Nghị định 87/2020/NĐ-CP quy định Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử đăng ký hộ tịch trực tuyến

• Số hiệu: 87/2020/NĐ-CP
• Loại văn bản: Nghị định
• Nơi ban hành: Chính phủ
• Người ký: Nguyễn Xuân Phúc
• Ngày ban hành: 28/07/2020

CHÍNH PHỦ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 87/2020/NĐ-CP	Hà Nội, ngày 28 tháng 7 năm 2020

NGHỊ ĐỊNH

QUY ĐỊNH VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU HỘ TỊCH ĐIỆN TỬ, ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH TRỰC TUYẾN

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Hộ tịch ngày 20 tháng 11 năm 2014;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Luật An toàn thông tin mạng ngày 19 tháng 11 năm 2015;

Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Tư pháp;

Chính phủ ban hành Nghị định quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến.

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Nghị định này quy định về việc xây dựng, quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công, Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp tỉnh, Cơ sở dữ liệu khác của bộ, ngành, địa phương; cấp bản sao trích lục hộ tịch, xác nhận thông tin hộ tịch; đăng ký hộ tịch trực tuyến.

2. Đối tượng áp dụng của Nghị định là các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan nhà nước ở trung ương; Ủy ban nhân dân các cấp, cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch trong nước và các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài; các tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc xây dựng, quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là Cơ sở dữ liệu được lập trên cơ sở tin học hóa công tác đăng ký hộ tịch, nhằm lưu giữ thông tin hộ tịch của cá nhân được đăng ký theo quy định pháp luật, bằng thiết bị số, trong môi trường mạng, thông qua Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện từ dùng chung.

2. Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung là nền tảng của Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện từ, bao gồm phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch và các phần mềm ứng dụng, dịch vụ do Bộ Tư pháp xây dựng, thiết kế, cung cấp cho các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch để đăng ký hộ tịch, xây dựng, cập nhật, số hóa, chuẩn hóa và quản lý các dữ liệu hộ tịch, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung được kết nối với Hệ thống thông tin một cửa điện từ cấp tỉnh; thông qua Hệ thống thông tin một cửa điện từ cấp tỉnh kết nối với Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công cấp tỉnh để hỗ trợ tiếp nhận, giải quyết, theo dõi tình hình tiếp nhận, giải quyết và kết quả giải quyết các thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch được thực hiện thông qua phương thức đăng ký trực tuyến.

3. Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử bao gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi là Sở Tư pháp), Phòng Tư pháp các huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi là Phòng Tư pháp).

4. Họ tên bao gồm họ, tên và chữ đệm (nếu có).

Điều 3. Thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

1. Thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử bao gồm:

a) Các thông tin hộ tịch của cá nhân được xác lập khi đăng ký khai sinh: họ tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; nơi sinh; dân tộc, quốc tịch, quê quán, số định danh cá nhân của người được đăng ký khai sinh; họ tên, ngày, tháng, năm sinh, dân tộc, quốc tịch, quê quán, nơi cư trú, số định danh cá nhân, giấy tờ tùy thân của cha, mẹ của người được đăng ký khai sinh; họ tên, số định danh cá nhân, giấy tờ tùy thân của người đi đăng ký khai sinh, mối quan hệ với người được khai sinh; số đăng ký, quyển số, ngày, tháng, năm đăng ký, tên cơ quan đăng ký khai sinh; họ tên, chức vụ của người ký Giấy khai sinh;

b) Các thông tin hộ tịch của cá nhân là công dân Việt Nam được xác lập khi ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài (sau đây gọi là ghi chú khai sinh): họ tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; nơi sinh; dân tộc, quốc tịch, quê quán, số định danh cá nhân, giấy tờ tùy thân của người được ghi chú khai sinh; họ tên, ngày, tháng, năm sinh, dân tộc, quốc tịch, quê quán, số định danh cá nhân, giấy tờ tùy thân của cha, mẹ của người được ghi chú khai sinh; tên loại giấy tờ, số, ngày, tháng, năm cấp, tên cơ quan, tên quốc gia cấp giấy tờ hộ tịch là cơ sở ghi chú khai sinh; thông tin về người đi đăng ký khai sinh; họ tên, số định danh cá nhân, giấy tờ tùy thân của người yêu cầu ghi chú khai sinh; số đăng ký, quyển số, ngày, tháng, năm đăng ký, tên cơ quan thực hiện ghi chú khai sinh; họ tên, chức vụ của người ký Trích lục ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh;

c) Các thông tin hộ tịch khác của cá nhân được đăng ký theo quy định pháp luật tiếp tục được cập nhật vào thông tin hộ tịch của cá nhân đã được xác lập theo quy định tại điểm a, điểm b khoản này, gồm: thông tin về việc đăng ký kết hôn; cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc; khai tử; ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch theo bản án, quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền; ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài;

d) Bản quét hoặc bản chụp trang Sổ hộ tịch tương ứng đối với thông tin hộ tịch được số hóa, chuẩn hóa theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều này.

2. Thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được xác lập từ các nguồn sau:

a) Thông tin hộ tịch của cá nhân được đăng ký thông qua Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung;

b) Thông tin hộ tịch được số hóa, chuẩn hóa từ Sổ hộ tịch;

c) Thông tin được kết nối, chia sẻ từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư;

d) Thông tin hộ tịch được chia sẻ, chuyển đổi, chuẩn hóa từ các phần mềm, cơ sở dữ liệu hộ tịch điện từ được thiết lập trước đây.

Điều 4. Nguyên tắc xây dựng, cập nhật, quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; đăng ký hộ tịch trực tuyến

1. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện từ được xây dựng, quản lý tập trung, thống nhất từ trung ương đến địa phương.

2. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được cập nhật kịp thời, đầy đủ, chính xác; duy trì hoạt động liên tục, ổn định, thông suốt đáp ứng yêu cầu khai thác và sử dụng của các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định pháp luật.

3. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được lưu trữ, bảo mật, bảo đảm an toàn thông tin.

4. Việc xây dựng, cập nhật, quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; đăng ký hộ tịch trực tuyến phải tuân thủ Luật Hộ tịch, các văn bản quy định chi tiết thi hành; các quy định pháp luật về kiến trúc Chính phủ điện từ Việt Nam; quy định về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước; các quy định về bảo đảm bảo vệ đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình và các quy định pháp luật khác có liên quan.

Điều 5. Những hành vi không được làm

1. Cung cấp thông tin không đúng sự thật khi đăng ký hộ tịch trực tuyến.

2. Truy cập trái phép vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; làm sai lệch thông tin, thay đổi, xóa, hủy dữ liệu trái pháp luật trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; khai thác, sử dụng hoặc tiết lộ thông tin từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử không đúng quy định, xâm phạm quyền về đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình.

3. Phá hoại cơ sở hạ tầng thông tin hoặc cản trở quá trình vận hành, duy trì ổn định, liên tục của Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Chương II

XÂY DỰNG, CẬP NHẬT, KHAI THÁC, SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU HỘ TỊCH ĐIỆN TỬ

Điều 6. Xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

1. Xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử bao gồm các hoạt động:

a) Bảo đảm cơ sở hạ tầng kỹ thuật, thông tin;

b) Thiết kế, tổ chức Cơ sở dữ liệu;

c) Triển khai, nâng cấp, phát triển, mở rộng Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung;

d) Thu thập, chuẩn hóa, nhập dữ liệu;

đ) Lưu trữ, bảo mật, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin cho Cơ sở dữ liệu; có giải pháp bảo đảm tính toàn vẹn, chống chối bỏ của dữ liệu;

e) Đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng, tổ chức bộ máy nhân sự, vận hành, quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu;

g) Vận hành, hiệu chỉnh Cơ sở dữ liệu;

h) Các hoạt động khác theo quy định pháp luật.

