|
ỦY BAN NHÂN
DÂN
TỈNH GIA LAI
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
341/QĐ-UBND
|
Gia Lai, ngày
11 tháng 05 năm 2022
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ TỈNH GIA
LAI
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH GIA LAI
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29
tháng 11 năm 2005;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29
tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Luật An toàn thông tin mạng ngày
19 tháng 11 năm 2015;
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa
phương ngày 19 tháng 6 năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ
chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm
2019;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày
10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động
của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 91/2020/NĐ-CP ngày
14 tháng 8 năm 2020 của Chính phủ về chống tin nhắn rác, thư điện
tử rác, cuộc gọi rác;
Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg
ngày 03 tháng 12 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ
thống thư điện tử
trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin
và Truyền thông.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành
và sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Gia Lai.
Điều 2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc các Sở; Thủ
trưởng các ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố;
Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn và Thủ trưởng các đơn vị, các
cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ
ngày ký ban hành.
|
Nơi nhận:
-
Như điều
2;
-
Bộ Thông tin và Truyền thông (báo cáo);
- Thường trực Tỉnh ủy (báo cáo);
- Thường trực HĐND tỉnh;
- Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam tỉnh;
- Các Hội, Đoàn thể thuộc tỉnh;
- Các sở, ban, ngành thuộc tỉnh;
- UBND các huyện, thị xã, thành phố;
- Đài PT-TH Gia Lai, Báo Gia Lai; Cổng TTĐT tỉnh;
- Lưu: VT, TTTH, KGVX.
|
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Đỗ Tiến Đông
|
QUY CHẾ
QUẢN
LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ TỈNH GIA LAI
(Ban hành
kèm theo Quyết
định số: 341/QĐ-UBND ngày 11 tháng 05 năm 2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh Gia
Lai)
Chương I
QUY
ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định việc quản lý, vận
hành và sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Gia Lai (gọi tắt là Hệ thống
thư điện tử công vụ).
2. Quy chế này áp dụng đối với các cơ
quan nhà nước, các tổ chức, đơn vị liên quan trên địa bàn tỉnh Gia Lai (sau đây
gọi chung là cơ quan) và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc cơ
quan (sau đây gọi là cá nhân) liên quan tham gia quản lý, vận hành và sử dụng Hệ
thống thư điện tử công vụ phục vụ hoạt động công vụ.
Điều 2. Hệ thống
thư điện tử công vụ
1. Hệ thống thư điện tử công vụ là hệ thống
thông tin dùng chung của tỉnh Gia Lai, được sử dụng nhằm phục vụ việc gửi, nhận
thông tin dưới dạng thư điện tử trên môi trường Internet cho các cơ quan, đơn vị,
cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc tỉnh Gia Lai trong hoạt động
công vụ.
2. Hệ thống thư điện tử công vụ bao gồm tập
hợp hệ thống máy chủ, thiết bị lưu trữ, phần mềm quản lý thư điện tử được thiết
lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật của Trung tâm Tích hợp dữ liệu tỉnh Gia Lai,
có tên miền là @gialai.gov.vn và địa chỉ truy nhập
trên môi trường Internet là: https://mail.gialai.gov.vn.
Điều 3. Quy định chung
1. Các thông tin của cơ quan, cá nhân và
các thông tin liên quan đến việc trao đổi, gửi nhận qua Hệ thống thư điện tử
công vụ phải được bảo mật, bảo đảm an toàn thông tin theo quy định của pháp luật.
2. Cơ quan, đơn vị và cá nhân sử dụng Hệ
thống thư điện tử công vụ để trao đổi văn bản, hồ sơ, tài liệu dưới dạng điện tử;
thông tin về quản lý, điều hành, phối hợp công tác và những thông tin khác liên
quan đến hoạt động thực thi công vụ theo chức năng, nhiệm vụ được giao (trừ các
văn bản, tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước).
