
94 TCN 23
– 2006
QUY
PHẠM LƯU TRỮ TƯ LIỆU KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 24/2006/QĐ-BTNMT ngày 29 tháng 12 năm 2006
của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường)
Quy phạm lưu trữ tư liệu khí tượng thủy văn,
được biên soạn trên cơ sở:
- Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, ban hành ngày
15 tháng 4 năm 2001;
- Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước, ban hành
ngày 28 tháng 12 năm 2000;
- Pháp lệnh Khai thác và Bảo vệ công trình
khí tượng thủy văn, ban hành ngày 02 tháng 12 năm 1999;
- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4
năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của "Pháp
lệnh Lưu trữ quốc gia";
- Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3
năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành: "Pháp lệnh Bảo vệ bí
mật nhà nước";
- Nghị định số 24/CP ngày 19 tháng 3 năm 1997
của Chính phủ quy định chi tiết thi hành "Pháp lệnh Khai thác và Bảo vệ
công trình khí tượng thủy văn";
- Quyết định số 212/2003/QĐ-TTg ngày 21 tháng
10 năm 2003 của Thủ tướng Chính phủ: "Về danh mục bí mật nhà nước độ Tối
mật trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường";
- Quyết định số 919/2003/QĐ-BCA (A11) ngày 21
tháng 11 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Công an: "Về danh mục bí mật nhà nước
độ Mật trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường";
- Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02
năm 2005 của Bộ Nội vụ "Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ
chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ
và Ủy ban nhân dân";
- Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4
năm 2006 của Bộ Nội vụ "Hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn
nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp";
- Văn bản số 111/NVĐP ngày 04 tháng 4 năm
1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước "Hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ";
- Văn bản số 287/LTNN-KH ngày 03 tháng 7 năm
2000 của Cục Lưu trữ Nhà nước "Hướng dẫn lập dự án và kế hoạch đầu tư xây
dựng, cải tạo kho lưu trữ";
- Các tiêu chuẩn ngành của Cục Lưu trữ Nhà
nước nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành (Mã số TCN-03-1997 - Cặp
đựng tài liệu, Mã số TCN-04-1997 - Mục lục hồ sơ, Mã số TCN-05-1997 – Sổ đăng
ký mục lục hồ sơ, Mã số TCN 07-1998 – Giá để tài liệu) và một số văn bản khác
của Cục Lưu trữ Nhà nước;
- "Quy chế giao nộp, lưu trữ, bảo quản
và khai thác tư liệu khí tượng thủy văn" của Tổng cục Khí tượng Thủy văn,
ban hành ngày 06 tháng 9 năm 1997;
- Các quy phạm chuyên môn về khí tượng thủy
văn, liên quan đến lưu trữ tư liệu khí tượng thủy văn;
- Quy phạm lưu trữ tư liệu khí tượng thủy văn
(đối với vật mang bằng giấy) – 94 TCN 23-2002;
- Các quy định về phục chế tư liệu KTTV lưu
trữ.
Quy phạm này thay thế Quy phạm cùng tên, ban
hành năm 2002. Nội dung chính của quy phạm gồm 5 chương và các phụ lục:
1- Quy định chung;
2- Giao nộp, thu nhận tư liệu khí tượng thủy
văn;
3- Chỉnh lý lưu trữ tư liệu khí tượng thủy
văn;
4- Bảo quản tư liệu khí tượng thủy văn;
5- Quản lý kho và cung cấp phục vụ tư liệu
khí tượng thủy văn.
Phu lục A và phụ lục B.
1. QUY ĐỊNH CHUNG
1.1. Đối tượng áp dụng
Quy phạm lưu trữ tư liệu khí tượng thủy văn
(KTTV) dùng cho cán bộ kỹ thuật, cán bộ quản lý các cấp và những người khác
liên quan đến công tác lưu trữ tư liệu KTTV, để thu nhận, chỉnh lý lưu trữ, bảo
quản và cung cấp phục vụ tư liệu KTTV.
1.2. Giải thích thuật ngữ
Trong Quy phạm này, một số thuật ngữ được
hiểu như sau:
a) Tư liệu KTTV là dữ liệu, mẫu vật được thu
thập, khai thác từ công trình KTTV và xử lý, lưu trữ dưới nhiều hình thức, gồm:
- Các tư liệu điều tra cơ bản KTTV, môi
trường không khí và nước ghi trên giấy hoặc trên các vật mang tin khác;
- Các loại biểu đồ, bản đồ, ảnh thu từ vệ
tinh, các loại phim, ảnh về KTTV;
- Các thông số kỹ thuật về phương tiện đo đạc
KTTV;
- Các tài liệu về vị trí, ký hiệu và trị số
mốc độ cao của công trình KTTV;
- Các loại ấn phẩm về KTTV được phát hành nội
bộ.
b) Tư liệu KTTV gốc (gọi tắt là tư liệu gốc)
là tư liệu do phương tiện đo, do con người quan trắc hoặc kết hợp giữa phương
tiện đo với con người thu thập và ghi nhận trên các vật mang tin phổ thông,
hiện đại trong quá trình quan trắc, điều tra, khảo sát KTTV.
c) Tư liệu KTTV thứ cấp (gọi tắt là tư liệu
thứ cấp) là tư liệu đã được xử lý, chỉnh biên hoặc tính toán từ tư liệu gốc
theo quy trình, quy phạm, hướng dẫn kỹ thuật và được trình bày trên các vật
mang tin.
d) Tư liệu KTTV chuyên khảo (gọi tắt là tư
liệu chuyên khảo) là tư liệu được xử lý, hệ thống hóa, tổng hợp, đúc kết thành
quy luật hoặc kết luận khoa học trên cơ sở tư liệu gốc, tư liệu thứ cấp hoặc cả
hai; là sản phẩm của đề tài, chương trình nghiên cứu, biên soạn tiêu chuẩn về
KTTV; là tư liệu KTTV và tư liệu có liên quan mật thiết với tư liệu KTTV được
thu thập trao đổi, hợp tác trong và ngoài nước.
đ) Tư liệu KTTV lưu trữ (gọi tắt là tư liêu
lưu trữ) là tư liệu đã kết thúc quá trình hình thành, có đầy đủ giá trị pháp lý
quy định ở Điều 7 của "Quy chế giao nộp, lưu trữ, bảo quản, khai thác tư
liệu khí tượng thủy văn" ban hành năm 1997 và đạt yêu cầu chuyên môn theo
tiêu chuẩn hiện hành thuộc lĩnh vực KTTV.
e) Tư liệu KTTV hiện hành (gọi tắt là tư liệu
hiện hanh là tư liệu còn giá trị tra cứu cho yêu cầu hiện tại của cơ quan, đơn
vị.
g) Lưu trữ lịch sử chuyên ngành (gọi tắt là
lưu trữ chuyên ngành) là lưu trữ vĩnh viễn tư liệu KTTV Ngành Tài nguyên và Môi
trường.
h) Lưu trữ hiện hành là lưu trữ tạm thời của
tư liệu hiện hành hoặc tư liệu lưu trữ ở cơ quan, đơn vị chưa đến hạn nộp vào
lưu trữ chuyên ngành.
i) Kho lưu trữ tư liệu KTTV (gọi tắt là kho
lưu trữ) là nơi có đủ tiêu chuẩn theo quy định của Nhà nước để lưu giữ lâu dài,
an toàn tuyệt đối và tổ chức thực hiện các nghiệp vụ giao nộp, lưu trữ, bảo
quản và khai thác tư liệu KTTV.
k) Phông lưu trữ tư liệu KTTV là tư liệu KTTV
được hình thành trong quá trình hoạt động KTTV và được đưa vào bảo quản trong
một kho lưu trữ nhất định.
l) Chỉnh lý tư liệu KTTV lưu trữ (Chỉnh lý
lưu trữ) là sự kết hợp chặt chẽ và hợp lý các khâu nghiệp vụ của công tác lưu
trữ để tổ chức khoa học phông lưu trữ nhằm bảo quản và sử dụng có hiệu quả.
m) Đơn vị bảo quản là đơn vị phân loại cơ bản
trong phạm vi phông lưu trữ. Đơn vị bảo quản tư liệu KTTV là một hoặc một số tư
liệu có nội dung liên quan với nhau được lập thành ở các kho lưu trữ tư liệu
KTTV. Đơn vị bảo quản có số lưu trữ riêng.
1.3. Phân cấp lưu trữ tư liệu KTTV.
Lưu trữ tư liệu KTTV được thực hiện theo phân
cấp phù hợp với "Quy chế giao nộp, lưu trữ, bảo quản, khai thác tư liệu
khí tượng thủy văn" ban hành theo Quyết định số 614/QĐ-KTTV ngày 06 tháng
9 năm 1997 của Tổng cục trưởng Tổng cục Khí tượng thủy văn.
1.3.1. Lưu trữ lịch sử chuyên ngành
Lưu trữ lịch sử chuyên ngành được tập trung
tại kho lưu trữ tư liệu KTTV do Trung tâm Tư liệu KTTV trực tiếp quản lý. Trung
tâm Tư liệu KTTV thu nhận; lưu trữ và bảo quản toàn bộ tư liệu gốc, một bản
chính tư liệu thứ cấp, một bản chính tư liệu chuyên khảo.
1.3.2. Lưu trữ hiện hành
Lưu trữ hiện hành được thực hiện tại các đơn
vị trực thuộc Trung tâm KTTV quốc gia, bao gồm:
a) Các Đài KTTV khu vực: lưu trữ và bảo quản
tư liệu hiện hành của Đài KTTV khu vực; một bản sao tư liệu có giá trị như bản
chính, một bản chính hoặc một bản sao tư liệu chuyên khảo thuộc Đài khu vực
quản lý; một bản sao một số tư liệu lưu trữ thuộc địa phương lân cận Đài.
b) Trung tâm Mạng lưới KTTV và Môi trường,
Trung tâm Dự báo KTTV Trung ương, Đài Khí tượng cao không, Trung tâm Khí tượng
Thủy văn Biển, Liên đoàn Khảo sát Khí tượng Thủy văn: lưu trữ, bảo quản tư liệu
hiện hành của đơn vị mình; một bản sao tư liệu gốc cần thiết cho nghiệp vụ hàng
ngày; một bản chính tư liệu chuyên khảo do mình làm ra; một bản chính hoặc bản
sao tư liệu chuyên khảo do mình thu thập và trao đổi được.
1.4. Thành phần tư liệu của phông lưu trữ
KTTV
a) Tư liệu khí tượng bề mặt và bức xạ;
b) Tư liệu khí tượng nông nghiệp;
c) Tư liệu khí tượng cao không;
d) Tư liệu môi trường không khí và nước;
đ) Tư liệu thủy văn lục địa vùng sông không
ảnh hưởng thủy triều;
e) Tư liệu thủy văn lục địa vùng sông ảnh
hưởng thủy triều;
g) Tư liệu khí tượng thủy văn biển (Hải văn);
h) Tư liệu điều tra, khảo sát khí tượng thủy
văn;
i) Tư liệu dự báo khí tượng thủy văn (các
loại bản đồ thời tiết);
k) Tư liệu chuyên khảo.
1.5. Thẩm quyền thay đổi các nội dung trong
quy phạm: Việc thay đổi các điểm trong Quy phạm này do cấp có thẩm quyền ban
hành Quy phạm quyết định.
2. GIAO NỘP, THU NHẬN
TƯ LIỆU KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN
Tư liệu KTTV thu thập, khai thác từ các công
trình KTTV, phải được giao nộp, thu nhận về kho lưu trữ của các đơn vị chức
năng theo phân cấp tại Mục 1.3 Quy phạm này.
