|
|
Bản dịch này thuộc quyền sở hữu của
THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Mọi hành vi sao chép, đăng tải lại mà không có sự đồng ý của
THƯ VIỆN PHÁP LUẬT là vi phạm pháp luật về Sở hữu trí tuệ.
THƯ VIỆN PHÁP LUẬT has the copyright on this translation. Copying or reposting it without the consent of
THƯ VIỆN PHÁP LUẬT is a violation against the Law on Intellectual Property.
X
CÁC NỘI DUNG ĐƯỢC SỬA ĐỔI, HƯỚNG DẪN
Các nội dung của VB này được VB khác thay đổi, hướng dẫn sẽ được làm nổi bật bằng
các màu sắc:
: Sửa đổi, thay thế,
hủy bỏ
Click vào phần bôi vàng để xem chi tiết.
|
|
|
|
Đang tải văn bản...
Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
|
Số hiệu:
|
01/2011/TT-BNV
|
|
Loại văn bản:
|
Thông tư
|
|
Nơi ban hành:
|
Bộ Nội vụ
|
|
Người ký:
|
Trần Văn Tuấn
|
|
Ngày ban hành:
|
19/01/2011
|
|
Ngày hiệu lực:
|
Đã biết
|
|
Ngày công báo:
|
Đã biết
|
|
Số công báo:
|
Đã biết
|
|
Tình trạng:
|
Đã biết
|
|
 BỘ NỘI VỤ
|
 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc
lập - Tự do - Hạnh phúc
|
|
Số: 01/2011/TT-BNV
|
Hà Nội, ngày 19 tháng 01
năm 2011
|
THÔNG
TƯ
Hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Căn cứ Nghị định số 48/2008/NĐ-CP
ngày 17 tháng 4 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP
ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư,
Bộ Nội vụ hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính như sau:
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều
1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
Thông tư này hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản; được áp
dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề
nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung
là cơ quan, tổ chức).
Điều
2. Thể thức văn bản
Thể thức văn bản là tập
hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng
đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ
thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại Khoản
3, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư này.
Điều
3. Kỹ thuật trình bày văn bản
Kỹ thuật trình bày văn
bản quy định tại Thông tư này bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang
văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ
và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy
vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương
tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng
đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm
khác.
Điều
4. Phông chữ trình bày văn bản
Phông chữ sử dụng trình
bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode
theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 .
Điều
5. Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày
1. Khổ giấy
Văn bản hành chính được
trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).
Các văn bản như giấy
giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên
khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5).
2. Kiểu trình bày
Văn bản hành chính được
trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều
dài).
Trường hợp nội dung văn
bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản
có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo
chiều rộng).
3. Định lề trang văn bản
(đối với khổ giấy A4)
Lề trên: cách mép trên
từ 20 - 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới
từ 20 - 25 mm;
Lề trái: cách mép trái
từ 30 - 35 mm;
Lề phải: cách mép phải
từ 15 - 20 mm.
4. Vị trí trình bày các
thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ
đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Thông tư này (Phụ lục II).
Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5
được áp dụng tương tự theo sơ đồ tại Phụ lục trên.
Chương II
THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN
Điều
6. Quốc hiệu
1. Thể thức
Quốc hiệu ghi trên văn
bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
2. Kỹ thuật trình bày
Quốc hiệu được trình bày
tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên
phải.
Dòng thứ nhất: “CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12
đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: “Độc
lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13
đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ
nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh
giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm
từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài
bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ
thể:
 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc
lập - Tự do - Hạnh phúc
Hai dòng chữ trên được
trình bày cách nhau dòng đơn.
Điều
7. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
1. Thể thức
Đối với các Bộ, cơ quan
ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội; Hội đồng dân tộc, các Ủy
ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn Đại
biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tập đoàn Kinh tế nhà nước,
Tổng công ty 91 không ghi cơ quan chủ quản.
Tên cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (đối
với các tổ chức kinh tế có thể là công ty mẹ) và tên của cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản.
a) Tên của cơ quan, tổ
chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được viết tắt theo quy định tại
văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ
máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ:
|
  BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
|
TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT
NAM
|
|
 HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
TỈNH NGHỆ AN
|
 ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
|
b) Tên của cơ quan, tổ
chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Ủy ban nhân
dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt Nam (VN), ví dụ:
|
 UBND TỈNH QUẢNG BÌNH
SỞ NỘI VỤ
|
 VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VN
VIỆN DÂN TỘC HỌC
|
2. Kỹ thuật trình bày
Tên cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều
ngang, ở phía trên, bên trái.
Tên cơ quan, tổ chức chủ
quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc
hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài, có thể trình bày
thành nhiều dòng.
Tên cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu,
kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía
dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng
chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng, ví dụ:
 BỘ NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
NHÀ NƯỚC
Các dòng chữ trên được
trình bày cách nhau dòng đơn.
Điều 8. Số, ký hiệu của
văn bản
1. Thể thức
a) Số của văn bản
Số của văn bản là số thứ
tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức. Số của văn bản được ghi
bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31
tháng 12 hàng năm.
b) Ký hiệu của văn bản
- Ký hiệu của văn bản có
tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ viết tắt tên loại
văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I) và chữ viết tắt tên cơ
quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước (áp dụng đối với chức danh Chủ tịch nước
và Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản, ví dụ:
Nghị quyết của Chính phủ
ban hành được ghi như sau: Số: …/NQ-CP
Chỉ thị của Thủ tướng
Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/CT-TTg.
Quyết định của Thường
trực Hội đồng nhân dân ban hành được ghi như sau: Số: …/QĐ-HĐND
Báo cáo của các ban của
Hội đồng nhân dân được ghi như sau: Số …/BC-HĐND
- Ký hiệu của công văn
bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công
văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, bộ phận) soạn thảo hoặc chủ trì
soạn thảo công văn đó (nếu có), ví dụ:
Công văn của Chính phủ
do Vụ Hành chính Văn phòng Chính phủ soạn thảo: Số: …/CP-HC.
Công văn của Bộ Nội vụ
do Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Nội vụ soạn thảo: Số: …/BNV-TCCB
Công văn của Hội đồng
nhân dân tỉnh do Ban Kinh tế Ngân sách soạn thảo: Số: …./HĐND-KTNS
Công văn của Ủy ban nhân
dân tỉnh do tổ chuyên viên (hoặc thư ký) theo dõi lĩnh vực văn hóa - xã hội
soạn thảo: Số: …/UBND-VX
Công văn của Sở Nội vụ
tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo: Số: …/SNV-VP
Trường hợp các Hội đồng,
các Ban tư vấn của cơ quan được sử dụng con dấu của cơ quan để ban hành văn bản
và Hội đồng, Ban được ghi là “cơ quan” ban hành văn bản thì phải lấy số của Hội
đồng, Ban, ví dụ Quyết định số 01 của Hội đồng thi tuyển công chức Bộ Nội vụ
được trình bày như sau:
 BỘ NỘI VỤ
HỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC
Số: 01/QĐ-HĐTTCC
Việc ghi ký hiệu công
văn do UBND cấp huyện, cấp xã ban hành bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ
chức ban hành công văn và chữ viết tắt tên lĩnh vực (các lĩnh vực được quy định
tại Mục 2, Mục 3, Chương IV, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
năm 2003) được giải quyết trong công văn.
Chữ viết tắt tên cơ
quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực (đối với
UBND cấp huyện, cấp xã) do cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn,
dễ hiểu.
2. Kỹ thuật trình bày
Số, ký hiệu của văn bản
được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản.
Từ “Số” được trình bày
bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số”
có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số
và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn
bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ, ví dụ:
Số: 15/QĐ-HĐND (Quyết
định của Thường trực Hội đồng nhân dân);
Số: 19/HĐND-KTNS (Công
văn của Thường trực Hội đồng nhân dân do Ban Kinh tế ngân sách soạn thảo);
Số: 23/BC-BNV (Báo cáo
của Bộ Nội vụ);
Số: 234/SYT-VP (Công văn
của Sở Y tế do Văn phòng soạn thảo).
Điều
9. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
1. Thể thức
a) Địa danh ghi trên văn
bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường,
thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành chính
được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên
gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau:
- Địa danh ghi trên văn
bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên của tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:
Văn bản của Bộ Công thương,
của Công ty Điện lực 1 thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam (có trụ sở tại thành
phố Hà Nội): Hà Nội,
Văn bản của Trường Cao
đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài chính (có trụ sở tại thị trấn Như Quỳnh,
huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên,
Văn bản của Viện Hải
dương học thuộc Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam (có trụ sở tại thành phố
Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa): Khánh Hòa,
Văn bản của Cục Thuế
tỉnh Bình Dương thuộc Tổng cục Thuế (có trụ sở tại thị xã Thủ Dầu Một, tỉnh
Bình Dương): Bình Dương,
- Địa danh ghi trên văn
bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh:
+ Đối với các thành phố
trực thuộc Trung ương: là tên của thành phố trực thuộc Trung ương, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân
dân thành phố Hà Nội và của các sở, ban, ngành thuộc thành phố: Hà Nội, của
Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh và của các sở, ban, ngành thuộc thành
phố: Thành phố Hồ Chí Minh,
+ Đối với các tỉnh là
tên của tỉnh, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân
dân tỉnh Hải Dương và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành
phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương): Hải Dương, của Ủy ban nhân dân tỉnh
Quảng Ninh và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hạ
Long, tỉnh Quảng Ninh): Quảng Ninh, của Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng và
của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm
Đồng): Lâm Đồng,
Trường hợp địa danh ghi
trên văn bản của cơ quan thành phố thuộc tỉnh mà tên thành phố trùng với tên
tỉnh thì ghi thêm hai chữ thành phố (TP.), ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân
dân thành phố Hà Tĩnh (tỉnh Hà Tĩnh) và của các phòng, ban thuộc thành phố: TP.
Hà Tĩnh,
- Địa danh ghi trên văn
bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên của huyện, quận, thị xã, thành
phố thuộc tỉnh, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân
dân huyện Sóc Sơn (thành phố Hà Nội) và của các phòng, ban thuộc huyện: Sóc
Sơn,
Văn bản của Ủy ban nhân
dân quận Gò Vấp (thành phố Hồ Chí Minh), của các phòng, ban thuộc quận: Gò
Vấp,
Văn bản của Ủy ban nhân
dân thị xã Bà Rịa (tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu) và của các phòng, ban thuộc thị xã: Bà
Rịa,
- Địa danh ghi trên văn
bản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và của các tổ chức cấp xã là tên của
xã, phường, thị trấn đó, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân
dân xã Kim Liên (huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ An): Kim Liên,
Văn bản của Ủy ban nhân
dân phường Điện Biên Phủ (quận Ba Đình, TP. Hà Nội): Phường Điện Biên Phủ,
- Địa danh ghi trên văn
bản của các cơ quan, tổ chức và đơn vị vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý
của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy
định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng.
b) Ngày, tháng, năm ban
hành văn bản
Ngày, tháng, năm ban
hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành.
Ngày, tháng, năm ban
hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số
Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở
trước, cụ thể:
Thành phố Hồ Chí Minh,
ngày 05 tháng 02 năm 2009
Quận 1, ngày 10 tháng 02
năm 2010
2. Kỹ thuật trình bày
Địa danh và ngày, tháng,
năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản,
tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ
cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày,
tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu.
Điều
10. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
1. Thể thức
Tên loại văn bản là tên
của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi ban hành văn bản đều
phải ghi tên loại, trừ công văn.
Trích yếu nội dung của
văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu
của văn bản.
2. Kỹ thuật trình bày
Tên loại và trích yếu
nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày tại ô số 5a; tên
loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại
văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng,
đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản,
bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường
kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt
cân đối so với dòng chữ, ví dụ:
 QUYẾT ĐỊNH
Về việc điều động cán bộ
Trích yếu nội dung công
văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12
đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng
6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ:
Số: 72/VTLTNN-NVĐP
V/v kế hoạch kiểm tra
công tác
văn thư, lưu trữ năm 2009
Điều
11. Nội dung văn bản
1. Thể thức
a) Nội dung văn bản là
thành phần chủ yếu của văn bản.
Nội dung văn bản phải
bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:
- Phù hợp với hình thức
văn bản được sử dụng;
- Phù hợp với đường lối,
chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật;
- Được trình bày ngắn
gọn, rõ ràng, chính xác;
- Sử dụng ngôn ngữ viết,
cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
- Dùng từ ngữ tiếng Việt
Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không
thực sự cần thiết). Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì
phải được giải thích trong văn bản;
- Chỉ được viết tắt
những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu. Đối
với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt,
nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn
ngay sau từ, cụm từ đó;
- Khi viện dẫn lần đầu
văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày,
tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu
nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của luật, pháp
lệnh), ví dụ: “… được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4
năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư”; trong các lần viện dẫn tiếp theo,
chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó;
- Viết hoa trong văn bản
hành chính được thực hiện theo Phụ lục VI - Quy định viết hoa trong văn bản
hành chính.
b) Bố cục của văn bản
Tùy theo thể loại và nội
dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể
được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành
các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định, cụ thể:
- Nghị quyết (cá biệt):
theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;
- Quyết định (cá biệt):
theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định:
theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
- Chỉ thị (cá biệt):
theo khoản, điểm;
- Các hình thức văn bản
hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm.
Đối với các hình thức
văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần, chương, mục, điều
phải có tiêu đề.
2. Kỹ thuật trình bày
Nội dung văn bản được
trình bày tại ô số 6.
Phần nội dung (bản văn)
được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ
chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ);
khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default
tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng
cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn
(single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách
tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).
Đối với những văn bản có
phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng
có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”.
Trường hợp nội dung văn
bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như
sau:
- Phần, chương: Từ “Phần”,
“Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh
giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự
của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề (tên) của phần, chương được trình
bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng,
đậm;
- Mục: Từ “Mục” và số
thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục dùng chữ số
Ả - rập. Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa,
cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
- Điều: Từ “Điều”, số
thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, cách lề trái 1
default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm;
cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;
- Khoản: Số thứ tự các khoản
trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ
chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và
tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ
chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;
- Điểm: Thứ tự các điểm
trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng
ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14),
kiểu chữ đứng.
Trường hợp nội dung văn
bản được phân chia thành các phần, mục, khoản, điểm thì trình bày như sau:
- Phần (nếu có): Từ “Phần”
và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ
in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự của phần dùng chữ
số La Mã. Tiêu đề của phần được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in
hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Mục: Số thứ tự các mục
dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và được trình bày cách lề trái 1 default
tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một hàng với số thứ tự, bằng chữ in
hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Khoản: Số thứ tự các khoản
trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ
chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và
tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ
chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;
- Điểm trình bày như
trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm.