2. Thiết kế cấu trúc hệ thống của Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện từ phải đáp ứng chuẩn về cơ sở dữ liệu và các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, công nghệ thông tin và định mức kinh tế - kỹ thuật; có tính tương thích, khả năng tích hợp, chia sẻ thông tin và khả năng mở rộng các trường dữ liệu trong thiết kế hệ thống và phần mềm ứng dụng; bảo đảm việc mở rộng, nâng cấp, phát triển.

Điều 7. Cập nhật dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

1. Thông tin được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử bao gồm thông tin hộ tịch của cá nhân và thông tin hộ tịch của cha, mẹ, vợ hoặc chồng của cá nhân khi có sự biến động do kết hôn, thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc; nhận cha, mẹ, con; giám hộ; nuôi con nuôi; khai tử; ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

2. Trách nhiệm cập nhật dữ liệu

a) Cơ quan đăng ký hộ tịch sử dụng Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung cập nhật dữ liệu theo quy định tại khoản 1 Điều này.

b) Cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch nhận được giấy tờ hộ tịch hoặc nhận được thông tin thông qua hệ thống điện tử về việc biến động thông tin hộ tịch theo quy định tại khoản 1 Điều này cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch trong trường hợp thông tin hộ tịch có biến động chưa được cập nhật thông qua Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung, ghi chú thông tin hộ tịch có biến động vào Sổ hộ tịch tương ứng ngay trong ngày làm việc. Trường hợp nhận được giấy tờ hộ tịch hoặc thông tin sau 15h00 thì thực hiện trong ngày làm việc tiếp theo.

3. Thủ trưởng cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra, giám sát việc cập nhật dữ liệu của cơ quan mình; cơ quan quản lý hộ tịch cấp trên có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra, giám sát việc cập nhật dữ liệu của cơ quan đăng ký hộ tịch cấp dưới.

Điều 8. Khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

1. Cơ quan đăng ký hộ tịch khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện từ để đăng ký hộ tịch theo thẩm quyền; cấp bản sao trích lục hộ tịch; cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; thống kê số liệu đăng ký hộ tịch và thực hiện các hoạt động quản lý nhà nước khác trong lĩnh vực hộ tịch theo quy định pháp luật.

2. Bộ Tư pháp khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử để cấp bản sao trích lục hộ tịch, xác nhận thông tin hộ tịch đối với tất cả các trường hợp có thông tin hộ tịch trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; triển khai việc kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử với các cơ sở dữ liệu khác của bộ, ngành, địa phương; thực hiện các hoạt động quản lý nhà nước khác trong lĩnh vực hộ tịch theo quy định pháp luật.

3. Bộ Ngoại giao khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử để cấp bản sao trích lục hộ tịch, xác nhận thông tin hộ tịch đối với các trường hợp đã đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện; thực hiện các hoạt động quản lý nhà nước khác trong lĩnh vực hộ tịch theo quy định pháp luật.

4. Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử để cấp bản sao trích lục hộ tịch, xác nhận thông tin hộ tịch đối với các trường hợp đã đăng ký hộ tịch tại các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn hoặc người có yêu cầu đang cư trú trên địa bàn; thực hiện các hoạt động quản lý nhà nước khác trong lĩnh vực hộ tịch trên địa bàn theo quy định pháp luật.

5. Cơ quan, tổ chức có yêu cầu cung cấp thông tin hộ tịch từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử để phục vụ quản lý nhà nước thì gửi yêu cầu tới cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều này.

6. Cá nhân có yêu cầu khai thác thông tin hộ tịch của mình trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thì gửi yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, xác nhận thông tin hộ tịch tới cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch có thẩm quyền.

Điều 9. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

1. Tuân thủ quy định pháp luật hộ tịch và các quy định pháp luật hiện hành về sử dụng thông tin trên mạng; khai thác và sử dụng dữ liệu trong môi trường mạng; bảo vệ đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình.

2. Tổ chức, cá nhân có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, xác nhận thông tin hộ tịch, khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch phải trả phí theo quy định pháp luật.

Điều 10. Kết nối, chia sẻ thông tin giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu khác của bộ, ngành, địa phương

1. Việc kết nối, chia sẻ thông tin giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thực hiện thông qua các dịch vụ chia sẻ dữ liệu.

2. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử cung cấp các thông tin hộ tịch sau của cá nhân cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư:

a) Thông tin khi đăng ký khai sinh, bao gồm: họ tên, ngày, tháng, năm sinh, giới tính, quê quán, dân tộc, quốc tịch của người được đăng ký khai sinh; họ tên, năm sinh hoặc ngày, tháng, năm sinh, dân tộc, quốc tịch, số định danh cá nhân hoặc số Chứng minh nhân dân, nơi cư trú của cha, mẹ của người được đăng ký khai sinh; nơi đăng ký khai sinh;

b) Thông tin về tình trạng hôn nhân, bao gồm: thông tin đăng ký kết hôn; thông tin ghi vào sổ việc thay đổi tình trạng hôn nhân theo Bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; thông tin ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn, ly hôn, hủy việc kết hôn của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài;

c) Thông tin về việc thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc; ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài;

d) Thông tin về đăng ký giám hộ, chấm dứt giám hộ;

đ) Thông tin về việc tuyên bố mất tích, hủy tuyên bố mất tích, tuyên bố chết hoặc hủy tuyên bố chết;

e) Thông tin đăng ký khai tử.

3. Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư cung cấp các thông tin sau cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử:

a) Số định danh cá nhân ngay tại thời điểm việc đăng ký khai sinh được thực hiện trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung;

b) Thông tin về: họ tên, số định danh cá nhân, số Chứng minh nhân dân, nơi đăng ký khai sinh, ngày, tháng, năm sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch, quê quán, tình trạng hôn nhân, nơi thường trú, nơi ở hiện tại, ngày, tháng, năm chết hoặc mất tích; họ tên, số định danh cá nhân, số Chứng minh nhân dân, dân tộc, quốc tịch của cha, mẹ, vợ hoặc chồng, người đại diện hợp pháp của cá nhân sinh trước ngày 01 tháng 01 năm 2016, đã được thu thập vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử đối chiếu, cập nhật thông tin hộ tịch.

4. Việc kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử với các cơ sở dữ liệu khác của bộ, ngành, địa phương được thực hiện mặc định theo quy định pháp luật về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước, trên cơ sở thống nhất giữa Bộ Tư pháp với cơ quan chủ quản về phạm vi, hình thức, cấu trúc dữ liệu kết nối, trách nhiệm của các bên trong việc bảo đảm an toàn, an ninh thông tin và bảo vệ đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình.

Điều 11. Quy trình kết nối, chia sẻ thông tin giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư

1. Khi thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh cho công dân Việt Nam, thông tin theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 10 của Nghị định này được Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử chuyển sang Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư sẽ cấp số định danh cá nhân, trả kết quả cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và lưu thông tin công dân vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Thông tin chỉ được lưu vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư khi không bị trùng lặp.