2.1. Danh mục tư liệu KTTV
2.1.1. Khí tượng bề mặt và bức xạ
a) Tư liệu gốc
- Giản đồ tự ghi về: khí áp, ẩm độ, nhiệt độ,
gió, nắng, mưa, bức xạ;
- Sổ quan trắc SKT-1, SKT-2, SKT-3, SKT-5
(SKH-6), SKT-11a, SKT-11b, SKT-12, SKT-13a, SKT-13b.
b) Tư liệu thứ cấp
Các báo biểu BKT-1, BKT-2b, BKT-2a (ẩm),
BKT-2a (nhiệt), BKT-3, BKT-5, BKT-10, BKT-11a, BKT-11b, BKT-11c, BKT-12a,
BKT-12b, BKT-12c, BKT-13a, BKT-13b, BKT-14, BKT-15.
2.1.2. Khí tượng nông nghiệp
a) Tư liệu gốc
- Sổ quan trắc SKN-1, SKN-2, SKN-4;
- Sổ quan trắc, khảo sát trên đồng ruộng.
b) Tư liệu thứ cấp
Các báo biểu BKN-1, BKN-2.
2.1.3. Khí tượng cao không
a) Tư liệu gốc
- Băng thu, băng sơ toán, giản đồ, ly mét;
- Biểu ghi số liệu thám không BTK-1;
- Biểu ghi số liệu gió vô tuyến BTK-2;
- Biểu ghi kết quả quan trắc thám không vô
tuyến BTK-3;
- Sổ quan trắc Pilot STK-2;
- Bản đồ ra đa thời tiết;
- Ảnh sản phẩm các loại ra đa thời tiết;
- Sổ quan trắc ô zôn ZOZ-1, SOZ-2;
- Sổ quan trắc bức xạ cực tím SCT-1, SCT-2.
b) Tư liệu thứ cấp
- Báo cáo tổng hợp thám không vô tuyến BTK1a;
- Báo cáo tổng hợp các mặt đẳng áp chuẩn
BTK-11;
- Báo cáo số liệu gió trên cao (pilot)
BTK-2a;
- Báo cáo số liệu ra đa thời tiết;
- Báo cáo tháng về số liệu ôzôn BOZ;
- Báo cáo tháng về số liệu bức xạ cực tím
BCT.
2.1.4. Môi trường không khí và nước
- Tập tài liệu các trạm môi trường tự động;
- Tập biểu ghi kết quả quan trắc, phân tích
các yếu tố môi trường không khí: MTK-1, MTK-2, MTK-3, MTK-4, MTK-6;
- Các biểu ghi kết quả quan trắc các yếu tố
môi trường nước: MTN-1, MTN-2, MTN-3, MTN-4, MTN-5;
- Các biểu ghi kết quả quan trắc các yếu tố
môi trường nước mặn: MTN-6, MTN-, MTN-8;
2.1.5. Thủy văn vùng sông không ảnh hưởng
thủy triều (vùng ngọt)
a) Tư liệu gốc
- Sổ quan trắc mực nước N-1;
- Giản đồ tự ghi mực nước các loại;
- Sổ đo sâu N-2;
- Sổ ghi đo lưu lượng nước, lưu lượng chất lơ
lửng N-4;
- Sổ dẫn thăng bằng;
- Biểu ghi đo, xử lý mẫu nước chất lơ lửng
N-6.
b) Tư liệu thứ cấp
Tập tài liệu chỉnh biên.
2.1.6. Thủy văn vùng sông ảnh hưởng thủy
triều (vùng triều)
a) Tư liệu gốc
- Sổ quan trắc mực nước T-1;
- Giản đồ tự ghi mực nước các loại;
- Sổ đo sâu N-2;
- Sổ ghi đo lưu lượng nước, lưu lượng chất lơ
lửng N-4;
- Sổ dẫn thăng bằng;
- Biểu ghi đo, xử lý mẫu nước chất lơ lửng
N-6;
- Biểu ghi đo tốc độ nước.
b) Tư liệu thứ cấp
- Tập tài liệu chỉnh biên (mực nước, lượng
mưa, nhiệt không khí và nước);
- Tập tài liệu chỉnh biên (lưu lượng, nước và
các yếu tố thủy văn);
- Tập tài liệu chỉnh biên (các phụ lục: Biểu
tính lượng triều…).
2.1.7. Khí tượng thủy văn biển (Hải văn)
a) Tư liệu gốc
- Sổ quan trắc hải văn ven bờ SHV-1;
- Giản đồ triều ký;
- Tài liệu khảo sát hải văn.
b) Tư liệu thứ cấp
- Báo cáo quan trắc hải văn các obs chính
BHV-1;
- Báo cáo quan trắc hải văn mực nước từng giờ
và các trị số đặc trưng BHV-2;
- Các báo cáo khảo sát hải văn.
2.1.8. Điều tra khảo sát khí tượng, thủy văn,
môi trường
- Sổ ghi đo và báo cáo kết quả điều tra, khảo
sát khí tượng;
- Sổ ghi đo và kết quả điều tra, khảo sát
thủy văn (kiệt, lũ);
- Sổ ghi đo và báo cáo kết quả điều tra, khảo
sát môi trường;
2.1.9. Bản đồ dự báo thời tiết
- Bản đồ mặt đất;
- Bản đồ trên cao – các mặt đẳng áp: 850 mb,
700 mb, 500 mb, 300 mb, 200 mb;
- Bản đồ biển Đông.
2.1.10. Tư liệu chuyên khảo
- Các ấn phẩm về KTTV được phát hành nội bộ;
- Các loại tư liệu KTTV và tư liệu có liên
quan thu thập được thông qua hợp tác, trao đổi quốc tế.
2.2. Thủ tục giao nộp, thu nhận tư liệu KTTV
2.2.1. Lưu trữ hiện hành
- Thu nhận toàn bộ tư liệu gốc, tư liệu thứ
cấp, tư liệu chuyên khảo từ các bộ phận, cá nhân trực thuộc;
- Kiểm tra khối lượng và hoàn chỉnh chất
lượng toàn bộ tư liệu;
- Nộp về Trung tâm Tư liệu KTTV tư liệu được
quy định tại Mục 1.3.1 của Quy phạm này;
- Tổ chức lưu trữ tại đơn vị tư liệu quy định
tại Mục 1.3.2 của Quy phạm này.
Khi giao nộp tư liệu về Trung tâm Tư liệu
KTTV, các đơn vị cần có các văn bản sau đây:
+ Công văn về việc giao nộp tư liệu do Thủ
trưởng đơn vị ký, đóng dấu gửi Trung tâm Tư liệu KTTV;
+ Bản giao nhận tư liệu, trong đó thống kê tư
liệu giao nộp, ghi rõ số lượng, chủng loại tư liệu và các ghi chú cần thiết
khác về chất lượng tư liệu. Bản giao nhận này lập thành hai bản, Thủ trưởng đơn
vị ký, đóng dấu cơ quan (xem Phụ lục A.1 Quy phạm này).
2.2.1. Lưu trữ lịch sử chuyên ngành – Trung
tâm Tư liệu KTTV
a) Đối với tư liệu thu nhận trực tiếp
- Bên giao nộp và bên thu nhận cùng kiểm kê
và ký xác nhận vào 2 bản giao nhận tư liệu do bên giao nộp lập (xem Phụ lục A.1
Quy phạm này). Mỗi bên giữ một bản;
- Hai bên ký vào sổ biên bản giao - nhận tư
liệu do đơn vị nhận tư liệu giữ (xem Phụ lục A.2
Quy phạm này).
b) Đối với tư liệu nhận qua đường bưu điện:
- Bên nhận kiểm kê tư liệu, đối chiếu với bản
giao nhận tư liệu, nếu có sai lệch phải thông báo bằng văn bản cho bên giao tư
liệu;
- Bên nhận gửi đơn vị giao tư liệu một bản
giao nhận tư liệu có chữ ký và ghi rõ họ, tên người nhận tư liệu. Trong sổ biên
bản, bên nhận cũng phải làm đủ thủ tục như khi nhận trực tiếp và ghi chú là
nhận qua bưu điện.
3. CHỈNH LÝ LƯU TRỮ
TƯ LIỆU KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN
Tất cả tư liệu KTTV được xác định có giá trị
lưu trữ đều phải lưu trữ tại các kho lưu trữ theo quy định. Trung tâm Tư liệu
KTTV và các đơn vị làm nhiệm vụ lưu trữ tư liệu hiện hành, tổ chức phông lưu
trữ riêng và bảo quản trong kho lưu trữ do mình quản lý. Toàn bộ tư liệu có
trong kho lưu trữ, tư liệu thu nhận hàng năm phải được chỉnh lý.
3.1. Xác định giá trị và thời hạn lưu trữ tư
liệu KTTV
3.1.1. Xác định giá trị lưu trữ
Xác định giá trị tư liệu lưu trữ để quy định
thời hạn cần bảo quản cho từng loại tư liệu; xác định giá trị tư liệu lưu trữ
phải bảo đảm theo nguyên tắc và tiêu chuẩn quy định.
Các loại tư liệu KTTV có giá trị lưu trữ:
a) Tư liệu KTTV có tính lịch sử, thu thập
trước 1945 đối với miền Bắc, và trước 1975 đối với miền Nam;
b) Tư liệu thu thập vào bất kỳ thời kỳ nào ở
các trạm KTTV, liên quan đến việc bảo vệ chủ quyền Quốc gia. Đó là tư liệu của
các trạm KTTV nước ta nằm sát biên giới giữa Việt Nam với các nước láng giềng,
ở các đảo thuộc chủ quyền nước ta;
c) Tư liệu thu thập theo quy trình, quy phạm
kỹ thuật, được đánh giá chất lượng và đưa vào lưu trữ;
d) Tư liệu KTTV và các loại tư liệu có liên
quan thu thập qua hợp tác, trao đổi Quốc tế;
đ) Các loại quy trình, quy phạm hướng dẫn
nghiệp vụ, mã luật chuyên môn, các ấn phẩm KTTV đã xuất bản;
e) Các quy chế về nghiệp vụ, an toàn lao
động.
3.1.2. Thời hạn lưu trữ tư liệu
a) Lưu trữ lâu dài, vĩnh viễn: Tư liệu KTTV
quy định ở Điều 3.1 từ khoản a đến khoản đ được lưu trữ lâu dài, vĩnh viễn;
b) Lưu trữ tạm thời: Tư liệu ở Điều 3.1.1 khoản
e được lưu trữ khi các văn bản đó còn hiệu lực và lưu trữ tiếp 3 năm kể từ khi
văn bản hết hiệu lực.
3.2. Thống kê tư liệu KTTV
Thống kê tư liệu là sử dụng các công cụ,
phương tiện chuyên môn, nghiệp vụ để nắm chính xác số lượng, chất lượng, tình
hình tài liệu, hệ thống bảo quản. Tất cả tư liệu lưu trữ trong kho và tư liệu
thu nhận hàng năm phải được thống kê. Thống kê tư liệu KTTV theo phông lưu trữ
quy định tại Mục 1.4 Quy phạm này.
3.2.1. Trình tự thống kê tư liệu KTTV
a) Tư liệu điều tra cơ bản KTTV (xem Mục 1.4
từ khoản a đến khoản h Quy phạm này):
- Thống kê theo Đài KTTV khu vực, thứ tự từ
Bắc xuống Nam, từ Tây sang Đông;
- Trong mỗi Đài KTTV khu vực, thống kê theo
tỉnh, thứ tự từ Bắc xuống Nam, từ Tây sang Đông. Các Đài KTTV khu vực và tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương nằm trong địa bàn quản lý của Đài sắp xếp theo
quy định tại Phụ lục A.15 Quy phạm này;
- Trong mỗi tỉnh, tư liệu KTTV thống kê theo
thứ tự vần chữ cái đầu tiên của tên trạm KTTV. Mẫu thống kê và các ví dụ về
thống kê tư liệu điều tra cơ bản, xem Phụ lục A.3 Quy phạm này.
b) Tư liệu bản đồ thời tiết: thống kê theo
các loại bản đồ thời tiết, xem biểu TK-9 Phụ lục
A.3 Quy phạm này.
c) Tư liệu chuyên khảo: thống kê theo tên
(nội dung) của tư liệu và thời gian xuất bản hoặc thu nhận được, xem biểu TK-10 Phụ lục A.3 Quy phạm này.