Điều
12. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
1. Thể thức
a) Việc ghi quyền hạn
của người ký được thực hiện như sau:
- Trường hợp ký thay mặt
tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh
đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:
|
TM. HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
|
TM. ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC
HỘI
|
- Trường hợp ký thay
người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào
trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:
|
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
|
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
|
Trường hợp cấp phó được
giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng;
- Trường hợp ký thừa
lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng
đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
|
TL. BỘ TRƯỞNG
VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ
|
TL. CHỦ TỊCH
CHÁNH VĂN PHÒNG
|
- Trường hợp ký thừa ủy
quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ của
người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TUQ. GIÁM ĐỐC
TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ
b) Chức vụ của người ký
Chức vụ ghi trên văn bản
là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ
ghi chức vụ như Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ nhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ
tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc, Q. Giám đốc (Quyền Giám đốc) v.v…, không ghi
những chức vụ mà Nhà nước không quy định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ
trách, v.v…; không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn
bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy
quyền do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể bằng văn bản.
Chức danh ghi trên văn
bản do các tổ chức tư vấn (không thuộc cơ cấu tổ chức của cơ quan được quy định
tại quyết định thành lập; quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ
chức của cơ quan) ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong ban
hoặc hội đồng. Đối với những ban, hội đồng không được phép sử dụng con dấu của
cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong ban hoặc hội
đồng, không được ghi chức vụ trong cơ quan, tổ chức.
Chức vụ (Chức danh) của
người ký văn bản do hội đồng hoặc ban chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo
Bộ Xây dựng làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội
đồng được ghi như sau, ví dụ:
|
TM. HỘI ĐỒNG
CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu của Bộ
Xây dựng)
BỘ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG
Nguyễn Văn A
|
KT. TRƯỞNG BAN
PHÓ TRƯỞNG BAN
(Chữ ký, dấu của Bộ
Xây dựng)
THỨ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG
Trần Văn B
|
Chức vụ (Chức danh) của
người ký văn bản do hội đồng hoặc ban của Bộ Xây dựng ban hành mà Thứ trưởng Bộ
Xây dựng làm Chủ tịch Hội đồng hoặc Trưởng ban, lãnh đạo các Cục, Vụ thuộc Bộ
Xây dựng làm Phó Chủ tịch Hội đồng hoặc Phó Trưởng ban được ghi như sau, ví dụ:
|
TM. HỘI ĐỒNG
CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu của Bộ
Xây dựng)
THỨ TRƯỞNG
Trần Văn B
|
KT. TRƯỞNG BAN
PHÓ TRƯỞNG BAN
(Chữ ký, dấu của Bộ
Xây dựng)
VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC
CÁN BỘ
Lê Văn C
|
c) Họ tên bao gồm họ,
tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản
Đối với văn bản hành
chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu
danh dự khác. Đối với văn bản giao dịch; văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo
dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được ghi thêm học hàm, học vị, quân
hàm.
2. Kỹ thuật trình bày
Quyền hạn, chức vụ của
người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác của người ký được trình bày
tại ô số 7b; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc
quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến
14, kiểu chữ đứng, đậm.
Họ tên của người ký văn
bản được trình bày tại ô số 7b; bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu
chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký.
Chữ ký của người có thẩm
quyền được trình bày tại ô số 7c.
Điều
13. Dấu của cơ quan, tổ chức
1. Việc đóng dấu trên
văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều
26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai
đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo
quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.
2. Dấu của cơ quan, tổ
chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải
của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng
tối đa 05 trang văn bản.
Điều
14. Nơi nhận
1. Thể thức
Nơi nhận xác định những
cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản và có trách nhiệm như để xem
xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi
công việc; để biết và để lưu.
Nơi nhận phải được xác
định cụ thể trong văn bản. Căn cứ quy định của pháp luật; căn cứ chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ công tác; căn cứ yêu cầu
giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có
trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản
trình người ký văn bản quyết định.
Đối với văn bản chỉ gửi
cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân
nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất
định thì nơi nhận được ghi chung, ví dụ:
- Các Bộ, cơ quan ngang
Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
- Ủy ban nhân dân các
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
Đối với những văn bản có
ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ
chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.
Đối với công văn hành
chính, nơi nhận bao gồm hai phần:
- Phần thứ nhất bao gồm
từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực
tiếp giải quyết công việc;
- Phần thứ hai bao gồm
từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ
chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.
2. Kỹ thuật trình bày
Nơi nhận được trình bày
tại ô số 9a và 9b.
Phần nơi nhận tại ô số
9a được trình bày như sau:
- Từ “Kính gửi” và tên
các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;
- Sau từ “Kính gửi” có
dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ
“Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một
dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì
xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức,
cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối
dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm; các gạch đầu dòng được
trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm.
Phần nơi nhận tại ô số
9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại văn bản khác) được
trình bày như sau:
- Từ “Nơi nhận” được
trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của
người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12,
kiểu chữ nghiêng, đậm;
- Phần liệt kê các cơ
quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân
hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một
dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩu;
riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ
viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị
(hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần
thiết), cuối cùng là dấu chấm.
Điều
15. Các thành phần khác
1. Thể thức
a) Dấu chỉ mức độ mật
Việc xác định và đóng
dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội
dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định tại Điều 5, 6,
7, 8 của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000.
b) Dấu chỉ mức độ khẩn
Tùy theo mức độ cần được
chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo bốn mức sau: khẩn, thượng
khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ; khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết
định.
c) Đối với những văn bản
có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về
phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU
HÀNH NỘI BỘ”.
d) Đối với công văn,
ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa
chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ trang thông
tin điện tử (Website).
đ) Đối với những văn bản
cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành phải có ký hiệu người đánh
máy và số lượng bản phát hành.
e) Trường hợp văn bản có
phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn
bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải
được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.
g) Văn bản có hai trang
trở lên thì phải đánh số trang bằng chữ số Ả-rập.
2. Kỹ thuật trình bày
a) Dấu chỉ mức độ mật
Con dấu các độ mật
(TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 hướng
dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000. Dấu độ mật được đóng vào ô số
10a, dấu thu hồi được đóng vào ô số 11.
b) Dấu chỉ mức độ khẩn
Con dấu các độ khẩn được
khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm, trên
đó các từ “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC” và “HỎA TỐC HẸN GIỜ” trình bày bằng
chữ in hoa, phông chữ Times New Roman cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm
và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Dấu độ khẩn được đóng vào ô
số 10b. Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi.
c) Các chỉ dẫn về phạm
vi lưu hành
Các chỉ dẫn về phạm vi
lưu hành trình bày tại ô số 11; các cụm từ “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM
XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật
viền đơn, bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu
chữ đứng, đậm.
d) Địa chỉ cơ quan, tổ
chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ
Trang thông tin điện tử (Website).
Các thành phần này được trình
bày tại ô số 14 trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11
đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của
vùng trình bày văn bản.
đ) Ký hiệu người đánh
máy và số lượng bản phát hành
Được trình bày tại ô số
13; ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 11, kiểu
chữ đứng.
e) Phụ lục văn bản
Phụ lục văn bản được
trình bày trên các trang riêng; từ “Phụ lục” và số thứ tự của phụ lục được
trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu
chữ đứng, đậm; tên phụ lục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ
13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
g) Số trang văn bản
Số trang được trình bày
tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13-14,
kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất. Số trang của phụ lục được đánh số
riêng theo từng phụ lục.
Mẫu chữ và chi tiết
trình bày các thành phần thể thức văn bản được minh họa tại Phụ lục IV kèm theo
Thông tư này.
Mẫu trình bày một số
loại văn bản hành chính được minh họa tại Phụ lục V kèm theo Thông tư này.
Chương III
THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY BẢN SAO
Điều
16. Thể thức bản sao
Thể thức bản sao bao
gồm:
1. Hình thức sao
“SAO Y BẢN CHÍNH” hoặc “TRÍCH
SAO” hoặc “SAO LỤC”.
2. Tên cơ quan, tổ chức
sao văn bản
3. Số, ký hiệu bản sao
bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh chung cho các loại bản sao do cơ quan, tổ
chức thực hiện và chữ viết tắt tên loại bản sao theo Bảng chữ viết tắt tên loại
văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I). Số được ghi bằng chữ số
Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng
năm.
4. Các thành phần thể
thức khác của bản sao văn bản gồm địa danh và ngày, tháng, năm sao; quyền hạn,
chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao
văn bản và nơi nhận được thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9, 12, 13 và 14 của Thông
tư này.
Điều
17. Kỹ thuật trình bày
1. Vị trí trình bày các
thành phần thể thức bản sao (trên trang giấy khổ A4)
Thực hiện theo sơ đồ bố
trí các thành phần thể thức bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục III).
Các thành phần thể thức
bản sao được trình bày trên cùng một tờ giấy, ngay sau phần cuối cùng của văn
bản cần sao được photocopy, dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang
của vùng trình bày văn bản.
2. Kỹ thuật trình bày
bản sao
a) Cụm từ “SAO Y BẢN
CHÍNH”, “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC” được trình bày tại ô số 1 (Phụ lục III) bằng
chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
b) Tên cơ quan, tổ chức
sao văn bản (tại ô số 2); số, ký hiệu bản sao (tại ô số 3); địa danh và ngày,
tháng, năm sao (tại ô số 4); chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
(tại ô số 5a, 5b và 5c); dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản (tại ô số 6); nơi
nhận (tại ô số 7) được trình bày theo hướng dẫn trình bày các thành phần thể
thức tại Phụ lục III.
Mẫu chữ và chi tiết
trình bày các thành phần thể thức bản sao được minh họa tại Phụ lục IV; mẫu
trình bày bản sao được minh họa tại Phụ lục V kèm theo Thông tư này.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều
18. Điều khoản thi hành
Thông tư này có hiệu lực
sau 45 ngày kể từ ngày ký.
Những quy định về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản được quy định
tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ
Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính trái với Thông tư này bị bãi bỏ.
Điều
19. Tổ chức thực hiện
Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ
quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương, Tập đoàn kinh tế nhà nước, Tổng công ty nhà nước (91) chịu trách nhiệm tổ
chức triển khai thực hiện Thông tư này.
Các Bộ, ngành căn cứ quy
định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại Thông tư này để quy định thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành cho phù hợp.
|
Nơi nhận:
- Thủ
tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ;
- Văn phòng Trung ương Đảng;
- Văn phòng Quốc hội;
- Văn phòng Chủ tịch nước;
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
- HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;
- Viện kiểm sát nhân dân tối cao;
- Tòa án nhân dân tối cao;
- Kiểm toán Nhà nước;
- Cơ quan Trung ương của các đoàn thể;
- Các Tập đoàn kinh tế, Tổng công ty nhà nước (91);
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (10b);
- Cục Kiểm tra văn bản QPPL (Bộ Tư pháp);
- Công báo;
- BNV: Bộ trưởng, các Thứ trưởng, các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ;
- VPCP: Bộ trưởng CN, các Phó CN;
- Website BNV;
- Lưu: VT, PC (BNV). 320b
|
BỘ TRƯỞNG
Trần Văn Tuấn
|
Phụ
lục I
BẢNG
CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO
(Kèm
theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ)
|
Stt
|
Tên loại văn bản hành
chính
|
Chữ viết tắt
|
|
1
|
Nghị quyết (cá biệt)
|
NQ
|
|
2
|
Quyết định (cá biệt)
|
QĐ
|
|
3
|
Chỉ thị (cá biệt)
|
CT
|
|
4
|
Quy chế
|
QC
|
|
5
|
Quy định
|
QyĐ
|
|
6
|
Thông cáo
|
TC
|
|
7
|
Thông báo
|
TB
|
|
8
|
Hướng dẫn
|
HD
|
|
9
|
Chương trình
|
CTr
|
|
10
|
Kế hoạch
|
KH
|
|
11
|
Phương án
|
PA
|
|
12
|
Đề án
|
ĐA
|
|
13
|
Dự án
|
DA
|
|
14
|
Báo cáo
|
BC
|
|
15
|
Biên bản
|
BB
|
|
16
|
Tờ trình
|
TTr
|
|
17
|
Hợp đồng
|
HĐ
|
|
18
|
Công văn
|
|
|
19
|
Công điện
|
CĐ
|
|
20
|
Bản ghi nhớ
|
GN
|
|
21
|
Bản cam kết
|
CK
|
|
22
|
Bản thỏa thuận
|
TTh
|
|
23
|
Giấy chứng nhận
|
CN
|
|
24
|
Giấy ủy quyền
|
UQ
|
|
25
|
Giấy mời
|
GM
|
|
26
|
Giấy giới thiệu
|
GT
|
|
27
|
Giấy nghỉ phép
|
NP
|
|
28
|
Giấy đi đường
|
ĐĐ
|
|
29
|
Giấy biên nhận hồ sơ
|
BN
|
|
30
|
Phiếu gửi
|
PG
|
|
31
|
Phiếu chuyển
|
PC
|
|
32
|
Thư công
|
|
|
|
Bản sao văn bản
|
|
|
1
|
Bản sao y bản chính
|
SY
|
|
2
|
Bản trích sao
|
TS
|
|
3
|
Bản sao lục
|
SL
|
Phụ
lục II
SƠ
ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
(Trên
một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
(Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ)
Ghi chú:
|
Ô số
|
:
|
Thành phần thể thức văn bản
|
|
1
|
:
|
Quốc hiệu
|
|
2
|
:
|
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
|
|
3
|
:
|
Số, ký hiệu của văn bản
|
|
4
|
:
|
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
|
|
5a
|
:
|
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
|
|
5b
|
:
|
Trích yếu nội dung công văn
|
|
6
|
:
|
Nội dung văn bản
|
|
7a, 7b, 7c
|
:
|
Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người
có thẩm quyền
|
|
8
|
:
|
Dấu của cơ quan, tổ chức
|
|
9a, 9b
|
:
|
Nơi nhận
|
|
10a
|
:
|
Dấu chỉ mức độ mật
|
|
10b
|
:
|
Dấu chỉ mức độ khẩn
|
|
11
|
:
|
Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
|
|
12
|
:
|
Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
|
|
13
|
:
|
Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát
hành
|
|
14
|
:
|
Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail: địa
chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax
|
|
15
|
:
|
Logo (in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản)
|
Phụ
lục III
SƠ
ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẢN SAO VĂN BẢN
(Trên
một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
(Kèm
theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ)
Ghi chú:
|
Ô số
|
:
|
Thành phần thể thức bản sao
|
|
1
|
:
|
Hình thức sao: “sao y bản chính”, “trích sao”
hoặc “sao lục”
|
|
2
|
:
|
Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản
|
|
3
|
:
|
Số, ký hiệu bản sao
|
|
4
|
:
|
Địa danh và ngày, tháng, năm sao
|
|
5a, 5b, 5c
|
:
|
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm
quyền
|
|
6
|
:
|
Dấu của cơ quan, tổ chức
|
|
7
|
:
|
Nơi nhận
|
Phụ
lục IV
MẪU
CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN VÀ THỂ THỨC BẢN SAO
(Kèm
theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ)
|
|
 |
|
Stt
|
Thành phần thể thức và
chi tiết trình bày
|
Loại chữ
|
Cỡ chữ
|
Kiểu chữ
|
Ví dụ minh họa
|
|
Phông chữ Times New
Roman
|
Cỡ chữ
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
|
1
|
Quốc hiệu
|
|
|
|
|
|
|
|
- Dòng trên
|
In hoa
|
12-13
|
Đứng, đậm
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
|
12
|
|
|
- Dòng dưới
|
In thường
|
13-14
|
Đứng, đậm
|
Độc lập – Tự do – Hạnh
phúc
|
13
|
|
|
- Dòng kẻ bên dưới
|
|
|
|
|
|
|
2
|
Tên cơ quan, tổ chức
|
|
|
|
|
|
|
|
- Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực
tiếp
|
In hoa
|
12-13
|
Đứng
|
BỘ TÀI CHÍNH
|
12
|
|
|
- Tên cơ quan, tổ chức
|
In hoa
|
12-13
|
Đứng, đậm
|
CỤC QUẢN LÝ GIÁ
|
12
|
|
|
- Dòng kẻ bên dưới
|
|
|
|
|
|
|
3
|
Số, ký hiệu của văn bản
|
In thường
|
13
|
Đứng
|
Số: 15/QĐ-BNV ; Số: 05/BKHCN-VP ;