3. Nghiêm cấm sử dụng Hệ thống thư điện
tử công vụ để thông tin nội dung xấu gây phương hại đến an ninh quốc gia, trật
tự, an toàn xã hội; tuyên truyền kích động bạo lực, đồi trụy, tội ác, tệ nạn xã
hội, mê tín dị đoan; phá hoại thuần phong mỹ tục của dân tộc; tiết lộ bí mật
nhà nước, bí mật quân sự, an ninh, kinh tế, đối ngoại và những bí mật khác do
pháp luật quy định; đưa thông tin xuyên tạc, vu khống, xúc phạm uy tín của tổ
chức, danh dự, nhân phẩm của công dân; quảng cáo, tuyên truyền, mua bán hàng
hóa, dịch vụ bị cấm; truyền bá tác phẩm báo chí, văn học, nghệ thuật, xuất bản phẩm bị
cấm; phát tán virus máy tính thông qua tài khoản thư điện tử công vụ của cơ
quan và cá nhân vào Hệ thống thư điện tử công vụ.
4. Tiêu chuẩn áp dụng:
- Sử dụng bộ mã ký tự chữ Việt theo tiêu
chuẩn TCVN 6909:2001 và bộ gõ chữ tiếng Việt Unicode để thể hiện các nội dung, văn
bản trao đổi trong Hệ thống
thư điện tử công vụ.
- Dữ liệu âm thanh, hình ảnh, tệp tin
trao đổi qua Hệ thống thư điện tử công vụ phải tuân thủ các tiêu chuẩn về ứng dụng
công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước hiện hành do Bộ Thông tin và Truyền
thông và các cơ quan có thẩm quyền quy định.
Chương II
THIẾT
LẬP VÀ QUẢN LÝ HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ
Điều 4. Định dạng tài
khoản thư điện tử công vụ
1. Định dạng Tài khoản thư điện tử công
vụ cơ quan:
a) Đối với cơ quan cấp tỉnh, đơn vị trực
thuộc: Sử dụng tên viết tắt bằng tiếng Việt viết liền, chữ thường và không dấu
theo dạng: <tên viết tắt của cơ quan>@gialai.gov.vn.
Ví dụ: Tài khoản thư điện tử công vụ của
Sở Thông tin và Truyền thông có dạng: stttt@gialai.gov.vn.
b) Đối với Ủy ban nhân dân cấp huyện: Sử
dụng tên của Ủy ban nhân dân huyện tương ứng bằng tiếng Việt, viết liền không
khoảng trống và không dấu theo dạng: ubnd<tên huyện>@gialai.gov.vn.
Ví dụ: Tài khoản thư điện tử công vụ của
Ủy ban nhân dân thành phố Pleiku có dạng: ubndpleiku@gialai.gov.vn.
c) Đối với Ủy ban nhân dân cấp xã: Sử dụng
tên của Ủy ban nhân dân xã tương ứng và tên Ủy ban nhân dân huyện bằng tiếng Việt, viết liền không khoảng trống và không dấu theo dạng: ubnd<tên
xã>.<tên huyện>@gialai.gov.vn.
Ví dụ: Tài khoản thư điện tử công vụ của
Ủy ban nhân dân xã Hòa Phú, huyện Chư Păh có dạng: ubndhoaphu.chupah@gialai.gov.vn.
d) Đối với các phòng, ban, đơn vị trực
thuộc sở, ban, ngành và Ủy ban nhân dân cấp huyện: Sử dụng tên đầy đủ (hoặc tên viết tắt trong trường hợp tên
dài) của các phòng, ban, đơn vị trực thuộc sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp
huyện và tên viết tắt của sở, ban, ngành hoặc
tên viết đầy đủ của các huyện, thị xã, thành phố bằng tiếng Việt, viết liền
không khoảng trống và không dấu theo dạng:
<tên phòng, ban, đơn vị trực thuộc>.<tên
viết tắt của sở, ban, ngành hoặc tên huyện>@gialai.gov.vn.
Ví dụ: Tài khoản thư điện tử công vụ của
Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân huyện Ia Grai có dạng: tuphap.iagrai@gialai.gov.vn.
Tài khoản thư điện tử công vụ của Chi cục
Bảo vệ môi trường trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường có dạng:
ccbvmt.stnmt@gialai.gov.vn.
2. Định dạng Tài khoản thư điện tử cho hộp
thư điện tử công vụ cá nhân:
a) Đối với tài khoản thư điện tử của cá
nhân được cấp cho từng cán bộ, công chức, viên chức, người lao động theo đăng
ký của cơ quan có định dạng như sau: tên đầy đủ, họ viết tắt, chữ lót viết tắt
của cá nhân và tên viết tắt của cơ quan hoặc tên viết đầy đủ của huyện, thị xã,
thành phố bằng tiếng Việt, viết liền không khoảng trống và không dấu theo dạng:
<tên đầy đủ, họ viết tắt, chữ lót viết tắt>.<tên viết tắt của cơ
quan hoặc tên viết đầy đủ của huyện/thị xã/thành phố>@gialai.gov.vn.