3.2.2. Xác nhận trạng thái vật lý tư liệu lưu
trữ:
Trong quá trình thống kê phải xác nhận trạng
thái vật lý tư liệu (mẫu biểu, giấy, mực viết, chữ số) những tư liệu trùng lặp
chỉ chọn một bản có chất lượng tốt nhất đưa vào lưu trữ, những bản còn lại làm
thủ tục xin tiêu hủy theo quy định tại Mục 3.7 của Quy phạm này.
3.3. Phân loại tư liệu KTTV
Phân loại tư liệu lưu trữ là sự phân chia tư
liệu thành các khối, các nhóm, các đơn vị bảo quản cụ thể, căn cứ vào các đặc
trưng chung của chúng nhằm tổ chức một cách khoa học và sử dụng có hiệu quả
những tư liệu đó.
3.3.1. Phân loại tư liệu KTTV theo phông lưu
trữ
Sơ đồ 1 – Phân loại
tư liệu KTTV
Căn cứ sự hình thành, quy trình nghiệp vụ tư
liệu KTTV, việc phân loại tư liệu KTTV trên cơ sở các thành phần phông lưu trữ
theo quy định tại Mục 1.4 Quy phạm này.
3.3.2. Các khối, nhóm tư liệu KTTV
Tùy theo các thành phần phông theo sơ đồ 1,
tư liệu được phân chia thành các khối tư liệu sau:
a) Các loại sổ gốc quan trắc;
b) Các loại giản đồ, băng thu, ly mét, băng
sơ toán;
c) Các loại báo cáo chỉnh lý, chỉnh biên;
d) Biểu ghi đo và xử lý (tư liệu gốc, gồm: số
liệu là kết quả đo và xử lý từ máy tự động, số liệu đo đạc và phân tích tính
toán ở phòng thí nghiệm…);
đ) Bản đồ, ảnh thu từ vệ tinh;
e) Tư liệu chuyên khảo.
3.3.3. Đơn vị bảo quản tư liệu KTTV
Tư liệu KTTV (xem Điều 3.3.1), được phân loại
tiếp (xem Điều 3.3.2) cho đến đơn vị bảo quản (ĐVBQ). ĐVBQ tư liệu lưu trữ là
đơn vị phân loại cơ bản dựa trên tiêu chí nội dung của một hoặc một số tư liệu
liên quan với nhau. Trước khi phân loại, tất cả tư liệu phải được hoàn chỉnh,
kể cả việc đóng thành quyển đối với các tư liệu khi thu nhận còn rời rạc. Đóng
quyển tư liệu bằng chỉ, không được dùng các loại đinh ghim.
a) Tư liệu điều tra cơ bản KTTV: Các loại tư
liệu thuộc các thành phần phông quy định tại Mục 1.4 từ khoản a đến khoản h Quy
phạm này, được phân thành các khối (nhóm) tư liệu, sau đó chia ra ĐVBQ (xem sơ
đồ 2).
Sơ đồ 2 - các ĐVBQ tư
liệu ĐTCB
- Nhóm sổ gốc: phân
chia theo loại quan trắc nhiều yếu tố hay một yếu tố để thành lập đơn vị bảo
quản.
- Nhóm giản đồ: phân
chia theo yếu tố đo để thành lập đơn vị bảo quản.
- Báo biểu chỉnh lý,
chỉnh biên (tư liệu thứ cấp): phân chia theo các yếu tố hay nhóm yếu tố, để
thành lập các đơn vị bảo quản.
- Biểu ghi đo và xử
lý: phân chia theo nhóm tổng hợp các yếu tố đo để thành lập đơn vị bảo quản.
b) Bản đồ thời tiết:
phân chia theo nhóm (bản đồ mặt đất, bản đồ trên cao, bản đồ biển Đông) để
thành lập các đơn vị bảo quản (xem sơ đồ 3)
c) Tư liệu chuyên khảo: phân chia theo tên tư
liệu để thành lập các đơn vị bảo quản.
3.4. Lập đơn vị bảo quản (ĐVBQ) tư liệu KTTV
3.4.1. Quy cách lập đơn vị bảo quản tư liệu
KTTV
a) Lập đơn vị bảo quản theo năm
Sổ quan trắc:
- Khí tượng bề mặt và bức xạ: sổ SKT-1,
SKT-2, SKT-3, SKT-5, SKH-6, SKT-11, SKT-12, SKT-13a, SKT-13b;
- Khí tượng nông nghiệp: sổ SKN-2, SKN-4;
- Khí tượng cao không: STK2 và tư liệu ra đa
thời tiết;
- Môi trường: tài liệu quan trắc và báo cáo
kết quả phân tích của từng loại trạm (môi trùơng tự động; môi trường không khí:
MKT-1, MTK-2, MTK-3, MTK-4, MTK-6; môi trường nước: MTN-1, MTN-2, MTN-3, MTN-4,
MTN-5 và môi trường mặn: MTN-6, MTN-7, MTN-8);
- Thủy văn lục địa không ảnh hưởng thủy
triều: sổ đo mực nước, sổ đo sâu, sổ dẫn cao độ, sổ ghi đo lưu lượng nước N-4, biểu
ghi đo và xử lý mẫu nước chất lơ lửng;
- Thủy văn lục địa ảnh hưởng thủy triều: sổ
đo mực nước, sổ đo sâu, sổ dẫn cao độ, sổ ghi đo lưu lượng nước N-4, sổ đo tốc
độ nước, biểu ghi đo và xử lý mẫu nước chất lơ lửng;
- Hải văn: SHV1.
Giản đồ
Giản đồ mỗi năm của một yếu tố đo được lập
thành một đơn vị bảo quản.
Báo biểu chỉnh lý, chỉnh biên (tư liệu thứ
cấp):
- Khí tượng bề mặt: các loại báo biểu BKT-1,
BKT-5 (BKH-6), BKT-11a, BKT-11b, BKT-11c, BKT-12a, BKT-12b, BKT-12c. Riêng các
loại báo biểu: BKT-2b (áp), BKT-2a (ẩm), BKT-2a (nhiệt), BKT-3, BKT-10,
BKT-13a, BKT-13b, BKT-14, BKT-15 có thể lập 01 ĐVBQ cho 2-3 năm tài liệu;
- Khí tượng cao không: các loại báo biểu
BTK-1a, BTK-2b, BTK-11, BOZ, BCT;
- Thủy văn lục địa không ảnh hưởng thủy
triều: Các tập chỉnh biên;
- Thủy văn lục địa ảnh hưởng thủy triều: Các
tập chỉnh biên (mực nước và các yếu tố khác, tập chỉnh biên lưu lượng và các yếu
tố thủy văn, tập tính toán lượng triều…);
- Hải văn: các loại báo biểu BHV-1, BHV-2.
Điều tra khảo sát khí tượng, thủy văn, hải
văn.
b) Lập đơn vị bảo quản theo mùa vụ: Khí tượng
nông nghiệp SKN1a, SKN1b; các loại báo biểu BKN-2, BKN-1.
c) Lập đơn vị bảo quản theo obs quan trắc
hàng tháng/năm
- Khí tượng cao không: giản đồ, băng thu,
băng sơ toán, ly mét; các bảng ghi số liệu: BTK-1, BTK-2, BTK-3.
- Bản đồ thời tiết.
d) Lập đơn vị bảo quản theo tên tư liệu và
thời gian xuất bản của tư liệu chuyên khảo.
Tất cả tư liệu đã lập đơn vị bảo quản phải
xếp vào cặp hộp hoặc được đóng bìa cứng thành quyển.
3.4.2. Quy cách biên mục đơn vị bảo quản tư
liệu KTTV
a) Biên mục bên trong đơn vị bảo quản
Biên mục trong là ghi những thông tin về thời
gian có tư liệu trong một đơn vị bảo quản, các thông tin viết vào chỗ trống
phía trên góc trái của trang đầu, tháng đầu của một năm tư liệu thuộc ĐVBQ. Nếu
dùng nhãn thì nhãn dán vào phía trên góc trái của trang đầu, tháng đầu của một
năm tư liệu thuộc ĐVBQ.
- Đối với các loại tư liệu điều tra cơ bản:
các loại tư liệu được liệt kê tại các Điều 2.1.1 đến 2.1.8 của Quy phạm này,
biên mục trong được tiến hành theo từng trạm, từng năm cụ thể (ghi tên tài
liệu, tên trạm, năm và tháng có tư liệu) và theo thứ tự thời gian từ năm bắt
đầu có tư liệu đến năm kết thúc (xem ví dụ sau đây).
- Đối với tư liệu bản đồ thời tiết, tư liệu
chuyên khảo: tùy tình hình cụ thể để biên mục trong và phải theo quy định tại khoản
a Điều 3.4.2.
b) Biên mục ngoài
Trong kho lưu trữ, tư liệu KTTV được xếp vào cặp
hộp hoặc đóng quyển bìa cứng; cặp hộp hay quyển bìa cứng có chứa tư liệu phải
có biên mục bên ngoài.
Biên mục ngoài các đơn vị bảo quản là nhãn
ghi các thông tin về tư liệu (tên phông lưu trữ, tên tư liệu, số lưu trữ, tên
trạm, thời gian có tư liệu) để sắp xếp tư liệu, quản lý và phục vụ khai thác tư
liệu nhanh chóng, thuận tiện. Nhãn ghi biên mục ngoài có kích thước quy định và
in sẵn các tiêu chí cho từng loại.
- Đối với tư liệu xếp
vào cặp hộp (cặp hộp kích thước 40cm x 29cm x 10cm0: dùng nhãn có kích thước
9,0cm x 6,5cm, cài vào gáy cặp hộp sao cho mép dưới của nhãn cách mép trên của
hộp bằng 2/5 chiều dài hộp.
Ví dụ: Nhãn cài vào
gáy cặp hộp
Ví dụ: Tư liệu đóng
thành quyển bìa cứng
- Đối với tư liệu đóng thành quyển bìa cứng:
Làm 01 (một) nhãn có kích thước 5cm x 3cm dán vào gáy của quyển sổ sao cho mép
dưới của nhãn cách mép trên của sổ bằng 2/5 chiều dài sổ và 01 (một nhãn có
kích thước 8cm x 5cm dán vào chính giữa mặt trước sổ.
- Đối với nhóm tư liệu bản đồ thời tiết: Làm
02 (hai) nhãn ghi thông tin (tên phông tư liệu, tên bản đồ, số lưu trữ, thời
gian hình thành tư liệu), 01 (một) nhãn kích thước 10cm x 7cm dán vào mặt quyển
sổ và 01 (một) nhãn kích thước 6cm x 4cm dán vào gáy sổ sao cho mép dưới của
nhãn cách mép trên của sổ bằng 2/5 chiều dài sổ.
3.4.3. Quy cách đánh số lưu trữ tư liệu KTTV
Các ĐVBQ tư liệu KTTV sau khi được đóng bìa
cứng hay xếp vào cặp hộp đều được đánh số lưu trữ. Trong một phông lưu trữ, số
lưu trữ được mã hóa có nội dung, không bị trùng lặp và mở để có thể bổ sung
thêm các ĐVBQ mới. Việc đánh số lưu trữ được mã hóa theo ký hiệu loại thành
phần phông tư liệu + khối (nhóm tài liệu) + mã trạm có tài liệu và số thứ tự
của ĐVBQ của loại tư liệu đó.
3.5. Sắp xếp tư liệu trong kho lưu trữ
Tất cả tư liệu KTTV sau khi xếp trong cặp hộp
và đóng vào bìa cứng đều được sắp xếp lên giá.
3.5.1. Nguyên tắc sắp xếp tư liệu:
Tư liệu sắp xếp trong kho theo từng thành
phần phông (xem quy định tại Mục 1.4 của Quy phạm này).
a) Tư liệu điều tra cơ bản: Tư liệu thống kê
từ Điều 2.1.1 đến 2.1.3 và 2.1.5 đến 2.1.7 Mục 2.1 Quy phạm này; tư liệu gốc
sắp xếp riêng và tư liệu thứ cấp sắp xếp riêng. Tư liệu gốc phân chia ra nhóm
giản đồ, nhóm sổ gốc sắp xếp riêng. Tư liệu thống kê tại Điều 2.1.4 và 2.1.8 Mục
2.1 Quy phạm này: sắp xếp theo trạm và thời gian có tài liệu.
b) Tư liệu dự báo KTTV, tư liệu chuyên khảo:
sắp xếp riêng; do tính đặc thù của tư liệu, có thể phải thiết kế giá có kích
thước riêng cho phù hợp.