Số: 12/UBND-VX
|
13
|
|
4
|
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
|
In thường
|
13-14
|
Nghiêng
|
Hà Nội, ngày 05 tháng
02 năm 2009
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng 6 năm 2009
|
13
|
|
5
|
Tên loại và trích yếu nội dung
|
|
|
|
|
|
|
a
|
Đối với văn bản có tên loại
|
|
|
|
|
|
|
|
- Tên loại văn bản
|
In hoa
|
14
|
Đứng, đậm
|
CHỈ THỊ
|
14
|
|
|
- Trích yếu nội dung
|
In thường
|
14
|
Đứng, đậm
|
Về công tác phòng,
chống lụt bão
|
14
|
|
|
- Dòng kẻ bên dưới
|
|
|
|
|
|
|
b
|
Đối với công văn
|
|
|
|
|
|
|
|
Trích yếu nội dung
|
In thường
|
12-13
|
Đứng
|
V/v nâng bậc lương năm
2009
|
13
|
|
6
|
Nội dung văn bản
|
In thường
|
13-14
|
Đứng
|
Trong công tác chỉ đạo…
|
14
|
|
a
|
Gồm phần, chương mục, điều, khoản, điểm, tiết,
tiểu tiết
|
|
|
|
|
|
|
|
- Từ “phần”, “chương” và số thứ tự của phần,
chương
|
In thường
|
14
|
Đứng, đậm
|
Phần I
|
Chương I
|
14
|
|
|
- Tiêu đề của phần, chương
|
In hoa
|
13-14
|
Đứng, đậm
|
QUY ĐỊNH CHUNG
|
QUY ĐỊNH CHUNG
|
14
|
|
|
- Từ “mục” và số thứ tự
|
In thường
|
14
|
Đứng, đậm
|
Mục 1
|
14
|
|
|
- Tiêu đề của mục
|
In hoa
|
12-13
|
Đứng, đậm
|
GIẢI THÍCH LUẬT, PHÁP
LỆNH
|
13
|
|
|
- Điều
|
In thường
|
13-14
|
Đứng, đậm
|
Điều 1. Bản sao văn bản
|
14
|
|
|
- Khoản
|
In thường
|
13-14
|
Đứng
|
1. Các hình thức…
|
14
|
|
|
- Điểm
|
In thường
|
13-14
|
Đứng
|
a) Đối với …
|
14
|
|
|
- Tiết
|
In thường
|
13-14
|
Đứng
|
-
|
14
|
|
|
- Tiểu tiết
|
In thường
|
13-14
|
Đứng
|
+
|
14
|
|
b
|
Gồm phần, mục, khoản, điểm, tiết, tiểu tiết
|
|
|
|
|
|
|
|
- Từ “phần” và số thứ tự
|
In thường
|
14
|
Đứng, đậm
|
Phần I
|
14
|
|
|
- Tiêu đề của phần
|
In hoa
|
13-14
|
Đứng, đậm
|
TÌNH HÌNH THỰC HIỆN
NHIỆM VỤ…
|
14
|
|
|
- Số thứ tự và tiêu đề của mục
|
In hoa
|
13-14
|
Đứng, đậm
|
I. NHỮNG KẾT QUẢ...
|
14
|
|
|
- Khoản:
|
|
|
|
|
|
|
|
Trường hợp có tiêu đề
|
In thường
|
13-14
|
Đứng, đậm
|
1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
|
14
|
|
|
Trường hợp không có tiêu đề
|
In thường
|
13-14
|
Đứng
|
1. Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15
ngày kể…
|
14
|
|
|
- Điểm
|
In thường
|
13-14
|
Đứng
|
a) Đối với ….
|
14
|
|
|
- Tiết
|
|
|
Đứng
|
-
|
14
|
|
|
- Tiểu tiết
|
|
|
Đứng
|
+
|
14
|
|
7
|
Chức vụ, họ tên của người ký
|
|
|
|
|
|
|
|
- Quyền hạn của người ký
|
In hoa
|
13-14
|
Đứng, đậm
|
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
|
KT. BỘ TRƯỞNG
|
14
|
|
|
- Chức vụ của người ký
|
In hoa
|
13-14
|
Đứng, đậm
|
CHỦ TỊCH
|
THỨ TRƯỞNG
|
14
|
|
|
- Họ tên của người ký
|
In thường
|
13-14
|
Đứng, đậm
|
Nguyễn Văn A
|
Trần Văn B
|
14
|
|
8
|
Nơi nhận
|
|
|
|
|
|
|
a
|
Từ “kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân
|
In thường
|
14
|
Đứng
|
|
14
|
|
|
- Gửi một nơi
|
|
|
|
Kính gửi: Bộ Công thương
|
14
|
|
|
- Gửi nhiều nơi
|
|
|
|
|
Kính gửi:
|
- Bộ Nội vụ;
- Bộ Kế hoạch và Đầu tư;
- Bộ Tài chính.
|
|
14
|
|
b
|
Từ “nơi nhận” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân
|
|
|
|
|
|
|
|
- Từ “nơi nhận”
|
In thường
|
12
|
Nghiêng, đậm
|
Nơi nhận:
|
Nơi nhận: (đối với công văn)
|
12
|
|
|
- Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản,
bản sao
|
In thường
|
11
|
Đứng
|
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, …;
- ……..;
- Lưu: VT, TCCB.
|
- Như trên;
- ……..;
- Lưu: VT, NVĐP.
|
11
|
|
9
|
Dấu chỉ mức độ khẩn
|
In hoa
|
13-14
|
Đứng, đậm
|
|
13
|
|
10
|
Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
|
In thường
|
13-14
|
Đứng, đậm
|
|
XEM XONG TRẢ LẠI
|
|
LƯU HÀNH NỘI BỘ
|
|
13
|
|
11
|
Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
|
In hoa
|
13-14
|
Đứng, đậm
|
|
13
|
|
12
|
Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng
bản
|
In thường
|
11
|
Đứng
|
PL.(300)
|
11
|
|
13
|
Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail,
Website; số điện thoại, số Telex, số Fax
|
In thường
|
11-12
|
Đứng
|
Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn kiếm, Hà Nội
ĐT: (04) XXXXXXX, Fax: (04) XXXXXXX
E-Mail:
Website:
|
11
|
|
14
|
Phụ lục văn bản
|
|
|
|
|
|
|
|
- Từ “phụ lục” và số thứ tự của phụ lục
|
In thường
|
14
|
Đứng, đậm
|
Phụ lục I
|
14
|
|
|
- Tiêu đề của phụ lục
|
In hoa
|
13-14
|
Đứng, đậm
|
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
|
14
|
|
15
|
Số trang
|
In thường
|
13-14
|
Đứng
|
2, 7, 13
|
14
|
|
16
|
Hình thức sao
|
In hoa
|
13-14
|
Đứng, đậm
|
SAO Y BẢN CHÍNH, TRÍCH
SAO, SAO LỤC
|
14
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ghi chú: Cỡ chữ trong cùng một văn bản tăng, giảm phải
thống nhất, ví dụ: Quốc hiệu, dòng trên cỡ chữ 13, dòng dưới cỡ chữ 14; nhưng
Quốc hiệu, dòng trên cỡ chữ 12, thì dòng dưới cỡ chữ 13; địa danh và ngày,
tháng, năm văn bản cỡ chữ 13.
Phụ
lục V
MẪU
TRÌNH BÀY VĂN BẢN VÀ BẢN SAO VĂN BẢN
(Kèm
theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ)
|
1. Mẫu trình bày văn
bản hành chính
|
|
Mẫu 1.1
|
- Nghị quyết (cá biệt)
|
|
Mẫu 1.1.1
|
- Nghị quyết (cá biệt) của Thường trực HĐND
|
|
Mẫu 1.1.2
|
- Nghị quyết của Hội đồng quản trị
|
|
Mẫu 1.2
|
- Quyết định (cá biệt) (quy định trực tiếp)
|
|
Mẫu 1.3
|
- Quyết định (cá biệt) (quy định gián tiếp)
|
|
Mẫu 1.4
|
- Văn bản có tên loại khác
|
|
Mẫu 1.5
|
- Công văn
|
|
Mẫu 1.6
|
- Quyết định (cá biệt) (quy định trực tiếp)
của Thường trực HĐND
|
|
Mẫu 1.7
|
- Văn bản có tên loại của các Ban HĐND
|
|
Mẫu 1.8
|
- Văn bản có tên loại của Đoàn Đại biểu Quốc
hội
|
|
Mẫu 1.9
|
- Công điện
|
|
Mẫu 1.10
|
- Giấy mời
|
|
Mẫu 1.11
|
- Giấy giới thiệu
|
|
Mẫu 1.12
|
- Biên bản
|
|
Mẫu 1.13
|
- Giấy biên nhận hồ sơ
|
|
Mẫu 1.14
|
- Giấy chứng nhận
|
|
Mẫu 1.15
|
- Giấy đi đường
|
|
Mẫu 1.16
|
- Giấy nghỉ phép
|
|
Mẫu 1.17
|
- Phiếu chuyển
|
|
Mẫu 1.18
|
- Phiếu gửi
|
|
Mẫu 1.19
|
- Thư công
|
|
2. Mẫu trình bày bản sao văn bản
|
|
Mẫu 2.1
|
Bản sao văn bản
|
|
 TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
|
 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc
lập – Tự do – Hạnh phúc
|
|
Số: /NQ-….(3)...
|
…. (4)…. , ngày …..
tháng ….. năm 20…
|
NGHỊ QUYẾT
………………….. (5) …………………..
THẨM QUYỀN BAN HÀNH
Căn cứ ...........................................................................................
Căn cứ............................................................................................ ;
....................................................................................................... ;
QUYẾT
NGHỊ:
Điều 1. ....................................... (6)
..............................................
.........................................................................................................
Điều ... ............................................................................................
.........................................................................................................
Điều ... ............................................................................................
.........................................................................................................
|
Nơi
nhận:
-
Như Điều …;
- ……..;
- Lưu: VT, …. (7) A.xx (8)
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA
NGƯỜI KÝ
(Chữ
ký, dấu)
Họ và tên
|
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành nghị quyết.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành nghị
quyết.
(4) Địa danh
(5) Trích yếu nội dung nghị quyết.
(6) Nội dung nghị quyết.
(7) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản và số
lượng bản lưu (nếu cần).
(8) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản
phát hành (nếu cần).
|
 HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
…..(1)….
|
 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc
lập – Tự do – Hạnh phúc
|
|
Số: /NQ-HĐND
|
…. (2)…. , ngày …..
tháng ….. năm 20…
|
NGHỊ QUYẾT
………………….. (3) …………………..
THƯỜNG TRỰC HỘI ĐỒNG
NHÂN DÂN …. (1)…………..
Căn cứ Luật
Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ ..................................... (4)
.................................................
................................................. ;
QUYẾT
NGHỊ:
Điều 1.
....................................... (5)
..............................................
........................................................................................................
Điều
... ............................................................................................
........................................................................................................
|
Nơi
nhận:
-
Như Điều …;
- ……..;
- Lưu: VT, …. (7). A.xx (8)
|
TM. THƯỜNG TRỰC HĐND
CHỦ TỊCH (6)
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
Ghi chú:
(1) Tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (tên thị
xã, thành phố thuộc tỉnh; tên xã, thị trấn).
(2) Địa danh
(3) Trích yếu nội dung nghị quyết.
(4) Các căn cứ khác để ban hành nghị quyết.
(5) Nội dung nghị quyết.
(6) Chức vụ của người ký, trường hợp Phó Chủ tịch được
giao ký thay Chủ tịch thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ Chủ tịch,
bên dưới ghi chức vụ của người ký (Phó Chủ tịch).
(7) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản
lưu (nếu cần).
(8) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng ản phát hành (nếu
cần).
|
 TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
|
 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc
lập – Tự do – Hạnh phúc
|
|
Số: /NQ-….(3)
|
…. (4)…. , ngày …..
tháng ….. năm 20…
|
NGHỊ
QUYẾT
…………………..
(5) …………………..
HỘI
ĐỒNG QUẢN TRỊ ……. (2)……
Căn cứ ...........................................................................................
Căn cứ............................................................................................ ;
....................................................................................................... ;
QUYẾT
NGHỊ:
Điều 1. ....................................... (6)
.............................................
.......................................................................................................
Điều ... ...........................................................................................
...................................................................................................... ./.
|
Nơi
nhận:
-
Như Điều …;
- ……..;
- Lưu: VT, …. (8). A.xx (9)
|
TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
CHỦ TỊCH (7)
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)
hoặc Công ty mẹ (nếu cần).
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành nghị quyết.
(3) Chức viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành nghị
quyết.
(4) Địa danh.
(5) Trích yếu nội dung nghị quyết.
(6) Nội dung nghị quyết.
(7) Chức vụ của người ký, trường hợp Phó Chủ tịch được
giao ký thay Chủ tịch thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ Chủ tịch,
bên dưới ghi chức vụ của người ký (Phó Chủ tịch).
(8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản và số
lượng bản lưu (nếu cần).
(9) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu
cần).
|
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN
(1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc
lập – Tự do – Hạnh phúc
|
|
Số: (3) /QĐ-….(4)...
|
…. (5)…. , ngày …..
tháng ….. năm 20…
|
QUYẾT ĐỊNH
Về việc ………………….. (6) …………………..
THẨM QUYỀN BAN HÀNH
(7)……
Căn cứ......................................
(8) .............................................. ;
Căn cứ......................................
(9)............................................... ;
Xét đề nghị
của ............................................................................. ,
QUYẾT
ĐỊNH:
Điều 1. ....................................... (10)
..........................................
......................................................................................................
Điều ... ..........................................................................................
..................................................................................................... ./.
|
Nơi
nhận:
-
Như Điều …;
- ……..;
- Lưu: VT, …. (12) A.xx (13)
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA
NGƯỜI KÝ (11)
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban
hành quyết định.
(3) Đối với quyết định cá biệt, không ghi năm ban hành
giữa số và ký hiệu của văn bản.