2. Sau khi thực hiện xong các việc đăng ký hộ tịch làm thay đổi thông tin khai sinh của cá nhân, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử sẽ chuyển các thông tin theo quy định tại các điểm b, c, d, đ và e khoản 2 Điều 10 của Nghị định này cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để cập nhật.

3. Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư cung cấp thông tin theo quy định tại khoản 3 Điều 10 của Nghị định này cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử khi có yêu cầu của cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch từ Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung, thông qua các dịch vụ chia sẻ dữ liệu.

4. Bộ Tư pháp, Bộ Công an có trách nhiệm hướng dẫn cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử kiểm tra, xác minh, bảo đảm thống nhất các thông tin giữa hai Cơ sở dữ liệu, bảo đảm hồ sơ, giấy tờ của cá nhân liên quan đến thông tin khai sinh phải phù hợp với nội dung đăng ký khai sinh của cá nhân theo quy định tại khoản 3 Điều 14 Luật hộ tịch.

Chương III

ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH TRỰC TUYẾN, QUẢN LÝ SỔ HỘ TỊCH, CẤP BẢN SAO TRÍCH LỤC HỘ TỊCH, VĂN BẢN XÁC NHẬN THÔNG TIN HỘ TỊCH

Điều 12. Tiếp nhận, giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến

1. Người có yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công cấp tỉnh để đăng ký tài khoản, xác thực người dùng theo hướng dẫn. Sau khi đăng nhập tài khoản thành công, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử tương tác, đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện từ các giấy tờ, tài liệu theo quy định; nộp phí, lệ phí thông qua chức năng thanh toán trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định pháp luật.

2. Sau khi hoàn tất việc nộp hồ sơ, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến được cấp 01 mã số hồ sơ thủ tục hành chính để theo dõi, tra cứu tiến độ giải quyết hồ sơ hoặc truy cập để hoàn thiện hồ sơ khi có yêu cầu của cơ quan đăng ký hộ tịch.

Người có yêu cầu đăng ký hộ tịch có trách nhiệm lưu giữ, bảo đảm bí mật mã số hồ sơ thủ tục hành chính.

3. Ngay trong ngày làm việc, khi nhận được hồ sơ yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến, cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền chịu trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ, phù hợp quy định pháp luật của hồ sơ:

a) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa phù hợp thì yêu cầu người có yêu cầu đăng ký hộ tịch bổ sung, hoàn thiện các giấy tờ cần thiết;

b) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, phù hợp quy định pháp luật thì tiếp nhận và gửi ngay Phiếu hẹn trả kết quả theo mẫu qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả qua điện thoại di động cho người có yêu cầu đăng ký hộ tịch;

c) Hồ sơ đăng ký hộ tịch chỉ được tiếp nhận chính thức để xử lý trên phần mềm đăng ký hộ tịch trực tuyến sau khi đã được hoàn thiện, bổ sung, bảo đảm đầy đủ, phù hợp quy định pháp luật và nộp phí, lệ phí theo quy định.

Thời hạn giải quyết thủ tục hành chính được tính từ thời điểm gửi Phiếu hẹn trả kết quả hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả cho người có yêu cầu đăng ký hộ tịch.

d) Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đăng ký hộ tịch đúng thời gian đã hẹn thì cơ quan đăng ký hộ tịch gửi Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn qua điện thoại di động cho người có yêu cầu đăng ký hộ tịch, trong đó nêu rõ lý do chậm trả kết quả và thời gian hẹn trả kết quả.

4. Người có yêu cầu đăng ký hộ tịch được nhận kết quả đăng ký hộ tịch theo một trong các phương thức sau đây:

a) Nhận bản điện tử giấy tờ hộ tịch gửi qua thư điện tử, Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó;

b) Nhận bản điện tử giấy tờ hộ tịch gửi vào thiết bị số, thông qua phương pháp truyền số liệu phù hợp, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin;

c) Nhận kết quả là giấy tờ hộ tịch thông qua hệ thống bưu chính;

d) Nhận kết quả là giấy tờ hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch.

Trường hợp nhận kết quả qua hệ thống bưu chính thì phải ghi rõ địa chỉ nhận kết quả, lựa chọn hình thức dịch vụ bưu chính chuyển phát có bảo đảm và phải trả phí dịch vụ cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính khi nhận kết quả.

5. Đối với các việc hộ tịch pháp luật quy định người có yêu cầu đăng ký hộ tịch phải có mặt tại cơ quan đăng ký hộ tịch để ký vào Sổ hộ tịch và nhận kết quả bao gồm: khai sinh; kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch; khai tử, thì người có yêu cầu đăng ký hộ tịch chỉ được nhận kết quả theo phương thức quy định tại điểm d khoản 4 Điều này. Khi đến nhận kết quả tại cơ quan đăng ký hộ tịch, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch phải nộp, xuất trình các giấy tờ, tài liệu là thành phần hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định pháp luật hộ tịch.

Đối với các việc hộ tịch mà người có yêu cầu đăng ký hộ tịch không phải có mặt tại cơ quan đăng ký hộ tịch để ký vào Sổ hộ tịch và nhận kết quả, nhưng vẫn phải nộp, xuất trình các giấy tờ, tài liệu là thành phần hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định pháp luật hộ tịch, bao gồm: xác nhận thông tin hộ tịch; ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh, kết hôn, ly hôn, hủy việc kết hôn, giám hộ, nhận cha, mẹ, con, xác định cha, mẹ, con, nuôi con nuôi, thay đổi hộ tịch, khai tử của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài thì người có yêu cầu đăng ký hộ tịch được lựa chọn nhận kết quả theo một trong các phương thức quy định tại khoản 4 Điều này nhưng phải thực hiện việc nộp, xuất trình các giấy tờ, tài liệu theo quy định trước khi nhận kết quả.

Trường hợp phải nộp bản sao hoặc xuất trình giấy tờ không phải là giấy tờ tùy thân mà người yêu cầu đăng ký hộ tịch đã có bản sao điện tử giấy tờ hoặc đã có thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thì không phải nộp, xuất trình.

6. Biểu mẫu điện tử giấy tờ hộ tịch do Bộ Tư pháp ban hành, cung cấp thông tin hộ tịch hoặc nguồn tra cứu thông tin hộ tịch của cá nhân, có giá trị như giấy tờ hộ tịch. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chấp nhận, sử dụng, không được yêu cầu cá nhân phải nộp hoặc xuất trình giấy tờ hộ tịch để đối chiếu.

Điều 13. Cấp bản sao trích lục hộ tịch từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, xác nhận thông tin hộ tịch

1. Cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3, khoản 4 Điều 8 của Nghị định này cấp bản sao trích lục hộ tịch theo yêu cầu của cá nhân, không phụ thuộc vào nơi đã đăng ký việc hộ tịch và nơi cư trú của người có yêu cầu.

2. Cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại khoản 2, khoản 3, khoản 4 Điều 8 của Nghị định này cấp xác nhận thông tin hộ tịch đối với trường hợp cá nhân có yêu cầu khai thác thông tin từ nhiều việc đăng ký hộ tịch hoặc xác nhận các thông tin hộ tịch khác nhau của mình; cơ quan, tổ chức có yêu cầu khai thác nhiều thông tin hộ tịch của một cá nhân hoặc khai thác thông tin hộ tịch của nhiều người.