Khi sắp xếp, tùy vào khối lượng tư liệu ít
hay nhiều, kho chật hay rộng để sắp xếp các nhóm riêng biệt vào từng giá, từng
phòng kho, từng tầng kho. Các tư liệu thường xuyên đưa ra phục vụ, sắp xếp vào
phòng kho thuận tiện cho việc khai thác, sử dụng.
3.5.2. Sắp xếp tư liệu lên giá
a) Bố trí hệ thống giá trong phòng kho
- Giá để tư liệu trong mỗi phòng kho phải
được đánh số thứ tự. Giá để tư liệu phải xếp thẳng hàng, vuông góc với cửa sổ
phòng kho; lối đi đầu giá là 40 – 60cm – 60cm, giữa các hàng giá cố định là
70cm – 80cm; lối đi chính trong kho là 120cm – 150cm.
Hình 1 - Hệ thống giá
trong phòng kho rộng và sâu
- Đối với phòng kho
rộng và sâu, hệ thống giá tư liệu xếp và đánh số thứ tự theo nguyên tắc từ trái
qua phải, từ ngoài vào trong, theo hướng của người đi từ cửa vào kho (Hình 1).
Hình 2 - Hệ thống giá
trong phòng kho hẹp và nông
- Nếu lòng kho hẹp, nông, chỉ sắp xếp được
một dãy thì các giá tư liệu được xếp và đánh số thứ tự theo nguyên tắc từ trái
qua phải, theo hướng của người đi từ cửa vào kho (Hình 2).
- Thông thường giá tư liệu là giá đúp tạo
thành từ hai giá dựa lưng vào nhau, mỗi giá đơn (mặt giá) được xem là một đơn
vị riêng và đánh số thứ tự theo hình 3.
Hình 3 – Giá để tư
liệu và cách đánh số
b) Sắp xếp tư liệu: Tư liệu sắp xếp trong kho
theo nguyên tắc chung và tương ứng với trình tự thống kê tư liệu (xem Điều
3.2.1 Quy phạm này).
- Đối với tư liệu bản đồ thời tiết, sắp xếp
theo nhóm bản đồ, theo trình tự thời gian có tư liệu.
- Đối với tư liệu chuyên khảo: thứ tự sắp xếp
lên giá theo tên tư liệu và trình tự thời gian có tư liệu.
- Trong quá trình sắp xếp, nếu những tư liệu còn
tiếp tục bổ sung, thì cần dành một số khoảng trống nhất định trên giá để có thể
xếp tư liệu.
Trong mỗi phòng kho phải có sơ đồ bố trí giá
tư liệu; trên mỗi đầu giá phía cửa vào kho, phải có biểu ghi tên tư liệu cụ
thể, để bảo quản, tra tìm tư liệu được nhanh chóng.
3.6. Xây dựng công cụ tra tìm tư liệu
Công cụ tra tìm tư liệu trong kho lưu trữ
KTTV là mục lục hồ sơ tư liệu và các công cụ khác.
3.6.1. Mục lục hồ sơ tư liệu (mục lục tư
liệu)
Mục lục tư liệu được lập sau khi tư liệu đã
phân loại lập ĐVBQ và sắp xếp lên giá lưu trữ. Mục lục tư liệu được lập như
sau:
- Đối với tư liệu điều tra cơ bản (từ Điều
2.1.1 đến 2.1.8 Mục 2.1 Quy phạm này), mục lục tư liệu lập riêng cho từng loại
tư liệu theo thành phần phông quy định tại Mục 1.4. Trong mỗi loại lập riêng
cho từng yếu tố hay nhóm yếu tố (Điều 3.3.2) theo thứ tự thời gian (xem Phụ lục A.5 biểu ML-1a, 1b).
- Đối với tư liệu bản đồ thời tiết, mục lục
tư liệu lập riêng cho từng loại bản đồ và theo thứ tự thời gian (xem Phụ lục A.5 biểu ML-9a, ML-9b).
- Đối với tư liệu chuyên khảo, mục lục tư
liệu lập theo tên tư liệu và theo trình tự thời gian có tư liệu đó (xem Phụ lục A.5 biểu ML-10b).
3.6.2. Xây dựng công cụ tra tìm tư liệu trên
máy tính
Xây dựng các phần mềm quản lý tư liệu lưu trữ
phục vụ tra tìm nhanh, thuận tiện.
3.7. Tiêu hủy tư liệu KTTV lưu trữ
3.7.1. Xác định tư liệu KTTV cần tiêu hủy
Những tư liệu KTTV có một trong các điều kiện
sau đây được xem là tư liệu cần tiêu hủy:
- Tư liệu KTTV thừa;
- Tư liệu KTTV không có giá trị, không còn
giá trị;
- Tư liệu KTTV bị phá hủy do công trùng, hỏa
hoạn v.v, không thể phục chế được.
3.7.2. Trình tự, thủ tục tiêu hủy tư liệu
a) Lập danh mục tư liệu cần tiêu hủy
Sau khi xác định tư liệu có đủ điều kiện quy
định tại Điều 3.7.1, cơ quan làm nhiệm vụ lưu trự cần:
- Lập danh mục những tư liệu cần tiêu hủy
(xem Phụ lục A.5 Quy phạm này).
- Trình cấp có thẩm quyền xem xét danh mục tư
liệu KTTV cần tiêu hủy.
b) Thành lập Hội đồng: "Xác định giá trị
và Tư vấn xét duyệt tư liệu cần tiêu hủy"
- Cấp có thẩm quyền ra quyết định thành lập
Hội đồng "Xác định giá trị và Tư vấn xét duyệt tư liệu cần tiêu hủy"
để xem xét tư liệu KTTV cần tiêu hủy theo phân cấp tại Điều 3.7.3.
- Các thành viên Hội đồng do cấp có thẩm
quyền quyết định.
c) Nhiệm vụ của Hội đồng
- Kiểm tra danh mục tư liệu cần tiêu hủy do
đơn vị đã trình theo các nội dung sau:
+ Xác định tư liệu thừa cần tiêu hủy bằng
cách đối chiếu trực tiếp với tư liệu cùng loại đang giữ lại lưu trữ;
+ Xác định các tư liệu đã bị phá hủy do côn
trùng, hỏa hoạn v.v. không thể phục chế được.
- Khi hoàn tất các công việc nêu trên, các
thành viên Hội đồng ký và viết rõ họ, tên vào biểu danh mục đã kiểm tra.
- Lập biên bản kết quả xét duyệt (theo mẫu ở Phụ lục A.6 Quy phạm này), có chữ ký của các thành
viên Hội đồng.
- Trình cấp có thẩm quyền biên bản kết quả
xét duyệt và toàn bộ các bản danh mục có tư liệu cần tiêu hủy; trả lại đơn vị
lưu trữ danh mục tư liệu không đủ điều kiện cho tiêu hủy.
3.7.3. Cấp có thẩm quyền quyết định cho phép
tiêu hủy tư liệu
Trung tâm KTTV quốc gia ra quyết định tiêu
hủy tư liệu thuộc đơn vị lưu trữ hiện hành và giao cho đơn vị thực hiện tiêu
hủy.
Bộ Tài nguyên và Môi trường ra quyết định
tiêu hủy tư liệu thuộc lưu trữ lịch sử và giao cho đơn vị thực hiện tiêu hủy.
3.7.4. Lập hồ sơ tư liệu KTTV đã tiêu hủy
- Hồ sơ tư liệu KTTV đã tiêu hủy gồm:
+ Tờ trình của Thủ trưởng cơ quan đề nghị
những tư liệu cần tiêu hủy;
+ Quyết định của cấp có thẩm quyền thành lập
Hội đồng tư vấn xét duyệt tư liệu cần tiêu hủy;
+ Biên bản họp Hội đồng tư vấn xét duyệt danh
mục tư liệu cần tiêu hủy;
+ Danh mục tư liệu cần tiêu hủy đã được
duyệt;
+ Quyết định của cấp có thẩm quyền cho tiêu
hủy tư liệu;
- Hồ sơ tư liệu KTTV đã tiêu hủy được đưa vào
lưu trữ như những hồ sơ lưu trữ tư liệu KTTV khác.
3.7.5. Tổ chức thực hiện tiêu hủy
- Chỉ được tiến hành tiêu hủy khi có quyết
định của cấp có thẩm quyền.
- Chuyển tất cả các tư liệu cần tiêu hủy vào
một phòng riêng, tách biệt với các tư liệu khác.
- Kiểm tra, đối chiếu lần cuối từng tư liệu
trước khi tiêu hủy.
- Trước khi tiêu hủy, các bản chứa thông tin
tư liệu cần tiêu hủy phải được cắt rời, sao cho các mảnh chứa thông tin không
còn ý nghĩa.
- Hình thức tiêu hủy do cấp có thẩm quyền
quyết định. Hình thức tốt nhất là đưa vào các cơ sở sản xuất giấy.
4. BẢO QUẢN TƯ LIỆU
KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN LƯU TRỮ
4.1. Yêu cầu đối với hệ thống kho (xem Phụ lục A.7 Quy phạm này)
4.2. Các thiết bị bảo quản tư liệu
4.2.1. Phương tiện đựng tư liệu
a) Giá để tư liệu
Giá để tư liệu phải thiết kế chắc chắn, nhiều
tầng (tối đa không quá 5 tầng), có kích thước phù hợp với việc bản quản tư liệu
KTTV.
Trong các kho lưu trữ tư liệu KTTV hiện nay,
nên dùng loại giá làm bằng thép tấm ký hiệu GLT, theo tiêu chuẩn ngành của Cục
Lưu trữ Nhà nước (TCN 07-1998); loại giá này bảo đảm yêu cầu kỹ thuật và dễ lắp
ráp, di chuyển (Hình 4).
Hình 4 – Giá để tư
liệu 4 tầng
b) Cặp hộp, bìa
Trên cơ sở mẫu mã, kích thước các loại tư
liệu lưu trữ, cặp hộp, bìa cứng phải thiết kế cho phù hợp với công tác bảo
quản, khai thác sử dụng.
- Cặp hộp: Cặp hộp có kích thước 40 x 29 x
10(cm) làm bằng vải giả da hoặc chất dẻo (hình 5).
- Bìa cứng: Bìa cứng đóng trực tiếp vào tư
liệu như BKT1, BKT2a, BKT2b v.v. thành quyển.
- Bìa mềm: có thể dùng bìa mềm đóng quyển tư
liệu phù hợp với kích thước các loại tư liệu theo quy phạm hiện hành, dùng giấy
bìa loại tốt có độ bền dai, in sẵn tên tư liệu và những thông tin cần thiết
(biên mục).
4.2.2. Phương tiện bảo quản môi trường kho tư
liệu
a) Đo nhiệt độ, độ ẩm
Mỗi phòng kho phải có phương tiện đo nhiệt
độ, độ ẩm bên trong và nơi thoáng mát bên ngoài để so sánh chế độ nhiệt, ẩm
trong và ngoài kho. Trên cơ sở đó điều chỉnh chế độ làm việc của máy điều hòa
không khí và máy hút ẩm cho thích hợp.
b) Quạt thông gió, máy điều hòa không khí
Kho lưu trữ thường lợi dụng thông gió tự
nhiên kết hợp với quạt thông gió.
Số lượng và công suất quạt bố trí cho mỗi
phòng tùy thuộc vào diện tích và yêu cầu chế độ bảo quản tư liệu.