(4) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh
nhà nước ban hành quyết định.
(5) Địa danh
(6) Trích yếu nội dung quyết định.
(7) Nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về người
đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ của người đứng đầu (ví dụ: Bộ trưởng
Bộ…., Cục trưởng Cục…., Giám đốc…, Viện trưởng Viện …., Chủ tịch…); nếu thẩm
quyền ban hành quyết định thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức thì
ghi tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức đó (ví dụ: Ban thường vụ…., Hội
đồng…., Ủy ban nhân dân….).
(8) Nêu các căn cứ trực tiếp để ban hành quyết định
(văn bản thành lập, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ
chức).
(9) Các văn bản pháp lý liên quan trực tiếp đến vấn đề
giải quyết trong nội dung quyết định.
(10) Nội dung quyết định.
(11) Quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ trưởng,
Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo
thì ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh
đạo (ví dụ: TM. Ủy ban nhân dân, TM. Ban Thường vụ, TM. Hội đồng…); trường hợp
cấp phó được giao ký thay người đứng đầu cơ quan thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào
trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký văn bản;
các trường hợp khác thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 12 của Thông tư
này.
(12) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản
lưu (nếu cần).
(13) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản
phát hành (nếu cần).
|
 TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
|
 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
|
|
Số: /QĐ-….(3)...
|
…. (4)…. , ngày …..
tháng ….. năm 20…
|
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành (Phê duyệt)
………………….. (5) …………………..
THẨM QUYỀN BAN HÀNH (6)
Căn cứ......................................
(7) ............................................. ;
Căn cứ...................................... ;
Xét đề nghị
của ............................................................................. ;
QUYẾT
ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành (Phê duyệt) kèm
theo Quyết định này …….. (5)
.................................................... .................................................
Điều ... .........................................................................................
..................................................................................................... ./.
|
Nơi
nhận:
-
Như Điều …;
- ……..;
- Lưu: VT, …. (9) A.xx (10)
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA
NGƯỜI KÝ (8)
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
Ghi chú:
(*) Mẫu này áp dụng đối với các quyết định (cá biệt)
ban hành hay phê duyệt một văn bản khác như quy chế, quy định, chương trình, kế
hoạch, đề án, phương án...
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban
hành quyết định.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh
nhà nước ban hành quyết định.
(4) Địa danh
(5) Trích yếu nội dung quyết định.
(6) Nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về người
đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ của người đứng đầu (ví dụ: Bộ trưởng
Bộ…., Cục trưởng Cục…., Giám đốc…., Viện trưởng Viện …., Chủ tịch…); nếu thẩm
quyền ban hành quyết định thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức thì
ghi tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức đó (ví dụ: Ban thường vụ…., Hội
đồng…., Ủy ban nhân dân….).
(7) Nêu các căn cứ trực tiếp để ban hành quyết định
(như ghi chú ở mẫu 1.2).
(8) Quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Cục
trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì
ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh đạo
(ví dụ: TM. Ủy ban nhân dân, TM. Ban Thường vụ, TM. Hội đồng…); trường hợp cấp
phó được giao ký thay người đứng đầu cơ quan thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào
trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký văn bản;
các trường hợp khác thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 12 của Thông tư
này.
(9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản
lưu (nếu cần).
(10) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản
phát hành (nếu cần).
|
 TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
|
 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc
lập – Tự do – Hạnh phúc
|
TÊN LOẠI VĂN BẢN
 ………………….. (1) …………………..
(Ban hành kèm theo Quyết định số ……/QĐ-……
ngày ….. tháng ….. năm 20…… của …….)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1..........................................................................................
....................................................
Điều 2..........................................................................................
.................................................... ;
Chương
…
………………………………………
Điều ............................................................................................
.................................................... ;
Chương
…
………………………………………
Điều ............................................................................................
.................................................... ;
Điều ............................................................................................
.................................................... ;
|
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA
NGƯỜI KÝ
(Chữ
ký, dấu)
Nguyễn Văn A
|
Ghi chú:
(*) Mẫu này áp dụng đối với các văn bản được ban hành kèm theo quyết
định (cá biệt), bố cục có thể bao gồm chương, mục, điều, khoản, điểm.
(1) Trích yếu nội dung
của văn bản.
|
 TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
|
|
Số: /…. (3)
-….(4)….
|
…. (5)…. , ngày …..
tháng ….. năm 20…
|
TÊN LOẠI VĂN BẢN (6)
………….. (7)………………
........................................................... (8)
................................................
..................................................................................................................
..................................................................................................................
..................................................................................................................
..................................................................................................................
........................................................... ./.
|
Nơi
nhận:
-
…………;
- ……………;
- Lưu: VT, …. (10) A.xx (11)
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA
NGƯỜI KÝ (9)
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
Ghi chú:
* Mẫu này áp dụng chung đối với đa số các hình thức
văn bản hành chính có ghi tên loại cụ thể như: chỉ thị (cá biệt), tờ trình,
thông báo, chương trình, kế hoạch, đề án, báo cáo, quy định v.v… Riêng đối với
tờ trình có thể thêm thành phần “kính gửi” ở vị trí 9a.
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban
hành văn bản.
(3) Chữ viết tắt tên loại văn bản.
(4) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh
nhà nước ban hành văn bản.
(5) Địa danh
(6) Tên loại văn bản: chỉ thị (cá biệt), tờ trình,
thông báo, chương trình, kế hoạch, đề án, phương án, báo cáo .v.v…
(7) Trích yếu nội dung văn bản.
(8) Nội dung văn bản.
(9) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ trưởng,
Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo
thì ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh
đạo (ví dụ: TM. Ủy ban nhân dân, TM. Ban Thường vụ, TM. Hội đồng…); nếu người
ký văn bản là cấp phó của người đứng đầu cơ quan thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào
trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký văn bản;
các trường hợp khác thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 12 của Thông tư
này.
(10) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản
lưu (nếu cần).
(11) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản vàsố lượng bản phát hành (nếu
cần).
|
 TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
|
 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc
lập – Tự do – Hạnh phúc
|
|
Số: /…. (3) -….(4)….
V/v …….. (6) ………
|
…. (5)…. , ngày …..
tháng ….. năm 20…
|
|
Kính gửi:
|
- ………………………………..;
- ………………………………..;
- ………………………………..;
|
................................................................. (7)
.............................................................
...............................................................................................................................................
.......................................................................... ./.
|
Nơi
nhận:
-
Như trên;
- ……………;
- Lưu: VT, …. (9) A.xx (10)
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA
NGƯỜI KÝ (8)
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
|
Số XX phố Tràng Tiền,
quận Hoàn Kiếm, Hà Nội
ĐT: (043) XXXXXXX,
Fax: (043) XXXXXXX
E-Mail:……………….
Website:………………… (11)
|
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban
hành công văn.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh
nhà nước ban hành công văn.
(4) Chữ viết tắt tên đơn vị (Vụ, phòng, ban, tổ, bộ
phận chức năng) soạn thảo công văn.
(5) Địa danh
(6) Trích yếu nội dung công văn.
(7) Nội dung công văn.
(8) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ trưởng,
Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo
thì ghi chữ viết tắt “TM” trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh
đạo, ví dụ: TM. Ủy ban nhân dân, TM. Ban Thường vụ, TM. Hội đồng…; nếu người ký
công văn là cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chữ viết tắt
“KT” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký
công văn; các trường hợp khác thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 12 của
Thông tư này
(9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản
lưu (nếu cần).
(10) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản
phát hành (nếu cần)
(11) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; số điện thoại, số
Telex, số Fax; địa chỉ E-Mail; Website (nếu cần).
* Nếu nơi nhận (kính gửi) là những chức danh, chức vụ cao cấp của Nhà
nước, thì phần nơi nhận không ghi “như trên” mà ghi trực tiếp những chức danh,
chức vụ ấy vào.
|
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
…..
(1)….
|
 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc
lập – Tự do – Hạnh phúc
|
|
Số: …. (2) …./QĐ-HĐND
|
…. (3)…. , ngày …..
tháng ….. năm 20…
|
QUYẾT ĐỊNH
Về………………….. (4)
…………………..
THƯỜNG TRỰC HỘI ĐỒNG
NHÂN DÂN …. (1)…………..
Căn cứ Luật
Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
................................................. (5)
................................................. ;
................................................. ;
QUYẾT
ĐỊNH:
Điều 1. ....................................... (6)
..............................................
.........................................................................................................
Điều ... ............................................................................................
...................................................................................................... ./.
|
Nơi
nhận:
-
Như Điều …;
- ……………..;
- Lưu: VT, …. (9) A.xx (10)
|
TM. THƯỜNG TRỰC HĐND
(7)
CHỦ TỊCH (8)
(Chữ ký và dấu HĐND)
Họ và tên
|
Ghi chú:
(1) Tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện,
quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, thị trấn.
(2) Số thứ tự đăng ký quyết định của Hội đồng nhân
dân.
(3) Địa danh
(4) Trích yếu nội dung quyết định.
(5) Các căn cứ khác áp dụng để ban hành quyết định.
(6) Nội dung quyết định.
(7) Thẩm quyền ký văn bản.
(8) Nếu Phó Chủ tịch ký thì ghi: KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Nếu Ủy viên Thường trực ký thì ghi: KT. CHỦ TỊCH
ỦY VIÊN THƯỜNG TRỰC
(9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản
lưu (nếu cần).
(10) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản
phát hành (nếu cần).
|
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
…..(1)….
|
  CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc
lập – Tự do – Hạnh phúc
|
|
Số: …. (2) …./ … (3)….
-HĐND
|
…. (4)…. , ngày …..
tháng ….. năm 20…
|
TÊN
LOẠI VĂN BẢN
…………………..
(5) …………………..
................................................. (6)
.................................................
.........................................................................................................
................................................. ;
.........................................................................................................
.........................................................................................................
.........................................................................................................
................................................. ;
|
Nơi
nhận:
-
………….…;
- ……………..;
- Lưu: VT, …. (8)….. A.xx (9)
|
TM. BAN KINH TẾ NGÂN
SÁCH
TRƯỞNG BAN (7)
(Chữ
ký và dấu HĐND)
Họ
và tên
|
Ghi chú:
(1) Tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện,
quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn.
(2) Số thứ tự đăng ký văn bản của Hội đồng nhân dân.
(3) Chữ viết tắt tên loại văn bản.
(4) Địa danh
(5) Trích yếu nội dung văn bản.
(6) Nội dung văn bản.
(7) Nếu Phó Trưởng ban ký thì ghi:
KT. TRƯỞNG BAN
PHÓ TRƯỞNG BAN
(8) Chữ viết tắt tên Ban soạn thảo và số lượng bản lưu
(nếu cần).
(9) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản
phát hành (nếu cần).
(Mẫu này dùng chung cho tất cả các loại văn bản có tên
loại do các Ban của Hội đồng nhân dân ban hành).
|
 ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI
…..(1)….
|
 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc
lập – Tự do – Hạnh phúc
|
|
Số: ….…./ … (2)….
-ĐĐBQH
|
…. (3)…. , ngày …..
tháng ….. năm 20…
|
TÊN
LOẠI VĂN BẢN
…………………..
(4) …………………..
................................................. (5)
.................................................
.........................................................................................................
.........................................................................................................
................................................. ;
.........................................................................................................
.........................................................................................................
.........................................................................................................
................................................. ./.
|
Nơi
nhận:
-
………….…;
- ……………..;
- ……………..;
- Lưu: VT, …. (8)….. A.xx (9)
|
TM. ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC
HỘI (6)
TRƯỞNG ĐOÀN (7)
(Chữ
ký, dấu ĐĐBQH)
Họ
và tên
|
Ghi chú:
(1) Tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
(2) Chữ viết tắt tên loại văn bản.
(3) Địa danh
(4) Trích yếu nội dung văn bản.
(5) Nội dung văn bản.
(6) Thẩm quyền ký văn bản. Nếu Trưởng Đoàn ký với thẩm
quyền riêng thì không có dòng quyền hạn.
(7) Nếu Phó Trưởng đoàn ký thì ghi:
KT. TRƯỞNG ĐOÀN
PHÓ TRƯỞNG ĐOÀN
(8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản
lưu (nếu cần).
(9) Ký hiệu người đánh máy, số lượng bản phát hành
(nếu cần).
(Mẫu này dùng chung cho tất cả các loại văn bản có tên
loại của Đoàn Đại biểu Quốc hội).
|
 TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
|
 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc
lập – Tự do – Hạnh phúc
|
|
Số: /CĐ- … (3)….
|
…. (4)…. , ngày …..
tháng ….. năm 20…
|
CÔNG ĐIỆN
………….. (5)………………
………….. (6) điện
|
|
- ………………………………..; (7)
- ………………………………..
|
............................................... (8)
...................................................
.................................................
.........................................................................................................
.................................................
.........................................................................................................
.........................................................................................................
.........................................................................................................
................................................. ./.
|
Nơi
nhận:
-
…………;
- ……………;
- Lưu: VT, …. (9) A.xx (10)
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA
NGƯỜI KÝ
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban
hành công điện.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh
nhà nước ban hành công điện.
(4) Địa danh
(5) Trích yếu nội dung điện.
(6) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh của người đứng
đầu.
(7) Tên cơ quan, tổ chức nhận điện
(8) Nội dung điện.
(9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản
lưu (nếu cần).
(10) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản
phát hành (nếu cần).
|
TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ
QUẢN (1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
|
 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc
lập – Tự do – Hạnh phúc
|
|
Số: /GM- … (3)….
|
…. (4)…. , ngày …..
tháng ….. năm 20…
|
GIẤY MỜI
………….. (5)………………
................................. (2)
.................... trân trọng kính mời:
Ông (bà) ................................... (6)
.................................................
Tới dự ...................................... (7)
.................................................
.........................................................................................................
Thời gian:.........................................................................................
Địa điểm .........................................................................................
.........................................................................................................
................................................. ./.
|
Nơi
nhận:
-
…………;
- ……………;
- Lưu: VT, …. (8) A.xx (9)
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA
NGƯỜI KÝ
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành giấy mời.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành giấy
mời.
(4) Địa danh
(5) Trích yếu nội dung cuộc họp.
(6) Tên cơ quan, tổ chức hoặc họ và tên, chức vụ, đơn
vị công tác của người được mời.
(7) Tên (nội dung) của cuộc họp, hội thảo, hội nghị
v.v…
(8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản
lưu (nếu cần).
(9) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản
phát hành (nếu cần).
|
TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ
QUẢN (1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
|
  CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc
lập – Tự do – Hạnh phúc
|
|
Số: /GGT- …
(3)….
|
…. (4)…. , ngày …..
tháng ….. năm 20…
|
GIẤY GIỚI THIỆU
................................. (2)
.................... trân trọng giới thiệu:
Ông (bà) ................................... (5)
.................................................
Chức vụ:...........................................................................................
Được cử
đến:............................. (6) .................................................
Về việc:............................................................................................
.........................................................................................................
Đề nghị
Quý cơ quan tạo điều kiện để ông (bà) có tên ở trên hoàn thành nhiệm vụ.