3. Người có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch phải cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện từ tương tác, đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến nội dung đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch trong trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến.

Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải nộp Tờ khai đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch theo mẫu, xuất trình bản chính hoặc nộp bản sao có chứng thực các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến nội dung đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch.

Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch có thẩm quyền thẩm tra hồ sơ, đối chiếu thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, nếu thấy thông tin đề nghị xác nhận là đúng thì có văn bản xác nhận thông tin hộ tịch trả cho người có yêu cầu. Trường hợp phải kiểm tra, xác minh thì thời hạn có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc.

Điều 14. Thống kê số liệu đăng ký hộ tịch

1. Cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch thực hiện thống kê số liệu đăng ký hộ tịch từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, thông qua Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung để phục vụ công tác quản lý.

2. Trường hợp cơ quan, tổ chức có yêu cầu cung cấp số liệu thống kê về đăng ký hộ tịch phục vụ hoạt động quản lý nhà nước thì gửi văn bản đến cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch có thẩm quyền quy định tại khoản 2, khoản 3, khoản 4 Điều 8 của Nghị định này.

Điều 15. Quản lý Sổ hộ tịch

1. Sổ hộ tịch được sử dụng cho các năm đăng ký tiếp theo cho đến khi hết sổ. Khi hết sổ mà chưa hết năm, công chức làm công tác hộ tịch thực hiện việc khóa sổ theo quy định của khoản 3 Điều 11 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch.

2. Trường hợp thực hiện việc đăng ký hộ tịch làm thay đổi thông tin hộ tịch của cá nhân không phải tại cơ quan đăng ký hộ tịch trước đây thì sau khi thực hiện việc cập nhật trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử theo quy định của Nghị định này, cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm gửi thông báo tới cơ quan đã đăng ký việc hộ tịch trước đây để ghi chú nội dung thay đổi vào Sổ hộ tịch tương ứng.

Chương IV

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CƠ SỞ DỮ LIỆU HỘ TỊCH ĐIỆN TỬ

Điều 16. Trách nhiệm của cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

1. Các cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử trong phạm vi quản lý của mình có trách nhiệm:

a) Bảo đảm cơ sở hạ tầng thông tin, các thiết bị có liên quan để tổ chức vận hành liên tục, ổn định, thông suốt Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử;

b) Thực hiện các biện pháp bảo đảm an toàn vật lý, môi trường, trật tự an toàn xã hội tại khu vực có trụ sở cơ quan, khu vực lưu giữ trang thiết bị, dữ liệu phục vụ cho việc vận hành Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử;

c) Thực hiện định kỳ rà soát, đề xuất phương án nâng cấp, phát triển hệ thống cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử phù hợp với nhu cầu thực tế tại từng cơ quan.

2. Bộ Tư pháp ngoài trách nhiệm theo quy định tại khoản 1 Điều này, còn có trách nhiệm:

a) Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh mạng, an toàn hệ thống thông tin đối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử;

b) Thực hiện các biện pháp sao lưu, bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa, có thiết bị dự phòng bảo đảm hệ thống máy tính, mạng, trang thiết bị và phần mềm ứng dụng phục vụ cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử hoạt động liên tục, bảo đảm khả năng khôi phục hệ thống, không bị gián đoạn do các sự cố kỹ thuật;

c) Ban hành và tổ chức triển khai thực hiện Quy chế khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, bảo đảm việc kết nối, chia sẻ dữ liệu của Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử hiệu quả, đúng quy định pháp luật.

Điều 17. Quản lý tài khoản người dùng

1. Bộ Tư pháp quản lý tài khoản người dùng trên toàn hệ thống; cấp, thu hồi, thay đổi tài khoản, phân quyền truy cập Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung cho người dùng tại Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và Sở Tư pháp.

2. Bộ Ngoại giao quản lý tài khoản, cấp, thu hồi, thay đổi tài khoản người dùng là viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự được giao thực hiện công tác hộ tịch tại Cơ quan đại diện theo phân quyền của Bộ Tư pháp.

3. Sở Tư pháp quản lý tài khoản, cấp, thu hồi, thay đổi tài khoản người dùng là công chức làm công tác hộ tịch tại các Phòng Tư pháp, công chức tư pháp hộ tịch tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có đủ tiêu chuẩn quy định tại Điều 72 của Luật Hộ tịch, theo đề nghị của Phòng Tư pháp.

4. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị được cấp tài khoản chịu trách nhiệm quản lý các tài khoản được cấp tại cơ quan, đơn vị mình.

5. Người dùng được cấp tài khoản có trách nhiệm bảo mật thông tin tài khoản theo quy định pháp luật về an toàn thông tin; trường hợp nghi ngờ hoặc phát hiện bị lộ thông tin tài khoản phải liên hệ ngay với cơ quan có thẩm quyền quản lý tài khoản để xử lý.

Điều 18. Sao lưu, phục hồi, bảo đảm an toàn Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

1. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được sao lưu dự phòng thường xuyên, liên tục, bảo đảm tính cập nhật và toàn vẹn dữ liệu.

2. Trong trường hợp cần thiết, Bộ Tư pháp sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử đã được sao lưu dự phòng để phục hồi dữ liệu cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, thông tin cho các cơ quan đăng ký hộ tịch có liên quan để kiểm tra, rà soát, bổ sung, điều chỉnh, bảo đảm thống nhất dữ liệu.

3. Bộ Tư pháp có trách nhiệm xác định cấp độ an toàn hệ thống thông tin đối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, thực hiện các biện pháp bảo đảm an toàn hệ thống thông tin phù hợp với cấp độ theo quy định pháp luật về an toàn thông tin mạng.

Điều 19. Trách nhiệm quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp

Bộ Tư pháp trực tiếp quản lý nhà nước đối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1. Trình Chính phủ ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền các văn bản quy phạm pháp luật về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; các văn bản hướng dẫn việc xây dựng, khai thác, sử dụng, kết nối, chia sẻ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

2. Xây dựng, quản lý và duy trì Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; bảo đảm điều kiện cơ sở hạ tầng kỹ thuật phục vụ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện từ vận hành liên tục, ổn định, đáp ứng yêu cầu quy định tại Điều 4 của Nghị định này.

3. Xây dựng và trình Chính phủ xem xét, phê duyệt hoặc xem xét, phê duyệt theo thẩm quyền việc nâng cấp, phát triển Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

4. Hướng dẫn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ quản trị, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

5. Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, giám sát việc cập nhật dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện từ.

6. Thực hiện việc kết nối, chia sẻ dữ liệu số giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử với các Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương khác theo quy định pháp luật.

7. Cấp bản sao trích lục hộ tịch, xác nhận thông tin hộ tịch theo thẩm quyền; có văn bản chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn giải quyết kịp thời các vướng mắc liên quan đến việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện từ để đăng ký hộ tịch trên phạm vi toàn quốc.

8. Khắc phục hoặc chỉ đạo khắc phục khi phát hiện có sai sót trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Điều 20. Trách nhiệm của Bộ Ngoại giao

1. Phối hợp với Bộ Tư pháp trong quản lý nhà nước về hộ tịch và thực hiện quy định của Nghị định này tại Cơ quan đại diện.