Vào thời kỳ nhiệt độ không khí ngoài trời
cao, cần sử dụng máy điều hòa không khí bảo đảm nhiệt độ trong kho luôn ở mức
20oC ± 2oC. Số
lượng và công suất máy điều hòa không khí tùy thuộc vào diện tích, độ kín của
kho.
c) Máy hút ẩm
Để duy trì chế độ ẩm trong kho ở mức 50% ± 5%, cần sử dụng máy hút ẩm. Số lượng
và công suất máy hút ẩm tùy thuộc vào diện tích, độ kín của kho.
d) Dụng cụ làm vệ sinh
Trong kho cần trang bị đủ dụng cụ làm vệ sinh
tư liệu và vệ sinh kho như máy hút bụi, các dụng cụ vệ sinh thông thường khác.
4.3. Các biện pháp kỹ thuật bảo quản
4.3.1. Chống ẩm
a) Biện pháp thông gió
- Dùng quạt hoặc mở cửa để thông gió tự
nhiên, chống ẩm cho tư liệu;
- Chỉ tiến hành thông gió, khi nhiệt độ trong
kho không thấp hơn nhiệt độ ngoài kho là 5oC;
- Khi mở cửa thông gió, không để ánh sáng mặt
trời chiếu trực tiếp vào tư liệu; bụi, côn trùng, khí độc v.v. xâm nhập vào
phòng kho.
b) Máy hút ẩm, điều hòa không khí
Khi độ ẩm trong kho tăng vượt quá giới hạn
cho phép, dùng máy hút ẩm, điều hòa không khí chạy liên tục 24/24 giờ.
4.3.2. Chống nấm mốc
Thường xuyên làm vệ sinh tư liệu, các phương
tiện bảo quản và kho tàng. 10 ngày phải lau chùi tư liệu, phương tiện bảo quản
một lần. Phải duy trì chế độ thông gió, chế độ nhiệt, ẩm tối ưu cho môi trường
bảo quản tư liệu. Quy trình vệ sinh kho, bảo quản tư liệu xem Phụ lục A.8 Quy phạm này.
Khi phát hiện nấm mốc, phải cách ly ngay khối
tư liệu đó và thực hiện các biện pháp chống nấm mốc bằng hóa chất Formaldehyl
(CHO) 40% hay Thymol (HCHO). Việc sử dụng hóa chất xử lý nấm mốc phải được Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và cơ quan chuyên môn hướng dẫn hoặc trực tiếp đảm
nhận.
4.3.3. Chống côn trùng
Tư liệu trước khi nhập kho phải khử trùng, có
phòng kho chuyên dùng để khử trùng tư liệu.
Toàn bộ kho tư liệu phải khử trùng định kỳ 03
(ba) năm 01 (một) lần. Trong thời gian giữa 02 (hai) lần khử trùng, nếu phát
hiện trong kho có côn trùng thì phải tổ chức khử trùng trước thời hạn quy định.
4.3.4. Chống mối
Việc phòng, chống mối phải tiến hành xử lý
ngay khi bắt đầu xây kho lưu trữ. Phải thường xuyên kiểm tra kho, nếu thấy mối
xuất hiện thì phải liên hệ ngay với cơ quan chuyên chống mối để có biện pháp xử
lý.
4.3.5. Chống chuột
Phải hạn chế tối đa khả năng xâm nhập của
chuột vào kho, trong đó cần lưu ý kiểm tra các đường ống, đường cống, đường dây
dẫn điện, ống thông hơi v.v. Cửa kho, cửa sổ cần làm theo yêu cầu ở Phụ lục A.7 của Quy phạm này.
Tuyệt đối không được để thức ăn trong kho lưu
trữ.
Khi phát hiện có chuột trong kho, phải dùng
bẫy hoặc bả để diệt; khi dùng các loại bả bằng hóa chất phải thực hiện đúng
hướng dẫn của cơ quan chuyên môn.
4.4. Tu bổ, phục chế tư liệu KTTV
Tu bổ, phục chế tư liệu KTTV là công tác
thường xuyên của cơ quan làm công tác lưu trữ.
4.4.1. Khảo sát tư liệu
Hàng năm, qua kiểm tra, bảo quản, phục vụ tư
liệu phát hiện những tư liệu cần tu bổ, phục chế từng phần hay phục chế toàn
phần để đưa vào kế hoạch công tác của đơn vị.
4.4.2. Tu bổ, phục chế từng phần
Tu bổ, phục chế từng phần là việc tu bổ, phục
chế các trang tư liệu hoặc một phần nhỏ nội dung của đơn vị bảo quản tư liệu
KTTV.
Biện pháp vá, dán tư liệu thích hợp với trang
tư liệu còn sạch sẽ, chữ và số không bị tẩy xóa hoặc gạch bỏ nhiều, nhòe mực,
ẩm ướt; giấy có trạng thái vật lý tốt, nhưng bị rách mép ngoài hoặc có lỗ thủng
trên bề mặt không phải chỗ chứa thông tin (quy trình vá – dán tư liệu xem Phụ lục A.9 Quy phạm này).
Không dùng biện pháp bồi nền đối với tư liệu
KTTV cần tu bổ, phục chế.
Tu bổ, phục chế từng phần là công tác nghiệp
vụ thường xuyên của bộ phận trực tiếp làm công tác lưu trữ.
4.4.3. Phục chế toàn phần
Phục chế toàn phần (hay phục chế trọn gói)
được áp dụng trong trường hợp tư liệu bị hư hỏng nhiều.
Phục chế toàn phần là sao nguyên bản các
thông tin có trên trang tư liệu cũ sang trang tư liệu mới với giấy tốt, mực
tốt, bảo đảm tư liệu không bị hư hỏng ít nhất 20 năm.
a) Điều kiện áp dụng
- Trang tư liệu bẩn, chữ và số quá mờ, bị tẩy
xóa hoặc gạch bỏ nhiều, bị nhòe mực, ẩm ướt.
- Giấy có trạng thái vật lý kém, bị rách các
chỗ chứa thông tin, bị nhàu nát, giấy quá mỏng dễ bị rách và nhàu nát…
b) Tổ chức thực hiện
Nếu tư liệu bị hư hỏng nhiều thì việc tu bổ,
phục chế toàn phần phải triển khai trong toàn cơ quan theo các bước sau:
- Thành lập ban điều hành phục chế của cơ
quan;
- Ban điều hành chỉ đạo trực tiếp mọi khâu
phục chế từ việc chuẩn bị các nguyên vật liệu như biểu mẫu các loại, mực v.v.
phổ biến các quy định về kỹ thuật phục chế, chọn cán bộ có năng lực chuyên môn
để nghiệm thu sản phẩm v.v. đảm bảo khép kín quá trình phục chế và đảm bảo chất
lượng tư liệu được phục chế.
c) Yêu cầu về kỹ thuật phục chế: xem Phụ lục A.11 Quy phạm này.
d) Biện pháp phục chế
- Phục chế toàn phần tư liệu bằng sao chép:
thực hiện đúng các yêu cầu về kỹ thuật tại Phụ lục
A.11 Quy phạm này.
- Phục chế toàn phần tư liệu trên máy tính:
Phục chế toàn phần tư liệu KTTV trên máy tính
phải đáp ứng yêu cầu về chất lượng và kỹ thuật quy định tại Phụ lục A.11. Để bảo đảm chất lượng số liệu phục
chế cần xây dựng phần mềm cho từng loại tư liệu. Các phần mềm phục chế phải
được Hội đồng khoa học thông qua, bảng số liệu phải đúng mẫu biểu trước phục
chế. Số liệu nhập theo chương trình phục chế phải được lưu trữ trên vật mang
tin điện tử và bảo quản theo hướng dẫn ở Phụ lục A.7.
4.5. Bảo quản tư liệu KTTV đối với vật mang
tin điện tử
4.5.1. Các dạng tin học hóa tư liệu KTTV:
- Số hóa số liệu bằng các chương trình nhập
liệu khác nhau.
- Số liệu được phục chế bằng các chương trình
phục chế trên máy tính.
- Sao chụp, quét các tư liệu KTTV để lưu giữ
dưới dạng các file ảnh kỹ thuật số.
- Số liệu từ các thiết bị đo tự động.
Mỗi vật mang tin điện tử phải mô tả về bản
lưu trữ đó, đồng thời phải lập công cụ tra cứu để thuận tiện cho quản lý, khai
thác các tư liệu lưu trữ.
4.5.2. Các thiết bị bảo quản tư liệu: (xem Phụ lục A.7 Quy phạm này)
5. QUẢN LÝ KHO LƯU
TRỮ, PHỤC VỤ KHAI THÁC TƯ LIỆU KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN
5.1. Quản lý kho lưu trữ tư liệu KTTV
5.1.1. Thủ kho
Thủ kho có nhiệm vụ quản lý, cung cấp tư liệu
KTTV theo quy định trong Quy phạm này. Mỗi kho lưu trữ phải có sổ theo dõi việc
vào, ra kho đối với tập thể, cá nhân có đủ điều kiện quy định tại Điều 5.1.2.
Nội dung ghi chép gồm:
- Ngày… tháng… năm… từ… giờ… phút đến… giờ…
phút;
- Họ, tên người vào kho……….. (nếu là tập thể
thì ghi số lượng người và ghi họ, tên người chủ trì và đại diện tập thể đó);
- Mục đích vào kho;
- Thủ kho ghi sổ ký tên (ghi đầy đủ họ, tên).
5.1.2. Đối tượng được vào kho
a) Đối tượng trong cơ quan
- Lãnh đạo cơ quan;
- Cán bộ quản lý cấp tổ, phòng trực tiếp của
thủ kho vào kiểm tra kho;
- Người làm vệ sinh kho tư liệu, làm công tác
nghiệp vụ lưu trữ trong kho;
- Cán bộ bảo dưỡng các thiết bị điện, nước,
chữa cháy v.v. vào làm công tác bảo dưỡng khi có yêu cầu.
b) Các đối tượng ngoài cơ quan
- Các đoàn kiểm tra cấp trên đến kiểm tra
công tác lưu trữ của cơ quan;
- Công an phòng cháy, chữa cháy phụ trách khu
vực vào kiểm tra công tác phòng cháy, chữa cháy;
- Cán bộ có tư cách pháp nhân kiểm tra, xác
định nồng độ độc hại trong kho để làm chế độ cho cán bộ công tác tại kho lưu
trữ.
c) Lực lượng chữa cháy
Trường hợp khẩn cấp (cháy, nổ, sập kho, đột
nhập.v.v.), các lực lượng của cơ quan cũng như lực lượng phòng cháy, chữa cháy
của công an được vào làm nhiệm vụ.
5.2. Kiểm tra kho lưu trữ
5.2.1. Thời hạn kiểm tra
Hàng năm lãnh đạo cơ quan tổ chức kiểm tra
kho lưu trữ do mình quản lý, khi cần thì tổ chức kiểm tra đột xuất.
Trung tâm KTTV quốc gia tổ chức kiểm tra đánh
giá chất lượng công tác lưu trữ đối với kho lưu trữ của các đơn vị trực thuộc
Trung tâm KTTV Quốc gia theo định kỳ (hàng năm).
5.2.2. Nội dung kiểm tra:
- Kiểm tra kho chứa tư liệu; các loại giá và
cặp, hộp đựng tư liệu;
- Kiểm tra tư liệu lưu trữ;
- Kiểm tra hệ thống thông gió;
- Kiểm tra hệ thống phòng cháy, chữa cháy và
phương án bảo vệ kho;
- Kiểm tra việc tổ chức thực hiện nghiệp vụ
lưu trữ.
5.2.3. Lập biên bản kiểm tra
Sau khi kiểm tra, phải lập biên bản kiểm tra,
trong đó:
- Nêu rõ ưu điểm, thiếu sót của các nội dung
kiểm tra;
- Nêu các giải pháp cần khắc phục thiếu sót;
- Những vấn đề vượt quá khả năng của đơn vị,
đề nghị cấp có thẩm quyền giải quyết hoặc có hướng chỉ đạo.
Biên bản được lập thành 2 bản: một bản do
người (đoàn) kiểm tra giữ, một bản đơn vị quản lý kho giữ (xem Phụ lục A.12 Quy phạm này).