Ví dụ: Tài khoản thư điện tử công vụ của
Hoàng Thị Như Quỳnh là công chức thuộc Sở Thông tin và Truyền thông có dạng: quynhhtn.stttt@gialai.gov.vn.
Tài khoản thư điện tử công vụ của Trần
Đình Nguyên là công chức thuộc Văn phòng UBND huyện Đak Pơ có dạng: nguyentd.dakpo@gialai.gov.vn.
b) Trường hợp trùng tên cá nhân trong địa
chỉ hộp thư điện tử công vụ của cá nhân thuộc cùng một đơn vị nhưng có họ và
tên đầy đủ khác nhau thì tên cá nhân trong tài khoản thư điện tử gồm tên lót
(chỉ lấy tên lót liền kề với
tên) và tên viết đầy đủ, kết hợp với họ và tên lót còn lại (trong trường hợp
tên lót có hơn 2 tên).
Ví dụ: Tài khoản thư điện tử công vụ của
Trương Hoàng Tiến Minh và Trần Huỳnh Tấn Minh cùng thuộc Sở Thông tin và Truyền
thông tỉnh Gia Lai có dạng: tanminhth.stttt@gialai.gov.vn và tienminhth.stttt@gialai.gov.vn.
c) Trường hợp trùng tên cá nhân trong
tài khoản thư điện tử công vụ của cá nhân thuộc cùng tổ chức và có họ và tên đầy
đủ giống nhau, thì tên cá nhân trong địa chỉ thư sẽ theo định dạng chung về tên
cá nhân, kết hợp với các thành phần phụ khác (như ngày, tháng, năm sinh, quê
quán, nơi sinh....).
3. Địa chỉ hộp thư điện tử công vụ và
các thông tin của cá nhân, tổ chức gắn với tài khoản thư điện tử công vụ được tạo
lập khi đăng ký cấp mới sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ được lưu trữ trong
cơ sở dữ liệu đặt tại hệ thống máy chủ cài đặt hệ thống thư điện tử (Mail
Server) của tỉnh gọi là “Danh bạ Hệ thống thư điện tử công vụ”.
Điều 5. Cấp mới, thay đổi,
thu hồi tài khoản thư điện tử công vụ
1. Sở Thông tin và Truyền thông được
giao quản lý thống nhất Hệ thống thư điện tử công vụ, các tài khoản và danh bạ
Hệ thống thư điện tử công vụ, chịu trách nhiệm cấp mới, thay đổi, thu hồi tài
khoản thư điện tử thuộc Hệ thống thư điện tử công vụ.
2. Cơ quan, đơn vị có yêu cầu cấp mới,
thay đổi, thu hồi tài khoản thư điện tử gửi thông báo tới Sở Thông tin và Truyền
thông bằng văn bản để được giải quyết theo quy định.
3. Quy trình cấp mới, thu hồi tài khoản
thư điện tử công vụ của cơ quan, tổ chức như sau:
a) Trường hợp cơ quan, đơn vị được thành
lập mới: Sau khi có quyết định thành lập, cơ quan, đơn vị có văn bản đề nghị cấp
mới tài khoản thư điện tử gửi Sở Thông tin và Truyền thông.
b) Trường hợp cơ quan, đơn vị giải thể,
sáp nhập: Sau khi có quyết định giải thể, sáp nhập; cơ quan, đơn vị chủ quản của cơ
quan, đơn vị giải thể, sáp nhập gửi văn bản đến Sở Thông tin và Truyền thông để
thực hiện thu hồi tài khoản thư điện tử công vụ.