2. Bảo đảm kinh phí, nguồn lực và các điều kiện an toàn cho hoạt động đăng ký hộ tịch trực tuyến tại Cơ quan đại diện.

3. Thống kê số liệu đăng ký hộ tịch tại Bộ Ngoại giao và các Cơ quan đại diện gửi Bộ Tư pháp tổng hợp, báo cáo Chính phủ theo quy định.

Điều 21. Trách nhiệm của Bộ Tài chính

1. Hướng dẫn việc thu, nộp, quản lý và sử dụng phí quy định tại khoản 2 Điều 9 của Nghị định này.

2. Phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc lập dự toán, cấp kinh phí thường xuyên, định kỳ hoặc đột xuất, bảo đảm kinh phí cho việc xây dựng, cập nhật, quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử từ ngân sách nhà nước theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước và các quy định pháp luật có liên quan.

Điều 22. Trách nhiệm của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan nhà nước khác ở trung ương

1. Bộ Công an phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc bảo đảm an ninh mạng, kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

2. Bộ Thông tin và Truyền thông phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc bảo đảm an toàn, kết nối, chia sẻ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

3. Bộ Kế hoạch và Đầu tư phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc bố trí nguồn vốn phù hợp cho việc xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, chia sẻ các dữ liệu liên quan phục vụ việc thống kê, công bố các chỉ tiêu thống kê quốc gia, ngành về sinh, tử, kết hôn.

4. Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan nhà nước khác ở trung ương phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc kết nối, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử theo quy định; cung cấp thông tin, đối chiếu, kiểm tra, điều chỉnh các thông tin hộ tịch của cá nhân trong Cơ sở dữ liệu do bộ, ngành quản lý trong trường hợp không thống nhất với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; bảo đảm an toàn và bảo vệ đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình theo quy định pháp luật khi khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Điều 23. Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân các cấp

1. Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm chỉ đạo bố trí kinh phí cho các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch thực hiện xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử theo quy định của Nghị định này, bố trí kinh phí cập nhật, quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử hàng năm.

2. Ủy ban nhân dân các huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố; Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn chỉ đạo, bảo đảm trang thiết bị, cơ sở hạ tầng, kinh phí xây dựng, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử trong phạm vi địa phương quản lý.

Chương V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 24. Quy định chuyển tiếp

1. Các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch ở địa phương sử dụng thống nhất Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành.

2. Ủy ban nhân dân các cấp có trách nhiệm triển khai việc số hoá, quản lý, khai thác dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy; chuyển đổi và chuẩn hóa dữ liệu từ các phần mềm đăng ký hộ tịch điện tử của địa phương đã triển khai thực hiện trước ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành và cập nhật Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp, bảo đảm hoàn thành trước ngày 01 tháng 01 năm 2025.

3. Việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử để đăng ký hộ tịch trực tuyến do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định về phạm vi, mức độ và thời điểm triển khai tùy theo điều kiện cơ sở hạ tầng thông tin của địa phương.

4. Bộ Tư pháp chủ trì, phối hợp với Bộ Ngoại giao nâng cấp, hiệu chỉnh Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung để thực hiện đồng bộ tại các Cơ quan đại diện và Bộ Ngoại giao.

5. Bộ Ngoại giao thống nhất với Bộ Tư pháp về phạm vi, mức độ và thời điểm thực hiện Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung tùy theo điều kiện thực tế tại từng Cơ quan đại diện, bảo đảm hoàn thành trước ngày 01 tháng 01 năm 2022; triển khai việc số hóa, quản lý, khai thác dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy, cập nhật Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp, bảo đảm hoàn thành trước ngày 01 tháng 01 năm 2025.

6. Các Sổ hộ tịch đã mở trước ngày Nghị định này có hiệu lực thì vẫn được khóa sổ khi hết sổ, chứng thực bản sao và chuyển lưu theo quy định tại khoản 1, khoán 2 Điều 12 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP.

7. Sau khi Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư được đưa vào vận hành, sử dụng thống nhất trên toàn quốc, cơ quan thực hiện thủ tục hành chính có trách nhiệm kết nối với các Cơ sở dữ liệu này để xác định tình trạng hôn nhân của người có yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính, không được yêu cầu nộp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.

Bộ Tư pháp phối hợp với Bộ Công an hướng dẫn thực hiện thống nhất quy định tại khoản này.

Điều 25. Điều khoản thi hành

1. Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 15 tháng 9 năm 2020.

2. Bãi bỏ quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 12 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ.

3. Bộ trưởng Bộ Tư pháp trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao có trách nhiệm tổ chức thực hiện, hướng dẫn, kiểm tra việc thi hành Nghị định này.

4. Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng các cơ quan khác ở trung ương, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này./.

Nơi nhận: - Ban Bí thư Trung ương Đảng; - Thủ tướng, các Phó Thủ tướng; - Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; - Văn phòng Trung ương và các Ban của Đảng; - Văn phòng Tổng Bí thư; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Hội đồng Dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội; - Văn phòng Quốc hội; - Tòa án nhân dân tối cao; - Viện kiểm sát nhân dân tối cao; - Ủy ban Giám sát tài chính Quốc gia; - Kiểm toán Nhà nước; - Ngân hàng Chính sách xã hội; - Ngân hàng Phát triển Việt Nam; - Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; - Cơ quan trung ương của các đoàn thể; - VPCP: BTCN, các PCN, Trợ lý TTg, TGĐ Cổng TTĐT, các Vụ, Cục, đơn vị trực thuộc, Công báo; - Lưu: VT, KSTT(2). K110

TM. CHÍNH PHỦ THỦ TƯỚNG Nguyễn Xuân Phúc

Tiếng Anh (English)

GOVERNMENT -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence – Freedom – Happiness ----------------
No. 87/2020/ND-CP	Hanoi, July 28, 2020

DECREE

ON ELECTRONIC CIVIL STATUS DATABASE AND ONLINE CIVIL REGISTRATION

Pursuant to Law on Government Organization dated June 19, 2015;

Pursuant to Law on Civil Status dated November 20, 2014;

Pursuant to the Law on E-Transactions dated November 29, 2005;

Pursuant to Law on Information Technology dated June 29, 2006;

Pursuant to the Law on Cyberinformation Security dated November 19, 2015;

At the request of Minister of Justice;

...

...

...

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

Article 1. Scope of regulation and regulated entities

1. This Decree provides for development, management, update, extraction and use of electronic civil status database; connection and sharing data between electronic civil status database with national population database, national public service portal, public service portals, provincial single-window information system, other databases of ministries and local governments; issuance of copies of civil status extract and civil status confirmation; online civil registration.

2. Regulated entities of the Decree are ministries, ministerial agencies and central regulatory authorities; People’s Committees of all levels, domestic civil status registration and management agencies and overseas Vietnam representative missions; relevant organizations and individuals in developing, managing, updating, extracting and using electronic civil status database.

Article 2. Term interpretation

1. Electronic civil status database is database formed on the basis of computerized civil registration in order to store civil information of registered individuals as per the law by digital devices, in cyber environment via common electronic civil registration and management software.

2. Common electronic civil registration and management software shall be the basis of electronic civil status database, including civil registration and management software and software, applications and services developed, designed and provided to civil registration and management agencies by Ministry of Justice to register civil status, develop, update, digitalize, standardize and manage civil status data, extract and use electronic civil status database.

Common electronic civil registration and management software shall be connected with provincial electronic single-window information systems; then connect with national public service portal and provincial public service portal via provincial electronic single-window information systems to receive, process and monitor receipt, processing and processing results of administrative procedures in civil status performed online.