5.3. Nguyên tắc, thủ tục phục vụ khai thác tư
liệu KTTV
5.3.1. Nguyên tắc
- Các cơ sở lưu trữ của Trung tâm KTTV quốc
gia nêu tại Mục 1.3 của Quy phạm này được cung cấp tư liệu KTTV cho các tổ
chức, cá nhân có nh cầu sử dụng.
- Các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ
chức xã hội và cá nhân đều được khai thác và sử dụng tư liệu KTTV theo quy định
ở Điều 5.3.2 Quy phạm này.
- Người được cung cấp tư liệu KTTV chỉ chuyển
giao quyền sử dụng tư liệu đó cho người khác khi có sự đồng ý bằng văn bản của
Trung tâm KTTV quốc gia hoặc cơ quan lưu trữ của Trung tâm KTTV quốc gia đã cấp
các loại tư liệu đó.
- Người khai thác và sử dụng tư liệu KTTV
phải trả lệ phí theo quy định của pháp luật.
- Các đối tượng được miễn trả lệ phí theo quy
định tại Điều 15 của "Pháp lệnh Khai thác và Bảo vệ công trình KTTV"
để phục vụ các mục đích sau đây:
+ Thông báo trên các phương tiện thông tin
đại chúng của Nhà nước phục vụ nhu cầu chung của xã hội;
+ Phục vụ nhu cầu quốc phòng và an ninh quốc
gia;
+ Trao đổi thông tin với nước ngoài, tổ chức
quốc tế theo điều ước mà Việt Nam là thành viên.
5.3.2. Thủ tục:
- Trường hợp đặc biệt phục vụ yêu cầu của
lãnh đạo Đảng, Nhà nước, các đơn vị lưu trữ cung cấp tư liệu theo chỉ thỉ của
Giám đốc Trung tâm KTTV quốc gia.
- Cung cấp phục vụ khai thác tư liệu KTTV
thuộc độ Tối mật:
+ Đối với người khai thác tư liệu thuộc Bộ,
cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ phải có giấy giới thiệu và công văn
đề nghị do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ ký
và đóng dấu;
+ Đối với người khai thác tư liệu KTTV thuộc
thành phần khác, phải có giấy giới thiệu và công văn đề nghị do Chủ tịch hoặc
Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ký và
đóng dấu.
Giấy giới thiệu và công văn yêu cầu khai thác
tư liệu KTTV phải được Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường phê duyệt.
- Cung cấp phục vụ khai thác tư liệu KTTV
thuộc độ Mật:
+ Đối với người khai thác tư liệu KTTV thuộc
Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ phải có giấy giới thiệu và công
văn yêu cầu do Thủ trưởng cơ quan trực thuộc Bộ hoặc tương đương ký và đóng
dấu;
+ Đối với người khai thác tư liệu KTTV thuộc
thành phần khác, phải có giấy giới thiệu và công văn yêu cầu do Chủ tịch hoặc
Phó Chủ tịch UBND huyện hoặc tương đương ký, đóng dấu.
Giấy giới thiệu và công văn yêu cầu khai thác
tư liệu KTTV phải được Giám đốc Trung tâm KTTV quốc gia phê duyệt.
Danh mục bí mật nhà nước độ Tối mật và Mật –
xem Phụ lục A.13 Quy phạm này.
- Cung cấp phục vụ khai thác tư liệu KTTV:
Người khai thác tư liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu hoặc văn
bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác; nếu vì mục đích cá nhân phải có
đơn xin sử dụng tư liệu và có giấy chứng minh nhân dân.
Giấy giới thiệu và công văn yêu cầu khai thác
tư liệu KTTV phải được Thủ trưởng cơ quan quản lý tư liệu phê duyệt.
- Người khai thác tư liệu KTTV là tổ chức, cơ
quan, cá nhân nước ngoài phải tuân thủ các quy định của pháp luật.
5.3.3. Lập sổ theo dõi việc phục vụ khai thác
tư liệu KTTV
Đơn vị cung cấp tư liệu KTTV phải có sổ theo
dõi phục vụ khai thác tư liệu cho tất cả các đối tượng và thống kê mức độ sử
dụng tư liệu KTTV (xem các Phụ lục A.14 Quy phạm
này).
5.4. Hình thức phục vụ tư liệu KTTV
5.4.1. Phục vụ trực tiếp
- Người được phục vụ trực tiếp khai thác tư
liệu KTTV tại cơ quan lưu trữ tư liệu KTTV, không được mang tư liệu ra ngoài
khu vực kho;
- Trường hợp đặc biệt mang tư liệu KTTV ra
khỏi khu vực kho lưu trữ phải được phép của Thủ trưởng cơ quan cung cấp tư
liệu;
- Người được phép mang tư liệu ra khỏi kho
phải có trách nhiệm bảo vệ tư liệu không bị mất, bị rách nát v.v. Nếu để rách
nát, bị mất phải chịu trách nhiệm bồi thường hoặc chịu trách nhiệm trước pháp luật.
5.4.2. Phục vụ theo hình thức hợp đồng
Dịch vụ khí tượng thủy văn được thực hiện
theo quy định của pháp luật về hợp đồng. Người được phục vụ ký hợp đồng với các
cơ quan làm công tác lưu trữ; trong hợp đồng, ngoài những chi phí hợp lý do hai
bên thỏa thuận, phải có lệ phí khai thác và sử dụng tư liệu KTTV theo quy định
hiện hành.
Việc phục vụ tư liệu KTTV có thể bằng phương
tiện thủ công hoặc phương tiện hiện đại tùy theo yêu cầu của người khai thác,
sử dụng tư liệu và khả năng đáp ứng của cơ quan phục vụ tư liệu.
TH-9
DANH MỤC TƯ LIỆU BẢN
ĐỒ THỜI TIẾT CẦN TIÊU HỦY
|
TT
|
Tên bản đồ
|
Độ cao địa thế vị
|
Ốp đo (giờ)
|
Số lượng tư liệu
|
Thời hạn bảo quản
|
Lý do tiêu hủy
|
Ghi chú
|
|
Số tháng
|
Năm
|
Vĩnh viễn
|
Lâu dài
|
Tạm thời
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
|
1
|
Bản đồ trên cao
|
850 –700 –500
|
7 giờ
|
10
|
1961
|
|
X
|
|
Mối xông
|
|
|
2
|
Bản đồ mặt đất
|
|
|
9
|
1961
|
|
X
|
|
"
|
|
|
Tổng cộng
|
19
|
2
|
0
|
|
0
|
|
|
|
……., ngày…… tháng……
năm…….
Người lập biểu
(Trưởng phòng Lưu trữ hoặc tương đương)
(Ký, ghi rõ họ tên)
|
Thủ trưởng cơ quan
(Ký tên, đóng dấu)
|
……., ngày…… tháng……
năm…….
HỘI ĐỒNG XÉT DUYỆT
- Chủ tịch
- Thư ký
- Các ủy viên:
1. (Ký, ghi rõ, họ
tên)
2. (Ký, ghi rõ, họ
tên)
3. (Ký, ghi rõ, họ
tên)
TH-10
DANH MỤC TƯ LIỆU
CHUYÊN KHẢO CẦN TIÊU HỦY
|
TT
|
Tên tư liệu
|
Ký hiệu
|
Năm xuất bản (thu
thập)
|
Thời hạn bảo quản
|
Lý do tiêu hủy
|
Ghi chú
|
|
Vĩnh viễn
|
Lâu dài
|
Tạm thời
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
|
1
2
3
4
5
6
7
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng cộng
|
|
|
|
|
|
|
……., ngày…… tháng……
năm…….
Người lập biểu
(Trưởng phòng Lưu trữ hoặc tương đương)
(Ký, ghi rõ họ tên)
|
Thủ trưởng cơ quan
(Ký tên, đóng dấu)
|
……., ngày…… tháng……
năm…….
HỘI ĐỒNG XÉT DUYỆT
- Chủ tịch
- Thư ký
- Các ủy viên:
1. (Ký, ghi rõ, họ
tên)
2. (Ký, ghi rõ, họ
tên)
3. (Ký, ghi rõ, họ
tên)
A.6. BIÊN BẢN XÉT
DUYỆT DANH MỤC TƯ LIỆU KTTV CẦN TIÊU HỦY
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc
---------------------
BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG
XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ VÀ TƯ VẤN XÉT DUYỆT TƯ LIỆU CẦN TIÊU HỦY
I. Thành phần Hội đồng:
1- Chủ tịch:
2- Thư ký:
3- Các ủy viên:
II. Ngày…… tháng…… năm……. Hội đồng họp và đã
kiểm tra kỹ danh mục tư liệu KTTV cần tiêu hủy. Hội đồng đề nghị……… quyết định
cho tiêu hủy các tư liệu sau đây đã hết giá trị sử dụng:
|
TT
|
Tên tư liệu
|
Địa danh
|
Năm hoặc tháng
|
Số tờ
(quyển)
|
Lý do cần tiêu hủy
|
|
Trạm
|
Tỉnh
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
|
|
|
|
|
|
|
……….., ngày…… tháng……
năm……..
CÁC THÀNH VIÊN HỘI ĐỒNG
(Họ và tên, ký)
1. Chủ tịch
2. Thư ký
3. Ủy viên 1
4. Ủy viên 2
5. Ủy viên 3
A.7 YÊU CẦU ĐỐI VỚI
HỆ THỐNG KHO LƯU TRỮ TƯ LIỆU
7.1. Địa điểm nhà kho
a) Vị trí nhà kho ở nơi khô ráo, không bị
ngập lụt, có môi trường không khí trong sạch.
b) Nơi giao thông dễ dàng, thuận lợi cho công
tác phòng cháy, chữa cháy.
c) Nơi tổ chức cung cấp phục vụ khai thác tư
liệu thuận tiện.
7.2. Quy mô nhà kho
a) Tổng diện tích kho
Tùy khối lượng tư liệu của cơ quan và mức độ
gia tăng của tư liệu hàng năm, xác định tổng diện tích kho cần xây dựng phải
bảo đảm nguồn tư liệu nộp lưu vào kho khoảng 15 – 20 năm sau. Một kho lưu trữ
được chia làm hai khu vực:
- Khu vực kho tư liệu:
Diện tích sàn kho (S) tính theo công thức
sau:
|
S =
|
Số mét giá tư liệu
cần bảo quản
|
|
5
|
S: là diện tích sàn kho tính theo m2
- Khu vực hành chính và xử lý kỹ thuật gồm:
+ Các phòng làm việc của cán bộ công chức lưu
trữ;
+ Khu vực tiếp nhận tư liệu, bảo quản tạm;
+ Khu vực chỉnh lý tư liệu lưu trữ (thống kê,
xác định giá trị tư liệu, phân loại tư liệu v.v.);
+ Khu vực khử trùng tư liệu;
+ Khu vực cung cấp phục vụ khai thác tư liệu
và các nghiệp vụ khác.
Số diện tích khu vực hành chính chiếm khoảng
30% diện tích sàn kho.
b) Diện tích các phòng kho
- Phòng loại lớn diện tích tối đa 200m2;
- Phòng loại bé diện tích tối đa 100m2.
7.3. Tải trọng sàn kho
a) Kho lưu trữ sử dụng giá cố định bảo quản
tư liệu, tải trọng sàn kho 1200 kg/m2.
b) Kho lưu trữ sử dụng giá di động bảo quản
tư liệu, tải trọng sàn kho 1700 kg/m2.
7.4. Các thông số kỹ thuật khác
a) Chiều cao tầng kho: thông thủy tối thiểu
2,4m.
b) Tầng hầm để chống ẩm, chống mối: chiều cao
2,1m ¸ 2,4m.
c) Tầng mái: tầng giáp mái cao 3,6m. Mái kho
làm hai lớp, lớp 1 là bê tông cốt thép đổ tại chỗ, lớp 2 là vật liệu cách
nhiệt, tạo độ dốc, có chiều cao tạo thành lưu không thông thoáng, chiều cao tối
thiểu 1m.
d) Tường kho: có 2 lớp, tường ngoài cách
tường trong 1m – 2m tạo thành hành lang để chống nóng, ánh sáng, đi lại và lắp
đặt các thiết bị kỹ thuật thuận tiện.