Giấy này
có giá trị đến hết ngày........................................ ./.
|
Nơi
nhận:
-
Như trên;
- Lưu: VT.
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA
NGƯỜI KÝ
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (cấp giấy
giới thiệu).
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn
bản.
(4) Địa danh
(5) Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người
được giới thiệu.
(6) Tên cơ quan, tổ chức được giới thiệu tới làm việc.
|
 TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
|
 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc
lập – Tự do – Hạnh phúc
|
|
Số: /BB- … (3)….
|
|
BIÊN
BẢN
…………
(4) …………..
Thời gian
bắt đầu......................
Địa điểm...................................
 Thành phần tham dự................
.........................................................................................................
.........................................................................................................
Chủ trì (chủ
tọa):.............................................................................
Thư ký
(người ghi biên bản):............................................................
Nội dung
(theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/hội thảo):
.........................................................................................................
.........................................................................................................
Cuộc họp
(hội nghị, hội thảo) kết thúc vào ….. giờ ….., ngày …. tháng ….. năm …… ./.
|
THƯ KÝ
(Chữ
ký)
Họ và tên
|
CHỦ TỌA
(Chữ
ký, dấu (nếu có))
(5)
Họ và tên
|
|
Nơi
nhận:
-
……….;
- Lưu: VT, hồ sơ.
|
|
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn
bản.
(4) Tên cuộc họp hoặc hội nghị, hội thảo.
(5) Ghi chức vụ chính quyền (nếu cần).
|
TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc
lập – Tự do – Hạnh phúc
|
|
Số: /GBN- …(3)….
|
…. (4)…. , ngày …..
tháng ….. năm 20…
|
GIẤY
BIÊN NHẬN
Hồ
sơ….
Họ và
tên:................ (5) ..................................................................
Chức vụ,
đơn vị công tác:................................................................
 Đã tiếp nhận hồ sơ của:
Ông (bà):
................................. (6) .................................................
................................................. bao
gồm:
1......................................................................................................
2. ............................................. (7)
.................................................
3......................................................................................................
........................................................................................................
........................................................................................................
................................................. ./.
|
Nơi
nhận:
-
…. (8)….;
- Lưu: Hồ sơ.
|
NGƯỜI TIẾP NHẬN
(Ký
tên, đóng dấu (nếu có))
Họ
và tên
|
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức cấp giấy biên nhận hồ sơ.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức cấp giấy biên
nhận hồ sơ.
(4) Địa danh
(5) Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người
tiếp nhận hồ sơ.
(6) Họ và tên, nơi công tác hoặc giấy tờ tùy thân của
người nộp hồ sơ.
(7) Liệt kê đầy đủ, cụ thể các văn bản, giấy tờ, tài
liệu có trong hồ sơ.
(8) Tên người hoặc cơ
quan gửi hồ sơ.
|
TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc
lập – Tự do – Hạnh phúc
|
|
Số: /GCN- …
(3)….
|
…. (4)…. , ngày …..
tháng ….. năm 20…
|
GIẤY
CHỨNG NHẬN
…………..………………
............................................... (2)
.................................. chứng nhận:
.................................................. (5)
.................................................
.........................................................................................................
.........................................................................................................
..................................................
.........................................................................................................
.........................................................................................................
.................................................. ......................................................
..................................................
.........................................................................................................
.........................................................................................................
.................................................. ./.
|
Nơi
nhận:
-
…………;
- ……………;
- Lưu: VT, …. (6) A.xx (7)
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA
NGƯỜI KÝ
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức cấp giấy chứng nhận.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức cấp giấy chứng
nhận.
(4) Địa danh
(5) Nội dung chứng nhận: xác định cụ thể người, sự
việc, vấn đề được chứng nhận.
(6) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản
lưu (nếu cần).
(7) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản
phát hành (nếu cần).
|
TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc
lập – Tự do – Hạnh phúc
|
|
Số: /GĐĐ- …
(3)….
|
…. (4)…. , ngày …..
tháng ….. năm 20…
|
GIẤY ĐI ĐƯỜNG
Cấp cho ông (bà):.... (5)
..................................................................
Chức vụ:..........................................................................................
Nơi được cử đến công
tác:................................................................
 Giấy này có giá trị hết ngày: ....
|
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA
NGƯỜI KÝ
(Chữ
ký, dấu)
Họ
và tên
|
|
Nơi đi và đến
|
Ngày tháng
|
Phương tiện
|
Độ dài chặng đường
(Km)
|
Thời gian ở nơi đến
|
Xác nhận của cơ quan
(tổ chức) nơi đi, đến
|
|
Đi ………….
|
|
|
|
|
|
|
Đến………..
|
|
|
|
|
|
|
Đi ………….
|
|
|
|
|
|
|
Đến………..
|
|
|
|
|
|
|
Đi ………….
|
|
|
|
|
|
|
Đến………..
|
|
|
|
|
|
|
Đi ………….
|
|
|
|
|
|
|
Đến………..
|
|
|
|
|
|
|
Đi ………….
|
|
|
|
|
|
|
Đến………..
|
|
|
|
|
|
|
Đi ………….
|
|
|
|
|
|
|
Đến………..
|
|
|
|
|
|
- Vé người: … vé x …… đ = ……………. đ
- Vé cước: … vé x ……. đ = ……………. đ
- Phụ phí lấy vé bằng điện thoại: ..… vé x …… đ
= ……………. đ
- Phòng nghỉ: …….. … vé x …… đ = ……………. đ
1. Phụ cấp đi đường:...................................................................................................... đ
2. Phụ cấp lưu trú:.......................................................................................................... đ
Tổng cộng:....................................................................................................................... đ
|
NGƯỜI ĐI CÔNG TÁC
(Chữ
ký)
Họ và tên
|
PHỤ TRÁCH BỘ PHẬN
(Chữ
ký, dấu)
Họ và tên
|
KẾ TOÁN TRƯỞNG
(Chữ
ký)
Họ và tên
|
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức cấp giấy đi đường.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức cấp giấy đi
đường.
(4) Địa danh
(5) Họ và tên, chức vụ
và đơn vị công tác của người được cấp giấy.
|
TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc
lập – Tự do – Hạnh phúc
|
|
Số: /GNP- …
(3)….
|
…. (4)…. , ngày …..
tháng ….. năm 20…
|
GIẤY NGHỈ PHÉP
Xét Đơn xin
nghỉ phép ngày............................................................ của
ông (bà)
................................. (2)
…………………… cấp cho:
Ông (bà):.................. (5)
.................................................................
Chức vụ:..........................................................................................
Nghỉ phép
năm ………. trong thời gian: …………., kể từ ngày ………. đến hết ngày
tại ...................................................... (6) .................................................
.........................................................................................................
|
Nơi
nhận:
-
…. (7)….;
- Lưu: VT, …. (8)….
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA
NGƯỜI KÝ
(Chữ
ký, dấu)
Họ
và tên
|
|
Xác
nhận của cơ quan (tổ chức) hoặc chính quyền địa phương nơi nghỉ phép
(Chữ ký, dấu)
Họ
và tên
|
|
|
|
|
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức cấp giấy nghỉ phép.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức cấp giấy nghỉ
phép.
(4) Địa danh
(5) Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người
được cấp giấy phép.
(6) Nơi nghỉ phép.
(7) Người được cấp giấy nghỉ phép.
(8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản
lưu (nếu cần).
|
TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc
lập – Tự do – Hạnh phúc
|
|
Số: /PC- … (3)….
|
…. (4)…. , ngày …..
tháng ….. năm 20…
|
PHIẾU
CHUYỂN
…………..………………
............................................... (2)
………..có nhận được ……… (5)
........................................................................................................
.................................................
................................................. (6)
................................................
........................................................................................................
Kính
chuyển............................. (7) …………. xem xét, giải quyết./.
|
Nơi
nhận:
-
…….. (8) …..;
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA
NGƯỜI KÝ
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành phiếu chuyển.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành phiếu
chuyển.
(4) Địa danh.
(5) Nêu cụ thể: đơn, thư của cá nhân, tập thể hoặc văn
bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức nào, về vấn đề hay nội dung gì.
(6) Lý do chuyển.
(7) Tên cơ quan, tổ chức nhận phiếu chuyển văn bản,
tài liệu.
(8) Thông thường, phiếu chuyển không cần lưu nhưng
phải được vào sổ đăng ký tại văn thư cơ quan, tổ chức để theo dõi, kiểm tra.
|
TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc
lập – Tự do – Hạnh phúc
|
|
Số: /PG- … (3)….
|
…. (4)…. , ngày …..
tháng ….. năm 20…
|
PHIẾU
GỬI
..................................
................................. (2)
…………………… gửi kèm theo phiếu này các văn bản, tài liệu sau:
1............................... (5)
.................................................................
2.......................................................................................................
.........................................................................................................
Sau khi nhận
được, đề nghị ...... (6)……….. gửi lại phiếu này cho..
................................................. (2)................................................. ./.
|
Nơi
nhận:
-
…. (6)….;
- …. (7)….;
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA
NGƯỜI KÝ
(Chữ
ký, dấu)
Họ
và tên
|
|
…. (8)…, ngày …..
tháng ….. năm ……
Người nhận
(Chữ ký)
Họ và tên
|
|
|
|
|
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành phiếu gửi.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành phiếu
gửi.
(4) Địa danh
(5) Liệt kê cụ thể các văn bản, tài liệu được gửi kèm
theo phiếu gửi.
(6) Tên cơ quan tổ chức nhận phiếu gửi và văn bản, tài
liệu.
(7) Phiếu gửi không cần lưu nhưng phải được gửi vào sổ
đăng ký tại VT cơ quan, tổ chức để theo dõi.
(8) Địa danh nơi cơ quan, tổ chức nhận phiếu gửi và văn
bản, tài liệu đóng trụ sở.
|
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1)
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc
lập – Tự do – Hạnh phúc
|
|
(6)
|
…. (2)…. , ngày …..
tháng ….. năm 20…
|
TÊN
LOẠI THƯ CÔNG (3)
…….……..
(4) …………..........….
................................ (5)
..................................................................
........................................................................................................
........................................................................................................
................................
........................................................................................................
........................................................................................................
 ................................................. ./.
|
|
CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI GỬI
THƯ
(Chữ
ký)
Họ
và tên
|
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức nơi công tác của người ban
hành Thư công.
(2) Địa danh
(3) Tên loại thư công (Thư chúc mừng, Thư khen, Thư
thăm hỏi, Thư chia buồn).
(4) Trích yếu nội dung Thư công.
(5) Nội dung Thư công.
(6) Logo của cơ quan, tổ chức.
Chú ý: Thư công không đóng dấu của cơ quan, tổ chức.
|
 BỘ ……………..
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc
lập – Tự do – Hạnh phúc
|
|
Số:…./20…./TT-B …….
|
Hà Nội, ngày ….. tháng
….. năm 20…
|
THÔNG
TƯ
…...............…………………
........................................................................................................
.......................................................................
........................................................................................................
....................................................................... ./.
|
Nơi
nhận:
-
…. ….;
- ….…..;
- Lưu: VT, … A.300.
|
BỘ TRƯỞNG
(Chữ
ký, dấu)
Nguyễn
Văn A
|
|
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
(2)
Số: …. (3)…../SY(4)-….
(5)….
|
SAO Y BẢN CHÍNH (1)
..…. (6)…, ngày …..
tháng ….. năm 20…
|
|
Nơi
nhận:
-
…. ….;
- ….…..;
- Lưu: VT.
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA
NGƯỜI KÝ (7)
(Chữ
ký, dấu)
Nguyễn
Văn A
|
|
|
|
Ghi chú:
(1) Hình thức sao: sao y bản chính, trích sao hoặc sao
lục.
(2) Tên cơ quan, tổ chức thực hiện sao văn bản.
(3) Số bản sao.
(4) Ký hiệu bản sao.
(5) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức sao văn bản.
(6) Địa danh.
(7) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký bản sao.
Phụ lục VI
 VIẾT
HOA TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
(Kèm
theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ)
I. VIẾT HOA VÌ PHÉP ĐẶT
CÂU
1. Viết hoa chữ cái đầu
âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi
(?); sau dấu chấm than (!); sau dấu chấm lửng (…); sau dấu hai chấm (:); sau
dấu hai chấm trong ngoặc kép (: “…”) và khi xuống dòng.
2. Viết hoa chữ cái đầu
âm tiết thứ nhất của mệnh đề sau dấu chấm phẩy (;) và dấu phẩu (,) khi xuống
dòng. Ví dụ:
Căn cứ Luật Tổ chức
Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;
Theo đề nghị của Bộ
trưởng Bộ Nội vụ và Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ,
II. VIẾT HOA DANH TỪ
RIÊNG CHỈ TÊN NGƯỜI
1. Tên người Việt Nam
a) Tên thông thường:
Viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết của danh từ riêng chỉ tên người. Ví dụ:
- Nguyễn Ái Quốc, Trần
Phú, Giàng A Pao, Kơ Pa Kơ Lơng…
b) Tên hiệu, tên gọi
nhân vật lịch sử: Viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết.
Ví dụ: Vua Hùng, Bà
Triệu, Ông Gióng, Đinh Tiên Hoàng, Lý Thái Tổ, Bác Hồ, Cụ Hồ….
2. Tên người nước ngoài
được phiên chuyển sang tiếng Việt
a) Trường hợp phiên âm
qua âm Hán – Việt: Viết theo quy tắc viết tên người Việt Nam.
Ví dụ: Kim Nhật Thành,
Mao Trạch Đông, Thành Cát Tư Hãn…
b) Trường hợp phiên âm
không qua âm Hán – Việt (phiên âm trực tiếp sát cách đọc của nguyên ngữ): Viết
hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất trong mỗi thành tố.
Ví dụ: Vla-đi-mia I-lích
Lê-nin, Phri-đrích Ăng-ghen, Phi-đen Cat-xtơ-rô…
III. VIẾT HOA TÊN ĐỊA LÝ
1. Tên địa lý Việt Nam
a) Tên đơn vị hành chính
được cấu tạo giữa danh từ chung (tỉnh, huyện, xã…) với tên riêng của đơn vị
hành chính đó: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành tên riêng và
không dùng gạch nối.
Ví dụ: thành phố Thái
Nguyên, tỉnh Nam Định, tỉnh Đắk Lắk…; quận Hải Châu, huyện Gia Lâm, huyện Ea
H’leo, thị xã Sông Công, thị trấn Cầu Giát…; phường Nguyễn Trãi, xã Ia Yeng…
b) Trường hợp tên đơn vị
hành chính được cấu tạo giữa danh từ chung kết hợp với chữ số, tên người, tên
sự kiện lịch sử: Viết hoa cả danh từ chung chỉ đơn vị hành chính đó.
Ví dụ: Quận 1, Thành phố
Hồ Chí Minh, Phường Điện Biên Phủ…
c) Trường hợp viết hoa
đặc biệt: Thủ đô Hà Nội.
d) Tên địa lý được cấu
tạo giữa danh từ chung chỉ địa hình (sông, núi, hồ, biển, cửa, bến, cầu, vũng,
lạch, vàm v.v…) với danh từ riêng (có một âm tiết) trở thành tên riêng của địa
danh đó: Viết hoa tất cả các chữ cái tạo nên địa danh.