...

...

...

4. Full name consisting of family name, first name and middle name (if any).

Article 3. Information in electronic civil status database

1. Information in electronic civil status database consists of:

a) Civil status information of an individual established during his/her birth registration includes: full name; date of birth; gender; place of birth, ethnic group, nationality, hometown, residence, personal identification number, personal identification document(s) of his/her parent(s); full name, personal identification number and personal identification document(s) of person(s) performing civil registration and relationship with the individual; registration number, book number, date of registration, name of birth registration agencies; full name and title of person signing birth certificate;

b) Civil status information of an individual who is a Vietnamese national whose birth registration has been adopted by a competent oversea agency established when he/she is registered in civil registers includes: full name; date of birth; gender; place of birth; ethnic group, nationality, hometown, personal identification number, personal identification document of the individual; full name, date of birth, ethnic group, nationality, hometown, personal identification number and personal identification document(s) of his/her parent(s); type of document, document number, date of issue, name of agency and country that issue civil status documents which serve as the basis for birth registration overseas; information on person performing birth registration; full name, personal identification number and personal identification document of applicant for birth registration; registration number, book number, date of registration, name of overseas agency performing birth registration; full name and title of person signing extract and specifying birth registration in civil registers;

c) Other civil status information of an individual updated in his/her civil status information which is established as specified under Point a and Point b of this Clause consists of: information on marriage registration; issuance of marital status verification; guardian(s); acknowledging parent(s) and child/children; adopting child/children; revision of civil status information, re-verification of ethnic group; declaration of death; recording revision of civil status according to judgments and decisions of competent authorities in civil registers; recording processed civil status affairs of a Vietnamese national by an oversea competent agency in civil registers;

d) Scanned or photo of page(s) of civil registers that contain information that is digitalized and standardized according to Point b Clause 2 of this Article.

2. Information in electronic civil status database shall be formed from following sources:

a) Civil status information of individuals registered via common electronic civil status registration and management system;

...

...

...

c) Information connected and shared from national population databases;

d) Civil status information shared, converted and standardized from previously established electronic civil status software and databases.

Article 4. Principles for developing, updating, managing, extracting and using electronic civil status database and registering civil status online

1. Electronic civil status database shall be developed and managed in a concentrated manner from central to local governments.

2. Electronic civil status database shall be updated promptly, adequately and accurately and maintained in terms of operation continuously, stably and throughout to satisfy extraction and use demands of agencies, organizations and individuals as per the law.

3. Electronic civil status database shall be stored and secured to satisfy information safety.

4. Development, update, management, extraction and use of electronic civil status database and online civil registration must comply with Law on Civil Status and applicable elaborating documents; regulations and law on structure of Vietnam e-Government; regulations on management, connection and sharing digital data of regulatory authorities; regulations on protecting private life, personal secrets, family secrets and other relevant law provisions.

Article 5. Prohibited acts

1. Providing incorrect information when registering civil status online.

...

...

...

3. Destroying information infrastructure or obstructing operation, stability and continuity of electronic civil status database.

Chapter II

DEVELOPMENT, MANAGEMENT, UPDATE, EXTRACTION AND USE OF ELECTRONIC CIVIL STATUS DATABASE

Article 6. Development of electronic civil status database

1. Development of electronic civil status database consists of following activities:

a) Ensuring technical and information infrastructures;

b) Designing and organizing the database;

c) Implementing, upgrading, improving and expanding common electronic civil registration and management software;

d) Collecting, standardizing and entering data;

...

...

...

e) Training, improving and organizing personnel, operating, managing, updating, extracting and using the database;

g) Operating and calibrating the database;

h) Other activities as per the law.

2. Structural design of electronic civil status database must conform to database standards and technical regulations, standards, information technology, economic and technical norms; be compatible and capable of integrating, sharing data and expanding data field in system and application software design; be able to satisfy expansion, upgrade and development.

Article 7. Data update in electronic civil status database

1. Information updated in electronic civil status database consisting of civil status information of an individual and civil status information of his/her parents and spouses in case of changes to marital affairs, changes, reform or revision of civil status information, re-verification of ethnic group; acknowledging parent(s), child/children; acting as guardians; adopting child/children; declaration of death; recording revision of civil status according to judgments and decisions of competent authorities in civil registers; recording processed civil status affairs of a Vietnamese national by an oversea competent agency in civil registers.

2. Responsibilities for updating data

a) Civil registration agencies shall use common electronic civil registration and management software to update data as specified under Clause 1 of this Article.

b) Civil registration and management agencies upon receiving civil documents or information on changes to civil status information specified under Clause 1 of this Article via electronic system shall update in the civil status database in case the changed civil status information has not been updated via common civil registration and management software and record changed civil status information in respective civil registers immediately within the working day. In case of receiving civil documents or information after 3 p.m., proceed in the next working day.

...

...

...

Article 8. Extraction and use of electronic civil status database

1. Civil registration agencies shall extract and use the electronic civil status database to perform civil registration within their competence; issue copies of civil status excerpt; issue confirmation of marital status; record figures related to civil registration and perform other state management affairs in civil status as per the law.

2. Ministry of Justice shall extract and use the electronic civil status database to issue copies of civil status excerpt and verify civil status information for individuals whose civil status information is included in the electronic civil status database; implement connection and sharing data between the electronic civil status database and other databases of ministries and local governments; perform other state management activities related to civil status as per the law.

3. Ministry of Foreign Affairs shall extract and use the electronic civil status database to issue copies of civil status excerpt and verify civil status information for individuals who have performed civil registration in representative missions; perform other state management activities related to civil status as per the law.

4. Departments of Justice and Justice Agencies shall extract and use the electronic civil status database to issue copies of civil status excerpt and verify civil status information for individuals who have performed civil registration in civil registration agencies within their competence or when applied by individuals residing in the area; perform other state management activities related to civil status within their competence as per the law.

5. Agencies and organizations requesting for civil status information from the electronic civil status database for state management purposes shall apply to competent agencies specified under Clauses 2, 3 and 4 of this Article.

6. Individuals applying for extracting their civil status information in the electronic civil status database shall submit application for issuance of copies of civil status excerpt and civil status verification to competent civil registration and management agencies.

Article 9. Responsibilities of agencies, organizations and individuals applying for extraction and use of electronic civil status database

1. Complying with regulations and law on civil status and applicable laws on using information on the internet; extraction and use of data in cyber environment; protection of private life, personal secrets and family secrets.

...

...

...

Article 10. Connection and sharing information between the electronic civil status database, national population database and other databases of ministries and local governments

1. Connection and sharing information between the electronic civil status database and national population database shall be implemented via data sharing services.

2. The electronic civil status database shall provide following information of an individual for the national population database:

a) Information during birth registration, including: full name, date of birth, gender, hometown, ethnic group, nationality of individuals subject to birth registration; full name, date or year of birth, ethnic group, nationality, personal identification number or ID number and residence of parents of the individuals subject to birth registration; place where birth registration is performed;

b) Information on marital status, including: marriage registration information; information recorded regarding changes to marital status according to judgments and decisions on competent authorities; information recorded in civil registers regarding marriage, divorce or marriage annulment of a Vietnamese national that have been processed by an oversea competent agency;

c) Information on changes and revision to civil status, addition of civil status information, re-verification of ethnic group; recording changes of civil status according to judgments and decisions of competent authorities in civil registers; recording civil status affairs of Vietnamese nationals processed by overseas competent agencies;

d) Information on application for guardians and termination of guardians;

dd) Information on declaration of missing persons, cancellation of declaration of missing persons, declaration of death or cancellation of declaration of death;

e) Information on registration for declaration of death.