đ) Cửa kho ra vào: làm 2 lớp bằng vật liệu
chống cháy, ẩm, mối, chuột và cách nhiệt.
e) Cửa sổ: chiếm 1/10 diện tích mặt tường và
có song sắt, lưới sắt; có thiết bị chống ánh sáng mặt trời trực tiếp, bụi,
chuột.
g) Lối đi: hành lang xung quanh kho 1m ¸ 1,2m; lối đi chính trong kho là 1,2m ¸ 1,5m; giữa các hàng giá 0,7m – 0,8m;
đầu giá là 0,4m ¸ 0,6m.
h) Hệ thống điện: đường điện trong kho có dây
bọc, ruột bằng đồng đặt trong ống an toàn đúng tiêu chuẩn kỹ thuật điện. Nhà
kho có hai hệ thống điện riêng biệt, hệ thống điện trong kho và hệ thống điện
bảo vệ ngoài kho.
i) Cấp thoát nước: có hệ thống cấp nước sinh
hoạt, cấp nước cứu hỏa riêng. Đường ống nước không đi qua phòng kho lưu trữ. Hệ
thống thoát nước thải và nước mưa phải bảo đảm thoát nhanh và không rò rỉ.
7.5. Chống cháy và an ninh
a) Hệ thống báo, chữa cháy: Có hệ thống báo
cháy tự động, chữa cháy bán tự động bằng khí, nước. Tường kho chịu lửa được 4
giờ; cửa kho mở ra ngoài, có cầu thang cứu hỏa, thoát hiểm an toàn; xung quanh
nhà có hệ thống đường cho xe cứu hỏa và hệ thống nước cứu hỏa. Bản thiết kế của
kho lưu trữ phải được cơ quan chuyên môn về phòng cháy, chữa cháy thẩm định.
b) Cửa kho: thiết kế chắc chắn, có thiết bị
bảo vệ an toàn, có khóa tốt; toàn kho phải có hệ thống báo động bằng camera.
Ghi chú:
Tại các đơn vị lưu trữ hiện hành, các phòng
kho lưu trữ trong tòa nhà làm việc của cơ quan, phải bảo đảm yêu cầu chịu tải
của sàn kho, chống cháy và an ninh.
7.6. Môi trường:
a) Chế độ nhiệt, ẩm đối với tư liệu giấy:
- Nhiệt độ 20oC ± 2oC;
- Độ ẩm 50% ± 5%.
b) Chế độ ánh sáng:
Hạn chế tối đa ánh sáng tự nhiên chiếu trực
tiếp vào tư liệu. Trong phòng kho độ chiếu sáng là 30 – 55 lux.
c) Chế độ thông gió:
Luôn duy trì lượng gió lưu thông 1 ¸ 8 lần trong 1 giờ.
d) Chế độ vệ sinh môi trường:
Nồng độ khí độc hại trong kho phải hạ đến mức
tiêu chuẩn
- Khí sunfuarơ (H2S) < 0,15 mg/m3.
- Khi oxít nitơ (NO2) < 0,1 mg/m3.
- Khí Dioxyt Cacbon (CO2) <
0,15 mg/m3.
7.8. Bảo quản tư liệu KTTV đối với vật mang
tin điện tử
7.8.1. Các thiết bị bảo quản tư liệu
- Một yếu tố rất quan trọng của lưu trữ dữ
liệu là lưu trữ nhiều bản sao - bởi vì các phương tiện sao lưu có thể bị hỏng
hóc và không được phép để mất những tư liệu quan trọng. Vì vậy, lưu trữ vài bản
sao trong CD-ROM là sự lựa chọn thích hợp, cần thiết, an toàn và không lãng
phí.
- Trường hợp dung lượng dữ liệu lớn, DVD là
phương tiện sao lưu dữ liệu được chọn. Dung lượng của DVD có thể lưu trữ lớn
hơn vài lần so với đĩa CD. Sử dụng DVD có thể loại bỏ sự phiền phức do phải đổi
đĩa nhiều lần.
- Có thể sử dụng các thiết bị lưu trữ dữ liệu
không cần yêu cầu tháo lắp đĩa, sử dụng các ổ cứng gắn ngoài (ví dụ như Media
Center của Western Digital, dung lượng 250 GB, hoặc OneTouch của Maxtor dung
lượng 300 GB).
- Phương pháp sao lưu tư liệu giá cao là sử
dụng thẻ nhớ USB Flash. Sao lưu bằng thẻ nhớ kích thước nhỏ gọn dung lượng lưu
trữ ít, chỉ khoảng 1 GB nhưng giá thành cao. Xem bảng so sánh các thiết bị lưu
trữ điện tử ở Phụ lục B.3.
7.8.2. Các biện pháp bảo quản vật mang tin
điện tử
a) Điều kiện kỹ thuật bảo quản: Để bảo quản
các vật mang tin điện tử, các vật tư lưu trữ điện tử cần được lưu giữ trong
phòng có điều hòa nhiệt độ, bảo đảm đầy đủ các điều kiện kỹ thuật đúng tiêu
chuẩn quy định:
- Nhiệt độ: 0oC – 25oC
(32oF – 77oF)
- Độ ẩm 40% - 60%
- Không để tiếp xúc trực tiếp với ánh sáng
mặt trời.
b) Tủ chứa vật mang tin:
- Hộp hút ẩm bằng nhựa: thể tích khác nhau từ
18 lít, 27 lít và 38 lít phù hợp với nhu cầu sử dụng ít hoặc không chuyên
nghiệp.
- Loại hộp hút ẩm có hạt hút ẩm và được sấy
khô khi đã ngậm nước bằng điện 220 – 240v.
- Tủ chứa hút ẩm: loại tủ hút ẩm sử dụng bằng
điện 220 – 240v, luôn giữ được độ ẩm ổn định trong tủ.
Một số loại tủ hút ẩm - Tủ đựng vật mang tin
điện tử: Sử dụng tủ chuyên dùng để lưu giữ các vật mang tin điện tử (đĩa từ,
băng từ v.v.) khác nhau có tác dụng chống cháy, chống va đập, hút, chống ẩm mốc
v.v. Có một số tủ kích thước chuẩn như sau:
|
Kiểu tủ
|
Kích thước (cm)
(Cao - Rộng – Dài)
|
Kiểu tủ
|
Kích thước (cm)
(Cao - Rộng – Dài)
|
|
AD-040
|
331 x 320 x 478
|
DHC-120
|
404 x 383 x 988
|
|
AD-060
|
360 x 350 x 543
|
DHC-160
|
454 x 383 x 1195
|
|
AD-080
|
404 x 383 x 665
|
DHC-400
|
604 x 530 x 1554
|
|
DHC-100
|
400 x 500 x 600
|
DHC-500
|
600 x 530 x 1800
|
|
|
|
DHC-800
|
810 x 550 x 1930
|
c) Định kỳ sao lưu: hàng tháng, 6 tháng, năm cần
tổ chức sao lưu (backup) số liệu lưu trữ trên vật mang tin điện tử.
A.8 QUY TRÌNH VỆ SINH
KHO BẢO QUẢN TƯ LIỆU
8.1. Những trang bị cần thiết
- Mũ, áo choàng, khẩu trang, găng tay, kính
bảo hộ lao động;
- Chổi ni lông loại lớn cán dài và loại vừa;
- Chổi lông loại mềm;
- Vải sạch để lau giá, cặp hộp, quyển sổ, bó
tư liệu v.v.
- Ghế chuyên dùng trong kho tư liệu;
- Bàn chuyên dùng vệ sinh tư liệu;
- Xe chở tư liệu trong kho;
- Ni lông (hoặc tấm dứa) lớn để phủ giá và
sàn kho, xô, chậu, xà phòng, dây buộc.
8.2. Vệ sinh trần kho
8.2.1. Đối với trần kho trát bằng vữa hoặc
cót ép
- Tắt quạt trần hoặc quạt tường;
- Dùng ni lông (hoặc tấm dứa) phủ kín tư
liệu;
- Dùng ni lông (hoặc tấm dứa) phủ nền nhà
kho;
- Dùng chổi quét một lượt mạng nhện bán trên
trần, lần lượt từ trong ra ngoài;
- Quét kỹ bằng chỗi ni lông, lần lượt theo bề
ngang của trần kho từ ngoài vào trong, và sau đó từ trong ra ngoài.
8.2.2. Đối với trần kho bằng bọt thủy tinh
- Dùng ni lông (hoặc tấm dứa) phủ kín tư
liệu;
- Dùng ni lông (hoặc tấm dứa) phủ nền nhà
kho;
- Quét trần bằng chổi lông mềm, lần lượt
trong ra ngoài theo bề ngang của trần kho, quét sạch từ đầu.
8.3. Vệ sinh tường kho, cửa kho, sàn kho
8.3.1. Tường kho
- Quét lần 1: Quét từ ngoài vào trong, từ
trên xuống dưới;
- Quét lần 2: Quét lặp lại từ ngoài vào trong
(từ vị trí ban đầu), từ trên xuống dưới.
8.3.2. Cửa kho
a) Đối với cánh cửa bằng gỗ
- Dùng chổi ni lông quét cửa lần lượt từ trên
xuống, chú ý quét sạch cả các góc cửa;
- Dùng vải ẩm, lau sạch cửa lần cuối.
b) Đối với cánh cửa bằng kính.
- Dùng chổi lông mềm quét cửa lần lượt từ
trên xuống, chú ý quét cửa lần lượt từ trên xuống, chú ý quét sạch cả các góc
cửa. Mặt trong cánh cửa quét trước, mặt ngoài quét sau;
- Dùng giẻ tẩm hóa chất lau sạch kính.
8.3.3. Sàn kho
- Sau khi đã thực hiện vệ sinh trần kho,
tường kho, cửa kho, cuộn và đưa tất cả các tấm ni lông (hoặc tấm dứa) đã phủ
các giá và sàn kho ra ngoài kho.
- Dùng máy hút bụi, hút sạch bụi lần lượt từ
trong ra ngoài theo chiều ngang của nhà kho.
- Dùng vải ẩm, lau sạch sàn lần cuối (trường
hợp sàn kho phủ bằng thảm thì chỉ dùng máy hút bụi).
8.4. Vệ sinh giá, cặp hộp, sổ đựng tư liệu
8.4.1. Giá để tư liệu
- Quét sạch bụi nơi dùng để tạm thời tư liệu
chuyển từ trên giá xuống;
- Chuyển tư liệu ở từng khoang giá đến nơi để
tạm thời, theo thứ tự từ số bé đến số lớn đã ghi trên cặp hộp, sổ v.v.
- Dùng chổi quét từ mặt trên cùng của giá
xuống, từ trong ra ngoài. Quét xong mặt giá, tiếp tục quét đầu hồi giá;
- Dùng vải ẩm vắt sạch nước, lau sạch giá;
- Dùng vải khô lau lại giá lấn cuối;
- Dùng máy, hút sạch bụi dưới gầm giá.
8.4.2. Cặp hộp, sổ đựng tư liệu
- Đặt cặp hộp hay sổ v.v. lên bàn, riêng cặp
hộp đặt sao cho phía có nắp mở lên trên, phía đáy cặp hộp xuống dưới.
- Dùng chổi lông, quét mặt trên và xung quanh
cặp hộp, sổ v.v. Quét kỹ 2 – 3 lần. Nhấc cặp hộp, sổ ra khỏi bàn và dùng chổi
quét mặt bàn, sau đó đặt lên mặt bàn các cặp hộp, sổ vừa nhấc ra, nhưng mặt
chưa quét của cặp hộp, sổ phải ở phía trên.
- Dùng chổi quét kỹ phần mặt còn lại của cặp
hộp, sổ tư liệu.
- Chuyển cặp hộp, sổ v.v. về đúng vị trí cũ
trên giá.