Ví dụ: Cửa Lò, Vũng Tàu,
Lạch Trường, Vàm Cỏ, Cầu Giấy….
Trường hợp danh từ chung
chỉ địa hình đi liền với danh từ riêng: Không viết hoa danh từ chung mà chỉ
viết hoa danh từ riêng.
Ví dụ: biển Cửa Lò, chợ
Bến Thành, sông Vàm Cỏ, vịnh Hạ Long…
đ) Tên địa lý chỉ một
vùng, miền, khu vực nhất định được cấu tạo bằng từ chỉ phương hướng kết hợp với
từ chỉ phương thức khác: Viết hoa chữ cái đầu của tất cả các âm tiết tạo thành
tên gọi. Đối với tên địa lý chỉ vùng miền riêng được cấu tạo bằng từ chỉ phương
hướng kết hợp với danh từ chỉ địa hình thì phải viết hoa các chữ cái đầu mỗi âm
tiết.
Ví dụ: Tây Bắc, Đông
Bắc, Bắc Bộ, Nam Kỳ, Nam Trung Bộ…
2. Tên địa lý nước ngoài
được phiên chuyển sang tiếng Việt
a) Tên địa lý đã được
phiên âm sang âm Hán Việt: Viết theo quy tắc viết hoa tên địa lý Việt Nam.
Ví dụ: Bắc Kinh, Bình
Nhưỡng, Pháp, Anh, Mỹ, Thụy Sĩ, Tây Ban Nha…
b) Tên địa lý phiên âm
không qua âm Hán Việt (phiên âm trực tiếp sát cách đọc của nguyên ngữ): Viết
hoa theo quy tắc viết hoa tên người nước ngoài quy định tại Điểm b, Khoản 2,
Mục II.
Ví dụ: Mát-xcơ-va,
Men-bơn, Sing-ga-po, Cô-pen-ha-ghen, Béc-lin…
IV. VIẾT HOA TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1. Tên cơ quan, tổ chức
của Việt Nam
Viết hoa chữ cái đầu của
các từ, cụm từ chỉ loại hình cơ quan, tổ chức; chức năng, lĩnh vực hoạt động
của cơ quan, tổ chức.
Ví dụ:
- Ban Chỉ đạo trung ương
về Phòng chống tham nhũng; Ban Quản lý dự án Đê điều…
- Ủy ban Thường vụ Quốc
hội; Ủy ban Đối ngoại của Quốc hội; Ủy ban Trung ương Mặt trận tổ quốc Việt
Nam; Ủy ban về Các vấn đề xã hội của Quốc hội; Ủy ban Nhà nước về Người Việt
Nam ở nước ngoài;
- Văn phòng Chủ tịch
nước; Văn phòng Quốc hội; Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Nam Định…
- Bộ Tài nguyên và Môi
trường; Bộ Khoa học và Công nghệ; Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn; Bộ
Công thương; Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Bộ Thông tin và Truyền thông…
- Tổng cục Thuế; Tổng
cục Hải quan; Cục Kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật; Cục Khảo thí và Kiểm
định chất lượng giáo dục…
- Tổng công ty Bảo hiểm
Việt Nam; Tổng công ty Hàng hải Việt Nam; Tổng công ty Hàng không Việt Nam…
- Tập đoàn Dầu khí Việt
Nam; Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam; Ngân hàng Đầu tư và Phát
triển Việt Nam; Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam;…
- Hội đồng nhân dân tỉnh
Sơn La; Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh; Ủy ban nhân dân quận Ba Đình; Ủy ban
nhân dân huyện Vụ Bản;…
- Sở Tài chính; Sở Tài
nguyên và Môi trường; Sở Xây dựng; Sở Kế hoạch và Đầu tư; Sở Giáo dục và Đào
tạo;…
- Học viện Chính trị -
Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh; Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà
Nội; Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội; Trường Đại học dân lập Văn Lang; Trường
Trung học phổ thông Chu Văn An; Trường Trung học cơ sở Lê Quý Đôn; Trường Tiểu
học Thành Công;…
- Viện Khoa học xã hội
Việt Nam; Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam; Viện Ứng dụng công nghệ;…
- Trung tâm Nghiên cứu
Giáo dục dân tộc; Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ; Trung tâm
Triển lãm văn hóa nghệ thuật Việt Nam; Trung tâm Tư vấn Giám sát chất lượng
công trình;…
- Báo Thanh niên; Báo
Diễn đàn doanh nghiệp; Tạp chí Tổ chức nhà nước; Tạp chí Phát triển giáo dục;
Tạp chí Dân chủ và Pháp luật;…
- Nhà Văn hóa huyện Gia
Lâm; Nhà Xuất bản Hà Nội; Cổng Thông tin điện tử Chính phủ;…
- Nhà máy Đóng tàu Sông
Cấm; Nhà máy Sản xuất phụ tùng và Lắp ráp xe máy; Xí nghiệp Chế biến thủy sản
đông lạnh; Xí nghiệp Đảm bảo an toàn giao thông đường sông Hà Nội; Xí nghiệp
Trắc địa Bản đồ 305;…
- Công ty Cổ phần Đầu tư
Tư vấn và Thiết kế xây dựng; Công ty Nhựa Tiền Phong; Công ty Trách nhiệm hữu
hạn Du lịch và Vận tải Đông Nam Á; Công ty Đo đạc Địa chính và Công trình;…
- Hội Nhạc sĩ Việt Nam,
Hội Người cao tuổi Hà Nội, Hội Chữ thập đỏ Việt Nam, Hội Nông dân Việt Nam…
- Vụ Hợp tác quốc tế;
Phòng Nghiên cứu khoa học; Phòng Chính sách xã hội; Hội đồng Thi tuyển viên
chức; Hội đồng Sáng kiến và Cải tiến kỹ thuật;…
- Trường hợp viết hoa
đặc biệt:
Ban Chấp hành Trung ương
Đảng Cộng sản Việt Nam; Văn phòng Trung ương Đảng.
2. Tên cơ quan, tổ chức
nước ngoài
a) Tên cơ quan, tổ chức
nước ngoài đã dịch nghĩa: Viết hoa theo quy tắc viết tên cơ quan, tổ chức của
Việt Nam.
Ví dụ: Liên hợp quốc
(UN); Tổ chức Y tế thế giới (WHO); Hiệp hội Các quốc gia Đông Nam Á (ASEAN)….
b) Tên cơ quan, tổ chức
nước ngoài được sử dụng trong văn bản ở dạng viết tắt: Viết bằng chữ in hoa như
nguyên ngữ hoặc chuyển tự La – tinh nếu nguyên ngữ không thuộc hệ La-tinh.
Ví dụ: WTO; UNDP; UNESCO;
SARBICA; SNG….
V. VIẾT HOA CÁC TRƯỜNG
HỢP KHÁC
1. Tên các huân chương,
huy chương, các danh hiệu vinh dự
Viết hoa chữ cái đầu của
các âm tiết của các thành tố tạo thành tên riêng và các từ chỉ thứ, hạng.
Ví dụ: Huân chương Độc
lập hạng Nhất; Huân chương Sao vàng; Huân chương Lê-nin; Huân chương Hồ Chí
Minh; Huân chương Chiến công; Huân chương Kháng chiến hạng Nhì; Huy chương
Chiến sĩ vẻ vang; Bằng Tổ quốc ghi công; Giải thưởng Nhà nước; Nghệ sĩ Nhân
dân; Nhà giáo Ưu tú; Thầy thuốc Nhân dân; Anh hùng Lao động; Anh hùng Lực lượng
vũ trang nhân dân;…
2. Tên chức vụ, học vị,
danh hiệu
Viết hoa tên chức vụ,
học vị nếu đi liền với tên người cụ thể.
Ví dụ:
- Chủ tịch Hồ Chí Minh,
Tổng thống V.V. Pu-tin, Đại tướng Võ Nguyên Giáp,…
- Phó Thủ tướng, Tổng
Cục trưởng, Phó Tổng Cục trưởng, Phó Cục trưởng, Tổng Giám đốc, Giám đốc, Phó
Giám đốc, Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng, Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng,
Tổng thư ký…
- Giáo sư Viện sĩ Nguyên
Văn H., Tiến sĩ khoa học Phạm Văn M….
3. Danh từ chung đã
riêng hóa
Viết hoa chữ cái đầu của
từ, cụm từ chỉ tên gọi đó trong trường hợp dùng trong một nhân xưng, đứng độc
lập và thể hiện sự trân trọng.
Ví dụ: Bác, Người (chỉ
Chủ tịch Hồ Chí Minh), Đảng (chỉ Đảng Cộng sản Việt Nam),…
4. Tên các ngày lễ, ngày
kỷ niệm
Viết hoa chữ cái đầu của
âm tiết tạo thành tên gọi ngày lễ, ngày kỷ niệm.
Ví dụ: ngày Quốc khánh
2-9; ngày Quốc tế Lao động 1-5; ngày Phụ nữ Việt Nam 20-10; ngày Lưu trữ Việt
Nam lần thứ Nhất,...
5. Tên các sự kiện lịch
sử và các triều đại
Tên các sự kiện lịch sử:
Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành sự kiện và tên sự kiện, trong
trường hợp có các con số chỉ mốc thời gian thì ghi bằng chữ và viết hoa chữ đó.
Ví dụ: Phong trào Cần
vương; Phong trào Xô viết Nghệ Tĩnh; Cách mạng tháng Tám; Phong trào Phụ nữ Ba
đảm đang;…
Tên các triều đại: Triều
Lý, Triều Trần,…
6. Tên các loại văn bản
Viết hoa chữ cái đầu của
tên loại văn bản và chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên riêng của
văn bản trong trường hợp nói đến một văn bản cụ thể.
Ví dụ: Nghị quyết Đại
hội đại biểu toàn quốc lần thứ X của Đảng; Bộ luật Dân sự; Luật Giao dịch điện
tử;…
Trường hợp viện dẫn các điều,
khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của điều, khoản, điểm
Ví dụ:
- Căn cứ Điều
10 Bộ luật Lao động…
- Căn cứ Điểm
a, Khoản 1, Điều 5 Luật Giao dịch điện tử…
7. Tên các tác phẩm,
sách báo, tạp chí
Viết hoa chữ cái đầu của
âm tiết thứ nhất tạo thành tên tác phẩm, sách báo
Ví dụ: tác phẩm Đường
kách mệnh; từ điển Bách khoa toàn thư; tạp chí Cộng sản;…
8. Tên các năm âm lịch,
ngày tiết, ngày tết, ngày và tháng trong năm
a) Tên các năm âm lịch:
Viết hoa chữ cái đầu của tất cả các âm tiết tạo thành tên gọi.
Ví dụ: Kỷ Tỵ, Tân Hội,
Mậu Tuất, Mậu Thân….
b) Tên các ngày tiết và
ngày tết: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên gọi.
Ví dụ: tiết Lập xuân; tiết
Đại hàn; tết Đoan ngọ; tết Trung thu; tết Nguyên đán;…
Viết hoa chữ Tết trong
trường hợp dùng để thay cho một tết cụ thể (như Tết thay cho tết Nguyên đán).
c) Tên các ngày trong
tuần và tháng trong năm: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết chỉ ngày và tháng
trong trường hợp không dùng chữ số:
Ví dụ: thứ Hai; thứ Tư;
tháng Năm; tháng Tám;…
9. Tên gọi các tôn giáo,
giáo phái, ngày lễ tôn giáo
- Tên gọi các tôn giáo,
giáo phái: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành tên gọi.
Ví dụ: đạo Cơ Đốc; đạo
Tin Lành; đạo Thiên Chúa; đạo Hòa Hảo; đạo Cao Đài… hoặc chữ cái đầu của âm tiết
tạo thành tên gọi như: Nho giáo; Thiên Chúa giáo; Hồi giáo;…
- Tên gọi ngày lễ tôn
giáo: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên gọi.
Ví dụ: lễ Phục sinh; lễ
Phật đản;….
Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính do Bộ Nội vụ ban hành
|
 MINISTRY OF HOME AFFAIRS
|
 SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence – Freedom - Happiness
|
|
No. 01/2011/TT-BNV
|
Hanoi, January
19, 2011
|
CIRCULAR Instructions
on formats and layouts of administrative documents
Pursuant to the Government’s Decree No.
48/2008/ND-CP dated April 17 defining functions, tasks, powers and
organizational structure of Ministry of Home Affairs; Pursuant to the Government’s Decree No.
110/2004/ND-CP dated April 08, 2004 on work of records and archives; Pursuant to the Government’s Decree No.
09/2010/ND-CP dated August 02, 2010 amending and supplementing Decree No.
110/2004/ND-CP, The Ministry of Home Affairs provides
instructions on formats and layouts of administrative documents as follows: Chapter
I ... ... ... Bạn phải đăng nhập hoặc đăng ký Thành Viên TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN. Mọi chi tiết xin liên hệ: ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66 Article 1. Scope
and regulated entities This Circular
provides instructions on formats and layouts of administrative documents and
copies thereof applicable to regulatory agencies, social organizations,
socio-occupational organizations, economic organizations and people’s armed
forces (hereinafter referred to as “agencies, organizations”). Article 2.
Format of documents Format of a
document is a collection of components of the document including common
components applicable to all types of documents and supplemental components for
particular cases or documents prescribed in Clause 3, Article 1 of the
Government’s Decree No. 09/2010/ND-CP and instructions herein. Article 3.
Layout of documents Layout of a document as prescribed
herein includes page size, presentation style, margins, positions of document
components, letter fonts, sizes, and other presentation details applicable to
documents processed on computers, by other techniques or documents made into
forms; not applicable to documents made into books, newspapers, magazines and
other publications. Article 4.
Letter fonts Fonts to be used
are Vietnamese, Unicode characters according to Vietnam Standard TCVN
6969:2001. Article 5. Page
size, presentation style, margins and positions of components ... ... ... Bạn phải đăng nhập hoặc đăng ký Thành Viên TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN. Mọi chi tiết xin liên hệ: ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66 Administrative
documents: A4 (210 mm x 297 mm) Other documents
such as letters of introduction, receipt, delivery, dispatch slips: A5 (148 mm
x 210 mm) or on A5 size forms. 2. Presentation
style Texts of an
administrative document are oriented portrait on an A4 size page or landscape
if texts are contained in boxes or tables. 3. Margins (A4
size page) Top margin: 20 -
25 mm from the top edge; Bottom margin:
20 to 25 mm from the bottom edge; Left margin: 30
- 35 mm from the left edge; Right margin: 15
- 20 mm from the right edge; ... ... ... Bạn phải đăng nhập hoặc đăng ký Thành Viên TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN. Mọi chi tiết xin liên hệ: ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66 Chapter
II FORMAT
AND LAYOUT OF AN ADMINISTRATIVE DOCUMENT Article 6.