...

...

...

a) Personal identification number at the time in which birth registration is performed on common electronic civil registration and management software;

b) Information on full name, personal identification number, ID number, place where birth registration is performed, date of birth, gender, ethnic group, nationality, hometown, marital status, permanent residence, current residence, date of death or missing; full name, personal identification number, ID number, ethnic group, nationality of parents, spouses and legal representatives of individuals born before January 1, 2016 gathered in national population database to enable the electronic civil status database to compare and update civil status information.

4. Connection and sharing data between the electronic civil status database and other databases of ministries and local governments shall be implemented at default according to regulations and law on management, connection and sharing digital data of regulatory authorities on the basis of agreement between Ministry of Justice and presiding authorities on scope, form and structure of connected data, responsibilities of parties in ensuring information safety and security and protecting private life, personal secrets and family secrets.

Article 11. Procedures for connecting and sharing information between the electronic civil status database and national population database

1. When performing birth registration for Vietnamese nationals, information specified under Point a Clause 2 Article 10 of this Decree shall be transferred from the electronic civil status database to national population database. National population database shall provide personal identification number for the electronic civil status database and store information of the nationals in the national population database. Information shall only be stored in national population database when it is not overlapping.

2. After performing civil registration which changes birth registration information of individuals, the electronic civil status database shall transfer information as specified under Points b, c, d, dd and e Clause 2 Article 10 of this Decree to nation population database for update.

3. National population database shall provide information as specified under Clause 3 Article 10 of this Decree to the electronic civil status database at request of civil registration and management agencies from the common civil registration and management software via data sharing services.

4. Ministry of Justice and Ministry of Public Security are responsible for guiding agencies managing national population agencies and agencies managing the electronic civil status database to examine, verify and ensure consistency of information in both databases, ensure that documents of individuals related to birth registration information must conform to birth registration of the individuals as specified under Clause 3 Article 14 of Law on Civil Status.

Chapter III

...

...

...

Article 12. Receipt and processing applications for online civil status registration

1. Persons applying for online civil registration shall access the national public service portal or provincial public service portal to create accounts and authenticate users according to instruction. After successfully logging in, applicants shall provide information using interactive electronic forms, attach photos or copies of documents as prescribed; submit fees and charges via online payment functions or via other methods as per the law.

2. After submitting the application, applicants shall be given 1 administrative procedure code to monitor and look up progress of the application or to access to finalize the application at request of civil registration agencies.

Applicants are responsible for storing and keeping the administrative procedure code in secret.

3. Upon receiving applications for online civil registration, competent civil registration agencies are responsible for examining adequacy and legitimacy of the applications within the working day:

a) In case of inadequate applications, request the applicants to submit necessary documents;

b) In case of adequate applications, receive and provide result date notice via email or phone messages for the applicants;

c) An application for civil registration shall be officially received for processing on online civil registration software only when it is adequate as per the law and fees and charges have been fully submitted as per the law.

Duration of processing administrative procedures shall begin from the date on which result date notice is issued or result date messages are sent to the applicants.

...

...

...

4. Applicants shall receive civil registration results via any of following means:

a) Electronic form via emails and electronic data storage of the applicants;

b) Electronic form which is sent to digital devices via appropriate data transmission methods to ensure information safety and security;

c) Physical form via postal service;

d) Physical form at civil registration agencies.

In case of receiving via postal service, specify address, choose guaranteed delivery method and pay service fees for postal service providers upon receiving the results.

5. With respect to civil status affairs in which applicants are mandated by the law to be present at civil registration agencies to sign in civil registers and receive results that are: birth registration; marriage registration; guardians; acknowledgement of parents, child/children; revision or changes to civil status, re-verification of ethnic group; declaration of death, civil registration applicants shall receive results only in form specified under Point d Clause 4 of this Article. Upon receiving civil registration results at civil registration agencies, applicants must submit and/or present documents that are parts of civil registration application according to civil status laws.

With respect to civil status affairs in which applicants are not required to be present at civil registration agencies to sign in civil registers and receive results but are required to submit documents that are parts of civil registration application according to civil status laws, including: verification of civil status information; recording of birth registration, marriage, divorce, marriage annulment, guardians, acknowledgement of parent(s), child/children, adoption of child/children, revision of civil status and declaration of death of Vietnamese nationals which have been processed by overseas competent agencies, applicants may choose to receive results via any means specified under Clause 4 of this Article but must submit documents as mandated before receiving the results.

In case of submission of copies or presentation of documents that are not personal identification documents of the applicants and in electronic forms or stored in the electronic civil status database, the submission and presentation is not required.

...

...

...

Article 13. Issuance of copies of civil status excerpt from electronic civil status database and verification of civil status information

1. Competent agencies specified under Clauses 1, 2, 3 and 4 Article 8 of this Decree shall issue copies of civil status excerpts at request of individuals regardless where civil registration is performed and residence of the applicants.

2. Competent agencies specified under Clauses 2, 3 and 4 Article 8 of this Decree shall issue verification of civil status information in case of individuals wishing to extract information from multiple civil registration affairs or verify their varying civil status information or agencies and organizations requesting to extract varying civil status information of an individual or extract civil status information of multiple individuals.

3. Applicants for verification of civil status information must provide information using interactive electronic forms and attach electronic copies or photos of documents related to the subject of verification in case of online application.

In case of submission at civil registration agencies or via postal service, submit application for verification of civil status information using premade forms, present master registers or verified true copies of documents related to the subjects of verification.

Within 3 working days from the date on which applications are received, competent civil registration and management agencies shall appraise the applications and compare information on the electronic civil status database, if applied information is correct, issue documents verifying civil status information and returning to the applicants. In case of examination and verification, the period may be extended but no longer than 10 working days.

Article 14. Record of civil registration figures

1. Civil registration and management agencies shall record civil registration figures collected from the electronic civil status database via common civil registration and management software to serve management operations.

2. In case agencies and organizations request figures regarding civil registration to serve state management operations, submit applications to competent civil registration and management agencies specified under Clauses 2, 3 and 4 Article 8 of this Decree.

...

...

...

1. Civil registers shall be used for subsequent years of registration until every number has been registered. If the number in a book has been fully registered while the year has not ended, officials working in civil status affairs shall conclude as specified under Clause 3 Article 11 of Decree No. 123/2015/ND-CP dated November 15, 2015 of Government on elaborating to Law on Civil Status.

2. In case civil registration which changes civil status information of individuals is not performed in the previous civil registration agencies, after updating in the civil registers as specified under this Decree, the new civil registration agencies are responsible for informing the previous civil registration agencies to record the changes to respective civil registers.

Chapter IV

STATE MANAGEMENT FOR ELECTRONIC CIVIL STATUS DATABASE

Article 16. Responsibilities of agencies managing electronic civil status database

1. Agencies managing electronic civil status database within their competence are responsible for:

a) ensuring information infrastructure and relevant equipment to guarantee continuous, stable and coherent operations of electronic civil status database;

b) implementing measures to ensure physical, environmental safety, social order and safety at areas and offices where equipment and data serving operation of electronic civil status database is stored;

c) periodically examining and proposing methods of upgrading and developing information technology infrastructure serving extraction and use of electronic civil status database satisfactory to practical demands in each agency.