4. Quy trình cấp mới, thay đổi, thu hồi tài khoản
thư điện tử công vụ của cá nhân như sau:
a) Trường hợp cá nhân mới được tuyển dụng
hoặc tiếp nhận từ cơ quan khác: Sau khi có quyết định tuyển dụng hoặc tiếp nhận
hoặc hợp đồng lao động, cơ quan quản lý cá nhân có văn bản đề nghị cấp mới hoặc
thay đổi tài khoản thư điện tử cho cá nhân gửi Sở Thông tin và Truyền thông.
b) Trường hợp cá nhân nghỉ hưu, nghỉ việc
hoặc chuyển công tác sang cơ quan khác: Cơ quan quản lý cá nhân đó gửi văn bản
đến Sở Thông tin và Truyền thông sau thời điểm chính thức bắt đầu nghỉ hưu, nghỉ việc hoặc chuyển
công tác của cá nhân để thực hiện thu hồi tài khoản thư điện tử công vụ.
c) Thời hạn thu hồi tài khoản thư điện tử
công vụ của cá nhân như sau:
- Thu hồi tài khoản thư điện tử công vụ
sau khi có văn bản đề nghị thu hồi từ cơ quan, đơn vị quản lý cá nhân.
- Thu hồi tài khoản thư điện tử công vụ
sau 06 tháng không sử dụng (không phát sinh hoạt động đăng nhập tài khoản thư
điện tử công vụ).
Điều 6. Tạm khóa, khôi
phục tài khoản thư điện tử công vụ bị tạm khóa
1. Tạm khóa tài khoản thư điện tử công vụ
là việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật trên Hệ thống thư điện tử công vụ để tạm
thời không cho phép người sử dụng truy nhập, sử dụng tài khoản thư điện tử. Tài
khoản thư điện tử bị tạm khóa vẫn có thể nhận thư điện tử công vụ.
2. Tài khoản thư điện tử công vụ thuộc
các trường hợp sau đây sẽ bị tạm khóa trên Hệ thống thư điện tử công vụ:
a) Không phát sinh hoạt động đăng nhập,
gửi, nhận trong khoảng thời gian 03 tháng mà không thông báo lý do.
b) Bị chiếm dụng, lộ lọt hoặc quên, mất
mật khẩu; tham gia vào quá trình phát tán thư rác, mã độc được cơ quan chức
năng an toàn thông tin cảnh báo.
c) Tham gia vào các hoạt động bị cấm quy
định tại khoản 3 Điều 3 Quy chế này.
d) Không thay đổi mật khẩu mặc định sau
01 tháng kể từ thời điểm được cấp tài khoản thư điện tử công vụ.
3. Quy trình khôi phục tài khoản thư điện
tử công vụ bị tạm khóa:
a) Cơ quan, đơn vị liên hệ bằng văn bản
tới Sở Thông tin và Truyền thông để được xử lý khôi phục tài khoản thư điện tử
bị tạm khóa.
b) Sau 03 ngày làm việc kể từ khi tiếp
nhận yêu cầu, Sở Thông tin và Truyền thông xác minh yêu cầu, thực hiện thao tác
kỹ thuật kích hoạt tài khoản thư điện tử bị tạm khóa và khởi tạo lại mật khẩu
truy nhập.
c) Cơ quan, đơn vị, cá nhân tiến hành đổi
mật khẩu truy nhập tài khoản thu điện tử công vụ trong lần truy nhập đầu tiên kể
từ khi tài khoản thư điện tử công vụ bị tạm khóa được kích hoạt.
Điều 7. Lưu trữ nội
dung và quản lý danh bạ thư điện tử công vụ
1. Cơ quan, đơn vị, cá nhân tạo thư mục
riêng trên máy tính làm việc của mình để lưu trữ dữ liệu thư điện tử hoặc sử dụng phần
mềm kiểm tra thư điện tử trên máy trạm (như Microsoft Office Outlook, Outlook
Express, Thunderbird,...) hoặc thông qua trình duyệt web tại địa chỉ https://mail.gialai.gov.vn.
2. Sở Thông tin và Truyền thông thực hiện
lưu trữ tệp nhật ký hệ thống (logfile) của Hệ thống thư điện tử công vụ, việc gửi
và nhận thư, các lỗi trên hệ thống
trong vòng 06 tháng để có căn cứ giải quyết khi có sự cố xảy ra.