A.9 QUY TRÌNH VÁ DÁN
TƯ LIỆU
9.1. Điều kiện áp dụng
Trang tư liệu sạch sẽ, chữ và số không bị tẩy
xóa hoặc gạch bỏ nhiều, không bị nhoè mực, ẩm ướt. Giấy có trạng thái vật lý
tốt, nhưng rách mép ngoài của trang tư liệu; có các lỗ thủng nhỏ trên bề mặt
nhưng không phải chỗ chứa thông tin.
9.2. Yêu cầu vật liệu và dụng cụ thực hiện vá
– dán
- Bàn làm việc phục vụ vá – dán;
- Hộp đèn;
- Dao, kim, kéo, bút chì, tẩy, panh, nhíp,
con lăn v.v.
- Giấy để vá tư liệu;
- Giấy gió các loại;
- Dao xén giấy;
- Hồ dán CMC hoặc hồ bột gạo nếp (phụ lục
A.10).
9.3. Trình tự tiến hành
- Chọn giấy vá có cùng chất liệu với tư liệu
cần vá;
- Đặt tư liệu và giấy vá lên hộp đèn soi,
dùng bút chì mềm tô lên giấy vá những chỗ rách, thủng của tư liệu;
- Dùng kim châm theo đường bút chì, sao cho
cách đường bút chì 1mm;
- Dùng tăm bông thấm nước sạch quét lên đường
kim châm;
- Lấy phần vá ra tẩy sạch chì và quét hồ;
- Đặt miếng vá sao cho cân đều các mép của
vết thủng;
- Sau 3-5 phút dùng panh gõ nhẹ lên miếng vá;
- Dùng dải giấy gió mỏng bản rộng 2 – 4mm,
quét hồ và dán đè lên xung quanh chỗ vá;
- Tư liệu khô, lật mặt sau lên và viền tiếp
mặt sau;
- Phơi khô và ép phẳng tư liệu;
- Xén mép tư liệu.
A.10 QUY TRÌNH PHA
CHẾ HỒ DÁN
10.1. Yêu cầu vật liệu và dụng cụ pha chế hồ
dán
- Bếp đun (dầu, điện, ga) bảo đảm an toàn;
- Xoong inox 2 chiếc;
- Cân tiểu ly;
- Đũa khuấy bằng thủy tinh, thìa đong;
- Bát đựng hồ;
- Bột gạo nếp;
- Bột CMC (Carboxyl Metyl Cellulor);
- Hóa chất formaldelhy;
- Vải màn, nước cất.
10.2. Trình tự pha chế
a) Pha chế hồ CMC
- Dùng cân tiểu ly và bình đong xác định
chính xác lượng bột và nước cần dùng, với tỷ lệ 13-15g bột CMC/01 lít nước cất.
Lượng hồ cần pha chế phụ thuộc vào số lượng tư liệu tu bổ, phục chế.
- Cho bột CMC và nước đã xác định vào xoong,
dùng đũa thủy tinh khuấy đều lượng bột và nước, để vào nơi có nhiệt độ 25oC
trong thời gian 24 giờ mới được đem ra sử dụng.
b) Pha chế hồ bột gạo nếp
- Dùng cân tiểu ly và bình đong xác định
chính xác lượng bột gạo nếp và lượng nước cần dùng, với tỷ lệ 100g bột gạo nếp/01
lít nước. Lượng hồ cần pha chế phụ thuộc vào lượng tư liệu đưa ra tu bổ, phục
chế.
- Cho bột gạo nếp và nước đã xác định vào
xoong, dùng đũa thủy tinh khuấy đều lượng bột và nước, sau đó lọc qua 4 lớp vải
màn sang xoong khác.
- Đun cách thủy trên bếp trong thời gian 4giờ
kể từ khi nước sôi. Khi đun phải khuấy liên tục và đều tay.
- Để nguội hồ dán và cho 5 ml formaldelhy
khuấy đều (đối với 100g bột gạo nếp, nếu nhiều hơn thì tăng theo tỷ lệ), để vào
nơi có nhiệt độ 25oC trong thời gian 6 giờ mới được đem ra sử dụng.
A.11 YÊU CẦU VỀ PHỤC
CHẾ TOÀN PHẦN BẰNG SAO CHÉP TƯ LIỆU KTTV
11.1. Chất lượng của một bản phục chế
Những bản phục chế (bản sao) được coi là sản
phẩm đạt chất lượng phục chế khi:
a) Không vi phạm các quy định nêu ở mục 11.2
của Phụ lục A.11
b) Không sửa chữa quá 5 lỗi trong 1 trang.
Lỗi gồm: nhóm lỗi, chữ, số rời rạc, tiêu đề ký hiệu, dấu phẩy v.v.
11.2. Yêu cầu kỹ thuật đối với các công đoạn
phục chế
11.2.1. Yêu cầu chung
- Biểu dùng phục chế phải đúng mẫu với loại biểu
số liệu cần phục chế.
- Mực màu xanh, đậm đặc vừa phải, bền màu,
không bị nhoè khi gặp nước.
- Bản phục chế phải bảo đảm sạch sẽ, không
tẩy xóa: chữ viết, chữ số, các loại ký hiệu, đơn vị đo, số có nghĩa, dấu phẩy
v.v. phải rõ ràng, đúng quy phạm.
- Người sao chép, người đối chiếu, người
nghiệm thu từng phần, người nghiệm thu tổng hợp phải là những người khác nhau
để bảo đảm tính khách quan trong quá trình phục chế.
- Trong quá trình thực hiện các công đoạn
phục chế nếu phát hiện bản gốc có sai sót về kỹ thuật thì phải ghi lại và báo
cáo với Ban điều hành phục chế để tìm cách xử lý. Không được tự ý sửa vào bản
gốc. Sau khi xử lý sai sót xong mới được phục chế tiếp tư liệu đó.
- Qua từng công đoạn phục chế, bản phục chế
nào chưa đạt yêu cầu kỹ thuật thì phải làm lại.
- Ghi rõ họ, tên người sao chép, đối chiếu,
nghiệm thu từng phần vào đúng vị trí quy định ở cuối trang bản phục chế (nếu
nhiều trang liền nhau trong cùng tờ giấy khổ lớn thì vị trí quy định này ở cuối
trang 1)
- Tất cả mọi người tham gia các công đoạn
phục chế đều có trách nhiệm bảo quản bản gốc (bản cũ), không để mất, không làm
hư hỏng thêm trong quá trình phục chế, không mang tư liệu ra khỏi phạm vi làm
việc do cơ quan quy định.
11.2.2. Đối với từng công đoạn
a) Sao chép:
- Chấp hành các quy định có liên quan tại Điều
11.2.1 Phụ lục A.11.
- Sao chép đúng nội dung bản gốc. Trường hợp
chữ, chữ số mờ, nhòe, người sao chép phải xác minh trước khi sao chép.
- Không cạo, tẩy, cắt dán, viết đè lên chữ,
chữ số bị viết sai mà phải gạch bỏ từng chữ, số bị sai (gạch một đoạn chéo từ
trên phía trái xuống dưới phía phải); viết chữ, số đúng lên trên và chếch về
phía phải.
- Không sửa chữa quá 5 lỗi trong một trang.
b) Đối chiếu:
- Kiểm tra việc thực hiện các quy định đã nêu
tại Điều 11.2.1 và khoản a của Điều 11.2.2. Nếu bản sao chép không đạt yêu cầu,
phải trả lại người sao chép. Nếu đạt yêu cầu tiếp tục công việc đối chiếu.
- Đối chiếu hai lần từ bản gốc sang bản phục
chế toàn bộ nội dung có trong bản gốc. Hai lần đối chiếu do hai người khác nhau
thực hiện.
- Kiểm tra hợp lý các trị số đặc trưng, ghi
và sửa chữa các lỗi sai sót.
c) Nghiệm thu chi tiết:
- Kiểm tra bản phục chế trên cơ sở các yêu
cầu kỹ thuật đã nêu tại Điều 11.2.1 và khoản a, b tại Điều 11.2.2. Nếu bản phục
chế (sao chép) không đạt yêu cầu trả lại người sao chép. Nếu đạt yêu cầu tiếp
tục công việc nghiệm thu.
- Đối chiếu toàn bộ các trị số tính toán và
các trị số đặc trưng từ bản gốc sang bản sao.
- Kiểm tra hợp lý tư liệu và sửa chữa các lỗi
có trong bản phục chế
d) Nghiệm thu tổng hợp:
- Tập hợp toàn bộ các bản phục chế thực hiện
trong một đợt phục chế để nghiệm thu.
- Lấy 5% trong toàn bộ số bản phục chế, tiến
hành các bước nghiệm thu như nghiệm thu chi tiết để xác định chất lượng tư liệu
đợt phục chế. Nếu sai sót quá một lỗi trong một tháng thì trả lại người nghiệm
thu chi tiết toàn bộ các bản có sai sót để nghiệm thu lại.
- Tổng kết những trường hợp sai sót trong bản
gốc, thông báo cho đơn vị chuyên môn sửa chữa.
đ) Tìm kiếm, xuất nhập:
- Từng đợt (có thể là hàng tháng, hai tháng
v.v.), tìm kiếm, lựa chọn các loại tư liệu trong kho lưu trữ phải phục chế báo
cáo Ban điều hành để phân phối cho các đơn vị trong cơ quan.
- Khi có tư liệu đã được phục chế, tiến hành
các nghiệp vụ cần thiết (cắt xén, đóng chỉ, vào bìa cặp, sắp xếp, bảo quản) để
hoàn chỉnh, đáp ứng các yêu cầu phục vụ tư liệu.
A.12 KIỂM TRA KHO TƯ
LIỆU
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-----------
BIÊN BẢN KIỂM TRA KHO
TƯ LIỆU
I. Đoàn kiểm tra chúng tôi gồm:
1.1. Đại diện cơ quan kiểm tra
1. Trưởng đoàn:
2. Các thành viên:
1.2. Đại diện cơ quan (đơn vị) chủ quản
1.
2.
3.
II. Hôm nay, ngày tháng năm
chúng tôi đã kiểm tra kho tư liệu KTTV của và có nhận xét sau
đây:
1. Ưu điểm:
2. Nhược điểm:
3. Những biện pháp cần áp dụng để khắc phục
nhược điểm:
|
…….. ngày…… tháng……
năm……
ĐẠI DIỆN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
(Ký tên, đóng dấu)
|
ĐẠI DIỆN ĐOÀN KIỂM TRA
(Trưởng đoàn ký tên)
|
A.13 DANH MỤC BÍ MẬT
NHÀ NƯỚC ĐỘ TỐI MẬT VÀ MẬT
(Trong
lĩnh vực khí tượng thủy văn)
13.1. Danh mục bí mật nhà nước độ Tối mật (Điều
1, khoản 4 Quyết định số 212/2003/QĐ-TTg ngày 21 tháng 10 năm 2003 của Thủ
tướng Chính phủ).
a) Chủ trương của Đảng và Nhà nước về hoạt
động KTTV phục vụ nhiệm vụ bảo vệ chủ quyền lãnh thổ đất nước;
b) Dạng mã điện, tần số, thời gian liên lạc
để trao đổi số liệu KTTV, tên hệ thống thông tin chuyên dùng của ngành khi có
chiến sự;
c) Vị trí và độ cao các mốc chính của các
trạm khí tượng, thủy văn, hải văn; số liệu độ cao và số không tuyệt đối của các
mốc hải văn;
d) Tài liệu địa hình (trắc đồ ngang, trắc đồ
dọc, bình đồ đoạn sông) và tốc độ dòng chảy thực đo tại các trạm thủy văn vùng
cửa sông trong phạm vi 50 km tính từ biển vào.
13.2. Danh mục bí mật nhà nước độ Mật Điều 1,
khoản 4 Quyết định số 919/2003/QĐ-BCA (A11) ngày 21 tháng 11 năm 2003 của Bộ
trưởng Bộ Công an)
Những tư liệu điều tra cơ bản về khí tượng
thủy văn biển đang xử lý chưa công bố hoặc không công bố.