...

...

...

a) adopting measures to ensure cyber security and information system safety for electronic civil status database;

b) adopting measures to backup, maintain and repair, prepare backup equipment to guarantee that computer system, network, equipment, software and application are capable of serving continuous operations of the electronic civil status database and ensure ability to restore the system and not be interrupted due to technical difficulties;

c) issuing and organizing implementation of regulations on extraction and use of electronic civil status database to ensure effective and legal connection and data sharing of electronic civil status database.

Article 17. Management of user account

1. Ministry of Justice shall manage user accounts throughout the systems; issue, revoke and change accounts, decentralize access to common civil registration and management system for users in Ministry of Justice, Ministry of Foreign Affairs and Departments of Justice.

2. Ministry of Foreign Affairs shall manage accounts, issue, revoke and change accounts of users who are members of diplomatic missions and consular posts assigned to perform civil status related affairs for representative missions as assigned by Ministry of Justice.

3. Departments of Justice shall manage accounts, issue, revoke and change accounts of users who are civil status officials in Justice Agencies, People’s Committees of communes, wards and towns eligible as specified under Article 72 of Law on Civil Status at request of Justice Agencies.

4. Heads of agencies and entities issued with accounts are responsible for managing accounts in their agencies and entities.

5. Users issued with accounts are responsible for securing account information according to regulations and law on information safety; in case of suspicion or discovery of disclosure of account information, immediately contact competent agencies capable of managing account for solution,

...

...

...

1. Electronic civil status database shall be backed up regularly, continuously while keeping up-to-date and maintaining data integrity.

2. If necessary, Ministry of Justice shall use electronic civil status database which has been backed up to recover data for another electronic civil status database and information for relevant civil registration agencies to examine, inspect, add and revise to ensure data consistency.

3. Ministry of Justice is responsible for identifying safety level of information system for electronic civil status database, adopting measures to ensure safety of information system satisfactory to the safety level according to regulations and law on cyberinformation security

Article 19. Responsibilities for state management of Ministry of Justice

Ministry of Justice shall perform direct state management for electronic civil status database and have following tasks and powers:

1. Requesting the Government to issue or issuing within their competence legislative documents on electronic civil status database; documents guiding development, extraction, use, connection and sharing data with electronic civil status database.

2. Developing, managing and maintaining electronic civil status database; ensuring technical infrastructure serving electronic civil status database to ensure continuous and stable operations satisfying Article 4 of this Decree.

3. Developing and requesting the Government to consider and approve, considering or approving within their competence upgrade and development of electronic civil status database.

4. Guiding, training and improving administration, extraction and use of electronic civil status database.

...

...

...

6. Connecting and sharing digital data between electronic civil status database and national databases and other databases of ministries and local governments as per the law.

7. Issuing copies of civil status excerpts, verifying civil status information within their competence; issuing documents guiding, operating and instructing timely solutions for difficulties related to extraction and use of electronic civil status database for civil registration on a nationwide scale.

8. Rectifying or directing rectification in case of errors on the electronic civil status database.

Article 20. Responsibilities of Ministry of Foreign Affairs

1. Cooperating with Ministry of Justice in performing state management regarding civil status and implementing this Decree in representative missions.

2. Ensuring expenditure, resources and safety conditions for online civil registration in representative missions.

3. Recording civil registration figures in Ministry of Foreign Affairs and representative missions and submitting to Ministry of Justice for consolidation and report to the Government as per the law.

Article 21. Responsibilities of Ministry of Finance

1. Guiding collection, submission, management and use of fees specified under Clause 2 Article 9 of this Decree.

...

...

...

Article 22. Responsibilities of ministries, ministerial agencies and other central regulatory authorities

1. Ministry of Public Security shall cooperate with Ministry of Justice in ensuring cyber security, connecting and sharing data between electronic civil status database and national population database.

2. Ministry of Information and Communications shall cooperate with Ministry of Justice in ensuring safety, connecting and sharing electronic civil status database.

3. Ministry of Planning and Investment shall cooperate with Ministry of Justice in allocating appropriate funding sources for development of electronic civil status database; extracting and using electronic civil status database, sharing relevant data serving recording affairs and publicizing national and disciplinary statistical indicators regarding birth, death and marriage.

4. Ministries, ministerial agencies and other regulatory agencies shall cooperate with Ministry of Justice in connecting, extracting and using electronic civil status database as per the law; providing information, comparing, examining, and revising civil status information of individuals in databases under management of ministries in case of inconsistency with electronic civil status database; ensuring safety and protecting private life, personal secrets and family secrets as per the law when extracting and using electronic civil status database.

Article 23. Responsibilities of People’s Committees of all levels

1. People’s Committees of provinces and central-affiliated cities are responsible for directing allocation of expenditure for civil registration and management agencies to develop electronic civil status database as specified under this Decree, allocating expenditure on updating, managing, extracting and using electronic civil status database annually.

2. People’s Committees of districts, communes, towns affiliated to provinces and towns affiliated to cities; People’s Committees of communes, wards and townlets shall direct and ensuring equipment, infrastructure and expenditure on developing, updating, extracting and using electronic civil status database under their management.

Chapter V

...

...

...

Article 24. Transition clauses

1. Local civil registration and management agencies shall use common civil registration and management software in a uniform fashion from the effective date hereof.

2. People’s Committees of all levels are responsible for implementing digitalization, management and extraction of civil status data from physical book; converting and standardizing data from local electronic civil registration software implemented before the effective date hereof and updating electronic civil status database as instructed by Ministry of Justice and finishing before January 1, 2025.

3. Extraction and use of electronic civil status database to perform online civil registration shall be decided by People’s Committees of provinces regarding scope, level and time of implementation depending on practical information infrastructure conditions of each area.

4. Ministry of Justice shall take charge and cooperate with Ministry of Foreign Affairs in upgrading and calibrating common civil registration and management software for uniform implementation in representative missions and Ministry of Foreign Affairs.

5. Ministry of Foreign Affairs shall agree with Ministry of Justice on scope, level and time of implementing common civil registration and management software depending on practical conditions in each representative mission and finishing before January 1, 2022; digitalizing, managing and extracting civil status data from physical books, updating electronic civil status database as instructed by Ministry of Justice and finishing before January 1, 2025.

6. Civil registers initiated before the effective date hereof shall be concluded when number thereof are fully registered, verified true copies, transferred and stored as specified under Clause 1 and Clause 2 Article 12 Decree No. 123/2015/ND-CP.

7. Once electronic civil status database and national population database are brought into uniform operation and application, agencies processing administrative procedures are responsible for connecting with these databases to verify marital status of applicants for administrative procedures without requesting submission of marital status confirmation.

Ministry of Justice shall cooperate with Ministry of Public Security in implementing this Clause in a uniform fashion.

...

...

...

1. This Decree comes into force from September 15, 2020.

2. Annuls Clause 1 Clause 2 Article 12 Decree No. 123/2015/ND-CP dated November 15, 2015 of the Government.

3. Minister of Justice within their functions, tasks and powers is responsible for organizing implementation, guiding and examining implementation of this Decree.

4. Ministers, heads of ministerial agencies, heads of other central agencies, Chairpersons of Provincial People’s Committees, relevant agencies, organizations and individuals are responsible for the implementation of this Decree./.

PP. GOVERNMENT
PRIME MINISTER




Nguyen Xuan Phuc