3. Dung lượng lưu trữ của hộp thư điện tử công vụ:
a) Dung lượng lưu trữ cấp cho mỗi hộp
thư điện tử công vụ được thường xuyên điều chỉnh tăng lên theo yêu cầu, nhu cầu
sử dụng thực tế và khả năng đáp ứng của Hệ thống thư điện tử công vụ trong từng
giai đoạn.
b) Sở Thông tin và Truyền thông quyết định
dung lượng cấp cho hộp thư điện tử công vụ, cho phép dung lượng tối đa tệp gửi
kèm, đảm bảo phù hợp với yêu cầu sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ phục vụ
hoạt động công vụ; thực hiện việc điều chỉnh tăng dung lượng, kích cỡ tệp gửi
kèm trên cơ sở phù hợp với hiện trạng hạ tầng kỹ thuật vận hành Hệ thống thư điện
tử công vụ.
c) Mỗi hộp thư điện tử công vụ sau khi thiết lập được
liên kết với dung lượng lưu trữ trên hệ thống luu trữ đám mây đặt tại Trung tâm Tích hợp dữ
liệu của tỉnh và cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây tương ứng với hộp thư điện tử
để lưu trữ tài liệu điện tử phục vụ hoạt động công vụ.
d) Hệ thống thư điện tử công vụ sẽ gửi cảnh
báo vào tài khoản thư điện tử công vụ khi tổng dung lượng các thư điện tử trong hộp thư gần
vượt quá dung lượng lưu trữ được cấp.
Điều 8. Quản lý Hệ thống
thư điện tử công vụ
Sở Thông tin và Truyền thông thực hiện
quản lý Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Gia Lai, có trách nhiệm như sau:
1. Đảm bảo hoạt động của Hệ thống thư điện
tử công vụ ổn định; hướng dẫn, cảnh báo và thực hiện xử lý các sự cố xảy ra
trong quá trình khai thác, sử dụng.
2. Thông báo cho các cơ quan, đơn vị, cá
nhân biết tối thiểu trước 03 ngày làm việc khi bắt buộc phải tạm thời ngừng dịch vụ Hệ thống
thư điện tử công vụ vì lý do kỹ thuật.
3. Chỉ đạo Trung tâm Công nghệ thông tin
và Truyền thông tỉnh Gia Lai (đơn vị trực tiếp quản lý, vận hành hệ thống thư
điện tử công vụ):
a) Bảo đảm các điều kiện kỹ thuật về
tính ổn định, tài nguyên luu trữ, tốc độ trao đổi, dung lượng hộp thư điện tử công vụ,
khả năng dự phòng.
b) Thực hiện chức năng quản trị, bảo đảm
các điều kiện kỹ thuật an ninh mạng, an toàn dữ liệu, phòng chống virus, mã độc,
lọc thư rác, tạo lập chế độ xóa bỏ, lưu trữ thông tin và chế độ lưu trữ dự
phòng dữ liệu của Hệ thống thư điện tử công vụ. Thường xuyên kiểm tra, rà soát
nhằm phát hiện sự cố (nếu có) để kịp thời xử lý, khắc phục để Hệ thống thư điện
tử công vụ luôn được vận hành thông suốt, liên tục.
c) Tham mưu, ban hành các văn bản hướng
dẫn kỹ thuật cho các cơ quan, đơn vị việc sử dụng và khai thác Hệ thống thư điện
tử công vụ nhằm đảm bảo đúng quy định và mục đích, yêu cầu và hỗ trợ thường
xuyên cho các tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng thư điện tử công vụ.
d) Thực hiện báo cáo kịp thời về cho Sở
Thông tin và Truyền thông chậm nhất là 24 giờ, kể từ lúc hệ thống bị sự cố (nếu
có) và trong trường hợp bắt buộc Hệ thống thư điện tử công vụ phải tạm thời ngừng
hoạt động để xử lý kỹ thuật để Sở Thông tin và Truyền thông thông báo đến cho
các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh được kịp thời.
đ) Đề xuất, kiến nghị Sở Thông tin và
Truyền thông trong việc thu hồi tài khoản thư điện tử công vụ nếu tổ chức, cá
nhân không sử dụng trong thời gian dài (quá 06 tháng).
e) Tham mưu, xây dựng kế hoạch và tổ chức
bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng thư điện tử công vụ cho cán bộ,
công chức, viên chức, người lao động (nếu cần thiết).
g) Theo dõi, tham mưu đề xuất kinh phí
duy trì, vận hành và nâng cấp Hệ thống thư điện tử công vụ nhằm bảo đảm hệ thống
luôn đáp ứng theo các văn bản quy định và nhu cầu sử dụng.