National motto 1. Format The motto on the
document includes two lines: “THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM” and
“Independence – Freedom – Happiness”. 2. Layout The motto shall
appear on cell 1, occupying approximately half of horizontal side of the page,
on the right top. The first line: “THE
SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM” is in bold upper case, regular style, and 12-13
in size; The second line:
“Independence – Freedom – Happiness” is in bold lower case, regular
style, 13 – 14 in size (if font size of the first line is 12 or 13, that of the
second one is 13 or 14 respectively), placed under and in the center of the
first line; initial letters of the words are capitalized. The words are
connected together with hyphens. Underneath is a solid line the same length of
the first line (Use command "Draw", not "Underline"), specifically
as follows: ... ... ... Bạn phải đăng nhập hoặc đăng ký Thành Viên TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN. Mọi chi tiết xin liên hệ: ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66 The two lines
above are single spaced. Article 7. Name
of agency/organization issuing documents 1. Format Regarding
ministries, ministerial-level agencies, Governmental agencies, the Office of
the National Assembly, the Ethnic Council, committees of the National Assembly
or the People’s councils and People’s committees at all levels; National
assembly’s delegates from provinces, central-affiliated cities; state-owned
economic corporations, Corporation 91, name of the governing body shall not be
required. Name of agency
or organization issuing the document includes name of the governing body (if
any) (for economic organizations as parent companies) and name of the agency or
organization issuing the document. a) Name of
agency or organization issuing the document must be written in full or shorten
as prescribed in the Document on establishment, definition of tasks, powers and
organizational structure of an apparatus, grant of approval and operation
licenses or certification of legal personality by competent agencies,
specifically:  THE MINISTRY OF TRANSPORT
 VIETNAM ELECTRICITY
THE PEOPLE’S COUNCIL OF NGHE AN
PROVINCE
... ... ... Bạn phải đăng nhập hoặc đăng ký Thành Viên TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN. Mọi chi tiết xin liên hệ: ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66 b) Name of the
governing body may be abbreviated to commonly used phrases such as the People’s
Committee (UBND), the People’s Council (HDND), Vietnam (VN), specifically:  UBND TỈNH QUẢNG BÌNH
SỞ NỘI VỤ
 VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VN
VIỆN DÂN TỘC HỌC
2. Layout Name of the
agency or organization issuing the document shall appear on cell 2, occupying
approximately half of horizontal side of the page, on the left top. Name of the
governing body shall be in non-italic upper case the same size as the National
motto. Name of the governing body too long can be arranged in multiple lines. Name of the
agency or organization issuing the document shall be in bold, non-italic
uppercase the same size as the National motto, placed under and in the center
of the governing body's name. Right under is a solid line one- third or half
the length of the name’s line, centered. Name of the governing body too long
can be arranged in multiple lines as follows:  THE MINISTRY OF HOME AFFAIRS
STATE RECORDS MANAGEMENT AND ARCHIVES DEPARTMENT
OF VIETNAM
The lines above are single spaced. ... ... ... Bạn phải đăng nhập hoặc đăng ký Thành Viên TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN. Mọi chi tiết xin liên hệ: ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66 1. Format a) Number Number of the document is the ordinal
number registered with archive office of the agency or organization. Number of
the document is written in Arabic numerals starting from 01 on the first day of
year and ending on December 31 of year. b) Symbol - Symbol of a document includes
abbreviated name of document type according to the list of abbreviations of
document types in Annex I enclosed herewith and abbreviated name of the agency
or organization, or government title (applicable to state president and prime
minister titles) issuing the document. See example below: Resolution of the Government: Number: ……/NQ
- CP Directive of the Prime Minister: Number:
……/CT-TTg. Decision by Standing Committee of the
People’s Council: Number: …/QD-HDND Reports by committees of the People’s
Council: Number …/BC-HDND ... ... ... Bạn phải đăng nhập hoặc đăng ký Thành Viên TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN. Mọi chi tiết xin liên hệ: ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66 Official Dispatch of the Government
drafted by the Government Office’s Department of Administration: Number: ……/CP-HC. Official Dispatch of the Ministry of
Home Affairs drafted by Ministry of Home Affairs’ Organization and Personnel
Department: Number: ……/ BNV-TCCB Official Dispatch of Provincial People’s
Council drafted by Economic and Budget Committee: Number: …./HDND-KTNS Official Dispatch of Provincial People’s
Committee drafted by a team of experts (or secretaries) in charge of
socio-cultural areas: Number: …/UBND-VX Official Dispatch of the Department of
Home Affairs drafted by the Department’s Office: Number: …/SNV-VP 2. Layout Number, symbol
of the document shall appear on cell 3, placed under and in the center of the
name of the agency or organization issuing the document. The word
“Number” is in regular style followed by a colon (:). The code is in non-italic
upper case, 13 in font size; between the number and symbol is a slash (/) (See
example below): Number: 15/QD-HDND
(Decision by standing committee of the People’s Council); ... ... ... Bạn phải đăng nhập hoặc đăng ký Thành Viên TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN. Mọi chi tiết xin liên hệ: ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66 Number: 23/BC-BNV
(Report by Ministry of Home Affairs); Number: 234/SYT-VP
(Official Dispatch drafted by the Department of Health’s Office) Article 9. Place
name and date of issue of document 1. Format a) Place name
written on the document is the official name of the administrative unit (proper
name of a province, central-affiliated city; rural district, district,
district-level town, provincial city; commune, ward, township) where the agency
or organization is headquartered; any administrative unit named after the name
of a person, a numeral or a historical event must be written in full as
follows: - Place name
written on the document issued by a central agency or organization is the name
of a province, central-affiliated city where such agency or organization is
headquartered. For example: A document
issued by the Ministry of Industry and Trade, Power Generation Corporation No.
1 affiliated to Vietnam Electricity headquartered in Hanoi City: Hanoi, … A document
issued by the College of Finance and Business Administration affiliated to the
Ministry of Finance headquartered in Nhu Quynh Township, My Van District, Hung
Yen Province): Hung Yen, … A document
issued by the Institute of Oceanography affiliated to Vietnam Academy of
Science and Technology headquartered in Nha Trang City, Khanh Hoa Province): Khanh
Hoa, …. ... ... ... Bạn phải đăng nhập hoặc đăng ký Thành Viên TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN. Mọi chi tiết xin liên hệ: ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66 - Place name
written on the document issued by agencies or organizations at province level: + For a central-affiliated
city, place name is the name of such city. For example: A document
issued by the People’s Committee of Hanoi City and municipal agencies,
departments: Hanoi, ……issued by the People’s Committee of Ho Chi Minh
City and municipal agencies, departments: Ho Chi Minh City, … + For a
province, place name is the name of such province. For example: A document
issued by the People’s Committee of Hai Duong Province and
provincial-affiliated agencies, departments headquartered in Hai Duong City,
Hai Duong Province: Hai Duong, ….issued by the People’s Committee of
Quang Ninh Province and provincial-affiliated agencies, departments
headquartered in Ha Long City, Quang Ninh Province): Quang Ninh,…. by
the People’s Committee of Lam Dong Province and provincial-affiliated agencies,
departments headquartered in Da Lat City, Lam Dong Province: Lam Dong, …. If place name
written on a document issued by an agency headquartered in a central-affiliated
city which has the same name as the province, add the word “City” to the place
name. For example: A document
issued by the People’s Committee of Ha Tinh City (Ha Tinh Province) and
municipal agencies, departments: Ha Tinh City, … - Place name
written on a document issued by an agency or organization at district level is
the name of the rural district, district, district-level town, provincial city
where the agency or organization is headquartered. For example: A document
issued by the People’s Committee of Soc Son District (Hanoi City) and the
district-affiliated agencies, departments: Soc Son, .... ... ... ... Bạn phải đăng nhập hoặc đăng ký Thành Viên TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN. Mọi chi tiết xin liên hệ: ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66 A document
issued by the People’s Committee of the district-level town of Ba Ria (Ba Ria –
Vung Tau Province), town-affiliated agencies, departments: Ba Ria, ...< - Place name
written on a document issued by people’s councils, people’s committees, or
organizations at commune level is the name of the commune, ward and township
where the agency or organization is headquartered. For example: A document
issued by the People’s Committee of Kim Lien Commune (Nam Dan District, Nghe An
Province): Kim Lien,… A document
issued by the People’s Committee of Dien Bien Phu Ward (Ba Dinh District, Hanoi
City): Dien Bien Phu Ward,… - Place name
written on documents issued by people’s armed agencies, organizations and
forces under the management of the Ministry of Public Security, Ministry of
Defence shall be conformable with laws and particular regulations by the
Ministry of Public Security, Ministry of Defence. b) Date of issue
Date of issue of
a document is the date the document is issued. Date of issue
must be written fully in Arabic numerals; a zero shall be added before any
numeral less than 10. For example: Thành phố Hồ Chí
Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009 (Ho Chi Minh City, February 05, 2009) ... ... ... Bạn phải đăng nhập hoặc đăng ký Thành Viên TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN. Mọi chi tiết xin liên hệ: ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66 2. Layout Place name and
date of issue shall appear on the same line of number and symbol of a document
at cell 4, in italic upper case, size 13 – 14; initial letters of the place
name are capitalized and followed by a comma; place name and date of issue are
placed under and in the center of the National Motto. Article 10. Document
type names and subjects 1. Format Type name of a document
is the name of a document type issued by agencies or organizations. A document
to be issued must carry on it name of the document type except an official
dispatch. Subject of a
document is a short sentence or a phrase reflecting key contents of a document. 2. Layout Type name and
subject of a document shall appear on cell 5a; type name of a document
(resolutions, decisions, plans, reports, statements and other documents) is
centered, in bold non-italic upper case, 14 in font size; subject of a document
is in bold, non-italic lower case, 14 in font size, placed right under and in
the center of the type name. Under the subject is a solid line one-third or
half length of the line of the subject. See example below:  DECISION
Subject: Appointment of personnel
... ... ... Bạn phải đăng nhập hoặc đăng ký Thành Viên TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN. Mọi chi tiết xin liên hệ: ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66 Number: 72/VTLTNN-NVDP Subject: Plan
for inspection of work of archives and records in 2009 Article 11.
Content of a document 1. Format a) Content of a
document is the main body of the document. Content of a
document shall meet following basic requirements: - Be aligned
with document type used: - Be aligned
with the Communist Party’s policies and guidelines and laws; - Be concisely,
clearly and accurately presented; ... ... ... Bạn phải đăng nhập hoặc đăng ký Thành Viên TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN. Mọi chi tiết xin liên hệ: ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66 - Be written in
plain Vietnamese. Any incomprehensible technical terms (if any) must be interpreted
in the document; - Only commonly
used phrases or words of comprehensible Vietnamese are accepted for
abbreviation. Words or phrases that are repeatedly used in a document may be
accepted for abbreviation and the first abbreviations of such words or phrases
must be put in parentheses (...) right after; - When a
relevant document is referred to in the document for the first time, the type
name, number, symbol, date of issue, name of agency or organization issuing the
document, subject of the document must be fully included. See example below: “…as
prescribed in the Government’s Decree No. 110/2004/ND-CP dated April 08, 2004…;
if the document is further referred to, only type name, number and symbol is stated; - Capitalization
in an administrative document is prescribed in Annex VI. b) Outline of a
document Depending on
genre and content, a document may include legal foundations, preamble and may
be arranged in parts, chapters, sections, articles, clauses, points or divided
into parts, sections in descending order, specifically as follows: - Resolutions
(specific): articles, clauses, points or clauses, points; - Decisions
(specific): articles, clauses, points; regulations enclosed with the decisions:
chapters, sections, articles, clauses, points; - Directives
(specific): clauses, points; ... ... ... Bạn phải đăng nhập hoặc đăng ký Thành Viên TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN. Mọi chi tiết xin liên hệ: ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66 If an
administrative document is arranged in parts, chapters, sections, such parts,
chapters, sections and articles must have headings. 2. Layout Content of a
document shall appear on cell 6. Content of a
document must be justified, in non-italic lower case, 13 – 14 in font size; to
start a new line, the first letter of the line must be indented from 1 cm to
1.27 cm (1 default tab); paragraph spacing at least 6 pt; line spacing from 15
pt to 1.5 line. If a document
includes legal foundations, each foundation must start with a new line and end
with a semicolon (;). The final foundation ends with a comma. Content of a
document divided into parts, chapters, sections, articles, clauses, points
shall be arranged as follows: - Parts,
chapters: The word “Part”, “Chapter” and ordinal numbers of each part, chapter
shall be arranged on a separate line, justified, in bold and non-italic lower
case, 13 – 14 in font size. Ordinal numbers of parts, chapters are in roman
numerals. Headings of parts, chapters are in bold, non-italic upper cases, 13 -
14 in font size, justified right under; - Sections: “Section”
and ordinal numbers of each part, chapter shall be on a separate line,
justified, in bold and non-italic lower case, 13 – 14 in font size. Ordinal
numbers of sections are in Arabic numerals. Headings of sections are in bold,
non-italic upper cases, 12 - 13 in font size, justified right under; - Articles: The
word “Article”, ordinal numbers and headings are in bold, non-italic lower
case; distance from left margin is 1 default tab; ordinal numbers of articles are
in Arabic numerals, and end with a period; 13-14 font; ... ... ... Bạn phải đăng nhập hoặc đăng ký Thành Viên TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN. Mọi chi tiết xin liên hệ: ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66 - Points: Points
of each clause are marked in order of abc in Vietnamese alphabet. Content of a
document divided into parts, sections, clauses, points shall be arranged as
follows: - Parts (if
any): The word “Part” and ordinal numbers of each part, chapter shall be on a
separate line, justified, in bold and non-italic lower case, 13 – 14 in font
size. Ordinal numbers of parts are in Roman numerals. Headings of parts are in
bold, non-italic upper cases, 13 - 14 in font size, justified right under; - Sections: Ordinal
numbers of sections are in Roman numerals, ending with a period, distanced 1
default tab from left margin; headings of sections are arranged on the same
line of ordinal numbers, in bold, non-italic upper cases, 13-14 in font size; - Clauses: Ordinal
numbers of clauses are in Arabic numerals, ending with a period, in non-italic
style, 13 – 14 in font size; ordinal numbers and headings (if any) of a clause
shall be arranged on a separate line, in bold, non-italic uppercase, 13-14 in
font size; - Points are
arranged the same way as in the case the content of a document is divided into
parts, chapters, sections, articles, clauses, points. Article 12.