Chương III
SỬ
DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ
Điều 9. Thiết lập mật
khẩu cho tài khoản thư điện tử công vụ
1. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản
thư điện tử công vụ phải thay đổi mật khẩu mặc định trong lần đầu truy cập hộp thư ngay
sau khi được cấp và thường xuyên thay đổi mật khẩu trong quá trình sử dụng.
2. Mật khẩu sử dụng cho tài khoản thư điện tử công
vụ phải có độ dài 8 (tám) ký tự trở lên bao gồm ký tự in hoa, ký tự in thường,
ít nhất có một ký tự chữ số, ký tự đặc biệt (!, @, #, %, $, *, &). Ví dụ:
Matkhau@123.
Điều 10. Trách nhiệm của
các cơ quan, đơn vị sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ
1. Cơ quan, đơn vị sử dụng tài khoản thư
điện tử công vụ của cơ quan cho mục đích giao dịch hành chính với tư cách cơ
quan, đơn vị.
2. Tuân thủ các quy định về quản lý, sử
dụng Hệ thống thư điện tử công vụ và các quy định bảo đảm an toàn thông tin có
liên quan.
3. Giao tổ chức, cá nhân quản lý, sử dụng
tài khoản thư điện tử công vụ của cơ quan phục vụ hoạt động công vụ của cơ
quan, đơn vị.
4. Lập danh sách yêu cầu cấp mới, hủy bỏ,
thay đổi thông tin
liên quan đến tài khoản thư điện tử công vụ của các đơn vị trực thuộc, cá nhân
trong đơn vị mình về Sở Thông tin và Truyền thông thông để kịp thời cập nhật
vào danh bạ thư điện tử công vụ của đơn vị.
5. Cung cấp danh sách tài khoản thư điện
tử công vụ của cơ quan, các đơn vị trực thuộc, các cá nhân trên trang thông tin
điện tử cơ quan, đơn vị mình.
6. Khi có sự cố nghiêm trọng về kết nối
Hệ thống thư điện tử công vụ, về an toàn, bảo mật thông tin mà vượt quá khả
năng khắc phục của cơ quan, đơn vị, phải ghi lại thông tin sự cố, lỗi xảy ra, gửi
về Sở Thông tin và Truyền thông để phối hợp khắc phục kịp thời, nhanh chóng.
7. Nếu đang sử dụng hệ thống thư điện tử khác cho hoạt
động thực thi công vụ thì cần chuyển sang sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ của
tỉnh Gia Lai.
8. Đôn đốc, kiểm tra cá nhân của đơn vị
trong việc sử dụng và thực hiện nghiêm các quy định về sử dụng thư điện tử.
Điều 11. Trách nhiệm của
cá nhân sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ
1. Cá nhân sử dụng tài khoản thư điện tử
công vụ được cấp khi gửi thông tin có nội dung thuộc phạm vi trách nhiệm, công
việc được phân công và phải chịu trách nhiệm về nội dung thư điện tử gửi đi từ
tài khoản thư điện tử công vụ của mình. Việc mở tài khoản thư điện tử công vụ
tùy thuộc vào nhu cầu trao đổi công việc của cơ quan, đơn vị; khuyến khích kiểm
tra thư hàng ngày để tiếp nhận và xử lý kịp thời giải quyết công việc.
2. Chấp hành các quy định của pháp luật
về thư điện tử công vụ, các quy định trong Quy chế này và các hướng dẫn của Sở
Thông tin và Truyền thông về sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ.
3. Bảo vệ tài khoản thư điện tử công vụ,
không để người khác sử dụng tài khoản thư điện tử công vụ của mình; thường
xuyên thay đổi mật khẩu; trường hợp bị mất mật khẩu phải báo ngay về Sở Thông
tin và Truyền thông để thay đổi mật khẩu mới.
4. Chịu trách nhiệm lưu trữ, xoá bỏ các
thư điện tử không cần thiết trong hộp thư điện tử công vụ cá nhân; thực hiện
nghiêm túc các biện pháp bảo đảm an toàn thông tin theo quy định.