Authority, position, full name and signature of competent persons 1. Format a) Authority of
a signer shall be written as follows: ... ... ... Bạn phải đăng nhập hoặc đăng ký Thành Viên TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN. Mọi chi tiết xin liên hệ: ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66 PP. THE
PEOPLE’S COUNCIL PP. NATIONAL
ASSEMBLY’S DELEGATION - In case of
signing on behalf of heads of an agency or organization, write “PP.” before
position of the head. See example below: PP. THE
CHAIRMAN
VICE CHAIRMAN PP. THE
MINISTER
DEPUTY MINISTER b) Position of a
signer A position
written on a document is the official position of a signer in an agency or
organization; only positions such as Minister (Minister, Head), Deputy
Minister, Chairman, Vice Chairman, Director, Deputy Director, Acting
Director... are written. Any position not defined by the state such as standing
deputies, deputies in charge… shall not be written. Name of the agency or
organization shall not be re-written in the document except documents issued by
two or more agencies or organizations; Titles written
on documents issued by advisory organizations (outside organizational structure
of the agencies as prescribed in the establishment decision; decisions on
functions, tasks and organizational structure of agencies) are leading titles
of signers in the committee or council. If a committee or council is not
allowed to use legal seals of an agency or organization, only title of the
signer in the committee or council is written, not position in the agency or
organization. ... ... ... Bạn phải đăng nhập hoặc đăng ký Thành Viên TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN. Mọi chi tiết xin liên hệ: ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66 PP. THE
COUNCIL
CHAIRMAN (Signature,
seal of the Ministry of Construction) THE MINISTER
OF CONSTRUCTION
Nguyen Van A PP. THE HEAD
DEPUTY HEAD (Signature,
seal of the Ministry of Construction) DEPUTY
MINISTER OF CONSTRUCTION Tran Van B Position (title)
of a signer written on a document issued by the council or committee to which
deputy minister of construction is chairman of the council or head of the
committee, leaders of departments, agencies affiliated to the Ministry of
Construction is deputy chairman of the council or deputy head of the committee
shall be written as follows: PP. THE
COUNCIL CHAIRMAN ... ... ... Bạn phải đăng nhập hoặc đăng ký Thành Viên TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN. Mọi chi tiết xin liên hệ: ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66 DEPUTY MINISTER
Tran Van B PP. THE HEAD
DEPUTY HEAD (Signature,
seal of the Ministry of Construction) GENERAL
DIRECTOR OF ORGANIZATION AND PERSONNEL DEPARTMENT
Le Van C c) Full name of
a signer includes first name, middle name and last name 2. Layout Authority and
position of a signer are on cell 7a; other positions on cell 7b; authority and
position are in bold, non-italic uppercase, 13 – 14 in font size. Full name of the
signer is on cell 7b, in bold, non-italic lower case, 13 – 14 in font size,
placed under and in the center of the cell 7a (authority and position of the
signer). Signature of
competent persons is on cell 7c. ... ... ... Bạn phải đăng nhập hoặc đăng ký Thành Viên TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN. Mọi chi tiết xin liên hệ: ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66 1. The affixing
of seals on documents including the affixing of seals on joining pages are
prescribed in the Government’s Decree No. 110/2004/ND-CP dated April 08, 2004
and relevant law provisions; 2. Legal seals
of agencies or organizations are affixed on cell 8; seals on joining pages
affixed on the center of the right margin of the document or annexes thereto,
covering part of the pages; each seal is affixed on a maximum of five pages. Article 14.
Recipients 1. Format Recipients are
agencies, organizations and units and individuals which have responsibility for
consideration, handling, inspection, monitoring and making reports. Recipients are
specified in the document. Pursuant to laws; functions, tasks, and powers of
agencies, organizations and business relationship; pursuant to requirements for
handling of work, the unit or individual drafting or presiding over drafting a
document shall be responsible for proposing agencies, organizations, units and
individuals as recipients to the signer for decision. If a document is
delivered to particular recipients, name of individual recipients shall be
written. If a document is delivered to one or several groups, name of
recipients shall be written as follows: - Ministries,
ministerial-level agencies, Governmental agencies; - People’s
Committees of provinces, central-affiliated cities; ... ... ... Bạn phải đăng nhập hoặc đăng ký Thành Viên TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN. Mọi chi tiết xin liên hệ: ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66 If an
administrative document is an official dispatch, there shall be two parts: - The first part
includes “Respectfully addressed to”, followed by name of agencies,
organizations, units and/or individuals directly involved; - The second
part includes “Recipients” under which is “As above", and next is name of
other relevant recipients. 2. Layout “Recipients” are
on cells 9a and 9b. “Recipients” on
cell 9a is arranged as follows: - “Respectfully
addressed to” and name of agencies, organizations or individuals as recipients
are in non-italic lower case, 13-14 font; - “Respectfully
addressed to” is followed by a colon. If a document is delivered to one agency,
organization or individual, “Respectfully addressed to” and name of the agency,
organization or individual shall be written on the same line; if it is
delivered to two or more agencies, organizations or individuals, a new line is
started; name of individual agencies, organizations or individuals are on a
separate line with a dash and a comma at the beginning and end of each line
respectively, and a period at the end of the final line; dashes must be
arranged in the alignment with the colon above. “Recipients” on
cell 9b (applicable to official dispatches and other documents) is arranged as
follows: ... ... ... Bạn phải đăng nhập hoặc đăng ký Thành Viên TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN. Mọi chi tiết xin liên hệ: ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66 - Name of
agencies, organizations, units and individuals as recipients are in non-italic
lower case, 11 in font size; name of each agency, organization, unit and
individual is on a separate line; name of individual agencies, organizations
and units receiving the document is on a separate line with a dash close to the
left margin and a semicolon at the end of each line; particularly, the final
line include “Filed” followed by a colon, “VT” (Records and archives of agency
or organization), a comma, abbreviated name of the unit (or department)
drafting the document and number of filed copies (if need be), and finally a
period. Article 15.
Other components 1. Format a) Seals of
confidentiality Affixing of
seals of confidentiality, seals of recovery of documents of state secrets are
prescribed in Articles 5, 6, 7, 8 of the Ordinance on Protection of State Secrets
in 2000. b) Seals of
urgency When a document
is delivered, the unit or individual drafting the document shall propose level
of urgency (urgent, top urgent, express…) to the signer. c) For documents
limited to governing scope or regulated entities, use instructions such as
"RETURN AFTER MEETING”, “RETURN AFTER REFERENCE”, “INTERNAL CIRCULATION”. d) For official
dispatches, write addresses of agencies, organizations; emails, phone numbers,
telex numbers, facsimile, websites in addition to components as prescribed. ... ... ... Bạn phải đăng nhập hoặc đăng ký Thành Viên TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN. Mọi chi tiết xin liên hệ: ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66 e) Any annex
accompanying a document must be referred to in the document. An annex must have
a heading; if a document is accompanied by at least two annexes, such annexes
must be numbered in ordinal numbers in Roman numerals. b) If a document
has multiple pages, the pages must be numbered in Arabic numerals. 2. Layout a) Seal of
confidentiality Seals of
confidentiality (STRICTLY CONFIDENTIAL, CONFIDENDIAL, TOP SECRETE) and seal of
recovery shall be made according to Section 2 of the Government’s Circular No. 12/2002/TT-BCA
dated September 13, 2002 instructing implementation of the Government’s Decree
No. 33/2002/ND-CP. Seals of confidentiality are affixed on cell 10a, seal of
recovery on cell 11. b) Seals of
urgency A seal of
urgency is made in the form of a rectangle, size 30mm x 8mm, 40mm x 8mm and
20mm x 8mm on which the texts “URGENT”, “TOP URGENT”, “EXPRESS” A seal of
urgency is affixed on cell 10b in red ink. c) Instructions
on scope of circulation Instructions on
scope of circulation are on cell 11; phrases “RETURN AFTER MEETING”, “RETURN
AFTER REFERENCE”, “INTERNAL CIRCULATION” are justified inside a rectangle, in
bold, non-italic upper case, Times New Roman, 13-14 font. ... ... ... Bạn phải đăng nhập hoặc đăng ký Thành Viên TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN. Mọi chi tiết xin liên hệ: ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66 These components
are on cell 14, first page of the document, in non-italic lower case, 11-12
font. dd) Typewriter
identification code and number of circulation copies Typewriter
identification code and number of circulation copies are on cell 13, the code
in non-italic uppercase, the number of circulation copies in Arabic numerals,
11 font. e) Annexes Annexes are on
separate pages. The word “Annex” and ordinal numbers of annexes are on a separate
line, in bold, non-italic lower case, 14 font, justified; name of annexes are
justified in bold, non-italic upper case, 13-14 font. g) Page number Page number is
on the right bottom corner of the page (footer), in Arabic numerals, non-italic
and 13-14 font, first page not numbered. Each annex has its own pages
numbered. Letter fonts and
details of components of a document are prescribed in Annex IV enclosed
herewith. Forms of a
number of administrative documents are prescribed in Annex Vietnam Social
Security enclosed herewith. ... ... ... Bạn phải đăng nhập hoặc đăng ký Thành Viên TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN. Mọi chi tiết xin liên hệ: ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66 FORMAT
AND LAYOUT OF A COPY Article 16.
Format Format of a copy
includes: 1. Forms of a
copy: “CERTIFIED COPY” or “COPY FROM MASTER REGISTER" 2. Name of
agency or organization issuing a copy 3. Number,
symbol of a copy includes ordinal numbers of copies issued by the agency or
organization and abbreviated name of copy type (See Table of abbreviations of
documents and copies enclosed herewith) (Annex I) Number is written in Arabic
numerals starting from 01 on the first day of year and ending on December 31 of
year. 4. Other
components of a copy including place name and date of issue, authority,
position, full name and signature of competent persons; legal seals from
agencies, organizations issuing the copy, and recipients are prescribed in
Articles 9, 12, 13 and 14 herein. Article 17.
Layout 1. Positions of
components of a copy (on an A4 size page) ... ... ... Bạn phải đăng nhập hoặc đăng ký Thành Viên TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN. Mọi chi tiết xin liên hệ: ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66 Components of a
copy are arranged on the same page. 2. Layout a) Phrases “
CERTIFIED COPY”, or “COPY FROM MASTER REGISTER” are on cell 1 (Annex III), in
bold, non-italic upper case, 13-14 font size. b) Name of
agencies or organizations issuing the copy (on cell 2); number, code (on cell
3); place name and date of issue (cell 4); position, full name and signature of
competent persons (cell 5a, 5b, 5c); legal seals of agencies or organizations
issuing the copy (cell 6); recipients (on cell 7) (See Annex III). Fonts and
components of a copy are prescribed in Annex IV enclosed herewith. Forms of
presentation of a copy (See Annex enclosed herewith). Chapter
IV IMPLEMENTATION Article 18.
Implementary provisions This Circular
takes effect after 45 days as of the signing date. ... ... ... Bạn phải đăng nhập hoặc đăng ký Thành Viên TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN. Mọi chi tiết xin liên hệ: ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66 Article 19.
Implementation Ministries,
ministerial-level agencies, Governmental agencies, People’s Committees of
provinces, central-affiliated cities, state-owned economic corporations,
state-owned general companies (91) shall be responsible for executing this
Circular. THE MINISTER
Tran Van Tuan
Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính do Bộ Nội vụ ban hành
509.012
|
NỘI DUNG SỬA ĐỔI, HƯỚNG DẪN
Văn bản bị thay thế
Văn bản thay thế
Chú thích
Chú thích:
Rà chuột vào nội dụng văn bản để sử dụng.
<Nội dung> = Nội dung hai
văn bản đều có;
<Nội dung> =
Nội dung văn bản cũ có, văn bản mới không có;
<Nội dung> = Nội dung văn
bản cũ không có, văn bản mới có;
<Nội dung> = Nội dung được sửa đổi, bổ
sung.
Click trái để xem cụ thể từng nội dung cần so sánh
và cố định bảng so sánh.
Click phải để xem những nội dung sửa đổi, bổ sung.
Double click để xem tất cả nội dung không có thay
thế tương ứng.
Tắt so sánh [X] để
trở về trạng thái rà chuột ban đầu.
FILE ĐƯỢC ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN
FILE ATTACHED TO DOCUMENT
|
|
|
|
|
Địa chỉ:
|
17 Nguyễn Gia Thiều, P. Võ Thị Sáu, Q.3, TP.HCM
|
|
Điện thoại:
|
(028) 3930 3279 (06 lines)
|
|
E-mail:
|
info@ThuVienPhapLuat.vn
|
|
Mã số thuế:
|
0315459414
|
|
|
|
TP. HCM, ngày 31/05/2021
Thưa Quý khách,
Đúng 14 tháng trước, ngày 31/3/2020, THƯ VIỆN PHÁP LUẬT đã bật Thông báo này, và nay 31/5/2021 xin bật lại.
Hơn 1 năm qua, dù nhiều khó khăn, chúng ta cũng đã đánh thắng Covid 19 trong 3 trận đầu. Trận 4 này, với chỉ đạo quyết liệt của Chính phủ, chắc chắn chúng ta lại thắng.
Là sản phẩm online, nên 250 nhân sự chúng tôi vừa làm việc tại trụ sở, vừa làm việc từ xa qua Internet ngay từ đầu tháng 5/2021.
Sứ mệnh của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT là:
sử dụng công nghệ cao để tổ chức lại hệ thống văn bản pháp luật,
và kết nối cộng đồng Dân Luật Việt Nam,
nhằm:
Giúp công chúng “…loại rủi ro pháp lý, nắm cơ hội làm giàu…”,
và cùng công chúng xây dựng, thụ hưởng một xã hội pháp quyền trong tương lai gần;
Chúng tôi cam kết dịch vụ sẽ được cung ứng bình thường trong mọi tình huống.
THÔNG BÁO
về Lưu trữ, Sử dụng Thông tin Khách hàng
Kính gửi: Quý Thành viên,
Nghị định 13/2023/NĐ-CP về Bảo vệ dữ liệu cá nhân (hiệu lực từ ngày 01/07/2023) yêu cầu xác nhận sự đồng ý của thành viên khi thu thập, lưu trữ, sử dụng thông tin mà quý khách đã cung cấp trong quá trình đăng ký, sử dụng sản phẩm, dịch vụ của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT.
Quý Thành viên xác nhận giúp THƯ VIỆN PHÁP LUẬT được tiếp tục lưu trữ, sử dụng những thông tin mà Quý Thành viên đã, đang và sẽ cung cấp khi tiếp tục sử dụng dịch vụ.
Thực hiện Nghị định 13/2023/NĐ-CP, chúng tôi cập nhật Quy chế và Thỏa thuận Bảo về Dữ liệu cá nhân bên dưới.
Trân trọng cảm ơn Quý Thành viên.
Tôi đã đọc và đồng ý Quy chế và Thỏa thuận Bảo vệ Dữ liệu cá nhân
Tiếp tục sử dụng
Cảm ơn đã dùng ThuVienPhapLuat.vn
- Bạn vừa bị Đăng xuất khỏi Tài khoản .
-
Hiện tại có đủ người dùng cùng lúc,
nên khi người thứ vào thì bạn bị Đăng xuất.
- Có phải do Tài khoản của bạn bị lộ mật khẩu
nên nhiều người khác vào dùng?
- Hỗ trợ: (028) 3930.3279 _ 0906.229966
- Xin lỗi Quý khách vì sự bất tiện này!
Tài khoản hiện đã đủ người
dùng cùng thời điểm.
Quý khách Đăng nhập vào thì sẽ
có 1 người khác bị Đăng xuất.
Tài khoản của Quý Khách đẵ đăng nhập quá nhiều lần trên nhiều thiết bị khác nhau, Quý Khách có thể vào đây để xem chi tiết lịch sử đăng nhập
Có thể tài khoản của bạn đã bị rò rỉ mật khẩu và mất bảo mật, xin vui lòng đổi mật khẩu tại đây để tiếp tục sử dụng
|
|