5. Không sử dụng tài khoản thư điện tử
công vụ được cấp để đăng ký các dịch
vụ trực tuyến trên Internet như: đăng ký tài khoản mạng xã hội, website thương
mại, diễn đàn công cộng, các hoạt động nhận thư giới thiệu, quảng bá, quảng
cáo,...không phục vụ hoạt động công vụ của các tổ chức, cá nhân trên Internet.
6. Không phát tán thư rác hoặc các thư
điện tử không đúng mục đích sử dụng của Hệ thống thư điện tử công vụ thông qua
địa chỉ sử dụng của mình.
7. Khi phát hiện những thư điện tử không
đúng mục đích, có dấu hiệu vi phạm pháp luật, có virus, thư rác hoặc chứa mã độc
gây nguy cơ phát tán lớn phải xóa bỏ; có lỗi hoặc gặp sự cố trong quá trình sử
dụng Hệ thống thư điện tử công vụ thì báo cáo Thủ trưởng cơ quan, đơn vị để
thông báo về Sở Thông tin và Truyền thông kịp thời xử lý.
Chương IV
TỔ
CHỨC THỰC HIỆN
Điều 12. Trách nhiệm
các cơ quan, đơn vị, địa phương
1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa
phương:
a) Chỉ đạo triển khai thực hiện nghiêm
túc Quy chế này trong phạm vi quản lý của mình.
b) Chỉ đạo bộ phận Văn thư và cá nhân tại
đơn vị quản lý tăng cường khai thác, sử dụng tài khoản thư điện tử công vụ để
trao đổi các văn bản quy định tại Điều 3 Quy chế này. Sử dụng tài khoản thư điện
tử công vụ được cấp đúng mục đích, có hiệu quả và chịu mọi trách nhiệm về nội
dung thông tin chuyển, nhận qua Hệ
thống thư điện tử công vụ theo quy định tại Quy chế này. Chịu trách nhiệm trong việc
đảm bảo an toàn, an ninh và bảo mật thông tin theo quy định pháp luật.
c) Các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm
báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh về tình hình, kết quả thực hiện Quy chế này (thông
qua Sở Thông tin và Truyền thông) khi có yêu cầu.
2. Sở Thông tin và Truyền thông:
a) Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện
thống nhất việc quản lý, duy trì Hệ thống thư điện tử công vụ theo quy định của
Quy chế này và các quy định khác của pháp luật có liên quan, bảo đảm hệ thống
hoạt động liên tục, thông suốt, an toàn và đúng mục đích.
b) Tổ chức triển khai và hướng dẫn thực
hiện Quy chế này, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh tình hình thực hiện trong các
báo cáo định kỳ của cơ quan, báo cáo chuyên đề về công nghệ thông tin.
c) Kiểm tra, đánh giá việc sử dụng Hệ thống
thư điện tử công vụ theo quy định; xử lý vi phạm hoặc phối hợp với các cơ quan,
đơn vị liên quan đề xuất xử lý đối với các tổ chức, cá nhân vi phạm.
d) Hằng năm, chủ trì rà soát, đánh giá
hoạt động của Hệ thống thư điện tử công vụ, đề xuất nâng cấp hệ thống để đáp ứng
yêu cầu sử dụng (nếu có).
e) Giao Trung tâm Công nghệ thông tin và
Truyền thông tỉnh Gia Lai thực hiện các nhiệm vụ trực tiếp quản lý, vận hành Hệ
thống thư điện tử công vụ và đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện.
3. Sở Tài chính: Căn cứ khả năng ngân
sách, tham mưu cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí để đơn vị thực hiện việc duy
trì, nâng cấp Hệ thống thư điện tử công vụ và các kinh phí khác liên quan đến
công tác tuyên truyền, tập huấn, cài đặt, triển khai sử dụng thư điện tử công vụ
tại các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh theo quy định.
4. Sở Nội vụ: Phối hợp với Sở Thông tin
và Truyền thông đưa tiêu chí về mức độ sử dụng thư điện tử công vụ vào đánh giá
xếp hạng cải cách hành chính hằng năm của các cơ quan đơn vị.
Điều 13. Trách nhiệm
thi hành
Trong quá trình thực hiện Quy chế này, nếu có khó khăn, vướng mắc, phát sinh cần sửa đổi, bổ sung,
các đơn vị, địa phương kịp thời báo cáo về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng
hợp trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.